desarrollo de un sistema de gestión de bodega p

UNIDAD ACADÉMICA DE INGENIERÍA
CIVIL
CARRERA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
TEMA:
DESARROLLO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE BODEGA PARA EL
MINISTERIO DE CULTURA Y PATRIMONIO DEL ECUADOR
TRABAJO PRÁCTICO DEL EXAMEN COMPLEXIVO PREVIO A LA OBTENCIÓN
DEL TÍTULO DE INGENIERO DE SISTEMAS
AUTOR:
AGUILAR ESPINOZA MAYNER
JOSE
MACHALA - EL ORO
CESIÓN DE DERECHOS DE AUTOR
Yo, AGUILAR ESPINOZA MAYNER JOSE, con C.I. 0704524990, estudiante de la
carrera de INGENIERÍA DE SISTEMAS de la UNIDAD ACADÉMICA DE INGENIERÍA
CIVIL de la UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA, en calidad de Autor del siguiente
trabajo de titulación DESARROLLO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE BODEGA
PARA EL MINISTERIO DE CULTURA Y PATRIMONIO DEL ECUADOR
•
Declaro bajo juramento que el trabajo aquí descrito es de mi autoría; que no ha
sido previamente presentado para ningún grado o calificación profesional. En
consecuencia, asumo la responsabilidad de la originalidad del mismo y el cuidado
al remitirme a las fuentes bibliográficas respectivas para fundamentar el contenido
expuesto, asumiendo la responsabilidad frente a cualquier reclamo o demanda
por parte de terceros de manera EXCLUSIVA.
•
Cedo a la UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA de forma NO EXCLUSIVA
con referencia a la obra en formato digital los derechos de:
a. Incorporar la mencionada obra al repositorio digital institucional para su
democratización a nivel mundial, respetando lo establecido por la Licencia
Creative Commons Atribución-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional
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y el Reglamento Institucional.
b. Adecuarla a cualquier formato o tecnología de uso en internet, así como
incorporar cualquier sistema de seguridad para documentos electrónicos,
correspondiéndome como Autor(a) la responsabilidad de velar por dichas
adaptaciones con la finalidad de que no se desnaturalice el contenido o
sentido de la misma.
Machala, 18 de noviembre de 2015
AGUILAR ESPINOZA MAYNER JOSE
C.I. 0704524990
II
RESUMEN
DESARROLLO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE BODEGA PARA EL MINISTERIO DE
CULTURA Y PATRIMONIO DEL ECUADOR
Autor: Mayner José Aguilar Espinoza
La presente investigación se basó en el desarrollo de un sistema de gestión para los
procesos de control de Bodega de la empresa pública Ministerio de Cultura y Patrimonio.
Directamente enfocado en la adquisición, asignación y manejo de los bienes (activos
fijos y activos no fijos) que se consignan a las diferentes unidades administrativas. Con el
objetivo de lograr el eficiente desempeño y agilizar los procesos, documentando de mejor
manejo la información de los bienes. El proyecto estuvo encuadrado en una
investigación directa mediante entrevistas a usuarios y la obtención de información
directa del cliente tomando en cuenta sus inquietudes todo siguiendo los lineamientos
que se establecen para este tipo de proyectos. Para la elaboración del sistema y el
cumplimiento de los objetivos planteados se utilizó como guía una estructura de
metodología ágil XP. Adicionalmente, para el desarrollo de la aplicación se utilizaron
diversas tecnologías como el lenguaje de programación
JAVA NetBeans, MySQL
5.6.26.0 como el sistema manejador de base de datos y un entorno Windows como
interfaz gráfica de usuario las cuales fueron elegidas por ser software libre .Mediante esto
se puede definir que la implementación del nuevo software
permitirá obtener un
desempeño eficiente y optimo en las labores de la unidad administrativa en cuanto a la
ejecución de los procesos en forma automatizada y permitiendo así a la entidad lograr los
objetivos planteados .
Palabras Claves: Empresa pública, Sistema de Gestión, metodología ágil,
MySQL.
III
JAVA,
ABSTRACT
DEVELOPMENT OF A WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM FOR THE
MINISTRY OF CULTURE AND HERITAGE OF ECUADOR
Author: Mayner José Aguilar Espinoza
This research was based on the development of a management system for the processes
of the public company Bodega Ministry of Culture and Heritage. Directly focused on the
acquisition, allocation and management of assets (fixed assets and non-fixed assets) is
entered to the different administrative units. In order to achieve efficient performance and
streamline processes, documenting best management information goods. The project was
framed in a direct interviews and research by obtaining information directly from the
customer. To prepare the system and compliance with the proposed objectives were used
as a guide structure agile methodology XP. Additionally, for the development of various
technologies such as application programming language JAVA NetBeans, MySQL handler
5.6.26.0 as database system and Windows environment as GUI By filling this can be used
to define the implementation the new software will allow you to get efficient and optimum
performance in the work of the administrative unit in terms of implementation of automated
processes.
