Aprendiendo Unir a PNR con CBVLAT

Paquete Dos: Aprendiendo a
Unir con el PNR
Habilidades del PNR
PROPÓSITO:
Enseñar a los agentes de viajes el concepto básico de Unir al
PNR.
¿Qué hacer luego?
Ver configuración del PNR.
Generalidades
Usted descubrirá que una vez que sus agentes de viajes se hayan entrenado en
el manejo de las prácticas aplicaciones que tiene ClientBase Windows, su base
de datos crecerá rápidamente. El uso de Unir a PNR proporciona una
herramienta de uso diario que comprueba el valor que tiene el programa para
sus agentes de viajes. En este segundo paquete, Aprendiendo a Unir con el
PNR, usted enseñará a los agentes de viajes a perfeccionar las siguientes
habilidades que tienen relación con el tema:
❏ Cómo moverse entre el CRS y ClientBase.
❏ Cómo iniciar el proceso de unión con el PNR usando uno de los dos
métodos existentes.
o Iniciar en CRS verificando la disponibilidad y reservando vuelos.
Cambiarse a ClientBase Windows, mostrar en pantalla un nuevo perfil o
construirlo, y unir los datos del cliente al PNR.
o Iniciar en ClientBase Windows y buscar el perfil. Mostrar o construir un nuevo
perfil y unir los datos al PNR. Cambiarse a CRS para verificar la disponibilidad y
reservar vuelos.
❏ Cómo usar la función Unir a PNR.
o Pantalla de selección
❏ Cómo usar la Pantalla de Selección de la Unión con el PNR
❏ Las elecciones Mover siempre/Mover opcional
❏ Situar los pasajeros en la posición destinada al campo para el nombre del PNR
deseado
❏ Hacer clic en Siguiente
o Pantalla de Observación previa del PNR
❏ Actualización en formato CRS
❏ Fin
❏ Cómo moverse y revisar los datos que se han unido al PNR.
Paquete Dos: Aprendiendo a
Unir con el PNR
Unir a PNR
PROPÓSITO:
Configurar ClientBase antes de enseñar a los agentes de viajes a hacer la
unión con el PNR.
¿Qué hacer luego?
Ver el bosquejo de la clase de PNR
Configuración
Antes de enseñar a los agentes de viajes las bases para realizar la unión con el
PNR, es necesario que usted configure ClientBase:
❏ 1) Vaya a Opciones por defecto globales | Unir a configuración de PNR y
configure ClientBase Windows para ser usado con su sistema de reserva.
❏ 2) Vaya a Opciones por defecto globales | Unir a reglas de PNR, revise las
6 normas definidas previamente, y realice las modificaciones necesarias para
su CRS.
❏ 3) Vaya a Opciones por defecto globales | Unir a reglas de PNR y cree una
Norma UDID para hacer seguimiento a los PNRs creados desde ClientBase
Windows (opcional).
Nota: Puede que eventualmente usted quiera realizar todas las entradas
necesarias de su Sucursal y del PNR del Agente de Viajes a ClientBase
Windows, que se hacen con Teclas Especiales, Teclas ya Listas o Teclas
Programables, en el CRS. Si usted desea que los agentes de viajes inicien
inmediatamente la unión con el PNR (se sugiere que sea así), empiece con
pasos sencillos de la configuración que se muestra arriba.
Configure Unir a PNR para cada sistema de reserva:
Vaya a Opciones por defecto globales | Unir a configuración de PNR.
Escoja el sistema de reservación para su agencia, del menú desplegable.
Teclas especiales son los caracteres diseñados especialmente para su
sistema CRS. Como es posible que estos caracteres especiales se usen para
formatear sus datos en ClientBase Windows, es importante que se incluya
cualquiera que desee usar en el campo de Teclas Especiales. Si falta alguno,
haga clic en Teclas Especiales y encuentre el carácter especial que quiera
ingresar a ClientBase Windows. Cualquier Tecla Especial que se incluya aquí
quedara a disponibilidad de uso en la barra de herramientas, cuando se vaya a
crear una Norma del PNR o se haga una entrada del PNR a cualquiera de los
cuadros de entradas del PNR. Sugerimos que se mantenga la configuración
predeterminada en Escoger Tipo de Letra y Tamaño.
