ANALISIS DE LAS CUENTAS POR PAGAR DE LA
Anuncio
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADEMICO COORDINACION GENERAL DE PREGADO PROYECTO DE CARRERA: CONTADURIA PÚBLICA ANALISIS DE LAS CUENTAS POR PAGAR DE LA EMPRESA INSTALACIONES Y MONTAJES INSTAMONTA, C.A. Trabajo de Grado para optar al título de Licenciados en Contaduría Pública. Tutor: Adriana Santiago Elaborador Por: Adrián Colmenares C.I. No.10.392123 Yoselin Monsalve C.I. No 18.078.377 OCTUBRE 2013 1 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADEMICO COORDINACION GENERAL DE PREGADO PROYECTO DE CARRERA: CONTADURIA PÚBLICA COMITÉ TRABAJO DE GRADO AVAL DEL TUTOR PARA PROPUESTA DEL TRABAJO DE GRADO Por medio de la presente hago constar que he leído la propuesta de Trabajo de Grado elaborado por los estudiantes Adrian Alberto Colmenares Gutiérrez, cedula de identidad N° 10.392123; Yoselin María Monsalve Zabala, cedula de identidad N° 18.078.377, para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública, cuyo título tentativo es: Análisis de las Cuentas por Pagar de la Empresa Instalaciones y Montajes Instamonta, C.A., y considero que la misma cumple con los requisitos exigidos para ser evaluada por el Comité de Trabajo de Grado de la Coordinación del Proyecto de Carrera de Contaduría Pública. En Ciudad Guayana, a los cuatro días del mes de Octubre de 2013. ________________________ Adriana Santiago C.I. 10.719.274 ii2 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADEMICO COORDINACION GENERAL DE PREGADO PROYECTO DE CARRERA: CONTADURIA PÚBLICA COMITÉ TRABAJO DE GRADO ACEPTACION DEL TUTOR PARA LA ASESORIA DEL TRABAJO DE GRADO Yo, Adriana Santiago, titular de la cedula de identidad N° 10.719.274, por medio de la presente hago constar que acepto asesorar a los estudiantes Adrian Alberto Colmenares Gutiérrez, cedula de identidad N° 10.392123; Yoselin María Monsalve Zabala, Cedula de identidad N° 18.078.377, en calidad de Tutor, durante el desarrollo del Trabajo hasta su presentación final y evaluación, cuyo título es: Análisis de las Cuentas por Pagar de la Empresa Instalaciones y Montajes Instamonta, C.A. En Ciudad Guayana, a los cuatro días del mes de Octubre de 2013. ________________________ Adriana Santiago C.I. 10.719.274 3 iii Ciudad Guayana, 04 de Octubre de 2013. Ciudadano: Licenciado José Herrera Coordinador del Proyecto de Carrera de Contaduría Pública Presente.- Formalmente presento el Trabajo de Grado, cuyo título es: Análisis de las Cuentas por Pagar de la Empresa Instalaciones y Montajes Instamonta, C.A., para optar al título de Licenciados en Contaduría Pública que otorga la Universidad Nacional Experimental de Guayana. Atentamente, Adrian Colmenares Yoselin Monsalve C.I.: V-10.392123 C.I.: V-18.078.377 iv 4 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADEMICO COORDINACION GENERAL DE PREGADO PROYECTO DE CARRERA: CONTADURIA PÚBLICA ANALISIS DE LAS CUENTAS POR PAGAR DE LA EMPRESA INSTALACIONES Y MONTAJES INSTAMONTA, C.A. RESUMEN El siguiente trabajo consiste en un estudio básico del manejo interno de las Cuentas por Pagar de la empresa Instamonta C.A. Este estudio se llevó a cabo aplicando el diseño de investigación de Campo y Bibliográfica, del tipo Descriptiva. El objetivo general del presente trabajo es “Analizar las Cuentas por Pagar de la empresa Instalaciones y Montajes Instamonta, C.A.”. Para tal fin se plantearon como objetivos específicos: describir los fundamentos teóricos de las Cuentas por Pagar; describir los procedimientos utilizados por la empresa en las Cuentas por Pagar y por ultimo analizar las fortalezas y debilidades que presenta la referida empresa en el manejo de las Cuentas por Pagar. Con este trabajo se pretende dar respuesta a la necesidad que tiene la empresa Instamonta C.A. de disminuir los pagos extemporáneos de sus obligaciones, fortalecer su imagen ante proveedores y financistas, aumentar su nivel competitivo y maximizar su inversión. Para la recolección de los datos se utilizaron las técnicas de: Revisión Documental, Revisión Bibliográfica y la Encuesta. Esta última a través de la aplicación de un cuestionario con preguntas estructuradas. El análisis de los datos se realizó en forma cuantitativa a través de herramientas estadísticas y en forma cualitativa a través de la metodología de análisis FODA, lo cual permitió contextualizar el problema, identificar sus posibles causas y plantear las posibles soluciones de aplicación. Descriptores: Contabilidad, Cuentas por pagar, Procedimientos, Matriz FODA. 5v INDICE CARTA AVAL EL TUTOR PARA LA PROPUESTA DEL TRABAJO DE GRADO………………………………………………………………... i CARTA DE ACEPTACION DEL TUTOR PARA LA ASESORIA DEL TRABAJO DE GRADO……………………………………………..……. ii CARTA DE PRESENTACION…………………………………………… iii RESUMEN………………………………………………………………… V INTRODUCCION…………………………………………………………. 12 CAPITULO I Planteamiento del Problema……………………………….……………. 15 1. Contextualización del Problema………………………….……... 15 2. Objetivos……………………………………………….................. 18 3. Justificación………………………………………………..…....... 18 4. Delimitación del Estudio………………………………..…..……. 19 CAPITULO II Marco Teórico………………………………………………………..……. 20 Antecedentes de la Investigación……………………………………….. 20 Bases Teóricas……………………………………………………………. 23 CAPITULO III Marco Metodológico……………………………...……………….……… 33 Diseño de la Investigación……………………………………………….. 34 Tipo de Investigación…………………………………………………….. 35 Población………………………………………………………………..…. 35 Muestra…………………………………………………………………….. 36 Técnicas e Instrumento de Recolección de Datos………….………… 37 Técnicas de Procesamiento y Análisis de los Datos………………….. 39 Procedimiento de la Investigación…………………………………........ 40 Cronograma de Actividades……………………………………….......... 6vi 42 CAPITULO IV ANALISIS DE LOS RESULTADOS…………………………………….. 43 DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE LAS CUENTAS 43 POR PAGAR EN LA EMPRESA INSTAMONTA C.A……………….... RESULTADOS DE LA REVISIÓN DOCUMENTAL………………....... 44 Resultados de la Encuesta…………………………………………........ 45 Análisis de los Resultados de la Encuesta…………………………..… 63 FORTALEZAS, OPORTUNIDADES, DEBILIDADES Y AMENAZAS 64 DEL CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA INSTAMONTA C.A………………………………………….. Matriz de Estrategias FODA………………………………………….…. 66 Estrategias FODA………………………………………………………… 67 CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES………..……………....... 72 Conclusiones……………………………………………………………… 72 Recomendaciones………………………………………………………... 73 DEFINICION DE TERMINOS BASICOS…………………….………… 75 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS……………………………………. 77 Anexos.…………………………………………………………………….. 79 CUESTIONARIO…………………………………………….................... 7vii 80 LISTA DE CUADROS CUADRO N° 1 Análisis FODA…………………………………………… 31 CUADRO N° 2 Cronograma de Actividades…………………….…….. 42 CUADRO N° 3 ¿Existe una estructura organizativa en el ámbito contable de la empresa?....................................................................... 42 CUADRO N° 4 ¿Cree usted que esta estructura es la más idónea para el manejo y control de los recursos?............................................. 43 CUADRO N° 5 ¿Describe la estructura organizativa las relaciones de trabajo y autoridad?............................................................................... 44 CUADRO N° 6 ¿La estructura organizativa de la empresa contempla una unidad específica para las cuentas por pagar?............................. 45 CUADRO N° 7 ¿Existe un sistema de base de datos contables? …… 46 CUADRO N°8 ¿Cree usted que dicho sistema respalda la información financiera y contable de las cuentas por pagar de la empresa?............................................................................................... 47 CUADRO N° 9 ¿Están debidamente designadas las funciones de operación, custodia y registro de las cuentas por pagar?................... 48 CUADRO N° 10 ¿Están los comprobantes contables debidamente resguardados?....................................................................................... CUADRO N° 11 ¿La información financiera de las compras y cuentas por pagar es registrada adecuada y oportunamente?........................... 49 50 CUADRO N° 12 ¿Están definidos los niveles de autoridad para realizar las compras?............................................................................ 51 CUADRO N° 13 ¿Las cuentas por pagar son canceladas oportunamente?.................................................................................... 52 CUADRO N° 14 ¿Existe un manual de normas y procedimientos para viii x viii ix 8 el control, manejo y registro de las cuentas por pagar de la empresa?............................................................................................... 53 CUADRO N° 15 ¿Existe una supervisión continua en las operaciones realizadas?............................................................................................ 54 CUADRO N° 16 ¿Se cuenta con un recurso humano capacitado y hábil para el manejo de los aspectos relacionados de las cuentas por pagar?................................................................................................... 55 CUADRO N° 17 ¿El personal es adiestrad constantemente?............. 56 CUADRO N° 18 ¿La empresa realiza auditoria sobre las cuentas por pagar?................................................................................................... 57 CUADRO N° 19 ¿La auditoria aporta recomendaciones para mejorar las operaciones contables de la empresa?........................................... 58 CUADRO N° 20 ¿Se cumple con las recomendaciones establecidas por la auditoria?..................................................................................... 59 CUADRO N° 21 Matriz de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas del Manejo de las Cuentas por Pagar en la Empresa Instamonta C.A…………………………………………….……………… 60 CUADRO N° 22 Matriz de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas del Manejo de las Cuentas por Pagar en la Empresa Instamonta C.A……………………………………………………………. 61 9ix LISTA DE GRÁFICOS GRÁFICO N° 1 ¿Existe una estructura organizativa en el ámbito contable de la empresa?..................................................................... 42 GRÁFICO N° 4 ¿Cree usted que esta estructura es la más idónea para el manejo y control de los recursos? .......................................... 43 GRÁFICO N° 5 ¿Describe la estructura organizativa las relaciones de trabajo y autoridad?....................................................................... 44 GRÁFICO N° 6 ¿La estructura organizativa de la empresa contempla una unidad específica para las cuentas por pagar?.......... 45 GRÁFICO N° 7 ¿Existe un sistema de base de datos contables? .… 46 GRÁFICO N°8 ¿Cree usted que dicho sistema respalda la información financiera y contable de las cuentas por pagar de la empresa?............................................................................................ 47 GRÁFICO N° 9 ¿Están debidamente designadas las funciones de operación, custodia y registro de las cuentas por pagar?................... 48 GRÁFICO N° 10 ¿Están los comprobantes contables debidamente resguardados?.................................................................................... 49 GRÁFICO N° 11 ¿La información financiera de las compras y cuentas por pagar es registrada adecuada y oportunamente?........... 