MEKANO CONTABLE

MEKANO
CONTABLE
Instructivo
Capítulo 1.
Movimiento Contable
La opción de movimiento contabilidad permite la
digitación y procesamiento de la información contable
de la empresa; generando resultados que pueden
observarse a través de ilimitadas Consultas e Informes
como por ejemplo: el balance general, un libro mayor y
balance, un estado de resultados entre muchas otras
opciones.
TEMAS:
1. Insertar un comprobante contable
2. Desbloquear un comprobante contable
3. Editar un comprobante contable
4. Eliminar un comprobante contable
5. Copiar registros de otros comprobantes
6. Usar filtros en el módulo contable
VIDEOS EN:
www.vimeo.com/apolosoft
7. Recolectar movimiento contable
8. Trucos de manejo
Sección 1
Insertar comprobantes
INSERTANDO COMPROBANTES
Imagen 1.1 Teclas de función
Para insertar un comprobante desde el módulo contable, debe haber
ingresado en la aplicación con el usuario asignado para trabajar,
después seleccione el modulo Contable - Movimiento Contabilidad,
encontrará la lista de los documentos a los que tiene acceso para la
digitación y podrá visualizar la siguiente información: tipo de
documento, cantidad de comprobantes que hay digitados, cantidad
de comprobantes en tránsito y cantidad de comprobantes
descuadrados, dando en forma resumida un panorama de la
información digitada en la empresa.
Después seleccione el documento a digitar y oprima la tecla [Enter],
de inmediato aparece la ventana de Comprobantes pendientes,
donde se muestran los comprobantes en tránsito, es decir los
comprobantes que no se han terminado con la tecla [F7] y que están
dentro del rango de fecha habilitado para el usuario.
Use la combinación de teclas [Ctrl]+[N] o contra clic Nuevo, para
insertar un comprobante nuevo, donde el sistema cargará la
información básica del comprobante y permitirá continuar con la
asignación de los diferentes campos.
En caso de no recordar las teclas de función, haga uso del menú
emergente que se activa al dar contra click en cualquier parte de la
ventana de movimiento.
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A continuación se relacionan los diferentes campos que se deben
asignar en el encabezado del comprobante
Imagen 1.3 Creando un prefijo al vuelo
para continuar con la digitación:
Campo
Descripción
Prefijo
Código del prefijo asociado a la transacción, el sistema
asigna el prefijo por defecto adicionado en los valores
por defecto del usuario, en caso de requerir cambiar el
prefijo use la búsqueda asociada al campo utilizando el
comodín [%] y usando la tecla [Enter] ó si conoce el
código del prefijo bastará con digitarlo. Si el prefijo no
existe, puede crearlo al vuelo, si el usuario tiene este
permiso asigando por el supervisor, basta con digitar
un punto [.] y darle [Enter], el sistema lanza
automáticamente una ventana para crear el código y
nombre del nuevo prefijo y continuar con la digitación
de la transacción.
Número
Identifica el comprobante, si se va a manejar
consecutivo automático desde el módulo contable
antes de iniciar la digitación de comprobantes
debemos dar contra click y activar la opción de
consecutivo.
Fecha
Fecha del documento en formato dd/mm/aaaa.
Escenario
NIIF
Campo para diligenciar el escenario de las Normas
Internacionales de información financiera que se
tendrá como base para generar la contabilización de
los documentos, solo aplica para el funcionamiento del
módulo de NIIF, de lo contrario asigne No Aplica (NA).
Una vez digitada la Nota oprima la tecla [Enter] y el sistema activará
la banda de registros de movimiento, si se quieren visualizar campos
adicionales se pueden activar al dar contra clic, opción visibilidad y
marcando las diferentes
opciones “mostrar nombre
Imagen 1.2 Activación de campos cuenta”, “mostrar nombre
adicionales
tercero”, “mostrar nombre
centro”, “mostrar nombre
activo”, “mostrar nombre
empleado”, según las
necesidades.
Después se debe insertar
la información que el
sistema solicita según los
atributos de las cuentas,
se recomienda avanzar
con la tecla [Enter] y el
sistema se ubica en el
campo respectivo, donde
debemos continuar con la
asignación de los
siguientes campos:
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Imagen 1.4 Buscando cuenta
Campo
Descripción
Cuenta
Campo en el cual se digita el código de la cuenta
auxiliar, si el usuario no recuerda este código de
cuenta, se puede hacer uso de la búsqueda
digitando parte del código o nombre de la cuenta
y la tecla [Enter], donde el sistema habilitará el
motor de búsqueda.
Nombre de la
Cuenta
El sistema cargará automáticamente el nombre
de la cuenta.
