EL PROCESO DE INVENTARIO PARA ESCENARIOS DE

 Universidad de Colima
Departamento de SIABUC
EL PROCESO DE INVENTARIO PARA ESCENARIOS DE SERVICIOS DISTRIBUIDOS Mediante el proceso de inventario se obtiene un comparativo del material bibliográfico y documental que existe en el acervo contra lo registrado en la base de datos de SIABUC, con la finalidad de identificar cuáles son los materiales que por alguna razón ya no se encuentran físicamente en la biblioteca. Para escenarios de servicios distribuidos* ‐donde se tiene más de un servidor de datos de SIABUC9‐ es muy importante mantener la información actualizada y sincronizada, razón por la cual el proceso de toma de inventario debe considerar varios pasos especiales que son diferentes a los que se realizan en un contexto donde toda la información se tiene concentrada en una sola base de datos. De manera general, los pasos† para realizar el inventario en un contexto distribuido, son: Pasos previos a)
Actualizar la base de datos del acervo de la biblioteca. b) Ingresar el material para descarte. c)
Respaldar la base de datos. Proceso de inventario d) Iniciar el inventario. e) Capturar cada uno de los números de adquisición del material localizado en el acervo. f)
Guardar frecuentemente el listado temporal. g)
Generar y guardar los reportes de inventarios en formato HTML. Finalizar el proceso de inventario h) Generar un respaldo. i)
Depurar el acervo: borrar ejemplares perdidos y generar un archivo especial de depuración j)
Generar el reporte de ejemplares eliminados. k)
Enviar el archivo de depuración al procesamiento de Información (DPI) *
Un ejemplo de servicios bibliotecarios distribuidos, es evidente en la Universidad de Colima, donde se tiene un servidor central donde se procesa la información de fichas y ejemplares y en cada una de las bibliotecas se tiene su respectivo servidor para brindar los servicios de préstamos. †
Para realizar todos estos pasos, es de vital importancia contar con las actualizaciones más recientes de los módulos de SIABUC9. Documento elaborado en el Departamento de SIABUC de la Universidad de Colima, se permite la libre distribución sin fines de lucro. Universidad de Colima
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A continuación se describe de forma detallada cada uno de los puntos: Pasos previos a) Actualizar la base de datos del acervo de la biblioteca. 1.
Recibir en cada una de las bibliotecas, un archivo de actualización que enviaría el departamento de Procesamiento. Este archivo de actualización tiene un nombre de la forma “respBNo_fecha_hora.zip”, donde No es el número de la biblioteca. 2.
Descomprimir en una carpeta local el archivo de actualización, ahora tendrían un archivo resultante que cambiará su extensión de .zip a .backup. 3.
Acceder al módulo de Administración (S9_Tools.exe) con una cuenta de Super‐usuario 4.
Activar la opción [Actualizar acervo], ver figura 1. Figura1. 5.
Activar el botón [Importar acervo], ver figura 2. Documento elaborado en el Departamento de SIABUC de la Universidad de Colima, se permite la libre distribución sin fines de lucro. Universidad de Colima
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Figura 2. 6.
Activar el botón de los tres puntos para seleccionar la ruta donde se localiza el archivo “respBNo_fecha_hora.backup”, ver figura 3. Figura 3. 7.
Elegir el archivo y activar el botón [Abrir], ver figura 4. Documento elaborado en el Departamento de SIABUC de la Universidad de Colima, se permite la libre distribución sin fines de lucro. Universidad de Colima
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Figura 4. 8.
Activar el botón [Importar acervo], ver figura 5. Figura 5. 9.
El sistema enviará un mensaje donde se indica la cantidad de fichas y ejemplares que se agregaron a la base de datos, ver figura 6. Documento elaborado en el Departamento de SIABUC de la Universidad de Colima, se permite la libre distribución sin fines de lucro. Universidad de Colima
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Figura 6 b) Ingresar el material para descarte. Nota: Es importante mencionar que este proceso lo realizarán solo aquellas bibliotecas que requieran eliminar de forma automática (durante el inventario) ejemplares que están considerados como para descarte. 1.
Acceder al módulo de Préstamos y seleccionar del menú Utilerías la opción [Material para descarte], ver figura 7. Figura 7. Documento elaborado en el Departamento de SIABUC de la Universidad de Colima, se permite la libre distribución sin fines de lucro. Universidad de Colima
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2.
Ingresar cada número de adquisición de los libros considerados para descarte, ver fig. 8. Figura 8. 3.
Se recomienda guardar de manera frecuente el listado de material que se ingresa para descarte activando el botón [Marcar para descarte], ver figura 9. Figura 9. 4.
Una vez que se finaliza el proceso, se recomienda guardar un listado de todos los materiales que se han ingresado para descarte, para esto, debe seleccionar la pestaña [Listado] y activar el botón [Guardar]; ver figura 10. Documento elaborado en el Departamento de SIABUC de la Universidad de Colima, se permite la libre distribución sin fines de lucro. Universidad de Colima
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Figura 10. c) Respaldar la base de datos. Nota: Por precaución, es necesario generar un respaldo de la información ANTES y DESPUÉS del proceso de inventario. 1.
