“DIRECTIVA PARA EL USO DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA”

ASOCIACION MUTUALISTA DE
TÉCNICOS Y SUBOFICIALES FAP
DIRECTIVA MUTUA DIREF 01
Barranco, Abril del 2005
“DIRECTIVA PARA EL USO DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA”
( Esta directiva reemplaza a la Directiva Mutua 170-1 de Octubre 2003)
Párrafo
1.-
OBJETO .............................................................
1
BASE LEGAL......................................................
2
FINALIDAD .........................................................
3
ALCANCE ...........................................................
4
PROCEDIMIENTOS .......................
5
RESPONSABILIDADES .....................................
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OBJETO
Establecer las normas, procedimientos y responsabilidades para el manejo , control y
rendición de cuentas del Fondo para Pagos en Efectivo.
2.-
BASE LEGAL
Articulo 105º del Estatuto – Régimen Económico
Artículo 117º del Estatuto- Del Equilibrio de Ingresos y Egresos.
3.-
FINALIDAD
El Fondo Fijo de Caja Chica, es el fondo fijo constituido por dinero en efectivo,
establecido de acuerdo a las necesidades de la Asociación, con la finalidad de atender
el pago de los gastos menudos y urgentes que se presenten en forma imprevista, y
que por su naturaleza no son programados para el pago mediante cheques como los
demás gastos corrientes.
Los pagos bajo esta modalidad están orientados únicamente a la compra de bienes y
servicios que no ameritan realizar el proceso de adjudicación contemplado en la
normatividad vigente, a fin de permitir el normal desarrollo de las actividades
operativas y administrativas de la institución.
4.-
ALCANCE
La presente Directiva alcanza a los miembros del Consejo Directivo, Consejo de
Vigilancia, Juntas de Vigilancia de las Filiales y Administración General.
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5.-
PROCEDIMIENTOS
5.1 Del Monto y del Encargado del Fondo
a. El monto anual para el Fondo Fijo será establecido o modificado por el
Consejo Directivo o Junta Directiva de Filiales, siendo como máximo el 25%
del Presupuesto Administrativo Anual
b. El Monto Fondo Fijo será establecido como máximo en 1/12 del monto anual
aprobado y tiene el carácter de renovable.
c. El encargado de la custodia del Fondo Fijo , será nombrado por el Presidente
del Consejo Directivo en la Sede Central y por el Presidente de la Junta
Directiva en las Filiales, debiendo designarse a la persona que reúna las
condiciones de idoneidad, confiabilidad, honestidad y experiencia para el
desempeño de dicho cargo.
5.2 Del Uso del Efectivo del Fondo de Caja Chica
a. El retiro de efectivo se realizará mediante un recibo prenumerado de caja
chica, con el carácter de Provisional, considerándose los datos siguientes:
 Importe solicitado en números y letras.
 Concepto, motivo del gasto.
 Firma y Sello del Jefe del área solicitante.
 Firma y Sello de quién autoriza el gasto.
 Firma y Datos Personales de quién recibe el efectivo.
 Fecha en la que se recibe el dinero.
b. Los responsables de autorizar el gasto solicitado por Caja Chica en la Sede
Central, es el Presidente del Consejo Directivo en Filiales el Presidente de la
Junta Directiva.
c. El monto de cada comprobante de pago que sustente los fondos entregados
en efectivo deberá ser como máximo de S/. 200.00 (DOSCIENTOS Y 00/100
NUEVOS SOLES), los gastos por mayores importes deberá cancelarse con
cheques a nombre de los proveedores de bienes y servicios
d. La persona responsable del fondo informará semanalmente al Administrador
General y al Director de Economía y Finanzas los casos de incumplimiento en
realizar la liquidación dentro de las 48 horas de retirado el dinero, para que se
ponga en conocimiento del Consejo Directivo o Junta Directiva y se disponga
el descuento del importe pendiente de regularizar a la persona responsable de
ejecutar el gasto y/o Jefe del área solicitante
5.3 De la Reposición del Fondo Fijo
a. La reposición del Fondo Fijo debe ser oportuna y previa liquidación con los
documentos sustenta torios debidamente autorizados. La reposición oportuna
implica el giro en calidad de reembolso de una suma igual a los gastos
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realizados, dicho importe no podrá exceder el monto de l fondo fijo establecido,
y no debe ser inferior al 50 % del mismo.
b. Los documentos cancelados con el fondo fijo deben ser codificados de
acuerdo al Presupuesto aprobado de la asociación y registrados en el sistema
mecanizado del módulo de caja por el encargado del fondo.
