Órganos Colegiados

Nombre del proyecto:
Procedimiento Electrónico de Órganos Colegiados
Entidad:
Diputación Provincial de Ciudad Real
Organismo que lo presenta:
Diputación Provincial de Ciudad Real
Responsable del proyecto:
Firmado digitalmente por M TERESA CARMONA GONZALEZ el día 12-06-2014
El documento consta de un total de 11 página/s. Página 1 de 11. Código de Verificación Electrónica (CVE) 0aN40 96o50 51195 0223o
Mª Teresa Carmona González y Luis Jesús de Juan Casero
Breve descripción del proyecto (4 líneas):
La aplicación hace posible la gestión electrónica integral de todos los trámites
requeridos legalmente para el funcionamiento de cualquiera de los órganos
colegiados de la institución provincial, de los ayuntamientos o de cualquier
administración pública o entidad privada.
Datos más destacados que creen que lo hacen diferente al resto (3
líneas):
No conocemos otra herramienta análoga, aunque suponemos que existirá. Está
funcionando de forma impecable, ininterrumpida y constatable en la Diputación de
Ciudad Real desde septiembre de 2010 y está configurada íntegramente en AL
SIGM (antes, SIGEM) del MINETUR.
Es posible su transferencia tecnológica:
Totalmente transferible a cualquier otra Administración Pública por cuanto
todas las herramientas son de código abierto y todos los órganos colegiados de las
AAPP (y de las privadas) se gestionan conforme al mismo procedimiento.
Categoría/as a la que se presenta: Soluciones de Administración Electrónica
PROCEDIMIENTO ELECTRÓNICO DE
ÓRGANOS COLEGIADOS
Contenido
1.- INTRODUCCIÓN. ...................................................................................... 3
2.- PROCEDIMIENTO ELECTRÓNICO DE ÓRGANOS COLEGIADOS. ........................ 4
2.1.- Gestión de Integrantes. ....................................................................... 4
2.2.- Gestión de Propuestas. ........................................................................ 5
2.3.- Gestión de Sesiones. ........................................................................... 6
Firmado digitalmente por M TERESA CARMONA GONZALEZ el día 12-06-2014
El documento consta de un total de 11 página/s. Página 2 de 11. Código de Verificación Electrónica (CVE) 0aN40 96o50 51195 0223o
3.- EFECTOS MÁS SIGNIFICATIVOS DE LA GESTIÓN Y FIRMA ELECTRÓNICA DE
ACTAS Y ACUERDOS DE ÓRGANOS COLEGIADOS. ............................................11
Documento firmado electrónicamente en el marco de lo dispuesto en los arts. 17 y siguientes de la Ley 11/2007, de 22 de junio y normas concordantes. Puede
comprobarse su autenticidad insertando el CVE reflejado al margen en la sede electrónica corporativa expresada.
Sede electrónica https://sede.dipucr.es/
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PROCEDIMIENTO ELECTRÓNICO DE
ÓRGANOS COLEGIADOS
Firmado digitalmente por M TERESA CARMONA GONZALEZ el día 12-06-2014
El documento consta de un total de 11 página/s. Página 3 de 11. Código de Verificación Electrónica (CVE) 0aN40 96o50 51195 0223o
1.- INTRODUCCIÓN.
Uno de los subprocesos más relevantes y característicos de la
actuación administrativa, quizás especialmente en el ámbito local, es el relativo
a la gestión de órganos colegiados. Son muchos los expedientes administrativos en
los que interviene algún órgano colegiado, por imperativo legal o por decisión del
órgano responsable de su tramitación. La Diputación consideró esencial su
configuración telemática por su singular importancia en el quehacer diario
de la institución, y por su gran trascendencia efectiva para los
ayuntamientos de la provincia adheridos a la plataforma de administración
electrónica de la Diputación Provincial, a los que también se dirige el proyecto.
El procedimiento se ha configurado en la aplicación AL SIGM, del MINETUR,
y la herramienta hace posible la tramitación electrónica integral de todos los
trámites de cualquiera de los órganos colegiados de la institución. En síntesis:
a) Permite relacionar cualquier propuesta firmada electrónicamente con el
órgano colegiado que deba conocerla.
b) Elabora automáticamente el Orden del Día a partir de todas las propuestas
relacionadas y gestiona la firma electrónica de la convocatoria.
c) Notifica por vía electrónica la convocatoria a los integrantes del órgano y
permite su acceso electrónico a la documentación de la sesión.
d) Genera automáticamente el acta de la sesión, según plantillas. Sólo debe
incorporarse con posterioridad el resultado de las votaciones, los debates y, en su
caso, las incidencias habidas durante la sesión. El módulo de audio-acta del Pleno,
permite anexar el audio con los debates y firmarlo electrónicamente junto al acta
con el texto de los acuerdos.
e) Una vez firmada el acta, genera automáticamente notificaciones y
certificaciones de los acuerdos o informes emitidos, que permiten su firma y
registro electrónicos, y su posterior notificación electrónica.
f) Genera automática e inmediatamente un Libro de Actas que puede ser
diligenciado y firmado electrónicamente.
