Principios Básicos de Contabilidad

C A P Í T U L O
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Principios Básicos de
Contabilidad
Capítulo 1
Iniciando Contabilidad DacEasy
DacEasy Contabilidad Versión 11
Si entiendes los principios básicos de contabilidad, será capaz de hacer el
mejor uso de su nuevo software. Por esto, si necesita alguna información
general acerca de los principios de contabilidad y como éstos pueden ser
aplicados en un negocio, este capítulo es para usted.
Después de completar este capítulo, podrá ser capaz de:
Identificar los cinco tipos de cuentas.
Entender la Ecuación Contable.
Saber la diferencia entre un débito y un crédito.
Hacer una entrada contable.
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Términos importantes
Aprender la terminología contable es el primer paso para entender lo
básico de contabilidad. Los siguientes términos son usados en todo este
libro de trabajo. Tome unos minutos para revisar las siguientes
definiciones antes de empezar.
Catálogo de cuentas
-Una lista de los nombres y números de las cuentas en el mayor.
El catálogo de cuentas es tradicionalmente configurado en el
siguiente orden: activos, seguidos por pasivos, capital contable,
ingresos, costos y gastos.
Libro Mayor (Mayor General)
-Está conformado por las cuentas que se detallan en el Catálogo
de Cuentas. El Mayor General recibe los valores digitados en las
cuentas detalles cuando asentamos los módulos.
Cuenta Control
-Es la cuenta general que resume el total de las subcuentas que
la componen. Una cuenta control tiene cuentas de detalle
mientras que una cuenta de detalle no puede tener ninguna
subcuenta.
Cuenta de Detalle
-Es la cuenta donde se registran todas las transacciones. En esta
cuenta se agrupa el detalle de la cuenta madre o cuenta control.
Diarios
-Se refiere a reportes individuales que contienen todos los
registros de las operaciones de la empresa y donde podemos
validar que las transacciones se hayan digitado correctamente.
Código de Diario
-Un código usado para agrupar transacciones especificas.
Débito
-El lado izquierdo de una cuenta de mayor. Una entrada de
débito aumenta las cuentas de activos y gastos. Una entrada de
débito disminuye las cuentas de pasivos, capital e ingresos.
Crédito
-El lado derecho de una cuenta de mayor. Una entrada de
crédito disminuye las cuentas de activos y gastos. Una entrada
de crédito aumenta las cuentas de pasivos, capital e ingresos.
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Año Fiscal
-Un periodo de doce meses contables. El año fiscal puede
coincidir con un año de calendario o puede empezar en algún
otro mes que no sea enero.
Estados Financieros
-Reportes en el cual se incluyen el balance general, estado de
resultados y estado de flujo de efectivo. Estos reportes son las
salidas principales.
Tipos de cuentas
-Todas las cuentas incluidas en el catálogo de cuentas pueden
ser clasificadas como una de las siguientes:
Activos
-Estos son los bienes que son propiedad de la empresa.
Ejemplos de activos: estos incluyen las cuentas de efectivo o
banco, edificios, cuentas por cobrar e inventarios, etc.
Pasivos
-Estos representan las obligaciones que tiene la empresa.
Ejemplos: cuentas por pagar, impuestos por pagar, documento
por pagar.
Capital
-Este representa la diferencia entre los activos y los pasivos. Por
ejemplo, si todos los activos de la compañía fuesen liquidados y
usados para pagar todo lo que se debe a las fuentes particulares
(pasivos), el monto sobrante representa el valor neto de la
compañía, este valor neto es conocido como capital.
Ingresos
-Representan el concepto por el cual entra el dinero a la
compañía. Normalmente resultan de las ventas de bienes o
servicios que brinda la empresa.
Gastos
-Son los desembolsos que realiza la empresa para producir los
ingresos. Ejemplos: sueldos, electricidad, impuestos, etc.
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Aprendiendo acerca de los Principios
Básicos de Contabilidad
Contabilidad de partida doble. La contabilidad de partida doble es la base
del programa DacEasy Contabilidad. El principio fundamental de una
entrada de partida doble es simple: Por cada débito hay un crédito. En
otras palabras, cada vez que debite una cuenta (por ejemplo, una cuenta
de activo), debe también acreditar por lo menos otra cuenta (por
ejemplo, una cuenta de pasivo). Numerosos ejemplos de transacciones
que apliquen este principio pueden ser encontrados luego en este
capitulo.
