Cafesalud EPS ANEXO 2 INSTRUCTIVO PARA CARGUE CON ARCHIVO PLANO IPS V13 CONTENIDO INSTRUCTIVO PARA CARGUE CON ARCHIVO PLANO IPS V13 ....................................... 1 1. INTRODUCCIÓN: .................................................................................................................... 3 2. BENEFICIOS: ........................................................................................................................... 3 3. PASOS PARA REALIZAR UNA RADICACIÓN ................................................................. 4 4. OBJETIVO: ............................................................................................................................... 4 5. GENERACIÓN DEL ARCHIVO PLANO .............................................................................. 5 6. CARGUE DE IMÁGENES ...................................................................................................... 8 Las imágenes soporte de las cuentas médicas se pueden entregar de forma individual o de forma masiva. ................................................................................................. 8 7. 8. VALIDACIONES ARCHIVO DE DATOS ............................................................................. 9 7.1. ESTRUCTURA.................................................................................................................. 9 7.2. INFORMACIÓN ................................................................................................................ 9 VALIDACIONES ARCHIVO DE IMÁGENES .................................................................... 10 8.1. 9. ESTRUCTURA................................................................................................................ 10 ANEXOS .................................................................................................................................. 11 9.1. TIPO DOCUMENTO IPS ............................................................................................... 11 9.2. CÓDIGO EPS ................................................................................................................. 11 9.3. TIPO DE CUENTA ......................................................................................................... 11 9.4. CÓDIGO REGIONAL ..................................................................................................... 11 9.5. CLASIFICACIÓN DEL ORIGEN .................................................................................. 12 9.6. TIPO SERVICIO ............................................................................................................. 12 9.7. TIPO PAQUETE ............................................................................................................. 12 9.8. FIN CONSULTA.............................................................................................................. 13 9.9. TIPO DE DOCUMENTO PACIENTE........................................................................... 13 9.10. SEXO PACIENTE....................................................................................................... 14 9.11. ESTADO PACIENTE ................................................................................................. 