Keywords: Public Company, Management System, agile methodology, JAVA, MySQL.
IV
CONTENIDO
CAPÍTULO 1.- INTRODUCCIÓN ………………..............................................
1
1.1.- MARCO CONTEXTUAL ……………………………………………………..
1
1.2.- ANTECEDENTES Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA…………….….
2
1.3.-OBJETIVO GENERAL……………………………………………………………..….
2
CAPÍTULO 2.-DESARROLLO………………………………………………….….
2
2.1.-MARCO TEORICO………………………………………………………….….
2
2.1.1.- Gestión de inventarios en bodega en las instituciones públicas del Ecuador...
2
2.1.1.1.-Procedimiento para el plan de adquisiciones……………………..…………….
3
2.1.1.2.- Procedimiento para la provisión de artículos de almacén…………………….
3
2.1.1.3.- Herramientas de desarrollo……………………………………………..…...
4
2.1.1.3.1.- IDE: Netbeans 8.0.2…………………………………………………..….
4
2.1.1.3.2.- MySQL…………………………………………………………………..…
4
………………………………………..………
5
2.2.1.- Proceso de desarrollo………………………………..…………………….
5
2.2.1.1.- Los roles……………………………………………………………………..
5
2.2.1.2.- Planificación…………………………………………………………………
5
2.2.1.2.1.- Historias de Usuario………………………………………………………
5
2.2.1.2.2.- Versiones e Iteraciones………….………………………………………
6
2.2.1.2.3.- Cambio de tareas.……………………………………………………….
7
2.2.1.3.- Codificación………………………………………………………………...
7
2.2.1.4.- Pruebas.……………………………………………..……………………...
7
2.3.- RESULTADOS…………………………………………………………..……… .….
8
2.3.1.- Algoritmo grafico del problema………………………………….……………...
8
2.2.- MARCO METODOLÓGICO
V
2.3.2.- Presentación de la aplicación……………………………………………………..
9
CAPÍTULO 3.- CONCLUSIONES ………………................................................
10
BIBLIOGRAFIA…………………………………………………………………..……. 11
ANEXOS…………………………………………………………………………………. 12
ANEXO 1.- REPORTE DE SIMILITUD URKUND
ANEXO 2.- PROBLEMA PARA EL TRABAJO DE TITULACIÓN
ANEXO 3.- HISTORIA DE USUARIO
ANEXO 4.- DIAGRAMA ENTIDAD-RELACIÓN MEJORADO (EER)
ANEXO 5.- TABLAS RESTANTES DE BASE DE DATOS DBBODEGA
ANEXO 6.- PRUEBAS
ANEXO 7.- MANUAL DEL USUARIO
VI
Índice de tablas
Tabla 1 Ejemplo de formulario utilizado para requisiciones…………………………
3
Tabla 2 Historia de Usuario “Autenticación de usuario”………………………….…..
5
VII
Índice de figuras
Figura 1 Pantalla Principal…………………………………………………….….
7
Figura 2 Algoritmo Conjunto de Procesos…………………..............................
8
Figura 3 Presentacion del proyecto ………………………………………………
9
VIII
1.- INTRODUCCIÓN
Debido al continuo avance de la tecnología, en la que nos encontramos involucrados en
los últimos años, las entidades se han visto obligadas a mejorar la calidad de sus
servicios y productos para de esta manera ser competitivos en el ámbito al que
pertenecen.
El control y adquisición de los bienes en una institución conlleva un porcentaje elevado
del presupuesto de la misma, por esta razón se debe crear un software que permita
fiscalizar de forma eficiente los mismos.
“Utilizar software libre proporciona a nivel técnico y operativo una serie de ventajas para el
cliente. Algunos ejemplos claros de las típicas ventajas que proporciona son los bajos
costes al eliminar los costes derivados de licencias. La elevada fiabilidad al ser testeados,
usados y corregidos continuamente en diferentes entornos. La fácil integración al permitir
la modificación del código y ser software usado y nacido de las necesidades de los
usuarios. El mantenimiento es por otra parte flexible y competitivo al no estar
monopolizado por una compañía”. ( http://fsfe.org/ , recuperado el 6 de octubre del
2015).
El entorno de uso del sistema será mediante un aplicativo de escritorio, de esta manera
se optimizara la rapidez y el flujo de datos.
