IV. EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO
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CAPÍTULO IV Empresas Industriales y Comerciales del Estado TABLA DE CONTENIDO TABLA DE CONTENIDO ÍNDICE DE GRÁFICAS ÍNDICE DE CUADROS 1. Componente uno o de control preventivo 1.1. 2. Empresas Industriales y Comerciales del Estado 1 2 2 6 6 1.1.1. Planeación 1.1.2. Gestión Presupuestal 22 1.1.3. Gestión del Talento Humano (GTH) 61 1.1.4. Gestión Contractual 76 1.1.5. Gestión Contable y Financiera 76 1.1.6. Gestión Jurídica 76 Componente dos: Análisis de Condiciones y Resultados o de control concurrente 2.1. Instructivos baterías de indicadores 2.1.1. Batería de indicadores para Empresas Industriales y Comerciales del Estado 6 78 78 78 ÍNDICE DE GRÁFICAS Gráfica 1: Relación de autoridades e instancias entre actores GTH EICE 63 ÍNDICE DE CUADROS Cuadro 1: Autoridades Planeación 7 Cuadro 2: Productos e insumos del proceso Planeación - Etapa preparación. 10 Cuadro 3: Productos e insumos del proceso Planeación-Etapa Formulación. 10 Cuadro 4: Productos e insumos del proceso Planeación-Etapa Armonizar la Estrategia 10 Cuadro 5: Productos e insumos del proceso Planeación-Etapa Aprobación 10 Cuadro 6: Productos e insumos del proceso Planeación-Etapa Implementación y Seguimiento 11 Cuadro 7: Productos e insumos del proceso Planeación-Etapa Evaluación 11 Cuadro 8: Requisitos y estándares del producto Plan Estratégico 11 Cuadro 9: Requisitos y estándares del producto Plan de Acción 12 Cuadro 10: Requisitos y estándares del producto Plan Operativo Anual de Inversiones 13 Cuadro 11: Requisitos y estándares del producto Informe de Gestión 14 Cuadro 12: Nodos Estratégicos del Proceso Planeación: Decisiones y Productos 16 Cuadro 13: Puntos de control Aprobación 17 Cuadro 14: Puntos de control Implementación y Seguimiento 17 Cuadro 15: Puntos de control – Producto: Plan Estratégico 18 Cuadro 16: Puntos de control – oportunidad: Plan Estratégico 19 Cuadro 17: Puntos de control – oportunidad: Plan de Acción 19 Cuadro 18: Puntos de control – oportunidad: Plan Operativo Anual de Inversiones 20 Cuadro 19: Puntos de control – oportunidad: Informe de Gestión 21 Cuadro 20: Resumen proceso Planeación 22 Cuadro 21: Autoridades GP-EICE 26 Cuadro 22: Normatividad asociada a los responsables GP - EICE 28 Cuadro 23: Productos e insumos del proceso GP EICE -Etapa Programación. 29 Cuadro 24: Productos e insumos del proceso GP EICE -Etapa Ejecución. 29 Cuadro 25: Productos e insumos del proceso GP EICE -Etapa Cierre presupuestal. 30 Cuadro 26: Productos e insumos del proceso GP EICE -Etapa Seguimiento y evaluación. 31 Cuadro 27: Productos e insumos del proceso GP EICE-Etapa Armonización presupuestal. 31 Cuadro 28: Requisitos y estándares del producto Anteproyecto de Presupuesto –EICE 32 Cuadro 29: Requisitos y estándares del producto Proyecto de Presupuesto aprobado –EICE 32 Cuadro 30: Requisitos y estándares del producto Vigencias Futuras-EICE 33 Cuadro 31: Requisitos y estándares del producto PAC –EICE 34 Cuadro 32: Requisitos y estándares del producto CDP –EICE 35 Cuadro 33: Requisitos y estándares del producto CRP–EICE 36 Cuadro 34: Requisitos y estándares del producto Giro Presupuestal –EICE 37 Cuadro 35: Requisitos y estándares del producto Traslados al interior de los Agregados Presupuestales – EICE 37 Cuadro 36: Requisitos y estándares del producto Traslados entre Agregados Presupuestales –EICE 37 Cuadro 37: Requisitos y estándares del producto Ajuste presupuestal por suscripción de convenios entre entidades distritales –EICE 39 Cuadro 38: Requisitos y estándares del producto Reducciones –EICE 39 Cuadro 39: Requisitos y estándares del producto Sustitución de rentas e ingresos –EICE 40 Cuadro 40: Requisitos y estándares del producto Suspensión de apropiaciones –EICE 40 Cuadro 41: Requisitos y estándares del producto Incorporación de recursos de asistencia o cooperación de carácter no reembolsable –EICE 42 Cuadro 42: Requisitos y estándares del producto Informe de Cierre Presupuestal –EICE 42 Cuadro 43: Requisitos y estándares del producto Excedentes Financieros –EICE 43 Cuadro 44: Requisitos y estándares del producto Disponibilidad final –EICE 43 Cuadro 45: Requisitos y estándares del producto Informes de ejecución –EICE 44 Cuadro 46: Requisitos y estándares del producto Informes PMR –EICE 45 Cuadro 47: Requisitos y estándares del producto Armonización Presupuestal –EICE 46 Cuadro 48: Nodos Estratégicos del Proceso GP: Decisiones y Productos - EICE 47 Cuadro 49: Puntos de control Programación-EICE 56 Cuadro 50: Puntos de control Ejecución -EICE 56 Cuadro 51: Puntos de control Cierre presupuestal -EICE 57 Cuadro 52: Puntos de control Seguimiento Presupuestal - EICE 57 Cuadro 53: Puntos de control Armonización Presupuestal - EICE 58 Cuadro 54: Puntos de control – Producto: Anteproyecto de Presupuesto -EICE 58 Cuadro 55: Puntos de control – Producto: Proyecto de Presupuesto -EICE 59 Cuadro 56: Puntos de control – Producto: Vigencias Futuras - EICE 60 Cuadro 57: Puntos de control – Producto: Traslado Presupuestal entre Agregados - EICE 60 Cuadro 58: Puntos de control – Producto: Reducción Presupuestal- EICE 60 Cuadro 59: Puntos de control – Producto: Sustitución de rentas e ingresos - EICE 61 Cuadro 60: Puntos de control – Producto: Suspensión de apropiaciones - EICE 61 Cuadro 61: Puntos de control – Producto: Informe de Ejecución Presupuestal - EICE 61 Cuadro 62: Puntos de control – Producto: Informe Definitivo de Cierre - EICE 62 Cuadro 63: Puntos de control – Producto: Armonización Presupuestal – EICE 62 Cuadro 64: Puntos de control–Producto: PAC - EICE 62 Cuadro 65: Puntos de control–Producto: CDP - EICE 63 Cuadro 66: Puntos de control–Producto: Certificado de Registro Presupuestal - EICE 63 Cuadro 67: Puntos de control–Producto: Giro Presupuestal - EICE 64 Cuadro 68: Puntos de control–Producto: Traslado Presupuestal Interno - EICE 64 Cuadro 69: Puntos de control–Producto: Informe de Ejecución Presupuestal - EICE 64 Cuadro 70: Puntos de control–Producto: Informe definitivo de cierre - EICE 65 Cuadro 71: Puntos de control–Producto: Disponibilidad final - EICE 65 Cuadro 72: Puntos de control – oportunidad: Anteproyecto de Presupuesto - EICE 56 Cuadro 73: Puntos de control – oportunidad: Proyecto de Presupuesto -EICE 57 Cuadro 74: Puntos de control – oportunidad: Informe de ejecución Presupuestal - EICE 59 Cuadro 75: Puntos de control – oportunidad: Armonización Presupuestal - EICE 59 Cuadro 76: Puntos de control – oportunidad: Informes de Seguimiento y Evaluación PMR - EICE 60 Cuadro 77: Puntos de control – oportunidad: Armonización Presupuestal - EICE 60 Cuadro 78: Resumen proceso GP-EICE 61 Cuadro 79: Autoridades GTH EICE 63 Cuadro 80: Instancias GTH EICE 66 Cuadro 81: Productos e insumos del proceso GTH EICE-Etapa modernización 68 Cuadro 82: Productos e insumos del proceso GTH EICE-Etapa vinculación 68 Cuadro 83: Productos e insumos del proceso GTH EICE-Etapa permanencia 68 Cuadro 84: Productos e insumos del proceso GTH EICE-Etapa permanencia 68 Cuadro 85: Productos e insumos del proceso GTH EICE-Etapa retiro 69 Cuadro 86: Requisitos y estándares del producto Estudio Técnico-EICE 70 Cuadro 87: Requisitos y estándares del producto Manual de funciones-EICE 70 Cuadro 88: Requisitos y estándares del producto Vinculación LNYR (Gerentes) -EICE 72 Cuadro 89: Requisitos y estándares del producto Vinculación LNYR (Empleados públicos) -EICE 72 Cuadro 90: Requisitos y estándares del producto Vinculación trabajadores oficiales-EICE 73 Cuadro 91: Requisitos y estándares del producto acuerdos de gestión-EICE 75 Cuadro 92: Requisitos y estándares del producto Inducción y reinducción-EICE 76 Cuadro 93: Requisitos y estándares del producto evaluación del desempeño-EICE 77 Cuadro 94: Requisitos y estándares del producto PIC-EICE 77 Cuadro 95: Requisitos y estándares del producto Retiro empleados LNYR-EICE 79 Cuadro 96: Requisitos y estándares del producto Retiro Trabajadores Oficiales-EICE 80 Cuadro 97: Nodos Estratégicos del Proceso GTH: Decisiones y Productos-EICE 81 Cuadro 98: Puntos de control Modernización-EICE 83 Cuadro 99: Puntos de control Vinculación-EICE 83 Cuadro 100: Puntos de control Permanencia empleados de LNYR-EICE 83 Cuadro 101: Puntos de control Permanencia Trabajadores Oficiales-EICE 84 Cuadro 102: Puntos de control Retiro-EICE 84 Cuadro 103: Puntos de control – Producto: Manual de funciones-EICE 84 Cuadro 104: Puntos de control – oportunidad: vinculación empleados públicos del LNYR -EICE 86 Cuadro 105: Puntos de control – oportunidad: vinculación trabajadores oficiales-EICE 86 Cuadro 106: Puntos de control – oportunidad: Inducción-EICE 88 Cuadro 107: Puntos de control – oportunidad: Acuerdos de gestión-EICE 88 Cuadro 108: Puntos de control – oportunidad: Evaluación de desempeño -EICE 89 Cuadro 109: Puntos de control – oportunidad: PIC -EICE 90 Cuadro 110: Puntos de control – oportunidad: PBI -EICE 90 Cuadro 111: Puntos de control – oportunidad: Retiro empleados LNYR-EICE 91 Cuadro 112: Puntos de control – oportunidad: Retiro Trabajadores Oficiales -EICE 92 Cuadro 113: Resumen proceso GTH -EICE 76 Cuadro 114: Escala de valoración para calificar el avance de las metas 81 Cuadro 115: Indicadores proceso Planeación – Empresas Industriales y Comerciales del Distrito 76 Cuadro 116: Indicadores proceso GP- Empresas Industriales y Comerciales 85 Cuadro 117: Indicadores proceso GTH- EICE 259 A continuación se desarrolla en detalle cada uno de los componentes del EAIP para las Empresas Industriales y Comerciales del Estado -EICE-, con el fin de tener la claridad necesaria para su instalación, en la Veeduría Distrital o en las entidades, y su posterior aplicación. 1. Componente uno o de control preventivo 1.1. Empresas Industriales y Comerciales del Estado 1.1.1. Planeación a) Alcance El proceso de Planeación es el proceso administrativo que integra, cohesiona y da coherencia a la gestión pública en general y a la distrital en particular. Precede, encauza y retroalimenta la acción pública, generando decisiones que determinan la pertinencia, calidad y oportunidad de los resultados de dicha acción. Es “(…) el arte que establece procedimientos para la optimización de relaciones entre medios y objetivos y proporciona normas y pautas para la toma de decisiones coherentes, compatibles e integradas, que conduce a una acción sistemáticamente organizada y coordinadamente ejecutada”1. Cabe anotar que se realiza una mirada estratégica es decir trasciende la estructura interna de cada entidad y se enfoca en las grandes actuaciones de la administración distrital que afectan el proceso en cada entidad. El documento comprende el objetivo; la identificación de las líneas de autoridad y responsabilidad en la cual se detallan las autoridades e instancias que intervienen en tareas o en la toma de decisiones de acuerdo con la jurisprudencia que así lo determina; Los requisitos y estándares de calidad que debe tener cada uno de los productos identificados en la cadena; los nodos estratégicos o puntos de decisión del proceso; los puntos de control tanto de oportunidad como de producto. Ahora bien, de acuerdo con la Ley 489 de 19982, las Empresas Industriales y comerciales del Estado son organismos creados por la ley o autorizados por ésta, que desarrollan actividades de naturaleza industrial o comercial y de gestión económica conforme a las reglas del Derecho Privado, salvo las excepciones que consagra la ley. Para el proceso de Planeación, las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, están guiadas por la Ley Orgánica de Planeación, Ley 152 de 19943, la cual tiene como propósito establecer los procedimientos y mecanismos para la elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y control de los planes de desarrollo, así como la regulación de los demás aspectos contemplados por el artículo 342, y en general por el artículo 2 del Título XII de la constitución Política y demás normas constitucionales que se refieren al plan de desarrollo y la planificación.4 1 Ander–Egg, Ezequiel. Introducción a la planificación. Buenos Aires: Editorial Humanitas, 1985 (Novena edición), p. 16. 2 Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. 3 Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo. 4 Ibíd. Artículo 1. Actualmente, el Distrito Capital, cuenta con seis empresas industriales y comerciales: Metrovivienda, Canal Capital, Lotería de Bogotá, Empresa de Acueducto y Alcantarillado EAAB, Empresa de Renovación Urbana y Empresa de Transporte del Tercer Milenio Transmilenio. Para efectos del Esquema de Análisis Integral para el Control Preventivo –EAIP-, el alcance establecido para las Empresas Industriales y Comerciales del Distrito –EICD-, comprende definir controles de legalidad, de calidad, de oportunidad, en las etapas de formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de los Planes: Estratégico, de Acción, Operativo Anual de Inversiones y el Informe de Gestión. Por su carácter, el proceso de Planeación se aborda desde la integralidad de las acciones de la administración, su coordinación y seguimiento, lo cual implica conocer no solamente cómo se interrelacionan los actores e instancias que intervienen en el proceso de Planeación de las EICD, sino también cómo está conformada e interactúa el conjunto de la Administración Distrital. b) Objetivo Este documento tiene por objeto presentar el componente de control preventivo del Esquema de Análisis Integral Preventivo (EAIP) correspondiente al Proceso de Planeación en las Empresas Industriales y comerciales del Distrito5. Fue construido a partir de la revisión de fundamentos legales y procedimentales que las rigen en la actualidad. Por otra parte, el objetivo general de la Planeación es el de formular el estado futuro deseado para una sociedad, una organización o un territorio y, con base en ello, definir las acciones a seguir y los recursos a utilizar para alcanzar los objetivos propuestos. Permite: “mediante acciones organizadas, coordinadas y controladas facilitar o modificar una realidad: (…), proveer un enfoque racional para lograr objetivos preseleccionados (...), salvar la brecha que nos separa del sitio al que queremos ir. (…) es un proceso que requiere un esfuerzo intelectual, requiere determinar conscientemente los cursos de acción a seguir y basar las decisiones en propósitos, conocimientos y estimaciones bien definidos”6. c) Líneas de Autoridad y Responsabilidad Las responsabilidades asociadas a las entidades e instancias que ejercen autoridad en el proceso de Planeación se encuentran enmarcadas normativamente en el siguiente cuadro que incluye los niveles: nacional y distrital. Estas normas son: Cuadro 1: Autoridades Planeación Norma Constitución Política de Colombia 5 ALCALDE MAYOR Responsabilidad Artículo 315. …3. Dirigir la acción administrativa del municipio; asegurar el cumplimiento de las funciones y la prestación de los servicios a su cargo; representarlo judicial y extrajudicialmente; y nombrar y remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los gerentes o directores de los establecimientos públicos y las empresas industriales o comerciales de carácter Artículo 85 de la Ley 489 de 1998. “Las empresas industriales y comerciales del Estado son organismos creados por la ley o autorizados por ésta, que desarrollan actividades de naturaleza industrial o comercial y de gestión económica conforme a las reglas del Derecho Privado, salvo las excepciones que consagra la ley. …” 6 Harold Koontz y Heinz Weihrich (1995). Citados por Osorio, Alfredo. Planeamiento Estratégico. Buenos Aires: Instituto Nacional de la Administración Pública, 2002, p. 14. local, de acuerdo con las disposiciones pertinentes. Artículo 322. … A las autoridades distritales corresponderá garantizar el desarrollo armónico e integrado de la ciudad y la eficiente prestación de los servicios a cargo del Distrito; a las locales, la gestión de los asuntos propios de su territorio. Artículo 339. … Las entidades territoriales elaborarán y adoptarán de manera concertada entre ellas y el gobierno nacional, planes de desarrollo, con el objeto de asegurar el uso eficiente de sus recursos y el desempeño adecuado de las funciones que les hayan sido asignadas por la Constitución y la ley. Los planes de las entidades territoriales estarán conformados por una parte estratégica y un plan de inversiones de mediano y corto plazo. Artículo 356. … Los recursos del Sistema General de Participaciones de los departamentos, distritos y municipios se destinarán a la financiación de los servicios a su cargo, dándoles prioridad al servicio de salud, los servicios de educación, preescolar, primaria, secundaria y media, y servicios públicos domiciliarios de agua potable y saneamiento básico, garantizando la prestación y la ampliación de coberturas con énfasis en la población pobre. Artículo 366. El bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población son finalidades sociales del Estado. Será objetivo fundamental de su actividad la solución de las necesidades insatisfechas de salud, de educación, de saneamiento ambiental y de agua potable. Ley 152 de 1994 por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo Acuerdo 12 de 1994 Por el cual se establece el Estatuto de Planeación del Distrito Capital y se reglamenta la Formulación, la Aprobación, la Ejecución y la Evaluación del Plan de Desarrollo Económico y Social y de Obras Públicas del Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá, y se dictan otras disposiciones complementarias. Norma Decreto 449 de 1999 Por el cual se actualizan los procedimientos del Banco Distrital de Programas y Proyectos. NORMA Decreto 545 de 2006 Artículo 44. Despacho de la Dirección Distrital de Artículo 33… 1. El Alcalde o gobernador, que será el máximo orientador de la planeación en la respectiva entidad territorial. … Artículo 2. Campo de Aplicación. El Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá, deberá formular, aprobar, ejecutar y evaluar el Plan de Desarrollo Económico y Social y de Obras Públicas, de conformidad con las normas previstas en el presente Acuerdo, la Constitución Nacional, el Estatuto Orgánico de Planeación, la Ley 152 de 1994 y demás normas concordantes, teniendo en cuenta el Distrito como un todo y sus partes componentes administrativamente. Artículo 15. Plan de Acción Distrital. Con base en el Plan Distrital de Planeación aprobado, las respectivas Entidades Distritales prepararán, con la coordinación del Departamento de Planeación Distrital, el correspondiente plan de acción, y lo someterá a la aprobación del Consejo de Gobierno Distrital. En el caso de los sectores financiados con transferencias nacionales, especialmente educación y salud, estos planes deberán ajustarse a las normas legales establecidas para dichas transferencias. SECRETARÍA DISTRITAL DE PLANEACIÓN Responsabilidad Artículo 1.- Cobertura. Las presentes disposiciones para el Banco Distrital de Programas y Proyectos (BDPP) se aplicarán a la Administración Central, Establecimientos Públicos, incluyendo los entes universitarios, la Veeduría, el Fondo Rotatorio del Concejo, la Contraloría, la Personería, las Empresas Industriales y Comerciales del Distrito, las Empresas Sociales del Estado y las Localidades. Artículo 3.- Conformación. El Banco Distrital de Programas y Proyectos está conformado por: (i) el Banco de la Administración Central y los Establecimientos Públicos, operado y administrado por el Departamento Administrativo de Planeación Distrital; (ii) los Bancos de Programas y Proyectos de cada Empresa Industrial y Comercial, operados y administrados por las Oficinas de Planeación de las empresas, o la dependencia que haga sus veces; (iii) el Banco de Programas y Proyectos de las Empresas Sociales del Estado, operado y administrado por la Oficina de Planeación de la Secretaría de Salud, o la dependencia que haga sus veces; y (iv) los Bancos de Programas y Proyectos de cada Localidad operados y administrados por las Oficinas de Planeación Local, o las dependencias que hagan sus veces. SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA RESPONSABILIDAD Artículo 2. Funciones: a. Diseñar la estrategia financiera del Plan de Desarrollo Económico, Social y de Obras Públicas del Distrito Capital y del Plan de Ordenamiento Territorial, de conformidad con el marco fiscal de mediano plazo y el marco de gasto de mediano plazo. Presupuesto. b. Preparar el Prepuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones y el Plan Financiero Plurianual del Distrito. g. Asesorar a la Administración Distrital en la priorización de recursos y asignación presupuestal del gasto distrital y local. Artículo 44. … k. Proponer al Consejo Distrital de Política Económica y Fiscal CONFIS-, la distribución del monto que corresponda al Distrito de los excedentes financieros de los Establecimientos Públicos, de las Empresas Industriales y Comerciales y de las Empresas Sociales del Estado y de los Fondos de Desarrollo Local. Artículo 47. … d. Realizar seguimiento y análisis a los ingresos no tributarios de los establecimientos públicos, de las empresas industriales y comerciales del Distrito y de las empresas sociales del estado y proponer mecanismos para su sostenibilidad y progresividad. EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO RESPONSABILIDAD NORMA Decreto 115 de 1996 Por el cual se establecen normas sobre la elaboración, conformación y ejecución de los presupuestos de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y de las Sociedades de Economía Mixta sujetas al régimen de aquellas, dedicadas a actividades no financieras. Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. Artículo 3. Planificación. El presupuesto deberá guardar concordancia con los contenidos del Plan Nacional de Desarrollo, del Plan de Inversiones, del Plan Financiero y del Plan Operativo Anual de Inversiones. Artículo 16. Las empresas enviarán a la Dirección General del Presupuesto Nacional del Ministerio de Hacienda y al Departamento Nacional de Planeación el anteproyecto de presupuesto antes del 31 de octubre de cada año. Artículo 88.- Dirección y administración de las empresas. La dirección y administración de las empresas industriales y comerciales del Estado estará a cargo de una Junta Directiva y de un Gerente o Presidente. Artículo 90.- Funciones de las juntas directivas de las empresas industriales y comerciales del Estado. Corresponde a las juntas directivas de las empresas industriales y comerciales del Estado: a. Formular la política general de la empresa, el plan de desarrollo administrativo y los planes y programas que, conforme a la Ley Orgánica de Planeación y a la Ley Orgánica del Presupuesto deben proponerse para su incorporación a los planes sectoriales y, a través de éstos, al Plan Nacional de Desarrollo; b. Proponer al Gobierno Nacional las modificaciones de la estructura orgánica que consideren pertinentes y adoptar los estatutos internos de la entidad y cualquier reforma que a ellos se introduzca; c. Aprobar el proyecto de presupuesto del respectivo organismo; d. Controlar el funcionamiento general de la organización y verificar su conformidad con la política adoptada; e. Las demás que les señalen la ley y los estatutos internos. Artículo 92.- Calidad y funciones del Gerente o Presidente. El Gerente o Presidente será el representante legal de la correspondiente entidad y cumplirá todas aquellas funciones que se relacionen con la organización y funcionamiento que no se hallen expresamente atribuidas a otra autoridad. d) Identificación de productos Para el proceso de Planeación en las Empresas Industriales y Comerciales del Distrito (EICD), se han definido seis etapas para un producto y tres etapas para tres productos (en total son cuatro productos que tienen las EICD) los cuales están enlistados en forma progresiva de acuerdo al proceso. Etapa I Preparación: De acuerdo a la normatividad y a la estructura del Distrito en la preparación de los diferentes planes de las EICD, se tienen los siguientes insumos: Cuadro 2: Productos e insumos del proceso Planeación - Etapa preparación. PRODUCTO INSUMOS Plan Estratégico • Plan de Desarrollo Distrital Vigente • Plan Estratégico cuatrienal de la administración saliente Informe de Gestión • Plan Estratégico • Plan de Acción • Plan Operativo Anual de Inversiones Etapa II Formulación: De acuerdo a la normatividad y a la estructura del Distrito en la preparación de los diferentes planes de las EICE, se tienen los siguientes insumos: Cuadro 3: Productos e insumos del proceso Planeación-Etapa Formulación. PRODUCTO INSUMOS Plan Estratégico • Documento de articulación de contexto Distrital. • Plan de Desarrollo Distrital Vigente. • Plan Estratégico cuatrienal de la administración saliente. Plan de Acción • Plan Estratégico • Plan Financiero Plurianual Plan Operativo Anual de Inversiones Informe de Gestión • • • • • • • Plan de Acción Plan Estratégico Plan Financiero Plurianual Diagnóstico inicial Plan Estratégico Plan de Acción Plan Operativo Anual de Inversiones Etapa III Armonizar la Estrategia De acuerdo a la normatividad y a la estructura del Distrito en la preparación de los diferentes planes de las EICE, se tienen los siguientes insumos: Cuadro 4: Productos e insumos del proceso Planeación-Etapa Armonizar la Estrategia PRODUCTO Plan Estratégico INSUMOS • • • • Documento preliminar Proyecto Plan Estratégico. Documento de articulación de contexto Distrital. Plan de Desarrollo Distrital Vigente. Plan Estratégico cuatrienal de la administración saliente. Etapa IV Aprobación De acuerdo a la normatividad y a la estructura del Distrito en la preparación de los diferentes planes de las EICE, se tienen los siguientes insumos: Cuadro 5: Productos e insumos del proceso Planeación-Etapa Aprobación PRODUCTO INSUMOS Plan Estratégico • • • • Plan de Acción • Plan Estratégico • Plan Financiero Plurianual Plan Operativo Anual de Inversiones • Plan de Acción • Plan Estratégico • Plan Financiero Plurianual Documento Proyecto Plan Estratégico. Documento de articulación de contexto Distrital. Plan de Desarrollo Distrital Vigente. Plan Estratégico cuatrienal de la administración saliente. Etapa V Implementación y Seguimiento De acuerdo a la normatividad y a la estructura del Distrito en la preparación de los diferentes planes de las EICE, se tienen los siguientes insumos: Cuadro 6: Productos e insumos del proceso Planeación-Etapa Implementación y Seguimiento PRODUCTO INSUMOS Plan Estratégico • Plan Estratégico • Plan Operativo Anual de Inversiones. Plan de Acción • Plan de Acción • Plan Estratégico Plan Operativo Anual de Inversiones • Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI) • Plan Estratégico • Plan Financiero Plurianual Etapa VI Evaluación De acuerdo a la normatividad y a la estructura del Distrito en la preparación de los diferentes planes de las EICE, se tienen los siguientes insumos: Cuadro 7: Productos e insumos del proceso Planeación-Etapa Evaluación PRODUCTO • • • • • Plan Estratégico INSUMOS Informes de seguimiento Plan Estratégico Planes operativos anuales (procesos) Plan de gestión gerencial Auditorías internas y externas e) Requisitos y estándares de producto Para entender mejor los productos identificados, se definieron los requisitos y estándares necesarios, consignados en la normatividad vigente y en las guías desarrolladas a nivel local y nacional sobre el deber ser del producto, como se observa en los siguientes cuadros. Cuadro 8: Requisitos y estándares del producto Plan Estratégico ID 1 2 NORMA, DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN Acuerdo 12 de 1994 Por el cual se establece el Estatuto de Planeación del Distrito Capital y se reglamenta la Formulación, la Aprobación, la Ejecución y la Evaluación del Plan de Desarrollo Económico y Social y de Obras Públicas del Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá, y se dictan otras disposiciones complementarias. Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN Artículo 20.- El Plan de Desarrollo Distrital, deberá ser el instrumento por el cual se vinculará y armonizará, la planeación nacional, regional y departamental, en el nivel Distrital. Artículo 88.- Dirección y administración de las empresas. La dirección y administración de las empresas industriales y comerciales del Estado estará a cargo de una Junta Directiva y de un Gerente o Presidente. Artículo 90.- Funciones de las juntas directivas de las empresas industriales y comerciales del Estado. Corresponde a las juntas directivas de las empresas industriales y comerciales del Estado: a. Formular la política general de la empresa, el plan de desarrollo administrativo y los planes y programas que, conforme a la Ley Orgánica de ID NORMA, DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN Planeación y a la Ley Orgánica del Presupuesto deben proponerse para su incorporación a los planes sectoriales y, a través de éstos, al Plan Nacional de Desarrollo; b. Proponer al Gobierno Nacional las modificaciones de la estructura orgánica que consideren pertinentes y adoptar los estatutos internos de la entidad y cualquier reforma que a ellos se introduzca; c. Aprobar el proyecto de presupuesto del respectivo organismo; d. Controlar el funcionamiento general de la organización y verificar su conformidad con la política adoptada; e. Las demás que les señalen la ley y los estatutos internos. Artículo 92.- Calidad y funciones del Gerente o Presidente. El Gerente o Presidente será el representante legal de la correspondiente entidad y cumplirá todas aquellas funciones que se relacionen con la organización y funcionamiento que no se hallen expresamente atribuidas a otra autoridad. Cuadro 9: Requisitos y estándares del producto Plan de Acción ID 1 NORMA, DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN Decreto 449 de 1999 Por el cual se actualizan los procedimientos del Banco Distrital de Programas y Proyectos. Artículo 2º.- Definición. El Banco Distrital de Programas y Proyectos –BDPP- es una herramienta para la planeación, que consiste en un sistema de información donde se registra un conjunto de iniciativas de inversión que han sido consideradas viables por la entidad responsable de su ejecución, de acuerdo con lo establecido en este Decreto. Artículo 3º.- Conformación. El Banco Distrital de Programas y Proyectos está conformado por: (i) el Banco de la Administración Central y los Establecimientos Públicos, operado y administrado por el Departamento Administrativo de Planeación Distrital; (ii) los Bancos de Programas y Proyectos de cada Empresa Industrial y Comercial, operados y administrados por las Oficinas de Planeación de las empresas, o la dependencia que haga sus veces;…. Artículo 4º.- Ficha de Estadísticas Básica de Inversión Distrital (EBI-D). Se define como una ficha esquemática que contiene la información básica de un proyecto. Corresponde al Departamento Administrativo de Planeación Distrital determinar su contenido general y las orientaciones básicas para ser diligenciadas, mediante el Manual de Procedimientos que para tal efecto elabore y distribuya el Departamento Administrativo de Planeación Distrital. Artículo 8°.- Origen e Iniciativa de Inscripción, Registro y Actualización de Proyectos. La iniciativa para solicitar la inscripción, registro y actualización de los proyectos en los diferentes Bancos que conforman el Banco Distrital de Programas y Proyectos, corresponde según su competencia, a: … (ii) Los Jefes de las Unidades Técnicas y Operativas y/o Dependencias de cada Empresa Industrial y Comercial, en los Bancos de Programas y Proyectos de cada Empresa. Artículo 9º.- Oportunidad de Inscripción de los Proyectos Incluidos en el Plan Operativo Anual de Inversiones. Para ser incluidos en el Plan Operativo Anual de Inversiones de la vigencia que se está programando, los proyectos de inversión tendrán que estar a un nivel mínimo de "inscripción" en el Banco de Programas y Proyectos, de acuerdo con las disposiciones que establezca el calendario presupuestal. Artículo 10º.- Oportunidad de Inscripción, Registro y Actualización. Se podrán inscribir, registrar y actualizar proyectos de inversión en el Banco de Programas y Proyectos, durante el transcurso de la vigencia de ejecución del presupuesto. Los proyectos inscritos e incluidos en el Plan Operativo Anual de Inversiones, podrán ser registrados durante la vigencia de ejecución del presupuesto. Este registro en el BDPP es condición indispensable para poder ejecutar los recursos asignados a los proyectos. Artículo 12º.- Responsables del Concepto de Viabilidad. El concepto de viabilidad de cada uno de los proyectos que vayan a ser registrados en el Banco de Programas y Proyectos, será expedido por la Oficina de Planeación, o la dependencia que haga sus veces, de la entidad responsable de la ejecución del ID NORMA, DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN proyecto y de acuerdo con los procedimientos internos que establezca cada entidad. Artículo 13º.- Programación y Seguimiento del Avance de Proyectos. Todos los proyectos de inversión registrados en el Banco de Programas y Proyectos que se estén ejecutando en la vigencia deberán contar con un instrumento denominado "Avance de Proyectos", en el que las entidades responsables de los proyectos deberán programar y efectuar el seguimiento a la ejecución de los mismos, de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Manual de Procedimientos que para el efecto expida el Departamento Administrativo de Planeación Distrital. … Cuadro 10: Requisitos y estándares del producto Plan Operativo Anual de Inversiones ID 1 2 3 7 NORMA, DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN Documento: Guía para la formulación del Plan Operativo Anual de Inversión - POAI7 “…El POAI es la base de recursos que soporta los planes de acción contemplados en el artículo 41 de la Ley 152 de 1994. Este plan facilita el seguimiento y la evaluación de los programas y proyectos que se van a ejecutar y permite observar el nivel de cumplimiento de metas fijadas en el plan de desarrollo en relación con la satisfacción de las necesidades básicas de la población. …” “… En el POAI se realiza la anualización para una vigencia fiscal de las inversiones del corto y mediano plazo, contenidas en el Plan de Desarrollo Municipal. Por consiguiente debe contener los Programas y Proyectos a ejecutar durante la vigencia fiscal.” El procedimiento que la guía propone para la elaboración del POAI, es la siguiente: - Revisar el plan financiero. - Establecer los requerimientos financieros, técnicos, materiales y humanos de cada proyecto. - Priorizar las inversiones establecidas en el Plan de Desarrollo, de acuerdo con los recursos de la vigencia fiscal que se programa. - Utilizar como base el Plan de acción. - Construir la matriz con la parte general, especificando el resumen de la asignación de recursos. - Construir la matriz con la parte desagregada por programas y proyectos. Decreto 714 de 1996 Por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y Acuerdo 20 de 1996 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital. Decreto 195 de 2007 Por el cual se reglamenta y se establecen directrices y controles en el proceso presupuestal de las Entidades Descentralizadas y Empresas Sociales del Artículo 6.- Del Plan Operativo Anual de Inversiones. El Plan Operativo Anual de Inversiones señalará los proyectos de inversión clasificados por sectores, entidades y programas. Este plan guardará concordancia con el Plan de Inversiones establecido en el Plan de Desarrollo Distrital. Artículo 2. Del sistema presupuestal. Está constituido por el Plan Financiero Plurianual, el Plan Operativo Anual de Inversiones y el Presupuesto Anual. 1. Plan Financiero Plurianual. Es un instrumento de planificación y gestión financiera de mediano plazo. Para su elaboración se tomarán en consideración las proyecciones de ingresos, gastos, superávit o déficit y su financiamiento. 2. Plan Operativo Anual de Inversiones - POAI. Es el conjunto de proyectos de inversión clasificados de acuerdo con la estructura del Plan de Desarrollo Distrital vigente y guardando concordancia con su Plan de Inversiones. Tomado de http://cdim.esap.edu.co/BancoMedios/Documentos%20PDF/observatorio%20de%20pol%C3%ADticas %20p%C3%BAblicasgu%C3%ADa%20para%20la%20formulaci%C3%B3n%20del%20plan%20operativo%20anual%20de %20inversi%C3%B3n-poai-%2813%20p%C3%A1g%20-%20224%20kb%29.pdf ID 4 NORMA, DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN Estado Decreto 449 de 1999 Por el cual se actualizan los procedimientos del Banco Distrital de Programas y Proyectos. REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN 3. Presupuesto Anual. Es el instrumento financiero para el cumplimiento del Plan de Desarrollo durante una vigencia fiscal. Artículo 12. Plan operativo anual de inversiones. Con base en las metas de Inversión establecidas en el Plan de Desarrollo y en el Plan Financiero Plurianual, cada empresa elaborará su Plan Operativo Anual de Inversiones POAI con los proyectos de inversión previamente inscritos en el Banco de Programas y Proyectos. Este Plan será la base para la elaboración del Proyecto de Presupuesto de Inversión. Una vez elaborado el Plan Operativo Anual de Inversiones, éste será remitido a la Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto y a la Secretaría Distrital de Planeación. PARÁGRAFO 1. El Banco de Programas y Proyectos es un conjunto de actividades seleccionadas como viables, previamente formuladas y evaluadas social, técnica y económicamente, registradas y sistematizadas en la Oficina respectiva, responsable de su elaboración y seguimiento. PARÁGRAFO 2. El Banco de Programas y Proyectos de las Empresas Sociales del Estado será administrado por la Oficina de Planeación de la Secretaría Distrital de Salud. PARÁGRAFO 3. La Secretaría Distrital de Salud será la encargada de coordinar y consolidar la información referente al Plan Operativo Anual de Inversiones de las Empresas Sociales del Estado - ESE, información que deberá ser remitida a la Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto y a la Secretaria Distrital de Planeación. Artículo 26. Informes de ejecución. Las Empresas Industriales y Comerciales y las Empresas Sociales del Estado deberán reportar en los diez primeros días de cada mes, la ejecución presupuestal del mes anterior. Adicionalmente, cada trimestre deberán presentar un informe detallado de las acciones adelantadas para la entrega de los productos y el cumplimiento de las metas anuales y su avance en el cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo Distrital. Estos informes deberán ser remitidos a la Secretaría Distrital de Planeación y a la Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto. Artículo 9º.