La Administración de Cuentas por Cobrar en - Biblioteca, FES-C

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE
MEXICO
FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES
CUAUTITLAN
La Administración de Cuentas por Cobrar en una
empresa que comercializa tubería y accesorios de acero
inoxidable para las industrias Alimentaría y
Farmacéutica.
TRABAJO PROFESIONAL
QUE PARA OBTENER EL TITULO DE:
LICENCIADA EN ADMINISTRACION
PRESENTA:
ADRIANA MORALES OROZCO
ASESOR: L.C. ROLANDO SÁNCHEZ PELÁEZ
CUAUTITLAN IZCALLI, EDO. DE MÉX.
2012
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN
i
CAPÍTULO 1 DESEMPEÑO PROFESIONAL
7
1.1 Coca Cola FEMSA
9
1.2 Despacho Mexía Ungsson Guerrero Lobera & Asociados S.C.
14
1.3 Trabajo Actual
18
CAPÍTULO 2 GENERALIDADES DE LA EMPRESA
25
2.1 Antecedentes
25
2.2 Ubicación
25
2.3 Misión
26
2.4 Visión
26
2.5 Objetivo
27
2.6 Organigrama
28
2.7 Tipos de Acero
29
2.8 Productos y Servicios
29
2.9 Proveedores
33
2.10 Procesos Productivos y de Calidad
34
2.11 Clientes
40
CAPÍTULO 3 MARCO TEÓRICO
42
ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR
3.1 Definición de Administración
42
3.2 Concepto de Administración
42
3.3 Características de la Administración
43
3.4 Proceso Administrativo
44
3.5 Concepto de Finanzas
48
3.6 Concepto de Administración Financiera
49
3.7 Concepto de Cuentas por Cobrar
50
3.8 El Crédito
51
3.8.1 Políticas de Crédito
52
3.8.2 Planeación de la Investigación de Crédito
55
3.8.3 Análisis de Crédito
58
3.8.4 Línea de Crédito y sus Condiciones
59
3.8.5 Riesgo de Crédito
61
3.9 Cobranza
63
3.10 Vigilancia sobre los Saldos Pendientes de Cobro
68
3.10.1 Inversión de las Cuentas por Cobrar
69
3.10.2 Rotación de Cuentas por Cobrar
69
3.11 Efectividad de las cuentas por cobrar.
70
3.12 Financiamientos con Cuentas por Cobrar
71
CAPÍTULO 4 COMO SE HACEN REALMENTE LAS COSAS
74
4.1 Otorgamiento de un Crédito
74
4.2 Cobranza
79
CAPÍTULO 5 ANÁLISIS Y DISCUSIÓN
84
CAPÍTULO 6 RECOMENDACIONES
88
CONCLUSIONES
BIBLIOGRAFÍA
INTRODUCCIÓN
Las Cuentas por Cobrar representan una inversión considerable que se determina
a través del volumen de ventas a crédito esta inversión se considera como
propiedades de un negocio, el dinero, las mercancías y las cuentas por cobrar a
los clientes están ligados en una secuencia, ya que el dinero se transforma en
mercancías y éstas en cuentas por cobrar, las cuales a su vez se convierten en
dinero, iniciándose así un ciclo que se repite indefinidamente dentro de las
actividades de una empresa. En cada una de estas transformaciones se opera
tanto una recuperación de capital invertido, como un resultado que puede ser una
utilidad o una pérdida.
La conversión de las mercancías en cuentas por cobrar, cuyo importe debe ser
proporcional a los demás elementos financieros que concurran en una empresa
deberán recuperarse en un plazo normal de crédito que la misma empresa
conceda y que debe estar acorde con el que ordinariamente concede la mayoría
de los negocios. Puede suceder un desequilibrio financiero en la empresa si el
importe de la inversión en clientes no guarda la debida proporción con los otros
elementos financieros ya que si no esto podría significar una deficiencia y toda
deficiencia produce un desperdicio y este produce una reducción en las utilidades.
Para ello es necesario contar con una política de crédito, la cual va a ser la pauta
para determinar si se debe conceder éste a un cliente y que monto. La empresa
no debe solo de ocuparse de los estándares de crédito, deben desarrollarse
fuentes adecuadas de información y métodos de análisis de crédito.
La ejecución adecuada de una buena política de créditos es fundamental para la
administración exitosa de las cuentas por cobrar. Las condiciones de crédito
pueden variar entre campos industriales diferentes, pero las empresas dentro del
mismo campo industrial generalmente ofrecen condiciones de crédito similares.
Cada uno de estos aspectos de la política de crédito es importante para la
administración exitosa de las cuentas por cobrar de la empresa.
i
El presente trabajo se desarrolla en 6 capítulos, en los cuales se plasma el papel
que juega la Administración de las cuentas por cobrar en la empresa Pierre Harry,
S.A. de C.V..
En el primer capítulo se hace referencia a mi desarrollo profesional, en que lugar
comencé mi vida laborar y que funciones desempeñaba.
El segundo capítulo habla de las generalidades de la empresa haciendo mención
de sus antecedentes, misión, visión, productos y servicios que ofrece, los
proveedores que abastecen sus necesidades y los clientes a los que atiende
principalmente.
En el tercer capítulo se desarrolla el marco teórico de las cuentas por cobrar,
mencionado conceptos, políticas, proceso de análisis de información, y las
medidas de cobranza en las que la empresa se puede apoyar.
El capítulo cuatro nos habla de cómo se hacen realmente las cosas, los
procedimientos que ocupa la empresa para el desarrollo de sus actividades,
reflejando las carencias administrativas que existen.
En el capítulo 5 se hace un análisis de lo que se hace con el cómo se debería
hacer, para mostrar las áreas de oportunidad que tiene la empresa.
Finalmente en el capítulo 6 se hacen recomendaciones que podrían ayudar a
convertir las áreas de oportunidad en fortalezas, para así filtrar a los clientes
morosos de los buenos, otorgar créditos lo mas acertadamente, viéndose esto
reflejado en la liquidez de la empresa.
ii
CAPÍTULO
1
DESEMPEÑO
PROFESIONAL
La Administración de Cuentas por Cobrar en una empresa que
comercializa tubería y accesorios de acero inoxidable para las
industrias Alimentaria y Farmacéutica.
CAPÍTULO 1. DESEMPEÑO PROFESIONAL
Mi primer trabajo lo desempeñé como Becario de Administración en la empresa
Coca Cola FEMSA en Planta Cuautitlán, mientras cursaba el 7° Semestre de la
Carrera de Administración, decidí empezar a trabajar para ir obteniendo
experiencia laboral.
Así que empecé a buscar vacantes en las cuales yo pudiera cubrir el perfil que
deseaban las empresas, durante mi búsqueda pude darme cuenta que no iba a
ser tan fácil, pues había muy pocas vacantes en las que yo cumplía con los
requisitos al 100% y reconocí que empecé muy tarde a buscar trabajo, debí
haber empezado al inicio de mi carrera, pero pues en ese momento ya no podía
hacer nada pues el tiempo ya había pasado ahora me debía enfocar en el
presente y no lamentarme por lo que no había hecho. Recuerdo que revisaba las
bolsas de trabajo cada tercer día para ver que había de “nuevo”. A pesar de que
eran pocas las vacantes en las que yo cumplía con los requisitos solicitados, debo
decir que yo enviaba mi Currículum en todas, pues siempre pensé que no había
nada que perder y tal vez en una de esas me llamarían para concertar alguna
entrevista.
Y así fue, finalmente después de enviar muchos curriculum así como de ir a
entrevistas, un día me llamaron de Coca cola FEMSA para una entrevista con el
área de Recursos Humanos, yo ya no recordaba que hubiera mandado el
Curriculum Vitae sin embargo cuando recibí la llamada me emocioné demasiado
pues Coca Cola FEMSA estaba interesada en tener una entrevistar conmigo para
una de sus vacantes, fue la mejor noticia que recibí en ese tiempo. Sin pensarlo
dos veces accedí, por fin llegó el día de la entrevista, yo estaba muy nerviosa,
7
pero segura de mi misma, pues ya la señorita que me llamo me dijo que la
vacante era de Becario y pues para mí esa oportunidad era perfecta.
Primero me entrevisté con la responsable de Recursos Humanos, la entrevista fue
como todas, me hizo las preguntas de rigor, ¿Qué estudias? ¿Por qué estudias
esa carrera? ¿A qué te dedicas?, ¿Cuáles son tus metas a largo plazo? y demás.
Estaba muy nerviosa por la empresa de la que se trataba, además que yo quería
dar una buena imagen y demostrar que era la persona indicada para la vacante
que necesitaban cubrir.
La entrevista duro máximo 30 minutos, cuando terminó la Licenciada cuyo nombre
es Rosario, me indicó que cubría el perfil que necesitaba, sin embargo debía
entrevistarme con la persona responsable del área Administrativa; en ese
momento esta persona no estaba disponible, por lo que tuvimos que agendar otro
día dicha entrevista.
Nuevamente llegó el día de la segunda entrevista, estaba yo muy nerviosa, sin
embargo estaba muy animada ya que en la primer entrevista me dijeron que
cubría el perfil, lo cual indicaba que tenia la posibilidad de ser la seleccionada.
La responsable del área era la Licenciada Myriam Vélez su cargo era el de
Gerente. Por fin empezó la entrevista con ella, empezó con las mismas preguntas
que la de Recursos Humanos, y después me hizo otras más, durante la entrevista
me platicó sobre las actividades a realizar y sobre la vacante, ésta era por un
proyecto que estaba desarrollando el corporativo. Al término de la entrevista me
dijo que yo cubría el perfil por lo que indicaría a recursos humanos que iniciaran el
proceso de contratación para mí.
Esas palabras fueron las mejores durante todo ese proceso, pues ya era un
hecho, estaba adentro de Coca Cola FEMSA.
Y así fue como empecé mi experiencia laboral.
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1.1 Coca Cola FEMSA.
Ingreso: Diciembre de 2004.
Puesto: Becaria de Administración.
Salida: Diciembre de 2005.
Mis primeras actividades fueron apoyando a las personas del área Administrativa,
Cuentas por pagar, Contabilidad, Costos, Compras, Auditoría. Yo me encargaba
de archivar documentos, tomaba facturas a revisión y las registraba en el sistema,
sacaba copias; recuerdo que tuve que organizar las carpetas que resguardaba el
área, como era facturación, documentos de permisos y trámites, etcétera. Esa
parte era tediosa pero aun así la hacia con mucho gusto pues el hecho de ser
parte de esa empresa me animaba bastante.
El sistema que Coca Cola FEMSA utiliza para administrar sus procesos, es el
SAP (System Administration Bussines).
Cada mes había una junta con todas las áreas de la planta, se le denominada
“Junta de Resultados” en ella se mostraban los logros obtenidos durante el mes,
así como las necesidades, que habían surgido y como se habían resuelto y lo que
faltaba por hacer. Para esta junta cada área llevaba a cabo una encuesta que se
realizaba hacia las demás áreas para saber la calidad de servicio que se brindaba
entre las áreas, creo que es una actividad importante que se debe realizar en las
organizaciones, pues la retroalimentación es una herramienta importante y de
gran ayuda para el mejoramiento de las actividades y desarrollo de la
organización.
Otra actividad que me gustaba mucho, eran las comidas de integración, estas
también se llevaban a cabo cada mes, y solo era por área, la finalidad era la
integración del personal que conformaba cada una de las áreas, y de esta manera
poder conocernos fuera del ambiente laboral. También considero que es una
práctica importante ya que de esta manera, el personal se conoce en un ambiente
9
más relajado y el responsable del área tiene un acercamiento más humano con su
equipo, lo cual es importante para el buen desarrollo del equipo.
Después de tres meses me asignaron de lleno al Departamento de Compras, el
encargado era el Licenciado César Marín, él me motivo mucho durante mi
estancia pues siempre me decía que había que ser positivo en todo lo que hace
uno, hacerlo con gusto y sobre todo aprovechar todas y cada una de las
oportunidades que se nos presentan, también recuerdo que me decía que a pesar
de que las circunstancias que nos rodean a veces no son las que uno espera,
debemos enfrentarlas de la mejor manera, y con una buena actitud pues solo así
podremos salir victoriosos de ellas.
Con él las actividades que desempeñaba era recibir cotizaciones de parte de los
proveedores, solicitar el material por decirlo así de “base” como era, papelería,
algunas refacciones, o insumos de materia prima, ya que en el sistema ya
estaban definidos los parámetros para esos requerimientos; por lo tanto cuando
alguno de estos productos llegaba al mínimo establecido en el sistema, se
generaba en automático una orden de compra, que debía ser autorizada
jerárquicamente, es decir, por el solicitante, su jefe y el gerente del área
correspondiente, una vez autorizada y liberada por estas personas, la orden de
compra quedaba colocada en el módulo de Abastecimientos para que el Lic.
César pudiera colocar el pedido con el proveedor correspondiente. Cuando él me
dejo desempeñar esa actividad me sentí importante pues era yo quien se
encargaba de solicitar los insumos básicos de la empresa para su funcionamiento.
Recuerdo que en una ocasión el personal Administrativo tuvo que asistir a una
junta en otra planta, ese día me quede yo solita en el área, justamente ese día
surgió una urgencia en el área de producción, necesitaban que se solicitara cierto
insumo, y sino mal recuerdo no podía solicitarse porque no estaba autorizado por
el gerente del área correspondiente, yo me estrese mucho porque al yo ser la
única en Administración, me veían como la responsable y la única persona que en
ese momento podía dar solución a su necesidad, pero al no estar liberada su
solicitud en el sistema yo no podía hacer nada, así que el solicitante termino
acusando a César y a mi por no cubrir su necesidad; yo estaba preocupada pero
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de alguna manera sabia que yo no era culpable porque para empezar no estaba
liberada su orden de compra y después,
yo de alguna manera no tenia la
autorización para hacer pedidos. Al otro día César recibió reclamos, pero pues no
paso a más porque obviamente el gerente de la planta estaba consciente de la
situación.
También me encargaba de archivar documentos, ordenar carpetas de
cotizaciones, así como armar los expedientes de los proveedores, para eso tuve
que solicitarles ciertos documentos, recuerdo que la solicitud la hacía vía
telefónica. Al hablar por teléfono mi voz se escucha de alguien muy joven, y al
hablar con los proveedores como que me ponía nerviosa, César me dijo que yo
me sintiera segura de lo que hacía, y que no me preocupara por quien me fuera a
tomar la llamada o a que empresa estuviera yo llamando, pues quien atendiera mi
llamada no sabría que se trataba de una estudiante, así que por lo tanto yo no
debía de preocuparme por nada. Incluso me dijo que dijera “habla la Licenciada
Adriana Morales, del departamento de Abastecimientos de Coca Cola FEMSA”,
me dijo que ese argumento causaría mayor impacto en la persona que me tomara
