DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL GESTIÓN OPERATIVA INTEGRAL DE LA FORMACIÓN EN MODALIDAD VIRTUAL Y A DISTANCIA Fecha de emisión: Febrero de 2013 MANUAL DE OPERACIÓN: ADMINISTRACIÓN DE LMS Ver: 1.0 Pág1 de 11 MANUAL DE OPERACIÓN: ADMINISTRACIÓN DE LMS Historial de Versiones Fecha Ver. Elaboró Reviso 26/01/2014 1.0 Andrés Villanueva Claudia Patricia Forero Observación Introducción El manual de operaciones describe de manera detallada, los procedimientos, actividades, tareas y lineamientos generales para la operación de las instancias de LMS el entorno de los ambientes productivos y los demás entornos relacionados con las pruebas que se realicen con el LMS. El procedimiento tiene como objetivo realizar la apropiada gestión del conocimiento de las actividades de administración de los diferentes componentes del LMS utilizado en las actividades propias de la ejecución de la formación del SENA. Es importante aclarar que cuando se habla del LMS se hace referencia al sistema de LMS y demás componentes contratados por el SENA para soportar tecnológicamente la ejecución de la formación, entre ellos: 1. LMS 2. Administrador de Contenidos 3. Sistema de Comunidad 4. Otros DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL GESTIÓN OPERATIVA INTEGRAL DE LA FORMACIÓN EN MODALIDAD VIRTUAL Y A DISTANCIA Fecha de emisión: Febrero de 2013 MANUAL DE OPERACIÓN: ADMINISTRACIÓN DE LMS Ver: 1.0 Pág2 de 11 Tabla Contenido MANUAL DE OPERACIÓN: ADMINISTRACIÓN DE LMS ........................................................................ 1 Historial de Versiones ..................................................................................................................... 1 Introducción .................................................................................................................................... 1 Roles y Responsabilidades .............................................................................................................. 3 Políticas o Normas de Operación .................................................................................................... 4 Consideraciones Preliminares y Conceptos .................................................................................... 5 Términos Comunes...................................................................................................................... 5 Tareas Programadas ........................................................................................................................ 6 Proceso: Monitoreo Integración SOFIA Plus BlackBoard (MC-LMS-P01) .................................... 6 Proceso: Monitoreo Integración JOSSO - BlackBoard (MC-LMS-P02)........................................ 6 Proceso: Verificación y atención casos Mesa de Ayuda (MC-LMS-P03) ..................................... 6 Proceso: Verificación usuarios creados en el LMS (MC-LMS-P04) .............................................. 7 Operaciones Especiales ................................................................................................................... 8 Proceso: Creación de Usuarios en el LMS (AD-LMS-E01) ............................................................ 8 Proceso: Creación Espacio de Semillas en LMS Pruebas (AD-LMS-E02) ..................................... 8 Proceso: Creación Espacio de Semillas en LMS Producción (AD-LMS-E03) ................................ 9 Proceso: Creación perfiles en el LMS (AD-LMS-E04) ................................................................... 9 Proceso: Cambios en perfiles del LMS (AD-LMS-E05) ............................................................... 10 Anexos ........................................................................................................................................... 11 FOR-MC-LMS-01.Revision-LMS.xlsx .......................................................................................... 11 FOR-AD-LMS-02.SolicitudCreaciónUsuario.docx ...................................................................... 11 FOR-AD-LMS-03.SolicitudCambioPerfil.docx ............................................................................ 11 FOR-AD-LMS-04.UsuariosCreados.xlsx...................................................................................... 11 FOR-AD-LMS-05.RolesyPermisos-LMS.xlsx ............................................................................... 