COLEGIO LA SALLE DE VILLAVICENCIO

M-GD-01
MANUAL DE LA CALIDAD
Versión: 03
Vigente desde:
01-05-2015
PROCURADURÍA DE LA SALLE
TABLA DE CONTENIDO
0. INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................................... 2
0.1. Ubicación .................................................................................................................................................... 2
0.2. Reseña histórica ......................................................................................................................................... 3
0.3. Nuestros clientes ........................................................................................................................................ 4
1. HORIZONTE INSTITUCIONAL ..................................................................................................................... 4
1.1. Misión / Mission .......................................................................................................................................... 4
1.2. Visión / Vision ............................................................................................................................................. 4
1.3. Política de la calidad / Quality Policy.......................................................................................................... 4
1.4. Objetivos de la calidad / Quality objectives ................................................................................................ 5
2. ALCANCE Y EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ........................................... 5
2.1. Alcance / Scope .......................................................................................................................................... 5
2.2. Exclusiones ................................................................................................................................................ 5
3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ............................................................................................................. 6
4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ................................................................................................... 6
4.1. Mapa de Procesos ...................................................................................................................................... 6
4.2. Descripción general de la interacción entre los Procesos ......................................................................... 7
4.3. Relación con requisitos de la Norma ISO 9001:2008 ................................................................................ 9
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN .................................................................................................... 11
5.1. Compromiso de la Alta Dirección ............................................................................................................... 11
5.2. Enfoque al cliente ....................................................................................................................................... 11
6. PRESTACIÓN DEL SERVICIO ..................................................................................................................... 12
6.1. Gestión Administrativa y Financiera ........................................................................................................... 12
6.2. Gestión del Talento Humano...................................................................................................................... 12
6.3. Gestión Contable y Tributaria ..................................................................................................................... 12
6.4. Sistemas y Soporte Técnico ....................................................................................................................... 12
7. PROCESOS DE APOYO .............................................................................................................................. 12
8. MEDICIÓN, ANÁLISIS y MEJORA ............................................................................................................... 13
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0. INTRODUCCIÓN
La Congregación de los Hermanos de las Escuelas Cristianas, y en particular el Distrito Lasallista de Bogotá, es
una Comunidad inspirada en el Evangelio, en los principios de la Iglesia Católica y el pensamiento y tradición
pedagógica de San Juan Bautista De La Salle; que hace presencia y actúa en la sociedad colombiana
desarrollando la misión para la cual fue fundada: educar humana y cristianamente a la niñez y la juventud.
Dado que las obras del Distrito Lasallista de Bogotá tienen una administración centralizada, la Procuraduría de
La Salle ha decidido implementar un Sistema de Gestión de la Calidad que le permita mejorar continuamente en
la prestación del servicio que ofrece a las instituciones educativas, casas de formación, fincas, comunidades y
Hermanos.
Este Manual de la Calidad busca mostrar de forma clara la estructura de la PROCURADURÍA DE LA SALLE
como un sistema de gestión fundamentado en estándares de calidad que garanticen la prestación de servicios
basados en la norma NTC-ISO 9001:2008, adicionalmente servir como plataforma de mejoramiento continuo a
través de su política de la calidad, misión y visión, cumpliendo con las necesidades y expectativas de los
Hermanos, Comunidades y Obras Lasallistas, los lineamientos legales y de la Congregación.
0.1 Ubicación
PROCURADURÍA DE LA SALLE
NIT:
860009985-0
CIUDAD:
Bogotá D.C.
DIRECCIÓN:
Calle 71 Nº 11-10 piso 5
PBX:
3434300
FAX:
3130560
EMAIL:
procuradurí[email protected]
0.2. Reseña histórica
El Instituto de los Hermanos de las Escuelas Cristianas fue fundado por San Juan
Bautista De La Salle en 1680 en Reims Francia. Una memoria escrita en Ruan el
año 1721, dos años después de la muerte del fundador, expresa de forma sucinta lo
que este hombre había conseguido entre los años 1679 y 1719.
“El Señor De La Salle... tuvo la idea de crear escuelas en las que los hijos de los
artesanos y de los pobres aprendieran gratuitamente a leer, escribir y aritmética, y
recibieran una educación cristiana por medio de catecismos y otras instrucciones apropiadas para la formación
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de buenos cristianos. Con este propósito reunió un grupo de hombres solteros. Trabajó para hacerles vivir de un
modo coherente con el fin de su Instituto, y para renovar la vida de los primeros cristianos... les compuso unas
Reglas...”
Este Instituto llegó a Colombia en 1890 a petición de Monseñor Bernardo Herrera, Obispo de Medellín en esa
época.
La Congregación de los Hermanos de las Escuelas Cristianas, conocida también como Hermanos De La Salle,
está organizada, a nivel mundial, por Distritos, los cuales responden a realidades geográficas o culturales que
facilitan la labor evangelizadora y educativa de los Hermanos. Cuando se iniciaron labores, sólo funcionaba el
Distrito de Colombia; pero a partir de 1928, la Congregación en Colombia se organizó en dos Distritos que
llevan el nombre de las ciudades más importantes de la respectiva zona que los constituyen: El Distrito
Lasallista de Medellín y el Distrito Lasallista de Bogotá.
Actualmente, el Distrito Lasallista de Bogotá cuenta con diversas obras, de educación formal, a nivel de
educación básica, media, técnica, tecnológica, universitaria; y experiencias de formación no formal; todas
lideradas por la presencia de Hermanos y seglares comprometidos con la misión.
El Código de Derecho Canónico dice que "en cada instituto, e igualmente en cada provincia que gobierna un
Superior mayor, haya un ecónomo distinto del Superior mayor y designado a tenor del derecho propio, que lleve
la administración de los bienes bajo la dirección del superior respectivo. También en las comunidades locales
constitúyase, en cuanto sea posible, un ecónomo distinto del Superior local".
La Procuraduría de La Salle nace como un ente administrador y centralizador de los recursos económicos,
físicos y humanos de Distrito Lasallista de Bogotá.
0.3 Nuestros clientes
 Hermanos.
 Comunidades.

