ESTRATEGIAS, METAS Y MECANISMOS PARA LA
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ESTRATEGIAS, METAS Y MECANISMOS PARA LA IMPLEMENTACION DEL CODIGO DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO EN SIMA-PERU S.A. Principio 1 Grado de Adherencia: Adherencia Total. Objetivos de la Empresa SIMA-PERU S.A. cuenta con un Plan Estratégico Institucional 2009-2013, aprobado por Acuerdo de Directorio Nº 22-16-2008 de fecha 28 Agosto 2008, modificado por Acuerdo de Directorio 30-22-2009 de fecha 17 Noviembre 2009, con opinión favorable del Sector Defensa indicada mediante Oficio Nº 0207/MINDEF-VPD/PD/04 de fecha 29 Marzo 2010 del Vice Ministro de Políticas del Ministerio de Defensa y aprobado por FONAFE mediante Oficio SIED 055-2010/DE-FONAFE de fecha 19 Noviembre 2010. Posteriormente por disposición de FONAFE fueron modificadas las Matrices Estratégicas del Plan Estratégico, lo que fue aprobado mediante Acuerdo de Directorio 20-13-2010 de fecha 19 Julio 2010. Los siete objetivos estratégicos generales que considera el Plan Estratégico Institucional están alineados con los Objetivos del Plan Estratégico Sector Defensa, Plan Estratégico del Fondo Nacional de Financiamiento de la Actividad Empresarial del Estado – FONAFE y Plan Estratégico de las Fuerzas Navales. Los objetivos estratégicos están diseñados para coadyuvar al cumplimiento de: la misión, el rol social y al desempeño como empresa de propiedad del estado; buscando optimizar los procesos, la mejora continua, la satisfacción de sus clientes y la eficiencia de SIMA-PERU S.A., La viabilidad de la ejecución del Plan Estratégico se soporta en el presupuesto de gastos de capital y en el presupuesto operativo, según corresponda, presupuestos que son elaborados y aprobados anualmente y se actualizan cada vez que se requiera, estableciéndose, de ser necesario convenios o acuerdos con otras entidades para su cumplimiento El Plan Estratégico Institucional ha sido promulgado mediante Resolución Directoral y es difundido buscando en todo momento el entendimiento por todo el personal mediante: capacitación permanente, documentos escritos y medios electrónicos, tales como la Intranet-SIMA y la página WEB. La Estructura del los Objetivos Estratégicos contenidos en el Plan Estratégico, permite definir Objetivos Específicos que se consignan en el Plan Operativo, con lo cual se establecen cursos de acción para el logro de sus metas, midiéndose su cumplimiento mediante evaluaciones trimestrales. Mecanismos a implementarse del 2012 en Condición de vigencia o adelante Mecanismos necesarios para la aplicación del Instancia responsable de su pendiente de los principio implementación Fecha estimada de Instancia mecanismos necesarios implementación responsable SIMA-PERÚ S.A. cuenta con un Plan Estratégico Vigente Oficina Estratégica de SIMA-PERU Institucional 2009-2013 congruente con los objetivos del Sector Defensa y del FONAFE, lo que se evidencia en los oficios de aprobación respectivos. Mecanismos necesarios para la aplicación del principio Condición de vigencia o pendiente de los mecanismos necesarios Instancia responsable de su implementación Mecanismos a implementarse del 2012 en adelante Fecha estimada de Instancia implementación responsable En el documento Manual de Gestión Estratégica se establece la metodología para formular y evaluar el Proceso Estratégico Mediante la Directiva de Gestión Estratégica se establecen los mecanismos de detalle para el desarrollo del Plan Estratégico La Directiva Gestión y Proceso Presupuestario del 1511-2005 de FONAFE y sus modificatorias, establece que se debe informar el avance y cumplimiento del Plan Operativo mediante el registro “Evaluación Trimestral del Plan Operativo” El Plan Estratégico 2009-2013 considera un Objetivo Específico relacionado a la implementación y mantenimiento de CBGC. Difusión del Plan Estratégico 2009-2013 Vigente Oficina Estratégica de SIMA-PERU S.A. Vigente Oficina Estratégica de SIMA-PERU S.A. Vigente Oficina Estratégica de SIMA-PERU S.A. Vigente Oficina Estratégica de SIMA-PERU S.A. Vigente Oficina Estratégica de SIMA-PERU S.A. Texto actual OG2.- Contar con una organización moderna y flexible que facilite y mejore la eficiencia y eficacia de los procesos de gestión con estándares de calidad. Objetivo Estratégico con el que se relaciona el Principio Principio 2 Junta General y otras formas de participación de los accionistas Grado de Adherencia: Adherencia parcial mayoritaria. La Dirección Ejecutiva efectúa con FONAFE las coordinaciones de detalle que resulten necesarias para la debida convocatoria y realización de la Junta General de Accionistas de SIMA-PERU S.A. La Junta General de Accionistas observa los siguientes criterios: - Se convoca con la debida antelación, con una agenda explícita en la que se detalla los temas a discutir. En los casos que sea necesario se presentará una ayuda memoria sobre determinados temas considerados en la agenda. - La convocatoria es notificada a todos y cada uno de los accionistas, mediante medios electrónicos, por carta cursada con cargo a cada miembro de la Junta y telefónicamente. - Se cuenta con una Directiva de Gestión que establece los lineamientos orientados a facilitar la gestión de los miembros de la Junta - General de Accionistas, del Directorio de SIMA-PERU S.A. y de la Junta General de Socios de SIMA-IQUITOS S.R.Ltda. en donde se especifica sus responsabilidades, mecanismos de designación de sus representantes, de las sesiones, reglas de votación, derecho a voto y otros aspectos de interés. Esta directiva es entregada con cargo cada vez que se modifique su conformación. Se aplican rigurosamente las reglas de designación establecidas en su ley de SIMA-PERU S.A., en su estatuto y Directivas de Gestión. Con la finalidad de mantener la transparencia en la información, los accionistas tienen acceso a todo tipo de información en especial la relativa a la estructura de propiedad. De requerirse, los accionistas reciben con anterioridad toda la información necesaria para la evaluación y análisis de los temas a discutir en la Junta. Las Junta de accionistas se lleva a cabo en la sede institucional o en la sede que se acuerde por unanimidad. Se favorece la discusión plena de los distintos puntos de agenda, propiciándose deliberaciones adecuadas, donde los accionistas actúan aplicando su mejor criterio. Los accionistas son informados periódicamente sobre las decisiones fundamentales adoptadas en la empresa, como es el caso de la aprobación del presupuesto, de los estados financieros, de las transacciones extraordinarias con los activos de la empresa, de las modificaciones en la estructura de propiedad de la empresa y reorganizaciones funcionales u operativas. La Secretaría General de SIMA-PERU S.A. efectúa el seguimiento y coordinaciones necesarias con FONAFE, por ser esta última la entidad encargada de efectuar las acciones necesarias para el adecuado cumplimiento de este principio. Mecanismos necesarios para la aplicación del principio Condición de vigencia o pendiente de los mecanismos necesarios Instancia responsable de su implementación Se convocará a Junta General de Accionistas comunicándolo con debida oportunidad la agenda. Vigente Dirección Ejecutiva y Secretaría General La agenda será establecida por FONAFE quien ejerce Vigente FONAFE Mecanismos a implementarse del 2012 en adelante Fecha estimada de Instancia implementación responsable Mecanismos necesarios para la aplicación del principio la titularidad del 100% de las acciones. En estas reuniones se favorece la discusión plena de los puntos de la agenda. En la Directiva Gestión del Directorio se establecen los criterios y métodos a emplear para la convocatoria, preparación, informes y desarrollo de la sesión, así como la emisión, difusión y custodia del acta. Texto actual Condición de vigencia o pendiente de los mecanismos necesarios Instancia responsable de su implementación Vigente Secretaría General Vigente Oficina Estratégica de SIMA-PERU S.A. Mecanismos a implementarse del 2012 en adelante Fecha estimada de Instancia implementación responsable Objetivo Estratégico con el que se relaciona el Principio OG2.