11 FOR-AD-LMS-06.SolicitudCreaciónPerfil.docx........................................................................... 11 DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL GESTIÓN OPERATIVA INTEGRAL DE LA FORMACIÓN EN MODALIDAD VIRTUAL Y A DISTANCIA Fecha de emisión: Febrero de 2013 MANUAL DE OPERACIÓN: ADMINISTRACIÓN DE LMS Ver: 1.0 Pág3 de 11 Roles y Responsabilidades En esta sección se describen los Roles, las Responsabilidad las dependencias que participan en actividades definidas en el presente manual y los datos de la persona que actualmente tiene a cargo la ejecución de las actividades definidas para el Rol. Rol Responsable Actividades a Cargo Área o Dependencia Personas con el Rol Funcional Dirección de Formación Andrés Villanueva Profesional Gestión Manjarres Operativa Integral de la [email protected] Formación en Modalidad 24 Enero 2014 Virtual y a Distancia Actualmente Administrador de Sistema Realizar la administración integral de la aplicación, realizando los cambios en configuraciones y de información solicitados. Ejecutar las pruebas preventivas necesarias con el fin de asegurar el correcto funcionamiento de los ambientes de entrenamiento y Producción. Coordinadora Grupo de Gestión Operativa Integral de la Formación en Modalidad Virtual y a Distancia Asegurar la atención de las Dirección de Formación Claudia Patricia Forero solicitudes realizadas desde la Profesional Gestión Londoño Dirección de formación Operativa Integral de la [email protected] profesional relacionadas con Formación en Modalidad el LMS y componentes del Virtual y a Distancia mismo necesarios para atender la ejecución de la formación del SENA. DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL GESTIÓN OPERATIVA INTEGRAL DE LA FORMACIÓN EN MODALIDAD VIRTUAL Y A DISTANCIA Fecha de emisión: Febrero de 2013 MANUAL DE OPERACIÓN: ADMINISTRACIÓN DE LMS Ver: 1.0 Pág4 de 11 Políticas o Normas de Operación En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos. Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos. Para la administración del LMS es importante que se mantenga una comunicación directa con la Dirección de Formación Profesional del SENA para que se tengan los soportes necesarios (En los formatos establecidos) para los diferentes casos de solicitudes tales como creación de usuarios, asignación de roles, adecuación de espacios u otras solicitudes necearías para atender los requerimientos solicitados por esta dirección. El administrador debe conocer a fondo las situaciones que pueden generar inconvenientes al normal funcionamiento de los centros del SENA y poderlas responder y solucionar en el menor tiempo posible las situaciones presentadas. En este sentido es importante contar con toda la documentación elaborada por los diferentes grupos de la dirección de la Gestión Operativa Integral de la Formación en Modalidad Virtual y a Distancia que permitan adaptar el LMS a las necesidades de los diferentes grupos del SENA que puedan interactuar con el LMS. Todos los casos que se manejan en el nivel 3 del LMS deben ser enviados a la cuenta de correo [email protected], el cual se ha designado para atender todas las solicitudes que directamente envían los funcionarios de dirección de formación. Solo debe existir un usuario con rol “Administrador” en el LMS. La gestión de usuarios con roles diferentes a Aprendiz o Instructor, está a cargo únicamente de este usuario. DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL GESTIÓN OPERATIVA INTEGRAL DE LA FORMACIÓN EN MODALIDAD VIRTUAL Y A DISTANCIA Fecha de emisión: Febrero de 2013 MANUAL DE OPERACIÓN: ADMINISTRACIÓN DE LMS Ver: 1.0 Pág5 de 11 Consideraciones Preliminares y Conceptos El rol administrador del LMS se creó para llevar control sobre las solicitudes requeridas y los problemas presentados por los usuarios en el LMS y para realizar actividades preventivas y correctivas en el normal funcionamiento de esta herramienta. La persona que asume este rol, habitualmente se encontrara con diferentes términos que se especificaran en esta sección para tener algo de claridad en el proceso. El encargado de la administración del LMS deberá realizar la atención de los casos enviados por la dirección del grupo de Gestión Operativa Integral de la Formación en Modalidad Virtual y a Distancia, las solicitudes enviadas por la dirección de los centros a nivel