RED DE PROCESOS INSTITUTO DE FORMACIÓN DOCENTE DEL ESTADO DE SONORA UNIDAD DE PLANEACIÓN Fecha de Hojas elaboración Octubre de 2013 1 de 1 Código de la Red 50-PLA-RP/REV.01 DIRECCIONAMIENTO 3 - 3.1 FACULTAD NO. MACROPROCESO F 8 CATÁLOGO DE MACROPROCESOS Gestión de la 1 Calidad 2 3 4 5 6 7 8 NO. Formación Inicial Planeación Académica Formación Continua Profesionalización Gestión Administrativa Vinculación Institucional Planeación Institucional 8 SUBPROCESO Planeación y Control Presupuestal CATÁLAGO DE FACULTADES Sistema de A Gestión de Calidad Gestión B Académica C Planeación Académica D Gestión Administrativa E Vinculación F Planeación TIPO Soporte RESPONSABLE Titular de la Unidad de Planeación PRODUCTO INDICADOR Programas y/o proyectos Número de programas y/o proyectos elaborados / Número de programas y/o proyectos programados NO. PROCEDIMIENTO 1 Elaboración y/o seguimiento de programas o proyectos PRODUCTO INDICADOR Programas y/o proyectos operados Número de programas y/o proyectos autorizados / Número de programas y/0 proyectos desarrollados Elaboró Revisó Luz yuridia Rodríguez García Coordinador de Área de la Unidad de Planeación Margarita Taddei Cabrero Titular de la Unidad de Planeación CLIENTE Clientes Internos: Todas las Unidades Académicas Clientes Externos: Contraloría DGESPE CGFC Validó Reginaldo Duarte Íñigo Director General SIP-F01/REV.01 “Al ser impreso este documento no es válido para el Sistema de Gestión de Calidad del IFODES” LISTA MAESTRA INSTITUTO DE FORMACIÓN DOCENTE DEL ESTADO DE SONORA Fecha Hoja Octubre de 2013 1 de 1 UNIDAD DE PLANEACIÓN CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO No. DE REVISIÓN FECHA DE EMISIÓN RED DE PROCESOS 50-PLA-RP/REV.01 Red de procesos. 01 Octubre de 2013 50-PLA-P01/REV.01 PROCEDIMIENTOS Elaboración y/o seguimiento de programas y proyectos FORMATOS E INSTRUCTIVOS 01 Octubre de 2013 50-PLA-P01-F01/REV.00 Cédula Académica 00 Diciembre de 2011 01 Octubre de 2013 50-PLA-P01-G01/REV.01 ANEXOS Diagrama de flujo de programas y/o proyectos planeados SIP-F07/REV.01 “Al ser impreso este documento no es válido para el Sistema de Gestión de Calidad del IFODES” ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración y/o seguimiento de programas y proyectos Fecha de Emisión: Octubre CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 50-PLA-P01/REV.01 de 2013 I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Coadyuvar en la elaboración y/o seguimiento de todos aquellos programas y proyectos académicos y administrativos que institucionalmente lo requieran. II. ALCANCE Desde desarrollar y/o elaborar un programa o un proyecto académico o administrativo hasta el seguimiento y rendición de cuentas de los programas y proyectos que lo requieran. III. DEFINICIONES IFODES.- Instituto de Formación Docente del Estado de Sonora Centros de Maestros.- Unidades de apoyo académico para la formación continua. SEC.- Secretaría de Educación y Cultura SEP.- Secretaría de Educación Pública Programas y proyectos especiales.- Todos aquellos programas federales y estatales que soliciten apoyar (Ejemplo: PA, PDI, MID, PEFEN, PROGEN, PROFEN, PEFC, PREVIOLEM, PROFORME). Etc. PA.- Programa Anual PDI.- Plan de Desarrollo Institucional. MID.- Matriz de Indicadores de Desempeño PEFEN.- Plan Estatal de Fortalecimiento a la Educación Normal. ProGEN.- Programa de Gestión de Educación Normal. ProFEN.- Programa de Fortalecimiento a la Educación Normal. PEFC.- Programa Estatal de Formación Continua. PREVIOLEM.- Programa Estatal Contra de la Violencia hacia la Mujer PROFORME.- Programa de Fortalecimiento y Mejora para Unidades UPN. Proyecto: “Curso para la Habilitación y Certificación de Alumnos en el Idioma Inglés”, y otros. Sistema.- Sistema de requisisiones. IV. REFERENCIAS ESPECIFICAS Reglas de operación de programas especiales. Criterios y lineamientos para elaboración y seguimiento de Programas y proyectos especiales. Manual de Organización del IFODES. V. POLÍTICAS 1. Se planearán y elaborarán solo aquellos programas y proyectos que sean solicitados por parte de la Dirección General del Instituto. 2. Los programas que no requieran una elaboración, la Unidad de Planeación sólo participará en la operatividad presupuestal del mismo. 3. Los programas que si requieran de una elaboración, la Unidad de Planeación participará en su elaboración, cumplimiento y ejecución del mismo. 4. Los programas y proyectos deberán cumplir con lineamientos, reglas de operación y/o guías que se dicten, las cuales pueden ser internas o externas. VI. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 50-PLA-P01-F01/REV.00 Cédula académica. VII. ANEXOS 50-PLA-P01-G01/REV.01 Diagrama de flujo de elaboración y/o seguimiento de programas y proyectos. “Al ser impreso este documento no es válido para el Sistema de Gestión de Calidad del IFODES” RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 1. Informa sobre el programa o proyecto: Proyecto a Elaborar: 1.1. Informa al Secretario General Académico y a la Unidad de Planeación sobre el programa o proyecto especial a desarrollar. Director General del 1.2. Entrega información para elaboración de los IFODES mismos y solicita se le informe de los avances. Proyecto ya elaborado: 1.3 Informa a la unidad de Planeación, para que solo se ejecute su operatividad y pasa al punto 6 de este mismo procedimiento. 2. Analiza el programa o proyecto en conjunto para iniciar con su elaboración y/o su operatividad. 2.1. Acordar la colaboración en la elaboración del programa o proyecto especial. 2.2. Envían en tiempo y forma los compromisos y contribuciones en los programas o proyectos Secretario General especiales que se acuerden a los responsables de Académico y/o apoyar en los mismos. Titular de la Unidad 2.3. Analizan en conjunto con el Secretario General de Planeación Administrativo el programa o proyecto a desarrollar para verificar la disponibilidad de recursos e iniciar la operatividad del mismo de acuerdo a las Reglas de Operación y/o Lineamientos correspondiente 2.4 Remite avances al Director General para su autorización. 3. Revisa, autoriza el programa o proyecto. 3.1 Revisa y autoriza el programa o proyecto. 3.2 Si el programa o proyecto tiene recurso que ejercer, lo turna al área responsable de su seguimiento y al área de planeación para llevar el control presupuestal, de lo contrario, lo turna al área que Director General del corresponda para que continúe con el seguimiento de IFODES metas. Nota: Si un programa o proyecto no requiera recurso, sólo se informan avances al jefe inmediato, hasta llegar a su culminación y/o publicación. Pasa al punto 12 de este procedimiento. 4. Recibe, valida y autoriza 1° fase de solicitud de recursos. 4.1. Recibe las solicitudes de cada Programa y/o proyecto especial mediante sistema en formato F01Coordinación PLA-Cédula académica y F01-RMS-solicitud de General de autorización de gasto y adquisiciones y valida la Formación Inicial concordancia con lo programado y su alineación con las Reglas de operación y lineamientos correspondientes. 4.2. Autoriza en primera fase y envía vía sistema para su seguimiento a la Secretaría General Académica. 5. Recibe, valida y autoriza 2° fase de solicitud de recursos. Secretaría General 5.1 Recibe solicitud de recurso y valida solicitud Académica según concordancia con lo planeado. 5.2 Remite a la Unidad de Planeación para REGISTRO F01-PLA F01-RMS F01-PLA F01-RMS “Al ser impreso este documento no es válido para el Sistema de Gestión de Calidad del IFODES” seguimiento de la operatividad del mismo. 6. Recibe, analiza planeación y autoriza 3° fase de la solicitud de recursos. 6.1 Recibe las solicitudes de programa y/o proyecto mediante sistema en formato F01-PLA y F01RMS y analiza la concordancia con lo programado y lo presupuestado. 6.2 Autoriza y envía para su autorización al titular de la Unidad de Planeación. 7. Revisa y autoriza la 4° fase de la solicitud de recursos. 7.1 Valida cada una de las solicitudes del Titular de la Unidad Programa o proyecto especial, mediante sistema. de Planeación 7.2 Remite la información a la Coordinación General de Recursos Materiales y Servicios a fin de que inicie el procedimiento P01-RMS-Adquisición de bienes y servicios. 8. Valida, autoriza la 5° fase y revisa documentos anexos a la solicitud de recursos. Coordinación 8.1 Valida las solicitudes y revisa cotizaciones y/o General de documentos anexos. Recursos Materiales 8.2 Inicia con el procedimiento P01-RMS-Adquisición y Servicios de bienes y servicios. 8.3 Remite al Secretario General Administrativo para su autorización de pago. 9. Revisa documentos y autoriza solicitudes para pago. 9.1 Revisa y autoriza solicitudes en sistema. 9.2 Envía mediante sistema dicha autorización a la Coordinación General de Recursos Materiales para Secretario General continuar con el pago y/o compra de lo solicitado. Nota: Administrativo Si no se autoriza, se remite la información vía sistema a la Coordinación General de Recursos Materiales y/o al interesado, o bien se cancela la solicitud y se da por terminado el procedimiento, pando al punto 12 de este procedimiento. 10. Elabora, integra y remite informes financieros. Responsable del seguimiento del 10.1 Elabora e integra información financiera de los Programa y/o programas o proyectos, según lo planeado. proyecto especial 10.2 Remite al titular de planeación para gestión de en la Unidad de firmas. Planeación. 11. Gestiona firmas y envía informes financieros. 