Comunicación efectiva Pilar de una buena administración

T i p s
p a r a
a d m i n i s t r a d o r e s
y
m i e m b r o s
d e c o m i t é
d e
v i g i l a n c i a
que se dispara, bala que da en el blanco.
Recordemos, cada una de las palabras
Lo mismo pasa con las palabras en la
que estén en nuestro mensaje deben
comunicación efectiva, palabra que se
servir para lograr el objetivo esperado, por
dice o se escribe, debe ir enfocada en
lo tanto, las que no van orientadas a
lograr el objetivo.
lograr el objetivo, habrá que eliminarlas.
Para ejemplificar lo anterior, pongamos el
Tips para lograr una comunicación
siguiente ejemplo: Supongamos que
efectiva
ustedes, administradores de condominios,
requieren informar a sus residentes sobre
1.- Tener claro el objetivo del mensaje
el lavado de tinacos, que a causa de esto
que vamos a emitir. ¿Qué espero cómo
el suministro de agua se verá afectado. La
respuesta a este mensaje?
manera de notificar a sus residentes en
este ejemplo será de mediante un escrito.
mensaje.
Algunos errores:
3.- Evitar palabras de las que se ignore
Estimado residente.
completamente el significado.
(1) Reciba un cordial saludo.
Comunicación efectiva
Pilar de una buena
administración de condominios
(2) Por medio del presente conducto, le
informo que el próximo Jueves, para
cumplir con lo que se acordó en la
reunión, (3) a la que tuvo la amabilidad de
Como todos sabemos, cuando hablamos
asistir, se verá afectado el suministro de
de comunicación nos referimos a un
agua de 10 am a 20 hrs, para poder
proceso de ida y vuelta. Donde el emisor
realizar el lavado de tinacos…
respuesta de éste último. Un poeta
1.- Desde una hoja de papel ¿El residente
definió que la comunicación efectiva debe
cómo recibe un cordial saludo? Si fuera
ocasionar un estimulo parecido al efecto
una bala, ¿Daríamos en el blanco con
que ocasiona tomar una taza de café
estas palabras?, podemos ser amables
negro, después de asimilarlo, no se
siendo efectivos.
que las metas de los administradores de
2.-Por medio del presente conducto
condominios son muy distintas a quitarles
(Conducto:
el sueño a sus residentes. Sin embargo al
conducido).Canal,
tener una comunicación efectiva, el
tapado, que sirve para dar paso y
administrador
salida a las aguas y otras cosas.
la
reacción
lat.
conductus,
comúnmente
esperada en cada uno de sus residentes,
Fuente:
tal y como lo hace el café.
Academia de la Lengua Española)
¿Qué
es
comunicación efectiva?
la
Diccionario
de
la
Real
¿Cuántas veces hemos comunicado a
través del presente conducto?
“Al grano”. Es la mejor definición que
3.- Normalmente en los comunicados que
encontré
la
damos como administradores, damos por
comunicación efectiva. Una de las
hecho muchas cosas, “a la que tuvo la
estrategias de guerra es que el parque
amabilidad de ir”, ¿Realmente fue
sea efectivo, esto quiere decir que bala
amable por ir?
para
describirles
el mensaje, por ejemplo:
”Estimado residente: Le mando este email
porqué… ” si lo está enviando por email,
no es necesario informarle al residente
que le está mandando un email.
presente…” si lo que va informar es por
medio del presente, no hay necesidad de
indicarle al residente que en el presente
(correo, carta, escrito, etc) estamos
tratando de informarle o darle a conocer
algo.
puede dormir. Sin embargo, es obvio
logrará
4.- Evitar poner cosas que son obvias en
“Estimado residente: Por medio del
envía un mensaje al receptor y recibe una
(Del
2.- No poner palabras de más en nuestro
5.- Evitar utilizar frases que den cosas o
situaciones por hecho.
6.- Tratar de escribir las frases y
enunciados en la forma más básica
(Sujeto + verbo + predicado).
Una vez tomados en cuenta estos
consejos, veamos qué tan efectivo es
nuestro mensaje, para avisar a los
residentes que el suministro de agua se
verá afectado:
T i p s
p a r a
a d m i n i s t r a d o r e s
y
m i e m b r o s
d e c o m i t é
d e
Comunicar
v i g i l a n c i a
“ ¡Aviso importante!
1.-
frecuentemente.
No habrá suministro de agua el próximo
Debemos comunicar todo, haciendo uso
Debemos escuchar la opinión y deseos de
Jueves de 10 am a 20 hrs, debido a que
de todo lo que tengamos disponible. No
los residentes, así podremos ofrecer
llevaremos a cabo el lavado de tinacos.
importa si necesitamos que el mensaje
opciones competitivas a los residentes
Lo anterior para cumplir con un acuerdo
contenga en grandes letras rojas “Aviso
para facilitar la toma de decisiones.
de asamblea. …”
importante”, que tengamos que pegarlo
en cada puerta, o que tengamos que
publicarlo en Vivook o en nuestro website.
Comunicación en la toma de
decisiones
Evita conflictos y reuniones efectivas
Normalmente
los
administradores
cometen el error de pensar que la
comunicación solo sirve para informar de
las decisiones ya tomadas en una
5.-
Escuchar
a
los
residentes.
6.- Ser profesionales.
Siempre tenga en cuenta que, como
2.- Comunicar el mismo mensaje de
administrador de condominios representa
manera formal e informal.
a muchas personas y usted es la voz de
todas ellas.