La aplicación fue aprobada por la Junta de Gobierno de la Diputación
de Ciudad Real en sesión del día 20 de julio de 2010 y, desde el 1 de
septiembre de 2010, todos los órganos colegiados se tramitan
electrónicamente. Con este instrumento se ha constatado un aumento
fácilmente perceptible de la calidad y la rapidez de la gestión de los procesos,
se ha eliminado la necesidad de papel, se ahorran gastos y se aumenta la
transparencia de la actuación administrativa.
Documento firmado electrónicamente en el marco de lo dispuesto en los arts. 17 y siguientes de la Ley 11/2007, de 22 de junio y normas concordantes. Puede
comprobarse su autenticidad insertando el CVE reflejado al margen en la sede electrónica corporativa expresada.
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PROCEDIMIENTO ELECTRÓNICO DE
ÓRGANOS COLEGIADOS
2.- PROCEDIMIENTO ELECTRÓNICO DE ÓRGANOS COLEGIADOS.
El procedimiento electrónico de Órganos Colegiados consta
subprocesos interrelacionados:
•
•
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•
de
tres
Gestión de Integrantes. Almacena toda la información necesaria de cada
uno de los integrantes de los Órganos Colegiados (por ejemplo, si es un
miembro político, a qué grupo político pertenece, fecha de nombramiento,
de que sesiones es integrante y qué cargo va a tener, etc.).
Gestión de Propuestas. Contiene la información relevante para las
sesiones, como documentos digitales, traslados internos y externos, etc.
Gestión de Sesiones. Procedimiento que engloba Pleno, Junta de
Gobierno, Comisiones Informativas, Mesa de Contratación y para cualquier
otro Órgano Colegiado que tenga constituido en Ayuntamiento, y que incluye
la convocatoria, actas, certificaciones, notificaciones, etc.
Propuesta
departamento
X
Propuesta
departamento
Y
2.1.- Gestión de Integrantes.
El procedimiento ‘Gestión de Integrantes’, se utiliza para albergar la
información de cada uno de los miembros de las sesiones. Ello permite que al
iniciar un expediente del Órgano Colegiado cargue automáticamente todos sus
integrantes/participantes. Este tipo de expediente se crea normalmente cada cuatro
años (legislatura), y sólo es preciso modificarlo si hay algún cambio concreto.
Está compuesto de las entidades que se citan a continuación, que permiten
almacenar toda la información necesaria de cada uno de los miembros del órgano,
y que tienen correspondencia con tablas en base de datos:
•
Información personal: Contiene información que es compartida con otros
procedimientos administrativos. En la entidad 'Información Personal',
podemos indicar si es un miembro político o no, su grupo político,
representación en la Entidad y en otras entidades, fecha de nombramiento y
de cese, cargo y sección. Además se permite asociar documentos
relacionados con el miembro. (Decreto de nombramiento, delegación de
poderes o parte de ausencias).
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PROCEDIMIENTO ELECTRÓNICO DE
ÓRGANOS COLEGIADOS
•
Órganos de Gobierno: Especifica la lista de órganos a los que pertenece el
miembro y el cargo que va a tener en dicho órgano.
ALSIGM contiene un formulario de búsqueda accesible desde el escritorio
en la opción ‘Búsqueda Avanzada’ mediante el cual se pueden buscar miembros por
diferentes criterios, así como mostrar listas de miembros asociados a un órgano o
área determinados.
2.2.- Gestión de Propuestas.
Cada uno de los departamentos de la Diputación o de los ayuntamientos
genera y somete a firma electrónica las propuestas que hayan de ser sometidas a
consideración de un órgano colegiado.
Las entidades que contiene el procedimiento de Propuesta:
•
•
Participantes, aquellos interesados a los que haya que enviar
Notificaciones o a los que vayamos a trasladar los acuerdos adoptados
dentro de la administración.
Propuesta, engloba los datos de la misma: origen (departamento que la
origino), órgano competente (órgano que la origino), prioridad, motivo de la
prioridad, cargo (cargo de la persona que la firmar), persona (nombre de la
persona que la firma), fecha de emisión, fecha de aprobación y extracto (es
el que se utiliza a la hora de redactar el Orden del Día de las sesiones, tanto
en las convocatorias como en las actas).
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Junto a la propuesta propiamente dicha, el expediente electrónico puede
albergar todos los documentos firmados digitalmente que sean de interés para el
órgano colegiado correspondiente (Informes, proyectos, planos, etc.).
).
