consultas de selección

ACCESS APUNTES
CREACIÓN DE TABLAS
Las tablas son las estructuras que permiten almacenar los datos de la base de datos.
Una tabla en un conjunto de registros. Cada registro estará compuesto por una colección de
campos. Cada campo tendrá un “tipo” que indica la clase de datos que puede almacenar. Y
cada “tipo” tendrá unas propiedades de tipo que limitan los valores permitidos, así como una
serie de restricciones y normas.
DEFINICIÓN DE CAMPOS:
Para cada campo que definamos debemos asignarle un nombre, un tipo y una
descripción (opcional). Para cada “tipo” existen una serie de propiedades de “tipo” que
permiten describir con precisión los valores aceptados por el campo.
Despegable
Nombre
Apellido
Fecha nacimiento
Tipo
Texto
Fecha/hora
Descripción
Apellido del usuario
Fecha en la que nació
LOS TIPOS DISPONIBLES SON:
Texto: Una cadena de caracteres de longitud limitada. Un atributo importante
del tipo texto es si se permite la longitud cero.
Memo: Una cadena de caracteres de longitud ilimitada.
Numérico: Un numero entero o real. Existen diversos tamaños: byte, Entero,
Entero largo.
Fecha / Hora: Fecha / hora o ambos a la vez. Existen diversos formatos de
fecha y hora que pueden ser definidos como atributo.
Moneda: Un numero con formato monetario.
Autonumérico: Un contador. Se trata de un valor numérico que el sistema
genera automáticamente para cada registro de manera que nunca existirán
dos registros en la misma tabla con el mismo valor en el campo autonumérico.
Si/No: Un valor lógico.
Objeto ole: Un objeto de otra aplicación, vinculado mediante Ole: sonido,
imagen, video, gráfico…
Hipervínculo: Un vinculo a un objeto de Internet
Asistente para búsqueda: Sirve para introducir una lista de valores. Estos
valores después podrán ser escogidos (uno) según las necesidades del usuario.
Nombre
Apellido
Foto, pagina Web
Tipo
Texto
Ole, hipervínculo
1
Descripción
Apellido del usuario
Foto de la persona.
LAS PROPIEDADES DE LOS TIPOS:
Cada uno de estos tipos dispone de propiedades propias. Pero además existe una serie de
propiedades comunes, que son las siguientes:
Formato: Define mediante una expresión el formato de los datos
almacenados. Por ejemplo en campos de texto puede forzar a que los
caracteres se almacenen en MAYUSCULA; en campo lógicos si se utiliza Si/No o
Verdadero/Falso; etc.…
En todos los casos existen varios formatos predefinidos de uso habitual; además, si el
formato deseado no coincide con ninguno de los predefinidos, es posible especificar
un formato personalizado mediante una serie de símbolos. En las siguientes tablas se
muestran identificadores de formatos predefinidos u los símbolos emplearlos en
campos de distintos tipos (ver tablas)
Máscara de entrada: Fuerza a que los datos se introduzcan en un formato
adecuado (ver tabla).
Titulo: Es el titulo de la columna que aparecerá en el modo de ver datos (al
editar los datos almacenados) para el campo.
Valor predeterminado: Un valor que automáticamente introducirá Access en
el campo si el usuario no indica otro.
Regla de validación: Una condición que debe cumplir el dato introducidlo para
que sea aceptado. Por ejemplo para un campo Edad se puede forzar a que el
valor introducido este comprendido entre 18 y 65 años con una expresión
como >=18 y <=65. Si las comparaciones son con valores de texto estos
deberán ir entre comillas.
Texto de validación: Un mensaje que Access mostrará al usuario si intenta
introducir un valor no permitido por una regla de validación. Para el ejemplo
anterior podría ser “La edad debe estar comprendida entre 18 y 65 años”.
Requerido: Indica si el campo debe tener algún valor o se permite dejarlo en
blanco. Por defecto un campo no contiene ningún valor.
2
CONSULTAS
Una consulta permite obtener aquellos registros de una o varias tablas, o de otras consultas
existentes, que cumplan con unos criterios.
Existen diferentes tipos de consultas:
SELECCIÓN
Selección
De campos calculados
De parámetros
De totales
De referencias
ACCIÓN
De actualización
De datos anexados
De creación de tablas
De eliminación
SQL
SELECCIÓN:
Es el más utilizado. Selecciona
información de una o más tablas basándose en
criterios específicos que el usuario debe determinar. Este tipo de consultas modifica la
información contenida en las tablas.
ACCIÓN:
Permite crear nuevas tablas o modificar los datos en tablas ya existentes, pudiendo
aplicarse cambios a varios registros durante una sola operación. En consecuencia este
tipo de consultas modificará la información contenida en las tablas. Este hecho las
contiene en consultas muy peligrosas ya que pueden modificar para siempre la
información contenida en las tablas.
3
CRITERIOS DE LAS CONSULTAS

CRITERIOS DE IDENTIDAD: Introducimos el valor que ha de servir para clasificar los
registros y después pulsamos INTRO. El valor debe quedar entre comillas (sino
ACCESS las añadirá por nosotros; si por el contrario las comillas ya están puestas y
modificamos el criterio eliminando alguna de las comillas, ACCESS no las añadirá y la
consulta no funcionará correctamente).

CRITERIOS DE SEMEJANZA: Sirve para clasificar los registros que se parecen al criterio
seleccionado. Los comodines son los mismos que en WINDOWS (*, ?). Los criterios
deben aparecer entre comillas. Ejemplo: Consulta que no muestre los empleados de
la tabla cuyo apellido comience por de: como ”D*”.

