OFICINA DE CONTROL INTERNO INFORME PERMENORIZADO

OFICINA DE CONTROL INTERNO
INFORME PERMENORIZADO DEL
ESTADO DE CONTROL INTERNO –
Ley 1474 de 2011
Jefe de control interno,
o quien haga sus veces
Hospital Eduardo Santos E.S.E.
La Unión – Nariño
Código F-I01
Versión 01
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Periodo evaluado: enero – octubre de 2011
Fecha de elaboracion: 12 de noviembre de
2011
SUBSISTEMA DE CONTROL INTERNO
AVANCES
IRMA L. MORENO MORENO
La planeacion del Hospital Eduardo Santos, se actualizo con el Plan Gerencial, presentado por el gerente
actual, aprobado por la Junta Directiva mediante Acuerdo No. 06 del 11 de junio de 2011. Este Plan de
elaboró seguiendo la metodologia de la Resolución No. 473de 2007, del Ministerio de la Protección Social.
Se análizo la planeacion estratégica, actualizandola de acuerdo a las necesidades y requerimientos de la
prestacion de los servicios de salud.
La alta direccion apoya continuamente a la implementacion y mejoramiento del sistema de control interno,
con lienamientos gerenciales y recomendaciones de mejoramiento continuo.
El Hospital Eduardo Santos, tiene una estructura flexible la cual se adapta a los nuevos requerimientos
administrativos-asistenciales del Ministerio de la Proteccion Social
Con respecto al desarrollo del talento humano, se realizo una encuesta para la elaboracion del plan de
capacitacion y el plan de bienestar social, el cual se ha cumplido en un 60%.
El Manual de funciones esta actualizado de acuerdo a los perfiles del cargo y en cumplimiento de la
Resolucion 785 de 2005.
Continuamente la gerencia informa de sus actividades y permite la participacion en la toma de desiciones a
los jefes de gerencia media en reuniones de comité técnico.
A finales del año 2010 se realizón una capacitacion sobre riesgos de acuerdo a la metodologia del
Departamento Administrativo de la Funcion Pública.
DIFICULTADES
No existe una persona que lidere el proceso de planeacion y calidad por lo tanto este proceso los asume los
jefes de área, sin una metodologia definida generando una mayor carga laboral.
A la fecha los jefes de área no han actualizado sus mapas de riesgo.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION
AVANCES
El Hospital cumple con los requisitos de habilitacion, entre ellos el funcionamiento de los diferentes comités
los cuales son un apoyo permanente para la gestion gerencial, en el comité de calidad se determinó para el
año 2011 la actualizacion de protocolos, manuales y procedimientos de las áreas asistenciales,
especificamente La Política de la Seguridad del Paciente se actaulizo en su conceptualizacion y reporte.
Mediante Resolucion No. 184 A del 18 de marzo de 2011 se actualizo el Manual de indicadores básicos y de
gestion del Hospital.
Sistema de quejas y reclamos de enero a octubre, se han presentado 23 quejas, las cuales se han gestionado
con oportunidad hasta el mes de septiembre.
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Informe de encuestas hasta el mes de septiembre se han realizado un total de 2.202 encuentas, con un
porcentaje de satisfaccion de 98.40% por los servicios recibidos en el último trimestre. Tambien se han
elaborado 8 actas de apertura de buzones de sugerencias, en las cuales los usuarios no solamente consignan
sugerencias, reclamos sino felicitaciones especificamente del servicio de hospitalización.
En el mes de junio se inicio con la actualizacion de la pagina WEB, en cumplimiento con la politica de
gobierno en linea, esta pagina permitirá mayor acercamiento del Hospital con el ciudado. En el mes de junio
se presento al Comité Técnico el Boletin Semestral Estadistico, se presentó la produccion, se realizo un
comparativo entre los dos últimos años y se analizó los diferentes aspectos que afectan el cumplimiento de
metas.
En octubre se presento el informe sobre el clima organizacional por parte de la Oficina de Talento Humano,
se realizaron 65 encuestas, con los resultados obtenidos se realizó un plan de mejoramiento.
Continuamente se esta capacitando al personal administrativo, asistencial y operativo, en cumplimiento del
Plan de capacitacion Institucional y capacitaciones planeadas del Instituto Departamental de Salud de
Nariño.
El comité de Bienestar Social ha realizado diferentes actividades en cumplimiento al plan establecido para tal
fin.
Con respecto al cumplimiento de la Ley de archivo, la gerencia inicio un proyecto de adecuacion de área,
depuracion de documentos, capacitacion al personal en manejo de archivo y proyeccion de acuerdo de las
tablas de retencion.
Ejecucion de Ingresos de enero a octubre
Ingresos corrientes
Ingresos venta servicios - otros
Tranferencias
nacionalesdepartamentales
Recursos de capital
Reconocimiento cuentas por cobrar
Presupuesto
aprobado
$7.257.044
$1.263.424
$223.655
$1.586.021
Recaudos
% de ejecucion
$3.138.124
42%
$116.422
-0$1.939.535
9%
0%
122%
La ejecución de los ingresos del 43.25%, es menor a la ejecución total de los gastos del 49%, lo que genera el
déficit presupuestal puesto que los compromisos equivalen al 128% respecto de los recaudos.
