registro electrónico de notarios

Universidad de San Carlos de Guatemala
Facultad de Ciencias Jurídicas y Sociales
Escuela de Post Grado
Maestría en Derecho Notarial y Registral
Docente: M.Sc. Viviana Nineth Vega Morales
Curso Derecho Registral I
REGISTRO ELECTRÓNICO DE NOTARIOS
Marta Angélica Rivera Yol
[email protected]
Guatemala de la Asunción septiembre 2014
USAC
M.Sc. Viviana Nineth Vega Morales
ÍNDICE
Pág.
INTRODUCCIÓN............................................................................................................
i
Registro Electrónico de Notarios……………………………………………………………. 1
1. Definición.................................................................................................................... 1
2. Nombre Legal............................................................................................................. 1
3. Registrador…………………………………………………………………………….….… 1
4. Calidades para ser Director del Archivo General de Protocolos…….……………….
2
5. Características del Registro Electrónico de Notarios………………..………………
2
6. Convenios para uso de información…………………………………………….…..…
3
7. Actos, negocios o hechos objeto de registro…………………………………….…..…
3
8. Sistema Registral Adoptado……………………………………………….……………… 4
9. Principios del Registro Electrónico de Notarios.........................................................
4
10. Certificaciones………………………………………………………………………...….
6
11. Impugnación de resoluciones………………………………………………………......
7
12. Aplicación de tecnología…………………………………………………………...……
7
13. Procedimiento registral…………………………….…………………………………….
8
13.1 Registro de firma y sello de notarios………….……………………………....
8
13.2 Procedimiento para la modificación de firma y/o sello de Notario…..........
9
13.3 Apertura de protocolos………………………………………………………... 10
13.4 Recepción de avisos………………………………………………………….... 11
13.5 Auténtica de firmas de Notarios…………………………………………….... 12
14. Legislación aplicable………………………………………………………………..…… 18
15. Ubicación…………………………………………………………………………...……
18
CONCLUSIONES.......................................................................................................... 19
ANEXOS……………………………………………………………………………………... 20
BIBLIOGRAFÍA............................................................................................................
2
INTRODUCCIÓN
En Guatemala, previo a la existencia del Registro electrónico de notarios, el proceso de
inscripción de notarios y la custodia de la información en el sistema manual, estaba a
cargo del Archivo General de Protocolos, dependencia de la Presidencia del Organismo
Judicial, y esta dependencia garantizó el adecuado uso y preservación de la
información respectiva.
El sistema manual de registro de notarios adolecía de ciertas limitaciones que no
permitía ser eficiente y eficaz en la prestación del servicio por lo que fue necesario
actualizarlo y modernizarlo. El registro manual de notarios se sustentaba en
expedientes, tarjetas y en libros físicos, en estos últimos en los folios respectivos existía
el asiento del registro. Los libros eran voluminosos y pesados, por lo que era difícil su
manejo.
A raíz de la promulgación y entrada en vigencia del Acuerdo No. 41-2002 de la Corte
Suprema de Justicia el cual crea el Registro Electrónico de Notarios, con el fin de estar
acorde con la tecnología más avanzada para la prestación de un servicio tan importante
para el ejercicio y control de la función notarial en Guatemala; a partir del uno de julio
del año dos mil dos, dejo de llevarse el registro de notarios en forma manual.
La creación de este acuerdo es muy importante porque fortalece eficazmente
inscripción de los notarios que obtengan su primer registro y registrar la firma, sello y
fotografía del Notario, y de archivar, comunicar e ingresar por el sistema digital toda la
información relacionada exclusivamente con notarios.
El Registro Electrónico de Notarios, es un registro específico, que tiene su propia
tecnología y principios registrales, lo cual se pretende demostrar en la ficha técnica de
información de dicho registro.
(i)
Registro Electrónico de Notarios
El Registro Electrónico de Notarios, es una unidad administrativa del Archivo General
del Protocolos, creada mediante el Acuerdo número 041/2002 de la Corte Suprema de
Justicia, emitido el veintiocho de junio de dos mil dos el cual entró en vigencia
inmediatamente, y fue publicado en el diario oficial, Diario de Centro América, el quince
de julio de dos mil dos, con el fin de estar acorde con la tecnología más avanzada para
la prestación de un servicio tan importante para el ejercicio y control de la función
notarial en Guatemala.
