RECEPCiÓN Y ALMACENAJE DE BIENES EN ALMACÉN CENTRAL

MANUAL ADMINISTRATIVO
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Distrito Federal
Mes
Añ
OCT
09
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_1
18
J
RECEPCiÓN Y ALMACENAJE
DE BIENES
EN ALMACÉN CENTRAL
OCTUBRE
2009
1
HA -1
•
~illlT·8aIG5
MANUAL ADMINISTRATIVO
Día
Mes
Año
20
OCT
09
Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
Nombre del Procedimiento: RECEPCiÓN Y ALMACENAJE DE BIENES EN ALMACÉN CENTRAL
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18
MP/DAlGAl10-o9/06 A
INDICE
CONCEPTO
PÁGINA
OBJETIVO
3
pOLíTICAS YIO NORMAS DE OPERACiÓN
5
DESCRIPCiÓN NARRATIVA
8
DIAGRAMA DE FLUJO
13
17
RES I sno
MA-luour,u3/o5
MANUAL ADMINISTRATIVO
Mes
OCT
Red de Transporte de Pasajeros del
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Nombre del Procedimiento: RECEPCiÓN Y ALMACENAJE DE BIENES EN ALMACÉN CENTRAL
MP/DAlGAl10-o9/06 A
OBJETIVO
1lE61SrRO
fofA ·190.?T-Q8IOS'
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Día
20
Añ
Mes
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De:
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OBJETIVO
Establecer las actividades que deberá realizar el personal de la Unidad
Departamental de Control de Almacenes, en coordinación con personal de la
Gerencia de Desarrollo Tecnológico (Control de Calidad), para garantizar que la
recepción de los bienes que ingresen al Almacén Central, cumplan en cantidad,
calidad, características y especificaciones técnicas solicitadas; así como las relativas
a la captura de la facturación de los mismos en el Sistema de Control de Almacenes
integrado a la plataforma SWAP (Sistema Web de Aplicaciones Programadas), para
el manejo y control de las existencias de dichos bienes.
RE61HRO
MA -1 tlOrlT ·u3/05
MAN UAL ADM I NISTRATIVO
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Nombre del Procedimiento: RECEPCiÓN Y ALMACENAJE DE BIENES EN ALMACÉN CENTRAL
MP/DAlGAl10-G9/06 A
pOLíTICAS YIO
NORMAS DE
OPERACiÓN
nE61sr~o
MA-l
.
~Di1T~U3/Gj
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OCT
r
Pógt:
( De:
Añ
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MP/DAlGAl10-G9/06 A
pOLíTICAS Y/O NORMAS DE OPERACiÓN
• El Gerente de Abastecimientos será responsable de enviar oportunamente al Jefe de la
Unidad Departamental de Control de Almacenes, copia de los contratos que se
generen y/o relación de los bienes a recepcionar, así como de notificarle
oportunamente, la rescisión, cambio o modificación a dichos documentos.
• El Gerente de Desarrollo Tecnológico a través del personal de la Unidad
Departamental de Control de Calidad, será responsable de verificar que los bienes que
pretendan ingresar al Almacén Central, estén debidamente presentados en el
empaque original del fabricante, así como, que cumplan con la calidad y características
técnicas requeridas, para lo cual deberá realizar las pruebas correspondientes.
• Será requisito indispensable para recepcionar los bienes en el Almacén Central, que la
factura y/o remisión que ampara los mismos cuente con el sello de aceptación (Visto
Bueno) de la Unidad Departamental de Control de Calidad, en caso contrario el Jefe de
la Oficina de Recepción de Bienes del Almacén Central, no los recibirá al proveedor.
• El Jefe de la Oficina de Recepción de Bienes del Almacén Central, además de lo
señalado en la política anterior, deberá verificar y supervisar que la factura y/o remisión
ampare precisamente todas las especificaciones pactadas en los contratos como son:
número de contrato, partida, número de parte, código, folio, descripción completa del
bien, marca, cantidad, unidad de medida y costo unitario, en caso contrario no recibirá
los bienes al proveedor.
