proyecto entero - IIT - Universidad Pontificia Comillas

Sistema de Gestión de una papelería/librería online
DEDICATORIA
A ti, mamá, por haber sido mi apoyo incondicional en
estos años de carrera, y sobre todo por enseñarme que
aunque la vida es dura, hay que afrontarla con madurez.
Gracias a tu valentía y tu fuerza me has demostrado
como superar las dificultades que me encuentre en mi
camino y por ello siempre tendré un ejemplo a seguir, tú.
I
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
AGRADECIMIENTOS
Primeramente agradezco a mis padres el apoyo
económico que me han aportado, la confianza que
han puesto en mí para acabar la carrera y que me
hayan enseñado a afrontar los problemas con
valentía. También agradezco a mis hermanos y
cuñados la paciencia que han tenido conmigo en los
momentos más tensos de estos años, a la familia de
mi novio el apoyo en las situaciones más difíciles y a
mi sobrina que haya devuelto la ilusión y la alegría a
toda la familia. Y, por último, le agradezco a mi novio
la fuerza que me ha aportado durante la carrera, el
cariño que me ha dado, su gran ayuda en estos años,
su sonrisa, y lo más importante para mí, que haya
estado a mi lado la persona con la que compartiría el
resto de mi vida.
II
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
RESUMEN DEL PROYECTO
Se ha procedido a realizar un Sistema de gestión para una papelería/librería. Esta empresa
se encuentra con la problemática de no disponer actualmente de ningún sistema de información
fiable para realizar su gestión, tal y como podría ser una caja registradora, un programa para
gestionar a sus clientes y proveedores, o un sistema para realizar un seguimiento de los pedidos
que realizan los clientes.
Se trata de una empresa familiar, con un número reducido de empleados (actualmente
dos), situada en una zona clave en un distrito madrileño que realiza un gran número de ventas
mensuales y que tiene un número muy alto de clientes fijos. Actualmente facturan unos
dieciocho mil euros al mes, cantidad que se ve triplicada en época escolar con las ventas de
libros de texto.
Su sistema de gestión es primitivo, realizando los encargos de los clientes en diversos
papeles que al cabo de la semana se extravían por la tienda. Al mismo tiempo, no hay ningún
control sobre lo que se recauda en caja diariamente, ya que la empresa no ofrece tique al cliente,
ni hace un recuento exhaustivo de la recaudación porque sólo contabilizan los billetes que hay en
caja, descartando las monedas.
El problema que más inquieta a los empleados de la tienda es la pérdida de tiempo a la
hora de realizar la devolución de artículos a los proveedores, ya que no se realiza con ningún
método informático que pudiera facilitar esta labor. Al mismo tiempo, actualmente hay un
empleado con una enfermedad grave en la tienda que le imposibilita la realización de esta tarea,
suponiéndole un gran esfuerzo físico al tener que escribir con lápiz y en papel los resultados de
los artículos que van a ser incluidos en una devolución. Otro gran problema es el
III
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
desconocimiento que se tiene sobre el stock del que dispone la tienda, lo que ocasiona que se
realicen compras de artículos que posiblemente estuvieran disponibles en ella.
Todos estos problemas y pérdidas de tiempo han hecho que surja una motivación tanto
personal como profesional, con el fin de realizar un sistema que sea capaz de resolver esta
problemática de una manera fácil y cómoda para los empleados de la tienda. Este Sistema no
sólo pretende suponer una ventaja para los empleados, sino que además debe dar un toque de
seriedad de cara al cliente, de tal manera que aumente su confianza y satisfacción con la
empresa.
Después de haber realizado correctamente un análisis de los problemas, se optó por
realizar un Sistema de Gestión realizado con lenguajes conocidos y habituales bajo plataformas
conocidas también, para que posteriormente, tanto la formación a los empleados como los planes
de pruebas e implantación, fueran más asequibles a la hora de ser realizados. Se trata de una
plataforma online, con acceso tanto a empleados como a clientes desde la cual, dependiendo del
perfil con el que se identifique el usuario, tendrá unos accesos y privilegios que le permitirán
beneficiarse de las ventajas que ofrece este Sistema. El Sistema se ha dividido en dos partes, una
para la gestión general, y otra para el Sistema de Gestión de Ventas con el fin de ofrecer mayor
disponibilidad y robustez. El cliente ha quedado muy satisfecho con la solución propuesta, ya
que se han alcanzado los objetivos que se marcaron desde el primer momento. Actualmente están
realizando la gestión de la tienda con este Sistema.
IV
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
ABSTRACT
Bookstore has been come to make a System of management for a stationery store. This
company is with the problematic one of not having at the moment no trustworthy information
system to make its management, so and as it could be a recording box, a program to manage to
his clients and suppliers, or a system to make a pursuit of the orders that the clients make.
One is a familiar company, with a reduced number of employees (at the moment two),
located in a key zone in a Madrilenian district that makes a great number of monthly sales and
that a very high number of fixed clients has. At the moment they invoice about eighteen
thousand euros to the month, amount that is tripled at scholastic time with the text book sales.
Its system of management is primitive, making the orders of the clients in diverse papers
that after the week become lost by the store. At the same time, there is no control on which it is
collected daily in box, since the company does not offer ticket to the client, nor makes a count
exhaustive of the collection because they only enter the tickets whom there is in box, discarding
the currencies.
The problem that more anxious to the employees of the store is the loss of time at the
time of making the return of articles to the suppliers, since it is not made with any computer
science method that could facilitate this work. At the same time, at the moment there is an
employee with a serious disease in the store that to him the accomplishment of this task disables,
supposing to him a great physical effort when having of writing with pencil and in paper the
results of the articles that are going to be including in a return. Another great problem is the
ignorance that is had on the stock which it has the store, which causes that article purchases are
made that were possibly available in her.
V
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
All these problems and losses of time have caused that arises a personal motivation as
much as professional, with the purpose of making a system that is able to solve this problematic
one of a easy and comfortable way for the employees of the store. This System not only tries to
suppose an advantage for the employees, but also that must give a touch of seriousness facing the
client, in such a way that it increases to his confidence and satisfaction with the company.
After to have correctly made an analysis of the problems, was chosen to make a System
of Management made with well-known languages and habitual under well-known platforms also,
so that later, as much the formation to the employees like the plans of tests and implantation,
were more reasonable at the time of being made. One is a platform online, with access as much
to employees as to clients from who, depending on the profile with which the user identifies
itself, it will have accesses and privileges that will allow him to benefit from the advantages that
east System offers. The System has been divided in two parts, one for the general management,
and another one for the System of Management of Sales with the purpose of offering greater
availability and robustness. The client has been very satisfied with the propose solution, since the
objectives have been reached that were marked from the first moment. At the moment they are
making the management of the store with this System.
VI
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
Capítulo
ÍNDICE
Página
1. MEMORIA ..................................................................................................................................1
1.1. Motivación del proyecto ...............................................................................................1
1.2. Objetivos del proyecto ..................................................................................................2
1.3. Metodología de trabajo .................................................................................................3
2. IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES...................................................................................5
2.1. Objetivos del sistema ....................................................................................................5
2.2. Alcance del sistema.......................................................................................................6
2.3. Tipología de usuario .....................................................................................................8
2.4. Restricciones .................................................................................................................9
2.5. Organización y funciones empresariales ....................................................................10
2.6. Antecedentes ...............................................................................................................11
3. ANÁLISIS DE REQUISITOS...................................................................................................12
3.1. Reconocimiento del problema ....................................................................................12
3.1.1. Ámbito del proyecto ....................................................................................12
3.1.2. Unidades de la organización afectadas ........................................................12
3.2. Modelo físico del sistema actual.................................................................................15
3.2.1. Nivel Contextual ..........................................................................................15
3.2.2. Nivel Conceptual .........................................................................................19
3.2.3. Explosión del proceso de compras...............................................................20
3.2.4. Explosión del proceso de ventas ..................................................................21
3.3. Diccionario de datos ...................................................................................................22
3.3.1. Procesos .......................................................................................................22
3.3.2. Flujo de datos...............................................................................................26
VII
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
3.3.3. Almacenes de información ..........................................................................29
3.4. Lista de requisitos .......................................................................................................31
3.5. Modelo lógico del nuevo sistema ...............................................................................37
3.5.1. Nivel contextual ...........................................................................................37
3.5.2. Nivel conceptual ..........................................................................................38
3.5.3. Explosión del proceso de compras...............................................................39
3.5.4. Explosión del proceso de ventas ..................................................................40
3.6. Modelización de datos ................................................................................................41
3.6.1. Procesos .......................................................................................................41
3.6.2. Flujo de datos...............................................................................................47
3.6.3. Almacenes de información ..........................................................................55
3.7. Diagrama entidad relación ..........................................................................................60
4. ESTUDIO DE LA ARQUITECTURA......................................................................................61
4.1. Diagrama de presentación...........................................................................................61
4.2. Especificación de componentes básicos .....................................................................62
4.3. Plan del proyecto.........................................................................................................64
5. DISEÑO EXTERNO .................................................................................................................66
5.1. Modelo físico del nuevo sistema.................................................................................66
5.1.1. Explosión del proceso de compras...............................................................67
5.1.2. Explosión del proceso recibir factura ..........................................................68
5.1.3. Explosión del proceso gestión de proveedores ............................................69
5.1.4. Explosión del proceso realizar devolución ..................................................70
5.1.5. Explosión del proceso de ventas ..................................................................71
5.1.6. Explosión del proceso gestión de clientes ...................................................72
VIII
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
5.1.7. Explosión del proceso atender devolución ..................................................73
5.1.8. Explosión del proceso gestión de colecciones .............................................74
5.1.9. Explosión del proceso gestión de encargos .................................................75
5.2. Diseño de entradas ......................................................................................................76
5.3. Diseño de ventanas .....................................................................................................99
5.4. Diseño de salidas.......................................................................................................108
5.5. Modelo lógico de datos.............................................................................................112
6. DISEÑO INTERNO ................................................................................................................125
6.1. Sistema Batch: Realizar devolución a proveedor .....................................................125
6.2. Sistema Batch: Generar aviso colección...................................................................127
6.3. Sistema Online: Actualizar stock..............................................................................128
6.4. Sistema Online: Generar informe pedidos ................................................................129
6.5. Diagrama del sistema................................................................................................130
6.6. Modelo físico de datos ..............................................................................................132
6.7. Plan de pruebas .........................................................................................................137
6.8. Plan de formación .....................................................................................................138
7. PROGRAMACIÓN .................................................................................................................139
8. IMPLANTACIÓN ...................................................................................................................141
9. ANEXOS .................................................................................................................................142
9.1. Modelo de encuesta a los clientes.............................................................................142
9.2. Resultados de la encuesta..........................................................................................143
9.3. Conclusiones de la encuesta......................................................................................146
9.4. Entrevista a un empleado ..........................................................................................147
10. PRESUPUESTO....................................................................................................................151
IX
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
11. CONCLUSIONES .................................................................................................................152
12. BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................................153
X
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
1. MEMORIA
1.1 MOTIVACIÓN DEL PROYECTO
La motivación que ha llevado a realizar el proyecto se ve desde dos puntos de vista, uno
personal y otro de tipo empresarial.
Desde el punto de vista empresarial, los motivos principales que llevan a desarrollar este
sistema son producidos por una problemática encontrada en la empresa, destacando:
-
Un gran desorden y pérdida de tiempo en la realización y posterior control de las
devoluciones emitidas a los proveedores, que se realizan diariamente y
semanalmente.
-
Una mala gestión de los clientes, lo que lleva a perderlos por quedar en ocasiones
insatisfechos de los artículos que han tardado en adquirir.
-
Mala gestión de los artículos que reciben de cada proveedor, ya que no tienen
control del stock que hay en tienda, y por lo tanto a veces quedan sin venderse por
creer que no hay existencias.
-
Una pérdida importante de tiempo en identificar los artículos de cada proveedor,
teniendo que escribir en las primeras hojas o en el plástico la fecha de entrada, la
inicial del proveedor y en muchas ocasiones el precio.
-
Mala integridad de la información.
-
Pérdida de ingresos por cambiar artículos a clientes que no se vendieron en tienda, y
posteriormente la devolución del importe. Esto es debido a no facilitar al cliente un
tique de compra.
1.
Memoria
1
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
Desde el punto de vista personal, este proyecto llamó la atención por diferentes aspectos:
-
Conocer la empresa en su conjunto, y por ser un negocio familiar, conocer las
mejoras que se pueden ofrecer para que fuera más eficiente el trabajo de los
empleados.
-
Mejorar su sistema de información.
-
Un reto en el cual se quieren plasmar los conocimientos adquiridos durante la
carrera, teniendo en cuenta que muchas empresas en la actualidad sufren problemas
similares en cuanto a la falta de gestión.
1.2. OBJETIVOS DEL PROYECTO
Con este proyecto, los objetivos que se quieren alcanzar son los siguientes:
-
Facilitar la información relativa a clientes y proveedores que posee la empresa.
-
Agilizar el proceso de devoluciones, teniendo en cuenta que perdían tardes enteras
en realizarlas. Además del tiempo también se reducirá la pérdida de ingresos
económicos, ya que se devolverán los artículos en su fecha y no quedará ninguno
perdido en tienda.
-
Reducir el tiempo empleado en búsquedas y consultas de artículos que están en
stock.
-
Facilitar la creación de documentos destinados al asesor contable, ya que los
documentos eran escritos a mano y muchas veces los importes de las ventas
realizadas no se entendían bien.
-
Reducir el tiempo empleado en la generación de informes, como el de devolución,
que en este tipo de empresas es el más importante.
1.
Memoria
2
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
1.3. METODOLOGÍA DE TRABAJO
La metodología a seguir en el proyecto será la metodología lineal o en cascada,
abarcando los ciclos de identificación de necesidades, análisis de requisitos, estudio de la
arquitectura, diseño interno, diseño externo, programación, pruebas y por supuesto la
implantación. Todo esto se realiza para obtener una aplicación eficiente que resuelva con creces
la problemática actual de la empresa.
En todo momento se le dará mucha importancia a la opinión del empleado que lo va a
utilizar, por ello se harán todas las reuniones que sean necesarias para que quede totalmente
satisfecho con el producto realizado.
También se tendrá en cuenta la opinión de los clientes, a los que se les hará una encuesta
para poder saber si estarían dispuestos a utilizar el Portal Web para aprovecharse de las ventajas
que ofrece.
En todo el proceso se tendrá especial cuidado en el diseño y mantenimiento de las bases
de datos, ya que será el pilar principal en el que se sostendrá toda la aplicación, y entendiendo
que se trata de un sistema que si es aceptado por la empresa será usado durante tiempo
indefinido.
La aplicación será construida en un sistema con las siguientes características hardware:
- Ordenador Portátil Pentium IV a 3,2 GH.
- 1 GB de memoria RAM.
- 100 GB de Disco Duro.
- Multifunción HP en color, para escanear, imprimir, etc.
1.
Memoria
3
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
- Pistola láser de lectura de código de barras para introducir los datos en la base
de datos.
- Grabadora de DVD-CD.
En cuanto al software de apoyo para el proceso de creación, se usarán las siguientes
aplicaciones bajo el sistema operativo Windows XP Profesional:
- NetBeans 5.5: Que será la herramienta de desarrollo para realizar el código de la
aplicación.
- Crystal Reports 10: Con el que se crearán los diseños de informes.
- Microsoft Power Point 2003: Necesario para la creación de presentaciones.
- Microsoft Word 2003: Usado para la creación de toda la documentación.
- Microsoft Access 2003: Que será el motor de las bases de datos.
- Microsoft Excel 2003: Para realizar presupuestos y otro tipo de hojas de cálculo.
- Macromedia Dreamweaver: Para realizar el diseño del Portal Web.
- Easy Case 4.21: Se utilizará para crear los diagramas de flujo de datos.
- SmartDraw 6: Para dibujar otro tipo de diagramas (Diagrama Entidad Relación).
- Visual Basic 6.0: Para el desarrollo de caja.
1.
Memoria
4
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
2. IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES
2.1 OBJETIVOS DEL SISTEMA
El objetivo solicitado por el cliente consiste en crear un Sistema que mecanice el proceso
de gestión de clientes y de proveedores, así como mecanizar los procesos de gestión de
colecciones y la gestión de pedidos de libros de texto con el objetivo de facilitar la labor del
empleado en la tienda, aumentar el rendimiento y la satisfacción del cliente y reducir el tiempo
empleado en determinadas tareas.
Los componentes principales que van a destacar en este desarrollo son los siguientes:
•
Gestión de clientes.
•
Gestión de proveedores.
•
Gestión de colecciones.
•
Gestión de pedidos de libros de texto.
•
Gestión de devoluciones.
•
Gestión de stock en tienda.
El cliente además requiere que todo este proceso se pueda hacer a través de Internet, para
que el usuario que no sea empleado de la tienda pueda consultar sobre el stock que hay en
tienda, así como la información relativa a sus colecciones en caso de tenerlas y al estado de sus
pedidos siempre que dicho usuario esté previamente registrado.
2.
Identificación de necesidades
5
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
El siguiente esquema muestra una aproximación a los objetivos que se pretenden
alcanzar con el desarrollo de este Sistema:
Sistema de Gestión
Internet
Cliente
Empleado
Ilustración 1. Objetivos del Sistema
2.2 ALCANCE DEL SISTEMA
La construcción de este Sistema implica mecanizar e implementar las siguientes funciones de
negocio:
•
Carga de datos:
Tiene como objetivo dar de alta la información relativa a los productos que hay
actualmente en la tienda, como revistas periódicos, libros de texto, etc. Los proveedores
con los que trabaja la empresa también deberán ser cargados en la base de datos, con el
fin de poder identificar al suministrador de cada producto en cuestión.
2.
Identificación de necesidades
6
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
•
Acceso a las colecciones de clientes:
Por un lado deberá acceder el sistema de forma automática para realizar la
actualización del estado de una colección, con el fin de que el empleado no tenga que
dedicar tiempo a esta actividad.
Por otro lado, el cliente podrá consultar el estado de su colección, siempre y
cuando disponga de un acceso a Internet y se identifique como cliente. Toda esta
información se guardará en la base de datos.
•
Control de Stock:
Tiene como objetivo llevar un control de los productos que hay en tienda, con el
fin de saber si se debe realizar un pedido a un proveedor, así como el volumen de
compra que se requiere. Dicha información se guardará en la base de datos, y generará
avisos al empleado en caso de que se requiera vender o se haya pedido un producto del
que no hay existencias.
Además, dicho módulo deberá ser capaz de crear un informe a petición del
empleado en el que aparezcan los productos que deben comprarse, con el objetivo de
ayudar al empleado en el proceso de compra de los productos en los diferentes
almacenes de los proveedores.
•
Control de devoluciones:
Éste módulo controlará las ventas que se realicen durante el día, e irá
actualizando el stock de los productos vendidos. El objetivo de este módulo es
principalmente crear un informe de forma automática que contenga los productos que
deben ser preparados para la devolución que corresponda a cada proveedor. Este módulo
también generará informes de ventas realizadas con carácter diario, mensual y anual.
2.
Identificación de necesidades
7
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
•
Seguimientos de libros de texto en época escolar:
Con éste módulo se permite al cliente que pueda realizar su pedido de libros de texto
para cada nuevo año escolar a través del portal Web, con el fin de agilizar el proceso de
venta en tienda y hacer que el cliente gane en comodidad.
•
Login de empleado y de cliente:
Tiene como objetivo la identificación del usuario que se está conectando al sistema, para
evitar el intrusismo. Habrá dos tipos de identificaciones, las que se realizan en tienda por
los mismos empleados, y las que realizan los clientes a través de sus accesos al portal.
También se permitirá que un cliente que no tiene acceso pueda registrarse.
2.3 TIPOLOGÍA DE USUARIOS
Se pueden distinguir dos tipos de usuarios finales, los empleados de la tienda y los
clientes de la misma.
•
Empleados: Actualmente son dos empleados, con unos conocimientos mínimos en
informática, que se tendrá en cuenta para posteriormente realizar un Sistema intuitivo
con un manual entendible. Realizarán las funciones de administradores, y serán los que
controlen la aplicación, así como la gestión de sus contenidos.
2.
Identificación de necesidades
8
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
•
Clientes: Puesto que no se conoce de antemano la tipología de los mismos, se requiere
que la parte destinada al cliente sea fácil de usar e intuitiva, lo que permitirá que
cualquier tipo de cliente pueda interactuar con el Sistema, aprovechando las ventajas que
le propondrá.
2.4 RESTRICCIONES
El cliente ha pedido que se realicen los objetivos y necesidades anteriormente expuestas,
pero dentro de unos márgenes de tiempo, costes y otro tipo de restricciones que se analizan a
continuación:
•
Restricción de carga de datos:
Como punto de partida, no todo el stock que haya en tienda se dará de alta en la
base de datos, sobre todo los productos de tipo escolar que no son tan frecuentes a la
hora de vender.