Esta automatización, a más de implementar los aspectos usuales de un sistema de control
de inventarios, tomará en cuenta los reglamentos y procedimientos comunes que rigen a
instituciones de este tipo.
1.1.- MARCO CONTEXTUAL
El Ministerio de Cultura y Patrimonio, tiene como misión:
“Es la entidad rectora que guía el desarrollo de las potencialidades culturales, asumiendo
la responsabilidad de formular ,coordinar, ejecutar, evaluar y supervisar las políticas
culturales participativas del Estado , corresponsabilizarse con la satisfacción de las
necesidades del buen vivir; y , por mandato de Ley , es la máxima autoridad del área
cultural” . (ACUERDO.MIN Nro. DM-2013-001, de 16 /01/ 2013).
En esta entidad del estado el manejo de los bienes materiales tanto en activos fijos o
no fijos se maneja de manera deficiente , teniendo en cuenta que se administra un gran
volumen de materiales delicados y necesarios para el cumplimiento de los objetivos de
la institución.
En la actualidad dispone de un sistema desarrollado en Sqlserver 2000, Visual Basic 6.0 el
cual no se adecua a las necesidades actuales y no permite controlar los procesos que se
realizan a diario en el área de bodega, causando contratiempos en las demás unidades
del organismo.
1
1.2.- ANTECEDENTES Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
El correcto manejo de los bienes corrientes o fijos en las instituciones públicas, está
entre los principales factores que determinan el éxito en los objetivos planteados. En
anteriores administraciones el ente estatal tenía falencias en el manejo del proceso de
inventarios, y ya sea por descuido o por falta de organización estas actividades no eran
parte del organigrama institucional, por esta razón actualmente se está mejorando la
organización interna de procesos y unos de los principales pilares que se han tomado en
cuenta para esto es el del manejo, control y protección de bienes fijos y corrientes..
Por esta razón se estableció el siguiente problema principal.
¿Cómo se podrían mejorar y automatizar los procesos para administrar, controlar y
asegurar los bienes en bodega en el Ministerio de Cultura y Patrimonio del Ecuador?
1.3.-OBJETIVO GENERAL
Desarrollar un Sistema de Gestión de Bodega que permita la administración de la
información generada, en el Ministerio de Cultura y Patrimonio, para agilizar y
descentralizar los procesos actuales.
2
2.-DESARROLLO
2.1.-MARCO TEÓRICO
Las instituciones públicas son entidades con personalidad jurídica propia, constituidas con
capital estatal en su totalidad o de modo parcial. (http://sni.gob.ec;Octubre,2013).
“La administración pública constituye un servicio a la colectividad que se rige por los
principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización,
coordinación, participación, planificación, transparencia y evaluación”. (Según expresa
El art. 227 de la Constitución, 2008).
Lo que evidencia que la administración pública está emplazada a optimizar el
funcionamiento de las organizaciones antes que a mejorar puntualmente las escenarios de
equidad social en la población.
2.1.1.- Gestión de inventarios en bodega en las instituciones públicas del Ecuador
En las instituciones públicas Ecuatorianas existen manuales de procedimientos
administrativos que incluye la secuencia en que deben efectuarse las actividades, los
pasos en que deben llevarse a cabo las mismas, así como las formas de papelería que es
necesario incluir, modificar o cambiar para la operación eficiente de los sistemas de
procedimientos.
Existen dos procedimientos básicos que intervienen o influyen en la gestión de los
inventarios: el procedimiento para el plan de adquisiciones, y el procedimiento para la
provisión de artículos de almacén.
2.1.1.1.-Procedimiento para el plan de adquisiciones
En las entidades del sector público ecuatoriano, se debe elaborar el Plan Anual de
Adquisiciones en coordinación con la Dirección Financiera y Unidades Administrativas, de
acuerdo a la prioridad y necesidades de cada dependencia y en base a las
disponibilidades presupuestarias.
Sin embargo, (según el Art. 6 del Reglamento General de Bienes del Sector Público);
“Para la adquisición de cualquier tipo de bienes que no consten en el respectivo Plan
Anual de Adquisiciones se requiere de la resolución de la más alta autoridad de la entidad
u organismo o del funcionario delegado para este fin”.
En la Tabla 1 se tiene un ejemplo del documento utilizado para realizar una requisición.
3
Tabla 1 Ejemplo de formulario utilizado para requisiciones
2.1.1.2.- Procedimiento para la provisión de artículos de almacén
El empleado de una entidad que cumple funciones de Guardalmacén debe tener presente
que cualquier demora en la entrega de los suministros solicitados por los departamentos
de la organización, puede ocasionar un descenso en la productividad , por norma general,
la institución debe propender a que los trámites administrativos relacionados con la
provisión de suministros sean sencillos y ágiles, sin dejar de establecer los mecanismos y
procedimientos de control necesarios para favorecer una adecuada administración de los
recursos materiales.
