Gestión Policial GdE

Manual de usuario y
funcionalidad
Gestión de Expedientes
Manual Gestión de Expedientes
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05/05/2014
Versión inicial
Pedro Sánchez Álvarez
v.1.0
Francisco Martín García
Javier Tello Hernández
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Manual Gestión de Expedientes
ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................. 5
2. MANEJO DE LA APLICACIÓN ............................................................................................................... 7
2.1. Acceso a la aplicación ................................................................................................................. 7
2.2. Listado de expedientes ............................................................................................................... 8
2.3. Visor del expediente ................................................................................................................... 9
2.3.1. Datos básicos ............................................................................................................... 10
2.3.2. Seguimientos ................................................................................................................ 13
2.3.3.Pagos............................................................................................................................. 14
2.3.4. Alegaciones .................................................................................................................. 14
2.3.5. Dirección de notificación ............................................................................................. 15
2.3.6. Vehículo ....................................................................................................................... 15
2.3.7. Infractor ....................................................................................................................... 16
2.3.8. Identificación del conductor ........................................................................................ 16
2.3.9. Caducidad y Observaciones ......................................................................................... 17
2.3.10. RCI ............................................................................................................................. 18
2.3.11. Documentación adjunta ............................................................................................. 18
2.3.11.1. Documentación adjunta del boletín .................................................................... 19
2.3.11.2. Documentación adjunta del expediente .............................................................. 22
2.3.12. Informes ..................................................................................................................... 22
2.4. Tablón de avisos ....................................................................................................................... 25
2.5. Denuncias ................................................................................................................................. 26
2.5.1. Boletines ....................................................................................................................... 27
2.5.2. Boletines que SI genera Expedientes .......................................................................... 27
2.5.3. Boletines que NO genera Expedientes ........................................................................ 29
2.5.4. Histórico Boletines ...................................................................................................... 29
2.6. Procesos .................................................................................................................................... 30
2.6.1. Denuncias .................................................................................................................... 34
2.6.1.1. Generar expedientes .............................................................................................. 34
2.6.1.2. Generar expedientes de Personas Jurídicas .......................................................... 35
2.6.1.3. Decretos Iniciación ............................................................................................... 36
2.6.2. Propuestas de resolución ............................................................................................. 37
2.6.2.1. Propuestas desestimatorias (primeras alegaciones) ............................................. 37
2.6.3. Resoluciones de alcaldía .............................................................................................. 38
2.6.3.1. Resolución de Notificaciones Leves ..................................................................... 38
2.6.3.2. Resoluciones sancionadoras ................................................................................. 38
2.6.3.3. Resoluciones desestimatorias ............................................................................... 39
2.6.3.4. Resoluciones estimatorias .................................................................................... 40
2.6.3.5. Resoluciones sobreseídas ..................................................................................... 40
2.6.3.6. Recursos de reposición ..........................................................................................41
2.6.4. Tesorería y Reincidentes .............................................................................................. 42
2.6.4.1. Cargos a Tesorería ................................................................................................ 42
2.6.4.2. Reincidentes ......................................................................................................... 42
2.6.5. Puntos DGT ................................................................................................................. 43
2.6.5.1. Notificación de Puntos ......................................................................................... 43
2.6.5.2. Resultados de envíos de puntos ............................................................................ 44
2.6.5.3. Remesas de notificación al RCI ............................................................................ 45
2.6.6. Notificaciones .............................................................................................................. 46
2.6.6.1. Correos. Notificaciones......................................................................................... 46
2.6.6.2. Correos. Ficheros SICER...................................................................................... 46
2.6.6.3. Correos. Ficheros notificaciones digitales ............................................................ 48
2.6.6.4. Ver notificaciones acuses ...................................................................................... 49
2.6.6.5. Registrar notificaciones acuses............................................................................. 48
2.6.6.6. DGT. Ficheros NOSTRA ..................................................................................... 47
2.6.6.7. DGT. DEV Consultar notificaciones .................................................................... 50
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Manual Gestión de Expedientes
2.6.7. Publicaciones ................................................................................................................51
2.6.7.1. BOP Publicaciones ................................................................................................51
2.6.7.2. BOP Registrar publicados .....................................................................................51
2.6.7.3. TESTRA Lectura de acuses.................................................................................. 52
2.6.7.4. TESTRA Consultar publicaciones........................................................................ 52
2.6.8. Pagos ............................................................................................................................ 53
2.6.8.1. Altas, bajas y modificaciones ................................................................................ 54
2.6.8.1. Alta desde ficheros ................................................................................................ 54
2.6.8.3. Registrar pagos ..................................................................................................... 55
