Instructivo para el control y uso del servicio de telefonía

PROCESO: Gestión de Bienes y Servicios
INSTRUCTIVO: PARA EL CONTROL Y USO DEL
SERVICIO DE TELEFONIA CELULAR MOVIL.
Código: I-BS-049
Versión:0
Fecha: 28/03/2014
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1. Objetivo. Controlar y optimizar el recurso destinado al servicio de comunicaciones a
través de telefonía móvil para los-as servidores (as) autorizados-as, con la finalidad de
que los mismos conozcan y actúen en coherencia con las políticas de racionalidad y
austeridad en el gasto, establecidas en la normatividad vigente para el Distrito Capital.
2. Glosario.
Comunicación Telefónica: El teléfono es un instrumento comercial y empresarial
básico e imprescindible en la comunicación con nuestro entorno, de uso cotidiano en el
quehacer diario de toda empresa y es uno de los aspectos básicos incluidos en la
atención al cliente.
Teléfono Móvil: Es un dispositivo inalámbrico electrónico para acceder y utilizar los
servicios de la red de telefonía móvil
Racionalidad: Es la capacidad que permite pensar, evaluar, entender y actuar de
acuerdo a ciertos principios de optimización y consistencia, para satisfacer algún objetivo
o finalidad.
Austeridad: Hace referencia a la reducción del gasto.
Directiva: Norma o conjunto de normas e instrucciones que dirigen, guían u orientan
una acción, una cosa o a una persona.
Decreto: Es un tipo de acto administrativo emanado habitualmente del poder ejecutivo y
que, generalmente, posee un contenido normativo reglamentario, por lo que su rango es
jerárquicamente inferior a las leyes.
Circular: Se llama Circular a una comunicación dirigida por una autoridad superior a una
inferior sobre el mismo tema y con el mismo propósito.
Actividad Misional: Conjunto de tareas que sirven de sustento y apoyo a los procesos
misionales para el Cumplimiento de la razón de ser o propósito de la Institución.
3. Desarrollo:
3.1 Cargos autorizados para usar el servicio de celulares
a- Los-as servidores-as del Nivel Directivo, en los términos de clasificación establecida
por cada uno de los decretos que adoptan las plantas de empleo de las entidades y
organismos del Distrito Capital.
b- Los-as Servidores-as del Nivel Asesor, por sus actividades misionales.
c- Los-as Servidores-as no directivos que en razón a las actividades misionales
realizadas, se encuentran incluidos en los planes contratados por cada entidad.
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En todo caso será el-la Secretario-a de la Entidad quien autoriza el uso de celulares
para aquellos Servidores-as públicos diferentes a los Directivos.
3.2- Administración e inventarios, uso, control, restricciones y reposición de los
equipos celulares
3.2.1 Administración e inventarios
Los equipos celulares y sus accesorios son administrados por el área de inventarios,
área que realiza las entregas respectivas junto con las líneas a los Servidores-as
autorizados-as, previo documento en el que se detallarán sus especificaciones, el que
será firmado por el portador del equipo en señal de aceptación. Una vez el Servidor-a se
retire del cargo está en el deber de hacer la devolución del equipo celular en las mismas
condiciones en las que lo recibió al jefe inmediato o a quien él autorice, por lo que será
responsable por su guarda, custodia y conservación. Esta novedad debe ser informada
al Área de Inventarios.
3.2.2 Uso adecuado de estos elementos
3.2.2.1 -El servicio de telefonía celular móvil y/o fija es una herramienta de trabajo por lo
que el usuario deberá utilizarlo exclusivamente para asuntos de competencia laboral.
3.2.2.2 -Es responsabilidad de la persona a la cual se le ha asignado un equipo
telefónico su cuidado y seguridad, procurando evitar su deterioro o extravío.
3.2.2.3 -Se entenderá por uso adecuado el no excederse en tiempo de llamadas ni en el
número de éstas.
3.2.2.4 -En caso de daño o hurto de los equipos, por causas ajenas al desgaste natural
por su uso y buen cuidado del mismo, el Servidor-a público o contratista responsable del
equipo, lo comunicará a la Asesoría de Apoyo Logístico, y seguirá los trámites de
conformidad con el procedimiento de indemnización por hurto o daño de bienes.
3.2.2.5 -En el evento de pérdida y/o hurto del equipo, el Servidor-a que lo tenga bajo su
cuidado, igualmente lo informará a la Asesoría de Apoyo Logístico, quien realizará el
trámite administrativo y legal que corresponda.
Al respecto, vale precisar la disposición consignada en la ley 734 de 2002 en su artículo
35 Prohibiciones, señala:
“A todo funcionario público le está prohibido:
(…). Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, (…) que hayan llegado a su
poder por razón de sus funciones”. Razón legal que debe conducir al funcionario
tenedor de un celular a ser cuidadoso en el manejo, uso y conservación del equipo.
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3.3 Control del servicio de telefonía celular (Topes de minutos, reconocimientos y
pago de consumos mensuales)
La Asesoría de Apoyo Logístico – Grupo de Servicios Públicos-, controlará, por cada una
de las líneas celulares, el consumo facturado por el operador, el cual se descarga y
actualiza mes a mes en la base de datos de este servicio, de acuerdo a los cambios que
se presenten.