11.1. Gestiona firmas de los responsables. 11.2 Envía informes financieros correspondientes en Titular de la Unidad tiempo y forma a la Unidades Administrativas de Planeación responsables de los Programas y/o proyectos. 11.3. Remite documentación al responsable de seguimiento del programa o proyecto de la Unidad de Planeación. 12. Recibe y archiva evidencia. Responsable del seguimiento del 12.1 Recibe información financiera. Programa y/o 12.2 Archiva documentación como evidencia. proyecto especial Responsable del seguimiento del Programa y/o proyecto especial en la Unidad de Planeación. F01-PLA F01-RMS “Al ser impreso este documento no es válido para el Sistema de Gestión de Calidad del IFODES” en la Unidad de Planeación Fin del Procedimiento Elaboró: Revisó: _________________________ _______________________ Luz Yuridia Rodríguez García Coordinador de Área de Planeación Luz Yuridia Rodríguez García Coordinador de Área de la Unidad de Planeación Aprobó: ______________________ Margarita Taddei Cabrero Titular de la Unidad de Planeación SIP-F02/REV.01 “Al ser impreso este documento no es válido para el Sistema de Gestión de Calidad del IFODES” INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO INSTITUTO DE FORMACIÓN DOCENTE DEL ESTADO DE SONORA Unidad de Planeación NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración y/o seguimiento de programas y proyectos Hoja 1 de 1 CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 50-PLA-P01/REV.01 Fecha de elaboración: Octubre de 2013 No. 1 2 Registro Puesto Responsable * Cédula académica Resguardo Tipo Tiempo Responsable de operar los programas o proyectos en la Unidad de Planeación Sistema 1 año Responsable de Solicitud de operar los programas o autorización de gastos proyectos en la Unidad y adquisiciones de Planeación Sistema 1 año Ubicación En sistema o carpeta del responsable de operar los programas o proyectos en la Unidad de Planeación En sistema o carpeta del responsable de operar los programas o proyectos en la Unidad de Planeación El responsable del resguardo será responsable de su protección. SIP-F03/REV.01 “Al ser impreso este documento no es válido para el Sistema de Gestión de Calidad del IFODES” VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO INSTITUTO DE FORMACIÓN DOCENTE DEL ESTADO DE SONORA Unidad de Planeación NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración y/o seguimiento de programas y proyectos CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 50-PLA-P01/REV.01 No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Hoja 1 de 2 Fecha de la verificación: DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO NOTAS: La Dirección General del IFODES informo de los programas y/o proyectos a desarrollar. Se reunieron la Secretaría General Académica y la Unidad de Planeación para analizar el programa y proyecto a desarrollar. La Secretaría General Académica y la Unidad de Planeación se dividieron actividades. Director General autorizó el programa y proyecto elaborado El programa y proyecto requiere recursos económicos. El programa o proyecto no requiere recursos económicos (en caso de ser positiva la respuesta, favor de pasar al punto 18 y dar por terminada la verificación). Se recibió la información de los programas y proyectos: a) El responsable de la operación de los programas o proyectos en formación inicial. b) El responsable de la operación de los programas o proyectos en la Unidad de Planeación. Se revisaron las reglas de operación y/o lineamientos: a) El responsable de la operación de los programas o proyectos en formación inicial. b) El responsable de la operación de los programas o proyectos en la Unidad de Planeación. Se revisaron los formatos: Cédula y solicitud de autorización de gastos y adquisiciones. a) El responsable de la operación de los programas o proyectos en formación inicial. b) El responsable de la operación de los programas o proyectos en la Unidad de Planeación. Se validaron y turnaron cédula y solicitud de autorización de gastos y adquisiciones por: a) El responsable de la operación de los programas o proyectos en formación inicial. b) El responsable de la operación de los programas o proyectos en la Unidad de Planeación. 11 El titular de la unidad de planeación valido y remitió la información 12 La Coordinación General de Recursos Materiales y Servicios valido y remitió la información 13 El Secretario General Administrativo revisó y autorizó información para “Al ser impreso este documento no es válido para el Sistema de Gestión de Calidad del IFODES” pago. 14 15 16 La Coordinación General de Recursos Materiales y Servicios inicio con el procedimiento de Adquisiciones de bienes y servicios. El responsable de la operación de programas y proyectos elaboró los informes financieros. El titular de la Unidad de Planeación gestionó las firmas correspondientes a los informes financieros. 