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REIKCON HOLDINGS SAS
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL CAMBIO
FEBRERO 27 2012
VERSIÓN 01
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PÁGINA
1
27/02/2012
CREACIÓN DEL DOCUMENTO
TODAS
ELABORÓ
David G. Rincón
Coordinador de Sistemas de
Gestión
Febrero 27 de 2012
REVISÓ
Comité de Sistemas de Gestión
Febrero 27 de 2012
APROBÓ
CODIGO
Carlos A. Rincón
PR-HSE-006
Gerente General
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1. OBJETIVO
Manejar y controlar de forma oportuna cualquier cambio que pueda afectar los procesos
de la organización en aspectos SSOA (Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente).
2. ALCANCE
Este procedimiento es de aplicación obligatoria para los cambios que se puedan presentar
en la organización y que están establecidos en este procedimiento, asegurando que los
peligros y riesgos de Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y los Aspectos e Impactos
al ambiente sean identificados y valorados determinando los controles a implementar
antes de que se generen los cambios.
3. DEFINICIONES
HSE: Sigla que significa “Salud, Seguridad Industrial Y Ambiente”, y son los aspectos
centrales para el buen desempeño del sistema de gestión de REIKCON HOLDING S.A.S.
Consecuencia: Resultado o impacto de un evento, el cual puede ser multicausal. Las
consecuencias pueden variar desde positivas hasta negativas y expresarse de manera
cualitativa o cuantitativa.
Control: Proceso, política, dispositivo, práctica u otra acción existente que actúa para
minimizar el riesgo negativo o potenciar oportunidades positivas.
Control Operacional: Operaciones y actividades realizadas para controlar los peligros
identificados y prevenir la ocurrencia de lesiones, enfermedades o impactos ambientales.
Exposición: frecuencia con las que las personas o la estructura entran en contacto con
los factores de riesgo.
Evaluación de los controles: Revisión sistemática de los procesos para garantizar que
los controles son eficaces y adecuados
Evaluación de riesgos: Proceso para determinar qué, cuándo, dónde, por qué y cómo
podría suceder algo.
Gestión del riesgo: Cultura, procesos y estructuras dirigidas a obtener oportunidades
potenciales mientras se administran los efectos adversos.
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David G. Rincón
Coordinador de Sistemas de
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Identificación de los riesgos: Proceso para determinar qué, cuándo, dónde, por qué y
cómo podría suceder algo.
Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra un evento o exposición peligroso y
la severidad de la lesión o enfermedad que puede ser causada por el evento o exposición.
Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de enfermedad o
lesión a las personas, o una combinación de estos.
SYSO: Seguridad y Salud Ocupacional
Sistemas de control: Indica las acciones, adecuadas o no, que viene adelantando la
empresa para el control del factor de riesgo.
Valoración del Riesgo: Proceso de evaluar los riesgos que surgen de un peligro, y la
severidad de la lesión o enfermedad que puede ser causada por el evento o exposición.
Lugar de Trabajo: Cualquier espacio físico en el que se realizan actividades relacionadas
con el trabajo, bajo el control de la organización. Cuando se considera lo que constituye
un lugar de trabajo, se debe tener en cuenta los efectos de la seguridad y salud
ocupacional sobre el personal que, por ejemplo, se encuentra de viaje o en tránsito (por
ejemplo: va en automóvil, en avión, en barco o en tren), está trabajando en las
instalaciones de un cliente, o está trabajando en su propia casa.
Modificaciones: Cambiar o variar en sus caracteres no esenciales una actividad o un
proceso. Introducción de cambios que se consideren necesarios en cuanto a fondo y a la
forma de un documento.
Actividad: Conjunto de tareas o acciones que se hacen con un fin determinado o son
propias de una persona, una profesión o una entidad.
Gestión del Cambio: La gestión del cambio es un proceso sistemático y bien
estructurado que hará cambios propuestos para ser realizados, ajustándose a cualquier
requisito o solicitud.
4. RESPONSABILIDADES

Gerente General:
-
Asignar los recursos necesarios para llevar a cabo las acciones requeridas y
asegurara un cambio seguro y exitoso
-
Aprobar el procedimiento
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
Representante de HSE:
-
Es responsabilidad del representante de HSE aprobar los cambios en la
documentación del sistema de gestión resultantes de la gestión del cambio.
-
Supervisar que los controles sugeridos para la gestión del cambio sean aplicados
en su totalidad.
-
La responsabilidad de realizar modificaciones a los diferentes documentos
afectados por los cambios, está a cargo del representante de HSE.

