C-GJ-01 GESTIÓN JURÍDICA V6

CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN JURÍDICA
OBJETIVO
PROCESO
CÓDIGO:
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DEL Asistir, asesorar y defender al departamento del Meta de manera oportuna y efectiva en los procesos
judiciales, administrativos, y/o mecanismos alternativos de solución de conflictos en los que este sea
parte, así como adelantar investigaciones disciplinarias contra los servidores públicos dependientes del
sector central de la gobernación del meta, conforme a lo establecido en el código único disciplinario.
DEL
Secretario Jurídico - Jefe de oficina de control disciplinario interno
RESPONSABLES
PROCESO
SECRETARÍAS,
GERENCIAS
U
Oficina de Control Disciplinario Interno, Oficina Asuntos Judiciales y Contencioso Administrativo,
OFICINAS
QUE
Gerencia de Conceptos y Estudios Jurídicos
PARTICIPAN EN EL
PROCESO
REQUISITOS DEL PROCESO
REQUISITOS LEGALES
REQUISITOS NTC GP 1000:2009
4.1. Requisitos Generales
4.2.3. Control de documentos
4.2.4. Control de registros
8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos
 Constitución Política de Colombia
8.4. Análisis de datos
 Ley 80 de 1993 y demás normas reglamentarias
8.5.1. Mejora continua
vigentes.
8.5.2. Acción correctiva
 Ley 190 de 1995
8.5.3. Acción preventiva
 Ley 715 de 2001 y demás normas reglamentarias
7.1. Planificación de la realización del producto o prestación del
vigentes.
servicio
7.2. Procesos relacionados con el cliente
 Código Contencioso Administrativo
7.2.1. Determinación de los requisitos relacionados con el
 Código de Procedimiento Civil
producto y /o servicio
 Ordenanza 507 de2002
7.2.2. Revisión de los requisitos relacionados con el producto y/o
 Decreto 1716 de 2009
servicio
 Decreto 1437 de 2011.
7.2.3. Comunicación con el cliente
7.5. Producción y prestación del servicio
7.5.1. Control de la producción y de la prestación del servicio
7.5.3. Identificación y trazabilidad
7.5.4. Propiedad del cliente
7.5.5 Preservación del producto y/o servicio.
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PROVEEDORES
ENTRADAS
ACTIVIDADES
SALIDAS
Oficina de Asuntos Judiciales y contencioso Administrativos
Coordinar y designar las
acciones judiciales y/o
requerimientos en los que la Informes de gestión
Gobernación del
de los procesos
Departamento sea parte.
judiciales.
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CLIENTES
Comunidad en General
Comunidad en General
Solicitudes de la
comunidad.
Representar a la
Gobernación del
Departamento del Meta
dentro de los procesos
judiciales y/o administrativos
en los que sea parte.
Revisión de los informes de
gestión de los procesos
judiciales y administrativos.
Entes de Vigilancia y
Control , Entidades
Públicas del Nivel
Nacional, Departamental,
Municipal y entidades
descentralizadas
Requerimientos de
los Entes de control
Entidades Públicas
del Nivel Nacional,
Departamental,
Municipal y
entidades
descentralizadas
Resolver los Mecanismos
alternativos de solución de
conflictos en los que la
Gobernación del
Departamento sea parte.
Distribuir los requerimientos
de los organismos de control
dirigidos al señor
Gobernador.
Actas del Comité de
Conciliación.
Resoluciones de
pago de sentencias.
Fallos de segunda
instancia de los
procesos policivos.
Entes de Vigilancia y
Control , Entidades
Públicas del Nivel
Nacional, Departamental,
Municipal y entidades
descentralizadas
Rama Judicial
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Rama Judicial
Traslados de las
actuaciones
judiciales y/o
administrativas
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Resolver la segunda
instancia de los procesos
policivos de la Jurisdicción
del Meta.
Proyectar las liquidaciones
para pago de las sentencias
en contra del Departamento
del Meta.
Tomar acciones preventivas,
correctivas y de mejora
Medir los indicadores del
proceso
Participar en las auditorias
Participar de la revisión por
la dirección
Gerencia de Conceptos y Estudios Jurídicos.
Control de Legalidad de los
actos administrativos
municipales.
Comunidad en General
Asesorar en legalidad,
viabilidad y aspectos
jurídicos dentro de los
conceptos emitidos.
Conceptos jurídicos.
Comunidad en General
Certificación de
revisión de los
acuerdos.
