1 Uso de GFI MailArchiver

Manual de producto de GFI
Guía del usuario
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proporciona "tal cual", sin garantía de ningún tipo, ya sea expresa o implícita, incluyendo pero no
limitadas a las garantías implícitas de comercialización, idoneidad para un propósito particular y
ausencia de infracción. GFI Software no se hace responsable de ningún daño, incluyendo daños
consecuentes, de cualquier naturaleza, que puedan deberse a la utilización de este documento. La
información se ha obtenido de fuentes disponibles públicamente. A pesar de los esfuerzos
razonables que se han hecho para asegurar la exactitud de los datos facilitados, GFI no reclama,
promete o garantiza la integridad, exactitud, actualidad o adecuación de la información y no es
responsable de errores tipográficos, fuera de la información actualizada, o errores. GFI no ofrece
ninguna garantía, expresa o implícita, y no asume ninguna obligación legal ni responsabilidad por la
exactitud o la exhaustividad de la información contenida en este documento.
Si estima que existe algún error objetivo en este documento, póngase en contacto con nosotros y
revisaremos sus dudas tan pronto como sea posible.
Todos los nombres de productos y empresas mencionados aquí pueden ser marcas comerciales de
sus respectivos titulares. Microsoft y Windows son marcas registradas o marcas comerciales de
Microsoft Corporation en Estados Unidos y otros países.
GFI MailArchiver® es propiedad de GFI SOFTWARE Ltd. - 1999-2014 GFI Software Ltd. Reservados
todos los derechos.
Versión del documento: 2.2.2
Última actualización (mes/día/año): 1/14/2014
Tabla de contenido
1 Uso de GFI MailArchiver
1.1 Inicio de sesión en GFI MailArchiver
1.2 Exploración de elementos archivados
1.3 Trabajar con elementos archivados
1.4 Cómo buscar mensajes de correo electrónico archivados
1.5 Acceso a varios buzones
1.6 GFI MailInsights®
1.7 Cambiar las preferencias de usuario
2 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico
2.1 Instalación de GFI MailArchiver Outlook Connector
2.2 Configuración del acceso al cliente IMAP de GFI MailArchiver
4
4
5
6
9
17
19
40
41
41
42
3 Glosario
52
4 Índice
57
1 Uso de GFI MailArchiver
GFI MailArchiver le ayuda a mantener un almacén de correspondencia de correo electrónico,
elementos de calendario y documentos al que se puede acceder fácilmente, lo que elimina la
necesidad de archivos PST y a cumplir el creciente número de regulaciones normativas y de
eDiscovery.
Con las capacidades de generación de informes de las herramientas de inteligencia empresarial de
MailInsights se puede sacar el máximo partido de los elementos archivados. Identifique los riesgos
legales y administre la productividad con informes basados en la información crítica de la empresa en
su archivo.
En las siguientes secciones encontrará información relativa a:
Inicio de sesión en GFI MailArchiver
Exploración de mensajes de correo electrónico archivados
Trabajo con mensajes de correo electrónico
Búsqueda de mensajes de correo electrónico archivados
Acceso a varios buzones
Generación de informes de MailInsights
Cambio del idioma de la interfaz de usuario y de otras opciones
1.1 Inicio de sesión en GFI MailArchiver
Para iniciar sesión en GFI MailArchiver, seleccione una de las siguientes opciones:
Vaya a Inicio > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver. La aplicación se carga en el explorador de
Internet predeterminado. Escriba sus credenciales del dominio (nombre de usuario y contraseña que
usa para iniciar sesión en Windows®) cuando se le soliciten.
También puede escribir la siguiente dirección URL en el explorador de Internet:
http://<nombre del host de GFI MailArchiver>/<nombre de la carpeta virtual
de GFI MailArchiver>
Por ejemplo: http://mydomain.com/MailArchiver
De manera predeterminada, GFI MailArchiver no requiere credenciales para iniciar sesión. En su lugar
usará las credenciales del usuario con sesión iniciada. Al cerrar la sesión del explorador también se
cierra la sesión del usuario con sesión iniciada en GFI MailArchiver.
NOTA
Para iniciar sesión como otro usuario, cierre la sesión de su perfil e inicie sesión
utilizando otro usuario de Windows®.
GFI MailArchiver
1 Uso de GFI MailArchiver | 4
NOTA
Si va a iniciar sesión desde un equipo que no esté unido al dominio en el que GFI
MailArchiver está instalado, se le solicitará que escriba las credenciales usadas para
iniciar sesión en el dominio en el que GFI MailArchiver está instalado.
1.2 Exploración de elementos archivados
1. En GFI MailArchiver, seleccione la ficha Archivar.
Captura de pantalla 1: Exploración de mensajes de correo electrónico archivados
2. En la ficha Archivo se pueden ver los elementos archivados de todos los buzones a los que se le ha
concedido acceso. También puede realizar varias acciones, como se describe en la tabla que
encontrará a continuación.
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Permite buscar correos electrónicos. Escriba las palabras o frases que
desea buscar y haga clic. Los resultados aparecen en el panel de
correos electrónicos.
Oculta el panel de vista previa de correo.
GFI MailArchiver
1 Uso de GFI MailArchiver | 5
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Muestra el panel de vista previa de correo.
En el panel de vista previa de correo, permite cambiar entre mostrar
los correos electrónicos en la parte inferior o el lateral de la página con
la lista de correos electrónicos.
Muestra los mensajes de correo electrónico en la vista de mensaje.
Muestra los mensajes de correo electrónico en la vista de buzón.
Cambiar a vista de calendario y mostrar los elementos de calendario
archivados
Muestra la lista de buzones a la que tiene acceso el usuario con sesión
iniciada. En la lista de cuentas, seleccione el Almacén de archivos para
ver los buzones para formar la opción Mostrar cuentas en archivo. Haga
clic en Cerrar para salir de la lista Cuentas.
Elimina los mensajes de correo electrónico seleccionados si el
administrador del sistema ha habilitado la eliminación de mensajes de
correo. Si la eliminación de mensajes de correo no está habilitada, no
aparecerá este icono.
NOTA
No es posible eliminar correos electrónicos de almacenes de
archivo de sólo lectura o cuando se habilita la conservación por
razones legales.
NOTA
De manera predeterminada, GFI MailArchiver muestra 25 elementos por página. Para
cambiar este valor, haga clic en el nombre de usuario que se muestra en la esquina
superior derecha de la pantalla y cambie el valor de la opción Número de correos
electrónicos que se muestran por página. Haga clic en Guardar.
1.3 Trabajar con elementos archivados
En la pestaña Archivo de GFI MailArchiver, puede ver los distintos tipos de elementos archivados y
realizar acciones en ellos.
Conmute entre las conversaciones de correo electrónico y los elementos de calendario con los
controles proporcionados en la barra de tareas. Para obtener más información, consulte Exploración
de elementos archivados (página 5).
Para ver un correo electrónico o un archivo almacenado, selecciónelos en la vista de buzón o de
mensaje. El elemento seleccionado se mostrará en el panel de vista previa. Haga doble clic en
cualquiera de los correos electrónicos o archivos almacenados para verlo en la ventana de vista de
correo electrónico.
GFI MailArchiver
1 Uso de GFI MailArchiver | 6
Captura de pantalla 2: Trabajar con elementos archivados en GFI MailArchiver
Para abrir un elemento de calendario archivado, cambie a la vista de calendario. Seleccione el
elemento que desea ver. Haga clic una vez en el elemento para ver sus detalles en la ventana de
calendario.
En función del tipo de elemento archivado seleccionado, se pueden realizar las siguientes acciones al
ver su contenido:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ver encabezado de correo electrónico/elemento de calendario.
Haga clic para ver los encabezados del correo electrónico o del elemento de calendario. Éstos se
muestran en un panel. Para cerrar el panel, vuelva a hacer clic en este botón o seleccione
Cerrar.
Ver hilo de conversación
Haga clic en este botón para ver toda la conversación en la ventana de vista de correo
electrónico. Se muestran todos los correos electrónicos que forman parte de la conversación.
Para cerrar el panel, vuelva a hacer clic en el botón o seleccione Cerrar.
GFI MailArchiver
1 Uso de GFI MailArchiver | 7
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Editar etiquetas de correos electrónicos o elementos de calendario (personales y globales)
Permite clasificar correos electrónicos y elementos de calendario mediante etiquetas. Esta
característica es útil en las búsquedas de tipos de elementos archivados concretos. Por ejemplo,
buscar todos los elementos con la etiqueta “Importante”.
Para agregar una etiqueta:
1. En "Etiquetas disponibles", escriba una etiqueta nueva o seleccione una existente.
2. Haga clic en Etiqueta de correo electrónico para asignar la etiqueta escrita o seleccionada al
correo electrónico.
Para quitar una etiqueta asignada previamente:
1. Seleccione una etiqueta asignada previamente.
2. Haga clic en Quitar etiqueta.
Para cerrar el panel, vuelva a hacer clic en este botón o seleccione Cerrar.
NOTA
Las etiquetas aparecen en el campo ‘Etiquetas’ en color negro. Las etiquetas asignadas a un
nivel de la organización a través de las directivas de categorización están en color rojo. Las
etiquetas de las directivas de categorización no se pueden quitar de un correo electrónico.
Restaurar correo electrónico/elemento de calendario.
Restaura mensajes de correo electrónico o elementos de calendario mediante la característica
OneClick Restore, que restaura un elemento archivado a un buzón específico o reenvía una copia
a una dirección de correo electrónico.
En el panel de restauración de correo electrónico, escriba la dirección de correo electrónico a la
que se va a enviar una copia del elemento actual y haga clic en Restaurar correo
electrónico/elemento de calendario.
Guardar correo en el disco (formato EML)
Descarga todo el correo electrónico en el disco, incluidos los datos adjuntos, en formato .eml.
Este formato es compatible con varios clientes de correo electrónico, como Microsoft Outlook®
Express, Windows® Mail y Mozilla Thunderbird. En el cuadro de diálogo Descarga de archivos,
seleccione Guardar y seleccione la ubicación en la que desea guardar el archivo.
Guardar correo en disco (formato MSG)
Descarga todo el correo electrónico en el disco, incluidos los datos adjuntos, en formato .msg,
que es compatible con Microsoft Outlook®. En el cuadro de diálogo Descarga de archivos,
seleccione Guardar y seleccione la ubicación en la que desea guardar el archivo.
Descargar elemento de calendario
Descarga todo el correo electrónico en el disco, incluidos los datos adjuntos, en formato .msg,
que es compatible con Microsoft Outlook®. En el cuadro de diálogo Descarga de archivos,
seleccione Guardar y seleccione la ubicación en la que desea guardar el archivo.
Imprimir correo electrónico/elemento de calendario.
Muestra el elemento archivado en un formato para imprimir en una ventana nueva del
explorador. Para imprimir el elemento, use la función de impresión del explorador.
Mostrar imágenes en correo electrónico
Este botón se usa para mostrar las imágenes incrustadas en el correo electrónico.
Marcar como no SPAM
Este botón se usa para marcar como no SPAM mensajes de correo electrónico que una solución
anti-spam identificó previamente como SPAM. Requiere que se configure una directiva de
retención de SPAM.