1.
Definición
Es una unidad administrativa del
Archivo General de Protocolos, encargada de
autorizar el registro e inscripción de los notarios que obtengan su primer registro y
registrar la firma, sello y fotografía del Notario, y de archivar, comunicar e ingresar por el
sistema digital toda la información relacionada exclusivamente con notarios.
2.
Nombre legal
Registro Electrónico de Notarios.
3.
Registrador
No existe registrador por lo que el Acuerdo 041/2002 de la Corte Suprema de Justicia
en su artículo 4, autoriza al Director del Archivo General de protocolos integrar la
información comprendida en el registro manual de notarios al sistema digital; y
autorizará el registro e inscripción de los notarios que obtengan su primer registro, así
como los que modifiquen o actualicen el mismo.
Tiene además la potestad para requerir a los Notarios la información pertinente y para
extender los documentos que le sean requeridos.
1
4.
Calidades para ser Director del Archivo General de Protocolos
El Director del Archivo General de protocolos deberá reunir las siguientes calidades de
conformidad con lo que estable el Artículo 78 segundo párrafo del Decreto 314, Código
de Notariado:
Ser Notario colegiado activo
Habilitado para el ejercicio de la profesión y que haya ejercido la misma por el
período no menor de cinco años.
Será nombrado por el Presidente del Organismo Judicial.
Llevará el título de Director del Archivo General de Protocolos.
5.
Características del Registro Electrónico de Notarios
Estas características se encuentran plasmadas en el artículo 2 del acuerdo 041/2002 de
la Corte Suprema de Justicia, siendo las siguientes:
Interactivo y ágil.
En términos informáticos interactivo se refiere a un programa que permite una
interacción, a modo de diálogo, entre el ordenador y el usuario; ágil es ligero expedito
(libre), por lo tanto el diálogo entre el ordenador y el usuario debe ser expedito (libre y
limpio).
Acorde con la tecnología moderna.
Tecnología es el conjunto de conocimientos técnicos, ordenados científicamente, que
permite diseñar y crear bienes y servicios que facilitan la adaptación al medio ambiente
y satisfacer tanto las necesidades esenciales como los deseos de la humanidad. El
Registro Electrónico de Notarios almacenara datos o información relacionada con los
notarios de acorde con los conocimientos técnicos y científicos más modernos.
2
De fácil acceso remoto.
Que cualquier usuario podrá ingresar al archivo, no importando lo distante que este.
Privacidad y confidencialidad de la información sensible.
Información sensible es el nombre que recibe la información personal privada de un
individuo, por ejemplo ciertos datos personales y bancarios, contraseñas de correo
electrónico e incluso el domicilio en algunos casos.
Garante que la información sensible sólo será conocida por el usuario legítimamente
autorizado que posea la clave de acceso.
6.
Convenios para uso de información.
Como lo establece el Artículo 8 del Acuerdo Número 041/2002 de la Corte Suprema de
Justica: “La presidencia del Organismo Judicial, celebrará convenios que permitan el
acceso de la información que obra en el Registro Electrónico de Notarios. En el
convenio se garantizara el buen uso de la información. Actualmente existe un convenio
con el Registro General de la Propiedad”.
7.
Actos, negocios o hechos objeto de registro
Actos
Registro de firma y sello de notarios
Autentica de firmas de notarios
Certificaciones y constancias
Creación de usuarios de consulta a distancia
3
Actos Registrales
Inscripción de primer registro de notarios.
Rechazo de la inscripción.
Suspensión de la inscripción de Notarios.
Anotación referida a notarios.
Cancelación referida a notarios.
8.
Sistema registral adoptado
En el Registro Electrónico de Notarios el sistema es de folio personal, por nombre del
Notario. Se llama folio personal al sistema registral que organiza las anotaciones
registrales, tomando como elemento clasificador a las personas.
9.
Principios registrales
Principio de registración o inscripción
Deriva del principio de publicidad formal, es el que tiene por objeto realizar
materialmente la publicidad registral a fin de lograr la cognocibilidad. Ello implica por un
lado llevar a los hechos la publicidad mediante la realización de los asientos respectivos
y atribuirle el valor jurídico que la ley determina a los efectos de la inscripción.
El asiento registral en sí es un instrumento público; es un instrumento público que
contiene una expresión unificada por una firma; todo lo que está arriba de la firma es un
asiento registral.