Tercero
En este campo se debe digitar el Código que
identifica la persona sobre la cual se aplica el
asiento contable y será solicitado únicamente si
la cuenta auxiliar a imputar, maneja dicho
atributo, de lo contrario, este campo será omitido
automáticamente por el sistema, pasando así
mismo a solicitar el siguiente dato, si el usuario
no recuerda el código del tercero, se puede
hacer uso de la búsqueda digitando parte del
código o nombre del tercero, seguido de la tecla
[Enter], donde el sistema habilitará el motor de
búsqueda.
Nombre Tercero
El sistema cargará automáticamente el nombre
del Tercero.
Si el tercero no existe, se puede crear directamente desde
esta ventana digitando la tecla punto [.] y oprimiendo la tecla
[Enter], donde el sistema inmediatamente cargará la ventana
‘Terceros’; siempre y cuando el usuario tenga permisos para la
creación al vuelo, esta ventana que carga contiene 2
pestañas, una para “buscar” en la cual se puede confirmar si
un tercero existe en la aplicación y la pestaña “Nuevo” donde
se pueden proporcionar los datos generales del tercero y
oprimir el botón ‘Aceptar’, así el sistema creará
automáticamente el tercero, permitiendo continuar con la
digitación de la transacción sin antes tener que ingresar a
Parámetros / terceros. Para hacer uso de la creación de los
terceros desde movimiento se deben tener asignados los
valores por defecto en parámetros/terceros/click derecho
valores por defecto.
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Imagen 1.5 Creando un tercero desde movimiento
Campo
Descripción
Centro
Define el código del centro de costos sobre el cual
recae el asiento contable y será solicitado
únicamente si la cuenta auxiliar a imputar, maneja
dicho atributo, de lo contrario, este campo será
omitido, en caso de no recordarlo haga uso de la
búsqueda digitando parte del código o nombre del
centro de costos o haciendo uso del comodín [%] y
oprimiendo la tecla ENTER para activar la
búsqueda.
Nombre del El sistema cargará automáticamente el nombre del
Centro
centro de costos
Base
Ahora continuamos asignando los siguientes campos:
Campo
Descripción
Define el código del activo fijo sobre el cual recae el
Activo
asiento contable y será solicitado únicamente si la
cuenta auxiliar a imputar, maneja dicho atributo, de lo
contrario, este campo será omitido.
Nombre del
Activo
Empleado
Nombre del
Empleado
El sistema cargará automáticamente el nombre del
activo.
Define el código del empleado sobre el cual recae el
asiento contable y será solicitado únicamente si la
cuenta auxiliar a imputar, maneja dicho atributo, de lo
contrario, este campo será omitido.
El sistema cargará automáticamente el nombre del
empleado.
Se debe asignar la base de impuestos o retención
sobre la cual el sistema calculará el impuesto o
retención según el % de base asignado en los
atributos de las cuentas.
Estos atributos se activan para los tipos de
documentos secundarios en los cuales se digitan
Tipo Ref
abonos o cancelaciones, donde el sistema
Prefijo Ref
habilitará una ventana de saldos de cartera donde
Número Ref
trae los documentos que tiene pendiente el tercero
al cual se le está afectando la transacción.
Débito
Se debe asignar el valor débito que afectará la
transacción.
Crédito
Se debe asignar el valor crédito que afectará la
transacción.
Nota
Descripción detallada de la transacción. Desde
este campo podrá digitar una nota relacionada al
movimiento que se está digitando.
Finalmente guarde los registros con la tecla [F3] o el botón de
aceptar cambios de la barra de navegación.
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Use la tecla [F6] para obtener una vista previa del comprobante o
contra click vista previa. Si desea imprimir y terminar el comprobante
use la tecla [F7] o contra click Imprimir, esta función activará el motor
de impresión, si oprime la opción [Aceptar] el sistema enviará a
impresión y bloqueará el documento, si oprime la opción [Cancelar]
el sistema bloqueará únicamente el comprobante sin generar una
impresión.
Se puede bloquear también un documento sin necesidad de
imprimirlo usando la combinación de teclas [Ctrl+B] o contra clic
Bloquear, es decir, el documento se oculta de la pantalla para evitar
modificaciones. En la parte inferior del comprobante digitado, se
puede visualizar de una manera detallada el nombre de la cuenta,
nombre tercero, nombre activo, nombre empleado y nombre del
centro de costos, según los atributos de las cuentas digitadas.
Imagen 1.6 Ejemplo digitación movimiento contable
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Sección 2
Desbloquear comprobantes
DESBLOQUEANDO COMPROBANTES
Para desbloquear un comprobante que fue digitado y terminado con
la tecla [F7] ó click derecho Imprimir o Bloquear, nos debemos ubicar
en el documento correspondiente, oprimir la tecla [Enter] y hacer uso
de la banda filtro que se encuentra en la parte superior de la pantalla,
el sistema activa la búsqueda
ya sea por fecha o número
Imagen 1.7 Desbloqueando un
del comprobante, generando
comprobante
el listado de documentos
bloqueados, de esta forma se
puede elegir el documento a
desbloquear oprimiendo la
tecla [Enter], donde el
sistema lanzará una ventana
llamada “REVERSA UN
C O M P R O B A N T E
CONTABLE” donde se debe
asignar la clave de desbloqueo y nuevamente [Enter], con esto el
comprobante quedará activo para efectuar los cambios
correspondientes.