2.6.8.4. Histórico de pagos ................................................................................................ 56
2.6.9. Varios ........................................................................................................................... 57
2.6.9.1. Retrotraer actuaciones .......................................................................................... 57
2.7. Maestros ................................................................................................................................... 58
2.8. Utilidades.................................................................................................................................. 59
2.8.1. De Expedientes ............................................................................................................ 59
2.8.1.1. Expedientes bloqueados ....................................................................................... 59
2.8.1.2. Expedientes prescritos .......................................................................................... 60
2.8.1.3. Actuaciones iniciadas ............................................................................................61
2.9. Controles internos y estadísticas............................................................................................... 62
2.10. Tareas programadas ................................................................................................................ 63
2.10.1. Control de vencimiento de plazos de tramitación de expedientes .............................. 63
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Manual Gestión de Expedientes
1. INTRODUCCIÓN
La aplicación Gestión de Expedientes está concebida para realizar la tramitación de los
expedientes, que se generan a partir de los boletines de denuncia generados en la aplicación
“Gestión de Boletines”.
Proporciona varios procesos comunes en todas las administraciones públicas con
competencias para establecer sanciones de tráfico para la tramitación de un expediente,
cubriendo todo su ciclo de vida, desde que se recibe como un boletín de denuncia hasta
que pasa a tesorería para proceder a realizar los cobros que correspondan. Entre estos dos
estados permite realizar procesos como la notificación de desestimación de alegaciones
presentadas por los denunciados, la notificación de resoluciones sancionadoras, la de
resoluciones sobreseídas, etc.
Para que se avance en el proceso del expediente se envían alertas a los usuarios de la
aplicación cuando se va a cumplir el plazo establecido por la legislación para dar curso a
alguna actuación administrativa sobre un expediente.
Algunas de las características más destacables de la aplicación son:
 Dispone de un tablón de avisos interconectado con la aplicación “Gestión de
Boletines”.
 Proporciona una integración completa con los sistemas de la Dirección General
de Tráfico (DGT):
 Comunicación con el Acceso Telemático de Usuarios Externos (ATEX)
que posibilita la consulta de vehículos y de personas.
 Integración en el Sistema de Notificaciones Electrónicas de Tráfico
(NOSTRA), lo que permite enviar las notificaciones de forma telemática a
los denunciados que dispongan de una Dirección Electrónica Vial (DEV),
lo que redunda en un importante ahorro para la administración pública
tanto en recursos materiales como personales.
 Como alternativa a la publicación en el Boletín Oficial de la Provincia
correspondiente (BOP), la aplicación permite hacerlo en el Tablón Edictal
de Sanciones de Tráfico (TESTRA), marcador electrónico que permite
consultar las notificaciones de sanciones de tráfico que no hayan podido
efectuarse en el domicilio del interesado por ausencia, cambio de domicilio,
o cualquier otro motivo.
 Notificación de detracciones de puntos del permiso de conducir (servicios
web RECEME de la DGT).
 Gestión integral de notificaciones mediante servicios automáticos de la DGT
(NOSTRA, TESTRA) y correo tradicional (puede estar adaptado al sistema
SICER de Correos).
 Integración con la plataforma @firma para la firma electrónica de todos los
documentos generados por la aplicación. Las firmas electrónicas generadas
pueden tener formatos avanzados como XAdES o XAdES-T, incluyendo esta
última un sello de tiempo.
 Es una aplicación multimunicipio, lo que indica que se gestiona en una misma
base de datos la información de todos los municipios que utilicen la aplicación.
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Manual Gestión de Expedientes
Esto es clave en caso de que la aplicación se implante en una administración que
controle la gestión de expedientes y sanciones de tráfico de varios municipios,
como puede ser una diputación provincial, una agrupación de municipios, una
comunidad autónoma, etc.
 Es una aplicación multiusuario, lo que permite a varios usuarios interaccionar con
ella de forma simultánea.
 Al ser una aplicación web puede ser accedida desde cualquier ubicación desde la
que se disponga de conexión a internet.
 Cuenta con una completa gestión de los usuarios, permitiendo configurar grupos
de usuarios, asignar roles para permitirles realizar acciones concretas, etc.
La URL de la aplicación en un entorno de preproducción es:
https://212.170.203.21:8413/GestionExpedientes-PRE-PRODUCCION-SALAMANCA/
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Manual Gestión de Expedientes
2. MANEJO DE LA APLICACIÓN
En los siguientes puntos describiremos las funcionalidades que proporciona la aplicación
Gestión de Expedientes.
2.1. Acceso a la aplicación
Introducimos en la barra de direcciones del navegador la siguiente URL:
https://212.170.203.21:8413/GestionBoletines-PRE-PRODUCCION-SALAMANCA/,
emergiendo la página de entrada a la aplicación.
Una vez insertados “Usuario” y “Contraseña”, tendremos que aceptar los términos y
condiciones de uso de la aplicación y pulsar en “Entrar”.
Es tarea del administrador de la aplicación el proporcionar a los nuevos usuarios estos
datos para que puedan acceder, así como incluirlos en un grupo determinado, asignándoles
ciertos roles, lo que determinará las acciones que puede realizar el usuario con la aplicación.
Cuando el usuario acceda por primera vez a la aplicación tendrá que cambiar
obligatoriamente la contraseña que le haya proporcionado el administrador.
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Manual Gestión de Expedientes
2.2. Listado de expedientes
Una vez nos hemos autenticado correctamente accederemos a un listado de los expedientes
existentes en la aplicación:
Como se puede observar en la parte superior de la pantalla hay un formulario para
introducir filtros de búsqueda, permitiendo recuperar solo los expedientes que cumplan los
requisitos de búsqueda que hayamos introducido, por ejemplo, la matrícula, el CIF/NIF del
infractor, el precepto infringido, la fecha de la denuncia, el estado del expediente, el
resultado en que se encuentra después de la última actuación realizada sobre él, etc.,
pudiendo configurar el número de registros que deseamos que se muestren por página.
Haciendo clic en “Limpiar”, borraremos todos los datos introducidos en el formulario de
filtro de las búsquedas. Por el contrario, si hacemos clic en “Consultar”, la aplicación busca
los expedientes que cumplan los criterios establecidos en los filtros, mostrándolos en un
listado.
Este listado es paginado, mostrando el número de expedientes seleccionado en cada
pantalla. Se puede navegar por los registros obtenidos página a página, yendo a un número
concreto de ésta o ir directamente a la última o a la primera del listado.
Los iconos de la parte inferior del listado permiten exportar los datos de éste a un fichero,
pudiendo tener formato CSV, Excel, XML o PDF.
Desde el listado se puede acceder a los datos de cada uno de los expedientes. Haciendo clic
en el icono
podremos editarlo para modificar los datos. Igualmente, haciendo clic en el
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Manual Gestión de Expedientes
icono
dato.
, podremos consultar los datos al detalle, pero no nos permite cambiar ningún
Si el expediente está afectado por algún proceso en curso e intentamos acceder a sus datos
en modo edición, la aplicación no lo permite, emergiendo un aviso que nos indica la
actuación iniciada y el usuario que la ha realizado:
2.3. Visor del expediente
Una vez seleccionamos un expediente del listado, haremos clic en el icono
,
posibilitando que accedamos al denominado visor del expediente, donde se aglutina toda la