50 GRÁFICO N° 12 ¿Están definidos los niveles de autoridad para realizar las compras?.......................................................................... 51 GRÁFICO N° 13 ¿Las cuentas por pagar son canceladas oportunamente?.................................................................................. 52 GRÁFICO N° 14 ¿Existe un manual de normas y procedimientos para el control, manejo y registro de las cuentas por pagar de la empresa?............................................................................................ 53 GRÁFICO N° 15 ¿Existe una supervisión continua en las operaciones realizadas?..................................................................... 10x 54 GRÁFICO N° 16 ¿Se cuenta con un recurso humano capacitado y hábil para el manejo de los aspectos relacionados de las cuentas por pagar?........................................................................................... GRÁFICO N° 17 ¿El personal es adiestrad constantemente?............ 55 56 CUADRO N° 18 ¿La empresa realiza auditoria sobre las cuentas por pagar?........................................................................................... GRÁFICO N° 19 ¿La auditoría aporta recomendaciones para mejorar las operaciones contables de la empresa?............................ GRÁFICO N° 20 ¿Se cumple con las 57 58 recomendaciones establecidas por la auditoria?.............................................................. 59 11xi INTRODUCCIÓN Para asegurar el cumplimiento de los objetivos, políticas y normas de las compañías se hace necesaria la evaluación de sus operaciones, a fin de analizar, observar y verificar como se están llevando a cabo las actividades de la misma y de existir algunas desviaciones, tomar las decisiones que correspondan en el momento preciso. Sin embargo esta evaluación, no termina con la prueba de conformidad con respecto a las políticas y normas de operación, sino que se extiende a las actividades practicas que tienen que ver con las decisiones o acciones de los individuos o de grupos que, en forma intencional o de otra manera, caen dentro de la discrecionalidad de los Directivos, que tienen la potestad de no regirse precisamente por reglas, sino por las convenciones tomadas entre los socios de la organización. En la actualidad, las organizaciones surgen por la necesidad de revisar y mejorar sus operaciones mediante los procesos de control interno. En tal sentido Rodríguez (2004), expone que: Entre los elementos que constituyen un Control Interno se encuentran el reconocimiento de la existencia de uno o más componentes funcionales o de acción, conocidos como actividades, además de los centros por áreas de responsabilidad, o unidades administrativas.(p. 26) Es por ello que el control interno de la contabilidad de una empresa, representa una pieza clave del éxito para mantener su continuidad y seguimiento de las normativas para la consecución de los objetivos por la cual se creó. Una de estas unidades determinantes para el crecimiento económico de la empresa es el Departamento de Cuentas por Pagar, el cual tiene como función cotejar las órdenes de compra emitidas, con las facturas de 12 los proveedores y relacionar los pagos de dichas obligaciones. En el caso particular de la empresa Instalaciones y Montajes Instamonta C.A., se ha venido manejando las cuentas por pagar de tal forma que todos los socios tienen la autorización de realizar compras y/o solicitar servicios si así lo consideran pertinente detectándose una serie de divergencias y ambigüedades en el control interno de las cuentas por pagar, fundamentado en la ausencia de conocimiento de las obligaciones por pagar que tiene la empresa, ya que de manera descoordinada e independiente realizan compras y solicitan servicios, y dichos soportes generados no son entregados oportunamente al departamento de contabilidad, quienes se dan por enterados de dichas obligaciones al momento en que los proveedores emiten el soporte de cobro por vencimiento de plazo crediticio. Cabe destacar que la mayorías de las empresas normalmente realizan compras a crédito a algunos de sus proveedores, lo cual representa un compromiso o riesgo en un momento determinado, ya que el carácter de legalidad que reviste dichas operaciones y no cumplimiento de dichos compromisos puede incidir negativamente en las finanzas de las empresas, por no poseer la liquidez del capital en el tiempo preciso, ni mantener la ejecución y registro de la continuidad de las operaciones administrativas. La presente investigación pretende analizar el manejo de las cuentas por pagar en la empresa Instalaciones y Montajes Instamonta C.A.; para lo cual se realizó una investigación del tipo Documental y de Campo, con un nivel descriptivo y basada en el siguiente contenido: Capítulo I. En este capítulo se desarrolló el planteamiento del problema que atañe a la investigación, conteniendo la contextualización del mismo, formulación de los objetivos, justificación. Capítulo II. El siguiente capítulo, está estructurado de la siguiente 13 manera: Antecedentes, Bases Teóricas y Definición de Términos Básicos. Capítulo III. Este capítulo consiste en el Marco Metodológico, Diseño de la Investigación, Población y Técnica de recolección de Datos. Capítulo IV. En él se presentó el procedimiento para el desarrollo de los objetivos planteados y el análisis de los resultados. Capitulo V. Está conformado por las Conclusiones y las Recomendaciones. Finalmente, se declaran las Referencias Bibliográfica y los Anexos. 14 CAPITULO I PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Contextualización del Problema Los continuos cambios políticos, económicos y globales exigen que las organizaciones efectúen ajustes graduales, que permitan una buena adaptación de dichos cambios, para ello, es necesario que las empresas y concretamente la administración de estas, dispongan de las herramientas fundamentales que les suministran las ciencias administrativas y contables, a fin de abordar cualquier situación sobre una base científica comprobada y no tener que experimentar a ciegas. En tal sentido Rodríguez (2003), comenta que: Los contadores idearon la comprobación interna, para asegurarse contra posibles errores y fraudes. "La comprobación interna es el término con el que se llamaba a lo que es hoy Control Interno, que era conocida como la organización y coordinación del sistema de contabilidad y los procedimientos adoptados; que tienen como finalidad brindar a la administración, hasta donde sea posible y práctico, el máximo de protección, control e información verídica". (p.73). Como podemos apreciar el término de control interno reemplazó al de comprobación interna, debido a un cambio conceptual, ya que el contenido del mismo ha sufrido una considerable evolución. Por otra parte Rodríguez (2003), afirma que: “El objetivo fundamental del control interno es disminuir los fraudes y errores, a través de la función 15 gerencial para asegurar y constatar que los planes y políticas se cumplan tal como fueron establecidos.” (p. 77). En función de lo expuesto por Rodríguez se deduce que: para que una empresa pueda alcanzar el éxito, es indispensable que tenga un control sobre todas sus operaciones comerciales, dentro de las cuales se tienen las relacionadas con los ingresos y los egresos, para así evitar las desviaciones de los recursos patrimoniales que pudieran obtener, considerándose como un aspecto muy importante en toda organización el manejo y control de sus obligaciones y registros contables. En tal sentido sobre las Cuentas por Pagar Rodríguez (2004), señala que: Para que una organización logre las metas propuestas es importante que cuente con un sistema de control interno formalmente establecido en el área de Cuentas por Pagar, con la finalidad de obtener las facturas ordenadas cronológicamente, para que la gerencia la evalué y proceda a las cancelaciones de las mismas en base al aprovechamiento de los descuentos por pronto pago o la importancia que tienen estos para los distribuidores que suministran la materia prima que requiere la organización en el procesamiento y obtención de sus producto terminados. (p. 20). En conclusión el manejo eficiente del proceso de Cuentas por Pagar, constituye un aporte de vital importancia para el funcionamiento de las operaciones contables y administrativa de una organización. En el caso de la empresa Instalaciones y Montajes Instamonta, C.A., dedicada al montaje de estructuras metálicas y equipos electromecánicos y cuyo propósito es satisfacer de una forma cabal, oportuna y efectiva los requerimientos de servicios de Montajes Metálicos, Mantenimiento Industrial y Equipos Móviles necesarios para el desarrollo de los procesos productivos de la industria nacional, las Cuentas por Pagar provienen de las compras a crédito, de servicios operativos post-pago y adicionalmente 16 de los créditos bancarios obtenidos. En este sentido en lo relacionado con la Cuentas por Pagar derivadas de compras a crédito y contratación de servicios operativos, la empresa maneja una política interna en la cual todos los socios tienen la autorización de realizar compras y/o solicitar servicios si así lo consideran pertinente; lo cual ha generado en reiteradas ocasiones el retraso en la cancelación de dichas obligaciones, ya que dichos soportes no son entregados oportunamente al departamento de contabilidad, quienes se dan por enterados de tales obligaciones al momento en que los proveedores emiten el soporte de cobro por vencimiento de plazo crediticio, lo que ha traído como consecuencia un mayor retraso en la cancelación de las deudas y al mismo tiempo en ocasiones incurre en desembolsos no planeados por intereses de mora que conducen a la disminución de la liquidez de la empresa. En base a la situación antes descrita se puede observar que la empresa Instalaciones y Montajes Instamonta, C.A., no cuenta con lineamientos claros para el buen manejo de los procedimientos de los registros contables de las Cuentas por Pagar, que pudieran estar comprometiendo la imagen crediticia, así como el hecho de no contar con información oportuna y veraz, que dificulta la toma de decisiones adecuadas que permitan aprovechar oportunidades e identificar riesgos, lo cual afecta el buen desempeño de la organización. En tal sentido la presente investigación pretende buscar respuestas satisfactorias a las siguientes interrogantes: ¿Cuáles son los fundamentos teóricos del manejo de las Cuentas por Pagar? ¿Cuáles son los procedimientos utilizados por la empresa Instalaciones y Montajes Instamonta, C.A. en la Cuentas por Pagar? ¿Cuáles son las fortalezas y debilidades del control de las Cuentas por Pagar en la empresa Instalaciones y Montajes Instamonta, C.A? 17 OBJETIVOS Objetivo General Analizar las Cuentas por Pagar de la empresa Instalaciones y Montajes Instamonta, C.A. Objetivos Específicos Describir los fundamentos teóricos referentes a las Cuentas por Pagar. Describir los procedimientos utilizados en la empresa Instalaciones y Montajes Instamonta, C.A. en las Cuentas por Pagar. Analizar las fortalezas y debilidades del control de las Cuentas por Pagar de la empresa Instalaciones y Montajes Instamonta, C.A. JUSTIFICACIÓN La presente investigación tiene como finalidad Analizar las Cuentas por Pagar de la empresa Instalaciones y Montajes Instamonta, C.A., dada la importancia que tiene para todas las organizaciones financieras los controles, ya que a través de los mismos se puede contribuir a asegurar que las transacciones que involucran a los activos de las entidades estén adecuadamente presentadas en los estados 18 financieros, además de ayudar a prevenir o a detectar oportunamente la adquisición de bienes y servicios y el uso o la disposición no autorizada de los activos. De esta manera, contribuir a que la empresa aplique un control interno efectivo a las actividades que son realizadas en el departamento de Cuentas por Pagar, y a través de esta investigación aportar soluciones a los diferentes problemas que se originan al no llevar un adecuado control en los procedimientos que se deban aplicar para el registro, control y emisión de los pagos ejecutados por la empresa, de tal manera que se originan alternativas que ayuden a lograr altos niveles de eficiencia en el desempeño de las tareas o actividades que se desarrollan para la realización de los pagos, a fin de alcanzar un mejor funcionamiento en función de un mayor y mejor control. DELIMITACIÓN DEL ESTUDIO El estudio se realizó en la empresa Instalaciones y Montajes Instamonta, C.A.; ubicada en la Ciudad de Puerto Ordaz, Municipio Caroní Estado Bolívar. La investigación se realizará específicamente en el departamento de Cuentas por Pagar de la empresa, con la información documental que suministren. Se desarrollará el estudio en un periodo correspondiente al segundo semestre del 2012, es decir, el segundo semestre del año fiscal. 