estructura de la escritura - Unión Colegiada de Notariado

CONFERENCIA
La Estructura
de la Escritura
Pública
Autor: Luis Orison Arias
Bonilla
Notario Octavo del Círculo
de Cali
EL DOCUMENTO
CONCEPTO
DE
DOCUMENTO
• Son
Documentos
los
escritos,
impresos, planos, dibujos, cuadros,
mensajes de datos,
fotografías,
cintas cinematográficas, discos,
grabaciones
magnetofónicas,
videograbaciones,
radiografías,
talones,
contraseñas,
cupones,
etiquetas, sellos y, en general, todo
objeto mueble que tenga carácter
representativo o declarativo, y las
inscripciones
en
lápidas,
monumentos, edificios o similares.
• EL DOCUMENTO ES UNA COSA CON
CAPACIDAD DE REPRESENTAR UN
HECHO
CUALQUIERA
O
UN
PENSAMIENTO
CLASES DE DOCUMENTOS
CONCEPTO
DE
DOCUMENTO
PRIVADO
•DOCUMENTO PRIVADO es el otorgado
por
LOS
PARTICULARES
EN
SUS
ACTUACIONES PRIVADAS QUE TENGA
CARÁCTER
REPRESENTATIVO
O
DECLARATIVO
CONCEPTO
DE
DOCUMENTO
PUBLICO
•DOCUMENTO PÚBLICO es el otorgado por
el funcionario público en ejercicio de sus
funciones o con su intervención.
•Es público el documento otorgado por
un particular en ejercicio de funciones
públicas o con su intervención.
•Es instrumento público: Cuando consiste
en un escrito autorizado o suscrito por el
respectivo funcionario.
•Es escritura pública: Cuando es
autorizado por un notario o quien haga
sus veces y ha sido incorporado en el
respectivo protocolo.
QUÉ ES LA ESCRITURA PÚBLICA
COMPARATIVO NORMATIVO
SEGÚN EL CÓDIGO
GENERAL DEL PROCESO
ARTICULO 243, INCISO
FINAL
LA ESCRITURA PÚBLICA es tal
«Cuando es autorizado por
un notario o quien haga sus
veces y ha sido incorporado
en el respectivo protocolo»
SEGÚN EL DECRETO 960
DE 1970, ARTÍCULO 13,
INCISO PRIMERO
“La escritura pública es el
instrumento que contiene
declaraciones en actos
jurídicos, emitidas ante
notario, con los requisitos
previstos en la ley y que se
incorpora al protocolo.
QUÉ ES LA ESCRITURA PÚBLICA
CARACTERÍSTICAS DE LA ESCRITURA PUBLICA
DERIVADAS DE SU DEFINICION LEGAL
QUE CONTENGA
DECLARACIONES DE
LOS USUARIOS
LAS
DECLARACIONES DE
LOS USUARIOS
TIENEN
FUERZA VINCULANTE
PARA ELLOS
QUE LAS
DECLARACIONES
SEAN EMITIDAS ANTE
EL NOTARIO
LAS
DECLARACIONES
DEBEN SER EMITIDAS
Y OTORGADAS POR
LOS USUARIOS
ANTE EL NOTARIO
QUE EL DOCUMENTO
SEA AUTORIZADO
POR EL NOTARIO
LAS
DECLARACIONES
DEBEN SER
AUTORIZADAS,
PREVIO CONTROL DE
LEGALIDAD POR EL
NOTARIO
QUE EL NOTARIO
INCORPORE EL
DOCUMENTO AL
PROTOCOLO
EL NOTARIO
VINCULA LA
ESCRITURA
NUMERADA Y
FECHADA EN EL
LIBRO DE RELACIÓN
PARA QUE
LEGALMENTE QUEDE
INCORPORADA AL
LIBRO DE
PROTOCOLO
LA ESCRITURA PÚBLICA
DIFERENCIA ENTRE LAS DECLARACIONES JURÍDICAS Y LA
ESCRITURA PÚBLICA
EL CONTENIDO
ESTÁ
CONFORMADO
POR LAS
DECLARACIONES