Eliminar correo electrónico/elemento de calendario
Elimina el elemento actual si el administrador del sistema ha habilitado la eliminación de correos
electrónicos. Si la eliminación de mensajes de correo no está habilitada, no aparecerá este icono.
NOTA
No es posible eliminar elementos archivados de Almacenes de archivo de solo lectura o
cuando se habilita la conservación por razones legales.
GFI MailArchiver
1 Uso de GFI MailArchiver | 8
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Mostrar eventos de elemento de calendario
Haga clic en este botón para ver los eventos de elemento de calendario en la ventana de vista de
correo electrónico.
Descargar
Para ver archivos almacenados, se proporciona un vínculo Descargar adicional en el cuerpo. Haga
clic en este vínculo para descargar el archivo y guardarlo en disco.
1.4 Cómo buscar mensajes de correo electrónico archivados
Al buscar mensajes de correo electrónico, GFI MailArchiver consulta el índice de correos electrónicos
y recupera todos los mensajes de correo electrónico que coincidan, con sus respectivos archivos
adjuntos. En GFI MailArchiver se pueden buscar mensajes de correo electrónico con:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Búsqueda rápida
Use el cuadro de texto de la barra de herramientas para buscar el usuario y
Almacén de archivo seleccionados en todos los mensajes de correo electrónico
archivados. En el cuadro de texto Búsqueda rápida se pueden usar los
siguientes comodines:
? : cualquier carácter individual
*: cualquier cadena de caracteres
Por ejemplo:
Para buscar mensajes de correo electrónico que contengan la palabra "Swiss",
escriba "sw??s" o "sw*s".
Búsqueda simple
Expanda Búsqueda rápida para filtrar la búsqueda por criterios simples como el
remitente, destinatario, asunto, fecha y otra información. Para obtener más
información, consulte Uso de Búsqueda simple (página 9).
Búsqueda avanzada
Use las opciones avanzadas para disfrutar de un número mayor de opciones de
búsqueda. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda avanzada
(página 11).
Los mensajes de correo electrónico que coinciden con la consulta de resultados aparecen en el panel
de correos electrónicos. GFI MailArchiver muestra un máximo de 25 mensajes de correo electrónico
por página. Si en las consultas aparecen más de 25 mensajes de correo electrónico que coincidan, GFI
MailArchiver los muestra en varias páginas. Use el control deslizante de la parte inferior del panel de
correos electrónicos para pasar de una página a la siguiente.
1.4.1 Uso de Búsqueda simple
Búsqueda simple es una extensión de la función Búsqueda rápida que permite utilizar más criterios
de búsqueda al buscar mensajes de correo electrónico, archivos, elementos de calendario o mensajes
de fax/SMS en todos los almacenes de archivo.
Para usar Búsqueda simple:
1. En la pestaña Archivo, haga clic en el icono desplegable
Buscar.
que hay al lado del cuadro de texto
Captura de pantalla 3: Opciones de Búsqueda simple
GFI MailArchiver
1 Uso de GFI MailArchiver | 9
2. En el área Buscar, seleccione Correo electrónico para buscar mensajes de correo electrónico en
todos los almacenes de archivo. Utilice las siguientes funciones de búsqueda:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Contiene
Introduzca la palabra clave que desea buscar. También puede usar los siguientes comodines:
? : cualquier carácter individual
*: cualquier cadena de caracteres
Asunto
Buscar mensajes de correo electrónico con un asunto concreto.
Fecha de envío
Define la fecha en que se envió el mensaje de correo electrónico que se va a buscar.
De
Especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar de Active Directory®
del remitente de correo electrónico cuyos mensajes se buscan.
Para
Especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar de Active Directory®
del destinatario de correo electrónico cuyos mensajes se buscan.
Adjunto
Busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido específico en los archivos adjuntos.
Opciones avanzadas
Haga clic en el vínculo Opciones avanzadas para disfrutar de un número mayor de opciones
de búsqueda. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda avanzada (página 11).
Restablecer
Restablece las condiciones de búsqueda y permite empezar de nuevo.
Guardar
Guarda las condiciones de búsqueda como una consulta guardada que se puede utilizar en
cualquier momento. Las búsquedas guardadas aparecen en la ventana Clasificaciones,
dentro de la ficha Archivar.
Buscar
Inicia la búsqueda de mensajes de correo electrónico archivados. Los resultados se
devuelven en función de las condiciones seleccionadas.
3. En el área Buscar, seleccione Archivo para buscar archivos almacenados en todos los almacenes de
archivo. Utilice las siguientes funciones de búsqueda:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Nombre de archivo
Escriba el nombre completo, o una parte, del archivo que desea buscar. También puede usar
los siguientes comodines:
? : cualquier carácter individual
*: cualquier cadena de caracteres
Tipo de archivo
Especifique uno de los tipos de archivo de la lista de disponibles o seleccione Todos (valor
predeterminado).
Fecha de última modificación
Seleccione una opción en la lista, o bien seleccione Personalizar y especifique un intervalo
de fechas con los controles de calendario.
Opciones avanzadas
Haga clic en el vínculo Opciones avanzadas para disfrutar de un número mayor de opciones
de búsqueda. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda avanzada (página 11).
Buscar
Inicia la búsqueda de mensajes de correo electrónico archivados. Los resultados se
devuelven en función de las condiciones seleccionadas.
Restablecer
Restablece las condiciones de búsqueda y permite empezar de nuevo.
Guardar
Guarda las condiciones de búsqueda como una consulta guardada que se puede utilizar en
cualquier momento. Las búsquedas guardadas aparecen en la ventana Clasificaciones,
dentro de la ficha Archivar.
4. En el área Buscar, seleccione Calendario para buscar elementos de calendario almacenados en
todos los almacenes de archivo. Utilice las siguientes funciones de búsqueda:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Contiene
Escriba el nombre completo, o una parte, del archivo que desea buscar. También puede usar
los siguientes comodines:
? : cualquier carácter individual
*: cualquier cadena de caracteres
Organizador
GFI MailArchiver
Especifique el nombre del organizador del evento.
1 Uso de GFI MailArchiver | 10
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Asunto
Busque elementos de calendario con un asunto concreto.
Asistentes invitados
Especifique el nombre de las personas invitadas a un evento.
Inicio del evento
Seleccione una opción en la lista, o bien seleccione Personalizar y especifique un intervalo
de fechas con los controles de calendario.
Ubicación
Especifique el nombre de la ubicación en que tiene lugar un evento.
Opciones avanzadas
Haga clic en el vínculo Opciones avanzadas para disfrutar de un número mayor de opciones
de búsqueda. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda avanzada (página 11).
Buscar
Inicia la búsqueda de mensajes de correo electrónico archivados. Los resultados se
devuelven en función de las condiciones seleccionadas.
Restablecer
Restablece las condiciones de búsqueda y permite empezar de nuevo.
Guardar
Guarda las condiciones de búsqueda como una consulta guardada que se puede utilizar en
cualquier momento. Las búsquedas guardadas aparecen en la ventana Clasificaciones,
dentro de la ficha Archivar.
5. En el área Buscar, seleccione Fax para buscar mensajes de fax/SMS almacenados en todos los
almacenes de archivo. Utilice las siguientes funciones de búsqueda:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Contiene
Escriba el nombre completo, o una parte, del archivo que desea buscar. También puede usar
los siguientes comodines:
? : cualquier carácter individual
*: cualquier cadena de caracteres
Tipo
Conmute entre fax y SMS por medio de la lista desplegable.
Fecha de envío
Seleccione en la lista disponible la fecha en que se envió el fax o SMS.
De
Especifique la dirección del remitente que se va a buscar.
Para
Especifique la dirección del destinatario que se va a buscar.
Opciones avanzadas
Haga clic en el vínculo Opciones avanzadas para disfrutar de un número mayor de opciones
de búsqueda. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda avanzada (página 11).
Buscar
Inicia la búsqueda de mensajes de correo electrónico archivados. Los resultados se
devuelven en función de las condiciones seleccionadas.
Restablecer
Restablece las condiciones de búsqueda y permite empezar de nuevo.
Guardar
Guarda las condiciones de búsqueda como una consulta guardada que se puede utilizar en
cualquier momento. Las búsquedas guardadas aparecen en la ventana Clasificaciones,
dentro de la ficha Archivar.
NOTA
La opción Búsqueda de faxes sólo se muestra cuando la pestaña Búsqueda de
archivado de faxes la habilita el administrador de GFI MailArchiver.
1.4.2 Uso de Búsqueda avanzada
Búsqueda avanzada es una extensión de la función Búsqueda simple que permite utilizar una amplia
gama de criterios de búsqueda al buscar mensajes de correo electrónico.
Para usar Búsqueda avanzada
1. En la pestaña Archivo, haga clic en el icono desplegable
Búsqueda rápida y seleccione Opciones avanzadas.
GFI MailArchiver
que hay al lado del cuadro de texto
1 Uso de GFI MailArchiver | 11
Captura de pantalla 4: Opciones de Búsqueda avanzada
2. En el área Opciones de búsqueda avanzada, use las siguientes funciones de búsqueda avanzada:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Buscar en los correos
electrónicos
Seleccione el usuario de Active Directory en la lista de disponibles.
Almacén de archivos
Define el Almacén de archivo en el que se realizará la búsqueda. Seleccione uno o varios
Almacenes de archivo en la lista disponible de Almacenes de archivo.
Fecha de envío
Define la fecha en que se envió el mensaje de correo electrónico que se va a buscar.
Incluye todos/cualquiera
Define si se muestran los elementos que cumplen todas las condiciones o los que cumplen
cualquiera de las condiciones. En la lista desplegable, seleccione:
Todos: muestra los elementos archivados que cumplen al menos una de las condiciones
especificadas.
Cualquiera: muestra los elementos archivados que cumplen todas las condiciones especificadas.
GFI MailArchiver
1 Uso de GFI MailArchiver | 12
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Haga clic en este botón para agregar condiciones. Las condiciones disponibles son:
Asunto: busque mensajes de correo electrónico que tengan un asunto concreto.
Remitente: especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar de
Active Directory® del remitente de correo electrónico cuyos mensajes se buscan.
Destinatario: especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar de
Active Directory® del destinatario de correo electrónico cuyos mensajes se buscan.
CCO: especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar de Active
Directory® del destinatario cuya dirección se ha escrito en el campo CCO.
Fecha de envío: busque los correos electrónicos enviados antes de una fecha concreta,
después de ella o en dicha fecha. Escriba o seleccione una fecha y seleccione Es antes, Es después o Es exactamente.
Fecha de recepción: busque los mensajes de correo electrónico recibidos antes de una
fecha concreta, después de ella o en dicha fecha. Escriba o seleccione una fecha y seleccione
Es antes, Es después o Es exactamente.
Fecha de inicio: busque elementos de calendario que comiencen antes de una fecha
especificada.
Tamaño (KB): busque los elementos que sean mayores, menores o iguales a un tamaño
concreto. Escriba un tamaño y seleccione Es mayor que, Es menor que y Es exactamente.
Id. de mensaje: busque usando el campo ‘Id. de mensaje’ del encabezado del mensaje.
Escriba o pegue el Id. del mensaje del correo electrónico que busca.