Obras Lasallistas
(Instituciones educativas privadas o en convenio, Secretarías, Casas de formación, Casa de
encuentros, fincas).
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1. HORIZONTE INSTITUCIONAL
1.1. Misión
La
Procuraduría
Mission
de
La
Salle
como
ente
La Salle Bursar Office as a centralizing entity
centralizador de los procesos financiero, contable y
of financial,
de talento humano, es el organismo responsable de
processes,
administrar y optimizar los recursos económicos,
optimizing financial, human and tangible resources
físicos y humanos del Distrito Lasallista de Bogotá.
of the Lasallian District of Bogota.
1.2. Visión
Vision
En el año 2017, la Procuraduría de La Salle
By 2017, La Salle Bursar Office will continue
continuará siendo un organismo líder
being a
en la
accounting
is
leading
and human
responsible for
entity in
the
talent
managing
managing
and
and
administración y optimización de los recursos del
optimizing of the resources of the Lasallian District
Distrito Lasallista de Bogotá, que fomenta la
of Bogota, which supports upgrading through a
modernización mediante una cultura de la calidad.
quality culture.
1.3. Política de la calidad
Quality Policy
El servicio de administración y optimización de los
The management and optimizing service of
financial, tangible and human resources given by La
Salle Bursar Office, seeks to satisfy the needs and
requirements of the Brothers, communities and
Lasallian Works by:
recursos económicos, físicos y humanos que brinda
la Procuraduría de La Salle, busca satisfacer las
necesidades y requerimientos de los Hermanos,
Comunidades y Obras Lasallistas mediante:
1. La implementación de un Sistema de Gestión de
1. The implementation of a Quality system which
ensures the continuous improvement of service.
la Calidad que asegure la mejora continua del
2. The formation of a competent team.
servicio.
3. Permanent support.
2. La
conformación
de
un
equipo
humano
competente.
3. El acompañamiento permanente.
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1.4. Objetivos de la calidad
Quality objectives
1. Garantizar la conformidad del Sistema de
1. To guarantee the conformity of the quality
Gestión de la Calidad con los requisitos legales
management
y de la norma.
regulations and the norm.
2. Mejorar
continuamente
los
estándares
de
competencia del personal.
system
according
to
legal
2. To improve constantly the standards of personal
competence.
3. Responder a las necesidades y expectativas de
3. To respond to the needs and expectations of the
los Hermanos, Comunidades y Obras Lasallistas
Brothers, Communities and Lasallian Works,
de acuerdo con la misión de la Procuraduría de
according to the mission of La Salle Bursar
La Salle.
Office.
2. ALCANCE Y EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
2.1. Alcance
Scope
Administración de los recursos económicos, físicos
Management of financial, tangible, and human
y humanos de las Obras del Distrito Lasallista de
resources of the Lasallian District of Bogotá.
Bogotá.
2.2. Exclusiones
La Procuraduría de La Salle del Distrito Lasallista de Bogotá, en el desarrollo de su SGC ha excluido los
siguientes numerales de la norma:
 7.3 Diseño y desarrollo: este numeral se excluye dado que para la administración de los recursos
económicos y humanos la legislación colombiana establece los parámetros necesarios y no es
indispensable diseñar un producto específico.
 7.6 Control de los equipos de seguimiento y de medición: se excluye puesto que la prestación del
servicio no requiere de estos dispositivos.
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3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Diagrama 1: Organigrama de la Procuraduría de La Salle
4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
4.1. Mapa de Procesos
Diagrama 2: Mapa de procesos de la Procuraduría de La Salle.
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4.2. Descripción general de la interacción entre los Procesos
La Congregación de los Hermanos de las Escuelas Cristianas del Distrito Lasallista de Bogotá establece un
SGC, acorde con los criterios de la norma NTC-ISO 9001:2008, y aplicable a la Procuraduría de La Salle,
manteniendo la autonomía en los procesos y sin perder de vista los lineamientos establecidos a nivel Distrital.
Para esto, el proceso de Gestión Directiva se centraliza en la figura del Hermano Visitador Provincial, quien es
el responsable de animar y acompañar los procesos asegurando la confiabilidad del Sistema, mediante el
seguimiento y asesoría realizada por el Hermano Ecónomo Provincial y las funciones directivas asumidas por
él.
Los Procesos Misionales, los cuales comprenden de forma concreta el alcance del sistema y representan el eje
articulador de nuestra misión y del SGC están comprendidos por cuatro procesos: Gestión administrativa y
financiera, Gestión contable y tributaria, Gestión del talento humano y, Sistemas y soporte técnico.
Con el fin de velar por una adecuada comunicación interna y externa, de gestionar correctamente el archivo y
propender por un eficiente servicio a los empleados, se establece el proceso de Servicios de apoyo.
Finalmente, con el fin de verificar de forma eficaz el desarrollo de los procesos, la calidad del servicio, el nivel
de satisfacción, la conformidad del Sistema; y de asegurar la mejora continua, se establece el proceso de
Gestión de la Calidad.
La interrelación que se establece entre todos los procesos se puede evidenciar de forma detallada en las
entradas y salidas descritas en la caracterización de cada proceso.
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Tabla 1: Interrelación de los Procesos
ENTRADA - Recibe
GD
INTERRELACIÓN DE
LOS PROCESOS
De todos:
Cronograma de
gestión del
proceso. Informes
sobre la gestión
del proceso.
Informe para la
Revisión por la
Dirección.
GF
De todos:
Solicitudes de
compras.
GT
GC