•
Restricciones económicas:
Debido a las restricciones económicas impuestas por el cliente del producto, el
gestor de base de datos será sencillo y barato, así como el resto del equipo que va a
formar parte del Sistema a desarrollar.
2.
Identificación de necesidades
9
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
•
Restricciones temporales:
El cliente ha impuesto una fecha tope para entregar el nuevo sistema, que es a mediados
de Septiembre, con el fin de poder hacer antes unas pruebas y poder ponerlo a funcionar
justo para el periodo escolar.
2.5 ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES EMPRESARIALES
Debido a que es un comercio pequeño y familiar, tiene la siguiente jerarquía, aunque
actualmente consta de dos empleados que realizan las funciones de:
•
Gestión de compras.
•
Gestión de ventas.
•
Gestión de stock.
Jefe 1
Jefe 2
Empresa
Empleado 1
2.
Identificación de necesidades
Empleado 2
10
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
2.6 ANTECEDENTES
La empresa actualmente no dispone de ningún sistema de gestión en ninguna de las áreas
de negocio que realiza, lo que hace muy pesado y costoso en cuanto a tiempo la realización de
diversas tareas, que podrían verse simplificadas con un buen diseño e implementación de un
Sistema que mecanice dichas funciones. Actualmente se encuentran principalmente con los
siguientes problemas y necesidades:
•
Pérdida de tiempo a la hora de recibir los pedidos y hacer las devoluciones, ya que
trabajan con cuatro proveedores que les proporcionan los productos y necesitan
identificar cada producto de forma manual, cada vez que los reciben y cada vez que los
devuelven.
•
Necesidad de incorporar una pistola lectora de códigos de barra, para abstener a uno de
sus empleados, con una enfermedad, de escribir a mano.
•
Actualmente no se realizan reservas de libros de texto, por lo tanto cuando se realiza una
compra a los proveedores, ésta resulta inefectiva, lo que hace que se tenga que volver al
almacén a realizar otra compra y lo que hace que el cliente no se sienta satisfecho.
•
Actualmente muchos clientes tienen que pedir por correo aquellos capítulos de las
colecciones que no tienen, y muchos de ellos incluso no las terminan. La empresa ve una
forma de que los clientes las terminen, y por lo tanto de que sigan comprando en la
tienda, si se llevase la gestión de las colecciones de los clientes.
2.
Identificación de necesidades
11
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
3. ANÁLISIS DE REQUISITOS
3.1 RECONOCIMIENTO DEL PROBLEMA
3.1.1 ÁMBITO DEL PROYECTO
Se pretende mecanizar el Sistema de gestión de una papelería/librería en concreto,
incluyendo la gestión de ventas y compras, con el objetivo de asegurar la integridad de la
información, ayudar al empleado en la realización de distintas tareas que antes eran
complicadas, aumentar el ahorro de tiempo en estos procesos y dar una atención al cliente más
adecuada.
Actualmente la empresa realiza todo esto de forma manual, llevando un control sobre
cuadernos, papel, etc. y un sistema de devolución complejo, lento y poco fiable sobre plantillas
mandadas por los proveedores.
3.1.2 UNIDADES DE LA ORGANIZACIÓN AFECTADAS
A continuación se analizan las unidades de la empresa que se van a ver afectadas con el
desarrollo de esta nueva herramienta, así como las acciones básicas a mecanizar:
•
La gestión de ventas: A día de hoy es manual, y por lo tanto no existen ni facturas ni
justificantes de las ventas que se realizan. Además, a la hora de hacer un cambio de un
producto, la identificación del mismo se realiza de forma poco fiable. Se pretende
mecanizar este sistema, de forma que sea seguro, rápido, eficaz y cómodo para el
usuario, que será el empleado de la tienda. Estas acciones a mecanizar son las siguientes:
o Alta de clientes.
o Consulta de clientes.
3.
Análisis de Requisitos
12
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
o Modificación de clientes.
o Gestión de los pedidos:
•
Gestión de los libros de texto.
Gestión de colecciones.
La gestión de compras: Actualmente se tienen tres proveedores de prensa, que mandan
diariamente distintos periódicos, semanalmente revistas y mensualmente fascículos de
colecciones, además de distintos pasatiempos y novelas, que tendrán que ser devueltos
los no vendidos diariamente o semanalmente, dependiendo de la periodicidad de las
entregas. Se tienen varios proveedores de libros de texto y material escolar que tienen
almacenes en los que compran los empleados. En este caso los empleados del
establecimiento no mandan el pedido, sino que se acercan todos los días al almacén por
si hubiera algo que les interesara, por lo que pierden mucho tiempo. El objetivo de
mecanizar dicho Sistema es llevar un control más eficaz y cómodo para el usuario. Las
funciones a mecanizar son:
o Alta de proveedores.
o Consulta de proveedores.
o Modificación de proveedores.
o Realización de pedidos.
o Gestión de entregas.
o Gestión de devoluciones.
o Gestión de stock.
3.
Análisis de Requisitos
13
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
Por otro lado, se pretende facilitar la documentación entregada al asesor contable de la
empresa, creando un Sistema que permita entregar de forma ordenada la documentación que
actualmente recibe desordenada y sin mecanizar. El objetivo de este fin es el de ahorrar tiempo
al asesor y con ello reducir costes, así como dar mayor comodidad al empleado de la tienda, que
debe molestarse en preparar dicha documentación.
3.
Análisis de Requisitos
14
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
3.2 MODELO FÍSICO DEL SISTEMA ACTUAL
3.2.1 NIVEL CONTEXTUAL
ALBARAN_P
FACTURA ABONO_P
PROVEEDORES
FACTURA_P
PEDIDO_P
DEVOLUCION_P
0
RECLAMACION
DEVOLUCION_C
SGP
FACTURAS
PEDIDO_C
BALANCE
ASESOR
3.
Análisis de Requisitos
DATOS_C
CLIENTES
15
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
Definición:
El proceso es el Sistema de Gestión de una papelería/librería, situado en el centro del
diagrama anterior. Las entidades externas que se aprecian en dicho diagrama son tres, los
clientes, el asesor contable y los proveedores. El Sistema trabaja actualmente con ellos de la
siguiente forma:
- El cliente: La empresa trabaja actualmente con distintos tipos de clientes. Los que
compran diariamente periódicos, semanalmente revistas o que realizan las compras
esporádicamente, como en época de libros de texto o para terminar colecciones.
Un cliente siempre solicita un pedido que sólo puede realizarse en el establecimiento, si
el artículo deseado está en stock se le da al cliente, en caso contrario se hará un pedido al
proveedor para la reposición de dicho artículo. En algunas ocasiones el cliente no llega a recibir
el artículo pedido, por falta de existencias de los proveedores o incluso por estar descatalogado.
En el caso de libros de texto el cliente deja su hoja del colegio con los libros que
necesita, el curso y sus propios datos, igualmente a la hora de pedir un número atrasado de las
colecciones que se estén realizando. Sin embargo a la hora de realizar un pedido de un libro de
lectura, diccionario u otro material escolar, no se anota el nombre, se traen ciertas cantidades
para que sobren existencias y no falten para los que lo hayan pedido, pero nunca dando
preferencia a los clientes que lo pidieron.
En ocasiones el cliente queda insatisfecho por errores en la gestión de los pedidos, ya
que algunos de éstos se quedan sin conseguir el libro que pidieron porque lo vendieron a otro
cliente. En el caso de que los clientes queden insatisfechos porque el artículo pedido no
estuviese en las condiciones que querían, se les devuelve el dinero.
3.
Análisis de Requisitos
16
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
El dependiente de la librería identifica en la primera hoja del libro si es suyo o no,
simplemente viendo si la letra con la que está escrito la fecha, la inicial del proveedor y el precio
es suya o de alguno de los compañeros. Esto muchas veces lleva a confusiones e incluso a la
pérdida de dinero por hacer la devolución de un libro no comprado en la tienda.
- El proveedor: La empresa trabaja actualmente con cuatro proveedores de revistas,
periódicos y colecciones y con dos proveedores de material escolar y libros de texto. Las
diferencias entre estos dos grupos son las siguientes:
En el caso de los proveedores de revistas, periódicos y colecciones, son éstos los que
proveen a la empresa de productos sin necesidad de hacer la petición, es decir, diariamente,
semanalmente y mensualmente mandan una serie de artículos con un albarán y cada semana
envían además la hoja de devolución donde vienen anotados los productos que deben ser
devueltos dicha semana, además de poder anotar más artículos que estén dentro del periodo de
devolución, que será de tres meses como máximo. En esta hoja de devolución además del
nombre del artículo se anota también precio y cantidad que no haya sido vendida. Los albaranes
no se contrastan con la mercancía en el momento de entrega, ya que la cantidad de revistas,
periódicos y colecciones es muy alta y el repartidor nunca esperará a que se compruebe. Por ello
las reclamaciones son muy grandes y éstas se hacen enviando una fotocopia del albarán y
redondeando la cantidad que no sea correcta y escribiendo la cantidad recibida al lado.
Los proveedores en caso de reclamación mandan una factura abono, además de las
facturas de envío todos los meses. Las devoluciones se hacen diariamente en caso de los
periódicos para estos cuatro proveedores, además de existir actualmente otro proveedor que trae
únicamente un tipo de periódico y al que se le hace la devolución de los periódicos que no se
hayan vendido semanalmente.
3.
Análisis de Requisitos
17
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
Las devoluciones de los demás artículos se realizan semanalmente, es decir se hacen tres
devoluciones grandes por semana. Mensualmente se recibe una factura abono de cada proveedor
devolviendo el dinero de todo lo enviado en la devolución.
En ocasiones se hacen pedidos de algunos números atrasados y cantidades de otros
artículos que falten en tienda a través de vía telefónica, recibiendo los artículos pedidos al
mismo tiempo que los artículos que mandan periódicamente.
Los proveedores de libros de texto y material escolar, son almacenes en los que el pedido
se puede o no realizar, es decir, se coge del almacén lo que se necesite o se envía un fax con lo
que es necesario y el proveedor avisa a la empresa de cuando puede pasar a recoger el pedido.
Actualmente se trabaja con dos proveedores de estos artículos que tienen libros de todas las
editoriales y material escolar de distintas marcas, aunque la empresa tiene contrato con varias
editoriales de libros de texto que tienen su propio almacén. Estos proveedores dan la factura en
el momento de recoger el pedido y se debe pagar en efectivo, a diferencia de los dos
proveedores con los que trabaja habitualmente que se pasa por la cuenta del banco.
- El asesor contable: Es el encargado de llevar la contabilidad de la empresa y otras
funciones. El empleado de la tienda le envía las facturas recibidas de los proveedores con las
compras que se han hecho y una notación en un cuaderno (cuaderno de ventas) de aquella
recaudación que se ha hecho cada día, pero sin tener en cuenta las monedas, ya que sólo se
contabilizan diariamente los billetes que haya en la caja sin tener control de los artículos
vendidos. Posteriormente el asesor envía el balance para informar a la empresa de la situación
de la misma.
3.
Análisis de Requisitos
18
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
3.2.2 NIVEL CONCEPTUAL
FACTURA ABONO_P
DEVOLUCION_P
SOLICITUD DE
COMPRA
DATOS_C
1
2
PEDIDO_C
ALBARAN_P
COMPRAS
FACTURA_P
VENTAS
FACTURA ABONO_P
DEVOLUCION_C
PEDIDO_P
DEVOLUCION_C
RECLAMACION_P
FACTURA_P
VENTA_C
FACTURAS_P
CUADERNODEVENTAS
FACTURA ABONO_P
FACTURA_P
3
RECOPILACION
VENTA_C
FACTURAS
BALANCE
3.
Análisis de Requisitos
19
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
3.2.3 EXPLOSIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS
El proceso de compras se puede ver a un nivel inferior de la siguiente manera:
1.1
SOLICITUD DE
COMPRA
1.2
ATENDER
SOLICITUD
DE
COMPRA
SOLICITUD DE
COMPRA
PEDIDO_P
ELABORAR
PEDIDO
ALBARAN_P
DEVOLUCION_P
1.3
PEDIDO_P
RECIBIR
ALBARAN
PEDIDOS_P
PEDIDO_P
ALBARAN_P
DEVOLUCION_P
1.4
RECLAMACIONES_P
RECLAMACION_P
COMPROBAR
MERCANCIA
RECLAMACION_P
DEVOLUCIONES
ALBARAN_P
RECLAMACION_P
ALBARANES_P
FACTURAS_P
FACTURA_P
ALBARAN_P
1.5
RECIBIR
FACTURA
RECLAMACION_P
3.
FACTURA ABONO_P
Análisis de Requisitos
DEVOLUCION_P
FACTURA_P
FACTURA ABONO_P
20
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
3.2.4 EXPLOSIÓN DEL PROCESO DE VENTAS
El proceso de ventas se puede ver a un nivel inferior de la siguiente manera:
2.1
PEDIDO_C
PEDIDO_C
RECOGER
PEDIDO
CLIENTE
SOLICITUD DE
COMPRA
PEDIDO_C
2.2
COMPROBAR
STOCK
ENCARGO_C
ENCARGOS
2.3
VENTA_C
SERVIR
PEDIDO
2.4
DEVOLUCION_C
CUADERNODEVENTAS
ATENDER
RECLAMACION
VENTA_C
DEVOLUCION_C
2.5
DEVOLUCION_C
COMPROBAR
PRODUCTO
2.6
ENCARGO_C
ATENDER
ENCARGOS
DATOS_C
3.
Análisis de Requisitos
21
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
3.3 DICCIONARIO DE DATOS
3.3.1
PROCESOS
1. COMPRAS
Este proceso se encarga de atender las solicitudes de los clientes que le proporciona el
proceso de ventas y hacer los pedidos necesarios, así como de las devoluciones. En este paso el
dependiente hace el pedido o recibe los artículos que correspondan, se encarga de repasar los
albaranes y posteriormente de realizar la devolución de los artículos que no se hayan vendido.
Se encarga también de hacer las reclamaciones pertinentes para posteriormente recibir una
factura de abono en caso de no conformidad con el artículo recibido.
1.1. ATENDER SOLICITUD DE COMPRA
Este proceso se encarga de atender la solicitud de compra del cliente para poder hacer el
pedido pertinente a los proveedores.
1.2. ELABORAR PEDIDO
Este proceso se encarga de seleccionar al proveedor adecuado para satisfacer la
solicitud de compra y enviarle el pedido o ir directamente al almacén a recogerlo. Dicho pedido
se queda almacenado en una carpeta de pedidos emitidos a proveedores en caso de que lo
solicitado no este en el almacén (para proveedores de libros de texto y material escolar).
3.
Análisis de Requisitos
22
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
1.3. RECIBIR ALBARÁN
Este proceso es el encargado de recibir la mercancía junto con el albarán de los
proveedores y almacenar este último en una carpeta para posteriormente comprobarlo con la
factura recibida. En el caso de los proveedores de prensa, además de esto, realiza las
devoluciones diariamente para los periódicos (prensa diaria) y semanalmente para lo demás,
teniendo en cuenta los artículos que han llegado, ya que se devolverán aquéllos que sean de la
mercancía anterior. En el caso de los proveedores de material escolar y libros de texto se harán
las devoluciones teniendo en cuenta la fecha anotada en la primera hoja para no pasarse de la
fecha límite de devolución que será de tres meses.
1.4. COMPROBAR MERCANCÍA
Es el encargado de contrastar la mercancía con el albarán y comprobar que todo es
correcto, ya que si no fuera correcto se encargaría también de realizar las reclamaciones
oportunas y enviarlas en caso de no estar de acuerdo con los artículos recibidos. Esto se hace
tanto para los proveedores de libros de texto y material escolar como para los proveedores de
prensa.
1.5. RECIBIR FACTURA
Este proceso es el encargado de recibir la factura del proveedor y comprobar su
información junto con el albarán recibido, igualmente para las devoluciones y las
reclamaciones que se hayan hecho a los proveedores. Dichas facturas se guardan en una
carpeta de facturas recibidas para posteriormente enviárselas al asesor contable.
3.
Análisis de Requisitos
23
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
2. VENTAS
Este proceso es el encargado de recibir los pedidos de los clientes así como de anotar la
recaudación diaria en el cuaderno de ventas para posteriormente pasarle los resúmenes al
asesor contable. También se encarga de aceptar las devoluciones de los clientes así como de
pasar la solicitud de compra al proceso de compras.
2.1. RECOGER PEDIDO CLIENTE
Este proceso se encarga de atender el pedido del cliente, pudiendo ser éste artículos que
estén en stock. También atenderá aquellos pedidos donde sea necesario encargar al proveedor,
del que tendrá que quedar constancia en una carpeta de encargos.
2.2. COMPROBAR STOCK
Este proceso es el encargado de comprobar si el artículo pedido por el cliente está en
stock o si por el contrario debe mandar una solicitud de compra para recibir el artículo. En
dicho caso el encargo quedará registrado en una carpeta de encargos.
2.3. SERVIR PEDIDO
Se encarga de servir el pedido al cliente con el artículo solicitado y posteriormente
anotar la venta en un cuaderno de ventas.
2.4. ATENDER RECLAMACIÓN
Se encarga de atender las reclamaciones oportunas de los clientes para posteriormente
hacer la devolución del dinero, en caso de que el artículo no esté en condiciones normales.
3.
Análisis de Requisitos
24
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
2.5. COMPROBAR PRODUCTO
Este proceso se encarga de comprobar que el artículo que el cliente está devolviendo ha
sido vendido por la empresa, esto se hace contrastando la letra de las anotaciones de la primera
hoja con la letra de los dependientes. En este proceso suele haber muchos fallos, ya que es muy
difícil saber si el artículo ha sido vendido por la empresa debido a no llevar ningún control de
las ventas realizadas.
2.6. ATENDER ENCARGOS
Se encarga de atender los encargos de los clientes, y además de anotar los datos del
mismo (nombre y artículo pedido) en caso de libros de texto o números atrasados de
colecciones. Para otro tipo de encargo como material escolar, libros de lectura, etc., sólo se
anotará el artículo del que no hay stock en la tienda para posteriormente traer más cantidad de
la pedida.
3. RECOPILACIÓN
En este proceso se recopilan las facturas de los proveedores y las anotaciones del
cuaderno de ventas mensualmente, para posteriormente enviárselas al asesor contable. Éste por
último envía un balance para que la empresa tenga conocimiento de su situación actual.
3.
Análisis de Requisitos
25
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
3.3.2
FLUJO DE DATOS
SOLICITUD DE COMPRA
Es un papel en el que queda constancia de lo que necesita el cliente y por lo tanto habrá
que ir al almacén del proveedor a comprarlo o pedir al proveedor de prensa.
PEDIDO_P
Es el pedido a un proveedor, que podrá hacerse por fax o vía telefónica dependiendo de
la cantidad de artículos necesarios.
ALBARÁN_P
Es el albarán de un proveedor correspondiente a la mercancía recibida, en el que
vendrán anotados los artículos, la cantidad de cada artículo, el precio al que compra la empresa,
así como el precio al que debe venderlo.
DEVOLUCIÓN_P
Es un papel en el que se rellena la cantidad de cada artículo que no se haya vendido, no
tiene nada que ver con las reclamaciones por artículos deteriorados. En caso de los proveedores
de prensa, éstos mandan el papel con algunos artículos que tienen que ser devueltos, así como
espacio para rellenar los artículos que no hayan sido vendidos. En caso de los proveedores de
material escolar y libros de texto se harán las devoluciones cuando se crea conveniente,
teniendo en cuenta el plazo de devolución de cada proveedor.
3.
Análisis de Requisitos
26
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
RECLAMACIÓN_P
Representa una reclamación realizada a un proveedor normalmente por vía telefónica o
fax sobre un pedido que no haya sido satisfactorio para la empresa, o porque las cantidades en
el albarán no coincidan con las recibidas.
FACTURA_P
Es la factura de un proveedor que es enviada a la empresa a través de correo
convencional y que es contrastada con el albarán enviado junto a la mercancía.
FACTURA ABONO_P
Es la factura del proveedor que rectifica una factura anterior emitida a la empresa.
Normalmente estas facturas de abono corresponden con artículos de material escolar o libros.
PEDIDO_C
Es el pedido que hace el cliente. Se comprobará si está en stock y sino se hará un
pedido al proveedor.
ENCARGO_C
Es un papel con el encargo del cliente. En éste se anota el artículo que no está en stock.
En caso de libros de texto o fascículos de colecciones se anotará también el nombre del cliente
que lo solicita.
3.