• El Gerente de Abastecimientos deberá invariablemente autorizar por escrito al Jefe de
la Unidad Departamental de Control de Almacenes, el ingreso de bienes al Almacén
Central en casos excepcionales o de emergencia, siempre y cuando el Almacén
Central no cuente con el contrato respectivo y que el mismo cuente con el sello de
aceptación (Visto Bueno) del área de control de calidad.
• El Gerente de Abastecimientos deberá regularizar la documentación correspondiente
dentro del mes de proceso.
• . El 'Jefe de laOfic,ina de Recepción de Bienes del Almacén Central, deberá
~~'i . ,l~rñente' aesp~de recibir de conformidad los bienes, sellar la factura y/o
.
~¡~i€~~~~,i'l~~,',
~~,·l,.~ (q~~,imdoe~~~s~:re ~e~~~~ r~~i~:a~~t~ l~em~sn~r:d:l ~ú~~~c~~
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T
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"JJ¡'}{¡fl;¡,i..Ió. ,:~",,,\,~.....t"!l.iÚ"
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:
o~gp¡d,efe~.,cre~urJjq,''ª,;Q~,Tp~, rtamental de Control de Almacenes y/o personal autorizado,
~~~b~ráAfltmEimd~ [a»tQriZ~do la factura y/o remisión correspondiente que ampare los
C(~~Ié:mes~~~ ~~~téciban:;en ~l Almacén Central.
ODCi(NIZAClur. !H.I'ldTLT;~ j~dV""T
REGISTRO
MA 1bORr-OS/05
T0
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• El Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes cuando reciba bienes
inventariables, será responsable de informar mediante oficio a la Gerencia de Servicios
de Apoyo, para que ésta programe la asistencia de su personal y asigne el número de
inventario correspondiente.
• El Jefe de la Oficina de Recepción de Bienes del Almacén Central, será responsable
de verificar que las refacciones, partes o componentes cuenten con número de folio
individual registrado en el Catalogo Único de Partes (CUP); caso contrario, deberá
solicitarlo a la Gerencia de Desarrollo Tecnológico, área responsable de su asignación
y control
• El Jefe de la Oficina de Recepción de Bienes del Almacén Central, será responsable
diariamente de capturar y emitir la "Nota de Entrada al Almacén", a través del Sistema
de Control de Almacenes integrado a la plataforma SWAP (Sistema Web de
Aplicaciones Programadas); por cada factura recibida, así como de supervisar que la
misma esté correctamente elaborada.
• Corresponderá al Titular de la J.U.D. de Control de Almacenes, supervisar el correcto
registro de la "Nota de Entrada al Almacén" Central de las refacciones, partes o
componentes en el Sistema de Control de Almacenes integrado a la plataforma SWAP
(Sistema Web de Aplicaciones Programadas).
• Corresponderá a la Gerencia de Desarrollo Tecnológico, a través de la J.U.D. de
Planeación Tecnológica, mantener permanentemente actualizado el Catálogo Único de
Partes (CUP).
• El Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes, deberá enviar a
Gerencia de Abastecimientos a más tardar el siguiente día hábil posterior a
recepción de bienes, el original de la "Nota de Entrada al Almacén" y copia de
"Factura" respectiva; para que ésta efectúe el cálculo de sanciones y la integración
expediente correspondiente.
la
la
la
al
• ,El Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes, deberá notificar
oportunamente al Gerente de Abastecimientos, aquellos casos de incumplimiento en
los tiempos de entrega y cantidades pactados en los contratos de los bienes recibidos,
para que se aplique la sanción correspondiente.
• El Jefe de la Unidad Departamental de Control de
invariablemente que la recepción, guarda y custodia de los ~
.. 'i3~~""
. ' .resF
. ·. an~n el
Almacén Central, se realice de conformidad a la norma vidad~li" ! <?id}v~..
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DESCRIPCiÓN
NARRATIVA
r.E&lsr~o
HA-¡ UOílT-Y3IV5
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De:
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Unidad Administrativa
Descripción de la Actividad
No.