QUE REALIZAN LOS
INTERESADOS Y
QUE SE EXTIENDEN
EN LA ESCRITURA
LA ESCRITURA
PÚBLICA
ES EL
DOCUMENTO
QUE CONTIENE
LAS
DECLARACIONES
(EL CONTINENTE)
QUÉ ES LA ESCRITURA PÚBLICA
PROCESO DE PERFECCIONAMIENTO DE LA ESCRITURA
PÚBLICA (artículo 13 del decreto 960 de 1970)
RECEPCIÓN
1
EXTENSIÓN
2
OTORGAMIENTO
3
AUTORIZACION
4
ESTRUCTURA DE LA ESCRITURA
ENCABEZAMIENTO
COMPARECENCIA
ESTIPU
LACIO
NES
ADVERTENCIAS Y
CONSTANCIA
OTORGAMIENTO
CIERRE
AUTORIZACION
FIRMAS DE LOS OTORGANTES
FIRMA DEL NOTARIO
ESTRUCTURA DE LA ESCRITURA
ENCABEZAMIENTO DE LA ESCRITURA
IDENTIFICACION DE LA
NOTARIA
• NUMERO Y CIRCULO DE LA
NOTARIA
• MUNICIPIO, DEPARTAMENTO
Y REPUBLICA
IDENTIFICACION DE LA
ESCRITURA
• NUMERO DE LA ESCRITURA
• FECHA DE LA ESCRITURA
(DIA/MES/AÑO
IDENTIFICACION
GENÉRICA DE LA
ESCRITURA
• PERSONAS QUE
INTERVIENEN ,
• BIENES OBJETO DEL ACTO,
• Y EL ACTO O NEGOCIO
JURIDICO
IDENTIFICACION DEL NOTARIO
NOMBRE COMPLETO DEL NOTARIO
1
2
3
ESTRUCTURA DE LA ESCRITURA
COMPARECENCIA
CONCURRE LA PERSONA
DIRECTA NOMBRE PROPIO
QUE VA A CELEBRAR EL ACTO Y LO HACE EN
•LA PERSONA QUE REALIZA EL NEGOCIO JURIDICO LO HACE A TRAVÉS DE:
•SU REPRESENTANTE LEGAL (PERSONAS JURIDICAS, MENORES DE EDAD)
•SU REPRESENTANTE JUDICIAL (CURADORES)
IN
•MANDATO O PODER
DIRECTA
•ESTIPULACION EN FAVOR DE OTRO (ARTICULO 1506 C.C.)
•AGENCIA OFICIOSA
1
2
3
4
5
ESTRUCTURA DE LA ESCRITURA
ESTIPULACIONES
IDENTIFICACION DEL NEGOCIO JURIDICO Y SUS REQUISITOS
ARTICULO 1501 C.C.
1
2
3
4
PRECISIÓN DE LOS REQUISITOS ESENCIALES, NATURALES Y
ACCIDENTALES DEL NEGOCIO JURIDICO
IDENTIFICACION DE LAS DECLARACIONES SOBRE LOS ACTOS,
DERECHOS Y BIENES OBJETO DEL NEGOCIO JURIDICO
5
PRECISIÓN DE LOS ACTOS, DERECHOS Y BIENES QUE SON AFECTADOS
CON LAS DECLARACIONES DEL NEGOCIO JURÍDICO
IDENTIFICACION DE LOS ELEMENTOS DE VALIDEZ Y EFICACIA DEL
CONTRATO
6
EL NOTARIO DEBE VERIFICAR QUE EL ACTO JURÍDICO NO CONTENGA
UN VICIO DE NULIDAD ABSOLUTA Y ADVERTIR LA PRESENCIA DE
CULESQUIERA OTRA IRREGULARIDAD QUE AFECTE EL NEGOCIO
7
ESTRUCTURA DE LA ESCRITURA
EL OTORGAMIENTO
LECTURA POR
LOS
INTERESADOS
LECTURA
POR EL
NOTARIO
PARA
PERSONAS
QUE NO
SABEN O
NO PUEDEN
LEER Y
ESCRIBIR
LECTURA
POR EL
NOTARIO
(PARA
DETERMIN
ADOS
ACTOS)
LECTURA POR EL
NOTARIO Y UN
TESTIGO
(TESTAMENTOS DE
CIEGOS)
FIRMA DE PESONAS
QUE SABEN LEER Y
ESCRIBIR
FIRMA DE
PERSONAS QUE
NO SABEN O
NO PUEDEN
LEER Y ESCRIBIR
FIRMA DE
PERSONAS QUE
NO CONOCEN
EL IDIOMA
CASTELLANO
LECTURA DE LA ESCRITURA
1
2
3
4
5
LA APROBACION
FIRMA DE LA ESCRITURA
ESTRUCTURA DE LA ESCRITURA
ADVERTENCIAS Y CONSTANCIAS
ADVERTENCIAS
ADVERTIRÁ DE LA NECESIDAD DEL
REGISTRO, EN LOS CASOS QUE HAYA
LUGAR E INDICARÁ EL PLAZO PARA
REALIZAR LA INSCRIPCIÓN EN EL
REGISTRO INMOBILIARIO.
