Busqueda Avanzada de Documentos.a1e447bd-7ab2

ESPECIFICACIONES PARA EL PROCESO DE BÚSQUEDA DE
DOSCUMENTOS
Neiva, Lunes 9 de Noviembre de 2009
Para facilitar la ubicación de los documentos con sus datos y anexo digitalizado se
incorpora una interfaz que permite buscar un documento basado en diferentes
parámetros los que se explican a continuación.
Para poder visualizar la pantalla de búsqueda, se accede al sistema por medio de
una cuenta de usuario valida, después de esto, el usuario pasará a la pantalla
correspondiente al Control de Correspondencia, en esta pantalla hay un vínculo
en la parte superior izquierda con la imagen de una lupa, este vínculo permite ir a
la pantalla de búsquedas para el control de correspondencia.
CAMPOS PARA LA CONSULTA
Estando en la opción de búsquedas, se permite especificar ciertos parámetros
para que el sistema pueda filtrar los datos, y así obtener un resultado más preciso
sobre el documento que se intenta ubicar.
Rango de Fechas, se deberá especificar obligatoriamente un rango de fechas en
el que se encuentra el documento que se desea encontrar.
Se tiene en pantalla unas cajas de texto (Desde y Hasta) en las que se
especificarán las fechas de la búsqueda, estas fechas deben estar en formato Día,
Mes y Año (dd/mm/aaaa). Se puede digitar el valor de la fecha directamente sobre
las cajas de texto o bien, utilizar la ayuda incorporada para tal fin, el calendario,
que está ubicado al lado derecho de cada caja de texto, basta con dar click en el
vínculo del calendario para que se presente una ventana emergente donde se
puede escoger la fecha.
Tipo de documento, los diferentes tipos de documentos que se estén manejando,
aparecen en una lista desplegable, se puede realizar la búsqueda por un tipo de
comprobante en particular al seleccionarlo de la lista. También se puede
especificar que se busque en todos los tipos de comprobantes al escoger de la
lista la opción [Todos].
Radicado, en esta caja de texto se puede especificar el código de radicación con
que se crea cada documento en el sistema, se puede especificar el código
completo o parte de él, el proceso de búsqueda se encarga de retornar todos los
documentos que contengan en su código el valor especificado.
Campo del Documento y Dato en Campo, otro de los filtros que se pueden usar
en la búsqueda, este filtro puede funcionar como una combinación de ambos
controles
o
de
forma
individual.
La lista desplegable de Campo del Documento (Campo Doc: en la imagen)
permite seleccionar uno de los campos que contiene cada tipo de documento tales
como Anexo, Asunto, Entidad, Ciudad, Observación, Remitente, etc. y buscar el
documento que contenga en ese campo el valor especificado en la caja de texto
Dato en Campo.
La caja de texto Dato en Campo, permite filtrar los posibles resultados al buscar el
valor digitado en ella, en el campo que se haya especificado en la lista
desplegable Campo del Documento. Si la opción seleccionada de la lista
desplegable es [Todos], se realizará la búsqueda del valor digitado en todos los
campos.
El sistema retornará como resultado todos los documentos que contengan el valor
digitado en el campo especificado.
Luego de haber especificado que filtro se usará para la búsqueda, se procede a
dar click en el vínculo para ejecutar la consulta, el vínculo es el ícono de la lupa
que dice Buscar, que está señalado en la imagen.
Como resultado se ve una lista con todas las coincidencias encontradas para los
documentos que cumplían con los filtros especificados.
En el listado de resultados, por cada documento encontrado se tiene la opción de
ver la información detallada contenida en ellos, para esto se usa la lupa que
aparece bajo la columna Ver Documento (Ver Doc.)
Dejando ver la ventana de edición del documento donde se puede modificar los
datos (si están habilitados los controles) digitalizar un documento o descargar el
ya digitalizado, imprimir el sticker.