A
Tiempo
(DIAS)
CADA VEZ QUE LA GERENCIA DE
ABASTECIMIENTOS EFECTÚE
ADQUISICiÓN DE BIENES
GERENCIA
DE
ABASTECIMIENTOS
1
Envía copia del contrato a la Unidad
Departamental de Control de Almacenes para
su control de recepción.
1
JUD. DE CONTROL
DE ALMACENES
(JEFE DE OFICINA
DE RECEPCiÓN DE
BIENES)
2
Recibe copia del contrato, integra expediente,
archiva temporalmente el mismo hasta que se
presente el proveedor.
1
CUANDO ACUDE EL PROVEEDOR
A ENTREGAR BIENES
3
Recibe del proveedor factura original y extrae
de su expediente copia del contrato y procede
a cotejar los datos contra la factura original y
determina.
1
¿ESTÁ CORRECTA?
4
PROVEEDOR
JUD. DE CONTROL
DE ALMACENES
(JEFE DE OFICINA
DE RECEPCiÓN DE
BIENES)
NO
Devuelve al proveedor la factura original para
su corrección, archiva copia del contrato en
expediente.
1
5
Recibe para su corrección, factura original del
Jefe de la Oficina de Recepción de Bienes del
Almacén Central, para su corrección.
1
6
Realiza corrección solicitada por la Oficina de
Recepción de Bienes del Almacén Central y
turna. Se remite a la Actividad No. 3
1
7
~~Iicita
~~;~~~oWíi l~
al personal ¡de
Desarrollo Tecnológico, asigna~I~)(~v,:O
Central para revisar el ntrol d~ill¡;iÍ'if(f(Óll''''',"-<''~"
bie.nes, verifique q~e. lo "~~~~'étJ.~~f.-(fsn~ '~~~~ ­
calidad y caractenstlca iéF~~l(~P~~~~;>; ~L~ • •
entrega factura original
.. vt.lJ',t. !r~:·.C!t-,N GB:~, A... L,E
. MOD¡:;:i.N¡Z.':'C.Ó¡~ .\u'.J:r'" j';-;. ...\TIVA
H6 1Si ~ O ,
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( Pág.:
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De:
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MP/DAlGAl10-o9/06 A
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
JUD. DE CONTROL
DE CALIDAD
(PERSONAL
ASIGNADO AL
ALMACÉN CENTRAL)
8
Recibe factura original, procede a revisar los
bienes con base a las características técnicas
solicitadas, realiza pruebas de control de
calidad y determina.
Tiempo
(DIAS)
1
¿CUMPLEN CON
LAS CARACTERíSTICAS
SOLICITADAS?
9
NO
Devuelve factura original al Jefe de Oficina de
Recepción de Bienes, indicando la anomalía o
irregularidad encontradas.
Recibe factura, notifica al proveedor la
anomalía o irregularidad presentada, devuelve
factura original para su corrección. Se remite a
la actividad No.S
1
1
JUD. DE CONTROL DE
ALMACENES
(..IEFE DE OFICINA
DE RECEPCiÓN DE
BIENES)
10
JUD. DE CONTROL
DE CALIDAD
(PERSONAL
ASIGNADO AL
ALMACÉN CENTRAL)
11
Sella y firma la factura original de visto bueno,
y la regresa al personal responsable de la
recepción de bienes.
1
JUD. DE CONTROL DE
ALMACENES
(JEFE DE OFICINA
DE RECEPCiÓN DE
BIENES
12
Recibe factura y procede a recibir los bienes
del proveedor, sella factura original, registra en
la misma, número de folio correspondiente
(Número que corresponderá al de la "Nota de
Entrada al Almacén Central"), regresa al
proveedor factura.
1
SI
Enlace con Procedimiento:
Recepción de
Facturas y Pago a Proveedores.
Verifica que la entrega de bienes sea dentro
del plazo convenido en el contrato.
RE&\Sft:O
MA·l~DRT·U3/05
1
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Unidad Administrativa
No.
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OCT
( Póg i
De:
MP/DAlGAl10~9/06
Descripción de la Actividad
A
Tiempo
(DIAS)
¿CUMPLIÓ CON LA
FECHA ESTABLECIDA?
