® . , \ , CONTRALORíA GF:NF.:RAt. DE l.A RF.:PÚ6L1CA Contralora General de la República Dra. Sandra Morelli Rico Contralora Delegada para el Sector Social Dra. Margarita Jiménez Quintero Director de Vigilancia Fiscal Dr. Luis Carlos Pineda Téllez AUDITORíA AL MINISTERIO DE EDUCACiÓN NACIONAL - MEN PROYECTO DE MODERNIZACiÓN DE LAS SECRETARíAS TERRITORIALES DE EDUCACiÓN - STE Memorando de Asignación No.: 20111E55262 de Septiembre 9 de 2011 Fecha de inicio de la actuación: Septiembre 12 de 2011 Fecha de terminación: Diciembre 16 de 2011 Supervisora: Claudia Isabel Berbeo Nocua Responsable de Auditoría: Rafael Eduardo Gelves Rangel Equipo auditor: Diana Catalina Valencia Londoño Rosa Helena Tirado Ochoa Rosalba Gil Caicedo Jorge Luis Arrieta Consuegra I J Carrera 10 No, 19 - 64 P. 10 Bogotá, D.C., Colombia. www.contraloriagen.gov.co :: ® , ,, ¡ , CONTRALORíA GENERAL DE LA RF.:?ÚSLlCA Tabla de Contenido Página 1. CARTA DE CONCLUSIONES 3 2. RESUL TADOS DE LA AUDITORíA 5 2.1. GESTiÓN 5 2.2. ASPECTOS PRESUPUESTALES 8 2.3. SISTEMAS DE INFORMACiÓN 9 2.4. CONTRATACiÓN 12 2.5. MECANISMOS DE CONTROL INTERNO 14 3. ANEXOS. Relación de hallazgos 15 Carrera 10 No. 19 - 64 P. 10 Bogotá, D.C., Colombia. www.contraloriagen.gov.co CONTRALORíA OENERA.L DI!: LA REPÚBLICA Doctora MARíA FERNANDA CAMPO SAAVEDRA Ministra MINISTERIO DE EDUCACiÓN NACIONAL Bogotá D. C. La Contraloría General de la República - CGR -, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría al Ministerio de Educación Nacional - MEN, en relación con los resultados de la gestión adelantada por el Ministerio frente al Proyecto de Modernización de las Secretarías Territoriales de Educación - STE -, a través de la evaluación de los principios de la gestión fiscal de eficiencia y eficacia con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en el proceso examinado. El proceso auditor se realizó con sujeción a la Guía de Auditoría, adoptada por la Resolución No. 6368 de 2011 expedida por la Contralora General de la República; fijando su alcance y modalidad de manera posterior y selectiva, mediante Memorando de Asignación No. 20111E55262 de septiembre 9 de 2011, el cual fue notificado a usted mediante comunicación 2011 EE70372 de septiembre 12 de 2011. Acorde con dicho Memorando, el alcance de la auditoría se vincula a la valoración integral de la Gestión del MEN en cuanto al desarrollo del Proyecto de Modernización de las Secretarías Territoriales de Educación - STE -, desde su inicio, conforme al plan de trabajo diseñado y debidamente aprobado. Es responsabilidad de su Despacho el contenido de la información suministrada por la Entidad. La responsabilidad de la Contraloría General de la República consiste en producir un informe que contenga el concepto sobre el examen practicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental colombianas (NAGC) compatibles con las normas internacionales de auditoría (NIA) Y con políticas y procedimientos prescritos por la CGR. La auditoría incluye examinar, sobre una base selectiva, la evidencia que soporta los resultados de la entidad y el cumplimiento de las disposiciones legales. Carrera 10 No. 19 - 64 P. 10 Bogotá, D.C., Colombia. www.contraloriagen.gov.co CONTRALORíA CENERAI.. DE LA. A:F.PÚBL.ICA Las observaciones de auditoría se dieron a conocer a la entidad dentro del desarrollo de la misma mediante oficio 2011 EE91138 de 29-11-2011; la respuesta de la administración fue analizada y se incorporó al presente informe, aquello que se consideró necesario. EVALUACION DE GESTiÓN Y RESULTADOS El concepto sobre la gestión adelantada en el Proyecto de Modernización de las Secretarías Territoriales de Educación, no cumple satisfactoriamente con los principios de la gestión fiscal del Estado: Eficiencia, economía y eficacia, como consecuencia de los hechos que se encuentran descritos en este informe, hallazgos tanto de la gestión del MEN, como de los Entes Territoriales, quienes son los responsables de la operación, mantenimiento