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Su empresa tiene obligación de
facturar ¿Conoce los requisitos
a cumplir en las facturas?
Desde el 1 de enero de 2013 es aplicable un nuevo Reglamento de facturación
aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se
regulan las obligaciones de facturación, derogando a partir de la mencionada fecha
el anterior Reglamento contenido en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de
noviembre.
En base a esta nueva regulación, a continuación, se exponen las directrices que su
empresa debe tener en cuenta a la hora de facturar.
1) SUPUESTOS DE EXPEDICIÓN DE FACTURA.
1.1) Cuándo existe obligación de expedir factura.
La ley exige a los empresarios o profesionales que expidan facturas cuando
realicen entregas de bienes o prestaciones de servicios en el ejercicio de su
actividad, en los siguientes casos:
• Por operaciones sujetas y no exentas de IVA.
• Por operaciones sujetas pero exentas de IVA.
• Por operaciones no sujetas de IVA.
• Por cobros anticipados.
Esta obligación de facturación incumbe igualmente a empresarios acogidos a
regímenes especiales de IVA siempre
que le pidan factura (entre otros al régimen de agencias de viajes, régimen
simplificado, régimen de recargo de equivalencia, etc.), sin perjuicio de las
excepciones que le sean aplicables.
1.2) Excepciones a la obligación general de expedir factura.
Se podrá no expedir facturas en los siguientes casos:
a) Cuando realice operaciones interiores (es decir, dentro del territorio español)
que se encuentren exentas
de IVA, salvo los siguientes supuestos ( para los que sí debe expedir factura):
• Servicios médicos y sanitarios y entregas de material humano con fines médicos.
• Entrega de inmuebles.
• Entregas de bienes utilizados para realizar operaciones exentas de IVA y
entregas de bienes cuya adquisición haya determinado la exclusión del derecho a
deducir el IVA soportado por el transmitente.
b) En las operaciones realizadas por comerciantes minoristas acogidos al régimen
especial de IVA de recargo de equivalencia, salvo:
• En el caso de que tributen en IRPF por el régimen de estimación directa.
• En caso de que realicen una entrega de inmueble en la que hayan renunciado a
la exención de IVA.
c) En las operaciones realizadas por empresarios acogidos al régimen especial
simplificado de IVA, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se
efectúe en atención al volumen de ingresos. No obstante deberá expedirse factura
en todo caso por las trasmisiones de activos fijos.
d) Operaciones realizadas por empresarios acogidos al régimen especial de
agricultura, ganadería y pesca, salvo:
• Que tributen en el IRPF por el régimen de estimación directa.
• En el caso de entregas de bienes de inversión, constituidos por inmuebles,
utilizados exclusivamente en la actividad acogida a este régimen.
e) Aquellas otras operaciones en las que así lo autorice Hacienda con el fin de
evitar perturbaciones en el desarrollo de actividades económicas.
f) No se exigirá la obligación de emitir factura en determinadas prestaciones de
servicios financieros y de seguros salvo cuando dichas operaciones se entiendan
realizadas en el territorio de aplicación del Impuesto, o en otro estado miembros de
la Unión Europea, y estén sujetas o exentas.
1.3) Obligación de expedir factura en todo caso.
A pesar de las excepciones indicadas en el apartado anterior, cuando el
destinatario sea un empresario o profesional, sí se deberá expedir factura en los
siguientes casos:
• Cuando el destinatario así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de
naturaleza tributaría.
• En las entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA.
• En las entregas de bienes objeto de impuestos especiales y las ventas a distancia
de bienes procedentes de otros estados comunitarios, localizados en territorio de
IVA español.
• Las exportaciones de bienes exentas de IVA, excepto las realizadas por tiendas
libres de impuestos.
• Entregas de bienes que han de ser objeto de instalación o montaje antes de su
puesta a disposición.
• Entregas de bienes a personas jurídicas que no actúen como empresarios o
profesionales, o las administraciones públicas.