- Oportunidad de Inscripción de los Proyectos Incluidos en el Plan Operativo Anual de Inversiones. Para ser incluidos en el Plan Operativo Anual de Inversiones de la vigencia que se está programando, los proyectos de inversión tendrán que estar a un nivel mínimo de "inscripción" en el Banco de Programas y Proyectos, de acuerdo con las disposiciones que establezca el calendario presupuestal. Cuadro 11: Requisitos y estándares del producto Informe de Gestión ID 1 NORMA, DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. Artículo 5°. Ámbito de aplicación. Las disposiciones de esta ley serán aplicables a las siguientes personas en calidad de sujetos obligados: a) Toda entidad pública, incluyendo las pertenecientes a todas las Ramas del Poder Público, en todos los niveles de la estructura estatal, central o descentralizada por servicios o territorialmente, en los órdenes nacional, departamental, municipal y distrital; b) Los órganos, organismos y entidades estatales independientes o autónomos y de control; c) Las personas naturales y jurídicas, públicas o privadas, que presten función pública, que presten servicios públicos respecto de la información directamente relacionada con la prestación del servicio público; d) Cualquier persona natural, jurídica o dependencia de persona jurídica que desempeñe función pública o de autoridad pública, respecto de la información directamente relacionada con el desempeño de su función; e) Los partidos o movimientos políticos y los grupos significativos de ciudadanos; f) Las entidades que administren instituciones parafiscales, fondos o recursos de naturaleza u origen público. ID NORMA, DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN Las personas naturales o jurídicas que reciban o intermedien fondos o beneficios públicos territoriales y nacionales y no cumplan ninguno de los otros requisitos para ser considerados sujetos obligados, solo deberán cumplir con la presente ley respecto de aquella información que se produzca en relación con fondos públicos que reciban o intermedien. Parágrafo 1°. No serán sujetos obligados aquellas personas naturales o jurídicas de carácter privado que sean usuarios de información pública. Artículo 11. Información mínima obligatoria respecto a servicios, procedimientos y funcionamiento del sujeto obligado. Todo sujeto obligado deberá publicar la siguiente información mínima obligatoria de manera proactiva: … e) Todos los informes de gestión, evaluación y auditoría del sujeto obligado; f) Nodos estratégicos Los nodos estratégicos son decisiones asociadas a la aprobación de un producto clave para la gestión administrativa distrital. A continuación se presenta el cuadro: “Nodos Estratégicos del Proceso de Planeación: Decisiones y Productos”, en donde se relacionan los productos definidos para el proceso de Planeación con la decisión finales que los aprueba. Tiene descritas las instancias y responsables de la decisión final, así como la periodicidad y cuando se lleva a cabo dicha decisión. Para el proceso de Planeación en las EICE se identificaron los nodos estratégicos solo en las etapas II y IV como se muestra a continuación: Cuadro 12: Nodos Estratégicos del Proceso Planeación: Decisiones y Productos-EICEETAPA PRODUCTO NORMATIVIDAD •Decreto 449 de 1999 •Decreto 195 de 2007 NODO ESTRATÉGICO PERIODICIDAD Viabilidad de los proyecto de inversión que presenten los jefes de las Unidades técnicas Anual y operativas y/o dependencias de cada EICD Etapa II Formulación Plan de Acción Etapa IV Aprobación • Plan de Desarrollo Distrital (PDD) vigente. • Ley 1421 de 1993 • Ley 152 de 1994 • Ley orgánica de Aprobar el Plan Estratégico Cuatrienal Plan Estratégico presupuesto • POT • Acuerdos vigentes de cada una de las EICD • Ley 489 de 1998 • Ley 152 de 1994 • Ley orgánica de presupuesto Plan de Acción Aprobar el Plan de Acción Anual • Acuerdos vigentes de cada una de las EICD • Decreto 195 de 2007 (art 12) • Ley 489 de 1998 • Ley 152 de 1994 • Ley orgánica de Plan Operativo Anual de presupuesto Aprobar el Plan Operativo Anual Inversiones • Acuerdos vigentes de Anual de Inversiones cada una de las EICD • Decreto 195 de 2007 (art 12) INSTANCIA DECISIÓN QUIÉN DECIDE CUÁNDO DECIDE Una vez esté inscrito y/o registrado en el Banco Oficina de Oficina de planeación Distrital de Programas y planeación de la de la respectiva EICD Proyectos el proyecto de respectiva EICD inversión, a través de la Ficha EBI. Comité Directivo de la Comité Directivo Una vez el gerente y jefe de planeación presente el EICD de la EICD proyecto de plan estratégico. Una vez que haya sido aprobado el Plan Comité Directivo de la Comité Directivo Estratégico y durante las EICD de la EICD siguientes anualidades antes del 31 de enero de cada vigencia. Comité Directivo de la Comité Directivo Una semana después de EICD de la EICD que haya sido aprobado el Plan de Acción. g) Puntos de control preventivos Las actividades previas a las decisiones asociadas a la aprobación de un producto clave para la gestión administrativa distrital y que permitan actuar de manera preventiva sobre ellas, se han denominado puntos de control. A continuación se presentan los puntos de control por cada etapa del proceso de Planeación, se exceptúan las etapas I, II, III y VI. Cuadro 13: Puntos de control Aprobación PRODUCTO NODO ESTRATÉGICO PUNTO DE CONTROL QUIÉN CONTROLA Plan Estratégico Aprobar el Plan Estratégico 1. Comprobar la coherencia entre el Veeduría Plan Estratégico y el Plan de Distrital (1) Desarrollo Distrital Vigente 2. Verificar que se presentó para Entidad (2) aprobación del Comité Directivo Plan de Acción 1. Verificar que se presentó para aprobación del Comité Directivo el Plan de Acción Entidad 1. Verificar que se haya remitido el Plan Operativo Aprobar el Plan Operativo Anual de POAI a la Secretaría Distrital de Anual de Inversiones Hacienda y a la Secretaría Distrital Inversiones de Planeación Entidad Aprobar el Plan de Acción Cuadro 14: Puntos de control Implementación y Seguimiento PRODUCTO NODO ESTRATÉGICO PUNTO DE CONTROL QUIÉN CONTROLA 1. Verificar que todos los proyectos de inversión a ejecutar estén registrados en el BDPP. (Artículo 22. N.A. Plan de Acción N.A. No se podrá ejecutar ningún programa o proyecto de inversión que haga parte del Presupuesto de las Empresas que no se encuentre debidamente formulado, evaluado y registrado en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión de la respectiva Empresa... .) Verificar que se haya reportado trimestral en SEGPLAN Entidad Entidad 1. Verificar que todos los proyectos de inversión en ejecución estén registrados en el BDPP. (Artículo 22. ...No se podrá ejecutar ningún Plan Operativo Aprobar el Plan Operativo Anual de programa o proyecto de inversión Anual de Inversiones y el Plan de que haga parte del Presupuesto de Inversiones Contratación las Empresas que no se encuentre debidamente formulado, evaluado y registrado en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión de la respectiva Empresa... .) Entidad PRODUCTO Informe Gestión de NODO ESTRATÉGICO N.A. QUIÉN CONTROLA Verificar que el informe de gestión Veeduría se haya publicado en la WEB de la Distrital y respectiva EICD Entidad PUNTO DE CONTROL Estos puntos de control se dividen en dos tipos: • Puntos de control de producto para el proceso Planeación: Son los que establecen la verificación al cumplimiento de los requisitos y disposiciones institucionales establecidas para un producto determinado o su contenido, antes de la expedición del acto administrativo que lo aprueba o, como excepción, inmediatamente después. Estos controles implican la revisión y análisis de aspectos como coherencia y pertinencia de los actos administrativos a que se refiere cada punto de control. A continuación se presentan los puntos de control referentes al proceso de Planeación de acuerdo al responsable de su seguimiento. 1. Controles externos asociados a la veeduría distrital: todas las acciones de la veeduría sobre todos los puntos de producto, generan una nota de concepto, un informe o un documento, según el nivel de revisión y análisis. Cuadro 15: Puntos de control – Producto: Plan Estratégico Comprobar la coherencia entre el Plan Estratégico y el Plan de Desarrollo Distrital Vigente (PDD) Norma PDD vigente, POT Periodicidad Cuatrienal Instancia decisión Comité Directivo Quién decide Comité Directivo Cuándo decide Una vez el PDD este expedido como norma. ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? ¿Cuándo ¿Quién es el ¿Qué debe ¿Cómo debe hacer el control? controlar? responsable? hacer? Revisar si son 1) Solicitar los documentos proyecto de los Planes Estratégicos a las coherentes con el Antes de que EICD. PDD los sea Profesional de la 2) Verificar la coherencia de lo planteado en estos con lo que está programas y aprobado el Delegada de en el PDD. proyectos a los Plan Eficiencia. 3) Pronunciarse por escrito lo más pronto posible si hay cuales le apunta Estratégico observaciones. el Plan 4) Revisar como quedaron aprobados los Planes Estratégicos. Estratégico. Nombre del punto de control 2. Controles internos asociados a la entidad: No aplica • Puntos de control de oportunidad para el proceso Planeación: Son aquellos que están asociados a momentos determinados en el tiempo, estos buscan el cumplimiento de las fechas o plazos que la administración distrital debe cumplir (normas, guías o circulares), para iniciar o completar una actividad previa a la aprobación de determinado producto. 1. Controles externos asociados a la veeduría distrital: No aplica 2. Controles internos asociados a la entidad: Cuadro 16: Puntos de control – oportunidad: Plan Estratégico Nombre del punto de control Verificar que se presentó para aprobación del Comité Directivo Periodicidad Cuatrienal Quién decide Representante Legal – Jefe Oficina de Planeación Responsable del PC Jefe de la Oficina Control Interno ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? Norma ¿Cuándo controlar? ¿Cómo debe hacer el Evidencia control? Nombre Descripción Mes Fecha límite La responsabilidad de la formulación y 1. Solicitar el documento aprobación del plan Ley 152 con radicado de entregado estratégico estará en de 1994; al Comité Directivo. cabeza del Primer mes del Proyecto de Plan Acuerdos 2. Si no se ha presentado representante legal del año que inicie el Estratégico con radicado vigentes Enero para aprobación el Plan organismo o entidad cuatrienio de la de entregado al Comité de cada Estratégico, requerir al Jefe pública, quien administración Directivo una de las de la Oficina de Planeación establecerá las EICD para que realice el trámite directrices generales a la brevedad posible. para adelantar el proceso. Cuadro 17: Puntos de control – oportunidad: Plan de Acción Verificar que se presentó para aprobación del Comité Directivo el Plan de Acción Periodicidad Anual Quién decide Representante Legal – Jefe Oficina de Planeación Responsable del PC Jefe de la Oficina Control Interno ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? Norma ¿Cuándo controlar? ¿Cómo debe hacer el Evidencia control? Nombre Descripción Mes Fecha límite La responsabilidad de la formulación y 1. Solicitar el documento aprobación del plan Ley 152 con radicado de entregado estratégico estará en de 1994; al Comité Directivo. cabeza del Las dos primeras Acuerdos Plan de Acción con 2. Si no se ha presentado - semanas después representante legal del Enero vigentes radicado de entregado al para aprobación el Plan de organismo o entidad Febrero de aprobado el de cada Comité Directivo Acción, requerir al Jefe de pública, quien Plan Estratégico una de las la Oficina de Planeación establecerá las EICD para que realice el trámite directrices generales a la brevedad posible. para adelantar el proceso. Nombre del punto de control Verificar que todos los proyectos de inversión a ejecutar estén registrados en el BDPP. Periodicidad Anual Quién decide Jefe Oficina de Planeación Responsable del PC Jefe de la Oficina Control Interno ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? Norma ¿Cuándo controlar? ¿Cómo debe hacer el Evidencia control? Nombre Descripción Mes Fecha límite Decreto Artículo 22.... No se Cada vez 1. Solicitar las fichas EBI Fichas EBI de los 449 de podrá ejecutar ningún que se N/A de los Proyectos de Proyectos de Inversión 1999 programa o proyecto requiera Inversión que están Nombre del punto de control de inversión que haga parte del Presupuesto de las Empresas que no se encuentre debidamente formulado, evaluado y registrado en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión de la respectiva Empresa... . plasmados en el Plan de Acción. 2. Si alguno de los proyectos de inversión no tiene la respectiva ficha EBI, requerir al Jefe de la Oficina de Planeación para que realice el trámite a la brevedad posible. Nombre del punto de control Verificar que se haya reportado trimestral en SEGPLAN Periodicidad Trimestral Quién decide Jefe Oficina de Planeación Responsable del PC Jefe de la Oficina Control Interno ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? Norma ¿Cuándo controlar? ¿Cómo debe hacer el Evidencia control? Nombre Descripción Mes Fecha límite El reporte del seguimiento Circulares trimestral del avance Marzo, emitidas por del plan de desarrollo junio, Primera semana Pantallazo la Secretaría de cada EICD, es septiembre, del mes vencido SEGPLAN Distrital de responsabilidad del diciembre Planeación jefe de la oficina de planeación. reporte 1. Solicitar a la oficina de planeación el avance del reporte de SEGPLAN con la evidencia de los al pantallazos. 2. Si no se ha iniciado el reporte, requerir al Jefe de la Oficina de Planeación para que realice el trámite a la brevedad posible. Cuadro 18: Puntos de control – oportunidad: Plan Operativo Anual de Inversiones Verificar que se haya remitido el POAI a la Secretaría Distrital de Hacienda y a la Secretaría Distrital de Planeación Periodicidad Anual Quién decide Jefe Oficina de Planeación – Jefe de oficina financiera Responsable del PC Jefe de la Oficina Control Interno ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? Norma ¿Cuándo controlar? ¿Cómo debe hacer el Evidencia control? Nombre Descripción Mes Fecha límite Artículo 12. Plan 1. Solicitar los números de operativo anual de Plan de Operativo Anual radicado con los que se inversiones. de Inversiones con entregó el POAI a la SDH y La primera Decreto Con base en las metas radicado de entregado a a la SDP. Febrero - semana después 195 de de Inversión la Secretaría de Hacienda 2. Si no se ha radicado el Marzo de aprobado el 2007 establecidas en el Plan (SDH) y a la Secretaría POAI en esas entidades, POAI de Desarrollo y en el Distrital de Planeación requerir al Jefe de la Plan Financiero (SDP) Oficina de Planeación para Plurianual, cada que realice el trámite a la Nombre del punto de control empresa elaborará su Plan Operativo Anual de Inversiones POAI con los proyectos de inversión previamente inscritos en el Banco de Programas y Proyectos. Este Plan será la base para la elaboración del Proyecto de Presupuesto de Inversión. Una vez elaborado el Plan Operativo Anual de Inversiones, éste será remitido a la Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto y a la Secretaría Distrital de Planeación brevedad posible. Verificar que todos los proyectos de inversión en ejecución estén registrados en el BDPP. Periodicidad Anual Quién decide Jefe Oficina de Planeación Responsable del PC Jefe de la Oficina Control Interno ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? Norma ¿Cuándo controlar? ¿Cómo debe hacer el Evidencia control? Nombre Descripción Mes Fecha límite Artículo 22.... No se podrá ejecutar ningún 1. Solicitar las fichas EBI programa o proyecto de los Proyectos de de inversión que haga Inversión que están parte del Presupuesto plasmados en el Plan de de las Empresas que Acción. Decreto Cada vez no se encuentre Fichas EBI de los 2. Si alguno de los 449 de que se N/A debidamente Proyectos de Inversión proyectos de inversión no 1999 requiera formulado, evaluado y tiene la respectiva ficha registrado en el Banco EBI, requerir al Jefe de la de Programas y Oficina de Planeación para Proyectos de Inversión que realice el trámite a la de la respectiva brevedad posible. Empresa... . Nombre del punto de control Cuadro 19: Puntos de control – oportunidad: Informe de Gestión Verificar que el informe de gestión se haya publicado en la WEB de la respectiva EICD. Periodicidad Anual Quién decide Jefe Oficina de Planeación Responsable del PC Jefe de la Oficina Control Interno ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? Norma ¿Cuándo controlar? ¿Cómo debe hacer el Evidencia control? Nombre Descripción Mes Fecha límite Ley 1712 Artículo 11. Enero Última semana de Informe publicado en la 1. Revisar la WEB de la Nombre del punto de control de 2014 Información mínima obligatoria respecto a servicios, procedimientos y funcionamiento del sujeto obligado. Todo sujeto obligado deberá publicar la siguiente información mínima obligatoria de manera proactiva: … e) Todos los informes de gestión, evaluación y auditoría del sujeto obligado; enero WEB se EICD. la respectiva EICD y verificar que se encuentre disponible para consulta el Informe de Gestión. 2. Si no se encuentra publicado el Informe, requerir al Jefe de la Oficina de Planeación para que realice el trámite a la brevedad posible. Como se puede observar, el proceso de Planeación para las Empresas Industriales y Comerciales del Estado –EICE- está compuesto en su totalidad por: Cuadro 20: Resumen proceso Planeación CONCEPTO Etapas Productos Insumos Actores e instancias Nodos estratégicos Puntos de control externos asociados a la veeduría Distrital Puntos de control internos asociados a la entidad Oportunidad Producto Oportunidad Producto TOTAL 6 4 14 4 4 0 1 7 0 1 7 1.1.2. Gestión Presupuestal a) Alcance En lo referente a las Empresas Industriales y Comerciales del Estado (EICE), se definen como “los organismos creados por la ley o autorizados por ésta, que desarrollan actividades de naturaleza industrial o comercial y de gestión económica conforme a las reglas del Derecho Privado, salvo las excepciones que consagra la ley”8. El Proceso Presupuestal se constituye en la ruta que realizan las Entidades Distritales para gestionar en forma oportuna y eficiente los recursos financieros que requieren para la operación de sus procesos institucionales a través de la programación y ejecución de los mismos, así como el control y seguimiento mediante la presentación de informes y reportes. Este proceso lo desarrollan las entidades anualmente de acuerdo con las instrucciones impartidas por la Dirección Distrital de Presupuesto de la Secretaría Distrital de Hacienda y la Secretaría Distrital de Planeación en lo concerniente a los recursos de inversión. 8 Ley 489 de 1998. Para efectos del EAIP, el alcance de este proceso abarca todos los productos del proceso de Gestión presupuestal en sus diferentes fases (programación, ejecución, modificaciones, cierre y armonización). El siguiente gráfico presenta la composición y estructura del presupuesto general del distrito, dentro del cual el presupuesto de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado (EICE) objeto de desarrollo del documento, hacen parte. Gráfica 1. Composición y estructura del presupuesto general del distrito- presupuesto de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado. Fuente: Presentación lineamientos programación presupuestal 2013 Secretaría de Hacienda b) Objetivo A nivel distrital, el proceso presupuestal y financiero tiene como objeto general “Garantizar la sostenibilidad de las finanzas distritales orientada al financiamiento de los planes y programas de desarrollo económico, social y territorial”9 , y en particular a nivel de entidad: (i) Planear, gestionar y controlar los recursos financieros para atender las obligaciones y compromisos adquiridos por cada entidad, (ii) Materializar los contenidos del plan de desarrollo Distrital de acuerdo con el objetivo misional de cada entidad, (iii) Facilitar la gestión de la entidad mediante la toma de decisiones. 9 Acuerdo 257 de 2006. Articulo 58. Naturaleza y objeto de la Secretaría de Hacienda c) Líneas de autoridad y responsabilidades A continuación se describen las normas Nacionales y Distritales que establecen autoridades e instancias del proceso estructural de presupuesto: • Constitución política de 1991 En el Titulo XII (capítulo III) del Presupuesto Público, se establecen las disposiciones generales para el manejo de recursos públicos así: “El Gobierno formulará anualmente el presupuesto de rentas y ley de apropiaciones, que será presentado al Congreso dentro de los primeros diez días de cada legislatura. El presupuesto de rentas y ley de apropiaciones deberá elaborarse, presentarse y aprobarse dentro de un marco de sostenibilidad fiscal y corresponder al Plan Nacional de Desarrollo. En la Ley de Apropiaciones no podrá incluirse partida alguna que no corresponda a un crédito judicialmente reconocido, o a un gasto decretado conforme a ley anterior, o a uno propuesto por el Gobierno para atender debidamente el funcionamiento de las ramas del poder público, o al servicio de la deuda, o destinado a dar cumplimiento al Plan Nacional de Desarrollo. (Artículo 346). El presupuesto de cada ente territorial y de sus entidades descentralizadas debe ajustarse a lo establecido en el plan de desarrollo. • Decreto 714 de 1996 El Decreto 714 de 199610 Estatuto del Presupuesto de Bogotá establece las fases y procedimientos del proceso presupuestal, (Presentación, estudio, aprobación y liquidación del presupuesto, ejecución) así como las instancias responsables. “Artículo 2º.- De la Cobertura del Estatuto. El presente Estatuto consta de dos (2) niveles: Un primer nivel que corresponde al Presupuesto Anual del Distrito Capital que comprende el Presupuesto del Concejo, la Contraloría, la Personería, la Administración Central Distrital y los Establecimientos Públicos Distritales que incluyen a los Entes Autónomos Universitarios.” • Acuerdo 257 de 2006 El Acuerdo 257 de 200611, establece entre otras disposiciones la conformación del Sector Hacienda así como las funciones del mismo y de sus entidades adscritas así: “El Sector Hacienda tiene la misión de responder por la planeación fiscal en el Distrito con el fin de garantizar la sostenibilidad de las finanzas distritales orientada al financiamiento de los planes y programas de desarrollo económico, social y territorial.”(Artículo 58). Así mismo establece como cabeza de sector la Secretaría de Hacienda “La Secretaría Distrital de Hacienda es un organismo del Sector Central con autonomía administrativa y financiera que tiene por objeto orientar y liderar la formulación, ejecución y seguimiento de las políticas hacendarias y de la planeación y programación fiscal para la operación sostenible del Distrito Capital y el financiamiento de los planes y programas de desarrollo económico, social y de obras pública”. (Artículo 62) 10 Por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y Acuerdo 20 de 1996 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital. 11 Por el cual se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá, distrito capital, y se expiden otras disposiciones" • Decreto 1421 de 1993 Por su parte el Decreto 1421 de 199312 contempla que el concejo Distrital será el encargado de regular el proceso presupuestal así: “el concejo distrital, a iniciativa del alcalde mayor, y la ley de presupuesto, regular lo relacionado con la programación, presentación, aprobación, modificación y ejecución del presupuesto distrital y de los fondos de desarrollo local” (Articulo 136º) • Decreto 195 de 2007 En este decreto establece que a la Secretaría Distrital de Hacienda le corresponde efectuar el estudio, seguimiento y evaluación de la programación y ejecución del Presupuesto de las Empresas. Para tal fin, establecerá la metodología y solicitará la información que considere necesaria. Producto de la revisión normativa puede establecerse que las instancias y autoridades que intervienen en el ciclo presupuestal de las EICE se encuentran encabezadas por el Alcalde Mayor, seguido de la Secretaria Distrital de Hacienda con funciones de control administrativo y seguimiento, así como de instancias de aprobación como el CONFIS, tal como se presenta a continuación. • Ley 489 de 1998 Corresponde, conforme a lo previsto en el artículo 90 de la ley 489 de 1998, a las juntas directivas de las EICE aprobar el proyecto de presupuesto del respectivo organismo. Producto de la revisión normativa puede establecerse que las instancias y autoridades que intervienen en el ciclo presupuestal del sector central se encuentran encabezadas por el Alcalde Mayor, seguido de la Secretaria Distrital de Hacienda y Planeación con funciones de control administrativo y seguimiento, así como de instancias de aprobación como la Junta Directiva y el CONFIS, tal como se presenta a continuación. 12 "Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santafé de Bogotá" Gráfica 2: Proceso presupuestal EICE – ciclo presupuestal A partir de la revisión normativa, se presentan a continuación las autoridades e instancias en materia presupuestal y sus principales responsabilidades en el proceso: Cuadro 21: Autoridades GP-EICE ALCALDE MAYOR Responsabilidad Artículo 20º. 20º.- De los lineamientos de Política- elaboración del presupuesto. Escuchado el Concejo Distrital de Política Económica y Fiscal, el Alcalde Mayor definirá por escrito, y remitirá a los Organismos competentes, antes del primero (1) de abril de cada año, los objetivos y las metas que se deben tener en cuenta en la elaboración del Presupuesto Anual. Decreto 714 de 1996 Artículo 29º. 29º.-El El Alcalde Mayor y el Concejo Distrital al elaborar y aprobar el presupuesto, respectivamente, tendrán en cuenta que las apropiaciones para gastos de funcionamiento de la Contraloría y Personería, no podrán ser superiores a las que fueron aprobadas en el presupuesto vigente, incrementadas en un porcentaje igual al índice de precios al consumidor esperado para la respectiva vigencia fiscal. Artículo 17º. 17º.- De los Lineamientos de Política. Escuchando el Consejo Distrital de Política Económica y Fiscal, el Alcalde Mayor definirá por escrito, y remitirá a los Acuerdo 24 de 1995 Organismos competentes, antes del pri primero mero (1) de abril de cada año, los objetivos y las metas que se deben tener en cuenta en la elaboración del presupuesto Anual. SECRETARÍA DE HACIENDA – DIRECCIÓN DISTRITAL DE PRESUPUESTO Norma Responsabilidad Artículo 92º. 92º.- Del Control Administrativo. Corresponde a la Secretaría de Hacienda garantizar la correcta programación y ejecución presupuestal. Para tal fin diseñará los métodos y procedimientos de información, seguimiento y evaluación que considere necesarios. Igualmente, podrá efectuar por conducto de la Dirección Distrital de Presupuesto las visitas que considere pertinentes e impartir las Decreto 714 de 1996 instrucciones que encuentre conveniente para el adecuado manejo financiero y presupuestal. Artículo 44º. 44º.- De la Asesoría Presupuestal al Concejo. El Director Distrital de Presupuesto asesorará al Concejo Distrital en el estudio del Proyecto de Presupuesto. Por lo tanto, asistirá a las sesiones del Concejo Distrital con el objeto Norma Decreto 545 de 2006 Acuerdo 257 de 2006 Decreto 714 de 1996 Decreto 195 de 2007 NORMA Decreto 714 de 1996 Acuerdo 24 de 1995 de suministrar datos e informaciones, de orientar la formulación de los proyectos de reformas que se propongan y de coordinar las labores del Gobierno Distrital y el Concejo sobre la materia. Artículo 92. La Secretaría de Hacienda podrá suspender, limitar o reducir las asignaciones que figuren en el PAC de las Entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital y que no suministren los informes y demás datos requeridos para el seguimiento y evaluación Presupuestal. Corresponde a la Secretaría Distrital de Hacienda garantizar la correcta programación y ejecución presupuestal. Para tal fin diseñará los métodos y procedimientos de información, seguimiento y evaluación que considere necesarios, igualmente podrá efectuará por conducto de la Dirección Distrital de Presupuesto, las visitas que considere pertinentes e impartir las instrucciones que encuentre conveniente para el adecuado manejo financiero y presupuestal. Artículo 62. Naturaleza, objeto y funciones básicas de la Secretaría Distrital de Hacienda. La Secretaría Distrital de Hacienda es un organismo del Sector Central con autonomía administrativa y financiera que tiene por objeto orientar y liderar la formulación, ejecución y seguimiento de las políticas hacendarias y de la planeación y programación fiscal para la operación sostenible del Distrito Capital y el financiamiento de los planes y programas de desarrollo económico, social y de obras públicas. Son funciones: a. Diseñar la estrategia financiera del Plan de Desarrollo Económico, Social y de Obras Públicas del Distrito Capital y del Plan de Ordenamiento Territorial, de conformidad con el marco fiscal de mediano plazo y el marco de gasto de mediano plazo. b. Preparar el Prepuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones y el Plan Financiero Plurianual del Distrito d. Formular, orientar y coordinar las políticas en materia pensional, obligaciones contingentes y de cesantías. e. Formular, orientar, coordinar y ejecutar las políticas tributarias, presupuestal, contable y tesorería. f. Proveer y consolidar la información, las estadísticas, los modelos y los indicadores financieros y hacendarios de la ciudad. g. Asesorara la Administración Distrital en la priorización de recursos y asignación presupuestal del gasto distrital y local. Artículo 23. Secretarías de despacho. Dirigir y coordinar el proceso de programación presupuestal del sector respectivo. La Secretaría de Hacienda podrá suspender, limitar o reducir las asignaciones que figuren en el PAC de las Entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital y que no suministren los informes y demás datos requeridos para el seguimiento y evaluación Presupuestal. Artículo 40. Corresponde a la Secretaría Distrital de Hacienda efectuar el estudio, seguimiento y evaluación de la programación y ejecución del Presupuesto de las Empresas. Para tal fin, establecerá la metodología y solicitará la información que considere necesaria. SECRETARÍA DE PLANEACIÓN RESPONSABILIDAD Artículo 22º.- De la Elaboración del Plan Financiero. La Secretaría de Hacienda Distrital en coordinación con el Departamento Administrativo de Planeación Distrital, preparará el Plan Financiero. Este Plan deberá ajustarse con fundamento en sus ejecuciones anuales y someterse a consideración del Concejo Distrital de Política Económica y Fiscal -CONFIS-. Artículo 19 Acuerdo 24 de 1995 Artículo 21º.- De la Elaboración del Plan Operativo Anual de Inversiones. Con base en la meta de inversión para el Distrito Capital establecida en el Plan Financiero, el Departamento Administrativo de Planeación Distrital en coordinación con la Secretaría de Hacienda Distrital, elaborarán el Plan Operativo Anual de Inversiones. Este Plan, una vez aprobado por el Consejo Distrital de Política Económica y Fiscal CONFIS-, servirá de base para la elaboración del Proyecto de Presupuesto de Inversión del Distrito Capital. Cuadro 22: Normatividad asociada a los responsables GP - EICE CONFIS Norma Decreto 714 de 1996 Decreto 819 de 2003 Norma Ley 489 de 1998 Función Artículo 9º.- Del Consejo Distrital de Política Económica y Fiscal. El Consejo Distrital de Política Económica y Fiscal -CONFIS- será el Rector de la Política Fiscal y coordinará el sistema presupuestal, estará conformado por el Alcalde Mayor de Santa Fe de Bogotá D.C., quien lo presidirá; el Secretario de Hacienda Distrital; el Director del Departamento Administrativo de Planeación Distrital y tres (3) funcionarios que designe el Alcalde Mayor. Aprobar el Plan Operativo Anual de Inversiones, y determinar los lineamientos para su inclusión en el correspondiente proyecto de presupuesto. Aprobar los anteproyectos de presupuesto de la Administración Central, de los Establecimientos Públicos y de los Entes Universitarios Autónomos, antes de someterlos a consideración del Concejo Distrital. Determinar y aprobar el Programa Anual Mensualizado de Caja para las Entidades que integran el Presupuesto Anual del Distrito Capital. Autorizar de conformidad con el Artículo 12 del presente Acuerdo, la asunción de obligaciones con cargo a vigencias futuras, siempre que estas estén consignadas en el Plan de Desarrollo respectivo. (La referencia corresponde al artículo 14 del presente estatuto). El CONFIS podrá autorizar la asunción de obligaciones que afecten presupuestos de vigencias futuras cuando su ejecución se inicie con presupuesto de la vigencia en curso y el objeto del compromiso se lleve a cabo en cada una de ellas siempre y cuando se cumpla que: a) El monto máximo de vigencias futuras, el plazo y las condiciones de las mismas consulte las metas plurianuales del Marco Fiscal de Mediano Plazo de que trata el artículo 1o de esta ley; b) Como mínimo, de las vigencias futuras que se soliciten se deberá contar con apropiación del quince por ciento (15%) en la vigencia fiscal en la que estas sean autorizadas; c) Cuando se trate de proyectos de inversión nacional deberá obtenerse el concepto previo y favorable del Departamento Nacional de Planeación y del Ministerio del ramo. La autorización por parte del CONFIS para comprometer presupuesto con cargo a vigencias futuras no podrá superar el respectivo período de gobierno. Se exceptúan los proyectos de gastos de inversión en aquellos casos en que el CONPES previamente los declare de importancia estratégica. JUNTA DIRECTIVA Función Le corresponde a la Junta Directiva dentro de sus funciones aprobar el proyecto de presupuesto del respectivo organismo. d) Identificación de productos En cumplimiento al Decreto 4730 de 200513 el ciclo del proceso presupuestal está conformado por las siguientes etapas: Etapa I Programación Presupuestal: Se constituye como la primera etapa del ciclo presupuestal, para el caso de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado (EICE), comprende el proceso de formulación y 13 Decreto 3730 de 2005 “Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto” aprobación del plan financiero, de programación y aprobación del anteproyecto – proyecto de presupuesto y liquidación del presupuesto. En esta etapa se definieron los siguientes productos: Cuadro 23: Productos e insumos del proceso GP EICE -Etapa Programación. PRODUCTO Anteproyecto de presupuesto Proyecto aprobado • • • • • • • • • • • Anteproyecto de presupuesto • • • • • • Vigencias futuras INSUMOS PDD Marco Fiscal de Mediano Plazo Plan de Contratación Vigencias Futuras Histórico de gastos Informes de Ejecución Presupuestal Plan Plurianual de Inversiones Planta de personal Obligaciones contingentes Plan anual de compras Plan de Desarrollo Plan Financiero Marco Fiscal de mediano plazo Plan de Inversiones Banco de Programas y Proyectos de la Entidad Estudios previos proyectos a largo plazo Etapa II Ejecución presupuestal: Dentro del ciclo presupuestal el subproceso de ejecución presupuestal se constituye en la segunda etapa que se materializa mediante la ejecución pasiva es decir ejecución del gasto, con la cual se afecta de forma definitiva el presupuesto. Este subproceso o etapa es permanente en cada vigencia y comprende desde la expedición de disponibilidades presupuestales, el perfeccionamiento de compromisos, la expedición del registro presupuestal hasta los pagos, giros y transferencias para cumplir con las obligaciones contraídas. Adicionalmente esta etapa contempla el desarrollo de las modificaciones presupuestales, (adiciones, traslados, reducciones o suspensiones a los recursos) En esta etapa se definieron los siguientes productos: Cuadro 24: Productos e insumos del proceso GP EICE -Etapa Ejecución. PRODUCTO PAC Inicial CDP - Certificado de Disponibilidad Presupuestal INSUMOS • • • • • • • • • • POAI Plan de Acción Presupuesto Aprobado Plan de Contratación PAC Plan de Compras Plan Acción Institucional POAI gastos recurrentes Planta de personal CRP – Certificado de Registro Presupuestal PAC Detallado Giro Presupuestal Traslado presupuestal al interior de los agregados Traslado presupuestal a nivel de agregados Ajuste presupuestal por suscripción de convenios entre entidades distritales Reducción presupuestal Sustitución de rentas e ingresos Suspensión de apropiaciones Incorporación de recursos de asistencia o cooperación de carácter no reembolsable • CDP • Plan de Compras • PROCESO FINANCIERO- CONTABLE: IMPUESTOS DEMANDAS Y SANCIONES • Plan de Acción Institucional • PAC inicial • Compromisos • Costos mensual de nómina • Cronograma de pago de bienes y servicios adquiridos • Plan de contratación • Informes de Supervisión • CDP • CRP • PAC • Cuentas de Cobro • Facturas • Novedades de Nomina • Plan de acción institucional • Presupuesto aprobado • Plan de acción institucional • Presupuesto aprobado • Convenios entre Entidades del Presupuesto General del Distrito • Presupuesto aprobado • Proyección de ingresos • Presupuesto aprobado • Informe de ejecución de ingresos y gastos • Informe de ejecución de ingresos y gastos • Presupuesto aprobado • Informe de ejecución de ingresos y gastos • Proyección de ingresos • Presupuesto aprobado • Reconocimiento de la donación por parte del organismo otorgante Etapa III Cierre presupuestal: Finalmente el cierre presupuestal es la última etapa del ciclo presupuestal que coincide con el cierre del año, teniendo en cuenta el principio de anualidad del presupuesto. En este sentido una vez se termina la vigencia, las autorizaciones expiran así como los saldos de apropiación. Productos definidos en esta etapa: Cuadro 25: Productos e insumos del proceso GP EICE -Etapa Cierre presupuestal. PRODUCTO Informe de Cierre presupuestal Excedentes financieros Distribución de la disponibilidad final • • • • • Informe Informe Informe Informe Informe INSUMOS ejecución presupuestal a 31 de diciembre de estado de tesorería de Obligaciones por pagar de ejecución presupuestal a 31 de diciembre de estado de tesorería • Informe de ejecución presupuestal a 31 de diciembre Etapa IV Seguimiento y evaluación: El ciclo presupuestal debe estar acompañado de control y seguimiento, por esta razón este proceso refiere básicamente al reporte y presentación de informes de ejecución y resultado. “Con base en los registros presupuestales incorporados en el sistema Presupuestal, y validados por la Dirección Distrital de Presupuesto, se generan los siguientes informes periódicos con los cuales se realiza el seguimiento y evaluación” • • • • Semanal Mensual Trimestral Anual y/o cierre Cuadro 26: Productos e insumos del proceso GP EICE -Etapa Seguimiento y evaluación. PRODUCTO • • Informe de ejecución presupuestal mensual y • • anual • • • • Informe de seguimiento PMR • • INSUMOS CDP CRP Giros Presupuesto aprobado Modificaciones Relación de procesos contractuales en curso Proyectos amparados en vigencias futuras Planeación estratégica de la entidad Presupuesto aprobado Bienes y Servicios que ofrece la entidad Etapa V Armonización presupuestal: Como una etapa adicional de este proceso, en el cual se ajusta el presupuesto de inversión de la actual vigencia, el cual está enmarcado el Plan de Desarrollo “x”, para dar cumplimiento a los compromisos definidos, en el marco del nuevo Plan de Desarrollo "y". Inicia una vez se haya expedido el Plan de Desarrollo "y", es decir, a partir del 1 de junio. Producto definido para esta etapa: Cuadro 27: Productos e insumos del proceso GP EICE-Etapa Armonización presupuestal. PRODUCTO Armonización presupuestal INSUMOS • Nuevo Plan de Desarrollo • Informes de Ejecución Presupuestal e) Requisitos y estándares de producto Para entender mejor los productos identificados, se definieron los requisitos y estándares necesarios, consignados en la normatividad vigente Cuadro 28: Requisitos y estándares del producto Anteproyecto de Presupuesto –EICE ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN 1 Decreto 195 de 2007 2 3 Circular 13 de 2014 – Guía de ejecución, seguimiento y cierre del presupuesto 2014 y programación presupuestal 2015 REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN Corresponde al representante legal de cada empresa elaborar el anteproyecto de presupuesto para la siguiente vigencia fiscal y presentarlo para concepto favorable de la Junta Directiva. Las empresas deberán incluir a título informativo en el anteproyecto de presupuesto la siguiente documentación: a) Plan financiero plurianual, b) Las acciones y medidas específicas en las que se sustenta el cumplimiento de las metas contempladas en el plan financiero, c) un informe de resultados fiscales de la vigencia anterior, d) relación de los pasivos exigibles y de los contingentes que puedan afectar la situación financiera de la entidad. El anteproyecto de presupuesto de ingresos y gastos deberá incluir: a) base legal y metodología a seguir para el cálculo de cada uno de sus ingresos propios. b) anteproyecto de gastos, explicando los componentes de gastos de funcionamiento, operación e inversión y los factores que se utilizaron para su cálculo. c) organigrama de la EICD. d) planta de personal clasificada en servidores públicos y trabajadores oficiales, desagregada por cargos, grado, nivel, asignación básica, gastos de representación, prima técnica, otras primas y bonificaciones y aportes patronales. e) planilla de contratistas administrativos y asistenciales indicando labor a desarrollar, servicio, valor mensual, tiempo de dedicación y periodo de ejecución. f) información de capacidad instalada y disponible e información de producción por servicios, base para proyección de la vigencia siguiente. Cuadro 29: Requisitos y estándares del producto Proyecto de Presupuesto aprobado –EICE ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN 1 2 Decreto 195 de 2007 3 4 5 Circular 13 de 2014 – Guía de ejecución, seguimiento y cierre del presupuesto 2014 y programación presupuestal 2015 REQUISITO - ESTÁNDAR Ó RECOMENDACIÓN Artículo 14: Presentación y estudio del proyecto de presupuesto: El Representante Legal enviará el proyecto de presupuesto a la Secretaría Distrital de Hacienda Dirección Distrital de Presupuesto y a la Secretaría Técnica del CONFIS Distrital para su revisión y recomendaciones al CONFIS Distrital, previo concepto favorable de la Junta o Consejo Directivo. Artículo 15. Aprobación del proyecto de presupuesto: El CONFIS Distrital aprobará, mediante Resolución, el Presupuesto de las Empresas a nivel agregado de Disponibilidad Inicial, Ingresos Corrientes, Transferencias y Recursos de Capital, y de Gastos de Funcionamiento, Gastos de Operación, Servicio de la Deuda, Inversión y Disponibilidad Final. Artículo 16: Liquidación del presupuesto: El Representante Legal de cada Empresa, mediante Resolución, liquidará el Presupuesto Anual a nivel de rubro presupuestal, conforme a las cuantías aprobadas por el CONFIS Distrital. Así mismo, informará a su Junta o Consejo Directivo sobre la desagregación correspondiente. La Resolución de Liquidación se remitirá a la Secretaría Distrital de Hacienda Dirección Distrital de Presupuesto y a la Secretaría Distrital de Planeación. La empresa a través de su Representante Legal, presentará el proyecto de presupuesto a la Secretaría Distrital de Hacienda y al CONFIS Distrital para su aprobación. Una vez aprobado el presupuesto por el CONFIS Distrital el Representante Legal de la EICD, liquidará el Presupuesto 2015 mediante resolución, detallado a nivel de rubro presupuestal, conforme a las cuantías aprobadas y atendiendo el Plan de cuentas determinado por la Secretaría Distrital de Hacienda – Dirección Distrital de Presupuesto, remitiendo la Resolución de liquidación de Presupuesto a la Secretaría Distrital de Hacienda. El plan de cuentas del presupuesto de la vigencia siguiente, podrá ser modificado a partir del 2 de enero, para lo cual se requerirá del concepto favorable de la Secretaría Distrital de Hacienda – Dirección Distrital de Presupuesto. Cuadro 30: Requisitos y estándares del producto Vigencias Futuras-EICE ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN ARTÍCULO 37. VIGENCIAS FUTURAS ORDINARIAS. 