Operación del Sistema Integrado

Página 1 de 6
REPUBLICA DE COLOMBIA
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
EMPRESA DE TRANSPORTE MASIVO DEL VALLE DE ABURRÁ LIMITADA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
SECCIÓN: GERENCIA GENERAL
SUBSECCIÓN: GERENCIA DE OPERACIONES
SUB-SUBSECCIÓN: OPERACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
D
S
SB
120000
120000
120000
120000
120000
120000
01
01
1
E
D
S
OBSERVACIONES
Acta de Comité
1
4
x
La conservación es total debido a su valor histórico institucional
como testimonio de las decisiones, directrices y políticas tomadas
por la entidad durante sus procesos y funcionamiento. Se microfilma
o digitaliza para consulta y preservación en el tiempo.
x
Acta de comité primario de área
Listado de asistencia a reunión
CONCEPTOS
1
Conceptos Técnicos
2
3
x
Se seleccionan los más representativos y se conserva un muestra
aleatoria del 10% como testimonio de la actuación Administrativa de
la Empresa, los demás documentos se hace inventario, se presenta
al Comité de Archivo para que autorice eliminación, según lo
establecido en el Acuerdo No. 004 de 2013 (Art.15) expedido por el
Archivo General de la Nación.
Conceptos sobre los temas de la Operación
del Sistema Integrado.
ESTUDIOS
11
11
CT
ACTAS
04
04
RETENCIÓN
Archivo Archivo
Gestión Central
CÓDIGO: 90000
CÓDIGO: 100000
CÓDIGO: 120000
DISPOSICIÓN FINAL
3
Estudios de desarrollo de la organización
Estudios Técnicos
3
7
x
x
Conservación total debido a su valor investigativo y cultural
institucional, se digitaliza-microfilma para su preservación en el
tiempo con el fin de salvaguardar el patrimonio documental y como
aporte a la memoria histórica y la investigación en la nación. Ley 594
del 2000 (Art. 50).
Página 2 de 6
REPUBLICA DE COLOMBIA
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
EMPRESA DE TRANSPORTE MASIVO DEL VALLE DE ABURRÁ LIMITADA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
SECCIÓN: GERENCIA GENERAL
SUBSECCIÓN: GERENCIA DE OPERACIONES
SUB-SUBSECCIÓN: OPERACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
D
S
SB
120000
120000
12
12
RETENCIÓN
Archivo Archivo
Gestión Central
CÓDIGO: 90000
CÓDIGO: 100000
CÓDIGO: 120000
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E
D
S
OBSERVACIONES
HISTORIAS
5
Historias de mantenimiento de unidades y
equipos
3
7
x
x
Conservación total debido a su valoración secundaria como
testimonio de la actuación funcional, misional, para la investigación y
la ciencia. Se recomienda la digitalización. Ley 594 del 2000 (Art. 50)
y Circular 003 de 2015 del AGN.
x
Conservación total debido a su valoración secundaria como
testimonio de la actuación funcional, misional, para la investigación y
la ciencia. Se recomienda la digitalización. Ley 594 del 2000 (Art. 50)
y Circular 003 de 2015 del AGN.
Aviso de Mantenimiento
Ordenes de Mantenimiento
Planes de Mantenimiento
Inventario de Mantenimiento en Excel
Informes de mantenimiento
Notificación
Bitácora de actividades diarias de
mantenimiento
Reporte en la Bitácora Diaria
Información Técnica
Información de Costos
120000
12
6
Historias de unidades, equipos y
herramientas
Planos
Documentos de compra
Catálogos de Piezas
Fichas Técnicas
Catálogos de Registros de Pruebas
Especificaciones Técnicas
Registro de Alistamiento
Registro de Preparación
Manuales y Guías
Documentos Técnicos
3
7
x
Página 3 de 6
REPUBLICA DE COLOMBIA
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
EMPRESA DE TRANSPORTE MASIVO DEL VALLE DE ABURRÁ LIMITADA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
SECCIÓN: GERENCIA GENERAL
SUBSECCIÓN: GERENCIA DE OPERACIONES
SUB-SUBSECCIÓN: OPERACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
D
S
SB
120000
13
120000
13
RETENCIÓN
Archivo Archivo
Gestión Central
CÓDIGO: 90000
CÓDIGO: 100000
CÓDIGO: 120000
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E
D
S
OBSERVACIONES
INFORMES
1
Informes a Organismos de Regulación,
Inspección, Vigilancia y Control
2
3
2
3
2
3
x
Conservación total debido a su valor probatorio de carácter legal e
investigativo, se digitaliza para su preservación en el tiempo. Ley
594 de 2000 (Art. 50).
x
Comunicaciones con Entes Externos
Trámites ante Min. Comunicaciones en torno a
las frecuencias
120000
13
5
Informes de gestión administrativa
Se elimina finalizado el tiempo de retención, porque el Informe de
Gestión administrativa consolidado con valor probatorio reposa en la
Dirección de Comunicaciones.
x
Indicadores de gestión
120000
120000
120000
13
14
14
7
Informes de gestión de la operación
x
Conservación total debido a su valor probatorio de carácter legal e
investigativo, se digitaliza para su preservación en el tiempo. Ley
594 de 2000 (Art. 50).
x
Rutinas de Mantenimiento. Indicadores de
mantenimiento
Informes Técnicos de Mantenimiento
Informe de Fallas
INSTRUMENTOS DE REGISTRO Y CONTROL
Instrumentos de registro y control de la
4
operación
Información Técnica de Mantenimiento
Información de Costos de Mantenimiento
Información de Tasación Telefónica
Formato de Control de Cívica
Programación General de IOT
Programación de Turnos
Inspecciones
3
7
x
Finalizado el tiempo de retención, se seleccionará una muestra
significativa del 10% de aquellos documentos que puedan ser de
interés para la Ciencia o para el objeto misional de la empresa.