NO
JUD. DE CONTROL
DE ALMACENES
(JEFE DE OFICINA
DE RECEPCiÓN DE
BIENES)
14
Elabora oficio en original y copia notificando al
Gerente de Abastecimientos el incumplimiento
del proveedor, para la aplicación de la sanción
correspondiente, recaba acuse en copia y
archiva.
1
GERENCIA
DE
ABASTECIMIENTOS
15
Recibe oficio, extrae expediente del caso y
procede a elaborar la sanción correspondiente.
1
Enlace con Procedimiento: Cálculo de Penas
Convencionales~
SI
JUD. DE CONTROL
DE ALMACENES
(JEFE DE OFICINA
DE RECEPCiÓN DE
BIENES)
16
Captura la factura en el Sistema de Control de
Almacenes integrado a la plataforma SWAP
(Sistema Web de Aplicaciones Programadas),
y emite la "Nota de Entrada al Almacén"
en
original
y
copia,
archiva
Central
documentos.
1
UNA VEZ REGISTRADA
LA ENTRADA DE BIENES
17
Verifica si los bienes están considerados en el
Catálogo de Bienes Inventariables.
¿SON BIENES
INVENTARIABLES?
18
1
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Día
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20
oel
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Unidad Administrativa
GERENCIA DE
SERVICIOS
DE APOYO
JUD. DE CONTROL
DE ALMACENES
(JEFE DE OFICINA
DE RECEPCiÓN DE
BIENES)
No.
19
20
MP/DAlGAl10-G9/06 A
Descripción de la Actividad
Tiempo
(DIAS)
Recibe oficio y factura, toma conocimiento y
1
programa visita para asignar el número de
inventario al bien, que puede ser en el Almacén
Central y/o área receptora de los bienes.
Enlace con Procedimiento: Alta de Bienes
Muebles.
¿SON BIENES
INVENTARIABLES?
NO
Elabora
mensualmente
el
"Listado
computarizado de entradas de bienes al
Almacén Central", revisa que los listados no
contengan anomalías en la captura.
1
¿EXISTEN ANOMALíAS
EN LOS LISTADOS?
sí
21
22
Extrae de su archivo las "Notas de Entrada al
Almacén" Central, verifica con base a las
"Notas" la anomalía detectada, procede a
efectuar la corrección correspondiente, se
remite a la actividad 16.
NO
Concilia mensualmente con la Gerencia de
Abastecimientos, el "Listado computarizado de
entradas de bienes al Almacén Central".
1
4
UNA VEZ CONCILIADOS
23
Emite "Listado computarizado de entradas de
bienes al Almacén Central" definitivo, en dos
tantos, elabora oficio en original y copia para
turno
de
"Listado"
a
Gerencia
de
Abastecimientos; recaba acuse en copia de
oficio y archiva, junto con el segundo tanto del
"Listado",
1
Recibe oficio original y "Listado computarizado
de entradas de bienes al Almacén Central",
procede a su resguardo y archivo en
consecutivo,
FIN
1
"
~-',1fA~:I
--;:~:::::!:::::::::::::::!::::::~
/d1ó2i-:M:-A N_U.....A_L_A_D_M_I_N.....1S_T_R_A_T_IV_O_'
~
==Q,f
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Nombre del Procedimiento: RECEPCiÓN Y ALMACENAJE DE BIENES EN ALMACéN CENTRAL
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MP/DAlGAl10-o9/06 A
DIAGRAMA DE FLUJO
:lE i:i j ,: i ~ O
MA-19DRT"U3/05
Mes
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Distrito federal
14
18
MP/DAlGAl10-G9/06 A
Nombre del Procedimiento: RECEPCiÓN Y ALMACENAJE DE BIENES EN ALMACÉN CENTRAL
JUD. DE CONTROL DE AlMACENES
(JEFE DE OFrC:tNA DE RECEPCrÓN
DE BrENES)
2
Env.1.a para
control
de
recepción de
Recibe
Recibe
i.ntegra
para su
corrección
expediente
biene3
Factura
Rea1iza
correcciÓn y
turna
Factura
contrato y
coteja
Contrato
4
Devuelve
para su
corrección
7
Sol.ici ta
Factura
Ve. Be.
Control.
