Conducta Empresarial

Conducta Empresarial
Normas y Lineamientos
Unas palabras sobre la conducta empresarial
Como el líder a nivel internacional de nuestra industria, Sun Chemical está
comprometida con un establecido sistema de valores. Uno de los valores más
apreciados es la integridad, la cual adoptamos de la siguiente manera: "Somos
honestos, directos y éticos en todas nuestras transacciones con nuestros clientes,
proveedores y contratistas, y entre nosotros. Trabajamos para crear confianza unos en
otros y cumplir de manera estricta las leyes que rigen nuestra empresa, no sólo como
una obligación legal sino porque es lo correcto".
El presente documento contiene las políticas y normas de conducta que esperamos que
todos en Sun Chemical adopten y garanticen. Por favor tómese un tiempo para leer y
asimilar estas normas y lineamientos. Si requiere mayor información o tiene alguna
pregunta sobre cuál es el comportamiento correcto en una situación particular, por
supuesto, introdúzcala a su organización preguntándole a su líder. O contáctenos
directamente, si considera que algún tema particular no se puede abordar a nivel local.
Usted recibe más que una simple declaración sobre nuestra ética. Todos los días usted
tiene en sus manos la reputación de toda una empresa. Como representante de Sun
Chemical, sus decisiones y conducta empresarial se reflejan en sus colegas y en toda la
corporación, y en consecuencia debe ser irreprochable. Si todos elegimos
constantemente el camino correcto, podemos esperar que nuestra empresa continúe
siendo conocida por su reputación de honestidad, integridad y trato justo.
Sun Chemical no puede triunfar sin un proceso institucionalizado para "hacer lo
correcto"; y seremos triunfadores siendo una compañía conocida por su integridad.
Rudi Lenz
James R. Van Horn
Presidente y Jefe Ejecutivo
Vicepresidente y Asesor Jurídico
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Normas y Lineamientos de Conducta Empresarial
Tabla de Contenidos
Página 1
Unas palabras sobre la conducta empresarial
Página 3
Nuestros valores
Página 5
¿Qué es lo básico de la conducta empresarial?
Página 8
Sus derechos como empleado: respeto, dignidad y privacidad
Página 10
Su responsabilidad para evitar potenciales conflictos de interés y
proteger la propiedad de Sun Chemical
Página 14
Política anticorrupción y antisoborno
Página 16
Sus relaciones con clientes, proveedores y terceros externos
Página 22
Su relación con los gobiernos
Página 25
Abuso de Información Privilegiada
Página 26
Dónde hallar información (índice)
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Normas y Lineamientos de Conducta Empresarial
Nuestros valores
Pasión por la excelencia. Nos motiva el orgullo por cumplir con las normas más elevadas y ser los mejores
en lo que hacemos. Tomamos la iniciativa y nos esforzamos por lograr mejoras continuas en
la calidad, con la convicción de que la pasión por aprender y crecer es la clave para la
excelencia. Tenemos el compromiso de perseguir nuestros objetivos con entusiasmo,
determinación y convicción, manteniendo una actitud ganadora.
Integridad. Somos honestos, directos y éticos en todas nuestras transacciones con clientes,
proveedores y contratistas, y entre nosotros. Trabajamos para crear confianza unos en otros
y cumplir de manera estricta las leyes que rigen nuestra empresa, no sólo como una
obligación legal sino porque es lo correcto.
Innovación. Buscamos permanentemente soluciones de avanzada que agregan valor a
nuestros clientes. Apoyamos la creatividad, el pensamiento estratégico y la persistencia de
nuestros empleados para desarrollar estas soluciones. Buscamos el avance continuo
adaptando procesos actuales y también mediante la investigación y desarrollo. Aprendemos
de nuestros fracasos, y también de nuestros éxitos.
Responsabilidad. Tanto de manera individual como en la compañía en su conjunto, aceptamos
plena responsabilidad por nuestro desempeño y nos hacemos responsables por nuestros
productos de trabajo, ya sea en la oficina, el laboratorio o en la planta. Reconocemos que
debemos responder por el resultado final de lo que hacemos y sabemos que nuestro desempeño
tiene un impacto directo en el éxito de nuestros colegas de trabajo, clientes y la compañía.
Trabajo en equipo. Creemos en las posibilidades ilimitadas que brinda la colaboración.
Logramos la excelencia anteponiendo los intereses colectivos a los personales. Nos
motivamos y alentamos entre nosotros, y apoyamos la cooperación significativa entre
colegas de variados antecedentes y disciplinas. Respetamos las diferencias individuales,
valoramos la diversidad y compartimos nuestro conocimiento en toda la compañía.
Respeto por el individuo. Creemos en la dignidad, valía y potencial creativo de todas las
personas. Reconocemos la necesidad de lograr un equilibrio entre la vida laboral y personal
y tratamos a todos los empleados de manera justa y uniforme. Recompensamos y
reconocemos los logros, valoramos la experiencia y solicitamos de manera activa la
participación y las contribuciones de los empleados. Invertimos en el crecimiento y desarrollo
personal y ofrecemos a nuestros empleados un ámbito donde todos pueden marcar una
diferencia y sentirse plenos.
Liderazgo. Somos un socio a largo plazo y líderes mundiales en nuestra industria.
Continuamente nos esforzamos por ser los mejores en lo que hacemos, como empresa y
como personas. Adoptamos las cualidades de liderazgo personal – competencia, confianza y
pasión por superar las expectativas, e inspiramos a los demás para que hagan lo mismo.
Brindamos a los clientes productos y servicios de la más alta calidad.
Lealtad. Nos sentimos conectados con la compañía y demostramos compromiso y dedicación a
los clientes y entre nosotros mismos. Compartimos nuestra experiencia con generosidad y
ofrecemos consejo y aliento a los colegas. Solucionamos los problemas con claridad y
franqueza. Estamos orgullosos de ser parte de Sun Chemical y nos preocupamos en forma
personal. Tenemos la convicción de que estamos todos juntos en esto con miras al futuro.
Valentía. Valoramos y alentamos la innovación y la toma de riesgos responsable en todos los
niveles. Defendemos el cambio y trabajamos para superar los obstáculos para el éxito, al tiempo
que conservamos la flexibilidad y capacidad de adaptación. Si bien nuestro dinámico entorno
suele exigir rápidas respuestas y acciones osadas, no tememos tomar la iniciativa ni cometer
errores, porque sabemos que el método de prueba y error es una parte integral del aprendizaje.
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Normas y Lineamientos de Conducta Empresarial
Enfoque en el cliente. Nuestra meta es simple – brindar a cada cliente, ya sea interno o
externo, productos y servicios de calidad sin concesiones, libres de errores, a tiempo, siempre.
Diseñamos nuestras actividades para mejorar y maximizar el valor para los clientes. Lo
hacemos anticipándonos a sus necesidades, superando los requisitos y esforzándonos
siempre por mejorar.
Comunicación. Fomentamos e incentivamos la comunicación abierta y la cooperación
significativa entre colegas provenientes de contextos y disciplinas diversas. Nos mantenemos
plenamente informados e involucrados en el negocio. Compartimos información con libertad,
confiando en el espíritu de cooperación de nuestros colaboradores. Creemos en el intercambio
libre y honesto de ideas, tanto interna como externamente.
Espíritu de comunidad. Creemos en mantener ámbitos de trabajo donde se valore la salud
y seguridad de empleados y vecinos. Sólo desarrollamos productos que se fabriquen,
utilicen y eliminen de manera responsable hacia el medio ambiente. Conservamos los
recursos. Alentamos a los empleados a asumir un papel activo en las comunidades donde
vivimos y trabajamos.
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Normas y Lineamientos de Conducta Empresarial
¿Qué es lo básico de la conducta empresarial?
Como empleado de Sun Chemical, usted está obligado a conocer y operar dentro de un
código de conducta que está de acuerdo con nuestros valores. Nadie espera que usted sea
un experto legal. Por lo tanto, el punto central es "hacer lo correcto". Los lineamientos como
este folleto son importantes para desarrollar una serie de valores comunes para operar
nuestra empresa en Sun Chemical.
A continuación presentamos un resumen de las normas que se espera que todos en Sun
Chemical cumplan:
•
Obedecer todas las leyes aplicables que rigen nuestra empresa.
•
Esforzarse por ser honesto, justo y digno de confianza en todos sus negocios.
•
Evitar todos los conflictos de interés entre su trabajo y su vida personal.
•
Valorar la diversidad observando las prácticas de empleo justas con todos los colegas.
•
Esforzarse por crear un lugar de trabajo seguro y proteger el medio ambiente.
•
Respetar los derechos, dignidad y privacidad de los compañeros de trabajo y demás
personas con quienes usted trata en nombre de la compañía.
•
Asegurarse que nuestros entornos laborales estén basados en estar libres de acoso y
discriminación en cualquiera de sus formas.
•
Proteger la información propietaria y confidencial de Sun Chemical contra revelación
inapropiada.
•
No aceptar ningún pago inapropiado, obsequios o gratificaciones de o para cualquier
cliente, proveedor, funcionario gubernamental o terceros.
•
No aceptar ninguna información confidencial de otra persona o compañía ni firmar un
