dirección de educación abierta ya distancia y virtualidad
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DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN ABIERTA Y A DISTANCIA Y VIRTUALIDAD ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CONTABILIDAD FINANCIERA MÓDULO EN REVISIÓN CORPORACIÓN UNIVERSITARIA DEL CARIBE-CECAR FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS MÓDULO CONTABILIDAD FINANCIERA COMPILADO POR: EDGAR JOSE ANAYA VELEZ CARLOS OLARTE CARAZO CONTADORES PÚBLICOS ESPECIALIZADOS PROGRAMA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS 2014 TABLA DE CONTENID O Pág. INFORMACIÓN DE LOS COMPILADORES 4 INTRODUCCIÓN 5 JUSTIFICACIÓN 6 INSTRUCCIONES DE MANEJO 7 REFERENTES TEORICOS 8 ESTRUCTURA DEL MODULO 9 UNIDAD 1 CUENTAS ESPECIALES - INVENTARIOS 10 PRESENTACIÓN 11 PROBLEMA 11 COMPETENCIAS ESPECIFICAS 11 DINAMICA PARA CONSTRUIR EL CONOCIMIENTO 12 EVALUACIÓN INICIAL 13 1. INVENTARIO DE MERCANCIAS 15 1.1 Concepto e Importancia 16 1.2 Sistemas de inventario 17 1.2.1 Sistema de inventario periódico 17 1.2.2 Sistema de inventario permanente 18 1.2.3 Aplicación 19 1.3 Métodos de valoración de mercancías 24 1.3.1 Promedio Ponderado 24 1.3.2 Primeras en Entrar, Primeras en Salir PEPS 26 1.3.3 Últimas en Entrar, Primeras en Salir UEPS 29 1.3.4 Identificación Específica 30 1.3.5 Aplicación 37 1.4 Métodos de valuación de inventarios de mercancías 40 1.4.1 Al detal o Retail 40 1.4.2 Utilidad Bruta 42 1.4.3 Actividad. 45 RESUMEN 46 AUTOEVALUACIÓN 47 UNIDAD 2. AJUSTES CONTABLES 48 1 PRESENTACIÓN 49 PROBLEMA 49 COMPETENCIAS ESPECIFICAS 49 DINAMICA PARA CONSTRUIR EL CONOCIMIENTO 50 EVALUACIÓN INICIAL 51 2.1 Concepto de ajuste 52 2.2 Sistemas para Contabilizar 52 2.2.1 Contabilidad de causación 52 2.2.2 Contabilidad de caja 52 2.3 Asociación de ingresos y egresos 52 2.4 Asientos de ajuste 53 2.5 Clasificación de los ajustes 54 2.5.1 Ajustes por ingresos y gastos acumulados 55 2.5.2 Ajustes por ingresos y gastos diferidos o prepagados 62 2.5.3 Ajustes por depreciación 67 2.5.4 Amortización de los activos intangibles 69 2.5.5 Ajustes por corrección de errores u omisiones 70 2.6 Balance de prueba ajustado 72 2.7 Balance de prueba mensual 75 2.8 La hoja de trabajo 75 RESUMEN 96 AUTOEVALUACIÓN 97 UNIDAD 3. CICLO CONTABLE Y ESTADOS FINANCIEROS 101 PRESENTACIÓN 102 PROBLEMA 102 COMPETENCIAS ESPECIFICAS 102 DINAMICA PARA CONSTRUIR EL CONOCIMIENTO 103 EVALUACIÓN INICIAL 104 3.1 Ciclo contable 105 3.1.1 Concepto e Importancia 105 3.1.2 Partes del Ciclo Contable (Flujograma) 106 3.1.2.1 Apertura 106 2 3.1.2.2 Movimiento 106 3.1.2.3 Cierre 107 3.2 Estados financieros 107 3.2.1 Clases, Características y Aspectos Normativos 108 3.2.2 Estados Financieros Básicos 109 3.2.2.1 Clases 109 3.2.2.2 Aplicación 110 RESUMEN 113 AUTOEVALUACIÓN 115 REFERENTES BIBLIOGRAFICOS 116 3 INFORMAC IÓ N DE LOS COMPILADORE S Los compiladores del módulo son Edgar José Anaya Vélez y Carlos Olarte Carazo, contadores públicos especializados, con amplia experiencia en docencia universitaria y desempeño profesional en el área contable. Actualmente prestan sus servicios profesionales como docentes de la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas y de los programas de Administración de Empresas y Administración Publica de la División de Educación Abierta y a Distancia de CECAR. 4 INTRODUCC IÓ N En el proceso formativo de todo profesional interesado en las ciencias contables y administrativas, resulta de vital importancia el acceso al conocimiento contable, en sus componentes técnico, científico y humanístico. Es a través de las competencias contables y administrativas que podrán tomar las mejores decisiones en materia financiera y el manejo estratégico de los recursos encomendados por sus propietarios, socios y accionistas. Tomando en cuenta el reto que nos une a formadores y estudiantes, resulta de mucho agrado colocar en sus manos el módulo de Contabilidad Financiera rigurosamente actualizado y profusamente ilustrado con suficientes ejercicios y talleres. Es importante anotar que para la cabal comprensión de los temas tratados en este módulo, el estudiante debe haber abordado con anterioridad el estudio de los contenidos propuestos en los módulos de Fundamentos de Contabilidad y Contabilidad General. En la primera unidad, se ha considerado el estudio de los inventarios de mercancía, que por su importancia y control implican una atención especial en el registro de la información contable. En la segunda unidad, se estudia en forma detallada las clases de ajustes, mediante los cuales se busca garantizar que las cuentas presenten los saldos correspondientes al finalizar el ciclo contable, es decir, que los saldos de éstas reflejen la realidad contable del ente económico. En la tercera Unidad, se aborda en forma integral el estudio del ciclo contable: poniendo en práctica los conocimientos antes adquiridos, tales como: apertura, movimiento, ajustes y cierre, hasta llegar a la preparación de los estados financieros básicos, tales como, el Estado de Resultados y Balance General. 5 JUSTIFICAC IÓ N La contabilización de los inventarios, su tratamiento contable, la correcta valuación y custodia son de vital importancia para todas las organizaciones empresariales, pues es a través de la venta de estos que se obtienen los ingresos principales del negocio; de igual forma los ajustes contables permiten que las diferentes cuentas que integran el sistema de información financiera reflejen de forma fidedigna y confiable el registro de los hechos económicos que afectan su estructura financiera. Para este fin todos los hechos económicos deben ser registrados siguiendo un proceso organizado descrito como el ciclo contable, el cual garantiza que cada hecho económico sea registrado en la cuenta y en los libros respectivos con el propósito de emitir estados financieros mediante los cuales la administración de la empresa pueda tomar decisiones acertadas para el crecimiento empresarial y para cumplir con las expectativas de los inversionistas. 6 INSTRUCC IO NE S DE MANEJO Amigo(a) Estudiante: Para facilitar el buen manejo del módulo, es recomendable que sigas las siguientes instrucciones de manejo: La temática ha sido previamente organizada en orden lógico; por lo tanto inicie su lectura y estudio en el orden en que aparecen las secciones y contenidos aunque ya tenga algunas nociones de que tratan. Es conveniente que usted realice una lectura de forma analítica de cada Unidad, trate de comprender los contenidos, reflexione sobre los alcances e interrelaciones de las temáticas tratadas. Desarrolle las diferentes pruebas, ejercicios, actividades, y consultas, participe en los conversatorios, discusiones y exposiciones que le ayudarán a adquirir experiencia y a saber expresar sus ideas en público. No olvide que el aprendizaje se puede lograr en forma individual y colectiva; si usted logra una buena integración con sus compañeros de equipo, si logra aclarar las dudas, si estudia de manera cuidadosa el presente módulo, alcanzará las competencias esperadas. 7 REFERENTES TEORICOS Las conceptualizaciones del módulo están fundamentadas en los aportes de reconocidos especialistas que a través de sus libros han tratado siempre de dar a conocer lo más relevante de la Contabilidad. Se destaca en especial al doctor Jorge Sánchez Noguera, quien desarrollo en su momento los módulos de Contabilidad I y II, los que constituyen importantes referentes desde el punto metodológico y didáctico. DIAZ MORENO, Hernando. Contabilidad General: Enfoque practico con aplicaciones informáticas. Colombia, Editorial Prentice Hall, 2001 SINISTERRA Gonzalo y otros. Contabilidad Sistema de Información para las Organizaciones, Bogotá, McGraw-Hill, 2005. FIERRO MARTINEZ, Ángel María. Contabilidad General. Bogotá. Ecoe Ediciones, 2012 Desde el punto de vista legal se destaca: Plan Único de Cuentas para comerciantes. Bogotá, Legis Editores, 2013. Régimen Contable Colombiano. Bogotá, Legis Editores, 2013. Código de Comercio. Bogotá, Legis Editores, 2013 Manual de IVA y Timbre. Bogotá, Legis Editores, 2013. Manual de retención en la Fuente. Bogotá, Legis Editores, 2013. 8 ESTRUCTURA DEL MÓDULO 9 CUENTAS ESPECIALES (INVENTARIOS) Unidad 1 10 PRESENTACION En el registro de la información contable, se hace necesario estudiar una serie de cuentas especiales, en este caso inventario de mercancías, que por su importancia y consideraciones requieren de un estudio detenido de su dinámica y tratamiento contable. PROBLEMA ¿Cuál es el procedimiento contable que se debe seguir para valuar y registrar correctamente el inventario de mercancías? COMPETENCIAS ESPECÍFICAS Al terminar de estudiar la presente unidad tendrá las siguientes competencias: Contabiliza operaciones comerciales según el sistema de inventario periódico y permanente Determina el costo de ventas según métodos de reconocido valor técnico. 11 DINAMICA PARA CONSTRUIR EL CONOCIMIENTO UNIDAD 1. Para el desarrollo exitoso de esta unidad se recomienda lo siguiente: ACTIVIDADES. Actividad Previa Lea detenidamente la Unidad N° 1. Resuelva los cuestionarios y realice los ejercicios que aparecen en la “Autoevaluación”. Actividad en Grupo. Realice un resumen de toda la unidad 1 el cual será debatido Reunidos en los Cipas, discutan el resumen de la Unidad 1 y socialice los cuestionarios y ejercicios realizados correspondientes a la Autoevaluación 12 EVALUACION INICIAL 1. ¿Qué entiendes por Inventarios de mercancías? ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ____________ 2. ¿Cuáles son los sistemas de Inventarios? ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ____________ 3. ¿Cuáles son los Métodos de Valoración de las Mercancías? ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ EVALUACION INICIAL ____________ 13 4. ¿Cuáles son los Métodos de Valuación de Inventarios? ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ____________ 14 1. CUENTAS ESPECIALES - INVENTARIOS 1. INVENTARIO DE MERCANCÍAS INVENTARIO DE MERCANCÍAS SISTEMAS DE INVENTARIO MÉTODOS DE VALORACIÓN DE MERCANCÍAS Inventario periódico Promedio ponderado Inventario permanente Identificación específica MÉTODOS DE VALUACIÓN DE INVENTARIOS DE MERCANCÍAS Utilidad bruta Retail (Al detal) Peps. (Fifo) Ueps. (Lifo) 15 1.1 Concepto e Importancia Las empresas comerciales cuyo objeto social –actividad económica- se orienta a la compra y venta de algún tipo de mercancías (calzado, confecciones, electrodomésticos, equipos, víveres, entre otros), debe orientar sus esfuerzos a la administración y control contable de sus inventarios de mercancías. El inventario de mercancías, en síntesis, representa el costo de los bienes que la empresa a adquirido con el ánimo de venderlas. El inventario de mercancías reviste especial importancia para la empresa, entre otras razones, porque alrededor de él gira la actividad principal del negocio y porque representa su fuente de ingresos y rentabilidad más importante, además, porque seguramente en las mercancías se concentra buena parte de la inversión o capital de trabajo de la empresa. El inventario de mercancías a una fecha determinada incluye: Las mercancías de propiedad del negocio y que se encuentran disponibles para la venta. Las mercancías en transito, esto es, aquellas mercancías que han sido compradas por la empresa, pero que están siendo transportadas por cuenta del proveedor, por el propio destinatario o bajo una responsabilidad compartida del vendedor y el comprador. Las mercancías enviadas en consignación, que no se encuentran en poder del propietario por haber sido enviadas al comisionista para que las venda a su nombre a cambio de una comisión. De igual manera, deben excluirse del inventario las siguientes mercancías: Mercancías de propiedad de otro comerciante y que han sido recibidas en consignación. 16 Las mercancías ya vendidas pero aún no han sido despachadas a su nuevo propietario. . 1.2 Sistemas de Inventario Existen dos sistemas de inventario: sistema de inventario periódico y sistema de inventario permanente. 1.2.1 Sistema de Inventario Periódico: Este sistema se puede reconocer por las siguientes características: El inventario final de mercancías se obtiene a través del conteo físico y valoración de sus existencias a una fecha específica. Los inventarios generalmente se realizan anualmente, aunque la empresa también puede hacerlo semestralmente o en otro período de tiempo. El Código de Comercio en su Artículo 52 expresa que “Al iniciar sus actividades comerciales y por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio”1 Las existencias de mercancías al iniciar un período o ejercicio contable se registran en la Cuenta 1435 “Mercancías no fabricadas por la empresa”. Esta cuenta que pertenece al activo corriente (Grupo de inventarios) se actualiza al final del período contra ganancias y pérdidas y se registra como inventario inicial el nuevo inventario obtenido al final del mismo período. Las compras de mercancías realizadas durante el período se contabilizan en la Cuenta 6205 (Compra) “De mercancías”. Esta cuenta que pertenece a la clase costo de ventas (Grupo compras), y dada su naturaleza, ya que es una cuenta de resultados –temporal-, se cancela al final del período contra ganancias y pérdidas. 1 CÓDIGO DE COMERCIO. Bogotá, Legis, 2013. p. 17 Para determinar el costo de la mercancía vendida al momento de preparar el estado de resultados, se aplica el método denominado “juego de inventarios”, el cual consiste básicamente en tomar el inventario inicial de mercancías, sumarle las compras del período y restarle el inventario final de mercancías. Para valorar el costo de las mercancías en el inventario, se pueden aplicar cualquiera de los métodos de reconocido valor técnico: Ejemplo: promedio ponderado; últimas en entrar, primeras en salir UEPS (Lifo), primeras en entrar, primeras en salir PEPS (Fifo), identificación específica, entre otros. 1.2.2 Sistema de Inventario Permanente: Su principal característica radica en que permanentemente al contabilizar una venta de mercancías, simultáneamente se registra el correspondiente costo de ventas. El sistema posee otras características igualmente importantes: Contablemente el inventario de mercancías se encuentra siempre actualizado, sin tener que recurrir a la realización de un inventario físico. No obstante es recomendable practicar con alguna frecuencia inventarios generales o parciales como una medida de verificación y control. Las existencias de mercancías al iniciar el período contable se contabilizan en la Cuenta 1435 “Mercancías no fabricadas por la empresa”. De igual manera, en la misma cuenta se registran las compras y las ventas de mercancías –al costo- que se realizan en el período. El costo de la mercancía vendida se determina a través de tarjetas (kárdex) y su valoración –al igual que en el sistema de inventario periódico- se puede realizar por el método promedio ponderado, Peps (Fifo), Ueps (Lifo), identificación específica u otros de reconocido valor técnico. Al momento de registrar la venta de mercancías, como ya se indicó, se deben realizar dos asientos contables: uno a precio de venta y otro al costo. 