Orden de las entradas es una lista de todas las normas posibles sobre el PNR
y de los Cuadros de entradas, en el orden en que se unirán al PNR. Este orden
se deberá cambiar solamente si se tienen problemas durante la rutina de la
unión. Use el Portapapeles – el método del portapapeles de Windows se usa
para copiar/pegar datos al PNR si ClientBase no tiene una forma de transmitir
los datos directamente al PNR del GDS. La forma como ClientBase trabaja varía
con cada GDS. Amadeus: Deje sin marcar "Use el Portapapeles" si usted está
usando las plataformas APS o Vista de Amadeus. ClientBase usa las
herramientas de APS (Amadeus Plus Script) para unirse al PNR de Amadeus.
Primero debe contactar a Amadeus y activar la función Plus Script para que
trabaje esta función para su agencia. Aunque Amadeus normalmente cobra una
tarifa por esta activación de Plus Script, infórmeles que usted es un cliente
TRAMS y no se le aplicará este cobro. Apollo/Galileo: Deje "Use el
Portapapeles" sin marcar. Sabre: Deje "Use el Portapapeles" sin marcar. Si
usted está usando la plataforma de Webtop entonces marque "Use el
Portapapeles". Worldspan: deje marcado "Use el Portapapeles".
Cuando se haya seleccioando Envíe las líneas en una sola transmisión (si
aplica a su CRS) ClientBase juntara con end items la mayor cantidad de
entradas posibles. Así se reducirá el número de marcaciones y la demora
potencial creada al transmitir cada línea por separado. Por favor observe que
Sabre solamente permite hacer 30 entradas encadenadas en una transmisión,
luego dependiendo del número de entradas incluidas en una unión dada a un
PNR, las entradas se podrán dividir en múltiples transmisiones. Haga clic en OK
para Guardar las configuraciones.
Modificar las Reglas de PNR & las Normas de la Configuración
para UDID
Modificar las Reglas Preestablecidas del PNR: ClientBase Windows viene
con las entradas más importantes del PNR de cada CRS ya preestablecidas.
Una Regla es simplemente una forma de designar la manera como se deben
formatear ciertos campos de información capturados en un perfil cuando sean
enviados a un PNR. ClientBase Windows viene preestablecido con 6 normas
estándar para cada CRS, formateado para enviar los siguientes campos de
datos del perfil: Facturar a la dirección, Enviar a la dirección, Interfaz con el ID,
Números telefónicos, Tarjetas de crédito, Números de viajero frecuente y los
Correos electrónicos. Si alguna de estas entradas necesita modificación, se
debe hacer entrando a Opciones por defecto globales | Unir a reglas de
PNR. Hacer clic en la norma para editarla y luego en Modificar. Manejo de los
Campos de Unión en Blanco: Cuando se estén configurando las normas en
ClientBase Windows, usted podrá escoger la inclusión de unir campos, que no
siempre están completados en cada registro. Si el campo se completa, usted
querrá que se incluya, pero si no, usted no querrá incluir el formato con un
espacio en blanco. Las Normas del PNR permiten que para manejar esta
situación, usted use los corchetes [ ] izquierdo y derecho a fin de reunir un
conjunto de caracteres dentro de una norma, y establecer que si el campo de la
unión dentro de esos corchetes está en blanco, no se incluya ninguno de los
caracteres dentro de los corchetes.
Crear una Norma UDID: Haga clic en Agregar para adicionar una nueva
Norma de PNR, nómbrela como UDID, y escoja el Grupo del Campo,
Misceláneo.
Deje tildado Siempre mueva esta regla, pero deje sin marcar Desplegar en
pantalla de selección. Cuando esta norma esté seleccionada, introduzca el
formato exacto que se va a ingresar en el PNR, usando la combinación flujo de
texto libre, caracteres especiales y campo de unión, Número del Perfil, de la
lista de campos disponibles. Sugerimos usar el UDID número 5 o cualquier
número que no esté usando ya (1-99) en TRAMS Back Office o en su programa
de contabilidad.
Paquete Dos: Aprendiendo a
Unir con el PNR
Énfasis de la clase de Unir a PNR
PROPÓSITO:
Enseñar a los agentes de viajes cómo hacer la unión con el PNR.