Correo electrónico completo: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un
contenido específico en cualquier lugar (incluidos el cuerpo, los encabezados y los datos
adjuntos).
Cuerpo: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido específico
en el cuerpo.
Datos adjuntos: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido
específico en los datos adjuntos.
Contiene documento: busque solo los mensajes de correo electrónico que tengan archivos adjuntos.
Carpeta: busque en los elementos de una carpeta de buzones concreta.
Carpeta/subcarpetas: busque los elementos de una subcarpeta concreta de una carpeta
de buzones.
Etiqueta: busque los mensajes de correo electrónico que contengan una etiqueta específica.
NOTA
Haga clic en
Excluye todas estas
condiciones
, que se muestra junto a una condición de búsqueda, para quitarla.
Define una lista de condiciones que los elementos archivados NO tendrá que cumplir para que
se devuelva como resultado de la búsqueda. Haga clic en y seleccione las condiciones que
desea aplicar. Las condiciones que se pueden seleccionar son similares a las que se han
descrito con anterioridad.
NOTA
Haga clic en
búsqueda.
, que se muestra junto a un criterio de búsqueda, para quitarlo de la
Volver a opciones básicas
Haga clic para volver a la función Búsqueda simple. Para obtener más información, consulte
Uso de Búsqueda simple (página 9).
Restablecer
Restablece las condiciones de búsqueda y permite empezar de nuevo.
GFI MailArchiver
1 Uso de GFI MailArchiver | 13
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Guardar
Guarda las condiciones de búsqueda como una consulta guardada que se puede utilizar en
cualquier momento. Las búsquedas guardadas aparecen en la ventana Clasificaciones, dentro
de la ficha Archivar.
Buscar
Inicia la búsqueda de elementos archivados. Los resultados se devuelven en función de las
condiciones seleccionadas.
1.4.3 Búsqueda de correo electrónico con smartphones
En GFI MailArchiver se pueden buscar mensajes de correo electrónico con un smartphone.
NOTA
Esta característica es compatible con los siguientes sistemas operativos para móviles:
Android 2.1+
Apple iPhone iOS 4
Blackberry OS5+
Para realizar una búsqueda simple:
1. Inicie el explorador de Internet en el smartphone y escriba la dirección URL en la que se encuentre
GFI MailArchiver con el siguiente formato:
http://<nombre del host de GFI MailArchiver>/<nombre de la carpeta virtual
de GFI MailArchiver>
Por ejemplo:
http://mydomain.com/MailArchiver
Captura de pantalla 5: Pantalla de inicio de sesión de smartphone
GFI MailArchiver
1 Uso de GFI MailArchiver | 14
2. Inicie sesión con sus credenciales.
Captura de pantalla 6: Página de inicio de GFI MailArchiver para smartphones
NOTA
La interfaz de usuario móvil utiliza la misma configuración de idioma que la que haya
configurado el usuario en GFI MailArchiver. Para obtener más información, consulte
Cambiar las preferencias de usuario (página 40).
3. Escriba el texto que desea buscar y haga clic en Buscar.
GFI MailArchiver
1 Uso de GFI MailArchiver | 15
Captura de pantalla 7: Resultado de búsqueda por smartphone
4. Examine los resultados que se muestran con los controles que se proporcionan para tal fin. Los
resultados se clasifican por fecha en orden descendente.
NOTA
La característica de búsqueda en móviles devuelve 10 mensajes de correo electrónico
por página. Con los controles que se proporcionan puede examinar otras páginas. El
número máximo de resultados es 5000.
GFI MailArchiver
1 Uso de GFI MailArchiver | 16
Captura de pantalla 8: Vista de conversación en smartphone
5. Escriba el texto que desea buscar y haga clic en Ver conversación para mostrar los mensajes de
correo electrónico relacionados.
NOTA
La interfaz de usuario móvil se centra en la búsqueda de archivos de correo electrónico.
Para las características de búsqueda avanzada y exploración, acceda a GFI MailArchiver
desde el equipo.
NOTA
La interfaz de usuario móvil permite que los usuarios accedan SÓLO a su buzón.
1.5 Acceso a varios buzones
Desde la ficha Archivo también puede examinar los elementos archivados en los buzones de otros
usuarios, siempre que se le haya otorgado acceso a su archivo. Un usuario con derechos
administrativos puede otorgar o revocar el acceso a los buzones de otros usuarios desde la
característica Control de acceso de GFI MailArchiver.
GFI MailArchiver
1 Uso de GFI MailArchiver | 17
NOTA
La característica Buscar usuario para agregar está deshabilitada si el usuario con la
sesión iniciada no tiene acceso a los buzones de otros usuarios o si no hay mensajes de
correo electrónico para ver.
Captura de pantalla 9: Acceso a varios buzones
Para ver los elementos archivados de otro buzón:
1. Escriba el nombre del buzón cuyos elementos archivados va a ver en el cuadro de búsqueda Buscar
usuario para agregar. Aparecerá una lista de nombres que coinciden con el que ha escrito (a cuyos
mensajes tiene acceso).
2. Seleccione el usuario y haga clic en el símbolo
que hay junto al campo de búsqueda.
3. En el campo Examinar conversaciones de:, seleccione el usuario que se acaba de agregar.
4. Examine o busque los elementos archivados que se muestran con los controles que se proporcionan
para tal fin.
GFI MailArchiver
1 Uso de GFI MailArchiver | 18
1.6 GFI MailInsights®
GFI MailInsights ® es una utilidad para la creación de informes incluida en GFI MailArchiver que utiliza
los mensajes de correo electrónico archivados para proporcionar información relativa al uso y a las
tendencias de los correos. Utilice esta característica para generar informes de gestión y de recursos
humanos que proporcionen información sobre el uso o el uso incorrecto del correo electrónico y los
recursos.
NOTA
GFI MailInsights® solo está habilitado para los usuarios a los que se haya otorgado los
derechos de acceso requeridos. Para obtener más información, póngase en contacto con
el administrador del sistema.
Los informes disponibles son:
NOMBRE DE INFORME
DESCRIPCIÓN
Flujo de comunicación
Supervise los patrones de comunicación de usuarios/grupos dentro y
fuera de la organización.
Uso de correo web
Identifique los usuarios que intercambian con mayor frecuencia mensajes de correo electrónico con servicios de correo web. Identifica
una potencial fuga de datos o un uso inapropiado del correo electrónico.
Respuesta de correo electrónico
Vea el tiempo medio que tardan los usuarios en responde al correo
electrónico interno y externo.
Uso del almacenamiento
Conozca el impacto de los archivos adjuntos en los costes de
almacenamiento de mensajes de correo electrónico. Cree directivas
de retención adecuadas para controlar el espacio de
almacenamiento relacionado con el correo electrónico.
Cuentas inactivas
Devuelve una lista de cuentas de usuario que han recibido correo
electrónico, pero que no han respondido en el tiempo especificado.
Palabras inapropiadas
Realice un seguimiento del lenguaje inadecuado en el correo
electrónico que viole las directivas de la empresa.
Spammers internos
Descubra qué usuarios internos tienden a incluir demasiados
destinatarios en los campos Para/CC/CCO.
Fuera de las horas de oficina
Devuelve una lista de cuentas de correo internas en las que hay
actividad de envío fuera del horario de oficina. Detecte
comportamientos que pueden necesitar más investigación.
Detección de pérdida de datos
Identifique los mensajes de correo electrónico con números de las
tarjetas de crédito más usadas y de la seguridad social, u otros
documentos e información confidenciales.
Búsqueda de trabajo
Identifique mensajes de correo electrónico enviados o recibidos que
contengan currículos o cuyos destinatarios sean sitios de búsqueda
de empleo.
Búsqueda de frase
Busque frases o términos específicos en correos electrónicos
archivados.
Tráfico de usuarios
Vea el número de mensajes de correo electrónico que se
intercambian entre los usuario o grupos seleccionados y sus
contactos.
Temas de correo electrónico
Enumere los temas y las palabras comunes que se encuentran en
los mensajes de correo electrónico que se intercambian entre los
usuario o grupos seleccionados y sus contactos.
GFI MailArchiver
1 Uso de GFI MailArchiver | 19
NOMBRE DE INFORME
DESCRIPCIÓN
Indicadores del rendimiento del correo electrónico
Analice los mensajes de correo electrónico enviados y recibidos para
clasificar la productividad de los usuarios en función de un conjunto
de indicadores de rendimiento predefinidos.
Informe de mensajes de correo electrónico
grandes
Identifique mensajes de correo electrónico grandes que pueden
ocupar espacio no deseado en su archivo. Los archivos adjuntos de
los mensajes de correo electrónico se clasifican en determinadas
categorías.
1.6.1 Generación de informes de MailInsights
Los informes generados se envían por correo electrónico al usuario que haya iniciado sesión o a un
usuario que se especifique en el campo Enviar a. Los informes se envían como un archivo adjunto en
formato PDF.
Para generar un informe:
1. Seleccione la pestaña MailInsights® y elija el informe que desee.
2. Utilice los filtros disponibles seleccionando el valor por el que se va a filtrar.
3. (Opcional) En el campoReenviar a, introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario.
NOTA
Al utilizar la opción de reenvío de correo electrónico, el informe lo recibe el usuario que
lo genere y aquellos otros que hayan sido especificados en el campo Reenviar a.
NOTA
Puede insertar varias direcciones de correo electrónico separadas por ';'
4. Haga clic en Enviar informe en la parte inferior de cada una de las páginas del informe.
1.6.2 Programación de informes de MailInsights
Todos los informes de MailInsights® pueden programarse para que se ejecuten automáticamente.
Para programar un informe:
1. Seleccione la pestaña MailInsights® y elija el informe que desee.
2. Utilice los filtros disponibles seleccionando el valor por el que se va a filtrar.
3. Haga clic en Programación.
GFI MailArchiver
1 Uso de GFI MailArchiver | 20
Captura de pantalla 10: Programación de informes de MailInsights®
4. En el campo Nombre de informe, introduzca un nombre significativo para el informe.
5. (Opcional) En el campo Reenviar a, introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario
(o destinatarios).
6. En la lista desplegable Programar informe, seleccione la frecuencia de ejecución del informe. Las
opciones disponibles son: Diario, Semanal o Mensualmente.
7. En el campo A, especifique la hora.
8. Haga clic en Guardar y programar informe.
1.6.3 Flujo de comunicación
El gráfico Flujo de comunicación proporciona información general de los mensajes de correo
electrónico intercambiados entre los usuarios/grupos seleccionados y sus contactos.
Captura de pantalla 11: Flujo de comunicación de MailInsights®
GFI MailArchiver
1 Uso de GFI MailArchiver | 21
Filtre el informe usando los siguientes criterios:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Sólo se pueden seleccionar
fechas de los últimos 6 meses.
Informe de
Seleccione el usuario o grupo de Active Directory®.
Destinatarios
Seleccione Internos, Externos o Todos.
Incluir
Especifique el número de resultados hasta un máximo de 1.000 destinatarios. El valor predeterminado
es los 20 primeros.
El informe generado muestra el usuario o grupo seleccionados como una única entidad en el centro de
un gráfico. Los contactos se segregan por dominios. Cada clúster de dominio se visualiza en un color
diferente. La anchura del borde entre los nodos muestra la fuerza de la relación de correo
electrónico entre las distintas entidades.