Análisis de Requisitos
27
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
DATOS_C
Son los datos que proporciona el cliente que quiere realizar el encargo de algún artículo
que no está en stock.
VENTA_C
Es el precio de la ventas que se han hecho al día y que se irán anotando en el cuaderno
de ventas. Mensualmente se hará un resumen para el asesor contable.
DEVOLUCIÓN_C
Es la devolución que hace el cliente por no estar satisfecho con el artículo que le han
servido. Se anotará también en el cuaderno de ventas para posteriormente restarlo al total de las
ventas del mes.
FACTURAS
Son todas las facturas que se han recibido de los proveedores y el resumen con las
ventas que se han realizado al mes. Esto se le da al asesor contable para que tenga constancia
de los movimientos de la empresa.
BALANCE
Son papeles que recibe la empresa por parte del asesor contable para que ésta tenga
constancia de la actividad y situación de la misma.
3.
Análisis de Requisitos
28
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
3.3.3
ALMACENES DE INFORMACIÓN
PEDIDOS_P
Es una carpeta en la que se almacenan los pedidos que se hacen a los proveedores. La
carpeta está dividida en varios compartimentos, tantos como proveedores tiene la empresa.
ALBARANES_P
Es una carpeta en la que se almacenan todos los albaranes de los proveedores recibidos
en la empresa. Esta carpeta también se divide en varios compartimentos, como la de pedidos,
para distinguir entre los distintos proveedores.
DEVOLUCIONES_P
Es una carpeta que almacena las devoluciones que se han hecho de los artículos de los
proveedores de prensa. Esta también se divide en distintos compartimentos, y donde se
almacenarán todas las devoluciones hechas diariamente (periódicos) y semanalmente (revistas,
fascículos, pasatiempos, etc.).
FACTURAS_P
Es una carpeta con distintos compartimentos con todas las facturas que han emitido los
proveedores. Estas facturas habrán sido contrastadas con los albaranes correspondientes antes
de almacenarlas y enviárselas al asesor contable. También se almacenan las facturas de abono
que se hayan recibido por parte de los proveedores.
3.
Análisis de Requisitos
29
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
RECLAMACIONES_P
Son todas las reclamaciones que se han hecho a los proveedores por parte de la empresa
a través de fax o vía telefónica. Éstas se tendrán en cuenta a la hora de recibir la factura de
abono para contrastarla.
ENCARGOS
Se almacenan en una carpeta todos los encargos de los clientes, para posteriormente
hacer el pedido al proveedor con lo necesario. Se apunta el nombre del cliente que lo pidió en
caso de ser libros de texto o fascículos atrasados de colecciones.
CUADERNO DE VENTAS
Es un cuaderno en el que se apuntan las ventas que se hacen diariamente.
Mensualmente se hará un resumen de estas ventas para enviárselas al asesor contable para que
tenga constancia de éstas.
3.
Análisis de Requisitos
30
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
3.4 LISTA DE REQUISITOS
IDENTIFICACIÓN
Proyecto: Sistema de Gestión de una Papelería online
Jefe de Proyecto: Elia Pasamontes Sebastián
REQUISITO
Fecha: 25/02/07
Versión: 0.1 Estado: Aceptado
Prioridad: Alta
Título: Gestión de Clientes
Identificador: R00
Fuente: Ventas
Categoría: Funcional
Descripción: Se creará una base de datos con los clientes para poder realizar la gestión oportuna
de los mismos y hacer un seguimiento de sus pedidos y necesidades. Esta base de datos
contendrá todos los datos necesarios para realizar una gestión eficaz de los mismos. Teniendo en
cuenta que los clientes no quieren dar datos personales por Internet, las altas se harán en la
propia tienda.
BENEFICIOS
Se podrá realizar un seguimiento de los pedidos de los clientes y proporcionar una mayor
eficacia en la forma de trabajar de los empleados, así como una mayor satisfacción de los
clientes.
REQUISITOS RELACIONADOS
R03, R04, R05
3.
Análisis de Requisitos
31
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
REQUISITO
Fecha: 25/02/07
Versión: 0.1 Estado: Aceptado
Prioridad: Alta
Título: Gestión de Proveedores
Identificador: R01
Fuente: Compras
Categoría: Funcional
Descripción: Se creará una base de datos con los proveedores y con todos los datos que sean
necesarios para llevar una gestión eficaz de los mismos, como la localización y datos de
contacto. Esto servirá sobre todo para las devoluciones, ya que en todo momento se conocerán
los artículos que son de cada proveedor, y por tanto el tiempo y esfuerzo de trabajo se verán
reducidos.
BENEFICIOS
Se aumentará la efectividad a la hora de trabajar con ellos y además se podrán gestionar
los artículos que suministre cada proveedor de una forma más cómoda y sencilla. También se
proveerá al empleado de un acceso rápido y eficaz sobre las consultas de los mismos. Además a
la hora de hacer los pedidos será mucho más fácil conocer los artículos que nos puede
suministrar cada proveedor, sin necesidad de mirar el artículo físico para saber a quien
corresponde. Con esto se conseguirá mayor eficacia y rapidez a la hora de suministrar el artículo
al cliente que lo pidió.
REQUISITOS RELACIONADOS
R02, R03, R04, R05
3.
Análisis de Requisitos
32
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
REQUISITO
Fecha: 26/2/07
Versión: 0.1 Estado: Aceptado
Prioridad: Alta
Título: Gestión de Artículos
Identificador: R02
Fuente: Compras y Ventas
Categoría: Funcional
Descripción: Se creará una base de datos para almacenar los artículos de un determinado
proveedor. Se conocerá además del proveedor que los suministra, el precio. Para libros de texto
se podrá saber el ISBN, autor, editorial, edición y para colecciones se conocerá el precio de
lanzamiento, precio normal y número de fascículos. Esta gestión de artículos es muy necesaria
para la empresa, ya que no tienen un control de stock, y por lo tanto muchos artículos quedan
sin venderse por no encontrar el artículo en el momento en el que el cliente lo solicita. Con esta
base de datos se podrá conocer también si algún artículo ha sido robado, ya que al hacer la
devolución y compararlo con las ventas y el stock, se sabrá si falta algún artículo o no.
BENEFICIOS
Con esto se evita al empleado de tener que identificar cada producto a mano cada vez
que llega el pedido, además de saber a que proveedor hacer el pedido y la devolución. Permitirá
conocer el stock de los artículos en cualquier momento sin necesidad de buscarlo en la tienda.
En el caso de la entrega de artículos por parte de los proveedores será muy eficaz.
REQUISITOS RELACIONADOS
R01, R03, R04, R05
3.
Análisis de Requisitos
33
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
REQUISITO
Fecha: 26/02/07
Versión: 0.1 Estado: Aceptado
Prioridad: Alta
Título: Gestión de Pedidos de los Clientes
Identificador: R03
Fuente: Ventas
Categoría: Funcional
Descripción: A través de una base de datos se almacenarán los pedidos de determinados
clientes, aquellos que hayan sido dados de alta en la base de datos de clientes. Los propios
clientes podrán conocer en todo momento el estado de sus pedidos a través del Portal Web de la
tienda, y acudirán a ella para retirarlo cuando se les avise de que pueden pasar a recoger el
artículo que solicitaron. Los artículos que podrán encargar son libros de lectura, fascículos de
colecciones, etc. Para el material escolar no se hará pedido por el Portal Web, sólo en ese caso el
pedido se hará en tienda, ya que el material escolar se pide al proveedor en grandes cantidades y
al día siguiente del pedido estará disponible en tienda.
BENEFICIOS
El seguimiento de los pedidos de los clientes será más eficaz que antes, ya que se sabrá
en cada momento lo que le falta al cliente. Además se podrá sacar un informe para ventas que
contenga los artículos que faltan para completar los pedidos, con lo que se conseguirá una
mayor satisfacción de los clientes puesto que los pedidos se entregarían en un tiempo menor y
ahorrarían tiempo en acudir al establecimiento.
REQUISITOS RELACIONADOS
R00, R02, R04, R05
3.
Análisis de Requisitos
34
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
REQUISITO
Fecha: 26/02/07
Versión: 0.1 Estado: Aceptado
Prioridad: Alta
Título: Gestión de Colecciones
Identificador: R04
Fuente: Ventas
Categoría: Funcional
Descripción: Se creará una base de datos que permita llevar una gestión de las colecciones de
los clientes. Con esta base de datos se podrá conocer en todo momento el fascículo que le falta a
cada cliente de una determinada colección para poder completarla en el periodo de tiempo en
que la colección esté a la venta. Además se conocerá a qué proveedor pertenece cada colección
para solicitarle los números atrasados que necesiten los clientes.
BENEFICIOS
Se conseguirá una mayor satisfacción del cliente ya que podrá completar sus colecciones
sin necesidad de tener que hacer un pedido, simplemente con darse de alta en la base de datos de
clientes, podrá hacer una petición para que sus fascículos sean guardados diaria, semanal o
mensualmente dependiendo de la periodicidad de la colección. Además de esto podrá solicitar
cualquier número atrasado que necesite para completar la colección que esté realizando. El
dependiente de la tienda también obtendrá beneficios, ya que ahorrará tiempo en averiguar el
proveedor que le suministra cada colección. El sistema hará automáticamente la búsqueda del
proveedor y el dependiente no tendrá que preocuparse por ello.
REQUISITOS RELACIONADOS
R00, R01, R02, R03
3.
Análisis de Requisitos
35
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
REQUISITO
Fecha: 26/02/07
Versión: 0.1 Estado: Aceptado
Prioridad: Alta
Título: Gestión de Colegios
Identificador: R05
Fuente: Ventas
Categoría: Funcional
Descripción: Los colegios de la zona se almacenarán en una base de datos junto con las listas de
libros por curso. En esta base de datos se recogerán todos los libros que serán utilizados durante
el periodo escolar, además de los cuadernillos de vacaciones. Contendrá todos los datos
necesarios para que el libro que se le proporciona al cliente sea el correcto, por ello contendrá
además de la editorial, el ISBN, la edición y el proyecto.
BENEFICIOS
Será más fácil identificar los libros que necesita el cliente, ya que sólo tendrá que decir
el colegio y el curso que va a realizar el próximo año. Puesto que la cantidad de libros que
existen de cada editorial es enorme, con este sistema se podrá saber cual es el libro indicado que
piden en cada colegio. Se le facilitará el trabajo al dependiente, ya que no tendrá que descambiar
tantos libros por no ser el que solicitó el cliente. Con este sistema se conocerá con todo detalle
cada libro y no habrá errores con los clientes por falta de información en las listas que
proporciona el colegio a los alumnos.
REQUISITOS RELACIONADOS
R00, R01, R02, R03
3.
Análisis de Requisitos
36
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
3.5 MODELO LÓGICO DEL NUEVO SISTEMA
3.5.1 NIVEL CONTEXTUAL
DATOS_C
INFORME_VENTAS
PEDIDO_C
AVISO_COL
DEVOLUCION_C
AVISO_ENCARGO
CLIENTES
DATOS_COL
ENCARGO
TICKET
DATOS_COLEGIO
INFORME_COL
0
FACTURAS
SGP
FACTURA_ABONO_P
BALANCE
FACTURA_P
ASESOR
DEVOLUCION_P
ALBARAN_P
DATOS_P
RECLAMACION_P
INFORME_PEDIDOS_P
INFORME_DEV
PROVEEDORES
3.
Análisis de Requisitos
37
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
3.5.2 NIVEL CONCEPTUAL
TICKET
INFORME_PEDIDOS_P
INFORME_DEV
AVISO_ENCARGO
RECLAMACION_P
AVISO_COL
SOLICITUD_DE_COMPRA
DEVOLUCION_P
INFORME_VENTAS
INFORME_COL
1
2
DATOS_COL
DATOS_P
COMPRAS
FACTURA_P
DATOS_C
VENTAS
PEDIDO_C
ALBARAN_P
ENCARGO
FACTURA_ABONO_P
DATOS_COLEGIO
FACTURA_P
DEVOLUCION_C
FACTURA_ABONO_P
VENTA_C
DEVOLUCION_C
FACTURAS_P
VENTAS
3
RECOPILACION
FACTURAS
3.
Análisis de Requisitos
BALANCE
38
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
3.5.3 EXPLOSIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS
SOLICITUD_DE_COMPRA
PEDIDO_P
PEDIDOS_P
1.1
1.2
ATENDER
SOLICITUD
COMPRA
SOLICITUD_DE_COMPRA
PEDIDO_P
ELABORAR
PEDIDO
INFORME_PEDIDOS_P
1.3
REALIZAR
INFORME
PEDIDOS
DATOS_P
DATOS_P
STOCK
DATOS_P
INFORME_PEDIDOS_P
1.8
GESTION
PROVEEDORES
DATOS_P
PROVEEDORES
DATOS_P
INFORME_DEV
ARTICULO
RECLAMACION_P
RECLAMACION_P
1.9
RECLAMACIONES_P
REALIZAR
DEVOLUCION
RECLAMACION_P
1.5
DEVOLUCION_P
COMPROBAR
MERCANCIA
ALBARAN_P
VENTA_C
FACTURAS_P
VENTAS
ALBARANES_P
DEVOLUCION_C
ALBARAN_P
FACTURA_P
DEVOLUCIONES
1.6
ALBARAN_P
ACTUALIZAR
STOCK
1.7
FACTURA_ABONO_P
RECIBIR
FACTURA
RECLAMACION_P
1.4
FACTURA_ABONO_P
FACTURA_P
REALIZAR
ALBARAN
ALBARAN_P
ALBARAN_P
3.
Análisis de Requisitos
39
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
3.5.4 EXPLOSIÓN DEL PROCESO DE VENTAS
DATOS_C
DATOS_C
CLIENTES
2.1
DATOS_C
GESTION
CLIENTES
SOLICITUD_DE_COMPRA
2.2
VENTA_C
VENTAS
DEVOLUCION_C
TICKET
ATENDER
PEDIDO
PEDIDO_C
ARTICULO
VENTA_C
ARTICULO
STOCK
2.3
DEVOLUCION_C
ATENDER
DEVOLUCION
SOLICITUD_DE_COMPRA
2.4
AVISO_COL
GESTION
COLECCIONES
INFORME_COL
DATOS_COL
2.5
DATOS_COLEGIO
COLEGIOS
GESTION
COLEGIOS
COLECCIONES
SOLICITUD_DE_COMPRA
2.6
GESTION
ENCARGOS
ENCARGOS
ENCARGO
AVISO_ENCARGO
TICKET
VENTA_C
2.7
GESTION
VENTAS
3.
INFORME_VENTAS
Análisis de Requisitos
40
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
3.6 MODELIZACIÓN DE DATOS
3.6.1 PROCESOS
1. COMPRAS
Este proceso se encarga de realizar la adquisición del material necesario en tienda, es
decir, de tener siempre los distintos artículos en stock. También es el encargado de gestionar
los proveedores y de las distintas acciones que se realizan con ellos, como recibir la mercancía,
albaranes, facturas y a su vez de realizar las devoluciones oportunas. Además de esto se dedica
a adquirir los artículos que hayan sido reclamados en tienda a través de la solicitud de compra
que mandará ventas. EXPLOSIONA EN:
1.1. ATENDER SOLICITUD DE COMPRA
Este proceso es el encargado de recoger la solicitud que manda ventas con los artículos
necesarios y de atender dicha solicitud para poder realizar el pedido correspondiente a los
distintos proveedores.
1.2. ELABORAR PEDIDO
Este proceso se encarga primeramente de comprobar el stock que hay en tienda para ver
si es necesario pedir más cantidad. Después realizará el pedido y lo guardará en una base de
datos, PEDIDOS_P, almacenando en ésta todos los datos necesarios para realizar eficazmente
el pedido.
3.
Análisis de Requisitos
41
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
1.3. REALIZAR INFORME PEDIDOS
Es el encargado de sacar toda la información necesaria de los pedidos que han sido
realizados, para poder imprimir un informe con los pedidos que se han hecho a los distintos
proveedores. Además se encargará de extraer los datos de los proveedores para saber cuál se
ajusta mejor a las necesidades del pedido. Este informe se mandará al proveedor elegido para
que envíe los artículos pedidos lo antes posible.
1.4. RECIBIR ALBARÁN
Este proceso se encarga de recoger el albarán que manda el proveedor junto a la
mercancía enviada.
1.5. COMPROBAR MERCANCÍA
Este proceso es el encargado de comprobar el albarán con la mercancía enviada y
guardarlo en una carpeta física junto con los demás albaranes. Si las cantidades fueran
correctas en el albarán, éste sería enviado al siguiente proceso. Si por el contrario las
cantidades fueran incorrectas, se haría la oportuna reclamación al proveedor y se guardaría en
la base de datos de RECLAMACIONES_P, junto a la información necesaria para poder
comprobar si el efecto se ha tenido en cuenta en la factura que posteriormente se recibirá.
1.6. ACTUALIZAR STOCK
Una vez recibida la mercancía y comprobada con el albarán, este proceso será el
encargado de actualizar el stock de tienda a través de un lector de código de barras. Estos
artículos se irán almacenando en una base de datos llamada STOCK y en la que se introducirán
todos los datos necesarios de los artículos, como proveedor, cantidad, precio sin IVA, precio
con IVA, etc.
3.
Análisis de Requisitos
42
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
1.7. RECIBIR FACTURA
Este proceso se encarga de recoger las facturas de los proveedores, además de las
facturas de abono que se envíen y las comprobará con los albaranes recibidos anteriormente y
con las reclamaciones hechas de los albaranes anteriores. Si todo es correcto guardará las
facturas en una carpeta física de facturas de proveedores. Si la factura no fuera correcta se hará
la oportuna reclamación al proveedor a través de fax y ésta a su vez se guardará en una base de
datos de reclamaciones para posteriormente comprobarlas con las facturas abono que lleguen a
la empresa.
1.8. GESTIÓN DE PROVEEDORES
Este proceso será el encargado de gestionar todos los proveedores. Dará de alta a un
proveedor, si no estuviese en la base de datos de proveedores, con todos los datos necesarios de
dicho proveedor, además de comprobar sus datos fiscales. Tendrá acceso a modificar cualquier
información que no sea correcta o cualquier cambio de dirección, teléfono, artículo que tiene
en stock, etc. Por último dará más autonomía al dependiente de la tienda, ya que en cualquier
momento podrá consultar cualquier dato que necesite conocer de dicho proveedor.
1.9. REALIZAR DEVOLUCIÓN
Se encarga primeramente de preparar los artículos que necesitan ser devueltos,
comprobando las ventas que se realizaron y el stock que hay en tienda, así podrá conocer la
cantidad exacta de artículos a devolver, además de la fecha de devolución, ya que el propio
proceso comprobará que el periodo de permanencia del artículo en tienda no supera el máximo
permitido por el proveedor.
3.
Análisis de Requisitos
43
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
Para esto necesitará conocer los datos de stock, donde la fecha de entrada será un
campo muy importante para no cometer errores a la hora de realizar la devolución. Este
proceso comprobará a su vez los datos del proveedor para saber que artículos son de cada uno
de ellos, y por último guardará la devolución en la base de datos de devoluciones e imprimirá
el informe de devolución que será enviado al proveedor junto con la mercancía devuelta.
2. VENTAS
Este proceso se encargará de todo lo relacionado con los clientes, las ventas de la
tienda, de los encargos de los clientes, etc. Se encargará de pedir los datos de los clientes a la
hora de realizar un pedido, de avisar al cliente cuando su mercancía esté disponible y además
de realizar un informe de todas las ventas que se hayan realizado, pudiendo imprimir éste diaria
o mensualmente. En época de libros de texto, se encargará de actualizar la base de datos de
colegios de la zona para almacenar en ella los distintos libros que se utilizarán en los diversos
cursos. Además se encargará de imprimir los justificantes de compra que se darán a los clientes
por si posteriormente necesitan cambiar o devolver algún artículo. Por último este proceso se
dedica también al seguimiento de las colecciones que estén realizando los clientes, para que
éstos queden satisfechos y no pierdan ninguna entrega. EXPLOSIONA EN:
2.1. GESTIÓN CLIENTES
Este proceso es el encargado de gestionar los datos de los clientes. Dará de alta al
cliente en la base de datos CLIENTES con los datos necesarios para la empresa, y comprobará
el usuario y la contraseña de dicho cliente para saber si está dado de alta o no. Además dará la
posibilidad al cliente y al propio empleado de modificar cualquier dato que haya cambiado y
podrá consultar en cualquier momento el estado de su colección, de su pedido, etc.
3.
Análisis de Requisitos
44
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
Con esto el empleado podrá conocer el propietario de los fascículos o libros que le han
llegado a la empresa y así poder avisarle de que ya están disponibles.
