Manual para la Administración de los Recursos Financieros

Coordinación de Administración
y Sistemas
Manual para la Administración de los
Recursos Financieros
Autorización
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20
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2006
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INDICE
Introducción
2
I. Marco Jurídico
3
II. Objetivos
5
III. Normas y Procedimientos
1. Normas De Programación y Presupuesto
1.1. Programación-presupuestación
1.2 Modificaciones Al Presupuesto
1.3 Ejercicio del Presupuesto
1.4 Control y Evaluación Presupuestal
6
6
6
6
9
12
2. Normas de Tesorería
2.1 Bancos
2.2 Banca Electrónica
2.3 Fondos Fijos
2.4 Ingresos Propios
2.5 Remanentes Y Reintegros
2.6 Inversiones gubernamentales
14
14
16
17
18
19
20
3. Normas de contabilidad
3.1 Sistemas de Operación Contable
3.2 Registros Contables de Unidades Administrativas
3.3 Registro comprobatorio de Adquisiciones de Bienes y Servicios
3.4 Registro de radicación de recursos
3.5 Conciliación
3.6 Remanentes y Reintegros de Ejercicios Anteriores
3.7 Registro de Ingresos Propios
3.8 Traspaso de Equipo
3.9 Patrimonio
3.10 Venta de Activo Fijo
3.11 Reexpresión de Estados Financieros: Aplicación de la Norma de
Información Financiera NIF-06 BIS “A”
3.12 Activo de documentación contable
3.13 Aspectos Fiscales
3.14 Procedimientos de Contabilidad
23
23
23
23
24
24
24
25
25
25
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Glosario
37
26
26
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28
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INTRODUCCIÓN
Los últimos años han estado identificados por múltiples y profundos cambios en materia política,
económica y social, destacando aspectos de globalización, interdependencia y democratización,
con una mayor participación de la sociedad en los asuntos públicos. En ese contexto mundial, la
administración pública mexicana requiere evolucionar hacia esquemas de trabajo modernos, que le
permitan atender sus responsabilidades con eficiencia, calidad y eficacia.
El Instituto Nacional de Investigaciones Forestales, Agrícolas y Pecuarias (INIFAP) es un
Organismo Público Descentralizado con personalidad y jurídica y patrimonio propios, tiene por
objeto que a través de la generación de conocimientos científicos y de la innovación tecnológica
agropecuaria y forestal como respuesta a las demandas y necesidades de las cadenas
agroindustriales y de los diferentes tipos de productores, contribuir al desarrollo rural sustentable
mejorando la competitividad y manteniendo la base de recursos naturales, mediante un trabajo
participativo y corresponsable con otras instituciones y organizaciones públicas y privadas
asociadas al campo mexicano. Fue creado por Decreto Presidencial del 28 de septiembre de 2001
y publicado en Diario Oficial de la Federación el 2 de octubre del mismo año.
Mediante resolución conjunta suscrita por CONACyT y SAGARPA publicada en el Diario Oficial de
la Federación el 16 de junio de 2003 el INIFAP fue reconocido como Centro Público de
Investigación.
El manual para la administración de los recursos financieros del INIFAP, es de aplicación
obligatoria en el ámbito nacional, pretende proporcionar a los centros de investigación regional,
centros nacionales de investigación disciplinaria, campos experimentales y oficinas centrales,
herramientas sencillas para la operación de los recursos fiscales e ingresos propios de la
institución, complementando otros lineamientos internos en el marco normativo aplicable al sector
paraestatal.
El diseño y la estructura del presente manual permitirán su constante actualización y mejora, de tal
manera que se constituya en una fuente permanente de consulta para los usuarios.
El manual contiene la normatividad aplicable en materia de programación, presupuesto,
contabilidad y tesorería, detallando disposiciones generales y las operaciones más comunes para
cada una de las subdirecciones que integran la dirección de recursos financieros del INIFAP.
Adicionalmente se han incorporado criterios para el manejo de los ingresos propios, aplicación de
la norma de información financiera NIF-06 BIS a y un glosario de términos en el apartado de
anexos.
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I. MARCO JURÍDICO
•
Constitución Política de Los Estados Unidos Mexicanos.
Leyes
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Ley Orgánica de la Administración Pública Federal
Ley Federal de las Entidades Paraestatales.
Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal.
Ley General de Bienes Nacionales.
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.
Ley del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores Del Estado.
Ley del Servicio de la Tesorería de la Federación.
Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público
Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.
Ley del Impuesto Sobre la Renta.
Ley de Ingresos de la Federación para el Ejercicio Vigente
Ley del Impuesto al Valor Agregado
Ley de Fiscalización Superior de la Federación
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental
Reglamentos
•
•
•
•
•
•
•
•
Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal
Reglamento de la Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.
Reglamento de la Ley del Servicio de Tesorería de la Federación.
Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales
Reglamento del Código Fiscal de la Federación
Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta
Reglamento de la Ley del Impuesto Al Valor Agregado
Decretos
•
•
•
•
Decreto por el que se Establece un Sistema de Compensación de las Dependencias de
la Administración Pública Centralizada, las Entidades de la Administración Pública
Paraestatal Comprendidas dentro del Presupuesto de Egresos de la Federación y del
Departamento del Distrito Federal, así como de los demás Organismos Descentralizados,
Empresas de Participación Estatal Mayoritaria, Fideicomisos y Empresas que se Adhieran.
Decreto por el que se Aprueba el Plan Nacional de Desarrollo 2001-2006.
Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal en Vigor
(PEF).
Decreto por el que se crea el Instituto Nacional de Investigaciones Forestales, Agrícolas y
Pecuarias como un Organismo Público Descentralizado.
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Circulares y Documentos
•
•
•
Lineamientos sobre Nuevas Reglas en el Manejo de Disponibilidades Financieras del
Sector Público y del Mecanismo para su Información (Oficios Números 697,101.-1601 y
101.-295).
Lineamientos Generales para la Administración de los Recursos Propios
Instructivo y Catálogo de los Ingresos Autogenerados (CIE).
Manuales
•
•
•
•
•
Manual para el Control y Entero de los Ingresos en Oficinas Foráneas
Manual para el Trámite y Control del Entero de los Ingresos y de los Reintegros
Presupuestales en Oficinas Centrales.
Manual del Sistema de Contabilidad Gubernamental, del Subsistema del Sector
Paraestatal
Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal
Manual de Procedimientos Relacionados con el Trámite de Pago de la Nómina por
Sistema Bancario de fecha 10 de Octubre de 1996
Normas
•
•
•
Normas y Procedimientos Generales para la Afectación, Baja y Destino Final de Bienes
Muebles de las Dependencias de la Administración Pública Federal.
Normas para la Asignación y Uso de los Servicios de Telefonía Celular, Aplicable a las
Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal S.H.C.P. - Secodam, de
fecha 15 de Febrero de 2001.
Norma de Información Financiera para el Reconocimiento de los Efectos de la Inflación
(Circular Técnica Nif-06-A)
Otros
•
•
•
•
Estatuto Orgánico del Instituto Nacional de Investigaciones Forestales, Agrícolas y
Pecuarias.
Catálogo de Cuentas, Guía Contabilizadora, Instructivo para el Manejo de Cuentas
Contables del Instituto
Clasificador por Objeto del Gasto
Lineamientos del Sistema Integral de Información
Programas Específicos
•
•
Sistema de Ahorro para el Retiro (SAR) D.O.F. 1-V-1991.
Fondo de Ahorro Capitalizable (FONAC)
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II. OBJETIVOS
En este manual se describen los aspectos fundamentales relativos al control, ejercicio y aplicación
de los recursos financieros del INIFAP, con la finalidad de:
•
Proporcionar a los responsables del manejo de los recursos financieros asignados a esta
entidad, al personal encargado de las operaciones financieras, a cualquier autoridad
interesada en conocer sobre el manejo administrativo del instituto; una herramienta de
consulta que permita contar con la información correspondiente a las normas, políticas y
procedimientos, que deben realizarse en cada uno de los centros y unidades de costo, que
conforman el instituto nacional de investigaciones forestales, agrícolas y pecuarias,
organismo público descentralizado de la administración pública federal.
•
Uniformar los criterios para la administración de los recursos financieros en los centros de
costo, respecto a los procedimientos y mecanismos que se deben seguir para el
desarrollo de las actividades de registro, emisión y control de reportes de carácter
contable-presupuestal, así como la integración de la información financiera para la
preparación de los informes requeridos por las dependencias globalizadoras y
fiscalizadoras del gobierno federal.
•
Integrar y difundir a nivel nacional los mecanismos para el control y registro
sistematizado de todas las transacciones y operaciones financieras con cargo al
presupuesto autorizado, a fin de disponer de la información presupuestal, financiera y
contable, en forma oportuna, veraz y confiable que permita a los usuarios conocer y
evaluar el comportamiento del gasto.
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III. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
1. NORMAS DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
1.1. PROGRAMACIÓN - PRESUPUESTACIÓN
La programación y presupuestación anual del gasto se realizará con apoyo en los anteproyectos
que elaboren las Coordinaciones y los Centros de Costo para cada ejercicio fiscal.
La Coordinación de Administración y Sistemas, al inicio de cada ejercicio fiscal, comunicará a los
Centros de Costo el presupuesto original asignado de recursos fiscales por cada uno de los
programas autorizados al instituto.
Una vez informado el techo financiero de cada uno de los programas, los Centros de Costo
realizarán la integración de estos por Unidad de Costo, partida específica y calendario, la cual
deberán capturar en el Sistema Nacional de Contabilidad, Presupuestos y Tesorería (SINCOPT).
Los Centros y Unidades de Costo serán responsables de capturar en el módulo presupuestal del
SINCOPT, el presupuesto original, así como las modificaciones que se generen durante el
ejercicio fiscal a nivel de proyecto, partida específica y calendario, tanto de los recursos fiscales
como de los recursos propios.
Recursos Externos
La captación, ejercicio y pago de los recursos distintos a los fiscales y autogenerados, destinados a
la operación de proyectos y/o actividades concertadas con personas físicas o empresas, serán
considerados como recursos externos, y sus registros presupuestales deberán coincidir con los
reflejados en la información contable.
1.2 MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO
La herramienta autorizada para ejercer el gasto público son las adecuaciones presupuestarias,
las cuales consideran las modificaciones a los calendarios y ampliaciones o reducciones liquidas
al presupuesto autorizado, siempre que permitan un mejor cumplimiento de los objetivos de los
programas a cargo de los ejecutores del gasto.
Las adecuaciones presupuestarias comprenden los traspasos de recursos y movimientos que se
realicen durante el ejercicio fiscal a las estructuras funcional-programática, administrativa,
económica, calendarios de presupuesto, así como a las ampliaciones y reducciones líquidas al
mismo, siempre que permitan un mejor cumplimiento de los objetivos de los programas aprobados
en el Presupuesto.
La Dirección de Recursos Financieros resolverá las solicitudes de autorización que los Centros de
Costo presenten en materia presupuestaria conforme a las disposiciones generales aplicables.
Por lo que corresponde a recursos propios (autogenerados y externos), la Coordinación de
Administración y Sistemas autorizará a los Centros de Costo las ampliaciones líquidas
correspondientes, conforme a la captación de recursos que cada uno de estos haya realizado, y
formarán parte de su presupuesto autorizado.
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El ejercicio del gasto se orientará a atender el cumplimiento de las obligaciones, realizando las
adecuaciones presupuestales necesarias para realizar el pago en su totalidad.
Las adecuaciones presupuestarias se clasifican en:
o Externas
o Internas
Las adecuaciones presupuestarias externas se refieren a movimientos que afecten la
composición física o financiera del instituto, y requieren de la autorización de la Secretaría de
Hacienda y Crédito Público.
Para la gestión de este tipo de adecuaciones, la Coordinación de Administración y Sistemas,
recibirá las solicitudes de los Centros de Costo hasta el último día hábil del mes de noviembre de
cada ejercicio fiscal.
Las adecuaciones presupuestarias internas se refieren a modificaciones entre partidas de gastos
de un mismo capítulo, y no requieren de la autorización de la Secretaría de Hacienda y Crédito
Público.
Las adecuaciones presupuestarias externas e internas, deberán registrarse una vez autorizadas
en el SINCOPT a más tardar el último día de diciembre de cada ejercicio fiscal.
Las adecuaciones presupuestarias deberán solicitarse a la Coordinación de Administración y
Sistemas en el formato establecido para tal fin, anexando los soportes documentales respectivos.
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PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO
Responsable
Número
Descripción
SAGARPA
1
INICIO
Autoriza al Instituto el presupuesto original de
ingresos y egresos, y envía el oficio de autorización.
Coordinación de
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2
Autoriza a los Centros de Costo el presupuesto
original de egresos, y envía
por medio de
mensajería el oficio de autorización.
Centro de Costo
3
Recibe oficio de autorización del presupuesto
original y emite distribución presupuestal para las
Unidades de Costo. Mediante oficio informa el
presupuesto original de egresos asignado.
Registra en SINCOPT la parte correspondiente.
Unidad de Costo
4
Recibe oficio de autorización del presupuesto
original. Registra en SINCOPT la parte
correspondiente a nivel de proyecto y partida
específica.
5
Capta Recursos Propios y solicita al Centro de
Costo autorización de afectación presupuestaria
(ampliación), enviando a través de mensajería
oficio de solicitud con copia de factura de ingreso, y
desglose presupuestal.