CRITERIOS DE COINCIDENCIA: El operador adecuado para expresar valores no
coincidentes con el criterio que se quiere especificar es NEGADO si se trata de un
campo de texto o memo, y <>
si es un campo numérico.
Ejemplo: NEGADO “MASCULINO”
<> 18

CRITERIOS NUMÉRICOS: Se emplean para campos numéricos, moneda o contador.
Simplemente se debe teclear el valor que da ser criterio y los operadores
matemáticos >, <, =, <=, >=.

CRITERIOS LOGÍSTICOS: Se utilizan para los campos SI/NO. La siguiente tabla muestra
los valores que ACCESS reconoce en este tipo de campo.
SI
NO


VERDADERO
FALSO
ACTIVADO
DESACTIVADO
NEGADO NO
<> NO
< NO
-1
NEGADO SI
<> SI
> SI
0
CRITERIOS MULTIPLES EN UN SOLO CAMPO: Para especificar diversos criterios para un
solo campo, tenemos:
OPERADOR O: Se utiliza para especificar diversos valores para un campo
determinado. Se puede utilizar en la misma fila de criterios (“masculino” o
“femenino”), o distribuir los criterios en la vertical.
OPERADOR Y: Se utiliza para campos de tipo numérico o fecha/hora.
Ejemplo: >=50 y <100
OPERADOR ENTRE…Y: Permite hallar registros entre dos valores
Ejemplo: Entre 50 y 100
CRITERIOS DE NULIDAD: Para buscar datos nulos en un campo( registro sin contenido),
utilizamos el valor Es nulo o Negado Es Nulo.
4
CONSULTAS DE SELECCIÓN
Las consultas de selección muestran los registros de tablas o de consultas que cumplen con los
criterios especificados, sin variar la información ni el diseño de las tablas o consultas en las que
se basa ( es como un filtro). Los tipos de consultas de selección son: (no modifica solo hace una
consulta sobre los datos)
1. CONSULTA DE SELECCIÓN S.S (SENSO STRICTO): Son aquellas que se ejecutan una vez
que se han introducido los criterios específicos y que devuelven unos listados de
registros que cumplen con esos criterios. Son las consultas más comunes.
2. CONSULTAS DE CAMPOS CALCULADOS: Son consultas donde aparecen campos
propios (no son campos de las tablas en las que se basan), que definen una operación
matemática o de otro tipo. Para crear campos calculados en una consulta, se debe
crear un campo independiente de las tablas en la consulta y crear la expresión
adecuada, utilizando los campos necesarios expresándolos entre corchetes.
Ejemplo: creamos un campo TOTAL que contenga la expresión
TOTAL:[BASE IMPONIBLE] + [IVA]
3. CONSULTA DE PARÁMETROS: Consulta que responde a un parámetro que nosotros
hemos de introducir, y donde nos aparecen los campos que previamente hemos
seleccionado.
Pasos:
 Iniciar una consulta
 Seleccionar las tablas y los campos deseados
 Hacer clic en la celda criterios del campo deseado para restablecer los
parámetros
 Escribir, entre corchetes, el texto que se desea para determinar el
parámetro de consulta. (Ejemplo: En el campo DNI, en el apartado
criterios escribiremos [Escribir el DNI del empleado].
 Ejecutar consultas.
Se puede establecer una consulta de múltiples parámetros.
4. CONSULTAS DE TOTALES: Este tipo de consultas permite mostrar información
agrupada o resumida e función de cálculos matemáticos sobre campos que lo
permitan. Por ejemplo, en base a una tabla de facturación de una empresa, podría
mostrar el total de la facturación agrupada mensualmente.
CONSULTAS DE ACCIÓN
Este tipo de consultas provocan cambios en las tablas o consultas en las que se basan:
1. CONSULTAS DE ACTUALIZACIÓN: Permiten actualizar la información contenida en las
tablas. Por ejemplo si se quiere cambiar el código postal de un municipio.
Pasos
 Realizamos una consulta de selección que muestre lso registros que
contenga en valores que pretendemos realizar.
 En vista diseño de la consulta
5
 Observaremos que en el diseño aparece una nueva fila “Actualizar a”.
En la fila Actualizar a: escribiremos en el nuevo valor del criterio a
actualizar ( nuevo código postal).
 Hacer clic en el botón ejecutar. Access nos avisará del número de
registros que actualizarán el nuevo valor.
2. CONSULTAS DE CREACIÓN DE TABLAS: Este tipo de consultas permite crear nuevas
tablas en la base de datos con registros de tablas existentes que cumplan
determinados criterios. Para realizar este tipo de consultas, el proceso es el siguiente:
 Crear una nueva consulta de selección a partir de las tablas deseadas y
determinar los criterios a cumplir por los registros a incorporar a la
nueva tabla.
 Seleccionar consulta de creación de tabla en el menú consulta de la
Vista Diseño.
 Escribir el nombre de la tabla aceptar.
 Ejecutar la consulta. Access indicará cuantos registros se pagarán en la
nueva tabla.
 Hacer clic en el botón si para completar la consulta y realizar la tabla
nueva.
Este tipo de consultas NO elimina los registros incorporados a la nueva tabla de la tabla origen.
3. CONSULTAS DE ELIMINACIÓN: Estas consultas son las más peligrosas entre las de
acción, ya que sus resultados son permanentes e irreversibles. Para realizar este tipo
de consultas procedemos de la siguiente forma:
 Creamos la nueva consulta de selección que tenga los criterios
definidos para eliminar los registros que cumplan son ellos.
 Seleccionamos en el menú Consulta eliminación.
 Ejecutamos.
 Confirmamos a Access que si queremos eliminar los registros de la
tabla para acabar con la consulta.
6