17 El titular de la Unidad e planeación envío los informes a los interesados. 18 Se archivó documentación comprobatoria como evidencia. Margarita Taddei Cabrero Titular de la Unidad de Planeación SIP-F04/REV.01 “Al ser impreso este documento no es válido para el Sistema de Gestión de Calidad del IFODES” Número de Cédula: Fecha de solicitud: INSTIRUTO DE FORMACION DOCENTE DEL ESTADO DE SONORA Plan Estatal de Fortalecimiento a la Educación Normal PEFEN Objetivo: Meta: Acción: Período Responsable: Impacto: Desglose la Acción Concepto del gasto Monto autorizado Rubros de Gasto Costo del Gasto No. De Requisición Servicios Personales Mobiliario y equipo Infraestructura Acervo Insumos Consumibles TOTAL Registró Validó - Autorizó " Este programa es de carácter público, no es patrocinado ni promovido por partido político alguno y sus recursos provienen de los impuestos que pagan todos los contribuyentes. Está prohibido el uso de este programa con fines políticos, electorales, de lucro y otros distintos a los establecidos. Quién haga uso indebido de los recursos de este programa deberán ser denunciados y sancionados de acuerdo con la ley aplicable y ante la autoridad competente ". 50-PLA-P01-F01/REV.00 “Al ser impreso este documento no es válido para el Sistema de Gestión de Calidad del IFODES” ENTE PÚBLICO: Instituto de Formación Docente del Estado de Sonora UNIDAD ADMINISTRATIVA: Unidad de Planeación NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración y seguimiento de programas y proyectos. INICIO Director Gral. de IFODES informa y entrega información de programas y proyectos a elaborar al Srio. Gral. Académico y a la U. de Planeación. Srio. Gral. Académico y U.Planeación, analizan programa o proyecto, lo elaboran y con el Srio. Gral. Admtivo. verifican si requiere recurso y solicitan apoyo HOJA 1 DE 2 Fecha de Emisión: Octubre de 2013 CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 50-PLA-P01/REV.01 Requier e recurso Srio. Gral. Admtivo. apoya con su personal para continuar con la elaboración del programa o proyecto. Termina proyecto y turna. Si Secretario Genera Académico y U. de Planeación, terminan elaboración de proyecto y remiten a Dirección General para autorización. A No Secretario General Académico y Unidad de Planeación continúan con la elaboración del programa o proyecto e informa. A Dirección General autoriza programa o proyecto y continua con la operación y seguimiento del mismo, en el área que corresponda. Autoriz a operaci ón Si Responsable de seguimiento del programa o proyecto de Formación Inicial, recibe, valida y remite solicitudes de recursos para ser operadas y envía. Director Gral. analiza y autoriza publicación del programa o proyecto. Termina el ciclo enviando a U. Planeación para archivo Responsable de seguimiento del programa o proyecto de U. Planeación, recibe, analiza y da seguimiento operativo a las solicitudes de recursos y turna. B U. Planeación, valida las solicitudes y remite a la Coordinación General de Recursos Materiales y Servicios para que continúe con el procedimiento. No Dirección General regresa información para que se elabore de nuevo el programa o proyecto. “Al ser impreso este documento no es válido para el Sistema de Gestión de Calidad del IFODES” I ENTE PÚBLICO: Instituto de Formación Docente del Estado de Sonora UNIDAD ADMINISTRATIVA: Unidad de Planeación NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración y seguimiento de programas y proyectos. I Coordinador Gral. de Recursos Materiales y Servicios, valida solicitudes, inicia con el procedimiento de adquisiciones y remite información. Secretario General Administrativo revisa solicitudes y autoriza el gasto y remite información a los interesados. Autoriz a Gasto HOJA 2 DE 2 Fecha de Emisión: Octubre de 2013 CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 50-PLA-P01/REV.01 Si Secretario General Administrativo, remite solicitudes a los interesados por sistema para continuar con el proceso. Responsable de seguimiento del programa o proyecto de U. Planeación, elabora informes financieros con las solicitudes autorizadas y remite para firma. No Secretario General Administrativo cancela solicitud y la remite a la Coordinación General de Recursos Materiales y Servicios y/o al interesado para archivo C U. Planeación recibe y gestiona firmas y envía los informes financieros a las unidades responsables. Responsable de seguimiento del programa o proyecto de U. Planeación, archiva copia como evidencia. B FIN 50-PLA-P01-G01/REV.01 “Al ser impreso este documento no es válido para el Sistema de Gestión de Calidad del IFODES” C