19 CAPITULO II MARCO TEÓRICO El marco teórico que a continuación se desarrolla en el presente proyecto, tiene la finalidad de fundamentar y servir de soporte a la investigación que se pretende llevar a cabo en la empresa INSTAMONTA, C.A. referente al manejo de las Cuentas por Pagar. En este sentido se desarrollarán una serie de aspectos teóricos - metodológicos que servirán como herramientas orientadoras para el desarrollo de la presente investigación. A continuación se presentan algunos estudios anteriormente efectuados, sobre la materia en estudio. Como antecedentes de la Investigación se seleccionaron tres estudios elaborados por profesionales en el área de la contabilidad, finanzas y economía, que servirán cómo enfoque metodológico y teórico para el desarrollo de la investigación en la empresa Instalaciones y Montajes Instamonta, C.A. Ortiz, Y. (2004): en su trabajo “Análisis de los Procedimientos Contables Aplicables a las Cuentas por Cobrar en el CONSORCIO OTEPI GREYSTAR” presentado para optar al Título de Licenciado en Contaduría Pública, enmarcado en un tipo de investigación documental y de campo, bajo un nivel descriptivo, el cual tuvo como objetivo principal analizar los procedimientos contables aplicables a las cuentas por cobrar en el Consorcio Otepi Greystar, Maturín. Señaló que casi todas las organizaciones en la actualidad realizan ventas a crédito a sus clientes, lo cual representa un riesgo en un momento determinado, por no recuperar 20 el capital en el tiempo preciso, ni mantener la ejecución y registro de la continuidad de las operaciones administrativas, lo que podría traer como consecuencia una descapitalización a corto plazo. A su vez concluyó, que las medidas adoptadas por la empresa para la aplicación de las Políticas de Crédito y Cobranza son deficientes y no les permite obtener datos confiables, ni promover la eficiencia de las operaciones debido a que se pasan por alto muchos de los controles determinados por ésta. Es por ello, que recomendó a la empresa, estudiar los lineamientos formulados en su investigación, a fin de evaluar su puesta en práctica para agilizar los procedimientos y llevarlos a cabo de forma más eficiente y eficaz. De la anterior investigación podemos extraer que es necesario que las empresas cuenten con controles y políticas eficientes y adecuadas para el manejo de sus operaciones internas, haciendo énfasis en el cumplimiento de las mismas con el fin de garantizar resultados confiables en pro del buen desempeño financiero. Por su parte Padrón, M. (2008) en su trabajo de investigación “Evaluación del Control Interno de las Cuentas por Pagar de la Compañía Anónima Industrial de Pesca. Cumaná, en el período 2007” presentado para optar al Título de Licenciado en Contaduría, para lo cual aplicó una metodología basada en una investigación de campo y documental, con un nivel descriptivo por cuanto los datos de interés los recogió en forma directa de la realidad, implementó técnicas de recolección de datos como, entrevistas estructuradas y revisión documental para el desarrollo del trabajo. Dicha investigación fue realizada con el fin de optimizar las operaciones y transacciones comerciales de la empresa, mediante la utilización de cuestionarios que fueron aplicados a los trabajadores que laboran en el Departamento de Cuentas por Pagar. Señaló que, tal estudio permitió encontrar debilidades en dicho departamento, como fallas en la recolección de facturas, cancelación a dis-tiempo a los proveedores 21 de materia prima, sistemas computarizados desactualizados, es por ello que consideró importante que las empresas posean un Control Interno que satisfaga sus compromisos ante terceros. En base a los datos arrojados y conclusiones plasmadas por Padrón, hace considerar que la investigación en desarrollo sobre Instalaciones y Montajes INSTAMONTA C.A., es un proyecto factible y que permite brindar a la empresa elementos que conduzcan a la eliminación de las fallas existentes en el Control Interno de las Cuentas por Pagar ya que, es una de las cuentas más importantes de una organización tratándose del abastecimiento de la materia prima. Por su parte Petete, P (2004), realizo una investigación Análisis de los Procedimientos Administrativos y Contables relacionados con el Registro y Cancelación de las Cuentas por Pagar de la Empresa Servicios y Construcciones La Paz, C.A. para el primer trimestre del año 2004, Maturín. Dicho trabajo se realizó con el propósito de Analizar los Procedimientos Administrativos y Contables Relacionados con el Registro y Cancelación de las Cuentas por Pagar de la Empresa Servicios y Construcciones La Paz, C.A. Para su fin aplicó una metodología basada en una investigación de campo y documental, con un nivel descriptivo por cuanto los datos de interés los recogió en forma directa de la realidad, implementó técnicas de recolección de datos como, la observación directa, entrevistas no estructuradas y revisión documental que le permitió un buen desarrollo del trabajo. Así mismo el investigador se propuso una serie de objetivos específicos, tales como: identificar los distintos pagos que realiza la empresa; procedimientos para el registro y control de las Cuentas por Pagar; verificar que se estén cumpliendo con las normas de Control Interno para efectuar la cancelación de estas cuentas y explicar los procedimientos efectuados para realizar el pago. Una vez culminada la investigación. Señaló que la cancelación de los compromisos ha sido 22 demorada por el aumento en el flujo de trabajo. Recomendó hacer énfasis en la recuperación de la facturas ya que en ocasiones no se entera al fisco el impuesto que se retiene, existe debilidad importante del Control Interno. De allí que se recomendó a la gerencia llevar a la práctica los lineamientos formulados en su informe, a fin de solventar las deficiencias o debilidades encontradas. Esta investigación nos permite tener una visión aún más clara, de que si aplicamos un tipo de investigación de campo y documental, con características descriptivas y objetivos específicos bien claros y delimitados, el investigador podrá desarrollar su estudio y obtener los resultados precisos que lo avalen para proponer el conjunto de lineamientos que debe seguir la empresa en el Control Interno de las Cuentas por Pagar y así lograr el nivel de liquidez, rentabilidad, y confiabilidad crediticia que toda empresa debe tener para un exitoso desarrollo económico. BASES TEÓRICAS Las bases teóricas permitirá reforzar el interés de la investigación a sobre la empresa Instalaciones y Montajes Instamonta, C.A., para ello se tomaron en cuenta los señalamientos que realizan algunos autores para su mayor comprensión. En cuanto a las Cuentas por Pagar al definirlas, Rosenberg (1996) señala que las mismas: “Son un pasivo representativo de la cantidad que debe una empresa a un acreedor por las adquisiciones de mercancía o servicios, basándose en un sistema de cuentas corrientes o crédito a corto plazo”. (p. 112) 23 Así mismo, Meig (1994) expresa lo siguiente: “Las Cuentas por Pagar no solamente incluye las cantidades que adeudan por mercancía y materiales; sino todas las obligaciones de un negocio excepto aquellas que estén representadas por bonos y pagares. Los impuestos, los salarios, la luz, la energía y una multitud de otras partidas, se convierten todas en obligaciones que deben verificarse, clasificarse, registrarse y pagarse al cliente.” (p. 589) Para la empresa Instalaciones y Montajes Instamonta las Cuentas por Pagar son el conjunto de servicios y/o adquisiciones de materiales que realizan los socios de la misma, a través de líneas de créditos con los proveedores, además del pago de servicios y/o gastos operativos en que incurre la empresa para su funcionamiento. El Sistema de Cuentas por Pagar, se utiliza el recurso humano, técnico y financiero para realizar transferencia de valor, bien sea por la adquisición de un bien o servicio, siguiendo las normas y procedimientos establecidos para realizar el pago de las obligaciones contraídas por la empresa. De acuerdo a lo que plantea Catácora (1999): “Un sistema está Conformado por una serie de pasos y procedimientos orientados a controlar en forma eficiente y eficaz todos los desembolsos realizados por la empresa, entre los cuales se pueden mencionar los registros de pasivos de la empresa, definición de condiciones de pago, cálculo de intereses en caso de aplicarlos, manejo de cancelaciones totales o parciales, proyecciones de tipo financieros, análisis de los pagos a realizar, envió de estados de cuentas, control de retenciones de impuesto, emisión de órdenes de pago, generación de notas de crédito o de debito, entre otros”. (p. 30). En cuanto a la clasificación de las Cuentas por Pagar sobre este particular Catacora (1996), clasifica las Cuentas por Pagar de la siguiente manera: Cuentas y documentos por pagar comerciales. 