La firma de todos los documentos se realiza mediante el miniapplet de
@firma y genera un documento electrónico que cumple el Esquema Nacional de
Interoperabilidad, quedando validado en la aplicación de validación de firmas y
certificados del Gobierno de España (valide). Además @firma valida
valida tanto firmas
como certificados electrónicos, garantizando que no existen caducidades ni
revocaciones.
Por último, el expediente de propuesta se relaciona por el tramitador con la
próxima sesión del órgano colegiado correspondiente; en el momento en que se
efectúa esta relación, el sistema genera automáticamente un asiento en la
convocatoria sin necesidad de intermediación alguna.
2.3.- Gestión de Sesiones.
Se han configurado y se encuentran en producción desde 2010 los
procedimientos electrónicos de las
las sesiones que celebran Pleno, Junta de Gobierno,
Mesa de Contratación y Comisiones Informativas. Se puede configurar fácilmente
cualquier otro órgano colegiado que se constituya por la entidad local.
El procedimiento consta de las siguientes entidades:
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•
Sesión: Contiene los datos propios de la sesión: tipo de sesión (ordinaria o
extraordinaria), fecha y hora de celebración. Estos datos serán utilizados
tanto para las búsquedas como para su inclusión en los diferentes
documentos que se generen. El número de convocatoria será generado
automáticamente por el sistema, pero se puede editar si se desea que
contenga otro valor o formato diferente. Todas las sesiones disponen de un
campo Órgano en el que se podrá consultar el tipo de sesión que se ha
seleccionado. En las Comisiones Informativas aparecerá además un campo
Área donde se debe seleccionar el área correspondiente al tipo de Comisión.
•
Participantes. Contiene la lista de convocados a la sesión de gobierno. Esta
lista es generada automáticamente al iniciarse el expediente de sesión a
partir de los datos almacenados en el procedimiento de Gestión de
Integrantes del expediente de cada uno de los miembros. Contiene un
campo que es Asiste, toma valores sí o no, y será utilizado tras la
celebración de la sesión para marcar si el convocado ha asistido o no.
•
Propuesta. Contiene la lista de las propuestas que vayan incluyendo los
distintos servicios y departamentos. Permite a la Secretaría la revisión y, en
su caso, exclusión de las propuestas remitidas. Cuando se haya cerrado la
relación de propuestas relacionadas, se inicia el trámite Convocatoria de la
sesión que genera, automáticamente, el Orden del Día con las propuestas
relacionadas. Ese orden preasignado, puede ser modificado manualmente.
•
Urgencias. Las cuestiones urgentes que puedan surgir con posterioridad a
la convocatoria son tratadas igual que las propuestas previas. La diferencia
radica en que las urgencias son cargadas al sistema en el trámite posterior
denominado 'Carga de Propuestas'.
•
Ruegos y preguntas. Los ruegos y preguntas serán anotados durante la
sesión para que sean incluidos posteriormente en actas.
El departamento o funcionado de la Secretaría responsable de cada sesión
es el encargado de rellenar cada una de las entidades y de comprobar que todas las
propuestas que están relacionadas son correctas. Tras las pertinentes
comprobaciones, se comienza con la tramitación del expediente electrónico de
órganos colegiados, en el que podemos destacar los siguientes hitos:
1º- Convocatoria de la sesión.El sistema recupera la relación de propuestas asignadas a la sesión, y las
ordena automáticamente según el campo Origen de la entidad Propuesta.
Automáticamente en el documento de convocatoria de la sesión se cargan los datos
que se han añadido en cada una de las entidades (el número de convocatoria, la
fecha, hora y tipo de sesión, el orden del día con las propuestas incluidas en la
sesión).
Revisado el documento de convocatoria, se firma digitalmente por el
Presidente y por el Secretario del órgano colegiado correspondiente (puede firmarse
desde otra localidad o “in itinere”). Tras ello, la convocatoria se registra
electrónicamente desde la Secretaría del órgano, sin necesidad de
intervención del personal de Registro y se notifica telemáticamente vía ALSIGM
a los integrantes del órgano, a los grupos políticos y demás interesados, y vía
correo electrónico. Este correo contiene una invitación a evento en formato
iCalendar que puede ser procesada por los clientes de correo de modo que se
insertará una cita en la agenda del receptor, además incluye en el correo una copia
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firmada de la convocatoria. El sistema también permite la notificación SMS, que
comunica a los integrantes de la sesión la fecha y hora de su celebración.
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En la Diputación de Ciudad Real, dentro del Portal del Diputado se ha
configurado un módulo, denominado Acceso Electrónico a la Documentación de
los Órganos colegiados, que permite on-line, a través de la sede
electrónica, y con firma electrónica reconocida, el acceso de los miembros de
cada uno de los órganos colegiados provinciales a la documentación de la
sesión desde el mismo instante en que se firma la convocatoria, y hasta el
momento en el que se firma el borrador del acta.
