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MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES PROGRAMA COMPUTADORES PARA EDUCAR ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA CONTRATAR EL SERVICIO DE TRANSPORTE DE TERMINALES PARA ACCESO A INTERNET DEL PROGRAMA COMPUTADORES PARA EDUCAR PARA LAS VIGENCIAS 2015 A 2018 MARZO DE 2015 BOGOTA TABLA DE CONTENIDO 1 Generalidades de computadores para Educar ............................................................................ 5 2 Justificación ................................................................................................................................. 6 3 Objeto.......................................................................................................................................... 7 4 Especificaciones técnicas ............................................................................................................ 8 4.1 Quienes pueden participar.................................................................................................. 8 4.2 Requisitos de experiencia ................................................................................................... 8 4.3 Regionalización.................................................................................................................... 8 4.4 Transporte de soluciones tecnológicas ............................................................................. 10 4.4.1 Descripción de los bienes a transportar .................................................................... 11 4.4.2 Empaque y especificaciones de los bienes a transportar ......................................... 12 4.4.3 Características del servicio de transporte de soluciones tecnológicas ..................... 13 4.4.4 Zonificación y plazos de entrega ............................................................................... 19 4.4.5 Alcance de los servicios ............................................................................................. 21 4.5 Transporte de terminales en desuso (Retoma)................................................................. 23 4.5.1 Descripción de los bienes a transportar .................................................................... 23 4.5.2 Empaque y especificaciones de los bienes a transportar ......................................... 23 4.5.3 Características del servicio de transporte ................................................................. 23 4.5.4 Esquema de seguimiento a las retomas.................................................................... 27 4.5.5 Zonificación y plazos de entrega ............................................................................... 28 4.5.6 Alcance de los servicios de transporte de Retoma ................................................... 29 4.6 Transporte de terminales en garantía............................................................................... 32 4.6.1 Descripción de los bienes a transportar .................................................................... 33 4.6.2 Empaque y especificaciones de los bienes a transportar ......................................... 34 4.6.3 Características del servicio de transporte de elementos en garantía ....................... 34 4.6.4 Zonificación y plazos de entrega ............................................................................... 40 4.6.5 Alcance de los servicios del transporte de garantías ................................................ 44 4.7 Especificaciones transversales .......................................................................................... 50 4.7.1 Actividades de seguridad y salud ocupacional .......................................................... 50 4.7.2 Cumplimiento normas de tránsito legales colombianas ........................................... 50 4.7.3 Seguros ...................................................................................................................... 50 4.7.4 Acuerdos de nivel de servicio y medidas compensatorias ........................................ 51 4.8 Lugar y plazo de ejecución ................................................................................................ 54 4.9 Comunicaciones ................................................................................................................ 54 4.10 Infraestructura mínima ..................................................................................................... 54 4.11 Equipo de trabajo requerido ............................................................................................. 55 4.12 Sistema de precios ............................................................................................................ 56 4.13 Forma de pago .................................................................................................................. 57 4.14 Supervisión del contrato ...................................................... ¡Error! Marcador no definido. 4.15 Garantías ........................................................................................................................... 57 Índice de gráficos GRÁFICA Nº 1 REGIONALIZACIÓN .................................................................................................................. 9 Índice de tablas TABLA Nº 1 DETALLE REGIONALIZACIÓN POR DEPARTAMENTOS ................................................................... 10 TABLA Nº 2 MODALIDADES DE ENTREGA ......................................................................................................... 13 TABLA Nº 3 ZONIFICACIÓN ............................................................................................................................... 19 TABLA Nº 4 PLAZOS DE ENTREGA SOLUCIONES TECNOLÓGICAS ..................................................................... 20 TABLA Nº 5 MATRIZ DE ZONIFICACIÓN Y PLAZOS DE ENTREGA DE SOLUCIONES TECNOLÓGICAS ................. 20 TABLA Nº 6 CANTIDAD DE SOLUCIONES TECNOLÓGICAS A TRANSPORTAR R1 ............................................... 21 TABLA Nº 7 CANTIDAD DE SOLUCIONES TECNOLÓGICAS A TRANSPORTAR R2 ............................................... 21 TABLA Nº 8 CANTIDAD DE SOLUCIONES TECNOLÓGICAS A TRANSPORTAR R3 ............................................... 22 TABLA Nº 9 CANTIDAD DE SOLUCIONES TECNOLÓGICAS A TRANSPORTAR R4 ............................................... 22 TABLA Nº 10 MATRIZ DE ZONIFICACIÓN Y PLAZOS DE RECOGIDA DE RETOMA .............................................. 28 TABLA Nº 11 CANTIDAD DE RETOMAS A TRANSPORTAR R1 ............................................................................ 30 TABLA Nº 12 CANTIDAD DE RETOMAS A TRANSPORTAR R2 ............................................................................ 30 TABLA Nº 13 CANTIDAD DE RETOMAS A TRANSPORTAR R3 ............................................................................ 31 TABLA Nº 14 CANTIDAD DE RETOMAS A TRANSPORTAR R4 ............................................................................ 32 TABLA Nº 15 PLAZOS DE RECOGIDA DE GARANTÍAS ........................................................................................ 41 TABLA Nº 16 MATRIZ DE ZONIFICACIÓN Y PLAZOS DE RECOGIDA DE GARANTÍAS .......................................... 41 TABLA Nº 17 PLAZOS DE DESPACHO DE GARANTÍAS ....................................................................................... 42 TABLA Nº 18 MATRIZ DE ZONIFICACIÓN Y PLAZOS DE DESPACHO DE GARANTÍAS ......................................... 42 TABLA Nº 19 PLAZOS DE ENTREGA PARA EL REEMPLAZO ................................................................................ 42 TABLA Nº 20 PLAZOS DE RECOGIDA DEL REEMPLAZO ..................................................................................... 43 TABLA Nº 21 MATRIZ DE ZONIFICACIÓN Y PLAZOS DE ENTREGA PARA EL REEMPLAZO.................................. 43 TABLA Nº 22 MATRIZ DE ZONIFICACIÓN Y PLAZOS DE RECOGIDA DEL REEMPLAZO ....................................... 43 TABLA Nº 23 CANTIDAD DE RECOLECCIÓN DE GARANTÍAS A TRANSPORTAR R1 ............................................ 44 TABLA Nº 24 CANTIDAD DE DESPACHO DE GARANTÍAS A TRANSPORTAR R1 ................................................. 44 TABLA Nº 25 CANTIDAD DE REEMPLAZOS DE GARANTÍAS A TRANSPORTAR R1 ............................................. 45 TABLA Nº 26 CANTIDAD DE RECOLECCIÓN DE GARANTÍAS A TRANSPORTAR R2 ............................................ 46 TABLA Nº 27 CANTIDAD DE DESPACHO DE GARANTÍAS A TRANSPORTAR R2 ................................................. 46 TABLA Nº 28 CANTIDAD DE REEMPLAZOS DE GARANTÍAS A TRANSPORTAR R2 ............................................. 47 TABLA Nº 29 CANTIDAD DE RECOLECCIÓN DE GARANTÍAS A TRANSPORTAR R3 ............................................ 47 TABLA Nº 30 CANTIDAD DE DESPACHO DE GARANTÍAS A TRANSPORTAR R3 ................................................. 48 TABLA Nº 31 CANTIDAD DE REEMPLAZOS DE GARANTÍAS A TRANSPORTAR R3 ............................................. 48 TABLA Nº 32 CANTIDAD DE RECOLECCIÓN DE GARANTÍAS A TRANSPORTAR R4 ............................................ 49 TABLA Nº 33 CANTIDAD DE DESPACHO DE GARANTÍAS A TRANSPORTAR R4 ................................................. 49 TABLA Nº 34 CANTIDAD DE REEMPLAZOS DE GARANTÍAS A TRANSPORTAR R4 ............................................. 50 TABLA Nº 35. ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO Y MEDIDAS COMPENSATORIAS .......................................... 51 TABLA Nº 36. PERFIL Y EXPERIENCIA EQUIPO MÍNIMO DE TRABAJO............................................................... 55 1 GENERALIDADES DE COMPUTADORES PARA EDUCAR Computadores para Educar es una asociación sin ánimo de lucro creada en el año 2000, a partir de los lineamientos de política del documento Conpes 3063 del 23 de diciembre de 1999, y lo establecido en el Decreto 2324 del 9 de noviembre del 2000. Sus asociados son: la Presidencia de la República, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, el Fondo TIC, el Ministerio de Educación Nacional y el Sena. Es una entidad pública de segundo orden, autónoma, con personería jurídica, patrimonio independiente, con órganos de dirección y control propios, vigilada por la Contraloría General de la República y el 100% de sus recursos provienen del Fondo de TIC. La Asamblea General de Socios, reunida en enero de 2010, le otorgó a esta Asociación 10 años adicionales para seguir llevando las TIC a la educación pública básica y media. Por su parte, el documento Conpes 3670 del 28 de junio de 2010 resalta el aporte de Computadores para Educar en la disminución de diferencias sociales y regionales, gracias a su gestión enfocada en cerrar la brecha digital y de conocimiento, y a la prevención y mitigación de impactos ambientales negativos. En cuanto a su misión, Computadores para Educar es una asociación de entidades públicas, que genera oportunidades de desarrollo para los niños y jóvenes colombianos, mejorando la calidad de la educación mediante la dotación de herramientas tecnológicas, la formación y acompañamiento a las comunidades educativas y la gestión ambiental e los equipos de cómputo en desuso. Lo anterior se realiza a partir del reuso tecnológico, el cual genera beneficios ambientales, económicos y educativos por medio de estrategias que incluyen la adquisición de equipos de cómputo, el acompañamiento educativo y la gestión de residuos electrónicos. Esta misión se enmarca en los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo; del Plan Vive Digital del ministerio TIC; y del Plan Sectorial de Educación del Ministerio de Educación Nacional. Computadores para Educar desarrolla su gestión a través de 3 líneas estratégicas: i) Acceso a TIC, ii) Apropiación pedagógica y iii) Aprovechamiento Ambiental. Mediante las cuales se entregan terminales en las sedes educativas, todas de carácter público; se forman maestros en el aprovechamiento efectivo de estas terminales para el mejoramiento de la calidad de la educación, para que puedan expandir las oportunidades de sus estudiantes; se capacitan usuarios de las bibliotecas y casas de cultura y padres de familia para apoyar los procesos de apropiación de las TIC en las comunidades beneficiadas; se retoman y demanufacturan computadores obsoletos; se valorizan corrientes limpias y se hace una gestión final de los residuos electrónicos, de una forma ambientalmente racional. Para esto se cuenta con centros de procesamiento de equipos en desuso en las plantas de Bogotá, Cali y Medellín; se adquieren computadores y terminales nuevos mediante procesos licitatorios públicos; se creó en 2007 el Centro Nacional de Aprovechamiento de Residuos Electrónicos (Cenare), que cuenta con su respectiva licencia ambiental; se cuenta con una Dirección Ejecutiva, una Gerencia de Planeación y Desarrollo, y Coordinaciones en las Áreas de Producción, Gestión de Instituciones Beneficiarias, Pedagogía, Monitoreo y Evaluación, Gestión Jurídica, Gestión Administrativa, Gestión Humana y Control Interno. La gestión con calidad que adelanta, permitió que en 2009 fuera certificado según las normas técnicas ISO 9001 y NTC GP 1000 como Programa que cumple con los más altos estándares en sus servicios, certificación que fue ratificada al finalizar el 2010 por la firma internacional SGS. Del mismo modo se procedió en normas complementarias como son la ISO 14000 y OHSAS 1800, por la contribución a la reducción de la brecha digital mediante la implementación de procesos confiables, seguros y ambientalmente responsables. Como resultado de la gestión adelantada entre 2000 y 2014 se han beneficiado cerca de 8.000.000 millones de niños y jóvenes de más de cerca de 43 mil sedes educativas, bibliotecas y casas de la cultura, con la entrega de más de 1.000.000 de terminales; se han formado más de 120.000 docentes en el aprovechamiento pedagógico de las TIC y se ha evitado que cerca de 300.000 computadores obsoletos contaminen el ambiente al recogerlos en donación, de estos se han demanufacturado cerca de 150.000 equipos y se han valorizado más de 3.000 toneladas de residuos electrónicos, optimizando en diferentes frentes las posibilidades que brinda la tecnología. Lo más importante es que toda esta gestión genera un verdadero impacto en el desarrollo del país, a través de la mejora en la calidad de la educación, lo cual fue demostrado por un estudio realizado por el Cede de la Universidad de Los Andes en 2010, que encontró que Computadores para Educar, gracias a la formación impartida a los docentes, logra disminuir la deserción en 4%, incrementar los resultados de las pruebas Saber 11 en 2,1%, aumentar la probabilidad de acceder a la educación superior en un 2,7% y elevar en un 4,6% los ingresos laborales. 