Centro de Costo
6
Recibe Recursos Propios con documentación
soporte. A través de mensajería solicita la
autorización a la Dirección de Recursos Financieros
de la afectación presupuestaria (ampliación),.
Dirección de Recursos
Financieros
7
Recibe recursos y elabora, autoriza y envía a través
de mensajería la afectación presupuestaria
(ampliación) al Centro de Costo.
Centro de Costo
8
Recibe la afectación presupuestaria (ampliación)
autorizada, y la envía a través de mensajería a la
Unidad de Costo.
Unidad de Costo
9
Recibe la afectación presupuestaria (ampliación)
autorizada y la registra en el SINCOPT a nivel de
proyecto y partida específica.
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10
En caso de requerirse, solicita a través de oficio a la
SAGARPA la autorización de adecuación o
afectación presupuestaria externa, a nivel de
partida específica (Capítulo 4000).
SAGARPA
11
Registra y solicita la autorización para la
adecuación o afectación presupuestaria externa
en el Sistema de la SHCP en el Módulo de
Adecuaciones Presupuestarias (MAP).
12
Informa al Instituto a través de oficio el resultado del
trámite (posito o negativo) de la adecuación o
afectación presupuestaria externa, anexando
impresión del formato de resultados.
13
Recibe formato de resultados de la adecuación o
afectación presupuestaria externa, y lo registra
en los auxiliares del control presupuestal.
Dirección de Recursos
Financieros
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PROCEDIMIENTO
Responsable
Número
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1
Centro de Costo
2
Unidad de Costo
3
Descripción
INICIO
Autoriza a los Centros de Costo las ampliaciones
presupuestales de egresos de recursos fiscales y
propios para el desarrollo de proyectos y programas
específicos. Envía través de mensajería la
afectación autorizada.
Recibe la ampliación autorizada para el desarrollo
de proyectos y programas específicos. Emite la
distribución presupuestal a las Unidades de Costo
correspondientes. Mediante oficio informa la
ampliación presupuestal autorizada. Registra en
SINCOPT la parte correspondiente.
Recibe la ampliación autorizada para el desarrollo
de proyectos y programas específicos. Registra en
SINCOPT la parte correspondiente a nivel de
proyecto y partida específica.
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PROCEDIMIENTO
Responsable
Número
Unidad de Costo
1
Centro de Costo
2
Dirección de Recursos
Financieros
3
Centro de Costo (solicitante).
4
Unidad de Costo
5
Centro de Costo (receptor).
6
Unidad de Costo
7
Descripción
INICIO
Deposita recursos y solicita por escrito al Centro de
Costo la transferencia de recursos a otro(s)
Centro(s) de Costo para el desarrollo de proyectos
específicos, anexando copia del depósito y
distribución por partida específica.
Deposita recursos y solicita por escrito a la
Dirección de Recursos Financieros la transferencia
de recursos a otro(s) Centro(s) de Costo para el
desarrollo de proyectos específicos, anexando copia
del depósito y distribución por partida específica.
En caso de ser Recursos Fiscales, será necesario
solicitar previamente a la “Coordinación”
correspondiente la autorización de transferencia de
dichos recursos.
Una vez autorizados recibe los recursos, y los
radica en el Centro de Costo indicado. Elabora y
autoriza la reducción para el Centro de Costo
solicitante, y la ampliación presupuestal en el
Centro de Costo receptor de los recursos.
Recibe la reducción presupuestaria autorizada.
Remite la misma mediante oficio a la Unidad de
Costo para su registro en el SINCOPT a nivel de
proyecto y partida específica.
Recibe la reducción presupuestaria autorizada
para su registro en el SINCOPT a nivel de proyecto
y partida específica.
Recibe la ampliación presupuestaria autorizada.
Remite la misma mediante oficio a la Unidad de
Costo mediante oficio para su registro en el
SINCOPT a nivel de proyecto y partida específica.
Recibe la ampliación presupuestaria autorizada
para su registro en SINCOPT a nivel de proyecto y
partida específica.
FIN
1.3. EJERCICIO DEL PRESUPUESTO
La Dirección de Recursos Financieros efectuará la radicación de recursos en los Centros de Costo
de acuerdo a calendarios autorizados y a la disponibilidad financiera con que cuente el instituto.
Las radicaciones que se deriven de ampliaciones al presupuesto de recursos fiscales y propios, se
realizarán tan pronto se reciba por parte de los Centros de Costo la distribución a nivel partida de
gasto, siendo lo anterior requisito indispensable.
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Responsabilidades más importantes de los ejecutores del gasto
Apegarse a su presupuesto modificado autorizado, y a las disposiciones presupuestarias
aplicables, incluyendo las de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestaria.
Cumplir con las obligaciones fiscales, incluyendo las de seguridad social.
Abstenerse de contraer obligaciones que impliquen comprometer recursos de
subsecuentes ejercicios fiscales, así como celebrar contratos, otorgar concesiones,
permisos, licencias y autorizaciones, o cualquier otro acto de naturaleza análoga, si para
ello no se cuenta con la autorización previa de la SHCP, y en su caso, del órgano de
gobierno.
Ejecutar el gasto con sujeción a los capítulos, conceptos y partidas del Clasificador por
Objeto del Gasto vigente.
Asegurarse de que las adecuaciones presupuestarias cuenten con presupuesto disponible.
Remanentes
Los Centros de Costo deberán devolver a la Coordinación Nacional los remanentes
correspondientes a servicios personales o a cualquier otro capítulo de gasto dentro del mes en que
se generen, indicando su integración a nivel de partida del gasto, programa y proyecto, y
elaborando la afectación presupuestaria respectiva.
Reintegros al Presupuesto
Al término del año, los reintegros por recursos no devengados deberán devolverse en el plazo que
establezcan las disposiciones generales, y serán considerados, ahorros, economías y/o
subejercicios presupuestarios. El incumplimiento oportuno de este procedimiento dará lugar a que
la TESOFE determine el perjuicio que se ocasione al Erario Federal.
Los Centros de Costo deberán realizar la devolución de recursos fiscales no devengados del
ejercicio fiscal que corresponda, a más tardar el último día hábil del mes de diciembre,
considerando que estos tendrán que ser enterados ante la tesorería de la federación en el plazo
que para tal efecto emita la SHCP.
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PROCEDIMIENTO DE REINTEGROS DEL PRESUPUESTO
Responsable
Número
Unidad de Costo
1
Centro de Costo
2
Subdirección de Tesorería y
Caja
3
Subdirección de Tesorería y
Caja
Subdirección de Programación
y Presupuesto
4
Subdirección de Programación
y Presupuesto
Centro de Costo
6
Unidad de Costo
8
Subdirección de Contabilidad
9
Subdirección de Contabilidad
10
5
7
Descripción
INICIO
Efectúa la devolución de recursos fiscales derivados
de remanentes obtenidos, mediante depósito en
efectivo, transferencia electrónica de fondos o
cheque a cargo de la institución de crédito en la cual
el Centro de Costo mantiene cuentas bancarias
para este propósito. Registra contablemente la
devolución en la cuenta de enlace correspondiente.
Identifica el depósito y lo clasifica por concepto y
capítulo del gasto. Efectúa la devolución, mediante
depósito en efectivo, la transferencia electrónica de
fondos o cheque a cargo de la institución de crédito
en la cual la Subdirección de Tesorería y Caja
mantiene cuentas bancarias para este propósito.
Informa a través de correo electrónico u oficio a la
Dirección de Recursos Financieros sobre el
proceso. Registra contablemente la devolución en la
cuenta de enlace correspondiente.
Identifica y registra la devolución en los auxiliares el
depósito, e informa del proceso a las
Subdirecciones de Programación y Presupuesto, y
de Contabilidad respectivamente.
En caso de que correspondan de ejercicios
anteriores, elabora el entero para la TESOFE.
Elabora y envía a través de oficio la reducción
presupuestaria autorizada al Centro de Costo, y la
ampliación presupuestal a la Coordinación Nacional.
Captura en SINCOPT la ampliación presupuestal
autorizada, a nivel de programa y partida específica.
Recibe la reducción presupuestaria autorizada y
la envía a través de oficio a la Unidad de Costo.
Recibe la reducción presupuestaria autorizada y
la captura en el SINCOPT.
En caso de tratarse de ejercicios anteriores,
registra contablemente el ingreso y el entero a la
TESOFE.
Para el ejercicio fiscal vigente, registra
contablemente el ingreso.
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Conciliaciones Presupuestales
Los Centros de Costo, en Coordinación con la Subdirección de Programación y Presupuesto,
deberán efectuar conciliaciones semestrales de sus registros presupuestales a nivel de programa y
partida específica, incluyendo los recursos radicados, de acuerdo con el calendario que para tal
efecto emita la dirección de recursos financieros.
Transferencia de Recursos entre Centros de Costo
Cuando un Centro de Costo tenga la necesidad de transferir recursos fiscales y/o propios a otro
Centro de Costo, por motivos de que existan colaboradores de un proyecto, invariablemente se
deberá realizar dicha transferencia a través de la Dirección de Recursos Financieros, para que ésta
sea el enlace contable y presupuestal.
En el caso de los Recursos Fiscales, será necesario solicitar previamente a la “Coordinación”
correspondiente la autorización de transferencia de dichos recursos.
1.4 CONTROL Y EVALUACIÓN PRESUPUESTAL
En todo momento, el manejo de los recursos públicos federales deberán observar las disposiciones
establecidas por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental (LFTyAIPG).
Conforme a las fechas establecidas para la entrega de información mensual, la Subdirección de
Programación y Presupuesto será la encargada de emitir los reportes consolidados del presupuesto
ejercido por capítulo, concepto y partida, los cuales serán utilizados para la elaboración de los
informes presupuestales que se presentan ante los diversos foros de control y fiscalización (SHCP,
SII, COCOA, Junta de Gobierno, Convenio de Desempeño, etc.).
Los Estados Financieros y demás información financiera, presupuestaria y contable que emanen de
las contabilidades de los Centros de Costo, serán consolidados por la Coordinación Nacional, quien
formulará la Cuenta Pública.
Disposiciones Generales
Las áreas ejecutoras del gasto podrán ejercer directamente los recursos presupuestarios en los
capítulos contemplados en la clasificación por objeto del gasto, siempre que cuenten con la
autorización de la Coordinación de Administración y Sistemas de acuerdo con los siguientes
lineamientos:
Los compromisos con proveedores, contratistas o prestadores de servicios, deberán estar
soportados a través de la documentación original correspondiente (ordenes de trabajo,
contratos, etc.) y cuyos pagos sin excepción, estarán condicionados a que la documentación
comprobatoria satisfaga los requisitos fiscales y administrativos previstos en la legislación
vigente;
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Disponibilidad de recursos presupuestarios en el calendario de gasto autorizado a nivel de
actividad institucional, proyecto institucional o de inversión y partida de gasto, que garantice
el cumplimiento de pagos de los compromisos contraídos a nombre del instituto;
En ningún caso se podrán ejercer recursos adicionales a los autorizados ya sean propios,
transferencias del gobierno federal o donativos, si no se cuenta con la aprobación de la
Coordinación de Administración y Sistemas, mismas que deberán tramitarse ante la SHCP
para su aprobación de acuerdo a las normas y lineamientos contenidos en el presente
manual.
En materia de obra pública (Capítulo 6000) e inversión (Capítulo 5000), solo deberán
ejecutarse los proyectos incluidos en el oficio de autorización de inversión correspondiente.
Cualquier cambio estará sujeto a la previa autorización de la SHCP, en cuyo caso
corresponderá a la Coordinación de Administración y Sistemas realizar la gestión ante dicha
dependencia; y
Observar, aplicar e implementar medidas de control en las disposiciones de racionalidad,
austeridad y disciplina presupuestaria contenidas en el presupuesto de egresos de la
federación del ejercicio fiscal correspondiente; las que establezcan la SHCP, la Secretaría
de la Función Pública y la Junta de Gobierno, y las demás disposiciones legales y
normativas que regulan la administración de los recursos presupuestarios autorizados.
Los Centros de Costo del instituto, deberán realizar el trámite de la documentación de pago a favor
de proveedores, contratistas y prestadores de servicios, previa verificación de los siguientes
requisitos:
Que exista disponibilidad presupuestaria en los proyectos institucionales o de inversión y
partidas de gasto que se vayan a afectar.
Que correspondan a compromisos efectivamente devengados, con excepción de los
anticipos previstos en materia de obra pública;
Que se encuentre legalmente justificada y comprobada la obligación de efectuar el pago
correspondiente, a través de la presentación física de los documentos originales
respectivos;
Que la documentación original comprobatoria reúna todos los requisitos fiscales y
administrativos correspondientes;
Que se realicen de acuerdo al calendario de gasto autorizado;
Que no impliquen obligaciones anteriores al ejercicio en que se suscriban;
Que no correspondan a obligaciones con cargo a presupuestos de años posteriores. En su
caso, se requerirá la autorización de la Coordinación de Administración y Sistemas, la que a
su vez: deberá gestionar lo correspondiente ante la SHCP.
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2. NORMAS DE TESORERÍA
2.1 Bancos
2.1.1 Cuentas Bancarias
Para el manejo de los recursos financieros fiscales, propios y fideicomitidos se deben aperturar
cuentas bancarias, mismas que deberán suscribirse preferentemente bajo el régimen de cuentas
productivas, a nombre del Instituto Nacional de Investigaciones Forestales, Agrícolas y Pecuarias,
considerando los datos de la cedula de identificación fiscal.