La contabilidad de partida doble usa la siguiente ecuación contable:
ACTIVOS = PASIVOS + CAPITAL
Esta ecuación es la base para el método de contabilidad de partida doble
de entrada en DacEasy, la cual usa débitos y créditos para reflejar los
cambios en el balance de las cuentas. Para un completo entendimiento
del significado de débitos y créditos, necesita examinar el sistema manual
de contabilidad usado en el pasado. Cuentas usadas en hojas del mayor
para mantener el balance en las cuentas. Una página de mayor incluye el
nombre de la cuenta y dos columnas. La columna de la izquierda esta
conocida como la columna de débito y la columna de la derecha está
conocida como la columna crédito.
Piense en la ecuación contable como una hoja del mayor. El signo de
igual (=) divide la ecuación entre las columnas de la izquierda y de la
derecha.
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Activos
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=
Activos son entrados en el lado
izquierdo del signo de igual.
Pasivos + Capital
El pasivo y el capital son entrados
en el lado derecho del signo de
igual.
Para incrementar una cuenta de
Activos, use una entrada de débito Para incrementar una cuenta de
(una entrada en el lado izquierdo
pasivo o de capital use una
de la hoja de mayor).
entrada de crédito (una entrada
en el lado derecho de la hoja de
Para disminuir una cuenta de
mayor).
Activos, use una entrada de
crédito (una entrada en el lado
Una entrada de débito (una
derecho de la hoja de mayor).
entrada en el lado izquierdo)
disminuye las cuentas de pasivos
y capital.
También, los ingresos y los gastos deben tener lugar dentro de la
ecuación. Los ingresos incrementan el capital de la compañía y, por eso,
procede sólo como una cuenta de capital. Use una entrada de crédito
para incrementar una cuenta de ingreso y una entrada de débito para
disminuirla.
Los Gastos reducen el capital de la compañía. Por eso, producen lo
opuesto de una cuenta de Capital. Use una entrada de débito para
incrementarlos y una entrada de crédito para disminuir una cuenta de
gastos.
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Año Fiscal y Ciclo Contable
Ciclo contable.
Las entradas de transacción y de ajustes hechas a su catálogo de cuentas
se realizan dentro de lo que es conocido como el ciclo contable.
DacEasy divide su ciclo contable dentro de periodos. Muchos periodos
contables son configurados sobre una base mensual, cuatrimestral o
anual, pero puede ser por cualquier periodo de tiempo, basado en la
estructura de sus periodos en el año fiscal de la compañía.
Año fiscal.
El año fiscal es un año regular de calendario o cualquier combinación de
12 meses. DacEasy usa estos periodos cuando se entre y asiente las
transacciones en un módulo (por ejemplo: Banco, Facturas o Compras).
Ejemplos de Transacciones
Las siguientes transacciones muestran las bases de contabilidad y como
trabaja todo conjuntamente.
Nuevo capital
Débito
11021
Banco
100,000
3101
Acciones comunes
Crédito
100,000
En la transacción de arriba, se vendieron acciones y se depositaron
dentro de la cuenta de banco de la compañía. Este dinero no es
ganancia, sino fondos que invirtió dentro de la compañía. Cuando
asiente, esta transacción incrementará el total de activos (banco) e
incrementará su total de capital (acciones).
Ingresos ganados
Débito
11021
Banco
500.00
4101
Ingresos por Ventas
Crédito
500.00
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Cuando asiente, esta transacción incrementará el balance de sus activos
(banco) e ingresos. Este ejemplo representa una venta por caja. Si al
cliente se le extendió un crédito (en lugar de pagar con efectivo en el
momento de la compra), debería usar la cuenta Cuentas por Cobrar en
lugar de la cuenta de Bancos.
Transacciones de cuentas por pagar
Débito
5211
Gastos de Material Oficina
250.00
2101
Cuentas por pagar
Crédito
250.00
Use esta transacción para comprar materiales de oficinas a crédito. Este
tipo de transacción es usada por diferentes tipos de situaciones,
incluyendo renta y utilidades. Si el articulo comprado es una inversión
como un automóvil, sustituya la cuenta de gasto por la de activo y,
posiblemente, la cuenta Cuentas por Pagar por documentos por pagar.
Cuando asiente, esta transacción incrementa el total de activo y pasivo.
Pagos de cuentas por pagar
Débito
2101
Cuentas por Pagar
250.00
11021
Banco
Crédito
250.00
Cuando asiente esta transacción disminuye los pasivos de la compañía
(Cuentas por Pagar) y disminuye el total de activos (Banco). La entrada
de cuentas por pagar hecha anteriormente tiene ya registrado el gasto.