24 Cuentas por Pagar a compañías relacionadas. Otras Cuentas por Pagar. Gastos acumulados. Seguidamente se indican las definiciones que en tal sentido suministra el referido autor. Cuentas y documentos por pagar comerciales: proveniente principalmente de las compras de inventarios, activo o de cualquier otro bien o servicio adquirido para la operación normal de la compañía. Cuentas por Pagar a compañías relacionadas: correspondiente a los pasivos que se originan en razón del financiamiento obtenido de las compañías relacionadas, principalmente de la casa matriz, para el caso de las compañías trasnacionales. Este financiamiento se obtiene por compras de materiales, materiales, maquinarias, asistencia técnica, regalías u otros conceptos. Otras Cuentas por Pagar: provenientes de operaciones no comerciales. Otras Cuentas por Pagar: provenientes de operaciones no comerciales de la compañía, puede incluir la reparación de gastos de viajes a empleados, préstamo de inventario y otros conceptos como por ejemplo las retenciones de impuestos. Algunas de las políticas administrativas para Cuentas por Pagar se refieren a que el usuario del sistema administrativo es el responsable de todas las operaciones que allí se ejecuten, los pagos no pueden ser firmados, ni aprobados por el beneficiario, los Boucher de pago deben estar firmados en señal de aprobación, para adquirir un bien o servicio se debe llenar una solicitud previa, estas son algunas de las políticas que debe seguir el personal que labora en el Departamento de Cuentas por 25 Pagar. El cumplimiento de estas políticas conjuntamente con las normas administrativas asevera el funcionamiento normal y efectivo del sistema de pago a proveedores. Según las políticas estudiadas por Rosemberg, la empresa debería regirse por los lineamientos planteados en su redacción ya que estos procedimientos contribuirían a logras el objetivo principal de las normas contables y por ende un exitoso plan de Control Interno. Las normas administrativas para Cuentas por Pagar son de estricto cumplimiento, no cambian constantemente y por lo general se establecen por los jefes de cada departamento. Y es definida por Rosemberg (1999) como: “Aquella consideradas por la organización como la manera de comportarse, donde cada miembro del grupo debe estar de acuerdo”. (p. 278). El usuario del sistema de información administrativo utilizado por la empresa, es responsable de los procesos que se ejecuten, razón por la cual, debe cumplir con las normas impartidas por la organización, en cuanto a la seguridad y resguardo de la información. Algunas de éstas normas establecidas son: presentar la factura original al Departamento de Cuentas por Pagar, para procesar los pagos de las facturas donde se debe cumplir con los requisitos del Seniat, que consiste en: Según Rosemberg (1999) estos requisitos son: La factura tiene que llevar el nombre de la empresa. Reflejar claramente el número del documento (Nº de factura). La factura no debe tener enmiendas, ni tachaduras. Es importante recalcar que estas normas son impuestas por la organización, ya que permiten asegurar el buen desempeño de las actividades en las que son responsables los analistas y auxiliares del Departamento de Cuentas por Pagar. 26 Gastos acumulados: incluye el registro de los pasivos correspondientes a los gastos por servicios recibidos, tales como electricidad, teléfono, agua, servicios publicitarios, honorarios profesionales y otros.” (p. 275-276) En relación a esta clasificación el autor antes citado indica lo siguiente: “Los procedimientos seguidos para el registro del pasivo de los gastos acumulados o Cuentas por Pagar acumulativas, difieren de los procedimientos establecidos para el registro de las Cuentas por Pagar comerciales y de otras Cuentas por Pagar; sin embargo, los procedimientos para la emisión de los pagos son similares para ambas cuentas.” (p. 276) El registro de la obligación, se inicia cuando se realiza la transferencia de propiedad del bien, es en este momento cuando la compañía se compromete a realizar el pago de acuerdo con las condiciones establecidas, al respecto Catacora (1996) explica lo siguiente: “El proceso de las Cuentas por Pagar incluye los procedimientos contables para el registro de los pasivos, valuación de las Cuentas por Pagar - en caso de moneda extranjera - y el pago de las cuentas a los acreedores. El registro contable debe iniciarse con la recepción de la mercancía, para esto se cuenta con un formulario que puede llamarse aviso de recepción, en este formulario se debe indicar la descripción de la materia, las cantidades recibidas, fecha de recepción, además debe estar previsto de un espacio para las observaciones, en caso de existir alguna.” (p. 276) Para establecer un sólido Control Interno de las Cuentas por Pagar, los autores Meigs, Meigs, Bettner Whittington (1999), opinan que, para una empresa cuente con un adecuado sistema de Control Interno, deben seguir las siguientes pautas: • “Establecer áreas de responsabilidad: Se debe indicar claramente que departamento y personas son responsables de cada función específica. En lo que respecta a las áreas de autoridad y de responsabilidad se puede mostrar un organigrama. • Establecer procedimientos de rutina: Ello con la finalidad de que 27 no existan dudas de cómo se debe procesar cada tipo de transacción. Cada transacción debe pasar por cuatro etapas separadas: debe ser autorizada, aprobada, ejecutada y registrada. • Segregación de funciones: Este quizás es el concepto más importante en el logro del Control Interno. Consiste en la separación de funciones. Las responsabilidades deben ser asignadas de tal manera que ninguna persona o ningún departamento maneje una transacción completamente desde el principio hasta el final. Cuando las funciones se dividen de esta manera, el trabajo de un empleado sirve para verificar el de otro y cualquier error que ocurra tiende a ser detectado rápidamente.”(pág. 319-320) Es por ello que el Control Interno de las Cuentas por Pagar no es un evento o circunstancia, sino una serie de procedimientos que influyen en las actividades de una organización, donde se reconoce que el personal no siempre la comprende, comunica o desempeña de una manera consistente. Por su parte Fernández (2003), señala que el control interno: “Debe contemplar la seguridad y el objetivo para alcanzar las metas, con lo cual se realiza el seguimiento de los procedimientos administrativos que se necesitan efectuar, para detectar si están acordes o no con los estatutos de la organización, con la finalidad de proceder con las correcciones y sanciones en caso de incumplimiento para convalidarlo”. (P. 20). En este sentido cuando se habla de un Control Interno de las Cuentas por Pagar, es necesario considerar la seguridad, no se puede esperar que sea absoluta, pues existen limitaciones inherentes a todos los procedimientos internos, que en la práctica dependerán del juicio humano para la toma de decisiones que pueden ser defectuosas o erróneas cuando son mal interpretadas, lo que repercuten en la generación de gastos que inciden en los costos - beneficios por la acción realizada. Por ejemplo cuando se extravía una factura a crédito no se aprovechan los 28 descuentos por pronto pago que a menudo son fijados por 30, 60 o 90 días (beneficios), en cambio se incrementan los intereses de mora por cada día de atraso (costo), acción que ocurre dentro de la empresa en estudio. Con respecto al objetivo del Control Interno, cada organización fija su misión y establece las metas que aspira alcanzar, además de las estrategias para conseguirlos, lo cual implica la realización de una serie de procedimientos acordes al cargo y responsabilidad que cada individuo, cuyos lineamientos están establecidos en la reglamentación interna de la empresa. Por tanto el Control Interno se encarga del cumplimiento de la reglamentación para la realización de una o varias actividades concernientes a la operación o transacción que se desea efectuar, a fin de evitar la generación de gastos imprevistos. En cuanto a los objetivos de la auditoria de las Cuentas por Pagar Meigs, (1994) afirma lo siguiente: Objetivos de la auditoría de las Cuentas por Pagar a. Objetivos Generales Verificar que los importes a pagar por todo concepto corresponden a obligaciones contrarias por la entidad y son razonables respecto a los importes que se piensan pagar. b. Objetivos específicos - Comprobar que los importes revelados en las Cuentas por Pagar corresponden a las obligaciones contraídas por la entidad a favor de terceros, proveedores, acreedores y entidades públicas (SUNAT, ESALUD, AFP, etc.) - Verificar que las Cuentas por Pagar se presentan correctamente respecto a importes, período, concepto, etc. - Comprobar que los detalles y reportes cuadran con los mayores auxiliares y el libro mayor. 29 - Verificar que los cargos realizados en las Cuentas por Pagar han sido por pagos autorizados. - Revisión de las Cuentas por Pagar a proveedores y seleccionar al proveedor más beneficiado con las cuentas, verificar y realizar un estudio comparativo de ofertas y cotizaciones de otros proveedores. Pasos para realizar la auditoria en las Cuentas por Pagar: • Realizar acciones de verificación de saldos seleccionando saldos, a fin de conciliar, investigar y aclarar diferencias. • Comprobar la razonabilidad de los saldos y detectar la existencia de pasivos no registrado. • Revisar los procedimientos de contabilidad y de Control Internos establecidos para controlar las operaciones de la entidad respecto a las Cuentas por Pagar. • Obtener informes y reportes de análisis de las Cuentas por Pagar, realizando comprobaciones aritméticas conciliándolas con los mayores auxiliares y con el saldo del libro mayor. • Verificar la correcta contabilización de las Cuentas por Pagar en moneda extranjera, así como de las diferencias de cambio no realizadas. • Revisar otras Cuentas por Pagar en base a su naturaleza e importancia y verificar su razonabilidad, revisar soportes de obligaciones, analizar una muestra de principales proveedores y acreedores a fin de circular cartas de confirmación y de registro adecuado. • Obtenga información de las distintas áreas administrativas de la entidad respecto a contratos celebrados que pudieran generar pasivos no registrados. • Relacione las Cuentas por Pagar con las transacciones realizadas por el área de abastecimiento respecto a pasivos 30 existentes y con el área de personal con respecto a remuneraciones, beneficios sociales y tributos por pagar, así como algunas operaciones que se hayan realizado en fecha posterior al cierre del ejercicio. • Concluir con el trabajo realizado y preparar la relación de conclusiones y hallazgos. (p.199) Las Cuentas por Pagar, por ser obligaciones contraídas con los proveedores o terceros, a través del suministro de bienes o prestación de servicios, deben ser muy tomadas en cuenta a la hora de llevar a cabo sus cancelaciones y tal situación obliga a la empresa a establecer sus fortalezas y a cubrir sus posibles debilidades, por ende la importancia de señalar cuáles son sus fortalezas y debilidades; además de las posibles oportunidades. Para ello se construye lo que esquemáticamente se conoce como Análisis FODA Cuadro N°1 según Hamel G. (1996): 31 El investigador se planteó realizar un cuadro tipo análisis de la herramienta FODA basándose en la forma en que opera el departamento encargado de dichas operaciones. Con el propósito de detectar las fortalezas y debilidades que conlleva el inadecuado control y registro de las Cuentas por Pagar, el cual le permitió desarrollar uno de los objetivos planteados en la presente investigación. 