acuerdo de confidencialidad que favorezca a una tercera parte sin autorización
adecuada ni revisión legal.
•
No celebrar ninguna obligación contractual sin la apropiada autorización y revisión legal.
•
Asegurarse de que todos los registros financieros de Sun Chemical sean exactos,
completos y muestren plenamente la transacción descrita y cumplan con las leyes y
normas contables aplicables.
•
Asegurarse que sus relaciones comerciales con clientes y proveedores de Sun Chemical,
competidores y gobiernos cumplan con todas las leyes aplicables, incluyendo leyes de
competencia, antimonopolio, antisoborno, transacciones financieras, impositivas y
antiterrorismo.
¿Eso es todo?
El breve resumen en esta página no limita ni restringe las Normas y Lineamientos de
Conducta Empresarial de Sun Chemical. Lo que pretende es solamente introducir algunos
de los conceptos importantes que respaldan los valores de nuestra compañía. El sentido
común y un entendimiento básico de principios legales y éticos deberían ser todo lo que
usted necesite para hacer su parte para mantener un alto estándar de conducta y preservar
la reputación de la Compañía. Lea por favor a conciencia Las Normas y Lineamientos de
Conducta Empresarial en este folleto. Estas explicaciones le ayudarán a identificar temas
legales y éticos a medida que aparezcan y le ayudarán a resolverlos.
¿Y las diferencias nacionales?
Somos una compañía global y, en consecuencia tenemos una serie de normas y
lineamientos globales. Aunque hemos hecho un esfuerzo por no adoptar un tono centrado
en Estados Unidos o la Unión Europea, referencias a las leyes de EE.UU. y la UE son
inevitables en la medida que una gran parte de nuestro negocio incluye transacciones
relacionadas con los EE.UU. o la UE. Sun Chemical se da cuenta que las leyes varían en
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Normas y Lineamientos de Conducta Empresarial
cada país y región, y exige a los empleados cumplir con las leyes aplicables a sus
localidades y a las transacciones que realizan. Sin embargo, este es sólo un estándar
mínimo. En la medida que las Normas y Lineamientos de Conducta Empresarial son más
arduos que las leyes locales, Sun Chemical requiere adhesión a las normas empresariales
internacionales de más alto nivel expuestas en este documento. Esta es la manera en que
podemos garantizar un trato justo y consecuente para nuestros empleados, clientes y
proveedores en todo el mundo.
¿Quiénes deben seguir estos lineamientos?
Estas normas y lineamientos son aplicables para todos los empleados, funcionarios,
directores, agentes, asesores y consultores de Sun Chemical en todo el mundo, incluyendo
todas las divisiones o unidades de operación así como las subsidiarias controladas por el
Sun Chemical Group B.V. y sus socios en joint venture en los cuales la empresa ejerce el
control administrativo, en donde quiera que estén localizadas. Cuando se emplee la palabra
"compañía" o "Sun Chemical" en este folleto, significa no sólo todo nuestro grupo de
compañías y filiales, sino también la compañía, división o unidad funcional local para la cual
usted trabaja.
Las normas y lineamientos establecidos en este folleto son declaraciones de políticas para
la conducta individual y empresarial y no, en forma alguna, crean ningún derecho
contractual u otros derechos de empleo ni ninguna garantía de empleo permanente puesto
que todo empleo es, a menos que se especifique de otro modo mediante un contrato escrito,
rescindible a voluntad ya sea por parte de usted o de la compañía, con motivo o sin él y con
notificación o sin ésta.
¿Qué constituye cumplimiento?
Las normas de Sun Chemical para la conducta corporativa reflejan y requieren la
responsabilidad conjunta de la compañía y de todos nuestros empleados para cumplir con
las leyes que rigen las actividades de la compañía alrededor del mundo, adherirse a los más
altos estándares éticos y actuar como miembros responsables de las comunidades donde
operamos.
Estas normas para la Conducta Empresarial han sido estructuradas para proporcionar a los
empleados de Sun Chemical en todo el mundo la información necesaria para alcanzar las
metas y objetivos de la compañía en su búsqueda de relaciones comerciales globales.
Todos los empleados tienen la responsabilidad de cumplir con estas normas, así como con
las leyes y regulaciones gubernamentales aplicables a las actividades de la compañía y
demás políticas y procedimientos que puedan ser instituidos por la compañía.
Los supervisores son responsables de asegurar que todos los empleados en sus grupos
comprendan y acaten estas normas. El éxito de la compañía en el cumplimiento de sus
obligaciones legales y éticas depende de cada uno de nosotros al buscar asesoría antes de
que suceda un problema y al reportar los incidentes que puedan violar las Normas y
Lineamientos de Conducta Empresarial. No existe diferencia si un empleado se involucra en
conducta ilegal o poco ética para beneficiarse a sí mismo y otros, o si lo hace en un intento
equivocado de beneficiar a Sun Chemical. En palabras sencillas, conducta poco ética o
ilegal no es aceptable en un centro de trabajo de Sun Chemical.
¿Qué hago si encuentro un posible problema de incumplimiento?
Usted está alentado para realizar todo esfuerzo para garantizar que la compañía siga
cumpliendo con las Normas y Lineamientos de Conducta Empresarial. En consecuencia, se
solicita y estimula a usted y a todos los empleados a reportar casos de incumplimiento de
seguridad, las leyes o las políticas de la empresa a sus supervisores, el Asesor Jurídico, el
Jefe Financiero, el Jefe Ejecutivo o la Línea de Ética, para que se realice un análisis
completo de la situación y puedan tomarse las acciones correctivas necesarias para
resolver cualquier problema de cumplimiento. La política de Sun Chemical es apoyar y
proteger a cualquier persona que realice un esfuerzo de buena fe para reportar problemas
de presunto incumplimiento. Todos los reportes sobre posibles incumplimientos de las leyes
o políticas de la compañía serán evaluados en forma imparcial y pronta y serán tratados con
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Normas y Lineamientos de Conducta Empresarial
confidencialidad en la medida de lo posible según las circunstancias. El Asesor Jurídico u
otro funcionario apropiado de la empresa coordinarán la evaluación necesaria. Es
importante que la persona que reporte el problema NO efectúe su propia investigación,
porque esto puede acarrear asuntos legales complejos.
¿Y la cooperación en alguna investigación?
Se espera que todos los empleados cooperen en la investigación de cualquier presunta
violación. Si se determina que se requiere una acción correctiva, la empresa y su alta
administración decidirán los pasos que se deben tomar para rectificar la situación y evitar
que vuelva a suceder.
¿Quién puede responder mis preguntas?
Estas normas y lineamientos no pueden proporcionar respuestas definitivas a todas las
preguntas encontradas mientras trabaja para Sun Chemical. Es por ello que debemos
confiar en nuestro propio sentido común y buen juicio sobre qué es lo que se requiere para
cumplir con los altos estándares de Sun Chemical, incluyendo el momento apropiado para
buscar orientación sobre el curso de conducta correcto.
Si tiene preguntas con respecto a estas normas y lineamientos, las políticas y
procedimientos relacionados de la compañía, o las leyes que rigen sus actividades en
nombre de Sun Chemical, o si cree necesitar asesoría con respecto a una cuestión legal o
ética, debe usted consultar con su supervisor o su gerente general local. Si ellos no pueden
ayudarle, debe contactarse con el Asesor Jurídico, el Jefe Financiero, el Jefe Ejecutivo o la
Línea de Ética.
Dirigir toda correspondencia a:
Sun Chemical Corporation
35 Waterview Boulevard, Parsippany, NJ 07054,
U.S.A.
Eric R. Finkelman, General Counsel
Teléfono: (973) 404 6550 Fax: (973) 404 6439
(confidencial)
Correo electrónico: [email protected]
Gerry Brady, Chief Financial Officer
Teléfono: (973) 404 6373 Fax: (973) 404 6898
(confidencial)
Correo electrónico: [email protected]
Rudi Lenz, President & CEO
Teléfono: (973) 404 6400 Fax: (973) 404 6807
(confidencial)
Correo electrónico: [email protected]
o Línea de etica:
www.EthicsPoint.com
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Normas y Lineamientos de Conducta Empresarial
Sus derechos como empleado: Respeto, dignidad
y privacidad
¿Cuál es la posición de Sun Chemical sobre igualdad de oportunidades?
Sun Chemical reconoce que su mayor fortaleza radica en el talento y la capacidad de su
gente. Se espera que seamos responsables ante los más altos estándares profesionales
con el respeto mutuo siendo la base de todas las relaciones profesionales.
Una parte importante de esto es el estar libres de discriminación, temor, acoso y otros
aspectos sociales negativos. En consecuencia, Sun Chemical está dedicada a garantizar
que nuestra gente tenga un ambiente de trabajo tan positivo y basado en la libertad como
sea posible. Aunque los programas y las políticas de Recursos Humanos específicos
pueden diferir en detalle según la división, unidad de operación, subsidiaria o compañía
afiliada, se han establecido objetivos generales para guiar las actividades de la compañía en
las relaciones de empleados. Es política de la empresa:
•
Proporcionar igualdad de oportunidades para todos en reclutamiento, contratación,
desarrollo, promoción, remuneración y todos los demás términos y condiciones de