Ingresar al módulo de Administración con una cuenta de Super‐usuario. 2.
Activar el botón [Herramientas], ver figura 11. Figura 11. Documento elaborado en el Departamento de SIABUC de la Universidad de Colima, se permite la libre distribución sin fines de lucro. Universidad de Colima
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3.
Seleccionar la pestaña [Respaldar base de datos] y activar el botón [Examinar] para seleccionar la ruta donde se guardará el respaldo, ver figura 12. Figura 12. 4.
Ingresar el nombre del respaldo y activar el botón [Guardar], ver figura 13. Figura 13. 5.
Activar el botón [Respaldar]. Figura 14. Documento elaborado en el Departamento de SIABUC de la Universidad de Colima, se permite la libre distribución sin fines de lucro. Universidad de Colima
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Proceso de inventario d) Iniciar el inventario. El inventario solo puede iniciarlo una cuenta con perfil de Super_Usuario. En caso de existir más de una cuenta de Super_Usuario tendrá que terminar o cancelar el inventario el mismo usuario que lo inició. 1.
Ingresar al módulo de Inventario con una cuenta de Super‐Usuario. Nota: Iniciar y terminar el inventario son actividades que realizará el responsable de la biblioteca con una cuenta de Super‐usuario. 2.
Activar la opción [Nuevo inventario] Figura 15. 3.
Seleccionar la biblioteca, escuelas, acervo, tipo de material y colección. Nota: Como primera fase se realizará el inventario del Acervo “Libros”‡ y Tipo de material “Todos los tipos de materiales” 4.
Seleccionar qué ejemplares se van a inventariar automáticamente y activar la casilla de verificación [Eliminar ejemplares de listado para descarte] únicamente quienes desean borrar de forma permanente los registros ingresados en el listado para descarte. Ver figura 16. ‡
Para las bibliotecas que manejen información de revistas y publicaciones periódicas, el inventario del acervo de tipo “Revistas” se realizaría en una siguiente etapa por definir. Documento elaborado en el Departamento de SIABUC de la Universidad de Colima, se permite la libre distribución sin fines de lucro. Universidad de Colima
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Figura 16. e) Capturar cada uno de los números de adquisición del material localizado en el acervo. Esta actividad es la que se realizará de manera continua, repetitiva e incluso por la mayoría del personal en bibliotecas. Para aminorar la duración del inventario, el proceso de captura, lectura ó inventario de los numadquis se puede hacer por varios usuarios, de manera simultánea, desde varias terminales y en diferentes sesiones. La ventana de captura es la pantalla que permite realizar estas tareas y está dividida en tres secciones (ver fig. 17): •
Datos del ejemplar: Se muestra el número de ficha, número de adquisición, título, autor, clasificación, volumen y tomo. •
Listado temporal: Se trata del listado de los ejemplares que han sido capturados para inventario, antes de que sean formalmente inventariados se puede revisar que los datos de la ficha sean correctos. •
Selección. En la parte inferior se muestran los datos generales sobre el inventario activo, como son: fecha y hora de inicio, biblioteca, escuela, tipo de fichas y tipo de material a inventariar, usuario que inició el inventario y usuario activo en la sesión. Los pasos son los siguientes: 1.
Ingresar uno a uno los números de adquisición de los ejemplares a inventariar y activar el botón [Capturar]. 2.
Revisar los datos que se despliegan de cada una de las fichas. Documento elaborado en el Departamento de SIABUC de la Universidad de Colima, se permite la libre distribución sin fines de lucro. Universidad de Colima
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Figura 17. f) Guardar frecuentemente el listado temporal. Se recomienda guardar de forma frecuente el listado temporal de los números de adquisición que se han ido inventariando, activando el botón [Guardar]. g) Generar y guardar en formato HTML los reportes de inventarios Cuando se capturen todos los ejemplares y antes de depurar o cerrar el inventario, se debe generar y guardar en formato HTML los reportes relacionados al proceso de inventario: •
Ejemplares a inventariar: muestra el total de ejemplares a inventariar de acuerdo a los parámetros elegidos (biblioteca, escuela, tipo de ejemplares, etc.). Es el 100% del acervo seleccionado. •
Ejemplares inventariados: visualiza los ejemplares que se agregaron al inventario en el proceso de captura. En el plano ideal cuando se termine el inventario, el total de ejemplares inventariados debería ser igual al total de ejemplares del acervo. •
Ejemplares perdidos: muestra el listado de los ejemplares que no fueron capturados en el inventario debido a que no se encontraron en el acervo. •
Totalidad de ejemplares: se trata del total de ejemplares registrados en la base de datos, independientemente del tipo de acervo seleccionado para su inventario. Los pasos para generar y guardar los diferentes reportes de inventario son los siguientes: 1.
Seleccione el menú Utilerías y active la opción [Reportes]. Documento elaborado en el Departamento de SIABUC de la Universidad de Colima, se permite la libre distribución sin fines de lucro. Universidad de Colima
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Figura 18. 2.
