Material Examen 1
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Conceptos Básicos Material Examen 1 Prof. Ana Delia Trujillo-Jiménez Univ. Interamericana de PR Recinto de Fajardo Supervisión Trujillo Material Examen 1 parte A 1 Organización Trujillo Conceptos ME-1 2 Organización • Es de carácter continuo (expansión, contracción, nuevos productos). • Es un medio que establece la mejor manera de alanzar as metas y objetivos. • Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con el mínimo de esfuerzos. • Evita lentitud e ineficiencia. • Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades. Trujillo Conceptos ME-1 3 Organización • Cuando se unen dos personas o más para lograr metas en común. Trujillo Conceptos ME-1 4 Organigrama Trujillo Conceptos ME-1 5 Organigrama • Franklin Benjamin – Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas o unidades administrativas, en las que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen. Trujillo Conceptos ME-1 6 Organigrama • Munch Galindo y García Martínez – Los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella. Trujillo Conceptos ME-1 7 Organigrama • Es la formalización gráfica de la estructura formal de una organización que se integran con personas o grupos de personas, donde se presentan los puestos, niveles jerárquicos, canales de comunicación. • En un organigrama nunca se escribe el nombre del incumbente. Trujillo Supervisión Material Ex 1 8 Organigrama • Es la representación gráfica de la estructura funcional de la organización, que permite ver a simple vista la dependencia de cada parte con el resto. Trujillo Conceptos ME-1 9 Empresa Pequeña Gerente/Supervisor Empleados Operacionales Trujillo Empleados Operacionales Conceptos ME-1 Empleados Operacionales 10 Empresa Mediana Gerente Asistente Administrativo Supervisor Empleados Operacionales Trujillo Empleados Operacionales Conceptos ME-1 Empleados Operacionales 11 Empresa Mediana/Grande Gerente General vicepresidente Mercadeo vicepresidente Finanzas/ Contabilidad vicepresidente Recursos Humanos Supervisores Supervisores Superviosores Empleado de Ventas Asistente de Contabilidad Empleado de Promoción Asistente de Finanzas Empleado de Seguridad/Salud Empleado de Nómina Empleado Licencias Empleado de Capacitación Trujillo Conceptos ME-1 12 Organigrama Presidente Auxiliar Administrativo Vicepresidente de Finanzas Vicepresidente de Mercadeo Vicepresidente de Recursos Humanos Auxiliar Administrativo Director de Nóminas Director de Capacitación Adiestrador Trujillo Director de Licencias Director De Salud y Seguridad Contable Conceptos ME-1 13 Definición • Administración – proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia metas seleccionadas. • Se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias manufactureras y a las de servicio. Trujillo Conceptos ME-1 14 Administración • Todas las organizaciones cuentan con personas que tienen el encargo de servirle para alcanzar sus metas, llamados Gerente, administradores etc. Trujillo Conceptos ME-1 15 Administración • Es un proceso consistente en las actividades de planeación, organización, dirección y control, desempeñadas para determinar y alcanzar las metas y objetivos establecidos con el uso de los recursos. Trujillo Conceptos ME-1 16 Funciones del Administrador Trujillo Conceptos ME-1 17 Funciones de la Administración • • • • • Planificación Organización Dirección Control Integración de Personal Trujillo Conceptos ME-1 18 Planificación • Es establecer metas de la organización, el establecimiento de estrategias y el establecimiento de planes. • Proceso de toma de decisiones, entendida como puente entre el presente y un futuro deseado, se definen los objetivos y la forma de pasar del sistema presente al futuro, así como los medios utilizados. Trujillo Conceptos ME-1 19 Organización • Se establece que hay que hacer, asignan las tareas y se coordina el trabajo de los empleados, cuyo resultado es la estructura formal de la empresa. • Se produce la división del trabajo, que conlleva la coordinación de esfuerzos, se definen las relaciones entre personas y unidades; y la organización y el exterior. Trujillo Conceptos ME-1 20 Dirección • Se motiva y se guía a los trabajadores para que faciliten el logro de los objetivos establecidos en los planes. • Se eligen los mejores canales de comunicación. Trujillo Conceptos ME-1 21 Control • Comprobar el estado de los objetivos, – se parte de los objetivos (estándar), – se vé si se están consiguiendo o no, sino se están consiguiendo, se tomarán las medidas necesarias para su logro. • Se comprara el desempeño real con las metas establecidas en los planes. • Es supervisar, comparar y corregir. Trujillo Conceptos ME-1 22 Integración de personal • Número de puestos de trabajo, calificación y búsqueda de