2.1.1.3.- Herramientas de desarrollo
En abril de 2008, el Presidente del Ecuador, Rafael Correa Delgado,
“se establece como política pública para las entidades de la administración Central la
utilización de software libre en sus sistemas y equipamiento informáticos”. (Según
decreto 1014).
Por esta razón, para el presente proyecto se va a utilizar una infraestructura NetBeans IDE
8.0.2 como ambiente de desarrollo integrado, por ser software libre, por contar con las
herramientas necesarias para la acceder a la conexión con MySQL 5.6.26.0 el cual es el
modelador de BD.
Dentro de los procesos ágiles de desarrollo, la Programación Extrema (Extreme
Programming o XP) es uno de los enfoques más destacados, y para el presente proyecto
es la metodología que será utilizada.
2.1.1.3.1.- IDE: Netbeans 8.0.2
Es una plataforma de desarrollo para el lenguaje de programación Java, además es un
producto libre, sin costo ni restricciones de uso Netbeans da soporte a todo tipo de
proyectos que abarcan desde el ciclo de vida del desarrollo de aplicaciones, incluyendo
soporte para modelado.
2.1.1.3.2.- MySQL
MySQL es un sistema de gestión de bases de datos relacional, multihilo y multiusuario con
más de seis millones de instalaciones,7 desarrollado como software libre en un esquema
de licenciamiento dual , debido a su alto rendimiento, alta confiabilidad y facilidad de uso,
es muy flexible, pudiéndose ejecutar en más de 2 plataformas incluyendo Linux, Windows,
Mac, Solaris e IBM.
4
2.2.- MARCO METODOLÓGICO
La Metodología ágil XP expone ciertos elementos como clave para el éxito en desarrollo
de software, a continuación se detallan:
2.2.1.- Proceso de Desarrollo
2.2.1.1.- Los Roles
Hay que tener en cuenta que el proyecto tenía solo un desarrollador por lo que los roles
definidos en XP fueron ocupado por él.


Programador: Mayner Aguilar.
Cliente: El desarrollador del proyecto y el cliente, escribieron las historias de
usuario y las pruebas para validar la implementación.
Encargado de seguimiento: El cliente proporcionó realimentación al equipo y
realizó el seguimiento.
Entrenador (Coach): Mayner Aguilar fue el responsable general de todos los
ámbitos del desarrollo .Además de facilitar el cumplimiento de las buenas practicas
sugeridas mediante la metodología XP.
2.2.1.2.- Planificación
2.2.1.2.1.- Historias de usuarios.
Mediante las mismas el cliente figuraron rápidamente las particularidades que al software
correspondía tener, Desde la Tabla 2 hasta la Tabla 6 se tienen las Historias de Usuario
que han sido definidas en el ámbito del Sistema. Ver Anexo 2.
Tabla 2 Historia de Usuario “Autenticación de usuario”
Historia de Usuario N° 1
Título: Autenticación de Usuario
Descripción: Todo usuario del sistema debe poder ingresar únicamente
mediante validación de un nombre de usuario y una contraseña.
Prioridad: Alta
Riesgo: Medio
(Alta /Media/Baja)
(Alta /Media/Baja)
T. Estimado: 1 día
Iteración Asignada: 1
5
2.2.1.2.2.- Versiones e Iteraciones
 Versión 0.1
Iteración 1:
El diseño de la Base de Datos es la parte primordial para empezar con el desarrollo de
cualquier aplicación el mismo se realiza por medio del modelador MySQL, y es la base
fundamental para el óptimo funcionamiento y éxito de cualquier software. Ver en el
Anexo 3 diagrama entidad –relación mejorado (EER).
Para definir el diseño se contó siempre con la ayuda de los clientes, quienes informaban
qué datos serian relevantes para cada proyecto de grado.
A continuación se detallan las tablas utilizadas. Ver Anexo 4 para tablas restantes.
Tabla usuario: Esta tabla guarda los datos de los usuarios del proyecto. Contiene los
siguientes datos:
Idusuario(llave primaria),Nick, password, tipo
Tabla inv_inventario: Esta tabla guarda los datos generales de inventario. Contiene los
siguientes datos:
inv_identificador(llaveprimaria),cta_co_codigo,inv_codigo,inv_nombre,inv_estado,inv_stoc
k_min, inv_existencia , inv_valor_pp, inv_tipo, inv_unid_medida.