- Contar con una organización moderna y flexible que facilite y mejore la eficiencia y eficacia de los procesos de gestión con estándares de calidad. Principio 3 Registro de Acciones Grado de Adherencia: Adherencia parcial mayoritaria. Titularidad de las La titularidad de las acciones representativas del capital social de SIMA-PERU S.A. es ejercida por FONAFE. Estas acciones de acuerdo a lo establecido en la ley de SIMA-PERU S.A. son intransferibles, inembargables y no pueden ser objeto de prenda, usufructo, ni de cualquier otra medida de afectación o gravamen, incluyendo medidas judiciales o extrajudiciales. La titularidad de las acciones, así como cualquier acto que afecte el ejercicio de los derechos que confieren es registrada por FONAFE. La Oficina de Asesoría Jurídica en coordinación con FONAFE es responsable del seguimiento y control del cumplimiento del presente principio. Mecanismos necesarios para la aplicación del principio Las acciones que conforman el capital social de SIMA-PERU S.A. se encuentran registradas a nombre de FONAFE. Texto actual Condición de vigencia o pendiente de los mecanismos necesarios Vigente Instancia responsable de su implementación Mecanismos a implementarse del 2012 en adelante Fecha estimada de Instancia implementación responsable Oficina de Asesoría Jurídica Gerencia Financiera Objetivo Estratégico con el que se relaciona el Principio OG2.- Contar con una organización moderna y flexible que facilite y mejore la eficiencia y eficacia de los procesos de gestión con estándares de calidad. Principio 4 Políticas sobre aplicación de utilidades Grado de Adherencia: Adherencia parcial minoritaria. La Ley de SIMA-PERU S.A. establece que las utilidades provenientes de las actividades desarrolladas por SIMA-PERU S.A., son aplicadas para autofinanciar su desarrollo, con autorización del Fondo Nacional de Financiamiento de la Actividad Empresarial del Estado -FONAFE, y están sujetas al impuesto a la renta y al régimen tributario que corresponde a las empresas privadas que realizan actividades similares, sin excluir la participación de los trabajadores conforme a Ley. La priorización de los criterios para la reinversión y uso de las utilidades para desarrollo propio, están definidos en el Plan Estratégico de SIMA-PERU S.A. (PES-02-01) En las Memorias Anuales se detalla la política de distribución de dividendos, política cuya verificación de cumplimiento está a cargo de la Gerencia Financiera. La Gerencia Financiera y la Oficina Estratégica son responsables de planificar el uso más apropiado de las utilidades para el desarrollo propio, asimismo, la Gerencia Financiera es responsable del seguimiento y control del cumplimiento del presente principio. Mecanismos a implementarse del 2012 en Condición de vigencia o Mecanismos necesarios para la aplicación del Instancia responsable de su adelante pendiente de los principio implementación Fecha estimada de Instancia mecanismos necesarios implementación responsable Informe de cumplimiento sobre la aplicación de Vigente Gerencia Financiera Utilidades al término del Ejercicio, incorporado en la Memoria Anual Mediante Acuerdo de la Junta General de Accionistas se aprueba la aplicación de los resultados acumulados del ejercicio. Texto actual Vigente FONAFE Objetivo Estratégico con el que se relaciona el Principio OG2.- Contar con una organización moderna y flexible que facilite y mejore la eficiencia y eficacia de los procesos de gestión con estándares de calidad. Principio 5 Tipo de Acciones y Derechos de voto Grado de Adherencia: Adherencia parcial minoritaria. El Estado Peruano representado por FONAFE, es propietario del 100% del accionariado de SIMA-PERÚ S.A. Los accionistas votan conforme a las facultades conferidas por el marco legal vigente y dentro de dicho contexto, actúan con arreglo a las instrucciones impartidas por FONAFE. El Presidente del Directorio de SIMA-PERU S.A. es responsable de velar porque se respete el adecuado ejercicio del derecho a voto. Mecanismos necesarios para la aplicación del principio En la Directiva Gestión del Directorio se establecen los criterios y método a emplear para la convocatoria, preparación, informes y desarrollo de la sesión, así como la emisión, difusión y custodia del acta. Los representantes de FONAFE ante la Junta General de Accionistas votan conforme a las facultades contenidas en el Estatuto de SIMA-PERU S.A. y dentro de dicho contexto en arreglo a las instrucciones de FONAFE. Texto actual Condición de vigencia o pendiente de los mecanismos necesarios Instancia responsable de su implementación Vigente Secretaría General Vigente FONAFE Mecanismos a implementarse del 2012 en adelante Fecha estimada de Instancia implementación responsable Objetivo Estratégico con el que se relaciona el Principio OG2.- Contar con una organización moderna y flexible que facilite y mejore la eficiencia y eficacia de los procesos de gestión con estándares de calidad. Principio 6 Tratamiento equitativo de accionistas minoritarios Grado de Adherencia: No adherencia. SIMA-PERU S.A. no se acoge al principio Nº 6 del Código Marco cuyo texto es: “La empresa donde el Estado mantiene una condición de accionista mayoritario debe definir políticas para que los demás accionistas reciban un tratamiento equitativo respecto al Estado, especialmente en cuanto a: i. Ejercicio de los derechos a voto para los tipos de acciones donde el Estado también mantiene propiedad. ii. Información regular sobre el desenvolvimiento de la empresa. Sin menoscabo de lo anterior, los accionistas minoritarios deben contar con la posibilidad real y efectiva de obtener reparación en caso de violación de sus derechos de propiedad”. Mecanismos necesarios para la aplicación del principio Texto actual Condición de vigencia o pendiente de los mecanismos necesarios Instancia responsable de su implementación Mecanismos a implementarse del 2012 en adelante Fecha estimada de Instancia implementación responsable Objetivo Estratégico con el que se relaciona el Principio OG2.- Contar con una organización moderna y flexible que facilite y mejore la eficiencia y eficacia de los procesos de gestión con estándares de calidad. Principio 7 Solución de conflictos Grado de Adherencia: Adherencia total. El Estatuto, políticas y Directivas de Gestión relacionadas establecen los lineamientos y la metodología, alcance y mecanismos para evitar y gestionar conflictos derivados de las operaciones. Se prioriza por la vía contractual la estipulación referida a la atención de conflictos a través de los medios alternativos de conciliación y arbitraje. Se asume como premisa la obligación de neutralidad por parte de todo ente rector respecto a las situaciones de discrepancias con otras empresas públicas. La Oficina de Asesoría Jurídica es responsable de mantener y asesorar sobre los mecanismos a utilizar para la solución de conflictos con terceros en resguardo de los intereses de SIMA-PERU S.A. y del Estado Peruano. Mecanismos necesarios para la aplicación del principio Los mecanismos de solución de conflictos están considerados en los Estatutos de SIMA-PERU S.A. artículo 25º.- Impedimentos de los Directores La Directiva Gestión de Contratos establece los mecanismos para la prevención de conflictos en los contratos con clientes En defecto de arribarse a un acuerdo mediante el trato directo, la controversia será resuelta mediante arbitraje de derecho de conformidad con lo establecido en el Decreto Legislativo Nº 1071. Mediante Directiva de Gestión de Proyectos Especiales se establecen los lineamientos para la solución de conflictos. En la Directiva Gestión del Riesgo se identifican los riesgos en los que están involucradas las actividades de SIMA-PERU S.A. Texto actual Condición de vigencia o pendiente de los mecanismos necesarios Instancia responsable de su implementación Vigente Presidencia del Directorio Vigente Gerencia Comercial Oficina de Asesoría Jurídica Vigente Oficina de Supervisión de Contratos Vigente Oficina Estratégica Mecanismos a implementarse del 2012 en adelante Fecha estimada de Instancia implementación responsable Objetivo Estratégico con el que se relaciona el Principio OG2.- Contar con una organización moderna y flexible que facilite y mejore la eficiencia y eficacia de los procesos de gestión con estándares de calidad. Principio 8 Endeudamiento de SIMA-PERU S.A. Grado de Adherencia: Adherencia total. SIMA-PERU S.A. se endeuda en condiciones de mercado, procurando la alternativa financiera más conveniente, dirigiendo los recursos a actividades u operaciones que generen los fondos para honrar dichas deudas. Las operaciones de endeudamiento son autorizadas y aprobadas por el Directorio, las que están reguladas en la Directiva de Gestión respectiva. Las operaciones de endeudamiento son planificadas e informadas periódicamente al Directorio o cuando lo requiera otra instancia. La Gerencia Financiera es responsable de la preparación de la información necesaria para el planeamiento, ejecución y control de las operaciones de endeudamiento, utilizando herramientas informáticas para su seguimiento. Mecanismos necesarios para la aplicación del principio En la Directiva de Gestión de las Operaciones Financieras se establecen los mecanismos para la ejecución de la política de endeudamiento y su evaluación. Planeamiento, ejecución y control de las operaciones de endeudamiento. Aprobar el proyecto de Plan Operativo y Presupuesto anualmente Texto actual Condición de vigencia o pendiente de los mecanismos necesarios Instancia responsable de su implementación Vigente Gerencia Financiera Vigente Gerencia Financiera Vigente Directorio Mecanismos a implementarse del 2012 en adelante Fecha estimada de Instancia implementación responsable Objetivo Estratégico con el que se relaciona el Principio OG2.