¿Qué hacer luego?
Ver los resultados del PNR en el monitor.
Bosquejo de la clase
Después de haber realizado la configuración, usted estará listo para realizar una
reunión con el personal. Saque fotocopias, distribuya las hojas para los agentes
de viajes, y enseñe a Unir a PNR:
❏ Repaso del Entrenador Interno: Cómo editar/crear Perfiles. (3 minutos)
Breve repaso de los campos clave aplicables, como Facturar a/Enviar a
direcciones, entradas para las comunicaciones, nombres de los viajeros,
tarjetas de crédito, # de viajero frecuente, etc.
❏ Presentación del entrenador interno: ¿Por qué usar Unir a PNR y cómo
esto beneficia a la agencia y a los agentes de viajes? (2 minutos)
o Me ahorra tiempo cuando voy a crear un PNR para clientes que no tienen un
perfil CRS.
o Agrega detalles al PNR de la misma manera que se haría con un perfil CRS.
O con cada perfil que se construya, se actualiza/verifica la base de datos de
mercadeo de la agencia. Esta es la clave para los programas de mercadeo
exitosos.
o Todos los detalles sobre el cliente se unen en un formato uniforme y
estandarizado, sin importar cuál sea el agente de viajes.
o Si la agencia tiene diferentes sistemas de reserva, solamente se requiere
que se haga mantenimiento a un perfil para que los datos se conviertan a los
formatos del CRS que aplique.
o Más eficiente a efectos contables (TRAMS Back Office) si el PNR se inicia en
ClientBase Windows, puesto que el ID de la interfaz de back office se envía
automáticamente al PNR.
❏ Explicación del entrenador interno: ¿Cómo puedo alternar el trabajo
entre un PNR y ClientBase? ¿Cuáles son los dos métodos para usar Unir a
PNR? (4 minutos)
o Empiece por verificar la disponibilidad en el CRS. Muévase entre ClientBase
Windows y busque un perfil que ya exista. Si lo encuentra, verifique que los
datos estén actualizados y sean precisos. Si no se encuentra, cree uno nuevo.
Únalo con el PNR.
o Busque un perfil existente en ClientBase Windows. Si lo encuentra, verifique
que los datos estén actualizados y sean precisos. Si no se encuentra ninguno,
cree uno nuevo. Únalo con el PNR.
Vuelva al CRS y verifique la disponibilidad.
❏ Demostración del entrenador interno: Cómo hacer la unión con el PNR
paso a paso. (8 minutos)
o Busque el perfil, ya sea antes de verificar la disponibilidad en el CRS, o
después.
o Verifique los datos del cliente y que exista una opción Facturar a/Enviar a una
dirección.
o Únalo al PNR.
o Revise la Pantalla de selección. Escoja y/o descarte según lo desee.
o Presente la forma de mover pasajeros a la posición del PNR deseado
arrastrándolos y dejándolos caer en el sitio indicado.
o Repase la Pantalla de observación previa del PNR, explicando cómo hacer los
cambios.
o Finalice y explique el proceso con el Portapapeles o el API.
❏ Demostración del entrenador interno: Cómo regresarse al CRS para revisar
los datos que se han unido, verificar que no haya errores, y situar el PNR en
pantalla. (2 minutos)
❏ Sesión de Preguntas & Respuestas. (5 minutos)
❏ Prácticas con el entrenador interno: Haga que los agentes de viajes
practiquen nuevas habilidades haciendo uniones con los PNRs (ver las Hojas de
práctica para los Agentes de Viajes). (10 minutos o haga que practiquen con
una o más uniones, después, que practiquen por ellos mismos).
❏ El entrenador interno presenta las expectativas: La expectativa que se
tiene es que todos los PNRs ahora se puedan crear desde ClientBase
Windows. (1 minuto)
Yo necesitaba ayuda.
Mi trabajo estaba desorganizado.
Tenía demasiado trabajo.
Pasaba mucho tiempo buscando
archivos, números telefónicos
e información.
Actualización de los Códigos de Mercadeo
¡ClientBase Windows me ayudó!