1.4) Facturas simplificadas.
La obligación de expedir factura puede cumplirse mediante la expedición de factura
simplificada y su correspondiente copia en cualquiera de los siguientes supuestos:
a) Cuando su importe no exceda de 400 euros (IVA incluido).
b) Cuando se trate de facturas rectificativas.
c) También se permite su emisión cuando su importe no supere 3.000 € (IVA
incluido) en el caso de darse alguna de las operaciones siguientes:
• Ventas al por menor: ventas destinadas al consumidor final o a un empresario o
profesional que actúe como tal.
• Ventas o servicios a domicilio.
• Servicios de ambulancia.
• Transportes de personas y sus equipajes.
• Servicios de hostelería y restauración.
• Servicios prestados por salas de baile y discotecas.
• Servicios telefónicos prestados mediante la utilización de cabinas telefónicas de
uso público, así como mediante tarjetas que no permitan la identificación del
portador.
• Servicios de peluquería y los prestados por institutos de belleza.
• Utilización de instalaciones deportivas.
• Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
• Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
• Alquiler de películas.
• Servicios de tintorería y lavandería.
• Utilización de autopistas de peaje.
Estos son los supuestos en los que anteriormente podía expedirse tiques que
desaparecen como tal, con el nuevo concepto de las facturas simplificadas. Por
tanto, la expedición de factura simplificada que sustituye a los “tiques” o también
llamados “documentos sustitutivos” que desaparecen con la nueva regulación.
1.5) Expedición por el destinatario o un tercero.
La factura también puede expedirla el propio destinatario de las operaciones, por
cuenta del empresario o profesional que las haya realizado. En este caso, el
empresario o profesional sigue siendo el responsable del cumplimiento de las
obligaciones de facturación.
Para ello se exige algunos requisitos:
• Acuerdo previo entre ambos en el que se autorice al destinatario a expedir las
facturas correspondientes a las operaciones, especificando a cuáles se refiere.
• El empresario o profesional debe aceptar cada factura expedido por el
destinatario.
• El destinatario debe remitir una copia de la factura en el plazo establecido para la
expedición de las facturas.
La obligación de expedir factura puede ser igualmente cumplida por un tercero,
distinto del destinatario, contratado por el empresario o profesional que realice la
operación.
En todo caso, si el destinatario o tercero estuviera establecido fuera de la
Comunidad Europea, será necesaria una previa comunicación a Hacienda, antes
de la expedición de la factura.
2) REQUISITOS DE LAS FACTURAS.
2.1) Contenido de Facturas completas/ordinarias.
Toda factura y sus copias contendrán los datos o requisitos que se citan a
continuación, sin perjuicio de los que puedan resultar obligatorios a otros efectos
y de la posibilidad de incluir cualesquiera otras menciones:
• Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie
será correlativa.
• La fecha de su expedición.
• Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a
expedir factura como del destinatario de las operaciones.
• Número de Identificación Fiscal atribuido al emisor.
La consignación del NIF del destinatario será necesaria en las siguientes facturas:
1. Las expedidas por entregas intracomunitarias exentas de IVA.
2. Las expedidas por el destinatario de la operación por inversión del sujeto pasivo
de IVA.
3. Las expedidas por operaciones localizadas en territorio de IVA español y el
empresario o profesional obligado a la expedición de la factura haya de
considerarse establecido en dicho territorio.
• Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las
operaciones.
• Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para
la determinación de
la base imponible del impuesto.
• El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.
• La cuota tributaría que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por
separado.
• La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la
que, en su caso, se haya
recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de
expedición de la factura.
• En el caso de que sea el adquiriente o destinatario de la entrega o prestación
quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador, la mención
“facturación por el destinatario”.
• En el caso de que el sujeto pasivo del impuesto sea el adquiriente o el
destinatario de la operación, la mención “inversión del sujeto pasivo”.