1 Decreto 195 de 2007 2 3 Circular DDP 09 de 2013 Lineamientos de Política para la Programación Presupuestal 4 Circular 09 de 2008 Procedimiento para la solicitud de vigencias futuras El CONFIS podrá autorizar la asunción de obligaciones que afecten presupuestos de vigencias futuras cuando su ejecución se inicie con presupuesto de la vigencia en curso y el objeto del compromiso se lleve a cabo en cada una de ellas siempre y cuando se cumpla que: a) El monto máximo de vigencias futuras, el plazo y las condiciones de las mismas consulte las metas del Plan de Desarrollo Distrital y las metas plurianuales del Marco Fiscal de Mediano Plazo Distrital; b) Como mínimo, de las vigencias futuras que se soliciten se deberá contar con apropiación del quince por ciento (15%) en la vigencia fiscal en las que éstas sean autorizadas; El CONFIS Distrital se abstendrá de otorgar la autorización si los proyectos objeto de la vigencia futura no están consignados en el Plan de Desarrollo respectivo y si sumados todos los compromisos que se pretendan adquirir por esta modalidad y sus costos futuros de mantenimiento y/o administración, exceden la capacidad de endeudamiento de la Empresa. La autorización por parte del CONFIS Distrital no podrá superar el respectivo período de Gobierno. Se exceptúan los proyectos de inversión en aquellos casos en que el Consejo de Gobierno previamente los declare de importancia estratégica. Esta vigencia futura podrá concederse en el último año de gobierno, siempre y cuando el proyecto de inversión sea declarado de importancia estratégica previamente por el Consejo de Gobierno. Las operaciones de crédito público, y sus asimiladas no requieren autorización para comprometer vigencias futuras. ARTÍCULO 38. VIGENCIAS FUTURAS EXCEPCIONALES. El CONFIS Distrital en casos excepcionales para obras de infraestructura y para actividades que de no ejecutarse pueden causar inevitablemente la parálisis o afectación en la prestación de un servicio que se deba satisfacer y garantizar por su mandato constitucional, así como para las garantías a las concesiones y solamente en aquellos casos en que el Consejo de Gobierno los declare de importancia estratégica, podrá autorizar que se asuman obligaciones que afecten el presupuesto de vigencias futuras sin que se requiera apropiación en el presupuesto del año en que se concede la autorización. Esta vigencia futura excepcional podrá concederse en el último año de gobierno. El monto máximo de las mismas deberá ser consistente con el Plan Financiero Plurianual y las metas establecidas en el Marco Fiscal de Mediano Plazo del Distrito Capital. Vigencias futuras son un instrumento de planeación y ejecución presupuestal que permite a las entidades asumir compromisos en una vigencia determinada que afectan los presupuestos de vigencias fiscales siguientes, con el objetivo de disminuir la constitución de reservas presupuestales y optimizar los recursos a través de economías de escala que contribuyan a reducir los costos unitarios. Por lo anterior, es conveniente identificar los proyectos que requieren de esta figura financiera, para contribuir a que se efectúe un uso más eficiente de los recursos de las vigencias que cubren el plan de desarrollo “Bogotá Humana”, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 12 de la ley 819 de 2003 y la ley 1483 de 2011. Las vigencias futuras son un instrumento de planeación y ejecución presupuestal que permite a las entidades asumir compromisos en una vigencia determinada que afectan los presupuestos de vigencias fiscales siguientes, con el objetivo de financiar proyectos de inversión, gastos de funcionamiento, gastos de operación o de servicio de la deuda que por su estructura y formulación, requieren comprometer presupuestos de diferentes vigencias futuras. ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN REQUISITOS PARA LA SOLICITUD DE VIGENCIAS FUTURAS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Comunicación dirigida al Secretario Técnico del CONFIS solicitando la autorización de las vigencias futuras para adelantar el proyecto, obra o actividad Documento que describa el objeto a desarrollar, identificando el compromiso del Plan de Desarrollo Distrital con el que se relaciona, los objetivos y las metas que se alcanzarán con su ejecución. Justificación técnica, económica y financiera Concepto previo favorable de la oficina de Planeación Formato de solicitud de vigencias futuras debidamente diligenciado Certificación de existencia de apropiación presupuestal mínimo del 15% exigido en el rubro correspondiente, suscrita por el jefe de presupuesto. Acta del consejo de Gobierno donde fueron declarados de importancia estratégica los proyectos de inversión o actividades prioritarias objeto de las vigencias que excedan el periodo de gobierno. Autorización previa de la Junta Directiva Informe de ejecución de vigencias futuras aprobadas con anterioridad por cada objeto, proyecto o rubro presupuestal. La presentación completa y oportuna de los requerimientos permitirá la evaluación de las solicitudes y su oportuno trámite ante el CONFIS. Cuadro 31: Requisitos y estándares del producto PAC –EICE ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN Decreto 714 de 1996 1 2 3 4 “Por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y Acuerdo 20 de 1996 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital.” Manual operativo de programación, ejecución y cierre presupuestalSecretaría de Hacienda. Dirección Distrital de Presupuesto. Manual de Ejecución del PAC- Secretaría de Hacienda 5 Circular 21 del 26 de octubre de 2012 REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN Artículo 55º.- Del Programa Anual de Caja. La ejecución de los gastos del Presupuesto Anual del Distrito Capital se hará a través del Programa Anual Mensualizado de Caja PAC-. Este es el instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles con el fin de cumplir los compromisos que no puedan exceder del total del PAC de la vigencia. El Programa Anual de Caja será aprobado por el CONFIS de acuerdo con las diferentes Entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital, con la asesoría de la Dirección Distrital de Presupuesto y teniendo en cuenta las metas financieras en gastos de funcionamiento, servicio de la deuda e inversión establecidas. El PAC correspondiente a las apropiaciones de cada Vigencia Fiscal, tendrá como límite máximo el valor del presupuesto en dicho período. Es el instrumento de manejo de la ejecución presupuestal cuota finalidad es la verificación de los ingresos mensuales disponibles que regulan igualmente los pagos mensuales, mediante él se programan los recaudos y pagos mensuales. Para su elaboración se debe tener en cuenta: Ingresos y pagos Históricos, temporalidad en el recaudo de ingresos, costo mensual de nomina, cronograma de pagos de los bienes y servicios adquiridos. El Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC, se define como un instrumento de administración financiera mediante el cual se verifica y aprueba el monto máximo mensual de fondos disponibles para las entidades financiadas con los recursos del Distrito. La programación del PAC de gastos deberá realizarse a nivel de fuente y detalle, de fuente teniendo en cuenta que el PAC no debe ser superior al monto o valor total del Proyecto de Presupuesto, así como las cuotas asignadas a cada entidad para funcionamiento, servicio a la deuda la inversión. ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN lineamientos para elaborar el PAC Secretaría de Hacienda Distrital Decreto 390 de 2008 6 7 "Por el cual se reglamentan los Acuerdos Orgánicos de Presupuesto 24 de 1995 y 20 de 1996, en materia de tesorería y crédito público y se dictan otras disposiciones" Manual Operativo Presupuestal para las Empresas Industriales y Comerciales del Distrito Capital. REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN Se debe usar como referente los pagos históricos realizados en las últimas cuatro vigencias, así como también la información sobre los diferentes proyectos que se van a ejecutar en la siguiente vigencia incluido tanto el Plan de desarrollo como el proyecto de presupuesto. La Programación de Pagos de los rubros servicios personales y aportes patronales, debe ser estimada y programada con base en la planta de personal propuesta para dicho año y soportada en la ejecución de los años anteriores. Para la programación de pagos de los rubros gastos generales y de inversión, se debe tener en cuenta el promedio ejecutado en los últimos años que se presenta y cuya diferencia resultante debe ser programada en el rezago. Artículo 16°. Elaboración y Control del Programa Anual Mensualizado de Caja -PAC-. En desarrollo de lo dispuesto en los artículos 50 del Acuerdo 24 de 1995 y 3° del Acuerdo 20 de 1996, la Secretaría Distrital de Hacienda, a través de la Dirección Distrital de Tesorería, distribuirá, consolidará y controlará el cumplimiento del Programa Anual Mensualizado de Caja -PAC- de los órganos y entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital. Para el cumplimiento de esta función la Dirección Distrital de Tesorería establecerá las políticas, directrices y los procedimientos correspondientes y prestará su asesoría en la elaboración, radicación y modificación del -PAC-. La Dirección Distrital de Tesorería ejercerá el control por grandes agregados, comprendiendo gastos de funcionamiento, gastos de inversión y servicio de la deuda de la ejecución del Programa Anual Mensualizado de Caja -PAC-. Aprobado el PAC por el CONFIS, se comprenderá que es su monto máximo a pagar y por lo tanto no podrán pactar pagos por encima de dicho monto. Las modificaciones a la programación del -PAC- que soliciten los órganos y entidades sólo deberán incluir los compromisos que realmente vayan a cancelar durante el mes respectivo. La Secretaría Distrital de Hacienda – Dirección Distrital de Tesorería aprobará el Programa Anual Mensualizado de Caja – PAC de las Empresas en lo correspondiente a las transferencias de la Administración Central. Cuadro 32: Requisitos y estándares del producto CDP –EICE ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN Decreto 714 DE 1996 1 “Por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y Acuerdo 20 de 1996 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital.” REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN Artículo 52º.- De las Disponibilidades Presupuestales. Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos. Igualmente estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación es un requisito de perfeccionamiento a estos actos administrativos. En consecuencia, ninguna autoridad podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes o en exceso del saldo disponible o sin la autorización previa del Concejo Distrital de Política Económica y Fiscal -CONFIS- o por quien éste delegue, para comprometer vigencias futuras y la adquisición de compromisos con cargo a los recursos de crédito autorizado. ID 2 NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN Decreto 195 DE 2007 Es el documento mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos. Por el cual se reglamenta y se establecen directrices y controles en el proceso presupuestal de las Entidades Descentralizadas y Empresas Sociales del Estado 3 Decreto 111 de 1996 4 Decreto 568 de 1996 Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgánicas del Presupuesto General de la Nación Este documento afecta preliminarmente el Presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registró presupuestal. En consecuencia cada Empresa deberá llevar un registro de tales certificados que permita determinar los saldos de apropiación disponibles para expedir nuevas disponibilidades. Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales de las Empresas deberán contar con Certificados de Disponibilidad Presupuestal previos, expedidos por el Responsable del Presupuesto o quien haga sus veces. Artículo 71. Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de Apropiación suficiente para atender estos gastos. Artículo 19. El certificado de disponibilidad es el documento expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación Presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuestal. En consecuencia, los órganos deberán llevar un registro de éstos que permita determinar los saldos de apropiación disponible para expedir nuevas disponibilidades. Cuadro 33: Requisitos y estándares del producto CRP–EICE ID 1 2 NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN Decreto 568 de 1996 Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgánicas del Presupuesto General de la Nación Manual operativo de programación, ejecución y cierre presupuestal Concepto Nº 10 3 SECRETARIA HACIENDA DISTRITAL DE REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN Artículo 20. El registro presupuestal es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no será desviada a ningún otro fi n. En esta operación se debe indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar.” Todos los compromisos que inician con un acuerdo de voluntades(contrato) deben tener el respectivo registro presupuestal, ya que la omisión de este acto administrativo no permite la legalidad de las obligaciones contraídas El registro presupuestal debe incluir la totalidad de las prestaciones, eventualidades y el estimativo de ajustes y actualización de precios que se pacten en las relaciones contractuales de acuerdo con las normas vigentes. Debe tenerse en cuenta que la fecha de registro del CRP debe ser igual o posterior a la firma del acto administrativo (contrato, orden de compra, resolución entre otros) y previo a la ejecución del mismo. ARTÍCULO 16.- Registro presupuestal. Es el documento mediante el cual se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que sólo se utilizará para tal fin. Los compromisos deberán contar con un registro presupuestal para que los recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN Artículo 21. Registro Presupuestal: Es el documento mediante el cual se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que sólo se utilizará para tal fin. Decreto 195 DE 2007 4 Los compromisos deberán contar con un registro presupuestal para que los recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos. Cuadro 34: Requisitos y estándares del producto Giro Presupuestal –EICE ID 1 NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN Manual operativo de programación, ejecución y cierre presupuestalSecretaría de Hacienda. Dirección Distrital de Presupuesto. REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN 4- Giro presupuestal: Registro final del proceso presupuestal de gastos que se realiza para cancelar los valores o sumas pactadas una vez se reciban a satisfacción los bienes o servicios contratados. Aquí se genera la cuenta por pagar al proveedor u orden de pago. El responsable de presupuesto verificará previamente que el CRP corresponda al compromiso para el cual fue expedido y que exista saldo suficiente que permita cubrir el giro. 5- Pago La ordenación del pago es el mecanismo mediante el cual se garantiza el cumplimiento a satisfacción de los compromisos adquiridos y, en consecuencia, se procede a transferir los recursos al contratante bajo la modalidad de pago establecida en el contrato. El representante legal y el ordenador del gasto de los órganos y entidades que conforman el Presupuesto Anual deberán cumplir prioritariamente con la atención de los sueldos de personal, prestaciones sociales, servicios públicos domiciliarios, seguros, dotaciones de ley, sentencias, laudos, pensiones, cesantías, transferencias asociadas a la nómina, vigencias futuras utilizadas y servicio de la deuda. Cuadro 35: Requisitos y estándares del producto Traslados al interior de los Agregados Presupuestales – EICE ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN Los requisitos para efectuar adiciones o traslados entre agregados presupuestales son: 1 Manual Operativo Presupuestal para las Empresas Industriales y Comerciales del Distrito Capital a. Solicitud formal firmada por el gerente de la EICD. b. Justificación técnico económica firmada por el gerente de la EICD. c. Ejecución presupuestal del mes anterior al que se efectúa el traslado presupuestal d. Certificado de Disponibilidad Presupuestal que garantiza la existencia de saldos disponibles que pueden ser contracreditados. e. Concepto de la Secretaría Distrital Planeación (Para gastos de Inversión ) f. Presupuesto de Gastos ajustado g. Proyecto de Acuerdo mediante el cual la Junta Directiva aprueba a nivel desagregado la modificación presupuestal. Cuadro 36: Requisitos y estándares del producto Traslados entre Agregados Presupuestales –EICE ID 1 NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN Decreto 195 DE 2007 REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN Artículo 27. Modificaciones presupuestales: Cuando fuere necesario aumentar o disminuir la cuantía de las apropiaciones, cancelar las aprobadas o establecer otras nuevas, podrán hacerse las correspondientes modificaciones al presupuesto mediante traslados, créditos adicionales y la cancelación de apropiaciones según lo siguiente: ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN a. Traslado Presupuestal. Es la modificación que disminuye el monto de una apropiación para aumentar la de otra, en la misma cuantía. b. Crédito Adicional. Es la adición a las partidas inicialmente aprobadas o no previstas para un objeto del gasto. En el último caso se crearán nuevos rubros en el Presupuesto Vigente. c. Cancelación de apropiación. Es la supresión de un rubro del Presupuesto de Gastos. Artículo 28. Aprobación de modificaciones presupuestales: Las modificaciones presupuestales que afecten el valor total de los gastos de funcionamiento, gastos de operación, servicio de la deuda y gastos de inversión serán aprobadas por el CONFIS Distrital previo concepto favorable de la Junta o Consejo Directivo. 2 Artículo 31. Requisitos de las modificaciones y ajustes presupuestales. Las adiciones, traslados, reducciones y suspensiones requerirán del certificado de disponibilidad que garantice la existencia de los recursos, expedido por el jefe de Presupuesto o quien haga sus veces, junto con los demás documentos y soportes que requieran la Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto y la Secretaría Técnica del CONFIS. Cuando en el decreto de Liquidación del Presupuesto Anual del Distrito Capital se efectúen distribuciones o modificaciones que afecten el Presupuesto de las EICD, estas servirán de base para incorporar los recursos en el presupuesto, sin que se requiera trámite o autorización adicional. Dichos ajustes se efectuarán mediante Resolución del Gerente o Director de la Empresa receptora. 3 Las adiciones o traslados entre agregados presupuestales son aprobadas por el CONFIS Distrital, previo concepto favorable de la Junta Directiva. Cuando el CONFIS Distrital aprueba en forma diferente a lo conceptuado por la Junta Directiva (en cuanto a montos, contenido y/o conceptos presupuestales), no se requiere nuevamente presentar la modificación presupuestal a la Junta Directiva, y en la siguiente reunión de Junta Directiva el Gerente informa sobre esta situación. Los requisitos para efectuar adiciones o traslados entre agregados presupuestales son: 4 Manual Operativo Presupuestal para las Empresas Industriales y Comerciales del Distrito Capital a. Solicitud formal de la entidad firmada por el gerente de la EICD, dirigida a las Secretaría Distrital de Hacienda. b. Justificación técnica y económica firmada por el gerente de la EICD. c. Para el caso de las adiciones se debe presentar la fuente de los nuevos ingresos, el cronograma de su recaudo o la certificación de que los mismos ya se encuentran en poder de la EICD. d. Concepto de la Secretaría Distrital de Planeación, cuando modifique el valor del proyecto de inversión. e. Acuerdo mediante el cual la Junta Directiva emite concepto favorable, por agregados a la Adición o al traslado presupuestal entre agregados. f. Certificado de Disponibilidad Presupuestal que garantiza la existencia de saldos disponibles que pueden ser contracreditados para el caso de traslado presupuestal. g. Proyecto de Resolución de Liquidación, por desagregados de la adición o del traslado presupuestal entre agregados. h. Cuando los recursos a adicionar y/o trasladar se destinen a proyectos de inversión ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN para ampliación de capacidad instalada, dichas inversiones deben ser aprobadas previamente por la Junta Directiva, órgano que debe conocer aspectos relacionados con la viabilidad técnica, ambiental, socioeconómica y financiera de la iniciativa o proyecto. En cumplimiento del artículo 8 del Decreto 195 de 2007. i. Presupuesto Ajustado de Ingresos y Gastos firmado por el responsable de presupuesto que debe contener: (i) presupuesto disponible a la fecha de solicitud (ii) los valores objeto de la adición y/o traslado solicitado y (iii) el presupuesto ajustado o sumatoria del presupuesto disponible más las modificaciones propuestas. j. Ejecución presupuestal del mes anterior a la solicitud de modificación presupuestal. Cuadro 37: Requisitos y estándares del producto Ajuste presupuestal por suscripción de convenios entre entidades distritales –EICE ID 1 NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN Manual Operativo Presupuestal para las Empresas Industriales y Comerciales del Distrito Capital Cuando las Empresas Industriales y Comerciales del Distrito celebren convenios con recursos incorporados en el presupuesto de cualquiera de los entes que hacen parte del Presupuesto General del Distrito Capital, se efectuarán los ajustes mediante Acuerdo o Resolución de sus Juntas o Consejos Directivos. Los actos administrativos a que se refiere el inciso anterior deberán ser remitidos a la Secretaría Distrital de Hacienda – Dirección Distrital de Presupuesto, acompañados del respectivo certificado de disponibilidad presupuestal y su justificación económica, para la aprobación de las operaciones presupuestales en ellos contenidas, requisito sin el cual no podrán ser incorporados en el Presupuesto. En el caso de gastos de inversión, se requerirá concepto previo favorable de la Secretaría Distrital de Planeación. Los/as Jefes/as de los Órganos responderán por la legalidad de los actos en mención. Estas operaciones no requieren aprobación por parte del CONFIS Distrital, pero para ser efectivas requieren una aprobación de la Secretaría Distrital de Hacienda – Dirección Distrital de Presupuesto. Los montos o mayores recursos por la celebración de estos convenios se ajustarán siempre y cuando, en el Ingreso, éstos presenten comportamientos de recaudo superior al aforado en el Presupuesto de la EICD. Documentos soporte para la Aprobación de la Operación Presupuestal por parte de la Dirección Distrital de Presupuesto: a. Solicitud firmada por el gerente de la EICD b. Justificación técnica y económica firmada por el gerente de la EICD como entidad contratista, la cual debe contener entre otros aspectos, la imputación presupuestal tanto de ingresos como de gastos, descripción del rubro que se va a ajustar, monto del ajuste presupuestal, fuente de financiación, que igualmente debe especificarse en el clausulado del convenio. c. Copia del Convenio debidamente firmado, con las adiciones y prórrogas. d. Cuadro comparativo entre el monto de los contratos firmados (inicial + adiciones y prórrogas), las apropiaciones presupuestales vigentes por cada renglón rentístico a adicionar y por cada vigencia desde el inicio del contrato y partidas adicionadas en vigencias anteriores si se trata, como ya se mencionó de convenios que cubren varias vigencias. e. Copia del Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal expedidos por la entidad contratante. f. Acuerdo aprobado por la Junta Directiva. Cuadro 38: Requisitos y estándares del producto Reducciones –EICE ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN Es la disminución de partidas presupuestales de la vigencia en los siguientes casos: (i) cuando se estime que los recaudos del año puedan ser inferiores al total programado, (ii) cuando los ingresos incorporados corresponden a recursos del crédito que no han sido aprobados por el CONFIS Distrital u otro organismo competente o (iii) por recomendación del CONFIS Distrital o de la respectiva Junta Directiva. En los anteriores casos, la reducción presupuestal debe ser aprobada por el CONFIS Distrital. Requisitos para efectuar una Reducción Presupuestal: a. Solicitud formal de la entidad firmada por el gerente de la EICD. b. Justificación económica firmada por el gerente de la EICD, acompañada de la proyección de ingresos, si el origen de la reducción es por causa de un menor recaudo de los ingresos. 1 Manual Operativo Presupuestal para las Empresas Industriales y Comerciales del Distrito Capital c. Certificado de Disponibilidad Presupuestal que garantiza la existencia de saldos disponibles objeto de la reducción. d. Concepto de la Secretaría Distrital de Planeación, cuando se trate de reducción a proyectos de inversión. e. Acuerdo mediante el cual la Junta Directiva emite concepto favorable a la reducción presupuestal. f. Proyecto de Resolución de Liquidación de la reducción. g. Presupuesto Ajustado de Ingresos y Gastos. Los anteriores documentos deben ser enviados a la Secretaría Distrital de Hacienda, entidad encargada de analizar la información y elaborar documento de recomendaciones para remitir a la Secretaría Técnica del CONFIS Distrital. Una vez aprobado por el CONFIS Distrital la reducción propuesta, éste expedirá una Resolución, con la cual la EICD procederá a: Elaborar la Resolución de Liquidación debidamente firmada por el gerente de la EICD. Incorporar la Resolución de Liquidación en el sistema de información presupuestal. Cuadro 39: Requisitos y estándares del producto Sustitución de rentas e ingresos –EICE ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN Artículo 29. Sustitución de rentas e ingresos. 1 Decreto 195 DE 2007 El Representante Legal de cada Empresa podrá, mediante Resolución, sustituir rentas o ingresos de acuerdo con el comportamiento real del recaudo, siempre y cuando no se modifiquen los montos totales aprobados para Disponibilidad Inicial, Ingresos Corrientes, Transferencias y Recursos de Capital. Cuando se modifiquen dichos montos, la sustitución requerirá previo concepto favorable de la Junta o Consejo Directivo correspondiente y aprobación del CONFIS Distrital. Cuadro 40: Requisitos y estándares del producto Suspensión de apropiaciones –EICE ID 1 NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN Decreto 195 DE 2007 REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN Artículo 30. Suspensión de apropiaciones. ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN El Representante Legal de cada Empresa deberá suspender total o parcialmente las apropiaciones presupuestales, en caso de ocurrir alguno de los siguientes eventos: a) Cuando se estime que los recaudos del año puedan ser inferiores al total de las apropiaciones financiadas con tales recursos. b) Cuando se encuentren pendientes de aprobación, por parte del CONFIS Distrital u otro organismo competente, recursos incorporados en el Presupuesto. c) Cuando no se hayan autorizado por parte del CONFIS Distrital la adquisición de compromisos con cargo a los recursos del crédito. d) Cuando así lo recomiende el CONFIS, o lo ordene la Junta o Consejo Directivo de la Empresa. Artículo 31. Requisitos de las modificaciones y ajustes presupuestales. Las adiciones, traslados, reducciones y suspensiones requerirán del certificado de disponibilidad que garantice la existencia de los recursos, expedido por el jefe de Presupuesto o quien haga sus veces, junto con los demás documentos y soportes que requieran la Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto y la Secretaría Técnica del CONFIS. ARTÍCULO 31. REQUISITOS DE LAS MODIFICACIONES Y AJUSTES PRESUPUESTALES. 2 3 Decreto 611 de 2007 4 Manual Operativo Presupuestal para las Empresas Industriales y Comerciales del Distrito Capital Las adiciones, traslados, reducciones y suspensiones requerirán de una certificación o documento que garantice la existencia de los recursos, expedida por el jefe de Presupuesto o quien haga sus veces, junto con los demás documentos y soportes que requieran la Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto y la Secretaría Técnica del CONFIS. La Suspensión Presupuestal es la facultad que tiene el gerente de la EICD para aplazar en forma temporal, total o parcialmente una apropiación presupuestal, mediante resolución, la cual debe incorporarse en el informe de ejecución presupuestal. • La suspensión debe motivarse con razones precisas teniendo en cuenta la finalidad de la misma. • La suspensión o aplazamiento, total o parcial de las apropiaciones presupuestales no implica una modificación del presupuesto17. • Las apropiaciones suspendidas no se pueden comprometer hasta tanto se levante la suspensión. • El levantamiento de una suspensión se realiza igualmente a través de resolución firmada por el gerente de la EICD. El Representante Legal de cada EICD deberá suspender total o parcialmente las apropiaciones presupuestales, en caso de ocurrir alguno de los siguientes eventos: a) Cuando se estime que los recaudos del año puedan ser inferiores al total de las apropiaciones financiadas con tales recursos. b) Cuando se encuentren pendientes de aprobación, por parte del CONFIS Distrital u otro organismo competente, recursos incorporados en el Presupuesto. c) Cuando no se hayan autorizado por parte del CONFIS Distrital la adquisición de compromisos con cargo a los recursos del crédito. d) Cuando así lo recomiende el CONFIS Distrital, o lo ordene la Junta o Consejo Directivo de la Empresa. Cuadro 41: Requisitos y estándares del producto Incorporación de recursos de asistencia o cooperación de carácter no reembolsable –EICE ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN Artículo 29. Sustitución de rentas e ingresos. 1 Decreto 195 DE 2007 El Representante Legal de cada Empresa podrá, mediante Resolución, sustituir rentas o ingresos de acuerdo con el comportamiento real del recaudo, siempre y cuando no se modifiquen los montos totales aprobados para Disponibilidad Inicial, Ingresos Corrientes, Transferencias y Recursos de Capital. Cuando se modifiquen dichos montos, la sustitución requerirá previo concepto favorable de la Junta o Consejo Directivo correspondiente y aprobación del CONFIS Distrital. Cuadro 42: Requisitos y estándares del producto Informe de Cierre Presupuestal –EICE ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN Artículo 33. Cierre presupuestal. 1 Decreto 195 DE 2007 Es el procedimiento que realizan las Empresas al finalizar cada vigencia fiscal con el propósito de determinar la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, las cuentas por pagar, el estado de tesorería, los excedentes financieros y la disponibilidad final. Principales actividades de ejecución, seguimiento y cierre presupuestal 1. 2 3 Manual Operativo Presupuestal para las Empresas Industriales y Comerciales del Distrito Capital Circular No. 029 de 2013 Reportar mensualmente el archivo plano con la Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos, para registrar en el Sistema PREDIS. 2. Anular los Certificados de Disponibilidad Presupuestal sin comprometer y verificar que no hayan sido afectados con Registros Presupuestales. 3. Liberar los saldos de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal y Registros Presupuestales que no se vayan a ejecutar. 4. Expedir los Certificados de Disponibilidad Presupuestal que respaldan Procesos de Contratación en Curso, indicando el objeto y señalando que éste reemplaza el CDP de la vigencia anterior, junto con su número, fecha y fuente de financiación que los originó. En caso de ser necesario, solicitar la respectiva modificación de Fuentes o Traslado Presupuestal. 5. Expedir los Certificados de Disponibilidad Presupuestal y Certificados de Registro Presupuestal de los compromisos amparados con Vigencias Futuras. 6. Enviar la Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos a 31 de diciembre del año en curso a la Secretaría Distrital de Hacienda – Dirección Distrital de Presupuesto – SHD-DDP. 7. Enviar el Informe de Logros alcanzados a 31 de diciembre del año en curso a la SHD-DDP 8. Enviar la relación de Cuentas por Pagar a la SHD-DDP. 9. Enviar la relación de las Cuentas por Cobrar generadas en el ejercicio corriente 2014 a la SHD-DDP. 10. Enviar el informe del Estado de Tesorería a la SHD-DDP. 11. Enviar la propuesta de ajustes presupuestales originados en el cierre vigencia que termina a la SHD-DDP. 12. Enviar el Informe y respaldo legal de los Excedentes Financieros a la SHDDDP. Cierre Presupuestal vigencia fiscal 2013. La circular contiene los principales procedimientos y actividades presupuestales a desarrollar durante el cierre de la vigencia 2013, así como los plazos de la presentación de los informes ante la Dirección Distrital de Presupuesto, atendiendo lo dispuesto en los Decretos Distritales 714 de 1996, 195 de 2007, la Ley 819 de 2003 y demás normas reglamentarias. ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN Presentar los siguientes informes: 1. Ejecución presupuestal de ingresos y gastos a 31 de diciembre 2. Informe de logros 3. Relación de las cuentas por pagar a 31 de diciembre 4. Relación de los procesos en curso 5. Relación de las cuentas por cobrar a 31 de diciembre 6. Estado de tesorería 7. Excedentes financieros Cuadro 43: Requisitos y estándares del producto Excedentes Financieros –EICE ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN 1 Decreto 195 de 2007 2 Manual Operativo Presupuestal para las Empresas Industriales y Comerciales del Distrito Capital 3 Circular 29 de 2013 REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN Los excedentes financieros de las Empresas No Societarias son de propiedad del Distrito. El CONFIS Distrital determinará la cuantía que hará parte de los Recursos de Capital del Presupuesto Anual, fijará la fecha de su consignación en la Tesorería Distrital y asignará por lo menos el 20% a la Empresa que haya generado dicho excedente. El CONFIS Distrital al adoptar estas determinaciones tendrá en cuenta el concepto del Representante Legal acerca de las implicaciones de la asignación de los excedentes financieros y de las utilidades, según sea el caso, sobre los programas y proyectos de la Empresa. Este concepto no tiene carácter obligatorio para el CONFIS Distrital, quien podrá adoptar las decisiones previstas en este Artículo aún en ausencia de dicho concepto. a) Al cierre de la vigencia fiscal, del Estado de Tesorería se determinan los excedentes financieros, los cuales son el resultado de adicionarle a la Disponibilidad Neta de Tesorería a 31 de diciembre del año en curso, el valor de las (+) Cuentas por Cobrar y restarle el monto de las (-) Cuentas por Pagar legalmente constituidas a 31 de diciembre del año en curso. b) Las Empresas No Societarias deberán enviar a la Secretaría Distrital de Hacienda, antes del 15 de marzo de cada año, el correspondiente respaldo legal de los excedentes financieros. Este respaldo legal lo constituirá un Acta firmada por el Representante Legal, el Responsable de Presupuesto y el Tesorero - Pagador de la respectiva EICD. Es el resultado obtenido de la sumatoria de la disponibilidad neta en tesorería a 31 de diciembre (+) cuentas por cobrar (-) el monto de las cuentas por pagar legalmente constituidas a 31 de diciembre. Este monto, una vez terminado, se distribuirá de acuerdo con la decisión del CONFIS Distrital en los términos del artículo 10 del Decreto 714 de 1996. Cuadro 44: Requisitos y estándares del producto Disponibilidad final –EICE ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN La Disponibilidad Final es una cuenta de resultado y corresponde a la diferencia entre los ingresos presupuestados y los gastos distribuidos por cada rubro y/o proyecto de inversión. 1 Manual Operativo Presupuestal para las Empresas Industriales y Comerciales del Distrito Capital Las modificaciones presupuestales que afecten el valor total de los gastos de funcionamiento, gastos de operación, servicio de la deuda y gastos de inversión serán aprobadas por el CONFIS Distrital previo concepto favorable de la Junta o Consejo Directivo. El Representante Legal podrá, mediante Resolución, efectuar los traslados presupuestales que no modifiquen el valor total de las apropiaciones de Gastos de Funcionamiento, Gastos de operación, Servicio de la Deuda e ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN Inversión. La distribución de la Disponibilidad Final será aprobada por la Junta o Consejo Directivo, previo concepto de la Secretaría Distrital de Hacienda -Dirección Distrital de Presupuesto. Requisitos: 1. Solicitud firmada por el Representante Legal de la empresa. 2. Justificación técnica y financiera firmada por el Representante Legal y Director Financiero de la empresa en la cual se citen las razones por las cuales existe la necesidad de distribuir la Disponibilidad Final. 3. Proyección de Ingresos y Gastos a 31 de diciembre, a nivel de rubro presupuestal, explicando el alcance de la misma para cada rubro. 4. Proyecto de Acuerdo, para aprobación de la Junta Directiva. 5. Proyecto de Resolución, por el cual se liquida dicha distribución. 6. Presupuesto de Gastos Ajustado 7. Informe de Ejecución Presupuestal con corte al mes inmediatamente anterior a la fecha de solicitud de la distribución. Una vez emitido el concepto de la Secretaría Distrital de Hacienda, la EICD procederá a presentar la distribución de la Disponibilidad Final ante la Junta Directiva para su aprobación. Una vez aprobada la distribución y perfeccionado el respectivo Acuerdo, se procede a liquidarlo mediante Resolución del Gerente de la EICD. Finalmente se incorporará en el sistema de información presupuestal. Cuadro 45: Requisitos y estándares del producto Informes de ejecución –EICE ID 1 NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN Decreto 195 DE 2007 REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN Artículo 26. Informes de ejecución. Las Empresas Industriales y Comerciales y las Empresas Sociales del Estado deberán reportar en los diez primeros días de cada mes, la ejecución presupuestal del mes anterior. Adicionalmente, cada trimestre deberán presentar un informe detallado de las acciones adelantadas para la entrega de los productos y el cumplimiento de las metas anuales y su avance en el cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo Distrital. Estos informes deberán ser remitidos a la Secretaría Distrital de Planeación y a la Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto. Artículo 39. Informes. Las Empresas deberán presentar informes mensuales a la Secretaría Distrital de Hacienda- Dirección Distrital de Presupuesto, Dirección Distrital de Contabilidad y a la Secretaría Distrital de Planeación sobre la ejecución de los compromisos asociados con vigencias futuras. a) Las Empresas Industriales y Comerciales del Distrito deberán reportar a la Dirección Distrital del Presupuesto de la Secretaría Distrital de Hacienda, en los diez primeros días de cada mes, la ejecución presupuestal del mes anterior. 2 Manual Operativo Presupuestal para las Empresas Industriales y Comerciales del Distrito Capital b) Trimestralmente deberán presentar un informe detallado de las acciones adelantadas para la entrega de los productos y el cumplimiento de las metas anuales y su avance en el cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo Distrital. Estos informes deberán ser remitidos a la Secretaría Distrital de Planeación y a la Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto. c) Semestralmente las EICD deberán enviar a la Secretaría Distrital de Hacienda Dirección Distrital de Presupuesto, un informe de la ejecución de los aportes o ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN transferencias recibidas de la Administración Central, indicando los proyectos y metas en los cuales dichos recursos se han ejecutado. d) Las Empresas Industriales y Comerciales del Distrito, deberán enviar a la Secretaría de Hacienda -Dirección Distrital de Presupuesto, la totalidad de los estados financieros definitivos con corte a 31 de diciembre del año anterior, a más tardar el 31 de marzo de cada año21. e) El incumplimiento de estas disposiciones dará lugar a la imposición de multas semanales y sucesivas a los responsables, equivalente a un salario mínimo legal por parte de las superintendencias a cuyo cargo esté la vigilancia de las correspondientes Entidades y en su defecto por la Procuraduría General de la Nación. Cuadro 46: Requisitos y estándares del producto Informes PMR –EICE ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN 1 Página oficial secretaría Hacienda Distrital de http://impuestos.shd.gov.co/po rtal/page/portal 2 REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN El componente Productos Metas y Resultados (P.M.R.), cuantifican los productos (bienes y servicios) que ofrecen las Entidades Distritales; los relaciona con las metas con las cuales las entidades se han comprometido y, finalmente, compara esas metas con los resultados alcanzados por estas Entidades al final de una vigencia. El componente Productos, Metas y Resultados del Presupuesto Orientado a Resultados – POR-, integra la planeación y la presupuestación alrededor de los resultados conseguidos por las entidades Distritales al finalizar una vigencia. Se convierte entonces el P.M.R. También en una valiosa herramienta de seguimiento y evaluación, cuando muestra el cumplimiento de cada Entidad de los compromisos propuestos para el logro de las políticas del plan de desarrollo Distrital. En este sentido facilita también la rendición de cuentas de la administración Distrital y permite aumentar la participación ciudadana en los temas públicos. La implementación del componente P.M.R. en las Entidades Distritales considera tres etapas: 1. Proceso de planeación estratégica: a nivel de cada Entidad Distrital, genera disciplina en la toma de decisiones frente al gasto. Con este proceso se hacen explícitos los productos y las metas, pero también se deben prever los compromisos presupuestales (presentes y futuros) que garanticen y mantengan la prestación de los bienes y/o servicios que debe entregar esta Entidad a los ciudadanos. 