información disponible en el sistema sobre el expediente.
Todas las pantallas tienen una cabecera común:
 número del expediente y año en que se ha creado.
 número del boletín a partir del que se ha generado.
 estado en que se encuentra el expediente y la fecha en la que pasó a él.
 resultado de la última actuación que se realizó sobre el expediente y fecha en la
que se produjo la acción.
 expediente a partir del que se ha generado. Este dato aparecerá informado si el
expediente se creó a partir de otro, como puede ser el caso en que se modifica el
conductor que aparecía en la denuncia original.
 expediente que se ha generado a partir de este expediente.
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Manual Gestión de Expedientes
Si se modifica el estado, el resultado o sus fechas, cuando se pulsa el botón “Modificar” se
generará una entrada en el seguimiento del expediente, pidiéndose antes al usuario que
introduzca unas observaciones relativas a este cambio:
A continuación explicaremos las pestañas en las que se estructura el visor de expedientes.
2.3.1. Datos básicos
 Boletín:
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 Tipo del boletín: puede ser IT (infracción de tráfico), IV (infracción de
velocidad), IA (infracción de alcoholemia) o IO (infracción de
estacionamiento regulado, ORA).
 Precepto: indica el artículo del código de circulación infringido. Si se pulsa
el icono
aparece un buscador de preceptos, en los que se puede
introducir el código del artículo o alguna palabra significativa del mismo (en
cualquier caso, al menos tres caracteres):
Al seleccionar un precepto se cargarán en la pantalla sus datos (código del
artículo, hecho denunciado, importe de la multa (normal y reducido),
puntos de sanción, etc.), que pueden ser borrados pulsando el icono
.
 Lugar de la infracción:
Se muestra el lugar de la infracción, pudiéndose ser una calle o un cruce. Para
introducir la calle se debe escribir parte de su nombre (al menos tres caracteres) y
pulsar el icono
, mostrándose las calles cuyo nombre coincide, al menos en
parte, con el valor introducido:
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Manual Gestión de Expedientes
Si se quiere ver la calle seleccionada en un mapa, simplemente deberemos hacer
clic el icono de posicionamiento (típico de los mapas de Google), cargándose
dicho mapa:
 Datos del denunciante:
Muestra el código del denunciante. Se puede cambiar pulsando el icono
, lo que
provocará que se abra el buscador, donde podremos buscar por su código
identificativo o por sus apellidos y nombre (tenemos que introducir un mínimo de
ts caracteres), haciendo clic en “Consulta” para que la aplicación halle al
denunciante que corresponda:
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Manual Gestión de Expedientes
2.3.2. Seguimientos
Este punto muestra las principales acciones que se han realizado sobre el expediente.
Todas las actuaciones que se realizan en un expediente, así como los cambios de estado o
resultado que sufre, quedan reflejados en un historial que se puede consultar por los
usuarios de la oficina de gestión de expedientes.
Si aparecen datos en las columnas “Correos” y “Secretaria”, son enlaces que al pinchar
sobre ellos permiten acceder a la información de la relación de Correos o Secretaría en que
se ha introducido la actuación concreta sobre el expediente.
Haciendo clic tanto en el icono
como en el icono
, podremos acceder al detalle de
los seguimientos. Por otra parte, podremos borrarlo haciendo clic en el icono
, para lo
que la aplicación requerirá una confirmación:
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Manual Gestión de Expedientes
2.3.3.Pagos
Listado de los pagos que ha realizado el denunciante para saldar el monto de la sanción.
 Alta manual de pagos: presentará en pantalla un formulario para que el usuario
complete los datos de un pago relativo al expediente seleccionado. Explicaremos
esta pantalla más adelante, concretamente, en el apartado de “Pagos”.
 Ajustar pago insuficiente: se adaptará, previa confirmación del usuario, el
importe de la denuncia al importe pagado actualmente, marcándose el expediente
como pagado. Este proceso no generará ninguna línea en el seguimiento.
2.3.4. Alegaciones
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Manual Gestión de Expedientes
Podremos introducir las primeras y segundas alegaciones que haya expuesto el denunciado.
Generalmente serán presentadas en papel de forma presencial en la oficina técnica de
denuncias. No obstante, el denunciado tiene la posibilidad de presentar las alegaciones de
forma telemática desde la Sede Electrónica.
Igualmente, podremos introducir las razones por las que se desestiman las alegaciones. Al
usuario le aparecen unos textos legales predefinidos para que pueda seleccionar el que sea
oportuno y modificarlos si lo considera oportuno.
2.3.5. Dirección de notificación
Corresponde a la dirección a la que se enviarán las notificaciones
2.3.6. Vehículo
Corresponde al vehículo con el que se ha cometido la infracción.
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Pulsando el icono de la información complementaria se muestra toda la información del
vehículo (seguros, datos técnicos, etc).
2.3.7. Infractor
Se muestran los datos del conductor que ha cometido la infracción y los del titular del
vehículo, ya que pueden no coincidir.
2.3.8. Identificación del conductor
Cuando no ha habido identificación del conductor cuando se ha producido la denuncia, el
denunciado tiene la posibilidad de identificar a la persona que en el momento de los hechos
conducía el vehículo. Desde esta pantalla el usuario puede introducir el nuevo infractor,
obteniendo sus datos mediante el sistema ATEX de la DGT, provocando que se finalice el
expediente sancionador iniciado contra el denunciado original y se comience un nuevo
expediente contra la persona identificada como conductor.
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Se muestran dos pestañas:
 Generar: desde aquí se pueden modificar los datos del titular y del conductor.
Para buscar una persona en la DGT, introduciremos el NIF y haremos clic en el
icono
, cargándose parte de la información en la pantalla. Podremos ver toda
se pulsa el botón de la información complementaria. También se pueden añadir
manualmente los datos haciendo clic en el icono .
Por otro lado, si queremos modificar los datos, haremos clic en el icono
Finalmente, si queremos borrar los datos, haremos clic en el icono .
.
 Detalles: se muestra la información del expediente original, del conductor y del
titular que figuran en el mismo. Podremos indicar que se desea trasladar los pagos
del expediente original al nuevo expediente, así como introducir observaciones del
proceso.
2.3.9. Caducidad y Observaciones
Permite al usuario introducir las observaciones que quiera aportar el policía o las que se
quieran realizar acerca del expediente.
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2.3.10. RCI
Se muestra un listado de todas las remesas en las que el expediente ha sido enviado
mediante el sistema RECEME al RCI (Registro de Conductores e Infractores) de la DGT
para que se realice la sustracción de puntos que conlleve el precepto infringido.
Debajo del listado se muestran los puntos a detraer y los que han sido detraídos hasta el
momento.
2.3.11. Documentación adjunta
En esta pantalla se incluye la documentación adjunta tanto del boletín de denuncia a partir
del que se ha generado el expediente, como del expediente. En ambos casos se proporciona
un buscador de documentación adjunta, y los resultados obtenidos se muestran en listados.
Se puede descargar la documentación adjunta haciendo clic en el icono
.
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Manual Gestión de Expedientes
2.3.11.1. Documentación adjunta del boletín
En cuanto a la documentación adjunta del boletín, se pueden añadir dos tipos de adjuntos:
 Diligencia: permite insertar una diligencia, para lo que se accede a la siguiente
pantalla, donde se proporcionan al usuario una serie de textos predefinidos que
deberá completar con la información propia de la diligencia que está creando.
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Manual Gestión de Expedientes
Al pulsar el botón “Insertar” se guarda en el sistema la diligencia y se envía por
correo electrónico a los usuarios predefinidos en la configuración de la aplicación.
Una vez introducida, aparece en el listado de la documentación adjunta del boletín,
y se puede descargar el fichero:

Requerimiento: con este caso de uso se puede solicitar a un usuario externo o del
sistema que aporte información necesaria para la tramitación del expediente.
Para insertar un requerimiento se utiliza esta pantalla:
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Manual Gestión de Expedientes
Se pueden introducir las observaciones oportunas (la aplicación nos da la opción de
utilizar textos predefinidos).
Hay que indicar si el requerimiento está dirigido a un usuario externo, en cuyo caso
hay que indicar su correo electrónico, o a un usuario del sistema, seleccionándolo
entonces con el buscador de usuarios para indicarlo.
En el listado aparecerán los documentos adjuntos al expediente, pudiendo
seleccionar los que se quiera que vayan como adjuntos en el correo que se envía.
En la pestaña “Datos de la denuncia” se puede ver la información del boletín y del
denunciado.
Al pulsar el botón “Insertar” se añade el documento adjunto, y si se ha
seleccionado la opción de notificar respuesta, se envía un correo electrónico al
usuario externo o del sistema elegido. Como se ha indicado, irán como adjuntos del
correo los documentos adjuntos del expediente seleccionados y también el
documento con el requerimiento generado.
En el correo también se incluirá un enlace a una página de la Sede Electrónica para
que el destinatario del requerimiento pueda introducir la respuesta que se le solicita.
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Manual Gestión de Expedientes
2.3.11.2. Documentación adjunta del expediente
Desde esta pantalla se puede añadir documentación adjunta del expediente:
Hay varios tipos de adjuntos predefinidos que puede seleccionar el usuario: prueba,
sentencia, certificado, etc., siendo todos los campos obligatorios, así como la inserción del
archivos.
Al pulsar el botón "Guardar" se almacena el adjunto en la base de datos de la aplicación.
2.3.12. Informes
Desde el visor se pueden obtener varios informes predefinidos necesarios en el proceso de
tramitación del expediente.
Los informes se descargan haciendo clic en el icono
listado que el informe que se quiere descargar.
, que aparece en la misma línea del
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Manual Gestión de Expedientes
Se pueden descargar en el formato predefinido para el informe (PDF, Excel, texto plano) o
como un fichero XML que contiene los datos utilizados para realizar el informe.
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A continuación se muestra el ejemplo de una carta de pago descargada:
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Manual Gestión de Expedientes
2.4. Tablón de avisos
La aplicación de Gestión de Expedientes cuenta con un tablón de avisos en el que se
publican los mensajes que se quiere hacer llegar a los usuarios del sistema.
Cuando tenemos un aviso pendiente, lo podemos visualizar en esta página. Asimismo, en el
menú desplegable de la izquierda nos avisa del número de avisos que tenemos sin resolver,
pudiendo ver de un vistazo quién nos lo ha enviado, si va dirigido sólo a nosotros o a un
grupo determinado, fecha y hora de creación, así como el comienzo del mensaje.
Desde el tablón se pueden enviar mensajes a un usuario haciendo clic en el icono
grupos de usuarios haciendo clic en el icono
.
oa
Si se quiere crear un nuevo aviso se pulsa el botón "Insertar" y nos aparece esta pantalla:
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Manual Gestión de Expedientes
2.5. Denuncias
En este apartado se engloban varias funcionalidades relacionadas con los boletines de
denuncia que describiremos a continuación.
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Manual Gestión de Expedientes
2.5.1. Boletines
En este punto se muestran los boletines importados que aún no han generado expedientes:
Al igual que con los expedientes se pueden realizar búsquedas a través de los filtros,
acceder a los detalles de los boletines para modificarlos haciendo clic en el icono
o
consultarlos haciendo clic en el icono
, así como exportar los datos del listado haciendo
clic en los iconos
(podemos seleccionar el formato simplemente
pinchando en el icono que queramos).
2.5.2. Boletines que SI genera Expedientes
Se muestra un listado de los boletines de denuncia a partir de los que se pueden generar
expedientes. Si se modifica alguno de ellos nos aparece una pantalla con tres pestañas:
 Boletín: se muestra la información de la denuncia:
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Manual Gestión de Expedientes
Si se marcha el check “Pasar a histórico”, cuando se pulse el botón “Modificar”
pasará el boletín al histórico de boletines.
Si se desmarca el check “Generar expediente”, cuando se pulse el botón
“Modificar” pasará el boletín a la lista de boletines con los que no se ha generado
un expediente.
 Documentación adjunta: se muestra un listado con la información adjunta del
boletín.
 Generar expedientes:
 Registrar actuación:
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Manual Gestión de Expedientes
Si hacemos clic en “Generar expedientes” se origina un expediente a partir
de este boletín.
Desde la pestaña “Histórico de boletines” se pueden pasar al histórico,
haciendo clic en “Pasar boletines a histórico”, los boletines cuyas
observaciones coincidan con la seleccionada en la lista desplegable:
En la lista se muestra para cada observación el número de boletines que
tiene dicha observación.
2.5.3. Boletines que NO genera Expedientes
Listado de los boletines con los que por algún problema no ha sido posible generar un
expediente.
En esta pantalla se podrá intentar actualizar los datos del denunciado mediante el botón
“Actualizar datos DGT”, que utiliza los servicios web ATEX4 de la DGT. Una vez
obtenida la información de la DGT se comprueba si ya cumple las condiciones para
generar un expediente. Si es así pasa a considerarse candidato a generar un expediente.
Asimismo se dispone de una tarea programada que diariamente intenta actualizar los
boletines que se encuentran en esa situación y que pasan directamente a expedientes si se
consigue información actualizada de los mismos.
2.5.4. Histórico Boletines
Se muestra un listado de los boletines que han pasado al histórico, no pudiéndose
modificar los datos. Si se pulsa el botón “Volver de histórico”, los boletines seleccionados
pasarán a considerarse como candidatos a generar expedientes.
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Manual Gestión de Expedientes
2.6. Procesos
En este punto se centralizan todos los procesos que se pueden realizar sobre los
expedientes: generarlos, realizar trámites sobre ellos, etc.
Casi todos los casos de uso en los que se realiza alguna actuación tienen la misma
estructura, que describiremos a continuación.
Las pantallas se organizan en pestañas.
 Iniciar Actuación: contiene una serie de parámetros a especificar y que
determinarán a qué expedientes va a afectar la actuación. Su número se puede
saber pulsando el botón “Nº de expedientes”. Esta acción es meramente
informativa y no modifica los expedientes.
Igualmente podemos seleccionar el municipio con el que queremos trabajar, ya
que la aplicación nos permite operar en varios municipios.
Si la actuación conlleva realizar notificaciones a los denunciados, hay que
especificar si se quiere que los acuses de recibo lleguen a la entidad local o a la
supra entidad (agrupación de municipios, diputación, etc.).
También permite indicar el número de registro a utilizar en dichas notificaciones.
La aplicación proporciona un número de registro de forma automática, obtenido
de una secuencia, pero puede ser modificado manualmente por el usuario en caso
de que el municipio con el que trabaja no cuente con un registro auxiliar para
realizar notificaciones. En este caso deberá introducir el número de registro que le
proporcionen desde el registro general.
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Manual Gestión de Expedientes
Finalmente, el botón de iniciación de la actuación, al hacer clic sobre él, hará que
se realicen las acciones correspondientes sobre los expedientes.
Cuando se ha iniciado una actuación sobre un expediente, éste queda bloqueado y
no se puede realizar ninguna otra sobre él, ni puede ser modificado.
 Expedientes: muestra un listado de los expedientes que han sido afectados por la
actuación iniciada:
Si queremos desbloquear algún expediente se debe hacer clic en “Desbloquear”, lo
que nos redirigirá a la pantalla desde donde se puede realizar esta acción y que
explicaremos más adelante.
 Informes: muestran los informes (notificaciones, decretos, etc.) que se pueden
obtener. En algunos casos también se pueden realizar acciones como enviar
notificaciones telemáticas a la DEV de los denunciados que dispongan de la misma
o realizar publicaciones en el TESTRA.
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Manual Gestión de Expedientes
Los informes se pueden generar en el formato que tengan por defecto (PDF, Excel,
texto plano, etc.) o en formato XML, incluyéndose en este fichero toda la
información a partir de la cual se generan los informes.
En este caso se observa que se puede realizar el envío de notificaciones de denuncia
a la DEV de los denunciados, o se puede generar el informe de notificaciones en
papel, que será enviado por correo postal tradicional.
 Finalizar Actuación: se pueden realizar dos acciones:

Cancelar la actuación: los expedientes se desbloquean y vuelven al estado
en que estaban antes de que se iniciara la actuación.

Registrar la actuación: los expedientes pasan al estado que corresponda
dentro de su ciclo de vida, lo que aparecerá reflejado en ellos el resultado de
la actuación de que han sido objeto. También son desbloqueados, para que
se puedan realizar otras actuaciones sobre ellos.
En algunos casos se pide que se introduzca algún parámetro para el proceso
de registro de la actuación como, por ejemplo, unas observaciones.
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Manual Gestión de Expedientes
 Detalles: contiene parámetros generales de la actuación y que se utilizan cuando se
inicia o registra la misma. En general no suelen modificarse; por tal razón se coloca
la pestaña en la última posición.
En la pantalla aparece un listado mostrando el estado y resultado que deben tener
los expedientes para que se vean afectados por la actuación. También puede que se
muestre el número de días mínimo que tiene que haber estado el expediente con el
estado y resultado indicado para que se vea afectado por la actuación.
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Manual Gestión de Expedientes
En el grupo de componentes con la situación final se muestra el estado y resultado
en que quedarán los expedientes una vez sea finalizada y registrada la actuación.
Si se desea modificar alguno de estos parámetros se modifican y se pulsa el botón
“Guardar datos”.
2.6.1. Denuncias
2.6.1.1. Generar expedientes
Desde esta pantalla se puede hacer que los boletines que cumplen todos los requisitos
necesarios sean convertidos en expedientes. Una vez realizada esta operación los boletines
desaparecen y su información queda integrada en el expediente, pudiéndose obtener el
número de boletines que serán convertidos en expedientes pulsando el botón “Nº de
boletines”. Igualmente se puede informar la remesa a la que pertenecerán los expedientes
generados.
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Manual Gestión de Expedientes
Desde la pestaña “Histórico de boletines” podremos trasladar boletines al histórico.
En la pestaña “Detalles” aparecen los parámetros que determinan los boletines que serán
convertidos a expedientes. Por lo general estos parámetros no sufren modificaciones.
2.6.1.2. Generar expedientes de Personas Jurídicas
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Manual Gestión de Expedientes
Cuando es denunciado un vehículo propiedad de una persona jurídica, el titular del
vehículo está obligado o bien a identificar al conductor del vehículo o bien a pagar la
denuncia.
Si no sucede ninguna de las dos circunstancias, la administración pública debe promover un
expediente de oficio contra la persona jurídica denunciada por no identificar ni pagar la
denuncia original.
Desde el punto de vista de la gestión administrativa esto implica dos cosas. En primer
lugar, el sobreseimiento de la denuncia original. En segundo lugar, la instrucción de un
nuevo expediente de oficio por un importe doble o triple en función de la gravedad del
hecho infringido.
Antes de que el usuario realice la operación, puesto que la actuación es delicada, puesto que
se van a sobreseer expedientes y crear otros nuevos, siendo una acción irreversible, por lo
que se le proporciona el informe Listado Previo de Expedientes.
Una vez visto el informe y comprobado que los datos son correctos se puede registrar la
actuación desde la pestaña “Finalizar actuación”.
2.6.1.3. Decretos Iniciación
Todas aquellas denuncias que no hayan sido notificadas en el acto mismo de la denuncia
deberán serlo por el ayuntamiento o entidad pública para que el denunciado tenga
constancia de dicha denuncia. Las notificaciones deben realizarse con acuse de recibo de tal
forma que al ayuntamiento o entidad pública le quede constancia del intento de
notificación y de su resultado (notificada o fallida).
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Manual Gestión de Expedientes
Las notificaciones se pueden realizar utilizando dos sistemas diferentes: notificación por
correo tradicional o notificación a la DEV (Dirección Electrónica Virtual) de los
denunciados, a través del servicio de notificación de la DGT (NOSTRA). La notificación
tradicional por correo puede estar ajustada o no al SICER.
2.6.2. Propuestas de resolución
2.6.2.1. Propuestas desestimatorias (primeras alegaciones)
Todas aquellas denuncias a las que se presentaron alegaciones, si resultan desestimadas,
deberán ser notificadas por el ayuntamiento o entidad pública para que el denunciado tenga
constancia de dicha desestimación. Las notificaciones deben realizarse con acuse de recibo
de tal forma que al ayuntamiento o entidad pública le quede constancia del intento de
notificación y de su resultado (notificada o fallida).
Las notificaciones se pueden realizar utilizando dos sistemas diferentes: notificación por
correo postal tradicional o notificación a través del servicio de notificación de la DGT
(NOSTRA). La notificación tradicional por correo puede estar ajustada o no al SICER.
La aplicación posibilita la opción de enviar las notificaciones a la DEV y de generarlas en
un fichero que habrá que imprimir para enviarlas por correo tradicional.
Los informes que se pueden obtener son:
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Manual Gestión de Expedientes
2.6.3. Resoluciones de alcaldía
En este apartado se incluye la gestión de las resoluciones que puede emitir la
administración pública.
2.6.3.1. Resolución de Notificaciones Leves
Este proceso se realiza para que pasen a ser consideradas como Resoluciones Notificadas
todas aquellas denuncias que hayan sido notificadas, pero no alegadas. En este proceso no
se realizan notificaciones a los denunciados.
Las pantallas siguen la estructura general.
2.6.3.2. Resoluciones sancionadoras
Todas aquellas denuncias que hayan sido alegadas y desestimadas deberán ser notificadas
por el ayuntamiento o entidad pública para que el denunciado tenga constancia de dicha
resolución. Las notificaciones deben realizarse con acuse de recibo de tal forma que al
ayuntamiento o entidad pública le quede constancia del intento de notificación y de su
resultado (notificada o fallida).
Las notificaciones se pueden realizar utilizando dos sistemas diferentes: notificación por
correo tradicional o notificación a través del servicio de notificación de la DGT
(NOSTRA). La notificación tradicional por correo puede estar ajustada o no al SICER.
Los informes que se pueden obtener son:
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Manual Gestión de Expedientes
2.6.3.3. Resoluciones desestimatorias
Todas aquellas denuncias que hayan sido alegadas y desestimadas en segunda instancia
deberán ser notificadas por el ayuntamiento o entidad pública para que el denunciado tenga
constancia de dicha resolución. Las notificaciones deben realizarse con acuse de recibo de
tal forma que a la entidad pública le quede constancia del intento de notificación y de su
resultado (notificada o fallida).
Las notificaciones se pueden realizar utilizando dos sistemas diferentes: notificación por
correo tradicional o notificación a través del servicio de notificación de la DGT
(NOSTRA). La notificación tradicional por correo puede estar ajustada o no al SICER.
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Manual Gestión de Expedientes
Estos son los informes que se pueden generar:
2.6.3.4. Resoluciones estimatorias
Todas aquellas denuncias que hayan sido alegadas y estimadas deberán ser notificadas por
el ayuntamiento o entidad pública para que el denunciado tenga constancia de dicha
resolución. Las notificaciones se realizarán con acuse de recibo.
La estructura de las pantallas de este caso de uso es igual a la del resto de procesos ya
expuestos.
2.6.3.5. Resoluciones sobreseídas
Las denuncias que hayan sido alegadas y sobreseídas deberán ser notificadas por el
ayuntamiento o entidad pública para que el denunciado tenga constancia de dicha
resolución. Las notificaciones no se realizarán con acuse de recibo.
En este proceso se pueden generar estos informes:
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Manual Gestión de Expedientes
2.6.3.6. Recursos de reposición
Si se presentaron alegaciones a las denuncias y éstas fueron desestimadas, se pueden
presentar recursos de reposición, de acuerdo con la legislación vigente. Este proceso está
destinado a notificar las resoluciones de estos recursos.
En la siguiente pantalla se muestran los informes que se pueden obtener en este caso:
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Manual Gestión de Expedientes
2.6.4. Tesorería y Reincidentes
En este apartado se incluyen funcionalidades relativas a los cobros de las multas.
2.6.4.1. Cargos a Tesorería
Una vez finalizado el procedimiento administrativo de gestión de expedientes, aquellos que
no han sido sobreseídos ni pagados deben pasar a la gestión de cobro por vía ejecutiva.
Desde el punto de vista de la aplicación, los expedientes terminan en este punto, pero la