2 JUSTIFICACIÓN El plan de desarrollo del gobierno actual determinó como prioritario lograr que el 100% de la matrícula del país cuente con acceso a terminales para conectividad en una relación promedio de 2 niños por terminal, garantizando así que las sedes educativas públicas cuenten con recursos tecnológicos pertinentes y apropiados como herramientas que contribuyan a mejorar la calidad educativa. Computadores para Educar fue el programa escogido para dar cumplimiento a este aspecto del plan de desarrollo, gracias a su trayectoria, experiencia y capacidad y por ello la gestión adelantada por el Programa contribuye al cumplimiento de las metas fijadas por el gobierno para el periodo 2015-2018. Así mismo la ley 1379 de 2010 estipula en el numeral 8 del artículo 32, que el Ministerio de Cultura debe “coordinar con el Ministerio de Tecnologías de la información y las Comunicaciones, los mecanismos, medios e instrumentos para proveer la agenda de conectividad y tecnologías de la información y comunicación a todas las Bibliotecas de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas” De acuerdo a lo anterior, es necesario que dentro de la gestión adelantada por Computadores para Educar, se dé cumplimiento a lo establecido en la ley y se contribuya al cumplimiento de las metas. Es así como el análisis para la identificación de las necesidades de terminales de acceso para conectividad en establecimientos educativos públicos, permitió establecer que para poder lograr una cobertura total en una relación promedio de 2 niños por terminal a nivel nacional en todas las sedes educativas, se requiere la entrega de más de 2.600.000 terminales y retomar 102.700 equipos obsoletos en desuso, además de atender la garantía de los equipos entregados por el Programa, Por lo anterior y para satisfacer la necesidad del acceso a terminales para conectividad, Computadores para Educar requiere beneficiar las sedes con la entrega física y puesta en funcionamiento de más de 2.600.000 terminales durante el periodo 2015-2018. Esto demanda una logística de entrega eficiente que conlleva el transporte, a nivel nacional, de un gran volumen de terminales desde las bodegas de CPE hasta las sedes y los beneficiarios. Siendo así las cosas, se requiere asegurar la contratación de tales servicios para las vigencias 2015, 2016, 2017 y 2018, lo que permitirá obtener beneficios y eficiencias económicas y de oportunidad. Dada la magnitud del proyecto para satisfacer la necesidad de la entrega de soluciones tecnológicas para el acceso a conectividad, la recogida de equipos en desuso y la atención de garantías de equipos entregados por el programa, y dado que Computadores para Educar no cuenta con la infraestructura ni competencia técnica para adelantar esta actividad, se requiere contratar los servicios de empresas transportadoras en Colombia, que cuenten con la capacidad logística idónea para el transporte y entrega de terminales para el acceso a conectividad y demás elementos que componen las soluciones tecnológicas donadas por la entidad, así como también retomar los equipos en desuso y transportar los equipos en garantía. 3 OBJETO Seleccionar los contratistas que presten el servicio de transporte para asegurar la entrega física de las soluciones tecnológicas para acceso a internet donadas por el programa a las sedes educativas, bibliotecas y casas de la cultura del país, así como recoger los terminales que se encuentran en desuso y aquellos que presentan garantías, en condiciones de calidad, oportunidad y eficiencia, favoreciendo el acceso a las TIC por parte de las comunidades educativas de todo el país, durante el periodo 20152018. 4 4.1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Quienes pueden participar En el proceso de selección que realice computadores para Educar podrán participar las personas naturales o jurídicas debidamente habilitadas para prestar el servicio público de transporte bien sea de manera individual o conformando Proponentes plurales a través de consorcio o unión temporal, siempre que no estén incursos en alguna causal de inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de interés establecidos en la Constitución Política o en la ley y que estén debidamente inscritos, clasificados y calificados para la fecha de Cierre del Proceso en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio correspondiente en: Actividad: 3 Proveedor; Especialidad: 26 Servicios de Transporte; Grupo: 08 Transporte Terrestre de Carga ordinaria y Grupo: 09 Transporte Terrestre de Carga especial 4.2 Requisitos de experiencia El proponente deberá acreditar una experiencia mínima de seis (6) años en la prestación del servicio público de transporte terrestre automotor de carga con contratos suscritos dentro de los últimos ocho (8) años contados desde el 15 de marzo de 2007 hasta 2015. 4.3 Regionalización Con el fin de facilitar la prestación del servicio de transporte, Computadores para Educar ha divido el país en cuatro (4) grandes regiones que cuentan con una distribución equitativa de los departamentos, posibilitando a los contratistas que el servicio se preste en condiciones iguales sin importar la región a cargo. Cada región estará a cargo de una sola y única empresa transportadora, quien a su vez solo podrá tener a cargo una sola región para prestar el servicio de transporte de soluciones tecnológicas, equipos en desuso y equipos en garantía. Las regiones son las siguientes: Gráfica Nº 1 Regionalización Región 4: Caribe Región 1: Llano y centro-oriente Región 2: Pacífico Región 3: Centro-sur y Eje Cafetero Tabla Nº 1 Detalle regionalización por departamentos REGIÓN 1: Llano y Centro Oriente REGIÓN 2: Pacífico REGIÓN 3: Centro Sur y Eje Cafetero REGIÓN 4: Caribe Boyacá Cauca Amazonas Archipiélago de San Andres, Providencia y Santa Catalina Capital Bogotá DC Cundinamarca Norte de Santander Santander Arauca Casanare Guainía Guaviare Meta Vaupés Vichada Chocó Nariño Valle del cauca Atlántico Bolívar Cesar Córdoba Guajira Magdalena Sucre - Caquetá Huila Putumayo Tolima Antioquia Caldas Quindío Risaralda - - - - - - - - - - - - En cada una de las regiones, la transportadora deberá prestar los servicios según se describen a continuación. Nota: es importan tener en cuenta la regionalización del mapa y el cuadro para la prestación del servicio a nivel nacional. 4.4 Transporte de soluciones tecnológicas Consiste en el transporte de terminales de acceso a internet y/o soluciones tecnológicas desde el(los) centro(s) de recepción y despacho de portátiles de Computadores para Educar hasta cada uno de los establecimientos beneficiados por el Programa (sedes educativas, bibliotecas o casas de la cultura) o cualquier otro lugar donde se requiera (alcaldía, cabecera municipal, lugar de realización de evento, etc.). 4.4.1 Descripción de los bienes a transportar Computadores para Educar requiere el transporte de bienes tales como: equipos de computo, tabletas, video beam, router, unidad óptica, UMA vacía y servidores, cuyas especificaciones técnicas se describen en el Anexo No. 1 – Características de los terminales - del presente documento. Los bienes se entregan al transportador así: Portátiles: Portátil x 1: Corresponde a la entrega de una caja que contiene en su interior una unidad Portátiles x 5: Corresponde a la entrega de una caja que contienen cinco (5) unidades en su interior. Portátiles x 10: Corresponde a la entrega de una unidad móvil de almacenamiento (UMA) que contiene 10 unidades en su interior. La UMA es el contenedor que contiene los equipos portátiles y que salvaguarda la integridad de los mismos. Tabletas: Tabletas x 1: Corresponde a la entrega de una caja que contiene en su interior una unidad Tabletas x 5: Corresponde a la entrega de una caja que contiene 5 unidades en su interior Tabletas x 10: Corresponde a la entrega de una caja que contiene 10 unidades en su interior. Video Beam Video beam X 1: Corresponde a la entrega de una caja que contiene una unidad en su interior. Video beam x 5: Corresponde la entrega de una caja que contienen cinco (5) unidades en su interior. Servidores: Servidor X 1: Corresponde a la entrega de una caja que contiene una unidad en su interior Complementos tecnológicos: Los elementos tecnológicos que complementan la donación de CPE son router, unidad óptica, mouse, cables, teclados, etc. Éstos van dentro de las cajas/Umas que transportan las tabletas y/o portátiles o bien dentro de las cajas de los servidores. 4.4.2 Empaque y especificaciones de los bienes a transportar Estos bienes serán empacados de la siguiente manera: Portátil x 1: El empaque se realiza en la caja original. Portátiles x 5: Empaque de cinco (5) portátiles, dimensiones alto 65 cm, largo 45.5 cm y ancho 34.5 cm, o bien en cajas de volumen y dimensiones similares. Portátiles x 10: Serán empacados en unidades de almacenamiento móvil, cuyas dimensiones aproximadas son: o Modelo 1: 90cm +/- 15% x 55cm +/- 15% x 46 cm +/- 15%. El peso de la maleta es máximo 15 kg (Se admite variación de más o menos el treinta (30%) por ciento, más el peso de los portátiles. Cada unidad contendrá diez (10) terminales. o Modelo 2: 90cm +/- 15% x 55cm +/- 15% x 33 cm +/- 15%. El peso de la maleta es máximo de 15 k (Se admite variación de más o menos el treinta (30%) por ciento, más el peso de los portátiles. Cada unidad contendrá diez (10) terminales. Tabletas x 1: Empaque de un (1) Tableta, dimensiones alto 7 cm, largo 25 cm y ancho 28 cm, o bien en cajas de volumen y dimensiones similares Tabletas x 5: Empaque de cinco (5) o tabletas. Dimensiones 50 x 20 x 10 bien en cajas de volumen y dimensiones similares Tabletas x 10: Empaque de diez (10) tabletas. Dimensiones 66 x 34 x 20 o bien en cajas de volumen y dimensiones similares Video beam X 1: Podrán ser empacados en cajas de cartón regular, impresión cuatro (4) caras con logos de delicado y frágil, debidamente marcadas con la información de entrega. Dimensiones alto 15 cm, largo 35 cm y ancho 40 cm, o bien en cajas de volumen y dimensiones similares. Video beam x 5: Empaque de cinco (5) o video beam, cada uno con dimensiones equivalente a una de 50 x 20 x 10 bien en cajas de volumen y dimensiones similares. Servidores: Los Servidores que transporta Computadores para Educar, podrán despacharse en cajas de cartón regular, tipo C930K, Icontec (KGF s /M): 930, dimensiones 60 x 45 x 60 cm en cajas de volumen y dimensiones similares, impresión cuatro (4) caras con logos de delicado y frágil, debidamente marcadas con la información de entrega. En una caja de estas características podrán ir: un (1) pc de escritorio que consta de cpu, monitor y periféricos. 4.4.3 Características del servicio de transporte de soluciones tecnológicas Computadores para Educar ha definido, con base en la experiencia adquirida, la entrega de los bienes teniendo en cuenta siguientes consideraciones y aclaraciones: Los despachos se realizan por sede beneficiada y en cualquier momento durante la vigencia del contrato. Una misma sede puede tener un solo despacho o varios despachos dentro de la misma vigencia. En cualquier caso, el transportador debe cumplir con los plazos de entrega determinados por Computadores para Educar. Para el periodo 2015-2018, la entidad procurará realizar los despachos consolidados o masivos desde o hacia un mismo municipio o ciudad con el fin de facilitar la prestación del servicio de transporte y las tareas de recepción y verificación de las soluciones. En este caso, todas las sedes rurales y urbanas del municipio o ciudad, se envían de manera simultánea, es decir, en ese único despacho que se hará al municipio se envían la totalidad de las soluciones a entregar a las sedes beneficiadas. No obstante lo anterior, no es una obligación de Computadores para Educar realizar el 100% de los despachos de esta forma, por ello y según las necesidades del programa, el despacho podrá ser consolidado (todo el municipio) o podrá ser tradicional en cualquier momento durante la vigencia del contrato (sede por sede). Con base en lo anterior, se definen las diferentes modalidades de entrega que se pueden presentar: Tabla Nº 2 Modalidades de entrega Despacho tradicional Entrega tradicional en sedes Despacho Consolidado Entrega en sedes Entrega en sedes rurales y casco urbano Entrega urbana Entrega de tabletas a docentes 1. Despacho tradicional 1.1. Entrega tradicional en sedes: Consiste en la entrega individual a cada sede educativa según el despacho realizado tras la aprobación del alistamiento de la sede. Como la aprobación del alistamiento se realiza en cualquier momento, el despacho de la solución tecnológica se realiza también en cualquier momento y la entrega se realiza de acuerdo a los plazos de entrega mencionados anteriormente. Es decir que no va consolidada. 2. Despacho consolidado 2.1. Entrega en sedes. El despacho de todas las sedes de un mismo municipio se hace de manera consolidada y una única vez, esto es, Computadores para Educar despacha todas las soluciones tecnológicas a las sedes beneficiadas en un mismo municipio, la transportadora lleva la totalidad de las cajas hacia el municipio respectivo y hace la entrega sede por sede, dejando en cada una de ellas la solución que le corresponde. 2.2. Entrega en sedes rurales y casco urbano. El despacho de todas las sedes de un mismo municipio se hace de manera consolidada y una única vez, esto es, Computadores para Educar despacha todas las soluciones tecnológicas a las sedes beneficiadas en un mismo municipio, la transportadora lleva la totalidad de los terminales que van a sedes urbanas y las entrega en el caso urbano (alcaldía municipal, almacén municipal, lugar de realización del evento, o punto central del casco urbano), las restantes, que son las soluciones para sedes rurales, se entregan directamente en las sedes educativas relacionadas en la orden de transporte. 