De esta manera se terminó la versión 0.1, cumpliendo con las tareas de la historia de
usuario número 1.
 Versión 0.2
Iteración 1:
Como la aplicación debía ser de software libre, se seleccionó JAVA, además es un
lenguaje de programación óptima para desarrollar aplicativos de escritorio.
Iteración 2:
Como se buscaba tener un diseño amigable, intuitivo y de fácil uso para la aplicación se
creó un entorno de escritorio.
En la página principal se definió la estructura común para toda la aplicación, el menú de
navegación de la aplicación, el menú del sistema es de fácil acceso, también se buscó
que la combinación de los colores fuera agradable a la vista del usuario. Ver figura 1.
6
Figura1.- Pantalla Principal
Iteración 3:
Como en la iteración 2 no se observó un avance significativo para sacar una nueva
versión, se hizo necesario implementar el módulo de consultas. Para ello se ingresaron
directamente datos a la base de datos.
INSERT INTO `dbbodega`.`departamento` (`dep_nombre`) VALUES ('FINANCIERO');
2.2.1.2.3.- Cambio de tareas
Tal como lo designa la metodología XP, durante todo el desarrollo el intercambio de
tareas entre los diferentes roles permite lograr una mejor relación.
2.2.1.3.- Codificación
El Cliente fue parte integral del equipo de desarrollo como lo estipulan las prácticas de la
metodología lo cual nos permite alcanzar un nivel de funcionalidad óptimo.
2.2.1.4.- Pruebas
XP recomienda diseñar las pruebas antes de codificar los módulos. (Ver Anexo 5).
7
2.3.- RESULTADOS
2.3.1.- Algoritmo Grafico del Problema
Figura 2. Algoritmo Conjunto de Procesos
8
2.3.2.- Presentacion de la Aplicacion:
Como se puede visualizar en la siguiente figura, el sistema se maneja en un
entorno windows con un interfaz amigable.
El Sistema se compone de tres módulos:
 Modulo Inventario.
 Modulo Fijos.
 Módulo de Formatos
A continuación se mostrara una figura demostrativa.
Figura 3.Presentacion del proyecto
9
3.- CONCLUSIONES

En la totalidad de entidades públicas existen procedimientos regulares y
similares en cuanto a la administración de los bienes, y por lo cual el
sistema de gestión para bodega puede ser requerido y utilizado en
cualquier empresa pública cumpliendo a cabalidad las necesidades de la
misma.

La metodología de desarrollo escogida, Programación Extrema, es la más
adecuada para este tipo de proyecto, ya que posee la flexibilidad necesaria
para poder introducir requerimientos que no estuvieron claros desde un
principio y sirve para llevar adelante el desarrollo de un sistema que no
representa demasiada complejidad.

Las pruebas continuas y la refactorización del código son dos aspectos
fundamentales de la metodología de desarrollo que ayudan a mantener la
calidad del software.

La implementación del sistema de gestión de bodega facilita los procesos
de movimiento de bienes dentro de la institución y a su vez permite
registrar automáticamente la información pertinente, elevando así el poder
de decisión en las adquisiciones de los bienes en tiempo real..

El Sistema de Bodega también podría ser utilizado en otro tipo de
Instituciones, no necesariamente públicas, pero en este proyecto se ha
hecho énfasis en las necesidades de las Instituciones que pertenecen al
Estado.
10
BIBLIOGRAFIA
1. Ecuador, Acuerdo Ministerial
Nro. DM 2013-001, Constitución del
Ministerio de Cultura y Patrimonio, 16 de Enero del 2013, Pág. 1.
2. http://fsfe.org.
(2001-2015).Principios
http://fsfe.org/about/principles.es.html
del
fsfe.
Recuperado
de
3. Constitución Política de la República del Ecuador, Sección segunda,
Administración pública, artículo 227, 2008.
4. http://sni.gob.ec/inicio (2014-2015). Percepción del funcionamiento de las
instituciones públicas
vs
instituciones privadas. Recuperado de
sni.gob.ec/sni-link/sni/PortalSNI2014/FICHASINDICADORES PNBV_20132017/Obj1/Indicadores Apoyo/A1.4. Percepción del funcionamiento de las
instituciones públicas vs instituciones privadas.pdf
5. http://plan.senplades.gob.ec/ministerio-cultura
6. Reglamento general sustitutivo de bienes del sector público, art.
Registro oficial 378 AÑO 2006 - Modificado: 07-JUN-2013, Pág. 3.
