Tema 4 Codificacion de los datos

UNIVERSIDAD DE MANAGUA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
CARRERA CONTABILIDAD PUBLICA Y FINANZAS
MATERIA ORGANIZACIÓN Y DISEÑOS CONTABLES
FECHA OCTUBRE 9 DE 2015
TEMA 4 CODIFICACION DE LOS DATOS
4-1 Características básicas de un sistema de codificación
- Precisión del código
Significa que un sistema debe aceptar una sola codificación correcta para cada elemento de
un conjunto, por ejemplo a cada persona que abra una cuenta corriente en un banco, debe
asignársele un solo código el cual debe ser único para esta cuenta. En el caso que nos ocupa
debe ser una consecusión cronológica en las cuentas contables.
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Flexibilidad
Significa que la estructura debe aceptar más elementos en casos de que se necesite agregarlos
-
Conciso
Establece que no se deben adicionar códigos que no tengan relevancia al momento de
identificar un elemento dado.
-
Significativo
Establece que cada elemento debe significar o indicar alguna característica diferencial de la
codificación.
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Operabilidad
Establece que debe facilitar el manejo de los códigos por un sistema de computos.
4-2 Sistemas de codificación
Existen los siguientes sistemas de codificación: secuencial, por bloques, por grupos, alfabético
numérico, nemotécnico, con digito de verificación , de consonantes, fonético, de barra.
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Secuencial, Consiste en la asignación consecutiva de un numero a una lista de
elementos a partir de un numero predeterminado, la ventaja es que es recomendable
para listas cortas, la desventaja es que no se pueden formar grupos para clasificar
elementos
Por bloques, representa una derivación del secuencial, ya que bajo este método los
códigos se asignan secuencialmente.
Por grupos, establece que la codificación secuencial se subdivide en clasificaciones
sucesivas.
Alfabético numérico, Se asigna un código alfabético junto a un código numérico que
tiene en cuenta las características del elemento a codificar.
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Nemotécnico, Es la combinación de números y letras para identificar varias
características a cada uno de los elementos.
Con digito de verificación, Consiste en agregar un numero o letra a una secuencia de
caracteres con base en un algoritmo predefinido.
De consonantes, Consiste en eliminar todas las vocales posteriores a la primera letra
de la palabra.
Fonético, Codifica los elementos de acuerdo a su sonido.
De barras, Es la asignación de líneas y espacios de distintos anchos y que son impresos
a un producto para su identificación.
4-3 Características de un código contable, Todo código contable debe ser diseñado bajo
ciertos parámetros que le permitan cumplir con los requerimientos de información que
solicitan los usuarios, a continuación las características de éstos:
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Flexibilidad; Un código contable debe permitir agregar nuevas clasificaciones o
detalles.
Adecuada clasificación, Un código contable debe estar clasificado de acuerdo a las
normas contables. (Ver ejemplo que hicimos en el Catalogo de la empresa La
Comercial)
Jerarquizado, El código contable debe establecer subdivisiones para cada uno de los
grupos y subgrupos que conforman los estados financieros.
Claridad de las descripciones, un código contable debe explicar claramente el titulo
de cada una de las cuentas que lo integran.
4-4 DISEÑO DE UN CODIGO DE CUENTAS
- Para elaborar el código contable se deben seguir una serie de pasos mínimos con el
objetivo de confeccionar la estructura de las cuentas, (Ver ejemplo que hicimos en el
Catalogo de la empresa La Comercial), Definir o especificar el formato del código
contable en dígitos y niveles. Esta definición estará siempre sujeta a la flexibilidad que
tenga el software que se está usando y a la definición de los parámetros de las cuentas
Ejemplo
Estado de Situación Financiera
Código Grupo
I
Activo
II
Pasivo
III
Patrimonio (Capital)
Estado de Resultado
Código Grupo
IV
Ingresos
V
Costos de Ventas
VI
Gastos de Operación (V-A-F)
VII
Otros ingresos y egresos
VIII
Cuentas de Cierre (P y G)
IX
Cuentas de Orden
4-5 RELACION DE LA CODIFICACION CON LOS SISTEMAS MECANIZADOS
Los métodos de codificación permiten clasificar adecuadamente todas las operaciones
detalles, transacciones y listas de elementos que son manejados por un sistema de
contabilidad.
Sistematización de las operaciones, estas deben estar organizadas de tal forma que su acceso
y procesamiento no se dificulte.