Trabajadores en general y partes interesadas:
-
Conocer y ser conscientes de los peligros de sus actividades y de los controles
establecidos para disminuir la probabilidad o consecuencias de posibles
incidentes, accidentes de trabajo o enfermedades profesionales.
-
Cumplir y hacer cumplir con los controles establecidos en la matriz de peligros y
riesgos
-
Informar al Representante de HSE, cualquier desviación respecto al cumplimiento
sistemático de los controles operacionales, con el fin de tomar las acciones
correctivas o preventivas correspondientes.
-
Familiarizarse con este procedimiento y aplicarlo siempre que se detecte una
desviación en el sistema de gestión HSE.
5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
5.1 Identificación
Se identificaran en base a criterios como generación de nuevos procesos, identificación
de nuevos requisitos legales, nuevos contratistas, proveedores, productos, maquinaria,
tecnología, insumos, estructura organizacional, Cambios locativos. Los responsables de
esta identificación serán entre otros Gerencia y representante de HSE.
5.2 Manejo
Cuando se genere un cambio en cualquiera de las estructuras, equipos o procesos, los
responsables de identificar los cambios deben diligenciar el FORMATO DE GESTION
DEL CAMBIO (FR-HSE-XX), el cual deberá ser enviado al Representante de HSE, para
ser estudiado y aprobado conjuntamente con la alta gerencia.
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Una vez sea aceptado y aprobado, se ejecutará el proceso de la gestión del cambio,
ninguna gestión de proceso de cambio se puede realizar si no es aprobada y revisada por
Alta Gerencia y el Representante de HSE.
Los cambios se realizarán mediante la identificación, evaluación y control de los peligros y
minimización de los impactos que se generen y se aplicarán el nivel de controles de
eliminación, sustitución, controles de Ingeniería, precauciones y/o controles de
Administración y Equipo de Protección Personal. La forma de aplicar controles para
manejar el riesgo o minimizar los impactos al ambiente variara de acuerdo a los cambios
que se generen, según la norma.





Eliminación: modificar un diseño para eliminar el peligro, por ejemplo, introducir
dispositivos mecánicos de alzamiento para eliminar el peligro de manipulación
manual.
Sustitución: sustituir por un material menos peligroso o reducir la energía del
sistema (por ejemplo, reducir la fuerza, el amperaje, la presión, la temperatura,
etc.).
Controles de ingeniería: instalar sistemas de ventilación, protección para las
máquinas, enclavamiento, cerramientos acústicos, etc.
Señalización, advertencias, y/o controles administrativos: instalación de alarmas,
procedimientos de seguridad, inspecciones de los equipos, controles de acceso.
Equipos de protección personal: Gafas de seguridad, protección auditiva,
máscaras faciales, arnés de seguridad y cuerdas, respiradores y guantes, entre
otros.
5.3 Procedo General
De acuerdo al tipo de cambio correspondiente a las operaciones de la compañía el
responsable de la identificación debe seguir los siguientes parámetros.
1. Cambios en instalaciones, sea construcción de locaciones, modificaciones a estas
estructuras, entre otros.
 Utilice el formato FR-HSE-XX), FORMATO DE GESTION DEL CAMBIO.
 Envié su propuesta con los cambios sugeridos o el borrador de los
procedimientos nuevos a implementar para que sean revisados por la
gerencia y el representante de HSE.
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2. Cambios en proveedores, contratistas, (vehículos, lanchas, helicópteros), equipos
especiales para medición, modificaciones en los contratos operacionales. (Por
ejemplo implementación de un proceso no contemplado en el contrato original
como cualquiera de los anteriores).
 Utilice el formato FR-HSE-XX), FORMATO DE GESTION DEL CAMBIO.
 Utilice entre otros los siguientes documentos de acuerdo al cambio que se va a
generar PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN Y CONTROL DE
CONTRATISTAS Y PROVEEDORES PR-HSE-XXX.
 Envíe su propuesta con los cambios sugeridos o el borrador de los procedimientos
nuevos a implementar para que sean revisados y aprobados por la Gerencia y el
Representante de HSE.
3. Cambios en la utilización de sustancias y materiales peligrosos para el desarrollo
de las actividades.
 Utilice el formato FR-HSE-XX), FORMATO DE GESTION DEL CAMBIO.
 Revise y asegure las MSDS (Hoja de datos de seguridad de materiales). De los
nuevos productos con el proveedor.
 Envié la MSDS de los nuevos productos a usar y de ser necesario los borradores
de los procedimientos nuevos a implementar para que sean revisados y
aprobados por la gerencia y el representante de HSE.
5.4 Revisión y aprobación de los documentos
Actualización de las matrices de riesgos de salud y seguridad, aspectos e impactos
ambientales y requisitos legales. De acuerdo al cambio que se establezca; hacer la
evaluación de si los controles existentes son suficientes ó si se requieren otros controles.
a. Utilice los documentos PR-HSE-004 Procedimiento para la identificación de
peligros, y valoración de riesgos, PR-HSE-005 Procedimiento para la
identificación de aspectos ambientales y valoración de impactos ambientales,
PR-HSE-002 Procedimiento para la identificación de requisitos legales y de otra
índole.
b. Divulgar los cambios propuestos y familiarizarlos al resto del personal.
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6. DIFUSION
Para todos los empleados este procedimiento será difundido en el momento de la
inducción y dentro del cronograma de capacitación será incluido en el tema de
identificación de factores de riesgo.
7. FRECUENCIA DE REVISION
La revisión de este documento se debe realizar cada
situaciones se presenten:
año o cuando las siguientes
Requerimientos o solicitudes del personal externo o interno de la compañía.
Requerimientos o solicitudes de auditoría.
Requisitos legales aplicables
8. ANEXOS
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