Creación Lineas

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Creación de Líneas y Grupos de Inventarios
Cartilla
I
Tabla de Contenido
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Presentación
¿Qué son Inventarios?
¿Cómo se Clasifican los Inventarios?
¿Qué son Líneas y Grupos de Inventarios?
¿Cuál es la Ruta para Crear Líneas y Grupos?
¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear Tablas de
Inventario?
7. ASPECTOS A TENER EN CUENTA AL MOMENTO DE CREAR LINEAS Y GRUPOS DE
INVENTARIO
8. RECOMENDACIONES GENERALES
Presentación
El presente documento explica el proceso de creación de Líneas y Grupos o Tablas de
Inventario en las cuales se asocian las cuentas contables que afectaran el movimiento
de los productos y/o servicios que maneja la empresa
CREACION DE LINEAS Y GRUPOS DE INVENTARIOS
¿Qué son Inventarios?
Los inventarios representan bienes corporales destinados a la venta en el curso normal
de los negocios, así como aquellos que se hallen en proceso de producción o que se
utilizarán o consumirán en la producción de otros que van a ser vendidos.
¿Cómo se Clasifican los Inventarios?
Para realizar la clasificación y organización de los inventarios, es importante tener en
cuenta ciertas variables que se recomiendan manejar para que los informes generen la
información que se quiere analizar, para una posterior toma de decisiones.
Es importante determinar la clasificación de los productos y esta se describe a
continuación:



Productos (materias primas, productos en proceso, productos terminados y
mercancías no fabricadas por la empresa)
Servicios
Consumo
Importante:
De esta clasificación y marcación dependen los resultados de los
informes de inventarios, valorización y efecto en la contabilidad
¿Qué son Líneas y Grupos de Inventarios?
Las líneas y los grupos de inventarios determinan la clasificación de los productos la
cual corresponde a: Productos (materias primas, productos en proceso o terminados),
Servicios o Consumos, a parte de esta clasificación también se deben definir realizar
una subdivisión permitiendo clasificar los inventarios de lo más general a lo más
específico; para ello se manejara de la siguiente forma:


LINEA: Se pueden definir hasta 999 líneas de productos y es la clasificación
más general de los inventarios; reunirá y organizara todo bajo un criterio.
GRUPO: Se pueden definir hasta 9999 grupos de productos; es la segunda
clasificación de los inventarios y divide bajo otro criterio las líneas.
Ejemplo.
LINEA
1. ENLATADOS
2. ELETRODOMESTICOS
HOGAR
1.1
1.2
1.3
2.1
2.2
2.3
3.1
3. SERVICIOS
4. BIENES DE CONSUMO
3.2
4.1
4.2
4.3
GRUPO
Alverja
Sardinas
Atún
Nevera
Estufa
Horno
Servicio
de
Mantenimiento
de
Electrodomésticos
Servicio de Transporte de Electrodomésticos
Resmas de Papel Tamaño carta
Resmas de Papel Tamaño Oficio
Esferos
¿Cuál es la Ruta para Crear Líneas y Grupos?
La ruta para crear Líneas y Grupos de Inventarios es: Inventarios – Parámetros –
Apertura de Líneas y Grupos
Importante:
La apertura de líneas y grupos también se denomina apertura de
tablas de inventario
¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de
Crear Tablas de Inventario?
Al momento de ingresar a la apertura de líneas y grupos se habilita la siguiente
pantalla:

Línea de Inventarios: Allí el sistema solicita un código de identificación y se
pueden definir hasta 999 líneas de productos con su correspondiente
descripción; esta es la clasificación más general de los inventarios; reunirá y
organizara todo bajo un criterio.

Grupo de Inventarios: Allí el sistema solicita un código de identificación y se
pueden definir hasta 9999 grupos de productos; es la división o clasificación de
las líneas de inventarios.
Importante:
Antes de empezar a incluir estos parámetros al sistema, se
recomienda al usuario tener un archivo puede ser en Excel con la
división de los inventarios para incluir la información de una manera
más rápida

Tipo de Línea: El sistema permite seleccionar la clasificación de la línea y
grupo que se está creando
Una línea y grupo de inventarios se puede marcar como:
a. Producto: Con esta marcación el sistema permite controlar
cantidades de inventario y valorizarlo, se utiliza para tablas de
inventarios de Materia Prima, Producto en proceso, Producto
Terminado y/o Productos no Manufacturados por la empresa.
b. Servicio: El sistema NO controla cantidades de inventario, debido a
la naturaleza intangible de los servicios; estos NO se valorizan.
c. Consumo: El sistema permite controlar el stock de inventario de los
productos de consumo interno, como es la papelería pero no permite
su venta.