2.3. Entrega urbana. El despacho de todas las sedes de un mismo municipio se hace de manera consolidada y una única vez, esto es, Computadores para Educar despacha todas las soluciones tecnológicas a las sedes beneficiadas en un mismo municipio, la transportadora lleva la totalidad de las cajas hasta el casco urbano (alcaldía municipal, almacén municipal, lugar de realización del evento) y allí las entrega en un solo momento. 2.4. Entrega de tabletas docentes: el despacho de las tabletas para los docentes de un mismo municipio o ciudad se hace de manera consolidada y una única vez. De este modo CPE despacha todos los terminales para los docentes beneficiados y la transportadora los lleva hasta el casco urbano (alcaldía municipal, almacén municipal, lugar de realización del evento) y allí las entrega en un solo momento. Adicionalmente, debe tener en cuenta que: La entrega de los bienes se hará en las sedes urbanas y/o rurales de los departamentos a su cargo, podrá hacerse consolidada en el casco urbano, una combinación de las dos opciones o individual. En el caso de la entrega de las soluciones tecnológicas a las sedes rurales, ésta se hará directamente en las instalaciones de cada sede, y debe realizarse en días y horarios hábiles, es decir, de lunes a viernes, entre las 8:00 am y las 5:00 pm, o en el horario escolar de las instituciones educativas, que en la mayoría de las sedes rurales es hasta medio día, por lo tanto, el transportador deberá entregar los elementos durante dicha jornada. En el caso de la entrega de las soluciones tecnológicas a las sedes urbanas, ésta se hará en un solo punto del casco urbano, que puede ser en las instalaciones de la alcaldía, almacén municipal, secretaría de educación o cualquier otro lugar de la entidad territorial. En todo caso este punto está ubicado en el casco urbano. La entrega se hará en días y horarios hábiles, es decir, de lunes a viernes, entre las 8:00 am y las 5:00 pm, o en el horario laboral establecido por cada administración municipal o en el horario escolar de las instituciones educativas. Atendiendo a las necesidades del MEN y de CPE puede presentarse el caso en que a un mismo municipio se realicen dos (2) y hasta tres (3) entregas consolidadas, las cuales pueden ser: 1) soluciones tecnológicas consolidadas, 2) tabletas para docentes y 3) terminales para Kioscos Vive Digital. Computadores para Educar propenderá por realizar los 3 despachos al mismo tiempo, pero puede llegar a necesitar hacer el despacho consolidado en dos (2) o tres (3) momentos diferentes. Los elementos deberán ser recogidos por la transportadora en el(los) centro(s) de recepción y despacho de portátiles (CRDP) que tiene o decida Computadores para Educar, ser transportados en perfectas condiciones hasta el lugar indicado en cada orden de transporte y ser entregados a las personas destinadas para tal fin. Para ello deberá realizar las siguientes actividades: a) Descargar las órdenes de transporte. Descargar directamente del sistema de información dispuesto por CPE las órdenes de transporte elaboradas por Computadores para Educar en las que se consigna toda la información para el transporte de las soluciones: identificación del establecimiento beneficiado, la relación de bienes a entregar, los datos de contacto y la dirección del lugar donde se deben entregar las terminales. La descarga de las órdenes de despacho deberá realizarse tras la recepción del correo electrónico enviado por la entidad donde se solicita el servicio de transporte. Es decir, que es responsabilidad del contratista hacer la descarga de esta información para iniciar así la programación del despacho. Computadores para Educar solicitará el servicio con mínimo dos (2) días hábiles de anterioridad a la fecha del despacho de la soluciones, tiempo suficiente para que el contratista se programe. Para el presente contrato CPE requerirá en algunos casos la prestación del servicio los días sábados, favoreciendo la programación y realización de las actividades del transportador. b) Programar el transporte. Programar la prestación del servicio realizando el análisis respectivo que permita definir el ruteo y la logística de distribución. Esto es, con base en las necesidades de CPE, definir rutas, municipios, medios de transporte, cantidad de camiones, personal requerido etc. Debe confirmar con el(los) centro(s) el horario de recogida y cumplir con el éste. Adicionalmente debe programar el contacto telefónico previo con las sedes beneficiadas y con el contratista del programa encargado de la instalación de los equipos1 para asegurar la entrega al primero en presencia del segundo. La empresa transportadora junto con el contratista de la estrategia, deberá realizar una sincronización de las entregas y elaborar un cronograma que permita cumplir con el objetivo en los tiempos solicitados por Computadores para Educar. Lo anterior teniendo en cuenta que se realizarán los despachos masivos hacia un mismo municipio o ciudad y que ello facilita la prestación del servicio. c) Retirar los bienes en los centros. En el CRDP se deben recoger los bienes a partir de las 7 am según lo consignado en la orden de transporte (punto (a)) y lo programado en el punto (b). Deberá verificar la cantidad de cajas selladas recibidas, asegurarse que cada una de ellas cuente con el sticker respectivo y que la información consignada en él, corresponda con la información de la orden de transporte. En todo caso, la transportadora deberá retirar los bienes en los centros de CPE en la fecha y hora indicada en la orden de transporte. Finalmente debe firmar los documentos elaborados por el centro en donde consta la entrega y recepción de las soluciones. A continuación se detalla la ciudad y dirección de ubicación del centro de recepción y despacho de portátiles (CRDP) que tiene actualmente dispone Computadores para Educar: Centro Centro de recepción y despacho de portátiles (CRDP) Ciudad Bogotá Dirección Calle 17ª No. 69F-76, Zona Industrial de Montevideo A partir de este momento, empieza a contarse los días definidos en el plazo de entrega que aplique en cada caso. d) Transportar los bienes. Realizar el transporte de las terminales hacia los departamentos, municipios y sedes definidas. Debe asegurar que los bienes se encuentran en buen estado al conservar siempre las condiciones en las que los terminales fueron entregados en los centros. Deberá transportar las soluciones apropiadamente de acuerdo a las condiciones definidas en el punto (b) descrito anteriormente y en los plazos de entrega definidos por el programa en el numeral 3.2.4 Zonificación y plazos de entrega. e) Establecer contacto telefónico. En todos los casos y sin excepción, establecer contacto telefónico con la sede y con el gestor en campo para confirmar la cita de entrega de los bienes. Este contacto debe hacerse mínimo 48 horas antes a la fecha de entrega programada en el punto (b). 1 Los contratistas que ejecutan la Estrategia acceso a TIC para la educación, son los responsables de instalar en campo los equipos donados por Computadores para Educar y acompañar a las sedes educativas y los beneficiarios, en la verificación y recepción de los equipos. Los contratistas de transporte tienen la responsabilidad de transporte y entregar los bienes en perfectas condiciones y dentro de los plazos definidos, en las instalaciones de las sedes beneficiarias. f) Entregar los bienes. Realizar la entrega de los bienes a los beneficiarios, en perfectas condiciones, en presencia del gestor, bajo la modalidad indicada y dentro de los plazos definidos por el programa con el fin de asegurar la entrega oportuna de los elementos, de acuerdo a la cita establecida. En este momento debe verificar el contenido de las cajas y la cantidad de bienes entregados frente a Especificaciones Técnicas de los elementos con el fin de confirmar que los bienes entregados sean los relacionados en la orden de despacho. En todo caso la transportadora deberá asegurar que está entregando al beneficiario los bienes enviados a la respectiva sede y en las cantidades indicadas en la orden. No podrá entregar a un beneficiario, elementos y/o terminales que son destinados a otro beneficiario. Debe entonces diligenciar la sección “IV INFORMACIÓN DE QUIEN RECIBE” de la orden de transporte que lleva consigo en forma física y gestionar la firma de la persona que en la sede ha recibido los elementos, esto en señal de aceptación de recepción de los bienes. Debe asegurarse que el receptor de los bienes diligencie la fecha en que recibe los elementos y anote su número de cédula, número telefónico, así como la hora, el lugar y el estado de los mismos consignando las novedades que se presenten y/o que el beneficiario estime conveniente realizar. Si no se anotan novedades ni observaciones, se entiende que la entrega de los bienes se ha realizado a satisfacción y no habrá derecho a reclamaciones posteriores por parte de los beneficiarios. La orden de transporte deberá ser firmada por el beneficiario y por el gestor como constancia de recepción de los bienes (firmar dos copias. Una para el receptor de los bienes y otra para la transportadora para efectos de facturación). Por lo anterior es claro que la transportadora es la responsable de presentar a Computadores para Educar constancia de quien recibe los bienes, con su respectiva firma. Este documento debe ser diligenciado completamente, con firmas originales y sin ningún tipo de enmendadura, de lo contrario será devuelta al transportador. En caso de presentarse una entrega errada el transportador está en obligación de asumir los costos para entregarla en la sede correspondiente y dentro del tiempo establecido. g) Ingresar información en sistema. Diligenciar en el sistema y/o en las bases de información dispuesta por CPE la fecha, lugar y hora donde los bienes fueron entregados así como también los datos de la persona que los recibió (nombre, cédula, teléfono). En el sistema de información deberá cargar la orden de transporte debidamente diligenciada y firmada por el receptor de los bienes, la cual debe estar completamente diligenciada, ser legible, nítida y estar libre de enmendaduras y/o tachones. El registro de la información debe realizarse dentro del tiempo (ANS) definido por CPE. Bases de transporte y entrega: Las empresas deberán registrar en una base de datos que entregara a CPE. En esta, se ingresaran los datos relacionados con la recogida y entrega de los equipos, de manera diaria y cuando CPE lo requiera. El registro de la información en esta base de datos, es de obligatorio cumplimiento, y debe contener las fechas reales de las recogidas por parte del transportista, aclarando, que estas fechas no pueden variar ni ser diferentes a las de las órdenes de transporte firmadas por la persona de contacto. h) Reuniones de seguimiento: El contratista está en la obligación de asistir a las reuniones de seguimiento que se agenden y las teleconferencias necesarias para garantizar la efectiva prestación del servicio. Adicionalmente, si es necesario deberá presentarse a reuniones en las ciudades donde el operador tenga su oficina principal. i) Realizar mensualmente la facturación según lo definido en el numeral 3.5.5 – Forma de pagodel presente documento. Adicionalmente a lo anterior, es necesario tener en cuenta que: Si y solo si Computadores para Educar lo solicita, los bienes serán entregados en un lugar diferente a las instalaciones de la sede beneficiada, como son alcaldía, cabecera municipal, lugar de realización de evento masivo etc. Lo anterior indica que es el programa quien solicitará y autorizará a la transportadora la entrega de los bienes en el lugar que se requiera. En el evento en que los bienes deban regresar al centro o lugar que indique Computadores para Educar, deberán entregarse en horario laboral (lunes a viernes de 7:00 am a 4:00pm). En el evento excepcional en que, por motivos de fuerza mayor y/o ajena a la voluntad del contratista, sea imposible trasladar y entregar los bienes dentro del plazo previsto en la orden de despacho, el transportador deberá informar inmediatamente tal situación a CPE por correo electrónico o comunicación escrita. Es importante que el transportador tenga en cuenta que solo se admitirán justificaciones reportadas antes de que se termine el plazo de entrega, de lo contrario no serán admitidas como prueba de la misma, y así mismo asumirá bajo su responsabilidad la custodia de los bienes, es decir, deberá contar con una bodega adecuada para la conservación en perfectas condiciones de los bienes contenidos en las cajas y Unidades Móviles de Almacenamiento UMA’s a transportar. Bajo ningún motivo la empresa transportadora pagará (ni en dinero ni especie) a los gestores para que transporten los bienes a las sedes beneficiadas. El transportador es el único responsable del transporte y de los gastos que este servicio conlleve para garantizar la correcta entrega de los elementos en los tiempos establecidos. Es decir que si el contratista debe recurrir a un tercero (diferente a los gestores) para culminar el proceso de transporte, debe asegurar que el plazo de entrega se cumple, que proporciona los recursos suficientes y de manera oportuna para que cumpla con el servicio contratado. El contratista debe realizar todas las actividades de logística, seguimiento y control, comunicaciones, administrativas etc., que se requieran para la adecuada prestación del servicio de transporte, esto es realizarse oportunamente en los tiempos definidos y con el personal idóneo, independientemente de su cantidad. En el caso extraordinario en que se realice una entrega errada, el contratista es responsable de transportar los bienes asignados a la sede indicada en la orden de transporte, sin que ello genera un costo adicional a la entidad. El contratista, su personal y el tercero al que acuda, en el territorio nacional, debe asegurar canales de comunicación apropiados con los beneficiarios de CPE, es decir, bajo principios tales como el respeto, cordialidad y solidaridad. Bajo ninguna circunstancia el transportador podrá: o o o o o o 4.4.4 Entregar durante las horas de la noche, es decir, después de las 5 pm. Programar entregas en días que las sedes no laboran. Entregar en lugares diferentes a los definidos en la orden de transporte. Presionar a los beneficiarios con información imprecisa acerca de la entrega. Entregar bienes que no hayan sido suministrados y/o aprobados por CPE. Condicionar la prestación del servicio y/o negarse a prestarlo. Zonificación y plazos de entrega Teniendo en cuenta que las condiciones de acceso a los municipios del país varían de acuerdo a condiciones geográficas y