• En caso de aplicación del régimen especial de las agencias de viajes, la mención
“régimen especial de las agencias de viajes”.
• En caso de aplicación del régimen especial de los bienes usados, objeto de arte,
y objeto de colección, la mención “régimen especial de los objetos de arte”.
2.2) Contenido de la factura simplificada.
Las facturas simplificadas contendrán los datos siguientes:
• Número y serie correlativos.
Se podrán expedir facturas simplificadas mediante serie separadas cuando existan
razones que lo justifiquen y, entre otros, en los siguientes casos:
1. Cuando el obligado a su expedición cuente con varios establecimientos desde
los que efectúe sus operaciones.
2. Cuando el obligado a su expedición realice operaciones de distinta naturaleza.
3. Las expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros a que se
refiere el artículo 5 del Reglamento, para cada uno de los cuales deberá existir
serie distinta.
4. Cuando se trate de facturas simplificadas rectificativas.
• La fecha de expedición. Novedad respecto al contenido de los tiques.
• La fecha en que se han realizado las operaciones o en que se haya recibido el
pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la
factura. Dicha mención constituye una novedad respecto a las menciones que
debía contener los tiques.
• Número de Identificación Fiscal, así como el nombre y apellidos, razón o
denominación social completa del obligado a su expedición.
• La identificación del tipo de bien entregado o de servicio prestado. Constituye
también una novedad.
• Tipo impositivo aplicado, incluyendo de manera opcional la expresión “IVA
incluido”.
Asimismo, cuando una misma factura comprenda operaciones sujetas a diferentes
tipos impositivos del Impuesto sobre el Valor Añadido deberá especificarse por
separado, además, la parte de base imponible correspondiente a cada una de las
operaciones.
• Contraprestación total. Esta mención ya resultaba obligatoria para la emisión de
tiques.
• En los supuestos que procedan debe constar la mención: “normativa comunitaria
exención”, “facturación por destinatario”;” inversión del sujeto pasivo”; “régimen
especial de agencias de viajes”; “régimen especial de bienes usados objeto de
arte”.
A efectos de los requisitos formales de deducción del IVA, cuando el destinatario
de la operación sea un empresario o profesional y así lo exija, el expedidor de la
factura simplificada deberá hacer constar, además los siguientes datos:
• Número de Identificación Fiscal así como el domicilio del destinatario de las
operaciones.
• La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por
separado.
2.3) Plazos para expedición de las facturas.
Si el destinatario de la operación no es un empresario o profesional que actúe
como tal deberá expedirse la factura en el momento de realizarse la operación que
se documenta y si el destinatario de la operación es un empresario o profesional
que actúa como tal: debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en
que se haya producido el devengo del IVA correspondiente a la operación que
documenta.
2.4) Medios de expedición de facturas
Desde el 01 de enero del 2013, fecha de entrada en vigor del nuevo Reglamento
de facturación, se establece una nueva definición de factura electrónica, que será
aquella factura que, cumpliendo los requisitos establecidos en el propio
Reglamento, haya sido expedida y recibida en formato electrónico, estando
condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento.
De esta forma, se podrá expedir facturas por vía electrónica sin necesidad de que
las mismas estén sujetas al empleo de una tecnología determinada.
Cada sujeto pasivo elegirá el formato de la factura. Cabe citar entre las posibles
opciones, facturas en formato XML, pdf, HTML, gif o jpg.
Para reforzar la validez de la utilización de estos sistemas, es recomendable que
en el documento de consentimiento expreso que se haga firmar al destinatario de
los servicios o bienes se deje constancia de qué medios van a ser empleados para
expedir la factura y remitir las facturas electrónicas.
También se regula que las facturas en papel o electrónicas deben reflejar la
realidad de las operaciones que documentan y corresponderá a los sujetos pasivos
garantizar esta certeza durante toda su vigencia, sin que esta exigencia pueda
suponer la imposición de nuevas cargas administrativas a los empresarios o
profesionales.
