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GES-P-08 DETERMINACIÓN DE TARIFAS DE PRODUCTOS Y SERVICIOS DEL AGN
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1. OBJETIVO
Este procedimiento establece la metodología para determinar la tarifa de cada producto/servicio que tiene
costo para los clientes del AGN.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los siguientes servicios archivísticos del Archivo General de la Nación que
generan cobro:
• Servicios reprográficos: el cual comprende fotocopiado de documentos notariales y del acervo
documental e imágenes digitales.
• Microfilm: comprende la reproducción EN MICROFILM de patrimonio documental de la nación que
custodia el AGN, impresión digital, reproducción heliográfica de planos, COMO EL SERVICIO DE
CONTROL DE CALIDAD Y CUSTODIA.
• Servicio de conservación y restauración: que comprende la evaluación Y ANALISIS de soportes
documentales y de materiales de almacenamiento, pruebas para tintas, pigmentos y colorantes,
evaluación de biodeterioro de los soportes documentales, monitoreo ambiental, restauración de
documentos.
• Servicios de alquiler de salas.
• Servicio de digitalización, microfilmacion y alquiler de depósitos: son servicios ofrecidos en los proyectos
archivísticos los cuales comprenden digitalización por imagen, microfilmacion por reproducción en
microfilm y el alquiler de depósitos que se prestan tanto en el Archivo Santander como en las
instalaciones del centro
• Servicio de asistencia técnica: este comprende asistencia técnica a entidades públicas de la
administración central, departamental, distrital y municipal y asistencia técnica a entidades privadas que
cumplen funciones públicas.
• Servicios de capacitación archivística: comprende los cursos sobre organización y manejo de archivos
(intensidad 40 horas), talleres (intensidad 40 horas), seminarios (intensidad 24 horas) y capacitación
fuera de las instalaciones del AGN.
• Organización archivística: comprenden clasificación, organización y descripción en las actividades
definidas e Director General, así mismo comprende la digitalización, microfilmación y alquiler de
depósitos.
3. REQUISITOS LEGALES (NORMOGRAMA) Y/O INSTITUCIONALES.
Los siguientes son los requisitos legales, normativos e institucionales que regulan la ejecución de las
actividades asociadas a este procedimiento:
1. Ley 190 de 1995. por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración
Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.
2. Ley 489 de 1998. Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades
del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las
atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan
otras disposiciones
3. Decreto 2126 de 2012. Por el cual se aprueba la modificación de la estructura del Archivo General de la
Nación Jorge Palacios Preciado, y se determinan las funciones de sus dependencias
4. Acuerdo 09 de 2012. Por el cual se adoptan los Estatutos Internos del Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado.
5. NTC GP 1000:2009.
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4. DEFINICIONES
AGN: Archivo General de la Nación.
Mano de obra directa: Esfuerzo físico y mental gastado por parte del personal para la elaboración de un
producto, entendida como la participación directa sobre la prestación del servicio.
Materia prima directa: son los principales insumos, suministros y materiales usados en la prestación del
servicio, de conformidad con los requisitos establecidos para la prestación del servicio.
Gastos Administrativos: Estos son los gastos en los que incurre el Archivo General de la Nación como el
personal asignado en los procesos de apoyo, la depreciación de maquinas y herramientas, y los servicios
asociados al normal funcionamiento de la entidad.
Costos Indirectos: Todos los costos diferentes de los materiales directos y la mano de obra directa que se
incurren para producir un producto y que no pueden ser clasificados como administrativos, como por
ejemplo el personal de supervisión que no pueda ser asignado de forma directa.
SUIT: Sistema Único De Información De Trámites.
5. CONDICIONES GENERALES
5.1 POLITICAS PARA LA DEFINICION DEL ALCANCE DE LAS TARIFAS DE SERVICIOS.
5.1.1 POLITICA PARA TARIFAS DE SERVICIOS DE CONSERVACION Y RESTAURACION:
Se han establecido las siguientes políticas para la prestación de este servicio:
1. Para los contratos interadministrativo el valor sin IVA, se aproximaran a la décima, centésima o millar
superior más cercano.
