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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LOS PAGOS DE LOS
SERVICIOS DE SENCAMER
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LOS
PAGOS DE LOS SERVICIOS DEL SERVICIO AUTONOMO
NACIONAL DE NORMALIZACIÓN, CALIDAD, METROLOGÍA
Y REGLAMENTOS TÉCNICOS – SENCAMER.
Código: 02-MAN-019
Elaborado por: Oficina Planificación y Presupuesto
Vigente desde: 16/07/2014
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LOS PAGOS DE LOS
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LOS PAGOS DE LOS
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INDICE
Pág.
INTRODUCCIÓN
4
1. OBJETIVO DEL MANUAL
5
2. ALCANCE DEL MANUAL
5
3. REFERENCIAS O BASE LEGAL
5
4. DEFINICIONES BASICAS
6
5. NORMAS GENERALES
7
6. PROCEDIMIENTO
10
6.1. INGRESO AL SISTEMA INTEGRAL DE SENCAMER (SIS)
10
6.2. REGISTRO DE EMPRESA MANUFACTURERAS (REM) Y REGISTRO DE
CONSULTORES (PERSONAS NATURAL Y JURÍDICO)
11
6.3. REGISTRO DE PRODUCTOS NACIONALES E IMPORTADOS (044) Y
REGISTRO DE TEXTIL Y CALZADO (ETIQUETADO)
14
6.4. REGISTRO DE PRODUCTO ENVASADOS (CPE)
19
6.5. DIRECCIÓN DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
22
7. SIMBOLOGÍA A UTILIZAR
23
8. FLUJOGRAMA DE LOS PAGOS DE LOS SERVICIOS
24
9. ANEXOS
25
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LOS PAGOS DE LOS
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INTRODUCCION
Este Manual establece las normas y procedimientos del área de Tesorería que tiene como
finalidad dar a conocer de una manera detallada y sencilla los pasos que se lleva a cabo a
través del uso del Sistema Integral SENCAMER (SIS) y el Sistema en línea, con el propósito
de que los usuarios conozcan el procedimiento a seguir para los pagos de las solicitudes de
los servicios.
El Manual de Normas y Procedimientos de los pagos de los servicios de SENCAMER, es un
instrumento de consulta que debe ser revisado y actualizado periódicamente por la unidad
administrativa creadas para tales fines. Tomando en consideración lo señalado, el Manual,
contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y describir los pasos en el
Sistema Integral SENCAMER (SIS) y el sistema en línea para los pagos de las solicitudes
de los servicios.
El responsable de revisar y solicitar la actualización ante la Oficina de Planificación y
Presupuesto de las normas y procedimientos establecidas en el presente Manual, es el
Director (a) de la Oficina de Administración conjuntamente con el Responsable de Tesorería.
Las normas y procedimientos deben revisarse cuando menos una vez al año o antes si
hubiere modificaciones en la normativa que rige la materia o en el sistema administrativo y
operativo del Servicio Autónomo Nacional de Normalización, Calidad, Metrología y
Reglamentos Técnicos (SENCAMER).
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1. OBJETIVO DEL MANUAL:
Dotar a los funcionarios que integran SENCAMER de un instrumento normativo y
procedimental que permita uniformar los procesos involucrados en los pagos de las
solicitudes del servicios por los Usuarios.
2. ALCANCE:
Este manual involucra a todo el personal que conforma el Servicio Autónomo
Nacional de Normalización, Calidad, Metrología y Reglamentos Técnicos – SENCAMER, en
el área de Tesorería y los Usuarios.
3. REFERENCIAS O BASE LEGAL:
•
CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA (Publicada en
Gaceta Oficial N° 5.453 (extraordinaria) de fecha 24 de marzo de 2000).
•
LEY CONTRA LA CORRUPCIÓN (Gaceta Oficial N° 5.637 (extraordinaria) de fecha 07
de abril de 2003).
•
LEY ORGÁNICA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (Gaceta Oficial
N° 2.818 de fecha 01 de julio de 1981).
•
LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y DEL
SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL (Gaceta Oficial N° 6.013 (extraordinaria)
de fecha 23 de diciembre de 2010).
•
LEY DEL ESTATUTO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA (Gaceta Oficial N° 37.522 de fecha
06 de septiembre de 2002).
