Contralora General de la República Dra. Sandra Morelli Rico

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CONTRALORíA
GF:NF.:RAt. DE l.A RF.:PÚ6L1CA
Contralora General de la República
Dra. Sandra Morelli Rico
Contralora Delegada para el Sector Social
Dra. Margarita Jiménez Quintero
Director de Vigilancia Fiscal
Dr. Luis Carlos Pineda Téllez
AUDITORíA AL MINISTERIO DE EDUCACiÓN NACIONAL - MEN
PROYECTO DE MODERNIZACiÓN DE LAS SECRETARíAS TERRITORIALES
DE EDUCACiÓN - STE
Memorando de Asignación No.: 20111E55262 de Septiembre 9 de 2011
Fecha de inicio de la actuación:
Septiembre 12 de 2011
Fecha de terminación:
Diciembre 16 de 2011
Supervisora:
Claudia Isabel Berbeo Nocua
Responsable de Auditoría:
Rafael Eduardo Gelves Rangel
Equipo auditor:
Diana Catalina Valencia Londoño
Rosa Helena Tirado Ochoa
Rosalba Gil Caicedo
Jorge Luis Arrieta Consuegra
I
J
Carrera 10 No, 19 - 64 P. 10 Bogotá, D.C., Colombia. www.contraloriagen.gov.co
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CONTRALORíA
GENERAL
DE LA RF.:?ÚSLlCA
Tabla de Contenido
Página
1. CARTA DE CONCLUSIONES
3
2. RESUL TADOS DE LA AUDITORíA
5
2.1. GESTiÓN
5
2.2. ASPECTOS PRESUPUESTALES
8
2.3. SISTEMAS DE INFORMACiÓN
9
2.4. CONTRATACiÓN
12
2.5. MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
14
3. ANEXOS. Relación de hallazgos
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CONTRALORíA
OENERA.L
DI!: LA
REPÚBLICA
Doctora
MARíA FERNANDA CAMPO SAAVEDRA
Ministra
MINISTERIO DE EDUCACiÓN NACIONAL
Bogotá D. C.
La Contraloría General de la República - CGR -, con fundamento en las facultades
otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría al
Ministerio de Educación Nacional - MEN, en relación con los resultados de la
gestión adelantada por el Ministerio frente al Proyecto de Modernización de las
Secretarías Territoriales de Educación - STE -, a través de la evaluación de los
principios de la gestión fiscal de eficiencia y eficacia con que administró los
recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en el proceso
examinado.
El proceso auditor se realizó con sujeción a la Guía de Auditoría, adoptada por la
Resolución No. 6368 de 2011 expedida por la Contralora General de la República;
fijando su alcance y modalidad de manera posterior y selectiva, mediante
Memorando de Asignación No. 20111E55262 de septiembre 9 de 2011, el cual fue
notificado a usted mediante comunicación 2011 EE70372 de septiembre 12 de
2011.
Acorde con dicho Memorando, el alcance de la auditoría se vincula a la valoración
integral de la Gestión del MEN en cuanto al desarrollo del Proyecto de
Modernización de las Secretarías Territoriales de Educación - STE -, desde su
inicio, conforme al plan de trabajo diseñado y debidamente aprobado.
Es responsabilidad de su Despacho el contenido de la información suministrada
por la Entidad. La responsabilidad de la Contraloría General de la República
consiste en producir un informe que contenga el concepto sobre el examen
practicado.
La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental
colombianas (NAGC) compatibles con las normas internacionales de auditoría (NIA) Y con políticas y procedimientos prescritos por la CGR. La auditoría incluye
examinar, sobre una base selectiva, la evidencia que soporta los resultados de la
entidad y el cumplimiento de las disposiciones legales.
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CONTRALORíA
CENERAI..
DE
LA. A:F.PÚBL.ICA
Las observaciones de auditoría se dieron a conocer a la entidad dentro del
desarrollo de la misma mediante oficio 2011 EE91138 de 29-11-2011; la respuesta
de la administración fue analizada y se incorporó al presente informe, aquello que
se consideró necesario.
