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AREA: Departamento de Servicios Generales .
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PROCEDIMIENTO: Asignación y uso de los equipos empleados para el
servicio de telefonía celular.
.ININ
REV.: 2
FECHA DE EMISiÓN: ABRIL /2006
ÍNDICE
HOJA: 1 DE: 5
PÁGINA
1. OBJETIVO Y ALCANCE.
1.1. OBJETIVO.
1.2. ALCANCE.
2
2. NOTACIONES Y DEFINICIONES.
NO APLICA
2
3. DESARROLLO.
3.1. ASIGNACION
3.2. USO DE TELÉFONOS CELULARES
3.3. RESTRICCIONES
3.4. PAGO DE SERVICIO,:
2
2
2
2
2
3
3
4. RESPONSABILIDADES.
4.1. DIRECTOR DE ADMINISTRACiÓN.
4.2 GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES.
4.3. GERENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS
4.4 USUARIOS DE LOS TELEFONOS CELULARES.
4
4
4
5. REFERENCIAS.
4
6. ANEXOS.
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ABRIL /2006
FECHA: ABRIL /2006
FECHA: ABRIL/2006
INSTITUTO
NACIONAL
DE
INVESTIGACIONES
/" AREA: Departamento de Servicios Generales
PROCEDIMIENTO
: Asignación y uso de los equipos empleados para
el servicio de telefonía celular.
1.
NUCLEARES
N°.: P.SG-23
FECHA DE EMISION:
ABRIL/2006
REV.:2
HOJA: 2
DE: 5
OBJETIVO Y ALCANCE.
1.1.
OBJETIVO.
Proporcionar los elementos necesarios para la asignación, uso y control de los
equipos de telefonía celular, asignados a los Servidores Públicos del IN/N, que
así lo requieran por necesidades de su función.
1.2.
ALCANCE.
El presente procedimiento es aplicable a todos los servidores públicos del
instituto, los que para realizar sus funciones y para el cumplimiento de los
objetivos del ININ, tengan asignado a su cargo equipo de telefonía celular.
2;
NOTACIONES Y DEFINICIONES.
NO APLICA.
3.
DESARROLLO.
El proceso de asignación, uso y control de los teléfonos celulares se describe a
continuación y se esquematiza en el diagrama de flujo Anexo I
3.1
Asignación.
3.1.1.
La asignación de los teléfonos celulares se hará conforme al Manual
de Percepciones de la Administración Pública Federal.
3.1.2.
El Director de Administración podrá autorizar el servicio de telefonía
celular a servidores públicos distintos a aquellos que por disposición
del Manual de. Percepciones de la Administración Pública Federal
tienen derecho a ese beneficio y siempre y cuando se justifique que
ello es estrictamente indispensable para el desempeño adecuado de
sus funciones.
3.1.3.
La Gerencia de Recursos Materiales
asignación de teléfonos celulares.
81111111
DI
CILI~ID
111 J N
3.2
llevará
un registro
de la
USO DE TELEFONOS CELULARES.
3.2.1
El buen uso y resguardo de los teléfonos celulares será responsabilidad
exclusiva de cada usuario.
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INSTITUTO
NACIONAL
DE
INVESTIGACIONES
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PROCEDIMIENTO
: Asignación y uso de los equipos empleados para
el servicio de telefonía celular.
3.3
FECHA DE EMISION:
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HOJA: 3
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3.2.2
El usuario de los teléfonos celulares, deberá hacer uso con estricta
observancia de las medidas de austeridad, racionalidad y disciplina
presupuestaria, en el entendido de que los gastos excedentes que
rebasen los limites máximos autorizados quedan a cargo de cada
usuario.
3.2.3
En concordancia con lo expuesto en el punto 3.2.1., cuando exista
pérdida del equipo mencionado el usuario deberá cubrir el costo del
mismo o bien la recuperación de un equipo similar.
3.2.4
El mantenimiento y reparación de los equipos deberá ser solicitado a la
Gerencia de Recursos Materiales.
3.3.1
En observancia de las medidas de austeridad, racionalidad y disciplina
presupuestaria, los límites máximos autorizados para los servicios de
telefonía celular, serán los que establecen la Secretaría de Hacienda y
Crédito Público y la Secretaría de la Función Pública.
3.3.2
Ninguna persona del ININ podrá contratar
celulares, con cargo al propio instituto.
el servicio
de teléfonos
PAGO DE SERVICIO.