2. Entrega de bienes y servicios: de acuerdo a la planeación estratégica institucional y respondiendo a las prioridades delegadas para cumplir en el plan de desarrollo Distrital. 3. Manual Operativo Presupuestal para las Empresas Industriales y Comerciales del Distrito Capital Efectos e impactos: generados por los bienes y servicios prestados, bien sea en un sector, en una población objetivo o en el Distrito Capital y como resultado de la gestión profesional del gerente, al interior de cada entidad El PMR es una herramienta gerencial que asigna la totalidad de los recursos (Inversión, Operación y Funcionamiento) de acuerdo con las políticas públicas que fija la Administración y orienta el proceso de asignación a resultados. El PMR ofrece las condiciones necesarias para que exista una articulación estrecha entre los procesos de planeación, presupuestación, ejecución y evaluación; así mismo, ayuda a la toma de decisiones en el corto, mediano y largo plazo. Cuadro 47: Requisitos y estándares del producto Armonización Presupuestal –EICE ID 1 NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN Manual operativo de programación, ejecución y cierre presupuestal- Secretaría de Hacienda. Dirección Distrital de Presupuesto. ACUERDO 190 DE 2005 2 por el cual se modifica el artículo 1 y el Parágrafo único del Acuerdo 63 de 2002 REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN Se entiende por armonizar el proceso mediante el cual se ajusta el presupuesto anual en ejecución, al nuevo Plan de Desarrollo aprobado para el periodo constitucional correspondiente La armonización presupuestal consiste en adecuar la estructura presupuestal definida en el Marco del Plan de Desarrollo vigente, a la estructura presupuestal definida en el marco del nuevo Plan de Desarrollo que regirá por un periodo de gobierno PARÁGRAFO 1. El proceso de armonización presupuestal se realizará una vez se haya expedido el Plan de Desarrollo. Para tal efecto, el Alcalde Mayor deberá presentar a más tardar en las sesiones ordinarias del mes de agosto a consideración del Concejo de Bogotá el respectivo Proyecto de Acuerdo, de conformidad con el Estatuto Orgánico de Presupuesto Distrital." Artículo 43. Armonización presupuestal. 3 Decreto 195 DE 2007 La Secretaría Distrital de Hacienda y la Secretaría Distrital de Planeación impartirán los lineamientos presupuestales necesarios para que las Empresas contenidas en el artículo 1° del presente Decreto armonicen sus presupuestos a las exigencias de los nuevos Planes de Desarrollo de tal manera que faciliten su cumplimiento. La armonización presupuestal consiste en ajustar el presupuesto de inversión de la actual vigencia para dar cumplimiento a los compromisos definidos en el Plan de Desarrollo 2012-2016. El proceso de armonización para las Empresas Industriales y Comerciales inicia a partir del 1 de junio de 2012, una vez se haya expedido el Plan de Desarrollo “Bogotá Humana”. Las imputaciones presupuestales de inversión directa solamente se podrán afectar con cargo a la estructura presupuestal del nuevo Plan de Desarrollo, por ello es importante tener en cuenta los lineamientos que se presentan a continuación: 1. 4 Circular conjunta No. 2 de 2012 2. 3. 4. Proyectos de inversión: qué proyectos suspenderán su ejecución, la necesidad de formular nuevos proyectos de inversión y cuáles proyectos continuarán su ejecución en el marco del nuevo Plan de Desarrollo, proyectos de inversión con cargo a los cuales se pagan cajas menores, proyectos de inversión que cuentan con vigencias futuras comprometidas y proyectos de inversión de Empresas Industriales y Comerciales que requieren vigencias futuras. Modificaciones presupuestales. Primera Fase: traslados al interior de inversión que no afectan el monto global de apropiación. Segunda Fase: Modificaciones que afecten los montos globales de apropiación. Procesos en curso: estos procesos son los que tienen apertura formalizada mediante acto administrativo pero no se suscribió, ni se perfeccionó el contrato a 31 de mayo de 2012. Armonización del PMR: la respectiva DDP-SDH coordinará con las empresas la reformulación de la nueva batería de objetivos y productos que permitan medir las metas fijadas en el Plan de Desarrollo. f) Nodos estratégicos Los nodos estratégicos son decisiones asociadas a la aprobación de un producto clave para la gestión administrativa distrital. A continuación se presenta el cuadro: “Nodos Estratégicos del Proceso de Gestión Presupuestal: Decisiones y Productos”, en donde se relacionan los productos definidos para el proceso de GP con la decisión final que los aprueba. Tiene descritas las instancias y responsables de la decisión final, así como la periodicidad y cuando se lleva a cabo dicha decisión. Cuadro 48: Nodos Estratégicos del Proceso GP: Decisiones y Productos - EICE ETAPA PRODUCTO Anteproyecto presupuesto Etapa I Programación Proyecto presupuesto Vigencias futuras NORMATIVIDAD NODO ESTRATÉGICO PERIODICIDAD • Decreto 195 de 2007 • Circular 13 de 2014 – Guía de ejecución, seguimiento y cierre del presupuesto 2014 y Revisar y emitir concepto de programación favorable del anteproyecto Anual presupuestal 2015 de presupuesto • Manual Operativo de programación, ejecución y cierre presupuestal de la SHD • Decreto 195 de 2007 • Circular 13 de 2014 – Guía de ejecución, seguimiento y cierre del presupuesto 2014 y de Aprobar el proyecto de anual programación presupuesto presupuestal 2015 • Manual Operativo de programación, ejecución y cierre presupuestal de la SHD • Circular DDP 09 de 2013 Lineamientos de Política para la Programación Presupuestal Aprobar vigencias futuras Ocasional • Decreto 195 de 2007 • Circular 09 de 2008 Procedimiento para la solicitud de vigencias futuras INSTANCIA DECISIÓN QUIÉN DECIDE CUÁNDO DECIDE Junta Directiva Miembros de antes del 18 de octubre Junta Directiva CONFIS Distrital Alcalde Secretarios y Última semana del mes de octubre CONFIS Distrital Alcalde Secretarios y Antes de la elaboración del anteproyecto de presupuesto ETAPA PRODUCTO NORMATIVIDAD PAC inicial CDP- Certificado Disponibilidad Presupuestal Etapa II Ejecución presupuestal de CRP- Certificado de registro Presupuestal PAC Detallado Giro presupuestal Traslado al interior de los Agregados Presupuestales NODO ESTRATÉGICO PERIODICIDAD INSTANCIA DECISIÓN QUIÉN DECIDE CUÁNDO DECIDE • Decreto 714 de1996 • Manual Operativo de programación, ejecución y cierre Secretaría de presupuestal de la SHD Hacienda – Director de Una vez aprobado el • Manual ejecución del Aprobar PAC EICE anual Dirección Distrital de Tesoreria proyecto de presupuesto PAC-SDH Tesorería • Circular Lineamientos para la elaboración del PAC • Decreto 390 de 2008 • Decreto 714 de1996 De acuerdo a la Una vez las áreas realicen Firmar y autorizar la Ordenador del • Decreto 568 de 1996 necesidad o la respectiva solicitud, y expedición del certificado gasto – jefe programación de Ordenador del gasto después de verificar que • Decreto 111 de 1996 de disponibilidad presupuesto de compromisos que haya presupuesto • Decreto 195 de 2007 presupuestal cada entidad tenga la entidad disponible • Decreto 714 de1996 • Manual Operativo de Una vez se haya Ordenador del De acuerdo a la Ordenador del gasto programación, perfeccionado el contrato gasto – jefe Firmar y autorizar la necesidad o – Oficina de ejecución y cierre se expedirá el presupuesto de expedición del certificado programación de Presupuesto presupuestal de la SHD correspondiente cada entidad de registro presupuestal compromisos que • Decreto 568 de 1996 certificado de registro tenga la entidad • Concepto No. 10 SHD presupuestal • Decreto 195 de 2007 • Decreto 390 de2008 • Manual Operativo de N/A programación, N/A mensual N/A N/A ejecución y cierre presupuestal de la SHD • Decreto 195 de 2007 Una vez verificados el De acuerdo con los • Manual Operativo de SupervisorFirmar y autorizar el pago Supervisorcumplimiento de compromisos programación, Ordenador del Ordenador del Gasto requisitos, y aprobada la ejecución y cierre Gasto respectiva orden de pago presupuestal de la SHD • Manual Operativo Cuando se requiera realizar traslados Presupuestal para las Empresas Industriales y presupuestales que no modifiquen el valor total Comerciales del Distrito Aprobar traslado mediante Excepcionalmente Miembros de acuerdo Capital de las apropiaciones de Junta Directiva Junta Directiva gastos de funcionamiento, gastos de operación, servicio de la deuda e inversión ETAPA PRODUCTO Traslado Agregados Presupuestales NORMATIVIDAD NODO ESTRATÉGICO • Decreto 195 de 2007 • Manual Operativo entre Presupuestal para las Evaluar y dar visto bueno Empresas Industriales y Comerciales del Distrito Capital INSTANCIA DECISIÓN PERIODICIDAD Excepcionalmente • Manual Operativo Presupuestal para las N/A Excepcional Empresas Industriales y Comerciales del Distrito Capital • Manual Operativo la reducción Presupuestal para las Aprobar Excepcional Reducción presupuestal Empresas Industriales y presupuestal Comerciales del Distrito Capital • Decreto 195 DE 2007 Aprobar la sustitución de Excepcional Sustitución de rentas e rentas o ingresos ingresos Ajuste presupuestal por suscripción de convenios entre entidades distritales • Manual Operativo de Expedir resolución de programación, suspensión total o Excepcional Suspensión de ejecución y cierre parcialmente de las presupuestal de la SHD apropiaciones apropiaciones • Decreto 195 DE 2007 presupuestales • Decreto 611 de 2007 Incorporación de • Decreto 195 DE 2007 N/A Excepcional recursos de asistencia o cooperación de carácter no reembolsable • Decreto 195 DE 2007 • Manual Operativo Presupuestal para las Firmar y aprobar informe de Anual Etapa III Informe de cierre Empresas Industriales y cierre Comerciales del Distrito Cierre presupuestal presupuestal Capital • Circular No. 029 de 2013 CONFIS N/A QUIÉN DECIDE CUÁNDO DECIDE Las modificaciones presupuestales que afecten el valor total de y los gastos de funcionamiento, gastos de operación, servicio de la deuda y gastos de inversión Alcalde Secretarios N/A N/A CONFIS Alcalde Secretarios y De acuerdo con el comportamiento real del recaudo CONFIS Alcalde Secretarios y De acuerdo con el comportamiento real del recaudo Representante Representante Legal Legal N/A Entidad N/A Ordenador gasto Cuando se presente alguna de las causales establecidas en el artículo 30 del Dec. 195 de 2007 N/A Una vez la Secretaria de del Hacienda, determine los lineamientos y fechas para el cierre presupuestal ETAPA PRODUCTO NORMATIVIDAD NODO ESTRATÉGICO • Decreto 195 de 2007 • Manual Operativo Presupuestal para las Empresas Industriales y N/A Excedentes financieros Comerciales del Distrito Capital • Circular No. 029 de 2013 Disponibilidad final Etapa IV Seguimiento presupuestal Etapa V Armonización Presupuestal • Manual Operativo Revisar y Presupuestal para las distribución Empresas Industriales y disponibilidad Comerciales del Distrito Capital INSTANCIA DECISIÓN PERIODICIDAD Anual aprobar de Anual • Manual Operativo Presupuestal para las Aprueba informe de Mensual - anual Informe de Ejecución Empresas Industriales y ejecución presupuestal Presupuestal Comerciales del Distrito Capital • Decreto 195 de 2007 • Página oficial secretaría de Hacienda Distrital http://impuestos.shd.g ov.co/portal/page/porta Aprobar informe de Anual Informe de l seguimiento PMR Seguimiento PMR • Manual Operativo Presupuestal para las Empresas Industriales y Comerciales del Distrito Capital • Manual Operativo Presupuestal para las Empresas Industriales y Aprobar traslado Comerciales del Distrito presupuestal de Cuatrienal Armonización Capital armonización Presupuestal • Acuerdo 190 DE 2005 • Decreto 195 de 2007 • Circular conjunta No. 2 de 2012 N/A Junta Directiva QUIÉN DECIDE N/A CUÁNDO DECIDE N/A Cuando se realice la solicitud por parte del Miembros de representante Legal, Junta Directiva acompañada por la justificación técnica y financiera Ordenador del Ordenador del GastoUna vez se realice el GastoRepresentante cierre del mes, o del año. Representante legal legal Ordenador del Ordenador del GastoElaborar informe de Representante GastoLogros y resultados PMR Representante legal legal Junta Directiva Miembros de Una vez se expida el Junta Directiva nuevo plan de desarrollo g) Puntos de control preventivos Las actividades previas (o inmediatamente posteriores como excepción) a las decisiones asociadas a la aprobación de un producto clave para la gestión administrativa distrital y que permitan actuar de manera preventiva sobre ellas, se han denominado puntos de control. A continuación se presentan los puntos de control por cada etapa del proceso de Gestión Presupuestal. Cuadro 49: Puntos de control Programación-EICE PRODUCTO NODO ESTRATÉGICO QUIÉN CONTROLA PUNTO DE CONTROL Emitir circular con los lineamientos para la programación presupuestal, supuestos macroeconómicos y fechas de entrega de documentos Realizar mesas de trabajo para análisis y discusión del plan financiero Revisar y emitir concepto Consolidar, revisar, analizar y presentar los Anteproyecto de favorable del anteproyecto Planes financieros presupuesto de presupuesto Aprobar y ajustar los Planes Financieros Proyecto presupuesto de Aprobar el proyecto presupuesto Enviar observaciones y ajuste al Plan Financiero formulado por el CONFIS y comunicación a la SDH Elaborar el anteproyecto de presupuesto y presentar a la JD para concepto favorable Presentación del proyecto de presupuesto a la SHD y al CONFIS Consolidar y analizar los proyectos de presupuesto de las Empresas, y emitir de concepto técnico Aprobar proyecto de presupuesto Remitir resolución de presupuesto a la SHD-DDP liquidación de Vigencias Futuras Aprobar vigencias futuras Revisar consistencia, Pertinencia y necesidad PAC Inicial Aprobación PAC EICE Elaboración del PAC de acuerdo con los compromisos contractuales Veeduría Distrital Veeduría Distrital Veeduría Distrital Veeduría Distrital Veeduría Distrital Veeduría Distrital Veeduría Distrital Veeduría Distrital Veeduría Distrital Veeduría Distrital Veeduría Distrital Entidad Cuadro 50: Puntos de control Ejecución -EICE PRODUCTO CDP CRP NODO ESTRATÉGICO PUNTO DE CONTROL Firmar y autorizar la expedición del certificado Verificar el objeto y cumplimiento de de disponibilidad requisitos presupuestal Firmar y autorizar la Revisar si se cumple con los requisitos o si se expedición del certificado presentan inconsistencias de registro presupuestal QUIÉN CONTROLA Entidad Entidad PUNTO DE CONTROL QUIÉN CONTROLA Realizar la revisión de cumplimiento de requisitos incluida la verificación del PAC Entidad Traslado al Recibir solicitud, verificar justificación interior de los Aprobar traslado mediante técnica y elaborar justificación económica y Agregados acuerdo financiera Presupuestales Entidad Traslado entre Agregados Evaluar y dar visto bueno Presupuestales Veeduría Distrital PRODUCTO Giro Presupuestal NODO ESTRATÉGICO Firmar y autorizar el pago Analizar la información y elaborar documento de recomendación para remitir a la Secretaría Técnica del CONFIS Reducción Aprobar la reducción elaborar y firmar solicitud de reducción presupuestal presupuestal presupuestal y justificación económica Sustitución de Aprobar la sustitución de Solicitar aprobación de sustitución de rentas o rentas e rentas o ingresos ingresos ingresos Expedir resolución de Acoger las recomendaciones realizadas por suspensión total o Suspensión de Junta directiva, CONFIS, y por el Jefe de parcialmente de las apropiaciones Presupuesto, relacionadas con las apropiaciones apropiaciones iniciales aprobadas presupuestales Veeduría Distrital Veeduría Distrital Veeduría Distrital Cuadro 51: Puntos de control Cierre presupuestal -EICE PRODUCTO NODO ESTRATÉGICO PUNTO DE CONTROL Revisar y Avalar informe de cierre Informe Definitivo Cierre de Disponibilidad final Firmar y aprobar informe Verificar la información y constituir cuentas definitivo de cierre por pagar Realizar ajustes y elaborar informe oficial de cierre Revisar y aprobar Elaborar justificación técnica y financiera para distribución de la necesidad de distribuir la disponibilidad disponibilidad final para firma del gerente QUIÉN CONTROLA Veeduría Distrital Entidad Entidad Entidad Cuadro 52: Puntos de control Seguimiento Presupuestal - EICE PRODUCTO NODO ESTRATÉGICO PUNTO DE CONTROL Informe de Firmar informe de Elaborar el informe mensual de ejecución del Ejecución ejecución presupuestal presupuesto de ingresos y gastos Presupuestal Informes de seguimiento y Aprobar informe de PMR Elaborar informe de Logros y resultados PMR evaluación PMR QUIÉN CONTROLA Veeduría Distrital Veeduría Distrital Cuadro 53: Puntos de control Armonización Presupuestal - EICE PRODUCTO Armonización Presupuestal PUNTO DE CONTROL QUIÉN CONTROLA Expedir circular conjunta emitiendo lineamientos de armonización presupuestal Veeduría Distrital NODO ESTRATÉGICO Aprobar presupuestal armonización traslado preparar proyecto de acto administrativo para de realizar el traslado presupuestal de armonización Envío del acto administrativo a SHD Y SDP Veeduría Distrital Entidad Estos puntos de control se dividen en dos tipos: • Puntos de control de producto para el proceso GP: Son los que establecen la verificación al cumplimiento de los requisitos y disposiciones institucionales establecidas para un producto determinado o su contenido, antes de la expedición del acto administrativo que lo aprueba o, como excepción, inmediatamente después. Estos controles implican la revisión y análisis de aspectos como coherencia y pertinencia de los actos administrativos a que se refiere cada punto de control. A continuación se presentan los puntos de control referentes al proceso de Gestión Presupuestal de acuerdo al responsable de su seguimiento. 1. Controles externos asociados a la veeduría distrital: todas las acciones de la veeduría sobre todos los puntos de producto, generan una nota de concepto, un informe o un documento, según el nivel de revisión y análisis. Cuadro 54: Puntos de control – Producto: Anteproyecto de Presupuesto -EICE Nombre del punto de control Realizar mesas de trabajo para análisis y discusión del plan financiero Norma Circular Programación Presupuestal Periodicidad Anual Instancia decisión CONFIS – Concejo Distrital Quién decide Alcalde y Secretarios Cuándo decide Septiembre ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? ¿Cuándo ¿Quién es el ¿Qué debe hacer? ¿Cómo debe hacer el control? controlar? responsable? Verificar que los lineamientos impartidos para la elaboración de Profesional los Planes Financieros Delegada de sea clara y oportuna. Septiembre eficiencia Solicitar copia de actas de las mesas de trabajo realizadas Administrativa y Verificar que se hayan Presupuestal aclarado todas las inquietudes surgidas Consolidación y revisión de los Planes Financieros de las empresas y presentación al CONFIS Circulares de programación presupuestal Anual Junta Directiva Miembros de Junta Directiva Septiembre ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? Nombre del punto de control Norma Periodicidad Instancia decisión Quién decide Cuándo decide ¿Cuándo ¿Quién es el ¿Qué debe hacer? ¿Cómo debe hacer el control? controlar? responsable? Profesional Verificar que el documento Delegada de consolidado tenga Solicitar a la Secretaría de Hacienda el documento Septiembre eficiencia consistencia con los completo, así como los lineamientos presupuestales Administrativa y supuestos expedidos por la Secretaría de Hacienda macroeconómicos. Presupuestal Cuadro 55: Puntos de control – Producto: Proyecto de Presupuesto -EICE Nombre del punto de control Elaboración del anteproyecto de presupuesto Norma Decreto 195 de 2007 y circular de programación Periodicidad Anual Instancia decisión CONFIS Quién decide Alcalde y Secretarios Cuándo decide Octubre ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? ¿Cuándo ¿Quién es el ¿Qué debe hacer? ¿Cómo debe hacer el control? controlar? responsable? Verificar que el anteproyecto cumpla Profesional con los requisitos exigidos. Primera Delegada de Solicitar a la Secretaría de Hacienda el semana de eficiencia consolidado de los anteproyectos de las Verificar que los formatos estén octubre Administrativa y empresas debidamente diligenciados. Presupuestal Constatar el envío oportuno Consolidar y analizar los proyectos de presupuesto de las empresas y emitir concepto técnico para su envío a CONFIS Circular de programación Anual CONFIS Alcalde y Secretarios Octubre ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? Nombre del punto de control Norma Periodicidad Instancia decisión Quién decide Cuándo decide ¿Cuándo ¿Quién es el controlar? responsable? Octubre ¿Qué debe hacer? ¿Cómo debe hacer el control? Identificar y señalar los gastos e inversiones que no se ajusten al Solicitar a la dirección distrital de presupuesto, el Plan de Desarrollo o al orden de documento de consolidación de los proyectos de Profesional prioridades en él establecido y presupuesto de la siguiente vigencia, preparar Delegada de proponer recomendaciones informe con las observaciones pertinentes. eficiencia respectivas. Administrativa y Aplicar indicadores establecidos en el Esquema de Presupuestal Revisar que se efectuaron los Análisis Integral preventivo relativos a la ajustes de acuerdo al Plan distribución y asignación de recursos. Financiero aprobado. Cuadro 56: Puntos de control – Producto: Vigencias Futuras - EICE Revisar consistencia, Pertinencia y necesidad de constituir vigencias futuras Norma Decreto 195 de 2007 Periodicidad Excepcional Instancia decisión CONFIS Quién decide CONFIS Cuando se solicite viabilidad para proyectos que requieran vigencias Cuándo decide futuras y antes de realizar el anteproyecto de presupuesto ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? ¿Cuándo ¿Quién es el ¿Qué debe hacer? ¿Cómo debe hacer el control? controlar? responsable? Solicitar a la Secretaría de Hacienda y a la Verificar los grandes proyectos Secretaria de Planeación los proyectos que que requieren de vigencias requieren de vigencias futuras, con la justificación futuras, y su coherencia con el técnica, económica y financiera en donde se Antes de Profesional Plan de Desarrollo respectivo y la presenten las razones de la solicitud, el objeto a realizar el Delegada de capacidad de endeudamiento de desarrollar, las metas del plan de desarrollo que se anteproyecto Eficiencia Distrito o de la entidad que vaya alcanzarán y la proyección de ingresos y gastos de Administrativa y adquirir el compromiso. para los años objeto de solicitud de las vigencias presupuesto Presupuestal futuras Verificar la ejecución de vigencias Solicitar semestralmente (junio- diciembre), la futuras programadas por vigencia relación de vigencias futuras aprobadas por el y realizar informe anual. Concejo. Nombre del punto de control Cuadro 57: Puntos de control – Producto: Traslado Presupuestal entre Agregados - EICE Analizar la información y elaborar documento de recomendación para remitir a la Secretaría Técnica del CONFIS Norma Decreto 195 de 2007, Manual Operativo de las EICD Periodicidad Excepcional Instancia decisión CONFIS Quién decide Alcalde y Secretarios Cuándo decide Cuando se realice la respectiva solicitud (excepcionalmente) ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? ¿Cuándo ¿Quién es el ¿Qué debe hacer? ¿Cómo debe hacer el control? controlar? responsable? Cuando se realice Verificar la justificación económica la respectiva Delegada de realizada para la disminución o Solicitar al CONFIS los conceptos favorables solicitud Eficiencia aumento de partidas emitidos a las EICD (excepcionalmente) presupuestales Nombre del punto de control Cuadro 58: Puntos de control – Producto: Reducción Presupuestal- EICE Elaborar y firmar solicitud de reducción presupuestal y justificación económica Norma Manual Operativo de Presupuesto para EICD Periodicidad Excepcional Instancia decisión CONFIS Quién decide Alcalde y Secretarios Cuándo decide Cuando se realice la respectiva solicitud (excepcionalmente) ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? ¿Cuándo ¿Quién es el ¿Qué debe hacer? ¿Cómo debe hacer el control? controlar? responsable? Nombre del punto de control Cuando se Revisar que las reducciones Revisar las ejecuciones presupuestales de las presente la Veeduría Distrital situación (excepcionalmente) presupuestales cumplan con cada EICE reportadas en su página web. uno de los requisitos exigidos. Cuadro 59: Puntos de control – Producto: Sustitución de rentas e ingresos - EICE Nombre del punto de control Solicitar la aprobación de sustitución de rentas e ingresos Norma Manual Operativo de Presupuesto para EICD Periodicidad Excepcional Instancia decisión CONFIS Quién decide Alcalde y Secretarios Cuándo decide Cuando se realice la respectiva solicitud (excepcionalmente) ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? ¿Cuándo ¿Quién es el ¿Qué debe hacer? ¿Cómo debe hacer el control? controlar? responsable? Cuando se Revisar los motivos por los cuales presente la Veeduría se presenta la sustitución. Revisar los soportes de tal sustitución situación Distrital (excepcionalmente) Cuadro 60: Puntos de control – Producto: Suspensión de apropiaciones - EICE Acoger las recomendaciones realizadas por Junta directiva, CONFIS, y por el Jefe de Presupuesto, relacionadas con las apropiaciones iniciales aprobadas Norma Art. 30 Decreto 195 de 2007 Periodicidad Excepcional Instancia decisión Ordenador del Gasto Quién decide Representante Legal Cuándo decide Cuando se realice la respectiva solicitud (excepcionalmente) ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? ¿Cuándo ¿Quién es el ¿Qué debe hacer? ¿Cómo debe hacer el control? controlar? responsable? Nombre del punto de control Cuando se presente la Veeduría situación Distrital (excepcionalmente) Revisar que las suspensiones Revisar las ejecuciones presupuestales de las presupuestales cumplan con cada EICD reportadas en su página web. uno de los requisitos exigidos. Cuadro 61: Puntos de control – Producto: Informe de Ejecución Presupuestal - EICE Elaborar informe de ejecución presupuestal y enviar a Hacienda para su consolidación (generar en PREDIS) Norma Manual Operativo del Presupuesto, Circulares de cierre presupuestal Periodicidad Mensual – Anual Instancia decisión Ordenador del gasto- Representante legal Quién decide Profesional Delegada de Eficiencia Administrativa y Presupuestal Cuándo decide Cada mes y al cierre de la vigencia ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? ¿Cuándo ¿Quién es el ¿Qué debe hacer? ¿Cómo debe hacer el control? controlar? responsable? Verificar y realizar informe mensual sobre el avance de la ejecución presupuestal a nivel de grandes Al cierre de Profesional agregados y según lineamientos por entidades, que cada mes Delegada de Revisar la ejecución presupuestal permita analizar: ejecución de gastos, participación Eficiencia disponible en la página web de de los gastos, comportamiento de los gastos, Al cierre de la Administrativa y cada entidad variaciones significativas, teniendo como base la vigencia Presupuestal aplicación de indicadores definidos en el Esquema de Análisis Integral Preventivo. Nombre del punto de control Con el informe realizado mensualmente, se presentará ante el Concejo trimestralmente la consolidación de los mismos. Al finalizar la vigencia se realizará un informe anual con corte a 31 de diciembre. Cuadro 62: Puntos de control – Producto: Informe Definitivo de Cierre - EICE Nombre del punto de control Revisar y Avalar informe de cierre Norma Circular de Cierre Presupuestal Periodicidad Anual Instancia decisión Representante legal Quién decide Representante legal Cuándo decide Al terminar la vigencia ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? ¿Cuándo ¿Quién es el ¿Qué debe hacer? ¿Cómo debe hacer el control? controlar? responsable? Profesional Preparar informe sobre ejecución Una vez se Delegada de presupuestal de la vigencia, teniendo realice el Verificar la ejecución presupuestal disponible en Eficiencia en cuenta cuentas por pagar, cierre de la la página web de la entidad. Administrativa y reservas presupuestales y pasivos vigencia Presupuestal exigibles. Cuadro 63: Puntos de control – Producto: Armonización Presupuestal – EICE preparar proyecto de acto administrativo para realizar el traslado presupuestal de armonización Manual operativo de programación, ejecución y cierre presupuestalNorma Secretaría de Hacienda. Dirección Distrital de Presupuesto. Periodicidad Cuatrienal Instancia decisión Junta Directiva Quién decide Miembros de Junta Directiva Cuando se elabore el proyecto de acto administrativo para el traslado Cuándo decide presupuestal de armonización ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? ¿Cómo debe hacer el ¿Cuándo controlar? ¿Quién es el responsable? ¿Qué debe hacer? control? Cuando se haya elaborado el Verificar que el acto Verificar la calidad y proyecto de acto administrativo Funcionario seleccionado por administrativo esté pertinencia del acto por parte del representante legal la veeduría debidamente soportado con administrativo de la entidad los documentos requeridos. Nombre del punto de control 2. Controles internos asociados a la entidad: Cuadro 64: Puntos de control–Producto: PAC - EICE Elaboración del PAC de acuerdo con los compromisos contractuales Decreto 195 DE 2007, Manual operativo de programación, ejecución y cierre presupuestal- Secretaría de Hacienda. Manual ejecución del PAC-SDH, Circular Lineamientos para la elaboración del PAC, Decreto 390 de 2008. anual Centros de gestión Responsable del área Una vez sea aprobado el presupuesto ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? Nombre del punto de control Norma Periodicidad Instancia decisión Quién decide Cuándo decide ¿Cuándo controlar? Una vez aprobado presupuesto ¿Quién es el responsable? sea Profesional el delegado por Entidad ¿Qué debe hacer? Revisar la procedimiento elaboración del PAC ¿Cómo debe hacer el control? Verificar que en la programación del PAC de gastos no sea superior al monto o valor total del proyecto de el presupuesto. de Revisar que estén incluidos contractuales establecidos. los compromisos Cuadro 65: Puntos de control–Producto: CDP - EICE Verificar el objeto y cumplimiento de requisitos del CDP Decreto 714 de1996, Decreto 195 de 2007, Decreto 111 de 1996, Decreto Norma 568 de 1996. Periodicidad Cuando se solicite Instancia decisión Oficina financiera Quién decide Jefe de presupuesto Cuándo decide Cuando se solicite ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? ¿Cuándo ¿Quién es el ¿Qué debe hacer? ¿Cómo debe hacer el control? controlar? responsable? Revisar que la clasificación y/o codificación Constatar que el CDP presupuestal de ingresos y gastos esté conforme al cumpla con los Decreto o normatividad vigente. requisitos exigidos en Profesional la normatividad Verificar que estén todos los soportes legales del CDP. Cuando se solicite delegado por la vigente Entidad Y que se tramiten Revisar la oportunidad en los cuales se está realizando dentro de los plazos la expedición de CDP. estipulados. Examinar que el CDP se haya realizado de acuerdo a los montos del compromiso y/o obligación. Nombre del punto de control Cuadro 66: Puntos de control–Producto: Certificado de Registro Presupuestal - EICE Revisar si se cumple con los requisitos o si se presentan inconsistencias Decreto 195 de 2007, Manual Operativo de programación, ejecución y cierre Norma presupuestal de la SHD, Concepto No. 10 SDH, Decreto 568 de 1996, Periodicidad Cuando se solicite Instancia decisión Oficina financiera Quién decide Jefe de presupuesto Cuándo decide Cuando se solicite ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? ¿Cuándo ¿Quién es el ¿Qué debe hacer? ¿Cómo debe hacer el control? controlar? responsable? Revise que se expida oportunamente el certificado de registro presupuestal que indique el número de CDP, Verificar que el Objeto, el beneficiario, valor y plazo de las contrato y/o los prestaciones adquiridas. Nombre del punto de control Profesional Cuando se solicite delegado por Entidad documentos para Revisar que la solicitud de CRP cuente con los vistos la trámite de pago, buenos requeridos. cumplan con los requisitos establecidos Examine que el registro presupuestal se haya por la normatividad codificado de conformidad al rubro presupuestal correspondiente. Cuadro 67: Puntos de control–Producto: Giro Presupuestal - EICE Realizar la revisión de cumplimiento de requisitos incluida la verificación del PAC Decreto 390 de2008, Decreto 714 de 1996, Manual Operativo de Norma programación, ejecución y cierre presupuestal de la SHD. Periodicidad Cuando se solicite Instancia decisión Ordenador del Gasto Quién decide Representante Legal Cuándo decide Cuando se solicite ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? ¿Cuándo ¿Quién es el ¿Qué debe hacer? ¿Cómo debe hacer el control? controlar? responsable? • Constatar que los soportes correspondientes se encuentren adjuntos. Verificar que se verificar que el CRP corresponda al compromiso Profesional encuentren todos los • Cuando se solicite delegado por la soportes requeridos para el cual fue expedido y que exista saldo Entidad para realizar el giro suficiente que permita cubrir el giro. presupuestal • Verificar que el pago haya sido programado en el PAC Nombre del punto de control Cuadro 68: Puntos de control–Producto: Traslado Presupuestal Interno - EICE Recibir solicitud, verificar justificación técnica y elaborar justificación económica y financiera Manual Operativo de programación, ejecución y cierre presupuestal de la Norma SHD, Decreto 195 de 2007. Periodicidad Cuando se requiera Instancia decisión Junta Directiva Quién decide Miembros de Junta Cuándo decide Cuando se solicite ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? ¿Cuándo ¿Quién es el ¿Qué debe hacer? ¿Cómo debe hacer el control? controlar? responsable? Verificar que la Examinar que los créditos y contra créditos estén justificación soportados por la justificación técnica del proyecto. económica contenga Profesional todos los Cuando se solicite delegado por la requerimientos Comprobar que los créditos y contra créditos que Entidad especificados por la afectan el presupuesto registre claramente el concepto norma y que cumpla del gasto y fuentes de financiación. con los requisitos. Nombre del punto de control Cuadro 69: Puntos de control–Producto: Informe de Ejecución Presupuestal - EICE Nombre del punto de control Verificar la información y constituir cuentas por pagar Norma Decreto 26 de1998, Ley 80 de 1993, Circular de Cierre Periodicidad Al finalizar la vigencia Instancia decisión Ordenador del Gasto Quién decide Representante legal Cuándo decide Al inicio de la vigencia ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? ¿Cuándo ¿Quién es el ¿Qué debe hacer? ¿Cómo debe hacer el control? controlar? responsable? Profesional Verificar los valores y La relación de las Cuentas por Pagar debe incluir todos Enero delegado por la coherencia de las los compromisos que cuentan con registro presupuestal Entidad cuentas por pagar pero que no fueron giradas presupuestalmente y por tanto serán giradas en la vigencia fiscal siguiente, las cuales deben corresponder a la diferencia resultante entre el total de compromisos y el total de giros acumulados del Informe de Ejecución Presupuestal a 31 de diciembre. Cuadro 70: Puntos de control–Producto: Informe definitivo de cierre - EICE Realizar ajustes y elaborar informe oficial de cierre Manual Operativo Presupuestal para las Empresas Industriales y Norma Comerciales del Distrito Capital, Decreto 195 DE 2007, Circular No. 029 de 2013. Periodicidad Al finalizar la vigencia Instancia decisión Ordenador del Gasto Quién decide Representante Legal Cuándo decide mes de enero ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? ¿Cuándo ¿Quién es el ¿Qué debe hacer? ¿Cómo debe hacer el control? controlar? responsable? Revisar que el informe definitivo de cierre presupuestal considere todos los reportes de exigencia normativa : • Ejecución presupuestal de ingresos y gastos • Relación de cuentas por pagar Verificar que los • Relación de reservas presupuestales ajustes solicitados por Profesional Al finalizar la • Estado de Tesorería delegado por la la SHD en el informe • Situación fiscal vigencia Entidad preliminar de cierre • Relación de los procesos de contratación en curso a hayan sido realizados 31 de diciembre de la vigencia que se cierra • Informe ejecución destinación específica • Informe de logros y resultados • Relación de pasivos exigibles Nombre del punto de control Cuadro 71: Puntos de control–Producto: Disponibilidad final - EICE Elaborar justificación técnica y financiera para la necesidad de distribuir la disponibilidad final para firma del gerente Manual Operativo Presupuestal para las Empresas Industriales y Norma Comerciales del Distrito Capital Periodicidad Al finalizar la vigencia Instancia decisión Junta Directiva Quién decide Miembros de Junta Directiva Cuándo decide mes de enero ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? ¿Cuándo ¿Quién es el ¿Qué debe hacer? ¿Cómo debe hacer el control? controlar? responsable? Verificar que la Profesional justificación técnica y Revisar que en la justificación técnica y financiera se Enero delegado por la financiera cumpla con citen las razones por las cuales existe la necesidad de Entidad los requisitos distribuir la Disponibilidad Final. establecidos. Nombre del punto de control • Puntos de control de oportunidad para el proceso GP: Son aquellos que están asociados a momentos determinados en el tiempo, estos buscan el cumplimiento de las fechas o plazos que la administración distrital debe cumplir (normas, guías o circulares), para iniciar o completar una actividad previa a la aprobación de determinado producto. 1. Controles externos asociados a la veeduría distrital: Cuadro 72: Puntos de control – oportunidad: Anteproyecto de Presupuesto - EICE Emitir circular conjunta con los lineamientos para la programación presupuestal y fechas de entrega de documentos Periodicidad Anual Quién decide Junta Directiva Responsable del punto de control El Director Distrital de Presupuesto de la Secretaría de Hacienda ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? Norma ¿Cuándo controlar? Evidencia (acto ¿Cómo debe hacer el control? administrativo) Nombre Descripción Mes Fecha límite Artículo 102º.