Es importante resaltar que solo el usuario Supervisor puede
desbloquear movimientos de otros usuarios, lo que quiere decir que
si no se encuentra logueado con la cuenta Supervisor, sólo tiene
autorización de desbloquear comprobantes que hayan sido digitados
con su propia cuenta de usuario. Cabe resaltar que no se puede
ingresar a un comprobante que ya se encuentre bloqueado o
terminado, sin antes desbloquearlo. Si tratar de ingresar a un
comprobante bloqueado el sistema generará el siguiente aviso:
Para ingresar al comprobante, primero se debe realizar el proceso de
Imagen 1.8 Al tratar de ingresar a un comprobante
bloqueado
desbloqueo y así efectuar las modificaciones al documento.
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Sección 3
Editar comprobantes
EDITANDO COMPROBANTES
Para editar un comprobante utilice la tecla [F2], ubíquese en el campo que se requiere modificar y efectúe el cambio correspondiente, en el caso que
necesite modificar una cuenta, tercero, activo, empleado ó centro de costos haga uso de la búsqueda digitando parte del nombre ó código y digitando la
tecla [Enter], donde el sistema habilitará el motor de búsqueda. Una vez realizado el cambio guarde con la tecla [F3].
Imagen 1.9 Editando un tercero
Imagen 1.10 Editando una cuenta
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Sección 4
Eliminar comprobantes
ELIMINANDO COMPROBANTES
Imagen 1.12 Mensaje de alerta
Para eliminar un comprobante utilice la tecla [Suprimir] o el botón (-)
que se encuentra en la barra de navegación. En primera instancia
elimine el contenido del comprobante, es decir los registros de
movimiento; una vez eliminados, ubíquese en el comprobante o
encabezado del comprobante y elimínelo. En el caso de tratar de
eliminar el comprobante completo sin antes haber eliminado los
registros de movimiento, el sistema genera un mensaje de alerta “Se
debe borrar primero el movimiento”.
Imagen 1.11 Eliminando una causación que ya se abonó o canceló en un documento
secundario.
Es importante resaltar que el
sistema solo permite eliminar
comprobantes que no aparezcan
aplicados en abonos o pagos, en
este caso igualmente el sistema
nos genera un mensaje de alerta,
puesto que se está tratando de
eliminar un documento de
causación ó factura que ya se ha
cancelado en un recibo de caja ó
comprobante de egreso.
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Sección 5
Copiar registros
COPIANDO REGISTROS
Imagen 1.14 Teclas de función copia de comprobantes
La copia de comprobantes desde el módulo contable es una opción
que ofrece la posibilidad de disminuir procesos y ahorrar tiempo en la
digitación, ya que permite copiar registros de cualquier documento y
pegarlos en otro comprobante. La copia de comprobantes incluye los
siguientes procesos:
COPIANDO INFORMACIÓN AL PORTAPAPELES
Para copiar información en el portapapeles nos debemos ubicar en el
movimiento del comprobante a copiar, para ello se selecciona el tipo
de documento, se da [Enter] para ingresar a comprobantes y [Enter]
nuevamente para ubicarse en el movimiento. Usando el contra clic
aparece el menú de opciones de esta ventana, entre ellas la opción
de Portapapeles y damos clic en la opción copiar o se puede hacer
uso de las teclas de función [Shift]+[Ctrl]+[C], copiando así todos
los registros del comprobante, este proceso se puede realizar desde
el movimiento de diferentes comprobantes.
Imagen 1.13 Teclas de función
Dicha información que se ha copiado puede consultarse con contra
clic en la opción Ventanas - Portapapeles o haciendo uso de las
teclas de función [Ctrl]+[4].
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Desde el portapapeles se puede eliminar incluso lo que no se necesite
con la tecla suprimir ó el botón (-) que se encuentra en la barra de
navegación.
copiados en el portapapeles en el nuevo comprobante,
generando un mensaje exitoso del proceso.
VACIANDO INFORMACIÓN DEL PORTAPAPELES
Imagen 1.15 Eliminando un registro del portapapeles
Se usa esta opción para eliminar todos los registros copiados que ya
no son de utilidad para ser pegados, blanqueando totalmente la
ventana de portapapeles para dar opción a una nueva copia de
registros, para eliminar esta información se debe dar contra click
Portapapeles opción Vaciar portapapeles o las teclas de función
[Shift+Ctrl+X], donde el sistema nos genera el mensaje del proceso.