No obstante, si los saldos bancarios no lo permiten, los titulares de las Direcciones de
Administración Regional, Jefaturas Administrativas de los Centros Nacionales de Investigación
Disciplinaria, y el responsable del manejo de la cuentas bancarias en Oficinas Centrales, deberán
presentar un análisis de los rendimientos generados durante un período de cuando menos tres
meses, haciendo notar la relación costo-beneficio a la Dirección de Recursos Financieros para
considerar su situación, y permitir que estas cuentas se registren en régimen no productivo.
Así mismo, los Directores de los Centros de Investigación Regional, Directores de los Centros
Nacionales de Investigación Disciplinaria y el Coordinador de Administración y Sistemas deberán
suscribir los contratos respectivos en su carácter de apoderados.
Para el caso de los Campos Experimentales, estos solicitarán a la Dirección Regional
correspondiente la suscripción del contrato respectivo.
Para el caso del manejo de los recursos correspondientes al fideicomiso, es de suma importancia
que los Campos Experimentales aperturen cuentas bancarias para el control, manejo y
administración de estos recursos, contando así con estados de cuenta bancarios que permitan la
clara identificación de la operación de este tipo de recursos.
2.1.2 Funcionarios facultados para firmar Cuentas de Cheques.
A fin de dar atención a las políticas establecidas por las instituciones bancarias, el registro de
firmas para la liberación de cheques emitidos con cargo a las cuentas de la institución estará
conformado por los funcionarios facultados, mismos que deberán dar de alta su firma ante la
institución bancaria correspondiente.
Los funcionarios facultados son los que se enuncian en el cuadro siguiente:
Centro y/o unidad de costo
Oficinas Centrales
Funcionario facultado
Coordinador de Administración y Sistemas
Director de Recursos Financieros
Subdirector de Área
Dirección De Investigación Regional
Director Regional
Director de Administración
Jefe del Departamento de Recursos Financieros
Coordinación de Administración
y Sistemas
Manual para la Administración de los
Recursos Financieros
Unidad Administrativa Regional
Autorización
Día
Mes
Año
20
12
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17
Director Regional
Director de Administración
Jefe del Departamento de Recursos Financieros
Centros Nacionales De Investigación
Disciplinaria (CENID’s)
Director del Centro
Campos Experimentales
Jefe del Campo Experimental
Jefe Administrativo
Jefe Administrativo
Coordinación de Administración
y Sistemas
Manual para la Administración de los
Recursos Financieros
Autorización
Día
Mes
Año
20
12
2006
Página
18
PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA DE
CUENTAS BANCARIAS
Responsable
Número
Oficinas Centrales
1
Centros de Investigación
Regional
Descripción
INICIO
Aperturan cuentas bancarias a nombre del Instituto
Nacional de Investigaciones Forestales, Agrícolas y
Pecuarias, ante las Instituciones Bancarias
correspondientes.
Las cuentas bancarias deberán corresponder a los
diferentes tipos de recursos (Fideicomiso, Propios,
Fiscales, etc.).
Centros Nacionales de
Investigación Disciplinaria
Campos Experimentales
Subdirección de Tesorería
2
Informar a la Dirección de recursos financieros al
cierre de cada mes, las características generales de
dichas cuentas, en especial la finalidad de su
apertura.
Recibe la información, y revisa que contenga los
elementos indispensables para la integración del
inventario nacional de cuentas bancarias del
Sistema Integral de Información.
¿Procede?
No. Solicita a los Centros de Costo la aclaración o
información adicional.
Sí. Registra le información en los controles y
prepara los reportes.
Subdirección de Programación
y Presupuesto
Oficinas Centrales
3
4
Centros de Investigación
Regional
Prepara en forma mensual el Formato del Sistema
Integral de Información.
Recibe, captura y envía la información en el
Sistema Integral de Información.
Cancelan las cuentas bancarias al momento de
cumplir con el objetivo de su apertura, e informan al
cierre de cada mes a la Subdirección de Tesorería,
incluyendo las modificaciones que sufran el resto de
ellas.
Centros Nacionales de
Investigación Disciplinaria
Campos Experimentales
Subdirección de Tesorería
5
Registra las cancelaciones y modificaciones en el
formato del Sistema Integral de Información.
FIN
Coordinación de Administración
y Sistemas
Manual para la Administración de los
Recursos Financieros
Autorización
Día
Mes
Año
20
12
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19
2.1.3 Cantidad de Cuentas de Cheques
Para el manejo, control y operación de los recursos financieros, los Centros de Investigación
Regional, Centros Nacionales de Investigación Disciplinaria, Oficinas Centrales y Campos
Experimentales, podrán aperturar las cuentas de cheques que consideren necesarias para su
operación financiera, manteniendo siempre un inventario actualizado por tipo de fondo de las
mismas.
Asimismo, deberán ser informadas de manera mensual todas las cuentas bancarias que operen
cada uno de los centros de costo, en el formato establecido para tal efecto por el Sistema Integral
de Información (SII).
2.1.4 Entero de Rendimientos Bancarios y Productos Financieros
Los rendimientos bancarios y productos financieros de las cuentas de cheques productivas y de
inversiones gubernamentales deberán ser enterados a favor de la tesorería de la federación,
durante los primeros diez días hábiles del mes siguiente al de su captación.
Con relación al párrafo anterior, los organismos descentralizados cuya actividad no sea
preponderantemente empresarial, se encuentran exentos de retenciones fiscales, por lo que debe
vigilarse la debida aplicación de esta disposición en los rendimientos generados en estas
cuentas.
2.1.5 Requisitos de las Cuentas de Cheques
Los cheques deben expedirse siempre en términos nominales.
No deben expedirse con tachaduras o enmendaduras, y nunca al portador, ni posfechados.
2.2 Banca Electrónica
Los Centros de Investigación Regional, Centros Nacionales de Investigación Disciplinaria, Oficinas
Centrales y Campos Experimentales podrán contar con sistemas de banca electrónica para la
operación de sus programas y proyectos, y para la verificación de sus operaciones financieras.
2.3 Fondos fijos
Los fondos fijos podrán constituirse por el presupuesto fiscal, e ingresos propios de los recursos
autorizados a cada uno de los Centros y Unidades de Costo.
Los fondos fijos deberán asignarse de manera racional, y cada área contará como máximo con los
montos que se presentan en la tabla siguiente:
Area
Coordinación de administración y sistemas
Dirección de administración regional
Centro nacional de investigación
Campo experimental
Importe máximo por tipo de fondo
50,000.00
20,000.00
20,000.00
20,000.00
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Recursos Financieros
Autorización
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Mes
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20
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20
Los montos podrán ampliarse en casos de necesidad, considerando los requerimientos de cada una
de las áreas. En el caso de los Campos Experimentales, es facultad del Director Administrativo
Regional la autorización de la creación del fondo fijo, previa solicitud y justificación.
Las pólizas cheques que se emitan por concepto de fondos fijos deberán estar integradas con el
oficio de solicitud del área usuaria y el recibo que ampare la recepción del cheque, mismo que
deberá manifestar el término de comprobación.
Los gastos por adquisiciones y/o servicios que se generen contra los fondos fijos, deberán incluir
un pedido menor o una orden de servicio, exceptuando aquellos que no rebasen un valor de hasta
$5,000.00 (cinco mil pesos 00/100 m. N.) Así mismo, la facturación deberá ostentar invariablemente
el visto bueno de pago del funcionario facultado para autorizar gastos con cargo al fondo.
El manejo del fondo fijo de manera ordinaria servirá para la adquisición de materiales, suministros o
contratación de servicios, sin que se puedan pagar gastos con cargo al capítulo 1000 “servicios
personales” y capítulo 5000 “bienes muebles e inmuebles”; de manera extraordinaria y por
situaciones contingentes se podrán realizar pagos por servicios recurrentes, tales como: energía
eléctrica, telefonía convencional, agua potable, entre otros.
Los fondos fijos deben ser reintegrados o comprobados al cierre del ejercicio fiscal, con objeto de
preparar el reintegro de los remanentes o economías presupuestales del ejercicio corriente y evitar
deudores diversos.
2.3.1 Funcionarios Facultados Para Autorizar Gastos con Cargo al Fondo Fijo
Áreas
Oficinas Centrales
Direcciones Regionales
Unidad Administrativa Regional
Campos Experimentales
Centro Nacional De Investigación
Responsable
Coordinador de Administración y Sistemas, o
Director de Recursos Financieros
Director Regional, o Director de Administración
Director de Administración
Jefe de Campo
Director del Centro, o Jefe Administrativo
2.3.2 Funcionarios Responsables del Fondo Fijo
Áreas
Oficinas Centrales
Direcciones Regionales
Unidad Administrativa Regional
Centro Nacional de Investigación
Campo Experimental
Responsable
Subdirector de Tesorería, Jefe de Departamento y/o
Pagador Habilitado
Jefe de Departamento de Recursos Financieros
Encargado de la Unidad
Jefe Administrativo
Jefe Administrativo
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Autorización
Día
Mes
Año
20
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2.4 Ingresos Propios
Los ingresos propios corresponden a los ingresos autogenerados por la venta de esquilmos,
productos, servicios, bienes, donativos sin fines específicos, uso de patentes y licenciamiento de
tecnología, entre otros, así como por los ingresos externos derivados del desarrollo de proyectos y
otorgamiento de servicios.
Estos ingresos siempre deberán ser facturados en el ámbito de su competencia.
2.4.1 Distribución de la Factura:
Centro de costo Original de
factura
Cliente
Oficinas
Centrales
Cliente
Centros de
Investigación
Regional
Cliente
Campos
experimentales
Centros
Nacionales de
Investigación
Disciplinaria
Cliente
Copia azul
Copia amarilla
Copia verde
Subdirección de
Tesorería
Dirección de
Recursos
Financieros
Dirección de
Recursos
Financieros
Dirección de
Recursos
Financieros
Subdirección de
Tesorería
Dirección de
Administración
Regional
Campo
Experimental
Subdirección de
Tesorería
Dirección de
Administración
Regional
Dirección de
Administración
Regional
CENID
CENID
Los centros de costo deberán enviar a la Dirección de Recursos Financieros al cierre de cada mes,
las copias de sus facturas expedidas durante el periodo, debiendo conciliar previamente que
correspondan con la cantidad de ingresos reportados
Asimismo, en el caso de ingresos externos, la suma de las facturas será conciliada entre las áreas
de contabilidad y tesorería, conciliando la suma de las facturas expedidas contra el importe reflejado
en la balanza de comprobación.
Con respecto a las ventas en las que el comprador no requiera facturación, y las que por su importe
mínimo no se puedan facturar, se deberá expedir al final del mes una factura con la leyenda “ventas
al publico en general”, anexando los recibos de venta del periodo correspondiente.
En el caso de cancelación de las facturas, se deberán remitir el original y todos sus tantos con la
leyenda “cancelado” a la Dirección de Recursos Financieros, conservando una copia fotostática
para su consecutivo. En el caso de los Campos Experimentales, deberán enviarlos a través de su
Dirección de administración regional.
Las facturas deben de expedirse al momento de la realización de la venta para evitar confusión en
el consecutivo correspondiente, ya que estas constituyen el comprobante del ingreso.
Cuando excepcionalmente se hayan expedido facturas sin haberse recibido el ingreso
correspondiente al cierre del periodo, deberán recurrir a su contabilización en cuentas de activo
circulante, haciéndolo del conocimiento de la Subdirección de Contabilidad.
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2.4.2 Recaudación, Concentración y Aplicación de los Ingresos Propios
Los centros de costo enviaran a la Subdirección de Tesorería el día 25 de cada mes o día hábil
próximo a este, el 20%, y en su caso el 100% de los ingresos autogenerados del monto recaudado,
considerando los conceptos del catalogo de ingresos autogenerados en vigor. Asimismo deberán
enviar su cedula de integración, reporte de facturas y desglose presupuestal.
Excepcionalmente, el Director General podrá autorizar, previa solicitud, la no remisión de recursos
autogenerados por conceptos que correspondan en su porcentaje a Oficinas Centrales, sin omitir la
información mencionada en el párrafo anterior.
2.4.3 Comprobación de los gastos pagados con ingresos propios
Por lo que corresponde a la comprobación de los gastos pagados con ingresos propios, estos
deberán observar los requisitos señalados en las leyes fiscales, así como en las demás
disposiciones aplicables.
2.5 Remanentes y reintegros
Por ser la Subdirección de Tesorería la ventanilla para gestionar el entero por este concepto ante la
Tesorería de la Federación, se le deberán informar los remanentes de recursos fiscales como se
detalla a continuación:
2.5.1 Del ejercicio corriente:
Los Centros de Costo deberán concentrar en la Subdirección de Tesorería los recursos que no
hayan sido utilizados en el transcurso del ejercicio; esta instrucción aplica para todos los capítulos
de gasto, y deberán depositarlos en la cuenta de cheques destinada para este fin.
Es importante indicar con precisión las partidas específicas que los integran y el motivo que los que
se originan; dicha información se deberá reportar a la Dirección de Recursos Financieros el mismo
día o al día siguiente después de efectuado el depósito, ya que en este caso los remanentes del
ejercicio corriente son reasignables.
