Fecha de Formulación: 30/12/2015 IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO EVALUACIÓN PROCESO N° 1 2 3 4 P: Probabilidad Po:Posible CAS:Casi Seguro RIESGO Pagos sin cumplimiento de requisitos legales Demora en el trámite de revisión y elaboración de Obligaciones Contraidas Pagos Dobles Obligaciones Contraídas DESCRIPCIÓN EFECTO CONTROLES Procedimientos y Manuales Documentados y aplicados, Lista de chequeo o requisitos Elaboración de Obligaciones Contraidas sin el cumplimiento de los requisitos legales No conformidades por incumplimiento de normatividad, Reprocesos; Sanciones Trámite extemporáneo de cuentas, retención voluntaria o involuntaria de las cuentas sin justa causa Procedimientos y Manuales Negligencia, extralimitación documentados, de funciones, búsqueda de Registro controlado beneficios particulares, en la recepción, Reclamaciones de los revisión y trámite de Contratistas, las Obligaciones No conformidades. Contraídas a Tesorería. Realizar de manera voluntaria o involuntaria pagos dobles o por mayor valor de lo debido por falta de control en la elaboración de OC Aplicación sanciones Liquidación y aplicación errónea a la entidad por NO de las retenciones y otras aplicación de deducciones legales en los disposiciones legales pagos a realizar y tributarias Pérdida de recursos, Sanciones administrativas, disciplinarias y fiscales, No conformidades Implementar mecanismos de control eficaces, Perdida de recursos por sanciones, Responsabilidad disciplinaria, No conformidades Lista de chequeo; Normas claras y aplicadas; Personal Capacitado tributaria y fiscalmente RIESGO DE CORRUPCIÓN (SI ó NO) SI SI SI NO VALORACIÓN P 3 4 3 3 I 3 2 3 3 I: Impacto INA: Inaceptable INT: Intolerable C 9A 8A 9A 9A PLAN DE MANEJO ZONA DE VALORACIÓN DEL RIESGO ALTO ALTO ALTO ALTO POLÍTICA DE MANEJO ACCIONES DE MITIGACIÓN RESPONSABLE Reducir el riesgo 1. Revisar adecuadamente las solicitudes de Obligación Contraída, aplicando plenamente las normas, los manuales de procedimientos, y la lista de chequeo para la revisión de cada cuenta Dirección Oficina de Contabilidad Reducir el riesgo 1. Radicar, revisar, registrar y tramitar las solicitudes de OC en orden consecutivo. Reducir el riesgo 1. No radicar soicitudes de obligación contraida dobles por el mismo concepto. 2. Establecer punto de control para evitar elaborar O.C. dobles Reducir el riesgo 1. Aplicar plenamente las normas tributarias y fiscales; 2. Capacitar al personal que hace las deducciones; 3. Documentar el procedimiento Dirección Oficina de Contabilidad Dirección Oficina de Contabilidad Dirección Oficina de Contabilidad CRONOGRAMA INDICADOR Mensual 1. Cuentas devueltas / Cuentas recepcionadas Mensual 1. Establecer en el sistema de radicación la demora injustificada de las cuentas o el tramite anticipado de las cuentas según el consecutivo de radicación. Mensual 1. Solicitudes de OC devueltas por estar dobles / Solicitudes de OC radicadas Mensual 1. Obligaciones Contraídas devueltas por Tesoreria / Obligaciones contraídas elaboradas C:Calificación IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO EVALUACIÓN PROCESO N° 5 DESCRIPCIÓN EFECTO CONTROLES Procedimientos documentados, Información financiera no Imputación contable Inadecuada imputación contable Personal que hace confiable, ni razonable; inapropiada en el en el registro de las Obligaciones registros contables Incumplimiento de normas registro de las Contraídas, Ingresos, egresos, capacitado; contables; No transacciones transferencias y demás hechos Normas claras y fenecimiento de la cuenta; financieras económicos aplicadas; No conformidades. Conciliaciones entre dependencias 6 Información financiera No reconocimiento de No se registran todos los hechos incompleta e inoportuna, no la totalidad de los económicos que afectan los confiable, ni razonable; hechos