18 ANÁLISIS COMPARATIVO SISTEMA DE INVENTARIO SISTEMA DE INVENTARIO PERIÓDICO PERMANENTE CARACTERÍSTICAS Periodicidad de inventarios Por lo general en forma anual. No es necesario. No obstante físicos se practican como una medida de prevención y control. Contabilización de las Se registra en la cuenta 1435 Se registra en la cuenta 1435 existencias al inicial el período “Mercancías no fabricadas “Mercancías no fabricadas por por la empresa”. Contabilización de las compras En de mercancías en el período. la la empresa”. cuenta 6205 Permanentemente al “Debe” (Compra)De mercancías de la cuenta 1435 “Mercancías no fabricadas por la empresa”. Determinación del costo de Al finalizar el período contable Permanentemente a través del método “Juego momento ventas. de inventarios”. de al realizarse la venta de mercancías a través de tarjetas (Kárdex) Actualización del valor inventario de mercancías. del Al finalizar el período contable Permanentemente. mediante conteo físico. Al El comprar y vender mercancías, inventario inicial se cancela y se registra al costo en la se registra el inventario final cuenta mercancías no como nuevo para el siguiente fabricadas por la empresa. período (Contra Ganancias y pérdidas) Métodos para mercancías. valorar las Métodos de reconocido valor Métodos de reconocido valor técnico: promedio ponderado, técnico: promedio ponderado, Peps, Ueps, identificación Peps, específica, entre otros. Ueps, identificación específica, entre otros. 1.2.3 Aplicación. Por simplicidad, orden y efectividad, en el presente taller no se ha considerado el Impuesto Sobre las Ventas IVA y la Retención en la Fuente, temas que fueron estudiados en la Asignatura Contabilidad General. 19 1. El 1 de marzo se constituye la empresa “El palacio del calzado Ltda.” Sus socios realizan el siguiente aporte de capital: $40.000.000 y mercancías por valor de $5.000.000, discriminadas así: 20 pares de calzado, Ref.: NS a $70.000 par = $1.400.000.oo 35 pares de calzado, Ref.: AT a $55.000 par = $1.925.000.oo 40 pares de calzado, Ref.: XY a $25.000 par = $1.000.000.oo 10 pares de calzado, Ref.: FN a $67.500 par = $ 675.000.oo $5.000.000.oo Registro Inicial: Sistema de Inventario Periódico y Permanente CÓDIGO CUENTA 1105 Caja 1435 M/cias no Fab. X la empresa 3115 Aportes Sociales DEBITO CREDITO 40.000.000 5.000.000 45.000.000 Análisis: No obstante los asientos iniciales son iguales para los dos sistemas, la cuenta 1435 Mercancías no fabricadas por la empresa, que registra el inventario inicial para el sistema de inventario periódico, se actualizará al finalizar el respectivo período contable. En el sistema de inventario permanente dicha cuenta se actualiza en forma permanente. 2. El 6 de marzo, se consigna en el Banco Nacional (Cuenta corriente), la suma de $40.000.000. CÓDIGO CUENTA 1110 Bancos 1105 Caja DEBITO CREDITO 40.000.000 40.000.000 Nota: Esta operación comercial no hace referencia al control de mercancías. 3. El 9 de marzo, según factura No. A-401 se compra la siguiente mercancía: 10 pares de calzado, Ref.: XY a $25.000 par = $250.000.oo 5 pares de calzado, Ref.: RF a $30.000 par = $150.000.oo 20 14 pares de calzado, Ref.: AB a $15.000 par = $210.000.oo Un 30% se cancela con cheque del Banco Nacional y el saldo a crédito (30 días de plazo) Registro de compras Sistema de Inventario Periódico CÓDIGO CUENTA DEBITO CREDITO 6205 De Mercancías 1110 Bancos 183.000 2205 Nacionales 427.000 610.000 Registro de compras Sistema de Inventario Permanente CÓDIGO CUENTA DEBITO CREDITO 1435 M/cias no Fab. X la empresa 1110 Bancos 183.000 2205 Proveedores Nacionales 427.000 610.000 Análisis: Para el sistema de inventario periódico, la cuenta que registra las compras de mercancías que se efectúan en el período es la 6205 De mercancías (cuenta de resultado). En el sistema de inventario permanente, como ya se explicó, las compras se registran en la cuenta 1435 mercancías no fabricadas por la empresa (Cuenta del activo, real o de Balance), esto con el fin de mantener el inventario actualizado en forma permanente. 4. El 12 de marzo, según factura No. 001 se vende la siguiente mercancía: 7 pares de calzado, Ref.: AB a $21.450 par = $150.150.oo 12 pares de calzado, Ref.: XY a $35.750 par = $429.000.oo Un 60% nos cancela en efectivo y el saldo a crédito (15 días de plazo). Registro de Ventas Sistema de Inventario Periódico CÓDIGO CUENTA 1105 Caja 347.490 1305 Clientes 231.660 4135 Comercio al por mayor al por menor DEBITO CREDITO 579.150 21 Registro de Ventas Sistema de Inventario Permanente Implica un doble Registro: Primer Registro CÓDIGO CUENTA DEBITO CREDITO 1105 Caja 347.490 1305 Clientes 231.660 4135 Comercio al por mayor al por menor 579.150 Segundo Registro CÓDIGO CUENTA DEBITO 6135 Comercio al por mayor al por menor 1435 CREDITO 405.000 M/cias no Fab X la Empresa 405.000 Análisis: En ambos sistemas de inventario, la contabilización de la venta a precio de venta es similar. La diferencia fundamental radica en el sistema de inventario permanente, simultáneamente se debe contabilizar el costo de la mercancía vendida. Para el caso que nos ocupa, por su sencillez, el costo de $405.000 se obtuvo aplicando el método de valoración de mercancías denominado “Identificación específica” (Este método se explicará en detalle más adelante), al respecto, observe: como se vendieron 7 pares de calzado, Ref.: AB Inmediatamente identificamos el costo al que fueron comprados o registrados en el inventario inicial, o sea a $15.000 par; de igual manera, como también se vendieron 12 pares de calzado, Ref.: XY, al revisar su costo de compra o según inventario inicial se tiene que es $25.000 par. Al liquidar su costo total, se tiene: 7 pares de calzado, Ref.: al costo de $15.000 par = $105.000 12 pares de calzado, Ref.: al costo de $25.000 par = $300.000 COSTO TOTAL = $405.000 22 Para el sistema de inventario permanente y como consecuencia de haber contabilizado el costo de la venta, es posible calcular la utilidad bruta en venta, así: Valor total de la venta (A precio de venta) : $579.150 Menos: Costo total de la venta : TOTAL UTILIDAD BRUTA EN LA VENTA : $174.150 405.000 De igual manera, y para el sistema de inventario permanente, a la fecha es posible determinar el valor (al costo) del inventario de mercancías, para ello bastará con registrar en una cuenta “T” los anteriores asientos contables: CÓDIGO CUENTA: 1435 MERCANCÍAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA Detalle Costo del inventario inicial Costo de la compra Debe 5.000.000 Haber Detalle 405.000 Costo del la venta 610.000 Total 5.610.000 Saldo del inventario 5.205.000 405.000 Se recomienda analizar los anteriores asientos contables de aplicación de los sistemas de inventario e interpretar las ventajas y desventajas para cada uno de ellos. Socialízalas con tus compañeros de clase. 23 1.3 MÉTODOS DE VALORACIÓN DE MERCANCÍAS VALORACIÓN DE MERCANCÍAS PROMEDIO PONDERADO COSTO PEPS (Fifo.) LIFO (Lifo.) 1.3.1 Promedio Ponderado Para comprender su concepto y aplicación veamos el siguiente caso ilustrativo: La empresa “Electroequipos S. en C.”, vende al por menor y al por mayor equipos y electrodomésticos. Con respecto a la compra de sus mercancías presenta el siguiente movimiento: Compras del 10 de abril : 5 Televisores, Ref.: XC-100 a $350.000 cada uno Compras del 15 de abril : 7 Televisores, Ref. XC-100 a $400.000 cada uno Si el 18 de abril, se vende un televisor, Ref.: XC-100 por valor de $500.000, ¿Cuál sería el costo de la venta?, y ¿Cuál sería la utilidad bruta en la venta? Supuesto a: Considerar que el televisor vendido corresponde a los comprados el 10 de abril, o sea $350.000. En cuyo caso, su costo sería $350.000 y la utilidad bruta en la venta $150.000 ($500.000 menos $350.000). 24 Suponer que el televisor objeto de la venta corresponde a los comprados el 15 de abril, es decir $400.000. Su costo es entonces $400.000 y la utilidad bruta en la venta $100.000 ($500.000 menos $400.000). Como se puede observar ante una misma venta, se tienen costo y utilidad bruta diferentes. Ahora bien, el comerciante podría optar por una de las dos opciones teóricas como válidas (Ver: métodos PEPS y UEPS). Una tercera solución teórica es propuesta por el método “Promedio ponderado”, bajo dicho método el costo se obtiene al promediar el total de la compra entre el total de unidades adquiridas. Veamos: Compras del 10 de abril : 5 Televisores, Ref.: XC-100 a $350.000 cada uno = $1.750.000 Compras del 15 de abril : 7 Televisores, Ref. XC-100 a $400.000 cada uno = $2.800.000 Totales: 12 televisores $4.550.000 Para obtener el valor promedio (Costo unitario) se procede así: $4.550.000 / 12 televisores = $379.167 aproximado (Costo unitario por televisor) Según método promedio ponderado el costo de la venta es $379.167 y la utilidad bruta sería $120.833 Utilizando el kárdex, su registro sería como sigue: 25 Método: Promedio ponderado Artículo: Unidad: Mínimo: Máximo: Televisores, Ref.: XC-100 Uno 5 unidades 20 unidades Proveedor: Localización: Induequipos S.A. Cra. 40 No. 12 – 78 Bodega principal FECHA 200? COSTO DETALLE ENTRADAS UNITARI Can O t. Vlr. l SALIDAS Can Vlr. t SALDOS Can Vlr. t Abr. 10 S/Fact. 1055 350.000 5 1.750.000 5 1.750.000 Abr. 15 S/Fact. 2072 379.167 7 2.800.000 12 4.550.000 Abr. 18 S/Fact. 0001 11 4.170.833 1 379.167 1.3.2 Primeras en Entrar, Primeras en Salir PEPS. (FIFO: first in – first out) Bajo este método, al valorar el costo de la mercancía, se supone que las primeras mercancías que entran son las primeras que se venden, es decir, al momento de vender se toman con preferencia las mercancías más antiguas (al menos teóricamente y para efectos de registro y control contable). Tomando el ejemplo anterior que fue analizado bajo el método promedio ponderado, sería: Compras del 10 de abril : 5 Televisores, Ref.: XC-100 a $350.000 cada uno Compras del 15 de abril : 7 Televisores, Ref. XC-100 a $400.000 cada uno Al vender un televisor, bajo este método se tomaría el costo de los comprados el 10 de abril, que resultan ser los primeros que la empresa había adquirido. Es decir el costo es $350.000 por televisor y la utilidad bruta $150.000 ($500.000 menos $350.000). Haciendo los registros en el respectivo Kárdex, se tiene: 26 Método: Primeras en entrar, primeras en salir PEPS. (Fifo) Artículo: Unidad: Mínimo: Máximo: Televisores, Ref.: XC-100 Uno 5 unidades 20 unidades Proveedor: Localización: Induequipos S.A. Cra. 40 No. 12 – 78 Bodega principal FECHA 200? COSTO DETALLE ENTRADAS UNITARI Can O t. Vlr. l SALIDAS Can Vlr. t SALDOS Can Vlr. t Abr. 10 S/Fact. 1055 350.000 5 1.750.000 5 1.750.000 Abr. 15 S/Fact. 2072 400.000 7 2.800.000 7 2.800.000 Abr. 18 S/Fact. 0001 350.000 4 1.400.000 7 2.800.000 400.000 1 350.000 Explicación: Si las compras de mercancías tienen costos diferentes, en el saldo deben ser registradas en forma separada. Al vender, se procede a actualizar el saldo, así: de 5 unidades de televisores que fueron las primeras en entrar, ahora se resta un (1) televisor y en el saldo se registran 4 unidades por un valor total de $1.400.000 ($1.750.000 menos $350.000), las siguiente 7 unidades se registran sin ninguna variación. Usted puede estarse preguntando, ¿Qué ocurre bajo el supuesto de que el día 20 de abril se vendan 6 televisores más? El precio de venta por el momento no nos interesa, recuerde que en el kárdex únicamente se considera el costo, Veamos: 27 Método: Primeras en entrar, primeras en salir PEPS. (Fifo) Artículo: Unidad: Mínimo: Máximo: Televisores, Ref.: XC-100 Uno 5 unidades 20 unidades Proveedor: Localización: Induequipos S.A. Cra. 40 No. 12 – 78 Bodega principal FECHA 200? COSTO DETALLE ENTRADAS UNITARI Can O t. Vlr. l SALIDAS Can Vlr. t SALDOS Can Vlr. t Abr. 10 S/Fact. 1055 350.000 5 1.750.000 5 1.750.000 Abr. 15 S/Fact. 2072 400.000 7 2.800.000 7 2.800.000 Abr. 18 S/Fact. 0001 350.000 4 1.400.000 7 2.800.000 5 2.000.000 1 350.000 400.000 Abr. 20 S/Fact. 0002 4 1.400.000 400.000 2 800.000 Explicación: Como las mercancías más antiguas son 4 unidades, primero se registra en la venta 4 unidades y luego se registran las restantes 2 unidades para completar un total de 6 televisores vendidos. (Se indica con una llave o corchete, es una buena herramienta). Ahora observe, al actualizar el saldo, únicamente se registran 5 unidades por un valor total de $2.000.000 a un costo unitario de $400.000. El costo total de la venta, se obtiene sumando $1.400.000 (Costo de los 4 televisores) y $800.000 (Costo de los 2 televisores), para un total de $2.200.000. Suponga usted además, que el precio de venta por unidad hubiera sido de $500.000, se tendría entonces: 6 televisores a $500.000 cada uno = $3.000.000: total venta Menos: Costo de ventas Utilidad bruta en ventas = 2.200.000: total costo PEPS. = $ 800.000 28 1.3.3 Últimas en Entrar, Primeras en Salir UEPS (LIFO: Last in – First out) Contrariamente al supuesto teórico del método PEPS., el método UEPS, considera que al momento de vender se toman en cuenta las mercancías últimas en entrar, es decir las más nuevas (Como ya se indicó anteriormente, solamente para efectos contables). Tomando el ejemplo propuesto para el presente análisis, se tiene: Compras del 10 de abril : 5 Televisores, Ref.: XC-100 a $350.000 cada uno Compras del 15 de abril : 7 Televisores, Ref. XC-100 a $400.000 cada uno Al vender un televisor, su costo sería $400.000 ya que corresponde a las últimas mercancías en entrar (las más nuevas). Su costo se registra por valor de $400.000 y la utilidad bruta sería $100.000 ($500.000 menos 400.000). Los registros en el Kárdex se pueden apreciar así: Método: Últimas en entrar, primeras en salir UEPS. (Lifo) Artículo: Unidad: Mínimo: Máximo: Televisores, Ref.: XC-100 Uno 5 unidades 20 unidades Proveedor: Localización: Induequipos S.A. Cra. 40 No. 12 – 78 Bodega principal FECHA 200? COSTO DETALLE ENTRADAS UNITARI Can O t. Vlr. l SALIDAS Can Vlr. t SALDOS Can Vlr. t Abr. 10 S/Fact. 1055 350.000 5 1.750.000 5 1.750.000 Abr. 15 S/Fact. 2072 400.000 7 2.800.000 7 2.800.000 Abr. 18 S/Fact. 0001 350.000 5 1.750.000 6 2.400.000 5 1.750.000 1 400.000 400.000 Abr. 20 S/Fact. 0002 350.000 6 2.400.000 Explicación: A diferencia del método PEPS, como se puede observar, al vender un televisor se toman de las 7 unidades correspondientes al 15 de abril, es decir de las más recientes. Aunque el saldo total en unidades a 20 de abril son 11 29 televisores, al igual que para los métodos promedio ponderado y PEPS, no obstante su costo total es diferente, veamos comparativamente: Inventario según promedio ponderado : 11 televisores $4.170.833 Inventario según PEPS. : 4 a $1.400.000 más 7 a $2.800.000 Para un total de $4.200.000 Inventario según UEPS. : 5 a $1.750.000 más 6 a $2.400.000 Para un total de $4.150.000 Te invito a que analices comparativamente los tres métodos estudiados y descubre ventajas y desventajas a nivel financiero y tributario. Socialízalas con tus compañeros de clase. 1.3.4 Identificación Específica Este método, que se puede denominar “del costo real”, es aplicado por aquellas empresas comerciales que tiene como objeto social la compra y venta de mercancías que por su naturaleza o costo son fácilmente identificables al momento de determinar el costo de venta. Ejemplo: Venta de vehículos, maquinaría, electrodomésticos. Supongamos que la empresa “Autos del Caribe S.A.”, presenta el siguiente reporte de sus compras y ventas: Compras del 12 de mayo: 1 Automóvil ABC, color rojo a $25.000.000 1 Automóvil ABC, color azul a $25.000.000 1 Automóvil XVC, color aluminio a $28.000.000 Compras del 20 de mayo: 1 Automóvil XSW, color blanco a 1 Automóvil CQA, color rojo a El 25 de mayo se vendió el automóvil XVC, color aluminio por $27.000.000 $25.000.000 $35.000.000. 