2.5.2 De ejercicios anteriores:
Este tipo de remanentes se generan regularmente por revisiones de auditoria, resoluciones de tipo
laboral y aclaraciones de tipo financiero. En este caso deberán proceder a su devolución, conforme
al párrafo anterior, para su reintegro a la Tesorería de la Federación.
Los remanentes presupuestales al cierre del ejercicio anual por concepto de ingresos propios,
podrán conservarse en las tesorerías de los Centros de Costo, presentándose como una
disponibilidad final del ejercicio en curso, e inicial de ejercicio siguiente.
2.6 Inversiones gubernamentales
A fin de dar cumplimiento a lo establecido por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, se
procurara que el 90 por ciento de las disponibilidades financieras diarias de las cuentas bancarias
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Mes
Año
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del Instituto se inviertan en valores gubernamentales o fondos de inversión, siempre y cuando se
cuente con los recursos requeridos por las instituciones financieros para tal efecto, siendo
responsabilidad de cada uno de los Centros de Costo su aplicación.
Considerando que en la Subdirección de Tesorería se concentran los recursos financieros del
Instituto, y que las Instituciones Bancarias y Sociedades de Inversión requieren de cantidades
considerables para efectuar operaciones de mesa de dinero o en valores gubernamentales, se
adquiere la responsabilidad para efectuar este tipo de operaciones.
Si en algún momento la posición financiera de los Centros de Costo les permite cumplir esta
obligación, deberán asumir dicha disposición; en caso contrario deberán contar con la justificación
que explique el porque no se realizaron las inversiones mencionadas.
2.6 Resguardo de valores
El personal facultado o responsable de los recursos financieros está obligado a resguardar las
chequeras, fondos fijos, cheques firmados, recaudación de ingresos, sellos oficiales, y todos
aquellos valores relativos al desempeño de las áreas financieras, utilizando para ello cajas fuertes o
archiveros de seguridad.
En cuanto a los valores que por alguna razón deban ser custodiados por el área de recursos
financieros, los responsables deberán expedir invariablemente un recibo que ampare la estancia
física de dichos valores. Asimismo, evitarán el resguardo de valores personales de funcionarios o
trabajadores del instituto.
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Responsable
Campo Experimental
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PROCEDIMIENTO PARA LA RECAUDACION,
CONCENTRACION Y APLICACIÓN DE LOS INGRESOS
PROPIOS (AUTOGENERADOS)
Número
Descripción
1
INICIO
Elabora factura por la venta de bienes o servicios y
deposita ingresos.
Centro de Investigación
Regional
2
Centro Nacional de
Investigación Disciplinaria
3
Subdirección de Tesorería
Autorización
Día
Mes
Año
4
Ejerce
el
porcentaje
autorizado
para
el
mejoramiento de su infraestructura y envía al
Centro de Investigación Regional la parte
proporcional para el apoyo de programas prioritarios
y emergentes.
Concentra los porcentajes autorizados de sus
campos experimentales y los envía a la
Subdirección de Tesorería.
Elabora factura y concentra ingresos por la venta de
bienes o servicios.
Envía los porcentajes autorizados a la Subdirección
de Tesorería, anexando la documentación soporte.
Recibe la información y los recursos. Verifica la
documentación para elaborar los controles internos
para su envío a las Subdirecciones de Presupuesto
y Contabilidad.
¿Procede?
No. Solicita a los Centros de Costo la aclaración e
información adicional.
Subdirección de Tesorería
Subdirección de Contabilidad
Subdirección de Presupuesto
Dirección de Recursos
Financieros
5
6
7
8
Sí. Concilia con registros contables para la
elaboración de informe financiero y el control de la
facturación.
Prepara información mensual y trimestral
Recibe reporte de ingresos
Recibe reporte de ingresos
Recibe y presenta información mensual y trimestral
a los diversos órganos colegiados y de fiscalización.
FIN
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Responsable
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PROCEDIMIENTO PARA LA RECAUDACION,
CONCENTRACION Y APLICACIÓN DE LOS INGRESOS
PROPIOS (EXTERNOS)
Número
Campo Experimental
Centro de Investigación
Regional
Oficinas Centrales
1
Campo Experimental
2
Centro de Investigación
Regional
Oficinas Centrales
Autorización
Día
Mes
Año
3
Subdirección de Tesorería
4
Subdirección de Contabilidad
5
Subdirección de Presupuesto
Dirección de Recursos
Financieros
6
7
Descripción
INICIO
Elaboran facturas por la adjudicación de proyectos
provenientes de personas físicas o morales,
públicas o privadas, nacionales e internacionales,
formalizados por medio de un convenio, acuerdo,
contrato, etc…
Recaudan, retienen y ejercen el recurso en cuentas
bancarias específicas, de acuerdo a requisitos
protocolarios.
Envían al cierre del mes la información de su
facturación a la Subdirección de Tesorería.
Capta y distribuye los recursos a los Centros de
Costo correspondientes.
Registra la facturación como Centro de Costo en los
controles de la Subdirección de Tesorería.
Concentra la información de la facturación a nivel
nacional y genera reportes mensuales de los
Ingresos Propios.
Concilia Ingresos Propios contra la cuenta de
ingresos reportados en la balanza.
Recibe reporte de ingresos
Recibe y presenta información mensual y trimestral
a los diversos órganos colegiados y de fiscalización.
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Año
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3. NORMAS DE CONTABILIDAD
Las Normas que regirán la operación contable de manera regionalizada y su ámbito de control
serán a nivel nacional atendiendo a los siguientes puntos:
3.1 Sistema de Operación Contable
Los Centros y las Unidades de Costo, efectuaran sus pagos a través de sus cuentas de cheques y/
o fondos fijos, debiendo anexar a las pólizas los siguientes comprobantes:
Factura original (de acuerdo al Artículo 29 y 29A del Código Fiscal de la Federación), en
caso de ser causantes menores se aceptara copia de la factura.
Estos comprobantes deberán de ser expedidos a nombre del I. N. I. F. A. P. y el domicilio
fiscal debe ser Serapio Rendón # 83, Colonia San Rafael C.P. 06470 México, D.F. con R. F.
C. INI960412HUA.
En caso de tratarse de un servicio, deberán anexar solicitud, orden de servicio
debidamente validada presupuestalmente.
En el caso de Adquisiciones deberán anexar copia de la solicitud de compra debidamente
validada presupuestalmente y copia del pedido observando los montos establecidos por la
Dirección de Recursos Materiales.
En el caso de las comisiones oficiales deberán anexar el formato único de comisión y los
soportes correspondientes de acuerdo a las políticas y Lineamientos para el pago de viáticos
vigente.
Las conciliaciones bancarias se realizaran en forma mensual, en virtud de que estas forman parte
del soporte financiero.
3.2 Registros Contables de Unidades Administrativas
Los CENID’s, la Dirección de Recursos Financieros y Oficinas Centrales efectuarán sus registros
contables y presupuestales de su propia operación.
Los Centros de Costo podrán efectuar los registros contables y presupuestales de las Unidades de
Costo de su zona de influencia que no cuenten con la infraestructura para realizarlos.
3.3 Registro Comprobatorio de la Adquisición de Bienes y Servicios.
Las adquisiciones de bienes y servicios contempladas en las partidas del gasto cuyo monto rebase
el importe de $ 1,000.00 (Un Mil pesos 00/100 MN), deberán de contar con el soporte documental
siguiente: factura, alta almacenaría en su caso, copia de solicitud de compra y/o servicio pedido.
Las facturas que amparan la adquisición de bienes de inversión deberán turnarse de manera
mensual al área de recursos materiales para su resguardo.
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Cuando el monto de la partida de gasto no rebase la cantidad de $ 1,000.00 (Un mil pesos 00/100
MN), se registrará directamente al gasto, aún cuando la suma de todas las partidas que estén
contempladas dentro del pedido o factura exceda la cantidad mencionada. En el caso de oficinas
centrales el monto será de $ 5,000.00 (Cinco mil pesos 00/100 MN).
Los Centros de Costo podrán adquirir bienes y servicios con cargo a las unidades de costo a través
de la Cuenta 7102.- Remesas Locales en Tránsito corriendo los asientos financieros y
presupuestales correspondientes.
Cuando las Adquisiciones de equipo sean delegadas por la Dirección de Recursos Materiales a los
Centros de Costo, estas se realizarán en la Dirección de Administración Regional o en las Unidades
de Costo, dependiendo del monto por partida de gasto de inversión, registrándose contablemente al
Activo Fijo y a las cuentas presupuestales correspondientes.
El equipo adquirido por los Centros de Costo para su distribución a las Unidades de Costo, se
realizara en base en remisiones y resguardos, sin efectuarse registros presupuestales por el envío
de este equipo a las Unidades de Costo. El envío se registrará contablemente con cargo en rojo en
la cuenta de Activo fijo correspondiente, abonando a la cuenta 7104.- Remesas de Activo Fijo.
La distribución del equipo de la Dirección de Recursos Materiales a los Centros de Costo se
efectuará a través de remisiones, corriéndose el asiento contable de salidas de Oficinas Centrales.
En forma simultánea se realizarán las altas del equipo en las citadas direcciones por medio del
proceso paralelo, utilizando la cuenta 7104.- Remesas de Activo.
3.4 Registro de radicación de recursos.
El envío de remesas de efectivo se realizará directamente a los Centros de Costo a través de la
cuenta de enlace 7101.- Remesas de Coordinación Nacional. El registro contable tanto del envío de
remesas, como de la recepción en los centros de costo será de manera simultánea.
La distribución de fondos de los Centros de Costo a Unidades de Costo para cubrir los gastos del
capítulo 1000, se efectuara por medio de traspasos bancarios, registrándose contablemente de
manera simultanea a través de la cuenta de enlace 7102.- Remesas Locales en Tránsito.
3.5 Conciliación
Los centros de costo recibirán mensualmente la impresión del estado de la cuentas de enlace 7101.Remesas de Coordinación Nacional, 7104.- Remesas Locales en Tránsito, 7105.- Remesas de
Recursos Propios, con la finalidad de que se efectúe la conciliación correspondiente, y no existan
partidas pendientes de corresponder al cierre de cada mes.
3.6 Remanentes y reintegros de ejercicios anteriores.
Los Centros de Costo registrarán los remanentes y reintegros de años anteriores, cargando a la
cuenta de 1101.- Bancos, y abonando a la cuenta de 7103.- Remanentes y reintegros de ejercicios
anteriores.
Por el envío del recurso a la dirección de recursos financieros, se capta el recurso cargando a la
cuenta 7103.- Remanentes y reintegros de ejercicios anteriores y abonando a la cuenta 1101.-
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Bancos, debiendo informar el motivo que lo originó, a qué ejercicio fiscal corresponde, así como las
partidas presupuestales. El registro contable de la Dirección de Recursos Financieros al captar el
recurso será cargo a 1101.- Bancos con abono a la cuenta 2107.- Rendimientos captados y
enterados (subcuenta años anteriores),
El registro contable por el entero a la Tesorería de la Federación, será cargando a la cuenta 2107.Rendimientos captados y enterados (subcuenta años anteriores) con abono a 1101.- Bancos.
3.7 Registro de Ingresos Propios
Los ingresos propios que se soporten mediante la expedición de facturas se registrarán
contablemente, si es pagada, cargando a la cuenta 1101.- Bancos.
Cuando queda pendiente el pago, se registrara a la cuenta 1103.- Documentos por cobrar, con
abono a en la cuenta 4101.- Ingresos Propios, utilizando como tercer y cuarto nivel las siguientes
sub-sub-sucuentas y sub-sub-sub-subcuentas
01.- Autogenerados (Tercer Nivel)
01.- Ventas
(Cuarto Nivel)
02.- Servicios
“
03.- Cuotas y Aportaciones
“
04.- Otros Productos y Servicios
“
02.- Externos
01.- Proyectos
02.- Servicios
(Cuarto Nivel)
“
“
La cuenta de enlace para el envío de los ingresos propios y las remesas correspondientes será la
cuenta 7105.- Remesas de Recursos Propios.
3.8 Traspaso de Equipo
Los traspasos de equipo usado que se requieran realizar entre los Centros de Costo,
invariablemente se llevaran a cabo través de la Dirección de Recursos Materiales, y se registrarán
contablemente utilizando la cuenta 7104.- Remesas de Activo Fijo, soportando el envío con la nota
de remisión correspondiente, copia de la factura, y traspasando las depreciaciones, reevaluaciones
de la depreciación y la reevaluación del bien o bienes.
3.9 Patrimonio
Los Centros de Costo y Unidades de Costo deberán abonar a la cuenta 3101.- Patrimonio por
incrementos al activo lo derivado de transferencias, donaciones, y nacencias en el transcurso del
ejercicio fiscal, y al cierre del ejercicio por el saldo de la cuenta 3102.- Superávit por reevaluación,
3106.- Superávit por venta de activo fijo, y cargar por los decrementos al activo fijo los derivados de
transferencias, donaciones, muerte de semovientes y siniestros, y al cierre del ejercicio por el saldo
de la cuenta 4205.-Costo Depreciación y amortización del ejercicio.
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3.10 Venta de Activo Fijo
El registro de la venta de activo fijo se efectuará en las Unidades de Costo, con base en la nota de
crédito enviada por el departamento de recursos materiales y el ingreso por la venta del bien.