2.2. ATENDER PEDIDO
Será el encargado de recoger el pedido del cliente y comprobar el stock que hay en
tienda. Si el artículo está disponible comprobará los datos del cliente y actualizará el stock
restando los artículos que se lleve, además almacenará la venta en la base de datos de
VENTAS e imprimirá un tique para el cliente. En este caso los pedidos de los clientes no se
registran ya que son de venta directa. En caso de que el artículo pedido no esté disponible se
hará una solicitud de compra para pedir al proveedor lo necesario y se le avisará al cliente
cuando pueda pasar a recogerlo. Como se verá más tarde en caso de colecciones y libros de
texto si se guardarán los encargos de los clientes.
2.3. ATENDER DEVOLUCIÓN
Este proceso será el encargado de recoger la devolución del cliente por estar
insatisfecho con el artículo, comprobará que la mercancía que trae el cliente ha sido vendida en
el establecimiento y actualizará la base de datos de VENTAS y la de STOCK para que no haya
errores en el balance.
2.4. GESTIÓN COLECCIONES
Este proceso se encarga de gestionar las colecciones que llegan al establecimiento.
Atenderá el pedido del cliente relacionado con colecciones, comprobará el stock para ver si el
fascículo que pide el cliente está disponible y si es así mandará un aviso al cliente diciendo que
su pedido está disponible.
3.
Análisis de Requisitos
45
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
En caso de que el artículo no esté en stock, se mandará una solicitud de compra al
proceso de ventas y recogerá los datos del cliente para poder almacenarlos en la base de datos
COLECCIONES, donde estarán todos los datos necesarios para gestionar las colecciones.
Cuando el artículo haya llegado a la tienda, realizará el pedido del cliente y mandará el aviso al
cliente para que pase a recogerlo. Además de esto, este proceso se encargará de recoger los
datos de las colecciones de la base de datos para poder imprimir un informe de los fascículos
que hayan pedido los distintos clientes.
2.5. GESTIÓN COLEGIOS
Este proceso se encarga de gestionar todo lo relacionado con los colegios de la zona. En
época de libros de texto recogerá los datos de los colegios, los libros que van a utilizar en cada
curso, las editoriales, etc. y lo guardará en la base de datos de colegios para cuando los clientes
hagan el encargo de los libros de texto sea más fácil la entrega de los mismos. Al tener los
datos de los libros de texto como el ISBN, la editorial, la edición y el proyecto, se conseguirá
dar al cliente los libros correctos, sin que haya errores, ya que existen muchos libros diferentes
dentro de una misma editorial. Habrá menos problemas a la hora de pedir los libros a los
proveedores y sobre todo el servicio que se le de al cliente será más eficaz.
2.6. GESTIÓN ENCARGOS
Es el encargado de la gestión de los pedidos de libros de texto de los clientes.
Primeramente atenderá el encargo del cliente y comprobará el stock de tienda, si el artículo está
disponible almacenará la venta en la base de datos de VENTAS y le sacará un tique al cliente.
3.
Análisis de Requisitos
46
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
En caso contrario recogerá los datos del cliente de la base de datos de CLIENTES y los
datos del colegio de la base de datos COLEGIOS, se almacenará el encargo en una base de
datos y se hará una solicitud de compra al proveedor. Cuando el artículo esté disponible se le
avisará el cliente para que pase a recogerlo.
2.7. GESTIÓN VENTAS
Se encargará de recoger las ventas realizadas diariamente y mensualmente de la base de
datos VENTAS para posteriormente imprimir un informe que facilitará al asesor la tarea de
realizar el balance de la empresa con cierta periodicidad.
3. RECOPILACIÓN
Se encarga de recoger las facturas normales y de abono de los proveedores y las ventas
realizadas por mes en el establecimiento, y se lo envía al asesor para que éste posteriormente
envíe el balance y la situación actual de la empresa.
3.6.2 FLUJO DE DATOS
SOLICITUD_DE_COMPRA
Es una petición que el proceso de ventas envía al proceso de compras con la intención
de satisfacer las necesidades del stock.
SOLICITUD_DE_COMPRA = ID_SOLICITUD + {ID_ARTICULO +
NOMBRE_ARTICULO + CANTIDAD} + ID_PROVEEDOR + FECHA
3.
Análisis de Requisitos
47
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
PEDIDO_P
Es el pedido que se envía a un proveedor determinado para que suministre un artículo
necesario en tienda.
PEDIDO_P = ID_PEDIDO_P + NOMBRE_ARTICULO + CANTIDAD +
ID_PROVEEDOR + FECHA
INFORME_PEDIDOS_P
Es el conjunto de todos los pedidos que son necesarios para satisfacer las peticiones del
proceso de ventas. Este informe se envía a un proveedor determinado dependiendo de los
artículos que se estén solicitando.
INFORME_PEDIDOS_P = ID_INFORME_PEDIDOS_P + {ID_PEDIDO_P +
NOMBRE_ARTICULO + CANTIDAD + ID_PROVEEDOR +
NOMBRE_PROVEEDOR + FECHA} + FECHA
DATOS_P
Son los datos necesarios para identificar de forma única a cada proveedor con el que la
empresa trabaja, además de poder llevar así una buena gestión de los mismos.
DATOS_P = ID_PROVEEDOR + NOMBRE_PROVEEDOR + CIF + DIRECCION_P
+ POBLACIÓN + PROVINCIA + CODIGO_POSTAL + (ENTIDAD + SUCURSAL +
DC + CUENTA + NOMBRE_ENTIDADAD + DIRECCION_ENTIDAD) +
TELEFONO_P + FAX_P + (MAIL_P)
3.
Análisis de Requisitos
48
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
ARTICULO
Es un producto determinado que se vende en tienda, tanto material escolar como libro
de texto e incluso prensa.
ARTICULO = ID_ARTICULO + NOMBRE_ARTICULO + ID_PROVEEDOR +
PRECIO + IVA + (ISBN + EDITORIAL + EDICION + AUTOR + PROYECTO) +
(ID_COLECCION + NUMERO_FASCICULO) + (FECHA_ENTRADA +
PERIODICIDAD)
ALBARAN_P
Es el albarán que envía un cierto proveedor a la empresa junto con la mercancía, que
viene representada por ARTICULO.
ALBARAN_P = ID_ALBARAN + ID_PROVEEDOR + NOMBRE_PROVEEDOR +
CIF + DIRECCION_P + TELEFONO_P + FAX_P + (MAIL_P) +
NOMBRE_TIENDA + NUMERO_CLIENTE + CIF_TIENDA +
DIRECCION_TIENDA + RUTA + ORDEN + {CANTIDAD +
NOMBRE_ARTICULO + PRECIO + IVA + IMPORTE + (DESCUENTO) +
(CANTIDAD_DEVOLUCION) + IMPORTE_TOTAL} + IVA + BASE +
CUOTA_IVA + IMPORTE_TOTAL_ALBARAN + FECHA_ENTREGA +
(FECHA_VENCIMIENTO)
3.
Análisis de Requisitos
49
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
RECLAMACION_P
Es un informe que se envía al proveedor que suministró material que no cumplía con lo
acordado a la hora de hacer el pedido. Estas reclamaciones serán frecuentes debido a la gran
cantidad de mercancía que reciben a diario.
RECLAMACION_P = ID_RECLAMACION + ID_PROVEEDOR +
NOMBRE_PROVEEDOR + CIF + DIRECCION_P + TELEFONO_P + FAX_P +
(MAIL_P) + (ID_ALBARAN) + (ID_FACTURA) + { ID_ARTICULO +
NOMBRE_ARTICULO + PRECIO + IVA} + COMENTARIOS
FACTURA_P
Es una factura que envía el proveedor a la tienda y cuyo importe corresponde con los
albaranes recibidos en un periodo de tiempo.
FACTURA_P = ID_FACTURA + ID_ALBARAN + ID_PROVEEDOR +
NOMBRE_PROVEEDOR + NOMBRE_PROVEEDOR + CIF + DIRECCION_P +
TELEFONO_P + FAX_P + (MAIL_P) + NOMBRE_TIENDA + NUMERO_CLIENTE
+ CIF_TIENDA + DIRECCION_TIENDA + RUTA + ORDEN + {CANTIDAD +
NOMBRE_ARTICULO + PRECIO + IVA + IMPORTE + (DESCUENTO) +
(CANTIDAD_DEVOLUCION) + IMPORTE_TOTAL} + IVA + BASE +
CUOTA_IVA + IMPORTE_TOTAL_FACTURA + FECHA_ENTREGA +
(FECHA_VENCIMIENTO) + FORMA_PAGO
3.
Análisis de Requisitos
50
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
FACTURA_ABONO_P
Es una factura que envía el proveedor rectificando los errores de una factura enviada
anteriormente.
FACTURA_ABONO_P = ID_FACTURA_ABONO + ID_FACTURA +
ID_ALBARAN + ID_PROVEEDOR + NOMBRE_PROVEEDOR +
NOMBRE_PROVEEDOR + CIF + DIRECCION_P + TELEFONO_P + FAX_P +
(MAIL_P) + NOMBRE_TIENDA + NUMERO_CLIENTE + CIF_TIENDA +
DIRECCION_TIENDA + RUTA + ORDEN + {CANTIDAD +
NOMBRE_ARTICULO + PRECIO + IVA + IMPORTE + (DESCUENTO) +
(CANTIDAD_DEVOLUCION) + IMPORTE_TOTAL} + IVA + BASE +
CUOTA_IVA + IMPORTE_TOTAL_FACTURA + FECHA_ENTREGA +
(FECHA_VENCIMIENTO) + FORMA_PAGO
DEVOLUCION_P
Es un informe que se envía al proveedor junto con los artículos que no han sido
vendidos en tienda. Existen tres tipos de informes dependiendo de la naturaleza del artículo:
diarios, semanales y esporádicos.
DEVOLUCION_P = ID_DEVOLUCION_P + ID_PROVEEDOR +
NOMBRE_PROVEEDOR + CIF + DIRECCION_P + TELEFONO_P + FAX_P +
(MAIL_P) + NOMBRE_TIENDA + NUMERO_CLIENTE + CIF_TIENDA +
DIRECCION_TIENDA + RUTA + ORDEN + FECHA_DEVOLUCION +
{ID_ARTICULO + NOMBRE_ARTICULO + CANTIDAD +
CANTIDAD_DEVOLUCION + PRECIO} + TOTAL_PAQUETES
3.
Análisis de Requisitos
51
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
INFORME_DEV
Es un informe de todas las devoluciones que se han realizado. Se podrá hacer diaria,
semanal o mensualmente.
INFORME_DEV = ID_INFORME_DEV + {ID_DEVOLUCION_P +
ID_PROVEEDOR + NOMBRE_PROVEEDOR + CIF + DIRECCION_P +
TELEFONO_P + FAX_P + (MAIL_P) + NOMBRE_TIENDA + NUMERO_CLIENTE
+ CIF_TIENDA + DIRECCION_TIENDA + RUTA + ORDEN +
FECHA_DEVOLUCION + {ID_ARTICULO + NOMBRE_ARTICULO +
CANTIDAD + CANTIDAD_DEVOLUCION + PRECIO}}
DATOS_C
Son los datos necesarios para tener identificados de forma única a los clientes con los
que trabaja la tienda, ya sea vía Web o no.
DATOS_C = ID_CLIENTE + NOMBRE_CLIENTE + DIRECCION_C +
POBLACION_C + PROVINCIA_C + CODIGO_POSTAL + USUARIO +
CONTRASEÑA + MAIL_C + (TELEFONO_C) + FECHA_ALTA +
NUMERO_COMPRAS
PEDIDO_C
Representa un pedido realizado por un determinado cliente donde se solicita un cierto
artículo.
PEDIDO_C= ID_PEDIDO + ID_CLIENTE + ID_ARTICULO +
NOMBRE_ARTICULO + CANTIDAD + FECHA_PEDIDO
3.
Análisis de Requisitos
52
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
TICKET
Es un informe que refleja la compra que un cliente ha realizado en tienda. Contiene
tanto datos de la empresa como información de los artículos adquiridos.
TICKET= ID_TICKET + NOMBRE_TIENDA+ CIF_TIENDA +
DIRECCION_TIENDA + TELEFONO_TIENDA + FAX_TIENDA + MAIL_TIENDA
+ WEB_TIENDA + {CANTIDAD + NOMBRE_ARTICULO + IMPORTE} + IVA +
BASE + IMPORTE_TOTAL
VENTA_C
Es el registro que refleja una venta realizada a un cliente determinado y donde se hace
referencia al tique dado al cliente y a los artículos adquiridos.
VENTA_C = ID_VENTA + ID_TICKET + FECHA + (ID_CLIENTE) +
{CANTIDAD + ID_ARTICULO } + IMPORTE_TOTAL
DEVOLUCION_C
Es un registro que refleja los artículos que ha devuelto un cliente por estar insatisfecho
con los mismos y hace referencia al tique que se le entregó en el momento de la compra.
DEVOLUCION_C = ID_DEVOLUCION_C + ID_TICKET +
FECHA_DEVOLUCION + {CANTIDAD + ID_ARTICULO} + IMPORTE_TOTAL
AVISO_COL
Es un aviso que se genera para que el empleado de la tienda avise al cliente de que su
fascículo está disponible en tienda.
AVISO_COL = ID_AVISO_COL + ID_COLECCION
3.
Análisis de Requisitos
53
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
DATOS_COL
Son los datos necesarios para identificar de forma única las colecciones que se venden
en tienda.
DATOS_COL = ID_COLECCION + NOMBRE_COLECCION + EDITORIAL +
TOTAL_FASCICULOS + FECHA_LANZAMIENTO + FRECUENCIA +
PRECIO_LANZAMIENTO + PRECIO + ID_PROVEEDOR
INFORME_COL
Es un informe que refleja todos los clientes que están realizando una colección y
aquellos fascículos que necesitan para completarla.
INFORME_COL = ID_INFORME_COL + {ID_COLECCION +
NUMERO_FASCICULO + {ID_CLIENTE}} + FECHA_INFORME_COL
DATOS_COLEGIO
Son los datos con los que se identifica a cada colegio de la zona, así como los libros de
texto que usarán en cada curso en el nuevo año escolar.
DATOS_COLEGIO = ID_COLEGIO + NOMBRE_COLEGIO +
DIRECCION_COLEGIO + TELEFONO_COLEGIO + {CURSO + AÑO +
{ID_ARTICULO}}
ENCARGO
Es un registro en el que se recogen los datos del cliente y aquellos libros de texto que
necesita.
ENCARGO = ID_ENCARGO + {ID_ARTICULO + CANTIDAD} + ID_CLIENTE +
FECHA + (ID_COLEGIO + CURSO)
3.
Análisis de Requisitos
54
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
AVISO_ENCARGO
Es un aviso que se genera para que el empleado de la tienda avise al cliente de que su
encargo está disponible en tienda.
AVISO_ENCARGO = ID_AVISO_ENCARGO + ID_ENCARGO
INFORME_VENTAS
Es un informe que recoge las ventas que se han hecho en la tienda en un periodo de
tiempo y que se enviará posteriormente al asesor.
INFORME_VENTAS = ID_INFORME_VENTAS + {ID_VENTA + ID_ARTICULO
+ NOMBRE_ARTICULO + PRECIO + CANTIDAD + FECHA} + FECHA_ACTUAL
FACTURAS
Es la recopilación de las facturas y facturas de abono de los proveedores que se
preparan y se envían al asesor.
FACTURAS = {FACTURA_P + FACTURA_ABONO_P}
3.6.3 ALMACENES DE INFORMACIÓN
PEDIDOS_P
Es un almacén lógico donde se almacenan los pedidos que se realizan a los
proveedores.
PEDIDOS_P = {ID_PEDIDO_P + NOMBRE_ARTICULO + CANTIDAD +
ID_PROVEEDOR + FECHA}
3.
Análisis de Requisitos
55
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
PROVEEDORES
Es un almacén lógico donde se almacena la información de los proveedores con los que
trabaja la empresa.
PROVEEDORES = {ID_PROVEEDOR + NOMBRE_PROVEEDOR + CIF +
DIRECCION_P + POBLACIÓN + PROVINCIA + CODIGO_POSTAL + (ENTIDAD
+ SUCURSAL + DC + CUENTA + NOMBRE_ENTIDADAD +
DIRECCION_ENTIDAD) + TELEFONO_P + FAX_P + (MAIL_P)}
DEVOLUCIONES
Es un almacén lógico donde se almacenan las devoluciones de los artículos que se
realizan a cada proveedor.
DEVOLUCIONES = ID_DEVOLUCION_P + ID_PROVEEDOR +
NOMBRE_PROVEEDOR + CIF + DIRECCION_P + TELEFONO_P + FAX_P +
(MAIL_P) + NOMBRE_TIENDA + NUMERO_CLIENTE + CIF_TIENDA +
DIRECCION_TIENDA + RUTA + ORDEN + FECHA_DEVOLUCION +
{ID_ARTICULO + NOMBRE_ARTICULO + CANTIDAD +
CANTIDAD_DEVOLUCION + PRECIO} + TOTAL_PAQUETES
VENTAS
Es un almacén lógico donde se guardan todas las ventas realizadas a los clientes en
tienda.
VENTAS = {ID_VENTA + ID_TICKET + FECHA + (ID_CLIENTE) + {CANTIDAD
+ ID_ARTICULO } + IMPORTE_TOTAL}
3.
Análisis de Requisitos
56
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
CLIENTES
Es un almacén lógico donde se guardan los datos de los clientes que hayan sido dados
de alta en la empresa.
CLIENTES = {ID_CLIENTE + NOMBRE_CLIENTE + DIRECCION_C +
POBLACION_C + PROVINCIA_C + CODIGO_POSTAL + USUARIO +
CONTRASEÑA + MAIL_C + (TELEFONO_C) + FECHA_ALTA +
NUMERO_COMPRAS}
ALBARANES_P
Es un almacén físico donde se guardan todos los albaranes que envían los proveedores
para más tarde comprobar los datos con las facturas.
ALBARANES_P = {ID_ALBARAN + ID_PROVEEDOR +
NOMBRE_PROVEEDOR + CIF + DIRECCION_P + TELEFONO_P + FAX_P +
(MAIL_P) + NOMBRE_TIENDA + NUMERO_CLIENTE + CIF_TIENDA +
DIRECCION_TIENDA + RUTA + ORDEN + {CANTIDAD +
NOMBRE_ARTICULO + PRECIO + IVA + IMPORTE + (DESCUENTO) +
(CANTIDAD_DEVOLUCION) + IMPORTE_TOTAL} + IVA + BASE +
CUOTA_IVA + IMPORTE_TOTAL_ALBARAN + FECHA_ENTREGA +
(FECHA_VENCIMIENTO)}
3.
Análisis de Requisitos
57
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
COLECCIONES
Es un almacén lógico donde se almacenan, por colecciones, aquellos clientes que las
están realizando.
COLECCIONES = {ID_INFORME_COL + {ID_COLECCION +
NUMERO_FASCICULO + {ID_CLIENTE}} + FECHA_INFORME_COL}
STOCK
Es un almacén lógico donde se recogen los datos de los artículos con los que trabaja la
tienda.
STOCK = {ID_ARTICULO + NOMBRE_ARTICULO + ID_PROVEEDOR +
PRECIO + IVA + (ISBN + EDITORIAL + EDICION + AUTOR + PROYECTO) +
(ID_COLECCION + NUMERO_FASCICULO) + (FECHA_ENTRADA +
PERIODICIDAD)}
ENCARGOS
Es un almacén lógico donde se guardan todos los encargos de libros de texto de los
clientes.
ENCARGOS = {ID_ENCARGO + {ID_ARTICULO + CANTIDAD} + ID_CLIENTE
+ FECHA + (ID_COLEGIO + CURSO)}
COLEGIOS
Es un almacén lógico donde se recogen todos los datos de los colegios de la zona y los
libros que se utilizarán en cada curso.
COLEGIOS = {ID_COLEGIO + NOMBRE_COLEGIO + DIRECCION_COLEGIO +
TELEFONO_COLEGIO + {CURSO + AÑO + {ID_ARTICULO}}}
3.
Análisis de Requisitos
58
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
FACTURAS_P
Es un almacén físico donde se guardan las facturas y facturas de abono enviadas por los
proveedores.