De todos:
Solicitudes de
Personal. Informes
de evaluación de
Desempeño del
personal.
Solicitudes de
capacitación y
actividades de
bienestar.
ST
De todos:
Solicitudes de
servicio,
información
solicitada del
estado de los
equipos.
GQ
SA
De todos:
Evaluación de
indicadores e
informe sobre
estado de
acciones
correctivas,
preventivas y de
mejora. Solicitudes
de elaboración o
modificación de
documentos.
De todos
Documentos para
archivo.
Correspondencia
por enviar. Solicitud
de comunicación.
Solicitudes de
mantenimiento:




Informes del
Servicio No
conforme.

Informes del
Servicio No
conforme.

Informes del
Servicio No
conforme.
GESTIÓN DIRECTIVA
(GD)
A todos los procesos: Manual de
políticas administrativas. Directrices
para la operacionalización del SGC.
Cronograma distrital. Cronograma
de la Procuraduría de La Salle.
Resultados de Revisión por la
Dirección.
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA Y
FINANICERA (GF)
A todos los procesos: Asignación
de recursos para la gestión del
proceso.



SALIDA - Entrega
GESTIÓN DEL
TALENTO HUMANO
(GT)
A todos los procesos: Personal
competente y necesario para el
proceso. Informes de evaluación de
desempeño. Adecuado clima
organizacional para la gestión del
proceso.
Comprobantes
de pago de
nómina y
seguridad social.

Información
contable


Solicitudes de
pago de nómina
y seguridad
social.

Estados
Financieros.
Información
contable.















GESTIÓN CONTABLE Y
TRIBUTARIA (GC)
SISTEMAS Y SOPORTE
TÉCNICO (ST)
A todos los procesos: Atención a
las solicitudes de servicio y
mantenimiento preventivo de
equipos de cómputo.
GESTIÓN DE LA
CALIDAD (GQ)
A todos los procesos: Informes
sobre evaluación y seguimiento del
proceso.




Informes del
Servicio No
conforme.





Informes de
auditorías
internas.
Informes sobre
evaluación y
seguimiento al
SGC.