El registro contable se realizará siguiendo el siguiente: ejemplo:
Precio de venta
Depreciación acumulada
Valor en Libros
Revaluación de Activo Fijo
Revaluación de la Depreciación Acumulada
150
50
100
10
5
CUENTA
BANCOS
DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE ACTIVO FIJO
ACTIVO FIJO
SUPERÁVIT POR VENTA DE ACTIVO FIJO
REVALUACIÓN DE ACTIVO FIJO
REVALUACIÓN DE LA DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE ACTIVO
FIJO
SUPERÁVIT POR REVALUACIÓN
SUMAS IGUALES
DEBE
150
50
HABER
100
100
10
5
10
215
5
215
3.11 Reexpresión de Estados Financieros: Aplicación de la norma de información financiera
NIF-06 BIS “A”.
De conformidad con el Manual de Contabilidad Gubernamental del Subsistema del Sector
Paraestatal, emitido por la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión
Pública de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, el INIFAP, como Organismo Público
Descentralizado, esta obligado a reconocer los efectos de la inflación en su información financiera,
según el apartado: D) Entidades con fines no lucrativos.
Para reconocer los efectos de la inflación, se deberán actualizar mensualmente mediante el uso de
factores derivados del Índice Nacional de Precios al Consumidor, elaborado por el Banco de México.
3.12 Archivo de Documentación Contable
Los Centros de Costo, las Unidades de Costo y la Dirección de Recursos Financieros, deberán de
resguardar su documentación contable de la siguiente forma:
Archivo contable.- Constituye el conjunto de documentación original, consistente en pólizas,
documentación soporte, balanzas de comprobación, libros diario, auxiliares, conciliaciones
bancarias y de cuenta de enlace, estados de cuenta, catálogos de cuenta, guía
contabilizadora, expedientes de cierre, dictámenes de estados financieros así como los
archivos electrónicos de contabilidad y los documentos emitidos por la dependencia en los
que se tenga que entregar el original, como es el caso de facturas o avisos de cargo o
débito.
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Centro Contable.- Es la unidad administrativa que en el desempeño de sus atribuciones
registra la información contable, financiera, presupuestaria, económica, fiscal y de auditoria
(Centros de Investigación de Regional, Centros de Costo, CENID’s, Oficinas Centrales y
Coordinación Nacional).
Sección de Archivo Contable.- Es el sitio dentro del Centro Contable donde debe
integrarse, clasificarse, colocarse y conservarse durante el ejercicio vigente la
documentación contable y sus documentos soporte, así como la documentación que
ampare la información necesaria para integrar la cuenta de la Hacienda Pública Federal
Unidad Especializada de Archivo Contable.- Es el sitio donde se deberá de conservar la
documentación contable y administrativa. Los Centros de Costo y Unidades de Costo,
archivaran de manera mensual en registradores, separando pólizas de egreso, ingreso
diario y de egreso por inversión con su documentación soporte respectivo. En el lomo del
registrador se indicara el mes, tipo de póliza y número de pólizas que contiene. Los
registradores se colocaran en estantes por mes, comenzando de izquierda a derecha hasta
terminar un entrepaño, y de arriba hacia abajo, se resguardaran por cinco años las pólizas
del ejercicio de gasto. Tratándose de pólizas relacionadas con el fincamiento de
responsabilidades, denuncias ante el ministerio público, litigios pendientes el tiempo de
guarda se computará a partir del termino del ejercicio en el que se otorgue la resolución o
finiquito, así como las pólizas que ampare las inversiones de activos fijos y obras públicas,
se deberán de conservar por un período de doce años.
Las facturas originales por concepto de obre pública deberán ser resguardadas por
la dirección y o departamentos de recursos materiales.
3.13 Aspectos Fiscales
El INIFAP como Organismo Público Descentralizado de la Administración Pública Federal tributa
bajo el Titulo III de la Ley de ISR “Personas Morales No Contribuyentes” En su carácter de retenedor
puro, esta obligado por el régimen fiscal a retener las siguientes contribuciones:
Impuesto sobre la Renta de los ingresos por salarios y en general por la prestación de un
servicio personal subordinado.
Impuesto sobre la Renta de los ingresos por arrendamiento y en general por otorgar el uso
o goce temporal de inmuebles.
Retenciones al Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores al servicio
del Estado (ISSSTE).
Retenciones del IVA al transporte.
Retenciones por honorarios y en general por la prestación de servicios personales
independientes IVA e ISR.
Retenciones a personas físicas por compras o prestación de servicios en operaciones
mayores a $ 2000.00.
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y Sistemas
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Recursos Financieros
Autorización
Día
Mes
Año
20
12
2006
Página
31
Los Centros de Costo y Unidades de Costo vigilaran el cumplimiento de sus obligaciones de
carácter impositivo a nivel estatal, como es el caso del Impuesto sobre Nómina.
3.14 PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE FONDOS DE LA
DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
Responsable
Número
Centro de Costo
1
2
3
Descripción
INICIO
Ingresa al Sistema Bancario y verifica la recepción
de fondos conforme al calendario originalmente
autorizado.
Tipifica los recursos recibidos y elabora póliza de
ingreso para su registro en el SINCOPT.
Efectúa registro en el sistema y archiva póliza para
consultas posteriores.
FIN
Coordinación de Administración
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Manual para la Administración de los
Recursos Financieros
Autorización
Día
Mes
Año
20
12
2006
Página
32
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DE LAS CUENTAS
REMESAS COORDINACIÓN NACIONAL
Responsable
Número
Dirección de Recursos
Financieros
Departamento de Contabilidad
Consolidación Contable
Centro de Costo
1
2
Unidad de Costo
3
4
4.1
5
Dirección de Recursos
Financieros
Departamento de Contabilidad
Consolidación Contable
6
Descripción
INICIO
Genera los auxiliares mensuales de la cuenta de
enlace, y las envía a las unidades y Centros de
Costo.
Recibe de la Dirección de Recursos Financieros la
integración de las cuentas de enlace:
7101.- Remesas Coordinación Nacional,
7105.- Remesas de Recursos Propios a nivel de
capitulo de gasto y
7104.- Remesas de Activos Fijos, la relación de los
bienes traspasados a nivel de cuenta contable.
Elabora la conciliación de saldos, verificando que no
existan partidas pendientes de corresponder.
En caso de existir diferencias, verifica con la
Dirección de Recursos Financieros el origen de
dichas partidas, procediendo a elaborar la póliza de
corrección.
Modifica registros y notifica a la Dirección de
Recursos Financieros.
De no existir diferencias, elabora la conciliación sin
partidas pendientes de corresponder.
Notifica a la Dirección de Recursos Financieros del
cierre definitivo del periodo.
Revisa balanza, afecta registros y archiva para
consultas posteriores.
FIN
Coordinación de Administración
y Sistemas
Manual para la Administración de los
Recursos Financieros
Autorización
Día
Mes
Año
20
12
2006
Página
33
PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE LOS GASTOS A
COMPROBAR EN LOS CENTROS Y UNIDADES DE COSTO
Responsable
Número
Encargado de Proyecto
1
Centro de Costo y Unidad de
Costo
2
2.1
Encargado de Proyecto
2.2
Centro de Costo y Unidad de
Costo
3
Encargado de Proyecto
4
4.1
Centro de Costo y Unidad de
Costo
5
5.1
5.2
Encargado de Proyecto
6
Centro de Costo
Unidad de Costo
7
Descripción
INICIO
Derivado de sus necesidades de operación, solicita
recursos para gastos a comprobar.
Recibe y analiza solicitud.
Si no es procedente, la solicitud se devuelve con
observaciones al encargado del proyecto.
Recibe, solventa observaciones, corrige y reinicia
trámite (actividad Núm. 1).
Si es procedente, recaba autorización, elabora
cheque, registra en el sistema, obtiene póliza de
egresos y entrega cheque al encargado del
proyecto.
Recibe cheque, efectúa el gasto y presenta
comprobación.
De no utilizar los recursos, devuelve cheque
mediante oficio para su descargo contable.
En el caso de que el encargado del proyecto no
haya utilizado los recursos, recibe la comprobación
y/o oficio de devolución de cheque.
Si la comprobación del gasto no es procedente,
solicita las aclaraciones al encargado del proyecto.
Cuando no se ejerce el recurso, cancela cheque y
descarga contablemente de deudores diversos.
Recibe, realiza aclaraciones y reinicia trámite
actividad número 5.
Si la comprobación del gasto es procedente,
elabora la hoja de codificación para ejercer el
presupuesto, registra en sistema y archiva para
consultas posteriores.
FIN
Coordinación de Administración
y Sistemas
Manual para la Administración de los
Recursos Financieros
Autorización
Día
Mes
Año
20
12
2006
Página
34
PROCEDIMIENTO: DISPERSIÓN DE FONDOS A UNIDADES
DE COSTO
Responsable
Número
Centro de Costo
Descripción
INICIO
Verifica saldos en bancos, identifica el recurso
recibido, y por medio del sistema de Banca
Electrónica, envía los fondos de operación en base
a los calendarios originalmente autorizados.
Elabora pólizas de egresos, y las registra en el
SINCOPT.
Por conducto del sistema de Banca Electrónica,
envía los fondos para el pago líquido de la nómina
más los pasivos locales en base a la misma.
Elabora póliza de egresos y la registra en el
SINCOPT.
Por conducto del sistema de Banca Electrónica,
envía los fondos no programables que se originen.
Elabora póliza de egresos y registra en SINCOPT.
FIN
1
2
3
4
5
6
PROCEDIMIENTO: PAGO DE NÓMINA Y PASIVOS
Responsable
Centros de Costo
Unidades de Costo
Número
Descripción
INICIO
Emite nómina y recibos originales, procediendo a su
pago a los trabajadores. Liquida los pasivos locales
a favor de las instituciones de seguridad social,
cuotas sindicales y otros.
2
Revisa y elabora el registro contable en el sistema
SINCOPT.
FIN
PROCEDIMIENTO: COMPRA DE BIENES DE CONSUMO
POR EL CENTRO DE COSTO PARA UNIDADES DE COSTO
1
Responsable
Número
Unidad de Costo
1
2
Centro de Costo
3
Descripción
INICIO
Con base en sus necesidades de operación, solicita
la compra de bienes de consumo al Centro de
Costo.
Recibe solicitud, verifica disponibilidad
presupuestal, elabora requisición de compra,
pedido, vales y cheque.
Compra los bienes solicitados y los entrega al
solicitante correspondiente.
FIN
Coordinación de Administración
y Sistemas
Manual para la Administración de los
Recursos Financieros
Autorización
Día
Mes
Año
20
12
2006
Página
35
PROCEDIMIENTO: COMPRA DE BIENES DE CONSUMO EN
UNIDAD DE COSTO
Responsable
Número
Encargado de Proyecto
1
Unidad de Costo
2
Jefatura de Campo
Experimental
Unidad de Costo
3
Descripción
INICIO
Con base en sus necesidades de operación, solicita la
compra de bienes de consumo.
Recibe solicitud, verifica disponibilidad presupuestal,
elabora requisición de compra, pedido y cheque, turna
para autorización al Jefe de Campo.
Recibe, otorga autorización y devuelve a la Unidad de
Costo.
Compra los bienes solicitados y los entrega al
encargado del proyecto.
FIN
4
PROCEDIMIENTO: REINTEGRO DE GASTOS NO
REALIZADOS
Responsable
Número
Centro de Costo
1
2
Unidad de Costo
3
Centro de Costo
4
5
Descripción
INICIO
Debido de su acceso al sistema contable, detecta
los gastos no efectuados en sus Unidades de
Costo.
Solicita reintegro de recursos a sus Unidades de
Costo.
Recibe, identifica recursos, deposita en bancos y
turna ficha de depósito.
Recibe ficha de depósito, verifica saldo en bancos y
elabora documento de reintegro presupuestal.
Registra en el SINCOPT la póliza de ingresos, que
archiva junto con el reintegro presupuestal y la ficha
de depósito, para consultas posteriores.
FIN
Coordinación de Administración
y Sistemas
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Recursos Financieros
Autorización
Día
Mes
Año
20
12
2006
Página
36
PROCEDIMIENTO: TRASPASO DE BIENES EN CENTROS
DE COSTO
Responsable
Número
Unidad de Costo
1
Centro de Costo
2
2.1
2.2
Unidad de Costo
3
Centro de Costo
4
Descripción
INICIO
Con base a sus necesidades de operación, solicita
al Centro de Costo el bien necesario.
Recibe solicitud, revisa y verifica con la Unidad de
Costo emisora la vialidad del traspaso solicitado.
Si no procede el traspaso, notifica mediante oficio a
la Unidad de Costo receptora del bien.
Si es procedente, elabora nota de remisión, y turna
instrucciones a la Unidades de Costo emisora y
receptora, a fin de que se efectúe el traspaso y
recepción del bien solicitado.
Reciben instrucciones correspondientes sobre el
traspaso del bien, requisita nota de remisión
mediante firma autógrafa de conformidad, y notifica
mediante oficio al Centro de Costo la conclusión del
proceso.
Recibe y revisa que la nota de remisión esté
debidamente requisitaza. Afecta registros en el
SINCOPT. Archiva para consultas posteriores.
FIN
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIONES BANCARIAS
Responsable
Centros de Costo y Unidades
de Costo
Número
Descripción
1
INCIO
Imprime sus auxiliares contables de bancos de cada
una de las cuentas.