- Contar con una organización moderna y flexible que facilite y mejore la eficiencia y eficacia de los procesos de gestión con estándares de calidad. Principio 9 Cumplimiento de obligaciones y compromisos Grado de Adherencia: Adherencia total. SIMA-PERU S.A. suministra bienes y servicios relacionados a las industrias naval, metal mecánica y de sistemas de armas y electrónica, con estándares de calidad que satisfagan las exigencias de sus clientes, para lo cual asume compromisos y obligaciones contractuales previendo en forma planificada, la disponibilidad de recursos para su atención oportuna, Se han implementado mecanismos para: - Prevenir la contaminación ambiental y controlar los aspectos ambientales que puedan dañar a las comunidades dentro del área de influencia de los Centros de Operación. - Prevenir la ocurrencia de lesiones y enfermedades que puedan afectar a su personal y/o a las personas que visitan sus instalaciones, - El cumplimiento de la normativa relacionada, los requisitos internos y otros acuerdos suscritos y establece canales de comunicación para su conocimiento, entendimiento, y toma de conciencia. - Garantizar a través del control interno, la competencia, integridad y compromiso de sus trabajadores, con la mejora continua, la eficacia del sistema de gestión integrado, el desarrollo sostenible; manteniendo una manifiesta actitud de responsabilidad social y garantizando una especial atención de los potenciales daños causados a terceros, en caso se presenten. - Mantener un sistema de gestión para proteger la información. - Implementar y mantener medidas de control y de seguridad para la prevención de todo tipo de tráfico ilícito en la infraestructura, productos, servicios, naves y personas que utilizan sus instalaciones. Las obligaciones contractuales que asume SIMA-PERU S.A. en las transacciones comerciales, se encuentran protegidas con mecanismos jurídicos y cuentan con adecuado asesoramiento en beneficio del éxito de la gestión. Se han impartido las directivas necesarias para la debida asignación de responsabilidades que aseguran el cumplimiento de los compromisos y obligaciones asumidos. SIMA-PERU S.A. se mantiene en la condición de Buen Contribuyente, para lo cual se abstiene de cualquier práctica que afecte el pago de los mismos. Los proveedores son parte de la cadena de valor, por lo tanto están considerados como aliados estratégicos, retribuyendo sus servicios, respetando las condiciones pactadas. Se informa al Directorio de SIMA-PERU S.A. sobre el cumplimiento de las obligaciones y compromisos contractuales, y de presentarse condiciones atípicas o extraordinarios para que se dispongan las acciones del caso. La Gerencia Financiera es responsable de velar por el cumplimiento de pago de obligaciones y compromisos de índole financiera. Mecanismos necesarios para la aplicación del principio Condición de vigencia o pendiente de los mecanismos necesarios Instancia responsable de su implementación El cumplimiento de las obligaciones y contribuciones de índole tributaria está considerado en un Cronograma de estricto cumplimiento. SIMA-PERU S.A. está incluido en la lista de Buenos Contribuyentes. El compromiso de pago puntual a los trabajadores está contemplado en el Reglamento Interno de Personal. En la Directiva Gestión de Logística se establecen los lineamientos para la adquisición y contratación de bienes y servicios, así como para el cumplimiento de los compromisos adquiridos Vigente Gerencia Financiera Vigente Gerencia Financiera Vigente Gerencia Financiera Gerencia de Logística Certificar y mantener un Sistema de Gestión Integrada ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001 Vigente Texto actual Mecanismos a implementarse del 2012 en adelante Fecha estimada Instancia de responsable implementación Oficina de Gestión Integrada de SIMAPERU S.A. Objetivo Estratégico con el que se relaciona el Principio OG2.- Contar con una organización moderna y flexible que facilite y mejore la eficiencia y eficacia de los procesos de gestión con estándares de calidad. Principio 10 Sistema efectivo de análisis de riesgo Grado de Adherencia: Adherencia total. Se cuenta con la política Gestión del Riesgo aprobada por el Directorio. Asimismo, se cuenta con documentos que regulan la Gestión del Riesgo, gestión que es asistida por sistemas de información, herramientas estadísticas y de control para facilitar la identificación, análisis, clasificación, ponderación y medición de los potenciales efectos sobre la gestión. Se han identificado riesgos financieros, de ventas, de proveedores, de producción y otros inherentes a las actividades, siendo responsables de su gestión los responsables de las áreas involucradas. La Oficina Estratégica y la Oficina de Gestión Integrada mantienen actualizado los reportes de la gestión del riesgo, así como el mapa de riesgos, informando a la Dirección Ejecutiva sobre los riesgos que pueden afectar la gestión y recomendando, las acciones correctivas necesarias, conforme a lo establecido en la normativa vigente. El Director Ejecutivo informa al Directorio y a otros organismos que lo requieren sobre el estado de control de los riesgos. Mecanismos necesarios para la aplicación del principio Condición de vigencia o pendiente de los mecanismos necesarios Instancia responsable de su implementación Mecanismos a implementarse del 2012 en adelante Fecha estimada de Instancia implementación responsable En el Manual de- Gestión de Control se establece la metodología para la identificación y tratamiento de los riesgos en las actividades de SIMA-PERU S.A. En la Directiva Gestión del Riesgo se identifican los riesgos en los que están involucradas las actividades de SIMA-PERU S.A. El procedimiento Producto No Conforme establece los criterios para evaluar el riesgo antes de solucionar un producto no conforme El procedimiento Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales establece los lineamientos para identificar los aspectos e impactos ambientales El procedimiento Identificación de Peligros y Riesgos establece los lineamientos para identificar y efectuar el tratamiento de los peligros y riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo Se requiere revisar la matriz del Riesgo en los diversos procesos y definir las estrategias necesarias para su control y minimización. Vigente Oficina de Gestión de Control Vigente Oficina Estratégica Oficina de Gestión Integrada Pendiente. Incluir la gestión del riesgo Junio 2012 Implementación de herramientas mediante el uso de Pendiente 2013 Vigente Oficina de Gestión Integrada Vigente Oficina de Gestión Integrada Vigente Oficina de Gestión Integrada Oficina Estratégica de SP Oficina de Gestión Integrada de SP Oficina DE Mecanismos necesarios para la aplicación del principio tecnologías de la información para facilitar l identificación, análisis, clasificación, ponderación y medición de los potenciales efectos sobre la gestión. Texto actual Condición de vigencia o pendiente de los mecanismos necesarios Instancia responsable de su implementación Mecanismos a implementarse del 2012 en adelante Fecha estimada de Instancia implementación responsable Tecnologías De la Información y Comunicaciones Oficina Estratégica Oficina de Gestión Integrada Objetivo Estratégico con el que se relaciona el Principio OG2.- Contar con una organización moderna y flexible que facilite y mejore la eficiencia y eficacia de los procesos de gestión con estándares de calidad. OG6.- Alcanzar niveles apropiados de Investigación, Diseño y Desarrollo para satisfacer las necesidades de la Marina de Guerra del Perú y de los Clientes Estatales y Privados. Principio 11 Código de ética Grado de Adherencia: Adherencia total. En el Reglamento Interno del Personal, aprobado por el Directorio; se ha incluido el Código de Ética que considera distintos aspectos tales como conflictos de interés, el deber de confidencialidad, información privilegiada, pagos impropios, donaciones, nepotismo, actividades políticas, preservación del medio ambiente y de la seguridad del trabajo, recibo de regalos, enfrentamiento a la corrupción, entre otros; en tal sentido sus principios, deberes, prohibiciones, incentivos y sanciones establecidos; son aplicables a todo su personal y los que trabajen en nombre de SIMA-PERU S.A. La Gerencia de Recursos Humanos es responsable del seguimiento y control efectivo de su cumplimiento, reportando a la Dirección Ejecutiva las novedades a que hubiere lugar. Mecanismos necesarios para la aplicación del principio Condición de vigencia o pendiente de los mecanismos necesarios Instancia responsable de su implementación Consideración del Código de Ética en el Reglamento Interno de Personal. Vigente Gerencia de Recursos Humanos Divulgación, difusión y concientización del Código de Ética de SIMA-PERU S.A. Vigente Gerencia de Recursos Humanos Mecanismos a implementarse del 2011 en adelante Fecha estimada de Instancia implementación responsable Objetivo Estratégico con el que se relaciona el Principio Texto actual OG2.