- De la Reglamentación del Estatuto Verificar que la circular de la SDH se emita en Decreto 714 de Presupuesto. El Gobierno Distrital establecerá el tiempo establecido para que las EICD inicien de 1996 Circular de las fechas, plazos, etapas, actos, procedimientos e Agosto su programación presupuestal, y de no ser así, Agosto programación instructivos para darle cumplimiento al presente enviar comunicado a las entidades Acuerdo Orgánico de Presupuesto. responsables. Nombre del punto de control Realizar mesas de trabajo con cada entidad para revisar, validar y ajustar el plan financiero Anual Junta Directiva Dirección Distrital de presupuesto ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? Norma ¿Cuándo controlar? Evidencia (acto ¿Cómo debe hacer el control? administrativo) Nombre Descripción Mes Fecha límite La mesa de trabajo tendrá como finalidad la presentación por parte de la Empresa ante las Manual Secretarías Distritales de Hacienda, Planeación y la operativo de Secretaría Técnica del CONFIS DISTRITAL, del Plan Primera presupuesto Financiero proyectado a 10 años y la proyección de Septiembr Verificar que se realicen las mesas de trabajo a EICD semana de Acta ingresos, gastos e inversiones, con el fin de e tiempo septiembre analizar y discutir los requerimientos de Circular 022 financiación, la priorización y el cumplimiento de de 2013 las metas establecidas en el Plan de Desarrollo acorde con los ingresos estimados Nombre del punto de control Periodicidad Quién decide Responsable del punto de control Nombre del punto de control Periodicidad Quién decide Responsable del punto de control Nombre Decreto 195 de 2007 Circular de 2013 022 Norma Descripción Aprobación Plan Financiero Anual Junta Directiva CONFIS Distrital ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? ¿Cuándo controlar? Evidencia (acto administrativo) Mes Fecha límite La Empresa elaborará el Plan financiero Plurianual Septiembr Última semana Resolución para revisión y aprobación del CONFIS Distrital. e de sept. distribución ¿Cómo debe hacer el control? de Verificar que la aprobación oportuna del Plan Financiero Envío de observaciones y ajuste al Plan Financiero formulado por el CONFIS y comunicación a cada EICD del monto de recursos de transferencias aprobados por el CONFIS Distrital Periodicidad Anual Quién decide Junta Directiva Responsable del punto de control Secretaria técnica del CONFIS ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? Norma ¿Cuándo controlar? Evidencia (acto ¿Cómo debe hacer el control? administrativo) Nombre Descripción Mes Fecha límite Dentro de los 2 La Secretaría de Hacienda comunicará a cada días siguientes empresa el monto de recursos asignados junto con a la aprobación Circular 022 Septiembr Resolución de Verificar la comunicación oportuna del monto las fuentes de financiamiento, teniendo en cuenta por parte del de 2013 Distribución de los recursos a la EICD e el Plan Financiero aprobado por el CONFIS. CONFIS Distrital del Plan Financiero Nombre del punto de control Cuadro 73: Puntos de control – oportunidad: Proyecto de Presupuesto -EICE Presentación del proyecto de presupuesto a la Secretaría de Hacienda Anual CONFIS Representante Legal ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? Norma ¿Cuándo controlar? Evidencia (acto ¿Cómo debe hacer el control? administrativo) Nombre Descripción Mes Fecha límite Decreto 195 El representante legal de cada EICD enviará el Octubre 17 de octubre Oficio de remisión a la Verificar que el proyecto de presupuesto sea Nombre del punto de control Periodicidad Quién decide Responsable del punto de control de 2007 Circular de 2013 proyecto de presupuesto a la Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto y a la 022 Secretaría Técnica del CONFIS Distrital para su revisión y recomendaciones al CONFIS Distrital, previo concepto favorable de la Junta o Consejo Directivo. Secretaría Hacienda de remitido a la Secretaria en el tiempo establecido es decir antes del (10 de octubre de cada vigencia) Aprobar proyecto de Presupuesto por parte del CONFIS. Anual CONFIS Representante Legal ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? Norma ¿Cuándo controlar? Evidencia (acto ¿Cómo debe hacer el control? administrativo) Nombre Descripción Mes Fecha límite Decreto 195 El CONFIS Distrital aprobará, mediante Resolución de 2007 el Presupuesto de las EICD a nivel agregado de Verificar las actas del CONFIS, en donde se Resolución de Disponibilidad Inicial, Ingresos Corrientes, evidencia las reuniones realizadas para la Octubre octubre Distribución del Circular 022 Transferencias y Recursos de Capital, y de Gastos discusión y aprobación de los proyectos de Presupuesto de las de 2013 de Funcionamiento, Gastos de Operación, Servicio presupuesto. EICD de la Deuda, Inversión y Disponibilidad Final. Nombre del punto de control Periodicidad Quién decide Responsable del punto de control Remisión Resolución de liquidación de presupuesto a la SHD-DDP Anual CONFIS Representante Legal ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? Norma ¿Cuándo controlar? Evidencia (acto ¿Cómo debe hacer el control? administrativo) Nombre Descripción Mes Fecha límite Los proyectos de acuerdo y la resolución a través de los cuales la Junta Directiva y el Representante legal aprueban y liquidan, respectivamente, el presupuesto de las EICD deben ser expedidos en Decreto 195 los términos legalmente establecidos. Remisión de Verificar que la resolución de liquidación de Antes del 31 de de 2007 diciembre Resolución de presupuesto sea enviada en los plazos diciembre liquidación establecidos El Representante Legal de cada Empresa, Circular 022 mediante Resolución, liquidará el Presupuesto de 2013 Anual a nivel de rubro presupuestal, conforme a las cuantías aprobadas por el CONFIS Distrital. Así mismo, informará a su Junta o Consejo Directivo Nombre del punto de control Periodicidad Quién decide Responsable del punto de control sobre la desagregación correspondiente. La Resolución de Liquidación se remitirá a la Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto y a la Secretaría Distrital de Planeación. Cuadro 74: Puntos de control – oportunidad: Informe de ejecución Presupuestal - EICE Nombre del punto de control Periodicidad Quién decide Responsable del punto de control Elaborar informe mensual de ejecución presupuestal Mensual Jefe financiero, Ordenador del gasto Responsable de presupuesto – ordenador del gasto ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? ¿Cuándo controlar? Evidencia (acto administrativo) Mes Fecha límite Norma Nombre Descripción Decreto 195 Las Empresas Industriales y Comerciales y las de 2007 Empresas Sociales del Estado deberán reportar en los diez primeros días de cada mes, la ejecución 10 primeros Reporte de Manual Todos los presupuestal del mes anterior. Estos informes días hábiles de ejecución operativo de meses deberán ser remitidos a la Secretaría Distrital de cada mes presupuesto presupuesto Planeación y a la Secretaría Distrital de Hacienda EICD Dirección Distrital de Presupuesto. Circular cierre Debe generarse en el sistema presupuestal y estar de firmada por el ordenador del gasto y el jefe de Enero presupuesto. ¿Cómo debe hacer el control? Verificar la entrega oportuna de los informes y la que estén disponibles en la página web de la del secretaría de Hacienda o en la página web de la entidad Verificar que al terminar el mes, se publiquen en la página de la Secretaría de Hacienda los 20 Primeros Informe de ejecución informes de Ejecución Presupuestal de las días de enero EICD, así como en las páginas web de las EICD. Cuadro 75: Puntos de control – oportunidad: Armonización Presupuestal - EICE Expedir circular conjunta emitiendo lineamientos de armonización presupuestal Anual Junta Directiva SDH – SDP ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? Norma ¿Cuándo controlar? Evidencia (acto ¿Cómo debe hacer el control? administrativo) Nombre Descripción Mes Fecha límite Artículo 2. Presentación:” El Proyecto de Acuerdo Verificar que a la fecha limite se haya expedido Acuerdo 63 de armonización presupuestal que presente la mayo mayo Circular la circular, de no ser así realizar comunicación de 2002 Administración Distrital a consideración del alertando el cumplimiento. Nombre del punto de control Periodicidad Quién decide Responsable del punto de control Concejo Distrital, contendrá como mínimo los siguientes aspectos….” Cuadro 76: Puntos de control – oportunidad: Informes de Seguimiento y Evaluación PMR - EICE Elaborar informe de logros y resultados PMR Anual Secretario de Hacienda SDH ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? Norma ¿Cuándo controlar? Evidencia (acto ¿Cómo debe hacer el control? administrativo) Nombre Descripción Mes Fecha límite El PMR, ofrece las condiciones necesarias para que Verificar que ara la fecha límite se haya Manual exista una articulación estrecha entre los procesos realizado el informe de logros y resultados Septiembr 30 de Informe de logros y Operativo de de planeación, presupuestación, ejecución y PMR, de no ser así enviar comunicación a la septiembre resultados PMR e Presupuesto evaluación y ayuda a la toma de decisiones en el SDH alertando el cumplimiento corte, mediano y largo plazo. Nombre del punto de control Periodicidad Quién decide Responsable del punto de control 2. Controles internos asociados a la entidad: Cuadro 77: Puntos de control – oportunidad: Armonización Presupuestal - EICE Nombre del punto de control Periodicidad Quién decide Responsable del PC Norma Nombre Manual operativo de presupuesto Enviar el acto administrativo a SHD Y SDP Anual Junta Directiva Funcionario Responsable del proceso ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? ¿Cuándo controlar? Evidencia Descripción Mes Fecha límite Envío del acto administrativo de armonización, suscrito por Decreto 195 DE 2007 el representante legal Junio aprobado por la Junta ACUERDO 190 DE 2005 Directiva a la SHD y a la por el cual se modifica el artículo SDP 1 y el Parágrafo único del Acuerdo 63 de 2002 ¿Cómo debe hacer el control? Circular conjunta No. 2 de 2012 Junio 20 Acto administrativo Verificar que el acto administrativo sea enviado en los plazos establecidos y con los soportes requeridos. Como se puede observar, el proceso de Gestión Presupuestal para las Empresas Industriales y Comerciales del Estado está compuesto en su totalidad por: Cuadro 78: Resumen proceso GP-EICE CONCEPTO TOTAL 5 21 44 22 17 Etapas Productos Insumos Actores e instancias Nodos estratégicos Puntos de control externos asociados a la veeduría Distrital Puntos de control internos asociados a la entidad Oportunidad Producto Oportunidad Producto 10 12 1 8 22 9 1.1.3. Gestión del Talento Humano (GTH) a) Alcance De acuerdo con la Ley 489 de 1998 , las Empresas Industriales y comerciales del Estado son organismos creados por la ley o autorizados por ésta, que desarrollan actividades de naturaleza industrial o comercial y de gestión económica conforme a las reglas del Derecho Privado, salvo las excepciones que consagra la ley, que para cumplir con su misión deben crear y proveer los cargos públicos que se requieran, de tipo administrativo (empleados públicos) o para el desarrollo de su misión (trabajadores oficiales). En este sentido la jurisprudencia aclara que aunque son trabajadores oficiales las personas que prestan sus servicios en las empresas industriales y comerciales del Estado, los estatutos de dichas empresas pueden precisar qué actividades de dirección o confianza deben ser desempeñadas por personas que tengan la calidad de empleados públicos, por lo cual en términos generales “no están sometidas al régimen de carrera administrativa” . El Consejo de Estado afirmó en sentencia de su Sección Primera, fechada en marzo 15 de 1976, que "en principio, la autonomía administrativa de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado las habilita, salvo disposición legal o estatutaria en contrario, para señalar la planta de su personal, con excepción del nivel directivo (junta o consejo directivo, gerente, director o presidente) que esté predeterminado en las leyes orgánicas de esta clase de servicios (artículo 16 y siguientes del Decreto 3130 de 1968); el artículo citado le asigna a la junta o al consejo directivo, como función específica la facultad de señalar el personal al servicio de la institución y más aún la de determinar su estructura administrativa sin sujeción a las pautas generales que rigen para los establecimientos públicos. Consejero ponente, doctor Carlos Galindo Pinilla. Los empleos de trabajador oficial son los señalados en la ley para ser desempeñados por personas naturales, vinculadas mediante una relación contractual, regulado por disposiciones especiales. Esta categoría especial de servidores públicos, tiene la misma denominación de sus empleos: trabajadores oficiales. La vinculación laboral y el régimen de administración de personal aplicable a quienes ostentan la calidad de trabajadores oficiales es diferente del aplicable a los empleados públicos. Los primeros están vinculados por un contrato de trabajo, mientras los segundo mediante una relación legal reglamentaria es decir mediante acto administrativo. El trabajador oficial desempeña entonces un empleo público que debe encontrarse incorporado en las respectivas plantas de personal. La dirección y organización de las empresas estará a cargo de un gerente y una junta directiva. El gerente como representante legal es de libre nombramiento y remoción y corresponde al Alcalde Mayor nombrarlo. Adicionalmente existe la figura de convenciones colectivas que son aquellas que se celebran entre uno o varios patronos o asociaciones patronales, por una parte, y uno o varios sindicatos o federaciones sindicales de trabajadores, por la otra, para fijar las condiciones que regirán los contratos de trabajo durante su vigencia, son condiciones adicionales por la que se rigen tanto el empleador como el empleado. Actualmente, el Distrito Capital, cuenta con cinco (5) empresas industriales y comerciales: Metrovivienda, Canal Capital, Lotería de Bogotá, Empresa de Acueducto y Alcantarillado EAAB y Transmilenio. En este sentido, por la naturaleza y las funciones que desempeñan el régimen de personal de estas entidades es en su mayor parte de tipo privado, sin embargo dada la excepción de empleados públicos, se acogen en algunos aspectos a las normas de carrera administrativa. Si bien la vinculación de personal vía contratos de prestación de servicios profesionales y apoyo a la gestión, no se contempla como un tipo formal de vinculación de personal por sus características, es una constante en las entidades distritales por lo cual resulta pertinente ejercer control sobre estos, e incluirlos en la caracterización del proceso. El artículo 32 de la Ley 80 de 1993, actual estatuto de contratación administrativa prescribe que: “son contratos de prestación de servicios los que celebran las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad, estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta y requieran conocimientos especializados”. Al respecto, el proceso de gestión del talento humano resulta estructurarte toda vez que debe velar por que la entidad o empresa cuente con una planta de personal adecuada a su misión. b) Objetivo Administrar y proveer el recurso humano necesario para desempeñar las actividades que se proponga la organización, con miras a cumplir la prestación del servicio propio de la naturaleza de la Entidad, a través del empleo público. c) Líneas de Autoridad y Responsabilidad Dentro del proceso de Gestión del Talento Humano que aplica a las empresas industriales y comerciales del Estado, intervienen autoridades e instancias internas (Junta Directiva y Gerente) y externas (fuera de la entidad, Distrito o nivel Nacional CNSC, DAFP, para el caso de empleados públicos), fundamentales en el desarrollo del proceso y la toma de decisiones. Con relación a las autoridades y entidades responsables del proceso de gestión del talento humano se han identificado dos tipos de autoridad: 1. Autoridad Administrativa y 2. Autoridad Doctrinaria. La Autoridad Administrativa está en cabeza del Alcalde, quién como jefe máximo de la administración municipal y representante legal del ente territorial, está facultado para crear, suprimir y fusionar los empleos públicos de las plantas de personal que componen las respectivas dependencias territoriales14, así como los cargos directivos del 14 Constitución Política de Colombia. Artículo 315, numerales 4 y 7. gabinete, quienes están autorizados para celebrar contratos o convenios; ordenar gastos con cargo a fondos municipales; conferir comisiones, licencias no remuneradas, decretar vacaciones y suspenderlas, para trasladar horizontal o verticalmente los funcionarios subordinados; reconocer horas extras, vincular personal supernumerario o fijarle nueva sede al personal de planta; a los funcionarios que hagan parte de las unidades de control interno y quienes legal o reglamentariamente tengan facultades para investigar las faltas disciplinarias.15 Respecto a la Autoridad Doctrinaria, se encuentra la Comisión Nacional del Servicio Civil que como se establece en el artículo 130 de la Constitución es "responsable de la administración y vigilancia de las carreras de los servidores públicos, excepción hecha de las que tengan carácter especial". A nivel distrital se encuentran el Departamento Administrativo del Servicio Civil, entidad encargada de dar lineamientos técnicos sobre la gestión del talento humano y la Secretaría General encargada de la definición de la política distrital sobre esta materia. A continuación se presenta el diagrama que ilustra las relaciones de autoridad e instancias asociadas al proceso de Gestión del Talento Humano de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado: Gráfica 3: Relación de autoridades e instancias entre actores GTH EICE A continuación se describen las normas Nacionales y Distritales que establecen autoridades e instancias del proceso estructural de Gestión del Talento Humano: Cuadro 79: Autoridades GTH EICE Normas Constitución Política de Colombia Artículo 315. Son ALCALDE MAYOR Funciones frente al proceso 3. Dirigir la acción administrativa del municipio; asegurar el cumplimiento de las funciones y la prestación de los servicios a su cargo; representarlo judicial y extrajudicialmente; y nombrar y remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los gerentes o directores de los establecimientos públicos y las empresas industriales o comerciales de carácter local, de acuerdo con las disposiciones 15 Ley 136 de 1994. Artículo 190. atribuciones del Alcalde pertinentes. 4. Suprimir o fusionar entidades y dependencias municipales, de conformidad con los acuerdos respectivos. 8. Nombrar y remover libremente los secretarios del despacho, los jefes de departamento administrativo, los gerentes de entidades descentralizadas, el Tesorero Distrital y otros agentes suyos. Conforme a las disposiciones pertinentes, nombrar y remover a los demás funcionarios de la administración central. Igualmente, velar por el cumplimiento de las funciones de los servidores Decreto 1421 de 1993 distritales y ejercer la potestad disciplinaria frente a los mismos. 11. Conceder licencias y aceptar la renuncia a los funcionarios cuyos Artículo 38. Atribuciones nombramientos corresponda al Concejo Distrital, cuando éste no se encuentre reunido, y nombrar interinamente sus reemplazos. Cuando por otra causa esos mismos funcionarios falten absolutamente, también nombrará interinamente a quienes deban reemplazarlos. GERENTES EMPRESAS Normas Funciones frente al proceso Ley 489 de 1998 Artículo 88º.- Dirección y administración de las empresas. La dirección y Por la cual se dictan normas administración de las empresas industriales y comerciales del Estado estará a sobre la organización y cargo de una Junta Directiva y de un Gerente o Presidente. funcionamiento de las Adoptar los reglamentos, el manual específico de funciones y de requisitos, y el entidades del orden manual de procedimientos, necesarios para el cumplimiento de las funciones de nacional, se expiden las la entidad. disposiciones, principios y Distribuir el personal de la planta de personal global, teniendo en cuenta la reglas generales para el estructura, las necesidades del servicio y los planes y programas trazados por la ejercicio… entidad. Expedir modificar y actualizar el manual de funciones y requisitos de los Decreto 3135 de 1968 servidores públicos de la entidad Guía de modernización Es responsabilidad del gerente el proceso de restructuración y modernización de de Entidades Públicas la empresa industrial y comercial SECRETARÍA GENERAL Normas Funciones frente al proceso …tiene por objeto orientar y liderar la formulación y seguimiento de las políticas para el fortalecimiento de la función administrativa de los organismos y entidades Acuerdo 257 de 2006 de Bogotá… a. Dirigir y coordinar la política laboral del Distrito Capital y adelantar las acciones Artículo 48. Naturaleza, necesarias para la concertación y difusión de la misma con las organizaciones de objeto y funciones básicas los servidores públicos distritales, entre otras vías, mediante la constitución y de la Secretaría General coordinación de mesas laborales sectoriales. SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA Normas Funciones frente al proceso Corresponde a la Dirección Distrital de Presupuesto de la Secretaría Distrital de Hacienda la coordinación, el seguimiento y control a la planeación, preparación, Decreto 545 de 2006 administración y ejecución del Presupuesto Anual y General del Distrito Capital. f. Asesorar sobre el costo de las modificaciones de las plantas de personal de los Artículo 44. Despacho de la Organismos y Entidades que conforman el Presupuesto Anual y General del Dirección Distrital de Distrito Capital, de conformidad con la Política Fiscal del Gobierno y lo establecido Presupuesto. por la ley y cuantificar los efectos de los incrementos salariales que se decreten o acuerden convencionalmente. Corresponde al secretario de hacienda autorizar previamente los aportes o Decreto ley 1421 de 1993 transferencias de la administración central que se propongan en los presupuestos de las entidades descentralizadas. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL – DASC Normas Funciones frente al proceso a. Establecer las directrices técnicas respecto de la gestión del recurso humano para el Distrito Capital en lo referente a las siguientes materias: planeación del recurso humano, vinculación y retiro, bienestar social e incentivos al personal, sistema salarial y prestaciones, nomenclatura y clasificación de empleos, Decreto 076 de 2007 manuales específicos de funciones y competencias, plantas de personal y relaciones laborales. Articulo 2. Funciones b. Desarrollar políticas de capacitación y formación del talento humano al servicio de las Entidades u organismos del Distrito Capital y asesorar y apoyar técnicamente a las distintas unidades de personal en las materias y asuntos de su competencia propias de su objeto. c. Asesorar y capacitar en la formulación de los planes de capacitación, coordinar la red de oferta de capacitación en el Distrito Capital y consolidar los indicadores de desempeño en esta materia. g. Emitir Concepto Técnico previo a las modificaciones de las plantas de cargos, así como para la autorización de empleos supernumerarios y la creación de las plantas de cargos con empleos de carácter temporal o transitorio de acuerdo con las necesidades de los organismos y entidades de la Administración Distrital y las exigencias y requisitos legales sobre la materia. i. Organizar y administrar un registro sistematizado de los recursos humanos de las dependencias del Sector Central de la Administración Distrital y de las entidades y organismos distritales, que permita la administración de la carrera administrativa y el ejercicio de las competencias propias de su objeto. Esta información será administrada de acuerdo con las orientaciones de los organismos nacionales competentes. k. Implementar el Subsistema de Información de Recursos Humanos para las entidades u organismos de conformidad con los parámetros señalados por el Departamento Administrativo de la Función Pública. m. Prestar asistencia técnica y capacitar a las entidades del Distrito en las reglas del Sistema de Evaluación del desempeño y calificación de servicios, de conformidad con los criterios establecidos en la ley y las directrices de la Comisión Nacional del Servicio Civil. o. Orientar y prestar asistencia técnica en materias de formulación de planes y programas de bienestar social y mejoramiento del clima laboral, y ejecutar acciones en éstas materias en forma general para las entidades u organismos distritales. p. Emitir concepto técnico en relación a los ajustes de la organización interna de las entidades y organismo Distritales. q. Recepcionar la información sobre las entidades del Distrito Capital que se requiera para el Subsistema de Recursos Humanos y reportarla al Departamento Administrativo de la Función Pública, en los plazos y términos establecidos. COMISIÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL – CNSC Normas Funciones frente al proceso Constitución Política de Habrá una Comisión Nacional del Servicio Civil responsable de la administración y Colombia 1991 vigilancia de las carreras de los servidores públicos, excepción de las que tengan carácter especial. Artículo 130. La función de administración a cargo de la Comisión comprende la selección de Corte Constitucional los candidatos para la provisión de cargos de carrera. La Constitución prevé la Sentencias C-372 de existencia de una única Comisión Nacional del Servicio Civil, lo cual excluye la 1999 y C-1262 de 2005 posibilidad de organizar comisiones seccionales o departamentales encargadas de la administración y vigilancia de las carreras en el orden territorial. a) Establecer de acuerdo con la ley y los reglamentos, los lineamientos generales con que se desarrollarán los procesos de selección para la provisión de los empleos de carrera administrativa de las entidades a las cuales se aplica la presente ley; b) Acreditar a las entidades para la realización de procesos de selección de Ley 909 de 2004 conformidad con lo dispuesto en el reglamento y establecer las tarifas para contratar los concursos, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 30 de la T I T U L O II presente ley; De la Comisión nacional del c) Elaborar las convocatorias a concurso para el desempeño de empleos públicos servicio civil y de los de carrera, de acuerdo con los términos y condiciones que establezcan la Órganos de dirección y presente ley y el reglamento; gestión del empleo público y d) Establecer los instrumentos necesarios para la aplicación de las normas sobre la gerencia publica capítulo I evaluación del desempeño de los empleados de carrera administrativa; Artículo 11. Funciones de la e) Conformar, organizar y manejar el Banco Nacional de Listas de Elegibles; el comisión nacional del Banco de Datos de ex empleados con derechos de carrera cuyos cargos hayan servicio civil relacionadas con sido suprimidos y que hubieren optado por ser incorporados y, el Banco de Datos la responsabilidad de la de empleados de carrera desplazados por razones de violencia; administración de la carrera f) Remitir a las entidades, de oficio o a solicitud de los respectivos nominadores, las listas de personas con las cuales se deben proveer los empleos de carrera administrativa. administrativa que se encuentren vacantes definitivamente, de conformidad con la información que repose en los Bancos de Datos a que se refiere el literal anterior; h) Expedir circulares instructivas para la correcta aplicación de las normas que regulan la carrera administrativa; i) Realizar los procesos de selección para el ingreso al empleo público a través de las universidades públicas o privadas o instituciones de educación superior, que contrate para tal fin. UNIDAD DE PERSONAL / OFICINA DE TALENTO HUMANO Normas Funciones frente al proceso Artículo 6º.- De todo contrato de trabajo celebrado con trabajadores oficiales la respectiva unidad de personal suministrará a la correspondiente entidad de previsión social los siguientes datos: nombre del trabajador, estado civil, entidad Decreto 3135 de 1968 donde haya trabajado anteriormente, fecha de ingreso, naturaleza de la tarea para la cual se le contrató, remuneración, duración del contrato y causales para la terminación del mismo. a) Elaborar los planes estratégicos de recursos humanos; b) Elaborar el plan anual de vacantes y remitirlo al Departamento Administrativo de la Función Pública, información que será utilizada para la planeación del recurso humano y la formulación de políticas; c) Elaborar los proyectos de plantas de personal, así como los manuales de funciones y requisitos, de conformidad con las normas vigentes, para lo cual podrán contar con la asesoría del Departamento Administrativo de la Función Pública, universidades públicas o privadas, o de firmas especializadas o profesionales en administración pública; Ley 909 de 2004 d) Determinar los perfiles de los empleos que deberán ser provistos mediante proceso de selección por méritos; e) Diseñar y administrar los programas de formación y capacitación, de acuerdo con lo previsto en la ley y en el Plan Nacional de Formación y capacitación; f) Organizar y administrar un registro sistematizado de los recursos humanos de su entidad, que permita la formulación de programas internos y la toma de decisiones. Esta información será administrada de acuerdo con las orientaciones y requerimientos del Departamento Administrativo de la Función Pública; g) Implantar el sistema de evaluación del desempeño al interior de cada entidad, de acuerdo con las normas vigentes y los procedimientos establecidos por la Comisión Nacional del Servicio Civil. ÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Normas Funciones frente al proceso Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio…. Coordinar la realización de estudios sobre planta de personal y adelantar los estudios necesarios con el fin de mantener actualizado el manual específico de funciones y de competencias laborales de la entidad, de conformidad con las normas legales vigentes. Cuadro 80: Instancias GTH EICE Normas Decreto 1333 de 1986 “Por el cual se expide el Código de Régimen Municipal” Decreto Ley 1421 de 1993 "Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santafé de Bogotá" CONCEJO Funciones frente al proceso 4ª Crear, a iniciativa del alcalde, los establecimientos públicos, sociedades de economía mixta y empresas industriales y comerciales, conforme a las normas que determine la ley. Las personas que prestan sus servicios en las empresas industriales y comerciales y en las sociedades de economía mixta municipales con participación estatal mayoritaria son trabajadores oficiales. Sin embargo, los estatutos de dichas empresa precisarán qué actividades de dirección o confianza deben ser desempeñadas por personas que tengan la calidad de empleados públicos. ARTÍCULO.- 12. Atribuciones. Corresponde al Concejo Distrital, de conformidad con la Constitución y a la ley: 9. Crear, suprimir y fusionar establecimientos públicos y empresas industriales y comerciales y autorizar la constitución de sociedades de economía mixta y la participación del Distrito en otras entidades de carácter asociativo, de acuerdo con las normas que definan sus características. ARTÍCULO.- 127. Selección de trabajadores. La selección de los trabajadores oficiales se hará mediante convocatoria pública que debe realizarse con la antelación y publicidad suficientes para garantizar el mayor número posible de candidatos. El aspirante seleccionado se vinculará mediante contrato. El Concejo dictará la reglamentación correspondiente. Normas Decreto 3130 de 1968 “Por el cual se dicta el estatuto orgánico de las entidades descentralizadas del orden nacional.” Ley 489 de 1998 Normas Ley 909 de 2004 Artículo 16. Las Personal Comisiones de JUNTA DIRECTIVA Funciones frente al proceso "en principio, la autonomía administrativa de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado las habilita, salvo disposición legal o estatutaria en contrario, para señalar la planta de su personal, con excepción del nivel directivo (junta o consejo directivo, gerente, director o presidente) que esté predeterminado en las leyes orgánicas de esta clase de servicios (artículo 16 y siguientes del Decreto 3130 de 1968); el artículo primeramente citado le asigna a la junta o al consejo directivo, como función específica la facultad de señalar el personal al servicio de la institución y más aún la de determinar su estructura administrativa sin sujeción a las pautas generales que rigen para los establecimientos públicos (artículo 84 del Decreto 3130 de 1968) La estructura interna de los establecimientos públicos y de las empresas industriales y comerciales del Estado será determinada por su respectiva junta o consejo directivo..." Artículo 88º.- Dirección y administración de las empresas. La dirección y administración de las empresas industriales y comerciales del Estado estará a cargo de una Junta Directiva y de un Gerente o Presidente. Artículo 90º.- Funciones de las juntas directivas de las empresas industriales y comerciales del Estado. b. Proponer al Gobierno Nacional las modificaciones de la estructura orgánica que consideren pertinentes y adoptar los estatutos internos de la entidad y cualquier reforma que a ellos se introduzca; COMISIÓN DE PERSONAL Funciones frente al proceso 1. En todos los organismos y entidades reguladas por esta ley deberá existir una Comisión de Personal, conformada por dos (2) representantes de la entidad u organismo designados por el nominador o por quien haga sus veces y dos (2) representantes de los empleados, quienes deben ser de carrera administrativa y elegida por votación directa de los empleados. a) Velar porque los procesos de selección para la provisión de empleos y de evaluación del desempeño se realicen conforme con lo establecido en las normas y procedimientos legales y reglamentarios y con los lineamientos señalados por la Comisión Nacional del Servicio Civil. Las citadas atribuciones se llevarán a cabo sin perjuicio de las facultades de la Comisión Nacional del Servicio Civil. Para el efecto, la Comisión de Personal deberá elaborar los informes y atender las solicitudes que aquella requiera; b) Resolver las reclamaciones que en materia de procesos de selección y evaluación del desempeño y encargo les sean atribuidas por el procedimiento especial; c) Solicitar a la Comisión Nacional del Servicio Civil la exclusión de la lista de elegibles de las personas que hubieren sido incluidas sin reunir los requisitos exigidos en las respectivas convocatorias, o con violación de las leyes o reglamentos que regulan la carrera administrativa. En el caso de no atenderse la solicitud, deberán informar de esta situación a la Comisión Nacional del Servicio Civil para que adopte las medidas pertinentes. d) Velar porque los empleos se provean en el orden de prioridad establecido en las normas legales y porque las listas de elegibles sean utilizadas dentro de los principios de economía, celeridad y eficacia de la función administrativa. d) Identificación de productos Para el proceso de GTH en las EICE se han definido cuatro etapas y cada etapa tiene asociada uno o varios productos los cuales son el resultado de esas etapas y están enlistados en forma cronológica. Etapa I Modernización: Cuadro 81: Productos e insumos del proceso GTH EICE-Etapa modernización PRODUCTO Estudio Técnico Manual de Funciones • • • • • • • • • • • • • • INSUMOS Misión Visión Productos y servicios Usuarios y Clientes Procesos estratégicos Sistema de nomenclatura Planta de Personal Manual Especifico de funciones Competencias laborales Informes de control interno Informes de gestión Manual General de Funciones Evaluación de cargas laborales Convención colectiva de trabajo Etapa II Vinculación: Cuadro 82: Productos e insumos del proceso GTH EICE-Etapa vinculación PRODUCTO Vinculación trabajadores oficiales Vinculación empleados públicos de Libre Nombramiento y Remoción • • • • • • INSUMOS Manual de funciones Estatutos de la Empresa Convención Colectiva de Trabajo Necesidad de personal Pruebas para aplicar Código laboral del trabajo y estándares de vinculación del personal de acuerdo con la naturaleza de la entidad • Manual de funciones • Necesidades de personal • Plan de Acción Etapa III Permanencia empleados de Libre Nombramiento y Remoción: Cuadro 83: Productos e insumos del proceso GTH EICE-Etapa permanencia PRODUCTO Inducción Acuerdos de gestión • • • • • • INSUMOS Manual de Funciones Planeación Estratégica Normatividad interna de la entidad Mapa de Procesos Plan de Acción Plan de Desarrollo Distrital Etapa IV Permanencia Trabajadores Oficiales: Cuadro 84: Productos e insumos del proceso GTH EICE-Etapa permanencia PRODUCTO Inducción Evaluación del desempeño Plan Institucional de Capacitación Plan de Bienestar e Incentivos • • • • • • • • • • • • INSUMOS Manual de Funciones Planeación Estratégica Normatividad interna de la entidad Mapa de Procesos Convención colectiva de trabajo Plan de Acción Objetivos del área Evaluaciones de desempeño Plan de Acción Necesidades de Capacitación Diagnóstico de necesidades de Protección y Servicios Sociales. Consulta de las percepciones y necesidades organizacionales con relación a la Calidad de Vida Laboral. • Recursos presupuestales con los que cuenta la Entidad para satisfacer las necesidades. Etapa V Retiro: Cuadro 85: Productos e insumos del proceso GTH EICE-Etapa retiro PRODUCTO INSUMOS • Resultados desfavorable de la Evaluación del Acuerdo de gestión Retiro empleados de Libre Nombramiento y • Informe sobre los funcionarios con apertura de procesos Remoción disciplinario y sanción de suspensión • Resultado no satisfactorio de la evaluación del desempeño • Convención colectiva de trabajo Retiro Trabajadores Oficiales • Informe sobre los funcionarios con apertura de procesos disciplinario y sanción de suspensión e) Requisitos y estándares de producto Cuadro 86: Requisitos y estándares del producto Estudio Técnico-EICE ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN 1 Ley 909 de 2004 Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones. 2 DAFP. Guía Modernización de Entidades Públicas. Decreto 1227 de 2005 3 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decretoley 1567 de 1998. REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN Los procesos de reformas organizacionales de las entidades de la rama ejecutiva del orden nacional y territorial, deberán motivarse, fundarse en necesidades del servicio o en razones de modernización de la administración y basarse en justificaciones o estudios técnicos que así lo demuestren. Así entonces, para llevar a cabo una reestructuración, se debe elaborar el estudio técnico o la justificación técnica que conlleven a la expedición de los actos administrativos que consoliden el proceso de reforma organizacional. La responsabilidad del estudio técnico o justificación técnica estará en cabeza del representante legal del organismo o entidad pública, quien establecerá las directrices generales para adelantar el proceso, de conformidad con las políticas, lineamientos y orientaciones impartidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública. El estudio técnico puede ser realizado por la respectiva entidad, o por firmas especializadas en la materia. ETAPAS: 1. Reseña Histórica 2. Marco Legal 3. Análisis Externo 4. Análisis Financiero 5. Análisis Interno. 6. Evaluación de las Funciones, Perfiles y Cargas de trabajo. 7. Planta de Personal 8. Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales Artículo 96. Se entiende que la modificación de una planta de empleos está fundada en necesidades del servicio o en razones de modernización de la administración, cuando las conclusiones del estudio técnico de la misma deriven en la creación o supresión de empleos En la respectiva planta se deberán identificar los empleos que tengan la naturaleza de temporales. El estudio técnico deberá contar con el concepto previo favorable del Departamento Administrativo de la Función Pública. Artículo 97. Los estudios que soporten las modificaciones de las plantas de empleos deberán basarse en metodologías de diseño organizacional y ocupacional que contemplen, como mínimo, los siguientes aspectos: 97.1. Análisis de los procesos técnico-misionales y de apoyo. 97.2. Evaluación de la prestación de los servicios. 97.3. Evaluación de las funciones, los perfiles y las cargas de trabajo de los empleos. Efectuado el análisis correspondiente, el Departamento Administrativo de la Función Pública y para el caso de Bogotá el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, formulará las observaciones necesarias y emitirá el respectivo concepto técnico. De ser favorable, la entidad interesada tramitará ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público la viabilidad presupuestal de la planta de personal. Cuadro 87: Requisitos y estándares del producto Manual de funciones-EICE ID 1 NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN DAFP – Guía para establecer o modificar el Manual de Funciones. El modelo de Manual Específico de Funciones y Requisitos para una entidad y organismo de la Administración Pública debe tener en cuenta los siguientes aspectos: 1. Misión de la entidad. 2. Los objetivos y funciones de la entidad. 3. El organigrama de la entidad. 4. El decreto o acto administrativo por el cual se estableció o modificó la planta de personal de la entidad. 