2
3
4
Compara por cada una de sus cuentas bancarias
los movimientos de sus auxiliares de bancos y su
conciliación anterior contra el estado de cuenta
bancario. Determina diferencias y las detalla en la
conciliación.
Procede a la depuración de partidas pendientes.
Elabora la póliza por las partidas que procedan
corresponder. En caso de que exista alguna partida
que no sea procedente, solicita la aclaración a la
institución bancaria que corresponda.
Elabora expediente de conciliación donde archiva
la, conciliación, el auxiliar de la cuenta bancaria, el
original de estado de cuenta, y la conciliación
anterior para futuras consultas.
FIN
Coordinación de Administración
y Sistemas
Manual para la Administración de los
Recursos Financieros
Autorización
Día
Mes
Año
20
12
2006
Página
37
PROCEDIMIENTO: INTERESES GENERADOS POR
CUENTAS PRODUCTIVAS O INVERSIONES
Responsable
Número
Dirección de Recursos
Financieros
1
1.1
Institución Bancaria
Dirección de Recursos
Financieros.
1.2
2
3
Secretaría de Hacienda Y
Crédito Público (Tesorería de
la Federación)
Dirección de Recursos
Financieros
4
5
Descripción
INCIO
Recibe estados de cuenta del banco y las verifica.
De no ser procedente, solicita aclaraciones al banco
correspondiente.
Aclara cifras e informa (reiniciando en la actividad
Núm. 2).
Ingresa a caja, registra en el sistema y obtiene
póliza de ingreso.
Sólo cuando se trate de recursos fiscales, entera a
la Tesorería de la Federación sobre los intereses
generados. En su caso de cuentas de ingresos
propios, se constituyen en ingresos y no se enteran
a la TESOFE.
Recibe entero. Expide recibo oficial que entrega a la
Dirección de Recursos Financieros.
Recibe, registra en el sistema y obtiene de éste la
póliza de diario. Archiva dicha póliza con le recibo
para consultas posteriores.
FIN
PROCEDIMIENTO: CARGOS BANCARIOS
Responsable
Dirección de Recursos
Financieros, Centros y
Unidades de Costo.
Número
1
1.1
Institución Bancaria
Dirección de Recursos
Financieros, Centros de Costo
1.2
2
3
Descripción
INICIO
Recibe estados de cuenta del banco y verifica.
En caso de no ser procedente, solicita aclaración a
la institución de crédito.
Aclara cifras e informa (reiniciándose en la actividad
Núm. 2).
De ser procedente, elabora relación de cargos
bancarios.
Registra en el sistema y obtiene póliza de egresos
que archiva con papeles de trabajo.
FIN
Coordinación de Administración
y Sistemas
Manual para la Administración de los
Recursos Financieros
Autorización
Día
Mes
Año
20
12
2006
Página
38
PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE BIENES DONADOS
Responsable
Coordinación de Investigación
Innovación y Vinculación,
Centros y Unidades de Costo.
Número
1
2
Centros y Unidades de Costo
3
4
4.1
4.2
5
Descripción
INICIO
Recibe aportaciones en especie, basado en
convenios de Coordinación institucional con
organismos nacionales e internacionales.
Notifica a la unidad de administración de su
competencia las fechas de entrega y tipo de bienes
que serán entregados.
Recibe oficio de notificación de aportación de
bienes en especie. Revisa y recibe dichos bienes en
la fecha de entrega.
Cuantifica y actualiza el tipo de bienes aportados en
especie.
Si son bienes de activo fijo recaba factura original,
elabora nota de débito por el monto total de los
bienes y el resguardo correspondiente para su
registro correspondiente para su registro y control
en el sistema (SINCOPT).
Si son bienes de consumo, elabora nota de débito y
vale de entrega o resguardo, si se trata de
semovientes para proyectos de investigación.
Registra en el sistema y obtiene póliza de diario que
archiva para consultas posteriores.
FIN
PROCEDIMIENTO: COMPRA DE BIENES DE CONSUMO EN
EL CENTRO DE COSTO
Responsable
Número
Encargado del Proyecto
1
Centro de Costo
2
Dirección del CIR
3
Centro de Costo
Descripción
INICIO
Con base en sus necesidades de operación, solicita
la compra de bienes de consumo al Centro de
Costo.
Recibe solicitud, elabora la requisición de compra,
pedido, cheque. Turna su autorización al Director
del Centro de investigación regional.
Recibe y otorga visto bueno mediante firma
autógrafa y devuelve para su trámite.
Recibe compra de los bienes solicitados y los
entrega al solicitante.
FIN
Coordinación de Administración
y Sistemas
Manual para la Administración de los
Recursos Financieros
Autorización
Día
Mes
Año
20
12
2006
Página
39
PROCEDIMIENTO: TRASPASO DE BIENES DE OFICINAS
CENTRALES A CENTROS DE COSTO
Responsable
Número
Centro de Costo
1
2
Dirección de Recursos
Materiales
3
4
Centro de Costo
5
Dirección de Recursos
Financieros y Subdirección de
Contabilidad
6
Descripción
INICIO
Con base a sus necesidades de operación, acuerda
con la Coordinación de Administración y Sistemas la
transferencia de bienes.
Comunica autorización de transferencia a la
Dirección de Recursos Materiales de la
Coordinación de Administración y Sistemas.
Recibe comunicado, elabora nota de remisión y
efectúa el traspaso.
Turna copia de la nota de remisión a la Dirección de
Recursos Financieros para que afecte a la cuenta
de activo correspondiente.
Recibe el bien motivo de la transferencia con nota
de remisión. Afecta el registro en la cuenta de activo
correspondiente y a la cuenta de enlace.
Recibe copia de la nota de remisión. Verifica que
este debidamente requisitaza. Elabora póliza de
diario y afecta al activo fijo correspondiente y a la
cuenta de enlace.
FIN
PROCEDIMIENTO: ALTAS DE ACTIVO DE BIENES NO
INCORPORADOS
Responsable
Número
Centros y Unidades de Costo
1
2
3
Descripción
INICIO
Localiza bienes fuera de la contabilidad y formula
acta administrativa para hacer constar el origen del
bien.
Elabora nota de débito, resguardo y tarjeta de
control del bien.
Formula póliza de diario, registra contablemente y
archiva para consultas posteriores.
FIN
Coordinación de Administración
y Sistemas
Manual para la Administración de los
Recursos Financieros
Autorización
Día
Mes
Año
20
12
2006
Página
40
GLOSARIO DE TERMINOS FINANCIEROS
A
ACREEDOR
Es aquel que tiene acción y derecho para exigir a la entidad el cumplimiento de alguna obligación
económica o financiera.
ADEUDO DE EJERCICIOS FISCALES ANTERIORES (ADEFAS)
Conjunto de obligaciones contraídas, registradas y autorizadas dentro de las asignaciones
presupuestarias, pero que no fueron liquidadas a la terminación o cierre del ejercicio
correspondiente.
ADQUISICION
Acto o hecho en virtud del cual una persona obtiene el dominio o propiedad de una cosa - mueble o
inmueble - o algún derecho real sobre ella. Puede tener efecto a titulo oneroso o gratuito; a titulo
singular o universal.
AFECTACION
Es la limitación y condiciones que se imponen por la aplicación de una ley al uso de un predio o un
bien particular o federal, para destinarlos total o parcialmente a obras de utilidad pública.
AFECTACION PRESUPUESTARIA
Es el documento que sirve como instrumento para adecuar o modificar el presupuesto de Egresos
de la Federación. Según el tipo de clave presupuestaria que afecte, puede ser: automática o no
automática; según el movimiento que produzca, puede ser: adición, ampliación y reducción.
AMPLIACION COMPENSADA
Es el aumento a la asignación de una clave presupuestaria, proveniente de una reducción por igual
suma de una o varias claves presupuestarias de la misma unidad, que no altera el total de su
presupuesto.
AMPLIACION LIQUIDA
Es el incremento a la asignación de una clave presupuestaria que aumenta el presupuesto total de
una entidad; por su procedencia, puede ser derivado de una reducción a la asignación de una o
varias claves presupuestarias de otras entidades o de un aumento en los ingresos; en este último
caso implica también un incremento al Presupuesto de Egresos de la Federación.
AMPLIACION PRESUPUESTARIA
Es la modificación en aumento que se hace a las asignaciones originales de una clave
presupuestaria ya existente, las cuales pueden ser líquidas o compensadas.
ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
Es el estudio elaborado por cada ramo presupuestario, que se envía a la Secretaría de Hacienda y
Crédito Público, para su evaluación. Contiene las propuestas de los ramos y sirve de base para
formular el Proyecto de Presupuesto del año siguiente.
Coordinación de Administración
y Sistemas
Manual para la Administración de los
Recursos Financieros
Autorización
Día
Mes
Año
20
12
2006
Página
41
ASIGNACION
Es el importe previsto en partidas, presupuestarias destinadas a sufragar las erogaciones que
según el objeto del gasto les corresponden.
ASIGNACION MODIFICADA
Es el monto de la asignación original o adición de una clave presupuestaria más o menos las
aplicaciones o reducciones autorizadas a una fecha determinada.
ASIGNACION NETA
Es el importe modificado de la asignación original o de una adición presupuestaria referente a la
clave, obteniéndose mediante la siguiente fórmula: Asignación Neta igual a Asignación Original o
Adición Presupuestaria más aplicaciones, menos reducciones.
ASIGNACION ORIGINAL
Es la asignación consignada en el Presupuesto de Egresos de la Federación, aprobada por el
Congreso de la Unión.
ASIGNACION PRESUPUESTARIA
Es la determinación de los recursos financieros destinados a sufragar las erogaciones que según el
objeto del gasto corresponden a cada nivel programático.
B
BALANCE GENERAL, HOY ESTADO DE POSICION FINANCIERA
Es el documento por el que se muestra la situación financiera de una organización o sociedad, a
una fecha determinada.
BALANZA DE COMPROBACION
Es simplemente una lista de los nombres de las cuentas y de los saldos en cada una de ellas.
Contiene una fecha determinada en el que se hacen figurar los saldos deudores en una columna, y
los saldos acreedores en otra. La formulación de la balanza de comprobación sirve para los
siguientes fines principales: mostrar si se ha conservado igualdad entre débitos y créditos; aportar
una trascripción conveniente de los números registrados en el Libro Mayor, base para los asientos
de ajuste y de cierre, así como para formular los estados financieros.
BIEN
Todo aquello que puede ser objeto de apropiación, empleado para satisfacer alguna necesidad.
Cosas o derechos susceptibles de producir beneficios de carácter patrimonial.
BIENES DE CONSUMO
Son aquellos que por su naturaleza y finalidad de servicio son considerados como insumos o
materias primas del proceso productivo, que pueden o no tener un uso constante y duradero.
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Recursos Financieros
Autorización
Día
Mes
Año
20
12
2006
Página
42
BIENES INMUEBLES
Son aquellos bienes arraigados que por su propia naturaleza no se pueden trasladar de un lugar a
otro sin, deterioro o sin alteración de su forma o sustancia, o los que son considerados como tales
por la ley.
BIENES MUEBLES
Son objetos susceptibles de ser trasladados sin que se deterioren o se modifique ni afecte su forma
o sustancia. Lo son por su naturaleza o por disposición de la ley.
C
CADUCIDAD
Periodo en el cual las cualidades de los recursos financieros y materiales se modifican, perdiendo
la oportunidad o las características que los hacían aprovechables para un fin predeterminado.
Extinción de la vigencia de: derechos, facultades, recursos, procedimientos o impugnaciones sobre
actos administrativos o judiciales.
CALENDARIO DE PAGOS
Es el programa de administración de fondos por meses, trimestres, semestres o años, según las
necesidades; se puede presentar por clave presupuestaria, partidas, conceptos, capítulos o por el
total de la entidad.
CANCELAR
Es la acción por medio de la cual se deja sin efecto un acto formalmente convenido, un escrito o
una acción comprometida a futuro. También se aplica en escrituras públicas o documentos que
sufren efectos legales, para anular renglones o partes de ellos o dejar sin efecto o usos ulteriores
las estampillas que en ellos se adhieran.
CANCELACION PRESUPUESTARIA
Es la supresión de una clave presupuestaria con todos sus elementos.
CAPITAL SOCIAL
Totalidad de los bienes de una sociedad civil, industrial o comercial. En especial, es el inicial de
bienes con que se constituye y emprende sus actividades.
CAPITULO
Es el elemento presupuestario que agrupa los gastos de características semejantes, de acuerdo
con su naturaleza, constituyéndose en conjuntos homogéneos, claros y ordenados de los bienes y
servicios que el Gobierno Federal adquiere para la consecución de sus objetivos y metas.
Los capítulos de Gasto son:
1000
2000
3000
4000
Servicios Personales
Materiales y Suministros
Servicios Generales
Transferencias
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Recursos Financieros
5000
6000
7000
8000
9000
Autorización
Día
Mes
Año
20
12
2006
Página
43
Bienes Muebles e inmuebles
Obras Públicas
Inversiones Financieras
Erogaciones Extraordinarias
Deuda Pública
CATALOGO
Es un documento que contiene en forma jerarquizada y sistematizada información sobre personas,
recursos materiales y financieros; sucesos o documentos; dicha información está agrupada
conforme a criterios que faciliten su localización en un universo determinado.