económicos estados financieros, por Incumplimiento de normas que afectan la ausencia de cultura contable en contables; No situación financiera las diferentes áreas de la fenecimiento de la cuenta, del Departamento entidad. Sanciones administrativas Planeación, comunicación y asesoría a las dependencias proveedoras de información financiera, Seguimiento a cronograma, Personal capacitado; 7 Información financiera incompleta e inoportuna, no confiable, ni razonable; Incumplimiento de normas contables; No fenecimiento de la cuenta, Sanciones administrativas Personal con el perfil apropiado, Personal debidamente capacitado en la normatividad contable pública. 8 P: Probabilidad Po:Posible CAS:Casi Seguro RIESGO Ausencia de personal Falta de personal con competente en competencias para registrar Contabilidad y las información contable o para áreas que procesan realizar el análisis de la misma. información contable Atraso tecnológico Planeación en la compra y suministro Equipos Obsoletos que no Falla permanente en los de equipos funcionan adecuadamente, falta equipos, Pérdida de tecnológicos, de planeación en la compra de información e inoportunidad Suministro de equipos en la entrega de la misma equipos para el área contable RIESGO DE CORRUPCIÓN (SI ó NO) NO NO NO NO VALORACIÓN P 4 4 4 4 I 3 3 3 2 I: Impacto INA: Inaceptable INT: Intolerable C 12A 12A 12A 8A PLAN DE MANEJO ZONA DE VALORACIÓN DEL RIESGO ALTO ALTO ALTO ALTO POLÍTICA DE MANEJO Reducir el riesgo ACCIONES DE MITIGACIÓN RESPONSABLE 1. Aplicación de la normatividad contable pública; 2. Documentar cada uno Dirección Oficina de los procedimientos de Contabilidad para el registro contable, 3. Capacitar al personal involucrado en el proceso contable CRONOGRAMA INDICADOR Mensual 1. Notas de contabilidad de ajuste o corrección / Total registros mensuales Trimestral 1. Seguimiento al cronograma de entrega de información; 2. Capacitación a funcionarios; 3. Conciliaciones elaboradas / Total de conciliaciones por elaborar. Reducir el riesgo 1. Planear y fijar politicas y cronograma para la entrega de información. 2. Personal competente y capacitado, 3. Hacer conciliaciones de los saldos contables vs los registrados en otras dependencias. Dirección Oficina de Contabilidad Reducir el riesgo 1. Solicitar asignación personal con el perfil apropiado, 2. Capacitar de manera permanente a los funcionarios involucrados en el proceso contable. Dirección Oficina de Contabilidad Dirección Talento Humano Anual 1. Suministro de Personal, 2. Capacitación a funcionarios Evitar el Riesgo 1. Solicitar el suministro de equipos de computo apropiados. Dirección Oficina de Contabilidad Dirección de Recursos Fisicos Anual Suministro de equipos C:Calificación IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO EVALUACIÓN PROCESO N° DESCRIPCIÓN EFECTO CONTROLES Hacer transferencia a cuentas diferentes a las del beneficiario Cambio de del pago y/o por valor diferente; beneficiario de pago o Errores en el momento de Traslado irregular de procesar los pagos, Dilución de fondos la responsabilidad de los funcionarios Procedimientos documentados; Pérdida de recursos; Documentos Pérdida de credibilidad; soporte idóneos de Pérdida de imagen las transacciones institucional; No bancarias; conformidades; Fraudes; Diseñar Sanciones disciplinarias y mecanismos fiscales efectivos de control para los pagos o traslado de fondos 10 Demora en el trámite Tramite extemporáneo de las de pago de las cuentas por pagar, retención Obligaciones voluntaria o involuntaria sin justa Contraidas causa Negligencia, extralimitación de funciones, búsqueda de beneficios particulares; Reclamaciones de los Contratistas; No conformidades Procedimientos y Manuales documentados, Registro controlado en la recepción y trámite de pago de las Obligaciones Contraídas. 