FACTURAS_P = {ID_FACTURA + ID_ALBARAN + ID_PROVEEDOR +
NOMBRE_PROVEEDOR + CIF + DIRECCION_P + TELEFONO_P + FAX_P +
(MAIL_P) + NOMBRE_TIENDA + NUMERO_CLIENTE + CIF_TIENDA +
DIRECCION_TIENDA + RUTA + ORDEN + {CANTIDAD +
NOMBRE_ARTICULO + PRECIO + IVA + IMPORTE + (DESCUENTO) +
(CANTIDAD_DEVOLUCION) + IMPORTE_TOTAL} + IVA + BASE +
CUOTA_IVA + IMPORTE_TOTAL_FACTURA + FECHA_ENTREGA +
(FECHA_VENCIMIENTO) + FORMA_PAGO} + {ID_FACTURA_ABONO +
ID_FACTURA + ID_ALBARAN + ID_PROVEEDOR + NOMBRE_PROVEEDOR +
CIF + DIRECCION_P + TELEFONO_P + FAX_P + (MAIL_P) +
NOMBRE_TIENDA + NUMERO_CLIENTE + CIF_TIENDA +
DIRECCION_TIENDA + RUTA + ORDEN + {CANTIDAD +
NOMBRE_ARTICULO + PRECIO + IVA + IMPORTE + (DESCUENTO) +
(CANTIDAD_DEVOLUCION) + IMPORTE_TOTAL} + IVA + BASE +
CUOTA_IVA + IMPORTE_TOTAL_FACTURA + FECHA_ENTREGA +
(FECHA_VENCIMIENTO) + FORMA_PAGO}
3.
Análisis de Requisitos
59
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
3.7 DIAGRAMA ENTIDAD RELACIÓN
1
1
1
1
AVISO_COL
GENERA
DATOS_COL
GENERA
N
M
SOLICITUD DE
COMPRA
APUNTA
1
N
CLIENTE
RECIBE
1
1
GENERA
SOLICITA
N
N
1
1
ENCARGO
PEDIDO_C
1
PEDIDO_P
1
N
COMPONEN
N
1
GENERA
TICKET
GENERAN
ARTICULO
1
1
N
1
AVISO
ENCARGO
1
INFORME
PEDIDOS_P
COMPONE
N
1
1
N
GENERA
VENTA_C
GENERA
SE ENVIA
1
INFORME
VENTAS
N
1
SE ENVIA
1
1
ASESOR
SE ENVIA
PROVEEDOR
1
ENVIA
N
FACTURA
ABONO_P
N
1
RECT IFICA
N
N
1
1
FACTURA_P
N
COMPONE
ALBARAN_P
N
COMPONEN
1
N
FACTURAS
3.
Análisis de Requisitos
60
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
4. ESTUDIO DE LA ARQUITECTURA
4.1 DIAGRAMA DE PRESENTACIÓN
A continuación se presenta el esquema de arquitectura que compondrá el Sistema. Como
componente principal hay un ordenador en tienda que hará también las veces de servidor y al
que irán conectados los componentes periféricos necesarios: lector de código de barras,
impresora de tiques y una impresora fax láser a color.
TIENDA
INTERNET
CLIENTES WEB
4.
Estudio de la Arquitectura
61
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
4.2 ESPECIFICACIÓN DE COMPONENTES BÁSICOS
COMPONENTES HARDWARE DE NUEVA ADQUISICIÓN
ORDENADOR DE SOBREMESA
MODELO: DELL VOSTROTM 200 MINI TOWER
PROCESADOR: INTEL CORE 2 DUO E4400
VELOCIDAD DEL PROCESADOR: 2,0 GHz
MEMORIA RAM: 2048 MB
TIPO DE MEMORIA RAM: SDRAM DDR2
DISCO DURO: 320 GB.
IMPRESORA MULTIFUNCIÓN
MODELO: 996 DELL
FAX: SI
LÁSER: SI
COLOR: SI
RESOLUCIÓN: 4800 X 1200 ppp
VELOCIDAD DE IMPRESIÓN B/N: 31 ppm
VELOCIDAD DE IMPRESIÓN COLOR: 23 ppm
LECTOR DE CÓDIGO DE BARRAS
MODELO: MS 9520 VOYAGER
DECODIFICA CÓDIGOS DE BARRA RSS-14
OPERACIÓN DE DISPARO AUTOMÁTICO
4.
Estudio de la Arquitectura
62
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
IMPRESORA DE TIQUES
MODELO: SAMSUNG BIXOLON SRP-275A
COLORES DE IMPRESIÓN: NEGRO Y ROJO
VELOCIDAD DE IMPRESIÓN: 5.1 LPS
COMPONENTES SOFTWARE DE NUEVA ADQUISICIÓN
SISTEMA OPERATIVO: MICROSOFT WINDOWS XP PROFESSIONAL
APLICACIONES NECESARIAS:
MICROSOFT WORD 2003
MICROSOFT EXCEL 2003
MICROSOFT ACCESS 2003
CRYSTAL REPORTS 10
NETBEANS 5.5
DREAMWEAVER MX
ANTIVIRUS: PANDA
VISUAL BASIC 6.0
SOFTWARE DE IMPRESORA MULTIFUNCIÓN
SOFTWARE DE LECTOR DE CÓDIGO DE BARRAS
SOFTWARE DE IMPRESORA DE TIQUES
4.
Estudio de la Arquitectura
63
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
4.3 PLAN DEL PROYECTO
Primeramente se tendrá una reunión con el responsable de tienda para identificar las
necesidades del problema. Una vez resueltas se tendrá otra reunión por si no hubieran sido
alcanzadas las metas propuestas y se volverá a hacer un análisis de las necesidades. A partir de
ahí se irán desarrollando las distintas etapas del proyecto siempre y cuando en las reuniones con
el responsable de tienda se llegue a un acuerdo de que las metas se están alcanzando. En la etapa
final de implantación se verá realmente si el cliente queda satisfecho con el sistema en
funcionamiento.
4.
Estudio de la Arquitectura
64
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
4.
Estudio de la Arquitectura
65
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
5. DISEÑO EXTERNO
5.1 MODELO FÍSICO DEL NUEVO SISTEMA
TICKET
INFORME_PEDIDOS_P
INFORME_DEV
AVISO_ENCARGO
RECLAMACION_P
AVISO_COL
SOLICITUD_DE_COMPRA
DEVOLUCION_P
INFORME_VENTAS
INFORME_COL
1
2
DATOS_COL
DATOS_P
COMPRAS
FACTURA_P
DATOS_C
VENTAS
PEDIDO_C
ALBARAN_P
ENCARGO
FACTURA_ABONO_P
DATOS_COLEGIO
FACTURA_P
DEVOLUCION_C
FACTURA_ABONO_P
VENTA_C
DEVOLUCION_C
FACTURAS_P
VENTAS
3
RECOPILACION
FACTURAS
5.
Diseño Externo
BALANCE
66
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
5.1.1 EXPLOSIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS
SOLICITUD_DE_COMPRA
PEDIDO_P
PEDIDOS_P
1.1
1.2
ATENDER
SOLICITUD
COMPRA
SOLICITUD_DE_COMPRA
PEDIDO_P
ELABORAR
PEDIDO
INFORME_PEDIDOS_P
1.3
REALIZAR
INFORME
PEDIDOS
DATOS_P
DATOS_P
STOCK
DATOS_P
INFORME_PEDIDOS_P
1.8
GESTION
PROVEEDORES
DATOS_P
PROVEEDORES
DATOS_P
INFORME_DEV
ARTICULO
RECLAMACION_P
RECLAMACION_P
1.9
RECLAMACIONES_P
REALIZAR
DEVOLUCION
RECLAMACION_P
1.5
DEVOLUCION_P
COMPROBAR
MERCANCIA
ALBARAN_P
VENTA_C
FACTURAS_P
VENTAS
ALBARANES_P
DEVOLUCION_C
ALBARAN_P
FACTURA_P
DEVOLUCIONES
1.6
ALBARAN_P
ACTUALIZAR
STOCK
1.7
FACTURA_ABONO_P
RECIBIR
FACTURA
RECLAMACION_P
1.4
FACTURA_ABONO_P
FACTURA_P
REALIZAR
ALBARAN
ALBARAN_P
ALBARAN_P
5.
Diseño Externo
67
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
5.1.2 EXPLOSIÓN DEL PROCESO 1.7 RECIBIR FACTURA
FACTURA_ABONO_P
1.7.1
FACTURA_P
FACTURA_ABONO_P
RECOGER
FACTURA
FACTURA_P
ALBARANES_P
FACTURA_ABONO_P
1.7.2
FACTURAS_P
1.7.3
RECLAMACION_P
FACTURA_P
COMPROBAR
ALBARAN
ALBARAN_P
FACTURA_P
REALIZAR
RECLAMACION
FACTURA_ABONO_P
RECLAMACION_P
RECLAMACIONES_P
5.
Diseño Externo
RECLAMACION_P
68
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
5.1.3 EXPLOSIÓN DEL PROCESO 1.8 GESTIÓN DE PROVEEDORES
DATOS_P
1.8.1
DATOS_P
ALTA
PROVEEDOR
1.8.2
DATOS_P
INTRODUCIR
DATOS
DATOS_P
1.8.4
MODIFICAR
PROVEEDOR
DATOS_P
DATOS_P
PROVEEDORES
DATOS_P
1.8.3
COMPROBAR
DATOS
FISCALES
1.8.5
CONSULTAR
PROVEEDOR
5.
Diseño Externo
DATOS_P
69
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
5.1.4 EXPLOSIÓN DEL PROCESO 1.9. REALIZAR DEVOLUCIÓN
1.9.1
PREPARAR
ARTICULOS
ARTICULO
STOCK
ARTICULO
DATOS_P
VENTA_C
PROVEEDORES
1.9.2
PREPARAR
DEVOLUCION
VENTAS
DEVOLUCION_P
DEVOLUCION_P
1.9.3
IMPRIMIR
INFORME
DEVOLUCION_P
DEVOLUCIONES
INFORME_DEV
5.
Diseño Externo
70
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
5.1.5 EXPLOSIÓN DEL PROCESO DE VENTAS
DATOS_C
DATOS_C
CLIENTES
2.1
DATOS_C
GESTION
CLIENTES
SOLICITUD_DE_COMPRA
2.2
VENTA_C
VENTAS
DEVOLUCION_C
TICKET
ATENDER
PEDIDO
PEDIDO_C
ARTICULO
VENTA_C
ARTICULO
STOCK
2.3
DEVOLUCION_C
ATENDER
DEVOLUCION
SOLICITUD_DE_COMPRA
2.4
AVISO_COL
INFORME_COL
GESTION
COLECCIONES
DATOS_COL
2.5
DATOS_COLEGIO
COLEGIOS
GESTION
COLEGIOS
COLECCIONES
SOLICITUD_DE_COMPRA
2.6
GESTION
ENCARGOS
ENCARGOS
ENCARGO
AVISO_ENCARGO
TICKET
VENTA_C
2.7
GESTION
VENTAS
5.
Diseño Externo
INFORME_VENTAS
71
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
5.1.6 EXPLOSIÓN DEL PROCESO 2.1. GESTIÓN DE CLIENTES
2.1.1
DATOS_C
DATOS_C
ALTA
CLIENTE
2.1.2
DATOS_C
INTRODUCIR
DATOS
CLIENTES
2.1.3
COMPROBAR
USUARIO
CONTRASEÑA
DATOS_C
DATOS_C
DATOS_C
2.1.4
MODIFICAR
CLIENTE
DATOS_C
2.1.5
CONSULTAR
CLIENTE
5.
DATOS_C
Diseño Externo
72
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
5.1.7 EXPLOSIÓN DEL PROCESO 2.3. ATENDER DEVOLUCIÓN
DEVOLUCION_C
2.3.1
DEVOLUCION_C
RECOGER
DEVOLUCION
2.3.2
VENTAS
DEVOLUCION_C
ARTICULO
VENTA_C
COMPROBAR
MERCANCIA
STOCK
2.3.3
ACTUALIZAR
STOCK
5.
Diseño Externo
DEVOLUCION_C
73
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
5.1.8 EXPLOSIÓN DEL PROCESO 2.4 GESTIÓN COLECCIONES
DATOS_COL
AVISO_COL
2.4.1
2.4.2
ATENDER
PEDIDO
COLECCION
DATOS_COL
SOLICITUD_COMPRA
DATOS_COL
COMPROBAR
STOCK
ARTICULO
CLIENTES
DATOS_C
2.4.3
RECOGER
DATOS
CLIENTE
STOCK
DATOS_COL
DATOS_C
COLECCIONES
DATOS_COL
DATOS_C
INFORME_COL
DATOS_COL
2.4.5
IMPRIMIR
INFORME
2.4.4
DATOS_C
REALIZAR
PEDIDO
DEL
CLIENTE
AVISO_COL
ARTICULO
5.
Diseño Externo
74
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
5.1.9 EXPLOSIÓN DEL PROCESO 2.6 GESTIÓN DE ENCARGOS
ENCARGO
TICKET
2.6.1
VENTAS
2.6.2
ENCARGO
ATENDER
ENCARGO
VENTA_C
COMPROBAR
STOCK
SOLICITUD_DE_COMPRA
ENCARGO
ARTICULO
CLIENTES
DATOS_C
2.6.3
STOCK
RECOGER
DATOS
CLIENTE
COLEGIOS
DATOS_COLEGIO
ARTICULO
ENCARGO
2.6.4
REALIZAR
ENCARGO
ENCARGO
ENCARGOS
AVISO_ENCARGO
5.
Diseño Externo
75
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
5.2 DISEÑO DE ENTRADAS
PROCESO 1.1 ATENDER SOLICITUD DE COMPRA
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Manual
FRECUENCIA: Diaria
DESCRIPCIÓN:
El encargado de tienda se encarga de recoger las solicitudes de compra provenientes del
proceso de ventas.
PROCESO 1.2 ELABORAR PEDIDO
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Manual
FRECUENCIA: Diaria / Semanal
DESCRIPCIÓN:
Se recibe una solicitud de compra a partir de la cual se elabora un pedido que se
almacena en la base de datos.
5.
Diseño Externo
76
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
PROCESO 1.3 REALIZAR INFORME PEDIDOS
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Automático
FRECUENCIA: Diaria / Semanal
DESCRIPCIÓN:
Este proceso se encarga de forma automática de extraer los pedidos pendientes de la base
de datos y de generar un informe para cada proveedor con las solicitudes de compra que hay en
tienda. Dicho informe también es guardado en la base de datos.
PROCESO 1.4 RECIBIR ALBARÁN
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Manual
FRECUENCIA: Diaria
DESCRIPCIÓN:
Este proceso recoge el albarán junto con la mercancía enviada por un determinado
proveedor.
5.
Diseño Externo
77
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
PROCESO 1.5 COMPROBAR MERCANCÍA
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Manual
FRECUENCIA: Diaria
DESCRIPCIÓN:
Este proceso se encarga de comprobar que la mercancía y el albarán recibidos son
correctos, y guarda el albarán en una carpeta física. En caso contrario se elabora y envía una
reclamación al proveedor que corresponda.
PROCESO 1.6 ACTUALIZAR STOCK
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Manual
FRECUENCIA: Diaria
DESCRIPCIÓN:
Este proceso es el encargado de registrar con el lector de código de barras la mercancía
que entra en tienda diariamente e ir actualizando de forma automática la base de datos del stock.
5.
Diseño Externo
78
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
PROCESO 1.7 RECIBIR FACTURA
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Manual
FRECUENCIA: Mensual
DESCRIPCIÓN:
Este proceso se encarga de recibir las facturas del proveedor y chequearlas junto con sus
correspondientes albaranes. Este proceso explosiona en los siguientes.
PROCESO 1.7.1 RECOGER FACTURA
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Manual
FRECUENCIA: Mensual
DESCRIPCIÓN:
Este proceso se encarga de recibir tanto factura como factura de abono del proveedor.
5.
Diseño Externo
79
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
PROCESO 1.7.2 COMPROBAR ALBARÁN
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Manual
FRECUENCIA: Mensual
DESCRIPCIÓN:
Este proceso comprueba junto con los albaranes correspondientes que las facturas
recibidas del proveedor son correctas, y las almacena en una carpeta física. En caso contrario las
facturas son enviadas al proceso 1.7.3 para realizar la reclamación oportuna.
PROCESO 1.7.3 REALIZAR RECLAMACIÓN
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Manual
FRECUENCIA: Según necesidad
DESCRIPCIÓN:
Si este proceso recibe alguna factura de un proveedor determinado, realiza una
reclamación al mismo y dicha reclamación se almacena en la base de datos.
5.
Diseño Externo
80
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
PROCESO 1.8 GESTIÓN DE PROVEEDORES
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Manual
FRECUENCIA: No periódica
DESCRIPCIÓN:
Este proceso es el encargado de realizar la gestión de los proveedores con los que trabaja
la tienda.
PROCESO 1.8.1 ALTA PROVEEDOR
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Manual
FRECUENCIA: No periódica
DESCRIPCIÓN:
Se reciben los datos del proveedor y se comprueba que son los mínimos para poderle dar
de alta.
5.
Diseño Externo
81
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
PROCESO 1.8.2 INTRODUCIR DATOS
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Manual
FRECUENCIA: No periódica
DESCRIPCIÓN:
Se introducen los datos del proveedor en el ordenador de forma ordenada a través de un
cuestionario.
PROCESO 1.8.3 COMPROBAR DATOS FISCALES
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Manual
FRECUENCIA: No periódica
DESCRIPCIÓN:
Introduciendo el NIF o CIF del proveedor se ejecuta una función para comprobar que
dichos datos son correctos y poder evitar posibles errores de tipo fiscal. Además el asesor
contable ahorrará tiempo en la comprobación de estos campos. Una vez comprobados, el
proveedor será almacenado en la base de datos, en la tabla de proveedores.
5.
Diseño Externo
82
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
PROCESO 1.8.4 MODIFICAR PROVEEDOR
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Manual
FRECUENCIA: No periódica
DESCRIPCIÓN:
Si los datos de un proveedor cambian, el responsable de tienda deberá recoger sus datos
actuales y modificar los correspondientes campos con el fin de mantener sus datos siempre
actualizados.
PROCESO 1.8.5 CONSULTAR PROVEEDOR
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Manual
FRECUENCIA: No periódica
DESCRIPCIÓN:
Se permitirá al empleado tanto consultas como búsquedas, con el fin de poder disponer
de esta información de manera rápida y eficaz en cualquier momento.
5.
Diseño Externo
83
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
PROCESO 1.9 REALIZAR DEVOLUCIÓN
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Automático
FRECUENCIA: Diaria / Semanal
DESCRIPCIÓN:
Este proceso se encarga de realizar automáticamente un informe con todos los artículos
que deben devolverse en una determinada fecha al proveedor que los suministró.
PROCESO 1.9.1 PREPARAR ARTÍCULOS
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Automático
FRECUENCIA: Diaria / Semanal
DESCRIPCIÓN:
Este proceso se encarga de seleccionar los artículos que deben ser devueltos con la ayuda
de la información almacenada tanto en la base de datos de VENTAS como en la de STOCK.
5.
Diseño Externo
84
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
PROCESO 1.9.2 PREPARAR DEVOLUCIÓN
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Automático
FRECUENCIA: Diaria / Semanal
DESCRIPCIÓN:
Recibe los artículos que el proceso 1.9.1 le envía y junto con los datos del proveedor que
le corresponde genera una devolución. Dicha devolución se imprime y se envía al proveedor,
además de almacenarse en la base de datos.
PROCESO 1.9.3 IMPRIMIR INFORME
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Automático
FRECUENCIA: No periódica
DESCRIPCIÓN:
Realiza e imprime un informe de todas las devoluciones que se hayan realizado en el
periodo seleccionado por el encargado de tienda.
5.
Diseño Externo
85
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
PROCESO 2.1. GESTIÓN CLIENTES
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Manual
FRECUENCIA: No periódica
DESCRIPCIÓN:
Se permite al empleado realizar la gestión de los proveedores con los que trabaja la
tienda.
PROCESO 2.1.1 ALTA CLIENTE
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Manual
FRECUENCIA: No periódica
DESCRIPCIÓN:
Se reciben los datos de un nuevo cliente que desea darse de alta en la base de datos como
usuario.
5.
Diseño Externo
86
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
PROCESO 2.1.2 INTRODUCIR DATOS
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Manual
FRECUENCIA: No periódica
DESCRIPCIÓN:
Se introducen los datos del cliente en el ordenador de forma ordenada a través de un
cuestionario. Estos datos los introducirá el empleado de tienda siempre que un cliente desee
participar como usuario en el Portal Web o cuando haga un pedido en tienda que no esté
disponible. Una vez dado de alta podrá hacer pedidos a través de la Web. Esta medida en
principio funcionará así para que usuarios mal intencionados puedan darse de alta en el portal y
realizar pedidos que no desean adquirir.
PROCESO 2.1.3 COMPROBAR USUARIO Y CONTRASEÑA
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Automático
FRECUENCIA: No periódica
DESCRIPCIÓN:
El sistema comprueba el usuario y la contraseña que introduce el cliente o el empleado
de la tienda con el fin de evitar accesos indeseados. Una vez realizada la comprobación y si los
datos son correctos, el usuario podrá aprovechar las ventajas que le ofrece el portal Web.