empleo sin tener en cuenta raza, religión, sexo, color, edad, estado civil, género,
inclinación sexual, discapacidad física o mental, estatus de veterano, nacionalidad o
cualquier otra característica protegida por la ley aplicable.
•
Mantener un ambiente de trabajo profesional, seguro, sin drogas y libre de
discriminación.
•
Reconocer y compensar a los empleados en base a su desempeño y proporcionar una
selección competitiva de beneficios.
¿Qué es el acoso?
La política de Sun Chemical y las leyes de muchos países prohíben todo tipo de acoso,
novatada, intimidación y represalias en el lugar de trabajo o en cualquier función, evento o
reunión relacionada con la compañía o empresa. Las prácticas prohibidas incluyen:
•
Acoso verbal: Denigraciones, burlas, comentarios despectivos, amenazas o lenguaje
amedrentador de naturaleza étnica, racial, religiosa o sexual.
•
Acoso visual: Materiales escritos, impresos o electrónicos despectivos, ofensivos,
amenazantes, o degradantes que se muestran, se envían a otra persona o se ponen a
disposición para que otros los vean, que sean de naturaleza ofensiva, étnica, racial,
religiosa o sexual.
•
Acoso físico: Tocar de manera inoportuna, abrumar, o interferir físicamente con una
persona o la propiedad de una persona.
•
Acoso sexual: Avances sexuales ya sean invitados o no, y ya sea que exista o no una
condición implícita o expresa del puesto de trabajo, proposición u otro beneficio o
amenaza de acción de empleo negativa si dichas exigencias son rechazadas.
•
Represalias: Acción negativa que se toma contra un empleado que ha hecho un
reclamo o dado evidencia en respaldo de un reclamo de discriminación o acoso.
Los reclamos por discriminación y acoso deben ser dirigidos a su supervisor, el
representante de Recursos Humanos o al Departamento Legal de Sun Chemical.
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Normas y Lineamientos de Conducta Empresarial
¿Cuál es nuestra política en cuanto a privacidad en el lugar de trabajo?
Es política de Sun Chemical es cumplir con los requerimientos legales aplicables con
relación a la privacidad en el lugar de trabajo. Sin embargo, los empleados y contratistas
deben estar conscientes de que pueden tener derechos limitados de privacidad con respecto
a cualquier información o archivo llevado por ellos mismos o por la empresa en propiedad de
Sun Chemical o transmitida o almacenada por el sistema de computadoras, correo de voz,
correo electrónico u otro recurso técnico o electrónico de Sun Chemical, a excepción de la
información o archivos llevados por el Departamento de Recurso Humanos o tal como se
regula específicamente según la ley.
La empresa puede anular cualquier contraseña de computadora aplicable con el propósito
de inspeccionar, investigar o buscar en los archivos o transmisiones computarizadas, correo
de voz o correo electrónico de un empleado o cualquier otro medio de Sun Chemical en
donde la información sea almacenada o transmitida. (En la Unión Europea, leyes y directivas
específicas protegen y controlan lo que se considera información privada personal, incluso
si se almacena en los sistemas de la compañía, y es política de Sun Chemical cumplir con
estas leyes y directivas).
Las leyes de privacidad relacionadas a información personal privada del empleado se
cambian significativamente en muchos países en respuesta a la amplia disponibilidad de
información en versión electrónica y otros medios de comunicación. La política de Sun
Chemical es cumplir con todas las leyes de privacidad y las directivas de la Unión Europea
aplicables a la información identificable como privada y personal con respecto a sus
empleados. Puesto que estas leyes son complejas, este folleto no puede establecer en
detalle todas las acciones específicas que exige la empresa.
En general, la política de Sun Chemical exige:
•
Notificación escrita al empleado y previo consentimiento por escrito en caso que la
empresa reúna información identificable como privada y personal de una fuente que no
sea el empleado.
•
Consentimiento escrito del empleado antes de la revelación en caso que se proponga
que información identificable como privada y personal sea compartida con una tercera
parte, información distinta a aquella que la ley exige sea compartida como parte
necesaria de la administración de beneficios de pensión y médicos de la empresa u otros
planes o programas de beneficios para el empleado mantenidos por la compañía para
sus empleados o que de otro modo es permitido o requerido por la ley.
•
La Información sobre los ex empleados será protegida de la misma manera que la
información relacionada con los empleados actuales.
•
El acceso a la información identificable como privada y personal está restringido para
nuestros empleados y terceros proveedores de servicios quienes consideramos deben
conocer dicha información para administrar apropiadamente los planes, programas,
beneficios y funciones de Recursos Humanos de la compañía con relación a su empleo
con la compañía.
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Normas y Lineamientos de Conducta Empresarial
Su responsabilidad para evitar potenciales
conflictos de interés y proteger la propiedad
de Sun Chemical
Como empleado de Sun Chemical, usted tiene la responsabilidad de realizar sus
obligaciones en concordancia con el mejor interés de Sun Chemical. Como mínimo, debe
evitar conflictos de interés, proteger la información confidencial de Sun Chemical del uso no
autorizado o revelación, y cumplir con sus políticas incluyendo su uso de propiedad de la
empresa y su interacción con otros empleados.
¿Qué es un conflicto de interés?
Un conflicto de interés surge en cualquier situación donde existe el potencial de dividir
lealtades entre el beneficio personal y/o los intereses de un tercero y sus obligaciones con
Sun Chemical. Por lo general, los conflictos de interés surgen cuando un empleado utiliza su
posición para anticipar un beneficio financiero personal o para desempeñar trabajos fuera de
la compañía. Un conflicto existe siempre que las acciones privadas de una persona son
inconsistentes con los intereses de negocios de la compañía. Actividades que son reales
conflictos de interés nunca son aceptadas. Asimismo se deben evitar actividades que tengan
apariencia de conflicto de interés.
Ejemplos de conflictos de interés incluyen:
•
Trabajar para dos o más empleadores al mismo tiempo o ganar personalmente de,
realizar cualquier trabajo para o sirviendo como consultor, asesor, empleado o director
en cualquier empresa con fines de lucro, a menos que se autorice expresamente por
escrito por el Jefe Ejecutivo o el Jefe de Finanzas.
•
Ganar personalmente de, realizar cualquier trabajo para o sirviendo como consultor,
asesor, empleado o director de cualquier competidor, proveedor o cliente.
•
Vender cualquier producto o servicios que compitan o sean similares a los productos o
servicios proporcionados por Sun Chemical.
•
Operar una empresa externa con fines de lucro, a menos que sea autorizado
expresamente por escrito por el Jefe Ejecutivo o el Jefe de Finanzas.
•
Emplear el equipo, bienes, o tiempo de Sun Chemical para efectuar actividades no
relacionadas con Sun Chemical, a menos que esté autorizado expresamente por escrito
por el Jefe Ejecutivo o el Jefe de Finanzas.
•
Comprometerse en cualquier transacción financiera o poseer o controlar cualquier
interés financiero en cualquier competidor, cliente o proveedor, aparte de la propiedad
de menos de un 5% de beneficios en cualquier empresa cuyos títulos valores sean
públicamente transados en una bolsa de valores nacional.
•
Tomar ventaja personal de oportunidades de negocios que pertenecen legítimamente a
la compañía.
•
Comprometerse en transacciones comerciales con la compañía para beneficio o lucro
propio, directa o indirectamente, de usted, o cualquier conviviente o familiar la sin previa
aprobación escrita del Jefe Ejecutivo o el Jefe de Finanzas.
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Normas y Lineamientos de Conducta Empresarial
•
Contratar familiares o un conviviente o tener familiares o un conviviente en una unidad
comercial que usted dirige, a menos que haya sido aprobado por el Jefe Ejecutivo o el
Jefe de Finanzas.
•
Están exoneradas las relaciones de empleo existentes hasta antes del 1 de octubre de
2002, siempre que se haya reportado la existencia de dicha relación al Jefe Ejecutivo
antes del 1 de diciembre de 2002.
•
Aceptar compensación o cualquier cosa de valor material de terceros por servicios que
usted proporciona en nombre de Sun Chemical.
•
Aceptar compensación o cualquier cosa de valor material de terceros que tienen o
proponen tener una relación comercial con Sun Chemical
•
Un empleado que viola estas políticas de conflictos de interés puede estar sujeto a
acciones disciplinarias, incluyendo la rescisión del empleo y otras acciones. En caso que
surgiera alguna consulta sobre un posible conflicto de interés, el empleado debe, antes
de comprometerse en la actividad cuestionable, presentar los hechos relevantes al
Asesor Jurídico para la determinación de la existencia o no de un conflicto de interés.
¿Cómo debo proteger la información confidencial de Sun Chemical?
La información propietaria y confidencial de la compañía es uno de sus activos más valiosos.
Cualquier información relacionada a la empresa, sus productos, planes o negocios, que por
lo general no está disponible libremente al público es confidencial. La revelación inapropiada