- Contar con una organización moderna y flexible que facilite y mejore la eficiencia y eficacia de los procesos de gestión con estándares de calidad. Principio 12 Transferencia de la propiedad Grado de Adherencia: No Adherencia. SIMA-PERU S.A. no se acoge al principio 12.- Transferencia de la propiedad cuyo texto es: “En los procesos de transferencia de acciones de la empresa, ésta debe propiciar la ejecución transparente de las operaciones y velar por proteger los derechos de propiedad del Estado y de los demás accionistas silos hubiere. En particular, las reglas que regulan el mecanismo de ejecución de la transferencia, así como la valorización de las acciones que se transan, deben estar claramente estipuladas y ser posibles de escrutinio en cualquier momento. Durante todo el proceso el Directorio se mantiene plenamente informado y actúa con debida diligencia. Tanto el directorio como la gerencia se aseguran que el desempeño de la empresa no modifica su curso regular”. Mecanismos necesarios para la aplicación del principio Texto actual Condición de vigencia o pendiente de los mecanismos necesarios Instancia responsable de su implementación Mecanismos a implementarse del 2012 en adelante Fecha estimada de Instancia implementación responsable Objetivo Estratégico con el que se relaciona el Principio OG2.- Contar con una organización moderna y flexible que facilite y mejore la eficiencia y eficacia de los procesos de gestión con estándares de calidad. Principio 13 Cesación de la presencia del Estado y Cambios de Control Grado de Adherencia: No Adherencia. SIMA-PERU S.A. no se acoge al principio Nº 13 del Código Marco cuyo texto es: “En los casos en que el Estado defina cesar su condición de propietario de la empresa, debe darse a conocer suficiente información sobre la naturaleza y condiciones de las transacciones a realizarse, para que cualquier inversionista o grupo de interés adopte decisiones adecuadas. Las transacciones protegen los derechos de tales grupos de interés; se efectúan con precios y reglas de valorización transparentes, y en condiciones justas y equitativas para todas las partes que intervienen. Durante todo el proceso el directorio se mantiene plenamente informado y actúa con debida diligencia. Tanto el directorio como la gerencia facilitan un plan de sucesión y se aseguran que el desempeño de la empresa no modifique su curso regular. De tratarse de un cambio de control de la empresa todos los accionistas deben tener derecho a participar en la prima que el adquiriente pague para asumir dicho control. Todos los accionistas son enterados oportunamente de las condiciones de la oferta. En la situación de liquidación de la empresa se da a conocer previamente la sustentación costo - beneficio que favorece a tal liquidación como la mejor opción para el Estado. Similar criterio aplica para otros eventos corporativos tales como fusión, escisión o reorganización societaria”. Mecanismos necesarios para la aplicación del principio Texto actual Condición de vigencia o pendiente de los mecanismos necesarios Instancia responsable de su implementación Mecanismos a implementarse del 2012 en adelante Fecha estimada de Instancia implementación responsable Objetivo Estratégico con el que se relaciona el Principio OG2.- Contar con una organización moderna y flexible que facilite y mejore la eficiencia y eficacia de los procesos de gestión con estándares de calidad. Principio 14 Mecanismos de designación de directores Grado de Adherencia: Adherencia parcial mayoritaria. La Ley de SIMA-PERU S.A. establece la composición y requisitos de los miembros del Directorio, asimismo, la Política del Comandante General de la Marina con relación a sus actividades y la Directiva de Gestión del Directorio, establecen los criterios para su designación, competencias, balance de habilidades y entrenamiento; considerando en su designación el aporte que pudieren ofrecer con sus servicios para el desarrollo de la empresa. Cada Director designado se beneficia previamente, con un riguroso proceso de inducción que le permita conocer a cabalidad la organización y operatividad, así como sus derechos y obligaciones para con la empresa, asignándoles el Manual de Normas Legales, el Manual de Gestión (compendio de normativa, políticas, reglamentos, buenas prácticas) y otros documentos de gestión. La Comandancia General de la Marina propone los miembros del Directorio, para su nombramiento mediante Resolución Suprema. Mecanismos necesarios para la aplicación del principio Contemplado en la Ley de Servicios Industriales de la Marina Ley Nº 27073 El Directorio actual fue nombrado mediante Resolución Suprema Nº 053-2011-DE/MGP de fecha 3 Febrero 2011. Cada vez que existe un cambio del Directorio se desarrolla un Programa de Inducción dirigido a los miembros del Directorio y de la Junta General de Accionistas. Texto actual Condición de vigencia o pendiente de los mecanismos necesarios Vigente Instancia responsable de su implementación Mecanismos a implementarse del 2012 en adelante Fecha estimada de Instancia implementación responsable Presidente del Directorio Vigente Vigente Director Ejecutivo Objetivo Estratégico con el que se relaciona el Principio OG2.- Contar con una organización moderna y flexible que facilite y mejore la eficiencia y eficacia de los procesos de gestión con estándares de calidad. Principio 15 Políticas relativas a la independencia de los directores Grado de Adherencia: Adherencia parcial minoritaria. La Ley de SIMA-PERU S.A. establece que el Directorio está integrado por 9 (nueve) miembros, uno de los cuáles es el Director Ejecutivo. El Directorio constituye el organismo máximo y rector de la empresa cuya política formula, dirige y controla, teniendo la facultad cada uno de sus miembros de ejercer su derecho en forma autónoma y objetiva; ejerciendo sus funciones de acuerdo a lo establecido en la normativa y en los lineamientos de desarrollo de la Empresa. Se cuenta con libro de actas en donde se registran las intervenciones y acuerdos tomados en cada sesión, cabe señalar que este registro es actualizado y custodiado por el Secretario General de SIMA-PERU S.A. Los Acuerdos de Directorio son remitidos a FONAFE en el mes siguiente de la fecha de su realización. Mecanismos necesarios para la aplicación del principio Contemplado en la Ley de Servicios Industriales de la Marina Ley Nº 27073 Texto actual Condición de vigencia o pendiente de los mecanismos necesarios Vigente Instancia responsable de su implementación Mecanismos a implementarse del 2012 en adelante Fecha estimada de Instancia implementación responsable Directorio Objetivo Estratégico con el que se relaciona el Principio OG2.- Contar con una organización moderna y flexible que facilite y mejore la eficiencia y eficacia de los procesos de gestión con estándares de calidad. Principio 16 Funciones y responsabilidades del Directorio y de los Directores Grado de Adherencia: Adherencia total Las funciones y responsabilidades del Presidente de Directorio, del Directorio y de la Dirección Ejecutiva; están definidas en la Ley de SIMA-PERU S.A., estatuto societario, normativa relacionada y en la Directiva de Gestión involucrada. Por su naturaleza y constitución, el Directorio es la máxima autoridad de SIMA-PERU S.A., cuya responsabilidad principal es el establecimiento de la normativa que regula sus actividades, planes y políticas y de verificar su cumplimiento. Los directores actúan con debida diligencia, cuidado y reserva, velando por los intereses de la empresa y del Estado, protegiendo el patrimonio societario y buscando maximizar las utilidades para ser revertidas en el propio desarrollo. Sesiona por lo menos una vez al mes, con lo que se asegura el seguimiento oportuno de todos los aspectos centrales, asimismo, a los Directores se les facilita con suficiente antelación toda la información relativa a los asuntos a tratar en las sesiones de directorio. Con la finalidad de evitar la concentración de poder los cargos de Presidente de Directorio