y socialización del proyecto. Sobre este particular, y entendida la parte de responsabilidad que le corresponde a los entes territoriales frente al desarrollo del proyecto, no se puede desligar el Ministerio de Educación Nacional como ente rector del sector y desde el punto de vista de las responsabilidades que le son propias, determinadas en especial mediante el Decreto 5012 de 2009, por el cual se modifica la estructura del MEN y se determinan los objetivos y las funciones de sus dependencias. RELACiÓN DE HALLAZGOS En desarrollo de la presente auditoría, se establecieron diez (10) hallazgos administrativos, de los cuales dos (2) tienen presunto alcance disciplinario (Nos. 7 y 8); los cuales serán trasladados ante la autoridad competente, dos (2) para indagaciones preliminares (Nos. 5 y 9) Y un (1) Proceso Administrativo Sancionatorio (No. 3) Bogotá, D. C, ~NEZ QUINTERO Del gada para el Sector Social Director de Vigilancia Fiscal, Luis carlo~eda TéllezB· Supervisora, Claudia Berbeo Nocua v Ql...U...l) -z_ . Carrera 10 No. 19 - 6:t1 P. 10 Bogotá, D.C., Colombia. www.contraloriagen.gov.co CONTRALORíA OENE""L OE l.A Re:,.ÚSLlCA 2. RESULTADOS DE LA AUDITORíA Se presentan los resultados detallados de la Calificación de la gestión y resultados de acuerdo con la metodología prevista con los comentarios respectivos. Es importante resaltar que las Secretarías Territoriales de Educación de Bogotá y Medellín, a pesar de encontrarse certificadas y formar parte del grupo de secretarías más grandes del país, no ingresaron al proyecto y manejan sus propios sistemas de información. 2.1 GESTiÓN Hallazgo 1. Planeación (A) El proyecto de modernización, tenía un horizonte de ejecución que en la mayoría de los casos se fijó en catorce (14) meses, buena parte suscritos en el año 2003, evidenciándose la falta de planificación y/o conocimiento suficiente del entorno en el cual se adelantaría el proyecto, que sustentara la ejecución del mismo en las condiciones de tiempo y modo inicialmente planteadas. Ocho años después del inicio formal del proyecto, en aquellos casos en que se ha surtido la liquidación de los convenios, se encuentran deficiencias en la implementación y operación de productos, en especial en relación con los sistemas de información, sin que se tenga claridad acerca de la evolución y resultados en el corto yen el mediano plazo. Hallazgo 2. Tercerización del proyecto (A) Tratándose de una actividad misional de tanto impacto sectorial, que vincula una importante suma de recursos, se hace notorio el hecho de que en la práctica, la (() gerencia y gestión del proyecto se delegó en manos de terceros contratistas, con 'el agravante de que el seguimiento y monitoreo de los mismos, se observa deficiente, al verificar las limitaciones o inexistencia de soportes documentales, f'..~'I/ que sustenten tanto los reportes de gestión por parte de los contratistas, como el V~ seguimiento hecho a los mismos por parte del MEN. jí Carrera 10 No. 19 - 64 P. 10 Bogotá, D.C., Colombia. 5 www.contraloriagen.gov.co CONTRALORíA OENERA.L OE LA. REPÚBLICA El proyecto está totalmente tercerizado tanto en el MEN como en las STE y a pesar de que este se encuentra bajo la responsabilidad de la Secretaría General del MEN, es la firma Consultoría Estratégica Integral S.A, - Ceinte S.A. - y sus empleados quienes han actuado como gestores responsables del proyecto, reconocidos ante las STE como funcionarios del Ministerio; en ningún momento, en el proceso de ejecución se hace alusión a las decisiones de Ceinte S.A. en su calidad de contratista. Las STE, tienen vinculado personal mediante la figura de contratación de servicios, incluyendo a los gerentes y líderes funcionales de los sistemas de información, personal que puede ser removido por la administración que inicia a partir de 2012, lo que ha impactado negativamente el avance del proyecto, ante la condición de inestabilidad de aquel, pérdida de capacitación y conocimiento, lo que impide la