SERVICIOS DE APOYO
(SA)
A todos los procesos:
Documentos requeridos.
Correspondencia recibida.
Comunicación telefónica. Servicio
de mantenimiento preventivo y
correctivo.

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
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Tabla 2: Relación de procesos del Sistema con documentos de Caracterización
TIPO
PROCESOS
DOCUMENTO
Proceso Directivo
Gestión Directiva
P-GD-01
Gestión Administrativa y Financiera
P-GF-01
Gestión del Talento Humano
P-GT-01
Gestión Contable y Tributaria
P-GC-01
Sistemas y Soporte Técnico
P-ST-01
Gestión de la Calidad
P-GQ-01
Servicios de Apoyo
P-SA-01
Procesos Misionales
Procesos de Apoyo
4.3. Relación con requisitos de la Norma ISO 9001:2008
Teniendo en cuenta las características de cada uno de los procesos y sus respectivos objetivos, el SGC
establecido la siguiente matriz de relación con los requisitos de la Norma NTC-ISO 9001:2008.
Tabla 3: Matriz de relación con los requisitos de la Norma NTC-ISO 9001:2008
REQUISITOS NTC ISO 9001/2008
GD
GF
PROCESOS
GT GC
ST
GQ
SA
4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
4.1. REQUISITOS GENERALES
4.2. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN
4.2.1. Generalidades
4.2.2. Manual de la Calidad
4.2.3. Control de los documentos
4.2.4. Control de los registros
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
5.1. COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
5.2. ENFOQUE AL CLIENTE
5.3. POLÍTICA DE LA CALIDAD
5.4. PLANIFICACIÓN
5.4.1. Objetivos de la Calidad
5.4.2. Planificación del sistema de Gestión de la Calidad
5.5. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN
5.5.1. Responsabilidad y autoridad
5.5.2. Representante de la dirección
5.5.3. Comunicación Interna
5.6. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
5.6.1. Generalidades
5.6.2. Información de entrada para la revisión
5.6.3. Resultados de la revisión
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REQUISITOS NTC ISO 9001/2008
6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS
6.1. PROVISIÓN DE RECURSOS
6.2. RECURSOS HUMANOS
6.2.1. Generalidades
6.2.2. Competencia, formación y toma de conciencia
6.3. INFRAESTRUCTURA
6.4. AMBIENTE DE TRABAJO
7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO (SERVICIO)
7.1. PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO (SERVICIO)
7.2. PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE
7.2.1. Determinación de los requisitos relacionados con el producto (servicio)
7.2.2. Revisión de los requisitos relacionados con el producto (servicio)
7.2.3. Comunicación con el cliente
7.3. DISEÑO Y DESARROLLO
7.4. COMPRAS
7.4.1. Proceso de compras
7.4.2. Información de las compras
7.4.3. Verificación de los productos comprados
7.5. PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO
7.5.1. Control de producción y de la prestación del servicio
7.5.2. Validación de los procesos de la producción y de la prestación del
servicio
7.5.3. Identificación y trazabilidad
7.5.4. Propiedad del cliente
7.5.5. Preservación del producto (servicio)
7.6. CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
8. MEDICION, ANÁLISIS Y MEJORA
8.1. GENERALIDADES
8.2. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
8.2.1. Satisfacción del cliente
8.2.2. Auditoria Interna
8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos
8.2.4. Seguimiento y medición del producto (servicio)
8.3. CONTROL DEL PRODUCTO (SERVICIO) CONFORME
8.4. ANÁLISIS DE DATOS
8.5. MEJORA
8.5.1. Mejora continua
8.5.2. Acción correctiva
8.5.3. Acción preventiva
GD
GF
PROCESOS
GT GC
ST
GQ
SA
EXCLUIDO
EXCLUIDO
Relación directa.
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Relación general.
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5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
5.1. Compromiso de la Alta Dirección
La alta dirección, como se hizo mención anteriormente (Diagrama 1: Organigrama de la Procuraduría de La
Salle.), está centrada por una parte, en la figura del Hermano Visitador Provincial quien anima y acompaña los
procesos de la Procuraduría de La Salle; y por otra en el Hermano Ecónomo Provincial quien es el
representante de la dirección, responsable de garantizar el eficaz funcionamiento y conformidad del sistema.
El Hermano Visitador Provincial, además de asegurar la gestión administrativa a través del nombramiento del
Ecónomo Provincial, acompaña el seguimiento y el desarrollo de los procesos organizacionales para verificar la
conformidad del sistema y la retroalimentación oportuna.
La Alta Dirección evidencia su compromiso con el desarrollo e implementación del SGC, mediante:
 La contratación de una persona como Jefe de la Calidad, que garantice la implementación del SGC y vele