30 Bajo este método, para determinar el costo de la venta, basta con asociar marca, color, número de serie, número de motor del vehículo, entre otros. Para el caso es de $28.000.000 y su utilidad bruta es de $7.000.000 ($35.000.000 menos $28.000.000). Aclaración: Una de las creencias equivocadas respecto de la aplicación de los métodos de valoración de mercancías: Promedio ponderado, Peps., Ueps., o identificación específica, es la de suponer que únicamente se pueden utilizar tratándose del sistema de inventario permanente, muy por el contrario, las empresas o negocios que vienen manejando el sistema de inventario periódico al momento de valorar su inventario de mercancías pueden elegir para dicho propósito cualquiera de los métodos estudiados dentro de un criterio de uniformidad y razonabilidad. Para ilustrar lo anterior, veamos el siguiente ejemplo: Almacén La Rebaja, presenta el siguiente reporte de sus compras y ventas de su articulo “XY” para el año 200X Inventario inicial: 15 unidades a $15.300 cada una Compras: 15 de enero : 10 unidades a $16.500 cada una = $165.000.oo 22 de marzo : 32 unidades a $17.100 cada una = $547.200.oo 18 de mayo : 10 unidades a $17.900 cada una = $179.000.oo 22 de agosto : 12 unidades a $18.300 cada una = $219.600.oo 19 de octubre : 25 unidades a $18.400 cada una = $460.000.oo 14 de diciembre : 12 unidades a $19.100 cada una = $229.200.oo Total ventas netas del período: $3.195.800 31 La empresa viene aplicando sistema de inventario periódico y a 31 de diciembre desea preparar su estado de resultados determinando su costo de ventas por el método de “Juego de Inventarios”. El inventario final de mercancías según conteo físico a 31 de diciembre fue de 34 unidades del artículo “XY”. Supuesto a: La empresa valora su inventario final de mercancías bajo el método promedio ponderado: El procedimiento a seguir es el siguiente: Totalizar las mercancías: Unidades y valores Inventario inicial : 15 unidades a $15.300 cada una = $ 229.500 Compras: 15 de enero : 10 unidades a $16.500 cada una = $ 165.000 22 de marzo : 32 unidades a $17.100 cada una = $ 547.200 18 de mayo : 10 unidades a $17.900 cada una = $ 179.000 22 de agosto : 12 unidades a $18.300 cada una = $ 219.600 19 de octubre : 25 unidades a $18.400 cada una = $ 460.000 14 de diciembre : 12 unidades a $19.100 cada una = $ 229.200 TOTALES: 116 unidades = $2.029.500 Calcular el costo unitario promedio = Valor total = $2.029.500 = Total unidades 116 unidades $17.495,68 costo unitario promedio para cada unidad del artículo “XY” 32 Se calcula el total del inventario final de mercancías: 34 unidades del artículo “XY” a $17.495,68 cada uno (promedio) = $594.853,12 ($594.853 aproximado) valor del inventario final. Finalmente se prepara el estado de resultados, determinando el costo de ventas a través del método “Juego de inventarios”. ALMACÉN LA REBAJA Estado de Resultados Año 200? VENTAS NETAS Menos: $3.195.800 COSTO DE VENTAS Inventario inicial de mercancías $ 229.500 Más: compras del período 1.800.000 Total mercancía disponible $2.029.500 Menos: Inventario final de mercancías TOTAL COSTO DE VENTAS UTILIDAD BRUTA EN VENTAS 594.853 1.434.647 $1.761.153 Supuesto b: La empresa valora su inventario final de mercancías bajo el método primeras en entrar, primeras en salir PEPS. Procedimiento: Totalizar las mercancías: Unidades y valores Inventario inicial : 15 unidades a $15.300 cada una = $ 229.500 33 Compras: 15 de enero : 10 unidades a $16.500 cada una = $ 165.000 22 de marzo : 32 unidades a $17.100 cada una = $ 547.200 18 de mayo : 10 unidades a $17.900 cada una = $ 179.000 22 de agosto : 12 unidades a $18.300 cada una = $ 219.600 19 de octubre : 25 unidades a $18.400 cada una = $ 460.000 14 de diciembre : 12 unidades a $19.100 cada una = $ 229.200 TOTALES: 116 unidades = $2.029.500 Calcular el costo del inventario final según método PEPS: Recuerde que bajo este método se supone que las primeras mercancías que entran, son las primeras que se venden. Bajo tal supuesto, es lógico pensar que las existencias que se encuentran en el inventario final son las más nuevas. Como el inventario final esta compuesto por 34 unidades, el inventario final estará compuesto así: 12 uds. a $19.100 c.u. del 14 de diciembre = $ 229.200 22 uds. (para completar las 34 uds.) a $18.400 c.u. del 19 de octubre = $ 404.800 VALOR DEL INVENTARIO FINAL SEGÚN MÉTODO PEPS.: = $634.000 Finalmente se prepara el estado de resultados, determinando el costo de ventas a través del método “Juego de inventarios”. 34 ALMACÉN LA REBAJA Estado de Resultados Año 200X VENTAS NETAS Menos: $3.195.800 COSTO DE VENTAS Inventario inicial de mercancías $ 229.500 Más: compras del período 1.800.000 Total mercancía disponible $2.029.500 Menos: Inventario final de mercancías TOTAL COSTO DE VENTAS UTILIDAD BRUTA EN VENTAS 634.000 1.395.500 $ 1.800.300 Supuesto c: La empresa valora su inventario final de mercancías bajo el método últimas en entrar, primeras en salir UEPS. Procedimiento: Totalizar las mercancías: Unidades y valores Inventario inicial : 15 unidades a $15.300 cada una = $ 229.500 Compras: 15 de enero : 10 unidades a $16.500 cada una = $ 165.000 22 de marzo : 32 unidades a $17.100 cada una = $ 547.200 18 de mayo : 10 unidades a $17.900 cada una = $ 179.000 22 de agosto : 12 unidades a $18.300 cada una = $ 219.600 19 de octubre : 25 unidades a $18.400 cada una = $ 460.000 14 de diciembre : 12 unidades a $19.100 cada una = $ 229.200 TOTALES: 116 unidades = $2.029.500 35 Calcular el costo del inventario final según método UEPS: Recuerde que bajo este método, y a diferencia del método PEPS., se supone que las últimas mercancías que entran, son las primeras que se venden, por lo tanto, las existencias que se encuentran en el inventario final son las más antiguas. Como el inventario final esta compuesto por 34 unidades, el inventario final estará compuesto así: 15 uds. a $15.300 c.u. del inventario inicial = $ 229.500 10 uds. a $16.500 c.u. del 15 de enero = $ 165.000 9 uds (para completar las 34 uds.) a $17.100 c.u. del 22 de marzo= $ 153.900 VALOR DEL INVENTARIO FINAL SEGÚN MÉTODO UEPS.: = $ 548.400 Finalmente se prepara el estado de resultados, determinando el costo de ventas a través del método “Juego de inventarios”. ALMACÉN LA REBAJA Estado de Resultados Año 200? VENTAS NETAS Menos: $3.195.800 COSTO DE VENTAS Inventario inicial de mercancías $ 229.500 Más: compras del período 1.800.000 Total mercancía disponible $2.029.500 Menos: Inventario final de mercancías TOTAL COSTO DE VENTAS UTILIDAD BRUTA EN VENTAS 548.400 1.481.100 $ 1.714.700 36 Analice de manera comparativa los tres métodos ilustrados, ¿En cuál de ellos se obtiene el costo más elevado o el más bajo del inventario final? ¿Con cuál de ellos se obtiene una mayor utilidad bruta en ventas? ¿Qué implicaciones (ventajas y desventajas) financieras y tributarias se derivan de la aplicación de cada uno de ellos? Socializa tus comentarios con los compañeros de estudio. 1.3.5 Aplicación Completa las siguientes tarjetas de mercancías (Kárdex). Ten en cuenta el método de valoración de mercancías sugerido: Método: Promedio ponderado Artículo: Unidad: Mínimo: Máximo: Calzado TST, Ref.:AC-30 Par 10 pares 50 pares Proveedor: Localización: Calza Unión Ltda. Cra. 50 No. 30 – 22 Bodega principal FECHA 200? COSTO DETALLE ENTRADAS UNITARI Can O t. Vlr. l SALIDAS Can t Vlr. SALDOS Can Vlr. t May 2 Según inventario 12 May 4 S/Fact. 450 8 216.000 May 9 S/Fact. 610 5 135.000 May 12 S/Fact. 001 May 14 S/Fact. 740 May 14 S/Fact. 002 3 May 17 S/Fact. 003 5 May 20 S/Fact. 811 May 23 S/Fact. 004 May 25 S/Fact. 910 May 26 S/Fact. 005 8 May 30 S/Fact. 006 2 300.000 6 10 7 285.000 210.000 4 12 372.000 37 Método: Primeras en entrar, primeras en salir PEPS. Artículo: Unidad: Mínimo: Máximo: Calzado TST, Ref.:AC-30 Par 10 pares 50 pares Proveedor: Localización: Calza Unión Ltda. Cra. 50 No. 30 – 22 Bodega principal FECHA 200? COSTO DETALLE ENTRADAS UNITARI Can O t. Vlr. l SALIDAS Can t Vlr. SALDOS Can Vlr. t May 2 Según inventario 12 May 4 S/Fact. 450 8 216.000 May 9 S/Fact. 610 5 135.000 May 12 S/Fact. 001 May 14 S/Fact. 740 May 14 S/Fact. 002 3 May 17 S/Fact. 003 5 May 20 S/Fact. 811 May 23 S/Fact. 004 May 25 S/Fact. 910 May 26 S/Fact. 005 8 May 30 S/Fact. 006 2 300.000 6 10 7 285.000 210.000 4 12 372.000 38 Método: Últimas entrar, primeras en salir UEPS. Artículo: Unidad: Mínimo: Máximo: Calzado TST, Ref.:AC-30 Par 10 pares 50 pares Proveedor: Localización: Calza Unión Ltda. Cra. 50 No. 30 – 22 Bodega principal FECHA 200? COSTO DETALLE ENTRADAS UNITARI Can O t. Vlr. l SALIDAS Can t Vlr. SALDOS Can Vlr. t May 2 Según inventario 12 May 4 S/Fact. 450 8 216.000 May 9 S/Fact. 610 5 135.000 May 12 S/Fact. 001 May 14 S/Fact. 740 May 14 S/Fact. 002 3 May 17 S/Fact. 003 5 May 20 S/Fact. 811 May 23 S/Fact. 004 May 25 S/Fact. 910 May 26 S/Fact. 005 8 May 30 S/Fact. 006 2 300.000 6 10 7 285.000 210.000 4 12 372.000 39 1.4 MÉTODOS DE VALUACIÓN DE INVENTARIOS DE MERCANCÍAS MÉTODOS PARA ESTIMAR LOS INVENTARIOS DE MERCANCÍAS RETAIL Relación entre el costo y precio de venta del total disponible para la venta UTILIDAD BRUTA Basado en el margen de utilidad bruta En caso de pérdidas por robo, incendio u otros siniestros o para presentar estados financieros en periodos intermedios 1.4.1 Al detal o Retail Antes de emitir un concepto sobre este importante método de valuación de inventarios de mercancías, es importante dar claridad a uno de los temas que con mucha frecuencia se confunden en el estudio y aplicación del control de los inventarios de mercancías y que tiene que ver con sistemas de inventarios, métodos de valoración de mercancías y métodos de valuación o valoración de inventarios. El siguiente cuadro sinóptico le ayudará a establecer las diferencias básicas: Inventario periódico SISTEMAS DE INVENTARIOS Para registrar las existencias de mercancías Inventario permanente Promedio ponderado PEPS. MÉTODOS DE VALORACIÓN DE MERCANCÍAS Para determinar el costo de las mercancía UEPS. MERCANCÍAS Identificación específica MÉTODOS DE VALUACIÓN DE INVENTARIOS Recomendables para la estimación de los inventarios Retail Utilidad bruta 40 Ahora bien, en cuanto al método Retail, al detal o al menudeo, resulta muy práctico a la hora de estimar el valor del inventario de mercancías en circunstancias muy especiales, tales como: preparación de estados financieros en periodos intermedios, pérdidas de inventarios (Robo, incendio, entre otros), pero sobre todo recomendable para aquellos negocios que están organizados en cadenas de almacenes o por departamentos y que venden gran cantidad de artículos al menudeo o al por menor. Su utilidad o ventaja radica en el hecho de que se puede calcular (estimar) el valor del inventario de mercancías sin tener que realizar un inventario físico, y ante la necesidad de mantener un control permanente es una importante alternativa que le permite a la administración ahorro de tiempo y dinero. Para su aplicación, se recomienda tener de antemano un control de las compras al costo y a precio de venta, aunque por lo general este tipo de negocios mantiene un sistema de etiquetas de precios de las mercancías adheridos a las mismas y modernamente verificable a través de códigos de barras. Este método para estimar el valor del inventario parte del supuesto de que existe una relación porcentual entre el costo y el precio de venta del total de las mercancías disponibles para la venta a una fecha determinada. El siguiente ejemplo ayudará a entender su cálculo y aplicación: Supermercados “XY” s.a., presenta los siguientes reportes totales de sus mercancías: CONCEPTO AL COSTO A PRECIO DE VENTA Inventario inicial de mercancías Mas Compras Netas en el semestre Total Mercancía Disponible 40.800.000 72.800.000 62.300.000 94.250.000 103.100.000 167.050.000 Menos Ventas Netas en el Semestre Inventario Final de Mercancías 105.780.000 ¿? 61.270.000 41 Procedimiento para estimar al costo el valor del inventario final de mercancías: Relación porcentual = Relación porcentual = Total mercancía disponible al costo 100 Total mercancía disponible a precio de venta 103.100.000 100 = 61.71% 167.050.000 El costo estimado del inventario final de mercancías se obtiene finalmente, multiplicando el valor del inventario final a precio de venta por el porcentaje de relación ya calculado: Inventario final estimado = $61.270.000 x 61,71% = $37.809.717 1.4.2 Utilidad Bruta Al igual que el método Retail, este método también es utilizado para estimar el valor del inventario final, pero para mayor confiabilidad se recomienda aplicarlo en períodos relativamente cortos: un mes, un bimestre, un trimestre. Es de gran utilidad para compañías de seguros en casos muy especiales de pérdida de inventarios por algún tipo de siniestro: robo, incendio... y para aquellas empresas que emplean el sistema de inventario periódico y que desean conocer el valor de su inventario de mercancías sin tener que recurrir a la realización de un inventario físico para presentar estados financieros en periodos intermedios, entre otras razones. Para su aplicación, se debe conocer la tasa de rentabilidad bruta sobre ventas aplicada por la empresa. Por lo tanto, el grado de confiabilidad en la estimación del inventario final de las mercancías dependerá de la uniformidad en la tasa de utilidad empleada en el período. Ejemplo: “Almacén el palacio de la moda”, para el primer trimestre del año 200?, desea estimar el valor de su inventario final de mercancías, considerando el 45% de utilidad bruta sobre sus ventas. La empresa presenta los siguientes reportes de compras y ventas de mercancías del período: 42 Inventario inicial de mercancías : $34.500.000 Compras netas del período : $63.980.000 Ventas netas del período : $75.640.000 Procedimiento: Paso 1: Como la empresa aplica sistema de inventario periódico, el costo de ventas debe ser calculado a través del método “Juego de Inventarios”. Se recomienda organizar la información en la forma siguiente: ALMACÉN EL PALACIO DE LA MODA Estado de resultados Primer trimestre del año 200X VENTAS NETAS Menos: $75.640.000 COSTO DE VENTAS Inventario Inicial de mercancías $34.500.000 Más: Compras netas Total mercancía disponible 63.980.000 $98.480.000 Menos: Inventario final de M/cías. ¿? TOTAL COSTO DE VENTAS ¿?___ UTILIDAD BRUTA EN VENTAS: ¿? 43 Como se puede observar, al no conocer el valor del inventario final de mercancías, tampoco se puede calcular el costo de ventas ni la utilidad bruta en ventas. Sin embargo, como la empresa viene aplicando un margen de utilidad bruta para el período del 45%, entonces se procede a su cálculo de la siguiente manera: Paso 2: Se calcula el valor de la utilidad bruta del período conociendo su porcentaje, fijado en un 45%. Recuerda siempre, que en el estado de resultados, el valor total de las ventas equivale al 100%. ALMACÉN EL PALACIO DE LA MODA Estado de resultados Primer trimestre del año 200X VENTAS NETAS Menos: $75.640.000 100% COSTO DE VENTAS Inventario Inicial de mercancías $34.500.000 Más: Compras netas Total mercancía disponible 63.980.000 $98.480.000 Menos: Inventario final de M/cías $56.878.000 TOTAL COSTO DE VENTAS UTILIDAD BRUTA EN VENTAS: 41.602.000 55% $34.038.000 45% Como ya se explico, la utilidad bruta equivale al 45%, se calcula su valor de la siguiente manera: $75.640.000 (valor total de las ventas) x 45% = $34.038.000 valor de la utilidad bruta. El costo de ventas, se puede calcular partiendo del siguiente análisis: Si el total de las ventas equivale al 100% y la utilidad bruta es un 45%, entonces significa por 44 lógica que el costo esta representado por el 55%, por lo tanto: $75.640.000 x 55% = $41.602.000. Finalmente el inventario final de mercancías se estima en la forma siguiente: Se toma el total de mercancía disponible y se le resta el costo de la venta ya obtenido: $98.480.000 – 41.602.000 = $56.878.000. Que es el valor estimado del inventario final de mercancías por el método de utilidad bruta. 1.4.3 Actividad. ¡De lo dicho al hecho!, te invito a comprobar lo aprendido, ¡suerte! “Almacén La Tienda”, le solicita a usted estimar el inventario final de mercancías correspondiente al segundo semestre del año 200X Para tal fin ha enviado los siguientes reportes de sus compras y ventas: Inventario inicial de mercancías (Al costo) : $24.280.300 Inventario inicial de mercancías (a precio de venta) : $37.343.101 Compras del período (al Costo) : $38.340.500 Compras del periodo (a precio de venta) : $58.967.689 Ventas netas del período : $75.650.300 Porcentaje de utilidad bruta : 35% Estimar el inventario final de mercancías por el método Retail y por el método de utilidad bruta. Analice comparativamente los resultados, sus ventajas y desventajas. Finalmente, socialice las conclusiones con los compañeros de clase. 