Dirección de Control de la Administración Descentralizada

Dirección de Control de la Administración Descentralizada
RESUMEN EJECUTIVO DE LA ACTUACIÓN
UNIDAD:
Área de Control Fiscal
OBJETIVO GENERAL:
Evaluar el proceso de adquisición de insumos, bienes y servicios,
aplicado por la Dirección de Adquisición y Servicios, adscrita a la
Fundación para el Servicio de la Seguridad Ciudadana, relacionado
con el Proyecto “Fortalecimiento de los Servicios Policiales en el
Estado Carabobo”, con la finalidad de determinar la sinceridad,
exactitud y legalidad de los mismos.
CÓDIGO DE LA ACTUACIÓN: N° 04-11-13
TIPO DE ACTUACIÓN AUDITORIA OPERATIVA.
DATOS DE LA ACTUACIÓN
CARACTERÍSTICAS GENERALES LA FUNDACIÓN PARA EL SERVICIO DE LA SEGURIDAD
CIUDADANA DEL ESTADO CARABOBO (FUNDASEGURIDAD):
La
Fundación
para
el
Servicio
de
la
Seguridad
Ciudadana
del
Estado
Carabobo
(FUNDASEGURIDAD), fue creada mediante Decreto N° 073 de fecha 23 de diciembre de 2008,
publicado en Gaceta Oficial del Estado Carabobo, Extraordinaria N° 2857 de la misma fecha y
posteriormente reformado parcialmente mediante Decreto N° 301, publicado en Gaceta Oficial del
Estado Carabobo Extraordinaria N° 3.034 de fecha 14 de agosto de 2009.
Tiene por objetos fundamentales brindar apoyo logístico y operacional a los Cuerpos de Seguridad
Ciudadana del Estado, colaborar con el Comandante General de la Policía del Estado Carabobo, así
como brindar apoyo en la adquisición y mantenimiento de los insumos e infraestructura requeridos
para el logro de sus funciones.
ALCANCE Y OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
La actuación fiscal estuvo orientada a la evaluación y análisis exhaustivo del proceso de adquisición
de insumos, bienes y servicios, realizado por la Fundación para el Servicio de la Seguridad
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Ciudadana
del
Estado
Carabobo
(FUNDASEGURIDAD),
relacionados
con
el
Proyecto
“Fortalecimiento de los Servicios Policiales en el Estado Carabobo”, para el Ejercicio Económico
Financiero 2012.
1- Verificar la legalidad y sinceridad de las adquisiciones de insumos, bienes y servicios,
relacionadas con el Proyecto “Fortalecimiento de los Servicios Policiales en el Estado
Carabobo”.
2- Determinar la razonabilidad y exactitud de los registros de la ejecución presupuestaria
correspondiente al Proyecto “Fortalecimiento de los Servicios Policiales en el Estado
Carabobo”.
RESULTADO DE LA ACTUACIÓN
OBSERVACIONES RELEVANTES:
Sistema Automatizado de Administración y Contabilidad Presupuestaria (S.A.A.C.P) que utiliza la
Fundación, para el registro y control de la ejecución presupuestaria por partidas no arroja información
detallada de las operaciones administrativas. Esta situación se debe a debilidades en el sistema de
registro de las operaciones presupuestarias, administrativas y financieras por parte de la Fundación,
lo que no permite asegurar que la información producida sea completa, consistente, exacta y
oportuna, limita las funciones de control y seguimiento por parte de los órganos de control fiscal
interno y externo.
Se efectuó pago por concepto de reembolso a un funcionario de la Fundación por la cantidad de
Quince mil ochocientos ochenta y siete bolívares con treinta y tres céntimos (Bs. 15.887,33), por la
compra de ocho (8) neumáticos. Por las características de la adquisición se debió aplicar la
modalidad de contratación por Consulta de Precios, esto se debe a que la Dirección de Adquisición y
Servicios no cumplió con los procesos de adquisición de bienes establecidos en la Ley que rige la
materia, lo que no permitió garantizar los principios de legalidad, transparencia, honestidad,
eficiencia, igualdad y competencia, principios básicos que deben cumplirse en la Administración
Pública.