La tabla que hay debajo del gráfico muestra la siguiente información:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Correo electrónico de contacto
Dirección de correo electrónico de contacto.
Mensajes de correo electrónico enviados
Número total de mensajes de correo electrónico enviados.
Mensajes de correo electrónico recibidos
Número total de mensajes de correo electrónico recibidos.
Total de mensajes de correo electrónico
Número total de mensajes de correo electrónico enviados y recibidos.
Última comunicación
Fecha y hora del último mensaje de correo electrónico enviado/recibido.
1.6.4 Uso de correo web
El área Uso de correo web permite generar un informe que muestra la interacción de los usuarios
internos con las cuentas de correo electrónico web.
Captura de pantalla 12: Uso de correo web de MailInsights
El informe se puede filtrar mediante los siguientes criterios:
GFI MailArchiver
1 Uso de GFI MailArchiver | 22
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Sólo se pueden seleccionar
fechas de los últimos 6 meses.
Informe
de
Seleccione el usuario o grupo de Active Directory®.
Incluir
Especifique el número de resultados hasta un máximo de 1.000 destinatarios, el valor predeterminado es los
20 primeros.
El informe generado muestra un gráfico que representa el total de mensajes de correo electrónico
enviados y recibidos en el periodo especificado. El área Resumen, que se encuentra en la parte
superior del informe, muestra los proveedores de correo web más frecuentes, con un resumen de los
mensajes de correo electrónico enviados y recibidos por proveedor.
La tabla situada bajo el gráfico contiene la siguiente información:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Usuario
Dirección de correo electrónico del usuario.
Total de mensajes de correo electrónico
Número total de contactos internos.
Mensajes de correo electrónico enviados
Número total de mensajes de correo electrónico enviados.
Mensajes de correo electrónico recibidos
Número total de mensajes de correo electrónico recibidos.
Promedio/día
Promedio de mensajes de correo electrónico enviados y recibidos al día.
Porcentaje total
Porcentaje del total de mensajes de correo electrónico web.
NOTA
El informe Uso de correo web abarca los siguientes proveedores de correo web:
Hotmail; Gmail; Yahoo!; Live; AOL; Facebook; Yandex.ru; Seznam.cz; Gawab.com;
Gmx.com; Mail.ru; Hushmail.com; Rediff.com
1.6.5 Respuesta de correo electrónico
El informe Capacidad de respuesta del correo electrónico muestra el tiempo medio que tardan los
empleados en responder a los mensajes de correo electrónico.
GFI MailArchiver
1 Uso de GFI MailArchiver | 23
Captura de pantalla 13: Respuesta de correo electrónico de MailInsights®
Filtre el informe usando los siguientes criterios:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (últimos 7 días). Sólo se pueden
seleccionar fechas de los últimos 6 meses.
Informe
de
Seleccione el usuario o grupo de Active Directory®.
Incluir
Especifique el número de resultados hasta un máximo de 1.000 destinatarios, el valor predeterminado es
Todos.
Clasificar
por
Especifique el método de clasificación. Las opciones son:
Por nombre (predeterminado)
Por capacidad de respuesta
El informe generado contiene un gráfico de barras que representa la capacidad de respuesta, en
horas, en el eje x y los usuarios en el eje y. Los datos se ordenan en función de los criterios definidos.
La tabla situada bajo el gráfico muestra la siguiente información adicional:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Usuario
Nombre o dirección de correo electrónico del usuario.
Media de respuestas
Capacidad de respuesta media de todos los mensajes de correo electrónico (horas).
Media de respuestas internas
Tiempo medio de respuesta a los usuarios internos (horas).
Media de respuestas externas
Tiempo medio de respuesta a los mensajes de correo electrónico externos (horas).
1.6.6 Uso del almacenamiento
El informe Uso del almacenamiento muestra la cantidad de espacio utilizado por diferentes
categorías de archivos adjuntos.
GFI MailArchiver
1 Uso de GFI MailArchiver | 24
Captura de pantalla 14: Uso del almacenamiento de MailInsights®
Filtre el informe usando los siguientes criterios:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (este mes). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses.
Informe
de
Seleccione Todos (predeterminado), usuario o grupo de Active Directory®
El informe generado consta de columnas que representan diferentes categorías de archivos adjuntos.
El eje x del gráfico muestra las diferentes categorías de tamaño, y el eje y el tamaño de los archivos
adjuntos.
NOTA
Las categorías de archivos adjuntos que contiene el informe de uso del
almacenamiento son: Imágenes, Documentos, Música, Vídeos y Otros
La tabla situada bajo el gráfico contiene la siguiente información adicional:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Fecha
Fecha de la recepción de correo electrónico.
Tamaño total
Tamaño total del archivo adjunto.
Imágenes
Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Imágenes.
Documentos
Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Documentos.
Música
Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Música.
GFI MailArchiver
1 Uso de GFI MailArchiver | 25
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Vídeos
Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Vídeos.
Otros
Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Otros.
1.6.7 Cuentas inactivas
El área Cuentas inactivas le permite generar un informe que muestre las cuentas internas que ya no
están activas.
Captura de pantalla 15: Cuentas inactivas de MailInsights®
Filtre el informe usando los siguientes criterios:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (últimos 30 días). Sólo se pueden
seleccionar fechas de los últimos 6 meses.
NOTA
Una cuenta inactiva es una cuenta que ha recibido mensajes de correo electrónico pero
que no ha enviado ninguno en el intervalo de fechas abarcado.
El informe devuelve una lista de cuentas inactivas.
1.6.8 Palabras inapropiadas
El área Palabras inapropiadas le permite generar un informe que identifique el uso de lenguaje
inadecuado en los mensajes de correo electrónico. Como palabras inapropiadas se pueden incluir
palabras que se consideran sexistas, racistas o malsonantes.
GFI MailArchiver
1 Uso de GFI MailArchiver | 26
Captura de pantalla 16: Palabras inapropiadas de MailInsights®
Filtre el informe usando los siguientes criterios:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (hoy). Sólo se pueden
seleccionar fechas de los últimos 6 meses.
Destinatarios
Seleccione Todos, Sólo internos, Sólo externos
El informe generado muestra los datos en una tabla con la siguiente información:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Fecha y hora
Fecha y hora del correo electrónico
Remitente
Dirección de correo electrónico del remitente
Asunto
Asunto del correo electrónico
1.6.9 Spammers internos
El informe Spammers internos permite generar una lista que identifica las cuentas de correo
electrónico interno de los usuarios que incluyen un gran número de destinatarios en sus mensajes de
correo electrónico. Este informe tiene en cuenta los destinatarios de los campos Para, CC o CCO.
GFI MailArchiver
1 Uso de GFI MailArchiver | 27
Captura de pantalla 17: Spammers internos MailInsights®
Filtre el informe usando los siguientes criterios:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (últimos 30 días). Sólo se pueden
seleccionar fechas de los últimos 6 meses.
Incluir
Especifique la cantidad de cuentas de correo electrónico que incluyen hasta un máximo de 1000 usuarios.
Los datos del informe se muestran en forma de tabla con la siguiente información:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Nombre de usuario
Nombre o dirección de correo electrónico del remitente.
Promedio de destinatarios
Promedio de destinatarios que han recibido correo electrónico del remitente durante el
periodo de tiempo especificado.
1.6.10 Fuera de las horas de oficina
Este informe se usa para identificar a los usuarios internos que envían mensajes de correo fuera de
las horas de oficina.
GFI MailArchiver
1 Uso de GFI MailArchiver | 28
Captura de pantalla 18: Fuera de las horas de oficina de MailInsights®
Filtre el informe usando los siguientes criterios:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Informe
de
Permite elegir a quiénes se aplica este informe. Genere un informe sobre todos los empleados (opción
predeterminada) o sobre un grupo de Active Directory®.
Incluir
Especifique el número de resultados que se muestran, hasta un máximo de 1.000. El valor predeterminado
es 50.
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (Este mes). Sólo se pueden
seleccionar fechas de los últimos 6 meses.
Horas de
oficina
Especifique un intervalo de horas en función del horario laborable normal de la organización.
Semana
laborable
Seleccione los días laborables de la organización. Los días marcados se consideran parte del horario de
oficina normal.
GFI MailArchiver
1 Uso de GFI MailArchiver | 29
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Días no
laborables
Use el calendario para definir los días no laborables de tanto de fechas pasadas como futuras. Las fechas
seleccionadas se muestran en la ventana que aparece. Los días no laborables incluyen los festivos y los días
en los que cierre la empresa.
IMPORTANTE
La configuración sólo se guardará cuando el informe se haya generado correctamente. Si sale de la
página antes de que se genere el informe, se perderá la configuración.
NOTA
Si se usa el botón Borrar todas las fechas, se borrarán las fechas configuradas en todos los años.
En los ejemplos siguientes se describe cómo funcionará el informe cuando se configura en escenarios
típicos:
Escenario 1: Una organización cuyo horario laborable es de lunes a viernes con la hora de inicio y
finalización en el mismo día, por ejemplo, de 9.00 a. m. a 6.00 p. m.
El informe abarcará los mensajes de correo electrónico enviados entre las 6.00 p. m. y las 9.00 a. m.
de lunes a viernes, y todo el día del sábado y domingo.
Escenario 2: Una organización en que se trabaja de lunes a viernes. La horas de inicio y finalización
van más allá de medianoche, por ejemplo, de 8.00 p. m. a 5.00 a. m.
En este caso, el informe abarcará los mensajes de correo electrónico enviados entre las 5.00 a. m. y
las 8.00 p. m. de lunes a viernes y los enviados en sábado y domingo. Los mensajes de correo enviados
los sábados entre medianoche y las 5.00 a. m. no se tendrán en cuenta, ya que se considera que se
han enviado dentro del horario laborable normal.
Escenario 3: Una organización en que se trabaja de lunes a viernes. La horas de inicio y finalización
van más allá de medianoche; los miércoles son festivos.
El informe abarcará los mensajes de correo electrónico enviados entre las 5.00 a. m. y las 8.00 p. m.
de lunes a viernes, los enviados en sábado y domingo y todos los enviados el miércoles de medianoche
a medianoche.
Los resultados del informe generado se muestran en un gráfico de barras horizontales. Encima del
gráfico aparece un resumen del informe que muestra los tres usuarios que han enviado más mensajes
de correo electrónico fuera de las horas de oficina.
La tabla situada bajo el gráfico muestra la siguiente información adicional:
GFI MailArchiver
1 Uso de GFI MailArchiver | 30
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Correo electrónico
Dirección de correo electrónico del usuario
Número de correos electrónicos enviados
Número de mensajes de correo electrónico enviados fuera de las horas de oficina
1.6.11 Detección de pérdida de datos
Utilice este informe para detectar mensajes de correo electrónico que puedan contener datos
confidenciales. El informe detectará mensajes de correo electrónico tanto enviados como recibidos
que contengan:
Números de las principales tarjetas de crédito (VISA, Mastercard, American Express, Diner’s Club,
Discover)
Números de la seguridad social de los EE.UU.
Documentos e información confidenciales
NOTA
El informe analiza el correo electrónico tanto enviado como recibido en busca de un
usuario seleccionado.