socialización, apropiación y consolidación necesarias del personal y genera riesgo en su sostenibilidad. Hallazgo 3 Información del proyecto (A- PAS) A pesar de que la CGR, realizó auditoría al Programa Nuevo Sistema Escolar PNSE -, en vigencias pasadas, (Crédito BID 1202/0C/CO), el actual proceso auditor se limitó exclusivamente a los recursos asignados al Proyecto de Modernización de Secretarías Territoriales de Educación - STE, del cual, de acuerdo a la información suministrada por la Subdirectora Financiera del MEN, no se encuentra dentro del PNSE la desagregación por este concepto - proyecto auditado -, que permitiera al equipo auditor verificar los libros suministrados en medio físico frente a la información financiera recibida en medio magnético. En el desarrollo de las actividades del proyecto, no se evidencia una clara diferenciación de actividades a cargo de los contratistas financiados por el Ministerio de Educación, los contratistas de Ceinte S.A. y los de la Fiducia, situación que dificulta la aplicación de controles sobre las acciones que se están desarrollando, en relación con los objetivos del proyecto. El MEN reporta a la CGR, una contratación efectuada en desarrollo del proyecto de modernización, por valor de $51.969 millones, de los cuales el MEN financia $45.211 millones; de la misma manera reporta una ejecución presupuestal del proyecto, que asciende a $106.775 millones, (de conformidad con el archivo final Carrera 10 No. 19 - 64 P. 10 Bogotá, D.C., Colombia. www.contraloriagen.gov.co 6 CONTRALORíA Oe:~ERAL DE LA RE"ÚeLICA consolidado de ejecución presupuestal enviado por la Oficina de Control Interno, el 17 de noviembre de 2011 ); sin embargo en su respuesta el MEN argumenta que la ejecución presupuestal asciende a $113.629 millones, incoherencias que afectaron el normal desarrollo y el alcance del proceso auditor, impidieron una evaluación adecuada evidenciando la falta de monitoreo, seguimiento y control por parte de la dependencia encargada del proyecto. La observación se ajusta con el objetivo de integrar estos preceptos al concepto del manejo "global" del proyecto, dado que no solo se refiere a la contabilidad sino también a su gestión y a su manejo financiero, lo que dificulta la aplicación de mecanismos de control y seguimiento de los recursos invertidos en el proyecto en relación a los productos o resultados obtenidos con la implementación de este. la CGR evidenció inconsistencias en la información reportada en el SIIF, STONE, SSP Y SIGOB, ya sea por errores de digitación o por diferencias en los parámetros de organización, que dificultan las labores de seguimiento. El proyecto no cuenta con un sistema de seguimiento por parte del Ministerio, que permita identificar a la fecha, los recursos invertidos en cada uno de los cinco componentes (Gente y Cultura, Sistemas de Información, Procesos, Reingeniería y Productos y Servicios), situación que limita la ejecución de acciones de control. Igualmente las reuniones de seguimiento realizadas al proyecto de modernización (archivo pdf) no dan cuenta del desarrollo, ni permiten verificar la trazabilidad entre las actividades contratadas, frente al avance en cada uno de los componentes. Finalmente y con relación al suministro de la información en materia contractual, se observó que el mismo fue inoportuno, excediendo los términos señalados, tanto en relación con las bases de datos, como respecto de la entrega física de las carpetas, pues no fueron reportados o no se informó la existencia de la totalidad de los contratos en los términos requeridos en oficio CDSS-MEN-STE-001, recibido por el Ministerio el día 15 de septiembre de 2011, en donde se solicitó la relación de la contratación suscrita en desarrollo del proyecto (entendiéndose que se trataba de la totalidad), misma que fue suministrada tardíamente, en dos bases de datos separadas y en las cuales no se incluyeron todos los contratos. Al comparar la base de datos mencionada, se observan 201 beneficiarios