2. Para definir la tarifa del servicio de “restauración de documentos” se hará de acuerdo con los resultados
del diagnóstico, cuando la Entidad solicitante lo requiera.
3. Para definir la tarifa del servicio de “monitoreo ambiental” La evaluación de la contaminación biológica
se lleva a cabo en aire y/o en superficies, por consiguiente, la tarifa a cobrar será por muestra.
5.1.2 POLITICA PARA TARIFAS DE SERVICIOS DE ALQUILER DE SALAS:
Para la tarifa del servicio se considera día, el equivalente a 8 horas hábiles.
5.1.3 POLITICA PARA TARIFAS DE SERVICIOS DE ASISTENCIA TÉCNICA:
1.
2.
3.
Se cobra a partir de la segunda visita solicitada en un año, por una misma entidad.
Si la asistencia técnica incluye capacitación se debe costear las horas de capacitación por separado.
En las asistencias técnicas que se prestan como parte de la función del Archivo General de la Nación,
los gastos de viaje y desplazamiento siempre se planteará que sean asumidos por la entidad asistida.
5.1.4 POLITICA PARA TARIFAS DE SERVICIOS DE CAPACITACION ARCHIVISTICA:
1. Para grupos inferiores a 10 participantes, la entidad solicitante del servicio, deberá cancelar la tarifa
mínima para un grupo de 10 personas.
2. La capacitación que se desarrolle fuera de Bogotá, tendrá adicionalmente el cobro de gastos de viaje y
desplazamiento.
3. Para los cursos y/o talleres dictados fuera del AGN la logística debe ser asumida por el contratante.
4. Si el curso o taller es de una intensidad horaria menor a 40 horas, la tarifa se liquidará por un valor
proporcional por hora dictada.
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5.1.5 OTRAS POLITICAS:
1. El Director General podrá exonerar del pago de las tarifas del servicio de capacitación, cuando exista
disponibilidad de cupos en los eventos y de hacer descuentos por el porcentaje que estime
conveniente, cuando los interesados lo soliciten, mediante petición motivada.
2. Los miembros de los Comités Técnicos del Sistema Nacional de Archivos, podrán acceder a los
beneficios a que hace alusión el Parágrafo Primero del presente Artículo, siempre y cuando asistan por
los menos al ochenta por ciento de las reuniones convocadas durante el año inmediatamente anterior
a la solicitud.
3.
Los miembros de los Consejos Territoriales de Archivos, podrán acceder a los beneficios a que hace
alusión el Parágrafo Primero del presente Artículo, para lo cual el AGN tendrá en cuenta su
participación activa en los mismos y que la solicitud de exoneración de pago sea realizada por el
Presidente del respectivo Consejo.
4.
Las Tarifas de venta de bienes y servicios Reprográficos, de Conservación y Restauración, Alquiler de
Salas, Alquiler de Depósitos y/o Custodia de Expedientes y Asistencia Técnica, establecidas en el
Artículo Primero de la presente Resolución, se incrementarán anualmente en el porcentaje del Índice
de Precios al Consumidor que sea previsto por el Gobierno Nacional para cada vigencia fiscal.
5.2 CONTENIDO DE SEMIARIOS Y TALLERES.
Disponer del portafolio de servicios, incluyendo los servicios de capacitación para personas naturales
y jurídicas (Talleres, seminarios y cursos).
5.3 SERVICIOS REGISTRADOS EN EL SUIT.
En el siguiente cuadro se establece la relación de los servicios registrados en el SUIT frente a los
establecidos en la resolución de tarifas.
