mantenimiento correctivo al mobiliario y equipo de oficina

MANTENIMIENTO CORRECTIVO AL MOBILIARIO
Y EQUIPO DE OFICINA
Elaboró:
_______________________
Director de Calidad y Mejora
Continua
Revisó:
___________________
Director de Servicios
Generales y Mantenimiento
Autorizó:
___________________
Presidente Municipal
MANTENIMIENTO CORRECTIVO AL MOBILIARIO Y
EQUIPO DE OFICINA
DESCRIPCION
PÁGINA
Índice
1
Objetivo
2
Alcance
3
Definiciones y Responsabilidades
4
Diagrama de Flujo
5
Mantenimiento y Servicios Generales al Mobiliario y Equipo de Oficina
Registros y Fundamentación Involucrada
Cambios al Documento
6
8
8
1
MANTENIMIENTO CORRECTIVO AL MOBILIARIO Y
EQUIPO DE OFICINA
OBJETIVO
Mantener la infraestructura en las condiciones idóneas necesarias para lograr la conformidad con los Usuarios
internos y externos.
PROPOSITO
Garantizar el óptimo funcionamiento del mobiliario, equipo de oficina e instalaciones de los inmuebles de la
Presidencia Municipal de Manzanillo.
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MANTENIMIENTO CORRECTIVO AL MOBILIARIO Y
EQUIPO DE OFICINA
ALCANCE
Este proceso aplica al área de la Dirección de Servicios Generales y Mantenimiento y demás áreas involucradas
en el Sistema de Gestión de Calidad que están implicadas en el desarrollo de este proceso como es Oficialía
Mayor.
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MANTENIMIENTO CORRECTIVO AL MOBILIARIO Y
EQUIPO DE OFICINA
DEFINICIONES Y RESPONSABILIDADES
DEFINICIONES
Norma ISO 9000:2005: Aplican las definiciones contenidas en este documento.
Mobiliario:
Inmueble:
RESPONSABILIDADES
Personal de Dependencia: Solicita de forma escrita, verbal o telefónica el mantenimiento o Servicios Generales
para mobiliario, equipo de oficina o instalaciones de los inmuebles de su departamento y firma de
conformidad.
Trabajador Interno del Departamento de Servicios Generales: Recibe indicaciones, verifica y soluciona los
problemas del área solicitante.
Director de Servicios Generales y Mantenimiento: Evalúa las prioridades y organiza al personal para que las
necesidades de corrección del inmueble sean atendidas rápidamente.
Asistente de Servicios Generales y Mantenimiento: Recibe la solicitud del servicio y registra los datos en el
formato de reporte de servicio.
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MANTENIMIENTO CORRECTIVO AL MOBILIARIO Y
EQUIPO DE OFICINA
DIAGRAMA DE FLUJO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO PARA
MOBILIARIO Y CORRECTIVOS
ASISTENTE DE SERVICIOS
GENERALES Y
MANTENIMIENTO
TRABAJADOR INTERNOS
DEL DEPARTAMENTO DE
SERVICIOS GENERALES
1. Solicita
mantenimiento
correctivo
2. Recibe solicitud
3. Recibe
instrucciones
4. Recibe formato
para firma de
conformidad
5. Recibe la
documentación
6. Elabora
bitácora de
servicios
PERSONAL DE
DEPENDENCIA
INICIO
FIN
5
MANTENIMIENTO CORRECTIVO AL MOBILIARIO Y
EQUIPO DE OFICINA
ETAPA
1. Solicita
correctivo.
ACTIVIDAD
mantenimiento 1.1 Personal de dependencia solicita de
forma verbal o telefónica la solicitud
de mantenimiento correctivo o
servicios generales para mobiliario,
equipo de oficina, de instalaciones, de
los inmuebles o de su departamento.
2. Recibe solicitud.
3. Recibe instrucciones.
2.1 Registra los datos del servicio en los
formatos Reporte de Servicio.
2.2 Asigna e instruye al Trabajador
Interno de Servicios Generales para
dar el servicio de mantenimiento
correctivo.
3.1 Acude al área solicitante para atender
y resolver problema
3.2 Verifica problemas y determina los
materiales, accesorios o refacciones
que se requieren para la reparación o
corrección
 Si no cuenta con material, informa
al
Asistente
de
Servicios
Generales para que gestione la
compra de los materiales o
refacciones
 Si cuenta con los materiales realiza
la reparación o corrección
3.3 Concluye trabajo resolviendo el
problema y solicita
firma de
conformidad en el formato Reporte
de Servicio
3.4En el caso que el trabajador no pueda
resolver el problema reportado,
informa al Asistente de Servicios
Generales para que mediante la
Dirección de Recursos Materiales y
Adquisiciones sea contratado un
proveedor externo..
4. Recibe formato para firma de 4.1 Verifica trabajo y firma de
conformidad.
conformidad por el trabajo recibido
RESPONSABLE
Personal de Dependencia
Asistente de Servicios
Generales y Mantenimiento
Trabajador Interno del
Departamento de Servicios
Generales
Personal de Dependencia.
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MANTENIMIENTO CORRECTIVO AL MOBILIARIO Y
EQUIPO DE OFICINA
5. Recibe la documentación
6. Elabora bitácora de servicios
5.1 Recibe formato debidamente firmado
por el Personal de Dependencia e
informa al titular de la Dirección de
Servicios Generales y Mantenimiento
que el servicio ha sido atendido.
5.2 Entrega el formato Reporte de
Servicio con todas las firmas al
Asistente de Servicios Generales.
6.1 Integra los formatos de Reporte de
Servicio en el Libro de Reportes de
Servicio Internos y Externos, el cual
cuenta con los siguientes rubros:
 Fecha
 Solicitante
 Servicio (realizado)
 Realizó (refiriéndose al trabajador)
 Autorizó
Trabajador Interno del
Departamento de Servicios
Generales
Asistente de Servicios
Generales y Mantenimiento
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MANTENIMIENTO CORRECTIVO AL MOBILIARIO Y
EQUIPO DE OFICINA
REGISTROS Y FUNDAMENTACIÓN
REGISTROS
I.
II.
III.
Formato Plan de Mantenimiento del Edificio
Reporte de Servicio
Libro de Reporte de Servicios Internos y Externos
FUNDAMENTACION INVOLUCRADA
Este procedimiento no cuenta con fundamentación
CAMBIOS AL DOCUMENTO
Número de Revisión
0
Descripción
Primera Emisión
Fecha
02/Mayo /2011
8