Captura de pantalla 19: Informe de detección de pérdida de datos de MailInsights®
Filtre el informe usando los siguientes criterios:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (últimos 3 meses). Sólo se
pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses.
GFI MailArchiver
1 Uso de GFI MailArchiver | 31
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Informe de
Permite elegir a quiénes se aplica este informe. Genere un informe sobre todos los empleados (opción
predeterminada) o sobre un grupo o usuario de Active Directory®.
Destinatarios
Destinatarios internos, externos o ambos. La opción predeterminada es ambos.
Los resultados del informe generado se publican en una tabla ordenada por fecha de modo
ascendente. Encima de la tabla aparece un resumen del informe que incluye los 3 principales
remitentes.
La tabla contiene la siguiente información:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Fecha
Muestra la fecha y la hora del correo electrónico.
Remitente
Dirección de correo electrónico del remitente.
Asunto
Asunto del correo electrónico.
NOTA
Las entradas de la columna Asunto contienen un vínculo que permite mostrar el correo electrónico
detectado.
Tipo de pérdida
El tipo de pérdida puede ser: Tarjeta de crédito, número de la seguridad social, datos confidenciales,
información médica,
NOTA
Si se detecta más de un tipo de pérdida, sólo se muestra la primera.
1.6.12 Búsqueda de trabajo
Utilice este informe para identificar a aquellos usuarios internos que intercambien correos
electrónicos con sitios de búsqueda de empleo. El informe detecta correos electrónicos enviados y
recibidos que contengan currículos.
NOTA
El informe puede identificar correos electrónicos tanto enviados como recibidos por un
usuario seleccionado.
GFI MailArchiver
1 Uso de GFI MailArchiver | 32
Captura de pantalla 20: Informe de búsqueda de trabajo de MailInsights
Filtre el informe usando los siguientes criterios:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (este mes). Sólo se pueden
seleccionar fechas de los últimos 6 meses.
Informe
de
Permite elegir a quiénes se aplica este informe. Genere un informe sobre todos los empleados (opción
predeterminada) o sobre un grupo o usuario de Active Directory®.
Dominios
La lista de dominios de esta área se agregará a los criterios de búsqueda del informe. Agregue dominios
escribiendo la dirección URL en el campo disponible y haciendo clic en
. Para quitar un dominio, haga clic
en . Borrar todo elimina todas las direcciones URL de la lista.
La lista predeterminada de sitios de búsqueda de empleo incluye: Monster.com; Jobster.com;
jobcentral.com; hotjobs.yahoo.com; careerbuilder.com; indeed.com; simplyhired.com; jobing.com;
reed.co.uk; jobsearch.co.uk; monster.co.uk; totaljobs.com; fish4.co.uk; cityjobs.com.
Los resultados del informe generado se publican en una tabla ordenada por fecha de modo
ascendente. Un resumen del informe que aparece encima de la tabla muestra los 3 principales
usuarios que hayan intercambiado correos electrónicos con dominios de búsqueda de empleo.
La tabla contiene la siguiente información:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Fecha
Muestra la fecha y la hora del correo electrónico.
Remitente
Dirección de correo electrónico del remitente.
Asunto
Asunto del correo electrónico.
NOTA
Las entradas de la columna Asunto contienen un vínculo que permite mostrar el
correo electrónico detectado.
GFI MailArchiver
1 Uso de GFI MailArchiver | 33
1.6.13 Búsqueda de frase
Busque frases o términos específicos en correos electrónicos archivados utilizando el informe de
búsqueda de frase. El informe ejecuta consultas de búsqueda en todos los cuerpos de correos
electrónicos y en los archivos adjuntos para detectar aquellos mensajes que contengan términos
específicos y muestra los resultados en forma de gráfico circular o de líneas apiladas.
NOTA
El informe detecta frases en correo electrónico tanto enviado como recibido de un
usuario o grupo seleccionado.
Captura de pantalla 21: Informe de búsqueda de frase de MailInsights
Filtre el informe usando los siguientes criterios:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (este mes). Sólo se
pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses.
Informe de
Permite elegir a quiénes se aplica este informe. Genere un informe sobre todos los empleados
(opción predeterminada) o sobre un grupo o usuario de Active Directory®.
Tipo de gráfico
Elija entre gráfico circular o gráfico de barras apiladas El gráfico circular muestra el porcentaje
total de correos electrónicos de los resultados encontrados, mientras que el gráfico de líneas apiladas muestra el número de correos electrónicos enviados por día.
Frases
Las frases pueden estar formadas por 1 o más palabras. Utilice comillas (") para buscar frases
exactas o introduzca palabras sin comillas si desea buscar cualquiera de las palabras introducidas.
Existe un límite de 10 frases que garantiza que el informe no consuma recursos excesivos o tarde
demasiado en ejecutarse.
GFI MailArchiver
1 Uso de GFI MailArchiver | 34
Los resultados del informe generado se publican en una tabla ordenada por fecha de modo
ascendente. Encima de la tabla aparece un resumen del informe que indica el número total de
correos electrónicos y el total de mensajes que coinciden con una frase.
La tabla contiene la siguiente información:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Fecha
Muestra la fecha y la hora de envío del correo electrónico.
Remitente
Dirección de correo electrónico del remitente.
Asunto
Muestra el asunto del correo electrónico. Si tiene permiso para ver el correo electrónico, puede
hacer clic en las entradas de la columna Asunto para mostrar el correo electrónico detectado.
Frase
La frase que se encontró en el correo electrónico.
1.6.14 Informe de trafico de usuarios
El gráfico Tráfico de usuarios proporciona información general sobre el número de mensajes de
correo electrónico que se intercambian entre los usuario o grupos seleccionados y sus contactos.
También muestra direcciones de correo electrónico únicas del correo enviado o recibido.
Captura de pantalla 22: Tráfico de usuarios de MailInsights®
Filtre el informe usando los siguientes criterios:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Sólo se pueden seleccionar
fechas de los últimos 6 meses.
Informe
de
Seleccione el usuario o grupo de Active Directory®.
El informe generado muestra la comunicación con respecto al usuario o grupo seleccionados. Las
direcciones de correo electrónico que se muestran en la tabla muestran las distintas comunicaciones
intercambiados entre la dirección de correo electrónico concreta y el usuario o grupo seleccionados.
GFI MailArchiver
1 Uso de GFI MailArchiver | 35
La tabla que hay debajo del gráfico muestra la siguiente información:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Dirección de correo electrónico
Dirección de correo electrónico de contacto.
Enviados
Número total de mensajes de correo electrónico enviados.
Recibidos
Número total de mensajes de correo electrónico recibidos.
Interna
Número total de mensajes de correo electrónico internos enviados y recibidos.
Entrante
Número total de mensajes de correo electrónico entrantes de fuera de la organización.
Saliente
Número total de mensajes de correo electrónico salientes enviados a direcciones de fuera
de la organización.
1.6.15 Informe de temas de correo electrónico
Este informe muestra los temas que se encuentran en los mensajes de correo electrónico que se
intercambian entre los usuario o grupos seleccionados y sus contactos. También muestra las palabras
más comunes que se encuentran en los mensajes de correo electrónico. Este informe usa los índices
de búsqueda para identificar los términos más usados.
Captura de pantalla 23: Temas de correo electrónico de MailInsights®
Filtre el informe usando los siguientes criterios:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Sólo se pueden seleccionar
fechas de los últimos 6 meses.
Informe
de
Seleccione el usuario o grupo de Active Directory®.
El informe generado muestra el buzón seleccionado (que pertenece a un usuario o a un grupo) al
principio del informe. Un resumen del informe muestra las 5 palabras clave más utilizadas del usuario
GFI MailArchiver
1 Uso de GFI MailArchiver | 36
seleccionado y el número total de mensajes de correo electrónico de cada palabra clave. Un gráfico
de barras apiladas muestra las 10 palabras clave más usadas en el eje x, mientras que en el eje y
muestra el número de veces que se encuentran dichas palabras.
Los datos se desglosan en dos tablas debajo del gráfico como se indica a continuación:
TABLA
DESCRIPCIÓN
Palabras clave más usadas
en la organización
Tabla que muestra las palabras clave y el número total de instancias de cada palabra
clave.
Temas de correo electrónico
Una tabla que contiene la fecha, el remitente y el asunto de todos los mensajes de
correo electrónico encontrados y la frase que se busca.
NOTA
La tabla Palabras clave más usadas en la organización muestra información de los
almacenes de archivo que abarcan el periodo de tiempo solicitado parcial o
completamente. La tabla Temas de correo electrónico muestra sólo información de los
mensajes de correo electrónicos recibidos en el periodo seleccionado.
1.6.16 Informe de indicadores del rendimiento del correo electrónico
El informe Indicadores del rendimiento del correo electrónico clasifica la productividad de los
usuarios en función de un conjunto de indicadores de rendimiento predefinidos, comparando las
tendencias de uso del correo electrónico del usuario a lo largo de un periodo de tiempo. Los
resultados son relevantes cuando el informe se realiza sobre un grupo de personas cuya descripción
del trabajo coincide, ya que dichas personas tener tendencias de uso del correo electrónico similares.
Los cálculos del rendimiento se basan en los mensajes de correo electrónico enviados y recibidos. Los
resultados se muestran de acuerdo con los siguientes indicadores:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Sociable
Persona afable, a la que le gusta charlar y realizar actividades con otros.
Toma la iniciativa
Tiene la capacidad de evaluar y emprender actividades de forma independiente.
Expresivo
Persona capaz de transmitir pensamientos o sentimientos de forma eficaz.
Organizado
Enfoque sistemático, le gusta el orden y puede encargarse eficazmente de las tareas que se le asignen.
Responsable
Cumple su obligación de realizar algo como parte de un trabajo o función.
Determinados mensajes de correo electrónico se pueden excluir del informe, con el fin de eliminar los
irrelevantes, como los boletines o las notificaciones automáticas.
GFI MailArchiver
1 Uso de GFI MailArchiver | 37
Captura de pantalla 24: Informe Indicadores del rendimiento del correo electrónico de MailInsights®
Filtre el informe usando los siguientes criterios:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Seleccione Últimos 6 meses
o Últimos 12 meses.
Informe de
Seleccione el usuario o grupo de Active Directory®.
Mensajes de
correo electrónico
excluidos
Escriba las direcciones de correo que desea excluir del informe. Por ejemplo, puede excluir los boletines o las notificaciones automáticas del sistema. Por ejemplo, *@newsletters.com.
Ponderación
Las ponderaciones representan las categorías de usuario que suelen definir a usuarios con un rol
concreto. Por ejemplo, cabe esperar que un comercial envíe más mensajes de correo electrónico de los
que recibe, mientras que en el caso de un director contable cabe esperar todo lo contrario. Seleccione
una las opciones siguientes:
Normal: usuario que envía y recibe una cantidad de mensajes de correo electrónico similar.
Remitente frecuente: usuario que, desempeñando su función, cabe esperar que envíe más mensajes de correo electrónico de los que recibe.
Destinatario: usuario que suele recibir más mensajes de correo electrónico de los que envía.