6,
7. Presidencia de la Republica, Decreto 1014 Art. 1 ,2008.
8. Laboratorio nacional de calidad del software (instituto nacional de
tecnología de la comunicación). Ingeniería del Software: Metodologías y
Ciclos de Vida. León, España. 2009
9. M Domínguez-Dorado. Todo Programación. (32-34 ed.13). Madrid:
Editorial Iberprensa; 2005.
10. Robin Schumacher , Arjen Lentz. MySQL: Dispelling the Myths. (1era ed.).
Australia: Mysql AB; 2004.
11. CEBALLOS, Francisco, Java 2, Segunda Edición.
12. PARRA, Francisca 1999 Gestión de Stocks. 2da ed. Madrid: Anormi
13. PEÑA M., Ricardo. Diseño de programas. Formalismo y abstracción.
Prentice-Hall, 1998.
11
ANEXOS
Anexo 1.- Reporte de Similitud URKUND
12
13
Anexo 2.- Problema para el Trabajo de Titulación
UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA UNIDAD ACADÉMICA DE INGENIERÍA
CIVIL CARRERA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
Docente que generó el reactivo: Ing. Bertha Mazón Olivo.
CASO DE ESTUDIO: GESTION DE BODEGA DE UNA INSTITUCIÓN
PÚBLICA
En la Institución XYZ, necesita velar por la conservación y correcta utilización de
los bienes que han sido adquiridos y asignados para su cuidado y manejo, a
través de una aplicación informática.
Los bienes se clasifican en activos fijos y no fijos.
Los activos fijos son considerados aquellos que cumplen las siguientes
condiciones:
1. Tienen una vida útil superior a 12 meses.
2. Un costo individual de adquisición, fabricación, estimación o avaluó igual
o mayor que 2 salarios mínimos vigentes, a la fecha de su registro o ingreso.
3. Y que generen futuros ingresos.
Los activos fijos se pueden clasificar en: Edificios, Infraestructura, Equipos de
Cómputo & Software, Maquinarias, Equipos & otras unidades para la producción,
Equipos de transporte, Muebles & enseres y Otros. Ejemplo: Escritorios, Aires
acondicionados, Computadoras, Edificios, entre otros
Los activos no fijos son aquellos que NO cumplen al menos una de
las tres condiciones anteriores. Los activos no fijos pueden clasificarse en:
útiles de Oficina,
Utensilios de Uso múltiple,
Instrumental Médico, Insumos y Otros.
Ejemplo:
Perforadoras, Resma de hojas, Esferos, entre
otros.
El Guardalmacén General (bodeguero) es el responsable del ingreso y
egreso a bodega, de los bienes o activos, que pueden ingresar (Por: Compra,
donación, transferencia u otro motivo) o salir (donación si su vida útil ha
expirado, traslado a otra institución por orden superior, dañado, expiración de
vida útil, robo u otro motivo).
Los jefes de cada unidad administrativa (departamentos) podrán realizar
solicitudes de bienes al bodeguero, que incluirá los siguientes datos: Fecha de la
solicitud, departamento, encargado, bien(s) que solicita y la cantidad
14
Es importante recalcar que los bienes podrán asignarse de bodega o de un
departamento a otro, para lo cual será necesario mantener actualizado el
historial de ubicación de dicho bien
El bodeguero es el encargado de atender las solicitudes de bienes de cada
departamento. Si el bien se encuentra en bodega inmediatamente
procederá a entregar al jefe del departamento solicitante con el siguiente formato
En caso de no existir el bien solicitado, el bodeguero se encargara de hacer
el respectivo pedido al Departamento de Adquisiciones para su respectiva
compra a los proveedores.
La empresa “XYZ” realizara anualmente la constatación física de estos bienes
en cada una de las dependencias, para lo cual se deberá emitir un reporte
donde consten los siguientes datos: Departamento, Jefe de cada unidad
administrativa, Tipo de Activo, Código, Cantidad, Descripción, Estado, Serie.
Un activo o bien, será dado de baja por: Deterioro, robo, finalización de la vida
útil y otros.
En el caso de que el Jefe de la unidad administrativa tenga que ausentarse
de la oficina por: Vacaciones, enfermedad, permiso u otra causa justificada, se
entregará en custodia temporal los bienes a su cargo que son de uso general de
la unidad o departamento donde se desempeña. El encargado temporal será
unos de los que laboran en dicho departamento.
Los bienes serán registrados en forma individual, a fin de mantener un mejor
control sobre su utilización, conservación, mantenimiento y reparación, así como
para efectuar el seguimiento.