32 CAPITULO III MARCO METODOLOGICO El marco metodológico de la presente investigación está conformado por el conjunto de métodos, procedimientos lógicos y técnicas instrumentales que se emplearon para el desarrollo de la misma. Partiendo de la índole del problema de investigación y los objetivos planteados, se seleccionaron los procedimientos más idóneos para la recolección, presentación y análisis de los datos, con el propósito de llevar a cabo la intención general de este estudio. El marco metodológico está estructurado de la siguiente manera: Primeramente, se procedió a describir los aspectos principales referentes al tipo de estudio y al diseño de investigación, en función de los objetivos delimitados al comienzo de la investigación. Luego se explicaron las características que presenta la población estudiada, así como el número de sujetos que la conforman. Posteriormente se definieron las técnicas e instrumentos que se utilizarían en la recopilación de los datos y las características esenciales de los mismos. Finalmente, se presentaron los métodos estadísticos que serían utilizados para realizar el análisis e interpretación de los resultados, los cuales permitirían destacar las realidades más significativas encontradas en el manejo de las Cuentas por Pagar en la empresa Instalaciones y Montajes Instamonta, C.A., 33 Diseño de la Investigación En conformidad con el problema planteado, referido a la necesidad que tiene la empresa Instalaciones y Montajes Instamonta, C.A., en mejorar el proceso del manejo de la Cuentas por Pagar, se utilizó el diseño de investigación de campo y documental. En relación a la investigación de campo Arias (1999), comenta que: “Consiste en la recolección de datos directamente de la realidad donde ocurren los hechos, sin manipular o controlar variable alguna”. (pág. 38). En este sentido la presente investigación se considerará de campo, por cuanto se recolectarán los datos en la propia empresa Instalaciones y Montajes Instamonta, C.A. referidos al periodo 2009-2011, logrando así determinar las desviaciones (Declaración extemporánea de facturas a crédito, Morosidad, Perdida de Imagen Crediticia, Reducción de los descuentos por pronto pago, Incremento de pago de intereses por mora, Incremento de horas/hombre administrativas, Disminución del Capital) que presenta el manejo de las Cuentas por Pagar en la referida empresa. En cuanto a la investigación documental según Arias (1999), “Es aquella que se basa en la obtención y análisis de datos provenientes de materiales impresos u otros tipos de documentos”. (pág. 38). En este sentido considerando que durante el desarrollo de la futura investigación se requerirá la revisión de documentos relacionados con el tema objeto de estudio, como por ejemplo los reportes mensuales del manejo de la Cuentas por Pagar, así como de la bibliografía relacionada con los aspectos teóricos y metodológicos del manejo de las Cuentas por Pagar, la misma se enmarca visiblemente en el ámbito de lo documental. 34 Tipo de Investigación Esta investigación se caracteriza por ser del tipo Descriptivo, Arias, (1999) Expresa que: la investigación descriptiva “Consiste en la caracterización de un hecho, fenómeno o supo con el fin de establecer su estructura o comportamiento”. (p. 20) En este sentido considerando que para el logro de los objetivos planteados en esta investigación, se requiere describir los fundamentos teóricos para un adecuado Control Interno de las Cuentas por Pagar, así como la descripción de los procedimientos que actualmente aplica la empresa Instalaciones y Montajes Instamonta, C.A para el manejo de las referidas cuentas, en aras de analizar las fortalezas y debilidades que presenta la empresa en relación al objeto de estudio con la finalidad de obtener propuestas para la resolución del problema planteado. Población En esta sección se identifica la población a estudiar, Arias, (1999), “La población o universo se refiere al conjunto para el cual serán válidas las conclusiones que se obtengan: a los elementos o unidades (personas, instituciones o cosas) involucradas en la investigación”. (p. 22). En la presente investigación la población o universo está conformado por el número total de trabajadores que posee la empresa Instamonta C.A. (48 empleados). 35 Muestra Morles, (citado en Arias, 1999), establece que “La muestra es un "subconjunto representativo de un universo o población". (p. 22) En el caso de la presente investigación, la muestra seleccionada fue del tipo no probabilístico, basada en el criterio de selección de aquellos trabajadores que están involucrados directamente en el proceso de adquisición de bienes, materiales y servicios y en el manejo de las cuentas por pagar. En este sentido Arias (1999) explica lo siguiente en relación al Muestreo no Probabilístico: …procedimiento de selección en el que se desconoce la probabilidad que tienen los elementos de la población para integrar la muestra. Este se clasifica en: .-Muestreo Casual o Accidental: selección arbitraria de los elementos sin un juicio o criterio preestablecido. .-Muestreo Intencional u Opinático: selección de los elementos con base en criterios o juicios del investigador. .-Muestreo por Cuotas: se basa en la escogencia de los elementos en función de la población, de modo tal que se conformen grupos de cuotas correspondientes con cada característica. (p. 24-25) En función de lo anteriormente expuesto la muestra quedo determinada por un total 28 trabajadores, quienes están relacionados directamente en el proceso de adquisición de bienes, materiales y servicios y en el manejo de las cuentas por pagar, con el fin de determinar las observaciones más reincidentes que conllevan al retraso de la cancelación de las obligaciones por parte de la empresa Instalaciones y Montajes Instamonta, C.A., así como las posibles causas de sus desviaciones y posibles soluciones. 36 Cuadro N° 2Trabajadores encuestados: LEOMAR CARREÑO V-17712633 ANALISTA DE VENTAS CARMEN RODRIGUEZ V-10308865 ANALISTA DE VENTAS ISABEL NIEVES V-19801463 ANALISTA DE VENTAS DORELYS NATERA V-09856146 ANALISTA DE CREDITO ENOE MOTA V-14751673 ANALISTA DE CREDITO CRISTINA GONZALEZ V-13430448 ANALISTA DE CREDITO URSULA NORIEGA V-11176725 SECRETARIA I BERNARI CEDEÑO V-08950907 ASISTENTE ADMINISTRATIVO SAIVELYS LOPES V-20316895 SECRETARIA II JOSE GARCIA V-15462591 ASISTENTE ADMINISTRATIVO FRANCIS MORENO V-17547060 ASISTENTE ADMINISTRATIVO REGULO PARRA V-08535862 ASISTENTE ADMINISTRATIVO RINA SALAZAR V-16817080 ASISTENTE ADMINISTRATIVO ISIDRO DIAZ V-22013750 ASISTENTE ADMINISTRATIVO AGNI CASTELLANO V-20085678 SECRETARIA I LILIBETH PEREZ V-18842657 RECEPCIONISTA LEONARDO LICETT V-14262853 ASISTENTE ADMINISTRATIVO YOELIS GARCIA V-18656212 ASISTENTE ADMINISTRATIVO GABRIELA QUIROZ V-16613155 ASISTENTE ADMINISTRATIVO ESMERALDA PINTO V-06188694 ASISTENTE ADMINISTRATIVO WILLIAN ARENA V-11079374 ASISTENTE ADMINISTRATIVO CARLOS BRITO V-15520632 ASISTENTE ADMINISTRATIVO DARIO DUARTE V-10850461 ASISTENTE ADMINISTRATIVO WILLIAN NESPEREIRA V-10922069 GERENTE GENERAL ADRIAN COLMENARES V-10392123 GERENTE ADMINISTRACION CAROLINA NESPEREIRA V-20917688 GERENTE DE LOGISTICA YOLEIDA RONDON V-10873741 VENDEDOR EDGAR MATIAS V-18975543 VENDEDORA Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos En este aparte se indican las técnicas e instrumentos que fueron utilizados en la investigación. Según Arias (1999), “Las técnicas de recolección de datos son las distintas formas o maneras de obtener la información”. Por otra parte Arias comenta que “Los instrumentos son los medios materiales que se emplean para recoger y almacenar la información”. (p. 25) 37 En tal sentido la presente investigación utilizó como técnicas de recolección de datos: la revisión documental y bibliográfica, así como la aplicación de la técnica de la encuesta a través del instrumento del cuestionario. La revisión documental consistió en la localización, revisión y análisis de toda documentación y registros pertenecientes a las empresa objeto de estudio relacionados con el proceso del manejo de las Cuentas por Pagar (ejemplo: reportes contables, manuales administrativos, normativas, estatutos, etc.) que serán de gran ayuda para sustentar y orientar la investigación. En cuanto a la técnica de revisión bibliográfica, para Hernández y otros (1991) “La denomina revisión de literatura que consiste en “detectar y consultar la bibliografía y otros materiales que pueden ser útiles para los propósitos del estudio, así como extraer y recopilar la información relevante y necesaria que atañe a nuestro problema de investigación” (p. 234). La técnica de revisión bibliográfica, se utilizó para recopilar información teórica, en los diversos textos que abordan la temática sobre el Control Interno de las Cuentas por Pagar, que servirán de soporte del marco teórico del estudio, así como se recolectó y analizó toda aquella documentación existente en la empresa Instalaciones y Montajes Instamonta, C.A., referente al manejo de las Cuentas por Pagar. En relación a la aplicación de la encuesta, como técnica de recolección de datos Lourdes Munch, (2006) establece lo siguiente: La encuesta es una técnica que consiste en obtener información acerca de una parte de la población o muestra, mediante el uso del cuestionario o de la entrevista. La recopilación de la información se realiza mediante preguntas que midan los diversos indicadores que se han determinado en la operacionalizacion de los términos del problema o de las 38 variables de la hipótesis. (p.54) Con la finalidad de recabar la información requerida, se aplicó un cuestionario conformado por preguntas cerradas a los encargados del departamento de contabilidad de la empresa en estudio, cuyas respuestas fueron tabuladas en tablas y analizadas estadísticamente para determinar los motivos que originaron la problemática en estudio y con ello canalizar la propuesta de solución, basándose en lo expresado por Hernández y otros (1991), quienes la definen como “un conjunto de preguntas respecto a una o más variables a medir”. (p. 285). Técnicas de Procesamiento y Análisis de los Datos En este punto se describen las distintas operaciones a las que fueron sometidos los datos que se obtuvieron: clasificación, registro, tabulación y codificación si fuere el caso. En lo referente al análisis, en esta sección se definieron las técnicas lógicas (inducción, deducción, análisis, síntesis), o estadísticas (descriptivas o diferenciales), que fueron empleadas para descifrar lo que revelan los datos que fueron recolectados. En lo que respecta al procesamiento de los datos, en primer lugar los datos secundarios que obtenidos de la revisión bibliográfica y documental sirvieron de base para lograr la descripción y caracterización del manejo de la Cuentas por Pagar en la empresa Instalaciones y Montajes Instamonta, C.A., en contraposición con los estándares teóricos del deber ser de un adecuado manejo de la Cuentas por Pagar, lo que permitió el análisis cualitativo del objeto de estudio a través de la metodología FODA, con el fin de determinar las fortalezas, debilidades, amenazas y 39 oportunidades del manejo de las Cuentas por Pagar en la empresa Instalaciones y Montajes Instamonta C.A. en aras de obtener las propuestas de solución a la problemática planteada por el investigador. En segundo lugar los datos primarios que se obtuvieron de la consulta a la opinión de los trabajadores de la referida empresa sobre el manejo de las Cuentas por Pagar, a través del cuestionario basado en preguntas cerradas, cuyos resultados se tabularon, computaron y analizaron estadísticamente, con el fin de convalidar la existencia del problema, denotar las posibles causas de origen y posibles soluciones a plantear; para lo cual se utilizarán las aplicaciones de Microsoft