EVALUACION DE GESTiÓN Y RESULTADOS
El concepto sobre la gestión adelantada en el Proyecto de Modernización de las
Secretarías Territoriales de Educación, no cumple satisfactoriamente con los
principios de la gestión fiscal del Estado: Eficiencia, economía y eficacia, como
consecuencia de los hechos que se encuentran descritos en este informe,
hallazgos tanto de la gestión del MEN, como de los Entes Territoriales, quienes
son los responsables de la operación, mantenimiento y socialización del proyecto.
Sobre este particular, y entendida la parte de responsabilidad que le corresponde
a los entes territoriales frente al desarrollo del proyecto, no se puede desligar el
Ministerio de Educación Nacional como ente rector del sector y desde el punto de
vista de las responsabilidades que le son propias, determinadas en especial
mediante el Decreto 5012 de 2009, por el cual se modifica la estructura del MEN y
se determinan los objetivos y las funciones de sus dependencias.
RELACiÓN DE HALLAZGOS
En desarrollo de la presente auditoría, se establecieron diez (10) hallazgos
administrativos, de los cuales dos (2) tienen presunto alcance disciplinario (Nos. 7
y 8); los cuales serán trasladados ante la autoridad competente, dos (2) para
indagaciones preliminares (Nos. 5 y 9) Y un (1) Proceso Administrativo
Sancionatorio (No. 3)
Bogotá, D. C,
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Del gada para el Sector Social
Director de Vigilancia Fiscal, Luis carlo~eda
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Supervisora, Claudia Berbeo Nocua
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2. RESULTADOS
DE LA AUDITORíA
Se presentan los resultados detallados de la Calificación de la gestión y resultados
de acuerdo con la metodología prevista con los comentarios respectivos. Es
importante resaltar que las Secretarías Territoriales de Educación de Bogotá y
Medellín, a pesar de encontrarse certificadas y formar parte del grupo de
secretarías más grandes del país, no ingresaron al proyecto y manejan sus
propios sistemas de información.
2.1 GESTiÓN
Hallazgo 1. Planeación
(A)
El proyecto de modernización, tenía un horizonte de ejecución que en la mayoría
de los casos se fijó en catorce (14) meses, buena parte suscritos en el año 2003,
evidenciándose la falta de planificación y/o conocimiento suficiente del entorno en
el cual se adelantaría el proyecto, que sustentara la ejecución del mismo en las
condiciones de tiempo y modo inicialmente planteadas.
Ocho años después del inicio formal del proyecto, en aquellos casos en que se ha
surtido la liquidación de los convenios, se encuentran deficiencias en la
implementación y operación de productos, en especial en relación con los
sistemas de información, sin que se tenga claridad acerca de la evolución y
resultados en el corto yen el mediano plazo.
Hallazgo 2. Tercerización
del proyecto
(A)
Tratándose de una actividad misional de tanto impacto sectorial, que vincula una
importante suma de recursos, se hace notorio el hecho de que en la práctica, la
(() gerencia y gestión del proyecto se delegó en manos de terceros contratistas, con
'el agravante de que el seguimiento y monitoreo de los mismos, se observa
deficiente, al verificar las limitaciones o inexistencia de soportes documentales,
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que sustenten tanto los reportes de gestión por parte de los contratistas, como el
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seguimiento hecho a los mismos por parte del MEN.
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OENERA.L
OE
LA.
REPÚBLICA
El proyecto está totalmente tercerizado tanto en el MEN como en las STE y a
pesar de que este se encuentra bajo la responsabilidad de la Secretaría General
del MEN, es la firma Consultoría Estratégica Integral S.A, - Ceinte S.A. - y sus
empleados quienes han actuado como gestores responsables del proyecto,
reconocidos ante las STE como funcionarios del Ministerio; en ningún momento,
en el proceso de ejecución se hace alusión a las decisiones de Ceinte S.A. en su
calidad de contratista.