4
Principio de Legalidad
Por este principio, toda persona que se trate de inscribir en el Registro Electrónico de
Notarios está sometido a un examen previo, llamado verificación, con el fin de que solo
tengan acceso a los asientos registrales, las inscripciones válidas y perfectas que llenen
todos los requisitos que el Registro requiera.
Al respecto García Pelayo, citado por López De Zavalía, sostiene: “El principio de
legalidad significa que toda acción de la Administración o toda decisión de los tribunales
ha de ser una aplicación de la ley.1
Principio de Publicidad Formal
A los registros públicos pueden tener acceso cualquier persona conforme lo reconoce,
la Constitución Política de la República de Guatemala, entre los derechos individuales
de la persona; la publicidad registral garantiza que toda persona tenga conocimiento
general del contenido de las partidas registrales, por lo tanto publicidad registral es la
cognocibilidad permanente y general de hechos jurídicos en base a la declaración
señalativa de un órgano competente, puesta a disposición del público por los medios
previstos por la ley. Su finalidad es proporcionar seguridad jurídica de las situaciones y
relaciones jurídicas incorporadas al Registro.
Principio de Rogación
Suele hablarse de principio de rogación “para aludir a la directiva según la cual el
Registro, como regla, no procede de oficio, sino en virtud de un impulso que le viene del
exterior.” 2Por el principio de rogación se entiende que la administración pública registral
no puede actuar si no media solicitud, petición o ruego de los interesados.
1
2
López De Zavalía, Fernando, Curso introductorio al derecho registral, pág. 295
Ob, Cit. Pág. 386
5
Es un principio esencial para que se ponga en marcha la actividad registral, el
registrador del Registro Electrónico de Notarios no puede actuar de oficio, para que
ingrese una inscripción de Notario al registro es necesaria la solicitud del interesado.
10.
Certificaciones
Toda reproducción por cualquier medio que provenga del Registro Electrónico de
Notarios, extendida por el Archivo General de Protocolos, tendrá los mismos efectos
legales de las certificaciones extendidas manualmente por el citado Archivo. Art. 6 del
acuerdo 041/2002 de la Corte Suprema de Justicia.
El Registro Electrónico de Notarios emite las siguientes constancias y certificaciones:
1. Firma y sello del Notario (a).
2. Notario (a) habilitado (a).
3. Notario (a) inhabilitado (a).
4. Notario (a) depositario (a).
5. Notario (a) con cargo público.
6. Notario (a) ausente del país.
7. Notario (a) fallecido (a).
8. Notario (a) excluido (a) del listado con impedimento temporal para el ejercicio del
notariado.
6
9. Períodos en los cuales ha tenido el (la) Notario (a) impedimento temporal para el
ejercicio del notariado.
10. El (la) Notario (a) no ha tenido anotaciones en el Registro Electrónico de Notarios.
11. El (la) Notario (a) no ha tenido impedimento.
11. Impugnación de resoluciones
En el Registro electrónico de Notarios se da el recurso de reconsideración, este recurso
puede interponerse contra las sanciones que impone el Director del Archivo General de
Protocolos. Lo referente a este recurso se encuentra regulado en el Código de
Notariado, en el Artículo 100. Además se integra con los Artículos 135 al 140 de la Ley
del Organismo Judicial.
Autoridad que Conoce
La ley establece al respecto que debe interponerse ante el propio Director del Archivo
General de Protocolos, dentro de los tres días contados a partir de la fecha de la
recepción de la notificación por correo certificado. Este funcionario elevará las
actuaciones a la Corte Suprema de Justicia para que esta las conozca y resuelva.
Doctrinariamente, este si es considerado un recurso, pues lo conoce y resuelve un
órgano distinto al que emitió el acto impugnado.
12. Aplicación de tecnología
Como lo establece el artículo 1 del Acuerdo 010/2002 de la Corte Suprema de Justicia:
La información del registro manual de notarios sustentada en expedientes, tarjetas y en
libros físicos existentes, será trasladada digitalmente a partir de la fecha que se expresa
en el presente Acuerdo, en forma electrónica para integrar así el Registro Electrónico
de Notarios, que incluirá la firma, sello y fotografía del Notario.