Cuentas Contables: En todas las líneas de inventarios (producto – servicio y
consumo) se deben ingresar las cuentas contables de Inventarios – Costos –
Ventas – Devoluciones – Ajustes por Inflación y Contrapartida de los ajustes por
Inflación o Corrección Monetaria
Importante:
Se realiza el desmonte de Ajustes por Inflación según lo establecido
en el Decreto 1536 expedido el 7 de mayo de 2007 por el Ministerio
de Comercio, Industria y Turismo; pero el sistema solicita las
cuentas contables de ajustes por inflación y contrapartida de los
ajustes por Inflación o Corrección Monetaria y no contabilizara
ningún valor en ellas, salvo que se ejecuten procesos de Ajuste por
Inflación
Para cada uno de los Tipos de Líneas Y Grupos de Inventarios (producto – servicio –
consumo) se deben asociar cuentas contables diferentes

Actividad: Corresponde al Tipo de Actividad Económica (ICA) que maneja la
empresa y que fueron definidas en el registro de control

Concepto: El sistema permite definir si la línea y grupo de inventarios que se
está creando es Materia Prima – Producto en Proceso o Producto Terminado
Importante:
Si la empresa es productiva se recomienda realizar esta clasificación
de manera ascendente.
Ejemplo:
Línea
Línea
Línea
Línea
Línea
Línea

100 y 200: Para Materias Primas
300 y 400: Para Productos en Proceso
500 y 600: Para Productos Terminados
700: Para Mercancías No Fabricadas por la Empresa
800: Servicios
900: Consumos
Cuentas de IVA Diferencial: Este campo solo se habilita si en el registro de
control se marco que la empresa maneja IVA Diferencial, y solicita la cuenta de
IVA para compras y ventas
Importante:
 Si la empresa maneja IVA diferencial se debe crear una Línea
y Grupo de Inventarios por cada una de las tarifas de IVA.

Si la empresa maneja productos gravados y exentos es
necesario crear Líneas y Grupos de Inventarios diferentes,
para que contablemente el movimiento quede cargado a las
cuentas respectivas.
ASPECTOS A TENER EN CUENTA AL MOMENTO DE CREAR LINEAS
Y GRUPOS DE INVENTARIO
1. Cuando se crean líneas y grupos de inventarios y estas se catalogan como
Producto, dependiendo del tipo de empresa se pueden definir Líneas de Materia
Prima – Producto en Proceso – Producto Terminado y Mercancías no Fabricas
por la Empresa.
Ejemplos

Línea De Materia Prima:

Linea de Producto en Proceso

Línea de Producto Terminado

Línea de Mercancía No Fabricada por la Empresa
2. En la creación de una Tabla de Inventarios catalogada como Servicios el
sistema presenta el siguiente mensaje informativo
También reporta que al momento de realizar un cambio en el Tipo de Línea (Producto –
Servicio – Consumo) es necesario correr un proceso de recuperación total para que el
programa tome los cambios y actualice los saldos de inventarios
La tabla de Inventarios se visualizara de la siguiente forma:
3. Línea de Consumos: Se catalogan allí todos los bienes que hacen parte para el
consumo de la empresa
RECOMENDACIONES GENERALES
1. En las tablas de Inventarios para productos – servicios y consumos se deben
asignar cuentas contables diferentes, a continuación se presenta un ejemplo de
ello
DESCRIPCION CUENTA
PRODUCTO
SERVICIO
CONSUMO
INVENTARIO
143505
141805
171020
COSTO DE INVENTARIO
613505
615590
519510
VENTAS (INGRESOS)
413505
415590
420505
DEVOLUCIONES EN
VENTAS
417505
417505
427505
AJUSTES POR INFLACIÓN
143599
141899
171099
CONTRAPARTIDA
(CORRECCION
MONETARIA)
470510
470510
470525
2. En la tabla de Inventarios catalogada como consumos la cuenta de Costo,
corresponde al gasto, por ser un consumo interno de la empresa y no un bien
para la venta
3. Un Producto Catalogado como consumo NO es posible realizar venta de ellos
4. En la tabla de Inventarios catalogada como servicios, se debe crear una cuenta
de inventarios que no tenga relación con las de producto,, debe ser una
diferente, porque esta no controla saldos en el inventario ni se valoriza en el
proceso de costeo
5. Las cuentas contables utilizadas en las tablas de inventario serán marcadas
automáticamente por el sistema como (I Inventario, C Costo, V Ventas, D
Devolución).