y Director Ejecutivo son ejercidos por diferentes personas. El Director Ejecutivo como nexo con la empresa mantiene permanente informado al Directorio sobre la gestión, asistido por herramientas de tecnologías de la información; con lo cual los directores pueden acceder a esta en tiempo real. El Directorio está compuesto por nueve (9) Directores nombrados mediante Resolución Suprema, lo que facilita la pluralidad de criterios y facilita la adopción fluida de decisiones. Mecanismos a implementarse del 2012 Condición de vigencia o Mecanismos necesarios para la aplicación del Instancia responsable de su en adelante pendiente de los principio implementación Fecha estimada de Instancia mecanismos necesarios implementación responsable Contemplado en la Ley de Servicios Industriales de la Vigente Presidencia del Directorio Marina Ley Nº 27073 y en los Estatutos El Reglamento de Organización y Funciones de SIMA- Vigente Directorio PERU S.A. define las funciones del Directorio. La Directiva Gestión del Directorio establece las Vigente Directorio funciones del Directorio y el proceso de las sesiones del Directorio. La Directiva de Gestión Transferencia de Gestión Vigente Directorio establece los lineamientos para la Transferencia de Gestión y de rendición de cuenta. Objetivo Estratégico con el que se relaciona el Principio Texto actual OG2.- Contar con una organización moderna y flexible que facilite y mejore la eficiencia y eficacia de los procesos de gestión con estándares de calidad. Principio 17 Conformación Especiales Grado de Adherencia: Adherencia total de Comités El Directorio conforma comités especiales, con la finalidad de revisar y proponer asuntos, que por su complejidad, ameriten un tratamiento especial, de mayor detenimiento, favoreciendo el ejercicio profesional de sus integrantes. La conformación de comités especiales tiene carácter excepcional y se rige a las pautas impartidas por el Directorio en los términos que cada caso en particular amerite, su funcionamiento se encuentra regulado en la Directiva de Gestión respectiva. El Presidente del Directorio tiene la facultad para nombrar los Comités encargados de evaluar asuntos que requieren un tratamiento especializado, dotándolos de los poderes necesarios para asegurar su independencia e imparcialidad de criterio. Mecanismos necesarios para la aplicación del principio La Directiva Gestión del Directorio (DG-DES-01-001), establece criterios sobre el funcionamiento de los Comités de Directorio Texto actual Condición de vigencia o pendiente de los mecanismos necesarios Vigente. Instancia responsable Mecanismos a implementarse del 2012 en adelante Fecha estimada de Instancia implementación responsable Secretaría General Objetivo Estratégico con el que se relaciona el Principio OG2.- Contar con una organización moderna y flexible que facilite y mejore la eficiencia y eficacia de los procesos de gestión con los mas altos estándares de calidad. Principio 18 Mecanismo de designación de gerentes Grado de Adherencia: Adherencia parcial mayoritaria. La Ley de SIMA-PERU S.A. establece que el Director Ejecutivo es designado por Resolución Suprema y actúa ejerciendo la representación legal de la empresa. Asimismo, la citada ley establece que SIMA-PERU S.A., actúa con autonomía administrativa, técnica, económica y financiera de acuerdo a la política, objetivos, metas y estrategias que aprueba el Directorio, en concordancia con la política de la Comandancia General de la Marina de Guerra del Perú, la cual establece entre otros aspectos, el número, la especialidad y los requisitos de los oficiales en situación de actividad, para ocupar los cargos de Jefes de Centros de Operación (los que deben tener el grado de Capitán de Navío en situación de actividad) y de otros cargos que por su naturaleza requieren ser desempeñados por oficiales de marina. Los señores oficiales en situación de actividad que ocuparan los cargos de Jefe de Centro de Operación, son designados por el Comandante General de la Marina de Guerra del Perú, mediante Resolución Ministerial. En el Manual de Organización y Funciones (MOF-22-03), se ha establecido las competencias, funciones y obligaciones que cumplen los Gerentes, correspondiendo al Directorio su nombramiento a propuesta del Director Ejecutivo. Las normas y procedimientos para la convocatoria y selección de los Gerentes se encuentran establecidas en la Directiva de Gestión de Personal. Mecanismos necesarios para la aplicación del principio En los Manuales de Organización y Funciones de Funciones se encuentran definidas los perfiles requeridos para desempeñar los puestos de Gerentes, Jefes de Centro y funcionarios, correspondiendo al Directorio su nombramiento, Texto actual Condición de vigencia o pendiente de los mecanismos necesarios Vigente Instancia responsable de su implementación Mecanismos a implementarse del 2012 en adelante Fecha estimada de Instancia implementación responsable Gerencia de Recursos Humanos Objetivo Estratégico con el que se relaciona el Principio OG2.- Contar con una organización moderna y flexible que facilite y mejore la eficiencia y eficacia de los procesos de gestión con estándares de calidad. Principio 19 Funciones y responsabilidades de la gerencia Grado de Adherencia: Adherencia total. La Dirección Ejecutiva cumple con el rol directriz, responsabilidades y facultades que establece la ley de SIMA-PERU S.A., y la política de la Comandancia General de la Marina, ejerciendo sus funciones contenidas en la normativa establecida y en el Manual de Gestión. Le son exigibles por el Directorio, los principios de debida diligencia, cuidado y reserva para con los intereses de la empresa y del estado peruano, para lo cual el Director Ejecutivo reporta quincenalmente o cada vez que se realiza una sesión, de las acciones tomadas y del resultado de su gestión al Directorio, a través del avance del Plan Estratégico. El Director Ejecutivo cuenta con las facultades y autoridad necesaria para administrar la empresa y es el responsable de los logros, de los resultados alcanzados y del funcionamiento del sistema de control interno ante el Directorio; las funciones y responsabilidades del Director Ejecutivo y las gerencias, están definidas en los Manuales de Organización y Funciones y publicadas en la intranet-SIMA. A través del Código de Ética se propicia a los directores y gerentes, los principios de debida diligencia, cuidado y reserva para con los intereses de la empresa. Mecanismos necesarios para la aplicación del principio En los Estatutos de SIMA-PERU S.A., en el Reglamento de Organización y Funciones de SIMAPERU S.A., en el Manual de Organización y Funciones de los Organismos de la Dirección Ejecutiva se encuentran definidas las funciones y competencias del Director Ejecutivo Texto actual Condición de vigencia o pendiente de los mecanismos necesarios Vigente Instancia responsable de su implementación Mecanismos a implementarse del 2012 en adelante Fecha estimada de Instancia implementación responsable Directorio Dirección Ejecutiva Objetivo Estratégico con el que se relaciona el Principio OG2.- Contar con una organización moderna y flexible que facilite y mejore la eficiencia y eficacia de los procesos de gestión con estándares de calidad. Principio 20 Canales de comunicación e interacción entre el Directorio y la Gerencia Grado de Adherencia: Adherencia total. El Directorio desarrolla y mantiene efectivos canales de comunicación e interacción con la Dirección Ejecutiva, preservando el orden debido entre las distintas instancias y respetando las jerarquías existentes en la empresa. Los mecanismos al respecto están definidos en la Directiva de Gestión del Directorio. La comunicación entre los Directores y el Director Ejecutivo se efectúa formalmente en las sesiones y en los pedidos que estos hacen, vía correo electrónico o telefónicamente. El Director Ejecutivo es la instancia competente para canalizar los requerimientos de los Directores. La Secretaría General es responsable de obtener y proporcionar a los Directores toda aquella información que le sea solicitada relativa al desarrollo de las actividades de la empresa. Mecanismos necesarios para la aplicación del principio Condición de vigencia o pendiente de los mecanismos necesarios Instancia responsable de su implementación En los Estatutos, en el Reglamento de Organización y Funciones (ROF-02-01) y en el Manual de Organización y Funciones de los Organismos de la Dirección Ejecutiva (MOFF-22-03), se detallan los canales de comunicación de las decisiones del Directorio. Vigente Oficina Estratégica de SIMA-PERU S.A. Gerencia de Recursos Humanos En la Directiva Gestión del Directorio se establecen los canales de comunicación respecto a las decisiones del Directorio Vigente. Secretaría General de SIMA-PERU S.A. Texto actual Mecanismos a implementarse del 2012 en adelante Fecha estimada de Instancia implementación responsable Objetivo Estratégico con el que se relaciona el Principio OG2.