La ejecucion del presupuesto de enero a octubre
Gastos de funcionamiento
Presupuesto aprobado
Gastos personales
$5.535.427
Gastos generales
$2.888.144
Transferencias corrientes
$313.243
Gastos de inversión
$1.933.836
Compromisos
$4.485.035
$1.664.404
$118.940
$358.734
% de ejecucion
81%
58%
38%
19%
La ejecucion refleja una baja dinámica del recaudo lo cual no permite contar con los recursos suficientes para
aumentar el nivel de pagos.
La oficina de control interno trimestramente presenta los indicadores de calidad en cumplimiento de la
Circular 030 de 2006 y la Circular 056 de 2008, de la Superintendencia de Salud.
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DIFICULTADES
No hay oportunidad en las respuestas a las quejas y reclamos, se esta generando una inoportunidad entre 2024 días despúes de los plazos establecidos.
No se han actualizado los manuales de procesos y procedimientos de acuerdo a los cambios resultantes de la
nueva normatividad especificamente en los procesos de facturación.
No se tiene establecido el proceso de contestacion de derecho de petición, no hay responsable de central de
archivo, esto hace que no haya seguimiento y control a la respuesta de un derecho de peticion, generando
inoportunidad en la contestacion de los mismos.
En la implementacion de la ley de archivo se hace necesario mayor capacitacion para el cabal cumplimiento
de la norma.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION
AVANCES
En cumplimiento al programa de auditoria de la oficina de control interno, se han presentado los siguientes
informes:
 CI-Informe -03.- Informe de inventario físico de medicamentos
 CI-Informe -04.- Registro de mantenimiento de ambulancias
 CI-Informe -05.- Informe de encuestas de satisfacción (Coordinación de OAU)
 CI-Informe -06.- Informe Facturación del mes de mayo
 CI-Informe -07.- Informe de legalización de caja menor a Junta Directiva
 CI-Informe -08.- Autoevaluación de estándares de habilitación.
 CI-Informe -09.- Faltante en caja menor
 CI-Informe -10.- Auditoria de Historias Clínicas.- Programa de Salud Sexual y Reproductiva.
Además se presentaron los siguientes informes
- Informe ejecutivo anual vigencia año 2010 al DAFP
- Informe de control interno contable año 2010 a la Contaduria general de la Nación y a la Contraloria
Departemtal de Nariño.
- Informe de derechos de autor
- Informe del cumplimiento de Plan de gestion integral de residuos hospitalarios ante Corponariño.
- Acompañamiento en el inventario físico de medicamentos en el servicio farmacéutico
- Verificación de lista de chequeo del PGIRH, en las diferentes áreas y presentación de informe al
Grupo de gestión ambiental en coordinación con el lider de proceso de Servicios Generales
L.
La oficina de control interno en coordinación con las área implicadas ha realizado los siguientes Planes de
mejoramiento:
 Plan de mejoramiento de salud ocupacional y riesgos profesionales
 Plan de mejoramiento; proceso de invetario de medicamento
 Plan de mejoramiento, Indicador de Alerta Temprana, del 20 de abril de 2011
 Plan de mejoramiento, Programa de tuberculosis, de mayo 6 de 2011.
 Plan de mejoramiento; Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios, ante el informe de la
revisoría fiscal, 27 de mayo de 2011.
 Plan de mejoramiento para cumplir recomendaciones con Estándares de Habilitación del 30 de junio
de 2011.
 Acciones de mejoramiento, preceso de Red de Laboratorio Clínico.
 Plan de acciones ante la visita de INVIMA, en el programa de Farmacovigilancia.
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DIFICULTADES
En el área sistencial y de calidad no existe un programa de auditoria, por lo tanto no hay acciones de
mejoramiento asistencial.
No existe un líder encargado de procesos de calidad, por ello el sistema se ha implementado
exporadicamente y de forma individual.
Existe dificultad en el cumplimiento de los planes de mejoramiento por procesos.
ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
El Hospital Eduardo Santos se encuentra en un estado medio alto en la implementación del Sistema de
Control Interno.
RECOMENDACIONES
Solicitar una capacitacion para el año 2012, metodologia de diseño de planeacion de acuerdo a las
necesidades de los usuarios y la prestacion del servicio.
Actualizar la politica del manejo del riesgo y actualizar con cada uno de los lideres de proceso los mapas de
riesgo
Actualizar los manaules de procesos y procedimientos administrativos, especificamente los que tiene que ver
con gestion de archivo.
Asignar un lider del proceso de gestion de calidad y planeacion.
Asignar mayores recursos para salud ocupacional y participacion ciudadana
IRMA MORENO MONTERO
Jefe oficina de Control Interno