por el seguimiento a los procesos.
 La asignación de espacios de formación para todo el personal de la Procuraduría de La Salle.
 El establecimiento de la Política y los Objetivos de la Calidad.
 La disponibilidad de recursos económicos, físicos y humanos para garantizar la implementación adecuada
de los procesos.
 La conformación y reunión periódica de un Equipo de Gestión.
 El desarrollo de las actividades establecidas en el Procedimiento de la Revisión por la Dirección.
5.2. Enfoque al cliente
Los requisitos de los Hermanos, Comunidades y Obras Lasallistas se especifican en primer lugar en las visitas
que realizan anualmente el Hermano Visitador Provincial junto con la comunidad de gobierno a cada una de la
obras del Distrito Lasallista de Bogotá.
En otro momento el Hermano Ecónomo Provincial y el Director Administrativo y Financiero realizan también
visitas a las diferentes Obras para acordar los criterios en la administración de los recursos de cada una de
ellas.
Constantemente hay comunicación entre los miembros de la Procuraduría de La Salle y los empleados y
Hermanos de las diferentes Obras, esta comunicación puede ser de manera personal, telefónica o escrita, para
asegurar que los requisitos de los clientes se identifican y se cumplen, a la vez que permiten mejorar el nivel de
satisfacción de los mismos.
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6. PRESTACIÓN DEL SERVICIO
Para la prestación del servicio a los Hermanos, Comunidades y Obras Lasallistas se han establecido cuatro
procesos misionales a saber:
6.1. Gestión Administrativa y Financiera
Este proceso se encarga de administrar todos los recursos físicos y financieros de las diferentes Obras,
acompaña en la elaboración del presupuesto y controla la ejecución del mismo. En este proceso participan
Compras, Pagaduría, Cartera y Dirección administrativa
6.2. Gestión del Talento Humano
Desde este proceso se acompaña la administración del talento humano de las diferentes Obras Lasallistas del
Distrito, además que centraliza la elaboración y el pago de la nómina de todo el personal y los aportes a
seguridad social.
6.3. Gestión Contable y Tributaria
Este proceso avala el adecuado manejo de las cuentas contables de acuerdo al PUC, resuelve consultas
contables y tributarias a todas las Obras del Distrito y garantiza el oportuno pago de las obligaciones tributarias.
6.4. Sistemas y Soporte Técnico
Este es un proceso que vela por el correcto funcionamiento del hardware y el software de la Procuraduría de La
Salle, además presta el servicio de mantenimiento a los equipos de cómputo de las Obras lasallistas del Distrito.
7. PROCESOS DE APOYO
El proceso de Servicios de apoyo se establece para velar por el adecuado mantenimiento de la infraestructura y
garantizar el apropiado estado de las instalaciones y ambiente laboral, para que el personal pueda prestar un
servicio de calidad a los Hermanos, Comunidades y Obras lasallistas.
Además desde este proceso se propende por mantener una comunicación eficaz tanto interna como externa,
realizando control permanente a la correspondencia enviada y recibida y al archivo de la Procuraduría de La
Salle.
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8. MEDICIÓN, ANÁLISIS y MEJORA
El proceso de Gestión de la Calidad se ha definido expresamente para hacer seguimiento a los procesos, medir
los resultados y establecer criterios de control y mejora continua del SGC. Este seguimiento se realiza a dos
niveles diferentes:
En primer lugar están las actividades definidas en los procedimientos de la gestión de la calidad, que se
desarrollan bajo la responsabilidad del
Jefe de la Calidad de la Procuraduría, en segundo lugar, la
retroalimentación y análisis de datos que se realiza desde la reunión del equipo de gestión, con el fin de hacer
transversales las experiencias y definir acciones a implementar.
Las actividades propias de los procesos se establecen de forma concreta y sistemática en la Caracterización
del proceso y en los diferentes procedimientos (Ver Anexos: Relación de Procesos y Procedimientos
documentados del SGC).
Finalmente, para monitorear en forma general el desempeño del sistema, se han establecido para cada proceso
una serie de indicadores de gestión que nos refieren las metas de eficacia de cada una de las actividades
implementadas en cada proceso. Dichos indicadores están relacionados o conectados con los objetivos y la
política de la calidad como se describe en la Matriz de Indicadores del SGC.
Revisó:
Hno. Isidoro Daniel Cruz Rodríguez
Ecónomo Provincial
Aprobó:
Hno. Leonardo Enrique Tejeiro Duque
Visitador Provincial
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