- Contar con una organización moderna y flexible que facilite y mejore la eficiencia y eficacia de los procesos de gestión con estándares de calidad. Principio 21 Mecanismos de evaluación del Directorio y la Gerencia Grado de Adherencia: Adherencia total. Se han desarrollado, entre otros aspectos, los documentos que definen los mecanismos para evaluar la gestión y el desempeño de los miembros del Directorio, Gerentes y funcionarios. Se privilegian indicadores objetivos aplicables incorporados en tableros de control que reflejen en esencia la contribución de los evaluados al cumplimiento de los objetivos de la empresa, así como de sus propias funciones. Trimestralmente se reporta a los organismos superiores, los resultados alcanzados con respecto a la gestión y el cumplimiento del Plan Operativo y el Presupuesto, semestralmente el cumplimiento del Plan Estratégico, constituyendo estos reportes mecanismos de referencia de la gestión del Directorio de SIMA-PERU S.A. Con la finalidad de asegurar la transparencia en la evaluación; anualmente se contrata los servicios de organismos externos no involucrados a SIMA-PERU S.A. para evaluar objetivamente a los miembros del Directorio, al Director Ejecutivo y Gerentes; el resultado de la evaluación del Director Ejecutivo es analizada en sesión de directorio sin su concurrencia. La Presidencia del Directorio asistido por la Gerencia de Recursos Humanos organismo externo de evaluación y del cumplimiento de los criterios del principio. Mecanismos necesarios para la aplicación del principio Condición de vigencia o pendiente de los mecanismos necesarios son responsables de la selección y designación del Instancia responsable de su implementación La Directiva Gestión del Directorio establece el método para evaluar la competencia y desempeño del Directorio Vigente. Pendiente. Incluir método de evaluación El procedimiento Evaluación de la Competencia determina la metodología para evaluar a los Gerentes Vigente Gerencia de Recursos Humanos Aplicación de las directivas de FONAFE respecto a la evaluación del Plan Operativo y del Plan Estratégico Vigente Oficina Estratégica de SIMA-PERU Texto actual el Mecanismos a implementarse del 2012 en adelante Fecha estimada de Instancia implementación responsable Agosto 2012 Gerencia de Recursos Humanos Oficina de Gestión de Control Objetivo Estratégico con el que se relaciona el Principio OG2.- Contar con una organización moderna y flexible que facilite y mejore la eficiencia y eficacia de los procesos de gestión con estándares de calidad. Principio 22 Plan de Sucesión Grado de Adherencia: Adherencia parcial minoritaria. El Directorio de SIMA-PERU S.A. define criterios y mecanismos, los cuales se encuentran plasmados en la Directiva de Transferencia de Gestión que coadyuvan a asegurar un plan de sucesión de la administración en todos los niveles de la organización, para la continuidad y funcionamiento regular de la empresa. Se procura asegurar que una administración capaz y conocedora del negocio esté siempre disponible para el logro de los objetivos, capacitando a los Directores y Gerentes en forma permanente. Se da cumplimiento a la normativa establecida relacionada con la Transferencia de Gestión, con la participación en calidad de veedor de un representante del Órgano de Control Institucional. La Presidencia del Directorio establece los criterios y es responsable del proceso de transferencia. Mecanismos necesarios para la aplicación del principio La Directiva Gestión del Directorio establece los criterios para establecer el Plan de Sucesión de los Directores La Directiva Gestión del Director Ejecutivo establece las acciones que debe efectuar la Dirección Ejecutiva para la continuidad de la gestión La Directiva Transferencia de Gestión (DG-DES-01003), establece los lineamientos para la Transferencia de Gestión y de rendición de cuenta. Texto actual Condición de vigencia o pendiente de los mecanismos necesarios Instancia responsable de su implementación Vigente Secretaría General de SIMA-PERU S.A. Vigente Dirección Ejecutiva Vigente Directorio y Dirección Ejecutiva de SIMAPERU S.A. Mecanismos a implementarse del 2012 en adelante Fecha estimada de Instancia implementación responsable Objetivo Estratégico con el que se relaciona el Principio OG2.- Contar con una organización moderna y flexible que facilite y mejore la eficiencia y eficacia de los procesos de gestión con estándares de calidad. Principio 23 Reportes del Directorio Gobierno Corporativo Grado de Adherencia: Adherencia total sobre El Directorio aprueba informes sobre la situación de Gobierno Corporativo de la empresa, en todos los aspectos relevantes relativos a su implementación, destacando las políticas y los principios; así como los aspectos limitantes y los mecanismos que se adoptan para superarlos. La Dirección Ejecutiva participa activamente en su elaboración y discusión. La Oficina Estratégica es responsable de la formulación de los informes sobre el avance del CBGC. Mecanismos necesarios para la aplicación del principio Cumplimiento en la presentación del Informe de Situación del Código de Buen Gobierno Corporativo de SIMA-PERU S.A. concordante con la metodología detallada en el Código de Buen Gobiernos Corporativo Texto actual Condición de vigencia o pendiente de los mecanismos necesarios Vigente Instancia responsable de su implementación Mecanismos a implementarse del 2012 en adelante Fecha estimada de Instancia implementación responsable Oficina Estratégica Objetivo Estratégico con el que se relaciona el Principio OG2.- Contar con una organización moderna y flexible que facilite y mejore la eficiencia y eficacia de los procesos de gestión con estándares de calidad. Principio 24 Políticas de remuneración y compensación al Directorio y la Gerencia Grado de Adherencia: Adherencia total. La política sobre dietas que perciben los miembros del Directorio en calidad de compensaciones pos su participación en sesiones es propuesta por el Comité de Remuneraciones y es aprobada por la Junta General de Accionistas; La política sobre remuneraciones de los gerentes es propuesta por el Director Ejecutivo y es aprobada por el Directorio Ambas políticas se establecen de acuerdo a los lineamientos establecidos por el FONAFE,. La escala de remuneraciones es publicada en la página de Transparencia Informativa de SIMA-PERU S.A. Mecanismos necesarios para la aplicación del principio La política de Remuneraciones del Directorio está definida por el FONAFE, la cual es aplicada a cabalidad en SIMA-PERU S.A. y en su empresa filial SIMA-IQUITOS S.R.Ltda. La política de Remuneraciones del Personal se encuentra aprobada por el Directorio. Condición de vigencia o pendiente de los mecanismos necesarios Instancia responsable de su implementación Vigente Secretaría General de SIMA-PERU S.A. Vigente Gerencia de Recursos Humanos Mecanismos a implementarse del 2012 en adelante Fecha estimada de Instancia implementación responsable Objetivo Estratégico con el que se relaciona el Principio Texto actual OG2.- Contar con una organización moderna y flexible que facilite y mejore la eficiencia y eficacia de los procesos de gestión con estándares de calidad. Principio 25 Administración de conflictos de interés Grado de Adherencia: Adherencia total. Las disposiciones contenidas en el Manual de Gestión, definen la política sobre la administración de conflictos la cual es aprobada por el Directorio, asimismo, se cuenta con un código de ética y otros documentos que amplían la gestión de conflictos, la aplicación de acciones de mejora, determinación de responsabilidades, sanciones, entre otros aspectos, lo cual es difundido por medios escritos y electrónicos. Para el caso de los miembros que conforman el Directorio, se aplica también el código de ética, de cuyo cumplimiento es responsable el Presidente del Directorio. Se reprime con la mayor severidad el aprovechamiento indebido de situaciones de conflictos de interés, tales como el mal uso de activos de la empresa o la ejecución o participación en transacciones que favorecen intereses particulares. La Gerencia de Recursos Humanos es responsable del seguimiento y evaluación preliminar de los casos que pudieran presentarse, reportando al Director Ejecutivo, de las situaciones detectadas, quien en última instancia es responsable de la aplicación de las sanciones correspondientes. El Director Ejecutivo mantendrá informado al Directorio sobre los conflictos de interés detectados, quién dispondrá la aplicación de las acciones y sanciones necesarias para corregir las situaciones presentadas. Mecanismos necesarios para la aplicación del principio El Código de Ética, incluido en el Reglamento Interno del Personal (RIP-22-01), establece los criterios para evitar conflictos de interés de los trabajadores La Directiva de Gestión del Directorio (DG-DES-01001), establece los criterios para la gestión de los conflictos de interés del Directorio. La Directiva Gestión de Proyectos Especiales (DGDES-11-002) establece los criterios para evitar los conflictos en la negociación y en la ejecución de proyectos para terceros Texto actual Condición de vigencia o pendiente de los mecanismos necesarios Instancia responsable de su implementación Vigente Gerencia de Recursos Humanos Vigente. Secretaría General de SIMA-PERU S.A. Vigente Oficina de Supervisión de Contratos Mecanismos a implementarse del 2012 en adelante Fecha estimada de Instancia implementación responsable Objetivo Estratégico con el que se relaciona el Principio OG2.