45 RESUMEN DE LA UNIDAD 1 El control de los inventarios constituye un tema importante en lo relacionado con los sistemas de información contable, evita que se presenten perdidas que pueden llevar a la empresa a la quiebra, como también contribuyen a reducir los costos en su administración y custodia. Existen dos sistemas de inventarios: el sistema de inventario periódico y el sistema de inventario permanente, este ultimo tiene como ventaja, que en todo momento se conoce la existencia de las mercancías, pero implica un doble registro, primero se registra la venta y seguidamente se registra el costo de la mercancía vendida. Con relación a los sistemas de valoración de mercancías, son de recocida aceptación los siguientes métodos: El promedio ponderado Identificación especifica El PEPS El UEPS Entre los métodos de valuación de inventarios con recocida aceptación que permiten hacer estimaciones sobre el valor de los inventarios tenemos: Retail Utilidad Bruta. 46 AUTOEVALUACIÓN 1. Tomando como base los temas estudiados sobre: “Inventarios”, desarrolle el siguiente ejercicio. TALLER DE APLICACIÓN El 1 de junio, se constituye la empresa “Cosmoequipos Ltda.” (Régimen común). Sus socios realizan el siguiente aporte de capital. $75.000.000 representados en efectivo. $22.000.000 representado en una camioneta $27.030.000 representados en mercancías, discriminadas así: 12 Equipos de sonido, Ref. XC-1.200 a $350.000 cada uno 15 Televisores, Ref. TH-1.000 a $450.000 cada uno 12 Juegos de comedor. Ref.: SD-100 a $520.000 cada uno 18 Lavadoras, Ref. TW-700 a $430.000 cada una. 14 Calculadoras, Ref.: CX-1500 a $150.000 cada una 1 lote de terreno urbano por valor de $18.500.000 El 5 de junio, se consigna en cuenta corriente del Banco Anglo un 70% del disponible. En la misma fecha se deposita en cuenta de ahorros del Banco Caribe el restante 30% del disponible. El 9 de junio, se adquiere para uso del negocio los siguientes muebles y equipos a Proveedora Central S.A. (Gran contribuyente y autorretenedor): 5 Escritorios a $320.000 cada uno 1 Maquinas de escribir a $270.000 cada una 47 2 Computadores a $1.250.000 cada uno Un 70% se cancela con cheque del Banco Anglo y el 30% a crédito (60 días de plazo). El 10 de junio, se formaliza contrato de arrendamiento de un local comercial con “Arrendamos Ltda.” (Régimen común), se cancela por anticipado los meses de junio y julio a razón de $600.000 por mes. El 14 de junio, se compra mercancía a Distribuidora Comercial del Norte S.A. (Régimen común): 7 Juegos de comedor. Ref.: SD-100 a $550.000 cada uno 5 Equipos de sonido, Ref. XC-1.200 a $350.000 cada uno 6 Televisores, Ref. TH-1.000 a $470.000 cada uno 9 Neveras, Ref.: WQ-2.000 a $780.000 cada una 5 Juegos de alcoba, Ref.: FH-700 a $600.000 cada uno Se cancela de contado con cheque del Banco Anglo. Le conceden un descuento comercial del 12%. El 17 de junio, se vende mercancía a Almacén Hogar Ltda. (Régimen común): 3 Neveras, Ref.: WQ-2.000 a $1.326.000 cada una 2 Juegos de alcoba, Ref.: FH-700 a $1.020.000 cada uno 1 Juegos de comedor. Ref.: SD-100 a $935.000 cada uno Un 60% de contado y el saldo a crédito (30 días de plazo). El 21 de junio, se vende mercancía a Pedro Blanco (persona natural, régimen simplificado): 48 2 Equipos de sonido, Ref. XC-1.200 a $595.000 cada uno 1 Televisores, Ref. TH-1.000 a $799.000 De contado. Se concede un descuento comercial del 8%. El 23 de junio, por desperfectos Almacén Hogar Ltda., devuelve 1 nevera, Ref.: WQ-2.000 vendida el pasado 17 de junio. El 26 de junio, se vende mercancía a Equipos & Muebles de la Costa S.A. (Gran contribuyente, autorretenedor): 3 Lavadoras, Ref. TW-700 a $731.000 cada una. 4 Calculadoras, Ref.: CX-1500 a $255.000 cada una 5 Juegos de comedor. Ref.: SD-100 a $884.000 cada uno 3 Equipos de sonido, Ref. XC-1.200 a $595.000 cada uno Un 65% de contado y el saldo a crédito (60 días de plazo). El 26 de junio, se compra mercancía a Almacén el Palacio del Mueble (Persona natural, régimen simplificado): 3 Mesas en madera, Ref.: TY-250 a $175.000 cada una 6 Sillas en madera, Ref.: S-300 a $75.000 cada una 4 Camarotes, Ref.: SF-500 a $670.000 cada uno Un 75% de contado y el saldo a crédito (30 días de plazo). El 28 de junio, según cheque del Banco Anglo, se cancela servicio de energía por valor de $170.000. 49 En la misma fecha y según cheque del Banco Anglo, se cancela servicio telefónico por valor de $350.000. El 30 de junio, según cheque del Banco Anglo, se cancelan sueldos por valor de $3.200.000 correspondientes al mes de junio. Preparar: Asientos de diario. Registros en Kárdex. Balance de prueba. Estado de resultados. El registro de cada una de las operaciones comerciales se deberá hacer atendiendo las normas vigentes en materia tributaria, en especial lo relacionado con el impuesto sobre ventas IVA y retención en la fuente. Se recomienda que cada uno de los grupos conformados, atendiendo las sugerencias del docente, desarrolle el taller indicado, considerando en forma específica un sistema de inventario y un método de valoración de mercancías o de inventarios. De esa manera se podrán obtener diferentes combinaciones para su solución, ejemplo: Grupo No. 1: Según sistema de inventario periódico y método promedio ponderado. Grupo No. 2: Según sistema de inventario periódico y método últimas en entrar, primeras en salir UEPS: Grupo No. 3: Según sistema de inventario periódico y método primeras en entrar, primeras en salir PEPS. Grupo No. 4: Según sistema de inventario permanente y método promedio ponderado. 50 Grupo No. 5: Según sistema de inventario permanente y método últimas en entrar, primeras en salir UEPS. Grupo No. 6: Según sistema de inventario permanente y método primeras en entrar, primeras en salir PEPS. De existir otros grupos de trabajo, se pueden considerar otras combinaciones posibles, ejemplo: Grupo No. 7: Sistema de inventario periódico e inventario valorado por el método “Retail”. Grupo No. 8: Sistema de inventario periódico e inventario valorado por el método “Utilidad Bruta”. 2. Socializar en plenaria cada uno de los talleres realizados por los diferentes grupos y resaltar el impacto financiero de cada uno de los sistemas de inventarios y métodos de valoración de mercancías y de valoración de inventarios, aplicados. 51 AJUSTES CONTABLES Unidad 2 48 PRESENTACIO N Para que la información contable goce de los atributos exigidos por la normatividad en lo referente a la confiabilidad, es necesario al finalizar el periodo contable, realizar una serie de ajustes en algunas cuentas para que estas reflejen de forma fidedigna la realidad contable del ente económico (la empresa). Esta serie de ajustes garantizan la observancia del principio de causación vigente en Colombia. PROBLEMA ¿Cómo se realizan los ajustes en las cuentas y cuáles son los procedimientos contables que se deben seguir para su correcto registro? COMPETENCIAS ESPECÍFICAS Al terminar de estudiar la presente unidad usted tendrá las siguientes competencias: Aplica el principio de contabilidad de causación. Realiza los registros que son necesarios para ajustar las cuentas a su valor real, al finalizar el período contable. Efectúa el cierre de las cuentas de resultados para determinar la utilidad o pérdida de la empresa en el período. Prepara y analiza la hoja de trabajo. Prepara y elabora el estado de resultados y el balance general ajustados. 49 DINAMICA PARA CONSTRUIR EL CONOCIMIENTO UNIDAD 2 Para el desarrollo exitoso de esta unidad se recomienda lo siguiente: Actividad Previa. Lea detenidamente la Unidad N° 2. Resuelva los cuestionarios y realice los ejercicios que aparecen en la “Autoevaluación”. Actividad en Grupo. Realice un resumen de toda la unidad 2 el cual será debatido Reunidos en los Cipas, discutan el resumen de la Unidad 2 y socialice los cuestionarios y ejercicios realizados correspondientes a la Autoevaluación. 50 EVALUACION INICIAL 1. ¿Qué entiendes por ajuste contable? ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ____________ 2. ¿Cuáles son las clases de ajustes? ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ____________ 3. ¿Para que sirve la hoja de trabajo? ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ____________ 51 2. AJUSTES CONTABLES 2.1 Concepto de Ajuste Una vez que termina el proceso de registro en forma cronológica de todas las operaciones contables del ente económico, se inicia el proceso de ajuste para algunas cuentas, el cierre de las cuentas de resultado y la preparación de los estados financieros. Un ajuste es el proceso contable mediante el cual llevamos una cuenta a su valor real, con la finalidad de que refleje la realidad contable de la empresa. 2.2 Sistemas para Contabilizar 2.2.1 Contabilidad de causación La norma técnica, estipula que en Colombia, las transacciones o hechos económicos deben reconocerse en el período en el cual se realicen y no solamente cuando se efectúe el pago o se reciban los ingresos. Para preparar los estados financieros en forma razonable es necesario hacer los asientos de ajuste. 2.2.2 Contabilidad de caja Consiste en reconocer como ingresos de un período las ventas y los servicios prestados al contado y como costos y gastos aquellos desembolsos efectivamente realizados en el período. En Colombia, este sistema no se acepta por las normas contables establecidas. 2.3 Asociación de ingresos y egresos Según el principio de asociación contemplado en el art.13 del decreto 2649 de 1993, Para poder determinar en forma razonable los resultados de un ejercicio, bien sea utilidad o pérdida, éstos deben asociarse a los ingresos devengados, y a los costos y gastos incurridos para producir esos ingresos, registrando cada uno en las cuentas de resultado. 52 En el caso de los gastos por arrendamientos, servicios públicos, gastos de personal, etc., pagados en un mes, deben considerarse como gastos del mismo mes para poder deducirlos de los ingresos obtenidos en el mismo período. Pero, en algunos casos, existen otros costos y gastos cuya identificación o asociación con los ingresos es difícil, por generarse en transacciones efectuadas en períodos contables distintos al corriente. Es el caso de la depreciación de un activo, cuyo gasto debe registrarse no solamente en el año de su adquisición sino también durante todos los años de su vida útil. Existen otros gastos en los que se ha incurrido, pero cuyo pago no se ha efectuado en el período. Estos deben considerarse como gastos del período, independientemente de la oportunidad de su pago. 2.4 Asientos de ajuste La mayoría de las transacciones están soportadas por documentos contables, tales como: recibos de caja, comprobantes de egreso, facturas, consignaciones, etcétera. Estos documentos sirven para soportar, conservar y archivar en forma cronológica todas las transacciones y hacer posible la verificación de los hechos económicos. Pero existen otras transacciones que no sólo afectan el período en que se realizan sino períodos posteriores; por ejemplo, los gastos pagados por anticipado (intereses pagados por anticipados). La empresa, con una nota de contabilidad, registra este hecho en su momento con asientos ordinarios. Como estos intereses corresponden a varios períodos, al final de cada mes debe reconocerse la parte del gasto correspondiente. Para estos casos, la empresa no cuenta con el documento de soporte que respalde el registro en los libros de contabilidad, que no sea el documento inicial de la transacción. Para ello, el departamento de contabilidad debe preparar periódicamente un documento interno (nota de contabilidad) que sirva de soporte para reconocer la realización del ingreso o la causación del gasto, según el caso. 53 Estos registros que se preparan al final del mes se conocen como asientos de ajuste y tienen los siguientes fines: Registrar las transacciones o los hechos económicos que no se hayan reconocido. Corregir los errores cometidos en asientos contables. Ajustar las cuentas a su valor real Estos asientos permiten registrar en los libros de contabilidad, entre otros, los ingresos realizados pendientes de cobro, los gastos causados sin pagar, las asignaciones de gastos pagados por anticipado que afecten el período corriente, causar el ingreso del período sobre los ingresos recibidos por anticipado, los gastos por depreciación, y la corrección de errores en los asientos contables. Permiten, además, la actualización de los saldos de las diferentes cuentas y facilitan la preparación de estados financieros ajustados a la realidad. Las transacciones que requieren ajuste son: Los hechos económicos que no solamente afectan el período en el cual tienen lugar sino períodos posteriores, como las depreciaciones de activos. Los gastos incurrido s en el período que no hayan sido pagados. Las transacciones que a la fecha de corte no hayan sido registradas. Corrección de errores y omisiones. Reconocimiento de gastos financieros como diferencia en cambio, pérdida del poder adquisitivo de la moneda, etc. 2.5 CLASIFICACIÓN DE LOS AJUSTES Como se anotó, los asientos de ajuste tienen como finalidad: Ajustar las diferentes cuentas para preparar estados financieros más acordes con la realidad económica. Cumplir el principio de asociación. Registrar los hechos económicos que no se hayan reconocido. Corregir los asientos incorrectos. 54 Ajustar los saldos de las cuentas Con el fin de conocer su tratamiento contable y sus efectos en los estados financieros, los ajustes se pueden clasificar en: Ajustes por ingresos y gastos acumulados o causados: Ingresos realizados pendientes de cobro. Gastos acumulados causados por pagar. Ajustes por ingresos y gastos diferidos o prepagados: Ingresos diferidos. Gastos diferidos y pagados por anticipado. Ajustes por depreciaciones y amortizaciones. Corrección de errores y omisiones. 