o no autorizada de esta información puede dañar significativamente la posición competitiva
de Sun Chemical y desperdiciar activos valiosos. La revelación inapropiada o uso de esta
información pueden incluso constituir un delito penal y someter a la persona trasgresora a
multas, acciones legales y posible prisión.
Sun Chemical requiere que usted esté de acuerdo en salvaguardar cualquier información
confidencial y no la revele a terceros ni la use para beneficio personal o en competencia con
la compañía (a menos que pueda ser expresamente autorizado previo consentimiento
escrito y aceptación de la compañía). Esto no sólo se aplica cuando usted es un empleado,
sino también después que termine su empleo con Sun Chemical.
Además, cualquier trabajo, información o invención desarrollada por los empleados dentro
del campo de su empleo en la empresa pertenece a Sun Chemical. Todos los productos del
trabajo deben ser inmediatamente informados y asignados a la compañía.
Como empleado, usted es responsable de la integridad y protección de toda la información
comercial incluyendo sus registros electrónicos y correo de voz. Debe tomar acciones para
proteger la información que le ha sido confiada. Por ejemplo: no debe usted realizar
modificaciones inapropiadas a la información ni destruir, desfigurar o revelar información.
Listas de clientes, registros de propiedad y otras informaciones comerciales, incluso si son
recopiladas de fuentes públicas, son propiedad de la empresa y no pueden ser tomadas o
utilizadas para beneficio personal. La información propietaria de la empresa debe ser
marcada como "Confidencial" y el acceso a dicha información debe estar limitado a
personas que tengan "necesidad de saber" dicha información.
Usted es responsable de garantizar que toda la información confidencial de la empresa esté
adecuadamente asegurada o electrónicamente protegida para que no esté disponible para
personas no autorizadas a tener acceso a dicha información. Debe evitar la revelación
involuntaria por medios electrónicos a través de comunicaciones inalámbricas o celulares
que no están protegidas contra la interceptación.
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Normas y Lineamientos de Conducta Empresarial
Registros internos e información comercial de la empresa son confidenciales. Los
empleados pueden tener acceso sólo a documentos, archivos o programas, ya sean
computarizados o no, a los que tengan permiso de ingresar. Empleados con acceso
exclusivo o especial a los registros electrónicos y correo electrónico no deben tener acceso
a dichos registros fuera del curso normal de soporte o administración de estos sistemas, sin
la autorización apropiada. La revisión, duplicación, divulgación, eliminación, daño o
alteración no autorizados de archivos, contraseñas, sistemas o programas de computadoras,
o el uso inapropiado de la información obtenida por medios no autorizados, pueden ser
razones para una acción disciplinaria, hasta e incluso la rescisión del empleo.
¿Cómo debo utilizar los bienes de la empresa?
Los bienes de Sun Chemical son costosos de adquirir y mantener. Los empleados deben
utilizar estos bienes solamente para su propósito deseado y preservar y mantener su valor y
utilidad. El mal uso, abuso o destrucción de la propiedad de la empresa es un incumplimiento
grave de su deber de utilizar la propiedad de la empresa de manera responsable
exclusivamente para fines empresariales.
Maquinaria, teléfonos celulares, equipos, computadoras, dispositivos electrónicos,
vehículos y otras propiedades de la compañía confiadas a empleados para utilizarlos en sus
trabajos deben ser utilizados de acuerdo con todas las normas, regulaciones y salvaguardas
aplicables que rigen la operación.
Sun Chemical cuenta con la internet y otros servicios de información para apoyar el avance
de nuestras metas y objetivos empresariales. La compañía fomenta el uso de la internet
como una herramienta empresarial y de aprendizaje. El breve acceso ocasional a la internet
es aceptable para el desarrollo de su educación, desarrollo o capacitación que beneficie a la
empresa y permita que usted sea más eficiente en su trabajo mejorando las actividades
laborales / personales. Sin embargo, en todo momento, durante y después del trabajo, está
estrictamente prohibido el uso de los servicios de la internet o equipos brindados por la
compañía para tener acceso a sitios que sean de entretenimiento personal, provecho
personal u otro uso personal, o que violen la política de acoso sexual u otras políticas de Sun
Chemical. Sun Chemical tiene ciertos derechos para monitorear y registrar la actividad de
internet y correo electrónico, bloquear sitios ofensivos, ilegales y no relacionados con la
empresa para garantizar el cumplimiento con la política de la compañía, o negar o restringir
el acceso a internet. Si un usuario de la internet no está seguro si un sitio viola o no la política
de la empresa o las leyes, éste debe contactarse con un abogado de Sun Chemical. Los
empleados de Sun Chemical utilizan programas de software para procesamiento de
palabras, reportes financieros, manejo de datos y muchas otras aplicaciones. La mayoría de
productos de software adquiridos por la compañía contemplan una cierta forma de acuerdo
de licencia que describe los términos, condiciones y usos permitidos.
Es política de Sun Chemical respetar las leyes de derechos de autor y observar los términos
y condiciones de cualquier acuerdo de licencia. La ley internacional de derechos de autor
impone sanciones administrativas y penales para las reproducciones y uso de software con
licencia ilícita. Cada usuario debe estar consciente de las restricciones en el uso de software
y debe acatar dichas restricciones. Si tiene algún interés específico, debe ponerse en
contacto con su representante local de sistemas de informática para más información.
¿Cuál es la política de correo electrónico, teléfono e internet de Sun Chemical?
El uso de servicios de internet y teléfono celular y otro medio inalámbrico debe considerarse
como público, y los usuarios deben utilizar dichos servicios como corresponde. El enviar un
correo electrónico por internet con contenido confidencial o privado requiere encriptación de
cualquier información sensible con la finalidad de preservar su confidencialidad.
Los sistemas de correo electrónico por internet dentro del control de la compañía pueden
utilizarse para ciertos asuntos confidenciales en cumplimiento con la Política de Servicios de
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Normas y Lineamientos de Conducta Empresarial
Correo Electrónico e Internet de la compañía. Para comunicaciones confidenciales
sensibles, se requiere confirmar la dirección del destinatario deseado antes del envío.
Medios de comunicación electrónicos pueden utilizarse para comunicar e intercambiar
información en tanto que el uso cumpla con todas las leyes, regulaciones y políticas de la
compañía aplicables, incluidas las siguientes:
•
Leyes que regulan la importación y exportación de tecnología, software y datos.
•
Leyes que regulan la transmisión de datos al cruzar fronteras nacionales, en particular
datos personales relacionados a individuos cubiertos por las protecciones de la ley de
privacidad.
•
Leyes vinculadas a los derechos de autor, derechos de marca y leyes de publicidad, y
•
Leyes que regulan el uso interno en la compañía tal como se aborda en la Política de
Servicios de Correo Electrónico e Internet de Sun Chemical.
El incumplimiento de estas leyes y políticas aplicables puede poner en riesgo la capacidad
de la compañía para operar libremente su negocio empleando medios electrónicos. En
consecuencia es importante que usted proteja estos activos mediante un uso apropiado.
Para obtener una copia de la Política de Uso del Sistema de Comunicaciones de Sun
Chemical, sírvase contactar a su representante de Recursos Humanos o a la Mesa de Ayuda
de sistemas de informática.
Además, debe saber que todas las comunicaciones de correo electrónico y/o voz utilizadas
en el negocio de la compañía son consideradas como registros y propiedad de la misma.
Sujeto a las leyes de privacidad aplicables, y según se dispone de manera más específica en
la sección titulada "Sus Derechos como Empleado", la empresa se reserva el derecho de
monitorear y tener acceso en cualquier momento a los contenidos de mensajes y otros
materiales y datos creados, enviados o recibidos a través de sus sistemas.
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Normas y Lineamientos de Conducta Empresarial
Política Anticorrupción y Antisoborno
Sun Chemical tiene una política de tolerancia cero hacia el soborno y la corrupción. Es nuestra
política cumplir con todas las leyes aplicables en las jurisdicciones donde operamos.
La política anticorrupción y antisoborno de Sun Chemical se extiende a intercambios y
transacciones comerciales en todos los países donde operamos. El cumplimiento no es
negociable. Sun Chemical no tolerará que sus directores, gerentes, empleados, agentes o
proveedores estén involucrados (ya sea en forma directa o indirecta) en hechos de soborno o
corrupción de ningún tipo.
El Directorio y la gerencia de Sun Chemical están dispuestos a perder contratos u oportunidades
de negocios en lugar de tener que pagar sobornos, y la política de la empresa es apoyar a los
empleados en este sentido.
¿Qué es el soborno?
El soborno se define como:

Ofrecer, prometer o entregar; o

Solicitar, acordar recibir o aceptar:

Una ventaja financiera o de otro tipo

De o hacia otra persona o entidad (ya sea del sector público o privado)

Que tenga por fin causar el desempeño inapropiado de otra persona de una función o
actividad relevante, o recompensar tal desempeño inapropiado
“Desempeño inapropiado” significa actuar de manera que no se cumpla la expectativa de que
una persona actuará de buena fe, con imparcialidad o conforme a una posición de confianza.
Algunos ejemplos de sobornos
La definición de soborno es muy amplia y no se limita únicamente a los pagos en efectivo. Por
ejemplo, los siguientes casos podrían constituir soborno:

un pago en efectivo o un obsequio realizados a un cliente, con la expectativa o esperanza
de que tal ventaja ayude a Sun a ganar una licitación;

cualquier forma de pago (sin importar cuán pequeño) a un funcionario público para
acelerar la emisión de una licencia, excepto cuando la ley local escrita aplicable autorice de
manera expresa tal pago para la realización de buena fe de la función;

provisión de un viaje en primera clase y/o alojamiento en hoteles cinco estrellas a un
funcionario de gobierno para que visite una planta;

cualquier forma de pago de “facilitación” (sin importar cuán pequeño), ya sea en el sector
público o privado.
Intercambios con agentes, proveedores, joint ventures o consorcios
En cualquier intercambio con agentes o proveedores que realizan servicios para Sun Chemical o
con socios en joint venture/consorcios, usted debe asegurarse de que estas personas conocen la
política de tolerancia cero de Sun Chemical y que implementan y cumplen políticas estrictas
similares.
Nunca es aceptable “hacer la vista gorda” o trabajar según el principio de “mejor no preguntar” en
relación con los intercambios de proveedores o agentes de Sun Chemical, ya que sus acciones
podrían exponerlo a usted y/o a Sun Chemical a responsabilidad penal. Por lo tanto, usted debe
realizar la auditoría previa de control de posibles agentes, proveedores o socios en joint venture.
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Normas y Lineamientos de Conducta Empresarial
¿Qué otras secciones de las Normas y Lineamientos de Conducta Empresarial son
relevantes?
Usted también debería consultar las secciones de las Normas y Lineamientos de Conducta
Empresarial tituladas "Sus relaciones con clientes, proveedores y terceros externos" y "Su
relación con los gobiernos", las cuales forman parte de esta política.
Sanciones
Así como el incumplimiento de esta política está sujeto a acciones disciplinarias, también existen
graves sanciones penales para la empresa y los individuos que sean condenados por un delito
de soborno. Si usted sabe, o sospecha, que se ha producido un caso de soborno, lo invitamos a
informarlo conforme al procedimiento detallado en las Normas y Lineamientos de Conducta
Empresarial de Sun Chemical.
15
Normas y Lineamientos de Conducta Empresarial
Sus relaciones con clientes, proveedores y terceros
externos
¿Cuál es la política para intercambiar regalos y asistir a eventos con terceros?
Es costumbre para las personas y compañías que hacen negocios mutuos intercambiar
pequeños regalos o invitar al otro a cenas de negocios y entretener el uno al otro. Lo apropiado
del intercambio (obsequio, cena o alguna forma de entretenimiento tal como un espectáculo
teatral o deportivo) depende de las circunstancias y costumbres en donde la persona está
ubicada. En general, la aceptación de tales artículos promocionales o la provisión de los mismos
es aceptable en la medida que se expone a continuación.
Dar: ¿Cuáles son las reglas para otorgar presentes o promocionar el negocio a clientes o
terceras partes?
Eventos auspiciados por la compañía, destinados a promocionar el negocio de ésta o que hacen
participar a un grupo pequeño de personas en cierto momento son aceptables. Algunos eventos,
tales como viajes, espectáculos deportivos, vacaciones, obsequios y promociones pueden ser
métodos efectivos si se hacen apropiadamente. Esto es altamente valioso para entablar sólidas
relaciones con terceras partes, y las actividades promocionales apropiadamente realizadas nos
ayudan a lograrlo.
Estos lineamientos aseguran la transparencia y propiedad de este proceso. En contraste,
proporcionar cualesquiera préstamos, sobornos, coimas, pagos, servicios gratuitos o artículos de
valor material a cualquier entidad o persona que hace o busca hacer negocios con la compañía
son considerados como soborno comercial y están prohibidos. En consecuencia, para garantizar
el acatamiento, la empresa prohíbe el pago u otorgamiento de un regalo, servicio o artículo
promocional directa o indirectamente a través de agentes o terceras partes, de valor significativo
(definido como USD 300 o más) a proveedores, clientes, clientes potenciales o sus agentes,
empleados, familiares o fiduciarios.
Se pueden hacer excepciones, pero ello requiere previa autorización escrita del Asesor Jurídico,
el Jefe Ejecutivo o Jefe Financiero. Se deben evitar en todo momento el dinero en efectivo o los
equivalentes a efectivo como obsequio. La empresa también prohíbe proporcionar cualquier
dinero en efectivo o el equivalente a efectivo u obsequios o entretenimientos lujosos (tales como
vacaciones pagadas, joyería, equipo deportivo caro, alojamiento o automóviles gratuitos) entre
otros o servicios de valor significativo a ninguna tercera parte, a menos que se obtenga
previamente una autorización escrita del Asesor Jurídico, el Jefe Ejecutivo o Jefe Financiero.
Recibir: ¿Cuáles son las reglas para recibir presentes o artículos de promoción de
proveedores o terceras partes?
La empresa prohíbe estrictamente que ningún empleado, agente, asesor o consultor de Sun
Chemical acepte o reciba directa o indirectamente cualquier obsequio, gratificación, o servicio de
valor más que simbólico (USD 50 o más) de los proveedores de la compañía, proveedores
potenciales, clientes, clientes potenciales o sus agentes, empleados, familiares o fiduciarios.
Se debe obtener la aprobación del Asesor Jurídico, el Jefe Ejecutivo o el Jefe Financiero para
aceptar cualesquiera ítem o servicio que tenga un valor superior a USD 50. Ningún empleado de
Sun Chemical está autorizado a aceptar dinero en efectivo o cualquier otro objeto de valor por
razón alguna de una tercera parte que tenga como obligación expresa o implícita que Sun
Chemical establecerá o mantendrá una relación de negocios con esa persona o un afiliado de
esa persona.
Los empleados de Sun Chemical pueden aceptar invitaciones a cenas de naturaleza modesta y
apropiada por parte de empresas y personas que realizan negocios o buscan hacer negocios con
nosotros mientras que se realicen sólo por la conveniencia de no dividir los gastos y la intención
sea compensar eventos recíprocos de naturaleza similar pagados por SunChemical. Se puede
aceptar la asistencia o participación en excursiones, espectáculos deportivos, entretenimientos y
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Normas y Lineamientos de Conducta Empresarial
otras actividades similares patrocinadas por proveedores, proveedores potenciales, proveedores
de servicios, proveedores potenciales de servicios, y otras terceras partes, si dichos eventos
están relacionados con el desarrollo de una relación comercial mutua entre las partes.
Sin aprobación escrita del Asesor Jurídico, el Jefe Ejecutivo o el Jefe Financiero, los empleados
de Sun Chemical no pueden aceptar un transporte gratuito, alojamiento gratuito, habitaciones de
hotel o viajes con gastos pagados en conexión con reuniones de negocios, seminarios u otros
eventos patrocinados o atendidos por proveedores actuales o potenciales, clientes actuales o
potenciales o sus agentes, empleados, familiares o fiduciarios. Es política de Sun Chemical que
sus empleados deben pagar sus propios viajes y gastos de alojamiento u hotel en todo momento.
Si el evento es valioso para la compañía, sus gastos serán asumidos por Sun Chemical, a menos
que el Asesor Jurídico, el Jefe Ejecutivo o el Jefe Financiero proporcionen aprobación.
Sun Chemical propicia la creación de relaciones con terceras partes, y esta política sirve para
garantizar que hacemos transparente el beneficio neto uniendo los costos a nuestras
actividades.
¿Cómo manejo las restricciones comerciales?
La capacidad de las empresas de Estados Unidos y la Unión Europea y sus subsidiarias y filiales
internacionales para comerciar en el mercado mundial está restringida por las regulaciones
emitidas por el gobierno federal de los Estados Unidos y los funcionarios de la Unión Europea.
Ejemplo: compañías de Estados Unidos; compañías que no son estadounidenses que tengan
ciudadanos estadounidenses como gerentes, funcionarios o directores; y todas las empresas
que utilicen materia prima o revendan productos estadounidenses tienen prohibido participar en
boicots económicos dirigidos contra países amigos o comerciar con ciertas compañías donde los
productos de Sun Chemical podrían ser vendidos a países sujetos a embargo.
¿Y las leyes antiboicot?
Las leyes antiboicot tienen la intención de evitar que las empresas apoyen un boicot impuesto por
un país contra otro. Muchos países en donde Sun Chemical hace negocios cuentan con estas
leyes. El gobierno de los Estados Unidos y los gobiernos europeos tienen leyes estrictas que
rigen estas acciones. Estas leyes prohíben a la compañía o a cualquiera de sus empleados
cooperar en boicots no autorizados al rechazar hacer negocios con cualquiera basándose en su
raza, religión o nacionalidad, O proporcionar información sobre estos asuntos a clientes o
posibles clientes.
Estas leyes también prohíben brindar información sobre las relaciones que la compañía pueda
tener con un país boicoteado. Según las regulaciones, las solicitudes de participación en un
boicot se deben reportar inmediatamente a las agencias de ejecución gubernamental apropiadas.
Dichas solicitudes pueden potencialmente ser halladas en casi cualquier documento comercial,
incluyendo contratos, solicitudes de oferta, cartas de crédito, órdenes de compra y cuestionarios
que buscan información sobre proveedores potenciales.
Usted debe estar alerta a las disposiciones que prohíben la importación de bienes de ciertos
países o que requieren envío de bienes en naves que pueden entrar en los puertos de países
particulares. Si algún documento contiene lenguaje que usted cree pueda estar relacionado con
boicot, acuda inmediatamente al Departamento Legal de Sun Chemical para solicitar asesoría y
asistencia antes de continuar con la transacción.
¿Cómo me afectan las regulaciones de comercio internacional?
El gobierno de los Estados Unidos y la Unión Europea y sus estados miembros tienen embargos
contra países a los que consideran "enemigos del estado". Estos son países que practican o
apoyan el terrorismo, violan estándares de derechos humanos o están comprometidos en otros
actos inaceptables. Como un buen ciudadano corporativo, Sun Chemical cumple estrictamente
con estos embargos. Por ejemplo, el Departamento de Comercio y el Departamento del Tesoro
de los Estados Unidos regulan, y en algunos casos prohíben, comerciar con varios países fuera
de los Estados Unidos.
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Normas y Lineamientos de Conducta Empresarial
Actualmente los Estados Unidos mantienen amplias restricciones económicas contra Cuba, Irán,