El “Informe de Recomendación”, del Concurso Cerrado N° CC-FSEG-006-2012, para la “Adquisición
de Neumáticos para Vehículos y Motos para la Comandancia de Policía del Estado Carabobo”, de
fecha 26 de octubre de 2012, no posee el sello de la Comisión de Contrataciones de la Fundación
indicando como aprobado y sólo está firmado por uno de sus miembros, en representación del área
técnica. Falta de mecanismos de control interno, vinculados con la tramitación de documentos que
conforman el proceso de contratación, que permitan verificar que los procedimientos se estén
realizando de forma oportuna y ajustada a la normativa legal vigente, afectando en consecuencia que
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la información allí plasmada sea auténtica y veraz.
En revisión efectuada a los comprobantes de egresos y órdenes de pago, asociadas a la muestra,
mediante la cual la Fundación autoriza la cancelación de suministros de insumos, bienes, servicios y
otros, se evidenció que las órdenes de pagos giradas por estos conceptos no indican la imputación
presupuestaria respectiva, el proyecto o acción centralizada, así como, el correspondiente ejercicio
fiscal. Situación que se debe a la inexistencia de efectivos mecanismos de supervisión, control y
seguimiento relacionados con el procesamiento y elaboración de los documentos, lo cual dificulta el
control, evaluación y seguimiento de los diferentes procedimientos presupuestarios por parte de la
Fundación.
Suscripción del contrato N° FSEG-02-006-2012, con la Cooperativa Sercoop 800, L.S., para la
“Adquisición de 40 motos patrulla todo terreno y 10 camiones de orden público con planta eléctrica
(punto de control policial), para la prestación del servicio de seguridad ciudadana, año 2012”, por un
monto de Ocho millones setecientos cincuenta mil bolívares con cero céntimos (Bs. 8.750.000,00), de
los cuales, debido a la disponibilidad presupuestaria existente para el momento de la celebración del
contrato, solo se procedió a contratar cuarenta (40) motos y cinco (5) camiones, evidenciándose lo
siguiente:
a) Para la fecha de la actuación fiscal (octubre 2013), la Fundación no había recibido tres (03) de los
cinco (05) camiones adquiridos mediante el contrato respectivo. Sobre el particular, se dejó
constancia en Acta Fiscal N° AF/DCAD/04-11-13/03, de fecha 25 de septiembre de 2013.
b) La Fundación no aplicó la Cláusula Penal correspondiente al retraso en la entrega de los tres (3)
camiones de orden público con planta eléctrica (punto de control policial), los cuales a la fecha de la
actuación fiscal (octubre 2013), no habían sido entregados, por lo que el monto de la cláusula
asciende a la cantidad de Sesenta un mil doscientos cincuenta bolívares con cero céntimos (Bs.
61.250,00), así como tampoco se aplicó el procedimiento de rescisión del contrato.
c) No se ha amortizado el 22,29%, del anticipo otorgado, a la fecha de la presente actuación fiscal
(octubre 2013), no obstante, habiendo transcurrido 10 meses y 13 días exactamente desde la primera
entrega de los bienes, (18 de diciembre de 2012), la Fundación no ha ejercido o activado acción
alguna.
Tales situaciones, son causadas por no contar con mecanismos de supervisión, seguimiento y
diligencias oportunas de la ejecución del contrato, por parte de la Dirección de Adquisiciones Suministros y Consultoría Jurídica, al no tomar las acciones necesarias para gestionar ante la
empresa. Lo que trae como consecuencia que la Fundación haya dejado de cumplir con el servicio
programado de la seguridad ciudadana y un eventual daño al patrimonio del Estado Carabobo.