empleados. Trujillo Conceptos ME-1 23 Habilidades o Destrezas del Administrador Trujillo Conceptos ME-1 24 Habilidades • • • • Técnicas Relaciones Humanas Conceptuales Toma de Decisiones Trujillo Conceptos ME-1 25 Habilidad Técnica • Es el conocimiento y la pericia para realizar actividades que incluyen métodos, proceso y procedimiento. – Representa trabajar con determinadas herramientas y técnicas, por ejemplo los mecánicos trabajan con herramientas y sus supervisores deben tener la capacidad de enseñarle como usarla. Trujillo Conceptos ME-1 26 Habilidad de Relaciones Humanas • Es la capacidad – para trabajar con personas: – es el esfuerzo cooperativo: – es el trabajo en equipo: – es la creación de un ambiente en que las personas se sienten segura y libres para expresar sus opiniones. Trujillo Conceptos ME-1 27 Habilidad Conceptual • Es la capacidad de ver la imagen del conjunto de reconocer los elementos importantes en una situación y comprender las relaciones entre ellos. Trujillo Conceptos ME-1 28 Habilidad de Toma de Decisiones • Es la capacidad para solucionar problemas en forma tal que la empresa se beneficie. – Para ser eficiente, en particular en los niveles organizacionales más altos • Los gerentes deben estar en posibilidad de ser algo más que ver el problema. • Necesitan encontrar una solución práctica para solucionar el problema. Trujillo Conceptos ME-1 29 Recursos de la Administración Trujillo Conceptos ME-1 30 Recursos • • • • Económicos Humanos Información/Tecnología Materiales/Equipo Trujillo Conceptos ME-1 31 Objetivos de la Administración • Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo social. – Eficacia • Cuando la empresa alcanza sus metas, consiste en hacer más con menos. – Eficiencia • Cuando logra sus objetivos con el mínimo de sus recursos. • También lograr el objetivo, pero con el menor esfuerzo y por el mejor camino y al menor costo. • Permitirle a la empresa tener una perspectiva más amplia del medio en el cual se desarrolla. • Asegurar que la empresa produzca o preste sus servicios. Trujillo Conceptos ME-1 32 Características comunes de todas las organizaciones Trujillo Conceptos ME-1 33 Características comunes • Cada organización – Tiene un propósito. • Se expresa en términos de una meta o un conjunto de metas que la organización desea lograr. – Está compuesta de individuos. Trujillo Conceptos ME-1 34 • Desarrollan una estructura sistemática que define las diferentes funciones de sus miembros y que a menudo establece límites en los comportamientos de trabajo. – Incluye crear reglas y regulaciones, dar a algunos Trujillo Conceptos ME-1 35 • Cada organización – Tiene un propósito. • Se expresa en términos de una meta o un conjunto de metas que la organización desea lograr. • De las metas surgen los objetivos – Establecen todos las tareas que deben de realizar para lograr las metas. • De los objetivos surgen las estrategias – Es cuando se establece la acción a llevar a cabo para lograr los objetivos. Trujillo Conceptos ME-1 36 • Está compuesta de individuos. – Se necesitan personas • para establecer el propósito. • Para desempeñar una variedad de actividades que harán la meta realidad. Trujillo Conceptos ME-1 37 • Desarrollan una estructura sistemática que define las diferentes funciones de sus miembros y que a menudo establece límites en los comportamientos de trabajo. – Incluye • crear reglas y regulaciones, • dar a algunos miembros la responsabilidad de supervisar a otros, • formar equipos de trabajo o escribir descripciones de puestos para que los miembros de la organización conozcan sus responsabilidades. Trujillo Conceptos ME-1 38 Niveles Organizacionales Trujillo Conceptos ME-1 39 Niveles … • La mayoría de las organizaciones tradicionales la estructura es una pirámide que contiene cuatro categorías generales. • Dividimos las organizaciones en cuatro niveles – Empleados operativos – Supervisores – Mandos medios – Alta administración Trujillo Conceptos ME-1 40 Alta Administración Alto Medio Mandos Medios Bajo Supervisores Empleados Operacionales Empleados Operativos Trujillo Conceptos ME-1 41 Empleados Operacionales • Ocupan el nivel base. • Producen los bienes y servicios en una organización en tareas específicas. • Incluye muchos puestos profesionales – Médicos, Abogados, Contadores, … • Característica común – No dirigen ni supervisan el trabajo de ningún otro empleado. Trujillo Conceptos ME-1 42 Alta Administración • Es un grupo de personas responsables de establecer los objetivos globales de la organización y desarrollar las políticas para alcanzarlos. • Títulos típicos de los puestos – Presidente del Consejo – Director General – Presidente – Vice Presidente Trujillo Conceptos ME-1 43 Mandos Medios • Incluye todos los empleados debajo de los administradores del alto nivel que