la llamada, y así lo hice, recuerdo que fue mucho más fácil y la respuesta que
recibía de los proveedores era mucho más positiva.
Me gustaba mucho estar en ese departamento, pues siento que con César
aprendí mucho ya que él es una persona muy capaz y humana, además
Abastecimientos es el departamento donde las negociaciones son básicas y las
urgencias están a la orden del día, lo cual hace interesante el trabajo que se
desarrolla ahí.
Mientras fueron pasando los meses, hubo cambios en la Administración de la
empresa, por parte del corporativo. Lo cual trajo como consecuencia que el área
de Cuentas por pagar se centralizara en el corporativo, y por lo tanto ese
departamento desapareció de la planta.
La persona que se encargaba de ese departamento era el Lic. Juan Manuel Elías,
quien por cierto, también es egresado de la carrera de Contaduría que imparte
esta facultad. Él fue transferido a otra planta.
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Después de otros tres meses me asignaron con la persona de Contabilidad, pues
estaba por empezar un proyecto denominado “Identificación de Activos”, el cual
consistía como su nombre lo dice en identificar los activos que estaban
registrados como propiedad de la planta, la persona que lo llevaría a cabo era
precisamente la de Contabilidad, para esto el corporativo entregó una lista de los
activos con los que cada planta contaba. Sin embargo había activos que ya no se
encontraban en la planta, ya sea porque los habían transferido a otra planta o
porque habían sido vendidos.
Este proyecto fue por el que se abrió la vacante que yo ocupaba y trajo como
consecuencia que la persona encargada del departamento de contabilidad, quien
era la Licenciada Irasema Tinoco, tuviera que estar ausente de su lugar de trabajo
(oficina) por tener que ubicar los activos tanto en la planta como trasladándose a
las diferentes plantas para la identificación de los activos que aparecían bajo la
propiedad de Planta Cuautitlán, porque además de ubicarlos, se tenia que
manifestar en que condiciones se encontraba el activo, o si ya había sido dado de
baja o si se había vendido o traspasado a otra planta y documentarlo.
Por lo tanto, las actividades que realice mientras estaba este proyecto, fueron de
alguna manera las de contabilidad.
Cada Lunes tenía que hacer la conciliación de producto, esta era entre
contabilidad y el
área de operaciones (esta área se encarga de distribuir el
producto hacia las diferentes distribuidoras, o clubes y plantas), así como también
entre las diferentes plantas y distribuidora; cada planta o distribuidora enviaba su
conciliación y así de esta manera se cotejaba la información. Al principio me costo
mucho trabajo, porque había producto que se quedaba en tránsito, aparecía
facturado pero aun no era recibido por el destinatario, aunque ahora me parece
algo tan sencillo y le encuentro lógica, en ese momento a mí se me hacia muy
confuso y complicado, pero con el paso de las semanas fue entendiéndole hasta
que no tuve problema alguno.
También me encargaba de solicitar cheques por concepto de gastos a comprobar,
la solicitud se hacía al corporativo, bueno era como un departamento de staff del
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corporativo que estaba ubicado en Planta Cedro, la cual se encuentra por la
colonia Santa María la Rivera. La solicitud de estos cheques generaba algunos
conflictos con los solicitantes pues aunque en teoría ya sabían que tenían que
hacer su solicitud con anticipación, en la práctica era lo contrario, ya que pedían
los cheques a la mera hora, y el corporativo enviaba los cheques a una semana.
Hay fue donde me di cuenta que por más que exista un procedimiento por escrito
y este se de a conocer, es difícil que se lleve a cabo pues los usuarios no siempre
siguen los procedimientos, además que también a veces las circunstancias nos
orillan a no apegarnos a lo establecido.
La comprobación de los gastos también era algo de lo que yo me encargaba, así
que debía solicitar a los usuarios que me entregaran una relación de sus gastos y
los comprobantes correspondientes; lo cual también era otro problema, pues a
veces tardaban mucho en entregarlos, mi jefa decía que si los gastos son
inmediatos, no debían tardar en su comprobación.
También me encargaba de solicitar cheques para el pago, de agua, teléfono, luz,
así como registrar el pago en el sistema.
Cada fin de mes registraba en el sistema las provisiones de cada área, generaba
facturas de los desperdicios que se venden (cartón, tarima y plástico).
Después de 6 meses terminó el proyecto y con eso mi participación dentro de la
empresa. Aunque la Lic. Myriam platicó conmigo sobre la posibilidad de quedarme
más tiempo en la planta siempre fue muy clara con el hecho de que la vacante
que ocupaba era por un proyecto y que terminando éste ya no había razón que
justificara mi permanencia en la Planta.
Por lo tanto, el término del proyecto fue la razón de mi salida de Coca Cola
FEMSA.
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1.2 Despacho Mexía Ungsson Guerrero Lobera & Asociados, S.C.
Ingreso: Marzo 2006
Puesto: Asistente Administrativo.
Salida: Septiembre 2007.
En Marzo de 2006 entre a trabajar al Despacho Mexía Ungsson Guerrero Lobera
& Asociados, S.C.
Esta organización se encarga de brindar el servicio de Contabilidad y Auditoria a
los clientes que conforman su cartera.
El Despacho esta conformado de la siguiente manera. El dueño es el CP. Javier
Mexía Ungsson, quien se encarga de relaciones publicas es decir, de buscar
posibles clientes y atraerlos. El CP. Ignacio Guerrero es quien se encarga
supervisar y presentar los resultados contables mensuales de las empresas a
cada uno de los interesados. La CP. Laura Pérez es quien coordinaba a los
auxiliares contables, en ese tiempo eran la Srita. Ana Aguilar y Víctor Ocampo,
ella también lleva algunas contabilidades (actualmente, son cuatro auxiliares a
los que ella coordina). Después en el organigrama estaba yo, que me encargaba
de las actividades Administrativas, que más adelante describiré.
El área de Auditoría es coordinada por el CP Pedro Herrera, él tiene dos
auxiliares el CP Julio Cesar Peñalosa Nava y el CP. Jesús Brito Naar.
Al principio, se me encomendó la tarea de codificación de pólizas de ingresos, y
de egresos solo hacia los reembolsos; también hacia un concentrado de las
ventas que había generado la empresa. Todo esto lo hacía solo de dos empresas,
Tianjín, S.A. de C.V. y Pierre Harry, S.A. de C.V.
Al ser un Despacho contable, es normal que los giros de las empresas que son
sus clientes sean diferentes, por lo que los catálogos de cuentas entre una y otra
de alguna manera son diferentes.
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Posteriormente se me asignaron las actividades administrativas como: atención a
clientes, dentro de esta tarea debía hacer llamadas para saber si tenían alguna
necesidad, queja o sugerencia; labor de cobranza, manejo de caja chica, emisión
de cheques y comprobaciones de gastos, abastecimiento de papelería, cafetería y
botiquín, contestar llamadas, control de los libros Contables con que contaba el
Despacho
(la
intención
era
formar
una
pequeña
Biblioteca);
solicitar
mensualmente la revista contable PAF, control del archivo.
También aquí pude darme cuenta de lo importante que es que las organizaciones
tengan un buen ambiente de trabajo, así como que las relaciones laborales entre
los integrantes sean sanas.
Pues a diferencia de Coca Cola, el clima laboral era muy tenso, estresante y
voluble, además de que no se esta consciente de la importancia que es el trabajo
en equipo y a esto hay que agregar que no se tiene el sentido de urgencia.
La suma de todas estas situaciones traen como consecuencia que la calidad del
servicio que se brinda a los clientes sea deficiente, ya que más bien parece que el
cliente es quien brinda el servicio y no viceversa. La velocidad de respuesta es
bastante lenta, de hecho mientras yo estuve trabajando ahí los clientes llamaban
buscándome para que les atendiera y resolviera sus necesidades. La mayoría de
las veces, los clientes ya se comunicaban molestos, pues se quejaban de la
demora en la respuesta por parte del personal encargado o muchas veces la
persona responsable en darle respuesta ya no le tomaba la llamada, solo pedía
que el cliente dejara recado.
Con todas estas situaciones me fue muy difícil adaptarme, pues como comente
unas líneas arriba, el ambiente laboral era muy pesado; el dueño es una persona
impaciente y de carácter fuerte que en ocasiones hace sentir a las personas
inferiores, considero que desde ahí radica el problema. Pues al ser el dueño de
una organización que está conformada por un número pequeño de integrantes, el
clima laboral debiera ser más sano.
A él le reporta la coordinadora, quien también es de carácter fuerte y no sé si por
la responsabilidad que tiene, le es difícil dirigir al personal, o también podría ser
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que no le gusta la responsabilidad de tener personal a su cargo, ya que al ser ella
la encargada si algo se hacía mal ella es quien se llevaba el regaño y obviamente
todo esto se reflejaba en el desempeño de las actividades de cada una de las
personas que ahí trabajábamos.
Yo dependía de ella jerárquicamente. El adaptarme a la forma de ser y modo de
trabajo de la Coordinadora me complicó mucho mi desempeño laboral, así como
también vi afectada mi autoestima, ya que honestamente nunca me había
relacionado con alguien así; la gente que yo conocía era con la que convivía en la
escuela y cuando no congeniaba con alguien lo más que pasaba es que no nos
habláramos; pero trabajar con alguien con quien no congenias es difícil.
Y aunque las actividades que realizaba eran sencillas, el trabajar así hacia que yo
no me sintiera a gusto y por lo tanto mi trabajo se me hacia tedioso. Siempre que
le preguntaba algo, ella contestaba “no pues no sé”, de alguna manera yo no
sentía la seguridad para decidir algo ya que ella tampoco daba una opinión o
sugerencias, y lo que uno decidiera solo era responsabilidad de uno, pero
considero que aquí es donde aplica perfectamente el que “la responsabilidad se
comparte”. Sin embargo, cualquier cosa que hiciera sin consultarla estaba mal.
Las relaciones interpersonales no eran sanas ya que aunque aparentemente se
había generado una amistad, la realidad era otra pues los comportamientos eran
muy volubles; creo que por eso también se me hizo muy difícil pues de alguna
manera yo no encajaba en ese ambiente; entonces, trabajar en una organización
donde el ambiente de trabajo es pesado y además las relaciones personales que
se daban entre empleados tampoco eran sinceras, me desanimaron demasiado.
A los seis meses pensé en renunciar, pues el ambiente de trabajo ya me había
afectado mucho, en ese corto tiempo ya había perdido la seguridad y confianza
en mi persona. Yo no estaba acostumbrada a todo eso y me generó un
desequilibrio emocional, me sentía triste, frustrada, y angustiada.
En el fondo yo sabia que en cualquier lado iba a encontrar ese tipo de personas y
ambiente laboral, y que no podía estar huyendo de eso a cada rato, más bien
tenía que afrontarlo y aprender a manejarlo, siempre he pensado que afrontar las
16
circunstancias de la mejor manera ayuda al crecimiento personal y madurez
emocional.
Esa fue la razón por la que no renuncie, siguieron pasando los meses y con ello
fui aprendiendo a sobre llevar a las personas y a manejar de manera positiva las
circunstancias, de hecho me acostumbré al ambiente laboral, lo cual me ayudó a
que no me siguieran afectando las actitudes de los demás; pero al decir “me
acostumbré” no significa que yo tomara la misma actitud, al contrario, yo continué
con mi ideología pero yo no hacia el esfuerzo por generar esa empatía dentro de
la organización.
Aquí fue donde conocí los papeles de trabajo para las Declaraciones anuales y
los Dictámenes Fiscales, así como también, me pude dar cuenta de la manera en
que se lleva a cabo el registro contable de las actividades de las empresas en la
vida real, pues solo conocía el registro de manera teórica.
Durante el período de Declaraciones Anuales, apoyé en el llenado de los
formatos, pude darme cuenta de lo que implica hacer y presentar una Declaración
Anual, de hecho recuerdo bien que durante ese período regresaba después de las
12 de la noche. Durante mi estancia, se presentaron dos periodos de Dictámenes
Fiscales; en el primero apoyé con la captura de información de Agentes
Aduanales y pedimentos, que posteriormente el CP Ignacio utilizaría para el
llenado de formatos.
Para el segundo periodo, el CP Pedro Herrera, ya formaba parte del Despacho y
es quien se encarga de esta área, él me pidió que descargara el programa
SIPRED a la computadora que yo utilizaba, pues le ayudaría a capturar la
información de los formatos que él y su auxiliar llenarían; me gustaba realizar
esta actividad pues él es una persona que si le muestras interés por aprender, te
enseña; una vez capturada la información, verificaba que no tuviera errores, y si
era así le comentaba a él para que revisara la información y me pasara
nuevamente las correcciones a realizar. Una vez que la información del Dictamen
era correcta, procedía con el encriptar y enviar la información.
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Durante el tiempo que trabaje en este Despacho, el CP. Pedro fue la única
persona que apreció mi trabajo, me dijo que era buena; y el consejo que me dió
fue que buscara una opción mejor para seguir con mi crecimiento profesional y así
generar una mejor experiencia laboral.
Recuerdo que me alentaba a seguir adelante y a no desanimarme por la manera
en que se desarrollaban las cosas en el Despacho.
Cuando termino este periodo, regresé de lleno a las actividades administrativas.
Después de año y medio renuncié, pero ya no por las razones anteriores, sino
porque quería buscar otra mejor opción para desarrollarme profesionalmente.
1.3 Trabajo Actual.
Ingreso: 25 de Febrero de 2008.
Puesto: Responsable de Tesorería.
Funciones:

Cuentas por Pagar: Toma de facturas a revisión, programación de pago a
proveedores Nacionales y Extranjeros, emisión de cheques, manejo de
caja chica, comprobaciones de gastos, solicitud de transferencias
electrónicas, pago de obligaciones (2.5% sobre nómina, Impuestos, IMSS,
Infonavit y RCV), aplicación de pagos a proveedores en sistema.