Word y Excel. Procedimiento de la Investigación En este punto se describe los distintos pasos, procesos o fases que aplicara el investigador para llevar a cabo los objetivos de la investigación. En este sentido la presente investigación se desarrollara en las siguientes fases: Fase 1: Se procedió a describir los fundamentos teóricos para determinar los criterios recomendados para un correcto manejo de las Cuentas por Pagar en las organizaciones. Fase 2: Se recopiló y se analizó el material documental recabado relacionado con el manejo de las Cuentas por Pagar en la empresa Instalaciones y Montajes Instamonta, C.A., para determinar sus criterios y parámetros de aplicación. Fase 3: Se determinó a través de la aplicación de la encuesta, la revisión documental y la herramienta de análisis FODA, las fortalezas y debilidades que presenta el manejo de las Cuentas por Pagar en la empresa Instalaciones y Montajes Instamonta, C.A. 40 Fase 4: Luego de analizar los resultados obtenidos en las fases anteriores se procedió a realizar una serie de conclusiones y recomendaciones sobre el manejo de las Cuentas por Pagar en la empresa Instalaciones y Montajes Instamonta, C.A. 41 Cuadro Número 2. Cronograma de Trabajo CAPITULO IV ANALISIS DE LOS RESULTADOS Descripción de los Procedimientos de las Cuentas por Pagar en la empresa Instalaciones y Montajes Instamonta C.A. En el caso de la empresa Instalaciones y Montajes Instamonta, C.A., dedicada al montaje de estructuras metálicas y equipos electromecánicos, las Cuentas por Pagar provienen de las compras a crédito, de servicios operativos post-pago y adicionalmente de los créditos bancarios obtenidos. En este sentido, la empresa ha venido manejando una política interna en la cual todos los socios tienen la autorización de realizar compras y/o solicitar servicios si así lo consideran pertinente; lo cual ha provocado en reiteradas ocasiones el retraso en la cancelación de dichas obligaciones, ya que dichos soportes generados no son entregados oportunamente al departamento de contabilidad, quienes se dan por enterados de tales obligaciones al momento en que los proveedores emiten el soporte de cobro por vencimiento de plazo crediticio, lo que ha traído como consecuencia un mayor retraso en la cancelación de las deudas y al mismo tiempo en ocasiones incurre en desembolsos no planeados por intereses de mora que disminuyen la liquidez de la empresa y afectan su imagen crediticia. Adicionalmente en dicha empresa no se cuenta con normas, procedimientos y estructuras que garanticen las buenas prácticas de los procesos contables y financieros. 43 Resultados de la Revisión Documental Durante la revisión documental elaborada en la empresa en estudio, aplicada a la base de datos contable, comprobantes en resguardo, informes de cierre de mes sobre las cuentas por pagar de la empresa encontramos que: La empresa posee un sistema de base de datos contable. Dicho sistema reflejo que la mayoría de comprobantes no son registrados en el momento de su emisión. Se encontraron comprobantes que no estaban incluidos en la base de datos, en su mayoría el plazo de pago ya había vencido. No existe control total sobre el resguardo de los comprobantes. Los comprobantes reflejan que no existe personas determinadas exclusivamente para efectuar las compras. Los informes de cierre de mes no reflejan con veracidad y confiabilidad los datos reales, basados en el hallazgo de comprobantes sin registro. No se halló ningún escrito de lineamientos para el tratamiento y control de las cuentas por pagar. No existe ningún personal encargado directamente del manejo de esta partida contable. 44 Resultados de la Encuesta Estructura organizativa en el ámbito contable en la empresa Instamonta C.A. Cuadro 3 ¿Existe una estructura organizativa en el ámbito contable de la empresa? Si: 20 No: 8 Grafico 1. ¿Existe una estructura organizativa en el ámbito contable de la empresa? Resultado. El 71 por ciento de la población respondió afirmativamente que existe una estructura organizativa contable en la empresa Instamonta C.A., mientras que el ocho (8) por ciento restante de la población opina lo contrario. 45 Cuadro 4 ¿Cree usted que esta estructura es la más idónea para el manejo y control de los recursos? Si: 9 No: 19 Gráfico 2. ¿Cree usted que esta estructura es la más idónea para el manejo y control de los recursos? Resultado. El 68 por ciento de la población respondió en forma negativa sobre si la estructura organizativa contable existente en la empresa Instamonta C.A. es la más idónea para el manejo del control de los recursos, mientras que el 32 por ciento restante de la población respondió en forma afirmativa. 46 Cuadro 5 ¿Describe la estructura organizativa las relaciones de trabajo y autoridad? Si: 5 No: 23 Gráfico 3. ¿Describe la estructura organizativa las relaciones de trabajo y autoridad? Resultado. El 82 por ciento de la población respondió en forma negativa acerca si la estructura organizativa contable existente en la empresa Instamonta C.A, describe las relaciones de trabajo y autoridad debidamente, mientras que el 18 por ciento restante de la población opina afirmativamente de lo anteriormente expuesto. 47 Cuadro 6 ¿La estructura organizativa de la empresa contempla una unidad específica para las cuentas por pagar? Si: 0 No: 28 Gráfico 4. ¿La estructura organizativa de la empresa contempla una unidad específica para las cuentas por pagar? Resultado. El 100 por ciento de la población respondió en forma negativa al hecho de si existe o no una unidad o departamento para el control de las cuentas por pagar dentro la estructura organizativa de la empresa Instamonta C.A. 48 Sistemas de Base de Datos Contables existentes en la empresa Instamonta C.A. Cuadro 7 ¿Existe un sistema de base de datos contables en la empresa Instamonta C.A.? Si: 100 No: 0 Gráfico 5. ¿Existe un sistema de base de datos contables en la empresa Instamonta C.A.? Resultado. El 100 por ciento de la población respondió afirmativamente acerca de si existe o no un sistema de base de datos contables en la empresa Instamonta C.A. 49 Cuadro 8 ¿Cree usted que dicho sistema respalda la información financiera y contable de las cuentas por pagar de la empresa Instamonta C.A.? Si: 3 No: 25 Gráfico 6. ¿Cree usted que dicho sistema respalda la información financiera y contable de las cuentas por pagar de la empresa Instamonta C.A.? Resultado. El 89 por ciento de la población respondió en forma negativa al cuestionamiento de si el sistema de base de datos que posee la empresa Instamonta C.A. respalda la información financiera y contable de las cuentas por pagar, mientras que el 11 por ciento de la población restante respondió afirmativamente sobre el mismo cuestionamiento. 50 Control Interno de las Cuentas por Pagar de la empresa Instamonta C.A. Cuadro 9 ¿Están debidamente designadas las funciones de operación, custodia y registro de las cuentas por pagar en la empresa Instamonta C.A.? Si: 4 No: 24 Gráfico 7. ¿Están debidamente designadas las funciones de operación, custodia y registro de las cuentas por pagar en la empresa Instamonta C.A.? Resultado. El 86 por ciento de la población respondió en forma negativa al cuestionamiento de si están debidamente designadas las funciones de operación, custodia y registro de las cuentas por pagar en la empresa Instamonta C.A., mientras que el 14 por ciento restante de la población respondió que sí. 51 Cuadro 10 ¿Los comprobantes contables generados la empresa Instamonta C.A. debidamente están resguardados? Si: 18 No: 10 Gráfico 8. ¿Los comprobantes contables generados la empresa Instamonta C.A. debidamente están resguardados? Resultado. El 64 por ciento de la población afirma que los comprobantes contables generados en la empresa Instamonta C.A. están debidamente resguardados, mientras que el 36% restante de la población opina lo contrario. 52 Cuadro 11 ¿La información financiera de las compras y cuentas por pagar en la empresa Instamonta C.A., es registrada adecuada y oportunamente? Si: 7 No: 21 Gráfico 9. ¿La información financiera de las compras y cuentas por pagar en la empresa Instamonta C.A., es registrada adecuada y oportunamente? Resultado. El 75 por ciento de la población respondió en forma negativa al cuestionamiento sobre si la información financiera de las compras y cuentas por pagar en la empresa Instamonta C.A. se encuentra registrada adecuada y oportunamente. Esta opinión no es compartida por el 25 por ciento restante de la población al afirmar que si se cumple con lo expuesto . 53 Cuadro 12 ¿Están definidos en la empresa Instamonta C.A., los niveles de autoridad para realizar las compras? Si: 0 No: 28 Gráfico 10. ¿Están definidos en la empresa Instamonta C.A., los niveles de autoridad para realizar las compras? Resultado. El 100 por ciento de la población respondió en forma negativa al cuestionamiento acerca de si en la empresa Instamonta C.A. están definidos los niveles de autoridad para realizar las compras. 54 Cuadro 13 ¿Las cuentas por pagar de la empresa Instamonta C.A. son canceladas oportunamente? Si: 5 No: 23 Gráfico 11. ¿Las cuentas por pagar de la empresa Instamonta C.A. son canceladas oportunamente? Resultado. El 82 por ciento de la población respondió negativamente al cuestionamiento sobre si las cuentas por pagar de la empresa Instamonta C.A. con canceladas oportunamente, mientras que el 18 por ciento restante de la población afirma lo contrario. 55 Cuadro 14 ¿Existe un manual de normas y procedimientos para el control, manejo y registro de las cuentas por pagar de la empresa Instamonta C.A.? Si: 0 No: 28 Gráfico 12. ¿Existe un manual de normas y procedimientos para el control, manejo y registro de las cuentas por pagar de la empresa Instamonta C.A.? Resultado. El 100 por ciento de la población afirma que no existe un manual de normas y procedimientos para el control, manejo y registro de las cuentas por pagar en la empresa Instamonta C.A. 56 Cuadro 15 ¿Existe una supervisión continua en las operaciones realizadas en la empresa Instamonta C.A.? Si: 7 No: 23 Gráfico 13. ¿Existe una supervisión continua en las operaciones realizadas en la empresa Instamonta C.A.? Resultado. El 77 por ciento de la población niega que exista una supervisión continua de las operaciones contables realizadas en la empresa Instamonta C.A., mientras que el 23 por ciento, opina lo contrario. 57 Cuadro 16 ¿La empresa Instamonta C.A. cuenta con un recurso humano capacitado y hábil para el manejo de los aspectos relacionados con las cuentas por pagar? Si: 6 No: 22 Gráfico 14. ¿La empresa Instamonta C.A. cuenta con un recurso humano capacitado y hábil para el manejo con los aspectos relacionados de las cuentas por pagar? Resultado. El 79 por ciento de la población respondió en forma negativa al cuestionamiento de si la empresa Instamonta C.A. cuenta con un recurso humano capacitado y hábil para el manejo de los aspectos relacionados de las cuentas por pagar, mientras que el 21 por ciento restante de la población opina lo contrario. 58 Cuadro 17 ¿El personal de la empresa Instamonta C.A. encargado de los procesos contables, es adiestrado constantemente? Si: 0 No: 28 Gráfico 15. ¿El personal de la empresa Instamonta C.A. encargado de los procesos contables, es adiestrado constantemente? Resultado. El 100 por ciento de la población respondió en forma negativa al cuestionamiento de si el personal de la empresa Instamonta C.A. responsable de los procesos contables es entrenado continuamente. 