SERVICIOS SUIT
SERVICIO GENERAL
DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO
Fotocopia simple por cara
Consulta y Fotocopia
Fotocopia tomada del microfilm por cara
de Documentos
Servicios reprográficos
Fotocopia de plano en ½ pliego
Históricos
Fotocopia de plano en 1 pliego
Consulta y Fotocopia
Fotocopiado notarial
de Protocolos
Fotocopia por folio (dos caras)
con autenticación
Notariales
Copia digital de mapa o plano ya digitalizado (valor por
unidad)
Consulta y Fotocopia
de Documentos
imagen digital
Imagen digital a partir de documento original (UN PLANO)
Históricos
(captura y entrega de documento original en CD valor por
unidad)
MICROFILM
Duplicación de rollo de microfilm de 35 mm sales de plata
Reproducción del
Consulta y Fotocopia
Patrimonio
de Documentos
Duplicación de rollo de microfilm de 16 mm sales de plata
Documental de la
Históricos
Nación que custodia el (valor unitario)
AGN
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SERVICIOS SUIT
SERVICIO GENERAL
DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO
Consulta en Línea de
Documentos
Históricos del
Archivo General de la
Nación
Impresión digital
Impresión en papel a partir de la imagen digital (programa
ARCHIDOC) (costo por impresión) – servicio en sala
Reproducción Heliográfica de un pliego
Reproducción
Reproducción Heliográfica de (1/2) pliego
heliográfica de planos
Reproducción Heliográfica de (1/4) de pliego
Análisis cuantitativo de fibras
Análisis en colorante
Evaluación de soportes
Grado de Acidez (valoración de pH)
documentales y de
Asistencia Técnica
Análisis de propiedades mecánicas (gramaje y calibre)
materiales de
Porcentaje de residuos sólidos
almacenamiento
Presencia de ligninas en pulpas de papel
Prueba de comportamiento frente a condiciones ambientales
Pruebas para tintas, Test de comportamiento frente a solventes
Asistencia Técnica
pigmentos y
Grado de acidez (valoración de pH)
colorantes
Presencia de microorganismos
Evaluación de
biodeterioro de los Presencia de microorganismos
Asistencia Técnica
soportes
Evaluación de productos antimicrobianos
documentales
Valoración de pH
Condiciones ambientales de los depósitos de archivo
(medición puntual, temperatura, humedad relativa,
luminosidad y radiación ultravioleta)
Condiciones ambientales (medición curva 24 horas
Asistencia Técnica
Monitoreo ambiental temperatura y humedad relativa)
Medición de la carga de polvo
Medición adicional según diagnóstico
Evaluación de contaminación biológica
Medición de gases ambientales (CO, CO2, O2, NO y SO2)
1 Día
1/2 Día
Hora
1 Día
Servicio de alquiler de 1/2 Día
Préstamo y Alquiler
salas
Hora
de Auditorio, Salas
1 Día
de Exposición o Salas
1/2 Día
Alternas
Hora
1 Día
1/2 Día
Hora
Consulta y Fotocopia
de Documentos
Históricos
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SERVICIO GENERAL
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DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO
Asistencia Técnica a entidades públicas de la Administración
Central, Departamental, Distrital y Municipal (valor hora).
Asistencia Técnica
Capacitación
Archivística
Capacitación
Archivística
Capacitación
Archivística
Capacitación
Archivística
Asistencia Técnica
Asistencia Técnica
Servicios de Asistencia
Técnica
Asistencia Técnica a entidades privadas y privadas que
cumplen funciones públicas (valor hora).
SERVICIOS DE CAPACITACIÓN ARCHIVÍSTICA
Entidad pública, Empresas privadas que cumplen funciones
públicas, de economía mixta e industrial y comercial del
Curso sobre
organización y manejo Estado.
Contratistas del AGN.
de archivos
(intensidad 40 horas) Estudiantes con carné.
Otras empresas privadas y/o Particulares.
Entidad pública, Empresas privadas que cumplen funciones
públicas, de economía mixta e industrial y comercial del
Estado.
Talleres
(Intensidad 40 horas). Contratistas del AGN.
Estudiantes con carné.
Otras empresas privadas y/o Particulares.
Entidad pública, empresas privadas que cumplen funciones
públicas, de economía mixta e industrial y comercial del
Estado.
Seminarios
(intensidad 24 horas) Contratistas del AGN.
Estudiantes con carné.