Las STE, tienen vinculado personal mediante la figura de contratación de
servicios, incluyendo a los gerentes y líderes funcionales de los sistemas de
información, personal que puede ser removido por la administración que inicia a
partir de 2012, lo que ha impactado negativamente el avance del proyecto, ante la
condición de inestabilidad de aquel, pérdida de capacitación y conocimiento, lo
que impide la socialización, apropiación y consolidación necesarias del personal y
genera riesgo en su sostenibilidad.
Hallazgo 3 Información del proyecto (A- PAS)
A pesar de que la CGR, realizó auditoría al Programa Nuevo Sistema Escolar PNSE -, en vigencias pasadas, (Crédito BID 1202/0C/CO), el actual proceso
auditor se limitó exclusivamente a los recursos asignados al Proyecto de
Modernización de Secretarías Territoriales de Educación - STE, del cual, de
acuerdo a la información suministrada por la Subdirectora Financiera del MEN, no
se encuentra dentro del PNSE la desagregación por este concepto - proyecto
auditado -, que permitiera al equipo auditor verificar los libros suministrados en
medio físico frente a la información financiera recibida en medio magnético.
En el desarrollo de las actividades del proyecto, no se evidencia una clara
diferenciación de actividades a cargo de los contratistas financiados por el
Ministerio de Educación, los contratistas
de Ceinte S.A. y los de la Fiducia,
situación que dificulta la aplicación de controles sobre las acciones que se están
desarrollando, en relación con los objetivos del proyecto.
El MEN reporta a la CGR, una contratación efectuada en desarrollo del proyecto
de modernización, por valor de $51.969 millones, de los cuales el MEN financia
$45.211 millones; de la misma manera reporta una ejecución presupuestal del
proyecto, que asciende a $106.775 millones, (de conformidad con el archivo final
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Oe:~ERAL
DE
LA
RE"ÚeLICA
consolidado de ejecución presupuestal enviado por la Oficina de Control Interno, el
17 de noviembre de 2011 ); sin embargo en su respuesta el MEN argumenta que la
ejecución presupuestal
asciende a $113.629 millones, incoherencias
que
afectaron el normal desarrollo y el alcance del proceso auditor, impidieron una
evaluación adecuada evidenciando la falta de monitoreo, seguimiento y control por
parte de la dependencia encargada del proyecto.
La observación se ajusta con el objetivo de integrar estos preceptos al concepto
del manejo "global" del proyecto, dado que no solo se refiere a la contabilidad
sino también a su gestión y a su manejo financiero, lo que dificulta la aplicación
de mecanismos de control y seguimiento de los recursos invertidos en el proyecto
en relación a los productos o resultados obtenidos con la implementación de este.
la CGR evidenció inconsistencias en la información reportada en el SIIF, STONE,
SSP Y SIGOB, ya sea por errores de digitación o por diferencias en los parámetros
de organización, que dificultan las labores de seguimiento.
El proyecto no cuenta con un sistema de seguimiento por parte del Ministerio, que
permita identificar a la fecha, los recursos invertidos en cada uno de los cinco
componentes (Gente y Cultura, Sistemas de Información, Procesos, Reingeniería
y Productos y Servicios), situación que limita la ejecución de acciones de control.
Igualmente las reuniones de seguimiento realizadas al proyecto de modernización
(archivo pdf) no dan cuenta del desarrollo, ni permiten verificar la trazabilidad entre
las actividades contratadas, frente al avance en cada uno de los componentes.
Finalmente y con relación al suministro de la información en materia contractual,
se observó que el mismo fue inoportuno, excediendo los términos señalados, tanto
en relación con las bases de datos, como respecto de la entrega física de las
carpetas, pues no fueron reportados o no se informó la existencia de la totalidad
de los contratos en los términos requeridos en oficio CDSS-MEN-STE-001,
recibido por el Ministerio el día 15 de septiembre de 2011, en donde se solicitó la
relación de la contratación suscrita en desarrollo del proyecto (entendiéndose que
se trataba de la totalidad), misma que fue suministrada tardíamente, en dos bases
de datos separadas y en las cuales no se incluyeron todos los contratos.