nacional, y mesa de servicio, los cuales deben ser resueltos cumpliendo con los tiempos estipulados de acuerdo a la prioridad del caso o la importancia del proceso. Términos Comunes. Instancias: Hace referencia a la instalación de LMS Contratado por el SENA y enfocado a atender una comunidad especifica de usuarios SENA. Perfiles: Caracterización de las diferentes funciones de los funcionarios en el LMS, estos se definirán desde la dirección del grupo de Gestión Operativa Integral de la Formación en Modalidad Virtual y se modelarán atendiendo las funciones y el alcance de cada rol establecido en el SENA. Administrador del Sistema: Usuario con el rol “Administrador del sistema”, encargado de la gestión de perfiles, vinculación de funcionarios, asignación de roles, activación de herramientas o espacios, entre otros. DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL GESTIÓN OPERATIVA INTEGRAL DE LA FORMACIÓN EN MODALIDAD VIRTUAL Y A DISTANCIA Fecha de emisión: Febrero de 2013 MANUAL DE OPERACIÓN: ADMINISTRACIÓN DE LMS Ver: 1.0 Pág6 de 11 Tareas Programadas En esta parte del documento se describen las actividades y procesos relacionados con las operaciones diarias, según el orden de importancia. Proceso: Monitoreo Integración SOFIA Plus BlackBoard (MC-LMS-P01) Verificaciones Preliminares Descripción Roles que Participan Hora de Ejecución Formato de Soporte Aprobación Diagrama de Proceso: Proceso: MC-LMS-P01 Conexión a Internet Usuario con rol “Administrador” en el LMS. 1. Establecer una conexión a cada una de las instancias del LMS. 2. Verificar el reporte de logs de la interoperabilidad. 3. Si en la revisión de los logs se encuentra que algunas tareas no se han ejecutado se debe abrir el caso en la herramienta de soporte provista por el proveedor (Behind). 4. Cerrar sesión en el LMS. Administrador del LMS 8:00 am Lunes a Domingo o FOR-MC-LMS-01.Revision-LMS Proceso: Monitoreo Integración JOSSO - BlackBoard (MC-LMS-P02). Verificaciones Preliminares Descripción Roles que Participan Hora de Ejecución Formato de Soporte Aprobación Diagrama de Proceso: Proceso: MC-LMS-P02 Conexión a Internet Usuario aprendiz o instructor con acceso a SOFIA. 1. Ingresar a SOFIA Plus. 2. Hacer clic en la opción “Regístrese”. Se debe abrir una ventana de login. Si no se abre dicha ventana, se debe reportar el caso a SOFIA Plus. 3. Loguearse en SOFIA Plus con un usuario que tenga el rol de Instructor o Aprendiz 4. Hacer clic en la Opción “Ingresar a BlackBoard”. 5. Seleccionar una ficha de la lista. 6. Se debe abrir una ventana de login. Si no se abre dicha ventana, se debe abrir un caso en la herramienta de soporte provista por el proveedor (Behind). 7. En la ventana que se abre, realizar un nuevo login con los mismos datos de acceso. Administrador del LMS 8:00 am Lunes a Domingo o FOR-MC-LMS-01.Revision-LMS Proceso: Verificación y atención casos Mesa de Ayuda (MC-LMS-P03) Verificaciones Preliminares Proceso: MC-LMS-P03 Conexión a Internet Usuario aprendiz o instructor con acceso a SOFIA. DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL GESTIÓN OPERATIVA INTEGRAL DE LA FORMACIÓN EN MODALIDAD VIRTUAL Y A DISTANCIA Fecha de emisión: Febrero de 2013 MANUAL DE OPERACIÓN: ADMINISTRACIÓN DE LMS Ver: 1.0 Pág7 de 11 Descripción Roles que Participan Hora de Ejecución Formato de Soporte Aprobación Diagrama de Proceso: 1. A los integradores de nodo llegan casos con inconvenientes en el LMS, la Oficina Virtual o el Correo @misena, si el inconveniente no puede ser solucionado por ellos estos escalan el caso a nivel 3 del LMS, para ser analizado y dar una solución definitiva: 2. Hay casos conocidos que se resuelven inmediatamente para que los centros puedan continuar con el proceso normal, en estos casos la solución debe ser reportada al Integrador de NODO. 3. Existen casos que deben ser analizados por el equipo de formación Virtual para dar una solución o respuesta al caso. Una vez corregido se prueba en el ambiente de pruebas (senastage) y se hace el cambio en los dos ambientes productivos. 4. Si no hay una corrección inmediata ni se genera una solución dentro del equipo, esta situación debe ser escalada al proveedor del LMS o a la instancia correspondiente para que hagan la revisión y la corrección. Integradores de Nodo. Administrador del LMS. Equipo formación Virtual. 