Otras empresas privadas y/o Particulares
Entidad pública y entidad sin ánimo de lucro, tarifa por 40
Horas con un mínimo de 10 participantes y un máximo 35
participantes (valor calculado por participante 75% del
Capacitación fuera de SMMLV + IVA).
las instalaciones del Empresa privada, privada con funciones públicas, de
AGN
economía mixta e industrial y comercial del Estado, tarifa por
40 Horas, con un mínimo de 10 participantes y un máximo de
35 participantes (valor calculado por participante 125% del
SMMLV + IVA).
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Recepción documentación: punteo inventarios o relaciones.
Clasificación
Clasificación de expedientes por oficina productora, serie o
tema, según TRD o TVD.
Ordenación unidad documental, conforme al principio de
orden original.
Ordenación
Foliación.
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DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO
Re almacenamiento: Incluye Insumos: 4 cajas x-200, 24
carpetas propalcote y rótulos - ubicación expedientes (según
sistema de ordenación) - (para un estimado de unidades
documentales con un promedio de 200 folios; si la unidad
está conformada por un número Menor de folios, este costo
debe aumentar.
Asistencia Técnica
Descripción
Asistencia Técnica
Digitalización
Asistencia Técnica
Préstamo y Alquiler
de Auditorio, Salas
de Exposición o Salas
Alternas
Microfilmación
Alquiler Depósito
5.4 METODOLOGIA PARA
REESTRUCTURADOS.
Pre inventarios documentales - Unidad Documental
expediente - Formato campos FUID
Digitación de inventarios por Unidad Documental
expediente - Formato campos FUID
Digitalización por imagen
Reproducción Microfilm 35 mm - Cámara Planetaria
Fotograma
Reproducción Microfilm 16 mm - Cámara Planetaria
Fotograma
Reproducción Microfilm 16 mm - Cámara Rotativa
Fotograma
Archivo Santander - Con Estantería
Archivo Centro - Con Estantería
o
o
/
/
/
Archivo Centro - Sin Estantería
LA
DETERMINACIÓN
DE
COSTOS
DE
PRODUCTOS
NUEVOS
O
A continuación se describe la metodología sugerida a tener en cuenta para la determinación del costo de
organización documental del AGN:
1.
2.
3.
Definir los servicios y productos del AGN, esta actividad debe ser realizada teniendo en cuenta los
servicios inscritos en el SUIT.
Definir el alcance de los servicios y productos; el alcance se refiere a aquellas sub actividades que
hacen parte del servicio y deben ser definidas con el acompañamiento del Grupo o dependencia que
realiza el servicio y producto.
Identificar y cuantificar el valor de los recursos (mano de obra y materia prima directa) requeridos para
la prestación de los servicios y productos según el alcance definidos. Los requisitos definidos para la
mano de obra contratada a través de prestación de servicios, se encuentran definidos en el plan de
acción y los requeridos para funcionarios en el manual de específico de funciones y de competencias
laborales.
Las materias primas se identifican con base en el plan de compras de la vigencia.
4.
Realizar el costeo de las actividades; para esto el Coordinador del Grupo que presta el servicio, debe
realizar o delegar la ejecución de la medición en campo de los tiempos y resultados obtenidos por las
personas que trabajan en el área de acuerdo al rol. Para el efecto se procederá de la siguiente manera:
a) Meta diaria: Realizar la medición en campo del número de productos elaborado o servicios
prestados en un tiempo estándar por las personas vinculadas a la actividad objeto de medición.