2.5.1 Ajustes por ingresos y gastos acumulados a. Ingresos realizados pendientes de cobro Estos ajustes corresponden a aquellos servicios prestados por el ente económico durante un período contable, y que al final del mismo aún no han sido facturados o no se ha enviado la cuenta de cobro respectiva. Estos servicios deben ser reconocidos como ingresos operacionales del período. Consultores Empresariales Ltda. Prestó servicios de asesoría financiera y contable durante el mes de noviembre del año 2008 a empresa Z Ltda. Por valor de $3, 000, 000. Al 30 de noviembre no se ha enviado la factura respectiva. Como este servicio fue prestado por Consultores Empresariales Ltda. Durante el mes de noviembre, la empresa debe reconocer este valor como un ingreso operacional para ese mes y elaborar el siguiente ajuste: 55 Fecha Código Cuenta Débito Nov.30 130505 Cuentas por cobrar - Clientes Crédito 3,000,000 415550 Actividades empresariales de consultoría 3,000,000 La empresa Consultores Empresariales Ltda. otorga a uno de sus empleados un préstamo por valor de $1.000.000 el día 15 de octubre del año 2008, con intereses del 30% anual pagaderos junto con el capital a dos (2) meses de plazo. El registro inicial es el siguiente: Fecha Código Cuenta Débito Oct.15 136525 Cuentas por cobrar - Empleados 1.000.000 111005 Bancos Crédito 1.000.,000 Al finalizar octubre la empresa debe reconocer los intereses ganados durante el mes por este préstamo calculados de la siguiente forma: Intereses: $1.000.000 x 30% x 15/360 = $ 12.500 El registro contable es el siguiente: Fecha Código Cuenta Oct. 31 134510 Ingresos Débito por cobrar – Intereses 421005 Crédito 12.500 Ingresos no operacionales Intereses 12.500 Al 30 de noviembre se deben reconocer los intereses ganados durante el mes; el cálculo de los intereses será: 56 $1.000.000 x 30% x 30/360= $ 25.000 El registro contable será el siguiente: Fecha Código Cuenta Nov. 30 134510 Ingresos Débito por cobrar Crédito - Intereses 25.000 421005 Ingresos no operacionales Intereses 25.000 Como el préstamo era por un término de dos meses, el vencimiento es el 15 de diciembre. El cálculo de los intereses y el pago en esa fecha tendrán los siguientes registros: Intereses: $1.000.000 x 30% x 15/360 = $12.500 El registro contable será el siguiente: Fecha Código Cuenta Dic.15 134510 Ingresos Débito por cobrar Intereses Crédito 1 2.500 421005 Ingresos no operacionales Intereses 12.500 El empleado deberá pagar, entonces: Valor del préstamo Intereses de los dos (2) meses Total a pagar $1.000.000 50.000 $1.050.000 El registro contable será el siguiente: 57 Fecha Código Cuenta Dic.15 110505 Caja Débito 1.050.000 136525 Cuentas por cobrar- Empleados 134510 Ingresos Crédito por 1.000.000 cobrar - Intereses 50.000 Los registros efectuados permiten reconocer los intereses ganados por la empresa en cada uno de los meses, a pesar de que el pago solamente se efectúa el 15 de diciembre de 2008. En caso de no efectuarse los asientos de ajuste para cada mes el estado de resultados en su valor ingresos no operacionales quedaría subestimado, lo cual generaría una utilidad incorrecta. b. Ajustes por gastos acumulados causados por pagar Los gastos acumulados corresponden a aquellos gastos causados en un período contable pero que a la fecha de corte no se han reconocido. Esto puede ser ocasionado por no haber recibido la empresa la factura o cuenta de cobro respectiva, y por consiguiente no han sido pagados. A pesar de esto, esos gastos deben reconocerse como gastos del período, independientemente de la fecha de pago, elaborando una nota de contabilidad para el asiento de ajuste correspondiente. Ejemplo: Consultores Empresariales Ltda. Paga por concepto de arrendamiento de sus oficinas la suma de $1,500,000 mensuales. Al 30 de noviembre del año 2008 no ha efectuado el pago de arrendamiento por este mes. A pesar de no tener el desembolso por este gasto, debe reconocerse como un gasto operacional del mes de noviembre. Para ello es necesario elaborar una nota de contabilidad que permita efectuar dicho ajuste de la siguiente manera: 58 Fecha Código Cuenta Nov.30 512010 Gastos operacionales - arrendamientos Débito Crédito 1,500,000 233540 Cuantas por pagar arrendamientos 1,500,000 Con este ajuste está reconociéndose el gasto operacional por arrendamiento del mes de noviembre que a la fecha está pendiente de pago. Existen gastos que deben causarse en varios períodos pero su pago debe efectuarse en un período posterior. Ejemplo Consultores Empresariales Ltda. Obtiene en septiembre 1 del año 2008 un préstamo de una entidad financiera por valor de $5, 000,000 con un plazo de un año pagadero en cuotas trimestrales con intereses del 24% anual trimestre vencido. El registro contable será el siguiente: Fecha Código Cuenta Débito Sept. 1 110505 Caja 5,000,000 210510 Obligaciones financieras Crédito 5,000,000 Las condiciones pactadas para este préstamo indican que al final del trimestre se deben pagar los intereses. Es necesario, entonces, efectuar el asiento de ajuste para registrar al final de cada mes los intereses causados, afectando los resultados de este ejercicio de la siguiente forma: Cálculo de los intereses para el mes de septiembre: 59 Capital. $5, 000,000 Intereses 24% anual pagadero por trimestre vencido Para el primer mes $5, 000,000 x 24% x 30 / 360 = $100,000 El registro contable será el siguiente: Fecha Código Cuenta Débito Sept. 30 530520 Gastos no operacionales Crédito 100,000 Intereses bancarios 233505 Gastos financieros - Intereses 100,000 Para cada uno de los meses siguientes hasta que se cubra el valor del préstamo, deben efectuarse los asientos de ajuste correspondientes a la causación de los intereses. Para el mes de octubre: Fecha Código Cuenta Débito Oct.31 530520 Gastos no operacionales Intereses bancarios 233505 Gastos financieros Crédito 100,000 - Intereses 100,000 Para el mes de noviembre: Fecha Código Cuenta Débito Nov. 30 530520 Gastos no operacionales Intereses bancarios 233505 Gastos Intereses financieros Crédito 100,000 100,000 60 En este momento ya se ha causado el valor de los intereses correspondientes al primer trimestre, fecha en la cual debe pagarse la primera cuota de capital más los intereses. Valor del préstamo $5, 000,000 dividido en cuatro trimestres, da $1, 250,000 de cuota trimestral. Los registros contables son: Pago de la primera cuota de capital: Fecha Código Cuenta Débito Dic. 1 210510 Obligaciones financieras 1,250,000 111005 Bancos Crédito 1,250,000 Pago de los intereses Fecha Código Cuenta Débito Dic. 1 233505 Gastos 111005 Intereses Intereses financieros Crédito 300,000 Bancos 300,000 Como puede observarse en estos registros de ajuste efectuados durante el primer trimestre, se afectaron los resultados de cada mes y se causaron los intereses en el mes que realmente se han causado, independientemente del mes en el cual se efectúe el pago, evitando sobreestimar las utilidades. c. Efecto de los ajustes por ingresos acumulados El reconocimiento de los ingresos acumulados en el periodo en que realmente se hayan realizado, tiene los siguientes efectos en los estados financieros: En el estado de resultados un aumento de los ingresos operacionales y no operacionales, incrementando la utilidad del ejercicio. En el balance se origina un incremento en las cuentas por cobrar a clientes si es operacional o en la de ingresos por cobrar, si es no operacional. 61 d. Efecto de los ajustes en gastos acumulados Reconocer un gasto causado que a la fecha de corte no se ha pagado, tiene en los estados financieros los siguientes efectos: En el estado de resultados un incremento en las cuentas de gastos, disminuyendo la utilidad operacional del ejercicio si es un gasto operacional o la utilidad antes de impuestos, si es un gasto no operacional. En el balance general un incremento de los pasivos al reconocer un costo o gasto por pagar. 2.5.2 Ajustes por ingresos y gastos diferidos o prepagados a. Ajustes por ingresos diferidos Las empresas, dentro del giro normal de los negocios, reciben dinero por concepto de servicios que se prestarán en el futuro o por ventas que se realizarán en otro periodo. Estos anticipos representan pasivos que se denominan ingresos diferidos o recibidos por anticipado, para la empresa que los realice. La Compañía todo computo S.A. recibe de Industrias Z Ltda. El 1 de noviembre del año 2008, la suma de $4, 500,000 por concepto de un contrato de mantenimiento para sus equipos por tres meses. Los registros contables serán: Fecha Código Cuenta Nov.1 110505 Caja 270525 Ingresos anticipado Débito Crédito 4,500,000 recibidos – por servicios técnicos 4,500,000 Al final de cada uno de los tres meses deben reconocerse los ingresos por los servicios prestados, lo cual disminuye el valor del pasivo diferido así: 62 Valor del contrato $4, 500,000 Tiempo de contrato 3 meses Valor mensual $1, 500,000 Fecha Código Cuenta Nov.30 270525 Ingresos anticipado 415590 Débito recibidos – Crédito por servicios 1,500,000 técnicos Ingresos operacionales 1,500,000 – mantenimiento de equipos Para el 31 de diciembre, se deberá realizar el mismo registro de ajuste. Al cierre del año, el saldo de la cuenta de ingresos recibidos por anticipado arrojará un saldo de $1, 500,000, correspondiente al mes pendiente de realizar, y la de ingresos operacionales prestará un incremento de $3,000,000, correspondientes al ingreso causado por el mantenimiento prestado durante los (2) meses (noviembre y diciembre). b. Ajuste por gastos diferidos Los gastos diferidos corresponden a todos los desembolsos que ha efectuado la empresa por concepto de gastos pagados anticipadamente; ejemplo: intereses, seguros, arrendamientos, etcétera. Estos gastos, que corresponden a períodos posteriores, deben amortizarse al final de cada período contable mediante asientos de ajuste, convirtiéndo10s en gastos del período. Ejemplo: La empresa Z Ltda. Adquirió en junio 1 del año 2008 una póliza de seguro contra incendio por un año, y pagó la suma de $1, 800,000. 63 El registro inicial será el siguiente: Fecha Código Cuenta Junio.1 170520 Gastos Débito pagados – anticipado seguros por y fianzas 111005 Crédito 1,800,000 Bancos 1,800,000 Esta transacción genera un activo diferido, por cuanto no se puede afectar los resultados causando un gasto por el valor total del seguro, pues dicho gasto corresponde a un año. Se debe entonces causar al final de cada mes el valor correspondiente con un asiento de ajuste. Valor de la póliza $1, 800,000 Número de meses 12 Valor a causar mensualmente $1, 800,000/12 = $150,000 Desde el mes de junio, mensualmente debe elaborarse una nota de contabilidad para registrar el ajuste por concepto de amortización de seguros por valor de $150,000. El registro contable será: Fecha Código Cuenta Débito Junio30 513025 Gastos de administración Seguros 170520 Gastos Crédito 150,000 pagados por anticipadoSeguros y fianzas 150,000 64 Con este ajuste, que se debe efectuar durante el tiempo contratado en la póliza (12 meses), se reconoce el gasto y se amortiza el activo diferido. Al cierre del mes de junio, el saldo de la cuenta de gastos pagados por anticipado se habrá disminuido en $150,000. En este grupo se encuentra, además de los gastos pagados por anticipado, el rubro de cargos diferidos por concepto de aquellos gastos que no son anticipados ni es reembolsable en el saldo pendiente de causación, sino que corresponden a desembolsos o egresos por gastos que pertenecen a períodos futuros como papelería, gastos preoperativos, etcétera. Al igual que los gastos pagados por anticipado, estos cargos diferidos deben amortizarse o reconocerse en el período al cual correspondan, afectando los resultados del ejercicio. La Compañía Z Ltda. Pagó en marzo 31 del año 2008, la suma de $1,800,000 por compra de papelería para el resto del año. El registro inicial será el siguiente: Fecha Código Cuenta Marzo 31 171 020 Cargos diferidosPapelería y útiles 111 005 Bancos Débito Crédito 1 ,800,000 1 ,800,000 Este valor de la papelería corresponde a nueve (9) meses (abril a diciembre). Por tanto, este valor debe amortizarse mensualmente a partir del mes de abril, lo cual afecta los resultados de cada mes. La nota de contabilidad para registrar este ajuste debe elaborarse de la siguiente forma: 65 Fecha Código Cuenta Abril 30 516515 Gastos operacionales - Débito Crédito Amortización de diferidosPapelería y útiles 171020 200,000 Cargos diferidosPapelería y útiles 200,000 Durante los restantes meses se elaborará la nota de contabilidad registrando los ajustes respectivos de esa amortización. c. Efecto de los ajustes por gastos e ingresos diferidos Para los ingresos diferidos, el efecto en los estados financieros es el siguiente: Incremento en la utilidad del ejercicio, pues se reconoce un ingreso que puede ser operacional o no operacional. Al incrementarse la utilidad, se incrementa también el valor del impuesto de renta. Se disminuyen los pasivos, al amortizar el valor de los ingresos recibidos por anticipado. Para los gastos diferidos o gastos pagados por anticipado, el efecto es el siguiente: Se incrementa el valor de los gastos operacionales por el hecho de reconocer o amortizar dichos gastos pagados por anticipado. Se disminuye la utilidad del ejercicio y, por consiguiente, el valor del impuesto renta. Se disminuye el valor del activo corriente con la amortización de dichos pagos anticipados. 66 2.5.3 Ajustes por depreciación En la unidad anterior se trató el tema de la depreciación de activos fijos, sus métodos, registros, etcétera; pero ahora se trata lo concerniente a los ajustes y soportes para contabilizarla cada vez que se dé la causación que afecta los resultados del ejercicio. Los activos considerados como propiedad, planta y equipo, contribuyen a la generación de ingresos mediante su uso. Esta contribución debe reconocerse en cada ejercicio mediante la depreciación de su valor histórico una vez sea ajustado. La depreciación se determina por medio de cualquiera de los métodos de reconocido valor técnico como el de línea recta, suma de los dígitos, unidades de producción, etcétera, tratándose como un gasto y utilizando para ello asientos de ajuste con efecto sobre los resultados operacionales del ente económico. La Compañía Z Ltda. adquirió al contado en febrero 28 del año 2008 un vehículo por valor de $18, 000,000, el cual tiene una vida útil de 5 años. El registro contable es el siguiente: Fecha Código Cuenta Débito Feb. 28 154005 Equipo de transporte 18,000,000 111005 Bancos Crédito 18,000,000 Para ilustración de los registros correspondiente a: la depreciación de este vehículo, se utilizará el método de línea recta. Cálculo de la depreciación anual del activo: Depreciación = Costo del activo/ = 18,000,000/5 = $3,600,000 por año Vida útil (años) 67 Depreciación mensual = $3,600,000/ = $300,000 por mes 12 meses El ajuste para reconocer la depreciación a partir de marzo se registrará con la siguiente nota de contabilidad: Fecha Código Mar.31 Cuenta Débito Crédito Gastos operacionales 516035 Depreciación – Vehículos 159235 Depreciación acumulada $300,000 - $300,000 Vehículos Este asiento de ajuste se debe hacer para cada uno de los meses durante la vida útil del activo, hasta que ésta termine o se produzca la venta o el retiro del activo. b. Efectos de la depreciación en los estados financieros Los ajustes por concepto de depreciación de los activos tienen los siguientes efectos: En el estado de resultados: - Los gastos operacionales de administración, de ventas y los costos de producción se incrementan y se afectan los resultados del ejercicio. - Se disminuye el valor de la utilidad, disminuyendo el valor del impuesto de renta. En el balance general: El reconocimiento del gasto por depreciación aumenta el valor de la depreciación acumulada, disminuyendo el valor neto en libros del activo, que corresponde a la diferencia entre el costo histórico ajustado menos la depreciación acumulada del activo. 68 2.5.4 Amortización de los activos intangibles Estos activos se amortizan según los mismos términos o parámetros de la depreciación de la propiedad, planta y equipo. Su valor histórico ajustado se amortiza mediante cualquiera de los métodos de reconocido valor técnico durante el tiempo de vida útil estimada. Ejemplo: En el balance de la Compañía Z Ltda. Aparece en septiembre 30 del año 2008 un saldo en la cuenta de activos intangible s - Patentes, por valor de $12,000,000. La vida útil estimada es de 5 años. El cálculo de la amortización será el siguiente: Amortización = Costo del activo/ = 12,000,000/ 5 = $2,400,000 por año Vida útil Valor amortización mensual = $2,400,000/12 = $200,000 El ajuste para todos los meses se efectúa con la nota de contabilidad, y el registro contable será el siguiente: Fecha Código Cuenta Julio 31 516510 Gastos operacionales Débito Amortización –Intangibles 169815 Amortización intangibles Crédito $200,000 acumulada $200,000 69 Como en los ajustes anteriores, el reconocimiento de esta amortización afecta los resultados del ejercicio. Los efectos en los estados financieros serán: En el estado de resultados, se incrementan los gastos operacional es. El impuesto de renta se disminuye como consecuencia de la reducción de la utilidad del ejercicio. En el balance general, disminuyen los activos intangibles (patentes) por el valor de la amortización. 