vías de acceso, Computadores para Educar definió tres (3) categorías de accesibilidad los municipios así: Tabla Nº 3 Zonificación Zona Fácil Media Especial Descripción La componen los municipios que se caracterizan en mayor medida, por contar con condiciones favorables de acceso (acceso terrestre, buenas condiciones de vías de comunicación y cercanía a principales centros urbanos y de desarrollo del País. La componen los municipios donde las condiciones de acceso son menos favorables, pues las vías no se encuentran en excelente estado o se ven afectadas por situaciones coyunturales asociadas al invierno, problemas de orden público, etc. La componen los municipios de difícil acceso donde las vías de comunicación presentan condiciones extremas y que requieren en algunos casos medios especiales de transporte fluvial o aéreo. Ahora bien, atendiendo a la necesidad de que los beneficiarios tengan disponibles sus terminales a la mayor brevedad posible, se han definido los siguientes plazos de entrega de los bienes: Tabla Nº 4 Plazos de entrega soluciones tecnológicas Plazo de transporte y entrega Plazo (1) Plazo (2) Plazo (3) Plazo (4) Tiempo máximo para realizar el transporte y entrega de los bienes, contado a partir de la fecha de despacho consignada en la orden Máximo 5 días hábiles Máximo 8 días hábiles Máximo 10 días hábiles Máximo 15 días hábiles Estos plazos permiten asegurar que los bienes son entregados oportuna y efectivamente y se consideran apropiados y suficientes para la prestación del servicio, pues consideran las particularidades de las regiones del país y la experiencia y el conocimiento del programa de los municipios y zonas donde se encuentran ubicados los beneficiarios. El transportador deberá tener en cuenta la zonificación y los plazos de transporte y entrega para prestación del servicio que requiere computadores para Educar. Se presenta a continuación los plazos de entrega en cada una de las zonas definidas por CPE: Tabla Nº 5 Matriz de zonificación y plazos de entrega de soluciones tecnológicas Zona Ubicación Plazo de entrega Días hábiles Urbano 1 5 Fácil Rural 2 8 Urbano 2 8 Media Rural 3 10 Urbano 3 10 Especial Rural 4 15 Los plazos de entrega se aplican de forma individual para cada orden de transporte. Computadores para Educar solicitará al contratista durante el tiempo de transporte, información acerca de la ubicación y estado de los bienes, quien deberá brindar respuesta inmediata y debe corresponder a la realidad. La clasificación de los municipios por plazo de entrega se puede consultar en el Anexo No.3 – Zonificación 2015-2018. 4.4.5 Alcance de los servicios Mediante el transporte de: Tabla Nº 6 Cantidad de soluciones tecnológicas a transportar R1 Llanos y Centro Oriente TRANSPORTE DE SOLUCIONES TECNOLÓGICAS REGIÓN 1 Zona Ubicación Rural Urbano Rural Media Urbano Rural Especial Urbano TOTAL Facil T x 10 9.129 21.093 5.140 4.948 3.202 1.711 45.223 Tabletas Portátiles Video Beam Servidor T x 5 T x 1 P x 10 P x 5 V x 5 V x 1 SX1 3.004 21.822 1.876 1.064 101 5420 5.066 479 51.106 15.952 4 1625 3378 2.033 2.020 13.015 838 828 30 3627 3.446 218 10.375 3.183 320 1035 617 1.223 7.757 477 546 15 2161 2.055 90 3.068 914 93 336 217 7.034 107.143 23.240 2.442 2.184 15.957 13.434 Tabla Nº 7 Cantidad de soluciones tecnológicas a transportar R2 Región Pacifico TRANSPORTE DE SOLUCIONES TECNOLÓGICAS REGIÓN 2 Zona Ubicación Rural Urbano Rural Media Urbano Rural Especial Urbano TOTAL Facil Tabletas Portátiles T x 10 T x 5 T x 1 P x 10 P x 5 4.159 914 8.765 1.179 584 7.811 272 17.420 5.392 2 7.073 2.082 15.322 1.631 1.506 4.240 189 7.469 2.292 4.518 1.331 9.531 993 706 1.642 107 2.963 892 29.443 4.895 61.470 12.379 2.798 Video Beam Servidor V x5 V x1 SX1 63 1753 1.508 541 1624 916 46 3741 3.355 238 728 454 28 2349 2.175 71 435 234 987 10.630 8.642 Tabla Nº 8 Cantidad de soluciones tecnológicas a transportar R3 Región Centro Sur y eje cafetero TRANSPORTE DE SOLUCIONES TECNOLÓGICAS REGIÓN 3 Zona Ubicación Rural Urbano Rural Media Urbano Rural Especial Urbano TOTAL Facil T x 10 10.326 17.713 8.513 4.343 3.666 3.168 47.729 Tabletas Portátiles Video Beam Servidor T x 5 T x 1 P x 10 P x 5 V x 5 V x 1 SX1 2.909 22.439 2.260 1.182 102 5323 4.841 370 37.409 11.662 2 1333 2938 1.685 2.764 19.570 1.513 1.020 56 5057 4.747 124 7.816 2.414 260 796 436 960 7.698 762 214 40 1775 1.619 37 5.586 1.744 191 378 212 7.164 100.518 20.355 2.418 1.982 16.267 13.540 Tabla Nº 9 Cantidad de soluciones tecnológicas a transportar R4 Región Caribe TRANSPORTE DE SOLUCIONES TECNOLÓGICAS REGIÓN 4 Zona Ubicación Rural Urbano Rural Media Urbano Rural Especial Urbano TOTAL Facil Tabletas Portátiles Video Beam Servidor T x 10 T x 5 T x 1 P x 10 P x 5 V x 5 V x 1 SX1 14.098 2.066 27.507 4.597 1.766 318 4287 3.458 17.094 328 35.240 11.016 2 1164 2707 1.482 6.142 1.219 12.158 1.719 958 93 2376 2.010 5.466 138 10.054 3.120 2 328 926 508 465 132 1.027 120 82 3 249 210 343 7 610 185 19 56 32 43.608 3.890 86.596 20.757 2.810 1.925 10.601 7.700 Para mayor información sobre las cantidades a transportar año a año durante el cuatrienio, consultar el Anexo Nº 2 – Cantidades a transportar. 4.5 Transporte de terminales en desuso (Retoma) El servicio de retoma consiste en la recolección, transporte y entrega de equipos de cómputo que cumplieron su ciclo de vida, desde los establecimientos beneficiados por el Programa CPE (sedes educativas, bibliotecas o casas de la cultura) hasta el Centro Nacional de Aprovechamiento de Residuos Electrónicos(CENARE), para ser gestionados a través de procesos ambientalmente responsables, garantizando su adecuado tratamiento y disposición final. 4.5.1 Descripción de los bienes a transportar Computadores para Educar requiere el transporte para la recolección de equipos directamente en las sedes educativas. Los bienes a transportar son equipos de cómputo que cumplieron su ciclo de vida y sus elementos relacionados como los son: impresoras, escáner, UPS, entre otros. Estos elementos se encontrarán empacados previamente en las sedes educativas a retomar. 4.5.2 Empaque y especificaciones de los bienes a transportar El empaque utilizado para el proceso de retoma será la unidad de bolsa. La transportadora debe verificar que cada una de la(s) bolsa(s) de retoma se encuentren selladas y con un precinto de seguridad, de igual forma este bien será entregado en CENARE. Las bolsas de retoma son suministradas con anterioridad al operador logístico en campo que se encargará en alistar los equipos de cómputo en las bolsas de retoma debidamente marcadas con el logo de CPE, así como el número de radicado y la cantidad de bolsas por sede educativa. Es decir, que el operador de la estrategia se encargará de alistar las bolsas con los elementos tecnológicos en desuso a retomar y el transportador recogerá dichos bienes según lo indicado por CPE. Cada bolsa tendrá una dimensión de 1 m. de ancho, por 1,2 m de alto y estará sellada con un precinto de seguridad. Cada bolsa tendrá un peso promedio de 25 kg. Estas bolsas podrán ser apiladas en su transporte, con el debido cuidado para no afectar los elementos a transportar, más aun cuando el rompimiento de los equipos, tiene una alta posibilidad de dejar expuesto material con características peligrosas que puede afectar la salud, tanto del personal que transporta los elementos, como del personal de CENARE que recibe y hace la apertura de las mismas. 4.5.3 Características del servicio de transporte Computadores para Educar ha definido, con base en la experiencia adquirida, la retoma de los bienes teniendo en cuenta las siguientes consideraciones y aclaraciones: Las retomas se realizan por sede beneficiada y en cualquier momento durante la vigencia del contrato y se buscará realizar mínimo una sola retoma por sede. En cualquier caso, el transportador debe cumplir con los plazos de recolección determinados por Computadores para Educar. La entidad procurará, hasta donde sea posible, realizar las retomas masivas en un mismo municipio o ciudad (punto central de casco urbano), tratando que dichas retomas coincidan con las fechas y municipios o ciudades en las cuales se entregarán terminales, con el fin de facilitar la prestación del servicio y aumentar la efectividad. Las retomas de los elementos deben hacerse de manera fluida y constante a las sedes educativas sin excepción, cada vez que lo solicite Computadores para Educar. Por lo anterior, la retoma de los bienes deberá efectuarse tanto en las sedes urbanas, como en las sedes rurales. La actividad de retoma se adelantará directamente en las instalaciones de cada sede educativa, y debe llevarse a cabo en días y horarios hábiles, es decir, de lunes a viernes, en el horario escolar de las instituciones educativas, que en la mayoría de las sedes rurales es hasta medio día, por lo tanto, el transportador deberá ajustarse a los horarios de las instituciones educativas, para recoger los elementos. El transportador se obliga para todos los casos, sin excepción alguna, a realizar contacto telefónico con las sedes educativas de forma previa a la retoma de los bienes; este contacto debe realizarse como mínimo 48 horas antes de la retoma de los elementos para acordar la recogida. Adicionalmente y cuando Computadores para Educar lo requiera, se solicitará al transportador comunicarse con el personal en campo dispuesto por CPE para coordinar el acompañamiento de la retoma. Sí y solo sí Computadores para Educar lo solicita, los bienes serán recogidos en un lugar diferente a las instalaciones de la sede beneficiada, como son alcaldía, cabecera municipal, secretaria de educación, almacén municipal, etc. Lo anterior indica que es la entidad quien requerirá a la transportadora la recolección de los bienes en el lugar que se necesite. En el evento excepcional en que sea imposible trasladarse y recoger los bienes dentro del plazo previsto en la orden de retoma, el transportador deberá informar inmediatamente tal situación a CPE por correo electrónico o comunicación escrita, antes de que se termine el plazo de recogida, aclarando los motivos por los cuales no fue posible retomar los equipos. Es importante que el transportador tenga en cuenta que solo se admitirán justificaciones reportadas antes de que se termine el plazo de retoma, de lo contrario no serán admitidas como prueba de la misma, y así mismo asumirá bajo su responsabilidad la custodia de los bienes, es decir, deberá contar con una bodega adecuada para la conservación en perfectas condiciones de los bienes contenidos en las bolsas. Bajo ningún motivo la empresa transportadora pagará (ni en dinero ni especie) a los gestores para que transporten las bolsas a otras ubicaciones. El contratista es el único responsable del transporte y de los gastos que este servicio conlleve para garantizar la correcta recolección de los elementos en los tiempos establecidos. El contratista debe realizar todas las actividades de logística, seguimiento y control, comunicaciones, administrativas etc., que se requieran para la adecuada prestación el servicio de transporte, en otras palabras, la retoma debe efectuarse dentro de los tiempos establecidos por la entidad y con el personal idóneo, independientemente de la cantidad que sea necesaria. En el evento que se presente por parte del transportador una visita de recolección errada, el contratista es responsable de dirigirse a la sede indicada en la orden de retoma y transportar los bienes asignados, sin que ello implique un costo adicional para la entidad. Los conductores que presten el servicio de retoma, deben ser instruidos por el contratista para para dar un trato adecuado a elementos retomados, con el fin de evitar daños en los mismos. Esta situación tiene una alta posibilidad de dejar expuesto material con características peligrosas que puede afectar la salud, tanto del personal que transporta los elementos, como del personal de CENARE que recibe y hace la apertura de las mismas. El mecanismo o metodología definida por la entidad para la actividad de retoma es el siguiente: a) Descargar las órdenes de transporte. Descargar directamente del sistema de información dispuesto por CPE las órdenes de transporte de retoma elaboradas por Computadores para Educar en las que se consigna toda la información para la retoma de las bolsas: identificación del establecimiento beneficiado, la cantidad de bienes a recoger, los datos de contacto y la dirección del lugar donde se deben retomar las bolsas. La descarga de las órdenes de retoma deberá realizarse tras la recepción del correo electrónico enviado por la entidad donde se solicita el servicio. Es decir, que es responsabilidad del contratista hacer la descarga de esta información para iniciar así la programación de la retoma. b) Programar el transporte. El contratista, deberá programar la retoma realizando el análisis respectivo que permita definir el ruteo y la logística. Esto es, con base en las necesidades de CPE, definir rutas, municipios, medios de transporte, cantidad de camiones, personal requerido etc. Adicionalmente debe programar el contacto telefónico previo con las sedes beneficiadas para confirmar la cita y asegurar la recogida de la retoma. c) Establecer contacto telefónico. En todos los casos y sin excepción, establecer contacto telefónico con la sede y/o con el gestor en campo para confirmar la cita de recogida de los bienes. Este contacto debe hacerse mínimo 48 horas antes a la fecha de recolección programada en la sede educativa. Es de total responsabilidad del contratista, acordar el momento de la recogida de forma previa con cada una de las sedes y cumplir con éste. d) Recoger los bienes en retoma. Realizar la retoma de los bienes a los beneficiarios, en perfectas condiciones y en presencia del encargado de cada sede, dentro de los plazos definidos por el programa con el fin de asegurar la recolección oportuna de los elementos, de acuerdo a la cita establecida. En todo caso la transportadora deberá asegurar que está retomando al beneficiario los bienes y las cantidades indicadas en la orden. Debe entonces diligenciar la sección “6 DATOS DE QUIEN ENTREGA” de la orden de Retoma que lleva consigo en forma física y gestionar la firma de la persona que en la sede ha entregado los elementos, esto en señal de aceptación de la retoma de los bienes. Debe asegurarse que el encargado de la sede diligencie la fecha en que entrega los elementos y anote su número de cédula, número telefónico, así como la hora, el lugar y