11 Realizar de manera voluntaria o involuntaria pagos dobles o por mayor valor de lo debido por falta de control de las Obligaciones contraídas o información deficiente sobre los procesos que ocasionaron embargos de cuentas. Pérdida de recursos, Sanciones administrativas, disciplinarias y fiscales, No conformidades Implementar mecanismos de control eficaces, 9 12 P: Probabilidad Po:Posible CAS:Casi Seguro RIESGO Pagos dobles de obligaciones contraídas Inadecuada imputación contable en el registro de transacciones financieras Procedimientos documentados, Personal Información financiera no Inadecuada imputación contable competente y confiable, ni razonable; en el registro de las capacitado, Incumplimiento de normas transferencias bancarias, Validación de la contables; No egresos, ingresos y demás información que se fenecimiento de la cuenta; hechos financieros procesa, No conformidades. Normas claras y aplicadas; Conciliaciones entre RIESGO DE CORRUPCIÓN (SI ó NO) SI SI SI NO VALORACIÓN P 3 4 3 4 I 3 3 3 3 I: Impacto INA: Inaceptable INT: Intolerable C 9A 12A 9A 12A PLAN DE MANEJO ZONA DE VALORACIÓN DEL RIESGO POLÍTICA DE MANEJO ACCIONES DE MITIGACIÓN RESPONSABLE ALTO 1. Establecer puntos de control efectivos para los pagos o para los traslados de fondos; 2. Documentación soporte Reducir el riesgo idónea de los traslados de fondos; 3. Autorización previa del responsable del proceso; Autocontrol de pagos ALTO Reducir el riesgo 1. Cancelación de las cuentas en orden consecutivo, de acuerdo con el registro de llegada a Tesorería según sistema de Radicación de las Obligaciones Contraídas. Dirección de Oficina de Tesorería ALTO 1. Establecer punto de Reducir el riesgo control antes de elaborar el comprobante de egreso Dirección de Oficina de Tesorería ALTO 1. Documentar cada uno de los procedimientos para el registro contable, 2. Capacitar al personal involucrado en el proceso de registro contable, 3. Revisar y validar los registros contables de las operaciones financieras por personal idóneo o competente Dirección de Oficina de Tesorería Reducir el riesgo Dirección de Oficina de Tesorería CRONOGRAMA INDICADOR Diario 1. Validación de pagos por personal autorizado; 2. Traslados de fondos / No. de autorizaciones expedidas Mensual 1. Establecer en el sistema de radicación la demora injustificada en el pago de las cuentas o el pago anticipado de las cuentas según el consecutivo de radicación. Mensual Obligaciones Contraídas devueltas / Obligaciones contraídas recibidas Mensual 1. Capacitaciones, 2. Cero partidas en conciliación por errores contables C:Calificación IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO EVALUACIÓN PROCESO N° DESCRIPCIÓN Pago por fuera de los términos los aportes parafiscales, seguridad social, estampillas, impuestos, y demás transferencias de ley. Gestión ineficiente, Personal Incompetente EFECTO Incumplimiento de las disposiciones legales, No conformidades, Reclamaciones de lo beneficiarios de ley, Sanciones CONTROLES Normas claras y aplicadas, Procedimientos agiles y documentados; Personal capacitado 13 No girar en forma oportuna las transferencias de Ley 14 Fijar políticas para la inversión de los Pérdida de Recursos, Trafico excedentes de Inversiones de Realización de inversiones en de influencias No liquidez; liquidez sin entidades que no ofrecen conformidades; Beneficios Decisión política de reglamentación; garantías de solidez, o su indebidos para los la alta dirección Extravío de cheques y rentabilidad es baja, Extravío de funcionarios públicos; para el manejo del titulos valores cheques y títulos valores Sanciones disciplinarias y efectivo; fiscales Cuostodia efectiva de los cheques y títulos valores 15 Pérdida de procesos de cobro Aplicar la por falta de soportes; normatividad Los documentos soporte de Pérdida de recursos archivística a los procesos de cobro coactivo