información debe ser remitida al organismo oportuno del ayuntamiento o entidad pública
para su cobro definitivo.
Este proceso se encarga de generar esta información de los cobros a realizar. Sus pantallas
siguen la estructura general. Se pueden obtener los expedientes que pasarán a la gestión de
cobro, iniciar la actuación, descargar el informe, etc.
Como resultado se genera un fichero que tendrá una estructura adaptada a los requisitos de
la entidad encargada de realizar el cobro. Puede ser un fichero de texto plano con los datos
posicionados en columnas de tamaño conocido o delimitado por un carácter separador, o
podría ser un fichero XML.
2.6.4.2. Reincidentes
Tesorería comprende todos los organismos de recaudación, que pueden ser de carácter
local, provincial o nacional.
Con este proceso se gestionan y controlan los ficheros locales, provinciales y nacionales
que se generan para ser enviados a distintos organismos de recaudación que emiten las
providencias de embargo.
Igualmente, los organismos envían la información sobre la recaudación a la Oficina Técnica
de Denuncias, que aplica los pagos. Una vez pagados, los vehículos que antes eran
reincidentes dejan de serlo porque ya no cumplen la condición de Tesorería.
La aplicación genera los siguientes informes que pueden ser exportados a los organismos
encargados de su gestión.
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Manual Gestión de Expedientes
2.6.5. Puntos DGT
Contiene funcionalidades relacionadas con los puntos del permiso de conducción.
2.6.5.1. Notificación de Puntos
El ayuntamiento o entidad pública debe notificar a la DGT los expedientes que detraen
puntos del permiso de conducción. Para ello se utilizará un procedimiento similar al de una
notificación con algunas diferencias.
Se puede iniciar la actuación indicando a partir de cuántos puntos a retirar del carnet se va a
generar el fichero que se envía a la DGT y las fechas entre las que ha ocurrido la denuncia.
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Manual Gestión de Expedientes
En este caso se añaden dos pestañas nuevas respecto a las que aparecen de forma general
en los procesos:
 Errores previos: listado de los expedientes que por una determinada
circunstancia sobrevenida no han podido incluirse en la remesa a enviar.
 Depurar datos: la DGT requiere que el nombre y los apellidos de los
denunciados vayan en campos diferentes. Esta pantalla da la oportunidad de
separarlos en caso de que algún expediente los tenga juntos.
El resultado del proceso es la generación de un informe en formato XML con la remesa de
detracciones de puntos a realizar y que es enviado a la DGT. Se puede cargar manualmente
en una página de la DGT o se puede enviar mediante los servicios web RECEME del
Registro de Conductores e Infractores (RCI) de la DGT.
2.6.5.2. Resultados de envíos de puntos
Tras realizar un envío de puntos a la DGT, esta notificará el resultado de la carga de la
remesa con un fichero XML enviado al correo electrónico concertado con el ayuntamiento
o entidad pública. El usuario deberá cargar el fichero de respuesta en la aplicación para que
en los expedientes se refleje la situación real de los puntos y el usuario sea capaz de corregir
los errores producidos de cara a un futuro envío de puntos.
Se incorpora un buscador de ficheros de respuesta de la DGT cargados con la aplicación.
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Manual Gestión de Expedientes
2.6.5.3. Remesas de notificación al RCI
Se muestra una pantalla donde aparece el listado de las notificaciones de remesas de puntos
enviadas a la DG, pudiendo buscar a través de los filtros.
Se puede descargar el XML de cada remesa o ver su detalle, donde aparecen los registros
incluidos en cada una.
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Manual Gestión de Expedientes
Si se pulsa el botón “Resultado envío puntos” se accede al detalle del fichero con los
resultados del envío de puntos que haya podido devolver la DGT.
Haciendo clic en el icono
con la admiración asociado a cada registro de la remesa
establecerá el tipo del registro como erróneo (“E”).
2.6.6. Notificaciones
Se agrupan en este punto funcionalidades relacionadas con las notificaciones que se envían
a los denunciados durante el proceso de tramitación de los expedientes.
2.6.6.1. Correos. Notificaciones
Cuando un ayuntamiento o entidad pública no tiene firmado un convenio con Correos para
la notificación de acuses informatizada, es decir, no se adapta al sistema SICER, recibe los
acuses de recibo de las notificaciones emitidas en papel.
El usuario deberá introducir uno a uno los datos del acuse de forma manual. Para ello se le
proporciona una pantalla como la siguiente:
Posible mejora: proporcionar la funcionalidad que permita leer con una pistola los códigos de barras o
QR que llegan en los acuses de recibo en papel remitidos por Correos, y dar de alta a estos en el sistema.
2.6.6.2. Correos. Ficheros SICER
Si el ayuntamiento o ente público tiene firmado con Correos un convenio de tal forma que
se adapten al sistema SICER, los acuses de recibo retornan al ayuntamiento en un fichero
de texto en el que está la información de los expedientes notificados o fallidos, fecha de
notificación o intento de notificación, etc. Con esta pantalla se cargan los ficheros SICER
remitidos por Correos.
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Manual Gestión de Expedientes
2.6.6.3. Correos. Ficheros notificaciones digitales
Correos añade más valor a sus clientes mediante la prestación del servicio de aviso de
recibo en formato digital. Independientemente del mecanismo de transmisión de los acuses
de recibo digitalizados al ayuntamiento o ente público, se dispondrá de unos ficheros JPG
con la imagen digitalizada del acuse de recibo que también se recibe en papel.
Correos además de los ficheros JPG proporciona un fichero guía con los ficheros JPG
relacionados. Dicho fichero guía puede ser proporcionado en formato XML o en formato
de texto plano según el acuerdo que se tenga con Correos.
Desde esta pantalla se importan dichos acuses y el fichero de guía:
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Manual Gestión de Expedientes
Cuando se pulsa el botón “Seleccionar archivos” hay que seleccionar tanto el fichero de
guía como los ficheros JPG. Conviene tenerlos todos en una misma carpeta para facilitar la
tarea. La aplicación valida que se han seleccionado todos los ficheros JPG con los acuses
que se indican en el fichero de guía elegido.
A partir del nombre de estos ficheros JPG con los acuses, se obtiene el número del
expediente con el que están relacionados y se inserta de forma automática el acuse en el
sistema.
2.6.6.4. Ver notificaciones acuses
Corresponde a la pantalla de mantenimiento de los acuses de recibo han sido cargados en la
aplicación y que aún no han sido registrados, pudiéndose modificar, eliminar y crear
nuevos. Igualmente se pueden buscar acuses por ciertos criterios con un buscador.
2.6.6.5. Registrar notificaciones acuses
Independientemente de cómo se hayan cargado los acuses de recibo, el último paso
consiste en registrarlos. Para realizar esta acción se utiliza esta pantalla:
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Manual Gestión de Expedientes
Si se pulsa el botón “Ver incidencias futuras” se le presenta al usuario un informe de las
situaciones anómalas que se pueden dar en el proceso de registro de actuación. Puesto que
este proceso altera el estado y resultado de actuación y es irreversible, es conveniente
proporcionar al usuario un sistema que le avise de estas situaciones antes de que registre la
actuación.
Al pulsar el botón “Registrar actuación” se cambia el estado y el resultado del expediente,
dependiendo del estado en que estaba inicialmente.
2.6.6.6. DGT. Ficheros NOSTRA
Pantalla desde la que se pueden obtener del sistema NOSTRA de la DGT los acuses de
recibo de las notificaciones que hayan sido enviadas a la DEV de los denunciados.
Los acuses obtenidos se cargan en la base de datos de la aplicación.
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Manual Gestión de Expedientes
2.6.6.7. DGT. DEV Consultar notificaciones
Mediante este caso de uso se da acceso a las distintas posibilidades en relación con las
notificaciones realizadas a través del sistema NOSTRA de la DGT, mostrándose un listado
con las remesas de notificaciones enviadas a la DGT.
Para cada remesa se muestra información como su código, la fecha en que se generó, el
estado de la petición, número de notificaciones cuyo estado se desconoce, cuántas
notificaciones han resultado erróneas, el total de notificaciones, etc.
Este punto nos permite:
 Consultar el estado de las notificaciones enviadas en las remesas, para lo que se
pulsa el botón “Consultar estado notificaciones”. Se consultarán los estados de las
remesas seleccionadas en el listado.
Una vez obtenida esta información del sistema NOSTRA de la DGT se guarda en
el sistema y se actualiza la información de las remesas en el listado.