Corea del Norte, Sudán y el Talibán, incluyendo áreas controladas por talibanes. Asimismo los
Estados Unidos siguen manteniendo embargos de armas y otros de tipo limitado en Liberia,
Ruanda, Siria, Somalia y la República Federal de Yugoslavia (Serbia y Montenegro) y embargos
de armamento y otras mercancías contra UNITA (en Angola). Además los Estados Unidos
mantienen una prohibición contra nuevas inversiones en Myanmar (Birmania).
Estas prohibiciones también son aplicadas a las filiales internacionales de las empresas de
Estados Unidos que utilizan como materia prima o revenden productos estadounidenses o que
cuentan con ciudadanos estadounidenses en sus directorios o en posiciones administrativas. El
comercio con estos países o entidades puede someter a la empresa a penas severas. Usted
debe discutir sus intenciones con el Departamento Legal de Sun Chemical antes de iniciar o
establecer cualquier contacto comercial directa o indirectamente a través de agentes, corredores
o distribuidores, con cualquiera de estos países. El Departamento Legal de Sun Chemical puede
asistirlo en la obtención de información específica en cuanto a embargos.
Además el Departamento de Comercio de los Estados Unidos regula la exportación de bienes,
servicios y tecnología a países que no son Estados Unidos. Estos controles se concentran más
en el tipo de bienes, servicios y tecnología que se exportan que en el país al cual se exportan.
Reglas similares a las regulaciones de embargo relacionadas con transferencia de tecnología y
bienes sensibles, incluyendo varios químicos y preparados químicos, restringen la venta o
transferencia fuera de Estados Unidos de estos ítems.
Se debe tener cuidado al determinar si la información técnica o bienes de alta tecnología de
origen estadounidense pueden o no ser vendidos o transferidos a sitios que no son
estadounidenses. Puesto que las leyes en esta área están cambiando constantemente, usted
debe consultar con el Departamento Legal de Sun Chemical antes de hacer negocios que
incluyan la venta y exportación de bienes hechos en u originarios de Estados Unidos, incluyendo
la incorporación de estos bienes en los productos de fabricación local para un país o entidad
embargado, ya sea directamente o a través de agentes, distribuidores o corredores en terceros
países.
La Unión Europea y sus estados miembros mantienen embargos y sanciones comerciales
relacionadas al comercio con varios países. Una lista actualizada de todos los requerimientos
actuales se mantienen www.eurunion.org/legislat/sanctions.htm.
Algunas sanciones son mantenidas para bienes específicos y para compradores específicos,
tales como usuarios relacionados a los militares, contra Angola / Unita, Bosnia Herzegovina,
Birmania / Myanmar, Congo/ Zaire, Croacia, Haití, Liberia, ex República Yugoslava de
Macedonia, Sierra Leona, Sudán y Talibán / Al Qaeda y Zimbabwe.
La Unión Europea también hace cumplir la ley de bloqueo contra los Estados Unidos con
respecto a comerciar con Cuba, Irán y Libia. En resumen, las empresas e individuos que son
residentes de países de la Unión Europea están prohibidos de cumplir con las sanciones de los
Estados Unidos contra Cuba e Irán. Sin embargo se debe tener cuidado al realizar cualquier
transacción con Cuba, puesto que los ciudadanos estadounidenses y personas que viajan a los
Estados Unidos pueden ser arrestados y procesados por permitir, facilitar o realizar comercio con
Cuba. Los residentes de la Unión Europea y sus familiares directos pueden quedar
permanentemente prohibidos de ingresar a los Estados Unidos por dicha participación. Las
empresas que tienen ciudadanos estadounidenses como funcionarios, gerentes o directores, o
que venden productos elaborados en los Estados Unidos a Cuba e Irán, pueden hacer que sus
empleados o afiliados estadounidenses sean acusados en los EE.UU.
Nuevamente, como las prohibiciones y sanciones pueden variar en alcance o enfoque
rápidamente y sin notificación, la mejor opción es consultar con el Departamento Legal de Sun
Chemical antes de iniciar un negocio que incluya cualquiera de los países mencionados
anteriormente.
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Normas y Lineamientos de Conducta Empresarial
¿Cuál es nuestra política de pago de descuentos y reintegro?
El pago de cualquier honorario, descuento, pre-rebaja, rebaja o reintegro, u otro pago de
cualquier tipo a cualquier cliente, proveedor, distribuidor, agente, consultor o sus funcionarios,
directores, empleados o partes relacionadas (cada una de estas personas o entidades se
denominará de ahora en adelante como la "Persona") puede realizarse únicamente de acuerdo
con las siguientes condiciones:
El pago de cualquier descuento, rebaja u otro reembolso importante u otro pago pueden
solamente realizarse mediante:
•
La emisión de un crédito a la cuenta de cliente de Sun Chemical de la persona, la cual es
mantenida en el curso ordinario de negocios con un cliente o proveedor;
•
La emisión de un cheque de Sun Chemical, que se extiende a la Persona con quien Sun
Chemical mantiene una relación comercial y a quien se debe el pago como resultado de
tratos comerciales específicos;
•
Una transferencia bancaria electrónica de Sun Chemical, pagadera a la cuenta bancaria en
el país en el cual la Persona hace negocios con Sun Chemical.
No se permite ningún otro método de pago. En particular, ningún pago en efectivo o ítems en
lugar de dinero en efectivo, transferencias a cuentas offshore, ciegas o de terceras partes;
sobrefacturación seguida de reintegros o pagos de sobrecargo; pagos a cuentas individuales de
propietarios, funcionarios o directores cuando la relación comercial se realiza con una entidad
corporativa; u otros medios que inadvertidamente podrían ser utilizados por terceros para ocultar
o disfrazar un pago, utilizados o empleados para completar un pago para evitar la política de la
compañía.
El pago sólo debe ser realizado por la compañía de Sun Chemical con quien la Persona mantiene
su cuenta o para quien la Persona realiza un servicio o provee productos.
En caso que la Persona indique que Sun Chemical realice el pago a una empresa subsidiaria o
afiliada de la Persona o a cualquier otra entidad o individuo que no sea la Persona en sí, no se
debe realizar pago alguno a dichas entidades o individuos a menos que Sun Chemical reciba una
autorización por escrito e instrucciones de la Persona para que realice dicho pago, y dicha
autorización deberá estar en papel membretado de la Persona y firmada por un funcionario,
gerente o director de la Persona que tenga evidente autoridad para firmarla. La aprobación de tal
pago debe obtenerse previamente por escrito del Jefe de Finanzas.
El pago de cualquiera y todos los descuentos, rebajas u otros reembolsos o pagos a cualquier
Persona debe contar con una previa autorización escrita del Jefe de Finanzas o su designado.
Cualquier pregunta que se presente con respecto a los pagos debe remitirse al Asesor Jurídico o
el Jefe de Finanzas.
¿Cuáles son los requerimientos para la documentación y mantenimiento de registros?
Todos los pagos, gastos y otras transacciones financieras realizadas en nombre de Sun
Chemical deben ser aprobados, registrados y realizados con la intención, entendimiento y
conocimiento de que todo el monto de dicho pago va a ser usado únicamente para los fines
descritos en los documentos de sustentación del pago. Todos los recibos y desembolsos deben
describirse de manera completa y exacta en los libros y registros de la compañía y deben estar
respaldados por la documentación apropiada que describa apropiadamente los propósitos de
dichos recibos y desembolsos.
También se requiere la estricta observación de los procedimientos establecidos y políticas de la
compañía para abrir y cerrar cuentas bancarias y establecer la autoridad apropiada del firmante,
para garantizar el control adecuado en los desembolsos de fondos.
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Normas y Lineamientos de Conducta Empresarial
¿Cuáles son las prácticas aceptadas con respecto a las leyes antimonopolio /
competencia?
La mayoría de los países tienen leyes que rigen las relaciones vendedor / cliente, especialmente
si el cliente ofrece los productos para reventa como un distribuidor. La venta por debajo del costo
o el comprometerse en prácticas de fijación de precios que pretenden limitar la capacidad de los
clientes para competir, son por lo general actividades ilegales. Al tratar con los clientes, se deben
evitar las siguientes prácticas y se debe buscar asesoría legal antes de aceptar o comprometerse
en la implementación de cualquier programa para promover estas prácticas:
Mantenimiento de precio de reventa: Está prohibido solicitar a cualquier cliente que compra
productos para reventa que venda los productos a un precio específico o no venda por debajo de
un precio establecido.
Restricciones en la reventa: Está prohibido establecer restricciones en los términos o
condiciones de reventa a menos que se trate por razones comerciales legítimas. Las
restricciones geográficas, prohibiciones de ventas a ciertos clientes, acuerdos para no competir y
similares, son todas prácticas sospechosas y deben ser revisadas minuciosamente por el asesor
jurídico antes de realizar cualquier contrato.
Atadura: Los productos pueden estar "empaquetados" en conjunto para la venta mientras los
componentes individuales también se ofrecen por separado a precios razonables. Está prohibido
exigir al cliente adquirir un producto o servicio para ser elegible para comprar otro producto o
servicio.
Discriminación de precios: Las diferencias legales en términos de precio de venta basadas en
diferencias por volumen, cantidad, rendimiento, requerimientos especializados y otros factores
que justifican diferencias en precios son aceptadas. Esta es la base del valor diferenciante para
el cliente, y es una parte fundamental del marketing y las ventas. Por otro lado, está prohibido
vender los mismos productos a clientes que compiten unos contra otros en los mismos mercados
por el mismo negocio en términos de venta y precios diferentes. Esta área de las leyes es muy
compleja y las preguntas relacionadas a las ventas que pueden favorecer o no a un cliente sobre
otro, o donde ambos clientes compiten por el mismo negocio, se deben tratar con un asesor
jurídico.
¿Cuáles son las normas que rigen mi relación con los competidores?
La interacción con los competidores es un aspecto importante del negocio. Competir con energía
no significa que se deben dejar de lado las áreas de cooperación e interés legítimo. Trabajar con
los competidores, a través de normas comerciales, organizaciones de caridad y educativas, es
alentador y útil. Sin embargo, debemos asegurarnos que nuestros contactos con los empleados
de los competidores sean éticos y legales.
¿Qué es la limitación del comercio?
Las leyes antimonopolio y de competencia restringen en casi todos los países los tipos de
acuerdos que pueden realizarse entre competidores. La intención de restringir el comercio o la
competencia de precios es ilegal. Además la participación en discusiones sobre dichas
restricciones, incluso si las acciones que se discutieron nunca se llevaron a cabo o no son
exitosas, es ilegal como conspiración para restringir el comercio. Ejemplos de acuerdos ilegales
con los competidores, incluyen:

Fijación de precios, términos relacionados a los precios, descuentos u otras condiciones
tales como términos de crédito y pago, rebajas, productos o servicios gratuitos o envíos.

Distribuir volúmenes, clientes o territorios de venta, o acuerdos para no buscar ventas en
ciertos mercados o con clientes específicos o en ubicaciones específicas.

Restringir el desarrollo o producción de productos.
20
Normas y Lineamientos de Conducta Empresarial

Negarse a tratar con clientes o proveedores particulares o dirigir negocios hacia
proveedores favorecidos específicos.

Establecer cualquier tipo de arreglo de cartel para la compra o venta de suministros o
productos o participar en transacciones comerciales grupales.
Las violaciones de las leyes con respecto a la competencia son extremadamente serias. Puesto
que los acuerdos pueden deducirse sólo a partir de la participación en las discusiones sobre
dichos temas o incluso por escucharlos de manera pasiva cuando los competidores están
presentes, usted nunca debe discutir precios específicos, clientes o proveedores o planes de
producción con empleados de un competidor. Si asiste a cualquier evento en donde el
competidor está presente y se discutan temas ilegales, usted inmediatamente debe insistir en
que se detenga la conversación o debe dejar el lugar en donde se realiza dicha conversación. En
caso que se compruebe la violación de la ley, las consecuencias ello pueden significar multas o
procesos legales hasta prisión para usted y multas considerables para Sun Chemical.
¿Cuáles son las normas que rigen la información competitiva?
La información competitiva obtenida de manera legal es importante para que Sun Chemical
pueda mantenerse sólida en el mercado donde brinda servicios. Investigación de mercado, la
evaluación y prueba de productos, estudio de información públicamente disponible, incluyendo
información públicamente brindada por los competidores, y el uso de asesores terceros para
obtener información sobre los mercados e industrias en las que trabajamos, son herramientas
empresariales legítimas.
Sin embargo, está prohibido obtener la información a través de medios poco éticos o ilegales
tales como espionaje industrial, acceso indebido, robo, soborno a los empleados de la
competencia o el uso de cualquier método ilegal para obtener información confidencial sobre un
competidor. Si recibe o sabe de cualquier información que podría obtenerse por medios poco
éticos o ilegales, comuníquese inmediatamente con el Departamento Legal de Sun Chemical.
¿Qué es el descrédito?
La reputación de una compañía es un elemento muy valioso. El descrédito es una acción que
realiza una persona con el propósito de dañar la reputación de una compañía, sus productos,
negocios, administración o empleados, o hacer que se tenga un falso concepto de ellos. Usted no
debe prestar declaraciones falsas o engañosas fuera de la empresa sobre los productos, la
administración, el funcionamiento de la competencia o cualquier otro aspecto de dicha compañía.
Cualquier declaración que haga debe ser verdadera, basada en los hechos y datos pertinentes.
En ningún caso debe comentar o especular sobre la reputación comercial, el estado financiero o
los problemas legales de cualquier compañía.
21
Normas y Lineamientos de Conducta Empresarial
Su Relación con los Gobiernos
Sun Chemical cree en mantener buenas relaciones con los diferentes gobiernos y agencias que
regulan sus prácticas y operaciones comerciales. Sin embargo, esto debe realizarse en todo
momento en estricto cumplimiento de todas las leyes aplicables y de la política de honestidad e
integridad de Sun. Es importante no sólo cumplir con las leyes aplicables sino también establecer
y mantener relaciones de confianza y cooperación entre Sun Chemical y los funcionarios
gubernamentales con quienes tratamos.
¿Cómo protegen los empleados de Sun Chemical el medio ambiente, la salud y la
seguridad de los demás empleados?
Sun Chemical está comprometido a proteger y mantener la calidad del medio ambiente,
promover la salud y seguridad de los empleados, clientes y comunidades en donde opera, y a
acatar todas las leyes aplicables que rigen los asuntos de medio ambiente, salud y seguridad. Se
espera que los empleados apoyen este compromiso al:

Operar en plena conformidad tanto con la letra como con el espíritu de las leyes y
reglamentos sobre medio ambiente, salud y seguridad y las políticas de la compañía.

Promocionar la seguridad de los empleados y operaciones como un objetivo principal de
la empresa para disminuir los daños y los costos asociados a éstos hasta que sean tan
próximos como sea posible a cero.

Implementar constantemente las normas de la empresa para proteger el medio ambiente
y prevenir daños personales o pérdidas materiales.

Reportar inmediatamente a los supervisores cualquier violación del medio ambiente,
salud o seguridad.

Cooperar con los gobiernos federales, estatales y locales en el análisis de problemas del
medio ambiente, encontrar soluciones para los problemas de medio ambiente, salud y
seguridad, y ayudar a prevenir la aparición de problemas del medio ambiente.

Responder rápida y efectivamente a incidentes ambientales que comprometan las
instalaciones, equipos o productos de Sun Chemical que están bajo nuestro control.

Mantener programas de monitoreo ambiental corporativo y divisional para garantizar el
cumplimiento con las políticas de Sun Chemical sobre las exigencias gubernamentales,
actividades comunitarias del "buen vecino", conservación de recursos naturales y
disminución de los desechos.

Identificar oportunidades para mejorar los programas de medio ambiente, salud y
seguridad y el rendimiento.

Estar preparado para implementar planes de preparación de emergencia, en caso de ser
necesario,