Considerar aspectos de presentación,
validación de entradas y control de errores.
seguridad
de
la
aplicación,
Para el desarrollo de este problema utilice el lenguaje JAVA, las estructuras de
datos de listas enlazadas, programación orientada a objetos, bases de datos e
interfaz gráfica de usuario (web o de escritorio). Cabe mencionar que los datos y
procesos de este problema no son 100% reales, han sido descritos con propósito
académico
Anexo 3.- Historia de Usuario
Tabla 2 Historia de Usuario “Autenticación de usuario”
Historia de Usuario N° 1
Título: Autenticación de Usuario
Descripción: Todo usuario del sistema debe poder ingresar únicamente
mediante validación de un nombre de usuario y una contraseña.
Prioridad: Alta
Riesgo: Medio
(Alta /Media/Baja)
(Alta /Media/Baja)
T. Estimado: 1 día
Iteración Asignada: 1
Tabla 3 Historia de Usuario “Solicitud de bienes”
Historia de Usuario N° 2
Título: Solicitud de bienes
Descripción: El jefe de departamento solicita los bienes
Prioridad: Alta
(Alta /Media/Baja)
Riesgo: Baja
(Alta /Media/Baja)
T. Estimado: 2 días
Iteración Asignada: 1
Tabla 4 Historia de Usuario “Recepción de Solicitud por parte de bodega”
Historia de Usuario N° 3
Título: Recepción de Solicitud por parte de
bodega
Descripción: El Bodeguero revisa solicitudes de bienes receptadas en el
sistema.
Prioridad: Alta
Riesgo: Media
(Alta /Media/Baja)
(Alta /Media/Baja)
T. Estimado: 2 días
Iteración Asignada: 2
Tabla 5 Historia de Usuario “Generar orden de compra”.
Historia de Usuario N° 4
Título: Generar orden de compra.
Descripción: Al no encontrarse el bien en existencia de bodega, se genera
una orden de compra.
Prioridad: Media
(Alta /Media/Baja)
T. Estimado: 2 días
Riesgo: Media
(Alta /Media/Baja)
Iteración Asignada: 3
Tabla 6 Historia de Usuario “Registrar Entrega-Recepción de bienes.”
Historia de Usuario N° 5
Título: Registrar Entrega-Recepción de
bienes.
Descripción: El bodeguero se encarga de registrar la Entrega-Recepción de
bienes.
Prioridad: Media
(Alta /Media/Baja)
T. Estimado: 2 días
Riesgo: Media
(Alta /Media/Baja)
Iteración Asignada: 3
Anexo 4.- Diagrama Entidad-Relación Mejorado (EER)
Anexo 5.- Tablas Restantes de Base de Datos dbbodega
Tabla inv_det_orden_cc: Esta tabla depende de la información que se guarda en la tabla
inv_orden_cc, es el detalle de la orden de ingreso o egreso de consumo corriente que se
genere.
det_codigo_cc(llave principal),
inv_identificador, ord_numero_cc, det_cantidad_cc,
det_valor_cc,det_valor_uni_cc, valor_pp_cc, det_inv_existencia, det_valor_iva_cc
Tabla co_cuenta_contable: En esta tabla almacenamos el plan o catálogo de cuentas el
mismo que nos permitirá clasificar de mejor manera nuestro inventario .Contiene los
siguientes datos:
cta_co_codigo(llave primaria), cta_co_nombre, cta_co_naturaleza, cta_co_clasificacion
Tabla empleados: Esta tabla guarda el detalle de los empleados y sus niveles .Contiene
los siguientes datos:
ent_cedula(llave primaria), dep_codigo, ent_nombre, ent_apellido, ent_cargo, ent_nivel,
ent_direccion, ent_telefono, fecha_ingreso.
Tabla inv_orden_cc: En esta tabla guardamos la información de las órdenes de
consumo corriente así como las órdenes de ingreso de consumo corriente de los activos
no fijos.Contiene los siguientes datos:
ord_numero_cc(llave
ord_tipo_cc.
primaria),
ent_cedula,
ord_fecha_cc,
ord_descripcion_cc,
Tabla inv_activo_fijo: En esta tabla almacenamos la información de los activos fijos que
tiene la institución.Contiene los siguientes datos:
act_fi_identificador(llave primaria), cta_co_codigo, act_fi_codigo, act_fi_nombre,
act_fi_marca, act_fi_modelo, act_fi_serie, act_fi_valor_compra, act_fi_fecha_compra,
act_fi_vida_util
Tabla actfijo_det_asignacion: Esta tabla depende de la información que se almacena en
la tabla de activo_fijo_asignacion y inv_activo_fijo,Contiene los siguientes datos:
det_asig_numero(llave
primaria),
act_fi_identificador,
det_asig_asignado, det_asig_estado, det_asig_observacion,
asig_identificador,
Tabla activo_fijo_asignacion: En esta tabla se guarda la información del funcionario y el
activo fijo asignado a dicho funcionario. Contiene los siguientes datos:
asig_identificador(llave primaria), ent_cedula, asig_fecha, asig_descripcion.
