RF-In04 Instructivo para la constitución, pago y liquidación

GESTION DE RECURSOS FINANCIEROS
INSTRUCTIVO PARA LA CONSTITUCIÓN, PAGO Y
LIQUIDACIÓN DE RESERVAS PRESUPUESTALES
VERSIÓN: 01
FECHA DE APROBACIÓN:
2015 / 09 / 07
SENADO DE LA REPÚBLICA
1.
CODIGO: RF-In04
OBJETIVO
Establecer las actividades para la constitución y cancelación de las reservas presupuestales constituidas para
cada vigencia fiscal.
2.
ALCANCE
Este instructivo aplica para el presupuesto asignado al Senado de la República.
3.
TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Registro presupuestal: operación que indica el valor y plazo de la erogación del gasto, a través
del cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando
que esta no será desviada a ningún otro fin.

Reserva presupuestal: son los compromisos legalmente constituidos, que tienen registro
presupuestal pero cuyo objeto no fue cumplido dentro del año fiscal que termina y serán pagados
en la vigencia siguiente.
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.
Descripción de Actividades
CONSTITUIR RESERVAS PRESUPUESTALES DE
LA VIGENCIA ANTERIOR
1
Antes del 20 de enero de cada vigencia fiscal,
constituir las reservas presupuestales de los
compromisos legalmente adquiridos en la vigencia
inmediatamente anterior y cuyo registro presupuestal
presenta saldo por obligar y pagar.
Responsable o Rol
Registros
Ordenador del
Gasto.
Jefe División
Financiera.
Jefe Sección de
Presupuesto.
Reporte de registros
presupuestales de los
compromisos de la
vigencia inmediatamente
anterior generados por el
SIIF Nación.
APLICAR LAS RESERVAS PRESUPUESTALES EN
EL APLICATIVO SIIF NACION.
2
Antes del 20 de enero de cada vigencia fiscal, se
trasladaran en la vigencia que se inicia las reservas
presupuestales constituidas en el año anterior en el
módulo de SIIF Nación, con esta actividad se garantiza
la constitución de las reservas.
Profesional
designado de la
Sección de
Presupuesto.
Reporte de registros
presupuestales de los
compromisos de la
vigencia inmediatamente
anterior generados por el
SIIF Nación.
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ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
GRUPO EVALUADOR SGC
Nombre: S. Mateus y C. Martínez
Nombre: Magdalena Morera Rebolledo
Nombre:
Cargo: Jefe Sección de Presupuesto y Contratista
División de Planeación y Sistemas.
Cargo: Jefe División Financiera y de Presupuesto
No. Acta y Fecha: 030 del 7 de septiembre de 2015
GESTION DE RECURSOS FINANCIEROS
INSTRUCTIVO PARA LA CONSTITUCIÓN, PAGO Y
LIQUIDACIÓN DE RESERVAS PRESUPUESTALES
SENADO DE LA REPÚBLICA
No.
Descripción de Actividades
CODIGO: RF-In04
VERSIÓN: 01
FECHA DE APROBACIÓN:
2015 / 09 / 07
Responsable o Rol
Registros
Jefe Sección
Presupuesto.
Oficio y relación de las
reservas presupuestales.
REMITIR A
LA DGA LA CONSTITUCIÓN DE
RESERVAS PRESUPUESTALES.
3
Una vez aplicadas en el SIIF Nación las reservas
presupuestales
constituidas
en
la
vigencia
inmediatamente anterior, enviar copia a la Dirección
General Administrativa-DGA, para que la Dirección
remita un informe periódico de los compromisos
constituidos como reserva presupuestal, aclarando
cuales sí están en ejecución o fueron terminados
anticipadamente, en caso de que las reservas se
hayan terminado anticipadamente la DGA debe remitir
la respectiva acta de liquidación o terminación
anticipada del contrato.
EMITIR INFORME DE LOS COMPROMISOS
CONSTITUIDOS COMO RESERVA PRESUPUESTAL
4
Elaborar y remitir a la Sección de Presupuesto el
informe de los compromisos constituidos como reserva
presupuestal a medida que se va ejecutando o
liquidando algún contrato.
Informe
Ordenador del
gasto.
En caso de que las reservas se hayan terminado
anticipadamente continuar con la actividad No. 5, si
no presenta novedad continuar con la actividad No.
6.
REGISTRAR LA REDUCCION DE LA RESERVA
PRESUPUESTAL Y ACTA DE LIQUIDACION DE
RESERVAS
5
6
Jefe Sección de
Presupuesto
Si dentro del informe remitido por la Dirección General
Administrativa, se encuentran actas de liquidación o
terminación anticipada de contratos, registrarlas en el
aplicativo SIIF Nación
para cada uno de los
compromisos que se vayan a afectar.
Profesional
designado de la
Sección de
Presupuesto.
REGISTRAR LAS CUENTAS PARA PAGO DE
RESERVAS PRESUPUESTALES
Ordenador del
Gasto.
Una vez constituidas las reservas, y con la cuenta
remitida por el respectivo supervisor del contrato y
radicada en la División Financiera y de Presupuesto,
se debe continuar con el trámite de acuerdo con el
procedimiento para pago de cuentas RF-Pr04.
Jefe División
Financiera
Actas de liquidación
(cuando aplique)
Acta de liquidación de
reservas presupuestales
del respectivo contrato
enviado por la DGA.
Reporte de SIIF Nación.
Cuenta con sus
respectivos soportes (de
acuerdo con el
procedimiento RF-Pr04
Jefe Sección de
Presupuesto.
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GESTION DE RECURSOS FINANCIEROS
INSTRUCTIVO PARA LA CONSTITUCIÓN, PAGO Y
LIQUIDACIÓN DE RESERVAS PRESUPUESTALES
Descripción de Actividades
VERSIÓN: 01
FECHA DE APROBACIÓN:
2015 / 09 / 07
SENADO DE LA REPÚBLICA
No.
CODIGO: RF-In04
Responsable o Rol
Registros
Jefe Sección de
Contabilidad.
Jefe Sección de
Pagaduría.
REALIZAR SEGUIMIENTO MENSUAL A LAS
RESERVAS PRESUPUESTALES POR EJECUTAR
7
Mensualmente verificar la ejecución de las reservas
presupuestales, y enviar a la Dirección General
Administrativa y Supervisores (dentro de los cinco
primeros días de cada mes), el listado de las reservas
que aún no se han ejecutado. Solicitando también la
información de los compromisos constituidos como
reserva presupuestal, aclarando cuales sí están en
ejecución o fueron terminados anticipadamente.
Jefe Sección
Presupuesto
Oficio
Profesional
designado de la
Sección de
Presupuesto.
Reporte de las reservas
pendientes a ejecutar
generadas por el
aplicativo SIIF Nación.
En caso de que las reservas se hayan terminado
anticipadamente continuar con la actividad No. 5, si
no presenta novedad continuar con la actividad No.
6.
5. HISTORICO DE CAMBIOS
VERSION
01
DESCRIPCION DE LA MODIFICACION
Por cambio en la estructura de codificación del SGC
esta versión reemplaza el anterior documento
“PE03-S02-D04” Procedimiento para la constitución,
pago y liquidación de reservas presupuestales V1”
FECHA
2015 / 09 / 07
Se emite versión para divulgación e implementación.
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