TODOS LOS ACTOS TIENEN UN PLAZO DE
2 MESES PARA SER INSCRITOS EN EL
REGISTRO INMOBILIARIO, SALVO LAS
HIPOTECAS Y EL PATRIMONIO DE FAMILIA
ADVERTIRÁ LAS IRREGULARIDADES DEL
NEGOCIO JURÍDICO TALES COMO:
NULIDAD, RELATIVA, INEXISTENCIA DEL
ACTO, CLÁUSULAS INEFICACES O QUE SE
ENTIENDAN POR NO ESCRITAS, TEXTOS
INOPONIBLES A LOS INTERESADOS O A
TERCEROS
CONSTANCIAS
EL NOTARIO DEJARÁ CONSTANCIA DE LOS
DOCUMENTOS UTILIZADOS Y PROTOCOLIZADOS
POR LOS OTORGANTES EN EL TRÁMITE DE LA
ESCRITURA
LA NOTA DE AFECTACIÓN A VIVIENDA
FAMILIAR EN LOS CASOS DE ENAJENACIÓN
Y EN LA CONSTITUCIÓN DE LOS DERECHOS
REALES
LA RELACIÓN DE LOS COMPROBANTES FISCALES
OBLIGATORIOS PARA LA EXTENSIÓN DE LA
ESCRITURA
DE LA PARTICIPACIÓN DE TESTIGOS O
TRADUCTORES
AL
MOMENTO
DEL
OTORGAMIENTO DE LA ESCRITURA
1
2
3
QUÉ ES LA ESCRITURA PÚBLICA
CIERRE
DESCRIPCION DE
LAS HOJAS
NOTARIALES
LAS ESCRITURAS
ORIGINALES O
MATRICES SE
ESCRIBIRÁN EN
PAPEL AUTORIZADO
POR EL ESTADO Y AL
FINAL DE CADA
INSTRUMENTO,
ANTES DE
FIRMARSE, SE
INDICARÁ LOS
NÚMEROS
DISTINTIVOS DE LAS
HOJAS EMPLEADAS,
SI LOS TUVIEREN
LOS DERECHOS
NOTARIALES
LOS RECAUDOS
EN GENERAL, LOS
SERVICIOS
NOTARIALES SERÁN
RETRIBUIDOS POR
LAS PARTES SEGÚN
LA TARIFA OFICIAL
DEBEN PRECISARSE
LOS RECAUDOS
DESTINADOS AL
FONDO CUENTA
ESPECIAL DEL
NOTARIADO
E IMPUESTO
EL IMPUESTO DEL
VALOR AGREGADO
(IVA) Y
HAY ALGUNOS
ACTOS QUE SON
EXENTOS DEL
COBRO DE TARIFAS
NOTARIALES
EL IMPUESTO DE
RETENCIÓN EN LA
FUENTE, EN LOS
CASOS QUE ESTOS
DOS SE COBREN
1
2
LAS NOTAS DE
SALVEDADES
ESTE ESPACIO SIRVE
PARA CORREGIR
LOS YERROS
PRESENTADOS EN LA
EXTENSIÓN DE LA
ESCRITURA:
A) POR SUPRESIÓN
B) POR ADICIÓN
C) POR
ENMENDADURA
ESTRUCTURA DE LA ESCRITURA
FIRMAS DE LOS OTORGANTES
FIRMAS Y HUELLA DE LOS OTORGANTES
LA FIRMA DEBE REALIZARSE EN UN MISMO ACTO NOTARIAL
DENTRO DEL DESPACHO DE LA NOTARIA PRINCIPIO DE LA
UNIDAD DEL ACTO
FIRMA FUERA DEL DESPACHO
1
FIRMA EXCEPCIONAL
FIRMA A RUEGO
2
FIRMA DE TRADUCTOR
LA FIRMA ES SEÑAL DE APROBACIÓN DEL TEXTO DE LA
