FACe - Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas

 DIRECCIÓN DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES FACe - Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la AGE
ANTECEDENTES/PROBLEMÁTICA Las Administraciones Públicas (AA.PP.) han operado durante toda su existencia con facturación en papel, son escasos los ejemplos de unidades y administraciones que los últimos años han comenzado a recibir facturación electrónica. La Administración General del Estado consciente de los beneficios de la factura electrónica, promueve en 2007 normativa que regula y define un formato electrónico para las facturas dirigidas a la Administración General del Estado (formato facturae orden PRE/2971/2007) y tiempo después comienza a dar una serie de pasos: Creación del Grupo de Trabajo “Arquitectura normalizada de recepción de facturas electrónicas en la AGE” dentro de los grupos de trabajo de la CPCSAE. En dicho GT colaboraron entre otros organismos la Intervención General de la Administración del Estado, Agencia Tributaria, Ministerio de Industria, Correos, Patrimonio del Estado y el Ministerio de Administración Públicas. En dicho grupo de trabajo se publicaron recomendaciones y especificaciones para un punto general de entrada de facturas electrónicas en el ámbito de la AGE. Publicación Orden PRE/2974/2011. Acuerdo de Consejo de Ministros del 2011 que viene a indicar: “…el Ministerio de Política Territorial y Administración Pública, a través de la Secretaría de Estado para la Función Pública, liderará la definición y desarrollo de un servicio central de gestión de la facturación electrónica para el ámbito de los órganos de la Administración General del Estado, sus organismos autónomos y agencias estatales…” y “…medio único para la recepción y distribución de facturas electrónicas…”. A raíz de los hechos, el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas comienza a elaborar una normativa unificada que sirva de pilar a la factura electrónica, no solo en la Administración General del Estado si no también en el resto de administraciones y comienza a definir su propio punto general de entrada de facturas electrónicas FACe. En 2013 ambos trabajos ven la luz, a principios de año FACe como punto general de entrada de facturas electrónicas para las unidades de la Administración General del Estado que por iniciativa propia deseen facturar electrónicamente, y a finales de año la ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y la Premios "TIC Administración General del Estado 2015" Socinfo DIRECCIÓN DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES creación del registro contable de facturas en el Sector Público, que viene a sentar las bases de la facturación electrónica a nivel global en España. Esta nueva norma establece la obligación de que cada Administración Pública disponga el 15 de enero de 2015 de un punto general de entrada de facturas electrónicas al que sus proveedores puedan dirigirse para presentar sus facturas y establece la obligación para todas las Administraciones Públicas de recibir electrónicamente todas sus facturas a través de dicho punto en dicha fecha. La norma posibilita además que aquellas administraciones públicas que no puedan o deseen desarrollar un punto general de entrada de facturas electrónicas propio puedan hacer uso, entre otros sistemas, del punto general de entrada de facturas de la Administración General del Estado (FACe). OBJETIVOS PERSEGUIDOS Con la creación del punto general de entrada de facturas de la Administración General del Estado (FACe), la administración busca cumplir la normativa actual de facturación electrónica para las Administraciones Públicas. Primeramente dotar a la Administración General del Estado del punto general de entrada de facturas a través del cual todos sus proveedores sin distinción de organismo destinatario puedan presentar sus facturas, bajo un único formato y a través de un único punto – FACe. Segundo, dotar a otras Administraciones Públicas de un punto general de entrada de facturas al que puedan adherirse y unificar esfuerzos y minimizar costes y tiempo de desarrollo. Bajo estas dos líneas de trabajo, la Administración General del Estado desarrolla un sistema global que permita tanto a pequeños proveedores como a grande corporaciones presentar sus facturas a través de FACe de la mejor manera posible. A través de un portal web https://face.gob.es para aquellos proveedores que generen un número pequeño‐mediano de facturas electrónicas al año y a través de una interfaz de servicios web para que grandes empresas o empresas dedicadas al servicio de facturación electrónica que presten servicios a terceros, puedan conectar sus sistemas informáticos de facturación a FACe y presentar de manera íntegramente automatizada sus facturas y las de sus clientes. Al igual que con los proveedores, para las Administraciones Públicas se proporcionan dos vías de acceso a las facturas destinadas a su unidades. La primera dirigida a grandes Administraciones Públicas como es el caso de la Administración General del Estado, donde se publica una interfaz de servicios web que permita conectar los sistemas de contabilidad de las distintas administraciones a FACe de manera que las facturas lleguen al escritorio del personal de la oficina contable y de la unidad tramitadora de manera automatizada. La segunda para aquellas Administraciones Públicas especialmente Entidades Locales de un tamaño pequeño que no puedan afrontar una informatización completa del ciclo de vida de sus facturas y necesiten obtener la factura electrónica y tramitarla manualmente en su sistema contable o necesiten Premios "TIC Administración General del Estado 2015" Socinfo DIRECCIÓN DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES imprimirla en papel. Para todos ellos FACe pone a su disposición un portal de gestión de facturas https://gestion.face.gob.es a través del cual pueden descargarse la factura electrónica y una representación de la misma para imprimir en formato papel, así como actualizar los estados de tramitación por los que la factura va pasando hasta que finalmente es pagada. FASES DEL PROYECTO – RECURSOS EMPLEADOS 1º.‐fase concepción‐diseño •