Cuentas por Cobrar: cobro a clientes en ventanilla, cobranza telefónica,
aplicación de los cobros en sistema, Envío de Estados de Cuenta a los
clientes, investigaciones de crédito.

Facturación: emisión de facturas, envío de facturas a clientes para revisión,
cancelación de facturas, emisión de Notas de Crédito, emisión de Notas de
Cargo.

General: Monitoreo diario de saldos bancarios, identificación diaria de
saldos bancarios, preparación semanal de documentos (información) para
contabilidad (la contabilidad de la empresa es llevada de manera externa
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por un Despacho Contable). Coordinación de la persona que lleva la ruta
de cobranza y valija.
Las funciones que están a mi cargo las desarrollo de la siguiente manera:
Primeramente, monitoreo saldos bancarios de las cuentas que manejamos, para
presentar el reporte a Gerencia. Posteriormente identifico los movimientos que
aparecen en los Estados de Cuenta bancarios.
De los movimientos que se generaron en el Estado de Cuenta bancario, hago una
relación diaria de los ingresos, identificando quien realizo el depósito, forma en
que fue generado el ingreso (transferencia, cheque, efectivo), importe, tipo de
cambio, importe en dólares, cuenta a la que fue realizado, concepto del depósito
(aquí especifico que facturas está pagando el cliente, si fue anticipo, o tal vez
algún acreedor o deudor), fecha en que ingresó el dinero a la cuenta y fecha en
que fue aplicado en sistema.
De la misma manera, en base a los movimientos del Estado de Cuenta elaboro
una relación de los egresos; debo aclarar que la mayoría de los pagos se hacen
vía transferencia, para llevar un control de las mismas son identificadas de
manera consecutiva. Dicha relación incluye, número de la transferencia,
beneficiario, importe, concepto (aquí especifico que factura se pago o cual fue la
razón del gasto), fecha, nombre del banco de donde fue realizado el pago, y
moneda.
Es el mismo caso, para los cheques que se emitieron durante esa semana, Notas
de Crédito y Cargo.
Tanto la identificación, como el registro de los movimientos es diario, esto me
sirve para preparar toda la información que se genera semanalmente para
entregarla al Contador de la empresa, cuya función es supervisar, tanto la
información que yo genero para que sea entregada al Despacho de Contabilidad,
como el trabajo que desarrolla el Despacho contable, entre otras actividades más.
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Una vez que el Contador reviso la información que genere y le entregue, nos
reunimos para aclarar las dudas que le surgen, modificar o complementar la
información.
También, semanalmente se envían Estados de Cuenta Bancario, los cuales son
impresos directamente del portal bancario.
Obviamente durante el día se van presentando necesidades que en su momento
requieren de mi atención, como puede ser la llamada de un proveedor para
verificar pago de alguna factura, o algún cliente que solicita su factura, solicitar un
Estado de Cuenta o alguna necesidad de algún cliente interno (ventas, compras o
dirección).
También me encargo del cobro a clientes, hay días en que la compra de
mostrador tiene demasiada demanda y hay otros en los que no se tiene venta, sin
embargo, siempre hay entregas de material que fueron solicitadas previo pedido.
La toma de facturas a revisión y el pago a proveedores se lleva a cabo los días
lunes; debo mencionar que es otra persona quien se encarga de realizar las
transferencias, sin embargo soy yo quien se reúne con el Gerente General, para
la revisión y autorización de los mismos.
La facturación se realiza diariamente; en base a una Remisiones SAE. El formato
físico de las Remisiones SAE es un juego de hojas de colores (blanca, azul,
amarilla, rosa, blanca), cuya finalidad es que cada área se quede con una copia,
para llevar un control y registro de las ventas. Las copias azul y amarilla, se
quedan bajo el resguardo de Cuentas por Cobrar, las demás copias se pasan
directamente a Almacén.
Almacén es quien se encarga de entregar a los clientes el material remisionado
por el área de ventas. Por lo tanto, a la mañana siguiente de que los clientes
recogieron su material, las Remisiones de esas entregas pasan a Cuentas por
Cobrar para conciliar con las copias azul y amarilla y en base a eso elaborar la
factura del material ya entregado.
20
Una vez realizada la facturación, se envían las facturas vía mail a los clientes, y al
final del día se imprimen en dos copias, verde para contabilidad y rosa para
almacén. A ventas solo se le informa en cada remisión el número de factura que
le fue asignado.
La aplicación de los ingresos, es otra de mis actividades que en ocasiones aplico
el mismo día que los recibo o dependiendo de la carga de trabajo lo hago dos
veces por semana, pero por lo regular son los días martes y viernes cuando lo
hago.
Una vez aplicados los depósitos, genero el reporte Antigüedad de Saldos para
identificar las fechas de vencimiento de las facturas que están pendientes de
cobro e identificar a los clientes que se han atrasado en sus pagos.
Una vez realizado esto, procedo con llamadas hacia los clientes para confirmar
que recibiremos pago, o que podemos pasar a recogerlo; y claro, también hago
llamadas a los clientes morosos, debo ser honesta, de todas mis actividades ésta
es la que se me hace más tediosa, pues a veces la persona con quien debo
comunicarme no está, o no puede tomar la llamada, o pide que me comunique
más tarde, a veces me dice que lo va a checar con su jefe y todo esto implica que
tenga que volver a llamarle y a veces debo hacer mas de una llamada de este
tipo. Ya todo esto lo hago el tercer día, y solo ese día me dedico solamente a las
llamadas.
De esta manera, me entero para cuando han programado nuestros pagos, o si ya
realizaron alguno. Hay ocasiones en que los clientes no notifican los depósitos
que realizan, y como no manejamos Cuentas Referenciadas, es complicado saber
de quien proviene el pago, por lo tanto esos depósitos son señalados como “no
identificados”, y en algunas ocasiones al realizar estas llamadas para cobranza,
me entero de quien realizó el ingreso.
De la información obtenida en las llamadas elaboro un reporte que es enviado a
Gerencia y a Ventas; para informarles cual es el estatus de los clientes y así
21
cuando un cliente desea realizar una compra le puede hacer presión para nos
realice el pago de su adeudo (ya sea parcial o total).
Cuando un cliente desea que le otorguemos una línea de crédito, ya sea el área
de ventas o yo le hacemos llegar una solicitud de crédito que deberá ser
contestada y devuelta a ventas o a una servidora para comenzar con el proceso
de investigación.
La investigación que se realiza para otorgar un crédito es muy sencilla pues es en
base a las referencias comerciales, se solicitan 10. Mientras se realiza la
investigación la venta al cliente es de contado.
Una vez realizada la investigación, se presenta al Gerente los datos obtenidos
para decidir si se le otorga el crédito o no.
Cuando vamos a realizar pago para alguno de nuestros proveedores extranjeros;
lo hacemos a través de una casa de cambio, Intercam SA de CV, yo doy las
indicaciones, solicito la transferencia de dinero a sus cuentas y ellos pasan el
dinero a las cuentas de nuestros proveedores. Como bien dije al principio, el pago
a proveedores se lleva a cabo los días lunes, sin embargo a proveedores
extranjeros se realiza en el transcurso de la semana, ya que algunas veces para
hacer el pago, estamos en espera de recibir uno por parte de algún cliente.
Para realizar los pagos de las obligaciones de la empresa (2.5 % sobre nómina,
IMSS, Infonavit y Retiro Cesantía y Vejez, Impuestos), espero a que el Despacho
Contable me haga llegar la información. Una vez que la recibo, procedo a generar
los pagos.
Como ya comenté en algunos párrafos anteriores, diariamente identifico los
movimientos bancarios y esto lo hago descargando los Estados de Cuenta a
Excel, agrego una columna para observaciones y es ahí donde plasmo de donde
proviene o a quien va dirigido el movimiento.
22
Una semana antes de que termine el mes envío al Despacho Contable este
Estado de Cuenta con la finalidad de que nos generen un cálculo aproximado del
importe que pagaremos por concepto de impuestos (Retención por salarios,
Retención por servicios profesionales, retención de IVA e IETU); para que el
Despacho nos informe acerca de esta situación, y así Gerencia tome la mejor
decisión; en ocasiones realizamos pagos a proveedores extranjeros por
adelantado, es decir, les pagamos antes de que se cumpla el plazo del crédito de
las facturas que nos han expedido.
Es una ventaja la identificación de los movimientos diariamente y entregar al
contador la información semanalmente, ya que a fin de mes solo tengo que
preparar la información de los últimos días para que contabilidad pueda generar el
cierre mensual contable.
23
CAPÍTULO
2
GENERALIDADES DE
LA
EMPRESA
CAPÍTULO 2. GENERALIDADES DE LA EMPRESA
2.1 Antecedentes.
En 1990 se funda Arulex Co. La primer empresa del Grupo OGMAN en Houston
Texas, con el propósito de suministrar materiales para las industrias alimentaría y
farmacéutica a través de distribuidores mexicanos.
Para disminuir costos y brindar un mejor servicio, amplia su operación a México a
través de la compañía Pierre Harry, S.A. de C.V.
El nombre de esta organización se debe al metalurgista francés Pierre Berthier,
quien reconoció por primera vez, en 1821, la resistencia a la corrosión de las
aleaciones de hierro-cromo, pues noto una resistencia al ataque de ciertos ácidos,
sugiriendo su uso en cuchillería.
Y a Harry Brearley del laboratorio de investigación Brown-Firth en Sheffield
Inglaterra, pues se le acredita como el inventor del acero inoxidable. En 1913,
mientras buscaba una aleación resistente a la erosión para barriles de armas
descubrió y posteriormente industrializo una aleación de acero inoxidable
martensítico.
2.2 Ubicación.
Pierre Harry, S.A. de C.V., se encuentra ubicada en la Calle San Nicolás No.2,
Col. San Nicolás Tlaxcolpan, Tlalnepantla Estado de México, México, CP 54030
25
2.3 Misión.
Comercialización, fabricación, pulido y electropulido de tubería y conexiones de
acero inoxidable, para los sectores farmacéutico y alimentario, comprometiendo
nuestro esfuerzo para proporcionar
al cliente la calidad
que requiere
en
acabados y servicio.
2.4 Visión.
Ser el proveedor de tubería sanitaria y fabricante conexiones sanitarias predilecto,
confiable de nuestros clientes por la calidad de nuestros productos, la riqueza del
inventario, honestidad y prontitud en el trato.
26
2.5 Objetivo.
Mantener un nivel creciente de ventas y utilidades que permita la independencia
económica de la empresa y el bienestar de sus integrantes, atendiendo al nicho
creciente de clientes conocedores y exigentes.
2.6 Organigrama.
Para su mejor presentación se presenta el organigrama en la página siguiente.
27
II.6 Organigrama
28
2.7 Tipos de Acero.
Hay dos tipos de acero que se emplean para la elaboración de la tubería: tipo 304
y tipo 316 L.
La diferencia básica entre estos dos tipos de acero inoxidable, es que el tipo 316L
contiene molibdeno y menos carbono que el 304. Ambas características, directa o
indirectamente, están encaminadas a mejorar la resistencia a la corrosión.
La “L” del 316L indica que el contenido del carbono es bajo (“Low”), 0.035 máximo;
a diferencia del contenido en el tipo 304 que es 0.080% máximo.
Estos tipos de acero inoxidable, tiene estructura metalográfica predominante
austenítica, con un cierto porcentaje de ferrita.
2.8 Productos y Servicios.
INDUSTRIA FARMACÉUTICA
INDUSTRIA ALIMENTARÍA
Tubería
Tubería
Conexiones NOM. ASME BPE
Conexiones NOM. 3A
Válvulas de diafragma
Intercambiadores de calor.
Servicio de Electropulido
Válvulas de mariposa, check, bola.
Tipos de:
Tubería
Según la aplicación, tenemos:

Tubería para vinos y licores.
29

Tubería para lácteos.

Tubería para alimentos corrosivos (salsas, tomates).

Tubería para agua para inyectables.
Conexiones:

Conexiones Sanitarias Soldables (1)

Conexiones Sanitarias Clamp (2)

Conexiones Sanitarias Roscadas (3)

Abrazaderas, Soportes y Empaques (4)

Conexiones Farmacéuticas ASME BPE (5)
(1)
(2)
30
3)
(4)
5)
Válvulas Sanitarias

Mariposa

Bola

Check

Diafragma
31
Mirillas y filtros.
2.9 Proveedores.
Nuestros principales Proveedores son:

United Industries: Tubería

King Lai: Tubería y conexiones.

Rohrbogen: conexiones.

Allegheny Bradford Corp.: Intercambiadores de Calor.