el estado de los mismos consignando las novedades que se presenten y/o que estime conveniente realizar. e) Si no se anotan novedades ni observaciones, se entiende que la recolección de los bienes se ha realizado a satisfacción. Por lo anterior es claro que la transportadora es la responsable de presentar a Computadores para Educar esta constancia de servicio, con su respectiva firma. Este documento debe ser diligenciado completamente, con firmas originales y sin ningún tipo de enmendadura, de lo contrario será devuelta al transportador. f) Transportar los bienes. La transportadora trasladará los elementos recogidos al Centro de Nacional de Aprovechamiento de Residuos Electrónicos- CENARE, ubicado en la ciudad de Bogotá y/o hasta la bodega del transportador. g) Entregar los bienes en centro. CENAE -Computadores para Educar solicitará el servicio de entrega en CENARE con mínimo dos (2) días hábiles de anterioridad a la fecha del entrega de las bolsas, tiempo suficiente para que el contratista se programe. Dado que las empresas transportadoras trabajan los días sábados, este se considera como un día hábil, quiere decir, que Computadores para Educar puede solicitar al transportador realizar actividades relacionadas con el servicio, los sábados. Los equipos retomados se deben entregar en CENARE de CPE, a partir de las 7: 15 am. En dicho Centro se verificará la cantidad de bolsas selladas recibidas, el personal de la planta se asegurará que cada una de ellas cuente con el precinto respectivo y la información consignada en cada bolsa. En todo caso, la transportadora deberá asegurar que los bienes se encuentran en buen estado al conservar siempre las condiciones en las que las bolsas fueron entregadas a la transportadora. A continuación se detalla la ciudad y dirección de ubicación del Centro Nacional de Aprovechamiento de Residuos Electrónicos (CENARE) de Computadores para Educar: Ciudad Dirección Teléfono Horario de atención Bogotá Calle 17A No. 69F 59 292 1032 Lunes a Viernes 7am-3pm h) Ingresar información en sistema. Registrar en el sistema y/o en las bases de información dispuesta por CPE la fecha, así como también cargar la orden de transporte diligenciada de forma legible, nítida y estar libre de enmendaduras y/o tachones, la cual debe estar firmada por el beneficiario de la sede. El registro de la información debe realizarse dentro del tiempo (ANS) definido por CPE. i) Facturar. Realizar mensualmente la facturación según lo definido en el numeral 3.5.5 – Forma de pago- del presente documento. Bajo ninguna circunstancia el transportador podrá: o o o o o o 4.5.4 Recoger durante las horas de la noche, es decir, después de las 5 pm. Programar retomas en días que las sedes no laboran. Retomar en lugares diferentes a los definidos en la orden de transporte. Otorgar a los beneficiarios información imprecisa acerca de la retoma. Retomar bienes que no hayan sido suministrados y/o aprobados por CPE. Condicionar la prestación del servicio y/o negarse a prestarlo. Esquema de seguimiento a las retomas. Hace referencia a la información que el contratista debe tener actualizada para que CPE pueda estar informado durante toda la ejecución del contrato. Bases de transporte y entrega: Las empresas deberán registrar en una base de datos que entregara a CPE. En esta, se ingresaran los datos relacionados con la recogida y entrega de los equipos, de manera diaria y cuando CPE lo requiera. El registro de la información en esta base de datos, es de obligatorio cumplimiento, y debe contener las fechas reales de las recogidas por parte del transportista, aclarando, que estas fechas no puede variar ni ser diferentes a las de las órdenes de transporte firmadas por la persona de contacto. Reportes de recogida de retoma: El contratista deberá reportar diariamente de manera digital (correo electrónico) las retomas que fueron recogidas y cuáles de ellas fueron fallidas por razones justificadas, según las actas de retoma que se les envía. Eventos y reuniones: El Gerente del Proyecto y/o Coordinador de Retoma, deberán asistir de manera obligatoria a todos los eventos que CPE le requiera, para brindar información del estado del transporte de los bienes, y en los casos en que se presenten eventualidades debe dar soluciones al caso(s). Se estima que se no realicen más de 10 reuniones por año. Comités de Seguimiento e Informes Mensuales: Para los comités de seguimiento, el proponente deberá establecer comunicación vía Skype o algún otro sistema de comunicación y entregar un informe con el avance en la ejecución y oportunidad en la retoma de los bienes, así como la información de los casos críticos presentados y su respectiva solución. Los informes son mensuales. Junto con los informes mensuales, el contratista presentar el Anexo ambiental debidamente diligenciado, en el cual se registrarán entre otros los siguientes datos: Traslado: número de recorridos; desdehasta____; medio(s) de transporte empleados (terrestre, fluvial, aéreo, etc.); kilómetros aproximados recorridos por medio; combustible empleado según medio; peso de la carga de CPE por viaje (bolsas y kilogramos); costo, entre otros. 4.5.5 Reporte de anomalías y/o situaciones especiales: El contratista debe informar a CPE cualquier demora, anomalía o problema presentado (caso crítico) durante el transporte de la retoma los bienes, con el fin de reportar el estado de los mismos y el lugar en el cual se encuentran, máximo el día hábil siguiente a los hechos sucedidos. Estos casos deben ser excepcionales y deben reportarse vía correo electrónico o por comunicación escrita. El caso debe relacionarse con número radicado de la sede, departamento, municipio, inconveniente y solución, con previa aprobación de CPE. Zonificación y plazos de entrega La zonificación y plazos de entrega definidos en el numeral 3.2.4 del presente documento, aplican de igual forma para la prestación del servicio de transporte de bienes a retomar. En este caso no hablamos de entrega de bienes en sedes, sino de recogida de bienes en sedes y entrega de los mismos en el CENARE. Tabla Nº 10 Matriz de zonificación y plazos de recogida de retoma Zona Fácil Media Ubicación Plazo de entrega Días hábiles Urbano 1 5 Rural 2 8 Urbano 2 8 Rural 3 10 Especial Urbano Rural 3 4 10 15 Zona Fácil: La componen los municipios departamentos donde se ubican las principales ciudades del País y que se caracterizan en mayor medida, por contar con condiciones favorables de acceso (acceso terrestre, buenas condiciones de vías de comunicación y cercanía a principales centros urbanos y de desarrollo del País. Zona Media: La componen los municipios departamentos donde las condiciones de acceso son menos favorables, pues las vías no se encuentran en excelente estado o se ven afectadas por situaciones coyunturales asociadas al invierno, problemas de orden público etc. Zona Especial: La componen los municipios departamentos de difícil acceso donde las vías de comunicación presentan condiciones extremas y que requieren en algunos casos medios especiales de transporte fluviales o/y áreas obligatoriamente Los plazos de recogida se aplican de forma individual para cada orden de transporte. Computadores para Educar solicitará al contratista durante el tiempo de transporte, información acerca de la ubicación y estado de los bienes, quien deberá brindar respuesta inmediata y debe corresponder a la realidad La clasificación de los municipios se puede consultar en el Anexo No. 3 – Zonificación 2015-2018. 4.5.6 Alcance de los servicios de transporte de Retoma Durante el periodo comprendido entre 2015-2018, se espera la recolección de aproximadamente 103.000 bolsas que deberán ser transportadas durante la vigencia del contrato. Según la regionalización, el alcance es el siguiente: Región 1 Llanos y Centro Oriente: 12 departamentos 444 municipios 13.434 Sedes 30.015 bolsas de retoma como mínimo. Las 30.015 bolsas a transportar en la región 1 se distribuyen como se indica a continuación: Tabla Nº 11 Cantidad de retomas a transportar R1 Llano y Centro Oriente Cantidades a retomar R1 Zona Fácil Zona Media Rural Urbano Rural Urbano Rango de bolsas 1-5 6-20 21-50 >51 3.367 3.962 713 409 1.259 3.240 2.615 740 3.587 2.756 603 409 100% Zona especial Rural Urbano 819 1.571 2.095 409 154 194 176 409 4 88 172 264 Región 2 Pacifico: 4 Departamentos 178 Municipios 8.642 Sedes 18.037 bolsas de retoma como mínimo. Las 18.037 bolsas a transportar en la región 2 se distribuyen como se indica a continuación: Tabla Nº 12 Cantidad de retomas a transportar R2 Región Pacifico Rango de bolsas 1-5 6-20 21-50 >51 Cantidades a retomar R2 Zona Fácil Zona Media Rural Urbano Rural Urbano 815 766 640 407 64 939 1.303 407 3.630 2.702 380 407 259 766 904 407 100% Zona especial Rural Urbano 688 1.060 172 407 29 311 168 407 Región 3 Región Centro Sur y Eje Cafetero: 9 Departamentos 301 Municipios 13.540 Sedes 28.185 bolsas de retoma como mínimo. Las 28.185 bolsas a transportar en la región 3 se distribuyen como se indica a continuación: Tabla Nº 13 Cantidad de retomas a transportar R3 Región Centro Sur y Eje Cafetero Rango de bolsas 1-5 6-20 21-50 >51 Cantidades a retomar R3 Zona Fácil Zona Media Rural Urbano Rural Urbano 4.971 4.337 1.238 728 721 2.355 2.419 421 4.228 2.000 594 416 604 668 312 416 100% Zona especial Rural Urbano 248 238 173 416 Región 4 Caribe: 8 Departamentos 197 Municipios 7.700 Sedes 26.764 bolsas de retoma como mínimo. Las 26.764 bolsas a transportar en la región 4 se distribuyen como se indica a continuación: 5 89 173 416 Tabla Nº 14 Cantidad de retomas a transportar R4 Región Caribe Rango de bolsas 1-5 6-20 21-50 >51 4.6 Cantidades a retomar R4 Zona Fácil Zona Media Rural Urbano Rural Urbano 3.480 3.826 1.355 410 448 3.220 3.156 435 2.593 2.740 1.447 634 43 862 440 410 100% Zona especial Rural Urbano 4 49 171 410 4 49 171 410 Transporte de terminales en garantía Consiste en la recolección, transporte y entrega de terminales o dispositivos que presentan daños y que deben ser tramitados por garantía o que servirán para reemplazar aquellos terminales o dispositivos que requieran cambio. Dicho transporte se realizará desde o hacia las sedes beneficiarias (urbanas o rurales) y/o puntos de acopio definidos por los entes territoriales en los municipios y el Centro de Recepción y Despacho de Portátiles (CRDP) ubicado en la ciudad de Bogotá. Los despachos se realizan por sede atendida y en cualquier momento durante la vigencia del contrato. En cualquier caso el transportador debe cumplir con los plazos de entrega determinados por Computadores para Educar. Para el periodo 2015-2018, la entidad procurará solicitar los servicios de transporte de garantías bajo la modalidad de reemplazo, así como programar la recogida de garantías de forma consolidada en los puntos de acopio municipales con el fin de facilitar la prestación del servicio. En este caso se buscará que todas las sedes rurales y/o urbanas que resulten con aprobación de garantía serán agrupadas en ese mismo despacho. No obstante lo anterior, no es una obligación de Computadores para Educar solicitar el 100% de los servicios de transporte de esta forma, por ello y según las necesidades del programa, podrá ser consolidado (todo el municipio) o podrá ser sede por sede en cualquier momento de la vigencia. Con base en lo anterior, la prestación del servicio de transporte podrá solicitarse bajo cualquiera de las tres modalidades contempladas: 1. Recolección de garantías 2. Despacho de garantías 3. Reemplazo de garantías. 4.6.1 Descripción de los bienes a transportar Los bienes a transportar por concepto de garantía son: Portátiles, tabletas, video beam, router, unidad óptica, UMA vacía, servidores y accesorios, cuyas especificaciones técnicas se describen en el Anexo No. 1 – Características de los terminales Los bienes se entregan al transportador así: Portátiles: Portátiles x 1: Corresponde al transporte de una (1) unidad. Portátiles de 2 a 5: Corresponde al transporte de dos (2) a cinco (5) unidades de una misma sede. Portátiles de 6 a 10: Corresponde al transporte de seis (6) a diez (10) unidades de una misma sede Tabletas: Tableta x 1: Corresponde al transporte de una (1) unidad. Tableta de 2 a 5: Corresponde al transporte de dos (2) a cinco (5) unidades de una misma sede Tableta de 6 a 10: Corresponde al transporte de seis (6) a diez (10) unidades de una misma sede. Video Beam Video beam X 1: corresponde al transporte de una (1) unidad. Servidores: Servidor X 1: corresponde al transporte de una (1) unidad. Complementos tecnológicos2: 2 Son elementos que complementan los dispositivos mencionados anteriormente y que se proveen para facilitar el acceso 4.6.2 Elementos por paquete: corresponde a la entrega de una caja que contiene uno o varios de estos elementos: unidad óptica, router, adaptador de corriente, documentos, medios magnéticos, cable de datos, poder o video, mouse, batería, entre otros; cuyo peso no superará un (1) kilogramo y su volumen máximo será de 25cm x 28cm x 10cm. Empaque y especificaciones de los bienes a transportar a. El empaque de las garantías estará a cargo de la sede beneficiaria, el gestor o técnico que presta servicios en zona o el Centro de Recepción y Despacho de portátiles nuevos (CRDP). . Es importante indicar que si el embalaje no cumple con las condiciones definidas por Computadores para Educar dejará la anotación respectiva en la orden de recogida y procederá a realizar el embalaje correctamente utilizando el(los) empaque(s) de respaldo que debe llevar la transportadora y rotular la carga. Lo anterior significa que la garantía deberá estar correctamente embalada en una caja, UMA o cualquier medio que garantice la protección de los elementos durante el transporte. Adicionalmente, el medio utilizado deberá estar totalmente sellado con la cinta logo de propiedad de las entidades contratadas en campo o de Computadores para Educar. 