- Contar con una organización moderna y flexible que facilite y mejore la eficiencia y eficacia de los procesos de gestión con estándares de calidad. Principio 26 Política de la información Grado de Adherencia: Adherencia parcial mayoritaria. Se cuenta con una política de la Información aprobada por el Directorio están orientadas a divulgar de manera completa, precisa y oportuna los asuntos relacionados a sus actividades que no afecten a la seguridad nacional y su propio desarrollo, asimismo, se cuenta con documentos de gestión que regulan esta actividad, proporcionado la información necesaria para dar a conocer los productos y servicios que se brindan, así como los resultados del ejercicio. Los planes y presupuestos son divulgados a través de la página de transparencia, luego de ser aprobados por FONAFE Se cuenta con dispositivos que permiten filtrar y asegurarse que se difundirá la información que no afecte a la seguridad nacional y desarrollo de la empresa, controlando la salida eventual, hacia destinatarios no autorizados. Previo consentimiento del cliente, los proyectos que ejecuta SIMA-PERU S.A. y que por su importancia son de trascendencia nacional, tales como puentes en lugares remotos, naves de alto bordo y de diseño propio, estructuras metal mecánicas utilizadas para el desarrollo y exportaciones de acero trabajado; son divulgados a través de los medios de comunicación. La Gerencia Comercial es responsable de seleccionar la información relacionada a los proyectos de trascendencia e imagen institucional y la Gerencia Financiera y la Oficina Estratégica lo relacionado a la Gestión de Planes y proyección de la empresa. Mecanismos necesarios para la aplicación del principio En la Directiva Gestión de Imagen Institucional se han establecido los medios y mecanismos para la difusión sobre aspectos de interés En el SIMANET se ha incluido toda la información de interés que ayude a la toma de decisiones (comercial, legal, financiera, estratégica, otros aspectos). Texto actual Condición de vigencia o pendiente de los mecanismos necesarios Instancia responsable de su implementación Vigente Gerencia Comercial Vigente Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones Mecanismos a implementarse del 2012 en adelante Fecha estimada Instancia de responsable implementación Objetivo Estratégico con el que se relaciona el Principio OG2.- Contar con una organización moderna y flexible que facilite y mejore la eficiencia y eficacia de los procesos de gestión con estándares de calidad. Principio 27 Mecanismos de información Grado de Adherencia: Adherencia parcial minoritaria. Se cuenta con documentos de gestión, que viabilizan la política de información aprobada por el Director Ejecutivo. Se utiliza los medios de comunicación, la página WEB y el portal de transparencia; para divulgar la información de interés; asimismo, de acuerdo a las posibilidades técnicas y económicas, se participa en eventos de índole comercial y de publicidad. Con la finalidad de optimizar el empleo de los recursos y satisfacer adecuadamente al cliente, SIMA-PERU S.A. se gestiona por procesos, lo que implica que la información fluye no solamente en forma vertical sino horizontal y transversalmente, buscando permanentemente la eficiencia y transparencia en la gestión. Periódicamente el Director Ejecutivo informa al Directorio sobre los resultados alcanzados en la gestión y anualmente se publica la Memoria Anual como la principal herramienta para difundir las actividades de SIMA-PERU S.A. Mecanismos a implementarse Condición de vigencia o del 2012 en adelante Mecanismos necesarios para la aplicación del Instancia responsable de su pendiente de los principio implementación Fecha estimada de Instancia mecanismos necesarios implementación responsable La Directiva Transparencia de la Información de Vigente Oficina Estratégica FONAFE, así como la orden interna que norma al respecto establecen los lineamientos de información para su publicación en las páginas WEB de SIMA En la página WEB de SIMA-PERU S.A. se publica la Vigente Oficina Estratégica información de interés, en especial lo dispuesto por la Directiva FONAFE. Se cuenta con publicaciones tales como: Noti-SIMA, Vigente Gerencia Comercial – Publicidad e Imagen El Monitor, Cartillas de Seguridad, entre otras. Institucional En la Directiva Gestión de Imagen Institucional se han establecido los medios y mecanismos para la difusión sobre aspectos de interés El Plan de Contingencia Informática (PCI-02-03) establece los criterios para el tratamiento y seguridad de la información electrónica Texto actual Vigente Secretaría General Vigente Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones Objetivo Estratégico con el que se relaciona el Principio OG2.- Contar con una organización moderna y flexible que facilite y mejore la eficiencia y eficacia de los procesos de gestión con estándares de calidad. Principio 28 Políticas de manejo de información no pública Grado de Adherencia: Adherencia total. El Directorio aprueba la política de información relacionada al manejo de información no pública propuesta por la Dirección Ejecutiva, por la cual los Directores, Gerentes, Funcionarios y trabajadores; que tienen acceso a información reservada, se ciñen a los principios de reserva y cuidado de los intereses de la empresa; no debiendo tomar ventaja sobre el uso no apropiado de dicha información. La política de información y sus documentos de gestión, son difundidos, mediante medios escritos y electrónicos. El Director Ejecutivo o el funcionario al cual se delegue específicamente son responsables de efectuar la evaluación y el seguimiento del cumplimiento de la política de información. El uso indebido de información clasificada es severamente penalizado, aplicando para ello, las disposiciones contenidas en el Reglamento Interno de Personal, en el caso esto ocurriera con el directorio, son evaluados por la Junta dispuesta por el Ministerio de Defensa o la Comandancia General de la Marina. Mecanismos necesarios para la aplicación del principio La Directiva Gestión de Imagen Institucional (DGDES-004-004), establece los mecanismos de seguridad para la difusión de información. Los documentos con clasificación estrictamente secreto y secreto, son regulados por el Reglamento de Seguridad Naval (RESENA-13315). Texto actual Condición de vigencia o pendiente de los mecanismos necesarios Instancia responsable de su implementación Vigente Gerencia Comercial Vigente Secretaria General Mecanismos a implementarse del 2012 en adelante Fecha estimada de Instancia implementación responsable Objetivo Estratégico con el que se relaciona el Principio OG2.