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b) Costo día: Identificar la categoría de la mano de obra (rol) y el costo asociado a la misma
(mensualidad de pago), llevándola a una unidad de medida diaria.
c) Costo de la actividad: Es el resultado de la división el costo del día (según rol) entre la meta diaria
establecida de acuerdo a la medición en campo.
d) Valor mano de obra por actividad: también denominado costo promedio por unidad de medida, el
cual Resulta de la división del valor día entre las metas diarias.
e) Costo de insumos: número de insumos requeridos en un día multiplicado por el valor del insumo
que figura en el plan de compras o precios del mercado (tomar el que resulte más apropiado para
el costeo). Realizar este costeo por cada actividad y realizar la sumatoria del valor total.
f) Costo total: resulta de la suma del costo de la actividad más el costo de los insumos. El resultado se
multiplica por 10% por imprevistos y 20% por recuperación de costos y gastos fijos. Este valor se
debe aproximar a la décima, centésima o millar superior más cercano.
g) Unidad de medida: determinar la unidad de medida, la cual se considera que es la unidad mínimo
requerida para una actividad (producto parcial) o un producto final.
5.5 METODOLOGÍA PARA LA DETERMINACIÓN DE COSTOS DE OTROS SERVICIOS Y PRODUCTOS DEL AGN.
La metodología para actualización de tarifas consiste en incrementar el porcentaje en la meta establecida
por el Ministerio de Hacienda para la vigencia la cual se aplica sobre las tarifas del año anterior.
5.6 METODOLOGÍA PARA LA REVISIÓN DEL PROYECTO DE “ACTUALIZACIÓN DE TARIFAS DEL AÑO
VIGENTE”.
El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación debe realizar la revisión de los siguientes aspectos:
• Bases involucradas para establecer el costo.
• Extensiones aritméticas
• Conformidad de los servicios analizados, en cuanto a que la totalidad de los servicios a cobrar este
incluidos en el archivo de “Actualización de tarifas del año vigente”.
6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
RESPONSABLE
DETERMINACIÓN DE TARIFAS PARA SERVICIOS Y PRODUCTOS PREVIAMENTE DEFINIDOS
Proyectar la actualización de las tarifas con base la
Servidor público de
metodología descrita en la condición general 5.5.
“Actualización de
la Oficina Asesora
Entregar esta proyección al Jefe de la Oficina
tarifas
del
año
de Planeación
1.
Asesora de Planeación.
vigente”
asignado a la
Nota: esta actividad se realiza durante el primer
actividad
mes del año vigente.
Punto de control 1.
Revisar el proyecto de “actualización de tarifas del
año vigente” y validar la conformidad del mismo.
Jefe de la Oficina
“Actualización de
Ver condición general 5.6.
2.
Asesora de
tarifas del año vigente”
Planeación
Nota: si se identifican algunos aspectos a ajustar se
debe reenviar el proyecto de “actualización de
tarifas del año vigente” al Servidor Público de la
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No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
Oficina Asesora de Planeación que proyecto el
documento.
DETERMINACIÓN DE TARIFAS PARA SERVICIOS Y PRODUCTOS NUEVOS
Proyectar la actualización de las tarifas con base la
“Costeo de nuevos
metodología descrita en la condición general 5.4.
servicios” o
3.
Entregar esta proyección al Servidor Público de la
“Costeo de servicios
Oficina Asesora de Planeación asignado a la
reestructurados”
actividad.
Punto de control 2.
4.
Revisar el proyecto de “Costeo de nuevos
servicios” o “Costeo de servicios reestructurados”
y validar la conformidad del mismo. Ver condición
general 5.6.
Una vez revisado y ajustado el documento enviar al
Jefe de la oficina asesora de planeación.
NOTA: Si se identifican algunos aspectos a ajustar
se debe reenviar el proyecto de “Costeo de nuevos
servicios” o “Costeo de servicios reestructurados”
al Servidor público del grupo que presta el servicio
que proyectó el documento.
5.
Proyectar la actualización de las tarifas y entregar
esta proyección al Jefe de la Oficina Asesora de
Planeación.
Punto de control 3.
Revisar el proyecto de “actualización de tarifas del
año vigente” y validar la conformidad del mismo.
Ver condición general 5.6.
6.
Nota: Si se identifican algunos aspectos a ajustar
se debe reenviar el proyecto de “actualización de
tarifas del año vigente” al servidor público de la
oficina asesora de planeación que proyecto el
documento.