Tabla departamento: En esta tabla guardamos la información de los departamentos que
tiene la institución ejemplo Departamento Talento Humano, Financiero etc. Contiene los
siguientes datos:
dep_codigo(llave primaria), dep_nombre.
Anexo 6.- Pruebas
Base de datos.
Al terminar el diseño y la implementación de la base de datos, se insertaron datos
directamente en ésta y se realizaron consultas por medio del asistente de consultas que
proporciona MySql para verificar que el modelo entidad relación estaba bien diseñado.
Módulos.
Al terminar cada módulo el equipo de desarrollo realizó las pruebas correspondientes para
verificar que cada módulo cumpliera con sus tareas de forma correcta, fue así como por
ejemplo en el módulo de inserción de datos se verificó que los datos ingresados quedaran
correctamente guardados en la base de datos.
Las pruebas de aceptación se hicieron cada vez que se sacó una nueva versión, consistía
en entregar al cliente y/o terceras personas dicha versión para que estos ingresaran, datos
realizaran consultas y/o ediciones según fuera el caso para ver si la aplicación respondía
bien.
Anexo 7.- Manual del Usuario
Descripción de la aplicación
Esta aplicación se compone de unos varios menús y submenús para la correcta gestión
de bodega en una institución pública.
De igual manera podremos realizar reportes y consultas de bienes en bodega y bienes
por adquirir para de esta manera controlar los activos en la institución.
TIPOS DE USUARIO
El sistema contiene tres tipos de usuarios.
 Administrador – Maneja los datos básicos del sistema.
 Jefes – Realiza pedidos a bodega (Jefes de Unidades).
 Bodeguero – Ingresa y controla la entrega de pedidos a proveedores y pedidos a
bodega.
MÓDULOS DEL SISTEMA DE GESTION DE BODEGA
El Sistema se compone de tres módulos:
 Modulo Inventario.
 Modulo Fijos.
 Módulo de Formatos
A continuación se mostrara una figura demostrativa.
INTERFAZ DE INICIO DE SESION
Objetivo:
Autenticarse en el Sistema para acceder a las opciones antes descritas.
Descripción:
Se deberá ingresar con una cuenta del tipo Usuario y una clave proporcionada por el
Administrador.
Pasos a Seguir
1. Abrir Icono de acceso directo
2. Ingresar usuario y clave.
El sistema verificará el usuario y clave ingresados, de ser correcta la verificación el usuario
ingresará al sistema y podrá acceder a las opciones según su perfil de acceso. En el caso
de ingreso de datos incorrectos el sistema mostrará un mensaje de error.
A continuación se describirá el orden de navegabilidad el menú principal.
1. Inventarios.
1.1.- Consumo Corriente
2. Activos Fijos
2.1.- Asignación
2.2.- Reporte
3. Formatos
3.1.- Solicitud de Bienes
Funcionamiento de Submenú Inventario
Al hacer clic en esta opción podemos se despliega la pestaña “Consumo Corriente”.
Al clicar en esta pestaña se visualiza el formulario REGISTRO DE ORDEN DE
INVENTARIO CORRIENTE y los pasos para su uso de describen a continuación:
 Clic Nuevo: Se activan las opciones del formulario.
 Selección de tipo de ingreso: Entrada o Salida.
 Clic Búsqueda Funcionario: buscamos funcionario, lo seleccionamos y enviamos
sus datos.
 Clic Detalle de inventario
 Clic en botón guardar.
Funcionamiento de Submenú Activos Fijos
Al hacer clic en esta opción podemos se despliega la pestaña “Asignación”.
Al clicar en esta pestaña se visualiza el formulario INGRESO DE ASIGNACION DE
ACTIVO FIJO y los pasos para su uso de describen a continuación:
 Clic Nuevo: Se activan las opciones del formulario.
 Selección de tipo de Departamento y Funcionario
 Escoger fecha
 Ingresar Activo
 Clic añadir
 Clic Grabar.
En la pestaña Reporte se genera un reporte de activos fijos.
Funcionamiento de Submenú Formatos
Al hacer clic en esta opción podemos se despliega la pestaña “Solicitud de Bienes”.
Al clicar en esta pestaña se visualiza el formulario SOLICITUD DE BIENES y los pasos
para su uso de describen a continuación:





Escoger departamento.
Escoger encargado.
Fecha automática.
Añade cantidad.
Añade descripción.
 Clic en icono de impresora para generar solicitud