Calidad
o
A
ACT.08
PAG.15
MA·1 uiJíiT"UD/C5
Añ
OCT
MANUAL ADMINISTRATIVO
Día
Mes
Año
20
oel
09
Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
DE CONTIlDL DE ALMACENES
(JEFE DE OFICINA
DE RECEPCIÓN DE BIENES)
JUD.
18
MP/DAlGAl10-D9/06 A
Nombre del Procedimiento: RECEPCiÓN Y ALMACENAJE DE BIENES EN ALMACÉN CENTRAL
JUD. DE CONTIlDL DE CALIDAD
(PERSONAL ASIGNADO AL
ALMACÉN CENTRAL)
15
Pág.:
De:
DE CONTIlDL DE ALMACENES
(JEFE DE OFICINA
DE RECEPCIÓN DE BIENES)
JUD.
DE
ACT.07
PAG.14
13
8
Verifica
Recibe bienes
revisa,
entrega
realiza
en
plazo
pruebas
convenido
Captura
9
Notifica
para
aplicación
de
sanción
irregula­
ridades
Factura
o
Recibe
devuelve para
11
corrección
Sell.a,
firma
A
de Visto
Bueno
y
ACT.15
PAG.16
turna
o
12
Recibe,
tra:mi.ta
recepción
de
bienes
o
r.E61:\¡~O
MA .. l,UDiH"U3/D5
MANUAL ADMINISTRATIVO
Día
Mes
20
OCT
Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
GB:RENCDl
DE
SERVICXOS DE APOYO
DE
18
DE AUGCENlCS
DE OFXC:rNA
DE RlCCEPCXÓN DE BXENlCS)
JUD.
DE
C~L
(JB:I'IC
ABASTll:CJ:MIICN'l'OS
DE
DE
DE
ACT.18
PAG.15
ACT.14
PAG.15
ACT.17
PAG.15
19
20
15
Elabora
Recibe
y
verifica
programa
mensualmente
visita
Oficio
16
MP/DA/GA/10-09/06 A
Nombre del Procedimiento: RECEPCiÓN Y ALMACENAJE DE BIENES EN ALMACÉN CENTRAL
GERENCDl
Pág.:
De:
Oficio
Expediente _ _.,.......
Factura
E
E
I
n
I
a
e
a
a
e
e
21
mensualmente
con
Gerencia.
de Abastec.
24
Recibe
y
correcci6n
procedente
(verificando)
23
Emite
listado
A
ACT.16
PAG.15
MANUAL ADMINISTRATIVO
Mes
Año
OCT
09
Red de Transporte de Pasajeros del
Distrito Federal
Nombre del Procedimiento: RECEPCiÓN Y ALMACENAJE DE BIENES EN ALMACÉN CENTRAL
17
18
MP/DAlGAl10-G9/06 A
RELACiÓN
DE FORMATOS
r. E61!'i RO.
MA-l ~Di7T-U3l~3
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Red de Transporte de Pasajeros del
DIstrito Federal
Nombre del ProcedimIento: RECEPCiÓN Y ALMACENAJE DE BIENES EN ALMACÉN CENTRAL
FORMATOS:
•
NOTA DE ENTRADA AL ALMACÉN
ttUp.o
,
IH 1 ~J i¡ in . 6 3 I D5
Día
Mes
Año
20
OCT
09
[ Pág'
De:
18
18
MP/DAlGAl10-G9/06 A
RED DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DEL DISTRITO FEDERAL
DIRECCiÓN DE ADMINISTRACiÓN
GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS
SISTEMA DE CONTROL DE ALMACENES
MODULO,
_
Nota:
Fecha:
Página:
NOTA DE ENTRADA AL ALMACÉN
RTP
Requisición No :
Tipo de Contrato:
Referencia Pedido No:
Factura No:
Proveedor:
Entrada por Clave:
Folio
GM
Número
Parte
Descripción
Und.
Cant.
Costo
Adquisición
Total
Total Neto
Descuento
Total descuento
I.V.A.
Total I.V.A.
Total
Revisó No. Credencial
I Observaciones:
Aprobó No. Credencial
Recibió No. Credencial