GEMÜ Valves Inc.: Válvulas

Rubber Fab. : Empaques.
32
PROVEEDORES
33
2.10 Procesos Productivos y de calidad.
Los procesos productivos la empresa se apegan a las normas internacionales
formuladas por la organización que actualmente lleva por nombre “3-A Sanitary
Standards, Inc”; la cual se encuentra bajo el liderazgo de la FDA (Food & Drug
Administration) y la USDA (U.S. Department of Agriculture).
Dichos códigos y estándares son los siguientes: ASTM, AWF, ASME BPE; que se
encargan de regular la sanitización e higiene de los productos, equipos, tuberías,
válvulas y accesorios sanitarios.
En todos los procesos productivos que tenemos se utilizar tubería.
Podemos decir que nuestros procesos son como sigue:
 Corte
 Troquelado
 Soldadura
 Pulido
o Electropulido
 Inspección de calidad
Con el troquelado se deforma el tubo, si es de forma cónica se fabrica una
reducción; y si es en forma cónica con un barreno para formar una boquilla y se
le añade un tubo mediante soldadura se fabrica una Tee. Cabe mencionar que las
conexiones son utilizadas para alimentos y productos farmacéuticos (agua para
inyectables).
El pulido se realiza en varios pasos con diferentes granos de abrasivos hasta
llegar a un pulido que cubra las normas de la 3-A y ASME BPE para aplicaciones
en la industria farmacéutica.
34
Para aplicaciones muy delicadas la industria farmacéutica pide que el acabado
además de producirse con medios abrasivos cubra un mayor grado de calidad, a
esto se le conoce como electropulido. El electropulido es un proceso electrolítico
que realiza una remoción de metal. Esta remoción efectúa en forma selectiva
desgastando preferentemente las protuberancias y micro protuberancias de la
superficie previamente pulida. Este proceso ayuda a minimizar la acumulación de
bacterias y mejora la resistencia a la corrosión.
En cuanto a proceso de inspección de calidad, éste se basa en las normas ya
antes mencionadas, 3-A y ASME BPE, Este proceso consiste básicamente en
conseguir que las piezas fabricadas cumplan con las normas, lo que implica
inspecciones dimensionales, de acabados y de estudios metalográficos.
Las inspecciones dimensionales y de acabados son realizadas por nuestra área
de
calidad;
los
estudios
metalográficos
son
realizados
por
empresas
independientes.
Cuando los productos cumplen con las especificaciones de las normas, se emiten
certificaciones. La certificación de la tubería es emitida por el fabricante, nosotros
solo las transmitimos a los instaladores o usuarios finales.
La certificación de las conexiones fabricadas por nosotros se lleva a cabo por
nuestro departamento de calidad reuniendo la información proveniente de la
tubería en conjunto con las inspecciones que realizamos.
Existe la rastreabilidad garantizada solicitada por las normas mencionadas de tal
manera que cualquier pieza fabricada por nosotros puede ligarse promedio de sus
marcas de colada y orden de fabricación con las características básicas del acero
con que se fabricaron. Dichas características son: análisis químico y pruebas
mecánicas.
35
Corte de tubería
Troquelado
36
Soldadura
Pulido interior
37
Electropulido de carcasas de luz ultravioleta
38
Control de calidad
Reporte de inspección de calidad
39
2.11 Clientes.
Nuestra cartera de clientes es muy variada, pues atendemos necesidades de los
usuarios directamente o a través de instaladores, estos son algunos de ellos:
40
CAPÍTULO
3
MARCO
TEÓRICO
CAPÍTULO 3. MARCO TEORICO
Administración de Cuentas por Cobrar.
3.1 Definición de Administración.
Definición Etimológica.
La palabra Administración se forma del prefijo “ad”, hacia, y de “ministratio”. Esta
última proviene a su vez de minister, vocablo compuesto de “minus”, comparativo
de inferioridad, y del sufijo “ter”, que sirve como termino de comparación.
La etimología del vocablo “magíster” (magistrado) indica
una función de
preeminencia o autoridad – el que ordena o dirige a otros en una función-,
“minister” expresa precisamente lo contrario: subordinación u obediencia, el que
realiza una función bajo el mando de otro, el que presta un servicio a otro.
La etimología de la Administración nos indica que esta se refiere a una función
que se desarrolla bajo el mando de otro; de un servicio que se presta. Servicio y
Subordinación son pues los elementos principales obtenidos.
3.2 Concepto de Administración.
Agustín Reyes Ponce.
Es el conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas
de estructurar y manejar un organismo social.1
1
Reyes Ponce, Agustín; Administración de Empresas1: Teoría y Práctica; México, Ed. Limusa, 2006.
42
Lourdes Munich Galindo.
Proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un
grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad, eficiencia y
calidad.2
José Antonio Fernández Arena.
Es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por
medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado. 3
Por lo tanto, podemos decir:
La Administración es la coordinación y realización de procesos, reglas y
actividades, en conjunto con los recursos tecnológicos, técnicos, humanos,
materiales y económicos de manera eficaz y con eficiencia para la satisfacción de
objetivos con la máxima productividad y calidad.
La Administración busca en forma directa la obtención de resultados de máxima
eficiencia en la coordinación y solo a través de ella se refiere la máxima eficiencia
o aprovechamiento de los recursos materiales, tales como capital, materias
primas, maquinas, etc.
3.3 Características de la Administración.
1. Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe
un organismo social, porque en el tiene siempre que existir coordinación
sistemática de medios.
2
Munich Galindo, Lourdes; Fundamentos de Administración; 7ª Edición, México, Ed. Trillas, 2006.
Fernández Arena, José Antonio; El proceso Administrativo; México, Ed. Diana, 2da. Edición, 1991, 8ª
Impresión, 2006.
3
43
2. Especificidad. Aunque la administración va siempre acompañada de
otros fenómenos de índole distinta (en la empresa, funciones económicas,
contables, productivas, mecánicas, jurídicas, etc) es específico y distinto a los que
acompañan. Cuanto mas grande sea el organismo social, la función más
importante de un jefe es la administración y disminuye la importancia de sus
funciones.
3. Unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del
fenómeno administrativo, este es único y por lo mismo, en todo momento de la
vida de una empresa se están dando en mayor o menor grado, todos o la mayor
parte de los elementos administrativos.
4. Unidad jerárquica. Todos cuantos tienen carácter de jefes en un
organismo social participan, en distintos grados y modalidades de la
administración.
3.4 Proceso Administrativo.
Todo proceso administrativo, es de suyo único, forma un continuo inseparable en
el que cada parte, cada acto, cada etapa, tiene que estar indisolublemente unida
con las demás, y que, además, se dan de suyo simultáneamente.
El proceso administrativo en su concepto más sencillo es "la administración en
acción". La administración comprende varias funciones o etapas necesarias de
conocer para aplicarlas a cualquier estructura, al conjunto de las etapas se conoce
con el nombre de proceso administrativo. La separación de elementos se emplea
con fines metodológicos y analíticos, ya que las etapas están interrelacionadas y
se
dan
como
un
proceso
integral.
Llegamos a la conclusión que un proceso es: El conjunto de etapas o pasos
primordiales
para
la
realización
de
cualquier
tarea
administrativa.
44
1. Fase mecánica. Esta es la parte teórica de la administración o sea la parte
estructural de la misma y tiene una proyección hacia el futuro.
Elementos de la mecánica Administrativa.

Previsión, responde a la pregunta ¿Qué puede hacerse?

Planeación, responde a la pregunta ¿Qué se va hacer?

Organización, responde a la pregunta ¿Cómo se va hacer?
Previsión. Consiste en la determinación de lo que se desea lograr por medio de
una organización, y la investigación y valoración de cuales serán las condiciones
futuras que habrá de encontrarse, hasta determinar los diversos cursos de acción
posibles.
Comprende tres etapas.
1. Objetivos. Corresponde a fijar los fines.
2. Investigaciones. Se refiere al descubrimiento y análisis de los medios con
que puede contarse: información y supuestos.
3. Alternativas. Trata de la adaptación genérica de los medios encontrados, a
través de la información a los fines propuestos.
Planeación. Consiste en la determinación del curso de acción que se habrá de
seguir, fijando los principios que lo habrán de presidir y orientar, la secuencia de
operaciones necesarias para alcanzarlo y la fijación de criterios, tiempos, medidas,
etc, necesarias para su realización.
Comprende las siguientes etapas.
1. Políticas. Principios para orientar la acción.
2. Procedimientos. Secuencia de operaciones o métodos.
45
3. Programas. Fijación de tiempos requeridos para cada acción.
4. Presupuestos. Son programas en que se precisan unidades, costos, etc, y
los diversos tipos de “pronósticos” en los que aquellos descansan.
5. Estrategia y táctica. Son el ordenamiento de esfuerzos y recursos para
alcanzar los objetivos amplios, en el primer caso, y concretos, en el
segundo.
Organización. Se refiere a la estructura técnica de las relaciones que deben darse
entre las funciones, jerárquicas y obligaciones individuales necesarias en un
organismo social para su mayor eficiencia.
Sus etapas son:
1. Funciones. Determinación de cómo deben dividirse y asignarse las grandes
actividades especializadas, necesario para lograr el fin general.
2. Jerarquías. Fijar la autoridad y responsabilidad correspondiente a cada
nivel existente.
3. Puestos. Las obligaciones y requisitos que tiene en concreto cada unidad
de trabajo susceptible de ser desempeñados por una persona.
2. Fase dinámica. Se refiere a la parte operacional, se encarga de ver que se
hagan las actividades y revisar como se han realizado dentro de la organización.
Elementos de la dinámica administrativa.
Integración. Es la obtención y el agrupamiento de los elementos materiales y
humanos que la organización y la planeación señalan como necesarios para el
adecuado funcionamiento de un organismo social.
Consiste en dotar al organismo social de los diversos recursos que requiere para
lograr la eficiencia en el desempeño al momento de planear y organizar. Pare esto
46
debemos tener en cuenta los recursos con los que cuenta la empresa (materiales,
tecnológicos, financieros, humanos, etc).
La integración tiene 2 puntos principales que son:

Integración de personas.