59 Cuadro 18 ¿La empresa Instamonta C.A. realiza auditoria sobre las cuentas por pagar? Si: 0 No: 28 Gráfico 16. ¿La empresa Instamonta C.A. realiza auditoria sobre las cuentas por pagar? Resultado. El 100 respondió en forma negativa al cuestionamiento de si la empresa Instamonta C.A. realiza auditorias sobre las cuentas por pagar. 60 Cuadro 19 ¿Las auditorías realizadas por la empresa Instamonta C.A. aportan recomendaciones para mejorar las operaciones contables de la misma? Si: 7 No: 21 Gráfico 17. ¿Las auditorías realizadas por la empresa Instamonta C.A. aportan recomendaciones para mejorar las operaciones contables de la misma? Resultado. El 75 por ciento de la población respondió negativamente al cuestionamiento si las auditorías realizadas por la empresa Instamonta C.A. aportan recomendaciones para la mejora de las operaciones contables de la misma, mientras que el 25 por ciento restante de la población opina lo contrario. 61 Cuadro 20 ¿Se cumple con las recomendaciones establecidas por la auditoria realizadas en la empresa Instamonta C.A.? Si: 0 No: 28 Gráfico 18. ¿Se cumple con las recomendaciones establecidas por la auditoria realizadas en la empresa Instamonta C.A.? Resultado. El 100 por ciento de la población respondió que no se cumplen con las recomendaciones de las auditorías realizadas en la empresa Instamonta C.A. 62 Análisis de los Resultados de la Encuesta La aplicación de la encuesta arrojó como resultado lo siguiente: La empresa Instamonta C.A. posee una estructura organizativa en el ámbito de lo contable. La estructura organizativa presente en la empresa Instamonta C.A. no es la más idónea para el manejo de los recursos. La estructura organizativa presente en la empresa Instamonta C.A., no define describe con claridad las relaciones de trabajo y autoridad. La estructura organizativa presente en la empresa Instamonta C.A. no contempla una unidad para el control interno de las cuentas por pagar. La empresa Instamonta C.A. posee un sistema de base de datos contables. La empresa Instamonta C.A. no posee un sistema de respaldo robusto de su información financiera y contable. La empresa Instamonta C.A. no tiene adecuadamente definidas las funciones de operación, custodia y resguardo de las cuentas por pagar. La empresa Instamonta C.A. tiene a buen resguardo los comprobantes contables generados, sin embargo un considerable porcentaje de los encuestados opina que debe ser mejorado o reforzado dicho resguardo. La información financiera de las compras y cuentas por pagar de la empresa Instamonta C.A. no es registrada adecuada y oportunamente. En la empresa Instamonta C.A. no están claramente definidos los niveles de autoridad para realizar las compras. Las cuentas por pagar de la empresa Instamonta C.A. en un alto porcentaje no son canceladas oportunamente. No existe un manual de normas y procedimientos para el control, manejo y registro de las cuentas por pagar de la empresa Instamonta C.A. 63 En la empresa Instamonta C.A. no existe una supervisión continua de las operaciones realizadas en la empresa Instamonta C.A. La empresa Instamonta C.A. no cuenta con personal profesional para el manejo interno de las cuentas por pagar. El personal encargado de los procesos contables en la empresa Instamonta C.A. no recibe adiestramiento continuo al respecto. La empresa Instamonta C.A. no ha realizado auditorias especificas al control interno de las cuentas por pagar. Las auditorías realizadas por la empresa Instamonta C.A., en parte no han aportado recomendaciones para la mejora de las operaciones contables de las cuentas por pagar. La empresa Instamonta C.A. no ha cumplido con las recomendaciones derivadas de las auditorías realizadas. Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas del Control Interno de las Cuentas por Pagar de la empresa Instamonta C.A. Con el propósito de detectar las fortalezas y debilidades que conlleva el control y registro de las Cuentas por Pagar en la empresa Instamonta C.A., se realizó un análisis a través de la herramienta FODA, basándose en la forma en que se realizan dichas operaciones. Las Cuentas por Pagar, por ser obligaciones contraídas con los proveedores o terceros, a través del suministro de bienes o prestación de servicios, deben ser muy tomadas en cuenta a la hora de llevar a cabo sus 64 cancelaciones y tal situación obliga a la empresa a identificar sus fortalezas y debilidades, además de sus oportunidades y amenazas, las cuales se presentan a continuación: Matriz FODA Cuadro 21. Matriz de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas del Manejo de las Cuentas por Pagar en la Empresa Instamonta C.A. FORTALEZAS 1. Estructura Organizativa Contable 2. Sistema de Base de Datos Contables 3. Resguardo de Comprobantes Contables 4. Disponibilidad del Equipo 5. Apertura al Cambio 6. Sentido de Pertenencia 7. Conocimiento de los procesos productivos DEBILIDADES 1. Estructura Organizativa no adecuada 2. Relaciones de Trabajo y Autoridad no definidas 3. Respaldo de la información financiera y contable deficiente 4. Control Interno de las Compras inadecuado 5. Control interno de las cuentas por pagar inadecuado 6. Descontrol en flujo de procedimientos 7. Cancelación extemporánea de las Cuentas por Pagar 8. Supervisión de las Operaciones Contables deficiente 9. Ausencia de Manuales de Normas y Procedimiento 10. Recurso Humano no Capacitado 11. Programas de Adiestramientos descontinuados 12. Ausencias de Auditorias al Control Interno de las Cuentas por Pagar 13. Incumplimiento de las recomendaciones de auditorías generales OPORTUNIDADES AMENAZAS 1. Nuevo Sistema de Trabajo 1. Contratación de Software inadecuado 2. Software de Control 2. Falta de Recursos 3. Estándares de Organización 3. Falta de Comunicación e Información Empresarial 4. Auditorías Externas Deficientes 4. Estándares del Control Interno 5. Recurso Humano Capacitado 65 Matriz de Estrategias FODA Una vez alimentada la matriz FODA con cada una de las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas que presenta el manejo interno de las Cuentas por Pagar en la empresa Instamonta C.A., el paso a seguir fue analizar cada una de ellas en base a sus factores internos y externos que intervinieron en la selección de la estrategia a aplicar para la resolución o refuerzo de cada una de ellas, según lo señala Ponce H. (2006). Esto surge con la identificación y combinación de los factores. Como se explica en el Cuadro 19. Cuadro 22- Matriz de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas del Manejo de las Cuentas por Pagar en la Empresa Instamonta C.A. FORTALEZAS MATRIZ FODA OPORTUNIDADES DEBILIDADES 1. Estructura Organizativa Contable 2. Sistema de Base de Datos Contables 3. Resguardo de Comprobantes Contables 4. Disponibilidad del Equipo 5. Apertura al Cambio 6. Sentido de Pertenencia 7. Conocimiento de los procesos productivos 1. Estructura Organizativa no adecuada 2. Relaciones de Trabajo y Autoridad no definidas 3. Respaldo de la información financiera y contable deficiente 4. Control Interno de las Compras inadecuado 5. Control interno de las cuentas por pagar inadecuado 6. Descontrol en flujo de procedimientos 7. Cancelación extemporánea de las Cuentas por Pagar 8. Supervisión de las Operaciones Contables deficiente 9. Ausencia de Manuales de Normas y Procedimiento 10. Recurso Humano no Capacitado 11. Programas de Adiestramientos descontinuados 12. Ausencias de Auditorias al Control Interno de las Cuentas por Pagar 13. Incumplimiento de las recomendaciones de auditorías generales ESTRATEGIAS (FO) ESTRATEGIAS (DO) 1. Nuevo Sistema de Trabajo 1. Adecuación de la Estructura Organizativa 2. Software de Control 2. Modernización del Software de Control 3. Estándares de Organización Empresarial3. Implementación de Normas y Procedimientos 4. Estándares del Control Interno 4. Contratación de Personal Profesional 5. Recurso Humano Capacitado 5. Actualización y aplicación de los Programas de Adiestramiento AMENAZAS ESTRATEGIAS (FA) 1. Adecuación de la Estructura Organizativa 2. Definición de Funciones y Autoridades 3. Implementación de Normas y Procedimientos 4. Contratación de Personal Profesional 5. Modernización del Software de Control ESTRATEGIAS (DA) 1. Contratación de Software inadecuado 1. Realizar diagnostico de necesidades del Software de control 2. Falta de Recursos 2. Priorización de las inversiones 3. Falta de Comunicación e Información 4. Auditorías Externas Deficientes 66 1. Actualización y aplicación de los Programas de Adiestramiento 2. Establecer una intranet comunicacional 3. Fortalecer los parámetros de asesoría externa Estrategias FODA A continuación se listan las estrategias determinadas del análisis de la matriz FODA: Para minimizar o eliminar las Debilidades 1. Adecuación de la Estructura Organizativa 67 Definición de Funciones y Autoridades La sección de Cuentas por pagar será responsable de controlar el proceso de los pasivos de la empresa, generados por la unidad ejecutora Es responsabilidad de la Sección de Cuentas por Pagar informar a la dirección de finanzas la situación de las deudas adquiridas por la empresa. La sección de cuentas por pagar no podrá solicitar la emisión de cheques o notas de débito, sin la orden de pago original con los documentos obligatorios anexos. Responsable Acción a)-. Sección de Cuentas por Pagar 1. Recibe documentos: orden de compras, solicitud de reposición de fondos y solicitud de transferencia con sus soportes. 2. Revisa la documentación recibida y lo archiva en orden alfabético. 3. Al existir disponibilidad financiera elaborada relación de pagos de acuerdo a la disponibilidad existente, al detalle de los pagos por proveedor enviado por las unidades y a las transferencias a unidad establecidas en el flujo de caja. 4. Ubica soportes en el archivo y lo anexa a la relación de pagos. Lo enviara a la dirección de finanzas 68 para su revisión y firma. b)-. Jefe de Tesorería c)-. Operador de Pagos 5. Firmada por la dirección de finanzas remite relación de pagos y soportes al jefe de tesorería. 6. Recibe, revisa y entrega documentos al operador de pagos para que emita el pago de acuerdo o transferencia a unidad a realizar. 7. Recibe documentos y actúa de acuerdo al tipo de pago o transferencia a unidad a realizar. 8. Continua con el procedimiento de emisión de transferencia, nota de débito y cheque. 