14 Cafesalud EPS 9.12. TIPO DE PRESTACIÓN ............................................................................................ 14 9.13. TIPO DIAGNÓSTICO ................................................................................................ 14 9.14. TIPOS DOCUMENTALES......................................................................................... 14 Cafesalud EPS 1. INTRODUCCIÓN: Con el propósito de mantener una continua comunicación con el prestador, sobre el estado individual de sus cuentas y su trazabilidad, CafeSalud genero una herramienta especializada totalmente Web, que le permite radicar y hacer seguimiento a sus facturas y soportes, sin necesidad de desplazarse a la Regional a presentar físicamente los documentos. 2. BENEFICIOS: Esta plataforma cuenta con los siguientes beneficios al convetirse en el mecanismo de comunicación en línea entre los 3 actores principales del sistema ( EPS, IPS y AUDITORIA): Disponibilidad 7*24 Reducción de costos de impresión y envios. Trazabilidad de facturas radicadas. Cargue digital de las facturas. Biblioteca digital. Oportunidad en el pago de los valores aprobados. Auditoria, reporte y respuesta de glosas en tiempo real. Devoluciones y reingresos en linea. Cafesalud EPS 3. PASOS PARA REALIZAR UNA RADICACIÓN El uso del Portal de Prestadores, se describe a continuación en 4 sencillos pasos, que le garantizarán a su entidad, realizar la entrega de cuentas medicas una vez termine la atención de los pacientes si asi lo desea. PASO 1. Genere el archivo plano: Este documento cuenta con un instructivo completo para configurar el archivo plano requerido por la EPS, cada uno de los campos define su obligatoriedad y estructura de validación. Así mismo, las tablas referenciales se encuentran organizadas al final del documento con los códigos requeridos. Este archivo le permite cargar una o multiples cuentas. PASO 2. Cargue el archivo plano: Una vez su archivo plano, se encuentre generado, realice el cargue a través del Portal de Prestadores, el sistema validará la estructura del archivo y le informará de inmediato si este tiene alguna inconsistencia para que pueda ser corregida en tiempo real. PASO 3. Cargue las imágenes soporte: Cuando el cargue del archivo haya sido exitoso, podrá cargar los archivos de las imágenes soportes en forma individual o masiva a cada una de las cuentas. PASO 4. Radique las cuentas médicas: En el momento que considere que la cuenta esta completa para iniciar el proceso de auditoria, procederá a realizar la radicación a través del Portal de Prestadores. 4. OBJETIVO: Con el objetivo de agilizar el procesamiento de las cuentas, y brindar una mayor oportunidad en la respuesta de glosas y pago de las facturas, se definio el siguiente archivo plano que contiene la información básica de los servicios prestados a los pacientes de Cafesalud. Esta estructura de datos que debe ser presentada generando un archivo plano con las siguientes características - Archivo plano (.txt) separado por el carácter | (chr 124) El separador de decimales es el punto (.), no se debe incluir el separador de miles. Para los valores correspondientes a cuota moderadora y/o copago, en caso