Al comparar la base de datos mencionada, se observan 201 beneficiarios no
incluidos en ninguna de las dos bases de datos de contratación recibidas
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REPÚBLICA
previamente y pese a que el MEN en su respuesta manifiesta que ".... no todos los
nunca se entregó la base de
datos consolidada de contratación solicitada al inicio del proceso auditor.
pagos se derivaban de un contrato, sino a pagos directos .... ",
Cabe resaltar lo manifestado en el Dictamen del Informe de Auditoría Especial al
préstamo 1202 OC/CO vigencia 2008, en cuanto al " ... suministro inoportuno de la
información e inadecuado manejo de la misma respecto a su integralidad ... ", y en
correspondiente a la vigencia 2009, en el que se observaron deficiencias en el
Sistema de Control Interno (. ..) respecto al registro, procesamiento, y presentación
de la información financiera en forma consistente.
En el trabajo de auditoría se presentó como limitación, el lento suministro de la
información, que afectó las posibilidades de evaluación y el alcance de la
auditoría, lo cual evidenció, la falta de mecanismos de seguimiento, monitoreo y
control, estructurados desde el inicio del proyecto por parte del MEN frente al
proceso auditado, y razón por la cual, la CGR adelantará un Proceso
Administrativo sancionatorio.
2.2. ASPECTOS PRESUPUESTALES
Hallazgo 4 Información
territoriales (A)
presupuestal
y Ejecución
recursos
entidades
Comparada la información de ejecución presupuestal de las entidades territoriales,
reportada en la respuesta de la entidad, frente a la información soportada en el
archivo "EJECUCION PRESUPUESTAL
MODERNIZACiÓN"
entregado como
informe consolidado del proyecto por parte del MEN, en desarrollo del proceso
auditor, se presentan diferencias por $514,2.millones las cuales ratifican las
deficiencias en los reportes de información y los controles sobre esta.
El
Amazonas
Buaa
Chía
Jamundi
Mosquera
Pooaván
Santander
Tunia
Ejecución pptal
reportada
(Archivo Nov
17/2011)
104
155
357
278
304
274
289
245
Valor comprometido
en contratos
(Respuesta MEN)
Diferencias
218
229
340
340
340
340
375
340
114
74
(17)
62
36
66
86
65
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DE
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YODal
Ejecución pptal
reportada
(Archivo Nov
17/2011)
96
Valor comprometido
en contratos
(Respuesta MEN)
124
TOTAL
Diferencias
28
514
....... Valores en mittones de pesos
La información presupuestal se encuentra incompleta, no incluye el presupuesto
de reservas, cuentas por pagar y otros factores que afectan el presupuesto e
inciden en las causaciones de los gastos por los cuales se realiza el pago.
2.3. SISTEMAS DE INFORMACiÓN
Hallazgo 5 Sistemas de Información (lP-A)
El artículo 37 de la Ley 489 de 1998 indica que los "sistemas de información de los
organismos y entidades de la Administración Pública servirán de soporte al cumplimiento de su
misión, objetivos y funciones, darán cuenta del desempeño institucional y facilitarán la evaluación
de la gestión pública a su interior así como, a la ciudadanía en general. [. ..].
Los convenios suscritos en el marco del Proyecto de Modernización, entre el MEN
y las Secretarías Territoriales de Educación, entre otros compromisos, mencionan
los siguientes:
Por parte del MEN
• Apoyar la definición de estrategias, métodos y procedimientos que se utilizarán
para lograr la modernización de las STE
• Orientar y concertar técnica y metodológicamente las acciones y actividades
necesarias para el cumplimiento del objeto del convenio
• Apoyar técnicamente la ejecución del proyecto
• Realizar seguimiento al proyecto
Por parte de las STE
• Ejecutar el proyecto con el fin de optimizar la administración del servicio
educativo de su jurisdicción.