•
LEY DE CARRERA ADMINISTRATIVA (Gaceta Oficial N° 1.745 de fecha 23 de mayo
de 1.975).
•
LEY ORGÁNICA DEL TRABAJO, LOS TRABAJADORES Y LAS TRABAJADORAS
(Gaceta Oficial N° 6.076 (extraordinario) de fecha 07 de mayo de 2012).
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•
Decreto N° 825 mediante el cual se declara el acceso y el uso de internet como
política prioritaria para el desarrollo cultural, económico, social y político de la
República Bolivariana de Venezuela (Gaceta Oficial N° 36.955 de fecha 22 de mayo
de 2000).
•
Reglamento de Registro de Presentación de Documentos (establecido en el Decreto
N° 1.364 de fecha 30 de diciembre de 1981).
•
Decreto N° 6265 con Rango, Valor y Fuerza de Ley sobre Simplificación de Trámites
Administrativos (Gaceta Oficial N° 5.891 de fecha 31 de julio de 2008).
4. DEFINICIONES BÁSICAS:
•
Depósito Bancario: Es el contrato por el cual el banco recibe del Usuario una suma
de dinero, que va hacer entregado y de la cual puede disponer libremente
SENCAMER.
•
Funcionario: Todo Trabajador de SENCAMER con dependencia funcional bajo
régimen de la Ley de Estatuto de la Función Pública.
•
Oficina de Atención al Ciudadano: Lugar donde se puede acudir a denunciar
irregularidades, presentar quejas, reclamos, sugerencias, peticiones y/o realizar
solicitudes de servicios de los organismos o entidades públicas del país.
•
Pagos: Se refiere a la entrega de un dinero por el cumplimiento efectivo de una
solicitud y/o prestación de un servicio.
•
Servicios: Son un conjunto de actividades que intentan satisfacer las necesidades de
los Usuarios.
•
Transferencia Bancaria: Es la operación por la que un Usuario envía dinero de una
cuenta, (de la misma entidad bancaria u otra entidad bancaria), a la cuenta de
SENCAMER.
•
Trámite: Es cada una de las actividades necesarias para resolver un asunto.
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•
Unidad Administrativa: Las distintas unidades orgánicas funcionales que conforman
SENCAMER (Dirección General, Oficinas, Direcciones y Coordinaciones).
5. NORMAS GENERALES:
5.1. Es responsabilidad de todo el personal de SENCAMER dar cumplimiento a las normas
descritas en el presente manual.
5.2. El incumplimiento de las normas es causal de sanciones, sin excepción, según lo
previsto en la Ley del Estatuto de la Función Pública y la Ley Orgánica del Trabajo para los
Trabajadores y las Trabajadoras (LOTTT).
5.3. Dar a conocer los pasos para los pagos de solicitud de servicios de SENCAMER, ante
los funcionarios y usuarios.
5.4. Los datos que se señalen en la “Planilla de Servicio”, depósito bancario y/o
transferencia bancaria deben ser exactos para la correcta identificación del usuario.
5.5. El Usuario debe proporcionar los requisitos establecidos por SENCAMER para
garantizar un servicio de calidad.
5.6. Los Servicios que se encuentran disponibles en la página Web de SENCAMER son los
siguientes:
➢
➢
En Reglamentos Técnicos
•
Registro de Productos Nacionales e Importados (044).
•
Registro de Textil y Calzado (Etiquetado).
•
Registro de Empresa Manufactureras (REM).
•
Registro de Consultores (Personas Natural y Jurídico).
•
La Norma del VIN.
En Servicios de Metrología
•
Registro de Productos Envasados (CPE).
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5.7. Las Solicitudes de los Servicios de SENCAMER que actualmente se realizan de forma
manual son los siguientes y deben estar acompañados de un presupuesto emitido por
SENCAMER:
➢
En Reglamentos Técnicos.
•
Registro de Identificación Vehicular (VIN).
•
Eficiencia Energética.
•
Consumo de Energía.
•
Entre otros.
➢
En Servicios de Metrología.
➢
Acreditación.
5.8. Para los casos de las Solicitudes de los Servicios de forma manual los usuarios deben
solicitar el presupuesto antes de depositar,
ya que es un requisito obligatorio para la
facturación.