El informe generado contiene un gráfico de barras con datos codificados por colores. La información
del buzón seleccionado (que pertenece a un usuario o a un grupo) se interpreta en dos etiquetas
situadas debajo del gráfico. La tabla consta de la siguiente información:
GFI MailArchiver
1 Uso de GFI MailArchiver | 38
TABLA
DESCRIPCIÓN
Factores
Muestra una valoración para cada indicador de rendimiento por mes (o por usuario si el informe se
genera para un grupo).
Estadísticas recopiladas
Se muestra el número total de mensajes de correo electrónico por usuario (si el informe se genera
para un grupo) o por mes.
Dirección de correo electrónico (usuario)/mes
Total enviados
Total recibidos
Total de respuestas enviadas
Total de mensajes de correo electrónico dirigidos a varios destinatarios recibidos
Total de mensajes de correo electrónico dirigidos a varios destinatarios enviados
Archivos adjuntos enviados
Archivos adjuntos recibidos
1.6.17 Informe de mensajes de correo electrónico grandes
El informe de correo electrónico grande identifica los mensajes de correo electrónico cuyo tamaño
sea superior al especificado que se intercambian entre los usuario o grupos seleccionados y sus
contactos. También muestra las categorías del archivo adjunto (por ejemplo vídeo, imágene4s,
música, documentos, etc.).
Captura de pantalla 25: Correos electrónicos grandes de MailInsights®
Filtre el informe usando los siguientes criterios:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Ámbito
Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Sólo se pueden seleccionar
fechas de los últimos 6 meses.
GFI MailArchiver
1 Uso de GFI MailArchiver | 39
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Informe
de
Seleccione el usuario o grupo de Active Directory®.
Tamaño
Define el tamaño total del correo electrónico, en MB (mensaje y archivos adjuntos). En el informe se muestran todos los mensajes de correo electrónico cuyo tamaño es superior al especificado. El tamaño mínimo es 5
MB y es el configurado de manera predeterminada.
El informe generado muestra el buzón del usuario o grupo seleccionado al principio del informe. Un
resumen del informe muestra los 5 usuarios principales y el tamaño total de los mensajes de correo
electrónico del periodo especificado. Dos gráficos muestran una representación gráfica del tamaño de
los mensajes de correo electrónicos enviados de forma porcentual, uno es para los principales
usuarios y el otro para las categorías de los archivos adjuntos. Por ejemplo, si el usuario A envía 5
mensajes de correo electrónico de 5 MB cada uno (un total de 25 MB) y el usuario B enviar 4 mensajes
de correo electrónico de 10 MB cada uno (un total de 40 MB), el usuario B tendrá un porcentaje
superior en el gráfico.
Los datos se desglosan en una tabla que se muestra debajo del gráfico como se indica a continuación:
TABLA
DESCRIPCIÓN
Fecha
Muestra la fecha y la hora de envío del correo electrónico.
Remitente
Dirección de correo electrónico del remitente.
Asunto
Muestra el asunto del correo electrónico. Si tiene permiso para ver el correo
electrónico, puede hacer clic en las entradas de la columna Asunto para mostrar el correo electrónico detectado.
Número de destinatarios
Número total de destinatarios que han recibido correo electrónico del remitente durante el periodo de tiempo especificado.
Categoría de archivos adjuntos
Las categorías de los archivos adjuntos (por ejemplo vídeo, imágene4s, música,
documentos, etc.).
Tamaño
Tamaño total del correo electrónico, incluyendo los archivos adjuntos.
1.7 Cambiar las preferencias de usuario
1. Haga clic en el nombre de usuario que se muestra en la esquina superior derecha de la pantalla.
2. En el cuadro desplegable Opciones de idioma, seleccione el idioma que desea que se muestre.
3. En el área Tamaño máximo de página, configure el número de correos electrónicos que se
muestran por página.
4. En el área Formato de fecha/hora de informes de auditoría (sólo está disponible si se inicia sesión
como administrador), cambie el formato de fecha/hora para mostrar en los informes de auditoría.
5. En el área Establecer la zona horaria, use la lista desplegable para configurar la zona horaria
correcta. La fecha y la hora de los mensajes de correos electrónicos de GFI MailArchiver se mostrarán
según este parámetro.
6. Haga clic en Guardar.
GFI MailArchiver
1 Uso de GFI MailArchiver | 40
2 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico
GFI MailArchiver ofrece integración con distintos clientes y tecnologías de correo electrónico para que
los usuarios puedan acceder a sus elementos archivados desde lugares remotos, cuando estén en la
oficina o durante los desplazamientos. Utilice la página Acceso a cliente de correo electrónico para:
Descargar GFI MailArchiver Outlook Connector, un complemento de Microsoft Outlook® que permite a los usuarios visualizar elementos archivados desde su cliente Microsoft Outlook.
Descargar GFI MailArchiver Archive Assistant, una herramienta que permite a los usuarios archivar
de forma manual mensajes de correo electrónico, archivos y elementos de calendario que se encuentren en el programa Microsoft Outlook®.
Configurar una cuenta IMAP en su cliente de correo electrónico preferido para visualizar elementos archivados en buzones a los que pueda acceder.
2.1 Instalación de GFI MailArchiver Outlook Connector
GFI MailArchiver Outlook Connector permite a los usuarios sincronizar sus carpetas de Microsoft
Outlook® con los datos archivados por GFI MailArchiver.
1. Abra GFI MailArchiver.
2. Seleccione la ficha Acceso a cliente de correo electrónico.
3. Haga clic en la ficha Outlook Connector .
4. Seleccione uno de los vínculos de las opciones de descarga disponibles para descargar GFI
MailArchiver Outlook Connector. Las opciones disponibles son:
OPCIÓN
DESCRIPCIÓN
Outlook Connector (Outlook de 32
bits)
Descargue GFI MailArchiver Outlook Connector para la versión de 32 bits de Microsoft Outlook.
Outlook Connector (Outlook de 64
bits)
Descargue GFI MailArchiver Outlook Connector para la versión de 64 bits de
Microsoft Outlook.
5. Haga doble clic en el archivo y siga las indicaciones del asistente para realizar la instalación
6. Para comprobar la instalación, confirme que en Microsoft Outlook que se ha creado una carpeta
llamada Buzón deGFI MailArchiver.
NOTA
Para obtener información sobre cómo usar GFI MailArchiver Outlook Connector,
consulte el manual de GFI MailArchiver Outlook Connector, que puede encontrar en:
http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadDocumentation.
2.1.1 Descarga del paquete MSI de GFI MailArchiver Archive Assistant
GFI MailArchiver Archive Assistant se puede descargar del servidor de GFI MailArchiver.
IMPORTANTE
GFI MailArchiver Archive Assistant no estará disponible para su descarga si no se habilita
el archivado manual.
GFI MailArchiver
2 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 41
1. En el servidor de GFI MailArchiver, abra la carpeta de instalación de GFI MailArchiver.
2. Vaya a MailArchiver > Outlook.
3. Busque gfimailarchiverarchiveassistant.msi y guarde el paquete en una carpeta
compartida de la red. Asegúrese de que el recurso compartido tiene propiedades de lectura. Anote la
ruta de la carpeta para usarla más adelante.
2.2 Configuración del acceso al cliente IMAP de GFI MailArchiver
GFI MailArchiver admite distintos clientes de correo electrónico que utilizan IMAP para transferir
mensajes de correo electrónico archivados desde los almacenes de archivo al cliente de correo
electrónico. Los usuarios pueden acceder a una visualización de sólo lectura de sus correos
electrónicos archivados utilizando uno de los clientes de correo electrónico admitidos que figuran a
continuación:
Aplicación de correo electrónico de Android
Apple Mail
Aplicación de correo electrónico de iOS5
Microsoft Outlook® 2003
Microsoft Outlook® 2007
Microsoft Outlook® 2010
Microsoft Outlook® 2013
Microsoft Outlook® 2011 para Mac
Mozilla Thunderbird
Windows® Live Mail
NOTA
El protocolo de acceso a mensajes de Internet (IMAP) es un protocolo de Internet para la
recuperación de correo electrónico. Puede que al habilitar IMAP por primera vez
observe un retraso hasta que el cliente de correo electrónico se sincronice con GFI
MailArchiver para recuperar mensajes de correo electrónico archivados.
Visualización de buzones compartidos
Como usuario con acceso a los buzones de otros usuarios, podrá utilizar su cuenta IMAP para
visualizar los buzones compartidos a los que tenga acceso. Para ello, es necesario configurar una
nueva cuenta para cada buzón compartido. Siga las instrucciones sobre cómo crear una nueva cuenta
de cliente IMAP en su cliente de correo electrónico preferido. Sin embargo, escriba su nombre de
usuario utilizando el siguiente formato: <su dirección de correo electrónico> ¦
<dirección de correo electrónico del usuario> utilizando su propia contraseña.
2.2.1 Configuración de IMAP en Android
Siga las siguientes instrucciones para configurar IMAP en dispositivos Android:
GFI MailArchiver
2 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 42
NOTA
La siguiente configuración requiere una conexión a Internet.
1. Inicie el cliente de correo electrónico y seleccione la opción de crear una nueva cuenta de correo
electrónico IMAP.
2. Configure las siguientes opciones del servidor de correo entrante:
OPCIÓN
VALOR
Dirección de correo electrónico:
[Dirección de correo electrónico completa]
Contraseña:
[Su contraseña]
3. En el modo de configuración manual, introduzca la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Nombre de usuario:
[Dirección de correo electrónico completa]
Contraseña:
[Su contraseña]
Servidor IMAP:
[Nombre del servidor IMAP]
Puerto:
Utilice el número de puerto predeterminado 44143 o el número especificado por el administrador
del sistema.
Tipo de seguridad:
Seleccione el tipo de seguridad que le haya facilitado el administrador del sistema.
NOTA
Si Tipo de seguridad se configura como Ninguna, la conexión con el servidor IMAP no estará
cifrada.
4. Después de introducir los parámetros de configuración de IMAP, el dispositivo comprobará la
configuración de entrada.
5. Cuando se le solicite, introduzca la configuración del servidor de salida suministrada por el
administrador del sistema. El dispositivo comprueba la configuración de salida.
NOTA
Las instrucciones de configuración dependen de la versión del sistema operativo
Android. Consulte la documentación de su dispositivo para obtener más información
sobre cómo configurar una nueva cuenta IMAP.
2.2.2 Configuración de IMAP en Apple Mail 3.0
Siga las siguientes instrucciones para configurar IMAP en Apple Mail 3.0:
NOTA
La siguiente configuración requiere una conexión a Internet.
1. Haga clic en Mail > Preferencias...
2. En la ficha Cuentas, haga clic en el botón + para agregar una nueva cuenta.
3. Introduzca la siguiente información:
GFI MailArchiver
2 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 43
OPCIÓN
VALOR
Nombre:
[Su nombre]
Dirección de correo:
[Dirección de correo electrónico completa]
Contraseña:
[Su contraseña]
4. Haga clic en Continuar.
5. Introduzca la siguiente información del servidor de correo entrante:
OPCIÓN
VALOR
Tipo de cuenta:
Seleccione IMAP
Descripción
Introduzca la descripción de la cuenta
Servidor de correo entrante:
imap.gfi.com
Nombre de usuario:
[Dirección de correo electrónico completa]
Contraseña:
[Su contraseña]
6. Haga clic en Continuar para ver la pantalla Seguridad del correo entrante.
7. Seleccione Usar SSL (Secure Sockets Layer) para conectarse a GFI MailArchiver utilizando una
conexión cifrada.