5.
Diseño Externo
87
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
PROCESO 2.1.4 MODIFICAR CLIENTE
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Manual
FRECUENCIA: No periódica
DESCRIPCIÓN:
Si el cliente cambia alguno de sus datos, la empresa recibe dichos cambios y deber
realizar una modificación de los mismos en ese cliente con el fin de tener siempre los datos
actualizados.
PROCESO 2.1.5 CONSULTAR CLIENTE
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Manual
FRECUENCIA: No periódica
DESCRIPCIÓN:
El empleado podrá realizar consultas y búsquedas sobre los datos de sus clientes y así
poder llevar un control exhaustivo de la tipología de los clientes.
5.
Diseño Externo
88
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
PROCESO 2.2 ATENDER PEDIDO
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Manual
FRECUENCIA: Diaria
DESCRIPCIÓN:
Recibe un pedido de un cliente y comprueba si el artículo está disponible en tienda. En
este caso se realizará una venta y se entregará un tique al cliente, además de almacenar la venta
en la base de datos. Al servirle el artículo la base de datos del stock se actualiza. En caso de que
el artículo no esté disponible se usarán los datos del cliente para realizar una solicitud de
compra.
PROCESO 2.3 ATENDER DEVOLUCIÓN
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Manual
FRECUENCIA: No periódica
DESCRIPCIÓN:
Se recibe la devolución de un cliente y se comprueba en la base de datos de ventas que
dicho artículo fue adquirido en el local. En ese caso se actualizará la base de datos de STOCK
introduciendo el artículo o artículos devueltos. A la vez se actualizará la base de datos de
VENTAS para restar la venta que se hizo.
5.
Diseño Externo
89
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
PROCESO 2.3.1 RECOGER DEVOLUCIÓN
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Manual
FRECUENCIA: No periódica
DESCRIPCIÓN:
Se recoge la devolución del cliente junto con el artículo.
PROCESO 2.3.2 COMPROBAR MERCANCÍA
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Automático
FRECUENCIA: No periódica
DESCRIPCIÓN:
Dicha devolución será chequeada junto con la base de datos de VENTAS para
comprobar que el artículo o los artículos fueron suministrados en el local.
5.
Diseño Externo
90
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
PROCESO 2.3.3 ACTUALIZAR STOCK
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Automático
FRECUENCIA: No periódica
DESCRIPCIÓN:
Se actualiza el stock con el artículo o los artículos devueltos, a la vez que se actualiza la
base de datos de VENTAS para restar el importe de los mismos.
PROCESO 2.4 GESTIÓN COLECCIONES
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Manual
FRECUENCIA: No periódica
DESCRIPCIÓN:
Este proceso se encarga de llevar la gestión de las colecciones de los clientes que quieran
realizarla.
5.
Diseño Externo
91
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
PROCESO 2.4.1 ATENDER PEDIDO COLECCIÓN
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Manual
FRECUENCIA: No periódica
DESCRIPCIÓN:
Se reciben los datos de la colección y se comprueban que son correctos.
PROCESO 2.4.2 COMPROBAR STOCK
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Automático
FRECUENCIA: No periódica
DESCRIPCIÓN:
Recibe los datos de la colección y comprueba en la base de datos de STOCK si el
fascículo o fascículos solicitados están disponibles. En ese caso se genera un aviso para el
cliente. En caso contrario se genera una solicitud de compra para pedirlo al proveedor.
5.
Diseño Externo
92
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
PROCESO 2.4.3 RECOGER DATOS DEL CLIENTE
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Automático
FRECUENCIA: No periódica
DESCRIPCIÓN:
Se recogen los datos del cliente junto con los datos de la colección y se almacenan en la
base de datos de COLECCIONES.
PROCESO 2.4.4 REALIZAR PEDIDO DEL CLIENTE
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Automático
FRECUENCIA: No periódica
DESCRIPCIÓN:
Se busca en la base de datos de colecciones para extraer aquellas peticiones que no han
sido servidas, y junto con la base de datos de STOCK se comprueban si están ya disponibles. En
ese caso se le manda un aviso al cliente.
5.
Diseño Externo
93
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
PROCESO 2.4.5 IMPRIMIR INFORME
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Automático
FRECUENCIA: No periódica
DESCRIPCIÓN:
Recoge de la base de datos de colecciones aquellos datos que el empleado de tienda
quiere reflejar en un informe de colecciones, con el fin de saber el número de clientes que están
completando una misma colección y así poder prever las cantidades que debe solicitar al
proveedor.
PROCESO 2.5 GESTIÓN COLEGIOS
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Manual
FRECUENCIA: No periódico
DESCRIPCIÓN:
Se encarga de mantener la base de datos de COLEGIOS siempre actualizada con la
información necesaria para atender los encargos de libros de texto de los clientes.
5.
Diseño Externo
94
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
PROCESO 2.6 GESTIÓN DE ENCARGOS
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Manual
FRECUENCIA: No periódico
DESCRIPCIÓN:
Recibe los encargos de libros de texto solicitados por los clientes y de realizar la venta
de los mismos.
PROCESO 2.6.1 ATENDER ENCARGO
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Manual
FRECUENCIA: No periódico
DESCRIPCIÓN:
Se recibe el encargo de un cliente y se comprueba que es correcto.
5.
Diseño Externo
95
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
PROCESO 2.6.2 COMPROBAR STOCK
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Automático
FRECUENCIA: No periódico
DESCRIPCIÓN:
Comprueba si los artículos que quiere encargar el cliente están disponibles en el stock de
tienda. En ese caso realiza la venta y le da un tique al cliente.
PROCESO 2.6.3 RECOGER DATOS CLIENTE
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Manual
FRECUENCIA: No periódico
DESCRIPCIÓN:
Recoge el encargo del cliente junto con sus datos para almacenarlo en una base de datos
de ENCARGOS.
5.
Diseño Externo
96
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
PROCESO 2.6.4 REALIZAR ENCARGO
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Manual
FRECUENCIA: No periódico
DESCRIPCIÓN:
Recoge información de la base de datos de STOCK, de COLEGIOS y de ENCARGOS
para saber si hay algún encargo que pueda ser entregado. En ese caso se genera un aviso para el
cliente.
PROCESO 2.7 GESTIÓN DE VENTAS
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Automático
FRECUENCIA: Diario / Mensual
DESCRIPCIÓN:
Se encarga de realizar un informe de las ventas que se han realizado en periodos diarios
y mensuales.
5.
Diseño Externo
97
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
PROCESO 3 RECOPILACIÓN
CATEGORÍA: Cliente
TIPO: Automático
FRECUENCIA: Mensual
DESCRIPCIÓN:
Se encarga mensualmente de recopilar las facturas de proveedor (incluidas las facturas
de abono) y el informe de ventas mensual para generar un informe que se envía al asesor.
5.
Diseño Externo
98
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
5.3 DISEÑO DE VENTANAS
NOMBRE: principal
CÓDIGO: V0
DESCRIPCIÓN:
Es la página principal del Portal Web donde el usuario se registrará para acceder a la
parte de clientes o por el contrario a la zona de empleados. Desde esta página el cliente podrá
acceder a todas las demás para utilizar las distintas ventajas que ofrece el portal.
FECHA DE CREACIÓN: 20/6/07
VENTANAS A LAS QUE LLAMA: V1, V2, V3, V4, V5, V6, V7, V8, V9, P0
5.
Diseño Externo
99
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
ESPECIFICACIÓN
BOTÓN :
NOMBRE: btnQuienesSomos
TOOL TIP TEXT: Conoce la actividad de la empresa
DESCRIPCIÓN:
Haciendo clic en este botón aparece la ventana de ¿Quiénes somos?, donde se verá la
explicación de la dedicación de la empresa.
BOTÓN :
NOMBRE: btnDondeEstamos
TOOL TIP TEXT: Cómo llegar a la empresa
DESCRIPCIÓN:
Haciendo clic en este botón aparece la ventana de ¿Dónde estamos?, donde se verá la
localización de la empresa y como llegar a ella.
BOTÓN :
NOMBRE: btnContacta
TOOL TIP TEXT: Envía tus sugerencias
DESCRIPCIÓN:
Haciendo clic en este botón aparece la ventana de Contacta con nosotros, donde el cliente
podrá enviar sugerencias, dudas o cualquier otra petición al correo electrónico de la empresa.
5.
Diseño Externo
100
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
BOTÓN :
NOMBRE: btnLibros
TOOL TIP TEXT: Reserva y busca los libros que necesites
DESCRIPCIÓN:
Haciendo clic en este botón aparece la ventana de Libros donde se verán los libros que
hay en el mercado en ese momento y donde el cliente podrá hacer sus pedidos.
BOTÓN :
NOMBRE: btnColecciones
TOOL TIP TEXT: Pide tu número atrasado
DESCRIPCIÓN:
Haciendo clic en este botón aparece la ventana de Colecciones donde se verán las
colecciones que están de lanzamiento en ese momento y las que llevan tiempo en el mercado.
Aquí el cliente podrá realizar sus pedidos de los números atrasados e incluso suscribirse a la
colección que más le interese.
BOTÓN :
NOMBRE: btnColegios
TOOL TIP TEXT: Reserva ya tus libros de texto
DESCRIPCIÓN:
Haciendo clic en este botón aparece la ventana de Colegios donde se verá un listado con
todos los colegios de la zona con sus correspondientes libros de texto para que el cliente señale a
través de un formulario si necesita todos los libros o solo algunos. También podrá buscar los
libros a través de un formulario por ISBN o editorial.
5.
Diseño Externo
101
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
Se podrá acceder a esta ventana también a través del botón de VUELTA AL COLE.
BOTÓN :
NOMBRE: btnNovedad
TOOL TIP TEXT: Descubre la nueva literatura
DESCRIPCIÓN:
Haciendo clic en este botón aparece la ventana de Novedades donde se verán los libros
más vendidos y las novedades que han llegado al mercado. Desde aquí el cliente podrá hacer su
encargo o simplemente consultar los libros que han salido actualmente. También tendrá un
acceso a mano derecha desde donde podrá acceder a la ventana de Novedades.
BOTÓN :
NOMBRE: btnPromocion
TOOL TIP TEXT: Conoce lo nuevo de los periódicos
DESCRIPCIÓN:
Haciendo clic en este botón aparece la ventana de Promociones donde se verán las
promociones de los periódicos. El cliente no podrá encargar ningún artículo de este tipo, pero
podrá enterarse de las novedades, de la fecha de lanzamiento de la cartilla a rellenar, etc.
BOTÓN : NUEVOS LANZAMIENTOS
NOMBRE: btnLanzamiento
TOOL TIP TEXT: Descubre las nuevas colecciones
DESCRIPCIÓN:
Haciendo clic en este botón aparece la ventana de Nuevos Lanzamientos donde el cliente
podrá ver las colecciones que están lanzándose al mercado en ese momento.
5.
Diseño Externo
102
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
NOMBRE: altaCliente
CÓDIGO: P11
DESCRIPCIÓN:
Es la página principal del Portal Web una vez que la identificación de usuario y
contraseña corresponde con la que haya establecido el dependiente de la tienda.
FECHA DE CREACIÓN: 28/6/07
VENTANAS A LAS QUE LLAMA: P0, P1, P2, P3, P4, P5, P6, P7, P8, P9
5.
Diseño Externo
103
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
BOTÓN :
NOMBRE: btnClientes
TOOL TIP TEXT: Permite diferentes operaciones sobre los clientes
DESCRIPCIÓN:
Haciendo clic en este botón aparece la ventana de Gestión de Clientes donde se verán las
diferentes operaciones que se pueden realizar con los clientes como alta, modificación, consultas,
pedidos pendientes de clientes, etc. En este caso es la ventana de Alta de Cliente donde aparece
un formulario para ser rellenado por el empleado de la empresa.
BOTÓN :
NOMBRE: btnDevolucion
TOOL TIP TEXT: Permite crear la devolución de cada proveedor
DESCRIPCIÓN:
Haciendo clic en este botón aparece la ventana de Devolución donde se verán los
diferentes botones para crear la devolución de los distintos proveedores de forma muy cómoda y
poder imprimir el informe de devolución.
BOTÓN :
NOMBRE: btnEncargos
TOOL TIP TEXT: Permite crear, dar de baja y consultar encargos
DESCRIPCIÓN:
Haciendo clic en este botón aparece la ventana de Encargos donde el empleado podrá
crear, dar de baja y consultar los encargos de los clientes.
5.
Diseño Externo
104
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
BOTÓN :
NOMBRE: btnProveedores
TOOL TIP TEXT: Permite diferentes operaciones sobre los proveedores
DESCRIPCIÓN:
Haciendo clic en este botón aparece la ventana de Gestión de Proveedores donde se verán
las diferentes operaciones que se pueden realizar con los proveedores como alta, modificación,
consultas, pedidos pendientes al proveedor, etc.
BOTÓN :
NOMBRE: btnPcolecciones
TOOL TIP TEXT: Permite conocer las colecciones que está realizando cada cliente
DESCRIPCIÓN:
Haciendo clic en este botón aparece la ventana de Colecciones, donde se verán las
colecciones a las que está suscrito cada uno de los clientes dados de alta. Podrá dar de alta
además las nuevas colecciones e imprimir un informe de colección.
BOTÓN :
NOMBRE: btnPlibrostexto
TOOL TIP TEXT: Permite conocer los libros de texto que tiene encargado cada cliente.
DESCRIPCIÓN:
Haciendo clic en este botón aparece la ventana de Libros de Texto, donde el empleado
podrá dar de alta un colegio con todos los libros que va a utilizar dicho colegio en el curso que
viene, además de poder consultar los encargos de los diferentes clientes.
5.
Diseño Externo
105
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
BOTÓN :
NOMBRE: btnStock
TOOL TIP TEXT: Permite actualizar y consultar el stock en tienda
DESCRIPCIÓN:
Haciendo clic en este botón aparece la ventana de Stock, donde el empleado podrá dar de
alta cualquier artículo, modificar el precio, etc. y además podrá consultar el stock en cualquier
momento.
BOTÓN :
NOMBRE: btnVentas
TOOL TIP TEXT: Permite consultar las ventas realizadas
DESCRIPCIÓN:
Haciendo clic en este botón aparece la ventana de Ventas, donde el empleado podrá
consultar las ventas que se han realizado además de poder imprimir el informe de ventas que se
le dará al asesor.
BOTÓN :
NOMBRE: btnConfiguración
TOOL TIP TEXT: Permite configurar la apariencia del portal
DESCRIPCIÓN:
Haciendo clic en este botón aparece la ventana de Configuración Página, donde el
empleado podrá cambiar algunos aspectos del portal como novedades, promociones, nuevos
lanzamientos, etc.
5.
Diseño Externo
106
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
NOMBRE: cajaRegistradora
CÓDIGO: C1
DESCRIPCIÓN:
Es una ventana aparte, además de una aplicación diferente a la anterior, realizada con
Visual Basic. El empleado realizará las ventas y los abonos desde ésta. Además podrá imprimir
el tique, ya que para periódicos no se dará tique.
FECHA DE CREACIÓN: 2/8/07
VENTANAS A LAS QUE LLAMA: Independiente
5.
Diseño Externo
107
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
5.3 DISEÑO DE SALIDAS
NOMBRE: AlbaránDevoluciónGelesa.
DESCRIPCIÓN:
Este informe muestra los artículos que se entregaron en tienda por parte de este proveedor
en concreto, y los artículos que no han sido vendidos y por lo tanto van incluidos como
devolución.
FECHA DE CREACIÓN: 5/7/2007
EXTRACCIÓN DE DATOS: Tabla de stock, tabla de devoluciones y tabla de enlaces de
devoluciones.
DETALLADO POR: El identificador del artículo (ID_ARTICULO), y el identificador del
proveedor (ID_PROVEEDOR).
5.
Diseño Externo
108
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
NOMBRE: AlbaránDevoluciónSgel
DESCRIPCIÓN:
Este informe recoge los artículos que se han servido en tienda por parte de este proveedor
y que no han sido vendidos, y por lo tanto se incluyen en la devolución.
FECHA DE CREACIÓN: 6/7/2007
EXTRACCIÓN DE DATOS: Tabla de stock, tabla de devoluciones y tabla de enlace de
devoluciones.
DETALLADO POR: El identificador del artículo (ID_ARTICULO) y por el identificador del
proveedor (ID_PROVEEDOR).
5.
Diseño Externo
109
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
NOMBRE: Ticket
DESCRIPCIÓN:
Este tipo de informe es un pequeño recibo de la compra que ha realizado el cliente,
incluyendo los múltiples artículos junto con su precio y el importe total.
FECHA DE CREACIÓN: 6/7/2007
EXTRACCIÓN DE DATOS: Tabla de ventas, tabla de stock y tabla de enlace de ventas.
DETALLADO POR: El identificador de la venta (ID_VENTA) y por el identificador del artículo
(ID_ARTICULO).
5.
Diseño Externo
110
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
NOMBRE: InformeVentas
DESCRIPCIÓN:
Es un informe que recoge la cantidad de artículos vendidos por día en un mes
determinado, así como los importes totales registrados en caja por cada día. Al pie del
informe muestra el total que se ha registrado en ventas durante el mes seleccionado.
FECHA DE CREACIÓN: 7/7/2007
EXTRACCIÓN DE DATOS: Tabla de ventas y enlace de ventas.
DETALLADO POR: El mes seleccionado por el informe y por los días que tiene dicho mes.
5.
Diseño Externo
111
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
5.4 MODELO LÓGICO DE DATOS
1
PROVEEDOR
N
ENVIA
FACTURA_P
PROVEEDOR = ID_PROVEEDOR + NOMBRE_PROVEEDOR + CIF + DIRECCION_P +
POBLACIÓN + PROVINCIA + CODIGO_POSTAL + (ENTIDAD + SUCURSAL + DC +
CUENTA + NOMBRE_ENTIDADAD + DIRECCION_ENTIDAD) + TELEFONO_P +
FAX_P + (MAIL_P)
ENVIA = ID_PROVEEDOR + ID_FACTURA + FECHA
FACTURA_P = ID_FACTURA + ID_ALBARAN + ID_PROVEEDOR +
NOMBRE_PROVEEDOR + NOMBRE_PROVEEDOR + CIF + DIRECCION_P +
TELEFONO_P + FAX_P + (MAIL_P) + NOMBRE_TIENDA + NUMERO_CLIENTE +
CIF_TIENDA + DIRECCION_TIENDA + RUTA + ORDEN + {CANTIDAD +
NOMBRE_ARTICULO + PRECIO + IVA + IMPORTE + (DESCUENTO) +
(CANTIDAD_DEVOLUCION) + IMPORTE_TOTAL} + IVA + BASE + CUOTA_IVA +
IMPORTE_TOTAL_FACTURA + FECHA_ENTREGA + (FECHA_VENCIMIENTO) +
FORMA_PAGO
5.
Diseño Externo
112
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
1
PROVEEDOR
N
ENVIA
FACTURA
ABONO_P
PROVEEDOR = ID_PROVEEDOR + NOMBRE_PROVEEDOR + CIF + DIRECCION_P +
POBLACIÓN + PROVINCIA + CODIGO_POSTAL + (ENTIDAD + SUCURSAL + DC +
CUENTA + NOMBRE_ENTIDADAD + DIRECCION_ENTIDAD) + TELEFONO_P +
FAX_P + (MAIL_P)
ENVIA = ID_PROVEEDOR + ID_FACTURA_ABONO_P
FACTURA_ABONO_P = ID_FACTURA_ABONO + ID_FACTURA + ID_ALBARAN +
ID_PROVEEDOR + NOMBRE_PROVEEDOR + NOMBRE_PROVEEDOR + CIF +
DIRECCION_P + TELEFONO_P + FAX_P + (MAIL_P) + NOMBRE_TIENDA +
NUMERO_CLIENTE + CIF_TIENDA + DIRECCION_TIENDA + RUTA + ORDEN +
{CANTIDAD + NOMBRE_ARTICULO + PRECIO + IVA + IMPORTE + (DESCUENTO) +
(CANTIDAD_DEVOLUCION) + IMPORTE_TOTAL} + IVA + BASE + CUOTA_IVA +
IMPORTE_TOTAL_FACTURA + FECHA_ENTREGA + (FECHA_VENCIMIENTO) +
FORMA_PAGO
5.