Página 4 de 6
REPUBLICA DE COLOMBIA
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
EMPRESA DE TRANSPORTE MASIVO DEL VALLE DE ABURRÁ LIMITADA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
SECCIÓN: GERENCIA GENERAL
SUBSECCIÓN: GERENCIA DE OPERACIONES
SUB-SUBSECCIÓN: OPERACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
D
S
SB
Consumos de energía, (tabla Excel y en SAP)
Planillas de Control
Informe de evolución de precios tarifas de
Energía y Gas
Programación general de IOT (Instrucción de
Operación y Trabajo)
Bitácora de actividades diarias de
mantenimiento
Tablas de rotación de turnos
Planilla de control de permisos de trabajo en
Alturas
Permiso de trabajo en alturas
Controles de asistencia a estaciones
Programación diaria de personal
Listas de verificación de trabajo en alturas.
Reportes de programación de turnos
Gestión de personal- incapacidadesinvestigaciones de accidentes de trabajosistema de gestión de mejoras
Rotación de turnos
Compensatorios
Notificación de incidente o accidente de
usuario, proveedor o visitante.
Tirillas de afluencia diarias de usuarios
Reporte de averías
Evaluación de aseo
Reporte de lámparas
Resumen de apertura puerta de servicio
Constancia de atención recibida
RETENCIÓN
Archivo Archivo
Gestión Central
CÓDIGO: 90000
CÓDIGO: 100000
CÓDIGO: 120000
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E
D
S
OBSERVACIONES
Página 5 de 6
REPUBLICA DE COLOMBIA
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
EMPRESA DE TRANSPORTE MASIVO DEL VALLE DE ABURRÁ LIMITADA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
SECCIÓN: GERENCIA GENERAL
SUBSECCIÓN: GERENCIA DE OPERACIONES
SUB-SUBSECCIÓN: OPERACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
D
S
SB
120000
14
7 Instrumentos de registro y control de préstamo
120000
18
Formato de control de entrega y recepción de
elementos
Control de Radios
Control de Herramientas
Formato de control de elementos de seguridad
y de mantenimiento.
Formato de control de elementos de los
vehículos auxiliares
MANUALES
120000
18
4
Manuales de mantenimiento
RETENCIÓN
Archivo Archivo
Gestión Central
CÓDIGO: 90000
CÓDIGO: 100000
CÓDIGO: 120000
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E
D
S
OBSERVACIONES
Pierde su valor primario debido a que se actualiza de manera
periódica, se hace inventario, se presenta al Comité de archivo para
que autorice la eliminación, según lo establecido en el Acuerdo No.
004 de 2013 (Art.15) expedido por el Archivo General de la Nación.
2
3
x
5
10
x
x
Conservación total debido a su valor histórico institucional, se
digitaliza para su preservación en el tiempo.
5
10
x
x
Conservación total debido a su valor histórico institucional, se
digitaliza para su preservación en el tiempo.
Manuales de Mantenimiento
120000
18
5
Manuales de operación
Manuales de Operación
Documentos de como se hacen las cosas en
vía permanente.
Diseño de catenarias
Página 6 de 6
REPUBLICA DE COLOMBIA
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
EMPRESA DE TRANSPORTE MASIVO DEL VALLE DE ABURRÁ LIMITADA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
SECCIÓN: GERENCIA GENERAL
SUBSECCIÓN: GERENCIA DE OPERACIONES
SUB-SUBSECCIÓN: OPERACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
D
S
SB
120000
120000
120000
120000
20
20
CT
E
D
OBSERVACIONES
S
PLANES
6
3
Planes de mantenimiento
7
x
Se seleccionan los más representativos y se conservan como
testimonio de la actuación funcional e importancia para investigación,
los demás se hace inventario, se presenta al Comité de Archivo para
que autorice eliminación, según lo establecido en el Acuerdo No. 004
de 2013 (Art.15) expedido por el Archivo General de la Nación.
x
Plan anual de Mantenimiento
PUBLICACIONES
24
24
RETENCIÓN
Archivo Archivo
Gestión Central
CÓDIGO: 90000
CÓDIGO: 100000
CÓDIGO: 120000
DISPOSICIÓN FINAL
3
5
Publicación corporativa
5
x
Se seleccionará una muestra representativa de las Publicaciones
más significativas para la Empresa, de acuerdo a los polos de
interés y el cumplimiento de la misión, finalizado el tiempo de
retención.
Presentaciones de power point
120000
24
4
4
Registro Audiovisual
6
Conservación total de los que han sido ejecutados, debido a su valor
investigativo y/o cultural institucional, de la misma manera son un
aporte a la memoria histórica y la investigación en la nación. Ley 594
del 2000 (Art. 50).
x
Videos
Registros fotográficos
Sistema de grabación llamadas y
comunicaciones radiales
Convenciones:
D: Digitalización
Fecha:
Firma Jefe de Administración
CT: Conservación Total
S: Selección
01/06/2015
Documental
E: Eliminación