de no aplicar, en cada campo se debe colocar cero (0), este campo no puede ir vacío. Cafesalud EPS 5. GENERACIÓN DEL ARCHIVO PLANO NOMBRE CAMPO PREF_FACT NUME_FACT TIPO_DOC_IPS DESCRIPCIÓN PREFIJO DE LA FACTURA NUMERO DE LA FACTURA TIPO DE DOCUMENTO DE LA IPS TIPO DATO OBLIGATORIEDAD LONGITUD OBSERVACIONES [ALFANUMERICO] [OPCIONAL] 6 [NUMERICO] [REQUERIDO] 15 [CADENA] [REQUERIDO] 2 HASTA 15 CARACTERES TIPO DOCUMENTO IPS (Ver Anexo 9.1) HASTA 15 CARACTERES, SIN EL DIGITO DE VERIFICACIÓN CÓDIGO DEL PRESTADOR DE SERVICIOS DE SALUD EPS (Ver Anexo 9.2) NUME_DOC_IPS NUMERO DE IDENTIFICACION DE LA IPS [NUMERICO] [REQUERIDO] 15 COD_HAB_IPS CÓDIGO DE LA SUCURSAL IPS [NUMERICO] [OPCIONAL] 12 [ALFANUMERICO] [REQUERIDO] 6 [NUMERICO] [REQUERIDO] 1 TIPO DE CUENTA (Ver Anexo 9.3) CODIFICACIÓN DEL ID DEL CONTRATO ENTREGADO POR LA EPS COD_EPS COD_CUENTA COD_CONTRATO FECHA_FACT VALOR_BRUTO VALOR_COPAGO VALOR_COPAGO_COMPARTIDO VALOR_IVA VALOR_ICO VALOR_MODERADORA VALOR_DESCUENTO CON_DES VALOR_NETO EPS A LA QUE SE LE COBRA CÓDIGO DEL TIPO DE CUENTA NÚMERO DEL CONTRATO FECHA DE LA FACTURA VALOR BRUTO DE LA FACTURA VALOR COPAGO VALOR COPAGO COMPARTIDO VALOR IVA VALOR ICO VALOR MODERADORA VALOR DESCUENTO CONCEPTO DEL DESCUENTO VALOR NETO [NUMERICO] [OPCIONAL] 20 [DD/MM/AAAA] [REQUERIDO] 10 [NUMERICO] [REQUERIDO] 12,2 [NUMERICO] [REQUERIDO] 11,2 [NUMERICO] [REQUERIDO] 11,2 [NUMERICO] [REQUERIDO] 11,2 [NUMERICO] [REQUERIDO] 11,2 [NUMERICO] [REQUERIDO] 11,2 [NUMERICO] [REQUERIDO] 11,2 [ALFANUMERICO] [OPCIONAL] 50 [NUMERICO] [REQUERIDO] 12,2 PERIODO PERIODO mes Año Formato aaaamm [NUMERICO] [OPCIONAL] 6 COD_REGIONAL CÓDIGO REGIONAL [NUMERICO] [OPCIONAL] 2 CLASIFICACION_ORIGEN CLASIFICACION DE ORIGEN [NUMERICO] REQUERIDO 1 POR EJEMPLO: NOTA CREDITO APLICA PARA CAPITA- PERIODO MES DE LOS SERVICIOS PRESTADOS REGIONALES (Ver Anexo 9.4) REQUERIDO SI CODIGO DE CONTRATO ESTA VACÍO CLASIFICACIÓN ORIGEN Cafesalud EPS [Ver Anexo 9.5] REQUERIDO CUANDO EL TIPO DE CUENTA ES PGP [Ver Anexo 9.6] REQUERIDO CUANDO EL TIPO DE CUENTA ES PAF [Ver Anexo 9.7] TIPO_SERVICIO TIPO DEL SERVICIO PARA PGP [NUMERICO] [OPCIONAL] 2 TIPO_PAQUETE TIPO DEL PAQUETE PARA PAF [NUMERICO] [OPCIONAL] 2 FIN_CONSULTA FINALIDAD DE LA CONSULTA [NUMERICO] [OPCIONAL] 2 DIAS_TRAT DÍAS DE TRATAMIENTO [NUMERICO] [OPCIONAL] 2 TDOC_PACIENTE TIPO DE DOCUMENTO DEL PACIENTE [CADENA] [REQUERIDO] 2 NDOC_PACIENTE NUMERO DE DOCUMENTO DEL PACIENTE [ALFANUMERICO] [REQUERIDO] 20 [CADENA] [REQUERIDO] 50 [CADENA] [OPCIONAL] 50 [CADENA] [REQUERIDO] 50 [CADENA] [OPCIONAL] 50 [NUMERICO] [OPCIONAL] 3 [CADENA] [OPCIONAL] 1 [NUMERICO] [REQUERIDO] 1 [S/N] [[REQUERIDO] 1 [CADENA] [REQUERIDO] 1 TIPO DE PRESTACIÓN [Ver Anexo 9.12] 50 CÓDIGOS UTILIZADOS POR LA IPS PARA LA FACTURACIÓN 50 REQUERIDO PARA PROCEDIMIENTOS QUIRURGICOS QUE AGRUPEN NOMB1_PACIENTE NOMB2_PACIENTE APELLIDO1_PACIENTE APELLIDO2_PACIENTE EDAD_PACIENTE SEXO_PACIENTE ESTADO_PACIENTE DISCAPACIDAD PRIMER NOMBRE DEL PACIENTE SEGUNDO NOMBRE DEL PACIENTE PRIMER APELLIDO DEL PACIENTE SEGUNDO APELLIDO DEL PACIENTE EDAD DEL PACIENTE SEXO DEL PACIENTE ESTADO PACIENTE vivo , muerto SI EL PACIENTE ES DISCAPACITADO TIPO_PRESTACIÓN TIPO DE PRESTACIÓN CÓDIGO_DE FACTURACION_PRINCIPAL CÓDIGO DE LA PRESTACION PRINCIPAL INTERNO