En la inspección in situ efectuada en fecha 16 de octubre de 2013, a los bienes adquiridos según
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Contrato N° FSEG-02-006-2012, en el área de Transporte de la Comandancia General de la Policía
del Estado Carabobo, se evidenció:
a) De veinte (20) motos a inspeccionar, solo concurrieron quince (15), de las cuales trece (13) no
poseen la placa de identificación emitida por el Instituto Nacional de Transporte Terrestre (INTT). Al
respecto se dejó constancia en Acta Fiscal N° AF/DCAD/04-11-13-04 de fecha 16 de octubre de 2013.
b) Los camiones de orden público con planta eléctrica (punto de control policial); presentan deterioro
y desorganización en la parte interna de la cabina trasera o furgón; además se encuentran sin los
implementos que fueron dotados inicialmente, según las especificaciones señaladas en el contrato
supra señalado. De tales aspectos se dejó constancia en Acta Fiscal N° AF/DCAD/04-11-13-04 de
fecha 16 de octubre de 2013.
Hecho que se generó, por debilidades de supervisión, mantenimiento, conservación y vigilancia por
parte de las autoridades competentes encargadas del registro, uso y control de las mencionadas
unidades, en detrimento de los principios de eficiencia, transparencia y responsabilidad que debe
regir la función pública, circunstancia que podría conllevar que sean utilizadas en labores distintas a
las previstas y limitando la optimización y capacidad operativa del cuerpo policial.
CONCLUSIONES
Sobre la base de las observaciones formuladas relacionadas con el proceso de adquisición de
insumos, bienes y servicios aplicado por la Fundación para el Servicio de la Seguridad Ciudadana del
Estado Carabobo (FUNDASEGURIDAD), se concluye que los procedimientos administrativos,
presupuestarios y financieros, ejecutados mediante el Proyecto “Fortalecimiento de los Servicios
Policiales en el Estado Carabobo” presentaron fallas y debilidades de control interno vinculadas con
la ausencia de manuales de normas y procedimientos, fallas en los controles administrativos y
seguimiento de la ejecución de los contratos suscritos, aunado a las debilidades en los registros
presupuestarios que limitan la exactitud y oportunidad de la información generada, asimismo, no
cuentan con un adecuado sistema de archivo de los documentos que conforman los expedientes de
las contrataciones realizadas, ni políticas de conservación y mantenimiento de los vehículos utilizados
en los puntos de control policial.
RECOMENDACIONES
Con base en la importancia de las observaciones y deficiencias señaladas, con el fin de que las
mismas sean atendidas y subsanadas en beneficio de una gestión administrativa, eficiente y eficaz,
que tienda a la optimización de los recursos y a la salvaguarda del patrimonio de la Fundación, este
Órgano de Control recomienda:
Girar las instrucciones necesarias para la adquisición o actualización del Sistema Automatizado de
Administración y Contabilidad Presupuestaria, que garantice el registro oportuno y funcional de las
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operaciones financieras, administrativas y presupuestarias.
Ejercer las acciones administrativas y/o judiciales necesarias y pertinentes en un lapso perentorio a
fin de recuperar el monto de Novecientos setenta y cinco mil bolívares con cero céntimos (Bs.
975.000,00), adeudado por la Cooperativa Sercoop 800 L.S., por concepto de anticipo contractual, el
cual no había sido amortizado, para el momento de la actuación fiscal.
Establecer los mecanismos de control interno necesarios, con la finalidad de que los procedimientos
para la adquisición de bienes y servicios, se adecuen a la normativa legal vigente que regula la
materia; implementando dispositivos de supervisión y seguimiento que coadyuven a garantizar que se
lleven a cabo en atención a los principios de economía, transparencia, honestidad, eficiencia,
igualdad, libre competencia y publicidad, ajustados al principio de legalidad en salvaguarda del
patrimonio público estadal.
Implementar mecanismos y políticas, que permitan realizar supervisiones periódicas a las unidades
de control policial; motos patrulla todo terreno y camiones de orden público, con el objeto de poder
detectar oportunamente cualquier modificación, retraso o desviación en el funcionamiento de las
mismas y así aplicar los correctivos necesarios.
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