NOTA
Si SSL no está habilitada, la conexión no será cifrada.
8. Introduzca la siguiente información del servidor de correo saliente:
OPCIÓN
VALOR
Servidor de correo saliente:
smtp.gfi.com
Usar autenticación:
seleccionado
Nombre de usuario:
[Nombre de usuario]
Contraseña:
[Su contraseña]
9. Haga clic en Continuar.
10. Compruebe el Resumen de cuenta y haga clic en Crear.
11. Seleccione la cuenta que acaba de crear.
12. En la ficha Avanzado, especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Puerto
Utilice el número de puerto predeterminado 44143 o el número especificado por el administrador del sistema.
Usar
SSL
Seleccione conectarse a GFI MailArchiver utilizando una conexión cifrada.
2.2.3 Configuración de IMAP en iOS5
Siga las siguientes instrucciones para configurar IMAP en iOS5:
NOTA
La siguiente configuración requiere una conexión a Internet.
GFI MailArchiver
2 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 44
1. Pulse Ajustes y seleccione Correo, contactos, calen.
2. En la secciónCuentas, pulse Añadir cuenta.
3. Seleccione la opción Otras de la lista.
4. Seleccione Añadir cuenta y especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Nombre:
[Su nombre]
Dirección:
[Dirección de correo electrónico completa]
Contraseña:
[Su contraseña]
Descripción:
[Descripción significativa]
5. Pulse Siguiente. El dispositivo se conectará a Internet y comprobará la cuenta.
6. Seleccione IMAP y especifique la siguiente información:
DETALLES DEL SERVIDOR DE CORREO ENTRANTE:
VALOR
Nombre del host:
[Nombre del servidor IMAP]
Nombre de usuario:
[Dirección de correo electrónico completa]
Contraseña:
[Su contraseña]
DETALLES DEL SERVIDOR DE CORREO SALIENTE:
VALOR
Nombre del host:
[Nombre del servidor SMTP]
Nombre de usuario:
[Nombre de usuario]
Contraseña:
[Su contraseña]
NOTA
El administrador del sistema debe proporcionar los detalles del servidor de correo
saliente.
7. Pulse Siguiente. Si se produce un error indicando que No se puede conectar con SSL, pulse Sí para
continuar sin SSL y, a continuación, pulse Guardar.
NOTA
SSL se puede configurar una vez guardada la nueva cuenta de correo electrónico. Si SSL
no está habilitada, la conexión no será cifrada.
8. Busque en Correo, contactos, calen. la cuenta creada dentro de la sección Cuentas.
9. Pulse el nombre de cuenta y desplácese hasta Avanzado.
10. En Ajustes de entrada, cambie el número del Puerto del servidor al valor predeterminado 44143
o al número especificado por el administrador del sistema.
11. Pulse Usar SSL para activar la opción.
12. Pulse Siguiente. El dispositivo verificará la información proporcionada.
2.2.4 Configuración de IMAP en Microsoft Outlook® 2003
1. Inicie Outlook®.
2. En el menú Herramientas, haga clic en Cuentas de correo electrónico.
GFI MailArchiver
2 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 45
3. En Cuentas de correo electrónico, haga clic en Agregar una nueva cuenta de correo electrónico
y, a continuación, haga clic en Siguiente.
4. Haga clic en IMAP como tipo de cuenta a crear y, a continuación, haga clic en Siguiente.
5. En la sección Información sobre el usuario especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Su nombre:
[Su nombre]
Dirección de correo electrónico:
[Dirección de correo electrónico completa]
6. En la sección Información del servidor especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Servidor de correo entrante (IMAP):
[Nombre del servidor IMAP]
Servidor de correo saliente (SMTP):
[Nombre del servidor SMTP suministrado por el administrador del sistema]
7. En la sección Información de inicio de sesión especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Nombre de usuario:
[Dirección de correo electrónico completa]
Contraseña:
[Su contraseña]
8. Haga clic en Más configuraciones > Avanzadas y especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Servidor de entrada (IMAP):
Utilice el número de puerto predeterminado 44143 o el número especificado por el
administrador del sistema.
Este servidor precisa una conexión cifrada
Seleccione esta opción para conectarse utilizando una conexión cifrada.
NOTA
Si SSL no está habilitada, la conexión no será cifrada.
9. Haga clic en Siguiente una vez termine de especificar estos datos de la configuración y haga clic en
Finalizar.
2.2.5 Configuración de IMAP en Microsoft Outlook® 2007
1. Inicie Outlook®.
2. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.
3. En la pestaña Configuración de correo, haga clic en Cuentas de correo electrónico.
4. Haga clic en Nuevo.
5. En el cuadro de diálogo Configuración automática de la cuenta, seleccione Configurar
manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales y haga clic en Siguiente.
6. Haga clic en Correo electrónico de Internet y, a continuación, en Siguiente.
7. En la sección Información sobre el usuario especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Su nombre:
[Su nombre]
Dirección de correo electrónico:
[Dirección de correo electrónico completa]
8. En la sección Información del servidor especifique la siguiente información:
GFI MailArchiver
2 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 46
OPCIÓN
VALOR
Tipo de cuenta:
IMAP
Servidor de correo entrante:
[Nombre del servidor IMAP]
Servidor de correo saliente (SMTP):
[Nombre del servidor SMTP suministrado por el administrador del sistema]
9. En la sección Información de inicio de sesión especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Nombre de usuario:
[Dirección de correo electrónico completa]
Contraseña:
[Su contraseña]
10. Haga clic en Más configuraciones > Avanzadas y especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Servidor de entrada (IMAP):
Utilice el número de puerto predeterminado 44143 o el número especificado por el
administrador del sistema.
Usar el siguiente tipo de conexión cifrada:
Seleccione el método de cifrado suministrado por el administrador del sistema.
NOTA
Si se le solicita, acepte el certificado de seguridad.
NOTA
Si se selecciona ‘NINGUNO’ como tipo de cifrado, la conexión no será cifrada.
11. Haga clic en Siguiente una vez termine de especificar estos datos de la configuración y haga clic
en Finalizar.
2.2.6 Configuración de IMAP en Microsoft Outlook® 2010
1. Inicie Outlook®.
2. En el menú Archivo, haga clic en Información y después en Configuración de la cuenta.
3. Seleccione Configuración de la cuenta en la lista.
4. En la pestaña Correo electrónico, haga clic en Nuevo.
5. Seleccione la casilla Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores
adicionales y haga clic en Siguiente.
6. Haga clic en Correo electrónico de Internet y, a continuación, en Siguiente.
7. En la sección Información sobre el usuario especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Su nombre:
[Su nombre]
Dirección de correo electrónico:
[Dirección de correo electrónico completa]
8. En la sección Información del servidor especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Tipo de cuenta:
IMAP
Servidor de correo entrante:
[Nombre del servidor IMAP]
Servidor de correo saliente (SMTP):
[Nombre del servidor SMTP suministrado por el administrador del sistema]
9. En la sección Información de inicio de sesión especifique la siguiente información:
GFI MailArchiver
2 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 47
OPCIÓN
VALOR
Nombre de usuario:
[Dirección de correo electrónico completa]
Contraseña:
[Su contraseña]
10. Haga clic en Más configuraciones > Avanzadas y especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Servidor de entrada (IMAP):
Utilice el número de puerto predeterminado 44143 o el número especificado por el
administrador del sistema.
Usar el siguiente tipo de conexión cifrada:
Seleccione el método de cifrado suministrado por el administrador del sistema.
NOTA
Si se le solicita, acepte el certificado de seguridad.
NOTA
Si se selecciona ‘NINGUNO’ como tipo de cifrado, la conexión no será cifrada.
11. Haga clic en Siguiente una vez termine de especificar estos datos de la configuración y haga clic
en Finalizar.
2.2.7 Configuración de IMAP en Microsoft Outlook 2013
1. Inicie Outlook®.
2. En el menú Archivo, haga clic en Información y después en Configuración de la cuenta.
3. Seleccione Configuración de la cuenta en la lista.
4. En la pestaña Correo electrónico, haga clic en Nuevo.
5. Seleccione la casilla Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores
adicionales y haga clic en Siguiente.
6. Haga clic en Correo electrónico de Internet y, a continuación, en Siguiente.
7. En la sección Información sobre el usuario especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Su nombre:
[Su nombre]
Dirección de correo electrónico:
[Dirección de correo electrónico completa]
8. En la sección Información del servidor especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Tipo de cuenta:
IMAP
Servidor de correo entrante:
[Nombre del servidor IMAP]
Servidor de correo saliente (SMTP):
[Nombre del servidor SMTP suministrado por el administrador del sistema]
9. En la sección Información de inicio de sesión especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Nombre de usuario:
[Dirección de correo electrónico completa]
Contraseña:
[Su contraseña]
10. Haga clic en Más configuraciones > Avanzadas y especifique la siguiente información:
GFI MailArchiver
2 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 48
OPCIÓN
VALOR
Servidor de entrada (IMAP):
Utilice el número de puerto predeterminado 44143 o el número especificado por el
administrador del sistema.
Usar el siguiente tipo de conexión cifrada:
Seleccione el método de cifrado suministrado por el administrador del sistema.
NOTA
Si se le solicita, acepte el certificado de seguridad.
NOTA
Si se selecciona ‘NINGUNO’ como tipo de cifrado, la conexión no será cifrada.
11. Haga clic en Siguiente una vez termine de especificar estos datos de la configuración y haga clic
en Finalizar.
2.2.8 Configuración de IMAP en Outlook® 2011 para Mac
Siga las siguientes instrucciones para configurar IMAP en Outlook® 2011 para Mac:
1. Abra Outlook® 2011.
2. Si aparece la pantalla de bienvenida a Outlook®, haga clic en Agregar cuenta. De lo contrario,
haga clic en Herramientas > Cuentas, seguido de + en la barra de menús.
3. Haga clic en Cuenta de correo.
4. Introduzca la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Dirección de correo electrónico:
[Dirección de correo electrónico completa]
Contraseña:
[Su contraseña]
Nombre de usuario:
[Dirección de correo electrónico completa]
Tipo:
Seleccione IMAP
Servidor de entrada:
[Nombre del servidor IMAP]
Seleccione Anular puerto predeterminado y
escriba el número de puerto:
Utilice el número de puerto predeterminado 44143 o el número
especificado por el administrador del sistema.
Usar SSL para conectar (recomendado)
Seleccione conectarse a GFI MailArchiver utilizando una conexión
cifrada.
NOTA
Si SSL no está habilitada, la conexión no será cifrada.
Servidor de salida:
[Nombre del servidor SMTP suministrado por el administrador del sistema]
NOTA
Anule la selección de Configurar automáticamente.
5. Haga clic en Agregar cuenta.
6. En la ventana Cuentas, haga clic en Más opciones y establezca Autenticación en Utilizar
información del servidor de entrada.
GFI MailArchiver
2 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 49
7. Haga clic en Avanzadas y seleccioneUsar IMAP IDLE si el servidor lo admite para que le notifique si
se recibe un nuevo mensaje.
