Instructivo para registro de comprobante contable

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PROCESO DE ADQUISICIONES
INSTRUCTIVO PARA REGISTRO DE
COMPROBANTE CONTABLE
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INSTRUCTIVO PARA REGISTRO DE COMPROBANTE CONTABLE
1. Objetivo:
Este instructivo tiene por objeto describir los pasos para Registrar la
información pertinente y codificada en el sistema de contabilidad de acuerdo a
las normas del Plan General de la Contabilidad Pública-PGCP
2. Desarrollo:
Los pasos para el registro de comprobante contable son:
1. Organizar documentos fuente y de soporte que sirvieron para la codificación
2. Distribuir las tareas para la elaboración de comprobantes a los funcionarios
del equipo según criterios de asignación del trabajo, entregándoles
documentos fuente con sus soportes.
3. Organizar los documentos fuente y soportes según comprobante a elaborar
4. Realizar el análisis y verificación contable de la causación realizando los
ajustes necesarios antes de validarlo.
5. Elaborar Comprobante de causación
Con las características para:
Órdenes de pago:
El comprobante se realiza por interfaz por el archivo plano generado en la
herramienta de cuentas con el sistema de contabilidad.
Comprobante de Nómina:
Los registros se causan y se cancelan en forma manual en el sistema
contable de acuerdo a los soportes y pagos que realiza la Tesorería Distrital
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Almacén:
Una vez generado el archivo plano se realiza la interfaz con el sistema de
inventarios, originando automáticamente el comprobante en el sistema de
contabilidad.
Cuentas de Planeación y Presupuesto:
Se registran manualmente en el sistema contable de acuerdo al registro
hecho en el formato Excel diseñado y ya verificado.
Comprobante para Contingencias:
Su registro se realiza manualmente de acuerdo al reporte generado, y sus
valores a registrar van de acuerdo a la valoración de la contingencia
Responsabilidades
En el comprobante de causación se registra los hechos que genera
responsabilidad conforme a los soportes de origen.
En el comprobante de cancelación su registro va de acuerdo a los
siguientes casos:
El responsable abona en la Tesorería Distrital.
El responsable realiza reposición de elementos.
La Contraloría envía exoneración o finiquita procesos.
La Secretaría de Hacienda, envía terminación de procesos o archivo del
expediente.
Con el pago de la aseguradora (compañía de seguros
donde
están
amparados los bienes). Se abona o se cancela la responsabilidad.
Depreciación:
Una vez generado el archivo plano se realiza la interfaz con el sistema de
inventarios, originando automáticamente el comprobante en el sistema de
contabilidad
El registro de bienes inmuebles se realiza automáticamente, manejado por
el usuario generando primero un archivo plano y luego la creación del
comprobante.
Ajustes Varios:
Los valores se registran manualmente en el sistema contable conforme a la
información reportada
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Comprobante de Cajas Menor:
Registra los valores asignados en la resolución de constitución de las cajas
menores
Registra todos los gastos generados en el manejo de una caja menor cuya
finalidad es atender gastos o necesidades imprevistas. De acuerdo a la relación
que presentan los responsables.
Registro comprobante de Causación inicial, de reembolso y de legalización
de Caja menor:
Su registro se realiza por medio del proceso de cuentas- procedimiento de
órdenes de pago, para luego generar un archivo plano y luego realizar la interfaz
con el sistema de contabilidad.
6. Verificar que los comprobantes se hayan contabilizado en el sistema de
contabilidad.
7. Imprimir el comprobante dándole el visto bueno y trasladar para firma del
contador.
8. Revisar comprobante y mostrar su conformidad mediante firma y trasladar
para archivo
9. Archivar Comprobantes elaborados con documentos soporte en el
movimiento del mes según Tablas de Retención Documental
3. Observaciones:
Descripción de Comprobantes:
A. Comprobante Causación O.P. (CS)
En este comprobante se registran todos los hechos financieros económicos y
sociales originados por la adquisición de bienes y servicios, con sus
respectivos soportes. Afectados en los recursos de funcionamiento o de
inversión
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B. Comprobante cancelación O.P. (CO)
Se registran todos los hechos y obligaciones originados en los comprobantes
de causación de las órdenes de pago radicadas en Tesorería Distrital.
C. Comprobante de causación de nomina (CN)
En este comprobante se registran todos los hechos originados en la nómina
de la Secretaria (servidores públicos de planta y provisionales), afectando los
rubros de funcionamiento e inversión.
D. Comprobante cancelación de nomina (PN)
Se registran todos los hechos y obligaciones originados en los comprobantes
de causación de la nomina, radicadas en Tesorería Distrital
E. Comprobante de almacén (AL)
Registra los hechos generados en el manejo y control de los bienes activos
(activos muebles, inmuebles e intangibles) adquiridos por la entidad para
desarrollar su objeto social.
F. Comprobante de cuentas de planeación y presupuesto (PT).
Registran todos los compromisos y obligaciones cancelados de los gastos de
funcionamiento y de inversión del presupuesto aprobado.
G. Comprobante para Contingencias:
Registra la información de procesos de carácter judicial que adelantan
terceros en contra de la entidad o a favor de la entidad si el evento es
verificado.
H. Comprobante de responsabilidades (RS)
Registra los hechos que generan detrimento patrimonial causado por
servidores públicos o particulares cuando en su ejercicio de la gestión causen
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una perdida o uso indebido de los bienes o recursos públicos a la entidad o al
Distrito Capital.
I. Comprobante de Depreciación (DP)
En este comprobante se registra el valor que corresponde al reconocimiento
sistemático del costo de los bienes activos de la entidad (mueble, inmueble,
intangible) aplicando el método de línea recta.
J. Comprobante de ajustes varios (AJ)
Registra hechos que afectan situaciones contables como corrección en cuenta
o valor, omisión de registros, depuración de saldos y otros que puedan afectar
los registros contables.
4. Administración del instructivo:
Subdirección Administrativa y Financiera
NOMBRE
CARGO
ELABORO
Jairo Pulido- Cecilia
Cely- Deyanira
Perdomo
REVISO
Javier Medina
APROBO
Luz Estella Casas de Kuan
Profesional Asesoría
Financiera –
ContadoraConsultora
Subdirector
Administrativo y
Financiero
Directora de Gestión
Corporativa