Diseño Externo
113
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
1
PROVEEDOR
N
ENVIA
ALBARAN_P
PROVEEDOR = ID_PROVEEDOR + NOMBRE_PROVEEDOR + CIF + DIRECCION_P +
POBLACIÓN + PROVINCIA + CODIGO_POSTAL + (ENTIDAD + SUCURSAL + DC +
CUENTA + NOMBRE_ENTIDADAD + DIRECCION_ENTIDAD) + TELEFONO_P +
FAX_P + (MAIL_P)
ENVIA = ID_PROVEEDOR + ID_ALBARAN+ FECHA
ALBARAN_P = ID_ALBARAN + ID_PROVEEDOR + NOMBRE_PROVEEDOR + CIF +
DIRECCION_P + TELEFONO_P + FAX_P + (MAIL_P) + NOMBRE_TIENDA +
NUMERO_CLIENTE + CIF_TIENDA + DIRECCION_TIENDA + RUTA + ORDEN +
{CANTIDAD + NOMBRE_ARTICULO + PRECIO + IVA + IMPORTE + (DESCUENTO) +
(CANTIDAD_DEVOLUCION) + IMPORTE_TOTAL} + IVA + BASE + CUOTA_IVA +
IMPORTE_TOTAL_ALBARAN + FECHA_ENTREGA + (FECHA_VENCIMIENTO)
5.
Diseño Externo
114
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
N
ALBARAN_P
1
COMPONEN
FACTURA_P
ALBARAN_P = ID_ALBARAN + ID_PROVEEDOR + NOMBRE_PROVEEDOR + CIF +
DIRECCION_P + TELEFONO_P + FAX_P + (MAIL_P) + NOMBRE_TIENDA +
NUMERO_CLIENTE + CIF_TIENDA + DIRECCION_TIENDA + RUTA + ORDEN +
{CANTIDAD + NOMBRE_ARTICULO + PRECIO + IVA + IMPORTE + (DESCUENTO) +
(CANTIDAD_DEVOLUCION) + IMPORTE_TOTAL} + IVA + BASE + CUOTA_IVA +
IMPORTE_TOTAL_ALBARAN + FECHA_ENTREGA + (FECHA_VENCIMIENTO)
COMPONEN = I D_ALBARAN + ID_FACTURA
FACTURA_P = ID_FACTURA + ID_ALBARAN + ID_PROVEEDOR +
NOMBRE_PROVEEDOR + NOMBRE_PROVEEDOR + CIF + DIRECCION_P +
TELEFONO_P + FAX_P + (MAIL_P) + NOMBRE_TIENDA + NUMERO_CLIENTE +
CIF_TIENDA + DIRECCION_TIENDA + RUTA + ORDEN + {CANTIDAD +
NOMBRE_ARTICULO + PRECIO + IVA + IMPORTE + (DESCUENTO) +
(CANTIDAD_DEVOLUCION) + IMPORTE_TOTAL} + IVA + BASE + CUOTA_IVA +
IMPORTE_TOTAL_FACTURA + FECHA_ENTREGA + (FECHA_VENCIMIENTO) +
FORMA_PAGO
5.
Diseño Externo
115
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
1
CLIENTE
N
ENCARGO
SOLICITA
CLIENTE = ID_CLIENTE + NOMBRE_CLIENTE + DIRECCION_C + POBLACION_C +
PROVINCIA_C + CODIGO_POSTAL + USUARIO + CONTRASEÑA + MAIL_C +
(TELEFONO_C) + FECHA_ALTA + NUMERO_COMPRAS
SOLICITA = ID_CLIENTE + ID_ENCARGO + FECHA
ENCARGO = ID_ENCARGO + {ID_ARTICULO + CANTIDAD} + ID_CLIENTE +
FECHA + (ID_COLEGIO + CURSO)
N
ARTICULO
1
PEDIDO_C
COMPONEN
ARTICULO = ID_ARTICULO + NOMBRE_ARTICULO + ID_PROVEEDOR + PRECIO +
IVA + (ISBN + EDITORIAL + EDICION + AUTOR + PROYECTO) + (ID_COLECCION +
NUMERO_FASCICULO) + (FECHA_ENTRADA + PERIODICIDAD)
COMPONEN = ID_ARTICULO + ID_PEDIDO
PEDIDO_C = ID_PEDIDO + ID_CLIENTE + ID_ARTICULO + NOMBRE_ARTICULO +
CANTIDAD + FECHA_PEDIDO
5.
Diseño Externo
116
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
1
ENCARGO
1
AVISO
ENCARGO
GENERA
ENCARGO = ID_ENCARGO + {ID_ARTICULO + CANTIDAD} + ID_CLIENTE +
FECHA + (ID_COLEGIO + CURSO)
GENERA = ID_ENCARGO + ID_AVISO_ENCARGO + FECHA
AVISO_ENCARGO = ID_AVISO_ENCARGO + ID_ENCARGO
N
ARTICULO
1
ENCARGO
COMPONE
ARTICULO = ID_ARTICULO + NOMBRE_ARTICULO + ID_PROVEEDOR + PRECIO +
IVA + (ISBN + EDITORIAL + EDICION + AUTOR + PROYECTO) + (ID_COLECCION +
NUMERO_FASCICULO) + (FECHA_ENTRADA + PERIODICIDAD)
COMPONE = ID_ARTICULO + ID_ENCARGO
ENCARGO = ID_ENCARGO + {ID_ARTICULO + CANTIDAD} + ID_CLIENTE +
FECHA + (ID_COLEGIO + CURSO)
5.
Diseño Externo
117
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
N
ARTICULO
1
VENTA_C
COMPONE
ARTICULO = ID_ARTICULO + NOMBRE_ARTICULO + ID_PROVEEDOR + PRECIO +
IVA + (ISBN + EDITORIAL + EDICION + AUTOR + PROYECTO) + (ID_COLECCION +
NUMERO_FASCICULO) + (FECHA_ENTRADA + PERIODICIDAD)
COMPONE = ID_ARTICULO + ID_VENTA
VENTA_C= ID_VENTA + ID_TICKET + FECHA + (ID_CLIENTE) + {CANTIDAD +
ID_ARTICULO } + IMPORTE_TOTAL
1
VENTA_C
1
GENERA
TICKET
VENTA_C= ID_VENTA + ID_TICKET + FECHA + (ID_CLIENTE) + {CANTIDAD +
ID_ARTICULO } + IMPORTE_TOTAL
GENERA = ID_VENTA + ID_TICKET + (ID_CLIENTE)
TICKET= ID_TICKET + NOMBRE_TIENDA+ CIF_TIENDA + DIRECCION_TIENDA +
TELEFONO_TIENDA + FAX_TIENDA + MAIL_TIENDA + WEB_TIENDA +
{CANTIDAD + NOMBRE_ARTICULO + IMPORTE} + IVA + BASE + IMPORTE_TOTAL
5.
Diseño Externo
118
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
N
VENTA_C
1
GENERA
INFORME
VENTAS
VENTA_C= ID_VENTA + ID_TICKET + FECHA + (ID_CLIENTE) + {CANTIDAD +
ID_ARTICULO } + IMPORTE_TOTAL
GENERA = ID_VENTA + ID_INFORME_VENTAS + FECHA
INFORME_VENTAS = ID_INFORME_VENTAS + {ID_VENTA + ID_ARTICULO +
NOMBRE_ARTICULO + PRECIO + CANTIDAD + FECHA} + FECHA_ACTUAL
1
CLIENTE
1
RECIBE
TICKET
CLIENTE = ID_CLIENTE + NOMBRE_CLIENTE + DIRECCION_C + POBLACION_C +
PROVINCIA_C + CODIGO_POSTAL + USUARIO + CONTRASEÑA + MAIL_C +
(TELEFONO_C) + FECHA_ALTA + NUMERO_COMPRAS
RECIBE = ID_CLIENTE + ID_TICKET + FECHA
TICKET = ID_TICKET + NOMBRE_TIENDA+ CIF_TIENDA + DIRECCION_TIENDA +
TELEFONO_TIENDA + FAX_TIENDA + MAIL_TIENDA + WEB_TIENDA +
{CANTIDAD + NOMBRE_ARTICULO + IMPORTE} + IVA + BASE + IMPORTE_TOTAL
5.
Diseño Externo
119
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
1
CLIENTE
1
RECIBE
AVISO_COL
CLIENTE = ID_CLIENTE + NOMBRE_CLIENTE + DIRECCION_C + POBLACION_C +
PROVINCIA_C + CODIGO_POSTAL + USUARIO + CONTRASEÑA + MAIL_C +
(TELEFONO_C) + FECHA_ALTA + NUMERO_COMPRAS
RECIBE = ID_CLIENTE + ID_COLECCION + FECHA
AVISO_COL = ID_AVISO_COL + ID_COLECCION
1
CLIENTE
N
APUNTA
DATOS_COL
CLIENTE = ID_CLIENTE + NOMBRE_CLIENTE + DIRECCION_C + POBLACION_C +
PROVINCIA_C + CODIGO_POSTAL + USUARIO + CONTRASEÑA + MAIL_C +
(TELEFONO_C) + FECHA_ALTA + NUMERO_COMPRAS
APUNTA = ID_CLIENTE + ID_COLECCION + FECHA
DATOS_COL = ID_COLECCION + NOMBRE_COLECCION + EDITORIAL +
TOTAL_FASCICULOS + FECHA_LANZAMIENTO + FRECUENCIA +
PRECIO_LANZAMIENTO + PRECIO + ID_PROVEEDOR
5.
Diseño Externo
120
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
1
DATOS_COL
M
GENERA
SOLICITUD DE
COMPRA
DATOS_COL = ID_COLECCION + NOMBRE_COLECCION + EDITORIAL +
TOTAL_FASCICULOS + FECHA_LANZAMIENTO + FRECUENCIA +
PRECIO_LANZAMIENTO + PRECIO + ID_PROVEEDOR
GENERA = ID_COLECCION + ID_SOLICITUD + FECHA + ID_CLIENTE
SOLICITUD_DE_COMPRA = ID_SOLICITUD + {ID_ARTICULO +
NOMBRE_ARTICULO + CANTIDAD} + ID_PROVEEDOR + FECHA
1
CLIENTE
1
RECIBE
AVISO
ENCARGO
CLIENTE = ID_CLIENTE + NOMBRE_CLIENTE + DIRECCION_C + POBLACION_C +
PROVINCIA_C + CODIGO_POSTAL + USUARIO + CONTRASEÑA + MAIL_C +
(TELEFONO_C) + FECHA_ALTA + NUMERO_COMPRAS
RECIBE = ID_CLIENTE + ID_AVISO_ENCARGO + FECHA
AVISO_ENCARGO = ID_AVISO_ENCARGO + ID_ENCARGO
5.
Diseño Externo
121
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
1
PEDIDO_C
M
GENERA
SOLICITUD DE
COMPRA
PEDIDO_C = ID_PEDIDO + ID_CLIENTE + ID_ARTICULO + NOMBRE_ARTICULO +
CANTIDAD + FECHA_PEDIDO
GENERA = ID_PEDIDO + ID_SOLICITUD + FECHA
SOLICITUD_DE_COMPRA = ID_SOLICITUD + {ID_ARTICULO +
NOMBRE_ARTICULO + CANTIDAD} + ID_PROVEEDOR + FECHA
INFORME
PEDIDO_P
N
1
SE ENVIA
PROVEEDOR
INFORME_PEDIDOS_P = ID_INFORME_PEDIDOS_P + {ID_PEDIDO_P +
NOMBRE_ARTICULO + CANTIDAD + ID_PROVEEDOR + NOMBRE_PROVEEDOR +
FECHA} + FECHA
SE ENVIA = ID_INFORME_PEDIDOS_P + ID_PROVEEDOR + FECHA
PROVEEDOR = ID_PROVEEDOR + NOMBRE_PROVEEDOR + CIF + DIRECCION_P +
POBLACIÓN + PROVINCIA + CODIGO_POSTAL + (ENTIDAD + SUCURSAL + DC +
CUENTA + NOMBRE_ENTIDAD + DIRECCION_ENTIDAD) + TELEFONO_P + FAX_P +
(MAIL_P)
5.
Diseño Externo
122
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
N
PEDIDO_P
1
GENERAN
INFORME
PEDIDOS_P
PEDIDO_P = ID_PEDIDO_P + NOMBRE_ARTICULO + CANTIDAD + ID_PROVEEDOR
+ FECHA
GENERAN = ID_PEDIDO_P + ID_INFORME_PEDIDOS_P + FECHA
INFORME_PEDIDOS_P = ID_INFORME_PEDIDOS_P + {ID_PEDIDO_P +
NOMBRE_ARTICULO + CANTIDAD + ID_PROVEEDOR + NOMBRE_PROVEEDOR +
FECHA} + FECHA
SOLICITUD DE
COMPRA
N
1
GENERA
PEDIDO_P
SOLICITUD_DE_COMPRA = ID_SOLICITUD + {ID_ARTICULO +
NOMBRE_ARTICULO + CANTIDAD} + ID_PROVEEDOR + FECHA
GENERA = ID_SOLICITUD + ID_PEDIDO_P + FECHA
PEDIDO_P = ID_PEDIDO_P + NOMBRE_ARTICULO + CANTIDAD + ID_PROVEEDOR
+ FECHA
5.
Diseño Externo
123
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
1
CLIENTE
N
SOLICITA
PEDIDO_C
CLIENTE = ID_CLIENTE + NOMBRE_CLIENTE + DIRECCION_C + POBLACION_C +
PROVINCIA_C + CODIGO_POSTAL + USUARIO + CONTRASEÑA + MAIL_C +
(TELEFONO_C) + FECHA_ALTA + NUMERO_COMPRAS
SOLICITA = ID_CLIENTE + ID_PEDIDO + FECHA
PEDIDO_C = ID_PEDIDO + ID_CLIENTE + ID_ARTICULO + NOMBRE_ARTICULO +
CANTIDAD + FECHA_PEDIDO
5.
Diseño Externo
124
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
6. DISEÑO INTERNO
6.1 SISTEMA BATCH: REALIZAR DEVOLUCIÓN A PROVEEDOR
VENTAS
SELECCIONAR
POR FECHA
STOCK
VENTAS
POR FECHA
SELECCIONAR
POR PROVEEDOR
ARTÍCULO POR
PROVEEDOR
SELECCIONAR
POR
ARTÍCULO
DEVOLUCIÓN A
PROVEEDOR
6.
Diseño Interno
125
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
DESCRIPCIÓN:
Se seleccionan de la base de datos de VENTAS aquellos registros que han sido
vendidos dentro de un periodo específico. Por otro lado se selecciona de la base de datos de
STOCK aquellos artículos procedentes de un determinado proveedor. Viendo las ventas hechas
junto con los artículos por proveedor que no han sido vendidos, se consigue obtener un informe
con la devolución que hay que realizar de los artículos de un determinado proveedor. Con este
informe el dependiente cogerá aquellos artículos indicados para realizar paquetes con ellos y
enviárselos al proveedor. Además se dará de baja la cantidad de dichos artículos en la base de
datos automáticamente. Esto se realizará cada vez que se reciban nuevos artículos con el mismo
nombre, ya que diariamente se recibirán periódicos y semanalmente revistas y fascículos.
Gracias a este sistema podremos controlar si ha habido algún hurto, ya que las cantidades del
informe de devolución deberán corresponder con las unidades que tenemos en tienda sin vender.
6.
Diseño Interno
126
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
6.2 SISTEMA BATCH: GENERAR AVISO COLECCIÓN
COLECCIONES
SELECCIONAR
POR ARTÍCULO
STOCK
COLECCIONES
POR
ARTÍCULO
COLECCIONES
SELECCIONAR
POR EXISTENCIAS
SELECCIONAR
POR CLIENTE
ARTÍCULOS
DISPONIBLES
DATOS
CLIENTES
SELECCIONAR
POR ARTÍCULO
AVISO
COLECCIÓN
DESCRIPCIÓN:
De la base de datos de COLECCIONES se seleccionan aquellos registros ordenados por
artículo. Por otra parte, de la base de datos de STOCK se hace una selección de artículos
disponibles. Finalmente de la base de datos de COLECCIONES nuevamente se hace una
selección por datos de cliente. Una vez realizadas estas tres selecciones, se realiza una selección
por artículo y se genera un aviso colección para un cliente determinado en el caso de que
hubiera artículos disponibles para completar su colección.
6.
Diseño Interno
127
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
6.3 SISTEMA ONLINE: ACTUALIZAR STOCK
ACTUALIZAR
STOCK
FIN
ALTA
ARTÍCULO
ARTÍCULO
FIN
NUEVA
ENTRADA
LEER
CÓDIGO
NUEVA
ENTRADA
ARTÍCULO
DAR
DE
ALTA
ACTUALIZAR
FIN
ARTÍCULO
LECTOR
DE
CÓDIGOS
ARTÍCULO
NUEVA
ENTRADA
ARTÍCULO
STOCK
FIN
ALTA
STOCK
DEFINICIÓN:
El proceso comienza introduciendo nuevos artículos a través del lector de código de
barras. Dichos artículos, si existen ya en la base de datos, se irá actualizando su stock, y en caso
contrario se creará una nueva entrada para el artículo creando un nuevo registro en la base de
datos de stock. Este proceso finaliza en el momento en el que ya no hay más artículos que
registrar con el lector.
6.
Diseño Interno
128
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
6.4 SISTEMA ONLINE: GENERAR INFORME PEDIDOS
REALIZAR
INFORME
PEDIDOS
PEDIDO_P
PEDIDO_P
PROVEEDOR
FIN
PENDIENTES
PROVEEDOR
SELECCIONAR
PROVEEDOR
PROVEEDOR
PROVEEDORES
FININFORME
SELECCIONAR
PEDIDOS
PENDIENTES
FIN
PENDIENTES
PEDIDO_P
PEDIDOS_P
GENERAR
INFORME
FIN
INFORME
PEDIDO_P
INFORME
PEDIDOS
DEFINICIÓN:
Se extrae de la base de datos PROVEEDORES aquellos de los que se quiere hacer un
informe de los pedidos que no han sido servidos todavía. Se busca en la base de datos de
PEDIDOS aquellos que no han sido servidos y que son del proveedor seleccionado. Los
pedidos que salgan como resultado de esta búsqueda se irán añadiendo para completar el
informe de pedidos, hasta que no haya más pedidos que cumplan con los requisitos de
búsqueda.
6.
Diseño Interno
129
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
6.5 DIAGRAMA DEL SISTEMA
PARA LOS CLIENTES:
V2
V1
¿Dónde estamos?
V3
Contacta con nosotros
V91
¿Quiénes somos?
Buscar
V0
V9
V92
Fascículos
Buscar
V41
Listado
V42
Encargar
V43
V4
VENTANA
PRINCIPAL
Colecciones
Libros
V8
V93 Suscribirse
V5
Novedades
Promociones
V7
Nuevos lanzamientos
V61
Encargar
V6
Colegios
V62
Lista
V63
Buscar
Los clientes podrán acceder a las distintas ventanas, siempre con el índice para volver a
la página que desee. Podrá conocer los datos de la empresa, además de poder gestionar sus
colecciones y suscribirse a las mismas e incluso pedir cualquier fascículo que no haya
conseguido para terminar la colección. Además podrá ver los nuevos lanzamientos, ya que el
Portal Web será actualizado semanalmente. Podrá ver las novedades y libros más vendidos para
poder pedirlos o simplemente para verlos. Podrá acceder a las promociones de los periódicos
para saber el día que sale la cartilla y que días debe comprar el periódico para conseguir los
cupones.
6.
Diseño Interno
130
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
PARA LOS EMPLEADOS:
P93
P11
Consultar
P92
P12
Alta
Consultar
Alta / Baja
Modificar
P22
Modificar
Informe
Ventas
P1
¿Dónde
Gestiónestamos?
clientes
P9
Consultar
P2
Ventas
P85
P21
P13
Buscar
Altas
V0
P8
P84
Consulta
Colecciones
P83
Informe
Colección
P7
P3
VENTANA
PRINCIPAL
Libros de texto
P62
Consultar
Gestión
proveedores
Devolución
P51
Alta
P31
Consultar
P32
Encargos
P33
Alta / Baja
P41
Consulta
P42
Encargos
P5
P6
P61
Alta
Colegio
P4
Configuración Web
Informe
Devolución
P23
Stock
P52
P53
Consultar
P54
Modificar
Pedidos
P544
P541
Alta
P542
Consultar
P543
Modificar
Informe
Pedidos
En el caso del empleado podrá acceder a las distintas ventanas de forma muy intuitiva y
cómoda, para facilitarle el trabajo. A la hora de diseñarlo se ha tenido en cuenta la opinión del
empleado que lo utilizará, por ello la gran interactividad. Podrá realizar altas, bajas,
modificaciones y consultas de cada uno de los artículos así como de proveedores y clientes.
Además será muy fácil llegar a imprimir los informes, ya que tendrá botones en los que muy
intuitivamente contendrá la información necesaria para llegar donde quiera el empleado.
6.