no Adulteración o pérdida de expedientes, se encuentran digitalizados, no expedientes, títulos, o Inventariar y se les aplica gestión documental documentos Favorecimiento custodiar de terceros por interés adecuadamente los particular expedientes 16 P: Probabilidad Po:Posible CAS:Casi Seguro RIESGO Pérdida de documentos físicos que soportan los procesos en cobro coactivo Los procesos en cobro coactivo Prescripción de los no cuentan con un sistema de procesos de cobro información consistente que coactivo y Fraude en permita hacer un adecuado los procesos en cobro seguimiento y control de los coactivo y persuasivo procesos. Procedimiento Pérdida de recursos, No documentado; realizar la gestión de cobro Diseñar e Prescripción de los procesos implementar de cobro coactivo, software o sistema Adulteración o pérdida de de información para expedientes, títulos o la administración, documentos No control y conformidades Sanciones seguimientos de los disciplinarias y fiscales expedientes de cobro coactivo RIESGO DE CORRUPCIÓN (SI ó NO) NO SI SI SI VALORACIÓN P 3 3 4 4 I 3 3 3 3 I: Impacto INA: Inaceptable INT: Intolerable C 9A 9A 12A 12A PLAN DE MANEJO ZONA DE VALORACIÓN DEL RIESGO POLÍTICA DE MANEJO ACCIONES DE MITIGACIÓN ALTO Reducir el riesgo 1. Aplicar plenamente las normas para hacer las transferencias, 2. Capacitar al personal, 3. Girar oportunamente las transferencias de ley, Hacer seguimiento permanente de las transferencias por pagar ALTO ALTO ALTO CRONOGRAMA INDICADOR Dirección de Oficina de Tesorería Mensual 1. Valor de las transferencias de ley no giradas / Valor transferencias de Ley a realizar 1. Definir e implementar políticas de inversión para la colocación de los excedentes de liquidez; Reducir el riesgo 2. Salvaguardar adecuadamente los cheques y los títulos valores Dirección de Oficina de Tesorería Mensual 1. Cumplimiento de la política fijada 1. Aplicación tablas de retención documental a los expedientes de cobro coactivo Dirección de Oficina de Tesorería Mensual 1. Expedientes foliados e inventariados Mensual 1. Ingresos por cobro coactivo / Total Cartera en cobro coactivo 2. Seguimiento a los procesos en cobro coactivo; 3. Procesos CC Aperturados / Total procesos recibidos Reducir el riesgo 1. Implementar sistema de información confiable para llevar el control y hacer el Reducir el riesgo seguimiento a los proceos de cobro coactivo; 2. Aplicación de la normatividad vigente RESPONSABLE Dirección de Oficina de Tesorería C:Calificación IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO EVALUACIÓN PROCESO N° RIESGO DESCRIPCIÓN EFECTO CONTROLES RIESGO DE CORRUPCIÓN (SI ó NO) VALORACIÓN P I C PLAN DE MANEJO ZONA DE VALORACIÓN DEL RIESGO POLÍTICA DE MANEJO ACCIONES DE MITIGACIÓN RESPONSABLE Realizar seguimientos mensuales al PAC 17 El Plan Mensualizado de Caja-PAC Incumplimiento de la meta de recaudo de ingresos No alcanzar el recaudo de los ingresos programados en el plan financiero, que generen los ingresos presupuestados. Tercerización del manejo del software 18 de control y base de datos de las rentas del departamento. 19 20 P: Probabilidad Po:Posible CAS:Casi Seguro Limitados recursos económicos y humanos para el desarrollo de los procesos de fiscalización y operativos anticontrabando limitado nivel de seguimiento, evaluacion y control de la información que procesa y maneja el outsoursing. No se dispone de los recursos financieros y humanos necesarios para la practica de las visitas de auditoria tributaria y desarrollo de los operativos anticontrabando. Sanciones Administrativas, Fiscales, Falta de Recursos, Incumplimiento de Presupuesto NO 1 3 3M MODERADO Debe ser administrado mediante procedimientos normales de control Implementación de procedimientos y mecanismos de control. Personal capacitado y Posible pérdida y uso competente para el inadecuado de la