no incluidos en ninguna de las dos bases de datos de contratación recibidas Carrera 10 No. 19 - 64 P. 10 Bogotá, D.C., Colombia. www.contraloriagen.gov.co 7 CONTRALORíA CENERAL DE LA REPÚBLICA previamente y pese a que el MEN en su respuesta manifiesta que ".... no todos los nunca se entregó la base de datos consolidada de contratación solicitada al inicio del proceso auditor. pagos se derivaban de un contrato, sino a pagos directos .... ", Cabe resaltar lo manifestado en el Dictamen del Informe de Auditoría Especial al préstamo 1202 OC/CO vigencia 2008, en cuanto al " ... suministro inoportuno de la información e inadecuado manejo de la misma respecto a su integralidad ... ", y en correspondiente a la vigencia 2009, en el que se observaron deficiencias en el Sistema de Control Interno (. ..) respecto al registro, procesamiento, y presentación de la información financiera en forma consistente. En el trabajo de auditoría se presentó como limitación, el lento suministro de la información, que afectó las posibilidades de evaluación y el alcance de la auditoría, lo cual evidenció, la falta de mecanismos de seguimiento, monitoreo y control, estructurados desde el inicio del proyecto por parte del MEN frente al proceso auditado, y razón por la cual, la CGR adelantará un Proceso Administrativo sancionatorio. 2.2. ASPECTOS PRESUPUESTALES Hallazgo 4 Información territoriales (A) presupuestal y Ejecución recursos entidades Comparada la información de ejecución presupuestal de las entidades territoriales, reportada en la respuesta de la entidad, frente a la información soportada en el archivo "EJECUCION PRESUPUESTAL MODERNIZACiÓN" entregado como informe consolidado del proyecto por parte del MEN, en desarrollo del proceso auditor, se presentan diferencias por $514,2.millones las cuales ratifican las deficiencias en los reportes de información y los controles sobre esta. El Amazonas Buaa Chía Jamundi Mosquera Pooaván Santander Tunia Ejecución pptal reportada (Archivo Nov 17/2011) 104 155 357 278 304 274 289 245 Valor comprometido en contratos (Respuesta MEN) Diferencias 218 229 340 340 340 340 375 340 114 74 (17) 62 36 66 86 65 Carrera 10 No. 19 - 64 P. 10 Bogotá, D.C., Colombia. www.contraloriagen.gov.co 8 CONTRALORíA Ot!::NERAL DE LA FtE.PÚI5LICA ET YODal Ejecución pptal reportada (Archivo Nov 17/2011) 96 Valor comprometido en contratos (Respuesta MEN) 124 TOTAL Diferencias 28 514 ....... Valores en mittones de pesos La información presupuestal se encuentra incompleta, no incluye el presupuesto de reservas, cuentas por pagar y otros factores que afectan el presupuesto e inciden en las causaciones de los gastos por los cuales se realiza el pago. 2.3. SISTEMAS DE INFORMACiÓN Hallazgo 5 Sistemas de Información (lP-A) El artículo 37 de la Ley 489 de 1998 indica que los "sistemas de información de los organismos y entidades de la Administración Pública servirán de soporte al cumplimiento de su misión, objetivos y funciones, darán cuenta del desempeño institucional y facilitarán la evaluación de la gestión pública a su interior así como, a la ciudadanía en general. [. ..]. Los convenios suscritos en el marco del Proyecto de Modernización, entre el MEN y las Secretarías Territoriales de Educación, entre otros compromisos, mencionan los siguientes: Por parte del MEN • Apoyar la definición de estrategias, métodos y procedimientos que se utilizarán para lograr la modernización de las STE • Orientar y concertar técnica y metodológicamente las acciones y actividades necesarias para el cumplimiento del objeto del convenio • Apoyar técnicamente la ejecución del proyecto • Realizar seguimiento al proyecto Por parte de las STE • Ejecutar el proyecto con el fin de optimizar la administración del servicio educativo de su jurisdicción. • Definir y aplicar las estrategias, métodos y procedimientos que se requieran para lograr la trasformación de la gestión educativa. Carrera 10 No. 19 - 64 P. 10 Bogotá, D.C., Colombia. 