Folleto para agentes de
viajes
Aprendiendo Unir con el
PNR
Ahorre Tiempo y Duplicación con
Unir a PNR
No más entradas o bases de datos múltiples. ClientBase Windows le da la
habilidad de mover la información del cliente (que se tiene en el perfil de
ClientBase) al PNR de su sistema de reserva. Esta función trabaja con
Amadeus, Apollo/Galileo, Sabre, y Worldspan. Siéntese a observar como su
base de datos crece y como usted mismo se hace más eficiente usando su
base de datos de mercadeo para construir PNRs. Se sorprenderá de ver como
se actualiza rápidamente la información del cliente que ya existe, y como la
información de los nuevos clientes rápidamente se agrega a su base de datos
de mercadeo, cuando los agentes de viajes la usen como su fuente de
información para construir PNRs. También, vea como crece la lealtad de sus
clientes a medida que los agentes de viajes tienen acceso a la información del
cliente cuando construyen PNRs para sus clientes en viajes de vacaciones, en
lugar de tener que preguntarles repetidamente lo mismo.
Ejemplo: Michael Blue llama a su agencia para reservar algunos vuelos a Paris.
Primero, usted localiza el perfil de Michael en su base de datos de mercadeo
(ClientBase Windows) y verifica la información sobre la dirección y el teléfono.
Una vez confirmada, hace clic en Unir con el PNR y en minutos obtiene el PNR
con toda la información que necesita sobre Michael.
Paquete Dos: Aprendiendo a
Unir con el PNR
Hoja de trucos para Unir a PNR
PROPÓSITO:
Aprender cómo hacer la unión con el PNR.
¿Qué hacer luego?
Practicar,
Practicar,
Practicar
Hoja de trucos
Pasos que se deben dar para usar con éxito Unir a PNR:
❏ Empezar por verificar la disponibilidad en el CRS. Pasarse a ClientBase
Windows y buscar un perfil que ya exista. Si se encuentra, verificar que los
datos sean actuales y precisos. Si no se encuentra ninguno, crear uno nuevo.
o Verificar que los datos del cliente sean correctos y que exista una opción
Facturar a y Enviar a la dirección.
o Hacer la unión al PNR.
o Revisar la pantalla de Selección. Escoger y/o rechazar según se desee.
o Organizar los nombres de los pasajeros en la posición del PNR que se quiera,
arrastrándolos y dejándolos caer.
o Hacer clic en Siguiente.
o En la pantalla de Vista Previa del PNR, actualizar el formato CRS.
o Finalizar.
o Trasladarse y revisar los datos que se han unido en el PNR
❏ Iniciar en ClientBase. Buscar un perfil ya existente. Si se encuentra, verificar
que los datos sean actuales y precisos. Si no se encuentra ninguno, crear uno
nuevo.
o Verificar que los datos del cliente sean correctos y que exista una opción
Facturar a y enviar a la dirección.
o Hacer la unión al PNR.
o Revisar la pantalla de Selección. Escoger y/o rechazar según se desee.
o Organizar los nombres de los pasajeros en la posición del PNR que se quiera,
arrastrándolos y dejándolos caer.
o Hacer clic en Siguiente.
o En la pantalla de Vista Previa del PNR, actualizar el formato CRS.
o Finalizar.
o Trasladarse y revisar los datos que se han unido en el PNR y verificar la
disponibilidad en el CRS.
Practiquemos
Juego de roles (Únase a otro agente de viajes. Uno hace el papel de cliente y
el otro realiza la unión con el PNR):
Ejercicio #1: Empiece por localizar la disponibilidad en el CRS y regrese a
ClientBase Windows para modificar/agregar nueva información del perfil.
o Si el cliente se encuentran en la base de datos, pregúntele si todavía tiene la
misma Dirección, si tiene el mismo número telefónico, ¿puedo agregar su
dirección electrónica? Luego ejecute Unir a PNR. Escoja los pasajeros y
cualquier información que desee unir al PNR. Complete la unión y continúe con
el PNR.
o Repita el ejercicio, pero ahora el cliente no se encuentra en la base de datos.
¿Cómo preguntará usted la información que necesita tener en la base de datos
de su cliente?