Imagen 1.17 Vaciando el
portapapeles
PEGANDO INFORMACIÓN DEL PORTAPAPELES
Para pegar la información copiada desde el portapapeles debe
insertarse primero el encabezado del nuevo comprobante y una vez
se esté ubicado en el área de registros, insertando un registro en
blanco, se debe dar contra click Portapapeles opción Pegar o las
teclas de función [Shift]+[Ctrl]+[V], este proceso pegará los registros
Imagen 1.16 Pegando información del
portapapeles
Cabe resaltar que la
información aparecerá activa
en el portapapeles mientras
no se cierre la ventana de
movimiento contable, de lo
contrario ingresamos al
movimiento contable con el
portapapeles en blanco.
La opción de Copia de Comprobantes por lo general es utilizada para
transferir comprobantes de: Nómina, Provisiones, Amortizaciones de
Gastos, Cargos Diferidos, entre otros, que ameritan realizarlos por el
módulo
contable, porque en ocasiones resulta más beneficioso
copiar documentos y luego cambiar sólo algunos de sus datos, que
realizar una digitación completa de un comprobante.
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Sección 6
Usar filtros
USANDO FILTROS
Cuando se ingresa al módulo contable el sistema genera el listado de
documentos que tiene permiso el usuario para digitar, después de dar
[Enter] a cualquiera de los documentos, cargará el listado de
documentos que están pendientes por terminar en el rango de fecha
que tiene habilitado dicho usuario. La presentación de ésta ventana
se convierte en una tabla dinámica donde podemos hacer filtros con
la información, ordenar documentos, visualizar comprobantes con
diferencias, convirtiéndose esta poderosa herramienta en la mano
derecha del contador y/o auxiliar contable ya que pueden generar las
consultas según las necesidades del usuario.
Imagen 1.18 Filtro avanzado
Al ingresar a movimiento, el sistema ingresa con un filtro por defecto,
donde carga los documentos que no están bloqueados, el usuario
puede hacer libre definición de consultas, como se muestra en el
siguiente ejemplo:
Nótese que se hizo filtro al campo diferencia donde vamos a obtener
el listado de comprobantes que tienen una diferencia mayor a
$1.000.000 y menor a $2.000.000
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Sección 7
Recolectar movimiento
RECOLECTANDO MOVIMIENTO
FILTRANDO INFORMACIÓN RECOLECTADO
La rutina de recolectado permite realizar consultas, cargando los
movimientos de un rango de fecha específica, bien sea por todos los
terceros o filtrando por un tercero específico.
Una vez recolectada la información contable, podrá realizar filtros ó
agrupaciones por un campo específico arrastrando el nombre de la
columna a la parte superior, al igual que realizar un filtro por un dato
específico dando click en el nombre y desplegando las opciones de
filtro.
En Movimiento Contable encontrará la opción de Recolectado que se
ejecuta con [CTRL+3] o haciendo uso del menú emergente con
contra click, opción Ventanas / Recolectado, después se debe
oprimir la tecla [F12] para activar la búsqueda. Asigne el nombre o
código del tercero que
desea consultarle la
Imagen 1.19 Recolectando
información contabilizada
comprobantes
desde el módulo
contable, recuerde que
para traer todos los
terceros se puede asignar
el carácter comodín [%]
4 veces, luego seleccione
el rango de fecha desde y
hasta, rango en el cual se
va a consultar la
información.
Imagen 1.20 Agrupación en el recolectado
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RECOLECTANDO MOVIMIENTOS DESCUADRADOS
Ingrese al Recolector de Movimiento Contable y realice la consulta por todos los terceros en el rango de fecha que desea analizar, luego usando la
opción de filtrar realice la consulta por aquellos comprobantes que en el campo diferencia sean mayores a cero, éstos serán los comprobantes
donde la sumatoria del débito y crédito no coincide.
Imagen 1.21 Filtrando en el recolector
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Sección 8
Trucos de manejo
TRUCOS DE MANEJO
• Se pueden crear Terceros y Prefijos al vuelo, con solo digitar [.] punto y oprimir la tecla [Enter].
• Sólo se pueden eliminar comprobantes que no aparecen aplicados en un Recibo de caja o comprobante de egreso.
• Al terminar un comprobante con [F7] ó [Ctrl]+[B], el sistema bloqueará el comprobante para evitar modificaciones.
• No se puede ingresar a un comprobante bloqueado sin antes digitar la clave de desbloqueo.
• Se puede copiar información de diferentes comprobantes.
• Se puede eliminar registros ya ubicados en el portapapeles.
• Se pueden hacer filtros y visualizar la información a gusto del usuario.
• Se pueden visualizar comprobantes descuadrados desde el filtro de movimiento y desde el recolectado.
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