Esta transacción no afecta el total de gastos. Esto registra el pago de un
pasivo.
Compra de activos
Débito
12011
Auto/Camión
12500.00
2102
Documentos por pagar
Crédito
12500.00
Cuando asiente, la transacción incrementa el total de activos de la
compañía e incrementa el total de pasivos (Documentos por pagar).
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Depreciación de activos
52031
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Débito
Gastos de Depreciación
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Crédito
200.00
(Autos/Camión)
12012
Depreciación Acumulada
200.00
(Autos/Camión)
Cuando asiente, la transacción de arriba incrementa los gastos de la
compañía y reduce el total de activos. La cuenta Depreciación Acumulada
normalmente guarda un balance crédito, el cual es el balance opuesto de
una típica cuenta de activo. Use la cuenta Depreciación Acumulada, una
contracuenta de activo, para reducir el valor total de activos.
Transacción de nómina
Débito
Crédito
520111
Salarios
1000.00
210411
Impuestos sobre la Renta
200.00
11022
Banco
800.00
520131
Seguro Médico
210413
Seguro Médico
520132
Gastos IDSS
210414
IDSS por Pagar
520133
Gastos Plan Pensión
210415
Plan Pensión por Pagar
76.50
76.50
20.00
20.00
10.00
10.00
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Esta transacción varía de empleado a empleado, pero representa la
configuración básica para una transacción de cuentas comunes. Gastos y
pasivos son incrementados y el activo (Banco) es disminuido. Haga esta
entrada si la Nómina no está en interfaz con DacEasy Contabilidad. Si
DacEasy Nómina está en interfaz con DacEasy Contabilidad, esta
entrada es creada automáticamente en el Libro Mayor de DacEasy
Contabilidad.
Estados Financieros
El propósito de un sistema contable es proveer información financiera a
los propietarios del negocio, gerentes y otras personas que puedan
encontrarlos útiles. La información respecto a la posición financiera del
negocio se presenta en tres reportes principales:
Balance General (una lista de activos, pasivos y capital)
Estado de Resultados (una lista de ingresos y gastos)
Estado de Flujo de Efectivo (una lista de las fuentes y usos del efectivo).
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Como DacEasy Usa sus entradas
DacEasy cuenta con diferentes módulos como Banco y Facturación.
Entre día a día las transacciones en estos módulos. Cuando asiente los
módulos, DacEasy crea y asienta una transacción resumida en el Libro
Mayor. Imprimiendo el reporte de Actividad del Libro Mayor le permitirá
ver la transferencia de los módulos dentro del Libro Mayor.
Antes de poder asentar un módulo, DacEasy requiere que imprima un
Diario a menos que, de otra manera, lo especifique en la pantalla de
Preferencias del Sistema. Un diario es una lista impresa de las
transacciones registradas. Imprimiendo el diario le permitirá verificar
que las transacciones están correctas antes de asentarlas.
El proceso de asentar transfiere los totales desde los módulos al Libro
Mayor. También, el proceso de asentar es responsable de transferir los
balances de la cuenta al catálogo de cuentas. Desde que los estados
financieros antes mencionados arrastren los balances asentados y no
asentados del catálogo de cuentas, no tiene que asentar para ver la
exactitud, hasta el minuto de la información financiera.
Puede asentar en cualquier momento durante el periodo. Dependiendo
del volumen de transacciones que su negocio requiera, necesita decidir
con que frecuencia querrá imprimir y revisar los reportes financieros.
La rutina de Fin de Periodo del Libro Mayor termina el periodo contable
para poner el período como cerrado. Una vez el período del Libro Mayor
esté cerrado, no puede entrar más transacciones contables para ese
periodo. Antes de correr el Fin de Periodo del Libro Mayor, debe siempre
hacer un respaldo y asegurarse de que todas las transacciones estén
asentadas. Debe de imprimir el Balance de Comprobación (una lista del
balance de las cuentas) antes del fin de periodo. Imprimiendo este
reporte, le permitirá determinar si los ajustes de fin del periodo son
necesarios y entrarlos antes de hacer el cierre del periodo. DacEasy no
requiere que cierre sus periodos al final de cada mes.
En realidad, le recomendamos que no cierre ningún periodo hasta el fin
de año, así puede hacer entradas de ajustes en todos los periodos a lo
largo del año.
El proceso de Fin de Año marca el fin del año fiscal de su negocio. Debe
asegurarse que todas sus cifras sean correctas antes de correr el
procedimiento de Fin de Año. Después de correr el proceso de Fin de
Año, no puede entrar más datos dentro de ese año.
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Notas
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