ELABORACIÓN DE RESOLUCIÓN
Proyectar la resolución en la cual se establecerán
las tarifas de los servicios ofrecidos por la entidad,
7.
se deben incluir los valores revisados en los
puntos anteriores. Enviar al Jefe de la oficina
asesora de planeación para revisión.
Punto de control 4.
Revisar el proyecto de resolución.
8.
Nota: los ajustes identificados durante la revisión
deben ser solucionados antes de tramitar la
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RESPONSABLE
Servidor público de
la Oficina Asesora
de Planeación
asignado a la
actividad
“Costeo de nuevos
servicios” o
“Costeo de servicios
reestructurados”
Servidor público de
la Oficina Asesora
de Planeación
asignado a la
actividad
“Actualización de
tarifas del año
vigente”
Servidor público de
la Oficina Asesora
de Planeación
asignado a la
actividad
“Actualización de
tarifas del año vigente”
Jefe de la Oficina
Asesora de
Planeación
Proyecto de resolución
Servidor público de
la Oficina Asesora
de Planeación
asignado a la
actividad
Proyecto de resolución
Jefe de la Oficina
Asesora de
Planeación
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No.
9.
10.
11.
12.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
revisión por parte del Secretario (a) General de la
entidad.
Enviar al Secretario (a) General de la entidad el
proyecto de resolución para revisión.
Punto de control 5.
Revisar el proyecto de resolución, en caso de
identificar aspectos por ajustar, se debe devolver
el documento “proyecto de resolución” al Jefe de
la Oficina Asesora de Planeación para el ajuste
requiero.
En caso en que el documento se encuentre
conforme debe presentar al Director General de la
entidad para la revisión y firma.
Punto de control 6.
Revisar, aprobar y firmar la resolución de tarifas.
Nota: el documento aprobado impreso debe ser
entregado al Jefe de la oficina asesora de
planeación para su correspondiente archivo y
publicación en el SIG.
Archivar de acuerdo con las especificaciones
dadas por la Tabla de Retención Documental.
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REGISTRO
RESPONSABLE
Proyecto de resolución
Jefe de la Oficina
Asesora de
Planeación
Proyecto de resolución
Secretario (a)
General
Resolución de tarifas
Director general
Tabla de Retención
Documental
Servidor público de
la Oficina Asesora
de Planeación
asignado a la
actividad
7. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS
Los cambios en este documento se identifican en la siguiente tabla:
VIGENCIA
05-11-09
VERSIÓN
1
09-04-10
2
2010-05-25
3
2010-08-05
3A
2013-08-13
01
IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS
Emisión
Se actualizó el procedimiento y se incluyó un nuevo
formato
Se cambia el formato de fecha, se incluye frase de
control de documentos del SIG y se incluye la ficha de
Viabilidad para la cotización de un servicio
Se incluye un formato nuevo
1. Se ajusta la estructura del procedimiento a la
nueva plantilla establecida dentro del proceso SIG,
se reinicia el versionamiento de la documentación
en 01.
2. Se revisan y actualizan todos los responsables y
registros.
3. Se
cambio totalmente el objetivo del
procedimiento.
4. Se cambio totalmente sobre el alcance.
RESPONSABLE
Coordinador GGP
Coordinador GAP
Coordinador GAP
Jefe OPA
Jefe de la oficina
asesora de
planeación
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VIGENCIA
VERSIÓN
IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS
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RESPONSABLE
5. Se realiza ajuste a todos los requisitos legales se
elimina Resolución de tarifas No. 056 de 23 de
marzo de 2010, acuerdo 01 de 2008, acuerdo 17
de 2001 y la NTC ISO 9001: 2008.
6. Se incluye la el requisito legal 3, 4 y 8.
7. Se incluye la definición de AGN y SUIT, se ajusto la
definición de mano de obra directa.
8. Se ingresan todas las condiciones generales.
9. Se incluyen todas las actividades y notas. Las
actividades del anterior procedimiento se eliminan
en su totalidad ya que describen las actividades
comerciales para la venta de los servicios, lo cual
no está relacionado con el objetivo del
procedimiento.
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