información desarrollo del procesada por el outsoursing proceso de Incumplimiento . Corrupción. de las metas auditoria. de fiscalización y de los operativos anticontrabando programados para cada anualidad. Vencimiento de los términos en los procesos administrativos. Perdida de Plan anual de demandas. Mala imagen auditorías institucional. tributarias, Sanciones disciplinarias. operativos anticontrabando y fiscalización. Administración, Recaudo en entidades control y registro de No registrar los ingresos por falta bancarias sin registro los ingresos, de información del tercero y el contable y presupuestal; Conciliaciones concepto, bajo nivel de control información financera no bancarias, Personal de los ingresos. confiable, ni razonable; competente y No incorporar incumplimiento de normas capacitado; totalmente y en forma contables; no fenecimiento de Conciliaciones entre oportuna los ingresos la cuenta; No conformidades dependencias SI 3 3 9A ALTO Reducir el Riesgo INDICADOR Mensual Seguimientos realizados al PAC / Seguimientos programados Director Técnico de Ingresos Adelantar dos campañas de recaudo Presupuesto de Ingresos CRONOGRAMA Realizar 1 auditoria de seguimiento y control a la información procesada por el outsoursing. Semestral Director Tecnico de Ingresos Trimestral Campañas de recaudo realizadas / Campañas de recaudo programadas Auditorias Realizadas / Auditorias Programadas Plan anual de fiscalización Realizar las auditorias programadas en el plan anual de fiscalización. NO 3 3 9A ALTO Reducir el Riesgo anual Director Tecnico de Ingresos Desarrollar los operativos anticontrabando programados en el plan anual. NO 1 3 I: Impacto INA: Inaceptable INT: Intolerable 3M MODERADO Reducir el Riesgo Registrar oportunamente los ingresos contable y presupuestalmente. Director Tecnico de Ingresos Elaborar las conciliaciones bancarias oportunamente mensual mensual mensual Auditorias tributarias realizadas / Auditorias tributarias programadas. Operativos anticontrabando realizados / Operativos Conciliaciones bancarias sin partidas conciliatorias de vigencias anteriores C:Calificación IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO EVALUACIÓN PROCESO N° 21 22 23 24 P: Probabilidad Po:Posible CAS:Casi Seguro RIESGO DESCRIPCIÓN EFECTO CONTROLES Planeación, Incumplimiento del Plan de coordinación y Desarrollo, Ejecución Inconsistencias en la comunicación entre Deficiencias en la presupuestal del gasto e preparación del Marco fiscal de Secretarías; formulación, y inversión sin priorizar; mediano plazo, el plan indicativo, Revisión y aprobación de los Modificaciones, inclusiones, el plan operativo anual de aprobación por el instrumentos de correcciones del presupuesto; inversión, el presupuesto, y el CONFIS, Revisión gestión presupuestal sancion es administrativas y plan de acción. jurídica; Estudio y disciplinarias, Deterioro aprobación por la imagen institucional Asamblea Incluir gastos no autorizados y excluir partidas para gastos decretados oficialmente, Inclusión de gastos no acomodación de la gestión autorizados presupuestal a intereses particulares, arbitrariedad en el manejo presupuestal Incumplimiento de las Procedimientos autorizaciones dadas por el documentados, máximoOrgano de Normas claras administración; genera aplicadas, Personal responsabilidades penales o capacitado disciplinarias Asumir compromisos que afecten vigencias futuras, sin contar con las autorizaciones pertinentes, arbitrariedad en el manejo ptal. Incumplimiento de las Procedimientos autorizaciones dadas por el documentados, máximoOrgano de Normas claras administración genera aplicadas, Personal responsabilidades penales o capacitado disciplinarias Prolongar la vigencia fiscal y comprometer vigencias futuras sin autorización legal Incumplimiento del indicador de Ley 617 Superar la tasa de gastos de