7
13. Procedimiento registral
13.1. Registro de firma y sello de notarios
Presentar memorial dirigido al Presidente del Organismo Judicial y de la Corte
Suprema de Justicia, fundamentado en derecho y con auxilio de Abogado
colegiado activo, solicitando su inscripción como Abogado y Notario y el
registro del sello y la firma que utilizará en el ejercicio de su profesión. Dentro
del memorial de solicitud deberá consignarse la firma y sello del nuevo
profesional y lugar para recibir notificaciones, estableciéndose si así se desea,
correo electrónico para tales efectos.
Certificación del acta del examen público de tesis y certificación
del acto público de graduación .
Oficio del Colegio de Abogados y Notarios dirigido al Secretario
de la Corte Suprema de justicia, en el cual se consigna el número
de colegiado correspondiente.
Fotocopia legalizada del recibo de pago de colegiación
correspondiente
Boleta de carencia de antecedentes penales emitida dentro de los
tres meses anteriores.
Certificación de la partida de nacimiento emitida dentro de los tres
meses anteriores.
Constancia extendida por el Tribual Supremo Electoral, de estar
vigente en el uso de los derechos civiles y políticos.
Dos fotocopia legalizadas de la cédula de vecindad completa o en
su caso del documento personal de identificación.
Boleto de ornato en original o fotocopia legalizada de éste.
Cuadruplicado (amarillo) de la orden y recibo de ingresos judiciales donde
consta el pago de la inscripción de la firma y sello profesional, de la constancia
de inscripción como Notario y el pago del derecho anual de apertura de
protocolo, en su caso.
El memorial de solicitud y documentos adjuntos deberán
acompañarse de un duplicado y dos copias adicionales.
Si los requisitos solicitados fueron debidamente cumplidos, el Presidente del
Organismo Judicial y de la Corte Suprema de Justicia emitirá la resolución
ordenando el registro, el cual se llevará a cabo con la presencia del (de la)
notario (a) ante el Registro Electrónico de Notarios en donde estampará la
firma y el sello que utilizará en el libro correspondiente.
8
13.2. Procedimiento para la modificación de firma y/o sello de Notario
Llenar, firmar y sellar el formulario de
modificación de firma y/o sello según sea el
caso.
Cancelar Q 100.00, valor de la modificación,
previa elaboración del recibo de pago en el
Archivo General de Protocolos, (Registro
Electrónico de Notarios, segundo nivel o Planta
Baja de Edificio de la Corte Suprema de
Justicia).
Presentar el formulario y recibo original con una
copia al Registro de Abogados el cual se
encuentra en la oficina del Registro de Procesos
Sucesorios, ambos registros se encuentran en la
misma oficina; en el primer nivel de la Corte
Suprema de Justicia, zona 1.
Pasados 5 días hábiles el notario (a) deberá
presentarse personalmente al Registro de
Abogados a modificar su firma y/o sello como
abogado (a).
Se le proporcionará una copia de la resolución
emitida por la CSJ con la cual debe presentarse
ese mismo día al Archivo General de Protocolos,
Edificio Jade, Registro Electrónico de Notarios
(2do. Nivel), donde se hará el trámite para su
modificación de firma y/o sello como notario (a).
9
13.3. Apertura de protocolos
Presentarse en el módulo de información del
Archivo General de Protocolos en el Edificio Jade,
o en el de la Unidad de Protocolos Notariales, en
la Planta baja del Edificio del Palacio de Justicia.
Allí se le proporcionara el formulario
correspondiente para lo llene; a si mismo lo
puede obtener visitando la página web del
Organismo Judicial www.oj.gob.gt.
entregará en la ventanilla correspondiente, el
formulario llenado con tinta negra
el receptor establece que el formulario contenga
la información completa, la firma y sello del (de la)
notario (a) y de su depositario (a).
Al ser revisado, se extiende el recibo por el valor
de cincuenta quetzales.
El monto deberá ser pagado en las cajas de
BANRURAL, ubicada en el primer nivel de edificio
Jade o en la que está ubicada en la Planta baja
del Edificio del Palacio de Justicia.
El recibo de pago por mandato legal deberá ser
agregado al final del protocolo respectivo como
atestado.
10
13.4. Recepción de avisos
Notario (a) que
ejerce cargo público.
Notario (a) que se
ausenta del país.
Notario (a) fallecido.
Notario (a) que no ha
cartulado
Nombramiento de
depositario.