4.6.3 Características del servicio de transporte de elementos en garantía Este servicio de transporte de elementos en garantía requiere ser realizado bajo cualquiera de las siguientes modalidades: 4.6.3.1 Recolección de garantías Consisten en recibir de las sedes beneficiarias o puntos de acopio del municipio, todas las garantías autorizadas y trasladarlas al CRDP ubicado en la ciudad de Bogotá. Bajo esta modalidad las actividades a realizar son las siguientes: b. Descargar las órdenes de recogida. Descargar directamente del sistema de información dispuesto por CPE la(s) orden(es) de recogida elaborada(s) por Computadores para Educar en la que se consigna toda la información para la recogida de los terminales en garantía: identificación del establecimiento beneficiado, la relación de bienes a recoger, los datos de contacto y la dirección del lugar donde se deben recoger los bienes. La Entidad envía la(s) a las tic: router, lectores ópticos, carga etc., y que normalmente van dentro de las diferentes soluciones tecnológicas descritas. solicitud(es) mediante un formato de orden de recogida, ya sea por correo o sistema de información. c. Programar el servicio de transporte. La transportadora programa la prestación del servicio definiendo el ruteo y la logística de recogida. Adicionalmente realizará un alistamiento previo que consiste en contactar 48 horas antes a la persona indicada en la orden de recogida para verificar el sitio de recogida donde se efectuará la misma así como el día y la hora exacta en que se llevará a cabo. d. Recoger los bienes en garantía. Una vez en la sede educativa o centro de acopio se verifica y confirma que la cantidad de cajas recibidas coincida con la cantidad de cajas autorizadas en la(s) orden(es) de recogida y que el embalaje de los terminales sea correcto. El embalaje de los elementos es una responsabilidad del gestor en campo quien dejará los elementos listos para ser recogidos. Es importante indicar que si el embalaje no cumple con las condiciones definidas por Computadores para Educar dejará la anotación respectiva en la orden de recogida y procederá a realizar el embalaje correctamente utilizando el(los) empaque(s) de respaldo que debe llevar la transportadora y rotular la carga. Acto seguido realiza la recolección de las garantías y diligencia en el formato de orden de recogida en la sección “V INFORMACIÓN DE QUIEN ENTREGA EN LA SEDE” indicando si hubo o no novedades en la recogida. Dos copias de la orden de transporte deberán ser firmadas por la persona responsable en la sede o centro de acopio de entregar los terminales y por el transportador. Lo anterior servirá para dejar constancia de las condiciones en la que los bienes fueron recibidos por el transportador así como que los bienes recogidos no presentaron ninguna novedad durante el transporte. Una copia será para el responsable de la sede o centro de acopio y la otra la deberá llevar el transportador para hacer la entrega de los bienes en el CRDP. Es responsabilidad de la empresa transportadora verificar que las cajas se encuentren selladas adecuadamente y que cada una de ellas tenga un rótulo en el cual se provea la información del remitente y del destinatario. Las cajas por ningún motivo podrán estar golpeadas, rasgadas o manipuladas, ya que en este caso la transportadora deberá responder por el contenido de las mismas, el cual se encuentra relacionado en la orden de recogida. Lo anterior, con el fin de garantizar que no se pierdan partes durante el proceso de transporte o no sufran daños físicos que puedan afectar la garantía. Si no se realiza dicha verificación y se llegase a presentar alguna parte faltante o se detecte algún daño físico durante la revisión del contenido de la caja al momento de la entrega en el Centro de Recepción, la empresa transportadora será la responsable de reponer dicha parte por una de las mismas características o superiores en los plazos de entrega dispuestos por CPE. e. Transportar los bienes. La transportadora trasladará los elementos recogidos al Centro de Recepción y Despachos de Portátiles (CRDP) ubicado en la ciudad de Bogotá. f. 4.6.3.2 Entregar los bienes en centro. Una vez que el Centro de Recepción haya recibido los elementos a satisfacción, la transportadora procederá a diligenciar en la orden de recogida la sección “VI. INFORMACIÓN DE QUIEN RECIBE EN EL CENTRO”. La orden de recogida deberá ser firmada por la persona que recibe en el CRDP como constancia de que los bienes recibidos no presentaron ninguna novedad durante el transporte. Si se llegase a presentar alguna parte faltante o se detecte algún daño físico durante la revisión del contenido de la caja al momento de la entrega en el CRDP, la empresa transportadora será la responsable de reponer dicha parte por una de las mismas características o superiores en los plazos de entrega dispuestos por CPE Despacho de Garantías Consiste en recoger cualquier tipo de terminal atendido por garantía en el Centro de Recepción y Despacho de Portátiles ubicado en la ciudad de Bogotá y transportarlo hasta la sede beneficiara (rural o urbana) o punto de acopio del municipio asignado. Bajo esta modalidad, las actividades a realizar son: a. Descargar las órdenes de transporte. Descargar directamente del sistema de información dispuesto por CPE las órdenes de transporte elaboradas por Computadores para Educar en las que se consigna toda la información para el transporte de las soluciones: identificación del establecimiento beneficiado, la relación de bienes a entregar, los datos de contacto y la dirección del lugar donde se deben entregar las terminales. La descarga de las órdenes de despacho deberá realizarse tras la recepción del correo electrónico enviado por la entidad donde se solicita el servicio de transporte. Es decir, que es responsabilidad del contratista hacer la descarga de esta información para iniciar así la programación del despacho. para Computadores para Educar solicitará el servicio con mínimo dos (2) días hábiles de anterioridad a la fecha del despacho de la soluciones, tiempo suficiente para que el contratista se programe. Dado que las empresas transportadoras trabajan los días sábados, para el presente proyecto se considera entonces un día hábil, quiere decir, que computadores para educar puede solicitar al transportador realizar actividades relacionadas con el servicio, los días sábados, favoreciendo la programación y realización de las actividades del transportador. b. Programar el transporte. Programar la prestación del servicio realizando el análisis respectivo que permita definir el ruteo y la logística de distribución. Esto es, con base en las necesidades de CPE, definir rutas, municipios, medios de transporte, cantidad de camiones, personal requerido etc. Debe confirmar con el(los) centro(s) el horario de recogida y cumplir con el éste. Adicionalmente debe programar el contacto telefónico previo con las sedes beneficiadas para asegurar la entrega. c. Retirar los bienes en los centros. En el CRDP se deben recoger los bienes a partir de las 7 am según lo consignado en la orden de transporte (punto (a)) y lo programado en el punto (b). Deberá verificar la cantidad de cajas selladas recibidas, asegurarse que cada una de ellas cuente con el sticker respectivo y que la información consignada en él, corresponda con la información de la orden de transporte. En todo caso, la transportadora deberá retirar los bienes en los centros de CPE en la fecha y hora indicada en la orden de transporte. Finalmente debe firmar los documentos elaborados por el centro en donde consta la entrega y recepción de las soluciones. A continuación se detalla la ciudad y dirección de ubicación del centro de recepción y despacho de portátiles (CRDP) que tiene actualmente dispone Computadores para Educar: Centro Centro de recepción y despacho de portátiles (CRDP) Ciudad Dirección Bogotá Calle 17ª No. 69F-76, Zona Industrial de Montevideo A partir de este momento, empieza a contarse los días definidos en el plazo de entrega que aplique en cada caso. d. Transportar los bienes. Realizar el transporte de las terminales hacia los departamentos, municipios y sedes/puntos de acopio definidas. Debe asegurar que los bienes se encuentran en buen estado al conservar siempre las condiciones en las que los terminales fueron entregados en los centros. Deberá transportar las soluciones apropiadamente de acuerdo a las condiciones definidas en el punto (b) descrito anteriormente y en los plazos de entrega definidos por el programa en el numeral 3.4.4 Zonificación y plazos transporte de garantías. e. Establecer contacto telefónico. En todos los casos y sin excepción, establecer contacto telefónico con la sede y con el gestor en campo para confirmar la cita de entrega de los bienes. Este contacto debe hacerse mínimo 48 horas antes a la fecha de entrega programada en el punto (b). f. Entregar los bienes en la sede o punto de acopio. Realizar la entrega de los bienes en perfectas condiciones dentro de los plazos definidos por el programa con el fin de asegurar la entrega oportuna de los elementos, de acuerdo a la cita establecida. En este momento debe verificar el contenido de las cajas y la cantidad de bienes entregados frente a Especificaciones Técnicas de los elementos con el fin de confirmar que los bienes entregados sean los relacionados en la orden de despacho. En todo caso la transportadora deberá asegurar que está entregando los bienes enviados a la cada sede y en las cantidades indicadas en la orden. Una vez efectuada la entrega de las garantías atendidas, la empresa transportadora deberá diligenciar en el formato de orden de transporte la sección “V INFORMACIÓN DE QUIEN RECIBE EN LA SEDE O PUNTO DE ACOPIO”. Debe asegurarse que el receptor de los bienes diligencie la fecha en que recibe los elementos y anote su número de cédula, número telefónico, así como la hora, el lugar y el estado de los mismos consignando las novedades que se presenten y/o que estime conveniente realizar. Si no se anotan novedades ni observaciones, se entiende que la entrega de los bienes se ha realizado a satisfacción y no habrá derecho a reclamaciones posteriores. La orden de transporte deberá ser firmada por la persona que recibe en la sede o punto de acopio como constancia de recepción de los bienes (firmar dos copias. Una para el receptor de los bienes y otra para la transportadora para efectos de facturación). Por lo anterior, es claro que la transportadora es la responsable de presentar a Computadores para Educar constancia de quien recibe los bienes, con su respectiva firma. Este documento debe ser diligenciado completamente, con firmas originales y sin ningún tipo de enmendadura, de lo contrario será devuelta al transportador. j) Ingresar información en sistema. Registrar en el sistema y/o en las bases de información dispuesta por CPE la fecha, lugar y hora donde los bienes fueron entregados así como también los datos de la persona que los recibió (nombre, cédula, teléfono). En el sistema de información deberá cargar la orden de transporte debidamente diligenciada y firmada por el receptor de los bienes, la cual debe estar completamente diligenciada, ser legible, nítida y estar libre de enmendaduras y/o tachones. El registro de la información debe realizarse dentro del tiempo (ANS) definido por CPE. k) Facturar. Realizar mensualmente la facturación según lo definido en el numeral 3.5.5 – Forma de pago - del presente documento. 4.6.3.3 Reemplazo de Garantías Consiste en realizar el transporte de terminales entregadas por el CRDP y reemplazarlas por una cantidad y tipo igual al de las garantías reportadas que se encuentran ubicadas en las sedes beneficiarias (rurales o urbanas) o puntos de acopio del municipio. Para la correcta prestación de este servicio, es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones: El gestor asignado a la sede o punto de acopio informa a CPE de la necesidad de reemplazo de garantías y confirma el tipo y cantidad de garantías a reemplazar. Adicionalmente confirma que las garantías a reemplazar están debidamente embaladas y listas para ser recogidas. CPE le solicita a CRDP el alistamiento de los elementos que coincidan tanto en cantidad como en el tipo de terminal para que sean recogidos por la transportadora. Ahora bien, las actividades a realizar por parte del transportador son las siguientes: a. Descargar las órdenes de reemplazo. Descargar directamente del sistema de información de CPE, las órdenes de reemplazo en donde se relacionan los elementos autorizados para transportar y reemplazar en campo así como la información de contacto para efectuar dicho reemplazo. La descarga de las órdenes de despacho deberá realizarse tras la recepción del correo electrónico enviado por la entidad donde se solicita el servicio de transporte. Es decir, que es responsabilidad del contratista hacer la descarga de esta información para iniciar así la programación del despacho. b. Programar el despacho. Programar la prestación del servicio realizando el análisis respectivo que permita definir el ruteo y la logística de distribución. Esto es, con base en las necesidades de CPE, definir rutas, municipios, medios de transporte, cantidad de camiones, personal requerido etc. Debe confirmar con el(los) centro(s) el horario de recogida y cumplir con éste. Adicionalmente debe programar el contacto telefónico previo 48 horas antes con la persona indicada en la orden de reemplazo para asegurar el intercambio (lugar, día y hora). c. Retirar los bienes en el centro. Una vez recibida la solicitud, la transportadora se dirigirá a CRDP ubicado en Bogotá para recoger las terminales autorizadas en la orden. La transportadora confirmará el correcto embalaje y la cantidad de cajas a despachar, la cual deberá coincidir con la cantidad de cajas autorizadas en la orden de reemplazo. En todo caso, la transportadora deberá retirar los bienes en el CRDP en la fecha y hora indicada en la orden de reemplazo. Finalmente debe firmar los documentos elaborados por el centro en donde consta la entrega y recepción de los bienes. A partir de este momento, empieza a contarse los días definidos en el plazo de entrega que aplique en cada caso. d. Transportar los bienes. Realizar el transporte de los bienes hacia la sede o punto de acopio indicado en la orden de reemplazo. Debe asegurar que los bienes se encuentran en buen estado al conservar siempre las condiciones en las que los terminales fueron entregados en los centros. Deberá transportar las soluciones apropiadamente de acuerdo a las condiciones definidas en el punto (b) descrito anteriormente y en los plazos de entrega definidos por el programa. e. Establecer contacto telefónico. En todos los casos y sin excepción, establecer contacto telefónico con la persona indicada en la orden de reemplazo para confirmar la cita de entrega de los bienes. Este contacto debe hacerse mínimo 48 horas antes a la fecha de entrega programada en el punto (b). f. Reemplazar los bienes. En la sede o punto de