9 www.contraloriagen.gov.co CONTRALORíA CENERA.L CE 1.." REPÚBLICA Así, en los cinco aplicativos revisados, constitutivos del componente Sistemas de Información del Proyecto de Modernización, se observaron y comprobaron in situ, diferentes niveles de inconsistencias, de acuerdo con lo evaluado en las visitas realizadas a varias STE a través de las pruebas de auditoría efectuadas, ratificado por los respectivos líderes funcionales. Los sistemas SIMAT, HUMANO y SAC se encuentran funcionando en la mayoría de las STE visitadas y los funcionarios manifestaron que, pese a las deficiencias detectadas, dichos aplicativos han sido de ayuda para la organización y agilidad de los respectivos procesos. Existen tres aplicativos: el Sistema de Gestión de la Calidad Educativa (SIGCE), el Sistema de Gestión y Control Financiero (SGCF), y el HUMANO que no están operando en su totalidad, además de otras debilidades encontradas relacionadas, a saber: Sistema de Gestión y Control Financiero (SGCF) • El objetivo del sistema SGCF de "apoyar la gestión y el control de las finanzas de las SE, con indicadores, manejo de proyecciones y reportes que permiten analizar la información de apoyo a la toma de decisiones en las tareas de planeación, ejecución y control de los recursos para la educación provenientes del SGP y otras fuentes", no se ha cumplido, • • pues la información cargada en el sistema es incompleta y atrasada lo cual no permite hacer seguimiento, ni tomar decisión alguna sobre la situación actual de los entes territoriales. Para su funcionamiento, el sistema requiere el registro de la información presupuestal, contable y de tesorería, proveniente de otros sistemas manejados por las Secretarías de Hacienda de los entes territoriales, con los cuales no está articulado y es necesario, en algunos casos, el registro manual y en otros, completar la información de los archivos planos generados para registrarla, con el riesgo de introducir errores. Se presentaron errores en las STE de Montería, Chía, Fusagasugá y Tunja, al ingresar a la opción de "Captura Unificada de Formatos", por la no disponibilidad del servidor de aplicación, aparte de que la información cargada hasta el momento de la visita no permitió mostrar el estado real de la situación de las STE en la parte presupuestal, contable y de tesorería por su retraso en el cargue, o por la calidad de la información proveniente de los aplicativos de la Secretaría de Hacienda o por el escaso conocimiento del sistema que tienen los funcionarios, Carrera 10 No. 19 - 64 P. 10 Bogotá, D.C., Colombia. www.contraloriagen.gov.co 10 CONTRALORíA OENEJ'ltAL • OE LA RE.PÚI5L1CA además de que el cargue de información lo estaba realizando el proveedor directamente, por las pruebas de una nueva versión. Si bien es cierto que la calidad y la oportunidad de la información cargada en el sistema es responsabilidad de las STE, también es cierto que se presentan dificultades en dicho cargue por la diversidad de sistemas transaccionales existentes en las Secretarías de Hacienda Territoriales, en los cuales la información no está desagregada con el nivel de detalle que requiere el SGCF, a lo cual se agrega la dificultad técnica de desarrollar una interface única que automatice el cargue de los datos. Sistema de Gestión de la Calidad Educativa - SIGCE La problemática expuesta por los funcionarios sobre este sistema, y verificada por el equipo auditor, se refiere a que, de los cuatro (4) módulos implementados, sólo están utilizando tres (3): Referentes de Calidad, Proyecto Educativo Institucional PEI y, en algunas STE, Plan de Mejoramiento Institucional PMI; además, varios establecimientos educativos de la STE de Fusagasugá, se han quejado, ante la entidad territorial, por la dificultad presentada cuando deben modificar un PEI, pues manifiestan que deben digitarlo todo nuevamente. HUMANO El aplicativo se está utilizando en las Secretarías visitadas; sin embargo, se evidenciaron debilidades y fallas, mediante pruebas in situ, en