5. El índice de contenido, relacionando las denominaciones, códigos y grados ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN 6. Decreto 2005 2 4 de “Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación y de funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la Ley 909 de 2004”. Decreto 2005 3 785 770 Artículo 32. Expedición. La adopción, adición, modificación o actualización del manual específico se efectuará mediante acto administrativo de la autoridad competente con sujeción a las disposiciones del presente decreto. El establecimiento de las plantas de personal y las modificaciones a estas requerirán, en todo caso, de la presentación del respectivo proyecto de manual específico de funciones y de requisitos. Corresponde a la unidad de personal de cada organismo o a la que haga sus veces, adelantar los estudios para la elaboración, actualización, modificación o adición del manual de funciones y de requisitos y velar por el cumplimiento de lo dispuesto en el presente decreto. de Por el cual se establece el sistema de funciones y de requisitos generales para los empleos públicos correspondientes a los niveles ….. El manual específico de funciones y de competencias laborales es un instrumento de administración de personal a través del cual se establecen las funciones y las competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de una entidad y los requerimientos exigidos para el desempeño de los mismos. Se constituye en el soporte técnico que justifica y da sentido a la existencia de los cargos en una entidad u organismo. Decreto 2539 de 2005 Artículo 9°. Manuales de Funciones y Requisitos. De conformidad con lo dispuesto en el presente decreto, las entidades y organismos deberán ajustar sus manuales específicos de funciones y requisitos, incluyendo: El contenido funcional de los empleos; las competencias comunes a los empleados públicos y las comportamentales, de acuerdo con lo previsto en los artículos 7º y 8° de este decreto; las competencias funcionales; y los requisitos de estudio y experiencia de acuerdo con lo establecido en el decreto que para el efecto expida el Gobierno Nacional. “Por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de las entidades a las cuales se aplican los Decretos-ley 770 y 785 de 2005”. Decreto 2772 de 2005 5 salariales de los empleos. Acto administrativo que establece o ajusta el manual específico de funciones y de competencias laborales. “Por el cual se establecen las funciones y requisitos generales para los diferentes empleos públicos de los organismos y entidades del orden nacional y se dictan otras disposiciones”. El Departamento Administrativo de la Función Pública definirá parámetros e instructivos a partir de los cuales las entidades elaborarán los respectivos manuales de funciones y requisitos y hará el seguimiento selectivo de su cumplimiento en las entidades del nivel nacional, para el Distrito esta labor la realizará el DASCD. Artículo 28. Expedición. Los organismos y entidades a los cuales se refiere el presente decreto, expedirán el manual específico describiendo las funciones que correspondan a los empleos de la planta de personal y determinando los requisitos exigidos para su ejercicio. La adopción, adición, modificación o actualización del manual específico se efectuará mediante resolución interna del jefe del organismo respectivo, de acuerdo con el manual general. El manual específico no requerirá refrendación por parte del Departamento Administrativo de la Función Pública. El establecimiento de las plantas de personal y las modificaciones efectuadas a estas, requerirán en todo caso, de la presentación del respectivo proyecto de manual específico de funciones y de requisitos y de competencias laborales. Corresponde a la unidad de personal de cada organismo o a la que haga sus veces, adelantar los estudios para la elaboración, actualización, modificación o adición del manual de funciones y de requisitos y velar por el cumplimiento de lo dispuesto en el presente decreto. Para estos efectos, el Departamento Administrativo de la Función Pública prestará la asesoría técnica necesaria y señalará las pautas e instrucciones de carácter general. ID 6 NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN Decreto 076 de 2007 "Por el cual se modifica la estructura interna del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, se determinan las funciones de las dependencias y se dictan otras disposiciones" REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN Articulo 2°. FUNCIONES. El Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, tendrá las siguientes funciones básicas: h. Prestar asistencia técnica y asesoría en la aplicación de los parámetros a partir de los cuales las entidades u organismos del Distrito Capital elaborarán los respectivos manuales específicos de funciones y competencias laborales. Cuadro 88: Requisitos y estándares del producto Vinculación LNYR (Gerentes) -EICE ID 1 2 3 NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN Decreto Ley 1421 de 1993 "Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santafé de Bogotá" Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, ……… Consejo de Estado sala de lo contencioso administrativo sección segunda subsunción "a" REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN Corresponde al Alcalde Mayor nombrar y remover libremente los secretarios del despacho, los jefes de departamento administrativo, los gerentes de entidades descentralizadas, el Tesorero Distrital y otros agentes suyos. Conforme a las disposiciones pertinentes, nombrar y remover a los demás funcionarios de la administración central. Igualmente, velar por el cumplimiento de las funciones de los servidores distritales y ejercer la potestad disciplinaria frente a los mismos. El Gerente (o Director) de la entidad se posesionará ante el Presidente de la República. Los otros empleados lo harán ante el Gerente (o Director) o ante el funcionario en quien se delegue esta responsabilidad, en cada caso. El Gerente o Presidente será el representante legal de la correspondiente entidad y cumplirá todas aquellas funciones que se relacionen con la organización y funcionamiento que no se hallen expresamente atribuidas a otra autoridad. En el caso de los gerentes de las empresas industriales y comerciales del Estado, resulta palmario que sus Estatutos los catalogue como empleados públicos, de una parte, porque tales empleos conforman con la Junta Directiva, el órgano rector de la empresa, y, de otra, porque por mandato del legislador (artículo 4o numeral 3 de la Ley 27 de 1992) dichos servidores tienen la categoría de empleados públicos. Nada impide que se realice para proveer los cargos que son de libre nombramiento un concurso por el sistema de méritos, porque este se constituye en un mecanismo de control y transparencia y son desarrollo de los principios constitucionales referentes a la forma de proveer los empleos públicos. Cuadro 89: Requisitos y estándares del producto Vinculación LNYR (Empleados públicos) -EICE ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN Decreto 1227 de 2005 1 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567 de 1998 REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN Artículo 99. Los empleos de libre nombramiento y remoción que hayan sido calificados por la Ley 909 de 2004 como de Gerencia Pública, sin perjuicio de la discrecionalidad que los caracteriza, se proveerán por criterios de mérito, capacidad y experiencia, mediante cualquiera de los procedimientos previstos en la mencionada ley. Artículo 100. El proceso meritocrático para la selección de los gerentes públicos se iniciará mediante la identificación por parte del nominador del empleo o empleos gerenciales que se pretendan proveer en su entidad y de la definición del perfil de competencias. ID 2 NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN Ley 909 de 2004 Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones. 3 Decreto 4567 de 2011 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y Decreto-ley 770 de 2005. 4 Consejo de Estado sala de lo contencioso administrativo sección segunda – sub-sección "A" REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN De acuerdo con lo señalado por la Ley 909 de 2004, se concluye que la provisión de los empleos de libre nombramiento y remoción es discrecional del nominador y que una de las formas de provisión es la comisión con empleados que ostenten derechos de carrera. 1. Los cargos que conlleven ejercicio de responsabilidad directiva en la administración pública de la Rama Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial tendrán, a efectos de la presente ley, el carácter de empleos de gerencia pública. 2. Los cargos de gerencia pública son de libre nombramiento y remoción. No obstante, en la provisión de tales empleos, sin perjuicio de las facultades discrecionales inherentes a su naturaleza, los nominadores deberán sujetarse a las previsiones establecidas en el presente título. La gerencia pública comprende todos los empleos del nivel directivo de las entidades y organismos a los cuales se les aplica la presente ley. Artículo 23. Clases de nombramientos. Los nombramientos serán ordinarios, en período de prueba o en ascenso, sin perjuicio de lo que dispongan las normas sobre las carreras especiales. Los empleos de libre nombramiento y remoción serán provistos por nombramiento ordinario, previo el cumplimiento de los requisitos exigidos para el desempeño del empleo y el procedimiento establecido en esta ley. Los empleos de libre nombramiento y remoción en caso de vacancia temporal o definitiva podrán ser provistos a través del encargo de empleados de carrera o de libre nombramiento y remoción, que cumplan los requisitos y el perfil para su desempeño. En caso de vacancia definitiva el encargo será hasta por el término de tres (3) meses, vencidos los cuales el empleo deberá ser provisto en forma definitiva. Artículo 1°. En la provisión de los empleos de libre nombramiento y remoción de la Rama Ejecutiva del orden nacional y de los niveles diferentes al técnico y al asistencial, sin perjuicio de la discrecionalidad propia de la naturaleza del empleo, se tendrán en cuenta la transparencia en los procesos de vinculación de servidores, las competencias laborales, el merito, la capacidad y experiencia, las calidades personales y su capacidad en relación con las funciones y responsabilidades del empleo. En el caso de las empresas industriales y comerciales del Estado, la ley, como se observa palmariamente del artículo 5o inciso 2 del Decreto Ley 3135 de 1968, prescribió, como regla general, que los empleados que prestan sus servicios en dichas entidades son trabajadores oficiales, a excepción de los cargos de dirección, confianza y manejo que señalen los estatutos, los cuales tendrán la categoría de empleados públicos. Cuadro 90: Requisitos y estándares del producto Vinculación trabajadores oficiales-EICE ID 1 NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN Función ESAP pública REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN Los empleos de trabajador oficial son los señalados en la ley para ser desempeñados por personas naturales, vinculadas mediante una relación contractual, regulado por disposiciones especiales. El trabajador oficial desempeña entonces un empleo público que debe encontrarse incorporado en las respectivas plantas de personal. La modalidad contractual otorga a quien por ella se vincula a la administración, el carácter de trabajador oficial, lo cual se materializa en un contrato de trabajo que regula el régimen del servicio que se va prestar, permitiendo la posibilidad de discutir las condiciones laborales, tanto al momento de celebrar el contrato como en los pliegos de peticiones producto de una convención colectiva. La vinculación laboral y el régimen de administración de personal aplicable a quienes ostentan la calidad de trabajadores oficiales es diferente del aplicable a los empleados públicos. Los primeros están vinculados por un contrato de trabajo, y ID 2 NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN El Decreto 2127 de 1945 según lo previsto en el artículo 19 del decreto 2127 de 1945, en todo contrato de trabajo se consideran incorporadas, aunque no se expresen, las disposiciones legales pertinentes, las cláusulas convencionales colectivas, o fallos arbitrales respectivos y las normas del reglamento interno de la empresa, las cuales, por otra parte sustituyen de derecho las estipulaciones del contrato individual, en cuanto fueren más favorables para el trabajador. ARTICULO 1o. Se entiende por contrato de trabajo la relación jurídica entre el trabajador y el patrono, en razón de la cual quedan obligados recíprocamente, el primero, a ejecutar una o varias obras o labores, o a prestar personalmente un servicio intelectual o material, en beneficio del segundo y bajo su continuada dependencia y este último a pagar a aquel cierta remuneración. ARTICULO 2o. En consecuencia para que haya contrato de trabajo se requiere que concurran estos tres elementos: a. La actividad personal del trabajador, es decir, realizada por sí mismo; b. La dependencia del trabajador respecto del patrono, que otorga a éste la facultad de imponerle un reglamento, darle órdenes y vigilar su cumplimiento, la cual debe ser prolongada, y no instantánea ni simplemente ocasional, c. El salario como retribución del servicio. ARTICULO 19. En todo contrato de trabajo se consideran incorporadas, aunque no se expresen, las disposiciones legales pertinentes, las cláusulas de las convenciones colectivas o fallos arbitrales respectivos, y las normas del reglamento interno de la empresa, las cuales, por otra parte, sustituyen de derecho las estipulaciones del contrato individual, en cuanto fueren más favorables para el trabajador. (….) ARTICULO 37. El contrato de trabajo puede celebrarse por tiempo determinado, por el tiempo que dure la realización de una obra o labor determinada, por tiempo indefinido, o para ejecutar un trabajo ocasional, accidental o transitorio. ARTICULO 38. El contrato celebrado por tiempo determinado deberá constar siempre por escrito y su plazo no podrá exceder de cinco años, aunque sí es renovable indefinidamente. ARTICULO 43. El contrato celebrado por tiempo indefinido o sin fijación de término alguno, salvo estipulación en contrario, se entenderá prorrogado en las mismas condicione, por períodos iguales, es decir, de seis en seis meses, por el solo hecho de continuar el trabajador prestando sus servicios al patrono, con su consentimiento, expreso o tácito, después de la expiración del plazo presuntivo. La prórroga a plazo fijo del contrato celebrado por tiempo de terminado deberá constar por escrito; pero si extinguido el plazo inicialmente estipulado, el trabajador continuare prestando sus servicios al patrono, con su consentimiento, expreso o tácito, el contrato vencido se considerará, por ese solo hecho, prorrogado por tiempo indefinido, es decir, por períodos de seis meses. Por el cual se reglamenta la ley 6a. de 1945, en lo relativo al contrato individual de trabajo, en general. Decreto 3135 de 1968 3 4 Por el cual se prevé la integración de la seguridad social entre el sector público y el privado y se regula el régimen prestacional de los empleados públicos y trabajadores oficiales. Decreto 1848 de 1969 Por el cual reglamenta Decreto 3135 se el de Artículo 6º.- De todo contrato de trabajo celebrado con trabajadores oficiales la respectiva unidad de personal suministrará a la correspondiente entidad de previsión social los siguientes datos: nombre del trabajador, estado civil, entidad donde haya trabajado anteriormente, fecha de ingreso, naturaleza de la tarea para la cual se le contrató, remuneración, duración del contrato y causales para la terminación del mismo. El contrato de trabajadores oficiales con la entidad, establecimiento público o empresa oficial correspondiente, deberá constar por escrito y se regirá por las normas que regulan la materia en el Código Sustantivo del Trabajo y demás disposiciones que lo adicionan y reforman. Salvo lo que dispone la ley para los trabajadores oficiales, en ningún caso podrán celebrarse contratos de prestación de servicios para el desempeño de funciones públicas de carácter permanente, en cuyo caso se crearán los empleos correspondientes mediante el procedimiento que se señala en el presente Decreto Nacional. ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN 1968. 5 LEY 6 de 1945 6 Por la cual se dictan algunas disposiciones sobre convenciones de trabajo, asociaciones profesionales, conflictos colectivos y jurisdicción especial de trabajo. REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN Si la Administración requiere de la contratación indefinida de trabajadores oficiales, no se ve razón suficiente para obligar a la liquidación periódica, cada seis meses, de todos los trabajadores que así haya vinculado. Si la naturaleza del servicio impone la contratación a término indefinido, es claro que resulta contrario a los principios constitucionalmente consagrados de celeridad, economía y eficacia, estar procediendo a la mencionada liquidación semestral. Siendo ello así, la norma no admite tal interpretación, sino la más acorde con la filosofía que inspira a la Carta Política en materia laboral, que propugna, entre otras cosas, por la garantía de la estabilidad de los trabajadores, así como por el principio de razonabilidad, conforme al cual la norma bajo examen no obsta para la celebración de contratos de trabajo a término indefinido, si así lo acuerdan expresamente las partes. De la convención colectiva de trabajo. Artículo 46.- Convención colectiva de trabajo es la que se celebra entre uno o varios patronos o asociaciones patronales, por una parte, y uno o varios sindicatos o federaciones sindicales, por la otra, para fijar las condiciones que regirán los contratos individuales de trabajo durante su vigencia. Cuando en la convención colectiva sea parte un sindicato o agrupación de sindicatos cuyos afiliados excedan a la tercera parte del total de trabajadores de la empresa o empresas respectivas, las normas de la convención se extienden a todas las personas, sean o no sindicalizadas, que trabajen o llegue a trabajar en la empresa o empresas correspondientes. Las convenciones entre patronos y sindicatos, cuyo número de afiliados no exceda del límite indicado, y los pactos entre patronos y trabajadores, no sindicalizados, solamente serán aplicables a quienes los hayan celebrado o adhieran posteriormente a ellos. Las decisiones arbitrales sobre conflictos colectivos de trabajo tienen la misma fuerza de las convenciones colectivas, en los términos y con el alcance respectivo que se indican en el presente artículo. Cuadro 91: Requisitos y estándares del producto acuerdos de gestión-EICE ID 1 2 NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN DAFPGUÍA METODOLÓGICA PARA LA ELABORACIÓN DE UN ACUERDO DE GESTIÓN Se entiende por Acuerdo de Gestión el establecimiento de una relación escrita y firmada entre el superior jerárquico y el respectivo gerente público, con el fin de establecer los compromisos y resultados frente a la visión, misión y objetivos del organismo; se pacta por un periodo determinado e incluye la definición de indicadores a través de los cuales se evalúa el mismo. Los principales objetivos que se persiguen mediante la aplicación de los Acuerdo de Gestión son: • Orientar la actuación de las entidades hacia sus prioridades explícitas. • Incentivar mejoras de eficiencia y eficacia. • Promover el aprendizaje organizacional. • Fortalecer y desarrollar la función directiva profesional en la Administración Pública. Los empleos de naturaleza gerencial son de libre nombramiento y remoción y comportan responsabilidad por la gestión y por un conjunto de funciones cuyo ejercicio y resultados son posibles de ser medidos y evaluados. Entre tales funciones se destacan: • Formular, junto con los jefes de las entidades, las políticas públicas y definir las acciones estratégicas a cargo de la entidad. • Promover la adopción de tecnologías que permitan el cumplimiento eficiente, eficaz y efectivo de los planes, programas, políticas, proyectos y metas formulados para el cumplimiento de la misión institucional. • Dirigir los procesos encaminados a formular las políticas y acciones estratégicas y responder por la ejecución de los mismos. I. FASES PARA LA ELABORACIÓN DE UN ACUERDO DE GESTIÓN: 1. Inducción 2. Concertación. 3. Formalización del Acuerdo ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN 4. Ley 909 de 2004 3 “Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones”. 4 Seguimiento Evaluación Artículo 50. Acuerdos de gestión. 1. Una vez nombrado el gerente público, de manera concertada con su superior jerárquico, determinará los objetivos a cumplir. 2. El acuerdo de gestión concretará los compromisos adoptados por el gerente público con su superior y describirá los resultados esperados en términos de cantidad y calidad. En el acuerdo de gestión se identificarán los indicadores y los medios de verificación de estos indicadores. 3. El acuerdo de gestión será evaluado por el superior jerárquico en el término máximo de tres (3) meses después de acabar el ejercicio, según el grado de cumplimiento de objetivos. La evaluación se hará por escrito y se dejará constancia del grado de cumplimiento de los objetivos. 4. El Departamento Administrativo de la Función Pública apoyará a las distintas autoridades de las respectivas entidades públicas para garantizar la implantación del sistema. A tal efecto, podrá diseñar las metodologías e instrumentos que considere oportunos. Artículo 102. La evaluación de la gestión gerencial se realizará con base en los Acuerdos de Gestión, documentos escritos y firmados entre el superior jerárquico y el respectivo gerente público, con fundamento en los planes, programas y proyectos de la entidad para la correspondiente vigencia. Cuadro 92: Requisitos y estándares del producto Inducción y reinducción-EICE ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN DECRETO 1567 DE 1998 1 2 Por el cual se crean (sic) el sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del Estado. DECRETO 332 DE 2003. "Por el cual se adopta la estructura interna del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital y se determinan las funciones de sus dependencias". REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN Artículo 7º.- Programas de Inducción y reinducción. Los planes institucionales de cada entidad deben incluir obligatoriamente programas de inducción y de reinducción, los cuales se definen como procesos de formación y capacitación dirigidos a facilitar y a fortalecer la integración del empleado a la cultura organizacional, a desarrollar en éste habilidades gerenciales y de servicio público y suministrarle información necesaria para el mejor conocimiento de la función pública y de la entidad, estimulando el aprendizaje y el desarrollo individual y organizacional, en un contexto metodológico flexible, integral, práctico y participativo. Tendrán las siguientes características particulares: Programa de Inducción. Es un proceso dirigido a iniciar al empleado en su integración a la cultura organizacional durante los cuatro meses siguientes a su vinculación. El aprovechamiento del programa por el empleado vinculado en período de prueba deberá ser tenido en cuenta en la evaluación de dicho período. Sus objetivos con respecto al empleador son: Iniciar su integración al sistema deseado por la entidad, así como el fortalecimiento de su formación ética. Familiarizarlo con el servicio público, con la organización y con las funciones generales del Estado. Instruirlo acerca de la misión de la entidad y de las funciones de su dependencia, al igual que sus responsabilidades individuales, sus deberes y derechos. Informarlo acerca de las normas y las decisiones tendientes a prevenir y a reprimir la corrupción, así como sobre la inhabilidades e incompatibilidades relativas a los servidores públicos. Crear identidad y sentido de pertenencia respecto de la entidad; Corresponde a la Dirección del Departamento cumplir las siguientes funciones: Diseñar y ejecutar los programas de inducción y reinducción para los servidores públicos de las diferentes entidades del Distrito Capital. El objetivo de estas jornadas es brindar al servidor público conocimientos básicos para su desempeño al servicio del Estado, del Distrito y de la comunidad. ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación del control interno: k. Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal de la entidad" 3 Ley 87 de 1993 ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN 1 CNSCCompendio de Normatividad y Doctrina en Empleo Público y Carrera Administrativa La Ley 489 de 1998 destaca que en cumplimiento de los principios de la función pública debe evaluarse el desempeño de las entidades y de manera concomitante el cumplimiento de los deberes constitucionales, legales o reglamentarios de los servidores públicos, esto implica que todos los servidores públicos deben estar en condiciones de demostrar los resultados de su desempeño ya que la sumatoria de su gestión determinará el logro de los fines, metas y resultados institucionales. En lo que hace referencia a la evaluación del desempeño de los trabajadores oficiales, dado su carácter de servidores públicos, al igual que los provisionales, deben también comprometerse con la gestión institucional a través de los resultados de su desempeño. ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN 1 DAFP. Guía para la Formulación del Plan Institucional de Capacitación –PIC Cuadro 93: Requisitos y estándares del producto evaluación del desempeño-EICE Cuadro 94: Requisitos y estándares del producto PIC-EICE 2 Decreto 1567 de 1998 Por el cual se crean (sic) el sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del Estado. REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN (PIC): Es el conjunto coherente de acciones de capacitación y formación, que, durante un período de tiempo y a partir de unos objetivos específicos, facilita el desarrollo de competencias, el mejoramiento de los procesos institucionales y el fortalecimiento de la capacidad laboral de los empleados a nivel individual y de equipo para conseguir los resultados y metas institucionales establecidas en una entidad pública Artículo 2º.- Sistema de Capacitación. Créase el sistema nacional de capacitación, definido como el conjunto coherente de políticas, planes, disposiciones legales, organismos, escuelas de capacitación, dependencias y recursos organizados con el propósito común de generar en las entidades y en los empleados del Estado una mayor capacidad de aprendizaje y de acción, en función de lograr la eficiencia y la eficacia de la administración, actuando para ello de manera coordinada y con unidad de criterios. Artículo 3º.- Componentes del Sistema. El sistema está integrado por los componentes que se relacionan a continuación: Disposiciones Legales. El conjunto de disposiciones legales relacionadas con la materia delimita las competencias y responsabilidades y constituye el marco jurídico que facilita la coordinación de acciones. La capacitación de los empleados se rige por las disposiciones del presente Decreto - Ley y por los decretos reglamentarios que expida el Gobierno Nacional, así como por los actos administrativos emanados de cada entidad, en concordancia con las leyes generales de educación y de educación superior, con las disposiciones reglamentarias de éstas, así como con las normas sobre organización y funcionamiento de la administración pública, sobre carrera administrativa y administración de personal; Planes Institucionales. Con el propósito de organizar la capacitación internamente, cada entidad formulará con una periodicidad mínima de un año su plan institucional de capacitación. Este deberá tener concordancia con los parámetros impartidos por el Gobierno Nacional a través del Plan Nacional de Formación y Capacitación, con los principios establecidos en el presente Decreto - Ley y con la planeación institucional. La Comisión de Personal participará en la elaboración del plan y vigilará su ejecución. Recursos. Cada entidad contará para la capacitación con los recursos previstos en el ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN presupuesto, así como sus propios recursos físicos y humanos, los cuales debe administrar con eficiencia y transparencia, estableciendo mecanismos que permitan compartirlos con otros organismos para optimizar su impacto. El Departamento Administrativo de la Función Pública apoyará la búsqueda de mecanismos de coordinación y de cooperación institucional que hagan posible utilizar con mayor eficiencia los recursos disponibles para hacer capacitación en las entidades del Estado. Entidades. Cada entidad tiene el deber de ejecutar internamente las políticas impartidas por el Gobierno Nacional, formular los planes internos y participar en programas conjuntos con otros organismos para optimizar el uso de los recursos. Decreto 1227 de 2005 3 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567 de 1998. Artículo 65. Los planes de capacitación de las entidades públicas deben responder a estudios técnicos que identifiquen necesidades y requerimientos de las áreas de trabajo y de los empleados, para desarrollar los planes anuales institucionales y las competencias laborales. Artículo. 3 Plan Institucional de Capacitación c. Planes Institucionales. Con el propósito de organizar la capacitación internamente, cada entidad formulará con una periodicidad mínima de un año su plan institucional de capacitación. d. Recursos. Cada entidad contará para la capacitación con los recursos previstos en el presupuesto, así como sus propios recursos físicos y humanos, los cuales debe administrar con eficiencia y transparencia, estableciendo mecanismos que permitan compartirlos con otros organismos para optimizar su impacto. El Departamento Administrativo de la Función Pública apoyará la búsqueda de mecanismos de coordinación y de cooperación institucional que hagan posible utilizar con mayor eficiencia los recursos disponibles para hacer capacitación en las entidades del Estado. Artículo 11º.- Obligaciones de las Entidades. Es obligación de cada una de las entidades: Decreto Ley 1567 de 1998 4 “Por el cual se crean (sic) el sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del Estado”. a. Identificar las necesidades de capacitación, utilizando para ello instrumentos técnicos que detecten las deficiencias colectivas e individuales, en función del logro de los objetivos institucionales; b. Formular, con la participación de la Comisión de Personal, el plan institucional de capacitación, siguiendo los lineamientos generales impartidos por el Gobierno Nacional y guardando la debida coherencia con el proceso de planeación institucional; c. Establecer un reglamento interno en el cual se fijen los criterios y las condiciones para acceder a los programas de capacitación; d. Incluir en el presupuesto los recursos suficientes para los planes y programas de capacitación, de acuerdo con las normas aplicables en materia presupuestal; e. Programar las actividades de capacitación y facilitar a los empleados su asistencia a las mismas; f. Establecer previamente, para efectos de contratar actividades de capacitación, las condiciones que éstas deberán satisfacer en cuanto a costos, contenidos, metodologías, objetivos, duración y criterios de evaluación; g. Llevar un archivo de la oferta de servicios de capacitación de organismos públicos como de antes privados, en el cual se indiquen la razón social, las áreas temáticas que cubren, las metodologías que emplean, así como observaciones evaluativas acerca de la calidad del servicio prestado a la entidad; h. Evaluar, con la participación de la Comisión de Personal, el impacto del plan de capacitación, adoptado y aplicando para ello instrumentos técnicos e involucrando a los empleados; ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN i. Decreto 2007 5 076 de "Por el cual se modifica la estructura interna del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, se determinan las funciones de las dependencias y se dictan otras disposiciones" CIRCULAR 03 DE 2014 6 Ejecutar sus planes y programas institucionales con el apoyo de sus recursos humanos o de otras entidades, de sus centros de capacitación o los del sector administrativo al cual pertenecen, de la Escuela Superior de Administración Pública o de establecimientos públicos o privados legalmente autorizados, o con personas naturales o jurídicas de reconocida idoneidad. La contratación se ceñirá a las normas vigentes sobre la materia. Seguimiento Plan Institucional de Capacitación Articulo 2°. FUNCIONES. El Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, tendrá las siguientes funciones básicas: b. Desarrollar políticas de capacitación y formación del talento humano al servicio de las Entidades u organismos del Distrito Capital y asesorar y apoyar técnicamente a las distintas unidades de personal en las materias y asuntos de su competencia propias de su objeto. c. Asesorar y capacitar en la formulación de los planes de capacitación, coordinar la red de oferta de capacitación en el Distrito Capital y consolidar los indicadores de desempeño en esta materia. d. Adelantar los programas de capacitación para los servidores del Distrito, en las materias propias de su objeto y en las que le atribuyan las disposiciones distritales. El informe de Plan Institucional de Capacitación, y su estructura es autónoma sin embargo, las entidades deben incluir los siguientes indicadores: a. b. c. d. Proyectos de aprendizaje ejecutados/ proyecto de aprendizaje formulados Áreas de trabajo atendidas con capacitación / áreas de trabajo con proyectos de aprendizaje Gasto Total por año en capacitación /funcionarios capacitados No de funcionarios capacitados/ No de funcionarios de la entidad Cuadro 95: Requisitos y estándares del producto Retiro empleados LNYR-EICE ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN En cuanto a los nombramientos en cargos de libre nombramiento y remoción, la Sala reitera su criterio jurisprudencial, según el cual, dada la forma en que se realiza el ingreso, asimismo puede la administración en cualquier tiempo declarar la insubsistencia, a través de acto administrativo que no requiere motivación alguna. Las causales de retiro del servicio contempladas en la Ley 909 de 2004, artículo 41 de los empleados de libre nombramiento y remoción son: • 4 DAFPEmpleo, Situaciones Administrativas, Jornada Laboral, Retiro de empleados del sector público Por declaratoria de insubsistencia del nombramiento en los empleos de libre nombramiento y remoción • Por declaratoria de insubsistencia del nombramiento • Por renuncia regularmente aceptada • Retiro por haber obtenido la pensión de jubilación o vejez • Por invalidez absoluta • Por edad de retiro forzoso • Por destitución, como consecuencia de proceso disciplinario • Por declaratoria de vacancia del empleo en el caso de abandono del Mismo • Por revocatoria del nombramiento por no acreditar los requisitos para el desempeño del empleo, de conformidad con el artículo 5˚ de la Ley 190 de 1995, y las normas que lo adicionen o modifiquen • Por supresión del empleo • Por muerte; La competencia para efectuar la remoción en empleos de libre nombramiento y remoción es discrecional y se efectuará mediante acto no motivado”. (Pará- grafo 2º del Artículo 41 de la Ley 909 de 2004). Las autoridades nominadoras tienen la facultad discrecional para dejar sin efecto el nombramiento hecho a un funcionario público con el propósito de hacer cesar su vinculación laboral y se efectúa mediante ID NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN acto no motivado. (Inciso 2º Parágrafo 2º del Artículo 41 de la Ley 909 de 2005). Cuadro 96: Requisitos y estándares del producto Retiro Trabajadores Oficiales-EICE ID 5 6 7 NORMA O DOCUMENTO O RECOMENDACIÓN DAFPEmpleo, Situaciones Administrativas, Jornada Laboral, Retiro de empleados del sector público DAFPEmpleo, Situaciones Administrativas, Jornada Laboral, Retiro de empleados del sector público Decreto 2127 de 1945 Por el cual se reglamenta la ley 6a. de 1945, en lo relativo al contrato individual de trabajo, en general REQUISITO - ESTÁNDAR O RECOMENDACIÓN Las personas vinculadas por contrato de trabajo se rigen por la legislación correspondiente a la contratación oficial, contenida, básicamente, en la Ley 6ª de 1945 y el Decreto 2127 del mismo año, las cláusulas contenidas en respectivo contrato, la convención colectiva y por el reglamento interno de trabajo, sin que les sean aplicables las normas del Código Sustantivo del Trabajo, con excepción de la parte colectiva. Renuncia Es un acto unilateral, libre y espontáneo del empleado, mediante el cual expresa su voluntad de dejar el cargo que ocupa, para que la Administración aceptando esa solicitud lo desvincule del servicio. La Constitución Política consagra en su artículo 26 que “toda persona es libre de escoger profesión u oficio”. Características: Debe ser libre, Espontánea, Inequívoca, Debe constar por escrito. ARTICULO 50. También podrán las partes reservarse la facultad de terminar unilateralmente cualquier contrato de trabajo, mediante aviso dado a la otra con una antelación que no podrá ser inferior al período que, de conformidad con el contrato o el reglamento interno, o con la costumbre de la región, regule los pagos del salario. Esta reserva solo será válida cuando conste por escrito, ya en el contrato individual, ya en la convención colectiva si la hay, o ya en el reglamento interno de trabajo aprobado por las autoridades del ramo y siempre que la facultad se otorgue a ambas partes en idéntica forma. Podrá prescindirse del aviso, pagando los salarios correspondientes al mismo período. f) Nodos estratégicos Los nodos estratégicos son decisiones asociadas a la aprobación de un producto clave para la gestión administrativa distrital. A continuación se presenta el cuadro: “Nodos Estratégicos del Proceso de Gestión del Talento Humano: Decisiones y Productos”, en donde se relacionan los productos definidos para el proceso de GTH con la decisión finales que los aprueba. Tiene descritas las instancias y responsables de la decisión final, así como la periodicidad y cuando se lleva a cabo dicha decisión. Cuadro 97: Nodos Estratégicos del Proceso GTH: Decisiones y Productos-EICE ETAPA PRODUCTO NORMATIVIDAD Etapa I Manual de Funciones Modernización Etapa II Vinculación Etapa III Permanencia empleados de LNYR Acuerdos de Gestión Etapa IV Permanencia Evaluación Trabajadores Desempeño Oficiales INSTANCIA DECISIÓN PERIODICIDAD • Constitución Política, Artículo 122 Discusión y aprobación del Estudio • Decreto Ley 785 2005 Técnico que dará lugar a la Ocasional • Decreto 2772 de 2005 modificación de la estructura de la • Convención colectiva de Entidad. trabajo Vinculación empleados CP. De 1991 públicos de Libre Ley 909 de 2004 Nombramiento y Decreto 4567 de 2011 Remoción Estatutos de la Empresa Convención colectiva trabajo Vinculación Manual de funciones Trabajadores Oficiales requisitos Decreto 2127 de 1945 Decreto 1421 de 1993 Inducción NODO ESTRATÉGICO Decreto 1567 de 1998 Ley 909 de 2004 QUIÉN DECIDE CUÁNDO DECIDE Gerente DASCD Y SHD Cuando se produzca un cambio en la estructura de la Entidad Gerente Gerente Una vez verificados requisitos y el perfil los N.A Gerente Gerente Una vez verificados requisitos y el perfil los anual Oficina talento humano Firmar la Resolución Cuatrienal Nombramiento Ordinario eventual - de y Firmar contrato laboral N.A Efectuar una valoración para determinar y analizar el porcentaje de logro en el cumplimiento de los cuatrienal compromisos y resultados alcanzados por el gerente público Compendio de Normatividad y Doctrina del en Empleo Público y Carrera Realizar evaluación del desempeño anual Administrativa Convención colectiva de trabajo de Jefe Oficina Talento Humano Gerente de la Gerente empresa de Una vez posesionado en el cargo Una vez posesionado el gerente publico o los empleados de libre nombramiento y remoción (máximo a los 3 meses) Centro de Jefe inmediato Según estatutos y convención gestión o área (área), gerente colectiva ETAPA PRODUCTO NORMATIVIDAD NODO ESTRATÉGICO PERIODICIDAD Ley 909 de 2004 de Decreto 1567 de 1998 Aprobar el PIC anual Decreto 2539 de 2005 Decreto 1227 de 2005 Decreto Ley 1567 de 1998, “Por el cual se crean el sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos para los adoptar el PBI y asigna los Plan de Bienestar e empleados del Estado”. incentivos de acuerdo con los anual incentivos Decreto 1227 de 2005 montos DASC - Circular 036 de 2011 Orientaciones en materia de capacitación y formación de los empleados públicos. Plan Institucional Capacitación Retiro Empleados de Ley 909 de 2004 Libre Nombramiento y Decreto 1227 de 2005 Remoción Etapa V Retiro Retiro oficiales Convención colectiva trabajo trabajadores Decreto 3135 de 1968 Decreto Ley 2127 de 1945 Declarar insubsistente administrativo nombramiento mediante acto eventual de Aceptar renuncia eventual INSTANCIA DECISIÓN QUIÉN DECIDE CUÁNDO DECIDE Comisión personal DASCD de - DASCD Una vez lo remita la unidad de talento humano de cada empresa Comisión personal Oficina Talento Humano de – Comisión de personal Una vez discutido y presentado de –Oficina de Talento en el respectivo comité o Humano junta. Oficina Talento Humano Gerente de Oficina Talento Humano Gerente de Oficina de Humano Gerente Talento Una vez tomada la decisión discrecional o analizada la petición de renuncia Oficina de Humano Gerente Talento Una vez verificadas las causales de terminación del contrato o suspensión del mismo g) Puntos de control preventivos Las actividades previas (o inmediatamente posteriores como excepción) a las decisiones asociadas a la aprobación de un producto clave para la gestión administrativa distrital y que permitan actuar de manera preventiva sobre ellas, se han denominado puntos de control. A continuación se presentan los puntos de control por cada etapa del proceso de Gestión de Talento Humano para EICE. Cuadro 98: Puntos de control Modernización-EICE PRODUCTO Manual Funciones NODO ESTRATÉGICO PUNTO DE CONTROL 1. Revisión técnica y aprobación Discusión y aprobación del Estudio DASCD de Técnico que dará lugar a la 2. Revisión y viabilidad modificación de la estructura de la presupuestal Secretaría de Entidad. Hacienda QUIÉN CONTROLA Veeduría Distrital Cuadro 99: Puntos de control Vinculación-EICE PRODUCTO NODO ESTRATÉGICO PUNTO DE CONTROL Vinculación empleados Verificar cumplimiento de requisitos públicos de Firmar la Resolución según manual de funciones y Libre Nombramiento Ordinario antecedentes Nombramiento y Remoción Definir el tipo de convocatoria a realizar, de acuerdo con el Manual de N.A Funciones y requisitos: interna, externa, mixta Analizar las hojas de vida en el formato seleccionando aquellas que reúnan los N.A requisitos exigidos en la convocatoria y Vinculación publicar la lista de los aspirantes Trabajadores admitidos y no admitidos Oficiales Revisar que la documentación del candidato esté completa y expedir Firmar contrato laboral constancia de cumplimiento de requisitos del candidato Dar visto Vo.Bo y remitir para firma del N.A Gerente General QUIÉN CONTROLA Entidad Entidad Entidad Entidad Entidad Cuadro 100: Puntos de control Permanencia empleados de LNYR-EICE NODO ESTRATÉGICO PUNTO DE CONTROL QUIÉN CONTROLA N.A. Diseñar los programas de inducción y re inducción de acuerdo con los lineamientos establecidos. Entidad Efectuar una valoración para Brindar toda la información necesaria determinar y analizar el para que el nuevo gerente público se porcentaje de logro en el de familiarice con el contexto en el que va cumplimiento de los a desarrollar su función, identifique y compromisos y resultados dimensione los compromisos que debe alcanzados por el gerente atender público Entidad PRODUCTO Inducción Acuerdos Gestión Cuadro 101: Puntos de control Permanencia Trabajadores Oficiales-EICE PRODUCTO NODO ESTRATÉGICO PUNTO DE CONTROL ¿QUIÉN CONTROLA? Evaluación del Realizar evaluación Desempeño desempeño del establecer los compromisos y objetivos de la evaluación Sensibilizar a los Empleados sobre la Plan Capacitación para el Desarrollo de Institucional de Aprobar el PIC Competencias con base en los Capacitación Proyectos de Aprendizaje Plan de Adoptar el PBI y asigna los Construir el plan de estímulos e Bienestar e incentivos de acuerdo con los incentivos (Pecuniarios y no incentivos montos pecuniarios). Entidad Entidad Entidad Cuadro 102: Puntos de control Retiro-EICE PRODUCTO NODO ESTRATÉGICO PUNTO DE CONTROL Verificar las causales de retiro Retiro Empleados Declarar nombramiento (evaluación del desempeño no de Libre insubsistente mediante acto satisfactoria, edad de retiro forzoso, Nombramiento y administrativo falta disciplinaria, Jubilación, por Remoción renuncia, por supresión del empleo). Retiro Verificar la fecha de terminación del trabajadores Presentar y aceptar renuncia contrato o decidir terminarlo oficiales unilateralmente QUIÉN CONTROLA Entidad Entidad Estos puntos de control se dividen en dos tipos: • Puntos de control de producto para el proceso GTH: Son los que establecen la verificación al cumplimiento de los requisitos y disposiciones institucionales establecidas para un producto determinado o su contenido, antes de la expedición del acto administrativo que lo aprueba o, como excepción, inmediatamente después. Estos controles implican la revisión y análisis de aspectos como coherencia y pertinencia de los actos administrativos a que se refiere cada punto de control. A continuación se presentan los puntos de control referentes al proceso de Gestión del Talento Humano de acuerdo al responsable de su seguimiento. 