3.4.1
El área de la recepción de las facturas será la Gerencia de Recursos
Materiales, quién las analizará antes de proceder, a solicitar el trámite de
pago.
3.4.2
Si las facturas no tienen ningún exceso sobre los límites autorizados se
procede a enviarse a la Gerencia de Recursos Financieros con la firma
del Gerente de Recursos Materiales.
3.4.3
Cuando las facturas presenten excesos en el gasto de servicios de
teléfonos celulares, se le indicará al usuario vía oficio con copia a la
Gerencia de Recursos Financieros, el excedente que tendrá que cubrirse
mediante pago directo en la "caja general" y posteriormente, se
continuará el trámite indicado en el punto 3.4.2.
-.;.3.4.4
Una vez revisadas y autorizadas las facturas, la Gerencia de Recursos
Financieros procederá a elaborar el cheque respectivo notificando a la
Gerencia de Recursos Materiales, para que éste sea recogido en la caja
general del ININ.
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N°.: P.SG-23
RESTRICCIONES.
3.4
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3.4.5 Personal de la Gerencia de Recursos Materiales, recoge el cheque y
procede a efectuar el pago de las mismas en las oficinas del proveedor.
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4.
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PROCEDIMIENTO
: Asignación y uso de los equipos empleados para
el servicio de telefonía celular.
3.4.6
NUCLEARES
FECHA DE EMISION:
ABRIL/2006
HOJA: 4
DE: 5
Una vez efectuado el pago, la Gerencia de Recursos Materiales,
elaborará
oficio
con
los documentos
originales
debidamente
requisitados, y los envía a la Gerencia de Recursos Financieros para el
registro contable y presupuestal.
RESPONSABILIDADES.
4.1.
DIRECTOR DE ADMINISTRACiÓN
4.1.1.
4.2.
(Por instrucciones del Director General).
Autorizar la contratación de los servicios de telefonía celular conforme
el 3.1.1. y 3.1.2.
GERENTE DE RECURSOS MATERIALES.
4.2.1. Llevar un registro del personal,
teléfonos celulares.
que tiene bajo su responsabilidad
4.2.2. Revisa facturas y en su caso solicita el cobro.
4.2.3. Realizar el trámite para el pago del servicio de teléfonos celulares.
GERENTE DE RECURSOS FINANCIEROS.
4.3.
4.3.1. Elaborar el cheque para el pago del servicio de teléfonos celulares.
4.3.2. Llevar el registro contable y presupuestal
servicios de telefonía celular.
4.4.
derivado del pago de los
USUARIOS DE LOS TELÉFONOS CELULARES.
4.4.1. Utilizar el equipo que le ha sido asignado, exclusivamente
funciones y actividades en beneficio del instituto.
para las
4.4.2. Informar oportunamente a la Gerencia de recursos Materiales, sobre el
extravío y necesidades de servicios de mantenimiento de los equipos.
4.4.3. Efectuar los pagos excedentes del límite máximo autorizado por el
consejo directivo del ININ y que se generen por el uso de teléfonos
celulares.
5.
REFERENCIAS.
5.1.
6.
Manual de Percepciones de la Administración Pública Federal (30/05/05)
ANEXOS
ANEXO I Diagrama de Flujo.
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111 t N
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INVESTIGACIONES
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PROCEDIMIENTO
: Asignación y uso de los equipos empleados para
el servicio de telefonia celular.
FECHA DE EMISION:
ABRIL/2OO6
HOJA: 5
DE: 5
ANEXO I DIAGRAMA DE FLUJO
Director de
Administración.
Gerente Recursos
Materiales.
Gerente. Recursos
Financieros.
Recibe equipo y
hace uso
apropiado .del
mismo.
Registra los
equipos y lleva su
control físico.
Autoriza la
contratación del
servicio y
designa los
usuarios.
Usuario.
Tramita mantenimiento de
equipo y hace seguimiento
hasta su reparación. En caso
de extravío, tramita la
compra con cargo al usuario.
Requiere
mantenimiento
o extravío el
equípo.
NO
Entrega a RM para
su reparación y en
caso de extravío,
le notifico para su
compra.
SI
Tramita elaboración
de cheque con RF.
Revisa facturas y
elabora cheque para
pago de servicios.
Recibe cheque y paga
cheque por servicios
al proveedor.
Documenta los
pagos y turna la
documentación a
RF para su
control y archivo.
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