funcionamiento aplicable a la categoría del Departamento Incumplimiento de las disposiciones legales, Pérdida de la categoría, Disminución de los ingresos por transferencias, Deterioro imagen institucional; Sanciones administrativas y fiscales. Control y seguimiento de la ejecución presupuestal, Indicadores financieros RIESGO DE CORRUPCIÓN (SI ó NO) NO SI SI NO VALORACIÓN P 3 2 2 3 I 3 3 3 2 I: Impacto INA: Inaceptable INT: Intolerable C 9A 6M 6M 6M PLAN DE MANEJO ZONA DE VALORACIÓN DEL RIESGO POLÍTICA DE MANEJO ACCIONES DE MITIGACIÓN RESPONSABLE CRONOGRAMA ALTO 1. Circular para la formulación de los instrumentos de gestión financiera. 2. Establecer y definir parámetros para su Dirección Oficina Reducir el riesgo elaboración de Presupuesto 3. Adelantar los CONFIS programados; Seguimiento a la ejecución presupuestal de ingresos, gastos e Mensual MODERADO 1. Aplicación de la normatividad presupuestal pública en la expedición Dirección Oficina Reducir el riesgo de CDPs y RPs; de Presupuesto 2. Capacitar al personal involucrado en el proceso presupuestal Mensual MODERADO 1. Aplicación de la normatividad presupuestal pública en la expedición Dirección Oficina Reducir el riesgo de vigencias futuras; de Presupuesto 3. Verificar autorización de vigencias futuras por el ente competente MODERADO 1. Control y seguimiento a la ejecución presupuestal 2. Cálculo mensual del Dirección Oficina Reducir el riesgo indicador de la Ley 617 de Presupuesto 3. Adelantar los CONFIS programados INDICADOR 1. # de Circulares expedidas / # de Circulares programadas (5) 2. No. de modificaciones, inclusiones o correcciones al presupuesto de ingresos, gastos o inversión. 3. Confis realizados / 1. Numero de Devolución de solicitudes de CDP y RP / Total de CDPs y RPs expedidos 2. Numero de Funcionarios Capacitados / Numero de Funcionarios de la Direccion Tecnica de Mensual 1. Numero de Certificados de Vigencias futuras Expedidos con soporte de Acto Administrativo autorizado. Mensual Anual 1. Seguimiento a la ejecución presupuestal / seguimientos programados 2. Cálculo del indicador realizado / calculo Anual programado C:Calificación IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO EVALUACIÓN PROCESO N° 26 RIESGO DESCRIPCIÓN Realizar imputaciones erradas; Afectar rubros que no Afectar rubros que no corresponden con el objeto del correspondan con el gasto, Acomodación de la objeto del gasto gestión presupuestal a intereses particulares EFECTO Incumplimiento de disposiciones legales, Peculado por aplicación oficial diferente, No conformidades, Sanciones administrativas y fiscales CONTROLES Procedimientos documentados, Normas claras aplicadas, Personal capacitado RIESGO DE CORRUPCIÓN (SI ó NO) SI VALORACIÓN P 3 I 3 C 9A PLAN DE MANEJO ZONA DE VALORACIÓN DEL RIESGO ALTO POLÍTICA DE MANEJO ACCIONES DE MITIGACIÓN RESPONSABLE 1. Establecer filtros o controles para verificar la expedición de CDPs y Dirección Oficina Reducir el riesgo RPs; de Presupuesto 2. Evaluación periódica de la ejecución presupuestal CRONOGRAMA INDICADOR Diaria 1. Numero de Devolución de solicitudes de CDP y RP / Total de CDPs y RPs expedidos #N/A #N/A #N/A P: Probabilidad Po:Posible CAS:Casi Seguro I: Impacto INA: Inaceptable INT: Intolerable C:Calificación IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO EVALUACIÓN PROCESO N° RIESGO DESCRIPCIÓN EFECTO CONTROLES RIESGO DE CORRUPCIÓN (SI ó NO) VALORACIÓN P I C PLAN DE MANEJO ZONA DE VALORACIÓN DEL RIESGO POLÍTICA DE MANEJO ACCIONES DE MITIGACIÓN RESPONSABLE CRONOGRAMA INDICADOR #N/A #N/A #N/A #N/A CONVENCIONES PARA RIESGOS DE CORRUPCIÓN PROBABILIDAD POSIBLE CASI SEGURO IMPACTO INACEPTABLE INTOLERABLE Fecha de Modificación: P: Probabilidad Po:Posible CAS:Casi Seguro dd/mm/aaaa Descripción de la Modificación: Solicitante: I: Impacto INA: Inaceptable INT: Intolerable C:Calificación