Respuesta a los
derechos de
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Entes de Vigilancia y
Control , Entidades
Públicas del Nivel
Nacional, Departamental,
Municipal y entidades
descentralizadas
Tramitar las cartas de
naturaleza de la
nacionalidad por adopción.
información y
petición de
competencia de la
Gerencia.
Resolver en segunda
instancia los recursos de
apelación. (Pensiones y
demás actuaciones
administrativas).
Actas de Asesorías
y capacitaciones a
los Municipios.
Coordinar el trámite de los
derechos de petición
dirigidos al Gobernador.
Actos
administrativos.
(Fondo de
pensiones,
Asamblea, etc)
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Entes de Vigilancia y
Control , Entidades
Públicas del Nivel
Nacional, Departamental,
Municipal y entidades
descentralizadas
Tomar acciones preventivas,
correctivas y de mejora
Medir los indicadores del
proceso
Participar en las auditorias
Entes territoriales
municipales
Todos los procesos
Participar de la revisión por
la dirección
Control Disciplinario Interno
Atención de quejas
Verificar
información Asesoría y defensa
relacionadas con los suministrada
y
tomar jurídica.
servidores públicos
actuaciones disciplinarias.
Todos los Procesos
Autos Disciplinarios
Solicitud de Defensa Propiciar una pedagogía (Control
Partes interesadas.
judicial
institucional
en
el Disciplinario
comportamiento
de
los interno).
servidores
públicos Acciones judiciales,
departamentales.
prejudiciales
y
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extrajudiciales.
Adoptar mecanismos y
estrategias tendientes a
prevenir conductas que
constituyan faltas
disciplinarias.
Respuesta
a
demandas y demás
acciones
Aportación de
pruebas
RECURSOS
Físicos: Instalaciones locativas, equipos y redes de cómputo, elementos de oficina, archivadores, condiciones favorables de
ambiente de trabajo (Ventilación e iluminación), Control Documental.
Financieros: Presupuesto aprobado por la entidad
Humanos: Auxiliares administrativos, profesionales especializados, asesores externos, mensajeros.
PARÁMETROS DE CONTROL
PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO.
SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN.
Hoja de Vida de Indicadores del proceso.
Gestión de riesgos del proceso.
REGISTROS DEL PROCESO
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Procedimientos Oficina de Asuntos Judiciales.
P-GJ-03 Acciones Judiciales
P-GJ-07 Conciliaciones
P-GJ-08 Decisión de segunda instancia en procesos policivos
P-GJ-09 Pago de sentencias y acuerdos conciliatorios
Procedimientos de Gerencia y Estudios Jurídicos
P-GJ-04 Control de Tutela de los Actos Administrativos
Municipales
P-GJ-05 Asesorías, Conceptos jurídicos y Actos Administrativos
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Formatos de Oficina de Asuntos Judiciales
Base de datos de registro de procesos judiciales.
F-GJ-03 Registro de Fallos de demandas
F-GJ-07 Registro de Conciliaciones
Actas del Comité de Conciliación
F-GJ-09 Registro de Procesos Judiciales
F-GJ-10 Registro de Acciones Populares
F-GJ-12 Registro de Acciones de Repetición
F-GJ-13 Registro partes civiles procesos penales
Formato de Gerencia y Estudios Jurídicos
F-GJ-04 Control de Tutela de los Actos Administrativos
Municipales
F-GJ-05 Registro de Asesorías, Conceptos Jurídicos y Actos
Administrativos
Procedimientos de Control Disciplinario Interno
P-GJ-01 Procedimiento Ordinario
P-GJ-02 Procedimiento Verbal
VERSIÓN 01
VERSIÓN 02
VERSIÓN 03
VERSIÓN 04
VERSIÓN 05
CONTROL DE CAMBIOS
Según acto administrativo Versión Inicial
Según acto administrativo Reingeniería de Procesos
Revisión y ajuste como resultado de la acción correctiva No.
15/04/2010
0001 del 15 de febrero de 2010.
Como resultado de una revisión y solicitud por parte de la líder
de proceso, de eliminación de dos indicadores, argumentando
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que no apuntan al cumplimiento del objetivo del proceso y la
ejecución de controles efectivos para la respuesta oportuna de
fallos y tutelas.
Con base al proceso de reingeniería, se revisaron los
13/11/2012
procedimientos, formulándose el de pago de sentencias, como
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mecanismo de control del proceso e inclusión de normatividad.
Se realizan ajustes de acuerdo a la reestructuración, decreto
0460 de 2012 y por normatividad externa.
REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
REVISÓ
APROBÓ
SECRETARIO JURÍDICO
RESPONSABLE A LA DIRECCIÓN
VERSIÓN 06
16/08/2013
Nota: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.