3. Implementación de Normas y Procedimientos El administrador de cuentas por pagar, realizará las gestiones de pago con el departamento de tesorería de acuerdo al plan financiero establecido por la dirección de finanzas. El administrador de cuentas por pagar realizará reposiciones de fondos a las unidades de acuerdo al plan establecido. En caso de adelanto de pago, el administrado de cuentas por pagar deberá mantener el documento formal que lo originó, en espera de la certificación del servicio, informe de recepción o del finiquito de la obra, según sea el caso. De acuerdo al lineamiento anterior, el administrador de las cuentas por 69 pagar deberá controlar el envío y recepción del finiquito de la obra, certificación del servicio o informe de recepción, de parte de las unidades a la sección de cuentas por pagar. El administrador de las cuentas por pagar aplicará mensualmente un inventario físico de las facturas adecuadas y realizará conciliación con el libro auxiliar. Además enviará a las unidades los estados de cuenta de sus proveedores para su validación y conciliación. Las unidades de recursos humanos, dirección de planta física y demás departamentos, enviaran dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes, las órdenes de pago de los costos fijos que administran resaltando el mes a que corresponde dicho gasto, al departamento de registro y control financiero para que se realicen los procedimientos correspondientes. De acuerdo al lineamiento anterior, la sección de cuentas por pagar incluirá dicho gasto en el cronograma de pago que corresponde de acuerdo a la fluidez de caja. La sección de cuentas por pagar deberá emitir mensualmente un listado, publicando la situación de las cuentas por pagar al cierre del mes, para el departamento de contabilidad para su conciliación. Es responsabilidad de las unidades involucradas en el procedimiento, asignar a la persona a encargada de realizar el control previo correspondiente a su unidad. 4. Contratación de Personal Profesional 5. Modernización del Software de Control 70 6. Actualización y aplicación de los Programas de Adiestramiento Para minimizar o evadir las Amenazas 1. Realizar diagnóstico de necesidades del Software de control 2. Priorización de las inversiones 2. Establecer una intranet comunicacional 3. Fortalecer los parámetros de asesoría externa Para aprovechar y potenciar las Oportunidades 1. Adecuación de la Estructura Organizativa 2. Modernización del Software de Control 3. Implementación de Normas y Procedimientos 4. Contratación de Personal Profesional 5. Actualización y aplicación de los Programas de Adiestramiento 71 CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones Después de realizar el estudio acerca del manejo, control y registro de las cuentas por pagar en la empresa Instamonta C.A., con el fin de definir un conjunto de estrategias para mejorar el control interno de dichas operaciones, y finalmente después de consultar con todo el personal involucrado con este aspecto, se pudieron establecer las siguientes conclusiones: Se puede afirmar que el control interno es el conjunto de mecanismos, sistemas, procedimientos y normas que aseguran una eficiente gestión de la entidad, la consecución de sus objetivos y el mantenimiento de su patrimonio, en un ambiente de participación e integración de todos aquellos que lo emplean y con los que se relacionan: clientes y proveedores. La empresa Instalaciones y Montajes Instamonta, C.A., dedicada al montaje de estructuras metálicas y equipos electromecánicos, presenta un inadecuado manejo, control y registro de las cuentas por pagar y otras cuentas relacionadas, lo cual provoca el incumplimiento de sus obligaciones con sus proveedores, prestadores de servicio y entidades 72 financieras, mermando su credibilidad crediticia y disminuyendo en ocasiones su liquidez financiera. Las encuestas y la revisión documental realizada en la empresa Instamonta C.A. evidenciaron que las debilidades en el manejo, control y registro de las cuentas por pagar y cuentas relacionadas están asociadas a los siguientes aspectos: - Estructura Organizativa no adecuada - Relaciones de Trabajo y Autoridad no definidas - Respaldo de la información financiera y contable deficiente - Control Interno de las Compras inadecuado - Control interno de las Cuentas por Pagar inadecuado - Descontrol en flujo de procedimientos - Supervisión de las Operaciones Contables deficiente - Ausencia de Manuales de Normas y Procedimiento - Recurso Humano no Capacitado - Programas de Adiestramientos descontinuados - Ausencias de Auditorias al Control Interno de las Cuentas por Pagar - Incumplimiento de las recomendaciones de auditorías generales Recomendaciones Considerando el análisis realizado el investigador ha considerado conveniente plantear las siguientes recomendaciones: 73 Implementar Normas y Procedimientos cónsonos con los estándares del Control Interno Contable. Adecuar la Estructura Organizativa considerando los actuales estándares empresariales y contables. Definir la Matriz de Funciones y Responsabilidades Seleccionar y Contratar Recurso Humano capacitado con experiencia en las buenas prácticas del Control Interno. Diagnosticar y Modernizar el Software de Control. Actualizar y aplicar los Programas de Adiestramiento del Personal. Establecer una intranet comunicacional. Fortalecer los parámetros de las asesorías externas. 74 DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS Causar: Es el momento en que nace un derecho de percibir una contraprestación pecuniaria, en razón de la venta de bienes o servicios, o de disposiciones legales. Cuentas y documentos por pagar comerciales: proveniente principalmente de las compras de inventarios, activo o de cualquier otro bien o servicio adquirido para la operación normal de la compañía. Cuentas por Pagar a compañías relacionadas: correspondiente a los pasivos que se originan en razón del financiamiento obtenido de las compañías relacionadas, principalmente de la casa matriz, para el caso de las compañías trasnacionales. Este financiamiento se obtiene por compras de materiales, materiales, maquinarias, asistencia técnica, regalías u otros conceptos. Control Interno: El Control Interno comprende el plan de organización, todos los métodos coordinados y las medidas adoptadas en el negocio, para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas por la gerencia. Documento: es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, entre otras) en lenguaje natural o convencional. Gastos acumulados: incluye el registro de los pasivos correspondientes a los gastos por servicios recibidos, tales como electricidad, teléfono, agua, servicios publicitarios, honorarios profesionales y otros. Otras Cuentas por Pagar: provenientes de operaciones no comerciales de la compañía, puede incluir la reparación de gastos de viajes a empleados, préstamo de inventario y otros conceptos como por ejemplo las retenciones 75 de impuestos. Registro: Es cuando se realiza la recepción del documento. Retenciones: es aquel que se deduce de la renta tasable sometida a impuestos. 76 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS Arias, F. (1999). El Proyecto de Investigación. Guía para su elaboración. Caracas. Balestrini, M. (2006). Como se Elabora el Proyecto de Investigación. Caracas. Parque Central. Catacora, F. (1999). Sistemas Y procedimientos Contables. México. COSO (Committee of Sponsoring Organization) Fernández, P. (2003). Los Proceso Administrativos de las compañías anónimas. Bogotá. Hamel, G. (1996) Presidente de la firma consultora Strategos. Profesor de la Universidad de Michigan. Hernández, J. (2005), Importancia de los controles interno de una organización. Caracas. Hernández, R. y otros (1991). Metodología de la investigación. México, D.F. Ley Orgánica de la Administración Financiera del sector Publico, según gaceta oficial 38.282. 28/10/2005. Meigs, M. (1999), Contabilidad. México. Meigs, R. (1994), Principios de auditoría. México. 77 Ortiz, Y. (2004). “Análisis de los Procedimientos Contables Aplicables a las Cuentas por Cobrar en el CONSORCIO OTEPI GREYSTAR” Tesis de Grado no publicada. Universidad de Oriente. Monagas-Maturín Padrón, M. (2008) “Evaluación del Control Interno de las Cuentas por Pagar de la Compañía Anónima Industrial de Pesca”. Cumaná. Petete, P (2004), “Análisis de los Procedimientos Administrativos y Contables relacionados con el Registro y Cancelación de las Cuentas por Pagar de la Empresa Servicios y Construcciones La Paz, C.A. para el primer trimestre del año 2004”. Maturín. Ponce, H (2006), “En contribuciones a la economía” México. Rodríguez, H. (2004), El Proceso de Control Interno de las empresas, instituciones y organismos. México. Rodríguez, G (2003). Procesos administrativos de Control Interno de las empresas. Bogotá. Rosemberg, J.M. (1996) “Diccionario de Administración y Finanzas”. España. Rosemberg, W (1999). Los Procesos Administrativos de las Cuentas por Pagar. España. 78 Anexos 79 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADEMICO COORDINACION GENERAL DE PREGADO PROYECTO DE CARRERA: CONTADURIA PÚBLICA CUESTIONARIO El instrumento que se presenta a continuación tiene por finalidad dar respuesta a una serie de interrogantes que permitirá describir y analizar la gestión sobre el control interno de las cuentas por pagar de la empresa Instamonta, C.A. Cabe destacar, que la información suministrada será utilizada con fines académicos y estrictamente confidenciales. Por lo tanto, se agradece su valiosa colaboración y aporte que pueda brindar a fin de llevar a feliz término este trabajo de investigación. Instrucciones para el llenado del cuestionario: 1. Lea cuidadosamente las preguntas antes de responder. 2. Al contestar, hágalo con la mayor objetividad y sinceridad. 3. Se presenta una serie de preguntas cerradas y de selección. 4. Señale con una X la respuesta que está de acuerdo a su opinión. 5. No deje ninguna pregunta sin contestar. 80 Fecha: __________________ Encuestado:_____________________ C.I.: ______________________ Cargo:_________________ Departamento:______________________ 1-. ¿Existe una estructura organizativa en el ámbito contable de la empresa? SI_________ NO__________ 2-. ¿Cree usted que esta estructura es la más idónea para el manejo y control de los recursos? SI_________ NO__________ 3-. ¿Describe la estructura organizativa las relaciones de trabajo y autoridad? SI_________ NO__________ 4-. ¿La estructura organizativa de la empresa contempla una unidad específica para las cuentas por pagar? SI_________ NO__________ 5-. ¿Existe un sistema de base de datos contables? SI_________ NO__________ 6-. ¿Cree usted que dicho sistema respalda la información financiera y contable de las cuentas por pagar de la empresa? SI_________ NO__________ 7-. ¿Están debidamente designadas las funciones de operación, custodia y registro de las cuentas por pagar? SI_________ NO__________ 81 8-. ¿Están los comprobantes contables debidamente resguardados? SI_________ NO__________ 9-. ¿La información financiera de las compras y cuentas por pagar es registrada adecuada y oportunamente? SI_________ NO__________ 10-. ¿Están definidos los niveles de autoridad para realizar las compras? SI_________ NO__________ 11-. ¿Las cuentas por pagar son canceladas oportunamente? SI_________ NO__________ 12-. ¿Existe un manual de normas y procedimientos para el control, manejo y registro de las cuentas por pagar de la empresa? SI_________ NO__________ 13-. ¿Existe una supervisión continua en las operaciones realizadas? SI_________ NO__________ 14-. ¿Se cuenta con un recurso humano capacitado y hábil para el manejo de los aspectos relacionados de las cuentas por pagar? SI_________ NO__________ 15-. ¿El personal es adiestrad constantemente? SI_________ NO__________ 16-. ¿La empresa realiza auditoria sobre las cuentas por pagar? SI_________ NO__________ 82 17-. ¿La auditoria aporta recomendaciones para mejorar las operaciones contables de la empresa? SI_________ NO__________ 18-. ¿Se cumple con las recomendaciones establecidas por la auditoria? SI_________ NO__________ _______________________ Firma 83