• Definir y aplicar las estrategias, métodos y procedimientos que se requieran
para lograr la trasformación de la gestión educativa.
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CE 1.." REPÚBLICA
Así, en los cinco aplicativos revisados, constitutivos del componente Sistemas de
Información del Proyecto de Modernización, se observaron y comprobaron in situ,
diferentes niveles de inconsistencias, de acuerdo con lo evaluado en las visitas
realizadas a varias STE a través de las pruebas de auditoría efectuadas, ratificado
por los respectivos líderes funcionales.
Los sistemas SIMAT, HUMANO y SAC se encuentran funcionando en la mayoría
de las STE visitadas y los funcionarios manifestaron que, pese a las deficiencias
detectadas, dichos aplicativos han sido de ayuda para la organización y agilidad
de los respectivos procesos.
Existen tres aplicativos: el Sistema de Gestión de la Calidad Educativa (SIGCE), el
Sistema de Gestión y Control Financiero (SGCF), y el HUMANO que no están
operando en su totalidad, además de otras debilidades encontradas relacionadas,
a saber:
Sistema de Gestión y Control Financiero (SGCF)
•
El objetivo del sistema SGCF de "apoyar la gestión y el control de las finanzas de las
SE, con indicadores, manejo de proyecciones y reportes que permiten analizar la información
de apoyo a la toma de decisiones en las tareas de planeación, ejecución y control de los
recursos para la educación provenientes del SGP y otras fuentes", no se ha cumplido,
•
•
pues la información cargada en el sistema es incompleta y atrasada lo cual no
permite hacer seguimiento, ni tomar decisión alguna sobre la situación actual
de los entes territoriales.
Para su funcionamiento, el sistema requiere el registro de la información
presupuestal,
contable y de tesorería, proveniente de otros sistemas
manejados por las Secretarías de Hacienda de los entes territoriales, con los
cuales no está articulado y es necesario, en algunos casos, el registro manual
y en otros, completar la información de los archivos planos generados para
registrarla, con el riesgo de introducir errores.
Se presentaron errores en las STE de Montería, Chía, Fusagasugá y Tunja, al
ingresar a la opción de "Captura Unificada de Formatos", por la no disponibilidad del
servidor de aplicación, aparte de que la información cargada hasta el momento
de la visita no permitió mostrar el estado real de la situación de las STE en la
parte presupuestal, contable y de tesorería por su retraso en el cargue, o por la
calidad de la información proveniente de los aplicativos de la Secretaría de
Hacienda o por el escaso conocimiento del sistema que tienen los funcionarios,
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además de que el cargue de información lo estaba realizando el proveedor
directamente, por las pruebas de una nueva versión.
Si bien es cierto que la calidad y la oportunidad de la información cargada en el
sistema es responsabilidad de las STE, también es cierto que se presentan
dificultades en dicho cargue por la diversidad de sistemas transaccionales
existentes en las Secretarías de Hacienda Territoriales, en los cuales la
información no está desagregada con el nivel de detalle que requiere el SGCF,
a lo cual se agrega la dificultad técnica de desarrollar una interface única que
automatice el cargue de los datos.
Sistema de Gestión de la Calidad Educativa - SIGCE
La problemática expuesta por los funcionarios sobre este sistema, y verificada por
el equipo auditor, se refiere a que, de los cuatro (4) módulos implementados, sólo
están utilizando tres (3): Referentes de Calidad, Proyecto Educativo Institucional
PEI y, en algunas STE, Plan de Mejoramiento Institucional PMI; además, varios
establecimientos educativos de la STE de Fusagasugá, se han quejado, ante la
entidad territorial, por la dificultad presentada cuando deben modificar un PEI,
pues manifiestan que deben digitarlo todo nuevamente.