c. El encargado del fondo generará diariamente la rendición del fondo fijo de caja
chica mediante el uso del formulario prediseñado en el sistema informático, el
cual será en original y copia debidamente detallado , adjuntando las facturas,
boletas de venta, recibos por honorarios u otros comprobantes autorizados por
la SUNAT e indicando la justificación del gasto el cual será revisado por el
Administrador General y Director de Economía y Finanzas, verificando la
documentación y naturaleza de los gastos autorizados bajo esta modalidad
para su reposición.
d. El encargado del fondo, luego de efectuar la rendición respectiva, deberá
presentar la misma a la Sección Contabilidad para su integración con las otras
operaciones financieras de la MUTUA.
e. El Administrador General formulará la orden de reposición, mediante la
emisión de un cheque a la orden del encargado del fondo fijo.
a. Del Arqueo del Fondo Fijo
a. Se realizarán arqueos sorpresivos del fondo fijo cuando las circunstancias así
lo requieran, con la finalidad de verificar el cumplimiento de lo establecido para
el buen manejo del fondo, entre otros comprobar la existencia de efectivo y
documentos valorados correspondiente a dicho fondo.
b. Los gastos por movilidad local, deben tener carácter de Declaración Jurada,
debiendo ser debidamente justificadas y razonables presentando importes
coherentes con las distancias y motivos de las mismas, observándose el
principio de austeridad.
c. Los comprobantes de pago presentados como sustento de las rendiciones de
fondos, deben ser emitidos en la localidad donde esta ubicada la Sede Central,
así como en las ciudades que corresponden a las Filiales, verificándose que
las fechas de emisión sean en días laborables del mes comprendido para la
reposición de fondos.
5.4 De la Liquidación en Efectivo
a. El encargado del Fondo Fijo utilizará el sello de “PAGADO” que lo aplicará a
todo comprobante y documento sustentatorio del gasto con cargo al
mencionado fondo, en señal de haberse cancelado una obligación, con el fin
de prevenir la duplicidad de pago.
b. Los recibos provisionales serán liquidados como máximo dentro de las 48
horas de entregado el dinero, considerándose que son gastos urgentes e
inmediatos, procediéndose luego a colocar el sello de “REGULARIZADO”.
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c. Los arqueos estarán a cargo del Jefe de Finanzas, del Administrador General
o del órgano respectivo.
d. Los resultados de los arqueos serán comunicados al Administrador General e
informados al Consejo Directivo, para que se den las medidas correctivas de
ser necesario.
6.-RESPONSABILIDADES
6.1 Del Consejo Directivo y Juntas Directivas
a. Establecer y aprobar mediante Resolución del CONDI o Junta Directiva , el
monto anual para operar con el Fondo Fijo de Caja chica, así como el importe
del fondo fijo renovable y monto máximo por cada pago con dicho fondo,
teniendo en cuenta las necesidades reales para la operatividad de la
Asociación.
b. Disponer al Director de Economía y Finanzas, efectúe las evaluaciones
necesarias para el correcto manejo del Fondo Fijo Renovable.
c. Supervisar el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en la
presente Directiva.
6.2 Del Consejo /Juntas de Vigilancia
a. Verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente Directiva, mediante los
Exámenes Especiales, o Inspecciones que se realicen a la Sede Central o
Filiales.
b. Efectuar periódicamente o cuando el caso lo amerite, Arqueos de Fondos y
Valores, emitiendo las deficiencias encontradas, observaciones y
recomendaciones que se estimen necesarias.
c. Verificar que el encargado efectúe oportunamente la rendición del Fondo fijo de
Caja Chica de acuerdo a los procedimientos establecidos en la presente
Directiva.
6.3 Del Administrador General
a. Cumplir y hacer cumplir lo establecido en la presente Directiva.
b. Gestionar al reposición oportuna de los fondos correspondientes al fondo fijo.
c. Disponer que mensualmente se realicen por lo menos un (01) arqueo
sorpresivo y un arqueo periódico que coincida con el último día hábil del mes.
d. Verificar los reportes diarios del fondo fijo de caja chica, realizados por el
encargado de su custodia.
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e. Verificar que los documentos y Resoluciones relacionados con la aprobación o
modificación del Fondo Fijo se encuentren vigentes.
6.3 Del Encargado del Fondo
a. Cumplir con lo establecido en la presente Directiva en el ámbito de su
competencia.
b. Entregar los fondos para las actividades previstas debidamente autorizadas, y
formular la documentación para la reposición oportuna del mismo.
c. Proporcionar las facilidades en la ejecución de los arqueos sorpresivos e
inopinados que realice el Administrador General así como el Consejo de
Vigilancia.
d. Formular y presentar oportunamente al Administrador General y a la Sección
Finanzas la rendición de cuentas del fondo Fijo de Caja Chica con la debida
documentación sustentatoria.
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