5.9. Para los casos de las Solicitudes de los Servicios de forma manual y siendo el Pago a
través de transferencias bancarias, el Usuario debe esperar cinco (5) días hábiles para la
entrega de su servicio.
5.10. Para los Pagos a través de “Transferencia Bancaria”, el usuario debe imprimir el
COMPROBANTE ORIGINAL emitido por el banco en donde se refleje el Link.
5.11. El Analista de Facturación debe facturar con el depósito bancario original o el
comprobante de transferencia bancaria original. En caso contrario es responsabilidad del
Analista de Facturación el incumplimiento de esta norma.
5.12. En caso de extravío del depósito bancario y/o transferencia bancaria por parte del
usuario y en caso de que se presente una Certificación del mismo, el analista de facturación
debe solicitar la verificación al área de Tesorería para su facturación.
5.13. Se debe asociar una Solicitud de Servicio con un (1) solo depósito bancario original y/o
transferencia bancaria.
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5.14. Todos los depósitos vencen el día treinta y uno (31) del mes de Diciembre del año en
curso.
5.15. Para los casos de “ANULACIONES” de las solicitudes, el usuario debe realizarlo a
través del Sistema Integral de SENCAMER (SIS).
5.16. En caso de las “ANULACIONES” por el Sistema en Linea, el usuario debe hacerlo
antes de entregar la documentación requerida ante la Oficina de Atención al Ciudadano para
la elaboración de la factura del servicio.
5.17. Las Notas de Créditos deben emitirse en casos donde se compruebe la estricta
necesidad de la misma.
5.18. En caso de emitir una Nota de Crédito el Usuario debe asumir la cancelación del diez
por ciento (10%) por concepto de gastos administrativos, los cuales serán descantados de la
misma Nota de Crédito.
5.19. Antes de realizar la Solicitud de Servicio y en aras de garantizar que el monto
depositado sea el correcto, SENCAMER tiene a su disposición un Simulador de Trámite
para las solicitudes Web.
5.20. Para mayor información hemos puesto a su disposición la linea 0800-calidad
(2254323), para cualquier inquietud, pregunta, reclamo y/o sugerencia.
5.21. El Analista de Atención al Ciudadano debe verificar los datos del usuario en la “Planilla
de Solicitud” con el depósito bancario original y/o la transferencia bancaria.
5.22. Analista de Atención al Ciudadano debe sellar en la parte de atrás el depósito bancario
original y luego anexar al expediente del Usuario.
5.23. El Analista de Facturación debe ingresa la información de los depósitos bancarios
originales y/o transferencias bancarias al “Registro Diario de Ingresos”.
5.24. El área de Tesorería debe comunicar mediante el “Registro Diario de Ingresos” a los
Analista de Atención al Ciudadano si la transferencia bancaria es efectiva para realizar la
entrega del Servicio.
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6. PROCEDIMIENTO:
6.1. INGRESO AL SISTEMA INTEGRAL DE SENCAMER (SIS)
6.1.1. Una vez que el usuario haya realizado su pago en efectivo a través de la cuenta
bancaria de su preferencia, se coloca en su navegador (FireFox, IE, etc) la siguiente
dirección electrónica http://www.sencamer.gob.ve.
6.1.2. Seguidamente proceda a situarse en la sección SERVICIOS EN LINEA ubicada en la
parte superior derecha de la página, inmediatamente se desplegará una ventana donde se
selecciona el link SISTEMAS EN LINEA.
6.1.3. Elegir Modulo correspondiente al Servicio Solicitado y presione la tecla “clic aqui”.
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6.2. Registro de Empresa Manufactureras (REM) y Registro de Consultores (Personas
Natural y Jurídico).
6.2.1. Aparece la página de inicio del Modulo correspondiente.
6.2.1.1. Escribir:
 Correo electrónico.
 Clave.
 Código de imagen, luego hacer clic en “Acceder”.
6.2.2. Situarse en la opción Registro del servicio y presionar en el mismo.
6.2.3. Selecciona la opción de Mis solicitudes, se genera la ventana de datos de la
solicitud de la empresa.
En la esquina derecha de la ventana presionar para elegir la regional mas
cercana a su domicilio y presionar en el icono “guardar”.

