procedimientos - operaciones

PROCEDIMIENTOS - OPERACIONES
CODIGO: SUBOP- OFIN 003
Cuadratura de Movimientos Diarios
Subgerencia de Operaciones
Fecha del Documento: 26/03/2014
Fecha última modificación: 09/04/2014
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Proceso Clave.
Cuadratura de Carteras.
Subproceso.
Cuadratura de Movimientos Diarios.
Introducción.
Con el objeto de tener un control de todos los comprobantes emitidos, por las
operaciones realizadas día a día en el sistema, se ha desarrollado un procedimiento
indicando las formas óptimas de cuadrar los movimientos.
Alcance.
Actividades Descritas en
Procedimiento.
Objetivos.
 Cartera de Capitales.
 Cartera de Colocaciones.
 Cartera de Captaciones.
 Cartera de No productos.
 Cartera de Seguros.
 Extracción de los Datos.
 Creación del Archivo de Migración de Datos.
 Creación de carteras Diarias.
 Envía cuadratura para Validación.
 Revisión de Cuadraturas.
Identificar las diferencias que puedan ocurrir en la migración de datos, desde el sistema
Génesis, al Sistema contable.
Procesos Relacionados.
Áreas.
Riesgos del Proceso.




Operaciones Financieras.
Contabilidad.
Mediciones del Proceso.
Preparado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Versión Documento

Falta de comprobantes.
Descuadre de comprobantes.
Falta de diferencias en los comprobantes.
Operaciones, Carolina Gallardo.
Departamento de Riesgo Operacional
Ubaldo Trejo, Subgerencia de Operaciones.
1.0
Fecha:
Fecha:
Fecha:
26/03/2014
09/04/2014
09/04/2014
PROCEDIMIENTOS - OPERACIONES
CODIGO: SUBOP- OFIN 003
Cuadratura de Movimientos Diarios
Subgerencia de Operaciones
I.
Fecha del Documento: 26/03/2014
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Descripción del Procedimiento
1. Cuadratura de Operaciones diarias.
Entradas
N° y
Responsable
Nombre
de la
Tarea
1.Extracción
de los Datos
Analista de
Operaciones
Financieras.
Salidas
Descripción
Apoyo
Formulario
Computacional de Apoyo
El Analista de Operaciones Financieras, extrae mediante una Query en el sistema SQL los
comprobantes emitidos en el sistema Génesis, del día que se va a cuadrar.
Así mismo, extrae del Sistema Flexline el mayor contable de la o las cuentas contable, de las que
realizará la cuadratura diaria.
Preparado por:
Revisado por:
Aprobado por:
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Ubaldo Trejo, Subgerencia de Operaciones.
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Fecha:
Fecha:
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09/04/2014
09/04/2014
SQL
Microsoft Excel
Control
Interno
Asociado
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2. Creación
del Archivo
de
Migración
de Datos.
Analista de
Operaciones
Financieras.
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Una vez extraídos los datos necesarios, él Analista, crea un archivo Excel llamado
Movimientos_Diarios_NombreCartera_Dia_mes_año. Con todos los comprobantes y el mayor
contable.
El Analista realiza un pareo de los datos considerando las siguientes variables:
N° de Comprobante.
Rut.
Monto.
Todas las variables deben estar en ambos archivos, si se cumplen las tres variables el archivo esta
cuadrado.
Si las variables no cuadran se debe buscar las diferencias.
3 Creación
de Carteras
Diarias.
4. Envía
Cuadratura
Para
Validación
Analista de
Operaciones
Financieras.
Analista de
Operaciones
Financieras
Ya teniendo los movimientos validados, se procede a crear las Carteras Diarias.
5. Revisión
de
Cuadraturas
Jefe de
Operaciones
Financieras
El jefe de Operaciones Financieras o si Back Up revisa cada una de las cuadraturas, verificando
que no existan diferencias, y de existir deben ir marcadas en el archivo.
Finalizada esta revisión envía al Jefe de Contabilidad con copia [email protected] ,
[email protected]
Envía mail al Jefe de Operaciones Financieras o a su Back UP con copia a
[email protected] con archivo indicando en el asunto Cuadratura de
Movimientos Diarios.
NOTA: El envío de esta información es en forma diaria con un desfase de 48 hrs. En la fecha de la
cuadratura.
Preparado por:
Revisado por:
Aprobado por:
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Ubaldo Trejo, Subgerencia de Operaciones.
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Fecha:
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09/04/2014
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PROCEDIMIENTOS - EVALUACION DE RIESGO
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Flujograma de la Actividad
CUADRATURA DE MOVIMIENTOS DIARIOS
DESCRIPCION
1. El analista de
Operaciones Financieras
extrae del sistema Genesis
y del Sistema Flexline los
datos necesarios para
realizar la cuadratura.
2. Crea archivo de
migración de datos.
3. Valida los movimientos
en el archivo y
confecciona la Cartera
Diaria.
ANALISTA DE OPERACIONES FINANCIERAS
Sistema
SQL
JEFE DE OPERACIONES FINANCIERAS O BACK UP
CONTABILIDAD
Sistema
FLEXLINE
EXTRAE
COMPROBANTES
EXTRAE LIBRO
MAYOR
ARCHIVO
MIGRACION DE
DATOS
CARTERA DIARIA
4. Envía mail con archivo
Cartera Diaria para la
validación de la Jefatura o
Back UP
5. La Jefatura o el Back UP
valida las cuadraturas, si
estas están conformes se
envían a contabilidad, de
lo contrario se solicita una
nueva revisión.
ENVIA ARCHIVO
PARA VALIDACION
VALIDA
CUADRATURAS
CONFORME
ENVIA
CUADRATURA
RECIBE
CUADRATURA
Fase
NO CONFORME
Preparado por:
Revisado por:
Aprobado por:
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Fecha:
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09/04/2014
PROCEDIMIENTOS - EVALUACION DE RIESGO
CODIGO: SUBOP- OFIN 003
Cuadratura de Movimientos Diarios
Subgerencia de Operaciones
II.
Matriz RACI
1.
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3.
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Preparado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Versión Documento
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Actividades /
Recursos
Extracción de la
información.
Creación del
Archivo
de
Migración de
Datos.
Creación
de
Carteras
Diarias.
Envía
Cuadratura
Para Validación
Revisión
de
Cuadraturas
R
A
Responsable
Aprobador
C
Consultado
I
Informado
Analista de Op.
Financieras
Jefe de Op.
Financieras
Contabilidad
R
R
R
R
A
R
I
A
Este rol realiza el trabajo y es responsable de su realización.
Este rol se encarga de aprobar el trabajo finalizado y a partir
de ese momento, se vuelve responsable por él.
Este rol posee alguna información o capacidad necesaria para
terminar el trabajo.
Este rol debe ser informado sobre el progreso y los resultados
del trabajo.
Operaciones, Carolina Gallardo.
Departamento de Riesgo Operacional
Ubaldo Trejo, Subgerencia de Operaciones.
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Fecha:
Fecha:
Fecha:
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09/04/2014
09/04/2014