Integración de recursos materiales.
Dirección. Es impulsar, coordinar, y vigilar las acciones de cada miembro y grupo
de un organismo social, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice del
modo más eficaz los planes señalados.
Comprende las siguientes etapas:
1. Autoridad y mando. Es el principio del que deriva toda la administración y, por lo
mismo, su elemento principal, que es la Dirección.
Dentro de este elemento tiene importancia especial el problema de las
decisiones.
2. Comunicación. Es como el sistema nervioso de un organismo social, pues lleva
al centro director todos los elementos que deban conocerse, y de este las ordenes
de acción necesarias hacia cada órgano y célula, debidamente coordinadas.
3. Delegación. Es la forma técnica para comunicar a los subordinados la facultad
de decidir sin perder el control de lo que se ejecuta.
4. Supervisión. La función ultima de la administración es revisar si las cosas se
están haciendo tal y como se habían planeado y ordenado.
Control. Consiste en el establecimiento de sistemas que permiten medir los
resultados actuales y pasados, en relación con los esperados, con e l fin de saber
si se ha obtenido lo que se esperaba, a fin de corregir y mejorar, y además para
formular nuevos planes.
47
Etapas.
1. Establecimiento de estándares y controles. Porque sin estos es imposible
hacer la comparación, base de todo control.
2. Operación de los controles. Esta suele ser una función propia de los
técnicos especialistas en cada uno de ellos.
3. Evaluación de resultados. Esta es una función administrativa, que vuelve a
constituir un medio de planeación.
Este paso cierra el ciclo, ya que resultados y objetivos tienen una conexión
esencial.
3.5 Concepto de Finanzas.
Arturo Morales Castro.
Disciplina que tiene por objeto la obtención y aplicación de recursos monetarios de
manera óptima y razonable.4
Guadalupe Ochoa Setzer.
Rama de la Economía que se relaciona con el estudio de las actividades de
inversión tanto en activos reales como en activos financieros, y con la
administración de los mismos.5
4
Morales Castro, Arturo; Principios de Finanzas: para determinar flujos de efectivo; para su eficiente
administración para obtener utilidades; México, Ed. Trillas, 2008 1er. Edición.
5
Ochoa Setzer, Guadalupe Angélica; Administración Financiera; México, Ed. Mc Graw-Hill, 2002, 1er.
Edición.
48
Víctor García Padilla.
Conjunto de actividades que a través de la toma de decisiones, mueven,
controlan, utilizan y administran dinero y otros recursos de valor. 6
Por lo tanto, podemos decir:
Las Finanzas se ocupan de la obtención y distribución de los recursos monetarios,
con el objetivo de maximizar el valor económico de la organización.
3.6 Concepto de Administración Financiera.
Arturo Morales Castro.
Es el área que establece un conjunto de técnicas y métodos que buscan la
optimización de los recursos monetarios de una empresa.7
Abraham Perdomo Moreno.
Fase de la Administración general mediante la cual se recopilan datos
significativos, se analizan, se emplean, se controlan, y se evalúan, para tomar
decisiones acertadas y alcanzar el objetivo natural de maximizar el capital
contable de la empresa a largo plazo.8
James C. Van Horne, John M. Wachowicz, Jr.
Se refiere a la adquisición, el financiamiento y la administración de activos, con
algún propósito general en mente.9
6
García Padilla, Víctor; Introducción a las Finanzas; México, Ed. Cía. Editorial Continental, 2006.
Morales Castro, Arturo; Principios de Finanzas: para determinar flujos de efectivo; para su eficiente
administración, para obtener utilidades; México, Ed. Trillas, 2008, 1er. Edición.
8
Perdomo Moreno, Abraham; Administración Financiera de Tesorería de Caja, Bancos y Valores temporales;
México, Ed. PEMA, 2001.
9
Van Horne, James C; Wachowicz, Jr; Fundamentos de Administración Financiera; Ed. Pearson Educación;
México 2002, Undécima Edición.
7
49
Podemos decir que:
La Administración Financiera se encarga de proporcionar técnicas y métodos para
la adecuada obtención y aplicación de los recursos monetarios de la empresa.
3.7 Concepto de Cuentas por Cobrar.
Alfonso Ortega Castro.
Son créditos que se otorgan a los clientes al concederles un tiempo razonable
para que paguen sus compras después de haberlas recibido.10
James C Van Horne, John M Wachowicz, Jr.
Sumas de dinero que deben los clientes a una empresa por haber adquirido
bienes o servicios a crédito.11
Abraham Perdomo Moreno.
Parte de la administración financiera del capital de trabajo que tiene por objeto
coordinar los elementos de una empresa para maximizar su patrimonio y reducir el
riesgo de una crisis de liquidez y ventas, mediante el manejo óptimo de las
variables de política de crédito comercial concedido a clientes y política de
cobros.12
10
Ortega Castro, Alfonso; Introducción a las Finanzas; México, 2008, Ed. Mc Graw Hill.
Van Horne, James C; Wachowicz, Jr; Fundamentos de Administración Financiera; Ed. Pearson Educación;
México 2002, Undécima Edición.
12
Perdomo Moreno, Abraham; Administración financiera del capital de trabajo; Ed. PEMA, 2001; 2da.
Edición.
11
50
Por lo tanto podemos decir:
Son créditos que se conceden a los clientes, es decir, que son derechos exigibles
para las empresas por haber adquirido un bien o servicio a un tiempo razonable
para que sean pagados para maximizar su patrimonio.
3.8 El Crédito.
Definición Etimológica.
La palabra “crédito” viene del latín concretamente del término “creditum” que
significa deuda aunque también de deriva del verbo latín “credere” – credo,
creditum – que quiere decir tener confianza en la promesa de alguien al entregarle
determinada cosa.
Concepto.
“Es la transferencia de bienes que se hacen en un momento dado por una persona
a otra, para ser devueltos a futuro, en un plazo señalado, y generalmente con el
pago de una cantidad por el uso de los mismos.”
Ventajas del otorgamiento de un crédito.
1. Para proporcionar servicios al cliente. Los clientes desean que se les
otorgue crédito. Y en los negocios lo primero es “dar al cliente lo que pida”.
2. Para ganar ventas. Varias compañías no pueden pagar en efectivo o de
contado, pero si a crédito.
3. Para incrementar utilidad sobre el margen o excedente. Entre más unidades
produzca o venda el costo por unidad baja; por lo tanto, en el momento en
51
que el crédito eleva las ventas también incrementa la utilidad por unidad. En
ese aspecto, el crédito si se paga por sí mismo.
4. Para alcanzar una gama más extensa de clientes. El crédito permitirá
ampliar la cartera de clientes.
5. Para obtener precios más altos. Los clientes saben y esperan pagar un
precio por el crédito que reciben. Este lo pagan en diversas formas: no
obteniendo descuentos, pagan intereses, los precios de los productos son
más altos, les establecen pedidos de cantidades mínimas, entre otras. Lo
que para ellos representa pérdida (el costo) para usted es utilidad (los
ingresos).
6. Para conseguir lealtad de los clientes. El crédito refleja lealtad a sus
clientes. Ellos responderán de la misma forma.
7. Para competir. Un programa de crédito eficiente es una buena herramienta
de comercialización, y es más fácil de analizar y evaluar que otros
elementos intangibles como el valor o la calidad del producto o los servicios
al cliente.
8. Para tener una imagen positiva de la compañía. El crédito significa algo
más que un servicio solamente. Es el espejo de su negocio, el cual debería
ofrecer una imagen positiva del mismo.
3.8.1 Políticas de crédito.
Las políticas de crédito son lineamientos para determinar la elección del crédito a
un cliente y por cuanto se le debe conceder. Las normas, la información y los
análisis de crédito son componentes importantes de la política de crédito.
Deben tener como objetivo elevar al máximo el rendimiento sobre la inversión, ya
que puede influir de manera importante en las ventas.
El desarrollo de una política de Crédito y cobranza deberá significar un esfuerzo
de equipo, pues sus estrategias involucran por lo regular todas las áreas de la
52
empresa: Publicidad, ventas, finanzas, planeación. De esta manera se aseguran
que todos los aspectos importantes sean debidamente enfocados y las políticas
tengan un apoyo total.
Cada uno de los aspectos de la política
crediticia es importante para la
administración eficaz de las cuentas por cobrar, una aplicación errónea de una
buena política de crédito, o la adecuada instrumentación de una eficiente política,
nunca producirá resultados óptimos.
Las variables de las políticas de crédito son: Las políticas de crédito, las
condiciones del crédito, el periodo del crédito, los descuentos por pronto pago, y
las políticas de cobro.
Estas pueden ser:
 Normales. Son las que se sitúan en el término medio; son las más
convencionales y buscan el equilibrio en el riesgo de los clientes,
asumiendo en algunos casos ciertos riesgos y permitiendo los plazos de
pago comunes en la industria.
 Restrictivas. Son aquellas en las que predomina el aspecto financiero sobre
el comercial, dando prioridad al coste del crédito y no a los efectos
comerciales que pueda significar la decisión de conceder o denegar un
crédito.
 Flexibles. Son políticas liberales se basan en que lo más importante es el
aspecto comercial y el crédito es un instrumento para ganarnos al cliente,
por lo que las concesiones de crédito son inversiones para fidelizar a los
clientes y ganar cuota de mercado.
La administración de cuentas por cobrar tiene que fijar las políticas, siendo las
principales:
53
1. Reducir al máximo la inversión en cuentas por cobrar en días cartera, sin
afectar las ventas y comercialización de las mercancías o servicios.
2. Administrar el crédito, que se otorga a los clientes con procedimientos
ágiles y términos competitivos que permitan a la empresa obtener un valor
agregado.
3. Evaluar el crédito en forma objetiva, que de cómo resultado una mínima
pérdida por cuentas incobrables.
4. Mantener la inversión en cuentas por cobrar al corriente, la inversión en
cuentas por cobrar debe ser
vigilada en cada cliente en particular, de
conformidad a lo pactado o acordado tomando acción sobre la cartera
vencida.
5. Vigilar la exposición de las cuentas
por cobrar ante la inflación y
devaluación de la moneda, las cuentas por cobrar son activos monetarios
que están expuestos a la inflación y las cuentas. Este concepto de activo
circulante tiene generalmente una influencia muy importante en las
utilidades o pérdidas monetarias que reportan las empresas.
Las políticas deben ser informadas y entendidas perfectamente por los empleados
de la compañía, sobre todo a los que tienen trato directo con los clientes (agentes
de venta, servicio a cliente, personal de envíos, etc), así cuando surjan preguntas
de parte de los clientes los empleados estarán aptos para contestarlas.
Revisiones periódicas de las políticas de crédito.
Las políticas de crédito son apropiadas según la época y las condiciones
económicas vive la empresa. Deben adecuarse en forma dinámica y cambiante
para elevar al máximo el rendimiento de la empresa sobre la inversión.
Es por ellos que se deben revisar periódicamente, ya sea:
 Trimestralmente.
 Semestralmente.
54
 Anualmente.
 Cada dos años.
Pues siempre habrá cambios que afecten de manera directa o indirecta a la
empresa, como por ejemplo:

Tasas de desempleo.

Condiciones económicas.

Flujo de efectivo.

Volumen de ventas.

Total de cuentas incobrables.

