Introducción a Microsoft Excel 97

Operación de Microsoft Excel
I n t r o d u c c i ó n a M i c r os o f t E x c e l 9 7
Ge ne r a l i d a d e s
Microsoft Excel 97 es una aplicación del tipo hoja de cálculo, integrada en el
entorno Windows, en la cual se combinan las capacidades de una hoja de cálculo
normal, base de datos, programa de gráficos, lenguaje propio de programación y
generación de macros; todo dentro de la misma aplicación.
Las hojas de cálculo, junto a los procesadores de texto, son las aplicaciones
informáticas de mayor uso.
La versión que se va a presentar a continuación, es la versión aparecida a
mediados de 1997, de ahí el nombre de la aplicación.
Una hoja de cálculo es el documento principal que se utiliza en Microsoft
Excel para almacenar y manipular datos. Ésta se encuentra formada por celdas
organizadas en columnas y filas, a modo de tabla.
Las celdas de una hoja de cálculo pueden contener:
Texto (también denominado rótulo).
Valores numéricos, fechas y datos horarios.
Fórmulas y funciones, con las que se pueden realizar determinados
cálculos.
Además, un programa como Excel 97 contiene un gran número de utilidades
para introducir, formatear y presentar total o parcialmente el contenido de las
hojas de cálculo.
Excel 97 puede trabajar simultáneamente con un número ilimitado de hojas de
cálculo (siempre que la memoria del ordenador lo permita) agrupándose para formar
un fichero denominado libro de trabajo. Pero además de hojas de cálculo, un libro de
trabajo puede contener gráficos, módulos, hojas de diálogos y formularios.
Un libro de Excel se guarda en un archivo con extensión “.xls”. Tener en cuenta
que Excel 97 permite abrir libros creados en versiones anteriores como Excel 5.0 y
7.0.
Cada hoja puede contener hasta 65.536 filas y 256 columnas, haciendo un
total de 16.777.216 celdas. Las columnas se identifican mediante letras (A, B, C, ...,
AA, AB, ..., IV), mientras que las filas son identificadas mediante números (1, 2, 3,
. . . , 6 5 . 5 3 6 ).
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Una celda se forma por la intersección de una columna con una fila y se la
identifica con la letra indicadora de la columna seguida del número indicativo de la
fila, por ejemplo: A2, R6, V165, AJ231, etc.
Con Excel 97 se puede guardar, manipular, calcular y analizar datos
numéricos, textos y fórmulas. Dicho programa permite además presentar
rápidamente datos numéricos mediante gráficos de distinto tipo, que pueden ser
creados sobre la misma hoja de cálculo o en otra hoja del libro de trabajo. Estos
gráficos pueden tener muchas formas (funciones, nubes de puntos, diagramas de
barras, de líneas, de sectores, etc.) y estar representados en dos o tres
dimensiones, dependiendo de las necesidades del usuario.
Excel 97 permite establecer relaciones entre los valores de distintas celdas
y hojas, para realizar análisis de sensibilidad de forma rápida, recalculando toda la
hoja, al mínimo cambio que se efectúe en alguna de las celdas relacionadas. Permite
asimismo, generar aplicaciones a la medida del usuario (Macros) ya que cuenta con
un lenguaje propio de programación (Excel Visual Basic).
La utilización de Excel 97 se realiza de forma similar a la de cualquier otro
software en el entorno Windows, esto es, mediante el ratón (haciendo clic y
arrastrando para seleccionar y haciendo doble clic para accionar) o mediante el
teclado (haciendo uso de distintas teclas, tales como las flechas para los
desplazamientos, la tecla <Intro> para accionar, <Alt> + la letra subrayada de cada
menú o comando para seleccionar, etc.).
Columna
Celda
Hoja de Cálculo
Fila
Celda Activa
Parte de una hoja de cálculo en Excel 97.
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A c c e s o a Mi c r o s o f t Ex c e l 9 7
Para ingresar a la aplicación Microsoft Excel 97, uno de los caminos a seguir
puede ser:
Hacer clic en el botón
Windows 95.
localizado en la barra de tareas de
En el menú que se despliega, posicionarse sobre la opción Programas.
Posteriormente y dependiendo de cómo estén configurados los grupos
de programas, puede existir una opción de menú que agrupe las
aplicaciones de Microsoft Office. En tal caso, posicionarse sobre dicha
opción la que desplegará un nuevo menú en el que se localiza una opción
para Microsoft Excel; y sobre ésta, hacer clic para su ejecución.
También se puede acceder a Excel, a través de un icono de
programa que se localice sobre el escritorio de Windows.
En tal caso, hacer doble clic sobre el mismo para ejecutar
la aplicación.
Si en el Explorador de Archivos de Windows se realiza doble clic sobre un
archivo asociado a esta aplicación (representado por el icono
que indica el tipo de
archivo), Excel se ejecutará abriendo dicho archivo, o sea presentándolo en pantalla
para su posterior manipulación.
Archivo de Microsoft Excel
Ventana del Explorador de Archivos de Windows 95.
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