Solicitar los acuses de recibo de la remesa pulsando el botón correspondiente. Se
consultarán los acuses de las remesas seleccionadas en el listado.
Al obtener la información se actualiza el listado de remesas.

Obtener información detallada de una remesa. Para ello se pulsa el icono asociado a
cada remesa de notificaciones enviadas que aparece en el listado.
En el detalle aparecerá un listado con las notificaciones, indicándose para cada una
el nombre del destinatario, el número de expediente, el estado de la notificación, el
error que se haya podido producir al realizar la notificación, etc.
Y desde el listado de notificaciones se puede acceder a su detalle, donde se muestra
toda la información de la notificación y donde se puede obtener un documento con
la notificación en todas las lenguas oficiales del estado.
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Manual Gestión de Expedientes
2.6.7. Publicaciones
Agrupa funcionalidades relacionadas con las publicaciones que se realizan en el BOP.
2.6.7.1. BOP Publicaciones
Todas aquellas notificaciones que hayan resultado fallidas por alguna razón, deberán ser
publicadas para que el interesado se dé por informado. La publicación puede realizarse de
dos formas:
 Publicación en el sistema TESTRA (Tablón Edictal de Sanciones de
Tráfico) de la DGT: la DGT pone a disposición de los ayuntamientos o entes
públicos que lo deseen un tablón donde poder publicar las denuncias impuestas.
 Publicación en el Boletín Oficial de la Provincia (BOP): es el sistema
tradicional, en desuso por el coste de imprimir las publicaciones y por la lentitud
del proceso.
En ambos casos, el proceso tomará las Notificaciones de denuncia, Propuestas de
Resolución, Resoluciones de Alcaldía o Recursos de reposición Fallidos y el resultado de la
actuación será “Enviar a BOP”.
Una vez están en este resultado de actuación, se esperará a que el organismo competente
(DGT o Diputación Provincial) publiquen el listado de denunciados, tras lo que
pondremos en los expedientes la situación "Publicado".
Las pantallas son como las que se han visto para la mayoría de casos de uso de procesos.
Los informes que se generan son:
Se puede ver en el listado el enlace que permite enviar las publicaciones al sistema
TESTRA.
2.6.7.2. BOP Registrar publicados
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Manual Gestión de Expedientes
Los expedientes de las publicaciones enviadas al tradicional Boletín Oficial de la Provincia
quedan en el estado “Enviado al BOP” hasta que el Boletín publica el correspondiente
listado. Una vez que esto sucede, deberemos promover los expedientes indicados a la
situación de “Publicado”.
Este proceso realiza esta operación.
2.6.7.3. TESTRA Lectura de acuses
Con esta pantalla se pueden obtener los acuses de recibo que permitan saber si una
publicación ha sido puesta a disposición o no y en qué fecha, así como el motivo del
“rechazo” en caso de que éste se hubiera producido.
2.6.7.4. TESTRA Consultar publicaciones
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Manual Gestión de Expedientes
Las pantallas de este caso de uso permiten realizar todas las acciones relativas a las
publicaciones realizadas en el sistema TESTRA de la DGT.
Se pueden realizar estas acciones, utilizando el sistema TESTRA de la DGT:
 Consultar el estado de las publicaciones seleccionadas en el listado.
 Solicitar los acuses de puesta a disposición de las publicaciones seleccionadas.
 Rechazar las publicaciones seleccionadas.
 Consultar el detalle de una remesa de publicaciones haciendo clic en el icono
asociado a cada remesa del listado.
,
En el detalle de la remesa aparecerá un listado de sus publicaciones, así como en el
detalle de la publicación se puede obtener un borrador de la misma en todas las
lenguas oficiales del Estado, si es que no ha sido puesta la publicación a disposición
del destinatario. También se puede en este caso obtener una diligencia de
acreditación de la puesta a disposición la publicación.
Cuando la publicación haya sido puesta a disposición se puede obtener un
documento oficial acreditativo.
También se muestra un listado con las URLs de las diligencias y un listado que
permite obtener las acreditaciones de los bloqueos que puedan tener ciudadanos
para que no se muestre cierta información personal suya en las publicaciones.
2.6.8. Pagos
En este punto se agrupan los procesos relacionados con los pagos de los expedientes en
sus distintas modalidades.
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Manual Gestión de Expedientes
2.6.8.1. Altas, bajas y modificaciones
Se proporciona al usuario una pantalla en la que se pueden ver los pagos en forma de lista.
El usuario podrá modificar los datos de cada registro o añadir manualmente los datos de un
pago.
También desde esta pantalla se pueden pasar pagos al histórico de pagos, de forma que se
consideren pagos inactivos no asignados a ningún expediente.
2.6.8.1. Alta desde ficheros
Uno de los sistemas más habituales para cargar los pagos en la aplicación es la carga de
pagos desde ficheros.
Existen tres tipos de ficheros que contienen pagos:
 Fichero ajustado al cuaderno 60.
 Fichero ajustado al cuaderno 43.
 Fichero ajustado a un modelo propio.
El fichero ajustado a un modelo o estructura propia será desarrollado si lo solicita el
ayuntamiento o ente público. Nos centraremos, pues, en la carga de ficheros ajustados al
cuaderno 60 y al cuaderno 43.
La diferencia básica entre ambos ficheros es la referencia del expediente que nos llega y la
calidad de los datos. El fichero del cuaderno 60 se basa en los datos obtenidos por la
entidad bancaria utilizando un dispositivo lector de códigos de barras en el que se hace
constar el número de expediente. Por lo tanto, la posibilidad de cometer errores es mínima
y la fiabilidad del pago es máxima. El fichero del cuaderno 43 es, básicamente, un extracto
normalizado de una determinada cuenta bancaria propiedad del cliente. El pago en este
fichero se corresponde con el pago en ventanilla del denunciado en el que el operador del
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Manual Gestión de Expedientes
banco tiene que teclear dos datos identificativos del pago. En nuestro caso son el número
de boletín y la matrícula del vehículo. Se trata de un pago en la fase previa a la notificación,
es decir, el denunciado acude a la entidad bancaria con el boletín de la denuncia (aún sin
número de expediente) y realiza el correspondiente abono de la misma. Debido a que el
operador del banco debe introducir el número del boletín y la matrícula, la posibilidad de
que exista un error al teclearlo es alta y por lo tanto la fiabilidad del pago es baja.
Desde esta pantalla se elige el tipo de fichero con los pagos a cargar, se seleccionan los
parámetros propios para cada caso y se elige el fichero.
Una vez hecha la carga se mostrarán el número de pagos cargados y el importe total.
2.6.8.3. Registrar pagos
Con este caso de uso se asignan a los expedientes los correspondientes pagos que se hayan
cargado, manualmente o desde un fichero de pagos, para saldar la cantidad de la sanción.
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Manual Gestión de Expedientes
Aparecen dos pestañas nuevas:
 Archivar pagos: permite pasar al histórico de pagos los que no es posible
asignarlos a ningún expediente. El paso de pagos al histórico se realiza en grupos,
discriminando por las observaciones que tienen los pagos.
 Recuperar pagos: se puede realizar desde aquí la operación contraria, es decir,
pasa pagos del histórico a la tabla de trabajo (pagos activos).
2.6.8.4. Histórico de pagos
Pantalla para consultar los pagos existentes en el histórico.
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Manual Gestión de Expedientes
Si se quiere reactivar un pago debemos seleccionarlo y hacer clic en "Volver de histórico".
Una vez hecho, podremos registrarlo para asignarlo a un expediente.
2.6.9. Varios
Se agrupan aquí otras funcionalidades no adscritas a ningún grupo de los descritos con
anterioridad.
2.6.9.1. Retrotraer actuaciones
En algunas ocasiones es necesario retrotraer los expedientes afectados por una determinada
actuación a su estado original.
Los procesos definidos modifican alguno de los siguientes datos de los expedientes:
 Estado.
 Resultado.
 Fecha de estado.
 Fecha de resultado.
 Fecha de incoación.
El proceso de retrotraer la actuación tiene sus limitaciones, como que sólo se puede volver
al último estado conocido del expediente, pero no a cualquiera por los que ha pasado a los
largo de su vida. Tampoco se puede retrotraer una actuación cuando esta ha provocado que
salga documentación fuera de la oficina.
Se utiliza esta pantalla para realizar el proceso:
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Manual Gestión de Expedientes
2.7. Maestros
Se proporciona la funcionalidad para realizar el mantenimiento que permita realizar altas,
bajas y modificaciones de registros algunas de las tablas de la base de datos que utiliza la
aplicación.
Todas las pantallas muestran un listado con los registros, un buscador y las acciones a
realizar, que en general modifican algunos campos del registro, eliminan el registro e
insertan un nuevo registro.
Este es un ejemplo de una pantalla típica de mantenimiento de maestros:
Las tablas que se pueden mantener son:

Agentes ORA

Alegaciones predefinidas

Bancos

Calles

Causas de no notificación

Códigos de circulación

Códigos Postales

Códigos Postales por tipos de envíos
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Manual Gestión de Expedientes

Control de secretaría

Envíos a correos

Estados

Ficheros de pagos

Fiscal Policía

Fiscal Policía Municipios

Infracciones de oficio - Importes

Municipios

Municipios y provincias

Pagos por pasarela

Parámetros

Plantillas I/O

Registro de parámetros

Remesas NOSTRA

Resultados

Secuencias

Solicitantes TESTRA

Solicitantes NOSTRA

Textos de informes

Textos en publicaciones TESTRA

Tipos de Acuses DGT

Tipos de sobreseimiento

Usuarios

Usuarios DGT

Usuarios-Municipios

Vehículos Policía
2.8. Utilidades
2.8.1. De Expedientes
2.8.1.1. Expedientes bloqueados
Cuando un usuario inicia una actuación, los expedientes afectados por la misma quedan
bloqueados hasta que el usuario cancela o finaliza la actuación. En algunas ocasiones puede
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Manual Gestión de Expedientes
ser conveniente conocer qué expedientes están bloqueados, por qué usuario e, incluso,
desbloquearlos manualmente.
Para ello se proporciona esta pantalla:
2.8.1.2. Expedientes prescritos
Aglutina todas aquellas denuncias que sean prescritas deberán ser sobreseídas por el
ayuntamiento o ente público. Para realizar el proceso se proporciona este caso de uso,
cuyas pantallas siguen la estructura general de los procesos.
Se puede generar un informe con los expedientes prescritos.
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Manual Gestión de Expedientes
2.8.1.3. Actuaciones iniciadas
Cuando un usuario inicia una actuación los expedientes afectados quedan bloqueados. En
esta situación la aplicación no permite que pueda iniciar otra actuación, puesto que se
“mezclarían” los expedientes de ambas actuaciones, provocando que los informes y el
cierre de actuaciones fueran erróneos.
Otro problema que se puede dar es que un usuario que ha iniciado una actuación caiga en
una baja y no pueda cancelarla o finalizarla, con lo que dicha actuación quedará “abierta”
hasta que el usuario vuelva a su trabajo o hasta que otro usuario se haga pasar por él para
finalizar la actuación.
Para solventar estas situaciones se proporciona este caso de uso, que permite a un usuario
“congelar” una actuación iniciada por otro usuario, permitiéndole tomar el control de la
misma para continuar con su proceso.
Ésta es la pantalla:
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Manual Gestión de Expedientes
Aparecen:
 La actuación que tiene iniciada el usuario actual. Si tiene alguna puede congelarla
para que otro usuario pueda continuarla.
 Las actuaciones que tienen iniciadas otros usuarios de la aplicación. Éstas pueden
ser congeladas o el usuario actual puede tomar su control, si es que no tiene
iniciada ninguna actuación.
 Las actuaciones congeladas, que pueden ser descongeladas para continuar con su
proceso.
2.9. Controles internos y estadísticas
Se trata de una colección de informes que permiten controlar los datos que se gestionan en
la aplicación.
Tenemos tres grupos de informes:
 Controles de envíos: informes que muestran los envíos realizados a Correos, al
BOP, los envíos que han pasado por secretaría, etc.
 Controles de Gestión de Expedientes: se generan informes que permiten
obtener información sobre el estado de tramitación de los expedientes.
Por ejemplo se puede obtener un informe en que se agrupen los expedientes por
su estado o por el resultado de la última actuación realizada sobre ellos, u otro que
recoge los expedientes cuyo plazo de tramitación va a terminar en unos días.
 Estadísticas de denuncias: la aplicación proporciona varios informes que
recogen datos estadísticos de varios aspectos, como por ejemplo:
 Evolución mensual de las denuncias.
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Manual Gestión de Expedientes
 Listado de artículos infringidos.
 Listado de pagos realizados.
2.10. Tareas programadas
En la aplicación existen varias tareas programadas que se ejecutan con la periodicidad
indicada por los usuarios (diaria, semanal...).
La ejecución es automática, no requiriéndose que el usuario realice ninguna acción para
iniciarlas.
2.10.1. Control de vencimiento de plazos de tramitación de expedientes
Sirve para comprobar si existen expedientes cuyo plazo de tramitación va a terminar, para
lo que se tienen en cuenta aspectos como la fecha de denuncia, el estado y resultado en que
se encuentra y las fechas en las que pasó a estar en ellos, etc.
La aplicación envía un aviso mediante el tablón a los usuarios que se hayan configurado
como destinatarios de estos mensajes, para que sean conscientes de esta circunstancia. En
el aviso se adjunta un informe en que se muestra información de cada expediente.
Se puede configurar con cuántos días de antelación hay que avisar a los usuarios, que
dependerá del estado en que se encuentra el expediente.
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