Ejercicio #2: Empiece en ClientBase Windows y trasládese de regreso a
un PNR en blanco para continuar con el proceso de la disponibilidad.
o Si el cliente está en la base de datos, pregúntele si todavía tiene la misma
dirección, si tiene el mismo número telefónico, ¿puedo agregar su dirección
electrónica? Luego ejecute Unir a PNR. Escoja los pasajeros y cualquier
información que desee unir al PNR. Complete y continúe la unión con el PNR.
o Repita el ejercicio, pero ahora el cliente no se encuentra en la base de datos.
¿Cómo preguntará usted la información que necesita tener en la base de datos
de su cliente?
1. Ejemplo 1: Hola me llamo Susana Montblanc, ¿con quien hablo?
2. Pregunte por el perfil del cliente. Si está en el sistema, diga “Veo que ya ha
reservado con nosotros anteriormente. ¿Todavía tiene la misma dirección?
¿Tiene el mismo número telefónico? No tengo su correo electrónico, ¿me lo
puede dar por favor?” (Así el cliente creerá que usted lo “recuerda”. Si no está
en el sistema, cree un nuevo perfil diciendo, “¿Me puede dar su nombre y su
número telefónico por favor ?”
Paquete Dos: Aprendiendo a
Unir con el PNR
Monitoreo de resultados de Unir a PNR
PROPÓSITO:
Use el informe UDID para monitorear el progreso del agente de viajes
en Unir a PNR.
¿Qué hacer luego?
Ver los Recursos adicionales.
Monitoree los Resultados
(Busque lo que esperaba obtener)
Después que le haya enseñado a los agentes de viajes las habilidades básicas
sobre Unir a PNR, use los informes para monitorear su progreso. Revise y
discuta los resultaos con los agentes de viajes tan pronto como pueda:
❏ En TRAMS Back Office (o en cualquier programa de back office) haga
correr un informe UDID con los parámetros apropiados para verificar
cuántos agentes de viajes han estado usando Unir a PNR desde
ClientBase Windows.
o En TBO, vaya a Informes|Generador de Informes|Imprimir Informe, y
escoja Informe Detallado de la Actividad del Cliente. Coloque los parámetros
para la fecha (día anterior) en Emita el Rango de Fecha desde & Hasta. Bajo el
Tab Avanzado, Escoja UDID 5. En Agente de Viajes Interno o Externo, escriba
el nombre del agente. El informe, que está corriendo, es cada factura que fue
creada en el rango de fecha para UDID #5, por agente de viajes. (Al elaborar
este informe por lotes en TBO para cada agente de viajes, usted necesitará
establecerlo solamente una sola vez y obtener un informe sobre la producción
de cada agente de viajes.)
o Usted puede crear un informe personalizado en el Generador de Informe
TBO, escogiendo las columnas que quiera ver, incluida la columna de Agente
de Viajes, de modo que usted solamente necesita tener un informe.
❏ Publique diariamente las Estadísticas sobre los Informes para que todos
las vean (para la rendición de cuentas de los agentes de viajes) usando el
porcentaje de PNRs que se iniciaron desde ClientBase Windows.
❏ Revise las habilidades para hacer la Unión con el PNR, con los agentes
de viajes que necesiten ayuda.
❏ Escoja al azar un agente de viajes con quien trabajar, y observe cómo lo
está haciendo.
Ejemplo del Informe del Usuario sobre la Unión con el PNR (TRAMS Back
Office)
Configure el Informe UDID:
Perfil #
12345
11005
12347
10455
Paquete Dos: Aprendiendo a
Unir con el PNR
Ampliación de sus habilidades de trabajar con PNR
PROPÓSITO:
Enseñar a los agentes de viajes las habilidades adicionales del PNR.
¿Qué hacer luego?
Empiece preparando el paquete, actualizando las Preferencias de
Mercadeo.
Ampliación de sus habilidades
A medida que los agentes de viajes se sientan más cómodos empezando a
usar la función de Unir a PNR en ClientBase Windows, es posible que usted
quiera:
❏ Crear entradas de PNR al Nivel de Sucursales.
❏ Crear entradas de PNR al Nivel de agente de viajes.
❏ Enseñar a los Agentes de Viajes cómo crear entradas del PNR y sus usos
al Nivel de Pasajero (Miembros de la familia/Empleados).
❏ Enseñar a los agentes de viajes cómo crear entradas de PNR y sus usos
a Nivel del perfil.