acopio, el transportador se encuentra con el gestor responsable de la sede o punto de acopio a quien deberá hacerle la entrega de los bienes que ha transportado y recibirle los bienes que están en garantía. El gestor y el transportador verifican que la cantidad y tipo de bienes tanto de las garantías autorizadas en la orden como de las terminales entregadas por la transportadora coincidan con los indicados en la orden para para que se efectúe el reemplazo. Durante esta actividad el transportador deberá esperar hasta que el cambio se realice satisfactoriamente y pueda recibir del gestor las garantías a devolver al CRDP, debidamente empacadas y selladas. Una vez efectuado el reemplazo de las garantías, la empresa transportadora deberá diligenciar en el formato de orden de reemplazo en la sección “V INFORMACIÓN DE QUIEN GESTIONA EL REEMPLAZO EN LA SEDE O PUNTO DE ACOPIO”. La orden de transporte deberá ser firmada por la persona responsable como constancia de que los bienes reemplazados no presentaron ninguna novedad durante el transporte. (Dos copias firmadas, una para el gestor y otra para la transportadora). Es responsabilidad de la empresa transportadora verificar que las cajas que va a recibir, ya sea en CRDP o en campo, se encuentren selladas adecuadamente, es decir, que cada una de ellas tenga un rótulo en el cual se provea la información del remitente y del destinatario. Las cajas por ningún motivo podrán estar golpeadas, rasgadas o manipuladas, ya que en este caso la transportadora deberá responder por el contenido de las mismas, el cual se encuentra relacionado en la orden de despacho. Lo anterior, con el fin de garantizar que no se pierdan partes durante el proceso de transporte o no sufran daños que puedan afectar la garantía. Si no se realiza dicha verificación y se llegase a presentar alguna parte faltante o se detecte algún daño físico durante la revisión del contenido de la caja al momento de la entrega en la sede beneficiaria o punto de acopio, la empresa transportadora será la responsable de reponer dicha parte por una de las mismas características o superiores en los plazos de entrega dispuestos por CPE. g. Transportar los bienes hasta el CRDP. La transportadora trasladará las garantías reemplazadas en la sede beneficiaria o punto de acopio al CRDP ubicado en la ciudad de Bogotá indicado en la orden de reemplazo. h. Entregar los bienes. Una vez el CRDP haya recibido los elementos a satisfacción, el responsable de la recepción procederá a diligenciar en la orden de reemplazo la sección “VI. INFORMACIÓN DE QUIEN RECIBE EN CENTRO”. La orden de transporte deberá ser firmada por la persona responsable como constancia de que los bienes recibidos no presentaron ninguna novedad durante el transporte. 4.6.4 Zonificación y plazos de entrega 4.6.4.1 Recogida de Garantías Para la prestación del servicio de recogida de garantías, se han definido los siguientes plazos de recolección de los bienes: Tabla Nº 15 Plazos de recogida de garantías Plazo de recogida Plazo (1) Plazo (2) Plazo (3) Plazo (4) Tiempo máximo para realizar la recogida y entrega a centro de las garantías, contado a partir de la fecha consignada en la orden Máximo 5 días hábiles Máximo 8 días hábiles Máximo 10 días hábiles Máximo 15 días hábiles El transportador deberá tener en cuenta la zonificación y los plazos de recogida para prestación del servicio que requiere Computadores para Educar. Se presenta a continuación los plazos de recogida en cada una de las zonas definidas por CPE: Tabla Nº 16 Matriz de zonificación y plazos de recogida de garantías Zona Ubicación Plazo de entrega Días hábiles Urbano 1 5 Fácil Rural 2 8 Urbano 2 8 Media Rural 3 10 Urbano 3 10 Especial Rural 4 15 Los plazos de recogida se aplican de forma individual para cada orden de transporte. Computadores para Educar solicitará al contratista durante el tiempo de transporte, información acerca de la ubicación y estado de los bienes, quien deberá brindar respuesta inmediata y debe corresponder a la realidad. 4.6.4.2 Despacho de Garantías Para la prestación del servicio de despacho de garantías, se han definido los siguientes plazos de entrega de los bienes: Tabla Nº 17 Plazos de despacho de garantías Plazo de despacho Plazo (1) Plazo (2) Plazo (3) Plazo (4) Tiempo máximo para realizar el transporte y entrega de las garantías, contado a partir de la fecha de despacho consignada en la orden Máximo 5 días hábiles Máximo 8 días hábiles Máximo 10 días hábiles Máximo 15 días hábiles El transportador deberá tener en cuenta la zonificación y los plazos de transporte y entrega para prestación del servicio que requiere computadores para educar. Se presenta a continuación los plazos de despacho en cada una de las zonas definidas por CPE: Tabla Nº 18 Matriz de zonificación y plazos de despacho de garantías Zona Ubicación Plazo de entrega Días hábiles Urbano 1 5 Fácil Rural 2 8 Urbano 2 8 Media Rural 3 10 Urbano 3 10 Especial Rural 4 15 Los plazos de despacho se aplican de forma individual para cada orden de transporte. Computadores para Educar solicitará al contratista durante el tiempo de transporte, información acerca de la ubicación y estado de los bienes, quien deberá brindar respuesta inmediata y debe corresponder a la realidad. 4.6.4.3 Reemplazo de Garantías Para la prestación del servicio de reemplazo de terminales por garantía, se han definido los siguientes plazos de entrega de los bienes: Del Centro de Recepción y Despacho de Terminales (Bogotá) al sitio de acopio de los terminales en el municipio o Sede Educativa: Tabla Nº 19 Plazos de entrega para el reemplazo Plazo de transporte y entrega Plazo (1) Plazo (2) Plazo (3) Plazo (4) Tiempo máximo para realizar el transporte y entrega de los bienes, contado a partir de la fecha de despacho consignada en la orden de reemplazo Máximo 3 días hábiles Máximo 5 días hábiles Máximo 8 días hábiles Máximo 10 días hábiles Del sitio de acopio de los terminales en el municipio o Sede Educativa al CRDP (Bogotá): Tabla Nº 20 Plazos de recogida del reemplazo Plazo de recogida y transporte Plazo (1) Plazo (2) Plazo (3) Plazo (4) Tiempo máximo para transportar los bienes recogidos por garantía en el reemplazo, y entregarlos en las bodegas de CPE en Bogotá, contado a partir de la fecha de recolección en zona. Máximo 5 días hábiles Máximo 8 días hábiles Máximo 10 días hábiles Máximo 15 días hábiles El transportador deberá tener en cuenta la zonificación y los plazos de transporte para realizar el reemplazo, tanto en la entrega como en la recolección de las garantías. Se presenta a continuación los plazos de entrega en cada una de las zonas definidas por CPE para el reemplazo de garantías: Tabla Nº 21 Matriz de zonificación y Plazos de entrega para el reemplazo Zona Ubicación Plazo de despacho / recogida Días hábiles Urbano 1 3 Fácil Rural 2 5 Urbano 2 5 Media Rural 3 8 Urbano 3 8 Especial Rural 4 10 Tabla Nº 22 Matriz de zonificación y Plazos de recogida del reemplazo Zona Ubicación Plazo de despacho / recogida Días hábiles Urbano Rural Urbano Media Rural Urbano Especial Rural 1 2 2 3 3 4 Fácil 5 8 8 10 10 15 Los plazos de entrega y recogida de los reemplazos de garantías se aplican de forma individual para cada orden de transporte. Computadores para Educar solicitará al contratista durante el tiempo de transporte, información acerca de la ubicación y estado de los bienes, quien deberá brindar respuesta inmediata y debe corresponder a la realidad. La clasificación de los municipios por plazo de entrega se puede consultar en el Anexo No. 3 – Zonificación 2015-2018. 4.6.5 Alcance de los servicios del transporte de garantías REGIÓN 1 Llano y Centro Oriente: Recogida de Garantías Tabla Nº 23 Cantidad de recolección de garantías a transportar R1 Región Llano y Centro Oriente Zona Ubicación Rural Urbano Rural Media Urbano Rural Especial Urbano TOTAL Fácil Tabletas Portátiles Video Beam Servidor T x 1 De 2 a 5 De 6 a 10 P x 1 De 2 a 5 De 6 a 10 Vx1 Sx1 12 6 7 13 4 4 4 4 169 63 94 211 23 4 27 14 14 6 9 16 4 4 4 4 94 35 53 119 14 4 16 9 9 4 6 10 4 4 4 4 12 6 9 16 4 4 4 4 310 120 178 385 53 24 59 Despacho de Garantías Tabla Nº 24 Cantidad de despacho de garantías a transportar R1 39 Región Llano y Centro Oriente Zona Ubicación Rural Urbano Rural Media Urbano Rural Especial Urbano TOTAL Fácil Tabletas Portátiles Video Beam Servidor T x 1 De 2 a 5 De 6 a 10 P x 1 De 2 a 5 De 6 a 10 Vx1 Sx1 12 6 7 13 4 4 4 4 169 63 94 211 23 4 27 14 14 6 9 16 4 4 4 4 94 35 53 119 14 4 16 9 9 4 6 10 4 4 4 4 12 6 9 16 4 4 4 4 310 120 178 385 53 24 59 39 Nota: Los valores de flete propuestos por el Contratista para el transporte de portátiles, tabletas, video beam y servidores en el rango (x1) en despacho de garantías debe ser igual al valor de flete presentando para el rango (x1) en el despacho de soluciones tecnológicas (Portátiles, Tabletas, Video beam y Servidores). Los valores de flete propuestos por el Contratista para el transporte de portátiles y tabletas en el rango (De 2 a 5) en el despacho de garantías debe ser igual al valor de flete presentando para el rango (x5) en el despacho de soluciones tecnológicas (Portátiles y Tabletas). Los valores de flete propuestos por el Contratista para el transporte de portátiles y tabletas en el rango (De 6 a 10) en el despacho de garantías debe ser igual al valor de flete presentando para el rango (x10) en el despacho de soluciones tecnológicas (Portátiles y Tabletas). Reemplazo de garantías Tabla Nº 25 Cantidad de reemplazos de garantías a transportar R1 Región Llano y Centro Oriente Zona Ubicación Rural Urbano Rural Media Urbano Rural Especial Urbano TOTAL Fácil REGIÓN 2 Pacifico: Tabletas Portátiles Video Beam Servidor T x 1 De 2 a 5 De 6 a 10 P x 1 De 2 a 5 De 6 a 10 Vx1 Sx1 54 20 30 79 10 4 11 6 977 355 538 1485 149 10 164 73 70 26 39 104 12 4 13 7 547 199 301 829 84 7 92 42 39 15 22 59 7 4 7 4 66 26 37 100 12 4 13 6 1753 641 967 2656 274 33 300 138 Recogida de Garantías Tabla Nº 26 Cantidad de recolección de garantías a transportar R2 Región PacificoZona Ubicació n Tx 1 12 Rural 169 Urbano 14 Rural 94 Urbano 9 Rural 12 Urbano 310 Fácil Media Especial TOTAL Tabletas De 2 a De 6 a 5 10 6 7 63 94 6 9 35 53 4 6 6 9 120 178 Px 1 13 211 16 119 10 16 385 Portátiles De 2 a De 6 a 5 10 4 4 23 4 4 4 14 4 4 4 4 4 53 24 Video Beam Servido r Vx1 4 27 4 16 4 4 59 Sx1 4 14 4 9 4 4 39 Despacho de garantías Tabla Nº 27 Cantidad de despacho de garantías a transportar R2 Región Pacifico Zona Ubicación Rural Urbano Rural Media Urbano Rural Especial Urbano TOTAL Fácil Tabletas Portátiles Video Beam Servidor T x 1 De 2 a 5 De 6 a 10 P x 1 De 2 a 5 De 6 a 10 Vx1 Sx1 12 6 7 13 4 4 4 4 169 63 94 211 23 4 27 14 14 6 9 16 4 4 4 4 94 35 53 119 14 4 16 9 9 4 6 10 4 4 4 4 12 6 9 16 4 4 4 4 310 120 178 385 53 24 59 39 Nota: Los valores de flete propuestos por el Contratista para el transporte de portátiles, tabletas, video beam y servidores en el rango (x1) en despacho de garantías debe ser igual al valor de flete presentando para el rango (x1) en el despacho de soluciones tecnológicas (Portátiles, Tabletas, Video beam y Servidores). Los valores de flete propuestos por el Contratista para el transporte de portátiles y tabletas en el rango (De 2 a 5) en el despacho de garantías debe ser igual al valor de flete presentando para el rango (x5) en el despacho de soluciones tecnológicas (Portátiles y Tabletas). Los valores de flete propuestos por el Contratista para el transporte de portátiles y tabletas en el rango (De 6 a 10) en el despacho de garantías debe ser igual al valor de flete presentando para el rango (x10) en el despacho de soluciones tecnológicas (Portátiles y Tabletas). Reemplazo de garantías Tabla Nº 28 Cantidad de reemplazos de garantías a transportar R2 Región Pacifico Zona Ubicación Rural Urbano Rural Media Urbano Rural Especial Urbano TOTAL Fácil Tabletas Portátiles Video Beam Servidor T x 1 De 2 a 5 De 6 a 10 P x 1 De 2 a 5 De 6 a 10 Vx1 Sx1 37 14 21 47 7 4 7 4 671 244 368 839 85 7 98 47 48 18 27 60 7 4 9 6 375 137 207 469 48 4 56 28 28 12 16 34 5 4 6 4 46 17 26 57 7 4 7 6 1205 442 665 1506 159 27 183 95 REGIÓN 3 Centro Sur y Eje Cafetero Recogida de Garantías Tabla Nº 29 Cantidad de recolección de garantías a transportar R3 Región Centro Sur y Eje Cafetero Zona Ubicación Rural Urbano Rural Media Urbano Rural Especial Urbano TOTAL Fácil Tabletas Portátiles Video Beam Servidor T x 1 De 2 a 5 De 6 a 10 P x 1 De 2 a 5 De 6 a 10 Vx1 Sx1 17 7 9 18 4 4 4 4 266 97 146 330 34 4 41 20 20 9 12 25 4 4 4 4 148 55 84 184 20 4 23 12 12 6 9 15 4 4 4 4 19 9 12 24 4 4 4 4 482 183 Despacho de garantías 272 596 70 24 80 48 Tabla Nº 30 Cantidad de despacho de garantías a transportar R3 Región Centro Sur y Eje CafeteroZona Fácil Media Especial Tabletas Portátiles Ubicaci ón T x De 2 a De 6 a P x De 2 a De 6 a 1 5 10 1 5 10 17 7 9 18 4 4 Rural 146 330 34 4 Urbano 266 97 20 9 12 25 4 4 Rural 84 184 20 4 Urbano 148 55 12 6 9 15 4 4 Rural 9 12 24 4 4 Urbano 19 TOTAL 482 183 272 596 70 Video Beam Servid or Vx1 4 41 4 23 4 4 Sx1 4 20 4 12 4 4 80 48 24 Nota: Los valores de flete propuestos por el Contratista para el transporte de portátiles, tabletas, video beam y servidores en el rango (x1) en despacho de garantías debe ser igual al valor de flete presentando para el rango (x1) en el despacho de soluciones tecnológicas (Portátiles, Tabletas, Video beam y Servidores). Los valores de flete propuestos por el Contratista para el transporte de portátiles y tabletas en el rango (De 2 a 5) en el despacho de garantías debe ser igual al valor de flete presentando para el rango (x5) en el despacho de soluciones tecnológicas (Portátiles y Tabletas). Los valores de flete propuestos por el Contratista para el transporte de portátiles y tabletas en el rango (De 6 a 10) en el despacho de garantías debe ser igual al valor de flete presentando para el rango (x10) en el despacho de soluciones tecnológicas (Portátiles y Tabletas). Reemplazo de garantías Tabla Nº 31 Cantidad de reemplazos de garantías a transportar R3 Región Centro Sur y Eje Cafetero Zona Ubicación Rural Urbano Rural Media Urbano Rural Especial Urbano TOTAL Fácil Tabletas Portátiles Video Beam Servidor T x 1 De 2 a 5 De 6 a 10 P x 1 De 2 a 5 De 6 a 10 Vx1 Sx1 58 22 33 70 8 4 11 6 1056 383 581 1309 131 8 160 73 75 28 41 93 11 4 13 7 589 215 325 730 74 7 90 42 43 17 24 52 7 4 7 4 71 27 40 87 10 4 13 6 1892 692 1044 2341 241 31 294 138 REGIÓN 4 Caribe Recogida de Garantías Tabla Nº 32 Cantidad de recolección