Etc.
3.8.2 Planeación de La Investigación del Crédito.
El tiempo que invierta investigando un cliente en particular se verá afectado por
muchos factores: antigüedad de la empresa (la mayoría de los fraudes suceden en
compañías que tienen menos de tres años de establecidas), el monto de la
cuenta, etcétera.
El punto clave de la verificación se encuentra en el exterior, por lo que se deberá
corroborar toda la información de la empresa del solicitante por medio de una
segunda fuente, alguien que no pueda ser influido ni controlado por el solicitante.
El procedimiento de evolución del crédito consiste en tres pasos: (1) recopilar
información sobre los solicitantes, (2) analizar dicha información para determinar
su solvencia, y (3) tomar la decisión crediticia. Con esta última se determina si el
crédito debe autorizarse y cuál será el monto máximo.
La solicitud de crédito.
La investigación del crédito se puede hacer por medio de entrevistas personales,
correo o teléfono, de acuerdo con la política de la empresa, para solicitar
información con el fin de que el crédito solicitado sea autorizado.
55
La información solicitada en una solicitud de crédito debe ser precisa y completa.
La información solicitada en el formulario, varía con el tipo de crédito y la política
de la empresa; la investigación se hace sobre cuestiones que afecten su crédito.
La entrevista personal.
El método más satisfactorio para aceptar una solicitud de crédito es una entrevista
personal con el cliente solicitante. Casi siempre se requiere una entrevista cuando
éste desea crédito renovado, una cuenta a plazos o un préstamo.
Las entrevistas son mejor conducidas en un ambiente privado, cómodo y
placentero. Se debe actuar con tacto. Las preguntas prudentes y necesarias
durante la información se harán sin ofender, platicando libremente y con
tranquilidad así el cliente estará más dispuesto a dar una buena cuenta de su
situación.
La principal ventaja de la entrevista personal, es que el entrevistador tiene la
oportunidad de juzgar al solicitante. Las impresiones de sinceridad, apariencia, y
personalidad de éste pueden anotarse en clave en el esqueleto de la solicitud de
crédito.
Antes de dar por terminada la entrevista deben comunicarse al cliente las
condiciones exactas en las que se concede el crédito.
Referencias comerciales.
Las referencias de compañías con las cuales haya tenido tratos mercantiles, es
probable que proporcionen una información más impersonal sobre la confianza
que merece, sus hábitos en materia de pagos, periodo y fecha de la última venta,
crédito reciente más alto, cantidad, adecuada, cantidad vencida, condiciones de
crédito, método de pago. Estos intercambios de información crediticia ayudan en
56
la determinación exacta de la capacidad del solicitante para ganar dinero y de su
responsabilidad general.
Estados Financieros.
Los estados financieros
generalmente comprenden un balance
general,
usualmente la fecha de cierre del año fiscal del negocio y un estado de pérdidas y
ganancias para un periodo de contabilidad. Ambos estados son esenciales para el
análisis financiero ya que se complementan entre sí. Se prefieren los estados
financieros auditados. El análisis de éstos va a determinar el nivel de solvencia,
rentabilidad y liquidez a través del método de razones financieras.
Balance General. Es un documento contable que presenta la situación financiera
de un negocio en una fecha determinada. Muestra clara y detalladamente el valor
de cada una de las propiedades y obligaciones, así como el importe del capital.
Estado de pérdidas y ganancias. Es un documento contable que muestra detallada
y ordenadamente la forma en que se ha obtenido la utilidad o pérdida del ejercicio.
Es considerado como un estado complementario del balance general, ya que
muestra únicamente la utilidad o pérdida del ejercicio.
Informes bancarios y de abogados.
Los bancos dada su naturaleza son cuidadosos investigadores de la posición de
los clientes; se puede obtener información acerca de si el cliente ha pedido algún
préstamo, antigüedad de la cuenta, comentarios sobre los estados financieros del
cliente, una situación general de las relaciones con respecto a créditos y saldos de
depósitos, puntualidad del cliente para satisfacer sus obligaciones en el banco, la
reputación local del cliente y la opinión del banco sobre él.
57
Los abogados siempre proporcionan información valiosa que sirve como
complemento de la información ya obtenida; y en el caso que sea necesario
proceder judicialmente contra los deudores.
Informe facilitado por los vendedores.
El vendedor que visita frecuentemente a su cliente, puede dar al departamento de
crédito un informe valioso ya que tiene más oportunidad de juzgar lo que es el
comercio del negociante, el cuidado con que realiza sus compras, forma de
conceder crédito, fama que tiene en el mercado, etc
Calificaciones e informes de crédito.
Además de los estados financieros, algunas agencias ofrecen servicios de
calificación crediticia. La calidad de los informes varía con la información que
pueda obtenerse externamente y la disposición de las compañías estudiadas.
Experiencia de la propia compañía.
Es de gran utilidad el estudio de la puntualidad de los pagos históricos, incluidos
los patrones estaciónales. El departamento de crédito elabora valoraciones por
escrito sobre la calidad de la administración de una empresa a las que se les
puede autorizar créditos.
3.8.3 Análisis de crédito.
Después de recopilar la información de crédito, las empresas deben realizar un
análisis de crédito de los solicitantes. Si con base a la información inicial de
crédito, una cuenta importante parece relativamente riesgosa, el analista de
crédito deseara obtener más datos.
58
Con base en los estados financieros de un solicitante de crédito, el analista debe
estudiar las razones financieras, en particular la prueba del ácido, la rotación de
las cuentas por cobrar e inventarios, el periodo promedio de pago y la razón entre
deuda y capital contable.
Además de revisar los estados financieros, el analista tendrá que considerar el
carácter de la compañía y su administración, además de su fortaleza financiera,
entre otras cosas. Después tratara de determinar la capacidad del solicitante de
pagar su crédito y la probabilidad de que no pague a tiempo y, con ellos, provoque
una pérdida derivada de una deuda incobrable.
Con base en estos datos, además de la información del margen de utilidad sobre
el producto o servicio vendido, se debe decidir si es conveniente o no aprobar el
crédito.
3.8.4 Línea de crédito y sus condiciones.
Después de que los analistas de crédito ordenan las pruebas necesarias y las
analizan, se debe decidir sobre la posición de la cuenta, si se otorga o no el
crédito. Al ser otorgado se establece una línea de crédito, la cual, representa la
exposición máxima de riesgo a la que las empresas estarán dispuestas a
someterse con determinada cuenta.
La línea debe reevaluarse con regularidad para estar al tanto sobre las actividades
de la cuenta.
A pesar de los extensos procedimientos de crédito, siempre habrá situaciones
especiales que deberán considerarse por separado.
59
Las condiciones del crédito.
Las condiciones del crédito especifican el periodo del crédito, los descuentos
normales, por pago de contado o pago anticipado.
La responsabilidad de fijar las condiciones de crédito recae en la dirección
financiera, en coordinación con la dirección de ventas. Una vez fijadas las
condiciones del crédito, la dirección de finanzas a través del departamento de
crédito y cobranza, es la encargada de administrar las políticas.
Cuando se produce un cambio en el mercado o en el comportamiento del cliente
debe estudiarse su efecto en la empresa y tomar las decisiones que se estime
convenientes para responder al cambio y defender así su participación en el
mercado y su productividad.
Periodo del crédito.
Es el otorgamiento del número de días que se concede a los clientes, para pagar
totalmente el valor de sus compras, sin menoscabo de las utilidades o rentabilidad
de la empresa.
Pero tiene un costo financiero al inmovilizar la inversión en
cuentas por cobrar aumentando los días de cartera y disminuyendo la rotación.
Descuentos. El descuento forma parte integral de las condiciones de venta.
Además de fijar el vencimiento de las facturas, las condiciones de venta pueden
estipular también periodos anteriores al vencimiento durante los cuales pueden
hacerse descuentos por pronto pago.
 Descuentos por pronto pago. Es la cantidad que se concede por el pago
con anterioridad al vencimiento de la factura. Se ofrece como un premio
para inducir al pago inmediato; dicho pago debe ser dentro de un cierto
60
número de días, contados a partir del comienzo del período de crédito
comercial.
 Descuento por pago de contado (no tarjeta de crédito). Tiene un beneficio
directo en la financiación de las cuentas pro cobrar, en la promoción de las
ventas, incrementándose el volumen y mejorándose generalmente la
rentabilidad de la empresa.
3.8.5 Riesgo del crédito.
Cualquier concesión de un crédito implica asumir un riesgo ya que aunque la
expectativa del acreedor es que cobrará en la fecha prevista, siempre existe la
incertidumbre del cumplimiento de los términos del acuerdo; es decir, la
contingencia de que el deudor no efectúe la liquidación de sus obligaciones. Esta
incertidumbre es riesgo de impago del débito que el acreedor siempre deberá
asumir en el momento de conceder el crédito.
La razón fundamental de esta situación es que el empresario prioriza la venta
sobre el resto de cosas. Aunque a simple vista parezca un razonamiento lógico, no
es del todo correcto. Lo importante debe ser vender, cierto, pero vender en
beneficio y cobrar lo antes posible. La venta no termina hasta que el dinero está
en la empresa.
Las diversas causas de morosidad en el pago son: falta de capital suficiente, crisis
comercial, incompetencia, falta de experiencia, una imprudente extensión su
crédito, especulación exterior, negligencia en la dirección de su negocio,
disposición fraudulenta, exceso de competencia.
El procedimiento que debe seguirse para una correcta gestión del riesgo es el
siguiente:
61
1)
Tomar
2)
Conceder
la
un
decisión
de
vender
a
un
cliente.
límite
de
crédito
a
ese
cliente.
3) Realizar un seguimiento de la situación que incluya revisiones periódicas del
límite concedido.
La concesión de un límite determinado se hará en función del riesgo asociado que
tengan sus ventas. Lógicamente, un mayor riesgo implica un menor límite de
crédito. Este límite no debe fijarse para un periodo demasiado largo de tiempo
porque la situación del cliente puede cambiar. Como mínimo debe revisarse con
carácter anual.
Es importante comentar cuáles son algunos de los instrumentos que disponen las
empresas para realizar la gestión de riesgos:
 Convenios con Compañías aseguradoras que analizan la salud financiera
del cliente (actual y futura) y conceden límites de riesgo.
 Regulación de las situaciones de impago entre comprador y vendedor a
través de un contrato mercantil, en el que se fijan unas garantías.
 Solicitud de avales al comprador ante determinados volúmenes de venta.
 Instrumentos financieros como el factoring, que ofrecen una garantía ante la
insolvencia de los deudores, ya que al ceder los derechos de cobro, la
entidad que realiza dichos servicios asume el riesgo de impagos, fraudes,
etc.
Como podemos ver existen muchos instrumentos en el mercado capaces de cubrir
ese riesgo inherente a la venta a crédito. Por lo tanto, debemos ser conscientes de
su importancia y repercusión sobre la actividad para poder gestionarlo
correctamente y evitar problemas con consecuencias nefastas para cualquier
empresa.
62
También es importante clasificar a los clientes:
 Cliente bueno, “es aquél que en forma habitual paga en la fecha
convenida”, también se les conoce como clientes cumplidos.
 Cliente regular, “aquél que paga sus facturas fuera de la fecha convenida;
cuando se atrasa nos avisa y cumple, generalmente, pagando en la fecha
prometida.
 Cliente malo, “aquél que en forma frecuente se atrasa en sus pagos, no
avisa los motivos de su atraso y, generalmente, no cumple con lo que
promete”, también se les conoce como clientes morosos.
 Cliente dudoso, “aquél cliente que por sus antecedentes no podemos
otorgarlo como bueno, regular o malo”.
 Cliente nuevo, “aquél que no ha efectuado operaciones con la empresa”
3.9 Cobranza.
El problema de la cobranza es uno de los más frecuentes en el ámbito
empresarial; esto se debe tanto a las políticas de pago como por crisis y recesión
o por la falta de previsión que se da al interior de las empresas.
Falta de información del acreditado, facturación mal elaborada, discrepancias
entre ésta y las órdenes de compra y entrega, demoras y alteraciones en la
entrega de mercancía, son situaciones que retrasan el cobro de facturas y dan
lugar a la acumulación de la cartera vencida.
La política de cobros.
“Decisiones básicas para determinar y evaluar los procedimientos que sigue una
empresa para cobrar a su vencimiento las cuentas a cargo de clientes”. Se
63
refieren a la forma que debe administrarse la cobranza cuando el cliente no paga
su adeudo en términos del crédito otorgado.
Las empresas determinan sus políticas generales de cobro mediante la
combinación de los procedimientos que llevan a cabo. Éstos incluyen el envío de
cartas, llamadas telefónicas, visitas personales y demandas judiciales. Una de las
principales variables de las políticas es la cantidad de dinero dedicado a los
procedimientos de cobro. La mejor política depende de la situación del negocio, la
tolerancia frente al abuso por parte de la empresa y la relación que tenga con los
clientes.
El proceso de cobro.
El proceso de cobro puede ser costoso pero se requiere de firmeza para no
prolongar la gestión de cobro y reducir al máximo las perdidas por cuentas
incobrables. Los costos de morosidad son altos, además inmovilizan los recursos
que tienen un costo de oportunidad y que podrían estar generando beneficios
entre otra parte de la estructura financiera de la empresa. A medida que una
cuenta por cobrar envejece más y más, la gestión de cobro se hace muy estricta y
personal.
Conocerse las razones de la morosidad:
 Por un problema de calidad en el producto o servicio al cliente o por culpa
de un error propio del proveedor en la factura.
 Un problema ocasionado por algún Intermediario que ha intervenido en la
relación comercial con el cliente y que ha cometido un fallo de servicio que
provoca la retención del pago por parte del cliente.
 El desconocimiento por parte del cliente de que existe una factura por
pagar.
64
 La falta de liquidez del cliente que le impide hacer el pago o la
intencionalidad del moroso de retrasar durante un cierto tiempo el
cumplimiento de sus obligaciones.
 La mala fe del moroso que no quiere pagar e intenta evadir sus
obligaciones.
Los medios que podemos utilizar para reclamar el pago son:
1. Visita al deudor. La visita personal es sin duda el mejor método para cobrar una
deuda, ya que supone la mejor manera de negociar ya que se esta cara a cara
con el deudor; el gestor de cobros tiene la oportunidad de conocer la situación real
al penetrar en su entorno y ver las instalaciones. De este modo puede detectar
signos de deterioro, baja de actividad, disminución de la producción, etc.
Llamadas telefónicas.
Son el mejor método de recobro, ya que el teléfono es un medio rápido, que da la
oportunidad de tener una comunicación interactiva con el cliente y escuchar de su
propia voz los motivos del impago y las posibles soluciones.
Cartas de aviso.
Enviar una o más cartas cada una con un tono cada vez más enérgico.; la primera
no debe parecer una amenaza.
Contratar oficinas de cobro.
Puede recurrirse a una entidad profesional de cobro. Se debe evaluar el costo ya
que puede ser muy alto, a menudo el 50% de la deuda no recaudada.
65
Concertar un monto reducido.
Se debe tener en cuenta, que tratar demasiado duro a un cliente para cobrar
puede llevarlo a la bancarrota. Por lo que se concertara un monto reducido un
plan de pagos flexible.
Declarar una obligación como pérdida. Puede ser la mejor alternativa si el monto
adeudado es relativamente pequeño o muy costoso de recaudar.
Vender las cuentas por cobrar a un fiduciario. Los negocios que hacen dinero
mediante la compra de cuentas por cobrar de otras empresas por menos de su
valor nominal, se llaman fiduciarios o factoring.
Demandar al cliente.
Las acciones legales son el último recurso, sin embargo, se debe determinar si
vale la pena emprender la acción judicial.
Al emprender la acción judicial se debe considerar lo siguiente:
Documentar la deuda. Cuando se presenta un problema de cobro, el siguiente
paso es documentar la existencia del débito para posteriormente iniciar la
reclamación; es uno de los puntos clave para poder tener éxito en la recuperación
de la deuda, ya que una de las estrategias habituales de los morosos es negar la
existencia de la deuda o manifestar su desacuerdo con el importe reclamado.
Se deberá contar con la suficiente documentación para poder demostrar la
existencia del débito y de su origen, puesto que tanto si va a negociar por la vía
amistosa, como si decide emprender acciones judiciales.
Tener mejor conocimiento del deudor. Es necesario solicitar un informe jurídico
completo del deudor, que incluya todos sus datos y nombres de los actuales
66
socios y administradores; obtener una copia del Registro Mercantil; comprobar la
dirección fiscal actual de la sociedad.
Investigación de la situación financiera del moroso.
Se debe solicitar un nuevo informe completo del deudor para conocer su situación
financiera actual y la viabilidad de que pueda mantenerse en el sector, este
informe facilita la toma de decisiones en los casos en que se esta estudiando la
posibilidad de acudir a su reclamación por la vía judicial.
Tomar medidas urgentes para disminuir el riesgo con el moroso. Aunque no
siempre es posible continuar con el suministro de mercancías al deudor, en
muchas ocasiones el bloqueo de los envíos es una buena arma para estimular al
deudor a pagar. Los siguientes envíos deberán ser pagados al contado y deberá ir
cumpliendo con los plazos pactados. También se puede ir cobrando la deuda
simultáneamente al cobro de nuevos pedidos hasta dejar liquidada la deuda.
Reconocimiento de la deuda. Como medida precautoria imprescindible ante
cualquier impago o prórroga hay que conseguir del moroso un reconocimiento de
la deuda. Es un documento que no aparece regulado en el orden civil ni mercantil
pero esta reconocido por la jurisprudencia como un negocio jurídico unilateral por
el que su autor reconoce la existencia de una deuda preexistente, manifiesta su
voluntad de asumir la obligación,
fija un plazo y forma de pago del débito.
También se debe conseguir documentos cambiarios para materializar el acuerdo
de pagos alcanzado; es importante conseguir un aval en los títulos cambiarios
para reforzar las garantías de cobro.
Finalmente, cabe mencionar que no debe concederse más crédito a un cliente
que deje de cumplir sólo porque se pensó que era un riesgo aceptable.
67
3.10 Vigilancia sobre los saldos pendientes de cobro.
La vigilancia constante de las cuentas por cobrar es una medida efectiva para
mantener las cuentas al corriente. No se debe esperar a que el cliente pague, es
necesario que el departamento de crédito cobranzas tenga comunicación con el
cliente, además de que se requiere firmeza para hacer valer los acuerdos en
términos del crédito otorgado.
La administración de la cobranza se realiza a través de un informe conocido como
“análisis de antigüedad de saldos” en el que aparecen todas las cuentas a cobrar,
analizadas por su antigüedad.
Este documento en tiempos las deudas de cada uno de los clientes, teniendo en
cuenta los retrasos en el pago según la antigüedad del vencimiento. Ofrece de
forma instantánea una imagen precisa del riesgo de cada uno de los clientes y su
estructura diferenciando el riesgo vencido del riesgo no vencido.
La ventaja de este balance es que puede comprobar los saldos vencidos de los no
vencidos y conocer la antigüedad de los vencidos y su relación con la totalidad del
riesgo del cliente.
Dicho análisis contiene la siguiente información:

Número de cliente.

Nombre del cliente.

Saldo de la cuenta.

Importe al corriente. Representa la suma de todas las facturas que
están dentro de los términos del crédito.

Importe vencido de 1 a 30 días.

Importe vencido de 31 a 60 días.

Importe vencido de 61 a 90 días.

Importe vencido a más de 91 días.
68
Con el análisis de antigüedad de saldos se tendrá información importante para
poder juzgar y establecer la provisión para cuentas de cobro dudoso y así poder
presentar una valuación adecuada de las cuentas por cobrar de conformidad a
principios de contabilidad.
3.10.1 Inversión de las cuentas por cobrar.
La inversión de las cuentas por cobrar se determina por el volumen de las ventas
a crédito y por el promedio de días que transcurren entre las fechas de venta y la
cobranza.
Para medir la inversión en cuentas por cobrar se efectúan pruebas de liquidez. Se
calcula generalmente la relación que existe entre las cuentas por cobrar y las
ventas y la rotación de las cuentas por cobrar como sigue:
Cuentas por cobrar (neto)
Representa el por ciento de
=
Ventas netas
ventas anuales pendientes de
ser liquidadas.
3.10.2 Rotación de cuentas por cobrar:
Esta razón indica el número de veces que en promedio la empresa ha renovado
las cuentas por cobrar, es decir, las veces que se han generado y cobrado a lo
largo del ejercicio.
69
Rotación de
Ventas
=
Cuentas por cobrar
promedio de cuentas por cobrar.
Días de cuentas
por cobrar
360
=
Rotación de cuentas por cobrar
Si la rotación de cuentas por cobrar es baja en comparación con lo establecido en
las políticas de crédito de la empresa, se deduce que los clientes no están
cumpliendo oportunamente con sus pagos, lo cual puede ocasionar problemas de
liquidez. Si este es el caso, será necesario que se lleve a cabo una revisión más
cuidadosa de los clientes a quienes se otorga crédito, con el fin de evitar esta
situación, reducir el plazo que normalmente se les otorga y supervisar más
estrechamente a cobranza.
3.11 Efectividad del programa de Cuentas por Cobrar.
El objetivo del análisis es determinar las utilidades generadas como resultado de
sus políticas de Cuentas por Cobrar.
Existen diversos factores que ayudan a medir la efectividad de dicho programa:
70
 Porcentaje que representan las cuentas incobrables.
 Porcentaje que representan las cuentas incobrables de cuentas por cobrar.
 Pérdidas totales en dinero.
 Número de cuentas rebajadas (cuentas en las que fue necesario negociar
un pago menor con el fin obtener al menos un abono).
 Total de cuentas rebajadas (en dinero).
 Porcentaje que representas la cuentas rebajadas sobre las cuentas por
cobrar.
 Promedio de las cuentas por cobrar.
 Promedio de la antigüedad de las cuentas por cobrar.
Todos estos factores pueden combinarse para realizar un análisis más detallado.
3.12 Financiamientos con cuentas por cobrar.
Se pueden obtener financiamientos con la venta de cuentas por cobrar, a
descuento a una institución financiera generalmente no bancaria, lo cual es una
fuente importante para generar flujo de efectivo en el financiamiento de la
empresa. Se establece un contrato de cesión de derechos entre el cedente
(empresa) y una institución financiera tercero (el factor).
A esta operación de venta de cuentas por cobrar se le llama “Factoring” que
significa factoraje.
El factoring fundamentalmente ofrece:

Financiamiento ágil, de disponibilidad inmediata y equilibrado en relación al
volumen de ventas de la compañía cliente.