DE LA IPS [ALFANUMERICO] CÓDIGO DE LA CÓDIGO_PROCEDIMIENTO_DETALLE PRESTACION DE [ALFANUMERICO] DETALLE [REQUERIDO] [OPCIONAL] [Ver Anexo 9.8] REQUERIDO CUANDO EL TIPO DE CUENTA ES PGP-PAF-PB TIPOS DE DOCUMENTO PACIENTE (Ver Anexo 9.9) AÑOS CUMPLIDOS: 25 SEXO_PACIENTE (Ver Anexo 9.10) ESTADO PACIENTE (Ver Anexo 9.11) Cafesalud EPS TARIFAS A UN PROCEDIMIENTO PRINCIPAL DESC_PROCEDIMIENTO FECHA_PROCEDIMIENTO HORA_ PROCEDIMIENTO CANTIDAD_PROCEDIMIENTO VALOR_UNITARIO DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO [ALFANUMERICO] PRINCIPAL O DETALLE FECHA DEL [DD/MM/AAAA] PROCEDIMIENTO HORA DE REALIZACIÓN HH:MM DEL PROCEDIMIENTO CANTIDAD DEL [NUMERICO] PROCEDIMIENTO VALOR UNITARIO DEL [NUMERICO] PROCEDIMIENTO [REQUERIDO] 1000 [OPCIONAL] 10 [OPCIONAL] 5 HORA EN FORMATO DE 24 HORAS [14:00] [REQUERIDO] 5 ENTERO SIN DECIMALES [REQUERIDO] 11,2 VALOR_COMPARTIDO_PACIENTE VALOR COMPARTIDO PACIENTE [NUMERICO] [REQUERIDO] 11,2 VALOR_MODERADORA_PACIENTE VALOR MODERADORA PACIENTE [NUMERICO] [REQUERIDO] 11,2 VALOR_COPAGO_PACIENTE VALOR COPAGO PACIENTE [NUMERICO] [REQUERIDO] 11,2 VALOR_TOTAL_SERVICIO VALOR TOTAL SERVICIO [NUMERICO] [REQUERIDO] 11,2 COD_AUTORIZACION NUMERO DE LA AUTORIZACION DEL PROCEDIMIENTO [NUMERICO] [REQUERIDO] 15 DIAGNOSTICO_PRINCIPAL CÓDIGO DEL DIAGNOSTICO PRINCIPAL [ALFANUMERICO] [REQUERIDO] 4 TIPO_DIAG TIPO DIAGNÓSTICO [NUMERICO] [OPC IONAL] 1 TIPO DIAGNÓSTICO [Ver Anexo 9.13] DIAGNOSTICO_SECUNDARIO_1 CÓDIGO DEL DIAGNOSTICO SECUNDARIO 1 [ALFANUMERICO] [OPCIONAL] 4 DIAGNOSTICOS CIE 10 DIAGNOSTICO_SECUNDARIO_2 CÓDIGO DEL DIAGNOSTICO SECUNDARIO 2 [ALFANUMERICO] [OPCIONAL] 4 DIAGNOSTICOS CIE 10 10 FECHA DE INGRESO DEL PACIENTE O FECHA DE ATENCIÓN FECHA_ENTRADA FECHA DE ENTRADA [DD/MM/AAAA] [REQUERIDO] RESULTADO DE CANTIDAD (VALOR UNITARIO) EN CASO DE NO APLICAR COLOCAR CERO [0] DIAGNOSTICO DE SALIDA DEL PACIENTE - CIE 10 Cafesalud EPS HORA_ENTRADA FECHA_SALIDA HORA_SALIDA HORA DE ENTRA FECHA DE SALIDA HORA DE SALIDA DEL PACIENTE HH:MM [OPCIONAL] 5 [DD/MM/AAAA] [REQUERIDO] 10 [OPCIONAL] 5 HH:MM FV|1150563|NI|813001952|410010038501|EPSS03|2||11/09/2015|330000.00|0|0|0|0|0|0|| 330000.00||7|1|||||CC|1084254926|MARI|DOLI|MUÑOZ|OME|24|F|1|N|P|894103||PRUEB A DE MESA BASCULANTE|07/09/2015||1|330000.00|0|0|0|330000.00|145036826|R51X|1|||07/09/201 5|07:08|07/09/2015|12:15 NOTA: El orden de las prestaciones relacionadas en el archivo plano debe corresponder al orden como se encuentran las prestaciones en la factura. 6. CARGUE DE IMÁGENES Las imágenes soporte de las cuentas médicas se pueden entregar de forma individual o de forma masiva. 6.1. Cargue individual: se realiza el cargue de archivos en formato pdf los cuales serán cargados uno a uno seleccionando la unidad documental que corresponda. 6.2. Cargue masivo: para el cargue masivo las imágenes soporte de las cuentas medicas se deben entregar comprimidas en archivos .zip particionados máximo a 100 MB por archivo .zip. Antes de comprimir las imágenes se deben organizar de la siguiente manera. - Por cada cuenta médica se debe crear una carpeta cuyo nombre corresponderá al prefijo y numero de la factura separada por un guion bajo (_). Por ejemplo, si el número de la factura es HXC0020135 la carpeta a crear es la siguiente: - HXC_0020135 - Dentro de la carpeta creada se deben incluir todos los archivos pdf nombrados con los tipos documentales requeridos, estos tipos documentales están asociados al anexo 9.14. El nombre para cada unidad documental, archivo pdf, es configurable en la plataforma y permitirá asociar correctamente los documentos a la factura. Por ejemplo, si para el archivo pdf que contiene la factura la IPS asigno el prefijo FAC, el archivo a incluir dentro de la carpeta debe iniciar con las letras FAC. La estructura para el cargue masivo de soportes es el siguiente: Cafesalud EPS ZIP CARPETA ARCHIVOS PDF ANXXXXXXXXXXXXXX.PDF AUTXXXXXXXXXXXXX.PDF DFCXXXXXXXXXXXXX.PDF EPIXXXXXXXXXXXXX.PDF FACXXXXXXXXXXXXX.PDF HXC_0020135 SOPORTES OFMXXXXXXXXXXXXX.PDF FTUXXXXXXXXXXXXX.PDF RATXXXXXXXXXXXXX.PDF CTCXXXXXXXXXXXXX.PDF HCLXXXXXXXXXXXXX.PDF ANXXXXXXXXXXXXXX.PDF AUTXXXXXXXXXXXXX.PDF HXC_0020246 DFCXXXXXXXXXXXXX.PDF EPIXXXXXXXXXXXXX.PDF FACXXXXXXXXXXXXX.PDF TIPO DOCUMENTAL ANEXO AUTORIZACIÓN DETALLE FACTURA EPICRISIS FACTURA ORDEN Y/O FORMULA MEDICA FALLO TUTELAS RESUMEN ATENCIÓN COMITÉ TÉCNICO CIENTÍFICO HISTÓRIA CLÍNICA ANEXO AUTORIZACIÓN DETALLE FACTURA EPICRISIS FACTURA REGLAS GENERALES PARA EL MONTAJE DE ARCHIVOS Los Formatos permitidos para realizar el cargue de soportes por medio del Archivo comprimido, son PDF. Cada archivo de soporte generado debe estar tipificado de acuerdo a los tipos documentales que se encuentran definidos en el anexo 9.14 Cada archivo pdf debe contener solo un tipo documental. Los archivos generados pueden ser de una o varias páginas. 7. VALIDACIONES ARCHIVO DE DATOS 7.1. Tipos de Datos y Longitud (Numérico, cadena, alfanumérico, fecha Valida). Campos Requeridos. Formato del Campo y Valores validos según tablas de referencia. La separación de decimales debes ser el punto. No se debe usar el separador de miles, ni signos de pesos. 7.2. ESTRUCTURA INFORMACIÓN Prefijo y Número de Factura para la IPS no deben existir radicados ni duplicado en el archivo plano. Fecha de Emisión de la factura no puede ser mayor a la fecha de recepción. Cafesalud EPS Fecha de Emisión de la factura no puede ser mayor a 3 años referente a la fecha actual. Fecha de Entrada del paciente debe ser menor o igual a la fecha de Emisión de la Factura. Fecha de salida del paciente debe ser mayor o igual a la fecha de entrada del paciente. No se acepta cobro de cuota Moderadora y Copago para un mismo paciente. El producto de la cantidad por el valor unitario debe corresponder al valor total de cada procedimiento. Tener presente que los valores de la Cuenta Médica deben ser consistentes. Ejemplo: Valor Neto a Pagar = Valor Bruto (Sumatoria de los valores totales de cada Servicio) Menos (-) Copagos Menos (-) Copagos compartidos Menos (-) Cuotas Moderadoras Menos (-) Descuentos Mas (+) IVA Mas (+) Impuesto al Consumo 8. VALIDACIONES ARCHIVO DE IMÁGENES 8.1. ESTRUCTURA Cada cuenta medica tendrá su propia carpeta nombrada “Prefijo” “Numero_factura” Dentro de la carpeta de la cuenta médica estarán los archivos pdf de cada tipo documental. Las carpetas con los soportes de cada cuenta médica estarán comprimidas en un archivo .zip particionado máximo a 100 MB por archivo para el cargue masivo. En el cargue de soportes