ESCRITURA
NO EXISTEN TESTIGOS INSTRUMENTALES
ESTRUCTURA DE LA ESCRITURA
AUTORIZACIÓN
LOS REQUISITOS FORMALES
CONTROL DE LEGALIDAD
LA FE PÚBLICA
CONTROL DE LA COMPARECENCIA
LA COMPETENCIA TERRITORIAL DEL NOTARIO
EL NOTARIO CERTIFICA QUE SE HAN LLENADO
LOS REQUISITOS PERTINENTES
LA COMPARECENCIA
EL NOTARIO CERTIFICA QUE LAS DECLARACIONES
HAN
SIDO
EMITIDAS
REALMENTE
POR
LOS
INTERESADOS
LA APROBACION AL TEXTO DE LA ESCRITURA
LA FECHA Y LUGAR DE LA AUTORIZACION
1
2
EL NOTARIO CERTIFICA QUE EL ACTO SUSCRITO
NO ESTÁ VICIADO DE NULIDAD ABSOLUTA
LA DENOMINACIÓN LEGAL DEL NOTARIO
LOS COMPROBANTES DE LA REPRESENTACIÓN
LOS DOCUMENTOS QUE
ESCRITURAS
AUTORIZAN CANCELAR
LA IDENTIFICACIÓN DE LOS OTORGANTES O DE SUS
REPRESENTANTES
EL NOTARIO CERTIFICA QUE EL ACTO SUSCRITO
NO ESTÁ VICIADO DE NULIDAD FORMAL
EL NOTARIO CERTIFICA QUE EL ACTO SUSCRITO
TIENE TODOS LOS DOCUMENTOS NECESARIOS
PARA
SU
REALIZACIÓN:
COMPROBANTES
FISCALES Y DOCUMENTOS DE REPRESENTACIÓN
LA FIRMA DE LOS OTORGANTES O DE CUALQUIER
COMPARECIENTE
LOS DATOS Y CIRCUNSTANCIAS NECESARIAS
DETERMINAR
LOS
BIENES
OBJETO
DE
DECLARACIONES
PARA
LAS
LA FE PÚBLICA O NOTARIAL OTORGA PLENA AUTENTICIDAD
A LAS DECLARACIONES EMITIDAS ANTE EL NOTARIO Y A LO
EXPRESADO POR ÉSTE RESPECTO DE LOS HECHOS
PERCIBIDOS EN EL EJERCICIO DE SUS FUNCIONES, EN LOS
CASOS Y CON LOS REQUISITOS QUE LA LEY ESTABLECE
ESTRUCTURA DE LA ESCRITURA
LA FIRMA DEL NOTARIO
FIRMA DEL NOTARIO
FIRMA DEL NOTARIO EN EJERCICIO DEL CARGO, DA EXISTENCIA
MATERIAL A LA ESCRITURA
FIRMA POR OTRO NOTARIO, PREVIAMENTE AUTORIZADO POR
LA SUPERINTENDENCIA
1
2
LA FE PÚBLICA O NOTARIAL OTORGA PLENA AUTENTICIDAD A
LAS DECLARACIONES EMITIDAS ANTE EL NOTARIO Y A LO
EXPRESADO POR ÉSTE RESPECTO DE LOS HECHOS PERCIBIDOS
EN EL EJERCICIO DE SUS FUNCIONES, EN LOS CASOS Y CON LOS
REQUISITOS QUE LA LEY ESTABLECE
LA FIRMA DEL NOTARIO ES LA SEÑAL DE AUTORIZACIÓN
LA INCORPORACIÓN AL PROTOCOLO, CON EL REGISTRO EN EL
LIBRO DE RELACION DA EXISTENCIA JURÍDICA A LA ESCRITURA