- Contar con una organización moderna y flexible que facilite y mejore la eficiencia y eficacia de los procesos de gestión con estándares de calidad. Principio 29 Estándares contables información financiera Grado de Adherencia: Adherencia total. de la Se elabora información financiera siguiendo los estándares contables más exigentes posibles, formulada sobre la base de normas y procedimientos establecidos por la Dirección Nacional de Contabilidad Publica, el Consejo Normativo de Contabilidad, los principios de contabilidad, las normas internaciones de contabilidad, normas de interpretación financiera y contable, normas auditoría gubernamental, entre otras . Los estados financieros muestran la situación económica financiera, así como las principales dificultades y contingencias, operaciones no regulares realizadas y una descripción de los riesgos financieros y no financieros más significativos que enfrenta la empresa. La información contable es organizada, analizada y presentada aplicando criterios uniformes y consistentes, separando las actividades vinculadas directamente a los objetivos de la EPE, de aquellas que mantiene o administra por encargo o delegación del Estado. La política contable considerada dentro de la política de gestión financiera ha sido aprobada por el Directorio y cuenta con la anuencia de los miembros de la Junta General de Accionistas. La Gerencia Financiera es responsable de la preparación y presentación de la información requerida. Mecanismos necesarios para la aplicación del principio La Directiva Gestión de las Operaciones Financieras establece los criterios de la información financiera. La Directiva Gestión Tributaria establece los criterios del tratamiento tributario La Directiva Gestión Contable y la Orden Interna de Cierre de los Estados Financieros establecen los criterios del tratamiento contable La Directiva Gestión de Provisiones establece los criterios para cobrar proyectos ejecutados impagables Los estados financieros son auditados por una sociedad auditora designada por la Contraloría General de la República, para verificar su adecuación a la normativa contable vigente. Texto actual Condición de vigencia o pendiente de los mecanismos necesarios Instancia responsable de su implementación Vigente Gerencia Financiera Vigente Gerencia Financiera Vigente. Gerencia Financiera Vigente Gerencia Financiera Vigente Gerencia Financiera Mecanismos a implementarse del 2012 en adelante Fecha estimada de Instancia implementación responsable Objetivo Estratégico con el que se relaciona el Principio OG2.- Contar con una organización moderna y flexible que facilite y mejore la eficiencia y eficacia de los procesos de gestión con estándares de calidad. Principio 30 Política sobre auditorías Grado de Adherencia: Parcial Mayoritaria. La política de gestión de control, aprobada por el Directorio con la anuencia de la Junta General de Accionistas; considera los criterios de autonomía y los principios del sistema de control interno. La gestión de la empresa es auditada ciñéndose a los estándares internacionales más exigentes posibles, sobre la base razonable de normas y procedimientos vigentes emanados de la Contraloría General de la República y otras entidades de control. Las auditorias se efectúan con absoluta independencia en relación a la empresa, evitando cualquier conflicto de interés respecto a ésta. El Directorio aprueba el Plan de Control y cada vez que lo considere necesario, dispone la realización de exámenes especiales sobre diversos aspectos de la gestión. El auditor interno de la empresa a cargo del Órgano de Control Institucional, es nombrado por la Contraloría General de la República, y reporta en paralelo tanto a dicha entidad como al Directorio de SIMA-PERU S.A., con lo cual se garantiza su total autonomía respecto a la gestión Los informes de las auditorías y exámenes especiales en donde se consignan las observaciones encontradas, así como las propuestas de mejoras son dados a conocer a los funcionarios involucrados, a fin de que presenten sus descargos o implementen las acciones respectivas, así como al Directorio y a la Contraloría General de la República, de conformidad con la normativa aplicable. Mecanismos a implementarse Condición de vigencia o Mecanismos necesarios para la aplicación del Instancia responsable de su del 2012 en adelante pendiente de los principio implementación Fecha estimada de Instancia mecanismos necesarios implementación responsable En el Manual de Organización y funciones de los Vigente Oficina Estratégica Organismos de la Dirección Ejecutiva (MOF-22-03), Gerencia de Recursos Humanos se detalla las funciones y responsabilidades del titular y de los componentes del Órgano de Control Institucional La Directiva de Gestión Integrada (DG-DES-01-004), Vigente Oficina de Gestión Integrada establece los criterios de la Gestión Integrada La Directiva Gestión de Control (DG-DES-06-001), Vigente Oficina de Gestión de Control establece los criterios del control interno. El procedimiento Auditorías Internas del Sistema de Vigente Oficina de Gestión Integrada Gestión Integrada, establece los criterios de auditoría de la Gestión Integrada de SIMA-PERU El procedimiento Gestión de Auditorías Financieras y Vigente Oficina de Gestión de Control Contables establece los criterios para la selección de Sociedades de Auditores Externos El Plan de Control Interno establece el programa de Vigente Oficina de Gestión de Control Mecanismos necesarios para la aplicación del principio evaluación del funcionamiento del control interno. El Programa de Auditorías Internas establece las auditorias del SGI a llevarse a cabo. El Manual de Gestión de Control (MGC-06-01), establece los criterios para Evaluar el desempeño del Órgano de Control Institucional. Texto actual Condición de vigencia o pendiente de los mecanismos necesarios Vigente Pendiente Instancia responsable de su implementación Mecanismos a implementarse del 2012 en adelante Fecha estimada de Instancia implementación responsable Oficina de Gestión Integrada Junio 2012 Oficina de Gestión de Control Objetivo Estratégico con el que se relaciona el Principio OG2.- Contar con una organización moderna y flexible que facilite y mejore la eficiencia y eficacia de los procesos de gestión con estándares de calidad. Principio 31 Estructura de propiedad y de administración de la empresa Grado de Adherencia: Adherencia total. Se difunde la estructura del accionariado, la relación de los miembros del Directorio, la Junta General de Accionistas, Gerentes, Funcionarios y Asesores de la empresa, así como la estructura de la organización. Información que se mantiene actualizada en la página web en el módulo de transparencia de la información. . La Oficina Estratégica es responsable de la debida actualización de la información respectiva en la página web y la Secretaría General de SIMA-PERU S.A. es la responsable de la entrega de la información. Mecanismos necesarios para la aplicación del principio La Política de la Información (POL-03-002) establece los criterios del tratamiento de la Información La información pertinente es publicada en la web y en la intranet de SIMA-PERU S.A. La memoria Anual (MSP-01-01), detalla la información de interés del comportamiento y logros de la empresa en el periodo, situación económica financiera al cierre del año, y principales actividades realizadas Texto actual Condición de vigencia o pendiente de los mecanismos necesarios Instancia responsable de su implementación Vigente Secretaría general Vigente Oficina Estratégica Vigente Oficina Estratégica Mecanismos a implementarse del 2012 en adelante Fecha estimada de Instancia implementación responsable Objetivo Estratégico con el que se relaciona el Principio OG2.- Contar con una organización moderna y flexible que facilite y mejore la eficiencia y eficacia de los procesos de gestión con estándares de calidad. Principio 32 Participación de agentes externos de información Grado de Adherencia: Adherencia total Se favorece y propicia la participación regular de entidades especializadas para que emitan opinión o evalúen distintos aspectos de su actividad empresarial y del entorno. Se cuenta con certificaciones de gestión que son solicitadas por los clientes y otras partes interesadas, las mismas que son evaluadas periódicamente por organismos certificadores. Se ha desarrollado un modelo de Excelencia en la Gestión, teniendo en consideración las mejores prácticas empresariales, que es evaluado anualmente por organismos externos, para identificar las áreas de mejora y desarrollo de las mejores alternativas de desarrollo. La Oficina Estratégica en coordinación con la Oficina de Gestión de Control son responsables de la planificación, definición y seguimiento de los parámetros e indicadores de medición y evaluación del desempeño de la empresa. Mecanismos necesarios para la aplicación del principio Condición de vigencia o pendiente de los mecanismos necesarios La página web, módulo de transparencia informativa es actualizada trimestralmente o cuando se presente algún cambio en la información Vigente La certificación ISO 9001:2000, es evaluada semestralmente Implementar y mantener las normas ISO 14001 Gestión Ambiental y OHSAS 18001 Seguridad y salud en el Trabajo Vigente Texto actual Vigente Instancia responsable de su implementación Mecanismos a implementarse del 2012 en adelante Año estimado de Instancia implementación responsable Responsable de Transparencia Titular y Alterno Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones Oficina de Gestión Integrada de SIMA-PERU S.A. Oficina de Gestión Integrada de SIMA-PERU S.A. Objetivo Estratégico con el que se relaciona el Principio OG2.- Contar con una organización moderna y flexible que facilite y mejore la eficiencia y eficacia de los procesos de gestión con estándares de calidad.