se debe incluir al menos la unidad documental correspondiente a la factura. Cafesalud EPS 9. ANEXOS 9.1. TIPO DOCUMENTO IPS Código NI CC CE PA 9.2. Descripción Número de identificación tributariaNIT Cédula de ciudadanía Cédula de extranjería Pasaporte CÓDIGO EPS Código EPS023 EPS003 EPSS03 9.3. TIPO DE CUENTA Código 1 2 3 4 5 6 7 8 9.4. Descripción Cruz Blanca Cafesalud Cafesalud Subsidiado Descripción Capitación Por Evento PyP Evento Monto Fijo PyP Capita Pago Global Prospectivo [PGP] Paquete por Actividad Final [PAF] Presupuesto por Bloque [PB] CÓDIGO REGIONAL Código 1 2 3 4 5 Descripción Regional Antioquia Regional Boyacá Regional Córdoba Regional Costa Regional Cundinamarca Cafesalud EPS 6 7 8 9 10 11 12 13 9.5. 9.6. CLASIFICACIÓN DEL ORIGEN Código 1 2 3 4 5 Descripción Enfermedad General Accidente de trabajo Enfermedad laboral Accidente de Transito Evento catastrófico Código 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Descripción Atención ambulatoria Urgencias Hospitalización Médica Hospitalización Quirúrgica Cirugía Ambulatoria Unidad de Cuidado Intensivo Unidad de Cuidado Intermedio Hemodinamia y Electrofisiología Cirugía Cardiovascular Reemplazos Articulares y revisiones Neurocirúgía TIPO SERVICIO 10 11 9.7. Regional Eje Cafetero Regional Huila Regional Llanos Regional Nariño Regional Norte de Santander Regional Occidente Regional Santander Regional Tolima TIPO PAQUETE Código Descripción Cafesalud EPS 1 2 3 4 5 6 7 31 9.8. Paquete consulta ambulatoria Paquete egreso hospitalario Paquete egreso de UCI Paquete Hemodinámica Electrofisiología Paquete de atención Parto Paquete de cesárea y/o parto de alto riesgo Paquete de cirugía Paquete hemodinámia FIN CONSULTA Código Descripción 01 Atención del parto (puerperio) 02 Atención del recién nacido 03 Atención en planificación familiar Detección de alteraciones de crecimiento y desarrollo del menor de 04 diez años Detección de alteración del desarrollo 05 joven Detección de alteraciones del 06 embarazo 07 Detección de alteraciones del adulto Detección de alteraciones de 08 agudeza visual 09 Detección de enfermedad profesional 10 No aplica 9.9. TIPO DE DOCUMENTO PACIENTE CÓDIGO CC CE PA RC TI AS MS NU CD DESCRIPCIÓN Cédula Ciudadanía Cédula Extranjería Pasaporte Registro Civil - NIP Tarjeta Identidad Adulto sin Identificación Menor Sin Identificación Registro Civil-NUIP Carnet Diplomático Cafesalud EPS 9.10. SEXO PACIENTE Código Descripción M Masculino F Femenino X Indefinido 9.11. ESTADO PACIENTE Código Descripción 0 Muerto 1 Vivo 9.12. TIPO DE PRESTACIÓN Código Descripción P Procedimiento M Medicamento I Insumo 9.13. TIPO DIAGNÓSTICO Código Descripción 1 Impresión diagnóstica 2 Confirmado nuevo 3 Confirmado repetido 9.14. TIPOS DOCUMENTALES Tipos Documentales FACTURA DETALLE FACTURA NOTA CRÉDITO AUTORIZACIÓN ANEXO 3- SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN INFORME DE LA ATENCIÓN INICIAL DE URGENCIAS HISTORIA CLÍNICA EPICRISIS Cafesalud EPS RESUMEN ATENCIÓN FALLO TUTELAS COMITÉ TÉCNICO CIENTÍFICO ORDEN Y/O FÓRMULA MÉDICA ANEXO NOTA: Para el registro de los códigos principal y de detalle tener en cuenta el siguiente ejemplo Rojo: CODIGO de la prestación PRINCIPAL Amarillo: CODIGO de la prestación DETALLE