10:00 am Lunes a Domingo o FOR-MC-LMS-01.Revision-LMS Proceso: Verificación usuarios creados en el LMS (MC-LMS-P04) Verificaciones Preliminares Descripción Roles que Participan Hora de Ejecución Formato de Soporte Aprobación Diagrama de Proceso: Proceso: MC-LMS-P04 Conexión a Internet Usuario con rol “Administrador” en el LMS. 1. Establecer una conexión a cada una de las instancias de los ambientes productivos del LMS. 2. Hacer una verificación de los usuarios creados con roles especiales en el LMS (Roles diferentes a Aprendiz e Instructor). 3. En caso de encontrar inconsistencias con el formato de usuarios creados se debe validar el caso, reportarlo y deshabilitarlo. Administrador del LMS. Segundo martes de cada mes. o FOR-AD-LMS-04.UsuariosCreados DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL GESTIÓN OPERATIVA INTEGRAL DE LA FORMACIÓN EN MODALIDAD VIRTUAL Y A DISTANCIA Fecha de emisión: Febrero de 2013 MANUAL DE OPERACIÓN: ADMINISTRACIÓN DE LMS Ver: 1.0 Pág8 de 11 Operaciones Especiales En esta parte del documento se describen las actividades y procesos que se realizan por demanda, es decir que se realizan por solicitud de algún Usuario. Proceso: Creación de Usuarios en el LMS (AD-LMS-E01) Verificaciones Preliminares Descripción Verificaciones Posteriores Roles que Participan Hora de Ejecución Formato de Soporte Aprobación Diagrama de Proceso: Proceso: AD-LMS-E01 Conexión a Internet Usuario con rol “Administrador” en el LMS. Solicitud enviada por usuarios autorizados. Deben ser una autorización firmada o enviada desde la cuenta de correo de un usuario autorizado. Integrante Grupo formación virtual Subdirector de Centro 1. Registrar la solicitud en el formato de creación de usuarios. 2. Loguearse en el LMS con usuario Administrador de Sistema. 3. Verificar la existencia del usuario solicitado en el LMS. 4. Si ya existe el usuario se debe: o Registrar la existencia del usuario en el formato de Usuarios creados. o Asignar el rol Solicitado. 5. Si no existe el usuario: o Crear el usuario o asignar el rol solicitado. 6. Dar respuesta al usuario que hizo la solicitud 7. Cerrar sesión en el LMS. Verificar el acceso del usuario (si se tiene acceso). Administrador del LMS. Inmediato después de solicitud de un usuario autorizado. o FOR-AD-LMS-04.UsuariosCreados FOR-AD-LMS-02.SolicitudCreaciónUsuario Proceso: Creación Espacio de Semillas en LMS Pruebas (AD-LMS-E02) Verificaciones Preliminares Descripción Verificaciones Posteriores Roles que Participan Hora de Ejecución Proceso: AD-LMS-E02 Conexión a Internet Usuario con rol “Administrador” en el LMS. Solicitud enviada por el funcionario encargado de las líneas de producción del grupo de formación virtual. 1. Recibir la solicitud enviada por el funcionario encargado. 2. Loguearse en el LMS de pruebas SenaStage con usuario Administrador de Sistema. 3. Crear el espacio para el desarrollo de la semilla en el LMS. 4. Enrolar los usuarios registrados en la Semilla del Programa en SOFIA Plus (Equipo Desarrollador de Semilla). 5. Dar respuesta al usuario que hizo la solicitud 6. Cerrar sesión en el LMS. Verificar el acceso del usuario (si se tiene acceso). Administrador del LMS. Inmediato después de solicitud de un usuario autorizado. DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL GESTIÓN OPERATIVA INTEGRAL DE LA FORMACIÓN EN MODALIDAD VIRTUAL Y A DISTANCIA Fecha de emisión: Febrero de 2013 MANUAL DE OPERACIÓN: ADMINISTRACIÓN DE LMS Ver: 1.0 Pág9 de 11 Formato de Soporte o Aprobación Diagrama de Proceso: Proceso: Creación Espacio de Semillas en LMS Producción (AD-LMS-E03) Proceso: AD-LMS-E03 Conexión a Internet Usuario con rol “Administrador” en el LMS. Solicitud enviada por el funcionario encargado de las líneas de producción del grupo de formación virtual. 1. Recibir la solicitud enviada por el funcionario encargado. 2. Loguearse en el LMS de pruebas SenaStage con usuario Administrador de Sistema. 3. Desactivar a los usuarios asociados a la semilla. 4. Realizar un BkUp de la semilla. 5. Descargar la semilla. 6. Loguearse en el LMS de producción correspondiente de la semilla. 7. Crear un espacio en el LMS con el nombre correspondiente a la semilla. 8. Importar la semilla descargada de SenaStage en el curso creado en el LMS de producción. 9. Enrolar el líder de la línea correspondiente a la semilla y al encartado de las líneas de producción del grupo de formación Virtual a la semilla en ambiente productivo para realizar las validaciones finales. 