1. Controles externos asociados a la veeduría distrital: todas las acciones de la veeduría sobre todos los puntos de producto, generan una nota de concepto, un informe o un documento, según el nivel de revisión y análisis. Cuadro 103: Puntos de control – Producto: Manual de funciones-EICE Nombre del punto de control Revisar y emitir concepto técnico y recomendaciones Norma Decreto 076 de 2007 Periodicidad Ocasional Instancia decisión DASCD Y SHD Quién decide DASCD Y SHD Cuándo decide Cuando se produzca la necesidad en la entidad. ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? ¿Cuándo ¿Quién es el ¿Qué debe ¿Cómo debe hacer el control? controlar? responsable? hacer? Cuando se Verificar los 1) Mantener permanente comunicación con la persona Profesional de la produzca un tiempos en los responsable del seguimiento a la modernización de las Entidades Veeduría cambio en la que se están en el DASC. Distrital estructura realizando los 2) Solicitar el cuadro de seguimiento de avance en la realización de Entidad la Estudios de los Estudios Técnicos. Técnicos y los 3) Revisar las fechas de entrega de las Entidades, el tiempo que avances en las se toma el DASCD para hacer las observaciones, y en caso de revisiones por que se soliciten modificaciones, el tiempo que se demoran las parte del DASCD Entidades para hacer la entrega nuevamente. y la SHD. 4) Verificar el número de personas que se solicitan y contrastarlo con el número de personas que se aprueban. 5) Establecer comunicación con la persona responsable de dar las viabilidades presupuestales a las entidades que estén en proceso de modernización de su planta de personal o que necesiten una plata temporal. 6) Solicitar el cuadro de seguimiento de avance en la realización de los Estudios Técnicos. 7) Actualizar la base de datos de la Veeduría Distrital para generar alertas sobre el avance de las Entidades en los procesos de modernización. • Puntos de control de oportunidad para el proceso GTH: Son aquellos que están asociados a momentos determinados en el tiempo, estos buscan el cumplimiento de las fechas o plazos que la administración distrital debe cumplir (normas, guías o circulares), para iniciar o completar una actividad previa a la aprobación de determinado producto. 2. Controles internos asociados a la entidad: Cuadro 104: Puntos de control – oportunidad: vinculación empleados públicos del LNYR -EICE Verificar cumplimiento de requisitos según manual de funciones y antecedentes Ocasional Unidad de Talento Humano o quien haga sus veces Jefe de la Oficina de Talento Humano o quien haga sus veces ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? Norma ¿Cuándo controlar? Evidencia ¿Cómo debe hacer el control? Nombre Descripción Mes Fecha límite Artículo 1°. En la provisión de los empleos de libre nombramiento y remoción de la Rama Ejecutiva del orden nacional y de los niveles diferentes al técnico Verificar que la persona a ocupar el cargo y al asistencial, sin perjuicio de la discrecionalidad Decreto 4567 cumple con los requisitos establecidos en el propia de la naturaleza del empleo, se tendrán en Resolución de nombramiento de 2011 N/A N/A manual de funciones para cada cargo antes cuenta la transparencia en los procesos de ordinario de que el representante legal realice el vinculación de servidores, las competencias nombramiento. laborales, el merito, la capacidad y experiencia, las calidades personales y su capacidad en relación con las funciones y responsabilidades del empleo. Nombre del punto de control Periodicidad Quién decide Responsable del PC Cuadro 105: Puntos de control – oportunidad: vinculación trabajadores oficiales-EICE Definir el tipo de convocatoria a realizar, de acuerdo con el Manual de Funciones y requisitos: interna, externa, mixta Periodicidad Semestral Quién decide Unidad de Talento Humano o quien haga sus veces Responsable del PC Jefe de la Oficina de Talento Humano o quien haga sus veces ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? Norma ¿Cuándo controlar? Evidencia ¿Cómo debe hacer el control? Nombre Descripción Mes Fecha límite Decreto 1848 Si la Administración requiere de la contratación Acta definición forma de 1. Verificar que la convocatoria que se N/A Semestral de 1969 indefinida de trabajadores oficiales, no se ve razón provisión de los cargos adelanta cumpla con las normas que la rigen. Nombre del punto de control suficiente para obligar a la liquidación periódica, cada seis meses, de todos los trabajadores que así haya vinculado. Si la naturaleza del servicio impone la contratación a término indefinido, es claro que resulta contrario a los principios constitucionalmente consagrados de celeridad, economía y eficacia, estar procediendo a la mencionada liquidación semestral Nombre del punto de control Periodicidad Quién decide Responsable del PC Norma Descripción Nombre N/A N/A Nombre del punto de control Periodicidad Quién decide Responsable del PC Norma Descripción Nombre N/A N/A Nombre del punto de control 2. Revisar que si la Admón. requiere de contratación indefinida de trabajadores oficiales no se presente liquidación periódica de los contratos para evitar impacto sobre la planeación contractual. Analizar las hojas de vida en el formato seleccionando aquellas que reúnan los requisitos exigidos en la convocatoria y publicar la lista de los aspirantes admitidos y no admitidos Ocasional Unidad de Talento Humano o quien haga sus veces Jefe de la Oficina de Talento Humano o quien haga sus veces ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? ¿Cuándo controlar? Evidencia ¿Cómo debe hacer el control? Mes Fecha límite 1. Verificar que las hojas de vida cumplan los requisitos establecidos. N/A N/A Informe de revisión 2.Revise que se publique la lista de admitidos y no admitidos Revisar que la documentación del candidato esté completa y expedir constancia de cumplimiento de requisitos del candidato Ocasional Unidad de Talento Humano o quien haga sus veces Jefe de la Oficina de Talento Humano o quien haga sus veces ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? ¿Cuándo controlar? Evidencia ¿Cómo debe hacer el control? Mes Fecha límite 1. Verificar que los documentos aportados Constancia de cumplimiento de N/A N/A por los candidatos cumplan con los requisitos requisitos del candidato establecidos para su validez. Dar visto Vo.Bo y remitir para firma del Gerente General Periodicidad Quién decide Responsable del PC Norma Descripción Nombre Ocasional Oficina Jurídica Oficina Jurídica ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? ¿Cuándo controlar? Evidencia Mes Fecha límite N/A N/A N/A N/A Vo.Bo por parte de la Oficina asesora de jurídica ¿Cómo debe hacer el control? 1. Verificar que se hayan cumplido los plazos y términos y que la documentación esté completa. Cuadro 106: Puntos de control – oportunidad: Inducción-EICE Diseñar los programas de inducción y re inducción de acuerdo con los lineamientos establecidos. Ocasional Unidad de Talento Humano o quien haga sus veces Jefe de la Oficina de Talento Humano o quien haga sus veces ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? Norma ¿Cuándo controlar? Evidencia ¿Cómo debe hacer el control? Nombre Descripción Mes Fecha límite Artículo 7º.- Programas de Inducción y reinducción. Los planes institucionales de cada entidad deben incluir obligatoriamente programas de inducción y de reinducción, los cuales se definen como procesos de formación y capacitación dirigidos a facilitar y a fortalecer la integración del empleado a la cultura 1. Verifique que se incluya en los planes organizacional, a desarrollar en éste habilidades institucionales programas de inducción y re gerenciales y de servicio público y suministrarle inducción para los funcionarios. información necesaria para el mejor conocimiento 4 meses siguientes a Decreto 1567 Acta o listados jornadas de de la función pública y de la entidad, estimulando el N/A la vinculación del de 1998 inducción 2. Examine que exista las respectivas aprendizaje y el desarrollo individual y funcionario evidencias que fueron capacitados todos los organizacional, en un contexto metodológico funcionarios. flexible, integral, práctico y participativo. Tendrán las siguientes características particulares: Programa de Inducción. Es un proceso dirigido a iniciar al empleado en su integración a la cultura organizacional durante los cuatro meses siguientes a su vinculación. Nombre del punto de control Periodicidad Quién decide Responsable del PC Cuadro 107: Puntos de control – oportunidad: Acuerdos de gestión-EICE Nombre del punto de control Brindar toda la información necesaria para que el nuevo gerente público se familiarice con el contexto en el que va Periodicidad Quién decide Responsable del PC Nombre Ley 909 de 2004 a desarrollar su función, identifique y dimensione los compromisos que debe atender Anual Unidad de Talento Humano o quien haga sus veces Jefe de la Oficina de Talento Humano o quien haga sus veces ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? ¿Cuándo controlar? Evidencia ¿Cómo debe hacer el control? Mes Fecha límite Norma Descripción Artículo 50. Acuerdos de gestión. 1. Una vez nombrado el gerente público, de manera concertada con su superior jerárquico, determinará los objetivos a cumplir. 2. El acuerdo de gestión concretará los compromisos adoptados por el gerente público con su superior y describirá los resultados esperados en términos de cantidad y calidad. En el acuerdo de N/A gestión se identificarán los indicadores y los medios de verificación de estos indicadores. 3. El acuerdo de gestión será evaluado por el superior jerárquico en el término máximo de tres (3) meses después de acabar el ejercicio, según el grado de cumplimiento de objetivos. La evaluación se hará por escrito y se dejará constancia del grado de cumplimiento de los objetivos. 1) Revisar que se concerté con los Directivos el Acuerdo de gestión. Tres primeros meses de cada vigencia Acuerdo de gestión 2) Realizar seguimiento al cumplimiento de los acuerdos de gestión. 3) Que se evalué el acuerdo de gestión dentro de los términos exigidos por la Ley. Cuadro 108: Puntos de control – oportunidad: Evaluación de desempeño -EICE Establecer los compromisos y objetivos de la evaluación Semestral Unidad de Talento Humano o quien haga sus veces Jefe de la Oficina de Talento Humano o quien haga sus veces ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? Norma ¿Cuándo controlar? Evidencia ¿Cómo debe hacer el control? Nombre Descripción Mes Fecha límite CNSCLa Ley 489 de 1998 destaca que en cumplimiento Compendio de de los principios de la función pública debe 1. Revisar los resultados del desempeño de Normatividad evaluarse el desempeño de las entidades y de acuerda a los objetivos concertados. Establecimiento de objetivos y y Doctrina en manera concomitante el cumplimiento de los N/A Semestralmente compromisos Empleo deberes constitucionales, legales o reglamentarios 2.Examinar que se realicen la evaluación de Público y de los servidores públicos, esto implica que todos todos los trabajadores oficiales Carrera los servidores públicos deben estar en condiciones Nombre del punto de control Periodicidad Quién decide Responsable del PC Administrativa de demostrar los resultados de su desempeño ya que la sumatoria de su gestión determinará el logro de los fines, metas y resultados institucionales. En lo que hace referencia a la evaluación del desempeño de los trabajadores oficiales, dado su carácter de servidores públicos, al igual que los provisionales, deben también comprometerse con la gestión institucional a través de los resultados de su desempeño. Cuadro 109: Puntos de control – oportunidad: PIC -EICE Sensibilizar a los Empleados sobre la Capacitación para el Desarrollo de Aprendizaje Periodicidad Anual Quién decide Unidad de Talento Humano o quien haga sus veces Responsable del PC Jefe de la Oficina de Talento Humano o quien haga sus veces ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? Norma ¿Cuándo controlar? Evidencia Nombre Descripción Mes Fecha límite Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación Ley 87 de del control interno: 1993 k. Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal de la entidad". Abril Abril PIC y listas de sensibilización Artículo 7º.- Programas de Inducción y re inducción. Los planes institucionales de cada entidad deben Decreto 1567 incluir obligatoriamente programas de inducción y De 1998 de re inducción, los cuales se definen como procesos de formación y capacitación dirigidos a facilitar y a fortalecer la integración del empleado a la cultura organizacional, Nombre del punto de control de Competencias con base en los Proyectos ¿Cómo debe hacer el control? 1.Verifique que se fortalezca la capacidad, tanto individual como colectiva, de aportar conocimientos, habilidades y actitudes para el mejor desempeño laboral y para el logro de los objetivos institucionales 2.Revise que se divulgue a los funcionarios los planes de capacitación Cuadro 110: Puntos de control – oportunidad: PBI -EICE Nombre del punto de control Periodicidad Quién decide Responsable del PC Construir el plan de estímulos e incentivos (Pecuniarios y no pecuniarios). Anual Unidad de Talento Humano o quien haga sus veces Jefe de la Oficina de Talento Humano o quien haga sus veces ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? Norma ¿Cuándo controlar? Evidencia Nombre Descripción Mes Fecha límite Artículo 77. El jefe de cada entidad adoptará anualmente el plan de incentivos institucionales y señalará en él los incentivos no pecuniarios que se ofrecerán al mejor empleado de carrera de la Decreto 1227 Resolución adopción plan de entidad, a los mejores empleados de carrera de Abril Abril de 2005 bienestar e incentivos cada nivel jerárquico y al mejor empleado de libre nombramiento y remoción de la entidad, así como los incentivos pecuniarios y no pecuniarios para los mejores equipos de trabajo. ¿Cómo debe hacer el control? 1. Revise que se adopte el Plan anual de incentivos para los mejores empleados de carrera y de cada nivel jerárquico. 2 Revise que el Plan se haya elaborado con los recursos disponibles para hacerlos efectivos. Cuadro 111: Puntos de control – oportunidad: Retiro empleados LNYR-EICE Verificar las causales de retiro Ocasional Oficina de Talento humano Jefe de la Oficina de Talento Humano ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? Norma ¿Cuándo controlar? Evidencia Nombre Descripción Mes Fecha límite •Por declaratoria de insubsistencia del nombramiento en los empleos de libre nombramiento y remoción •Por declaratoria de insubsistencia del nombramiento • Por renuncia regularmente aceptada Ley 909 de • Retiro por haber obtenido la pensión de jubilación 2004 o vejez • Por invalidez absoluta N/A N/A N/A • Por edad de retiro forzoso Decreto 1227 • Por destitución, como consecuencia de proceso de 2005 disciplinario • Por declaratoria de vacancia del empleo en el caso de abandono del Mismo • Por revocatoria del nombramiento por no acreditar los requisitos para el desempeño del empleo, de conformidad con el artículo 5˚ de la Ley 190 de 1995, y las normas que lo adicionen o modifiquen Nombre del punto de control Periodicidad Quién decide Responsable del PC ¿Cómo debe hacer el control? 1.Verifique que los retiros de los funcionarios consideren las causales de retiro justificadas de acuerdo a la ley • Por supresión del empleo • Por muerte; Cuadro 112: Puntos de control – oportunidad: Retiro Trabajadores Oficiales -EICE Verificar la fecha de terminación del contrato o decidir terminarlo unilateralmente y Verificar las causales de desvinculación de trabajador oficial diferentes a la terminación unilateral Periodicidad Ocasional Quién decide Oficina de Talento humano Responsable del PC Jefe de la Oficina de Talento Humano ¿Qué debe hacer quien controla el punto de control? Norma ¿Cuándo controlar? Evidencia ¿Cómo debe hacer el control? Nombre Descripción Mes Fecha límite ARTICULO 50. También podrán las partes reservarse la facultad de terminar unilateralmente cualquier contrato de trabajo, mediante aviso dado Convención a la otra con una antelación que no podrá ser colectiva de inferior al período que, de conformidad con el trabajo 1. Examine las causales de la terminación del contrato o el reglamento interno, o con la contrato. costumbre de la región, regule los pagos del salario. Decreto 3135 Esta reserva solo será válida cuando conste por N/A N/A N/A de 1968 2. Revise que si se presenta terminación escrito, ya en el contrato individual, ya en la unilateral se realice el respectivo aviso dentro convención colectiva si la hay, o ya en el Decreto de los términos de ley. reglamento interno de trabajo aprobado por las Ley 2127 de autoridades del ramo y siempre que la facultad se 1945 otorgue a ambas partes en idéntica forma. Podrá prescindirse del aviso, pagando los salarios correspondientes al mismo período. Nombre del punto de control Como se puede observar, el proceso de Gestión del Talento Humano para las Empresas Industriales y Comerciales del Estado está compuesto en su totalidad por: Cuadro 113: Resumen proceso GTH -EICE CONCEPTO Etapas Productos Insumos Actores e instancias Nodos estratégicos Puntos de control externos asociados a la veeduría Distrital Puntos de control externos asociados a la entidad Oportunidad Producto Oportunidad Producto TOTAL 5 10 13 21 9 0 1 12 0 1 12 1.1.4. Gestión Contractual Normatividad aplicable: Ley 80 de 1993, Ley 489 de 1998, Ley 1150 de 2007, ley 1474 de 2011, Decreto 1510 de 2013, Decreto 1082 de 2015, y demás normas reglamentarias y lineamientos de Colombia Compra Eficiente que le sean aplicables de acuerdo a la naturaleza jurídica. 1.1.5. Gestión Contable y Financiera La Contabilidad es una sola sin embargo, recibe su nombre de acuerdo al campo en el que se aplique. Es la ciencia creada para ordenar y llevar el control de las operaciones tanto en las personas naturales como jurídicas, la cual nos permite detectar la realidad económica y financiera, en cualquier momento, analizando a través de indicadores, el estado en que se encuentra, ver su estabilidad, su crecimiento y capacidad financiera, con el fin de tomar decisiones. Dado lo anterior, para el Sector Empresas Industriales y Comerciales del Estado aplica el proceso descrito para el Sector Central y Establecimientos Públicos. 1.1.6. Gestión Jurídica La Gestión Jurídica es uno de los Macro-procesos de apoyo que otorga soporte para que los procesos Misionales y Estratégicos en todas las entidades se desarrollen. Este proceso se encuentra encaminado a salvaguardar las decisiones que deban tomar las entidades, la vigencia de la legalidad objetiva y la garantía de los derechos de los administrados. Es transversal a todas las entidades del Distrito, estando a cargo de la Secretaría General su liderazgo, de conformidad con el artículo 4º del Decreto Distrital antes mencionado, que además, ordena que todas las entidades del Distrito de cualquier nivel y naturaleza, deben implementar y dar cumplimiento a las políticas y directrices que adopte dicha Secretaría. El modelo de Gerencia Jurídica Pública de acuerdo con el Artículo 2º del Decreto 654 de 2011, se desarrolla sobre dos Ejes Fundamentales a través de claras líneas de acción que interactúan entre sí: “1º Prevención del daño antijurídico. Definición de políticas desde una doble perspectiva: Una Interna, que abarca la eficacia y eficiencia en el desarrollo de las actividades misionales y otra Externa que busca orientar la actividad particular garantizando el cumplimiento de la legislación vigente que les es aplicable. 2º Defensa Judicial. Estructuración de estrategias unificadas y calculadas, coordinación interinstitucional para la materialización de dichas directrices, seguimiento de procesos judiciales y elaboración de estadísticas confiables, asesoría e investigación de la gestión jurídica, y tecnificación de labores de archivo y seguimiento”. De conformidad con la norma antes citada, estas dos líneas de acción se materializan en planes de gestión que se sirven de herramientas como: • • • • • Sistemas de información jurídica en red. Realización de diagnósticos y estudios que fortalezcan la gestión jurídica. Emisión de doctrina distrital a través de conceptos. Expedición de normas específicas que den solución a vacíos del sistema jurídico y a problemas materiales concretos. Capacitación a funcionarios y ciudadanos. Mediante el Decreto Distrital 654 de 2011, se adoptó el Modelo de Gerencia Jurídica Pública para las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital, donde establece en el Artículo 4º que el liderazgo de la Gerencia Jurídica Pública del Distrito Capital “corresponde a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, la cual debe liderar la formulación, adopción y seguimiento de las políticas públicas como un instrumento transversal de gestión jurídica, hacia el fortalecimiento de la gerencia jurídica del Distrito frente a los distintos, diversos y complejos temas jurídicos de la ciudad. Las entidades y organismos distritales, de todos los niveles deben implementar y dar cumplimiento a las directrices transversales que, en materia jurídica y judicial, adopte la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, para lo cual se coordinarán las estrategias a través del Comité Jurídico Distrital.” 2. Componente dos: Análisis de Condiciones y Resultados o de control concurrente 2.1. Instructivos baterías de indicadores Estos instructivos estandarizan el ejercicio de análisis institucional, en cuanto a: qué analizar y porqué, variables a considerar, definición de variables e indicadores, fórmula de cálculo, fuentes de información, periodicidad, plantillas de cuadros y gráficos a utilizar en las entidades distritales en general o por grupo de ellas. 2.1.1. Batería de indicadores para Empresas Industriales y Comerciales del Estado a) Planeación • Organización de la información El proceso de planeación en las entidades del nivel descentralizado, para efectos del esquema de análisis integral, tiene como alcance la elaboración, aprobación, ejecución y seguimiento de la inversión directa distrital, asociada al Plan de Desarrollo Distrital y operacionalizada en los planes de acción. La aplicación de indicadores desde el esquema de análisis integral permitirá establecer avances o retrasos en las metas, desde el análisis del avance en la ejecución de los recursos de inversión directa y las metas físicas incluidas en los planes de acción y en el Plan de Desarrollo Distrital. Se ha incluido un aparte con indicadores asociados a la inversión Distrital territorializada, entendida esta como el ejercicio que realizan “los sectores de la Administración, en el marco de la política sectorial y de la problemática local, mediante los proyectos de inversión que son susceptibles de ser asociados a un territorio específico” , con el fin de medir el cumplimiento de los propósitos que la Administración Distrital se ha trazado en el territorio (localidades), para su aplicación se ha retirado la inversión que está clasificada como entidad, especial, distrital, regional y otras entidades. Para la aplicación de los indicadores se tomará como fuente de información secundaria los reportes generados por el Sistema de Seguimiento al Plan de Desarrollo –SEGPLAN; este sistema es administrado por la Secretaría Distrital de Planeación, en el cual las entidades del Distrito y las EICD reportan trimestralmente avances en términos de recursos comprometidos y metas físicas frente a las metas del Plan de Desarrollo Distrital. De ser necesario aclarar o profundizar se realizará una visita o requerirá por escrito a las entidades o sectores sujetos de análisis. Por otra parte, se tiene que requerir a cada EICD para que envíen en formato Excel la información de la Ejecución presupuestal de gastos e inversiones con la fecha de corte que se requiera. Esta información está con la misma estructura que tiene la información descargada del PREDIS. Del Sistema de Seguimiento al Plan de Desarrollo –SEGPLAN- administrado por la Secretaría Distrital de Planeación, en el cual las EICD reportan trimestralmente sus avances tanto de compromisos de recursos como avances físicos en el marco de productos y/o servicios prestados, los reportes para la aplicación de indicadores son: Plan de acción componente Gestión e inversión por sector (Plan de Desarrollo Distrital): contiene la información de ejecución de recursos de inversión directa por meta de gestión resultado-MGR del plan de Desarrollo Distrital, entidad y sector; el nivel de avance de las metas que quedaron incluidas en el Plan de Desarrollo Distrital (metas de resultado y gestión) por entidad en magnitud física; avance de cada vigencia así como la programación de las siguientes. El nombre de los archivos que contienen esta información son: 03a_planaccioncompgestioninversionxsector2014033116_01_sect 03a_planaccioncompgestioninversionxsector20140331 _02_sect_ind Nota: el archivo terminado en 01_sect contiene los códigos, nombres de los códigos y recursos asignados por meta. El archivo terminado en 02_sect_ind tiene el avance físico de las metas con su respectivo indicador y todas las variables están en forma de código, por tal razón se debe trabajar en conjunto con el archivo terminado en 01_sect. Plan de acción-Componente gestión e inversión por sector (metas proyectos de inversión – Planes de acción entidades): contiene las metas de los planes de acción (proyectos de inversión con sus respectivas metas ligados a las metas gestión resultado del Plan de Desarrollo Distrital) de todas las EICD y su correspondiente sector administrativo. El nombre del archivo que contiene esta información es 03a_planaccioncompgestioninversionxsector20140331 _03_sect_mpi. Nota: al ingresar a la página web de la Secretaría Distrital de Planeación/políticas/Plan de Desarrollo se presenta la información de seguimiento con el corte del trimestre correspondiente a la fecha de consulta, tal como se muestra a continuación: Gráfica 4: Enlace para descargar la información de SEGPLAN en la web de la SDP 16 Estos números corresponden al corte de la información 2014 03 31, por tal razón cambian de acuerdo al corte que se deseé analizar. Se debe ingresar al enlace resaltado en amarillo y descargar los archivos mencionados (03a_planaccioncompgestioninversionxsector20140331_01_sect 03a_planaccioncompgestioninversionxsector20140331_02_sect_ind y 03a_planaccioncompgestioninversionxsector20140331_03_sect_mpi), tal y como se muestra a continuación: Gráfica 5: Archivos SEGPLAN que se deben descargar Los 3 archivos en formato Excel se deben consolidar, para revisar la relación entre los planes de acción de las entidades y el Plan de Desarrollo Distrital. Las llaves para unir está información en el sistema son: Proyecto prioritario, código entidad, código sector, código programa, código meta gestión resultado y fecha del reporte. Sin embargo, el software del aplicativo del esquema ya tiene elaborada la consulta para consolidar estos tres archivos, solamente se tiene que cargar la información (los tres archivos) con las diferentes fechas que se presenten y generar la consulta. Notas: 1. La unificación de los tres archivos sirve para revisar la trazabilidad de los planes de acción con el Plan de Desarrollo del Distrito. Los avances físicos y ejecuciones presupuestales (compromisos) que arroja este archivo unificado corresponden a los avances del plan de acción más no a los del Plan de Desarrollo Distrital (PDD). 2. Se deben descargar y archivar los archivos en pdf ya que en estos se encuentran los logros y retrasos de las metas del PDD que reportan todas las entidades del Distrito. 3. Adicionalmente para saber el tipo de anualización de las metas de los planes de acción (archivo terminado en 03_sect_mpi), se debe recurrir al archivo que aparece al ingresar al enlace resaltado en naranja, el cual es el siguiente: • Indicadores y Análisis Con el fin de que los indicadores aplicados en el proceso de planeación permitan determinar o calificar el nivel de cumplimiento han establecido unos rangos indicativos para cada período de medición (en el caso de planeación es trimestral porque es el período en el cual oficialmente se reporta la información en SEGPLAN). En la gráfica a continuación se presentan los valores que permiten parametrizar la semaforización, tanto para metas físicas como recursos de inversión directa: Gráfica 6: Distribución esperada de metas y recursos de inversión directa mensual 120,0 100 98 93 100,0 y = -0,0005x4 - 0,0766x3 + 1,6595x2 + 0,2522x - 1,8238 100 85 76 80,0 76 65 54 60,0 58 42 46 40,0 31 37 30 21 20,0 24 12 19 5 0 0,0 6 2 0 0 1 dic. año -1 2 14 10 3 4 Trimestre 1 y = 0,0108x4 - 0,2153x3 + 1,6655x2 - 1,4047x - 0,0217 5 6 Trimestre2 % Esperado ejec. recursos Ejecución Mes % esperado meta física % Esperado ejec. recursos 7 8 9 10 Trimestre 3 11 12 Trimestre 4 % esperado meta física 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2 6 10 14 19 24 30 37 46 58 76 100 5 12 21 31 42 54 65 76 85 93 98 100 Teniendo en cuenta los valores esperados para la ejecución de recursos de inversión directa y de metas físicas, a continuación se establecen las escalas de valoración que permitirán calificar los indicadores de acuerdo con el resultado. Cuadro 114: Escala de valoración para calificar el avance de las metas Parámetros ó escalas de valoración Período de aplicación de indicador Ejecución presupuestal inversión directa ALTO MEDIO Metas físicas BAJO ALTO MEDIO BAJO 1 >5% 4,9-3,7% <3,6% >3% 2,9% - 2,0% <1,9% 2 >11% 10% <9,9% >6% 5,9% - 5,0% <4,9% 3 >21% 20,9% - 17,9% <17,8% >10% 9,9% - 8,5% <8,4% 4 >31% 30,9% - 26,3% <26,2% >14,5% 14,4% - 12,0% <11,9% 5 >42% 41,9% - 35,7% <35,6% >19% 18,9% - 16,0% <15,9% 6 >54% 53,9% - 45,9% <45,8% >24% 23,9% - 20,4% <20,3% 7 >65% 64,9% - 55,4% <55,3% >29,5% 29,4% - 25,0% <24,9% 8 >76% 75,9% -64,6% <64,5% >36,5% 36,4% - 31,0% <30,9% 9 >85% 84,9% - 73,2% <73,1% >46% 45,9% - 39,0% <38,9% 10 >93% 92,9%-79,2% <79,1% >58,5% 58,4% - 49,5% <49,4% 11 >98% 97,9% - 83% 75,4% - 64,0% <63,9% <82,9% >75,5% 12 >100% 99,9%-90% <89,9% 100% 99,9% - 85,0% <84,9% Para aquellos indicadores que buscan medir el avance de metas o ejecución de recursos de inversión directa en relación con la programación de los 4 años se han establecido otros parámetros de valoración (con el fin de generar un tipo de alerta en caso de encontrarse atrasos): Parámetros ó escalas de valoración Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Inversión directa y metas físicas ALTO >25% >50% >75% 100% MEDIO 24,9% - 17,9% 49,9% - 42,5% 74,9% - 63,75% 99,9% - 85% BAJO <18% < 42,6% < 63,76% <85% NOTA: Los rangos por parámetro se han definido restando el 15% a cada intervalo definido en la aplicación de la ecuación de la gráfica de distribución esperada de metas y recursos. Los indicadores de planeación se dividen en dos partes, en de inversión directa y avances metas físicas. Los indicadores relacionados con los recursos de inversión directa se obtienen de la información en Excel que envían las EICD. Para estos indicadores se debe tener en cuenta el código con el que se relaciona la información, el cual es el mismo que tiene el PREDIS, para que corresponda a la inversión directa del Plan de Desarrollo Distrital (PDD) que se esté analizando. El código se compone de ocho partes (3-3-1-14-02-19-0339-189), donde corresponde a lo siguiente: 1 3 2 3 3 1 4 14 5 02 Gastos Inversión Directa PDD Eje PDD 6 19 Programa PDD 7 0339 Proyecto de Inversión 8 189 Proyecto Prioritario Las tres primeras partes del código son 3-1-1, corresponde a Gastos de funcionamiento; 3-12 que corresponde a Gastos Generales; y 3-3-1 que corresponden a Gastos Inversión Directa. Por tal razón es esta última codificación la que se usa para obtener los indicadores del proceso de planeación. La cuarta parte del código corresponde al PDD que se está analizando. Ejemplo: al PDD Bogotá Positiva le correspondió el código 13 y al PDD Bogotá Humana le correspondió el código 14. A continuación se enumeran y explican los indicadores del proceso de Planeación para el sector Empresas Industriales y Comerciales del Estado. Cuadro 115: Indicadores proceso Planeación – Empresas Industriales y Comerciales del Distrito Contexto Hecho Relevante I. No. 1 2 Nombre del indicador INDICADORES ASOCIADOS A LOS RECURSOS DE INVERSIÓN DIRECTA Objetivo Fuente de de por de Identificar la distribución de la inversión por entidad (es) que componen el sector en estudio, con el fin de orientar el análisis y reconocer el valor de los recursos que debe administrar cada entidad del sector para posteriores análisis a nivel de metas y proyectos. Sistema de Información Presupuestal Distrital–PREDIS. Informe de ejecución de gastos e inversión por entidad del sector en estudio Distribución de recursos de inversión directa por programas del Plan de Desarrollo Distrital - Sector de estudio Identificar la distribución de los recursos de inversión directa por programas del sector en estudio con el fin de focalizar la aplicación de indicadores asociados con la ejecución de compromisos, giros y metas físicas Sistema de Información Presupuestal Distrital–PREDIS. Informe de ejecución de gastos e inversión por entidad del sector en estudio Distribución recursos inversión directa EICD – Sector estudio Variables Forma de cálculo Apropiación disponible por entidad del sector en estudio Apropiación disponible por entidad del sector en estudio / Total apropiación disponible del sector en estudio Apropiación disponible por programa del sector en estudio Apropiación disponible por programa del sector en estudio / Total apropiación disponible de los programas del Plan de Desarrollo Distrital correspondientes al sector en estudio Periodicidad Esta información reportada en el PREDIS se encuentra de forma mensual. Sin embargo, para los indicadores de Planeación se deben tomar al corte que se realice el análisis, es decir a 30 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre o 31 de diciembre. Esta información reportada en el PREDIS se encuentra de forma mensual. Sin embargo, para los indicadores de Planeación se deben tomar al corte que se realice el análisis, es decir a 30 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre o 31 de diciembre. I. No. 3 4 Nombre del indicador INDICADORES ASOCIADOS A LOS RECURSOS DE INVERSIÓN DIRECTA Objetivo Fuente de de por de Determinar el nivel de ejecución de compromisos de la inversión directa por entidad que conforma el sector en estudio, en el marco de la ejecución del Plan de Desarrollo Distrital y generar las alertas que se requieran a la cabeza de sector y las entidades que conforman el mismo Sistema de Presupuesto Distrital –PREDISInforme de ejecución de gastos e inversión por entidad del sector en estudio Ejecución presupuestal de giros de inversión directa por EICD Sector de estudio Determinar el nivel de ejecución de giros que realizan las entidades del sector en estudio para la prestación de bienes y/o servicios en el marco del Plan de Desarrollo Distrital y generar las alertas que se requieran a la cabeza de sector y a las entidades que conforman el mismo Sistema de información Presupuestal Distrital –PREDISInforme de ejecución de gastos e inversión por entidad del sector de estudio Ejecución presupuestal compromisos inversión directa EICD - Sector estudio Variables Forma de cálculo Periodicidad Apropiación disponible. Recursos Comprometidos Recursos comprometidos del rubro inversión directa por entidad del sector de estudio / Apropiación disponible de recursos de inversión directa de cada entidad que hace parte del sector de estudio Esta información reportada en el PREDIS se encuentra de forma mensual. Sin embargo, para los indicadores de Planeación se deben tomar al corte que se realice el análisis, es decir a 30 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre o 31 de diciembre. Apropiación disponible. Recursos girados Recursos girados del rubro de inversión directa por entidad del sector en estudio / Apropiación disponible de recursos de inversión directa de cada entidad que hace parte del sector en estudio Esta información reportada en el PREDIS se encuentra de forma mensual. Sin embargo, para los indicadores de Planeación se deben tomar al corte que se realice el análisis, es decir a 30 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre o 31 de diciembre. I. No. 5 INDICADORES ASOCIADOS A LOS RECURSOS DE INVERSIÓN DIRECTA Nombre del indicador Objetivo Ejecución de compromisos y giros por EICD clasificados por programas del Plan de Desarrollo – Sector en estudio Determinar los recursos comprometidos en los programas del Plan de Desarrollo Distrital para el sector en estudio y el nivel de giros frente a la entrega de productos o cumplimiento de metas físicas asociadas a los proyectos de inversión de los planes de acción de las entidades que hacen parte del sector en estudio, relacionados con los programas del Plan de Desarrollo Distrital Fuente Sistema de Información Presupuestal Distrital –PREDISInforme de ejecución de gastos de inversión por entidad del sector en estudio Variables Apropiación disponible, Recursos Comprometidos, Recursos girados Forma de cálculo Recursos comprometidos del rubro de inversión directa por entidad y programa / Apropiación disponible de recursos de inversión directa de cada entidad que hace parte del sector en estudio. Recursos girados del rubro de inversión directa por entidad y programa / Apropiación disponible de recursos de inversión directa de cada entidad que hace parte del sector en estudio Periodicidad Esta información reportada en el PREDIS se encuentra de forma mensual. Sin embargo, para los indicadores de Planeación se deben tomar al corte que se realice el análisis, es decir a 30 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre o 31 de diciembre. II. No. 6 Nombre del indicador Porcentaje de Avance de Las Metas Gestión Resultado-MGRdel Plan De Desarrollo Distrital por EICD del sector en Estudio. INDICADORES ASOCIADOS A LAS METAS FÍSICAS EJECUTADAS CON RECURSOS DE INVERSIÓN DIRECTA a. Avance de las Metas Gestión Resultado del Plan de Desarrollo Distrital (PDD) Objetivo Identificar el cumplimiento de las Metas Gestión Resultado del Plan de Desarrollo Distrital, de acuerdo con la información de avance reportada por las entidades del sector en estudio. Fuente Sistema de Seguimiento a las metas del Plan de Desarrollo Distrital – SEGPLAN – Plan de Acción componente gestión inversión por sector indicadores. Variables Porcentaje avance año(s) en estudio (ind_porc_Vig_año 117), porcentaje avance Plan de Desarrollo del quinquenio al año que va su implementación (ind_porc_av_PD_ añoX), código meta gestión resultado (ind_codigo_mgr), código entidad (ind_codigo_entida d) y código sector (ind_codigo_sector ). Forma de cálculo Periodicidad Tomar los datos registrados en el SEGPLAN del porcentaje avance del año o años que se estén analizando (ind_porc_vig) y el avance total (quinquenio) del Plan de Desarrollo Distrital (ind_porc_av_pd). Sin embargo, se debe corroborar el resultado de los datos a través de las siguientes formulas: Avance anual: • Cuando el tipo de indicador (ind_indicador_tipo_suma) es suma, constante y creciente: ind_ejecucion_vigencia_año118 / ind_prog_actual19_año1 = ind_porc_Vig_año1 • Cuando el tipo de indicador (ind_indicador_tipo_suma) es decreciente: ind_prog_actual_año1 / ind_ejecucion_vigencia_año1 = ind_porc_Vig_año1 Avance cuatrienal: • Cuando el tipo de indicador (ind_indicador_tipo_suma) es suma y constante: Sumatoria 17 Año 1: primer año de ejecución del Plan de Desarrollo Distrital y así sucesivamente. 