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6.2.4. Se genera ventana de Lista de Solicitudes de la Empresa, situarse en el icono de
“Bsf” y teclear en el mismo.
6.2.5. Se genera una ventana donde se selecciona:
En la esquina derecha de la ventana presionar y escoger la Forma de Pago (efectivo).
 En la ventana “Seleccionar” se teclea en el mismo y se abre una ventana para
elegir Banco a su preferencia, presionar en el mismo.
 Ingresa el número de cuenta bancaria.
 Colocar número de deposito (usar la información del troquelado o ráfaga del cajero
entre ellos la referencia o el serial, ver anexos).
 Verifica la información descrita y después clic en el icono de “aceptar”.
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6.2.6. Sistema se regresa a la ventana principal.
6.2.7. Se genera ventana de Lista de Solicitudes de la Empresa, cambia el estatus de la
solicitud “Pendiente por Facturar”. Se situarse en el icono de “impresora” y teclear en el
mismo, se imprime la planilla (opcional)
6.2.8. Se sitúa en la opción “Cerrar” para salir del sistema.
6.2.9. Se dirige con la planilla de Solicitud (opcional) y el depósito bancario original o
comprobante de transferencia a la Oficina de Atención al Ciudadano. Continua el
procedimiento en el paso nro. 6.5.
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6.3. Registro de Productos Nacionales e Importados (044) y Registro de Textil y
Calzado (Etiquetado).
6.3.1. Aparece la página de inicio del Modulo.
6.3.1.1. Escribir:
 Identificador.
 Contraseña.
 Código de imagen, luego hacer clic en “Acceder”.
6.3.2. Sistema genera la siguiente ventana.
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6.3.3. Situarse en la opción Solicitudes y presionar en el icono de (+).
6.3.4. Selecciona la opción “Req. Productos Nacionales e Importados (Res.044)” o
“Req. Etiquetado de Prendas de Vestir (Textil y Calzado)”, se genera la ventana de
datos de la solicitud de la empresa.
6.3.5. Observar la solicitud que este pendiente por pagar; Situarse en la columna Pago y
presionar en el mismo.
6.3.6. Sistema genera mensaje, hacer clic en “Continuar”.(imagen cambiar)
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6.3.7. Sistema genera ventana Datos del Pago de la Solicitud.
•
Banco, ubicarse en el icono de binoculares y presionar en el mismo.
6.3.7.1. Se genera la siguiente ventana, para seleccionar el banco de su preferencia, se
ubica en el icono “OK” y presionar en el mismo. Sistema agrega el nombre del Banco y el
numero de cuenta del mismo.
•
Ingresar el Número de deposito (usar la información del troquelado o ráfaga del
cajero entre ellos la referencia o el serial, ver anexos)
•
Indicar el Monto.
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•
Fecha: ubicarse en el icono de calendario para inserta la fecha.
•
Observaciones (si aplica).
6.3.8. Sistema genera el mensaje de pago registrado exitosamente, hacer clic en
“Aceptar”.
6.3.9. Sistema se regresa a la ventana de Solicitudes, donde se verifica el cambio de
estatus de la Solicitud “pendiente por facturar”.
6.3.10. Situarse en la columna Nro. Solicitud, hacer clic en el número de la solicitud.
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6. 3.11. Sistema genera la planilla de solicitud, hacer clic en la opción de Imprimir “Planilla
de Solicitud” (opcional).
6.3.12. Se sitúa en la opción “Salir” para cerrar el sistema.
6.3.13. Se dirige con la planilla de Solicitud (opcional) y el depósito bancario original o
comprobante de transferencia a la Oficina de Atención al Ciudadano. Continua el
procedimiento en el paso nro. 6.5.
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6.4. Registro de Productos Envasados (CPE).
6.4.1. Aparece la página de inicio del Modulo.
6.4.1.1. Transcribir:
• Identificación
• Contraseña
6.4.2. Se genera la siguiente ventana.
6.4.3. Situarse en la opción Solicitudes y presionar en el icono de (+).
6.4.4. Selecciona la opción “solicitudes inscripciones CPE”, se genera la ventana
Notificaciones (Tickets) - 50.
6.4.5. Se selecciona la solicitud correspondiente, Situarse en la columna Pago y presionar
en el mismo.
