Procedimiento de Resguardo de Información del Directorio

Procedimiento de
Resguardo de Información del Directorio
Elaborado por:
Fernando Moreno
Contralor Corporativo
Fecha Elab.: 12.03.2013
Fecha última actualización:
06.11.2015
Revisado por:
Juan Andrés Errázuriz
Gerente General
Fecha Rev.: 19.03.2013
Fecha Rev. Última actualización:
18.11.2015
Aprobado por:
Directorio Enaex S.A.
Fecha Aprob.: 21.03.2013
Fecha Aprob. Última actualización:
25.11.2015
CÓDIGO
VERSIÓN Nº
Procedimiento de Resguardo de
Información del Directorio
FECHA INICIO
VIGENCIA
ACTUALIZACIÓN
ARCHIVO
GG/PRC-DIR-004-RID
2
25.11.2015
Procedimientos/GG/ PRC RES-004-Procedimiento de
resguardo de información
del directorio.docx
INTRODUCCIÓN
Este procedimiento, establece los lineamientos que garantizan el correcto resguardo de los
elementos, fundamentos y demás información que el Directorio de Enaex S.A., haya tenido a la vista
o esté considerando para adoptar los diversos acuerdos.
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VERSIÓN Nº
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Información del Directorio
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resguardo de información
del directorio.docx
1. OBJETIVO
El objetivo del presente documento, es normar el resguardo de la información que analiza el
Directorio, frente a las decisiones o acuerdos adoptados, incluida aquella información que se pudiera
considerar relativa a futuras materias que requieran resguardo de información.
2. ALCANCE
Este procedimiento, aplicará a toda la información que se haya analizado y tomado como base por
el Directorio, para adoptar sus acuerdos.
3. RESPONSABLE
Presidente del
Directorio
Responsable del cumplimiento del presente procedimiento.
Secretario del Directorio
Responsable del adecuado resguardo de la información base de las
decisiones del Directorio.
4. REFERENCIAS
–
–
–
–
–
Estatutos Enaex S.A.
Manual de Manejo de Información de Interés para el Mercado de Enaex S.A.
Norma de Carácter General N° 385, de 8 de junio de 2015, SVS.
Decreto 702, de 6 de julio de 2012, del Ministerio de Hacienda.
Ley 18.046, de 22 de octubre de 1981, del Ministerio de Hacienda.
5. PROCEDIMIENTO DE RESGUARDO DE INFORMACIÓN DEL DIRECTORIO
-
La información que el Directorio haya tenido a la vista para adoptar diversos acuerdos, ya sean
informes, análisis, presentaciones, entre otros, preparados por la Compañía o por terceros, será
anexada por el Secretario del Directorio, junto al acta de la sesión en la que se adoptó el acuerdo.
-
Las actas y los antecedentes serán resguardados de forma física y digital, en un lugar que
garantice la fidelidad e integridad de los mismos.
-
Durante las fases de estudio de la información, el archivo será resguardado por el Secretario del
Directorio, en un lugar de acceso restringido salvo que el Directorio o los comités del Directorio
dispongan lo contrario.
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El resguardo de información con carácter confidencial, será realizado de acuerdo al procedimiento
previsto en el Manual de Manejo de Información de Interés para el Mercado de Enaex S.A.
6.
SISTEMA DE INFORMACIÓN
-
El Directorio de Enaex S.A. cuenta con un sistema de información al que tiene acceso cada director
de forma remota, segura y permanente.
-
En dicho sistema los directores podrán acceder a:
-
El texto definitivo de las actas y documentos tenidos a la vista para cada sesión de directorio
de los últimos tres años. El texto definitivo de las actas de Directorio deberán estar disponibles
con no más de 5 días posteriores a la sesión que le diera origen.
-
Minutas o documentos que sinteticen las materias que se tratarán en las sesiones de
Directorio y antecedentes o adicionales que se presenten en las sesiones para prepararse
para las mismas. Estos documentos deberán estar disponibles con 5 días de antelación a la
sesión respectiva.
7.
REVELACIONES AL MERCADO
-
El Directorio de Enaex S.A. cuenta con asesores externos para detectar e implementar, cada vez
que corresponda, y sobre una base anual, eventuales mejoras en los procesos de elaboración y
difusión de revelaciones al mercado con el objetivo de que éstas sean de fácil comprensión a
público y se realicen de forma oportuna.
-
Las eventuales mejoras detectadas por los asesores externos podrán ser presentadas en la forma
que se determine según el caso (informe por escrito, presentación verbal, entre otras).
-
Este proceso es aplicable sin perjuicio de lo establecido en el Manual de Manejo de Información
de Interés para el Mercado de Enaex S.A.
8.
VIGENCIA
El presente procedimiento, entrará en vigencia al momento de la aprobación por el Directorio de
Enaex S.A., y será revisado en función de las necesidades.
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