Este módulo facilita la labor de examen y estudio de los miembros de cada
uno de los órganos colegiados, que podrán conocer toda la documentación
disponible desde su propio domicilio o en cualquier lugar en el que se encuentren,
si disponen de acceso a internet y de firma electrónica avanzada (DNI o certificado
de la FNMT) para identificarse ante la sede electrónica provincial.
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2º.- Carga de Propuestas.
Celebrada la sesión, se genera un listado de documentos por cada una de las
propuestas relacionadas con la sesión. La adecuada revisión del documento
propuesta es clave para el idóneo resultado de la aplicación, dado que el acta, las
notificaciones y los certificados de los acuerdos adoptados o informes emitidos se
generan a partir de estos documentos.
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3º.- Borrador del acta de sesión.
Revisado el módulo de carga de propuestas, el sistema elabora este
documento automáticamente con todas las propuestas configuradas en el trámite
anterior dentro de la plantilla elaborada al efecto con carácter general, que incluye
los asistentes de la sesión y demás datos generales. La persona encargada del
expediente revisa el documento y lo somete a firma electrónica del Secretario y el
Presidente del órgano colegiado, tras lo que se traslada a los miembros integrantes
a través de un aviso electrónico.
4º.- Justificante de asistencia.
El sistema genera automáticamente un documento llamado Certificación de
Asistentes que contiene la lista completa de asistentes a la sesión de gobierno,
cargando los datos que se han especificado en la entidad ‘Participantes’.
5º.- Notificaciones y traslado de acuerdos.
Tras la firma del borrador del acta de la sesión, la aplicación genera
automáticamente todos los certificados y, en su caso, notificaciones de los acuerdos
o informes emitidos. Los documentos
generados dependen
de qué
interesados/participantes se hayan incluido por los departamentos en las diferentes
propuestas configuradas inicialmente.
Las notificaciones se registran desde el propio tramitador en el Libro de
Salida del registro automáticamente. Si el destinatario está dado de alta en el
“Comparece“ la notificación se efectúa electrónicamente mediante comparecencia
electrónica (desde agosto de 2012 todos los ayuntamientos de la provincia están
datos de alta en este sistema y todas las resoluciones se les notifican
electrónicamente. Desde el 1 de enero de 2013 hasta el 30 de octubre de 2013, se
habían notificado electrónicamente más de 20.000 resoluciones por la Diputación)
6º.- Borrador de Acta de Sesión con debates.
Tras todo ello, la solución técnica permite anexar al acta los debates en
texto, o la grabación del audio de tales debates producidos durante una sesión del
Pleno, y su posterior firma electrónica por la Secretaría General y la Presidencia de
la Corporación, como garantía para que no pueda ser alterada posteriormente. El
documento resultante es un documento electrónico, y se custodia y archiva en los
sistemas informáticos de la Diputación, con las mismas garantías de seguridad y
conservación que cualquier otro documento.
Su principal ventaja funcional respecto al sistema vigente consiste en que
las intervenciones de los miembros de la Corporación se conservan tal y como se
produjeron oralmente, con todos los matices y entonaciones característicos del
lenguaje hablado que, sin embargo, no siempre son susceptibles de reproducir en el
lenguaje escrito.
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ÓRGANOS COLEGIADOS
Una vez firmada electrónicamente, el audio-acta del Pleno es subido al
Portal del Diputado y, desde allí, es accesible a todos los miembros de la
Corporación que pueden consultar tanto los acuerdos adoptados (en texto) como
los debates suscitados (en audio). Este sistema hace innecesaria, por tanto, la
remisión del audio acta, que puede ser sustituida por un email o sms que informe
de su publicación en la sede o web municipal.
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3.- EFECTOS MÁS SIGNIFICATIVOS DE LA GESTIÓN Y FIRMA ELECTRÓNICA
DE ACTAS Y ACUERDOS DE ÓRGANOS COLEGIADOS.
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Los efectos más destacables de la gestión y firma electrónica
convocatorias, actas y acuerdos de órganos colegiados son los siguientes:
TRÁMITE
Gestión y Firma
Tradicional de Actas y
Acuerdos de Órganos
Colegiados
Tiempo Medio
Necesario
Variable: entre ocho y diez
días
Confección Libro
Muchas horas al año,
Actas
especialmente Pleno y Junta
de Gobierno
de
Gestión y Firma Electrónica
de Actas y Acuerdos de
Órganos Colegiados
Entre uno y dos días
Automatizada: un minuto
Firma Libro
Actas
Tarea engorrosa Presidente
Corporación
Inmediata: firma electrónica
Coste
medioambiental
y económico
Papel (múltiples copias) e
impresión (tinta y desgaste
de maquinaria).
No se requiere papel ni
impresión de las actas ni de los
Libros de Actas.
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