Desarrollar e implementar programas de manejo de desechos incluyendo conservación
de recursos y disminución de desechos, reciclaje, recuperación y métodos de
tratamiento.
Reportes sobre cualquier problema real o posible del medio ambiente, salud y seguridad, o
cualquier pregunta sobre las responsabilidades de los empleados o políticas de la empresa en
estas áreas deben ser dirigidos inmediatamente a su supervisor o Vicepresidente de la Empresa,
Asuntos Ambientales.
22
Normas y Lineamientos de Conducta Empresarial
¿Cuándo son inapropiados los obsequios y pagos a funcionarios gubernamentales y
contratistas gubernamentales?
Está terminantemente prohibido para cualquier empleado de Sun Chemical hacer u ofrecer hacer
cualquier pago u obsequio a cualquier empleado gubernamental o empleado de contratista
gubernamental, incluidos pagos de facilitación, por más que sean pequeños. Por ejemplo,
incluso proporcionar gratificaciones simbólicas o cenas baratas a un funcionario de adquisiciones
del gobierno podría ser ilegal o inapropiado. Cantidades menores a USD 10 podrían ser vistas
por algunas agencias de aplicación de la ley como inapropiadas y podrían interpretarse como
soborno o coima. Estas leyes se aplican de manera estricta y las penalidades son severas tanto
para la empresa como para los individuos involucrados.
¿Cuáles son las normas para otorgar o recibir pagos y obsequios de los funcionarios de
gobierno?
Está absolutamente prohibido otorgar, prestar, ofrecer, prometer, recibir o aceptar una solicitud
de cualquier objeto de cualquier valor bajo la modalidad de soborno, rebaja, obsequio,
gratificación, pago de facilitación o coima, a cualquier funcionario gubernamental o público o del
mismo. Esta ley se aplica a las personas que actúan a nombre de Sun Chemical en cualquier
parte del mundo e incluye entregar cualquiera de los beneficios mencionados anteriormente a un
funcionario público extranjero o recibirlos de parte de éste.
La cobertura de esta ley es más amplia de lo que parece a primera vista y se aplica de igual
manera a otras personas que no son necesariamente consideradas como funcionarios
gubernamentales, tales como miembros de comités u organizaciones internacionales, así como
directores, funcionarios o empleados de empresas comerciales del gobierno o controladas por
éste o familiares de cualquiera de estas personas.
En resumen, la política de Sun es que está absolutamente prohibido ofrecer, prometer, recibir u
otorgar cualquier pago u otro objeto de valor, incluyendo entretenimientos o cenas, por más que
sea insignificante, directa o indirectamente, para o de cualquier funcionario gubernamental, otras
personas relacionadas al gobierno tal y como se ha descrito anteriormente, o candidatos a
puestos políticos o cualquiera de sus parientes con la intención de influenciar en una decisión o
acción de dicho funcionario o persona para obtener o retener ventajas comerciales o de
negocios.
¿Puedo realizar una contribución política?
Sun Chemical alienta a sus empleados y a la compañía a que participen en el proceso político
dentro de los límites de las leyes de financiamiento de campaña y ética. Los empleados son
libres de realizar contribuciones políticas o comunicar sus opiniones personales a los
funcionarios elegidos. La compañía participa en el proceso político y puede realizar
contribuciones dentro de los límites de las leyes y regulaciones aplicables. La empresa no solicita
ni ordena contribuciones políticas individuales ni tampoco reembolsará al empleado que las
realiza. Sin embargo, es importante distinguir entre las actividades políticas personales y
corporativas.
Es contra la ley en los Estados Unidos que las corporaciones contribuyan de manera directa con
fondos o que proporcionen cualquier cosa de valor, incluyendo servicios, instalaciones o tiempo
de empleado a cualquier candidato o campaña para un puesto federal o a cualquier comité o
grupo de interés político que busque influenciar a los electores en la elección federal. Se debe
obtener la aprobación del Asesor Jurídico, Jefe Ejecutivo o Jefe Financiero para utilizar o donar
fondos de la compañía, bienes, servicios o inmuebles o el nombre de la compañía a favor de o en
beneficio de un partido político, grupo con interés político o candidato a algún puesto político.
¿Cuáles son las normas que rigen el lavado de dinero y el antiterrorismo?
Según las leyes recientemente promulgadas en los Estados Unidos y en muchos de los países
de la Unión Europea y la OECD, se están realizando esfuerzos para detener las transacciones
23
Normas y Lineamientos de Conducta Empresarial
financieras ilegales que involucran el uso de países con un régimen tributario especial, cuentas
bancarias secretas y sociedades ficticias para "lavar" dinero obtenido en transacciones ilegales,
tales como soborno corporativo, esquemas de evasión de impuestos y tráfico de drogas. Además,
se está combatiendo la disponibilidad de fondos para las organizaciones internacionales del
terrorismo a través de la imposición de sanciones económicas y rastreo de pagos internacionales
e identificación de organizaciones intermediarias que apoyan actividades terroristas.
Además de las prohibiciones generalizadas en comercio con ciertos países, discutidas en un
inicio, está prohibido negociar con una lista específica de personas y empresas que apoyan
actividades terroristas. Los empleados de Sun Chemical tienen prohibido contratar, iniciar,
facilitar o completar cualquier transacción con cualquier persona o entidad de la lista de
Organizaciones Extranjeras de Terrorismo o Terroristas Mundiales Especialmente Designados.
Estas listas, que se actualizan cada mes, se publican en las páginas web del Departamento del
Tesoro Público de los Estados Unidos (www.ustreas.gob -luego ingrese a la Oficina de Control
de Bienes Extranjeros en el mapa del sitio); las Naciones Unidas; la Unión Europea y el Banco de
Inglaterra. Las violaciones de las leyes antiterroristas involucran severas penas criminales tanto
para Sun Chemical como para las personas involucradas, incluyendo en los Estados Unidos, la
cadena perpetua y en algunos casos la pena de muerte.
Recibir, pagar o transferir dinero en efectivo o sus equivalentes (cheques, transferencias
bancarias, letras de cambio, letras de crédito, etc.) de personas o entidades en cualquier parte
del mundo por cualquier cantidad donde la contraparte y sus beneficiarios no sean conocidos a
Sun Chemical, podrían exponer a Sun Chemical a correr el riesgo de ayudar o facilitar
actividades del lavado de dinero, que en la mayoría de los países es un delito penal.
Se debe tener mucho cuidado para garantizar que las transacciones financieras se lleven a cabo
sólo con entidades comerciales legítimas, y bancos e instituciones financieras de confianza.
Transacciones realizadas con o a través de intermediarios, partes anónimas o "entidades
desconocidas" (aquellas que no han tenido una relación previa y su propiedad o control no se
identifican fácilmente) deben ser investigadas completamente antes de completar cualquier
transacción para asegurarse de que Sun Chemical no está siendo utilizada como intermediario
para el lavado de dinero o apoyo al terrorismo.
24
Normas y Lineamientos de Conducta Empresarial
Abuso de Información Privilegiada
¿Cuáles son las normas que rigen el Abuso de Información Privilegiada?
"Abuso de Información Privilegiada" es la compra, venta u otro tipo de tratos en valores públicos
(acciones, bonos, opciones, opciones de venta, dividendos pasivos, etc.) de una compañía que
cotiza en bolsa a través de personas que están empleadas por dicha empresa o tienen una
relación confidencial con la misma, y que reciben o tienen acceso a información importante sobre
la compañía antes de que la información sea puesta a disposición del público en general.
Entre las personas incluidas en las leyes de transacción interna se encuentran los empleados de
subsidiarias de la empresa que cotiza en bolsa, tal como todos los empleados de Sun Chemical,
en relación con DIC Corporation, una empresa en bolsa, y asesores, auditores, abogados y otros
funcionarios que mantienen relaciones confidenciales con Sun Chemical o DIC.
Debido a que los hechos importantes podrían relacionarse con las subsidiarias de las compañías
que cotizan en bolsa, el conocimiento de información privada importante sobre Sun Chemical, en
caso de utilizarse para realizar transacciones en los valores de DIC, es una violación de las leyes
de abuso de información privilegiada. Durante su período de trabajo en Sun Chemical, usted
puede ganar acceso a información sobre Sun Chemical, DIC, otro grupo de las empresas de DIC
u otras empresas que cotizan en bolsa que no se encuentra disponible al público. Los empleados
de Sun Chemical no deben utilizar dicha información cuando toman decisiones de inversión para
ellos mismos u otras personas. La inversión en función a dicha información privada podría
constituir un "Abuso de Información Privilegiada" y podría someterlo a responsabilidades civiles o
penales. Dicha información debe mantenerse como confidencial en todo momento hasta que la
empresa para quien dicha información es importante, la revele al público. Comentar a otra
persona dicha información, que posteriormente permite que esa otra persona tome una decisión
para invertir también es ilegal y es considerado como abuso de información privilegiada. Tanto
usted como la otra persona podrían estar sujetos a penas civiles y penales por dichas
actividades.
Los empleados de Sun Chemical deben tomar todos los pasos apropiados, incluyendo consultar
con el Jefe Financiero y el Asesor Jurídico, antes de realizar una compra o venta de acciones de
DIC o sus otros valores, o cualquier valor de otras empresas que cotizan en bolsa que tengan
una relación empresarial con DIC, Sun Chemical u otro miembro del grupo DIC, basándose en
información que podría considerarse como confidencial, importante y privada.
El Código de Conducta "DIC WAY"
El grupo DIC, del que forma parte Sun, ha establecido un Código de Conducta para todas las
empresas del grupo DIC. Este Código es pertinente para todos los empleados, funcionarios y
directores de Sun Chemical, y también para los empleados temporales, empleados desplazados,
empleados de media jornada, asesores, agentes y otros representantes que actúan en nombre
de Sun Chemical. Todas las medidas y decisiones comerciales de estas personas deben
ajustarse siempre a los principios establecidos en el Código de Conducta DIC WAY, y a las
Normas y Lineamientos de Conducta Empresarial de Sun Chemical.
Encontrará el Código de Conducta DIC WAY en el Portal de Sun Chemical, en la sección de
Asuntos legales y Etica (Legal and Ethics) de las comunidades de Sun Chemical. DIC y Sun
requieren que todos y cada uno de los empleados que reciban una copia de las Normas y
Lineamientos de Conducta Empresarial confirmen y devuelvan una certificación donde conste
que han leído y comprenden el Código de Conducta DIC WAY y las Normas y Lineamientos de
Conducta Empresarial de Sun Chemical cuando se les solicite hacerlo.
25
Normas y Lineamientos de Conducta Empresarial
Dónde hallar información (Índice)
PÁGINA
Abuso de información
privilegiada
Acoso sexual
Anticorrupción
Asesor Jurídico
Código de Conducta ‘‘DIC
Way’’
Coimas
Comercio internacional
Compañía global
Contratación
Conflictos de interés
Contribuciones políticas
Cooperación
Correo de voz
Correo electrónico
Cumplimiento
Datos
Departamento de Comercio
Descrédito
Dignidad
Discriminación
Discriminación de precios
Embargos
Equipos
Gobiernos
Gratificaciones
Igualdad de oportunidades
Información competitiva
Información confidencial
Integridad
Internet
Investigación
Jefe Ejecutivo
Jefe Financiero
Lavado de dinero
Leyes antiboicot
Leyes antimonopolio/de la
competencia
Limitación del comercio
Listas de clientes
Lo básico de la conducta
empresarial
Maquinaria
Medio ambiente
Multas
Prisión
Privacidad
2,25
8
14
1,6,7,11,16,17,19,20,23,25
25
PÁGINA
Regalos
Registros electrónicos
Respeto
Responsabilidad
16
17
5
8
10
23
7
9,11
7,9,12,13
6
12,13,21
17
21
2,3,5
5,8,20
20
17,18
14
2,5,15,17,22
5,23
8
21
11
1,3,11,22
12,13
3,7,21
7
7
24
17
20
20
11
5
12
4,5,22
11,21
11,21
2,5,9,11
26
Normas y Lineamientos de Conducta Empresarial
16
11,12
3,8
3,10
SunChemical
www.sunchemical.com
© Sun Chemical Corporation 2011