4 meses •
Recursos económicos dedicados: 30.000€ Premios "TIC Administración General del Estado 2015" Socinfo DIRECCIÓN DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES •
Recursos humanos dedicados: 1 persona 2º fase de desarrollo‐construcción •
10 meses •
Recursos económicos dedicados: 200.000€ •
Recursos humanos dedicados: 3 personas •
FONDOS FEDER 3º.‐ Fase de implantación, puesta en marcha •
3 meses •
Recursos económicos dedicados: 50.000€ •
Recursos humanos dedicados: 2 personas •
FONDOS FEDER Fechas clave •
15 de enero de 2013: Puesta en producción primera versión de la plataforma FACe •
Primer trimestre de 2014: Integración con los sistemas internos de contabilidad de la Administración General del Estado, comienzo de recepción completamente automatizada de facturas electrónicas dirigidas a unidades de la Administración General del Estado. •
15 de enero de 2015: Obligatoriedad legal de facturar electrónicamente a todas las AA.PP. españolas. Convenios •
Convenio de colaboración con RED.ES para el soporte técnico de la plataforma FACe a proveedores y para la difusión de la plataforma en medios de comunicación. Valoración de resultados puesta en marcha •
Prestando actualmente servicio a: o
las unidades de facturación de la Administración General del Estado o
más de 6.000 Entidades Locales (Ayuntamientos, Mancomunidades, Diputaciones, etc) Premios "TIC Administración General del Estado 2015" Socinfo DIRECCIÓN DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES •
o
actualmente a 15 Comunidades Autónomas o
30 universidades públicas españolas y 15 otras instituciones (Tribunal de cuentas, Asamblea de Madrid, Parlamente de Andalucía, etc) Desde el 15 de enero de 2015, en poco más de un mes el sistema ha recibido más de 250.000 facturas dirigidas a las AA.PP. adheridas a la plataforma. 4º Evolución prevista 2015‐2017 En los próximos meses, los esfuerzos se centran en: •
proporcionar nuevas funcionalidades que demandan los proveedores de bienes y servicios de las AA.PP. y las propias AA.PP. •
Integrar en el sistema al resto de CCAA aún no adheridas •
Integrar en el sistema a más EELL MEJORAS EN EFICIENCIA Y REDUCCIONES DE COSTE Un documento electrónico mejora la eficiencia de los procesos internos de una organización. La factura electrónica si se implementa durante todo su ciclo de vida (generación de factura – transmisión – procesamiento – pago) de manera electrónica produce una serie de ventajas claras y reconocibles al receptor de la factura: •
Reducción del tiempo de proceso y tramitación de la factura •
Reducción del coste de presentación y tramitación de la factura •
Posibilidad de automatización de procesos derivados de la validación de la factura o dependientes de información contenida en la factura •
Posibilidad de una gestión de información analítica para la toma de decisiones, etc En cualquier caso, con o sin informatización del ciclo de la factura en el receptor, para los proveedores supone un ahorro considerable de tiempo y dinero, al tener la posibilidad de remitir facturas electrónicas. Los ahorros de generación en papel de las facturas, la remisión de las mismas a través de empresas de mensajería, etc hacen que una vez superado el punto de inflexión del cambio del papel al electrónico los beneficios se multipliquen tanto para los proveedores como para los receptores de dichas facturas. Existen distintos estudios sobre los ahorros en facturación electrónica. Como estimaciones que son, difieren en sus datos ligeramente, además dependiendo del universo en el que se haya circunscrito la Premios "TIC Administración General del Estado 2015" Socinfo DIRECCIÓN DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES evaluación del ahorro, los datos pueden ser superiores o inferiores, pues dependen de marcos normativos distintos, costes de transporte distintos, etc. Para la estimación de ahorros de coste de FACe se ha utilizado la cifra de ahorro en facturación electrónica que da el PLAN AVANZA en el 2006 utilizando como fuente a AECOC. AECOC cifra en un ahorro de 0,70€ (0,76€ en papel – 0,06€ en electrónico) para el emisor por factura, y de 2,78€ (2,87€ papel – 0,09€ en electrónico) para el receptor de las facturas electrónicas. Con una estimación de 100 millones de facturas entre todas las AAPP adheridas a FACe se calcula un ahorro en la economía de más de 348 millones de euros. CONCLUSIONES DE LA ENTIDAD La facturación electrónica supone un importante cambio en el trabajo interno de facturación de las AA.PP. y en la manera en que sus proveedores de bienes y servicios se relacionan con ellas. Supone un paso más hacia la administración electrónica con todos los beneficios que de ella se derivan como son: sencillez de uso, inmediatez y agilidad de los procesos, mejora de la calidad de la información, eliminación de errores, trazabilidad, etc. Además beneficios asociados a la informatización del proceso de facturación como son: disminución del periodo de pago, control y gestión de la morosidad y reducción del gasto público en la tramitación. El modelo español que marca la ley 25/2013 y en el que FACe ejerce de punto de apoyo define un modelo con pocos ejemplos comparables a nivel internacional. A través de un único punto de entrada de facturas ‐ una ventanilla común ‐, los proveedores de bienes y servicios de más de 6.000 AA.PP. entre ellas grandes municipios, Comunidades Autónomas y la Administración General del Estado pueden presentar las facturas a todos sus clientes públicos, con un mismo formato y las mismas reglas de codificación que permiten que las AA.PP. puedan interoperar en su trabajo de facturación lo que repercute directamente en una mejora en la relación de los proveedores con el sector público. Premios "TIC Administración General del Estado 2015" Socinfo