Formalmente mediante escritos, en las
juntas o asambleas, e informalmente en
Por ejemplo: supongamos que desde
los pasillos, tomando una taza de café o
hace 5 años nuestro administrador se
en la recepción.
dio cuenta que es necesario cambiar el
techo del gimnasio.
asamblea o en una reunión con el comité
Es muy importante la comunicación
de
la
informal de nuestros mensajes, ya que de
comunicación debe y puede tener un
esta manera, le damos a nuestros
Tratar este asunto con la comunicación
papel más importante.
residentes la oportunidad de expresar su
errónea
La
vigilancia.
Sin
comunicación
embargo
debe
servir
para
promover la toma de decisiones de
manera colectiva y de manera informada.
Tomando en cuenta los siguientes
consejos, podrá hacer que los residentes
y los miembros del comité de vigilancia,
dejen de tomar decisiones en la total
desinformación.
opinión real, sobre el tema que estamos
tratando.
a)
El administrador no le informa
3.- Comunicar el mismo mensaje de
a nadie, y peor aún, si lo informa no
varias
lo hace de manera oficial.
formas.
Mediante
escritos,
publicaciones en Vivook o en el website
del residencial, en newsletters mensuales
b)
El administrador trata el tema
y en todas las formas que podamos
de manera formal ante el consejo de
hacerlo.
vigilancia, hasta que el problema se
vuelve obvio y el techo está a punto
Uno de los slogans de una de las cadenas
más grandes de distribución en el mundo
4.- Comunicar de manera positiva,
de colapsarse.
abierta y directa.
Sin embargo en esta situación, al
es “Un cliente educado, es nuestro mejor
Cuando anunciemos una decisión del
administrador no le quedo otra
cliente”, si lo traducimos en el mercado de
comité de vigilancia a los residentes, es
opción más que tratar este asunto
la administración de condóminos “Un
muy importante explicarles que factores
hasta que se volvió obvio, ya que los
residente educado, es nuestro mejor
llevaron a tomar dicha decisión. Hay que
recursos del condominio no eran
residente”,
darles
suficientes para cambiar el techo del
agregando,
el
menos
conflictivo, el más participativo, el más
proactivo
en
las
iniciativas de
lo
más
que
podamos
de
información al respecto.
gimnasio.
la
administración entre otras cosas.
c)
Posteriormente,
el
¿Pero cómo hacerlo? cómo educar a los
Si informaremos sobre malas noticias, hay
administrador
residentes con nuestra estrategia de
que notificar a los residentes lo antes
importante”, dos días antes de iniciar
comunicación.
posible
la
las reparaciones del techo del
información que sirva para respaldar las
gimnasio e informa a los residentes
decisiones tomadas en torno a las malas
que el gimnasio no estará disponible
noticias.
unos días.
Para
ello
hay
considerar algunos puntos clave:
que
y
proveerlos
de
toda
envía
un
“Aviso
T i p s
p a r a
a d m i n i s t r a d o r e s
y
m i e m b r o s
d e c o m i t é
d e
v i g i l a n c i a
debe hacerse de manera recurrente,
d)
Por la precipitación del “Aviso
tal vez cada mes en el newsletter del
importante” y al notar que el techo
residencial (de manera formal), en
del gimnasio se desploma, los
Vivook (de manera informal), en el
residentes, perciben un pésimo
periódico mural (de manera informal),
servicio por parte del administrador.
en avisos en los elevadores (de
Pues en lugar de tomar cartas en el
manera formal), o de cualquier otra
asunto para prevenir que el techo se
forma, habrá que informar del dinero
desplomará, el administrador toma
que se ha reservado para poder
cartas en el asunto hasta que el
costear la reparación,
techo se está desplomando.
c)
e)
Así, los residentes antes de
El administrador trata de
que se realice la reparación, estarán
informar a los residentes la causa de
totalmente familiarizados con el
su actuar.
problema y con el costo de la misma.
Sin embargo, después de que los
Poco antes de la reparación
residentes ya se formaron un criterio,
administrador debe comenzar a
será muy difícil cambiar su parecer
anunciar en cuenta regresiva, los
sobre el asunto y sobre la eficiencia
días faltantes para llevar a cabo el
del administrador.
cambio del techo del gimnasio. Esto
causara
Cómo tratar este asunto
con la
comunicación adecuada
Tratar el asunto con el
comité de vigilancia. Es importante
tomar en cuenta que no solamente
se le debe dar aviso a los miembros
del comité sobre el problema, sino
sentimiento
el
de
expectativa en los residentes y hará
El mejor sistema para administrar,
resaltar en la percepción de los
comunicar y organizar residenciales y
residentes la reparación.
condominios en línea
d)
a)
un
Una publicación de
Una vez que se haya llevado
a cabo el cambio del techo, es hora
www.vivook.com
de divulgarlo a todos los residentes,
informándoles
beneficios
de
que
todos
acarreará
los
la
[email protected]
reparación.
entregar información previa dónde
se especifique la causa, el estatus y
las posibles soluciones del mismo.
Así, al momento de llegar a la
IMPORTANTE: Siempre que se trate de
reunión, los miembros del comité de
enviar una comunicación a los residentes
vigilancia, tendrán en mente varias
para tomar alguna decisión, no hay que
maneras de cómo poder resolver el
escatimar en opciones para hacerlo, ni en
problema.
información sobre el tema. Así la mayoría
de los residentes a la hora de la votación
b)
Ya que el problema requiere
de recursos que el residencial no
tendrá hasta dentro de 5 años. Es
necesario notificar de todas la
maneras posibles a los residentes,
sobre el problema, la solución y
sobre el estatus del problema. Esto
ó a la hora de la reunión ya tendrán en
mente su solución preferida.
Tels. +52 (55) 3300 0662
+52 (55) 3300 0626