HUMANO
El aplicativo se está utilizando en las Secretarías visitadas; sin embargo, se
evidenciaron debilidades y fallas, mediante pruebas in situ, en aspectos como
formulación de conceptos, no generación de los actos administrativos, poca
confiabilidad en la información generada en las certificaciones de tiempo de
servicio de los docentes; baja utilización del módulo de evaluación del desempeño
y no implementación del módulo de salud ocupacional.
Conectividad
En la STE de Boyacá se observaron problemas ya que se les había suspendido la
conectividad por finalización del contrato con el proveedor del data center,
debiendo operar con módem s improvisados y algunos funcionarios utilizaban su
propio servicio de internet móvil para acceso a los aplicativos.
Valoración sistemas de información
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RF.PÚBL.ICA
El MEN no ha realizado la valoración de los sistemas de Información en el
momento de su implementación en cada una de las STE, de conformidad con lo
definido en los convenios de cooperación y asistencia técnica firmados: "CLAÚSULA
SEGUNDA: COMPROMISOS Y APORTES DE LAS PARTES: A) COMPROMISOS DEL
MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL. 7) Implantar los sistemas de información de Matrícula
(SIMAT), Recursos Humanos (HUMANO), Servicio al ciudadano (SAC), Gestión Financiera (SGCF)
y Calidad Educativa (S/GCE), de propiedad del Ministerio, los cuales serán valorizados al
momento de la implementación de acuerdo a las características propias de cada
secretaria .... "(Negrilla fuera de texto)
Considerando que dentro de los valores pactados en las contrataciones no se
discriminan cifras por sistemas, módulos, funcionalidades, casos de uso y que
para poder cuantificar dichos faltantes, debilidades funcionales y técnicas, se
requiere de una labor exhaustiva de valoración de cada uno de los componentes.
Por lo anterior, se dará inicio a una indagación preliminar.
2.4. CONTRATACiÓN
Efectuado el estudio de los contratos seleccionados, se observó:
Hallazgo 6 Gestión Documental (A)
Las carpetas contentivas de los contratos y convenios suministrados a este ente
de control, no se encuentran debidamente foliadas, ordenadas cronológicamente,
ni legajadas de conformidad con la ley de archivo y su normatividad relacionada,
circunstancia que el MEN reconoce en la respuesta dada a las observaciones. Se
dará traslado al Archivo General de la Nación.
Hallazgo 7 Principios de la contratación (O-A)
Con relación a la sociedad Consultoría Estratégica Integral - Ceinte S.A., se
verificó la existencia de siete (7) contratos suscritos con la misma, por valor de
$4.551 Millones - reiterando que esta información fue la reportada en las bases de
datos de contratación y no corresponde a lo informado presupuestalmente -,
realizados bajo la modalidad de contratación directa, siendo este un mecanismo
excepcional, cuya utilización se volvió recurrente. se observa vulneración de los
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LA
REF>ÚBLICA
principios de igualdad, imparcialidad y publicidad de la Función Administrativa. así
como los principios de responsabilidad y transparencia de la Contratación Estatal.
Ceinte S.A., fue constituida como sociedad anónima en diciembre de 2003, no
obstante que como lo manifiesta el MEN en su respuesta, fue fundada "....por medio
de la matrícula 21-302162-01 del 20 de agosto de 2002 como un establecimiento de comercio de
propiedad de una persona natural, el señor Luis Guillermo Gómez, quien ejercía su actividad
comercial y empresarial de forma independiente ..... ", iniciando su vinculación contractual
con el MEN en mayo de 2004, situación que demuestra como persona jurídica
contratista del MEN, la falta de experiencia que tenía en dicho tiempo, es decir,
menos de dos años y teniendo en cuenta la magnitud y trascendencia del
proyecto. Inclusive hasta la vigencia 2010, el contratista reportó un capital
autorizado, suscrito y pagado de solo $3 Millones y no obstante, contrató por la
suma enunciada anteriormente, constituyendo un riesgo para la entidad estatal
frente a la posible debilidad financiera y económica para la atención adecuada de
las obligaciones contractuales. Hallazgo con presunto alcance disciplinario.