aspectos como formulación de conceptos, no generación de los actos administrativos, poca confiabilidad en la información generada en las certificaciones de tiempo de servicio de los docentes; baja utilización del módulo de evaluación del desempeño y no implementación del módulo de salud ocupacional. Conectividad En la STE de Boyacá se observaron problemas ya que se les había suspendido la conectividad por finalización del contrato con el proveedor del data center, debiendo operar con módem s improvisados y algunos funcionarios utilizaban su propio servicio de internet móvil para acceso a los aplicativos. Valoración sistemas de información Carrera 10 No. 19 - 64 P. 10 Bogotá, D.C., Colombia. 11 www.contraloriagen.gov.co CONTRALORíA GENERAL. DE LA RF.PÚBL.ICA El MEN no ha realizado la valoración de los sistemas de Información en el momento de su implementación en cada una de las STE, de conformidad con lo definido en los convenios de cooperación y asistencia técnica firmados: "CLAÚSULA SEGUNDA: COMPROMISOS Y APORTES DE LAS PARTES: A) COMPROMISOS DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL. 7) Implantar los sistemas de información de Matrícula (SIMAT), Recursos Humanos (HUMANO), Servicio al ciudadano (SAC), Gestión Financiera (SGCF) y Calidad Educativa (S/GCE), de propiedad del Ministerio, los cuales serán valorizados al momento de la implementación de acuerdo a las características propias de cada secretaria .... "(Negrilla fuera de texto) Considerando que dentro de los valores pactados en las contrataciones no se discriminan cifras por sistemas, módulos, funcionalidades, casos de uso y que para poder cuantificar dichos faltantes, debilidades funcionales y técnicas, se requiere de una labor exhaustiva de valoración de cada uno de los componentes. Por lo anterior, se dará inicio a una indagación preliminar. 2.4. CONTRATACiÓN Efectuado el estudio de los contratos seleccionados, se observó: Hallazgo 6 Gestión Documental (A) Las carpetas contentivas de los contratos y convenios suministrados a este ente de control, no se encuentran debidamente foliadas, ordenadas cronológicamente, ni legajadas de conformidad con la ley de archivo y su normatividad relacionada, circunstancia que el MEN reconoce en la respuesta dada a las observaciones. Se dará traslado al Archivo General de la Nación. Hallazgo 7 Principios de la contratación (O-A) Con relación a la sociedad Consultoría Estratégica Integral - Ceinte S.A., se verificó la existencia de siete (7) contratos suscritos con la misma, por valor de $4.551 Millones - reiterando que esta información fue la reportada en las bases de datos de contratación y no corresponde a lo informado presupuestalmente -, realizados bajo la modalidad de contratación directa, siendo este un mecanismo excepcional, cuya utilización se volvió recurrente. se observa vulneración de los Carrera 10 No. 19 - 64 P. 10 Bogotá, D.C., Colombia. www.contraloriagen.gov.co 12 CONTRALORíA CENERAr.. OE LA REF>ÚBLICA principios de igualdad, imparcialidad y publicidad de la Función Administrativa. así como los principios de responsabilidad y transparencia de la Contratación Estatal. Ceinte S.A., fue constituida como sociedad anónima en diciembre de 2003, no obstante que como lo manifiesta el MEN en su respuesta, fue fundada "....por medio de la matrícula 21-302162-01 del 20 de agosto de 2002 como un establecimiento de comercio de propiedad de una persona natural, el señor Luis Guillermo Gómez, quien ejercía su actividad comercial y empresarial de forma independiente ..... ", iniciando su vinculación contractual con el MEN en mayo de 2004, situación que demuestra como persona jurídica contratista del MEN, la falta de experiencia que tenía en dicho tiempo, es decir, menos de dos años y teniendo en cuenta la magnitud y trascendencia del proyecto. Inclusive hasta la vigencia 2010, el contratista reportó un capital autorizado, suscrito y pagado de solo $3 Millones y no obstante, contrató por la suma enunciada