Diseño Interno
131
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
6.6 MODELO FÍSICO DE DATOS
BASE DE DATOS
Nombre: BaseDatos
Tipo: Base de datos de Microsoft Access 2003
DEFINICIÓN DE TABLAS
ALBARANES:
VENTAS:
COLECCIONES:
COLEGIOS:
6.
Diseño Interno
132
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
CLIENTES:
CURSOS:
DEVOLUCIONES:
ENCARGOS:
ENLACE COLECCIONES:
ENLACE COLEGIOS:
6.
Diseño Interno
133
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
ENLACE ALBARÁN:
ENLACE CURSOS:
ENLACE DEVOLUCIÓN:
ENLACE ENCARGOS:
ENLACE VENTAS:
FACTURAS PROVEEDORES:
6.
Diseño Interno
134
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
PEDIDOS_P:
PROVEEDORES:
STOCK:
6.
Diseño Interno
135
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
RELACIONES ENTRE TABLAS
6.
Diseño Interno
136
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
6.7 PLAN DE PRUEBAS
DESCRIPCIÓN
Las pruebas del sistema se realizarán en el ordenador de la empresa, con todo el paquete
software instalado. Se llevarán a cabo introduciendo en la base de datos descrita los datos de la
empresa y los artículos que hay en tienda. Esto llevará varios días, ya que actualmente disponen
de muchos artículos en tienda en grandes cantidades y es una actividad que requiere mucho
tiempo. Se introducirán a través del lector de código de barras para comprobar que no se
producen errores, ya que en un futuro este método va a ser el utilizado para identificar todos los
artículos de la tienda, lo que hará más fácil esta tarea. Si se producen errores en la carga de los
artículos debido a problemas del lector de código de barras, se estudiará la posibilidad de
adquirir otro tipo de lector. Primero se darán de alta todas las listas de libros de texto que han
recibido de los clientes, para comprobar que el sistema de gestión de pedidos funciona
correctamente.
Se harán diversas pruebas en paralelo con los clientes para comprobar que el sistema de
caja nuevo funciona correctamente. Durante el tiempo de pruebas, al finalizar la jornada laboral,
se realizará un informe de ventas para comprobar que el importe total del informe corresponde
con la recaudación de caja.
Durante este periodo las devoluciones se realizarán empleando el nuevo sistema junto
con el antiguo para comprobar que los resultados obtenidos por las dos vías coinciden.
Una vez terminada esta etapa se comprobará que el sistema no se sobrecarga ni produce
ralentizaciones serias a la hora de realizar búsquedas o consultas sobre pedidos pendientes,
proveedores, clientes, etc.
6.
Diseño Interno
137
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
6.8 PLAN DE FORMACIÓN
Se dará un curso de formación a los empleados del establecimiento, para que sean
capaces de usar sin problemas el Sistema. Se intentará que sean ellos mismos los que realicen la
carga de datos del plan de pruebas para que se familiaricen con el entorno.
El plan de formación va a estar diseñado para enseñar a los dos empleados de la tienda la
utilización de la aplicación. Ambos no tienen conocimiento alguno sobre ofimática y están poco
familiarizados con los ordenadores. El curso de formación se basará en hacer diversos ejercicios
con la aplicación, como si estuvieran manejándola en una situación real, para que los usuarios se
acomoden y pierdan el miedo al ordenador.
Se entrenará a los usuarios con todas las posibles opciones y resultados que se pueden
conseguir con la aplicación, de tal forma que nunca se enfrenten a un problema que antes no se
haya practicado.
Como conclusión se trata de crear un entorno de pruebas y de múltiples situaciones para
que el usuario aprenda a utilizar la aplicación en un periodo de tiempo corto y en profundidad.
6.
Diseño Interno
138
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
7. PROGRAMACIÓN
ESPECIFICACIÓN:
La programación de la aplicación se ha desarrollado en dos lenguajes, Basic para el
desarrollo de la caja registradora con la herramienta Visual Basic 6.0, y el lenguaje Java para el
desarrollo del contenido del Portal Web, con la herramienta Netbeans 5.5. Así mismo, se ha
utilizado el programa DreamWeaver MX para el desarrollo del Portal Web (su aspecto).
Se ha optado por el uso de Visual Basic para realizar la caja registradora por diversos
motivos, entre los que destacan seguridad, fiabilidad, disponibilidad y rendimiento.
Principalmente el motivo que animó al desarrollo de este módulo de forma independiente y en
otro lenguaje fue porque si en algún momento el Portal Web fallaba, siempre estaría disponible
la caja registradora, ya que en ningún momento conviene que se realicen ventas que no queden
registradas en la base de datos. Además, después de distintas pruebas se comprobó que la caja
registradora funcionaba con un rendimiento mayor escrito en Basic. Aporta otra ventaja
importante más, que un mismo empleado puede estar trabajando con la caja y a la vez consultar
cualquier necesidad en el Portal Web sin necesidad de cerrar ninguna de las dos aplicaciones.
En cuanto al desarrollo del Portal Web, se ha realizado usando dos aplicaciones,
DreamWeaver para el aspecto del mismo, y NetBeans para el desarrollo de los contenidos y
control del portal.
7.
Programación
139
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
Para el desarrollo de los informes se ha optado por utilizar la herramienta Crystal
Reports 10, destinada a la creación de informes, debido a su compatibilidad de uso tanto para
programas realizados en Visual Basic, como programas realizados en Java. Además incluye la
ventaja de incorporar unas librerías para hacer más cómodo al desarrollador las
implementaciones de código necesitado para poder llamar a los informes que genera dicha
herramienta.
Todas estas aplicaciones se han elegido también por la razón de que son compatibles y
trabajan muy bien con las bases de datos realizadas con Microsoft Access 2003, que es el motor
de bases de datos que se ha elegido para almacenar la información con la que trabaja la empresa.
Todo el código del Sistema se ha realizado siguiendo las normas de programación
estructurada y modular, partiendo de un problema de grandes dimensiones e ir dividiéndolo en
distintos módulos que realizan diversas operaciones cada uno y que se comunican entre ellos.
El funcionamiento de cada módulo ha sido verificado utilizando distintos datos de
entrada para comprobar que ante cualquier anomalía el programa no va a dejar de responder, y
siempre va a ofrecer un mínimo de disponibilidad.
El Sistema final se ha montado en el equipo que va a estar funcionando en la empresa, y
se han realizado distintas pruebas sobre el mismo para asegurar, tanto la integridad de la
información, como la disponibilidad del mismo.
7.
Programación
140
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
8. IMPLANTACIÓN
El Sistema fue montado en el equipo de la empresa el 15 de agosto, momento en el que
comenzó su funcionamiento, al principio en modo de pruebas para asegurar su correcto
funcionamiento. Se han realizado en paralelo la implantación y una serie de pruebas, con el fin
de comprobar el funcionamiento de los periféricos del sistema y la robustez del mismo. En un
principio lo primero que se hizo fue la carga de todo el stock que había actualmente en la tienda,
así como la información de los proveedores con los que la empresa trabaja.
Posteriormente, y una vez que los datos anteriores fueron cargados y supervisados, se
continuó por realizar las funciones de venta tanto con el nuevo Sistema como con el antiguo
Sistema (a mano). Debido a que a finales del mes de Agosto es un mes en el que no se realizan
numerosas ventas, no supuso este método un retraso en las funciones habituales de la tienda, por
lo que se pudieron ir probando las distintas funciones del Sistema de manera cómoda y exitosa.
Actualmente, las funciones que permiten al empleado realizar la gestión de la tienda, están
totalmente implantadas y en correcto funcionamiento.
8.
Implantación
141
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
9. ANEXOS
9.1 MODELO DE ENCUESTA A LOS CLIENTES
ENCUESTA CLIENTES
Motivo: Ideas para la realización del Portal Web para clientes
CUESTIONARIO
Núm.
Cuestión
Respuesta
1
¿Dispone de Internet en su domicilio?
Sí
No
2
¿Tiene un conocimiento básico sobre navegación en Internet?
Sí
No
3
¿Tiene un conocimiento avanzado sobre navegación en Internet?
Sí
No
4
¿Tiene algún conocimiento sobre ofimática?
Sí
No
5
¿Alguna vez ha comprado algún producto a través de Internet?
Sí
No
6
¿Daría su número de tarjeta de crédito para realizar una compra en
Internet?
Sí
No
7
¿Suele consultar con frecuencia páginas Web para informarse de algo?
Sí
No
8
¿Utilizaría nuestro Portal Web para ver las novedades de la tienda?
Sí
No
9
¿Utilizaría nuestro Portal Web para realizar encargos de libros?
Sí
No
10
¿Pagaría a través de nuestro portal la compra de sus productos?
Sí
No
Fecha:
9.
Anexos
142
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
9.2 RESULTADOS DE LA ENCUESTA
1. ¿Dispone de Internet en su domicilio?
20%
SI
NO
80%
2. ¿Tiene un conocimiento básico sobre navegación en Internet?
35%
SI
NO
65%
3. ¿Tiene un conocimiento avanzado sobre navegación en Internet?
30%
SI
NO
70%
9.
Anexos
143
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
4. ¿Tiene algún conocimiento sobre ofimática?
40%
SI
NO
60%
5. ¿Alguna vez ha comprado algún producto a través de Internet?
15%
SI
NO
85%
6. ¿Daría su número de tarjeta de crédito para realizar una compra en Internet?
5%
SI
NO
95%
9.
Anexos
144
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
7. ¿Suele consultar con frecuencia páginas Web para informarse de algo?
30%
SI
NO
70%
8. ¿Utilizaría nuestro Portal Web para informarse de algo?
20%
SI
NO
80%
9. ¿Utilizaría nuestro Portal Web para realizar encargos de libros?
30%
SI
NO
70%
9.
Anexos
145
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
10. ¿Pagaría a través de nuestro portal la compra de sus productos?
5%
SI
NO
95%
9.3 CONCLUSIONES DE LA ENCUESTA
Esta encuesta se hizo antes de comenzar a realizar el Portal Web, se quería conocer el uso
que le iban a dar los clientes. Por las opiniones dadas la página es muy intuitiva tanto para el
cliente como para el empleado. Debido a los resultados obtenidos se optó por no implantar los
pagos a través de Internet, ya que los clientes a día de hoy no lo ven como un sistema de
confianza. Los clientes a los que se les hizo la encuesta eran personas de diversa edad,
comprendidas entre 15 y 60 años. Estas personas eran tanto clientes fijos como clientes
esporádicos. Muchos de estos clientes contestaron que no visitarían la página porque les gustaba
venir por la tienda a ojear, pero otros decían que necesitaban ahorrar tiempo en acudir al
establecimiento cuando realizaban un pedido, ya que iban todos los días hasta que el artículo
estuviera disponible. El portal es muy intuitivo, ya que la mayoría de los clientes tienen un
conocimiento mínimo en ofimática e Internet.
Gracias a esta encuesta y la entrevista con el empleado, se ha podido realizar el Portal de
forma que tanto el cliente como el empleado queden satisfechos y disfruten al máximo de las
ventajas que ofrece.
9.
Anexos
146
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
9.4 ENTREVISTA A UN EMPLEADO
Entrevista realizada a Rosa María, actualmente uno de los empleados de la empresa:
Elia: Buenos días, me gustaría saber cual es tu función dentro de la empresa.
Rosa María: Bien, yo me dedico a atender a los clientes cuando vienen a la tienda y cuando
cerramos el comercio me dedico a realizar las devoluciones y el conteo del dinero mientras mi
hermano va al almacén a por el material necesario. También nos encargamos conjuntamente de
identificar los artículos que nos proporciona cada proveedor diariamente.
E: Muy bien… pero necesito concretar con cada tipo de actividad. Ahora por ejemplo vamos a
hablar de la atención a los clientes. Quiero que me cuente con detalle como realiza este proceso.
RM: Cuando viene un cliente me solicita un artículo. Si está disponible en la trastienda se lo
doy y se lo cobro, y en caso contrario lo apunto en un bloc de notas para que mi hermano vaya
al almacén a comprarlo.
E: ¿Cómo registra esa venta?
RM: No registramos la venta en un papel, sino que cogemos el dinero del cliente, lo metemos
en un cajón que hace las veces de caja y al finalizar la jornada hacemos el recuento.
E: Entonces, si no dan tique al cliente, cuando les intentan devolver un artículo ¿cómo saben
que lo han adquirido en su tienda?
RM: Al conocer bien a los clientes puede que tanto mi hermano como yo nos acordemos de que
el cliente haya realizado la compra, y sino como en todos los productos que nosotros aceptamos
su devolución, ponemos una marca escrita con lápiz en la que escribimos la inicial del
proveedor, la fecha y en ocasiones el precio, si ese tipo de letra nos resulta familiar pues
realizamos la devolución.
9.
Anexos
147
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
E: ¿Y por qué no utilizan una caja registradora para dar un tique al cliente?
RM: Al llevar tanto tiempo realizando este proceso de la misma forma nos cuesta mucho
adaptarnos a las nuevas tecnologías. Llevamos 50 años en la tienda y se nos hace difícil cambiar
nuestro hábito, aunque a veces nos da rabia no tener tecnología, ya que cuanto más mayores, el
trabajo se nos hace más pesado.
E: Ahora hábleme de cómo y cuándo realizan las devoluciones.
RM: Cuando llegan las nuevas revista o fascículos de la semana o del mes escribimos en ellos
lo que le he comentado anteriormente para saber a que proveedor hay que hacerle esa
devolución, y aparte vamos quitando los artículos atrasados y mirando en la primera hoja de qué
proveedor es para ir colocándolo en distintos montones. Los miércoles, uno de nosotros se sienta
y se pone a escribir en una hoja el artículo, las cantidades que han sobrado y el precio del
mismo, mientras que otro va haciendo paquetes. Después llevamos estas hojas a la
fotocopiadora más cercana para que nos hagan una copia, y así quedarnos nosotros con un
resguardo de la devolución.
E: ¿Cuánto tiempo y esfuerzo lleva el realizar esta tarea?
RM: Debido a mi enfermedad sufro un linfedema en el brazo derecho que no me permite hacer
esfuerzos con él, por lo que me resulta una tarea muy costosa y perjudicial para mi brazo. Más o
menos este proceso me lleva entre 4 a 5 horas por proveedor, ya que la cantidad de artículos que
envían los proveedores es muy elevada. Para hacerte una idea, de cada revista semanal mandan
50 unidades de las que en ocasiones tan solo vendemos 20. Además hay muchísima variedad de
artículos de los distintos proveedores.
9.
Anexos
148
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
E: ¿Cuándo es la época más fuerte en la tienda?
RM: Sin duda Septiembre, época de libros de texto. En esta época vienen muchos niños y
padres a pedirnos los libros de texto de los colegios que hay por la zona. Nos traen listas de los
propios colegios en incluso escritas a mano por los niños, donde anotaremos el nombre de la
persona y la guardaremos en un archivador. Luego cogemos estas listas y vamos apuntando los
libros que hay que traer del almacén. Aunque a veces surgen problemas debido a que están mal
escritas las listas y confunden editoriales y años por lo que muchos libros que traemos luego no
los vendemos y hay clientes que tardan en conseguir sus libros.
E: ¿Quedan los clientes satisfechos con este servicio?
RM: La mayoría si ya que son clientes muy frecuentes en la tienda, pero algunas notas se
extravían e incluso se le dan al cliente libros de ediciones más antiguas de las que pidieron por
falta de información en la nota.
E: ¿Qué hacen con esos libros que no consiguen vender?
RM: Mi hermano vuelve al almacén con los libros y el albarán que nos proporcionó el
proveedor el día de la compra de éstos. A veces hay libros que no podemos devolver ya que la
edición ya no se fabrica o porque se nos ha pasado el plazo de devolución.
E: Cambiando de tema, ¿tienen controlado el stock que tienen en tienda?
RM: Sinceramente, no lo tenemos controlado. Eso provoca que muchas veces vayamos a
comprar un artículo que ya teníamos en la trastienda, lo que hace que perdamos dinero porque
muchos de esos productos se acumulan y no se llegan a vender. Además no disponemos de
mucho espacio en la tienda como para tener unas provisiones de artículos elevadas.
E: ¿Qué otro problema importante tienen en la tienda?
9.
Anexos
149
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
RM: Las colecciones sin duda. Los proveedores nos mandan un número limitado de fascículos
de cada colección, y como no sabemos cuantos clientes van a hacer una colección u otra, pues
muchas veces tenemos que volver a llamar al proveedor para que nos suministre más artículos
de una determinada colección, y otras veces nos sobran la mayoría de los fascículos de otra
colección. Esto provoca que muchos clientes se molesten ya que comienzan una colección y en
algún momento dejan de realizarla porque ya se han perdido 2 o más entregas de la misma.
E: ¿Algún otro problema importante?
RM: No, principalmente son los que ya te he comentado.
E: Entonces, ¿qué problemas quiere que soluciones el sistema que les voy a implantar?
RM: Principalmente el tema de devoluciones y el tema de tener controlado el stock. Pero
también sería muy cómodo poder gestionar las colecciones de los clientes y sobre todo
facilitarnos el trabajo en época de libros de texto.
E: Muy bien, con esto me ha quedado claro la problemática que existe en el establecimiento, ya
volveremos a ponernos en contacto. Muchas gracias y buenos días.
RM: Gracias a ti. Buenos días.
9.
Anexos
150
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
10. PRESUPUESTO
PRECIO
RECURSO
RECURSOS
Ordenador de sobremesa
569,00 €
Microsoft Windows Xp Profesional
69,00 €
Periféricos
598 €
Crystal Reports 10
630,00 €
TAREA
TOTAL
RECURSOS:
1.866,00 €
HORAS/DIA DÍAS
TOTAL
HORAS/DIA
REUNIÓN CON RESPONSABLE DE OFICINA
1
5
5
IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES
5
2
10
REUNIÓN CON DIRECTOR DE PROYECTO
1
1
1
ANÁLISIS DE REQUISITOS
3
15
45
REUNIÓN CON DIRECTOR DE PROYECTO
1
1
1
ESTUDIO DE LA ARQUITECTURA
5
2
10
REUNIÓN CON DIRECTOR DE PROYECTO
1
1
1
DISEÑO EXTERNO
4
15
60
REUNIÓN CON DIRECTOR DE PROYECTO
1
1
1
DISEÑO INTERNO
4
10
40
REUNIÓN CON DIRECTOR DE PROYECTO
1
1
1
2,5
90
225
REUNIÓN CON RESPONSABLE DE OFICINA
1
1
1
REUNIÓN CON DIRECTOR DE PROYECTO
1
1
1
PRUEBAS DEL SISTEMA
1
6
6
IMPLANTACIÓN
3
2
6
PROGRAMACIÓN
TOTAL HORAS:
414
PRECIO / HORA:
60,00 €
TOTAL TAREAS:
24.840,00 €
TOTAL PRESUPUESTO PROYECTO
10.
Presupuesto
26.706,00 €
151
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
11. CONCLUSIONES
Una vez finalizado e implantado el proyecto se han conseguido los objetivos marcados.
El Sistema, actualmente en explotación, ha sido aceptado con rigurosa satisfacción por la
empresa, llevando más de 15 días en funcionamiento sin ninguna incidencia.
Como experiencia profesional ha sido gratificante debido al éxito obtenido. Durante el
desarrollo han surgido diversos problemas que han sido resueltos, teniendo que buscar
información, y en muchos casos remodelando algunos procesos ya creados.
Se ha conseguido reducir tiempo en la tarea de gestión, tanto de clientes como de
proveedores. También se ha resuelto el problema de integridad de la información de gestión de
pedidos de clientes y ventas, ahorrando un tiempo importante al asesor contable, lo cual ha
significado un ahorro económico para la empresa.
Como resultado de haber cubierto las necesidades primarias de la empresa con éxito, ésta
ha sugerido nuevos objetivos para una próxima ampliación de la aplicación.
11.
Conclusiones
152
Elia Pasamontes Sebastián
Sistema de Gestión de una papelería/librería online
12. BIBLIOGRAFÍA
[GARC99]
García de Jalón, J., Aprenda Visual Basic 6 como si estuviera en primero,
“Universidad de Navarra”, 1999.
[EIDO00]
Grupo Eidos. Programación con Visual Basic 6, 2000.
[MONT98]
Montserrat Becerra. Prácticas de análisis y diseño estructurado, 1998.
[BARR94]
Barranco de Areba, J., Metodología del análisis estructurado de sistemas.
“Universidad Pontificia Comillas, Madrid”, 1994.
[EIDO00]
Ángel Esteban. Grupo Eidos. Programación en Java, 2000
[EIDO00]
Ángel Esteban. Grupo Eidos. Tecnologías de servidor con Java: Servlets,
JavaBeans, JSP, 2000.
12. Bibliografía
153
Elia Pasamontes Sebastián