Hallazgo 8 Contrato
número 414 de 2008 (O-A)
Suscrito con Proes S.A Ingenieros Consultores, en el cual se suscribe el contrato
con el fin de implantar unos procesos en Boyacá y después se adiciona para
implantar otros más, los cuales no están conforme a la convocatoria del concurso
de méritos, ni expresados en el contrato mismo, lo que deduce falta de planeación
ya que no se efectúan los estudios pertinentes en la fase precontractual, toda vez
que se procedió a adicionar el valor del contrato con el fin de transformar su
esencia, sin modificar la cláusula que contemplaba el objeto contractual
Circunstancia que el propio MEN en su respuesta. Hallazgo con presunto alcance
disciplinario.
Hallazgo 9 Objetos contractuales
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(IP A)
En los objetos de los contratos 481 de 2008, 414 de 2009, 716 de 2009, pese a
que se modifiquen o adicionen términos y/o aspectos técnicos, en esencia
corresponden a los mismos objetos, involucran fines similares y se realizan
actividades que se surten en repetidas entidades territoriales, como por ejemplo
Boyacá, respecto al 481 y 414 Y Barrancabermeja, Floridablanca y Bucaramanga
en el 414 y 716. Además en el contrato 481/08, la Zona 3 está definida como
Centro Oriente y contempla unos municipios y en el 716/09 definen la Zona 2
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como Costa Norte-Centro Oriente y comprende, entre otros, los mismos
municipios de la mencionada Zona 3, con la homogeneidad de objetos ya
planteada y la eventual duplicidad de la contratación, para un mismo objeto.
El
MEN en su respuesta a las observaciones así lo reconoce. Se dará inicio a una
indagación preliminar.
2.5. MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
Hallazgo 10 Seguimiento y monitoreo (A)
Se entiende por supervisión el conjunto de funciones desempeñadas, para llevar a
cabo
el
control,
seguimiento
y
apoyo
en
el
desarrollo
de
un
proyecto/proceso/actividad,
para asegurar su correcta ejecución y cumplimiento,
dentro de los términos establecidos en la planeación y las normas vigentes sobre
la materia. Corresponde por tanto a una responsabilidad que tiene el propósito de
asegurar el máximo cumplimiento, los objetivos de la función administrativa y la
satisfacción de los intereses de la Entidad, mediante la obtención del fin
perseguido, independientemente de la interventoría contratada.
Frente a la actuación de la Oficina de Control Interno, el único informe que hace
referencia
al proyecto,
denominado
"INFORME
DE EVALUACION
DE
PROYECTOS ESTRA TÉGICOS DE CONTROL INTERNO", se limita a un
seguimiento de la ejecución presupuestal de manera consolidada.
Finalmente, en cuanto a la evidencia mencionada en la respuesta a las
Observaciones,
"Anexo magnético
"HISTÓRICO
DE REUNIÓNES
PROYECTO DE
MODERNIZACIÓN.pdf",
el mismo consiste en una mera lista o relación de reuniones
agendadas, sin que se soporte su celebración, desarrollo y conclusiones mediante
las respectivas actas o ayudas de memoria.
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OE;NERAL
OE
LA
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3. ANEXOS
Matriz de Hallazgos
Ministerio de Educación Nacional
Proyecto de Modernización
No.
Descripción Hallazgo
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Sistemas de Información
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Objetos Contractuales
7
Vulneración de Principios dela
contratación
Contrato No. 414 de 2008
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3
de Secretarias Territoriales de Educación-STE
Planeación
T ercerización del Proyecto
Información presupuestal y ejecución
recursos entidades territoriales
Gestión documental
F
IP
D
x
x
x
x
de
P
A
PAS
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
S~uimiento y monitoreo
Información del proyecto
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Observaciones
Se comunica al
Archivo General
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