CATALOGO DE CLAVES DE DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO
FEDERAL
Es un instrumento de trabajo que auxilia en el proceso de programación-presupuestación, al
señalar quiénes son las entidades ejecutaras y responsables de las actividades del sector público
federal: presenta a dichas entidades con su clave correspondiente en los siguientes grupos
· Poderes de la Unión
· Administración Pública Central
· Órganos Administrativos Desconcentrados
· Organismos Públicos para la Planeación y Programación Local
· Entidades Paraestatales coordinadas sectorialmente
· Entidades Paraestatales no coordinadas sectorialmente
· Organismos autónomos
CATALOGO DE CUENTAS
Es la presentación de todas las cuentas existentes en una institución mediante la asignación de un
número progresivo que facilite su localización y registro.
CENTRO DE COSTO
Se considera como tal a los Centros Regionales, CENID’s, Oficinas Centrales y la Coordinación
Nacional.
CICLO PRESUPUESTARIO
Es un proceso continuo, dinámico y flexible mediante el cual se programa, ejecuta, controla y
evalúa la actividad financiera del Sector Público.
CLAVE
Signo empleado para expresar sintetizadamente ciertas palabras o asuntos, ya sea para abreviar
su escritura o porque no debe trascender su significado. Son elementos fundamentales para la
clasificación en archivos.
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Recursos Financieros
Autorización
Día
Mes
Año
20
12
2006
Página
44
CLAVE PRESUPUESTARIA
Es la representación numérica que sirve para ordenar las categorías programáticas y los elementos
con los que se formula y ejerce el presupuesto conforme a la secuencia determinada por su
estructura, tales como programa, subprogramas; proyecto; unidad responsable; partida; etc..
CODIFICACION
Es la expresión de un procedimiento o de datos en términos en que pueden ser aceptados y
ejecutados por un sistema automático, utilizado en la programación de computadoras.
CODIGO
Conjunto ordenado de letras, números o signos a los que se les señala un valor de identificación
convencional para establecer controles. Conjunto ordenado de preceptos relativos a alguna de las
ramas del Derecho, que es presentado por el Poder Legislativo para su general observancia.
CONCEPTO
Es el elemento presupuestario en que se subdividen los capítulos y que clasifica las erogaciones
afines de acuerdo con el objeto del gasto.
CONTABILIDAD
Comprende toda una serie de principios y técnicas utilizadas en el establecimiento y análisis de las
cuentas que registran tanto los activos, pasivos, capital o patrimonio; ingresos, costos y gastos,
como las asignaciones, compromisos y ejercicios correspondientes a los programas y partidas
presupuestales.
CONTABILIDAD DE COSTOS
Es la técnica de registrar y presentar las operaciones relativas a la producción de bienes y
servicios, por medio de la cual esos registros se convierten posteriormente en un método de
medida y en un medio de control.
CONTABILIDAD FINANCIERA
Es una técnica que, basada en los principios generales de la contabilidad, produce sistemática y
estructuralmente información cuantitativa expresada en dinero, relativa a las transacciones que
efectúa cierta entidad económica.
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
Es el registro sistematizado de las operaciones derivadas de los recursos financieros asignados a
las instituciones de la Administración Pública, orientando a la obtención e interpretación de estados
que muestran su situación patrimonial.
CONTABILIDAD SOCIAL
Es la técnica contable que permite el análisis del desarrollo de una nación, por medio de una
estructura conceptual que muestra en forma sencilla y esquemática los elementos implicados en
una problemática dada, y permite la formación de criterios que coadyuven a resolverla
adecuadamente.
CONTRATO
Es el instrumento usual para formalizar la voluntad y compromiso de las partes que intervienen; por
lo general, se utiliza para la adquisición o venta de productos o como medio para emplear los
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Recursos Financieros
Autorización
Día
Mes
Año
20
12
2006
Página
45
servicios de una persona. El contrato es un instrumento normativo, y como tal, debe precisar en
todo momento las diversas condiciones que las partes contratantes se imponen como obligaciones
y derechos; éstos son acentuados en cláusulas cuyo conjunto norma la actuación de las partes
contratantes durante la vigencia del mismo. También puede decirse que el contrato es un convenio
firmado, en virtud del cual se transfiere una obligación o un derecho.
CONTROL
Proceso cuyo objetivo es la detección de logros y desviaciones para evaluar la ejecución de
programas y acciones y aplicar las medidas correctivas necesarias. La acción de control puede
producirse permanente, periódica o eventualmente durante un proceso determinado o parte de
éste, a través de la medición de resultados.
CONTROL PRESUPUESTARIO
Es un sistema compuesto por un conjunto de procedimientos administrativos mediante los cuales
se vigila la autorización, tramitación y aplicación de los recursos humanos, materiales y financieros
integrantes del gasto público que realice el Gobierno Federal en el desempeño de sus funciones.
D
DEPENDENCIA
Es aquella institución pública subordinada en forma directa al Titular del Poder Ejecutivo Federal en
el ejercicio de sus atribuciones y para el despacho de los negocios del orden administrativo que
tiene encomendados. Las dependencias de la Administración Pública Federal son las secretarias
de Estado, los departamentos administrativos y la Procuraduría General de la República, según lo
establece la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. También se les ha dado en llamar
dependencias de Estado o dependencias del Gobierno Federal.
E
ENTIDAD
Ente o realidad, asociación de personas para llevar a cabo una determinada actividad reconocida
jurídicamente.
ECONOMIA PRESUPUESTARIA
Remanentes de montos presupuestarios que no fueron ejercidos durante un período
presupuestario, o diferencia de menos entre la asignación definitiva y el gasto ejercido.
EJECUCION DEL GASTO
Es la acción o manera de emplear el dinero, de acuerdo con lo programado o las necesidades que
es preciso satisfacer.
EJERCICIO PRESUPUESTARIO
Periodo para realizar las actividades, las obras y los servicios públicos previstos en los programas a
cargo de las unidades administrativas que en el presupuesto se señalan.
EJERCIDO
Es la autorización de pago del importe de las obligaciones a cargo del Gobierno Federal, mediante
el registro ordenado por la Secretarla de Programación y Presupuesto de los documentos
justificantes respectivos.
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EJERCIDO COMPROMETIDO
Son los montos de los bienes obtenidos o servicios devengados y convenidos previamente con
documentos presupuestarios (pedidos, contratos, etc.).
EJERCIDO NO COMPROMETIDO
Son los montos de los bienes obtenidos o servicios devengados, sin que previamente existiera
compromiso mediante documentos presupuestarios.
EROGACION EXTRAORDINARIA
Gasto que se realiza en los egresos que por su naturaleza no pueden precisarse con detalle en el
momento de formular el Presupuesto.
EROGACION RECUPERABLE
Es la entrega en efectivo efectuada durante el ejercicio, por concepto de préstamos al personal,
sindicato y otras entidades, es]- como para la compra de valores financieros de realización
inmediata y depósitos de garantía, entre otros.
ESTADO DE INGRESOS Y EGRESOS
Es el resumen de los ingresos obtenidos y los gastos ocurridos en un período contable en las
entidades u organismos estatales, municipales o de servicio social, y también puede denominarse
"estado de recursos y aplicación de fondos". Este estado de movimiento de fondos deriva
esencialmente de un análisis de los distintos conceptos que originaron los ingresos obtenidos y las
erogaciones efectuadas en función de las actividades desarrolladas en un período dado -que
normalmente se refiere a un año-, comúnmente llamado ejercicio. En las empresas de carácter
lucrativo, se conoce como estado de pérdidas y ganancias.
ESTADO FINANCIERO
Documento que designa la situación económica y los resultados netos de una institución en un
período determinado, y que permite efectuar un análisis comparativo de la misma.
ESTRUCTURA PRESUPUESTARIA
Es el conjunto de elementos que rigen la clasificación, el ordenamiento y, la presentación de¡
presupuesto.
ESTRUCTURA PROGRAMATICA
Es el conjunto de programas y subprogramas de una dependencia estructurados en función de los
objetivos y metas fijadas presupuestalmente.
F
FLEXIBILIDAD DEL PRESUPUESTO
Es el principio que está relacionado con la etapa de ejecución del presupuesto y consiste
fundamentalmente en ir ajustando su ejecución a las modalidades que se vayan presentando, que
no fueron programadas o, si lo fueron, han variado de la forma concebida; esta flexibilidad permite
cumplir en mayor medida con los objetivos y metas programadas.
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FONDO
Es la asignación que se otorga cada año para el pago de gastos en forma oportuna e inmediata y
que posteriormente se regularan con los tramites necesarios.
FONDO REVOLVENTE
Importe o monto destinado exclusivamente para cubrir gastos urgentes, que posteriormente
deberán cargarse a las partidas presupuestases correspondientes.
G
GASTO CORRIENTE
Es el importe de las erogaciones del sector público que se consumen en el desarrollo propio de las
funciones administrativas y en la prestación de servicios que realiza, además de las transferencias
de consumo que efectúa a otros sectores (estas operaciones no incrementan los activos del
patrimonio de la Nación).
GASTO DE CAPITAL
Es aquella erogación que se traduce en la creación y conservación de activos; su efecto sobre el
desarrollo económico es permanente y de mayor repercusión. Es el gasto destinado a la
adquisición de los bienes de capital, inmuebles y valores, a la construcción de las instalaciones y
para ampliar la capacidad productora, así como el destinado a la conservación y mantenimiento de
dichas instalaciones y los recursos transferidos a otros sectores para los mismos fines.
GASTO DE INVERSION
Es el importe de las erogaciones que realizan las personas físicas y morales con el propósito de
aumentar, conservar y mejorar el capital que les es propio. Los gastos de inversión del sector
público tienden a incrementar y conservar el capital nacional.
GASTO DE OPERACION
Es el monto presupuestal asignado a una entidad para el ejercicio de sus actividades normales,
quedando comprendidos en este concepto los rubros de: Servicios Personales y Prestaciones,
Adquisición de Bienes, Impuestos y Derechos y otras erogaciones.
GASTO DEVENGABLE
Es toda erogación tanto real como virtual que afecta los resultados financieros de una entidad, aun
cuando la operación se realice antes o después del ejercicio.
GASTO IRREDUCTIBLE
Es el gasto mínimo indispensable para que pueda seguir operando una institución. También es
llamado gasto fijo, en virtud de que se mantiene constante, no importando el volumen de
producción siempre que no se rebase la capacidad instalada existente.
GASTO NETO
Es el presupuesto disminuido de las operaciones virtuales y compensadas, es decir, lo que
realmente se va a gastar y que afecta el erario federal.
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GASTO PAGADO
Es la parte del presupuesto ejercido que liquida el Sector Público por conducto de la Tesorería de
la Federación, con base en la documentación del conjunto de sus entidades para llevar a cabo sus
funciones.
GASTO PÚBLICO
Es el total de las erogaciones que efectúa el Gobierno federal, estatal y municipal, así como el
sector paraestatal a través del conjunto de sus entidades para llevar a cabo sus funciones.
CLASIFICACIONES DEL GASTO PÚBLICO
La clasificación administrativa del gasto público tiene por objeto facilitar el manejo y control
administrativo del presupuesto a través de la presentación de los gastos en una forma Institucional,
que puede ser:
·
Clasificación de cuenta doble, Es la que separa los gastos corrientes de los de capital,
incluyéndose dentro de los primeros, aquellos gastos que tienen la característica de que no
significan aumentos en los activos de Estado; y en los segundos, aquellos que si los incrementan,
como la inversión física directa o indirecta, además de la inversión financiera propiamente dicha.
·
Clasificación económica, Es la presentación del gasto por la naturaleza de la transacción, esto
es, con contraprestación o sin ella para fines corrientes o de capital, tipos de bienes y servicios
obtenidos y sector o subsector que recibe transferencias.
·
Clasificación funcional, Es la identificación del gasto público por grupos homogéneos de
actividades del Estado para efectos de análisis económico.
·
Clasificación por objeto del gasto, Es la que divide el gasto en capítulos y tiene como finalidad
dar a conocer los gastos globales de la demanda que realiza el sector público en bienes y servicios,
indispensables para el funcionamiento de la administración.
·
Clasificación de programas y actividades, Es aquella en que se agrupan los gastos según los
programas a realizar y las actividades concretas que deben cumplirse para ejecutar los programas.
Su objetivo en vincular los gastos con los resultados expresados en unidades físicas que se espera
lograr.
·
Clasificación sectorial, Es la que tiene por objeto dar una idea de la magnitud del gasto público según los distintos sectores de la economía- y al mismo tiempo evidenciar el nivel de los distintos
programas que se encuentran en cada uno de los sectores y los objetivos físicos o metas que se
pretenden alcanzar en cada uno de ellos.
GASTO PUBLICO FEDERAL
Es el conjunto de erogaciones que por concepto de gasto corriente, inversión física, inversión
financiera, así como pagos de pasivos o deuda pública, realizan: el Poder Legislativo; el Poder
Judicial; la Presidencia de la República: las Secretarías de Estado y los departamentos
administrativos; la Procuraduría General de la República; el Departamento del Distrito Federal; los
organismos descentralizados; las empresas de participación estatal mayoritaria; los fideicomisos en
los que el fideicomitente sea el Gobierno Federal; el Departamento del Distrito Federal o algunas
de las entidades del sector paraestatal.
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GASTO REGULARIZABLE
Es la asignación original del presupuesto del año en ejercicio, más las modificaciones
presupuestases indispensables para mantener el mismo nivel de actividades de operación
alcanzado por la entidad durante el año anterior al del ejercicio, y continuar con las obras en
proceso.