de garantías a transportar R4 Región Caribe Zona Ubicación Rural Urbano Rural Media Urbano Rural Especial Urbano TOTAL Fácil Tabletas Portátiles Video Beam Servidor T x 1 De 2 a 5 De 6 a 10 P x 1 De 2 a 5 De 6 a 10 Vx1 Sx1 15 7 9 18 4 4 4 4 250 93 139 321 33 4 30 12 20 9 12 25 4 4 4 4 141 53 78 179 19 4 18 9 12 6 7 15 4 4 4 4 17 9 12 23 4 4 4 4 455 177 257 581 68 24 64 37 Despacho de garantías Tabla Nº 33 Cantidad de despacho de garantías a transportar R4 Región Caribe Zona Ubicación Rural Urbano Rural Media Urbano Rural Especial Urbano TOTAL Fácil Tabletas Portátiles Video Beam Servidor T x 1 De 2 a 5 De 6 a 10 P x 1 De 2 a 5 De 6 a 10 Vx1 Sx1 15 7 9 18 4 4 4 4 250 93 139 321 33 4 30 12 20 9 12 25 4 4 4 4 141 53 78 179 19 4 18 9 12 6 7 15 4 4 4 4 17 9 12 23 4 4 4 4 455 177 257 581 68 24 64 37 Nota: Los valores de flete propuestos por el Contratista para el transporte de portátiles, tabletas, video beam y servidores en el rango (x1) en despacho de garantías debe ser igual al valor de flete presentando para el rango (x1) en el despacho de soluciones tecnológicas (Portátiles, Tabletas, Video beam y Servidores). Los valores de flete propuestos por el Contratista para el transporte de portátiles y tabletas en el rango (De 2 a 5) en el despacho de garantías debe ser igual al valor de flete presentando para el rango (x5) en el despacho de soluciones tecnológicas (Portátiles y Tabletas). Los valores de flete propuestos por el Contratista para el transporte de portátiles y tabletas en el rango (De 6 a 10) en el despacho de garantías debe ser igual al valor de flete presentando para el rango (x10) en el despacho de soluciones tecnológicas (Portátiles y Tabletas). Reemplazo de garantías Tabla Nº 34 Cantidad de reemplazos de garantías a transportar R4 Región Caribe Zona Ubicación Rural Urbano Rural Media Urbano Rural Especial Urbano TOTAL Fácil Tabletas Portátiles Video Beam Servidor T x 1 De 2 a 5 De 6 a 10 P x 1 De 2 a 5 De 6 a 10 Vx1 Sx1 54 20 32 69 8 4 9 4 997 363 548 1273 128 8 117 42 71 28 40 90 10 4 9 6 557 203 307 711 72 7 66 25 40 15 23 50 7 4 7 4 66 26 37 86 10 4 9 4 1785 655 987 2279 235 31 217 85 Para mayor información sobre las cantidades a transportar año a año durante el cuatrienio en cada región, consultar el Anexo Nº 2 – Cantidades a transportar. 4.7 4.7.1 Especificaciones transversales Actividades de seguridad y salud ocupacional El proponte deberá garantizar que realizará actividades de promoción y prevención de seguridad y salud ocupacional tales como pausas activas, entrega de elementos de protección personal, planes de emergencia y actividades de bienestar entre otros, al recurso humano vinculado al proyecto. 4.7.2 Cumplimiento normas de tránsito legales colombianas El proponte deberá garantizar que cumplirá con las normas de tránsito colombianas vigentes, es decir sus vehículos deben cumplir con el certificado de emisión de gases vigente, revisión técnico -mecánica vigente, equipo de prevención y seguridad, señalización de los vehículos, entre otros. 4.7.3 Seguros Póliza de Transporte: El transportador seleccionado debe comprometerse a responder por el 100% del valor la mercancía, de acuerdo con las especificaciones técnicas requeridas por el Programa, desde el momento de la recolección en el(los) Centro(s) hasta la entrega en el lugar indicado en la orden de despacho (esto incluye hardware, software con su debida licencia, caja, Unidades Móviles de Almacenamiento UMAs y relleno), para lo cual deberá contratar póliza de seguro que ampare todos los riegos (robo, incendios, terrorismo, daño, perdida, etc.). Esta seguro aplica también para la mercancía que se deriva de la prestación del servicio de transporte de retoma y garantías. Vale la pena anotar que históricamente Computadores para Educar ha presentado un porcentaje del 0.1% (del total de equipos despachados) de siniestralidad durante el transporte de los terminales de acceso a internet. 4.7.4 Acuerdos de nivel de servicio y medidas compensatorias Los acuerdos de nivel de servicio permiten fijar el nivel de calidad del servicio gracias al resultado específico del mismo. Según lo anterior, Computadores para Educar ha definido los acuerdos descritos a continuación: Tabla Nº 35. Acuerdos de nivel de servicio y medidas compensatorias Actividad del transportador Transporte de los bienes Acuerdo de nivel de servicio (para el 100%) Plazo 1: 5 días hábiles Plazo 2: 8 días hábiles Plazo 3: 10 días hábiles Plazo 4: 15 días hábiles Medida compensatoria Por cada día de retraso en el transporte de los bienes se descontara el 3% del valor del flete de todas las cajas transportadas que presenten demora. Este valor podrá redimirse así: 1) Descontarse del valor facturado. 2) Prestar servicios de transporte adicionales a los contratados 3) Prestar servicios de transporte expreso a sedes ubicadas en cualquiera de los municipios de la región Actividad del transportador Acuerdo de nivel de servicio (para el 100%) Medida compensatoria a cargo. CPE se reserva el derecho de escoger la compensación en atención a las necesidades del programa. Dos (2) día hábiles contados a Tiempo máximo para actualizar la partir de la fecha de prestación fecha de prestación del servicio en del servicio Cabe resaltar que el(los) sistema(s) de información este acuerdo aplica por orden dispuesto(s). de transporte. Tiempo máximo para cargar la orden de transporte de prestación del servicio en el(los) sistema(s) de información dispuesto(s) para tal fin. Por cada 50 órdenes de transporte que presenten atraso en cada tipo de servicio (despacho, garantías y retoma) CPE solicitará un servicio Cinco (5) días hábiles contados adicional. a partir de la fecha de prestación del servicio. Cumplir puntualmente con la fecha 100% de las órdenes de de despacho indicada en la orden transporte. de transporte. En el caso de pérdida o hurto la transportadora tendrá máximo 15 días hábiles contados a partir del día en que se detecta la pérdida o robo del bien para reponerlo y entregarlo a CPE. Por cada día de retraso que el contratista no haya recogido los bienes en el centro en la fecha programada, se descontará el 3% del valor del flete por orden afectada. Por cada día de atraso en la entrega del bien, se cobrará el 3% del valor de los bienes a reponer, que será pagado a CPE así: Tiempo máximo de reposición por 1) Descuento en la la pérdida, robo o daño de bienes Los bienes deben tener facturación o transportados. especificaciones técnicas 2) Cuando este cobro iguales o superiores a los iguale el valor de uno o equipos entregados por CPE. varios de los bienes a Es importante aclarar que esta reponer se solicitará la reposición no está sujeta a los compra de dichos proveedores de CPE. bienes; Los bienes Actividad del transportador Acuerdo de nivel de servicio (para el 100%) Medida compensatoria deben tener las mismas especificaciones técnicas de los equipos de CPE. Con la prestación de servicios de transporte adicionales a los contratados. Por cada día de retraso en el transporte de los bienes se descontará el 3% del valor del flete de todas las cajas o bolsas transportadas que presenten demora. Una vez aprobados debe hacer el transporte y entrega de los bienes a los beneficiarios asumiendo tales costos. 3) Este valor podrá redimirse así: 4) Descontarse del valor facturado. Transportar los terminales en 5) Prestar servicios de 100% de las órdenes de garantía y los terminales en retoma transporte adicionales transporte asignadas. en los plazos definidos por CPE. a los contratados 6) Prestar servicios de transporte expreso a sedes ubicadas en cualquiera de los municipios de la región a cargo. CPE se reserva el derecho de escoger la compensación en atención a las necesidades del programa. 4.8 Lugar y plazo de ejecución Los servicios a contratar se prestarán en todo el territorio nacional, siguiendo la regionalización definida. El plazo de ejecución del contrato será por el término comprendido entre la fecha de legalización del contrato hasta el 30 de junio de 2018. 4.9 Comunicaciones Para asegurar la fluidez en las comunicaciones y la respuesta inmediata a las situaciones propias del servicio y su control y seguimiento, se solicita que el contratista disponga de: Un equipo de comunicaciones, tipo celular con al menos 2.000 minutos mensuales a todo operador para cad una de las líneas de servicio que se requieren, es decir, un (1) equipo de comunicaciones para soluciones tecnológicas, un (1) equipo de comunicaciones para retoma y un (1) equipo de comunicaciones para garantías. 4.10 Infraestructura mínima El interesado debe contar con lo siguiente: Parque automotor: El interesado deberá contar como mínimo con un parque automotor de su propiedad 50 vehículos, los cuales deben ser mínimo tipo furgón, lo cual se acreditará adjuntando copia de la tarjeta de propiedad o copia del respectivo contrato de leasing según el caso. Bodegas: El interesado deberá poner a disposición de la entidad dos (2) bodegas por región, con una dimensión mínimo de 400 metros cúbicos cada una, disponibles para CPE. La bodega puede ser de su propiedad o arrendada para prestar el servicio temporal de almacenamiento de los bienes en caso de ser requerido. En caso que la bodega sea propia deberá allegar certificado de tradición y libertad vigente y sí es arrendada, deberá allegar el respectivo contrato de arrendamiento y el certificado de tradición y libertad del bien, el cual debe estar vigente por el termino de ejecución del contrato objeto del presente proceso de selección o por lo menos el compromiso de que se prorrogará automáticamente. Las bodegas deben estar ubicadas en cualquiera de estas opciones: Región 1 Llanos y Centro Oriente Bogotá / Chía / Funza / Mosquera / Soacha Bucaramanga / Piedecuesta / Floridablanca Villavicencio / Acacias Región 2 Pacifico: Cali / Palmira / Yumbo Popayán / Santander de Quilichao Región 3 Centro Sur y Eje Cafetero: Medellín / Sabaneta / Envigado / La Estrella / Itagüí / Copacabana / Bello Pereira / Santa Rosa de Cabal / Dosquebradas Neiva / Ibagué Región 4 Caribe: Barranquilla / Soledad / Puerto Colombia / Galapa Cartagena / Turbaco / Montería / Cereté 4.11 Equipo de trabajo requerido Se requiere el siguiente equipo de trabajo para la correcta dirección y ejecución del proyecto: Tabla Nº 36. Perfil y experiencia equipo mínimo de trabajo Línea Gerencial Cargo Gerente de proyecto Formación3 Profesional en las áreas de ingenierías, ciencias económicas y administrativas con especialización en gerencia de proyectos, gerencia logística o similares Experiencia4 Tres años de experiencia comprobada en la gerencia o coordinación de proyectos en logística y operaciones, CPE se reserva el derecho de verificar los datos suministrados. La experiencia se contara a Todos los profesionales candidatos para los cargos descritos anteriormente, deben anexar fotocopia del diploma o acta de grado. Los profesionales en ingenierías deben presentar además fotocopia de la tarjeta profesional. 3 Todos los profesionales candidatos para los cargos descritos anteriormente deben acreditar la experiencia solicitada, aportando los certificados de experiencia laboral donde se constate la misma. 4 Línea Despacho y entrega (transporte de soluciones tecnológicas) Retoma (transporte de terminales en desuso) Cargo Coordinador de Profesional universitario en despacho y ingenierías, ciencias económicas entrega o administrativas. Asistente de despacho y entrega y facturación Profesional universitario en ingenierías, ciencias económicas o administrativas. Profesional en las áreas de ingenierías, ciencias económicas Coordinador de administrativas, gerencia de retoma proyectos y gerencia logística o similar. Asistente de retoma y facturación Garantías (transporte de terminales en garantía) Formación3 Profesional universitario en ingenierías, ciencias económicas o administrativas. Profesional universitario en Coordinador de ingenierías, ciencias económicas Garantías o administrativas. Asistente de garantías y facturación. Profesional universitario en ingenierías, ciencias económicas o administrativas. Experiencia4 partir de la fecha de grado Dos años de experiencia comprobada en logística y operaciones Un año de experiencia comprobada en logística y operaciones o actividades contables o administrativas. Dos años de experiencia comprobada en logística y operaciones, CPE se reserva el derecho de verificar los datos suministrados. La experiencia se contara a partir de la fecha de grado. Un año de experiencia comprobada en logística y operaciones o actividades contables o administrativas. Dos años de experiencia comprobada en logística y operaciones Un año de experiencia comprobada en logística y operaciones o actividades contables o administrativas. 4.12 Sistema de precios Será por costos unitarios de acuerdo a las cantidades a trasportar en cada una de las líneas del servicio a contratar. El formato para la cotización de los servicios se encuentra en el Anexo No. 4 “Formato cotización transporte”. 4.13 Forma de pago CPE pagará al contratista el valor de los servicios prestados de la siguiente forma: Pagos mensuales vencidos y sucesivos contra la presentación de la factura correspondiente al número de bienes transportados durante el periodo facturado que hayan sido aprobados a satisfacción por Computadores para Educar. La aprobación de la prestación de los servicios de transporte se realizará a través del(os) sistema(s) de información dispuestos por el Programa. Los pagos se llevarán a cabo por parte del Computadores para Educar, dentro de los quince (15) días hábiles posteriores a la correcta presentación de la factura aprobada por el(los) supervisor(es) del contrato o persona(s) designada(s) por él (ellos). Si la(s) factura(s) no ha(n) sido correctamente elaborada(s), o no se acompañan de los documentos requeridos para el pago, el término para éste sólo empezará a contarse desde la fecha en que se presenten debidamente corregidas, o desde que se haya aportado el último de los documentos solicitados. Las demoras que se presenten por estos conceptos serán de responsabilidad exclusiva del contratista y no tendrá por ello, derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza. 4.14 Garantías Para el desarrollo del contrato de prestación de servicios se requerirá al contratista la constitución de las pólizas de: Calidad del servicio Cumplimiento Salarios y prestaciones sociales Responsabilidad civil extracontractual Todo Riesgo Daño Material