Mejorar la situación financiera y la posición monetaria, porque evita
endeudamientos que incrementan pasivos.
71

Nivela los flujos de efectivo y optimiza el manejo de la tesorería,
especialmente cuando se tienen ventas estaciónales.

Permite aprovechar oportunidades, como descuentos por pronto pago.

Optimizar la rotación de los activos y capital

Reduce costos financieros y mejora la productividad general de la empresa.

Ofrece soluciones dirigidas a la problemática financiera de las empresas,
fundamentalmente en lo concerniente a liquidez y capital de trabajo,
derivando sustanciales beneficios financieros, administrativos, estratégicos
y fiscales en su operación.
Existen varios tipos de factoring,

Factoring con recursos.

Factoring sin recursos.

Factoring con cobranza delegada.

Factoring a proveedores.

Factoring de exportación – importación.

Entre otros.
72
CAPÍTULO
4
COMO SE HACEN
REALMENTE LAS
COSAS
CAPÍTULO 4. COMO SE HACEN REALMENTE LAS COSAS.
Para el área de Cuentas por Cobrar las actividades se realizan según como se
presente cada situación, pues no se cuenta con políticas ni procedimientos; si bien
es cierto que existen niveles jerárquicos y las áreas funcionales de la empresa
están definidas, al otorgar un crédito o una prórroga en la fecha de pago la
Gerencia de ventas es quien interviene directamente en la autorización.
A continuación haremos una breve descripción del desarrollo de las actividades:
4.1 Otorgamiento de un Crédito.
Para solicitar un crédito en Pierre Harry no es necesario cubrir demasiados
requisitos, pues el análisis que se realiza es muy sencillo.
A continuación describiremos el proceso de Análisis y otorgamiento de una línea
de crédito:
1. Se hace llegar al cliente la solicitud de crédito para que sea debidamente
llenada y devuelta al vendedor o al departamento de cuentas por cobrar
junto con la copia de una serie de documentos que son enlistados en la
misma solicitud.
2. Cuentas por Cobrar realiza el análisis de dicha solicitud, verifica en Acta
Constitutiva: Razón Social, nombres de los socios, Objeto de la Empresa,
entre otros. Se realiza investigación telefónica de las referencias
comerciales.
3. Cuando el cliente entrega Estados Financieros, estos realmente no son
analizados, solo complementan el expediente del cliente. Aunque en la
mayoría de los casos los clientes no los proporcionan argumentando que es
74
información confidencial, con esto menos podemos darnos cuenta del
panorama económico en el que se desarrolla el cliente.
4. En base a los comentarios obtenidos en las referencias comerciales se
decide otorgar o no la línea de crédito: monto, plazo, límite.
5. En ocasiones se solicita un aval o algún documento en garantía, como
puede ser un pagaré o un cheque post fechado.
6. Se emite carta de aprobación de la línea de crédito indicando el monto,
plazo, y límite del crédito; así como también se proporcionan los datos
bancarios y los datos del contacto en cuentas por pagar.
En ocasiones los vendedores toman la decisión de otorgar créditos o prórrogas en
pagos sin consultar al área de crédito y cobranza, tampoco solicitan los requisitos
necesarios y mucho menos un aval o un documento en garantía. El otorgar una
línea de crédito así implica que no sepamos cual es el panorama real en el que se
encuentra el cliente, no podemos darnos una idea de si tiene las condiciones
económicas para solventar sus obligaciones o si quiera saber como lo perciben
sus otros proveedores. Además de que se pierde formalidad en el compromiso
que contrae y sobre todo, realmente no sabemos cual es el riesgo al que os
enfrentamos al dar créditos de esta manera.
A continuación se muestra el formato de Solicitud de Crédito y la Carta de
otorgamiento de Crédito:
75
SOLICITUD PARA APERTURA DE CREDITO
(Contrato de compraventa en pagos diferidos y tracto sucesivo con garantía de crédito)
PERSONA MORAL (PM)
PERSONA FÍSICA (PF)
FECHA:____________________ MONTO SOLICITADO:$__________________MONEDA
INFORMACIÓN GENERAL (PM y PF)
Razón Social o Nombre de la persona física:
______________________________________________________________________________
R.F.C._____________________________
Dirección:____________________________________________________________________
No. Exterior:__________________
No. Interior:___________________
Colonia:______________________
Código Postal:_________________
Delegación o Municipio:_________________________
Teléfonos:__________________
Estado:________________________
_______________________ ______________________
Fax:_______________
Tiempo que tiene en el mercado:
Correo Electrónico:________________________________
Local Propio
Local rentado
Nombre del Propietario:___________________________________
Domicilio:______________________________________________
Teléfono:____________
Tiempo de renta:______________
Cuentan con seguro para proteger sus Activos: SI
NO
Quien es el beneficiario?
La propia empresa
El dueño
Un tercero
Compañía aseguradora:______________________________________________________
Que riesgos ampara la póliza?
Indique si tiene sucursales
ROBO
INCENDIO
ASALTO
MOTIN
TRANSPORTE
SI
NO
Cuantas?____________
En que poblaciones:_________________________________________________________
Tiene nexos con firmas extranjeras: SI
NO
En caso afirmativo, ¿Cuales son? ___________________________________________
76
Son Dictaminados los Estados Financieros por contador Público?
SI
NO
Nombre del Contador Publico que dictamina:_________________________________
Jefe de Pagos:________________________________________________________________
Días de revisión:________________ de: _________ A:_________
Días de Pagos :_________________de: _________ A:_________
REFERENCIAS COMERCIALES
RAZON SOCIAL:_________________________________________________________________
DIRECCIÓN:____________________________________________________________________
ATENCIÓN:_____________________________
TELEFONOS:_______________________
CREDITO CON QUE CUENTA________________ CONSUMO MENSUAL___________________
RAZON SOCIAL:_________________________________________________________________
DIRECCIÓN:____________________________________________________________________
ATENCIÓN:__________________________
TELEFONOS:_______________________
CREDITO CON QUE CUENTA________________ CONSUMO MENSUAL___________________
RAZON SOCIAL:_________________________________________________________________
DIRECCIÓN:____________________________________________________________________
ATENCIÓN:__________________________
TELEFONOS:_______________________
CREDITO CON QUE CUENTA________________ CONSUMO MENSUAL___________________
BANCOS
NOMBRE
SUCURSAL
______________ ____________
______________ ____________
______________ ____________
No. DE CUENTA
TELEFONOS
_________________
_________________
_________________
_______________
_______________
_______________
Aceptamos que Pierre Harry, S.A. de C. V. nos entregará la factura definitiva hasta la liquidación del crédito o
pago diferido o a plazos o tracto sucesivo.
SOLICITANTE:
_______________________________________________________________
PUESTO:__________________
FIRMA:_____________________
FECHA:_____________________
DOCUMENTACIÓN QUE DEBERA ANEXARSE:
COPIA DEL ACTA CONSTITUTIVA DE LA EMPRESA O ALTA EN SHCP DE LA PERSONA FÍSICA.
COPIA DE LA ESCRITURA CON PODERES DE QUIEN SUCRIBE LA SOLICITUD (PM).
COPIA DE LA IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE LEGAL (PM), O DE LA PERSONA FÍSICA.
LISTA DE LAS PERSONAS AUTORIZADAS PARA RECIBIR O RECOGER MERCANCÍAS.
NOMBRE DE LA PERSONA QUE PUEDE SUSCRIBIR TITULOS DE CREDITO.
ESTADOS FINANCIEROS DEL ULTIMO EJERCICIO
ULTIMA DECLARACIÓN DEL ISR
GARANTIA QUE OFRECE PARA EL CREDITO SOLICITADO:
CHEQUE POSTFECHADO
PAGARE CON AVAL DUEÑO DE BIENES RAICES
COPIA DE LA ESCRITURA DE LA PROPIEDAD DEL AVAL.
77
San Nicolás 2,
Col. San Nicolás Tlaxcolpan,
Tlalnepantla Edo. de Méx. CP 54030
TLALNEPANTLA, EDO. DE MÉX., A 31
DE MARZO DE 2011.
ATENCIÓN,
Worth Line, S.A. DE C.V.
Ing. Anel Carelia Romero Rodrigo.
Tenemos el agrado de comunicarle, que hemos puesto a su disposición una línea de crédito, por la
cantidad de: $25,000 (Veinticinco mil pesos 00/100 MN), a un plazo de 30 días a partir fecha de
presentación de factura.
El importe de los documentos deberá depositarse a una de las cuentas anexas:
Banco: Bancomer.
Cuenta: ******154
Clabe Interbancaria: ***************543.
Moneda: Dólares.
Banco: Banamex
Sucursal: 458.
Cuenta: ****493
Clabe Interbancaria: ***************931
Moneda: Dólares.
Favor de confirmar su movimiento enviando la ficha de depósito o comprobante al fax: 55 5311-7373, o a
la dirección de correo electrónico: [email protected]
Atentamente:
Lic. Adriana Morales O.
Tesorería.
Pierre Harry, S.A. de C.V.
Tel. 5311-7781 Ext. 106
Fax: 5311-7373
E-mail: [email protected]
78
Como podemos darnos cuenta, las actividades que realiza la empresa no están
bien delimitadas, el área de Ventas es quien determina el como se desarrollarán
las relaciones comerciales, argumentan que siempre han vendido así y nunca han
tenido problemas y que no consideran importante que sea analizada la situación
económica de los clientes; pues el hecho de conocer a los dueños, a los
compradores, tener una aparente “amistad” o “conocer de años” al posible cliente
es suficiente para otorgar una línea crediticia. Sin embargo, considero que lo más
grave es que este comportamiento se presenta desde los niveles de más alta
jerarquía, Gerencia General y Gerente de ventas, quienes permiten se den con
frecuencia estas situaciones, sin considerar quien debe poner los lineamientos a
seguir es crédito y cobranza en base a políticas y procedimientos bien definidos.
No es correcto que intervenga la Gerencia de Ventas en la toma de decisiones de
manera principal ya que su objetivo es “vender”, “alcanzar un número planeado” lo
cual no le permite considerar el comportamiento del cliente, y aunque a veces
ellos sean quienes soliciten a los clientes una promesa de pago, no es seguro que
ésta sea cumplida, pues al final el cliente puede dar una fecha con el fin de que su
orden de compra sea surtida; el tendrá su material enseguida, podrá disponer de
él y la “urgencia” por realizar el pago pasa a segundo plano pues su necesidad ya
fue cubierta.
Y en este caso, el vendedor solo se compromete a la entrega del material
solicitado, de alguna manera dan por cerrado el ciclo, el cual, realmente termina
cuando el cliente realiza el pago.
4.2 Cobranza.
La Cobranza la llevamos a cabo mediante el vencimiento para pago de facturas.
Para lo cual llevamos un registro de las facturas que se ingresan a revisión, en el
cual se indica el nombre del cliente, número de factura, importe, fechas de
79
emisión, revisión y vencimiento, siendo esta última la que se obtiene del
contrarecibo que nos entregan los clientes o en base a la fecha en que se envío la
factura vía electrónica al cliente.
En esta base revisamos en que fecha las facturas de los clientes van a vencer y
por tal deberán serán pagadas.
Para saber que clientes van atrasados en sus pagos, y a cuantos días lo están se
genera un reporte del sistema SAE llamado Antigüedad de saldos, en el cual se
plasman los adeudos de los clientes a vencimientos de 1-30, 31-60, 61-90 y más
de 90 días.
En base al vencimiento de facturas que refleja el reporte se realizan llamadas de
cobranza a los clientes quienes en ocasiones manifiestan que no cuentan con las
facturas, no han autorizado pagos a proveedores, o también comentan que no han
tenido buena cobranza por lo que se han visto en la necesidad de retrasar los
pagos a los proveedores.
Dependiendo la razón del adeudo se hacen las aclaraciones pertinentes y se trata
de obtener una fecha compromiso de pago por parte del cliente; sin embargo a
veces cuando llega la nueva fecha de pago acordada vuelve haber atraso
nuevamente, y si esto llega a repetirse más de una vez, solicito la intervención del
gerente en el proceso de cobranza, ya que en este caso él se contacta con su
homologo con el fin de obtener el cobro del adeudo.
En algunas ocasiones la respuesta que se obtiene es favorable, ya sea que nos
liberen el pago total del adeudo, nos den una parcialidad o nos confirmen fechas
compromiso para liquidar el adeudo, siendo estas cumplidas. Pero en otras
ocasiones realmente no se obtiene ninguna respuesta lo que resulta bastante
frustrante ya que eso nos indica que la negociación para la cobranza del adeudo
será larga y tediosa.
80
Cuando un cliente tiene adeudo por 60 días o más de vencimiento y solicita
material a crédito, en pocas ocasiones se le llega a pedir que liquide el adeudo o
realice un abono al mismo para poder surtirle su nueva compra, o se les llega a
restringir el crédito que les otorgamos; pero en la mayoría de los casos se le surte
sin problema el material solicitado.
Pocas veces se ha considerado otorgar nuevamente la línea de crédito o
suspenderlo de manera definitiva, siendo las condiciones de pago de “contado”.
Las razones que rigen el condicionamiento de la línea de crédito con los clientes
morosos son las siguientes: se considera la amistad que se tiene con los dueños,
o si es un cliente que tiene muchos proyectos, o a veces por “miedo” a que se
vaya con la competencia.
Sin embargo, considero que hay momentos en que sí es necesario ejercer presión
sobre el cliente para poder obtener el cobro del adeudo, y aunque es posible que
después de eso el cliente nos cambie por la competencia también es probable que
logremos cobrar el adeudo de manera parcial o total pues tener una cartera con
facturas vencidas entre 60 y más de 90 días no es rentable para la empresa, ya
que el volumen de ventas reportado mensualmente no esta siendo cobrado
oportunamente, y para cuando se llegue a cobrar la utilidad contemplada para
esas ventas ya no será real.
Las ventas reales son las que se cobran a su debido tiempo, y no aquellas que no
sabemos cuando vamos a cobrar.
Solo con un cliente se ha negociado el pago de intereses por incumplimiento de
pago en un adeudo correspondiente al año 2010, el cual se terminó de liquidar en