Los topes máximos de minutos autorizados a los Servidores-as públicos, son:


Para el-la Secretario-a de la SDIS, Plan cerrado con1.700 minutos.
Para los demás Directivos, Asesores-as y servidores-as públicos u contratistas que por sus
funciones pueden hacer uso de este servicio, previa autorización del Secretario-a de la
SDIS, Planes cerrados con 1.200 minutos.
Se advierte que quien exceda el número permitido de marcaciones, deberá reconocer sus
excesos pagando el importe que resulte, consignación que debe efectuar a favor de la
Secretaría en la Tesorería Distrital. Una vez realizada la operación, se debe presentar el
comprobante de pago a la Asesoría de Apoyo Logístico, dependencia que verificará y
adelantará los respectivos cruces de cuentas.
3.4 Restricciones dentro de los planes de telefonía celular
Dentro de los planes están restringidos los servicios que se relacionan a continuación:
Los servicios de llamadas a números especiales como: marcación al 113, números de
emergencia, llamadas a líneas calientes, short codes, llamadas Gillat (llamadas a líneas fijas en
zonas de no cobertura en donde el servicio es prestado por un tercero Satelitalmente) y
concursos o mensajes de entretenimiento originados desde páginas de Internet (Contenido
SMS por Suscripción), no están permitidos, aunque estas líneas no se encuentran
bloqueadas, por tratarse de servicios prestados por otros operadores motivo por el cual, de
incurrirse en estos consumos, el-la usuario-a de la línea es responsable del costo de utilización
y del pago de la factura correspondiente, lo que no es óbice para que se adelanten las acciones
que correspondan por el incumplimiento del deber consignado en el artículo 34, numeral 4 de la
ley 734 de 2002, que a la letra dice:
“Son deberes de todo funcionario público:
“Utilizar los bienes y recursos asignados para el desempeño de su empleo, cargo o
función, las facultades que le sean atribuidas, o la información reservada a que tenga acceso
por razón de su función, en forma exclusiva para los fines a que están afectos.”
Por lo anterior, se hace una recomendación especial: “Los usuarios del servicio de telefonía
móvil, deben abstenerse de utilizar este tipo de servicios”.
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3.5 Reposición de celulares
Una vez cumplidos los contratos de telefonía celular, anualmente se puede realizar la
reposición de los equipos. Si se llegaren a dañar, perder o ser hurtados antes de cumplir con la
cláusula o contrato de permanencia suscrito con el Operador, el-la servidor-a público
responsable de la línea, seguirá los trámites de conformidad con el procedimiento de
indemnización por hurto o daño de bienes.
4- Observaciones.
La Asesoría de Apoyo Logístico – grupo de servicios públicos-, en relación con la telefonía
celular tendrá, además de las funciones del cargo, las siguientes:
a-Controlar y verificar los consumos mensuales de telefonía celular, para determinar si se
presentaron excesos, y proceder a exigir la cancelación de los valores que resulten.
b-Bloquear aquellos servicios que no se deban utilizar.
c- Gestionar ante Inventarios, las bajas, modificaciones en las líneas telefónicas, celulares
móviles y/o fijas, cambio de usuarios, renovaciones de contratación y la aplicación de las
garantías del equipo.
d- Solicitar la copia de las facturaciones de los servicios contratados para supervisar o verificar
el uso de los mismos, para comparar la facturación de servicio de la telefonía celular móvil y/o
fija contra los reportes de consumo proporcionados por el medio de control que se haya
implementado y solicitar, a quien corresponda, la aclaración de los conceptos que consideren
pertinentes.
e-Gestionar ante el proveedor de los servicios de la telefonía celular, los equipos,
contrataciones, renovaciones, cambios de números, bajas y pagos de este servicio telefónico
así como elegir los planes tarifarios necesarios en apego a la racionalidad y austeridad del
servicio de la telefonía celular móvil y/o fija.
f- Promover y fomentar el uso adecuado de telefonía celular móvil y/o fija.
g- Implementar un medio de control y/o registro de llamadas telefónicas celulares móvil y/o fija,
el cual permita llevar un registro confiable de las mismas.
h- Acatar las disposiciones que sobre el manejo de la telefonía celular imparta la Secretaría
Distrital de Hacienda, como ente encargado de su coordinación.
5-Administración
La Administración del instructivo corresponde a la Asesoría de Apoyo Logístico – Área de
Servicios Públicos, será la encargada que el instructivo se mantenga actualizado, identificado,
correctamente aplicado y en conocimiento de la DADE cada vez que cambie su versión oficial.
ELABORO
NOMBRE
CARGO
Marleny Gomez Barahona
Nataly Silva Antury
Profesionales de la Asesoría de
Apoyo Logístico
REVISO
APROBO
Luis Antonio Pinzón
Mónica Rubio Arena
Alvaro Jose Arrieta Consuegra
Asesor de Apoyo Logístico
Subdirectora Administrativa y
Financiera
Director de Gestión Corporativa
Líder del Proceso de Gestión de
Bienes y Servicios
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