2.5.5 Ajustes por corrección de errores u omisiones En el proceso de registro de la información contable es posible la comisión involuntaria de errores numéricos u omisión de transacciones en los libros de contabilidad. Como existe la prohibición expresa de borrar, tachar o arrancar hojas de los libros de contabilidad, estos errores pueden corregirse al final de cada período mediante notas contables que permitan registrar esos ajustes. El 1 de octubre del año 01 la Compañía Z Ltda. Recibió por concepto de un contrato de mantenimiento de equipos de computación por seis (6) meses la suma de $3, 000,000. Por error, el departamento de contabilidad efectuó el siguiente registro: Fecha Código Cuenta Oct. 1 110505 Caja 415590 Ingresos operacionales Débito Crédito 3,000,000 Mantenimiento de equipos 3,000,000 Como puede observarse, el dinero recibido por anticipado corresponde a ingresos de períodos futuros; por tanto, el registro debió ser el siguiente: 70 Fecha Código Cuenta Oct. 1 110505 Caja 270525 Ingresos recibidos por anticipado Débito Crédito 3,000,000 Mantenimiento de equipos 3,000,000 Al final del mes de octubre, el contador detecta el error y observa que los ingresos durante el mes por concepto del mantenimiento es de $500,000 y no los $3,0000,000 registrados inicialmente. Para corregir este error, debe realizarse el siguiente ajuste al 31 de octubre del año 2008 Fecha Código Cuenta Débito Oct. 1 415590 Ingresos operacionales 2,500,000 270525 Ingresos recibidos por anticipado Mantenimiento de equipos Crédito 2,500,000 Con este asiento se ajusta la cuenta de ingresos operacionales a su valor real del mes de octubre por $500,000 y no de $3,000,000, como inicialmente se contabilizó, y la cuenta de ingresos recibidos por anticipado quedará con un saldo crédito de $2,500,000, valor correspondiente a cinco (5) meses pendientes de causar, los cuales figurarán como un pasivo en el balance general. Otro tipo de error que se comete muy a menudo es la inversión de cifras en el momento del registro de la transacción. Al registrar el valor de la nómina de empleados de la Compañía Z Ltda. del mes de julio del año 2008, se registró: 71 Fecha Código Jul. 31 Cuenta Débito Crédito Gastos operacionales 510506 Sueldos 111005 Bancos 2,350,000 2,350,000 El valor correcto girado por concepto de la nómina es de $2,530,000. En el momento de detectar el error debe efectuarse el asiento de ajuste de la siguiente manera: Valor real de la nómina $2,530,000 Valor registrado en libros Diferencia a ajustar 2,350,000 180,000` Fecha Código Cuenta Jul.31 510506 Gastos operacionales Sueldos 111005 Débito Crédito 180,000 Bancos 180,000 2.6 BALANCE DE PRUEBA AJUSTADO Cuando finaliza el período contable, una vez realizados todos los registros de ajuste que se han tratado hasta el momento y antes de preparar los estados financieros se acostumbra elaborar un balance de prueba ajustado, cuyo objetivo principal es comprobar la igualdad de los totales débito y crédito. Este balance de prueba o de comprobación muestra los saldos de todas las cuentas de resultado y de balance debidamente ajustados, lo cual permite conocer los resultados obtenidos por el ente económico durante el período contable y la situación financiera al final del ejercicio, con cifras reales. Este balance de comprobación realmente es un borrador que permite conocer los saldos de todas las cuentas, pero en ningún caso remplaza los estados financieros. 72 ASIENTOS DE CIERRE Cuando finaliza el período contable, las empresas ajustan sus cuentas y cierran los libros de contabilidad para conocer los resultados de sus operaciones, la situación financiera y preparar los estados financieros. Una vez que se encuentren debidamente ajustadas las cuentas en los libros de contabilidad, o sea cuando se han reconocido ingresos y gastos propios de cada período, corregidos todos los errores y omisiones, se inicia el proceso de cierre. Este proceso final del ciclo contable tiene como objetivo determinar la utilidad o la pérdida del ejercicio, y culmina con los asientos de cierre. Los asientos de cierre tienen como propósito saldar o dejar en ceros todas las cuentas del estado de resultados. Estas cuentas, denominadas también cuentas transitorias o nominales, deben cerrarse al finalizar el ejercicio para iniciar el siguiente período con saldo igual a cero. La metodología de los asientos de cierre implica que las cuentas de resultado que presentan saldo débito, como los gastos, deben acreditarse por el mismo valor y las cuentas transitorias con saldos crédito como los ingresos deben debitarse por idéntico valor. Al acreditar las cuentas de gastos para su cierre, debe debitarse de la cuenta Ganancias y pérdidas por el mismo valor; mientras que al debitar las cuentas de ingresos, se debe acreditar la cuenta Ganancias y pérdidas por igual valor. La cuenta Ganancias y pérdidas es una cuenta temporal, cuyo fin es determinar si las operaciones realizadas por la empresa en el período arrojaron una utilidad si su saldo final es crédito, o una pérdida si su saldo final es débito en el período. Por tanto, también debe cerrarse al finalizar el período contable cancelando su saldo contra la cuenta de utilidad o pérdida del ejercicio. 73 Ejemplo: Una vez terminado el ciclo contable de la empresa Z Ltda., el balance de prueba arroja las siguientes cifras en las cuentas de resultado: Ingresos operacionales $25, 000,000 Gastos operacionales $15, 000,000 Los asientos de cierre serían los siguientes: Fecha Código Cuenta Débito Dic. 31 41 Ingresos operacionales 25,000,000 590505 Ganancias y pérdidas 590505 Ganancias y pérdidas 51 Gastos operacionales Crédito 25,000,000 15,000,000 15,000,000 Una vez terminado el ciclo, la cuenta de ganancias y pérdidas debe saldarse. Si en el período los ingresos superaron a los gastos, la empresa ha generado utilidad, y arroja un saldo crédito en esta cuenta. Por ser otra cuenta puente de carácter temporal, su cancelación debe hacerse al final. En este caso, los ingresos superan a los gastos en $10, 000,000. Supóngase una provisión para impuestos del 33%. La cancelación de la cuenta sería así: Valor de la utilidad del ejercicio $ 10, 000,000 Provisión para impuesto de renta (33%) Utilidad neta del ejercicio 3.300,000 $ 6, 700,000 El registro o asiento de cierre será: Fecha Código Cuenta Débito Crédito Dic. 31 590505 Ganancias y pérdidas 10,000,000 240405 Vigencia fiscal corriente 3.300,000 360501 Utilidad del ejercicio 6.700,000 74 2.7 BALANCE DE PRUEBA MENSUAL Balance de Prueba (Concepto) El balance de prueba consiste en relacionar todas las cuentas del mayor en orden numérico con sus respectivos saldos utilizando varias columnas así: código de cuenta, nombre de la cuenta, columna de los débitos y columna de los créditos. En la columna de los débitos irán las cuentas del activo, los costos y los gastos, y en la columna de los créditos las cuentas del pasivo, el patrimonio y los ingresos. La suma de las dos columnas deberá ser igual. Cada fin de mes, antes de la preparación de los estados financieros, se recomienda hacer una verificación de igualdad de los saldos débito y crédito de todas las cuentas incluidas en el libro mayor. Aunque esta verificación no garantiza el correcto registro de las transacciones, en algunos casos permite detectar errores y verificar el cumplimiento de la partida doble en ellos. 2.8 LA HOJA DE TRABAJO Hoja de Trabajo (Concepto) Es una herramienta utilizada en contabilidad para facilitar la mecánica de los asientos de ajuste y de cierre, que permite conocer en forma preliminar la situación financiera de la empresa al finalizar el mes. El diseño de esta hoja está dado por columnas dobles en la que se trascriben los movimientos y los saldos débito y crédito de todas las cuentas durante el período. La hoja de trabajo es un apoyo para la contabilidad porque permite realizar los asientos de ajuste y de cierre en los libros en borrador, para evitar errores y pérdida de tiempo. La hoja de trabajo contiene varias columnas con la siguiente información: 1a. La columna. Nombre de la cuenta. En ella se relacionan los nombres de todas las cuentas que intervienen en los estados financieros. 75 2a. columna. Balance de prueba. En esta columna se presentan los saldos débito y crédito de las cuentas antes de los correspondientes ajustes. Las sumas de estas dos columnas deben ser iguales. 3a. columna. Ajustes. En esta columna se preparan los asientos de ajuste que la empresa debe preparar al final del período contable. Si al efectuar éstos aparecen nuevas cuentas, se deben agregar en la columna de los nombres. Las sumas de las dos columnas deben ser iguales. 4a. columna. Balance de prueba ajustado. Esta columna sirve para anotar los saldos débito y crédito de cada una de las cuentas debidamente ajustadas. Los saldos de estas cuentas resultan de tomar los saldos del balance de prueba y sumar o restar horizontalmente los movimientos de cada cuenta. La suma de las dos columnas debe ser igual. 5a. columna. Estado de resultados. En esta columna deben presentarse las cifras ajustadas correspondientes a las cuentas de resultado. En la columna de los débitos aparecen los saldos de las cuentas de gastos operacionales y los no operacionales. En la columna de los créditos aparecerán tanto los ingresos operacionales como los no operacionales generados por la empresa durante el período. Al sumar las columnas débito y crédito, su saldo no coincide pues éste representa la utilidad o pérdida de la empresa en el período. Si la suma de la columna crédito es mayor que la suma de la columna débito, la empresa obtuvo utilidades; en caso contrario, la empresa incurrió en pérdidas. La diferencia de estas dos columnas debe anotarse en el lado menor y sumarse, para que de esta forma las dos columnas den sumas iguales. 6a. columna. Asientos de cierre. Esta columna sirve para cancelar los saldos de las cuentas de resultado producto de las operaciones realizadas en el período, 76 dejándolas con saldo cero, para pasar los saldos solamente de las cuentas reales o de balance a la columna siguiente. El procedimiento que debe aplicarse es el siguiente: - En la columna de los débitos se registra el saldo de cada una de las cuentas de ingresos y en la columna de los créditos se registran los saldos de todas las cuentas de gastos. Al sumar las columnas débito y crédito, da una diferencia que corresponde al valor de la utilidad o pérdida del ejercicio. - Esta diferencia en estas dos columnas debe anotarse en el lado menor y sumarse, para que de esta forma las dos columnas den sumas iguales. 7a. columna. Balance general. Es la última columna de la hoja de trabajo, a donde debe trasladarse los saldos débito y crédito de las cuentas que han quedado con saldo. La suma de la columna del débito debe ser igual a la columna del crédito. En caso de que no coincidan estas sumas, debe revisarse todo el proceso antes de efectuar el paso siguiente que será el registro en los libros de contabilidad. Con el proceso anterior se han cancelado los saldos de las cuentas transitorias y quedan solamente las del balance general, que permitirá conocer la situación financiera del ente económico. Ejercicio de Aplicación. La Compañía Z Ltda. Es una empresa comercial cuya actividad económica es la compra y venta de mercancías. Los siguientes son los datos tomados de sus libros de contabilidad al 3l de diciembre del año 2008. (Véase balance de prueba del cuadro No1). Se requiere llevar a cabo los siguientes ajustes: a. Las inversiones temporales devengan un rendimiento del 27% anual pagadero por trimestre vencido; causar los intereses por el mes de diciembre. b. Los intereses pagados por anticipado corresponden a tres meses pagados en noviembre 30 del año 2008 77 c. El método de depreciación utilizado por la empresa es el de línea recta. La vida útil de los diferentes activos es la siguiente: Equipo de oficina 10 años Muebles y enseres 10 años Vehículos 5 años d. Las obligaciones financieras deben reconocer un interés del 24% anual por trimestre vencido; causar el valor de los intereses por el mes de diciembre. e. Crear la provisión para deudas malas equivalente al 2% del saldo de cuentas por cobrar a clientes. f. Los ingresos recibidos por anticipado corresponden al valor de tres meses de arrendamiento (diciembre a febrero). g. Al cierre del año no se han pagado los servicios públicos del mes de diciembre por valor de $200,000. Pasos que se deben seguir: 1. Diligenciar la hoja de trabajo. 2. Registrar en forma de diario los asientos de ajuste y de cierre. 3. Preparar el estado de resultados por el año 2008 Y el balance general al 31 de diciembre del año 2008 Solución En este ejemplo, la empresa ha realizado todas las transacciones normales hasta el mes de diciembre del año 2008, pero con el fin de presentar estados financieros ajustados a la realidad es necesario efectuar los ajustes propuestos, siguiendo las normas contables así: 78 Cuadro No.1 Compañía Z Ltda. Balance de prueba al 31 de diciembre del año 2008 Saldos Nombre de la cuenta Caja Bancos Débito Crédito 1,700,000 y cuenta de ahorro Inversiones temporales 3,250,000 2,000,000 Cuentas por cobrar - Clientes 12,250,000 Deudores varios 1,800,000 Inventario de mercancías 8,700,000 Equipo de oficina 8,500,000 Depreciación acumulada Muebles y enseres Depreciación 5,800,000 acumulada Vehículos Depreciación 1,740,000 22,000,000 acumulada Intereses pagados por anticipado Obligaciones 2,550,000 3,300,000 750,000 financieras 10,000,000 Proveedores nacionales 8,360,600 Ingresos recibidos por anticipado 1,800,000 Ventas Devoluciones en ventas 35,820,000 237,000 Sueldos 6,250,000 Arrendamientos 3,450,000 Servicios públicos 620,000 Papelería y útiles 189,000 79 Gastos no operacionales 224,600 Costo de ventas 19,700,000 Capital social 30,000,000 Reserva legal 385,000 Utilidades acumuladas 3,465,000 Sumas iguales $97,420,600 $97,420,600 Ajustes por ingresos causados por cobrar Al cierre del ejercicio la empresa posee $2, 000,000 en inversiones temporales que generan rendimientos del 27% anual, pagaderos cada trimestre vencido. Se hace necesario el ajuste para reconocer un ingreso no operacional por concepto de intereses. Valor de la inversión temporal Interés pactado $2, 000,000 27% anual Cálculo de los intereses: $2,000,000 x 27% x 30/360 = $45,000 Se elabora la nota de contabilidad por este ajuste de la siguiente forma: Fecha Código Cuenta Débito Dic. 31 134510 Intereses 45,000 421005 Intereses Crédito 45,000 Ajustes por gastos causados por pagar Las obligaciones financieras generan unos intereses del 24% anual pagadero por trimestre vencido. Se hace necesario reconocer o causar el gasto correspondiente por concepto de intereses sobre obligaciones por el mes de diciembre de la siguiente manera: 80 Valor del capital adeudado $10, 000,000 Valor tasa de interés 24% anual Cálculo de los intereses $10,000,000 x 24% x 30/360 = $200,000 Se elabora la nota de contabilidad correspondiente, y el gasto se causa así: Fecha Código Cuenta Débito Dic. 31 530520 Intereses 200,000 233505 Gastos financieros Crédito 200,000 Al cierre del ejercicio la cuenta correspondiente a los servicios públicos del mes de diciembre se encuentra sin pagar. Como bien se sabe, la aplicación del principio de causación permite tener una información más cercana a la realidad; por tanto, deben causarse o reconocerse los gastos que aún no se hayan pagado. Valor de los servicios públicos sin pagar $200,000 Se elabora el comprobante de ajuste en la siguiente forma: Fecha Código Cuenta Débito Dic. 31 5235 Servicios 200,000 233550 Servicios públicos Crédito 200,000 Ajustes a los diferidos Gastos pagados por anticipado. En el balance de prueba figura una partida por concepto de intereses pagados por anticipado, originados el 30 de noviembre del año 2008, pero que corresponden al pago por tres meses (90 días). Debe 81 entonces causarse el gasto o amortizarse ese pago diferido por el mes de diciembre así: Valor pagado por intereses Período pagado $750,000 90 días El ajuste será: $750,000 = $8,333.33 x 30/90 = $250,000 Fecha Código Cuenta Débito Dic. 31 530520 Intereses 250,000 170505 Intereses Crédito 250,000 Ingresos recibidos por anticipado La empresa recibió $1, 800,000 por concepto de arrendamiento de tres meses anticipado (de diciembre a febrero). Se debe reconocer el ingreso correspondiente al mes de diciembre en la siguiente forma: Valor recibido $1, 800,000 /3 = $600,000 Valor del ingreso realizado $600,000 La nota contable es la siguiente: Fecha Código Cuenta Débito Dic. 31 270515 Arrendamientos 600,000 422010 Construcciones y edificaciones Crédito 600,000 Ajustes por depreciación de activos Los activos de la empresa, por efectos de su uso, pierden valor, lo cual se refleja contablemente con la figura denominada depreciación. En este ejercicio se utilizará el método de línea recta. 