Despliegue el listado de reportes de inventarios, seleccione el reporte que desea y active el botón [Visualizar reporte], figura 19. Figura 19. 3.
Active el botón [Exportar], ver figura 20. Documento elaborado en el Departamento de SIABUC de la Universidad de Colima, se permite la libre distribución sin fines de lucro. Universidad de Colima
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Figura 20. 4.
se desplegará una ventana donde debe seleccionar el formato HTML. Seleccione la ruta donde se guardarán los reportes activando el botón [Explorar], por último active el botón [Exportar]. Figura 20. Documento elaborado en el Departamento de SIABUC de la Universidad de Colima, se permite la libre distribución sin fines de lucro. Universidad de Colima
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Finalizar el proceso de inventario Cuando ya se terminó el largo y exhaustivo proceso de captura de todos los ejemplares y también después de tratar de localizar los ejemplares perdidos, es cuando el proceso de inventario ha llegado a su fin. Nota: Nunca hay que intentar [Terminar el inventario] ó mucho menos [Cancelar el inventario], si no se ha cumplido la meta, porque se podría perder toda la información que se ha estado recolectando durante varias jornadas. Para finalizar de manera adecuada el inventario, se deben aplicar unos procesos cruciales como son: hacer un respaldo, depurar el acervo, guardar el reporte de perdidos y enviar el archivo de depuración. Se describen a continuación los pasos finales del inventario: h) Generar un respaldo. Por cuestiones de precaución es conveniente generar un nuevo respaldo antes de cerrar el inventario. Seguir los mismos pasos descritos en el inciso C). i) Depurar el acervo: borrado de ejemplares perdidos y generación de archivo de depuración. 1.
Desplegar el menú Utilerías y seleccionar la opción [Borrar ejemplares perdidos], ver figura 21. Nota: Iniciar y terminar el inventario son actividades que debe realizar únicamente el responsable de la biblioteca ó el administrador de sistemas, dado que requiere de una cuenta con niveles de permiso de Super‐Usuario. Es importante mencionar que se debe cerrar el inventario con la misma cuenta con la que se inició. Figura 21. Documento elaborado en el Departamento de SIABUC de la Universidad de Colima, se permite la libre distribución sin fines de lucro. Universidad de Colima
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2.
Activar el botón [Iniciar], figura 22. Figura 22. Nota: En caso de que el porcentaje de ejemplares perdidos sea mayor al 50%, el sistema no permitirá continuar con el proceso de borrado y desplegará el siguiente mensaje: Figura 23. 3.
Al comenzar el proceso de eliminación de ejemplares, el sistema generará un archivo especial de depuración§, denominado de la forma “depuracionbib_No_fecha.dep” (donde No es el número de la biblioteca), para lo cual se debe elegir la ruta para guardar el archivo. Al finalizar el inventario se debe enviar dicho archivo al departamento de Procesamiento. §
El archivo de depuración se genera en cada biblioteca y contiene la información de cuáles fueron los ejemplares que resultaron perdidos y sus respectivas fichas. Con la ayuda de estos archivos, se permitirá actualizar y depurar la información de la base central reflejando así los resultados del inventario de cada una de las bibliotecas. Documento elaborado en el Departamento de SIABUC de la Universidad de Colima, se permite la libre distribución sin fines de lucro. Universidad de Colima
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Figura 24. Figura 25. 4.
Una vez que guarde el archivo “depuraciónbib_No_fecha.dep” se iniciará el proceso de eliminación de ejemplares. Figura 26. Documento elaborado en el Departamento de SIABUC de la Universidad de Colima, se permite la libre distribución sin fines de lucro. Universidad de Colima
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j) Generar el reporte de ejemplares eliminados Una vez que se depure la base de datos se debe generar el reporte de los ejemplares eliminados y guardarlo en un lugar seguro. Véase inciso G). Para visualizar de forma correcta la información de los ejemplares perdidos en el inventario que recién acaba de finalizar, se deberá utilizar la opción de [Filtrar] (figura 27) e indicar en las opciones de filtrado el Idinventario, podrá visualizarlo en la pantalla de captura (figura 28). Figura 27. Documento elaborado en el Departamento de SIABUC de la Universidad de Colima, se permite la libre distribución sin fines de lucro. Universidad de Colima
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Figura 28. k) Enviar el archivo de depuración a Procesamiento de Información (DPI) Con el envío del archivo de depuración se terminan las tareas del inventario. Cada responsable de la biblioteca deberá hacer llegar el archivo .dep al responsable del departamento de Procesamiento de Información. Obtenga mayor información en: http://siabuc.ucol.mx/ o a través del correo electrónico: [email protected] Universidad de Colima Dirección General de Tecnologías para el Conocimiento Departamento de SIABUC Tel. 01(312)316 11 21 ext. 49004 y 49007 Documento elaborado en el Departamento de SIABUC de la Universidad de Colima, se permite la libre distribución sin fines de lucro.