anteriormente, constituyendo un riesgo para la entidad estatal frente a la posible debilidad financiera y económica para la atención adecuada de las obligaciones contractuales. Hallazgo con presunto alcance disciplinario. Hallazgo 8 Contrato número 414 de 2008 (O-A) Suscrito con Proes S.A Ingenieros Consultores, en el cual se suscribe el contrato con el fin de implantar unos procesos en Boyacá y después se adiciona para implantar otros más, los cuales no están conforme a la convocatoria del concurso de méritos, ni expresados en el contrato mismo, lo que deduce falta de planeación ya que no se efectúan los estudios pertinentes en la fase precontractual, toda vez que se procedió a adicionar el valor del contrato con el fin de transformar su esencia, sin modificar la cláusula que contemplaba el objeto contractual Circunstancia que el propio MEN en su respuesta. Hallazgo con presunto alcance disciplinario. Hallazgo 9 Objetos contractuales Ql 9Y ~ (IP A) En los objetos de los contratos 481 de 2008, 414 de 2009, 716 de 2009, pese a que se modifiquen o adicionen términos y/o aspectos técnicos, en esencia corresponden a los mismos objetos, involucran fines similares y se realizan actividades que se surten en repetidas entidades territoriales, como por ejemplo Boyacá, respecto al 481 y 414 Y Barrancabermeja, Floridablanca y Bucaramanga en el 414 y 716. Además en el contrato 481/08, la Zona 3 está definida como Centro Oriente y contempla unos municipios y en el 716/09 definen la Zona 2 Carrera 10 No. 19 - 64 P. 10 Bogotá, D.C., Colombia. 13 www.contraloriagen.gov.co CONTRALORíA CENERAI.. OE LA REPÚBLICA como Costa Norte-Centro Oriente y comprende, entre otros, los mismos municipios de la mencionada Zona 3, con la homogeneidad de objetos ya planteada y la eventual duplicidad de la contratación, para un mismo objeto. El MEN en su respuesta a las observaciones así lo reconoce. Se dará inicio a una indagación preliminar. 2.5. MECANISMOS DE CONTROL INTERNO Hallazgo 10 Seguimiento y monitoreo (A) Se entiende por supervisión el conjunto de funciones desempeñadas, para llevar a cabo el control, seguimiento y apoyo en el desarrollo de un proyecto/proceso/actividad, para asegurar su correcta ejecución y cumplimiento, dentro de los términos establecidos en la planeación y las normas vigentes sobre la materia. Corresponde por tanto a una responsabilidad que tiene el propósito de asegurar el máximo cumplimiento, los objetivos de la función administrativa y la satisfacción de los intereses de la Entidad, mediante la obtención del fin perseguido, independientemente de la interventoría contratada. Frente a la actuación de la Oficina de Control Interno, el único informe que hace referencia al proyecto, denominado "INFORME DE EVALUACION DE PROYECTOS ESTRA TÉGICOS DE CONTROL INTERNO", se limita a un seguimiento de la ejecución presupuestal de manera consolidada. Finalmente, en cuanto a la evidencia mencionada en la respuesta a las Observaciones, "Anexo magnético "HISTÓRICO DE REUNIÓNES PROYECTO DE MODERNIZACIÓN.pdf", el mismo consiste en una mera lista o relación de reuniones agendadas, sin que se soporte su celebración, desarrollo y conclusiones mediante las respectivas actas o ayudas de memoria. Carrera 10 No. 19 - 64 P. 10 Bogotá, D.C., Colombia. www.contraloriagen.gov.co 14 CONTRALORíA OE;NERAL OE LA REPÚSt.ICA 3. ANEXOS Matriz de Hallazgos Ministerio de Educación Nacional Proyecto de Modernización No. Descripción Hallazgo 5 Sistemas de Información 9 Objetos Contractuales 7 Vulneración de Principios dela contratación Contrato No. 414 de 2008 8 1 2 4 6 10 3 de Secretarias Territoriales de Educación-STE Planeación T ercerización del Proyecto Información presupuestal y ejecución recursos entidades territoriales Gestión documental F IP D x x x x de P A PAS x x x x x x x x x x S~uimiento y monitoreo Información del proyecto Carrera 10 No. 19 - 64 P. 10 Bogotá, D.C., Colombia. 15 Observaciones Se comunica al Archivo General x www.contraloriagen.gov.co