82 Equipo de oficina: Costo en libros del activo a diciembre 31 del año 2008 $8, 500,000 Depreciación acumulada a diciembre 31 del año 2008 $2, 550,000 Cálculo de la depreciación por diciembre del año 2008 Depreciación = valor del activo/ = $8, 500,000/ = $850,000 por año Vida útil 10 años Depreciación mensual = $850,000 / 12 = $70,833 El registro de este ajuste será el siguiente: Fecha Código Cuenta Débito Dic. 31 516015 Equipos de oficina 70,8333 159215 Equipos de oficina Crédito 70,8333 El valor neto en libros después del ajuste por la depreciación de diciembre quedará reflejado así: Valor histórico $8, 500,000 Menos: Depreciación acumulada Valor neto en libros 2, 620,833 $5, 879,167 Muebles y enseres: Costo en libros del activo a diciembre 31 del año 2008 $5,800.000 Cálculo de la depreciación por el mes de diciembre/2008 Depreciación = valor del activo/ = $5, 800,000/ = $850,000 por año Vida útil 10 años Depreciación mensual = $580,000 / 12 = $48,333 El registro de este ajuste será el siguiente: 83 Fecha Código Cuenta Débito Dic. 31 516015 Equipos de oficina 48,333 159215 Equipos de oficina Crédito 48,333 El valor neto en libros después del ajuste por la depreciación de diciembre quedará reflejado así: Valor histórico $5, 800,000 Menos: Depreciación acumulada Valor neto en libros 1, 788,333 $4, 011,667 Vehículos o equipo de trasporte: Costo en libros del activo a diciembre 31 del año 2008 $22, 000,000 Cálculo de la depreciación por diciembre del año 2008 Depreciación = valor del activo/ = $22, 000,000/ = $4, 400,000 por año Vida útil 5 años Depreciación mensual = $4, 400,000 /12 = $366,667 El registro de este ajuste será como sigue: Fecha Código Cuenta Débito Dic. 31 516035 Flota y equipo de transporte 366,667 159235 Flota y equipo de transporte Crédito 366,667 El valor neto en libros después del ajuste por la depreciación de diciembre quedará reflejado así: 84 Valor histórico $22, 000,000 Menos: Depreciación acumulada 3,666.667 Valor neto en libros $18, 333,333 Las normas de contabilidad permiten presentar los activos, bienes o derechos de la empresa por su verdadero valor de realización. Por eso, al finalizar el ejercicio se deben constituir las provisiones necesarias para ello. En el ejemplo, las cuentas por cobrar presentan un riesgo de pérdida estimado en el 2%, por lo cual se debe efectuar el siguiente ajuste: Saldo en cuentas por cobrar $12, 250,000 Provisión por estimar 2% Cálculo de la provisión: $12, 250,000 x 2% = $245,000 El registro contable será el siguiente: Fecha Código Cuenta Débito Dic. 31 519910 Deudores 245,000 139905 Clientes Crédito 245,000 El valor neto en libros después del ajuste por la provisión calculada al cierre de diciembre quedará reflejado así: Valor cuentas por cobrar Menos: Provisión para cuentas malas Valor neto en libros $12, 250,000 245,000 $12, 005,000 85 Una vez efectuados todos los registros de los ajustes, se procede a trasladar esa información a la hoja de trabajo en la columna de ajustes como muestra el cuadro No. 2 Después de registrar los ajustes se procede a determinar los nuevos saldos de las cuentas, lo que dará el balance de prueba ajustado. Una vez conocidos estos saldos se puede determinar el estado de resultados o de ganancias y pérdidas, trasladando los saldos ajustados de las cuentas de resultados; en la columna de los débitos se registran los saldos de las cuentas de egresos o gastos y en la de créditos los saldos de las cuentas de ingresos. La sumatoria de estas dos columnas determinará si la empresa obtuvo utilidades o pérdidas. Si la sumatoria de los créditos es mayor que los débitos, significa que los ingresos son mayores; por tanto, el resultado es utilidad. Si la sumatoria de los débitos o egresos es mayor, entonces la empresa obtuvo en ese período pérdidas. En el ejemplo, en la hoja de trabajo pueden verse las siguientes cifras: Sumatoria de los débitos $32, 051,433 Sumatoria de los créditos $36, 465,000 La diferencia es favorable; hay una utilidad antes de impuestos de $4, 413,567, cifra que debe colocarse en el lado menor para efectos de cuadre. En este caso, la utilidad debe trasladarse a la columna de los asientos de cierre o de pago de cuentas de resultado como se ve en la hoja de trabajo. 86 CUADRO No. 2 HOJA DE TRABAJO. AJUSTES Com pañía Z Ltda. - Hoja de Trabajo Balance de prueba Nom bre de la Cuenta Caja Bancos y cuentas de ahorro Inversiones temporales Cuentas por cobrar - Clientes Deudores varios Inventario de mercancías Equipo de oficina Depreciación acumulada Muebles y enseres Depreciación acumulada Vehículos Depreciación acumulada Intereses pagados por anticipado Obligaciones financieras Proveedores nacionales Ingresos recibidos por anticipado Ventas Devoluciones en ventas Sueldos Arrendamientos Servicios públicos Papelería y útiles Gastos no operacionales Costo de ventas Capital social Reserva legal Utilidades acumuladas Sum as Iguales Ingresos por cobrar Ingresos no operacionales Gastos causados por pagarGastos Intereses causados por pagarGastos por depreciación Servicios Gastos por depreciación Gastos por depreciación Provisión cuentas malas Sum as Iguales Diciem bre 31/2008 Débito Crédito 1,700,000 3,250,000 2,000,000 12,250,000 1,800,000 8,700,000 8,500,000 2,550,000 5,800,000 1,740,000 22,000,000 3,300,000 750,000 10,000,000 8,360,600 1,800,000 35,820,000 237,000 6,250,000 3,450,000 620,000 189,000 224,600 Balance de prueba Ajustes Débito Crédito 70,833 48,333 366,667 250,000 600,000 200,000 200,000 250,000 245,000 19,700,000 30,000,000 385,000 3,465,000 Ajustado Débito Crédito 1,700,000 3,250,000 2,000,000 12,250,000 1,800,000 8,700,000 8,500,000 2,620,833 5,800,000 1,788,333 22,000,000 3,666,667 500,000 10,000,000 8,360,600 1,200,000 35,820,000 237,000 6,250,000 3,450,000 820,000 189,000 424,600 250,000 245,000 19,700,000 30,000,000 385,000 3,465,000 $97420600 $97420600 45,000 45,000 45,000 600,000 200,000 200,000 70,833 48,333 366,667 45,000 600,000 200,000 200,000 70,833 48,333 366,667 245,000 $2025833 $2025,833 245,000 $ 98,596,433 $98,596,433 Asientos de cierre La cancelación de las cuentas de resultado, como se vio, consiste en la cancelación de lo: saldos de las cuentas de ingresos y egresos contra la cuenta de ganancias y pérdidas, de lo cual queda un saldo correspondiente a la utilidad del 87 ejercicio, utilidad antes de impuestos, que se traslada a la columna del balance general en la columna de los créditos. Una vez canceladas las cuentas de resultado con los cierres, quedarán solamente como saldos las cuentas reales o de balance, que en la hoja de trabajo se trasladan a la columna del balance general con sus correspondientes saldos, débitos o créditos, dependiendo de la naturaleza de la cuenta, con excepción de las cuentas de depreciaciones acumuladas que son cuentas del grupo del activo pero son de naturaleza crédito y que sirven para determinar el valor neto en libros de esos activos. Los registros serán los siguientes: Cancelación de las cuentas de ingresos Fecha Dic. 31 Código Cuenta 41 Ventas Débito Crédito 35,820,000 421005 Ingresos no operacionales Intereses 45,000 425505 Ingresos no operacionales Arrendamientos 600,000 590505 Ganancias y perdidas 36,465,000 Cancelación de las cuentas de egresos Fecha Dic. 31 Código Cuenta 590505 Ganancias y pérdidas 417501 Devoluciones en ventas Débito Crédito 32,051,433 237,000 Gastos operacionales: 510506 Sueldos 6,250,000 512010 Arrendamientos 3,450,000 513525 Servicios públicos Papelería y 820,000 519530 útiles 189,000 519910 Papelería y útiles 245,000 88 516015 Provisión para cuentas malas Gastos – 70,833 516015 Depreciación equipo de oficina - – Gastos Depreciación 516035 muebles y enseres – 530520 Gastos 48,333 Depreciación vehículos Gastos 366,667 no operacionales – Intereses 674,600 613524 Costo de ventas 19,700,000 Cancelación de la cuenta ganancias y pérdidas En Colombia, obligatoriamente todas las empresas deben efectuar un cierre al 31 de diciembre de cada año; y así, comenzar al 1 de enero con las cuentas del estado de resultados en cero. Una vez cerradas todas las cuentas de gastos e ingresos y que sus saldos se encuentran en la cuenta ganancias y pérdidas, esta última debe saldarse. Si en el período los ingresos superan a los costos y gastos, significa que la empresa ha generado utilidades; por consiguiente, la cuenta ganancias y pérdidas arrojará un saldo crédito. De lo contrario, su saldo será debito, es decir, la empresa tuvo pérdida. Fecha Código Cuenta Débito Dic. 31 590505 Ganancias y pérdidas 4,413,567 360501 Utilidad del ejercicio Crédito 4,413,567 Ejemplo de pérdida Fecha Código Cuenta Débito Dic. 31 361001 Perdida del ejercicio 4,413,567 590505 Ganancias y pérdidas Crédito 4,413,567 89 La hoja de trabajo (véase cuadro No.3) como se observa, es una herramienta que permite obtener estados financieros en forma de borrador antes de efectuar ajustes y registros en los libros de contabilidad. Con el trabajo finalizado se procede a elaborar los estados financieros básicos, el balance general y el estado de resultados, con una clasificación que se explicará en la próxima unidad. El siguiente es el estado de resultados de la Compañía Z Ltda. Al cierre del año 2008. Cuadro No. 3 Compañía Z Ltda. Estado de resultados por el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del año 2008 INGRESOS Ventas brutas $35,820,000 Menos: Devoluciones en ventas (237.000) Ventas netas $35,583,000 Menos: Costo de las mercancías vendidas ($19,700,000) UTILIDAD BRUTA EN VENTAS $15,883,000 Menos: Gastos operacionales: Sueldos $6,250,000 Arrendamientos 3,450,000 Servicios públicos 820,000 Papelería y útiles 189,000 Depreciaciones de activos 485,833 Provisión para cuentas malas 245,000 Total gastos operacionales 11,439,833 UTILIDAD OPERACIONAL $4,443,167 Más: Otros ingresos no operacionales Menos: Otros gastos no operacionales UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS 645,000 (674,600) $4,413,567 90 Cuadro No. 4 Compañía Z Ltda. - Hoja de Trabajo Balance Nombre de la de Prueba Ajustes Diciembre 31 de 01 Balance de Prueba Estado de Resultados Asientos de cierre Ajustado Balance General Cuenta : Débito Caja 1,700,000 1,700,000 1,700,000 3,250,000 3,250,000 3,250,000 2,000,000 2,000,000 2,000,000 12,250,000 12,250,000 12,250,000 Deudores Varios 1,800,000 1,800,000 1,800,000 Inv entario de 8,700,000 8,700,000 8,700,000 de 8,500,000 8,500,000 8,500,000 Bancos y cuentas de Crédito Débito Crédito Débito Diciembre 31 de 01 Crédito Débito Crédito Débito Crédito Débito Crédito ahorro Inv ersiones temporales Cuentas por cobrar - Clientes mercancías Equipo of icina Depreciación 2,550,000 70,833 2,620,833 2,620,833 acumulada Muebles y 5,800,000 5,800,000 5,800,000 enseres Depreciación 1,740,000 48,333 3,300,000 366,667 1,788,333 1,788,333 acumulada Vehículos 22,000,000 Depreciación 22,000.000 22,000,000 3,666,667 3,666,667 10,000,000 acumulada Intereses pagados 750,000 250,000 500,000 500,000 8,360,600 por anticipado Obligaciones 10,000,000 10,000,000 8,360,600 8,360,500 1,200,000 f inancieras Prov eedores nacionales Ingresos recibidos 1,800,000 600,000 1,200,000 por 91 anticipado Ventas 35,820,000 Dev oluciones en 35,820,000 35,820,000 35,820,000 237,000 237,000 237,000 237,000 Sueldos 6,250,000 6,250,000 6,250,000 6,250,000 Arrendamientos 3,450,000 3,450.000 3,450,000 3,450,000 Serv icios 620,000 820,000 820,000 820,000 189,000 189,000 189,000 200,000 424.600 424,600 424,600 250,000 250,000 250,000 250,000 245,000 245,000 245,000 245,000 19,700,000 19,700,000 19,700,000 v entas 200,000 públicos Papelería y 189,000 no 224,600 útiles Gastos operacionales Costo de Ventas 19,700,000 Capital social 30,000,000 30,000,000 30,000,000 Reserv a legal 385,000 385,000 385,000 3,465,000 3,465,000 Utilidades acumuladas 3465000 97,420,600 Ingresos por 97,420,600 45,000 45,000 45,000 cobrar Ingresos no 45,000 45,000 45,000 45,000 600,000 600,000 600,000 600,000 200,000 200,000 200,000 200,000 200,000 200,000 operacionales Gastos causados por pagar- intereses Gastos causados por pagar- Serv icios Gastos por 70,833 70,833 70,833 70,833 por 48,333 48,333 48,333 48,333 por 366,667 366,667 366,667 366,667 Depreciación Gastos Depreciación Gastos 92 Depreciación Prov isión 245,000 245,000 245,000 Cuentas malas Sub-Totales Utilidad 2,025,833 del 2,025,833 98,596,433 98,596,433 32,051,433 36,465,000 4,413,567 4,413,567 4,413,567 ejercicio Sumas iguales 36,465,000 36,465,000 36,465,000 36,465,000 66,545,000 66,545,000 93 La siguiente es la presentación del balance general clasificado de la C ompañía Z Ltda. Al cierre del ejercicio del año 2008: Compañía Z Ltda. Balance General A 31 de diciembre del año 2008 ACTIVO Activo corriente Disponible: Caja $1,700,000 Bancos y cuentas de ahorro 3,250,000 Inversiones temporales 2,000,000 Cuentas por cobrar/Clientes Menos: Provisión cuentas malas 12,250,000 (245,000) Cuentas por cobrar - Clientes - Neto 12,005,000 Deudores varios 1,800,000 Ingresos por cobrar 45,000 Inventario de mercancías 8,700,000 Total activo corriente 29,500,000 Activos fijos Propiedad, planta y equipo: Equipo de oficina Menos: Depreciación acumulada 8,500,000 (2,620,833) Equipo de oficina - Neto Muebles y enseres Menos: Depreciación acumulada 5,879,167 5,800,000 (1,788,333) Muebles y enseres - Neto Equipo de trasporte -Vehículos 4,011,667 22,000,000 94 Menos: Depreciación acumulada (3,666,667) Equipo de trasporte - Neto 18,333,333 Total propiedad, planta y equipo 28,224,167 Activos no corrientes Diferidos y otros activos: Intereses pagados por anticipado TOTAL ACTIVO 500,000 $58,224,167 Pasivo Pasivo Corriente: Obligaciones financieras $10,000,000 Proveedores nacionales 8,360,600 Gastos causados por pagar Ingresos recibidos por anticipado-Arrendamientos TOTAL PASIVO 400,000 1,200,000 19,960,600 Patrimonio Capital social $30,000,000 Reserva legal 385,000 Utilidades acumuladas 3,465,000 Utilidad del ejercicio 4,413,567 TOTAL PATRIMONIO $38,263,567 TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO $58,224,167 95 RESUMEN DE LA UNIDAD Los asientos de ajuste afectan las cuentas del balance general y del estado de resultados Todas las transacciones que exigen asientos de ajuste al final del período involucran gasto acumulado, ingresos acumulados, gastos diferidos, ingresos diferidos, depreciación activos fijos. El tipo de ajuste por ingresos acumulados significa un ingreso causado durante el período contable, pero que al final del período de éste su cobro no se ha realizado. En los estados financieros debe aparecer un ingreso realizado por anticipado en las cuentas del pasivo, los gastos acumulados por pagar también son pasivos y los ingresos acumulados por cobrar pertenecen a los activos. Los gastos pagados por anticipado se llaman también gastos diferidos y se presentan en el balance general como un activo. Si se omite, es decir si no se hace el asiento de ajuste sobre un gasto pagado por anticipado, afecta los estados financieros: el balance general y estado de resultados. Los gastos de depreciación son un gasto de operación y es la distribución sistemática del costo de un activo, como un edificio o equipo, que lo lleva a gasto durante la vida útil del activo. 96 AUTOEVALUACIÓN 1. ¿Qué es una hoja de trabajo? ¿Para qué sirve? 2. ¿Cuál cuenta cierra ingresos? ¿Cuál cuenta cierra gastos? 3. ¿Cómo se realiza el cierre? 4. ¿Cuándo se realizan los asientos de ajuste? 