18 Ídem 19 Se debe tomar el dato de la programación actual y no el de la programación inicial (ind_prog_inicial_pd_X). Esta información reportada en el SEGPLAN se encuentra de forma trimestral. Se deben tomar al corte que se realice el análisis, es decir a 30 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre o 31 de diciembre. II. No. Nombre del indicador INDICADORES ASOCIADOS A LAS METAS FÍSICAS EJECUTADAS CON RECURSOS DE INVERSIÓN DIRECTA a. Avance de las Metas Gestión Resultado del Plan de Desarrollo Distrital (PDD) Objetivo Fuente Variables Forma de cálculo Periodicidad (ind_ejecucion_vigencia_año1+ind_ejecucion_vige ncia_año2…20) / (ind_prog_actual_año121 + ind_prog_actual_ año 2 + ind_prog_actual_ año 3 + ind_prog_actual_ año 4 + ind_prog_actual_año 5) = ind_porc_av_PD_X • Cuando el tipo de (ind_indicador_tipo_suma) es creciente: (ind_ejecucion_vigencia_año analizado/(ind_prog_actual_año522)= ind_porc_av_PD_X indicador • Cuando el tipo de indicador (ind_indicador_tipo_suma) es decreciente: (ind_prog_actual_año5)/(ind_ejecucion_vigencia_a ño analizado)= ind_porc_av_PD_X 20 Al año que se esté analizando. 21 Se debe tener en cuenta, que cuando el tipo de indicador es suma, la sumatoria de la programación de los 4 años (ind_prog_actual) es superior a lo que pretende la meta. Esto debido a que hay reprogramaciones, por lo cual se debe verificar la programación total de la meta con la variable ind_prog_inicial_pd_X y este es el valor del denominador del indicador. 22 Se debe tener en cuenta que no siempre en el último año terminan las metas, pueden terminar antes, por lo anterior la consulta debe ser: que si el año 5 es igual a cero, entonces tome el valor inmediatamente anterior diferente de cero de la variable ind_prog_actual_año. II. INDICADORES ASOCIADOS A LAS METAS FÍSICAS EJECUTADAS CON RECURSOS DE INVERSIÓN DIRECTA b. Avance metas planes de acción - proyectos de inversión No. 7 23 Nombre del indicador Objetivo Porcentaje promedio avance de las metas de los Planes de Acción por EICD – Sector en estudio Identificar de acuerdo con la información de avance reportada por las entidades del sector de interés, el cumplimiento de las metas asociadas a los proyectos de inversión de cada entidad, que al mismo tiempo están vinculadas con las metas gestión resultado y proyectos prioritarios del Plan de Fuente Sistema de Seguimiento a las metas del plan de desarrollo distrital – SEGPLAN – Plan de acción componente gestión inversión por sector. Variables Magnitud programada año de análisis (py_mag_prog_ano123), magnitud ejecutada año de análisis (py_mag_ejec_ano1), magnitud avance año de análisis (py_mag_porc_ano1). Avance total plan de acción (py_mag_porc_tot). Código sector (py_codigo_sector), código entidad (py_codigo_entidad), código meta gestión resultado (py_codigo_mgr) y código proyecto de inversión (py_codigo_proyecto). Forma de cálculo Periodicidad Tomar los datos registrados en el SEGPLAN del porcentaje avance del año o años que se estén analizando (py_mag_porc_ano1, py_mag_porc_ano2 …) y el avance total (quinquenio) del Plan de Desarrollo Distrital (py_mag_porc_tot). Sin embargo, se debe corroborar el resultado de los datos a través de las siguientes formulas: Avance anual: • Cuando el tipo de indicador (py_mpi_tipo_suma) es suma, constante y creciente: py_mag_ejec_ano124 / py_mag_prog_ano1 = py_mag_porc_ano1 • Cuando el tipo de indicador (py_mpi_tipo_suma) es decreciente: py_mag_prog_ano1 / py_mag_ejec_ano1= py_mag_porc_ano1 Avance quinquenio: Cuando el tipo de indicador (py_mpi_tipo_suma) es suma constante: Suma (py_mag_ejec_ano1 + py_mag_ejec_ano2…25) (py_mag_prog_ano1 + py_mag_prog_ano2 py_mag_prog_ano3 + py_mag_prog_ano4 Año 1 es el primer año de ejecución del plan de acción de la respectiva entidad y así sucesivamente. 24 Ídem 25 Al año que se esté analizando. y / + + Esta información reportada en el SEGPLAN se encuentra de forma trimestral. Se deben tomar al corte que se realice el análisis, es decir a 30 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre o 31 de diciembre. Desarrollo Distrital. py_mag_prog_ano5) = py_mag_porc_tot • Cuando el tipo de indicador (py_mpi_tipo_suma) es creciente: (py_mag_ejec_ano analizado/ (py_mag_prog_ano265)= py_mag_porc_tot • Cuando el tipo de indicador (ind_indicador_tipo_suma) es decreciente: (py_mag_prog_ano5) / (py_mag_ejec_ano analizado)= py_mag_porc_tot 26 Se debe tener en cuenta que no siempre en el último año terminan las metas, pueden terminar antes, por lo anterior la consulta debe tener la clausula de que si el año 5 es igual a cero entonces tome el valor inmediatamente anterior diferente de cero de la variable ( py_mag_prog_ano). II. INDICADORES ASOCIADOS A LAS METAS FÍSICAS EJECUTADAS CON RECURSOS DE INVERSIÓN DIRECTA c. Avance metas planes de acción proyectos de inversión No. 8 Nombre del indicador Objetivo Cumplimiento de metas físicas de los Planes de Acción, clasificadas por rango de cumplimiento y entidad Sector analizado. Identificar de acuerdo con la información de avance reportada en los planes de acción de las entidades del sector analizado, el cumplimiento de las metas asociadas a los proyectos de inversión de cada entidad, que al mismo tiempo están vinculadas con las metas gestión resultado y proyectos prioritarios del Plan de Desarrollo Distrital, clasificándolas por nivel de cumplimiento. Fuente Variables Forma de cálculo Periodicidad Con el avance de la meta física, realizar un conteo por entidad del sector analizado de las metas que tienen en los planes de acción, es decir las metas asociadas a los proyectos de inversión, seguido de la clasificación por rango del avance que estás tenga. Nota: Cuando la meta física programada es igual a cero, no se tiene en cuenta dentro del conteo. Sistema de Seguimiento a las metas del plan de desarrollo distrital – SEGPLAN – Plan de acción componente gestión inversión por sector. Parámetros ó escalas de valoración Magnitud avance año de análisis (py_mag_porc_ano1 ), código sector (py_codigo_sector), código entidad (py_codigo_entidad), código meta gestión resultado (py_codigo_mgr) y código proyecto de inversión (py_codigo_proyecto). ALTO MEDIO BAJO >3% 2,9% - 2,0% <1,9% 2 >6% 5,9% - 5,0% <4,9% 3 >10% 9,9% - 8,5% <8,4% 1 4 Período de aplicación de indicador Metas físicas >14,5% 14,4% - 12,0% <11,9% 5 >19% 18,9% - 16,0% <15,9% 6 >24% 23,9% - 20,4% <20,3% 7 >29,5% 29,4% - 25,0% <24,9% 8 >36,5% 36,4% - 31,0% <30,9% 9 >46% 45,9% - 39,0% <38,9% 10 >58,5% 58,4% - 49,5% <49,4% 11 >75,5% 75,4% - 64,0% <63,9% 12 100% 99,9% - 85,0% <84,9% Esta información reportada en el SEGPLAN se encuentra de forma trimestral. Se deben tomar al corte que se realice el análisis, es decir a 30 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre o 31 de diciembre. b) Gestión presupuestal A pesar de que el Distrito cuenta con el Sistema de Presupuesto Distrital PREDIS, las Empresas Industriales y Comerciales, cuentan con su propio sistema presupuestal, es decir, no se encuentran en línea con el PREDIS. Por esta razón, para poder contar con las ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos, se debe acudir directamente a la persona encargada del manejo presupuestal de cada empresa. • Organización de la información Para acceder a la información relacionada con la ejecución presupuestal de ingresos y gastos de cada Empresa Industrial y Comercial del Distrito, se debe realizar la solicitud por medio de correo electrónico. Una vez se cuenta con estos formatos, se hace una revisión de los archivos para constatar que cuenten con las mismas variables o columnas, en caso contrario, se estandarizan los archivos para posteriormente proceder a su cargue en el aplicativo EAIP. A partir del cual y luego de un procesamiento de dicha información, se calculan los indicadores previamente definidos para el EAIP sección presupuestal. • Indicadores y Análisis La aplicación de indicadores desde el esquema de análisis integral permitirá establecer la gestión administrativa y financiera de las entidades a través de la ejecución de sus recursos, desde el análisis de los ingresos y gastos proyectados, aprobados y ejecutados. Se han definido una serie de indicadores tanto para el Presupuesto de Gastos como el de ingresos. Se ha incluido un aparte con indicadores asociados a modificaciones presupuestales, con el fin de complementar el análisis de ejecución cuando se presenten alteraciones significativas por reducciones, suspensiones, adiciones o traslados presupuestales. A Continuación se relacionan los indicadores definidos para el análisis del comportamiento presupuestal de acuerdo a las etapas definidas: Cuadro 116: Indicadores proceso GP- Empresas Industriales y Comerciales Contexto Hecho Relevante Presupuesto de gastos I. No. 1 2 Nombre del indicador Objetivo PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL Fuente Variables Forma de cálculo Periodicidad (Valor del presupuesto total de gastos asignado a cada entidad) / (Total del Presupuesto de Gastos del Sector) Magnitud del presupuesto de Gastos (Totales, de funcionamiento y de inversión) por entidades pertenecientes a un sector Determinar la participación y priorización de los recursos de inversión y funcionamiento en las entidades que pertenecen a un sector Variación de la apropiación disponible de los gastos de funcionamiento, operación e inversión. Analizar las diferencias que presenta la apropiación disponible de los Gastos de Funcionamiento, operación e inversión, en una serie de mínimo 5 años. Información solicitada a entidad Información solicitada a entidad Apropiación inicial de inversión de cada entidad la Total de la apropiación inicial de inversión del sector la Valor de la apropiación disponible de los rubros de gastos de funcionamiento, operación e inversión para la serie analizada. (Valor del presupuesto total de gastos de funcionamiento asignado a cada entidad) / (Total del presupuesto de funcionamiento del Sector) (Valor del presupuesto de inversión asignado a cada entidad) / (Total del presupuesto de inversión del Sector). (Valor de la apropiación Disponible de los rubros de gastos de funcionamiento, operación y de inversión de la vigencia actual - Valor de la apropiación Disponible de los rubros de gastos de funcionamiento, operación y de inversión de la vigencia anterior). / Valor de la apropiación Disponible de los rubros de gastos de funcionamiento, operación y de inversión de la vigencia anterior Anual Anual Presupuesto de ingresos I. No. 3 4 Nombre del indicador Objetivo PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL Fuente Distribución del presupuesto de Ingresos de las entidades pertenecientes al sector (Ingresos totales, Ingresos Corrientes, Transferencias, Recursos de Capital y Disponibilidad Final). Determinar la magnitud de los valores estimados de los Ingresos a recaudar, comparando el sector analizado frente al presupuesto total del Distrito, por rubro. Información solicitada a entidad Comportamiento de los ingresos de la entidad en una serie de tiempo Establecer el comportamiento del total de ingresos (y sus componentes) en un periodo no inferior a 5 años, y de esta forma determinar si existen o no incrementos significativos. Información solicitada a entidad Variables la la Apropiación inicial de los rubros Ingresos totales, Ingresos Corrientes, Transferencias, Recursos de Capital y Disponibilidad Final del sector analizado. Valor del presupuesto definitivo de cada rubro de ingresos Forma de cálculo Periodicidad (Valor del presupuesto total de ingresos asignado a cada entidad) / (Total del Presupuesto de ingresos del Sector) (Valor del presupuesto de ingresos corrientes de cada entidad) / (Total del presupuesto de ingresos corrientes del Sector) Anual (Valor del presupuesto de recursos de capital de cada entidad) / (Total del presupuesto de recursos de capital del Sector). N/A Anual Presupuesto de gastos I. No. 5 6 7 8 Nombre del indicador Comportamiento de la Ejecución de los compromisos acumulados de Gastos de la Entidad en una serie de tiempo. Ejecución de los compromisos acumulados de Gastos de la Entidad en lo corrido de la vigencia Comportamiento de la Ejecución de los giros acumulados de Gastos de la Entidad en una serie de tiempo. Ejecución de los Giros acumulados de Gastos de la Entidad en lo corrido de la vigencia Objetivo Analizar el comportamiento de la ejecución presupuestal de los compromisos acumulados de los grandes rubros de Gastos de la entidad durante una serie de tiempo no inferior a 5 años. Analizar el comportamiento de la ejecución de los compromisos acumulados del rubro de Gastos de la entidad para la vigencia actual, y de esta forma evaluar presupuestalmente la gestión administrativa de la entidad EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Fuente Información solicitada a entidad la Variables Forma de cálculo Apropiación disponible del mes a analizar durante los últimos 5 o más años Compromisos acumulados del mes a analizar durante los últimos 5 o más años Valor de los compromisos acumulados del rubro de gastos (Totales, de funcionamiento y de inversión) de la serie / valor de la apropiación disponible del rubro de Gastos (Totales, de funcionamiento y de inversión) de la serie Valor de los compromisos acumulados del rubro de gastos (Totales, de funcionamiento y de inversión) mes a mes Apropiación disponible mes a mes Información solicitada a entidad Analizar el comportamiento de la ejecución de los giros acumulados del rubro de Gastos de la entidad durante una serie de tiempo. Información solicitada a entidad Analizar el comportamiento de la ejecución de los giros acumulados por concepto de Gastos de la entidad para la vigencia actual. Información solicitada a entidad la Compromisos acumulados mes mes Mensual. Mensual a Apropiación disponible del mes a analizar durante los últimos 5 años la Giros acumulados del mes a analizar durante los últimos 5 años la Periodicidad Apropiación disponible mes a mes Giros acumulados mes a mes / Valor de la apropiación disponible del rubro de Gastos (Totales, de funcionamiento y de inversión) mes a mes. Valor de los Giros acumulados del rubro de gastos (Totales, de funcionamiento y de inversión) de la serie / Valor de la apropiación disponible del rubro de Gastos (Totales, de funcionamiento y de inversión) de la serie. Valor de los giros acumulados del rubro de gastos (Totales, de funcionamiento y de inversión) mes a mes / Valor de la apropiación disponible del rubro de Gastos (Totales, de Mensual Mensual I. No. Nombre del indicador Objetivo EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Fuente Variables Forma de cálculo funcionamiento y inversión) mes a mes 9 10 Relación Ejecución de gastos de funcionamiento respecto a los gastos de inversión para una serie de tiempo no inferior a 5 años. Relación Ejecución de gastos de funcionamiento respecto a los gastos de inversión para la vigencia actual. Comparar la ejecución de compromisos de los rubros de funcionamiento e inversión y de esta forma analizar la gestión de la entidad en una serie de tiempo. Información solicitada a entidad la Comparar la ejecución de compromisos de los rubros de funcionamiento e inversión y de esta forma analizar la gestión de la entidad, en función de generar alertas en el transcurso de la vigencia. Información solicitada a entidad la Ejecución de los compromisos de los gastos de funcionamiento de la entidad durante una serie determinada (periodo no inferior a 5 años) Ejecución de los compromisos de los gastos de inversión de la entidad durante una serie determinada (periodo no inferior a 5 años). Ejecución de compromisos de gastos de funcionamiento de la entidad o sector para la vigencia. Ejecución de compromisos de gastos de inversión de la entidad o sector para la vigencia. Periodicidad de N/A Anual (enero) N/A Mensual Presupuesto de Ingresos No. 11 12 13 Nombre del indicador Ejecución del Recaudo de ingresos por grandes rubros serie diciembre últimos 5-10 años Ejecución del Recaudo de ingresos por grandes rubros mes a mes Equilibrio Financiero Objetivo Analizar el comportamiento de la ejecución del recaudo acumulado en una serie de 5 a 10 años de los rubros de ingresos de la entidad. Analizar el comportamiento de la ejecución del recaudo acumulado mes a mes de los rubros de ingresos de la entidad. Comparar el nivel de ingreso total ejecutado y el gasto total ejecutado, si el porcentaje es mayor a 1, se está equilibrado financieramente. II. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Fuente Variables Forma de cálculo Información solicitada a la entidad Información solicitada a la entidad Información solicitada a la entidad Valor del presupuesto definitivo de ingresos por rubro Periodicidad (Valor del recaudo acumulado / presupuesto definitivo por rubro) Anual (Valor del recaudo acumulado/ presupuesto definitivo por rubro) Mensual (Valor del recaudo acumulado de los ingresos totales / Valor de los giros acumulados de las los gastos totales) Semestral para un análisis del último año, e igualmente, se recomienda el análisis en un período no inferior a 5 años. Valor del recaudo acumulado de ingresos por rubro Valor del presupuesto definitivo de ingresos por rubro Valor del recaudo acumulado de ingresos por rubro Valor del recaudo acumulado de los ingresos totales Valor de los giros acumulados de los gastos totales Presupuesto de gastos III. MODIFICACIONES PRESUPUESTALES No. 14 Nombre del indicador Objetivo Participación de las modificaciones en el Presupuesto inicial de gastos por entidades pertenecientes al sector analizado. Determinar el valor porcentual y absoluto de las modificaciones de los gastos de Inversión por entidad al final de la vigencia. Fuente Variables Valor de las modificaciones del total de los Gastos de Inversión por entidad Valor de la apropiación inicial de los gastos de inversión por entidad Informació n solicitada a la entidad Forma de cálculo Periodicidad Valor de las modificaciones de los Gastos de Inversión / valor de la apropiación inicial de los Gastos de Inversión Trimestral (marzo, junio, septiembre y diciembre). IV. CIERRE PRESUPUESTAL No. 15 16 Nombre del indicador Objetivo Ejecución de Giros de las cuentas por pagar inversión para un periodo no inferior a cinco años. Analizar la ejecución del rubro cuentas por pagar, las cuales vienen de la vigencia anterior Participación del valor del rubro de cuentas por pagar inversión, sobre el valor de inversión de la vigencia anterior. Analizar la participación del valor de las cuentas por pagar inversión sobre el presupuesto de inversión del año anterior Fuente Información solicitada a la entidad Información solicitada a la entidad Variables Valor de Giros Acumulados de las cuentas por pagar inversión Valor del presupuesto definitivo de las cuentas por pagar inversión Valor de la apropiación disponible de la inversión de la vigencia anterior. Valor de la apropiación disponible de las cuentas por pagar inversión. Forma de cálculo Periodicidad Valor de Giros Acumulados de las cuentas por pagar inversión Trimestral / Valor del presupuesto definitivo de las cuentas por pagar inversión Valor de la apropiación disponible de las cuentas por pagar inversión (mes de enero) / Valor de la apropiación disponible de la inversión (vigencia anterior). Trimestral c) Gestión del talento humano • Organización de la información De acuerdo con la Ley 489 de 1998 , las Empresas Industriales y comerciales del Estado son organismos creados por la ley o autorizados por ésta, que desarrollan actividades de naturaleza industrial o comercial y de gestión económica conforme a las reglas del Derecho Privado, salvo las excepciones que consagra la ley, que para cumplir con su misión deben crear y proveer los cargos públicos que se requieran, de tipo administrativo (empleados públicos) o para el desarrollo de su misión (trabajadores oficiales). Actualmente, el Distrito Capital, cuenta con cinco (5) empresas industriales y comerciales: Metrovivienda, Canal Capital, Lotería de Bogotá, Empresa de Acueducto y Alcantarillado EAAB y Transmilenio. En este sentido, por la naturaleza y las funciones que desempeñan el régimen de personal de estas entidades es en su mayor parte de tipo privado, sin embargo dada la excepción de empleados públicos, se acogen en algunos aspectos a las normas de carrera administrativa. Al respecto, la jurisprudencia aclara que aunque son trabajadores oficiales las personas que prestan sus servicios en las empresas industriales y comerciales del Estado, los estatutos de dichas empresas pueden precisar qué actividades de dirección o confianza deben ser desempeñadas por personas que tengan la calidad de empleados públicos, por lo cual en términos generales “no están sometidas al régimen de carrera administrativa”. Si bien la vinculación de personal vía contratos de prestación de servicios profesionales y apoyo a la gestión, no se contempla como un tipo formal de vinculación de personal por sus características, es una constante en las entidades distritales por lo cual resulta pertinente ejercer control sobre estos, e incluirlos en la caracterización del proceso. El artículo 32 de la Ley 80 de 1993, actual estatuto de contratación administrativa prescribe que: “son contratos de prestación de servicios los que celebran las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad, estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta y requieran conocimientos especializados”. Para realizar seguimiento a la administración del talento humano, el Distrito Capital actualmente cuenta con el Sistema General de Información Administrativa - SIGIA, implementado por el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital –DASCD, en cumplimiento del mandato legal. El SIGIA es un instrumento integral que permite la formulación de políticas para garantizar la planificación, el desarrollo y la Gestión del Talento Humano en las entidades de la Administración Distrital. Este sistema pretende actualizar y completar la información, sobre las plantas de personal, para de esta manera tener una base de consulta invaluable para las instituciones, para los servidores públicos y útil al proceso de toma de decisiones. Mediante circular del 19 de marzo 2009, el DASCD, ordenó a los Hospitales y Empresas Distritales reportar la planta de personal completamente actualizada, para lo cual, los Jefes de Talento Humano deben diligenciar y remitir el formato diseñado por el DASCD dentro de los diez (10)27 primeros días del mes y de esta forma mantener al día el Sistema General de Información Administrativa – SIGIA. En este sentido, la Veeduría Distrital mediante el componente dos (2) del Esquema de Análisis Integral Preventivo, pretende alertar sobre la tendencia y estado del Talento Humano en el distrito capital, mediante la aplicación de indicadores apoyado en las fuentes de información secundaria con que cuenta el Distrito, para el caso el SIGIA. De la información incluida en los reportes mensuales entregados por las entidades al DASCD, se tendrán en cuenta para efectos de la aplicación del Esquema Integral de Análisis Preventivo las siguientes variables: • • • • • • • • • • Empresa Número de cargos Año Tipo de vinculación Forma de vinculación Nivel jerárquico Nivel de escolaridad Tipo de proceso (misional o apoyo) Promedio edad Tiempo de permanencia Con el fin de materializar el propósito del componente dos del EAIP, este documento presenta indicadores de gestión del proceso de talento humano, los cuales facilitaran la realización de diagnósticos para entidades y sectores y pondrán en evidencia las fallas o desviaciones que se presentan en el proceso, facilitando de alguna manera la evaluación de la gestión. 1. Planta de personal Con el fin de consolidar y organizar la información necesaria para la aplicación de los indicadores y su posterior análisis, se debe solicitar, vía correo electrónico llamadas u oficio, los reportes trimestrales del sistema SIGIA de las entidades del sector central y sus entidades adscritas o vinculadas a ellas. Para ello se debe tener claridad de los términos: Código: hace referencia al número asignado a cada entidad. 27 con el reporte de la información de su planta de personal, estará dando cumplimiento a la circular conjunta No. 001 del 17 de septiembre de 2008, del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital y el Departamento Administrativo de la Función Pública, "(…) mediante la cual se advierte la necesidad de que las entidades y organismos den cumplimiento a lo dispuesto en los artículos 13, 14 y 15 del decreto 1145 de 2004, modificado por el decreto 3246 de 2007, relacionados con el suministro de información al Sistema General de Información Administrativa del Sector Público, SUIP, dentro de los primeros cinco días de cada mes. Entidad: nombre con el cual se identifica a la entidad que va a ser objeto de análisis. No. De cargos: son los cargos con los que cuenta la planta de personal creado por acto administrativo. Tipo de cargo: Clasificación del empleo de acuerdo a los criterios establecidos en el artículo 125 de la Constitución Política de Colombia y el artículo 1 de la ley 909 de 2004. Forma de vinculación: clasificación de la forma de vinculación del funcionario al empleo acuerdo a los criterios establecidos en el artículo 125 de la Constitución Política de Colombia y el artículo 1 de la ley 909 de 2004, que puede ser (encargo, provisionalidad, nombramiento ordinario, periodo de prueba, periodo institucional, etc.) Empleados público: son aquellos cargos propios de las entidades descentralizadas, cuyas funciones están directamente relacionadas con la misión o parte administrativa del Hospital. Trabajadores Oficiales: de acuerdo con la ley 10 de 1990 tendrán el carácter de trabajadores oficiales quienes realizan actividades de mantenimiento de la planta física hospitalaria o de servicios generales. Empleados de periodo: Son aquellos cargos provistos a través de una elección que hace un cuerpo colegiado, o mediante un nombramiento, en ambos casos para un período institucional definido en la Constitución o en la Ley. Empleos de libre nombramiento y remoción: son aquellos cargos de confianza o gerencia que son provistos discrecionalmente por el nominador, para cumplir un papel directivo, de manejo, de conducción u orientación institucional, en cuyo ejercicio se adoptan políticas o directrices fundamentales, o los que implican la necesaria confianza de quien tiene a su cargo dicho tipo de responsabilidades Empleos temporales: son aquellos empleos creados para desarrollar funciones que no son permanentes en la entidad, proyectos de inversión o actividades que no guarden relación directa con el objeto y naturaleza de la institución. Nivel jerárquico: Clasificación del empleo según la naturaleza general de sus funciones, las competencias y los requisitos exigidos para su desempeño (Directivo, Asesor, Profesional, Técnico y Asistencial). Nivel de escolaridad: Se refiere al último grado escolar obtenido por el funcionario. Profesionalización: se refiere a la cantidad de empleos de la entidad que se consideran profesionales (∑Directivos, Asesores y Profesionales) y no profesionales (∑Técnicos y Asistenciales). Tipo de proceso: Clasificación del área en donde el funcionario clasificado como profesional anteriormente, desempeña sus labores: Misional o de Apoyo. Promedio de edad: Hace referencia a la sumatoria de las edades de las personas que conforman la planta dividido por el número total de funcionarios. Tiempo de permanencia en la entidad: Esta hace referencia al tiempo de permanencia del funcionario en la entidad o localidad en años (fecha de corte – fecha de ingreso/ 365). Justificación del permiso SITUACIÓN SINDICAL Días otorgados en el mes Tipo de vinculación Fecha afiliación PERFIL DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN Organización Sindical PORCENTAJE PRIMA TÉCNICA PRIMA TÉCNICA PORCENTAJE GASTOS DE REPRESENTACIÓN GASTOS DE REPRESENTACIÓN ASIGNACIÓN BÁSICA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL CALIFICACIÓN OBTENIDA DISCAPACIDAD FÍSICA GRUPO ÉTNICO AL QUE PERTENECE CABEZA DE FAMILIA T F M IDENTIDAD DE GENERO FECHA DE NACIMIENTO FORMA DE VINCULACIÓN FECHA DE ACTO ADMINISTRATIVO NÚMERO DEL ACTO ADMINISTRATIVO TIPO DE ACTO ADMINISTRATIVO FECHA INGRESO A LA ENTIDAD VACANTE TEMPORAL VACANTE DEFINITIVA SEGUNDO APELLIDO PRIMER APELLIDO NOMBRES DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN NO. TIPO DE DOCUMENTO TIPO DE DEPENDENCIA O ÁREA ÁREA FUNCIONAL DE TRABAJO DEPENDENCIA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL NIVEL JERÁRQUICO TIPO DE CARGO GRADO CÓDIGO DENOMINACIÓN DEL EMPLEO PLANTA DE CARGOS Pertenece a un sindicato Otro título de pregrado SITUACIÓN ADMINISTRATIVA SITUACIÓN ADMINISTRATIVA DEL FUNCIONARIO CONTEO VACANTES Título obtenido en posgrado Título obtenido en pregrado Nivel de escolaridad Una vez recibida ésta información se debe organizar en las siguientes plantillas para ser subida al aplicativo del EAIP así: DESCRIPCIÓN CARGO UBICACIÓN E IDENTIFICACIÓN DEL(A) SERVIDOR(A) SOPORTE VINCULACIÓN FUNCIONARIO DOCUMENTO DE VINCULACIÓN A DATOS PERSONALES DEL SERVIDOR ESTE CARGO SITUACIÓN SALARIAL PERMISO SINDICAL Una vez la información esté cargada en el aplicativo, la persona encargada del mismo, deberá sacar los reportes solicitados por el líder de proceso, los cuales consisten en el conteo para cada una de las variables, así: a) Paso 1 Código Entidad u Empresa No. De cargos* Año 2012 2013 Libre nombramiento y remoción Carrera administrativa Tipo de cargo Trabajador oficial Supernumerario Temporal y transitorio Carrera Encargo Periodo de prueba Forma de vinculación Periodo institucional provisionalidad Nombramiento ordinario Vacante definitiva Vacante temporal Directivo Asesor Nivel jerárquico Profesional Técnico Asistencial Básica primaria Básica secundaria Media vocacional Tecnólogo Nivel escolaridad Técnico Profesional Especialización Maestría Doctorado Postdoctorado Profesionalización Tipo de proceso Profesional no profesional Misional Apoyo Promedio edad Tiempo de permanencia personas que ingresan a planta en el último año Fuente: determinar la fuente de la información que compone el cuadro y la fecha de corte 2014 Una vez el líder de proceso cuente con los reportes, puede iniciar la relación de variables o aplicación de cada indicador y proceder a realizar el análisis. 2. Contratistas Frente a la información de contratistas se recomienda solicitar directamente a las entidades objeto de análisis, la relación de contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión que haya celebrado la entidad en las vigencias a ser analizadas, dado el margen de error en el reporte de contratistas del DASCD cuyos datos no son exactos. Una vez se cuente con la información, se debe diligenciar la siguiente plantilla. NUMERO CONTRATO NOMBRES APELLIDO1 APELLIDO2 CEDULA OBJETO DEL NO. CONTRATO FECHA DE INICIO FECHA VALOR FINALIZACIÓN CONTRATO GENERO Como producto se tendrá la siguiente matriz con el conteo de contratistas: ENTIDAD AÑO Total MES ENE. FEB. MAR ABR. MAY. JUN. JUL. AGO. SEP. OCT. NOV. DIC. dic-12 EMPRESA 1 dic-13 dic-14 dic-12 EMPRESA 2 dic-13 dic-14 dic-12 EMPRESA n dic-13 dic-14 Fuente: determinar la fuente usada de la información que compone el cuadro y la fecha de corte Este cuadro permitirá determinar la relación porcentual mensual de contratistas y así estimar el mes con más contratación durante cada una de las vigencias analizadas. Como se muestra a continuación: Una vez se cuente con las plantillas de conteo, o los reportes realizados por el aplicativo del EAIP, se debe iniciar la etapa de análisis. • Indicadores y Análisis Para la aplicación del Esquema de Análisis Integral Preventivo en las Empresas Industriales y comerciales del Distrito se tendrán en cuenta las variables relacionadas con la composición de las plantas de personal y el número de contratistas de la Entidad. El período que será objeto de análisis va desde enero de 2012 hasta la fecha en que se realice la aplicación, ya que la información está disponible, a partir de esa fecha. El análisis de indicadores corresponde a las etapas I y II a las que hace referencia el documento de caracterización (modernización, vinculación de planta de personal, planta temporal y contratistas). Respecto a las otras etapas: (permanencia y retiro), no se formularán indicadores debido a la ausencia de una fuente única de información, lo que no excluye complementar el análisis si se llega a contar con la información. El análisis de indicadores para las Empresas se podrá realizar desde dos dimensiones: la primera de manera detallada por cada Empresa con el fin de generar un análisis comparativo entre las Empresas que existen en el Distrito y/o respecto del sector al que pertenezcan. Los indicadores propuestos se dividen en cinco grupos de análisis permitiendo así un desarrollo en cadena de la información analizada. Es importante que se evite el uso de promedios ya que pueden sesgar la información analiza de cada una de las entidades del sector. En el cuadro que se presenta a continuación se relacionan los indicadores propuestos para el proceso, sin embargo pueden variar de acuerdo a las entidades que se les aplique, la coyuntura o el análisis que se les realice a las mismas: Cuadro 117: Indicadores proceso GTH- EICE Contexto Hecho Relevante I. INDICADORES TALENTO HUMANO # 1. 2. 3. 4. NOMBRE DEL INDICADOR OBJETIVO FUENTE VARIABLES FORMULA PERIODICIDAD Porcentaje de avance proceso modernización y dignificación del empleo del sector Determinar el nivel de avance e implementación del programa de dignificación del empleo, bien sea ampliación de la planta de personal o la creación de planta temporal Solicitar al DASCD, con el Sr. Manuel Angulo. No. de entidades con proceso de modernización iniciado No de entidades con proceso de modernización finalizado No. de entidades que han iniciado o terminado proceso de modernización/ total entidades del sector Mensual según las actualizaciones presentadas en el Sistema General de Información Administrativa – SIGIA- No. de aprobados Identificar si el número de cargos aprobados es coherente con el número de cargos solicitados, y así determinar la respuesta a la necesidad. Solicitar al DASCD, con el Sr. Manuel Angulo. No. de aprobados No. de cargos aprobados por entidad/ No. de cargos solicitados por entidad Mensual según las actualizaciones presentadas en el Sistema General de Información Administrativa – SIGIA- Conocer la composición del talento humano de la entidad, es decir el número de empleados, trabajadores y contratistas que tiene la empresa SIGIA, Solicitud relación contratistas la entidad Total funcionarios No. de trabajadores oficiales No. de empleados públicos No. de contratistas cargos Porcentaje de distribución del talento humano de la entidad por tipo de servidor Porcentaje de distribución de cargos por tipo de vinculación Establecer el porcentaje de cargos según el tipo :Libre Nombramiento y Remoción Trabajador Oficial, Carrera Administrativa, Supernumerarios, Periodo fijo, Temporal o transitoria a SIGIA, reportes cargos No de cargos de Libre Nombramiento No de cargos de trabajador oficial No de cargos de carrera administrativa No de cargos de periodo fijo No de cargos de carácter temporal y transitorio No de trabajadores oficiales /total sumatoria recurso humano No de empleados /total sumatoria recurso humano No de contratistas /total sumatoria recurso humano No de cargos de Libre Nombramiento y Remoción/ total de cargos No de cargos de trabajador oficial / total de cargos No de cargos de carrera administrativa/ total de cargos No de cargos de supernumerario/ total de cargos No de cargos de periodo fijo/ total de cargos Mensual según las actualizaciones presentadas en el Sistema General de Información Administrativa – SIGIA- Mensual según las actualizaciones presentadas en el Sistema General de Información Administrativa – SIGIA- I. INDICADORES TALENTO HUMANO # NOMBRE DEL INDICADOR OBJETIVO FUENTE VARIABLES FORMULA PERIODICIDAD funcionarios vinculados por carrera administrativa funcionarios vinculados por encargo funcionarios vinculados en periodo de prueba funcionarios vinculados en periodo institucional funcionarios vinculados en nombramiento ordinario funcionarios directivos funcionarios Asesores funcionarios profesionales funcionarios técnicos funcionarios asistenciales No de cargos de carácter temporal y transitorio/ total de cargos No de funcionarios vinculados por carrera administrativa/total funcionarios No de funcionarios vinculados por encargo/total funcionarios No de funcionarios vinculados en periodo de prueba/total funcionarios No de funcionarios vinculados en periodo institucional /total funcionarios No de funcionarios vinculados en nombramiento ordinario/total funcionarios No de funcionarios directivos/total funcionarios No de funcionarios profesionales/total funcionarios No de funcionarios técnicos/total funcionarios No de funcionarios vinculados asistenciales /total funcionarios Porcentaje de distribución de funcionarios por forma de vinculación Identificar el número de funcionarios que hay por cada una de las formas de vinculación, Carrera Administrativa, Encargo, Periodo de prueba, Periodo institucional, Provisionalidad, Nombramiento ordinario, Vacante temporal y definitiva 6. No. de cargos por nivel jerárquico o porcentaje Conocer el grado de profesionalización de la planta mediante la identificación de cargos por nivel jerárquico: Directivo, técnico, Profesional, Asistencial 7. Número y porcentaje de distribución de vacantes por tipo de cargo Determinar el número de vacantes con que cuenta la entidad y contrastarlo con el número de contratistas SIGIA, reportes vacantes No. de cargos Carga Financiera Establecer la distribución de los recursos del total de inversión de la vigencia analizada, por el total del SIGIA, reportes PREDIS Número de cargos planta de personal. Inversión Directa (pesos deflactados) Promedio carga financiera por persona de planta= (Número de cargos planta de personal)/(inversión 5. 8. SIGIA, reportes SIGIA, reportes vacantes /total Mensual según las actualizaciones presentadas en el Sistema General de Información Administrativa – SIGIA- Mensual según las actualizaciones presentadas en el Sistema General de Información Administrativa – SIGIA- Mensual según las actualizaciones presentadas en el Sistema General de Información Administrativa – SIGIAAnual según las actualizaciones presentadas en el Sistema General de Información Administrativa – I. INDICADORES TALENTO HUMANO # NOMBRE DEL INDICADOR OBJETIVO FUENTE personal de planta 9. Porcentaje de profesionalización de la Planta Determinar el grado de profesionalización de la planta frente a la naturaleza jurídica y objetivo misional de la entidad objeto de análisis SIGIA, reportes VARIABLES FORMULA Servicios personales indirectos Sumatoria recursos inversión directa y servicios personales indirectos directa + servicios personales indirectos) Variación porcentual carga financiera = (Promedio carga financiera por persona de planta año 1- Promedio carga financiera por persona de planta año anterior )/(Promedio carga financiera por persona de planta año anterior) SIGIA- Sumatoria de número de cargos profesionales + No de cargos Asesores+ No de cargos directivos/total cargos de la entidad Mensual según las actualizaciones presentadas en el Sistema General de Información Administrativa – SIGIA- Cargos profesionales Cargos directivos Cargos de asesor PERIODICIDAD I. INDICADORES TALENTO HUMANO # NOMBRE DEL INDICADOR OBJETIVO FUENTE VARIABLES No de funcionarios con formación básica Primaria 10. Nivel de escolaridad de la planta de personal Determinar el nivel de escolaridad de los funcionarios vinculados a la entidad SIGIA, reportes FORMULA No de funcionarios con formación básica Primaria/total funcionarios No de funcionarios con formación básica secundaria No de funcionarios con formación básica secundaria/ total funcionarios No de funcionarios con formación media vocacional No de funcionarios con formación media vocacional/ total funcionarios No de funcionarios con formación técnica No de funcionarios con formación técnica/ total funcionarios No de funcionarios con formación tecnológica No de funcionarios con formación tecnológica/total funcionarios No. de funcionarios con formación profesional No. de funcionarios con formación profesional/total funcionarios No de funcionarios con formación en especialización No de funcionarios con formación en especialización/ total funcionarios No de funcionarios con formación de maestría No. de funcionarios con formación doctoral PERIODICIDAD No de funcionarios con formación de maestría/ total funcionarios No. de funcionarios con formación doctoral / total funcionarios Mensual según las actualizaciones presentadas en el Sistema General de Información Administrativa – SIGIA- I. INDICADORES TALENTO HUMANO # 11. NOMBRE DEL INDICADOR OBJETIVO Distribución de cargos por área (misional o apoyo) Determinar el número o porcentaje de funcionarios asignados o bien al para misional o la de apoyo, y analizar la distribución frente a la naturaleza y misión de la entidad. FUENTE VARIABLES FORMULA No de funcionarios que laboran en el área misional No de funcionarios que laboran en el área misional/total funcionarios No de funcionarios que laboran en el área misional No de funcionarios que laboran en el área misional/total funcionarios SIGIA, reportes PERIODICIDAD Mensual según las actualizaciones presentadas en el Sistema General de Información Administrativa – SIGIA- d) Gestión contractual Se deben aplicar los indicadores establecidos para el Sector Central y los Establecimientos Públicos. e) Gestión contable y financiera Se deben aplicar los indicadores establecidos para el Sector Central y los Establecimientos Públicos. f) Gestión jurídica Se deben aplicar los indicadores establecidos para el Sector Central y los Establecimientos Públicos.