Notario (a)
inhabilitado.
11
13.5. Auténtica de firmas de Notarios
El documento notarial sin fólder
(se verifica si la firma y el sello
registrados del Notario autorizante
corresponden con el contenido en
el documento presentado).
Adjuntar un timbre fiscal de Q.
10.00. Art. 5 numeral 1º. Del Dto.
37-92 del Congreso de la
República de Guatemala.
Adjuntar recibo de
pago.
14. Legislación aplicable.
Constitución Política de la República de Guatemala. Asamblea Nacional
Constituyente. 1986.
Código de Notariado
Ley del Organismo Judicial
Acuerdo Número 041/002 de la Corte Suprema de Justicia
15. Ubicación
Registro Electrónico de Notarios
7ª. Avenida 9-20 zona 9, Edificio Jade, 2do. Nivel
PBX: 2426-7207, 2426-7210 FAX 2426-7209
E-mail: [email protected]
12
CONCLUSIONES
1.Que a partir del uno de julio del año dos mil dos, dejo de llevarse el registro de
notarios en forma manual y por mandato legal se debe de conservar y preservar los
libros físicos y documentos en el Archivo General de Protocolos.
2. El Registro Electrónico de Notarios acorde con la tecnología moderna se encarga de
la organización, funcionamiento, dirección, inspección y vigilancia del ejercicio del
notariado y de la fe pública notarial y le corresponde dar a los notarios certificaciones o
constancias de cuantas consultas le sean efectuadas.
3. Con la convicción profunda de que el ejercicio del notariado con el estricto apego a
los postulados éticos y a las normas legales, que deben ser la guía inmutable del actuar
del notario, el Registro Electrónico de Notarios creado por acuerdo 041/2002 de la
Corte Suprema de Justicia, vino a fortalecer esta profesión tan abnegada y a la vez
humilde para el servicio de las personas, siendo este a la vez un instrumento de
transparencia en la actividad profesional y constituya un medio idóneo de información y
comunicación para el cumplimiento efectivo de las obligaciones notariales.
13
ANEXOS
14
15
ORGANISMO JUDICIAL
ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS
ORGANIGRAMA GENERAL
PRESIDENCIA
DEL
ORGANISMO
JUDICIAL
DIRECCIÓN ARCHIVO
GENERAL DE
PROTOCOLOS
SECRETARIA
GENERAL
DEL AGP
SUBDIRECCIÓN
REGISTRO
ELECTRÓNICO
DE
NOTARIOS
REGISTRO
ELECTRÓNICO
DE
PODERES
UNIDAD DE
ARCHIVO DE
TARJETAS
DE
PODERES
SUBDIRECCIÓN
SUBDIRECCIÓN
DELEGACIÓN
REGIONAL
CHIQUIMULA
UNIDAD DE
MICROFILMACIONES
Y CENTRO DE
ARCHIVO DIGITAL
UNIDAD DE
SUPERVISIÓN
NOTARIAL
UNIDAD DE ARCHIVO
DE EXPEDIENTES DE
JURISDICCIÓN
VOLUNTARIA
NOTARIAL
DELEGACIÓN
DEPARTAMENTAL
HUEHUETENANGO
DELEGACIÓN
REGIONAL
ESCUINTLA
UNIDAD DE
COORDINACIÓN Y
SUPERVISIÓN DE LAS
DELEGACIONES
REGIONALES
Y
DEPARTAMENTALES
UNIDAD DE
TESTIMONIOS
ESPECIALES
UNIDAD DE
PROTOCOLOS
NOTARIALES
16
DELEGACIÓN
REGIONAL
ALTA VERAPAZ
DELEGACIÓN
REGIONAL
QUETZALTENANGO
17
18
19
20
21
22
23
24
25
BIBLIOGRAFÍA
LÓPEZ DE ZAVALIA, Fernando J. Curso introductorio al derecho registral, 1 ed. Ed.
Víctor P de Zavalia, Buenos Aires, Argentina: 1983.
Revista del Archivo General de Protocolos. Guía del Notario, 1 ed. Guatemala: 2013.
Legislación
Constitución Política de la República de Guatemala. Asamblea Nacional Constituyente.
1986.
Código de Notariado, Decreto numero 314
Ley del Organismo Judicial, Decreto 2-98
Acuerdo Número 041/002 de la Corte Suprema de Justicia
26