2.5) Moneda e idioma de las facturas.
Los importes que figuran en las facturas podrán expresarse en cualquier moneda,
siempre que el importe del IVA que se repercuta se exprese en euros.
Las facturas podrán expedirse en cualquier lengua, aunque en una comprobación
tributaría Hacienda puede exigir su traducción al castellano u otra lengua oficial en
España.
2.6) Facturas recapitulativas y duplicados de las
facturas.
* Facturas recapitulativas:
Se podrá incluir en una sola factura distintas operaciones realizadas en distintas
fechas para un mismo destinatario, siempre que se hayan realizado dentro de un
mismo mes natural y sin límite de importe. No obstante, en tal caso, deberá
observar algunos requisitos adicionales:
• Plazo de expedición: la factura que agrupe varias operaciones realizadas en
distintas fechas, deberá expedirse, como máximo, el último día del mes natural en
el que se hayan efectuado las operaciones que se documenten en ella.
Pero si el destinatario es un empresario o profesional que actúe como tal, debe
expedirla antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el curso del cual se hayan
realizado las operaciones que se documentan.
* Duplicados:
Los empresarios y profesionales sólo pueden expedir un original de cada factura.
Únicamente se admite la emisión de duplicados cuando:
• En una misma entrega de bienes o prestación de servicios concurren varios
destinatarios. En este caso, debe consignar en el original y en cada uno de los
duplicados la porción de base imponible y de cuota repercutida a cada uno de
ellos.
• Por la pérdida del original.
Los ejemplares duplicados tendrán la misma eficacia que los correspondientes
documentos originales. En cada uno de los ejemplares duplicados debe hacer
constar la expresión “duplicado”.
2.7) Remisión de las facturas
Las facturas deben ser remitidos por los obligados a su expedición o en su nombre
a los destinatarios de las operaciones que en ellos se documentan, ya sea en el
mismo momento de su expedición o bien, si el destinatario es un empresario o
profesional que actué como tal, en el plazo de un mes a partir de la fecha de su
expedición.
3) FACTURAS RECTIFICATIVAS.
3.1) Expedición de facturas o facturas simplificadas rectificativas.
Los empresarios o profesionales deben expedir factura o factura simplificada
rectificativa del original, exclusivamente, en los siguientes casos:
• Cuando la factura o factura simplificada no cumpla alguno de los requisitos
obligatorios.
• Cuando deba rectificarse por una incorrecta determinación de los cuotas
repercutidas en la factura originaria.
• Cuando se den las circunstancias que den lugar a la modificación de la base
imponible del IVA.
En el supuesto de modificación de la base imponible por devolución de
mercancías, envases y embalajes, y siempre que todas las operaciones tengan el
mismo tipo impositivo, no será necesario expedir factura rectificativa, bastando
practicar la rectificación en la factura que se expida por una operación posterior al
mismo destinatario, restando el importe de las mercancías, envases y embalajes
devueltos del importe de dicha entrega.
3.2) Contenido de la factura rectificativa.
Además del contenido mínimo obligatorio de toda factura, han de contener:
• Una serie propia.
• Con el nuevo Reglamento de facturación desaparece la necesidad de mencionar
su condición de documento rectificativo.
• Debe identificarse la factura rectificada y deben constar los elementos que se
modifican.
Se puede efectuar la rectificación de varias facturas en un único documento de
rectificación, siempre que se identifiquen todas las facturas rectificadas.
En la modificación de base imponible por descuentos o bonificaciones bastará
identificar el período al que se refieran las facturas rectificadas.
La expedición de factura rectificativa por modificación de importes puede
efectuarse de dos formas:
• Indicando directamente el importe de la rectificación, con independencia de su
signo.
• Consignando los importes que resultan tras la rectificación efectuada, señalando
el importe de dicha rectificación.
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