H
HOJA DE TRABAJO DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO DE EGRESOS
Es el documento de trabajo que se utiliza en las distintas etapas de estudio para la elaboración del
proyecto de presupuesto y que permite manejar las diferentes posibilidades de gastos que éste
pudiera tener.
I
IMPUESTO
Tributo, carga fiscal o prestaciones en dinero y/o especie que fija la ley con carácter general y
obligatorio a cargo de personas físicas y morales, para cubrir los gastos públicos.
INCIDENCIA PRESUPUESTARIA
Es todo suceso que, de alguna forma, afecta al Presupuesto, modificando su estructura prevista.
INFORMACION CONTABLE
Conjunto de datos que se emiten en relación con la situación patrimonial de un organismo.
INFORMACION FINANCIERA
Conjunto de datos que se emiten en relación con las actividades derivadas del uso y manejo de los
recursos financieros asignados a una institución.
INGRESO
Percepción económica o en especie que recibe de diversas fuentes una persona física o moral para
hacer factible su operación o la consecución de sus fines y objetivos. En el sector público, se
identifican cuatro tipos de ingresos: Ingresos brutos ordinarios, ingresos corrientes, ingresos de
capital e ingresos ordinarios brutos.
INGRESOS CORRIENTES
Percepciones provenientes de impuestos y entradas no recuperables, que no provengan de
donaciones o de la venta de tierra, activos intangibles, existencias o activos de capital fijo.
INGRESOS DE CAPITAL
Producto de la venta de activos de capital no financieros, inclusive tierra, activos intangibles,
existencias y activos de capital fijo en edificios, construcciones y equipo, con un valor superior a un
mínimo determinado y utilizable durante más de un año en el proceso de producción.
INMOBILIARIO
Término utilizado para describir todo lo relativo a bienes inmuebles, que también se conocen como
bienes raíces.
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INVERSION PÚBLICA
Es el importe de las erogaciones de las dependencias gubernamentales, organismos
descentralizados y empresas de participación estatal, destinado a la construcción, ampliación,
mantenimiento y conservación de obras públicas; a la exploración, localización, mejoramiento y
conservación de los recursos naturales; a la conservación, mejoramiento y desarrollo de la riqueza
agropecuaria; a la adquisición y conservación de equipos, maquinaria, herramienta, vehículos de
trabajo, utensilios, etc., y en general todos aquellos egresos tendientes a aumentar, conservar y
mejorar el capital nacional.
L
LIBRO AUXILIAR
Registro que sirve para detallar las operaciones que figuran concentradas en los libros principales.
LIBRO DE CONTABILIDAD
Documento en que se asientan las operaciones financieras efectuadas en una organización y que
puede ser de dos tipos: principal y auxiliar; a su vez, los libros principales se clasifican en libro
diario, libro mayor y libro de inventarios y balances.
LIBRO DIARIO
Registro cronológico de las operaciones contables que muestra los nombres de las cuentas a las
cuales se cargan y abonan las cantidades acreditadas, así como cualquier información
suplementaria útil con relación a la transacción que se esta registrando.
LIBRO MAYOR
Registro contable que debe contener, por los menos tantas cuentas como partidas figuran en el
balance general, en el estado de resultados (cuando se trata de empresas lucrativas) o en los
estados de ingresos y egresos (cuando se trata de entidades y organismos de servicio social). En
el Libro Mayor se llevan cuentas individuales o colectivas de los bienes materiales, derechos y
créditos que integran el activo; de las deudas y obligaciones que forman el pasivo; del capital,
superávit y reservas; de los gastos y productos; de las ganancias y pérdidas y, en general, de todas
las transacciones relacionadas con las operaciones de una empresa.
LIBRO PRINCIPAL
Registro contable que por la ley lleva toda organización o sociedad, y que puede ser de tres tipos:
libro diario, libro mayor o libro de inventarios y balances.
LIQUIDEZ
Disposición inmediata de fondos financieros para hacer frente a pagos o a otro tipo de egresos u
obligaciones de una institución.
M
MODIFICACION PRESUPUESTARIA
Traspaso de recursos financieros y asignaciones presupuestarias. Es el cambio de claves,
descripciones o asignaciones del presupuesto de egresos aprobado. Según el movimiento que
produzca puede ser adición, ampliación o reducción.
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N
NIVEL
Es el grado que se establece al jerarquizar u ordenar convencionalmente las distintas partes y
acciones separables de una organización, para efectos de distinguirlas y asignarles
responsabilidades y funciones dentro de un proceso administrativo.
El nivel se determina a través de la medición del grado de complejidad del objeto del trabajo y por
la especialización, aptitudes y actitudes requeridas por la organización.
O
ORGANISMOS PUBLICOS
Se denomina así a las dependencias, entidades, comisiones, juntas patronales y demás
instituciones creadas por la Federación que tengan o administren un patrimonio o presupuesto
formado con fondos o bienes federales.
P
PAGADO
Es la parte de] presupuesto ejercido que líquida, en base en la documentación comprobatoria
correspondiente.
PAGARE
Es un documento por el cual se compromete una persona a pagar a otra o a su orden una cantidad
en determinada fecha.
PARTIDA
Es la parte componente de la clave presupuestada que representa elementos afines integrantes de
cada concepto y clasifica las erogaciones de manera concreta y detallada del bien o servicio que se
adquiere, de acuerdo con el objeto especifico del gasto.
PASIVO
Es la diferencia entre el activo y el capital liquido de una institución y se expresa como las
obligaciones de una persona moral con terceros.
PASIVO ACUMULADO 0 DEVENGADO
Deudas u obligaciones aplicables en un periodo dado y hasta una fecha determinada que pueden
crecer conforme pasa el tiempo, pero de las cuales ninguna parte es exigible sino hasta una fecha
determinada que pueden crecer conforme pasa el tiempo, pero de las cuales ninguna parte es
exigible sino hasta una fecha posterior a la establecida.
PASIVO CIRCULANTE
Pasivo que es exigible en un plazo no mayor de un año.
PASIVO DIFERIDO
Es aquel cuyo tiempo de pago se cambia por un convenio. También se usa para designar los
productos percibidos anticipadamente.
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PATRIMONIO
Es el total de bienes y riquezas que pertenecen a una persona física o moral, a una institución o a
una nación.
PLAN FINANCIERO
Programa ordenado cronológicamente y cuantificado en tiempo y dinero con objeto dé precisar el
desarrollo de las actividades financieras y la disposición de recursos en la institución.
POLIZA CONTABLE
Documento en el cual se asientan en forma individual todas y cada una de las operaciones
desarrolladas por una institución, así como la información necesaria para la identificación de dichas
operaciones.
PRESUPUESTACION
Acciones encaminadas a determinar el costo, en términos monetarios, de los programas,
atendiendo a lineamientos generales que uniformen por parte de las áreas competentes, los
criterios y procedimientos a aplicar para la obtención de dichos costos. Expresión monetaria que
tiene como objeto representar el balance equilibrado de ingresos y gastos para un determinado
periodo de tiempo.
PRESUPUESTO
Estimación programada en forma sistemática de los ingresos y egresos que maneja un organismo
en un periodo determinado de tiempo. Puede considerarse como un plan de acción expresado en
términos monetarios, y cuyo ejercicio abarca generalmente un año de actividad.
PRESUPUESTO EJERCIDO
Utilización que hace cada institución pública de los montos autorizados por la Secretaria de
Hacienda y Crédito Publico, independientemente de la fecha en que ese gasto se pague.
PRESUPUESTO MODIFICADO
Es la asignación original consignada en el presupuesto, más las ampliaciones liquidas, menos las
reducciones a la fecha y pagado.
PROCESO PRESUPUESTARIO
Acción continua, dinámica y flexible, a través de la cual se programa, ejecuta, controla y evalúa la
actividad del Sector Público, en sus dimensiones físicas y financieras.
PROGRAMA
Unidad financiera y administrativa en la que se agrupan diversas actividades con un cierto grado de
homogeneidad respecto del producto o resultado final, a la cual se le asignan recursos humanos,
materiales y financieros con el fin de que produzca bienes o servicios destinados a la satisfacción
total o parcial de los objetivos señalados a una función, dentro del marco de la planeación.
PROGRAMA DE INVERSIONES
Es el conjunto de obras, adquisiciones y demás erogaciones conducentes a la realización de las
inversiones públicas.
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PROYECTO
Tarea planeada que tiene un principio y un fin definibles y que requiere el empleo de uno o más
recursos en cada una de las actividades separadas -pero interrelacionadas- e interdependientes
que deben ejecutarse para alcanzar los objetivos por los cuales el trabajo fue instituido.
PROYECTO DE INVERSION
Conjunto de bases y de estudios que se integran para la realización de una inversión sin que ésta
se haya llevado a cabo. Tiene por objeto evaluar a priori la bondad de la inversión, así como su
factibilidad económica. Sirve de apoyo para formular el programa de inversiones.
PROYECTO DE INVESTIGACION
Tarea planeada que tiene un principio y un fin definibles y que requiere de la aplicación del método
de investigación científica, así como del empleo de uno o más recursos en cada una de las
actividades separadas -pero interrelacionadas- e interdependientes que deben ejecutarse para
alcanzar los objetivos para los cuales el proyecto fue instruido.
PROYECTO DE PRESUPUESTO
Conjunto de documentos que se integran conforme a la ley de presupuesto, Contabilidad y Gasto
Público Federal con el siguiente contenido:
PROYECTO PRELIMINAR DEL PRESUPUESTO
Estudio elaborado por la Secretaria de Hacienda y Crédito Público, para estimar los niveles que
pueda alcanzar el gasto público por entidades, en el Ejercicio Fiscal siguiente. La base de cálculo
del proyecto preliminar es el presupuesto modificado a determinada fecha, complementado con las
regularizaciones de gastos necesarios más los nuevos indispensables.
R
RECURSO PRESUPUESTARIO
Asignación monetaria que hace posible la adquisición y pago de bienes y servicios para la
realización de las actividades que proyecta realizar la institución u organización.
RECURSOS
Son los bienes materiales y financieros, las técnicas con que cuenta y utiliza una institución para
alcanzar sus objetivos y producir los bienes o servicios que son de su competencia.
RECURSOS FISCALES
Es la aportación de las personas físicas y morales para fines públicos; están determinados en la
Ley de Ingresos y se clasifican en: Impuestos, productos, derechos, y aprovechamientos.
REGISTRO
Evidencia o anotación de información sobre hechos, personas, actividades o sucesos que permite
conocer o verificar los datos en forma sistemática.
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REGISTRO CONTABLE
Asiento que se realiza de las actividades relacionadas con el ingreso o egreso del patrimonio para
el desarrollo de actividades de un organismo para alcanzar las metas y objetivos que le son
propios.
REGISTRO PRESUPUESTARIO
Asiento que se realiza de las actividades derivadas de la utilización de los recursos financieros
asignados.
REINTEGROS
Son las bonificaciones a la clave presupuestaria que se hagan a las entidades, notificadas por la
Tesorería de la Federación y oficinas pagadoras, mediante pólizas de operaciones presupuestarias.
REQUISICION
Solicitud o pedido de suministro de recursos específicos para la satisfacción de necesidades
concretas, que firma un funcionario o empleado autorizado y por lo general, se atiende cuando
fueron presupuestados de antemano los recursos financieros para su adquisición.
S
SALDO
Se entiende por saldo la diferencia entre el saldo inicial y movimiento deudor y el movimiento
acreedor o viceversa en los movimientos de una cuenta. Se considera que una partida arroja un
saldo cuando, al restar de la asignación el monto de las cantidades ejercidas y el de los
compromisos legalmente contraídos con cargo a la misma, resulta un remanente suficiente para
cubrir el importe de una nueva obligación.
SISTEMA DE INFORMACION
Registro y procesamiento de los datos más significativos de las actividades de una institución, cuya
finalidad es apoyar y facilitar la adecuada toma de decisiones.
SINCOPT
Sistema Nacional de Contabilidad, Presupuestos y Tesorería, autorizado por la Secretaría de
Hacienda y Crédito Público, para el registro de las operaciones realizadas por el Instituto.
SUBPROGRAMA
Son las partes principales en que se divide un programa, a fin de separar convencionalmente las
actividades y los recursos, con el propósito de facilitar su ejecución y control en áreas concretas de
operación.
T
TECHO FINANCIERO
Es el límite máximo del presupuesto que se asignará a cada unidad presupuestaria de la Institución
(centro de costo), el cual incluye Gasto Corriente y Gasto de Inversión.
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TRAMO DE CONTROL
Se refiere al número de órganos o puestos directamente subordinados a un funcionario o jefe y que
deben ser orientados y supervisados por éste para el desarrollo del trabajo, a fin de obtener los
resultados esperados.
TRANSFERENCIAS
Son los movimientos compensados dentro de la asignación del presupuesto que afectan partidas o
subpartidas del mismo, originados por exigencias del desarrollo de los programas y proyectos.
U
UNIDAD DE COSTO
Se considera como tal a los Campos Experimentales y a las Unidades Administrativas Regionales.
V
VALOR EN LIBROS
Cifras con las que un renglón del activo aparece registrado en libros de contabilidad, ya sea
representen el costo, el costo menos depreciación, parte con la que aparece registrado en los libros
de contabilidad cualquier propiedad, derechos bien crédito u obligación.