dirigen a otros administradores. – Estos son responsables de establecer y cumplir las metas específicas en su departamento o unidad. • Sus metas no se establecen de forma aislada. • Los objetivos propuestos por la alta administración les brindan una dirección específica respecto a lo que se espera que logren. Trujillo Conceptos ME-1 44 Mandos Medios … • Títulos de este nivel. – Vicepresidente de Finanzas – Director de Ventas – Gerente de División – Gerente de Grupo Trujillo Conceptos ME-1 45 Supervisores • Igual que los administradores de alto y los medios – Los supervisores son parte del equipo administrativo de una organización. • Su particularidad es que dirigen el trabajo de los empleados operativos. – Los supervisores son los únicos administradores que no dirigen a otros administradores. – Otra forma de considerar a los supervisores es como un administrador de primer nivel. Trujillo Conceptos ME-1 46 Supervisores … • Diferentes títulos – Asistentes administrativos – Cabeza de departamento – Jefe de departamento – Entrenador en jefe – Capataz o líder de equipo Trujillo Conceptos ME-1 47 Supervisores … • Ley Taft-Harley de 1947 – Esta ley excluyó específicamente a los supervisores de la definición de empleados. • Estableció – Que cualquier inidividuo que pueda ¨Contratar, suspender, transferir, despedir, volver a llamar, promover, asignar, compensar o disciplinar a otros empleados utilizando juicios independientes es un supervisor¨. Trujillo Conceptos ME-1 48 Supervisores … • El supervisor participa en las tareas operacionales de sus empleado; pero siguen siendo parte de la administración. – El hecho de que hagan el mismo tipo de trabajo que sus empleados desempeñan no cambia su estatus administrativo. – Se espera además, que desempeñen las tareas y responsabilidades asociadas con el proceso administrativo. Trujillo Conceptos ME-1 49 Proceso Administrativo Trujillo Conceptos ME-1 50 Proceso … • Administración – Se refiere al proceso de hacer que las cosas se hagan efectiva y eficientemente, a través de y con otras personas. Trujillo Conceptos ME-1 51 • Proceso – Actividades primarias que desempeñan los supervisores (funciones administrativas). Trujillo Conceptos ME-1 52 Eficiencia • Hacer la tarea correctamente y se refiere a la relación entre la entrada o insumo y la salida o producto. – Si se obtiene una salida mayor para una entrada dad, aumenta la eficiencia. – Además, cuando obtenemos la misma salida con menos recursos. • Los supervisores son los que manejan los recursos de entrada que son escasos (dinero, personal, equipo) deben preocuparse por su uso eficiente. • Deben procurar minimizar los costos de los recursos. Trujillo Conceptos ME-1 53 Efectividad • Hacer la tarea correcta. – Se traduce en el logro de metas. – La eficiencia tiene un efecto sobre el nivel de efectividad. • Es más fácil ser efectivo si ignoramos la eficiencia. – Usted produciría productos más sofisticados y de alta calidad si hace caso omiso de los costos de entrada de mano de obra y materia prima, aunque esto crearía serios problemas financieros. Trujillo Conceptos ME-1 54 Supervisor significa • Preocuparse tanto por alcanzar las metas (efectividad) como por hacerlo con la mayor eficiencia posible. Trujillo Conceptos ME-1 55 Funciones Administrativas Trujillo Conceptos ME-1 56 Funciones Administrativas Planear Establecer metas y dirección organizacional Trujillo + Organizar Determinar qué se necesita hacer + Dirigir Liderear m, motivar y manejar conflictos + Conceptos ME-1 Cotrolar Monitorear actividades .= Lograr Metas Organizanales 57 Planeación • Abarca definir las metas de la organización • Establecer estrategia global para alcanzarlas y • Desarrollar una jerarquía completa de planes para integrar y coordinar actividades. Trujillo Conceptos ME-1 58 Organizar • Dividir el trabajo en componentes manejable y coordinar los resultados para lograr los objetivos. • Incluye – Determinar qué tareas se harán, quién las hará, cómo se agruparán las tareas, quién reportará a quién y cuando deberán tomarse las decisiones. Trujillo Conceptos ME-1 59 Dirigir • Es para desempeñar el dirigir y coordinar las actividades de las personas que trabajan en la empresa. • Cuando los administradores motivan a sus empleados, dirigen las actividades de otros, eligen el canal de comunicación más efectivo o resuelven conflictos entre los miembros. Trujillo Conceptos ME-1 60 Controlar • Después de establecer las metas, formular planes, determinar los arreglos estructurales y contratar, capacitar y motivar a las personas, el administrador debe vigilar el desempeño de la organización para asegurarse que las cosas vayan como deben ir. • El desempeño real debe compararse con las metas establecidas. – Proceso de vigilar, comparar y corregir. Trujillo Conceptos ME-1 61