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6.4.6. Sistema genera la siguiente ventana.
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6.4.6.1. Sección de SENCAMER
•
Banco: situándose en el icono que se encuentra en la esquina del lado
derecho, se presiona en el mismo y se despliega la ventana donde aparecen
los nombre de diferentes banco, seleccionar el de su preferencia e
inmediatamente se genera el número de la cuenta.
•
Ingresar el Número de deposito (usar la información del troquelado o ráfaga
del cajero entre ellos la referencia o el serial, ver anexos).
•
Deposito en: situándose en el icono que se encuentra en la esquina del lado
derecho, se presiona en el mismo y se despliega la ventana donde aparecen
los tipos de deposito, seleccionar si es en efectivo o transferencia y hacer clic
en el mismo.
•
Indicar el Monto.
•
Fecha: ubicarse en el icono de calendario para inserta la fecha.
•
Observaciones (si aplica).
6.4.6.2. Sección de FODENORMA
•
Ingresar el numero de deposito realizado.
•
Deposito en: situándose en el icono que se encuentra en la esquina del lado
derecho, se presiona en el mismo y se despliega la ventana donde aparecen
los tipos de deposito, seleccionar si es en efectivo o transferencia y hacer clic
en el mismo.
•
Indicar el Monto.
•
Fecha: ubicarse en el icono de calendario para inserta la fecha.
•
Observaciones (si aplica).
•
Presionar en el icono de “Grabar”.
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6.4.7. Se genera la ventana de mensaje y se presiona en el “Regresar a mis
notificaciones”.
6.4.8. Situarse en la opción Solicitudes y presionar en el icono de (+).
6.4.9. Selecciona la opción “solicitudes inscripciones CPE”, se genera la ventana
Notificaciones (Tickets) - 50.
6.4.10. Ubica la solicitud correspondiente para anotar el número de ticket de la solicitud.
6.4.11. Se sitúa en la opción “Salir” para cerrar el sistema.
6.4.12. Se dirige con la planilla de Solicitud (opcional) el depósito bancario original o
comprobante de transferencia a la Oficina de Atención al Ciudadano. Continua el
procedimiento en el paso nro. 6.5.
6.5. Oficina de Atención al Ciudadano.
6.5.1. El Usuario entrega la documentación respectiva al Analista de Atención al Ciudadano.
6.5.2. Se activa el procedimiento de ATENCIÓN AL CIUDADANO.
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7. SIMBOLOGIA A UTILIZAR.
Con el fin de facilitar la representación visual de los procedimientos, se realizan los
flujogramas, los cuales se basan en la utilización de diversos símbolos para representar las
actividades. La simbología utilizada para la elaboración de los flujogramas del presente
Manual es la siguiente:
SIMBOLO
DESCRIPCION
Inicio o Fin.
Actividad.
Decisión.
Documento.
Conector.
Archivo permanente.
Archivo temporal.
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8. FLUJOGRAMA DE LOS PAGOS DE LOS SERVICIOS:
N.
FLUJOGRAMA
RESPONSABLE
DESCRIPCION DE ACTIVIDAD
INICIO
Ingresa al Sistema Integral de
SENCAMER (SIS) y/o al Sistema en
Línea.
Usuario ingresa al
SIS o al Sistema
en línea
Selecciona
Servicio
¿REM o
Consultores?
1
SI
Ingresa número de
pago del servicio
Usuario
NO
¿044 o
Etiquetado?
SI
Ingresa número de
pago del servicio
NO
Selecciona el tipo de servicio a
utilizar.
•
Registro de Empresa
Manufactureras (REM).
•
Registro de Consultores
(Personas Natural y
Jurídico)).
•
Registro de Productos
Nacionales e Importados
(044).
•
Registro de Textil y Calzado
(Etiquetado).
•
Registro de Productos
Envasados (CPE).
Ingresa el número de pago del
depósito bancario y/o transferencia
bancaria.
CPE
Ingresa número de
pago del servicio
Se dirige a la Oficina de Atención al
Ciudadano y realiza la entrega de los
documentos correspondientes.
Entrega
documentos
Atención al
Ciudadano
Atención al
Ciudadano
2
Ver el procedimiento Atención al
Ciudadano.
FIN
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9. ANEXOS
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