10. Cerrar sesión en el LMS. Verificar el acceso del usuario (si se tiene acceso). Administrador del LMS. Inmediato después de solicitud de un usuario autorizado. Verificaciones Preliminares Descripción Verificaciones Posteriores Roles que Participan Hora de Ejecución Formato de Soporte Aprobación Diagrama de Proceso: o Proceso: Creación perfiles en el LMS (AD-LMS-E04) Verificaciones Preliminares Descripción Verificaciones Posteriores Proceso: AD-LMS-E04 Conexión a Internet Usuario con rol “Administrador” en el LMS. Solicitud enviada por un funcionario del grupo de formación virtual. 1. Recibir la solicitud enviada por el funcionario encargado en el formato para solicitar cambios los perfiles de usuarios del LMS. 2. Loguearse en el LMS de pruebas SenaStage. 3. Crear el perfil solicitado. 4. Habilitar las herramientas solicitadas al perfil creado. 5. Informar de la implementación del cambio al usuario solicitante. 6. Una vez sea recibida la aceptación del usuarios solicitante el cambio es implementado en el ambientes productivo indicado en la solicitud. 7. Actualizar el formato de permisos y perfiles. 8. Informar al usuario solicitante el resultado de la solicitud en el ambiente productivo indicado. 9. Cerrar sesión en el LMS. Verificar el acceso del usuario (si se tiene acceso). DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL GESTIÓN OPERATIVA INTEGRAL DE LA FORMACIÓN EN MODALIDAD VIRTUAL Y A DISTANCIA Fecha de emisión: Febrero de 2013 MANUAL DE OPERACIÓN: ADMINISTRACIÓN DE LMS Ver: 1.0 Pág10 de 11 Roles que Participan Hora de Ejecución Formato de Soporte o Aprobación Diagrama de Proceso: Administrador del LMS. Inmediato después de solicitud de un usuario autorizado. FOR-AD-LMS-06.SolicitudCreaciónPerfil.docx FOR-AD-LMS-05.RolesyPermisos-LMS.xlsx Proceso: Cambios en perfiles del LMS (AD-LMS-E05) Verificaciones Preliminares Descripción Verificaciones Posteriores Roles que Participan Hora de Ejecución Formato de Soporte Aprobación Diagrama de Proceso: Proceso: AD-LMS-E05 Conexión a Internet Usuario con rol “Administrador” en el LMS. Solicitud enviada por un funcionario del grupo de formación virtual. 1. Recibir la solicitud enviada por el funcionario encargado en el formato para solicitar cambios los perfiles de usuarios del LMS. 2. Loguearse en el LMS de pruebas SenaStage. 3. Realizar el cambio solicitado en el formato enviado. 4. Validar que el cambio en el perfil sea completamente congruente con la justificación 5. Informar de la implementación del cambio al usuario solicitante. 6. Una vez sea recibida la aceptación del usuarios solicitante el cambio es implementado en ambientes productivos. 7. Actualizar el formato de permisos y perfiles. 8. Si no se recibe la aprobación por parte del usuario solicitante, el cambio es cancelado en ambiente de pruebas y no se implementará en ambiente productivo. 9. Informar al usuario solicitante el resultado de la solicitud 10. Cerrar sesión en el LMS. 11. Loguearse en el LMS de pruebas SenaStage. Verificar el acceso del usuario (si se tiene acceso). Administrador del LMS. Inmediato después de solicitud de un usuario autorizado. o FOR-AD-LMS-03.SolicitudCambioPerfil.docx FOR-AD-LMS-05.RolesyPermisos-LMS.xlsx DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL GESTIÓN OPERATIVA INTEGRAL DE LA FORMACIÓN EN MODALIDAD VIRTUAL Y A DISTANCIA Fecha de emisión: Febrero de 2013 MANUAL DE OPERACIÓN: ADMINISTRACIÓN DE LMS Ver: 1.0 Pág11 de 11 Anexos FOR-MC-LMS-01.Revision-LMS.xlsx Formato para que los encargados de monitorear el servicio del LMS registren el monitoreo de cada una de las instancias del LMS. FOR-AD-LMS-02.SolicitudCreaciónUsuario.docx Formato para que los funcionarios SENA autorizados a solicitar la creación de usuarios en el LMS diligencian y envían dichas solicitudes. FOR-AD-LMS-03.SolicitudCambioPerfil.docx Formato que permite a integrantes del grupo de formación virtual solicitar cambios en los perfiles creados en esta herramienta FOR-AD-LMS-04.UsuariosCreados.xlsx Formato para registrar a los usuarios creados en cualquiera de las instancias de LMS. FOR-AD-LMS-05.RolesyPermisos-LMS.xlsx Matriz en la cual se puede evidenciar las herramientas que tiene cada uno de los roles habilitados en el LMS FOR-AD-LMS-06.SolicitudCreaciónPerfil.docx Formato que deberán enviar los usuarios del grupo de formación virtual para la creación de nuevos perfiles en el LMS.