5. ¿Cuál es la finalidad balance de prueba? 6. ¿Por qué las cuentas de resultados son cuentas temporales? 7. Ejercicios de Aplicación a. El 15 de febrero, la compañía Financiamos S.A. prestó a la compañía ASC Ltda. La suma de $54, 000,000 a 3 meses, con un interés del 36% anual por trimestre anticipado. La entidad financiera prepara informes contables cada mes. Registrar el hecho económico en Financiamos S.A. y los ajustes correspondientes. b. El 1 de abril del año 01, la compañía Z Ltda., tomó un seguro contra robos, por lo cual pagó una prima de $2,400,000, con una cobertura de un año con un cheque. Realizar el asiento del hecho económico al 30 de agosto. c. La Z Ltda. Adquirió el15 de mayo un bus por valor de $60,000,000 y pagó de contado el 50% y el resto mediante un crédito bancario a largo plazo, sin interés. Realizar el asiento del hecho económico, el cálculo de la cuota de depreciación, y los asientos de ajuste para 30 de mayo, 30 de junio y 31 de diciembre, utilizando el método de depreciación de línea recta. d. La compañía Z Ltda. Recibe el 20 de septiembre $6,000,000 por concepto de arrendamiento de 6 meses, La compañía cierra libros mensualmente. El contador realiza el siguiente asiento: 97 Sep.20 Caja 6,000,000 Ingreso Arrendamiento 6,000,000 Realizar el ajuste necesario para corregir este error en la fecha de cierre el 30 de septiembre. e. La compañía Z Ltda. Cierra libros al final de cada mes. El 15 de marzo invirtió $50,000,000 en depósitos a término en un banco, para retirarlo al cabo de 3 meses. Estos depósitos pagan el 24% por trimestre vencido, se pide realizar el registro en marzo 15 y los ajustes respectivos de cada mes y el asiento de reembolso. f. La compañía Z Ltda. Presenta el siguiente balance de prueba al 30 de noviembre del año 01 Banco: $113, 500,000. Utilidades acumuladas 15,000,000. Capital 135,000,000. Ingresos por interés: 11,800,000 Caja 10,000,000 Clientes: 6,000,000 Proveedores: 13,300,000. Gastos generales: 3,800,000. Equipos de oficina: 20,000,000 (Comprados el 1 de septiembre). Maquinaria: 1,800,000 (Comprada el 1 mayo). Edificaciones: 15,000,000 (Comprada 1 febrero). Terreno: 5,000,000. 98 Balance de Prueba Compañía Z Ltda. Balance de prueba al 30 de noviembre del año 01 Nombre de la cuenta Débito Caja 10,000,000 Bancos : 113,500,000 Crédito Cuentas por cobrar-Clientes 6,000,000 Equipo de oficina 20,000,000 Maquinaria 1,800,000 Edificaciones 15,000,000 Terreno 5,000,000 Proveedores 13,300,000 Ingresos por interés 11,800,000 Gastos generales 3,800,000 Capital 135,000,000 Utilidades acumuladas 15,000,000 Sumas iguales $175,100,000 $175,100,000 Durante el mes de diciembre se realizaron las siguientes transacciones: Diciembre 1: se consigna en el banco $5, 000,000 en efectivo 99 Diciembre. 5: se adquiere una póliza de seguros; la prima anual es de $1 200,000, la cual se paga con un cheque. Diciembre. 10: con cheque se pagan gastos diversos por $2, 000,000. Diciembre 15: con cheque se pagan arrendamientos por $1,500,000 hasta el15 de febrero. Diciembre 20: se contratan .dos (2) empleados para la empresa, los cuales devengarán un sueldo de $600,000 mensuales cada uno, pagaderos en quincenas vencidas. Diciembre 20: se genera un cheque por $15,000,000 a favor del Banco de Bogotá, con el fin de colocarlo a producir al 30% anual por trimestre vencido. Preparar los asientos de ajuste, los asientos de cierre y presentar los estados financieros (balance general y estado de resultados). Ver modelos en la unidad 3. Ciclo Contable y Estados Financieros 100 CICLO CONTABLE Y ESTADOS FINANCIEROS Unidad 3 PRESENTACIO N El proceso técnico que debe seguirse desde la apertura de los libros de contabilidad hasta la emisión de estados financieros se conoce con el nombre de ciclo contable. El administrador de empresas debe tener suficientes conocimientos de cada una de estas etapas, que garantice el buen manejo, administración y registro de la información contable. Los estados financieros son el medio de divulgación de la información contable y constituyen la herramienta fundamental para la toma de decisiones en las empresas, por lo anterior, es importante que el administrador de empresas tenga las competencias suficientes en el diseño y elaboración de estos reportes financieros, que hacen parte de su responsabilidad. PROBLEMA ¿Cuáles son los procedimientos contables que deben seguirse para el registro de las operaciones comerciales del ente económico desde la ocurrencia del hecho económico hasta la emisión de Estados Financieros? COMPETENCIAS ESPECÍFICAS Al terminar de estudiar la presente unidad usted tendrá las siguientes competencias: Conceptúa sobre las diferentes etapas del ciclo contable. 102 Elabora estados financieros a partir de la información de los libros de contabilidad. Interpreta la información contable para la toma de decisiones. DINAMIC A PARA CONSTRUIR EL CONOCIMIE NTO UNIDAD 3 Para el desarrollo exitoso de esta unidad se recomienda lo siguiente: Actividad Previa. Lea detenidamente la Unidad N° 3 Resuelva los cuestionarios que aparecen en la “evaluación”. Desarrolle los cuestionarios o ejercicios que aparecen como Autoevaluación. Actividad en Grupo. Realice un resumen de toda la unidad 3 el cual será debatido Reunidos en los Cipas, discutan el resumen de la Unidad y socialice los cuestionarios o ejercicios correspondientes a la Autoevaluación 103 EVALUACIO N INICIAL 1. ¿Qué entiendes por ciclo contable? ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ____________ 2. ¿Cuáles son las etapas o procesos del ciclo contable? ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ____________ 3. ¿Qué son los estados financieros y como se clasifican? ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ EVALUACION INICIAL ______________________________________________________ ______________________________________________________ ____________ 104 3.1 CICLO CONTABLE CICLO CONTABLE APERTURA MOVIMIENTO CIERRE ESTADOS FINANCIEROS 3.1.1 Concepto e Importancia Es el proceso técnico que se debe seguir para garantizar que todos los hechos económicos se reconocen y se transmiten correctamente a los usuarios de la información; en otras palabras, es el proceso ordenado y sistemático para el control y registro de la información contable, que va desde la preparación de los comprobantes de contabilidad -con base a los documentos fuente-, el registro en los libros principales y auxiliares, hasta la preparación de los estados financieros. El ciclo contable no se debe confundir con el período contable, ya que este último hace referencia al espacio de tiempo que corresponden los estados financieros y al cabo del cual se determinan los resultados económicos y la situación financiera de los entes económicos. Su importancia radica en que los hechos económicos relacionados con los estados financieros al ser medibles y pertinentes, representan confiabilidad para los usuarios de la información. 105 3.1.2 Partes del Ciclo Contable (Flujograma) Soportes de Contabilidad AUXILIARES COMPROBANTES DE CONTABILIDAD PRINCIPALES Diario Columnario Ajustes Cierre Mayor y Balances Estados Financieros 3.1.2.1 Apertura Hace referencia al registro de los aportes de capital de los socios –para sociedades- con base a la escritura pública o con base en los aportes del dueño, según inventario inicial. 3.1.2.2 Movimiento Corresponde a las diferentes operaciones que la empresa realiza relacionadas con el giro normal del negocio (objeto social). 106 3.1.2.3 Cierre Esta comprendida por la etapa de ajustes y la de cancelación de cuentas de resultado. En la etapa de ajustes, se procede a revisar y analizar cada una de las diferentes cuentas con el fin de llevar a su valor más real la contabilidad y presentar posteriormente los estados financieros en forma confiable. Existen diversas clases de ajustes, entre otros: Por arqueos de caja, Por amortización de diferidos, Por gastos e ingresos acumulados, Por conciliación bancaria, Por reclasificaciones de cuentas y corrección de errores, Por cálculo de la depreciación de propiedades, planta y equipo, Por el cálculo y ajuste de provisiones, 3.2 ESTADOS FINANCIEROS Los estados financieros, cuya preparación y presentación es responsabilidad de los administradores del ente, son el medio principal para suministrar información contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico. Mediante una tabulación formal de nombres y cantidades de dinero derivados de tales registros, reflejan, a una fecha de corte, la recopilación, clasificación y resumen final de los datos contables. 107 3.2.1 Clases, Características y Aspectos Normativos Teniendo en cuenta las características de los usuarios a quienes van dirigidos o los objetivos específicos que los originan, los estados financieros se dividen en estados de propósito general y de propósito especial. El Decreto Reglamentario 2649 de 1993, hace una clasificación de los estados financieros atendiendo las características de los usuarios a quien van dirigidos, así: De propósito general 1. Estados financieros básicos: a) Balance general; b) Estado de resultados; c) Estado de cambios en el patrimonio; d) Estado de cambios en la situación financiera, y e) Estado de flujos de efectivo. 2. Estados financieros consolidados: De propósito especial 1. Balance inicial. 2. Estados financieros de períodos intermedios. 3. Estados de costos. 108 4. Estado de inventarios. 5. Estados financieros extraordinarios. 6. Estados de liquidación. 7. Estados financieros que se presentan a las autoridades. 8. Estados financieros preparados sobre una base comprensiva distinta de los principios de contabilidad generalmente aceptados. Estados financieros comparativos. Estados financieros certificados y dictaminados. 3.2.2 Estados Financieros Básicos 3.2.2.1 Clases Son estados financieros básicos: 1. El balance general, 2. El estado de resultados, 3. El estado de cambios en el patrimonio, 4. El estado de cambios en la situación financiera, 5. El estado de flujos de efectivo. 109 3.2.2.2 Aplicación: Ver modelos: ALMACÉN LA REBAJA Estado de Resultados Del 1 de enero a 31 de diciembre de 200? VENTAS NETAS Menos: $7.000.000 COSTO DE VENTAS Inventario inicial de mercancías Más: Compras netas $ 9.000.000 5.000.000 Total mercancía disponible $14.000.000 Menos: Inventario final de M/cías 8.500.000 TOTAL COSTO DE VENTAS: 5.500.000 UTILIDAD BRUTA EN VENTAS Menos: GASTOS OPERACIONALES De administración: Gastos de personal $2.600.000 $1.000.000 Arrendamientos 900.000 Servicios 200.000 Amortizaciones 200.000 Honorarios 300.000 De ventas: Provisiones 7.000 $ 7.000 TOTAL GASTOS OPERACIONALES: PÉRDIDA OPERACIONAL Menos: $1.500.000 2.607.000 ($1.107.000) GASTOS NO OPERACIONALES Financieros PÉRDIDA DEL EJERCICIO 5.000 ($1.112.000) 110 ALMACÉN LA REBAJA Balance general 31 diciembre de 200? ACTIVO ACTIVO CORRINTE Caja $ 480.000 Bancos 7.995.000 Clientes $2.000.000 Menos: Provisión 7.000 1.993.000 Cuentas por cobrar a trabajadores 20.000 Mercancías no fabricadas por la empr. 8.500.000 Gastos pagados por anticipado 400.000 TOTAL ACTIVO CORRIENTE: $19.388.000 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO Equipo de oficina Equipo de computación y comunicac. $2.000.000 3.000.000 TOTAL PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 5.000.000 OTROS ACTIVOS Cargos diferidos TOTAL ACTIVO: 400.000 $24.788.000 111 PASIVO PASIVO CORRIENTE Proveedores nacionales $8.000.000 Acreedores varios 5.000.000 Costos y gastos por pagar 300.000 TOTAL PASIVO CORRIENTE: $13.300.000 PATRIMONIO Capital de personas naturales Menos: Pérdida del ejercicio TOTAL PATRIMONIO: TOTAL PASIVO MÁS PATRIMONIO $12.600.000 1.112.000 11.488.000 $24.788.000 112 RESUMEN El ciclo contable es el proceso técnico que se debe seguir para garantizar que todos los hechos económicos se reconocen y se transmiten correctamente a los usuarios de la información; en otras palabras, es el proceso ordenado y sistemático para el control y registro de la información contable, que va desde la preparación de los comprobantes de contabilidad con base a los documentos fuente-, el registro en los libros principales y auxiliares, hasta la preparación de los estados financieros. Hacen parte del ciclo contable los siguientes procesos: apertura, moviendo, cierre y preparación de estados financieros. Los estados financieros, cuya preparación y presentación es responsabilidad de los administradores del ente, son el medio principal para suministrar información contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico. Mediante una tabulación formal de nombres y cantidades de dinero derivados de tales registros, reflejan, a una fecha de corte, la recopilación, clasificación y resumen final de los datos contables. El Decreto Reglamentario 2649 de 1993, hace una clasificación de los estados financieros atendiendo las características de los usuarios a quien van dirigidos, así: De propósito general 1. Estados financieros básicos: a) Balance general; b) Estado de resultados; c) Estado de cambios en el patrimonio; 113 d) Estado de cambios en la situación financiera, y e) Estado de flujos de efectivo. 2. Estados financieros consolidados: De propósito especial 1. Balance inicial. 2. Estados financieros de períodos intermedios. 3. Estados de costos. 4. Estado de inventarios. 5. Estados financieros extraordinarios. 6. Estados de liquidación. 7. Estados financieros que se presentan a las autoridades. 8. Estados financieros preparados sobre una base comprensiva distinta de los principios de contabilidad generalmente aceptados. Estados financieros comparativos. Estados financieros certificados y dictaminados. 114 AUTOEVAL UA C IÓ N TALLER DE APLICACIÓN Teniendo en cuenta el siguiente balance de prueba de la compañía Z Ltda., a 31 de diciembre del año 200x, y considerando para efectos de estimar el impuesto de renta una tasa del 33% y reserva legal 10%. Se pide: Asientos de Cierre Estado de resultados Balance general COMPAÑÍA Z LTDA. Balance de prueba Nom bre de la Cuenta Caja Bancos y cuentas de ahorro Inversiones temporales Cuentas por cobrar - Clientes Deudores varios Inventario de mercancías Equipo de oficina Depreciación acumulada Muebles y enseres Depreciación acumulada Vehículos Depreciación acumulada Intereses pagados por anticipado Obligaciones financieras Proveedores nacionales Ingresos recibidos por anticipado Ventas Devoluciones en ventas Sueldos Arrendamientos Servicios públicos Papelería y útiles Gastos no operacionales Costo de ventas Capital social Reserva legal Utilidades acumuladas Sum as Iguales Diciem bre 31/200X Débito Crédito 2,000,000 4,000,000 4,000,000 12,500,000 2,000,000 10,000,000 8,500,000 2,500,000 5,800,000 1,800,000 22,000,000 3,000,000 1,000,000 10,000,000 8,000,000 2,000,000 40,000,000 1,000,000 6,000,000 3,500,000 700,000 300,000 500,000 19,000,000 31,600,000 400,000 3,500,000 $102,800,000 $102,800,000 115 REFERENT ES BIBLIOGRAFICOS Código de Comercio. Bogotá, Legis Editores, 2013 DIAZ MORENO, Hernando. Contabilidad General: Enfoque practico con aplicaciones informáticas. Colombia, Editorial Prentice Hall, 2001 FIERRO MARTINEZ, Ángel María. Contabilidad General. Bogotá. Ecoe Ediciones, 2012 Manual de IVA y Timbre. Bogotá, Legis Editores, 2013. Manual de retención en la Fuente. Bogotá, Legis Editores, 2013. Plan Único de Cuentas para comerciantes. Bogotá, Legis Editores, 2013. Régimen Contable Colombiano. Bogotá, Legis Editores, 2013. SINISTERRA Gonzalo y otros. Contabilidad Sistema de Información para las Organizaciones, Bogotá, McGraw-Hill, 2005. DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN ABIERTA Y A DISTANCIA Y VIRTUALIDAD ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CONTABILIDAD FINANCIERA Carretera Troncal de Occidente - Vía Corozal - Sincelejo (Sucre) Teléfonos: 2804017 - 2804018 - 2804032, Ext. 126, 122 y 123 Mercadeo: 2806665 Celular: (314) 524 88 16 E- Mail: [email protected]