8. Haga clic en Aceptar.
2.2.9 Configuración de IMAP en Mozilla Thunderbird 10
Siga las siguientes instrucciones para configurar IMAP en Mozilla Thunderbird 10:
1. En Thunderbird, seleccione Archivo > Nuevo > Cuenta de correo.
2. En la pantalla Configuración de cuenta de correo, especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Su nombre:
[Nombre y apellidos]
Dirección de correo electrónico:
[Dirección de correo electrónico completa]
Contraseña:
[Su contraseña]
3. Haga clic en Continuar.
NOTA
Haga clic en Cancelar para evitar que Thunderbird detecte automáticamente la
configuración de la cuenta y, a continuación, haga clic en Config. manual.
4. En Configuración de cuenta de correo, especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Entrante:
En el menú desplegable, seleccione IMAP.
Nombre del servidor:
[Nombre del servidor IMAP]
Puerto:
[Usar predeterminado]
SSL:
Seleccione el tipo de cifrado facilitado por el administrador del sistema.
NOTA
Si SSL no está habilitada, la conexión no será cifrada.
Identificación:
[Contraseña normal]
Saliente:
[Usar la configuración suministrada por el administrador del sistema]
5. Haga clic en Config. avanzada y en el nombre de la cuenta ubique la opción Configuración del
servidor. Introduzca la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Puerto:
Utilice el número de puerto predeterminado 44143 o el número especificado por el administrador
del sistema.
Nombre de usuario:
[Dirección de correo electrónico completa]
6. Una vez Thunderbird haya comprobado la información de la cuenta, haga clic enCrear cuenta.
7. Haga clic en Recibir para descargar correos electrónicos.
2.2.10 Configuración de IMAP en Windows® Live Mail
1. Abra Windows® Live Mail y, en la pestaña Cuentas, haga clic en Correo electrónico.
2. En la ventana Agrega tus cuentas de correo electrónico, especifique la siguiente información:
GFI MailArchiver
2 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 50
OPCIÓN
VALOR
Dirección de correo:
[Dirección de correo electrónico completa]
Contraseña:
[Su contraseña]
Definir manualmente la configuración del servidor:
[Seleccionado]
3. Haga clic en Siguiente.
4. En la ventana Definir la configuración del servidor, especifique la siguiente información:
OPCIÓN
VALOR
Información del servidor de
correo entrante:
Tipo de servidor:
[Número de puerto]
Dirección del servidor:
[Nombre del servidor IMAP]
Puerto:
Utilice el número de puerto predeterminado 44143 o el número especificado por
el administrador del sistema.
Requiere una conexión segura
(SSL):
Seleccione conectarse a GFI MailArchiver utilizando una conexión cifrada.
NOTA
Si SSL no está habilitada, la conexión no será cifrada.
Método de autenticación:
[Texto no cifrado]
Información del servidor de
correo saliente:
[Usar los detalles suministrados por el administrador del sistema]
5. Haga clic en Siguiente y, a continuación, en Finalizar.
GFI MailArchiver
2 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico | 51
3 Glosario
A
Active Directory
Tecnología que proporciona diversos servicios de red, entre los que se incluyen los servicios
de directorio de tipo LDAP.
AD
Véase Active Directory
Administración de almacenes de archivo
Tecnología GFI MailArchiver que permite poner en cola y programar los almacenes de archivo
para usarlos en función de los diferentes períodos de tiempo.
Administrador del sistema de Exchange
Consola MMC especializada que permite administrar una organización de Exchange.
Administradores de grupo
Grupo de usuarios de GFI MailArchiver cuyos miembros pueden examinar y realizar búsquedas
en todos los usuarios que forman parte de su grupo de Active Directory.
Almacenamiento de instancia individual
Brinda la posibilidad de conservar una copia de un correo electrónico que se comparte entre
varios usuarios. Es una forma de eliminar la duplicación de datos y aumentar la eficiencia, ya
que se reduce la cantidad de espacio en disco necesario para almacenar mensajes de correo
electrónico.
Almacenes de archivo
Conjunto de orígenes de correo electrónico, metadatos de correo electrónico e índices de búsqueda en GFI MailArchiver.
Archivo PST
Archivo que se usa para almacenar copias locales del correo electrónico, eventos del calendario, contactos y otros elementos en Microsoft Office Outlook.
Auditoría de actividad de base de datos
Sistema que utiliza las capacidades de rastreo de Microsoft SQL Server para registrar toda la
actividad dentro de una base de datos de archivo.
Auditoría de interacción del usuario
Sistema que permite registrar la actividad de todos los usuarios mientras utilizan la interfaz
web de GFI MailArchiver.
B
Base de datos Firebird
Sistema de bases de datos relacionales de código abierto.
GFI MailArchiver
3 Glosario | 52
Buzón
Directorio o carpeta que se emplea para la recepción, archivo y almacenamiento de mensajes
de correo electrónico.
C
Carpetas públicas
Carpeta común compartida entre usuarios de Microsoft Exchange que permite el intercambio
de información.
D
Directivas de categorización
Sistema de categorización de GFI MailArchiver que permite categorizar el correo electrónico
según su etiqueta.
Directivas de retención
Un sistema que permite controlar durante cuánto tiempo se mantienen los correos específicos en los almacenes de archivo.
E
Encabezados
Información que precede al texto del mensaje (cuerpo). Incluye el remitente, destinatario,
asunto, marcas horarias de envío y recepción, etc.
Esquema de base de datos
Estructura de una base de datos que define las tablas, los campos de esas tablas y la relación
entre los campos y tablas.
ExOLEDB
Véase Proveedor OLE DB de Exchange
Extensiones multipropósito de correo Internet
Estándar que extiende el formato del correo electrónico para que sea compatible con texto
que no sea ASCII, archivos adjuntos que no sean de texto, cuerpos de mensaje con varias partes e información de encabezado en juegos de caracteres no ASCII.
G
GFI MailArchiver Outlook Connector
Herramienta de GFI MailArchiver que permite sincronizar carpetas de Microsoft Outlook con
los datos de correo electrónico archivados por GFI MailArchiver.
GFI MailInsights
Utilidad para la creación de informes incluida en GFI MailArchiver que aprovecha los mensajes
de correo electrónico archivados para proporcionar información relativa al uso y a las tendencias de los correos.
GFI MailArchiver
3 Glosario | 53
GPO
Véase Objetos de directiva de grupo
H
Hilo de conversación
Lista de mensajes de correo electrónico que forman una conversación entre dos o más usuarios.
I
IMAP
Véase Protocolo de acceso a mensajes de Internet
Í
Índice de búsqueda
Sistema que recopila, analiza y almacena los datos para permitir la recuperación rápida y precisa de la información.
Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería
Arquitectura de mensajería para Microsoft Windows que permite enviar correo electrónico
desde una aplicación de Windows y adjuntar un documento al correo electrónico.
M
MAIS
Véase Servicio de importación de GFI MailArchiver
MAPI
Véase Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería
Metadatos
Datos que proporcionan información acerca de los mensajes de correo electrónico archivados
en GFI MailArchiver.
Microsoft SQL Server
Sistema de administración de bases de datos relacionales de Microsoft.
MIME
Véase Extensiones multipropósito de correo Internet
Modo de autenticación mixta
Un método de autenticación de SQL Server que permite la autenticación en Windows y SQL
Server.
GFI MailArchiver
3 Glosario | 54
O
Objetos de directiva de grupo
Gestión centralizada de Active Directory y sistema de configuración que controla lo que los
usuarios pueden y no pueden hacer en una red informática.
OneClick Restore
Un método sencillo de restaurar mensajes de correo electrónico archivados en el buzón del
usuario. Restaura dichos mensajes tal y como estaban en el momento de su eliminación, o
bien los envía al usuario como un archivo adjunto de correo electrónico.
Outlook Web Access
Servicio de correo web de Microsoft Exchange Server. Se usa para acceder al correo electrónico, contactos, tareas, etc. utilizando una interfaz web cuando Microsoft Office Outlook
no está disponible.
OWA
Véase Outlook Web Access
P
POP3
Véase Protocolo de oficina de correos versión 3
Privilegios de acceso
Permisos concedidos a usuarios o grupos de usuarios para llevar a cabo diversas operaciones
en los mensajes de correo electrónico.
Protocolo de acceso a mensajes de Internet
Uno de los dos protocolos de Internet más usados para la recuperación de mensajes de correo
electrónico, el otro es POP3.
Protocolo de oficina de correos 3
Protocolo que utilizan clientes de correo electrónico local para recuperar mensajes de correo
electrónico de los buzones a través de una conexión TCP/IP.
Proveedor OLE DB de Exchange
Método utilizado para acceder a un almacén local de Microsoft Exchange Server mediante OLE
DB y ADO de Microsoft.
PST Exporter
Herramienta basada en agentes que, una vez implementada en los equipos de destino, extrae
los mensajes de correo electrónico de archivos PST para que los procese el Servicio de importación de GFI MailArchiver.
GFI MailArchiver
3 Glosario | 55
R
Recuperación de estructura de carpetas de buzón
Característica de GFI MailArchiver que permite sincronizar la estructura de carpetas de los
buzones de Microsoft Exchange con GFI MailArchiver.
Registro en diario
Característica de Microsoft Exchange Server que almacena copias de los mensajes de correo
electrónico en un buzón central para diversos fines, incluido el archivado del correo.
S
Servicio de importación de GFI MailArchiver
Herramienta de GFI MailArchiver que importa datos de mensajes de correo electrónico de un
archivo a GFI MailArchiver.
GFI MailArchiver
3 Glosario | 56
4 Índice
A
Active Directory 10, 12, 22-25, 29, 32-36, 38, 40
archivar 5, 10, 14, 41
B
buzones 4-5, 13, 17, 42
C
Control de acceso 17
D
destinatario 9-10, 13, 20-21, 38
directivas de categorización 8
Directivas de retención 19
Documentación 43
E
encabezados 7, 13
G
GFI MailInsights
Generación de informes 19
Glosario 52
I
IMAP 41-50
Informes de auditoría 40
O
OneClick Restore 8
P
Preferencias de usuario 40
Z
Zona horaria 40
GFI MailArchiver
Índice | 57
EE.UU., CANADÁ, AMÉRICA CENTRAL Y AMÉRICA DEL SUR
4309 Emperor Blvd, Suite 400, Durham, NC 27703, USA
Teléfono: +1 (888) 243-4329
Fax: +1 (919) 379-3402
[email protected]
REINO UNIDO Y REPÚBLICA DE IRLANDA
Magna House, 18-32 London Road, Staines-upon-Thames, Middlesex, TW18 4BP, REINO UNIDO
Teléfono: +44 (0) 870 770 5370
Fax: +44 (0) 870 770 5377
[email protected]
EUROPA, ORIENTE MEDIO Y ÁFRICA
GFI House, Territorials Street, Mriehel BKR 3000, Malta
Teléfono: +356 2205 2000
Fax: +356 2138 2419
[email protected]
AUSTRALIA Y NUEVA ZELANDA
83 King William Road, Unley 5061, South Australia
Teléfono: +61 8 8273 3000
Fax: +61 8 8273 3099
[email protected]