Diciembre de 2011.
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El volumen de facturas pendientes de cobro ha generado que la situación
financiera de la empresa se vea bastante castigada pues al no obtener la
cobranza de las ventas oportunamente el pago de las obligaciones tanto con los
proveedores como con el Estado ha orillado a tomar préstamos bancarios, los
cuales están generando un nivel de endeudamiento bastante alto y un nivel de
liquidez y rentabilidad bajo.
Tres clientes cuentan con descuento por pronto pago, el cual tampoco se aplica
como se debe, pues teóricamente estos descuentos se deben aplicar en un lapso
menor al del plazo del crédito, con el fin de persuadir al cliente del beneficio que
adquiere al pagar de manera pronta su adeudo; pero la realidad es otra, los
clientes pagan a vencimiento de las facturas y se aplica el descuento, perdiendo
nosotros así el beneficio al otorgar este tipo de descuentos.
Además que se ha dado el caso en que el cliente se aplica el descuento por
pronto pago, después de que la factura venció, argumentando que como es “el
consentido” pues se le va a permitir tal situación. Esto es un abuso de parte del
cliente, porque aunque el descuento sea autorizado después de vencimientos,
debería consultarlo y no darlo por hecho.
Con esto, que pareciera que los clientes son quienes tienen el control sobre la
relación comercial que existe entre ellos y nosotros.
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CAPÍTULO
5
ANÁLISIS
Y
DISCUSIÓN
CAPÍTULO 5. ANÁLISIS Y DISCUSIÓN
Como podemos darnos cuenta la problemática que existe en el área de crédito y
cobranza es por falta de una adecuada delimitación de jerarquización con el área
de ventas, es decir, no están definidos los limites y responsabilidades que tiene
cada área en la toma de decisiones relacionadas con las ventas y créditos; por lo
tanto las políticas y procedimientos que nos indiquen como se van a llevar a cabo
las cosas son inexistentes.
Otra situación a considerar es en el proceso de investigación y análisis de crédito,
si bien es cierto que no debe ser conservador tampoco debe ser tan flexible, pues
así no es posible darnos cuenta de la capacidad financiera del “nuevo cliente” lo
cual genera un riesgo el otorgarle un crédito.
Es cierto que los agentes de ventas nos pueden ayudar con referencias acerca del
cliente, o la buena relación – amistad que exista entre ellos que generen un cierto
nivel de empatía, lo incorrecto es que sean ellos quienes determinen que cliente
es o no candidato para un crédito u otorguen prórrogas para pago, ya que esto se
vuelve una situación muy permisible ante el cliente, pues al querer incrementar el
volumen de ventas y no perder al cliente al “irse con la competencia” no
consideran el comportamiento real de pagos del cliente en cuestión.
De alguna manera esto ha generado en cierto modo que el cliente manifieste un
tipo de “abuso” al no realizar los pagos de su adeudo, pues con dar una fecha
compromiso, que tal vez no sea cumplida, se le sigue otorgando lo que pide.
Estas situaciones no pueden ser permitidas, ya que al ser un cliente moroso el que
está pidiendo que se le surta más material, deberíamos pedirle como requisito,
pague el adeudo vencido para poder surtir su necesidad y no conformarnos con
una simple promesa de palabra.
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Otro punto que debe dejarse de lado, son las “amistades existentes” con los
clientes, pues esto nunca va generar una relación comercial sana ya que va a ser
motivo de que sean permisibles muchas situaciones que tengan que ver con los
plazos de pago y surtido de material. En un negocio las amistades, no deben ser
mezcladas con la relación comercial.
En la Cartera de clientes, para que la empresa tenga una buena liquidez, sus
cuentas por cobrar no deben ser “viejas”, a más de 90 días, es decir se deben
cobrar dentro del plazo de crédito establecido o en un periodo considerable, de lo
contrario es muy probable que nuestras ventas realmente ya no nos generen una
utilidad y nuestro flujo de efectivo sea muy bajo para poder solventar las
obligaciones contraídas. El verdadero problema se presenta cuando el cliente solo
nos da largas con el pago, y aunque se le hacen llamadas semanalmente
realmente no da una fecha compromiso para el mismo, generando así que su
adeudo vaya incrementándose debido a que se le están juntando los vencimientos
de las facturas; el cliente aun estando consciente de que nos debe aun sigue
pidiendo material que la mayoría de las veces se le surte sin restricción alguna,
pues solamente se le pide una fecha compromiso de pago, al lo que el cliente
puede responder “al día siguiente te hago un abono”, “la próxima semana te
pago”, entre otros, pero eso no asegura que realmente lo haga, y como al final el
cliente va a recibir su material, realmente que importancia tiene la promesa que
nos de.
Actualmente crédito y cobranza cuenta con dos personas para el desarrollo de las
actividades, siendo una de ellas la que se encargue de realizar la ruta, esta
persona se encarga de ir a bancos, apoyar al área de dirección, compras
(recogiendo o llevando material con los proveedores) y ventas (recogiendo
material con proveedores o entregando material a clientes); cabe mencionar que el
área de ventas cuenta con una persona para la entrega de material quien
obviamente cuenta con un medio de transporte y también cuenta con un
automóvil; sin embargo por lo menos una vez a la semana crédito y cobranza
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debe apoyar al área comercial con la ruta y no acepta un “no” por respuesta, de lo
contrario se considera como que no queremos hacer el trabajo.
El hecho de realizar actividades que impliquen trasladarse de un lado a otro
siempre consume mucho tiempo, esto trae como consecuencia que no esté de
tiempo completo en la oficina, por lo que no se le puede asignar o delegar
funciones debido a que no las realice con la prontitud que son requeridas.
Considerando lo anterior, podemos ver que solo hay una persona para el
desempeño de las funciones de Tesorería, facturación, cuentas por pagar y
cuentas por cobrar.
Por lo que normalmente se genera un retraso en el desarrollo de las actividades;
en repetidas ocasiones se ha solicitado la contratación de un becario para el
apoyo de dicha área, sin embargo la petición ha sido rechazada, el argumento que
nos da la Dirección, más bien la Gerente de Ventas, es que no manejamos tantos
clientes y por lo tanto no tenemos tanto trabajo como para que se amerite la
autorización de dicha contratación.
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CAPÍTULO
6
RECOMENDACIONES
CAPÍTULO 6. RECOMENDACIONES
En base al planteamiento de la problemática planteada en los capítulos anteriores,
haremos las siguientes recomendaciones:
Es urgente definir claramente las funciones del área de Ventas y Crédito y
cobranza, para que no se genere confusión en “quién hace qué”.
Delimitar claramente la jerarquización de las áreas anteriores, de esta manera se
sabrá quien tiene responsabilidad sobre la toma de decisiones en cada área.
Diseñar políticas y procedimientos en cada área, las cuales nos van a indicar
“como se van hacer las cosas”. Para el establecimiento de dichas políticas se
debe tomar en cuenta la relación que se genera entre ventas – crédito y cobranza,
pues el “como realicen las cosas” cada una se verá reflejado en la otra, en el
comportamiento del cliente y en la recuperación de la cartera. Cabe mencionar,
que el área de crédito y cobranza es un filtro para el área de ventas y no
viceversa; lo cual implicará que de alguna manera se deben diseñar los
lineamientos de crédito y cobranza primero y en función a estos diseñar los de
ventas; siempre teniendo como objetivo el alcanzar los objetivos tanto particulares
como generales de la empresa.
Llevar a cabo y respetar las políticas y procedimientos que se diseñen.
Concientizar y sensibilizar ambas áreas. Esto ayudará a entender mejor los
objetivos y responsabilidades de cada área y generar así que se trabaje en equipo
con una mejor sinergia.
Realizar un análisis más completo para el otorgamiento de los créditos. Basado en
referencias comerciales pero también en un análisis de sus Estados Financieros
bajo la aplicación de razones financieras las cuales nos ayudarán a tener una
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mejor visión de las condiciones financieras en las que se encuentra nuestro
posible cliente, como es la solvencia, nivel de endeudamiento, entre otros.
Que todos los posibles clientes llenen la solicitud de crédito.
Solicitar como requisito indispensable un documento crediticio (cheque, pagaré) o
un aval para afianzar el crédito.
En el tema de cobranza, se recomienda hacer llamadas previas al vencimiento,
con el fin de confirmar que el cliente cuenta con el documento, que éste cubre los
requisitos que solicita el cliente o si se presenta el caso contrario hacer las
aclaraciones pertinentes antes de la fecha de vencimiento. Esto también nos
podrá dar una visión más clara de la cobranza que se tendrá.
Enviar Estados de cuenta a los clientes, previos al vencimiento de facturas y
después del vencimiento, esto le será de utilidad para saber el monto del adeudo
con vencimiento próximo, o la cantidad de su adeudo vencido y a que tiempo.
Hacer llamadas de manera constante al cliente cuando éste se retrase en sus
pagos.
Se recomienda suspender la línea de crédito, cuando el cliente ha excedido el
monto otorgado o el plazo del crédito.
Que el departamento de crédito y cobranza sea el responsable de mantener el
software que se utiliza para la administración de las operaciones de la empresa,
actualizado y con información veraz, de esta manera será una herramienta útil en
dicho proceso; como es tener la lista real de los clientes con los que se trabaja,
ingresar los montos de crédito autorizados y los plazos, usar los filtros que
contiene para el control de los créditos como el bloqueo o suspensión de los
clientes morosos, entre otros.
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Contar con el personal especializado en Tesorería, una persona que lleve a cabo
las funciones de facturación, cuentas por pagar y otra las de cuentas por cobrar.
Para el pago de comisiones a los vendedores, el área de cuentas por cobrar
deberá pasar una reporte de las facturas cobradas a la Gerencia de Ventas y
sobre este hacer el pago que realmente corresponda y no antes, ya que de algún
modo el vendedor se involucraría más en el ciclo de la venta, no entregaría
material con tanta facilidad y de alguna manera comprometería más al cliente con
el pago de las obligaciones que contrajo; además de que no otorgaría créditos sin
un previo análisis.
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CONCLUSIONES
La empresa tiene potencial para desarrollar un crecimiento en el ramo en el que se
desarrolla, aunque es cierto que esta muy competido, también es cierto que hay
mercado para ello y Pierre Harry cuenta con el material necesario para formar
parte de esa competitividad pues tanto el material que vende como el que fabrica
cubre las normas y especificaciones requeridas por las normas que regulan este
mercado,
además de que cuenta con grandes clientes directos (usuarios) o
indirectos (instaladores) que le son fieles lo cual es en cierta forma una fortaleza
con la que cuenta la empresa.
Sin embargo la empresa Pierre Harry, S.A. de C.V. cuenta con deficiencias
administrativas que se ven reflejadas en el desempeño de sus actividades, como
es en la relación que se genera con el cliente y el comportamiento comercial que
éste tiene.
Se tiene que poner mucho más atención en cambiar o mejorar las áreas de
oportunidad a fortalezas administrativamente, en especial las que tienen que ver
con crédito y cobranza pues la falta de éstas impide llevar un adecuado control
sobre
las actividades sobre todo por que el área de ventas interviene
directamente en la toma de decisiones, informando a crédito y cobranza de éstas,
y para cuando se quiere realizar un control sobre éstas es porque ya existe un
problema siendo que tal vez se pudo evitar.
Debe quedar claro que Crédito y Cobranza es un filtro para el desarrollo de las
actividades comerciales y no viceversa; por lo que el área de ventas debe
apoyarse y en un momento acatar las recomendaciones o decisiones que el
departamento de Crédito y Cobranza pueda darle, pues es ahí donde se originan
los problemas comerciales – financieros, ya que el área comercial otorga créditos
o hace acuerdos con los clientes sin considerar el comportamiento de estos
debido a las deficiencias existentes, ya que al no estar delimitadas las funciones y
responsabilidades de cada área se llegan decisiones en el área de ventas, siendo
este departamento quien no se compromete con llevar el ciclo de venta a su final,
y después el departamento de crédito y cobranza es quien tiene que lidiar con los
clientes.
Es cierto que se debe dar un buen trato a los clientes y cubrir las necesidades que
éste tenga, pero esto no debe poner en riesgo a la empresa con la recuperación
económica, pues de alguna manera hay que “acostumbrar” al cliente a trabajar
bajo las políticas que se diseñen.
Además se debe considerar que en general el área de Tesorería debe contar con
el personal suficiente y capacitado para el desempeño de sus actividades, ya que
es quien provee a las áreas de Contabilidad y Gerencia la información para el
control financiero y la toma de decisiones, por lo que la constante actualización de
información y seguimiento a los clientes es de suma importancia.
El establecimiento de políticas, la delimitación de actividades y responsabilidades
dentro del área comercial y de crédito y cobranza ayudará en mucho al
mejoramiento en el manejo y control de los recursos, obteniendo así una buena
relación comercial con el cliente, una cartera sana y la situación económica de la
empresa tendrá una mejoría.
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